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Teoría y Diseño Organizacional

Décima Edición

Richard L. Daft

Capítulo 8

Uso de la

tecnología de

información para

la coordinación

y el control

Objetivos de Aprendizaje

Al finalizar la sesión de estudios el estudiante estará en condiciones de explicar:

1. La evolución de la tecnología de la información (TI)

2. Los sistemas de TI aplicados a las operaciones organizacionales

3. Utilización de la TI para la toma de decisiones y el control de la organización

4. Formas en que la TI puede añadir un valor estratégico

5. Forma en que la TI afecta el diseño organizacional y las relaciones interorganizacionales

Omar Maguiña Rivero

Contenido

1. Evolución de la tecnología de la información

2. Información para la toma de decisiones

3. Nivel y enfoque de los sistemas de control

4. Adición de valor estratégico: fortalecimiento de la coordinación interna

5. Adición de valor estratégico: fortalecimiento de la coordinación externa

6. Diseño organizacional e-business

7. Impacto de la tecnología de la información en el diseño organizacional


Antes de empezar... Antes de ver la presentación, encierre en un círculo su opinión acerca de cada una de las siguientes afirmaciones:

1. Evolución de la Tecnología de la Información

El gerente de primera línea se preocupa por los

problemas bien definidos acerca de los aspectos

operativos y los acontecimientos pasados.

La alta gerencia, por el contrario, aborda en su mayor

parte los aspectos inciertos y ambiguos, como

estrategia y planeación.


Evolución de la Tecnología de la Información (cont.) Los sistemas de TI basados en la computadora se han

vuelto cada vez más complejos, las aplicaciones han

aumentado para apoyar la coordinación, el control y la

toma de decisiones de la gerencia acerca de problemas

complejos e inciertos.


Evolución de las Aplicaciones Organizacionales de la Tecnología de la Información

Sistemas de Procesamiento de Transacciones

• En sus inicios, los sistemas de tecnología de la información se aplicaban a las operaciones.

• Esos sistemas se llegaron a conocer como sistemas de procesamiento de transacciones, que automatizan la rutina de la organización, es decir, las operaciones de negocios cotidianas.

• Un SPT recaba los datos de operaciones como ventas, compras a los proveedores y cambios en el inventario y los almacena en una base de datos.


Almacenamiento de Datos

Se refiere al uso de enormes bases de datos que combinan todos los datos de la empresa y permiten que los usuarios tengan acceso directo a ellos.


Inteligencia de Negocios (Minería de datos)

• Se refiere al análisis de alta tecnología de los

datos de una empresa con el fin de tomar

mejores decisiones estratégicas.

• Busca y analiza datos de múltiples fuentes

con el fin de identificar patrones y relaciones

que podrían ser significativos.


2. Información para la Toma de Decisiones y el Control

La tecnología puede ayudar a los gerentes a tomar decisiones importantes

El sistemas de información para la administración (SIA) incluye:

• Sistema de reportes de información

• Sistemas de información ejecutiva (SIE)

• Sistemas de apoyo a las decisiones (SAD)

Las organizaciones están usando tecnología para agregar valor estratégico


Sistema de Información para el Control Administrativo y la Toma de Decisiones

gerenciales

Modelo de Control Basado en la Retroalimentación

Los sistemas efectivos de control implican el uso de

retroalimentación para determinar si el desempeño

cumple con los estándares establecidos para ayudar a

la organización lograr sus metas.


Modelo Simplificado del Control de la Retroalimentación

Sistema de Control Administrativo

Rutinas formales, reportes y procedimientos que utilizan información para mantener o alterar patrones en las actividad organizacionales

Actividades formalizadas basadas en información de:

o Presupuestos, reportes financieros

o Distribución de recursos

o Sistemas de control de calidad

o Sistemas de incentivos

Los gerentes deben definir las medidas de desempeño y los estándares


Sistema de Control – Contenido y Frecuencia


Sistema de Control Administrativo (cont.)

Los sistemas de control de la calidad involucran

la capacitación de los empleados en los métodos de

control de calidad, la fijación de metas para la

participación de los empleados, el establecimiento de

pautas para el benchmarking y la asignación y medición

de las metas Six Sigma.


Cuadro de Mando Ejecutivo

3. Nivel y Enfoque de los Sistemas de Control

Nivel organizacional: El Balanced Scorecard

• Integra mediciones financieras con los reportes estadísticos internos, mercados y clientes, así como en los empleados.

• Sistema de control administrativo integral

• Mapa estratégico – visualización de los impulsores del éxito organizacional y como están relacionados

Nivel departamental: Comportamiento versus Control de resultados

• Como la gente hace su trabajo

• Resultados que produce


Financieras

Principales Perspectivas del Balanced Socrecard

Mapa Estratégico de Desempeño Administrativo

Lograr la misión; crear un valor óptimo

Para un gerente, no debe importar mucho cómo o cuándo exactamente desempeñan su puesto las personas, siempre y cuando produzcan buenos resultados.

