teoria audit mod1 t4

7/25/2019 Teoria Audit Mod1 T4

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TEMA 4. EL PROCESO DE AUDITORA

LA AUDITORA DE LAPREVENCIN DE

RIESGOS LABORALES

REA DE PREVENCINDE RIESGOS LABORALES

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I. INTRODUCCIN

En el presente captulo, el ms largo de todo el mdulo, seresumen las tcnicas y fases por las que debe pasarse para larealizacin de una auditora. Se introducen criterios sobre ciertosaspectos que pueden presentar cierta complejidad por no estarnormativamente fijados y se profundiza sobre cmo recogerevidencias y pruebas en las que basar las conclusiones recogidas enel informe final.

Por ltimo, tambin se recoge en este tema la estructura ycontenido, legalmente establecidos, sobre el informe final y sobrecircunstancias que pueden ocurrir antes de la entrega del informe yse muestran los criterios de los que se ha dotado el Instituto Nacionalde Seguridad e Higiene en el Trabajo para realizar auditoras y cmose utiliza la auditora en normas OHSAS.

II. OBJETIVOS

Conocer las distintas fases por las que pasa la realizacin deuna Auditora.

Descripcin del Informe Final de Auditora. Proporcionar una visin con los criterios de Auditora

establecidos en normas nacionales e internacionales.

III. EL PROCESO DE AUDITORA

El proceso de auditora constituye la forma en la que se va adesarrollar la auditora. Tiene por objetivo la determinacin de los

medios y actuaciones, que han de ser utilizados y aplicados por losauditores de sistemas de prevencin independientes, en la realizacinde la auditora del sistema de prevencin.

El artculo 30.3 del Reglamento de Servicios de Prevencin, RealDecreto 39/1997, establece que la metodologa o procedimientomnimo de referencia para la realizacin de la auditora deber incluir,al menos:

Un anlisis de la documentacin relativa al plan de prevencin

de riesgos laborales, a la evaluacin de riesgos, a la


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planificacin de la actividad preventiva y cuanta otrainformacin sobre la organizacin y actividades de la empresa

sea necesaria para el ejercicio de la actividad auditora. Un anlisis de campo dirigido a verificar que la documentacin

referida en el prrafo anterior refleja con exactitud y precisinla realidad preventiva de la empresa. Dicho anlisis, que podrrealizarse aplicando tcnicas de muestreo cuando seanecesario, incluir la visita a los puestos de trabajo.

Una evaluacin de la adecuacin del sistema de prevencin dela empresa a la normativa de prevencin de riesgos laborales.

Unas conclusiones sobre la eficacia del sistema de prevencin

de riesgos laborales de la empresa.

El proceso de auditora se compone de cuatro grandes fases (cincocon la incorporacin a efectos didcticos sobre normas para larealizacin del informe final):

Iniciacin.

Preparacin y planificacin.

Ejecucin. Finalizacin.

Informe final.

INICIACIN

PREPARACIN YPLANIFICACIN

EJECUCIN

FINALIZACINNORMAS

TCNICAS.INFORME FINAL


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IV. INICIACIN DE LA AUDITORA

La iniciacin de la auditora exige realizar una serie de pasosprevios que van a permitir establecer un primer contacto del equipoauditor con la organizacin y su sistema de gestin de la prevencin.Muchos de los aspectos posteriores de la auditora van a estarcondicionados por la recogida de informacin en esta primera fase,por lo tanto hay que ser especialmente escrupuloso en esta fasecomo en el resto de la actuacin auditora.

En esta iniciacin de la auditora pueden establecerse un listado deactividades que deben de tenerse en cuenta, que a continuacin sedescriben y se desarrollan:

Realizacin de una reunin previa.

Determinacin del alcance de la auditora.

Realizacin de un contrato o carta de encargo.

Anlisis previo del sistema de gestin de la organizacin.

Reunin previa

Con objeto de ir definiendo, grossomodo, cules van a ser las condicionesen las que se ejecutar la auditora, esconveniente mantener una reunin conla empresa que nos permita recabardatos sobre los siguientes aspectos:

Actividad.

Estructura y organizacin.

Situacin de centros de trabajo.

Riesgos comunes presentes en la actividad.

Legislacin aplicable.

Nmero aproximado de trabajadores.

Equipos de trabajo tipo.

Tipo de auditora.

