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Generalidades de una feria Por Raquel CastiblancoTRANSCRIPT
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MODULO MUESTRA EMPRESARIAL Por Raquel Castiblanco
1. TITULO DE LA MUESTRA EMPRESARIAL2. OBJETIVOS3. PARTICIPANTES4. SITIO Y PLANOGRAMAS 5. ADMINISTRACIÓN DEL EVENTO6. PUBLICIDAD.7. COSTOS E INGRESOS.8. FECHAS Y CONVOCATORIA.9. ANÁLISIS DE RESULTADOS.
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1. TITULO DE LA MUESTRA
EMPRESARIALDebe Tener relación con el tipo de
productos o servicios.
1) Para informar.2) Comercializar y/o lanzar
productos, servicios y/o proyectos.
3) Como metodología académica.
4)Investigación de mercados
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TITULO
El mensaje debe ser claro y con una frase muy “vendedora”, que invite a participar tanto a los expositores como a los visitantes.
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2. OBJETIVO DE LA MUESTRA
-OBJETIVO GENERAL
- OBJETIVOS ESPECIFICOS
Tener claro el campo de acción, los beneficios y poder analizar los resultados de acuerdo con lo planteado inicialmente.
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Número de veces que se realiza, para llevar la secuencia :
1. TITULO DE LA MUESTRA
EMPRESARIAL
Muestra empresarial No. 1 tipo A, B...etc. Por ciudades, regiones, poblaciones, facultades, clientes, productos o servicios.Debe estar de acuerdo con la clasificación que se requiera.
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La Justificación de la Muestra: El porque se requiere desarrollarla.
Los beneficios que obtendrán tanto organizadores, expositores, patrocinadores y “clientes” o visitantes.
Es claro que para cada publico relevante debemos enfocar nuestros objetivos, beneficios y justificación.
2. OBJETIVO DE LA MUESTRA
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El rol de cada participante debe quedar claramente establecido para controlar todo el desarrollo del evento, puesto que debido al tipo de muestra empresarial, se requieren ciertos controles de entrada y salida tanto de personas como de información y de infraestructura requerida.
3. PARTICIPANTES
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3. PARTICIPANTES
Organizadores.ExpositoresPatrocinadoresProveedores de bienes y serviciosClientesVisitantes.
P U B L I C O S R E L E V A N T E S
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1. Ubicación geográfica dentro de la ciudad, población región.
4. SITIOS Y PLANOGRAMAS
Con base en los objetivos y tipo de participantes, se define el sitio teniendo en cuenta los siguientes aspectos generales:
2. Facilidad de acceso de personas, maquinaria, equipos, productos, servicios, etc.
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3. Tamaño del sitio: Metraje y su distribución, existen marcadas diferencias en locales o centros con distribución en “L”, en “U”, por niveles. Su claridad, visibilidad.
4. SITIOS Y PLANOGRAMAS
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5. Flujo de personas: Para montaje y desmontaje del evento, para circulación del mismo, para
desarrollo de un evento puntual (Cocktail, o show de iniciación ).
4. Instalaciones locativas: Servicios de agua, electricidad, luz, teléfonos
móviles y fijos, gas, Internet, satelital etc. Baños, cafeterías,
vestieres, salones VIP.
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6. Para puntos de pago, de refrigerios, descansos, entrevistas, cambios, información personalizada.
7. Panelería para los stand: Alquilada, desechable, reutilizable, comprada, con decoración o no, tamaños, materiales, colores
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8. Seguridad: Interna, externa,
contratada, asignada.
P L A N O G R A M A S
Son planos sobre papel, con el diseño y las medidas a escala de la distribuciónde los stand, o puestos.
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PLANOGRAMAS
PERMITEN DISEÑAR LA CORRECTA DISTRIBUCION
DE LOS STAND, LOS SERVICIOS, LOS
SALONES ESPECIALES, ETC. PARA LOCALIZAR
CLARAMENTE UBICACIONES Y FLUJOS
DEL DIFERENTETRAFICO QUE TENGA EL
EVENTO.
SON MUY CLAVES PARA LA PREVENTA Y VENTA DEL EVENTO.
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o Se hace de acuerdo al tamaño, a los servicios ofrecidos y ubicación. oIgualmente así será su costo o inversión para el participante.oNo exceder de tres tipos de clasificación, para facilidad de asignación y de comercialización o venta
CLASIFICACION DE LOS STAND
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5.ADMINISTRACION DEL EVENTO
Se designa una persona con responsabilidades para :Coordinar y dirigir las labores de Montaje.- Desmontaje. -Logística interna.- Publicidad.-Atención a clientes, a Visitantes, Control Información y dineros, dirección del grupo, atención a medios
REGISTRO DE DATOS: La administración del evento desarrollará la metodología de
registro de datos básicos para:Organizadores. Expositores
Patrocinadores, Proveedores de bienes y servicios y Clientes
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Adicionalmente generará los controles para afluencia de público, ingresos, egresos,
vigilancia, inscripciones, apertura y cierre del evento, Invitados especiales, permisos
legales, publicidad y demás que considere convenientes.
La administración generará reportes periódicos de acuerdo con el tiempo de duración
del evento, así como el informe ejecutivo de resultados.
EL ADMINISTRADOR
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El slogan, canción colores, formas, mascota, material P.O.P. (material de publicidad y apoyo personalizado: escrito, souvenir etc.) así como
uniformes, papelería, modelos (personas o Dumies), se elaborarán guardando uniformidad en el tema, las formas geométricas, canción, colores y texto que se quiera transmitir, cumpliendo con la
promesa básica de los objetivos del evento.
6. PUBLICIDAD
La información que se divulgará, será la misma en cualquier medio que se utilice para guardar uniformidad y recordación ante los públicos
relevantes.
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Así mismo la decoración del sitio, ya sea contratada, individual o
colectiva por parte de los participantes, será uniforme si así
lo disponen los organizadores.
P L A N D E M E D I O S
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La logística de distribución de la publicidad se define con base en el presupuesto y el tiempo disponible para el evento, se debe
tener en cuenta: Si se hace puerta a puerta, por correo
directo, en sitios específicos, por comisión de participante inscrito, por contratación a
una agencia o con personal contratado directamente por los organizadores del
evento.
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LAS PROMOCIONES: Se pueden acordar conjuntamente con los expositores, o dejar libre opción para que cada expositor contemple su propio plan promocional, ya sea con descuentos, plazos, sobre producto, regalos, rifas, inscripciones, referidos, etc.
6. PUBLICIDAD
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7. COSTOS E INGRESOS
LISTA DE REQUERIMIENTOS
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8. FECHAS Y CONVOCATORIA
Se definen con mínimo dos meses de anticipación.
Para definir la fecha se debe analizar muy bien losFactores de temporadas, festivos, clima, etc.
Se prepara la convocatoria con base en los objetivos.
El diseño de la invitación , a quién va dirigida y suDistribución serán manejados por el personal asignado de publicidad.
La convocatoria debe reconfirmarse con anticipación.
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9. ANALISIS
DE
RESULTADOS