RESPUESTA: De acuerdo. El enfoque en los resultados, o en los productos, puede ser altamente efectivo para el control a nivel de departamento en numerosas organizaciones. Los empleados resienten el hecho de que los micro supervisen y no les agrada que los traten como si fueran niños. La mayoría de los gerentes encuentra que es necesario establecer límites razonables para un comportamiento correcto y el mayor énfasis del control debe ser en los resultados para lograr un desempeño del nivel más alto posible.

4. Adición de Valor Estratégico: Fortalecimiento de la Coordinación Interna

Incrementando la coordinación interna

Intranets

Herramientas Web 2.0

Administración del Conocimiento

Planeación de Recursos

Empresariales

Dos Enfoques para la Administración del Conocimiento


Ejemplo de una red ERP

Base de datos

central

Finanzas y contabilidad

Ventas

Recursos humanos

Inventarios y manufactura

Distribución

Compras

5. Adición de Valor Estratégico: Fortalecimiento de la Coordinación Externa

• Fortalecimiento de la Coordinación Externa con TI

o Sistemas de administración de la cadena de suministros y de empresa integrada

o Herramientas para mejorar las relaciones con los clientes

o Diseño de organizaciones de eBusiness

• La Empresa Integrada

o Enlaces de información son claves para la coordinación

o Relaciones horizontales coordinan la cadena de abastecimiento para satisfacer las necesidades de los clientes


Extranet e Intranet


La Empresa Integrada


Proveedor Fabricante

Coordinación inter-organizacional

Cliente

Datos compartidos Datos compartidos

El Sistema de Corrugated Supplies en Acción

Relaciones con el Cliente

• Muchas compañías están aplicando tecnología para construir relaciones con los clientes

• Directores de Social Media están mezclando marketing, promociones, atención al cliente y apoyo a través de Facebook, Twitter, y el sitio web de la compañía

• Aprox. 35% de compañías usan blogs corporativos para comunicarse con clientes

• Para los gerentes, blogs y Twitter se han convertido en requisitos


Todos los gerentes deben tener un Blog.

RESPUESTA: En desacuerdo. Los blogs son una forma cada vez más popular para que los gerentes se comuniquen tanto con los empleados como con los clientes. Muchas personas creen que dentro de pocos años, el blogging (o blogueo) será tan común para los gerentes como lo es en la actualidad el correo electrónico. Pero los blogs todavía no son apropiados para muchos gerentes en numerosos entornos de trabajo

6. Diseño Organizacional E-Business

• E-business es cualquier negocio que se lleva a cabo a través de una red de computadoras

• E-commerce se está transformando en m-commerce en la medida que más transacciones se llevan acabo en equipos móviles

• Administradores deben descubrir la mejor estrategia real – virtual (bricks and clicks)

– División interna

– Spin-off

– Joint ventures Omar Maguiña Rivero

Rango de Estrategias para Integrar Elementos Físicos y Cibernéticos

División Interna Asociación Spin-off

La mejor forma de que una empresa grande establezca una división en Internet es creando una unidad separada y autónoma, una spin-off, debido a que la unidad tendrá la autonomía y la flexibilidad necesarias para operar a la velocidad de Internet, en vez de verse obstaculizada por las reglas y los procedimientos de la organización mayor.

RESPUESTA: En desacuerdo. Cada enfoque para crear una operación de e-business tiene ventajas y desventajas. La creación de una empresa escindida autónoma le puede proporcionar a la nueva unidad una mayor autonomía y flexibilidad, pero también puede reducir la eficiencia y requerir costos de inicio más altos. Los gerentes consideran cuidadosamente si deben utilizar una división interna, una spin-off, o una sociedad estratégica, cualquiera de las cuales puede funcionar mejor, dependiendo de las circunstancias de la organización.

7. Impacto de la Tecnología de la Información en el Diseño Organizacional


Organizaciones más pequeñas

Estructuras descentralizadas de la organización

Coordinación horizontal mejorada

Relaciones interorganizacionales mejoradas

Estructuras mejoradas de red – organizaciones virtuales

Características Claves de las Relaciones Interorganizacionales Tradicionales Frente a las Emergentes

Resumen e Interpretación

Las organizaciones de éxito toman ventaja de la tecnología

La tecnología ayuda a una mejor toma de decisiones

Las organizaciones deben emplear controles para medir el desempeño

La tecnología está agregando valor estratégico internamente y externamente

La tecnología está impactando el diseño de las organizaciones


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