Plazo para la ejecucin de la auditora.


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Alcance de la auditora

El alcance de la auditora es una de las cuestiones ms importantesy controvertidas de la auditora del sistema de prevencin.Dependiendo del alcance de la auditora, as se delimitar el trabajo yla responsabilidad del auditor.

El cliente es quien, en ltima instancia, toma las decisionesrelativas al alcance, por ejemplo: los elementos del sistema degestin de la prevencin de riesgos laborales, los emplazamientosfsicos y las actividades de la organizacin que deben auditarse en eltiempo fijado para la auditora. Estas decisiones deberan tomarse encolaboracin con el auditor jefe. En su caso, conviene que el auditadosea consultado en el momento de determinar el alcance de laauditora.

Conviene que se definan, el alcance, el grado de profundidad y elperiodo que abarca la auditora, con el fin de que se satisfagan lasnecesidades especficas de informacin del cliente.

En todo caso, cuando se refiera a una auditora legal conforme alartculo 30.6 de la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales, el alcancede la auditora tendr que ser la totalidad del sistema de gestin de laprevencin.

Por su parte, el sistema de gestin de la prevencin de riesgoslaborales debe tener un contenido sistematizado, lgico y ser eficazpara la gestin de los riesgos de la empresa. Deber ser adecuado ala normativa vigente, pudiendo tambin seguir los criteriosestablecidos en normas tcnicas, como por ejemplo la serie denormas OHSAS 18001.

Es conveniente disponer de evidencias objetivas suficientes parademostrar el funcionamiento y la eficacia del sistema de gestin de laprevencin de riesgos laborales del auditado. Estas evidencias las

constituyen cada uno de los registros del sistema y losprocedimientos de gestin, as como las listas de control de lascondiciones de seguridad en los centros de trabajo visitados.

Conviene que los medios destinados a la auditora sean suficientespara alcanzar el objeto y el grado de profundidad deseados.

En la actualidad no existen normas tcnicas de auditoralegalmente aprobadas que nos delimiten el alcance mnimo que debetener la auditora. La gua del INSHT aporta una primera referenciaaunque sea muy escueta (en este mismo captulo puedenconsultarse).


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El auditor determinar con el cliente, el alcance de su trabajo deacuerdo con sus Normas Tcnicas de Auditora. Al aplicar dichas

Normas Tcnicas y decidir los procedimientos de auditora, as comosu extensin, el auditor utilizar su juicio profesional teniendo encuenta, muy especialmente, los conceptos de importancia y riesgosrelativos a la actividad desarrollada por el cliente.

A la hora de determinar el alcance de la auditora del Sistema deprevencin hay que tener en cuenta los siguientes parmetros:

Jerarqua o estructura: dependiendo de la forma en que estorganizada la empresa, as como su estructura societaria, el

alcance ser ms o menos amplio. As, se puede auditar toda laestructura de la empresa, o simplemente auditar una escaladeterminada de la organizacin, como pueda ser el Servicio dePrevencin.

En el caso de las auditoras legales, se habr de auditar toda lajerarqua y la estructura de la empresa involucrada en lagestin de la prevencin.

Un caso especial es la auditora de grupos de empresas. Esdecisin de los administradores incluir o no, todas las empresasque forman el grupo, sabiendo que si no las incluyen tendrnque realizar la auditora de forma separada, con el consiguientecoste aadido que ello puede generar.

Figura 1. Ejemplo de jerarqua de empresa.


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En caso de que se audite el grupo de empresas, se adoptar elmismo alcance para todas, salvo que por las actividades de

alguna de las empresas, se decida por el auditor limitar elalcance de la auditora.

En principio de redactar un informefinal para cada empresa,independientemente de que estnadscritas a un grupo, dado que lanormativa indica que la auditora latiene que realizar la empresa, nohablando en ningn caso de grupos deempresas. Adems, la responsabilidades del empresario como personajurdica, y los grupos de empresas notienen personalidad jurdica como tal.

Geografa: es el que nos indica el alcance de la auditora,dentro del mbito geogrfico en el que desarrolle su actividad laempresa.

Dependiendo de la presencia de actividad de la empresa endiferentes lugares de la geografa estatal, la auditora tendr unalcance mayor o menor. As por ejemplo, se podrn auditar

todas y cada una de las delegaciones u oficinas con que cuentala empresa, o bien auditar tan solo aquellas msrepresentativas. En el caso de empresas con centros de trabajo,temporales o mviles, como son las obras de construccin, sedeterminar el alcance de la auditora mediante muestreo deobras.

Este es uno de los criterios ms debatidos por los sujetos queintervienen en la auditora.

Los auditores han establecido unos criterios mnimos que

aporten referencias a la hora de auditar una empresa. Decualquier forma hay que tener en cuenta que estos criterios sonorientativos y su aplicacin depender de las condicionesespecficas de la empresa, y el juicio del auditor a la hora deestablecer el alcance.

- Deber tenerse en cuenta que dentro del alcance quedanincluidos todos los centros de trabajo de titularidad de laempresa, es decir, los fijos (fbricas, oficinas, almacenesetc.) y los temporales y mviles (obras de construccin,

centros temporales etc.)


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- Para aquellas empresas que cuenten nicamente con uncentro de trabajo, ste habr de ser auditado.

- Para aquellas empresas que cuenten con ms de un centrode trabajo, el criterio a seguir debe ser el de suficiencia, ala vista de los riesgos presentes en la actividad empresarialy los resultados del anlisis previo realizado por el auditor.

- En aquellas empresas que tengan implantacin en todo elterritorio estatal, se auditarn al menos un centro detrabajo en cada una de las Comunidades Autnomas en lasque este presente.

- Adems, se auditarn los centros de trabajo que cuenten

con ms de 50 trabajadores en el momento de realizar laauditora.

Actividad: dependiendo de la actividad que desarrolle laempresa, podrn auditarse todas y cada una de las actividades,o bien nicamente aquellas que se acuerden. Por ejemplo, si ungrupo de empresas desarrolla varias actividades bajo un mismoservicio de prevencin mancomunado, cabe auditar aquellasempresas con mayores riesgos, quedando para una segundaauditora posterior, las dems actividades.

En la auditora legal, como ya se ha especificado conanterioridad, quedarn incluidas todas y cada una de lasactividades que puedan generar riesgos para la salud de lostrabajadores.

Especialidades: dependiendo de las especialidades asumidasdirectamente por la empresa se auditarn nicamente lasasumidas, quedando las concertadas con un servicio deprevencin ajeno (SPA) bajo el control de la coordinacin entreespecialidades.

La coordinacin de lasespecialidades no asumidas por elempresario y concertadas con unSPA, sern auditadas de formaque se compruebe el contrato, laacreditacin del servicio deprevencin ajeno, el contenido delcontrato, la extensin del mismo,la efectiva realizacin de losservicios, y la coordinacin entre


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el tcnico o servicio de prevencin propio oconcertado con el servicio de prevencin

ajeno. mbito Temporal: dependiendo si

la auditora viene dada porrequerimiento legal o por iniciativade la empresa, tendremos un plazopara la realizacin de la misma o no,y por lo tanto la auditora habr derealizarse o no en un perodo detiempo determinado.

El alcance temporal de la auditora legaldepender, en gran medida, de losresultados del anlisis previo. Si a lo largode la auditora se detectaran gran nmerode carencias o no conformidades, elalcance temporal de la auditora habra de

aumentarse, con objeto de verificar de un modo ms objetivo laeficacia del Sistema de Prevencin.

En el caso de las auditoras voluntarias, se puede acordar unalcance determinado independientemente de cualquier otro

criterio. As, una auditora puede durar un mes o puededesarrollarse durante un ao entero.

Contrato o carta de encargo

El auditor deber acordar por escrito con su cliente el objetivo yalcance del trabajo, as como sus honorarios o los criterios para suclculo, para todo el perodo de nombramiento.

En el contrato o carta de encargo se deber indicar el total del

nmero de horas estimado para la realizacin del trabajo.Cuando la obligacin de realizar la auditora venga dada porrequerimientos de la Inspeccin de Trabajo y organismo tcnico de laautoridad laboral, es conveniente detallar, asimismo, el nmero dehoras presupuestado por reas de trabajo. A estos efectos, antes defirmar el contrato, el auditor podr solicitar de la empresa o entidadauditada todos los datos que considere necesarios para preparar supropuesta y ulterior contacto.

Antes de aceptar el encargo, el auditor debe considerar si existealguna razn que aconseje su rechazo por razones ticas o tcnicas.


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Anlisis previo del sistema de gestin de la prevencin.

El anlisis previo del sistema es principalmente un proceso deobtencin de informacin respecto a la organizacin y a losprocedimientos establecidos, con objeto de que sirva como base paralas pruebas a realizar y para la evaluacin del sistema. Lainformacin requerida para este objetivo se obtiene normalmente atravs de entrevistas con el personal apropiado del cliente, ymediante el estudio de documentos, tales como manuales deprocedimientos, instrucciones al personal, etctera.

Realizaremos un anlisis previo del sistema utilizado por laempresa, y de la evaluacin de riesgos, con objeto de comprendercuales son los procedimientos que sigue, y comprobar si existe unsistema de prevencin.

Con objeto de verificar la informacin obtenida, a veces se adoptael procedimiento de seguir el procedimiento completo a travs delsistema. Esta prctica, adems de ser til para el propsito indicado,permite que el procedimiento seleccionado pueda ser consideradocomo parte de las pruebas de cumplimiento.

En caso de que el auditor se encuentre con que la empresa notiene documentado el sistema de prevencin, es decir, que la

organizacin y los procedimientos de gestin no se encuentran porescrito, pasar a auditar conforme a los criterios legales establecidosen la normativa, incidiendo tan slo en los registros legales de laempresa

En este caso, las pruebas y el alcance en la ejecucin de la misma,variarn con respecto a las de la auditora de un sistemadocumentado.

Como apoyo a la preparacin de la auditora, conviene que elauditor examine la descripcin de los procedimientos utilizados por el

auditado, para cumplir los requisitos del sistema de gestin de laprevencin de riesgos laborales (tales como el manual de gestin deprevencin de riesgos laborales), para juzgar su adecuacin. Si as sehiciese, debiera utilizarse toda la informacin apropiada de laorganizacin del auditado.

Esta fase es de vital importancia a la hora de comprender losriesgos presentes, la legislacin de aplicacin y la complejidad o nodel sistema. De la bondad de esta fase, depender la calidad de lapreparacin y planificacin de la auditora.

Si este examen revelase que el sistema descrito por el auditado no

es adecuado para cumplir los requisitos de la normativa, no debera


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continuarse la auditora hasta que se hayan resuelto las cuestionessuscitadas del cliente, del auditor y, en su caso, del auditado.

La extensin de esta fase queda a juicio del auditor, que encualquier caso no debera ser extensa.

V. PREPARACIN Y PLANIFICACIN DE LAAUDITORA

La preparacin y planificacin de la auditora van a permitir, tantoal equipo auditor como a la empresa auditada, plasmar

temporalmente la realizacin de la misma. Ello permite ganar tiempo,estimar la duracin de la auditora, saber quines son las personasque van a intervenir, etc. A este respecto, la planificacin siempredebe quedar abierta, pues en el desarrollo de la auditora siemprepueden darse desviaciones no previstas que debern tenerse encuenta y que pueden alterar la planificacin inicial. En todo caso lapreparacin y planificacin de la auditora deben contener una seriede principios que a continuacin se desarrollan y deben estarplasmados en el plan de auditora.

Las auditoras no deben ser consideradas actividades puntuales

requeridas por el cliente de la auditora.Independientemente de su naturaleza (primera, segunda y tercera

parte), las auditoras deben programarse en el tiempo para asegurarque:

Todos los aspectos del sistema de gestin de la organizacinauditada son considerados en el proceso de auditora

La organizacin auditada es sometida peridicamente a estaevaluacin como medio de adquirir una confianza continuada en

la eficacia de los procesos del sistema de gestin.

Asimismo, y complementariamente a la programacin de lasauditoras, es necesario establecer un plan de auditora como mediode establecer la organizacin, los mtodos y los recursos necesariospara la ejecucin de cada auditora.

Todo plan de auditora debe fijar cada uno de los aspectosrelevantes que definen un proceso de auditora:


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Objeto y alcance de la auditora.

Equipo auditor.

Criterio de auditora y otra informacin necesaria.

Representantes del auditado.

Calendario y horarios de auditora.

Idioma de la auditora.

Lista de distribucin del informe de auditora.

El plan de auditora debe ser aprobado por el cliente de auditora,

debe ser conocido por el equipo auditor y conocido y aceptado por elauditado.

5.1. Preparacin de la auditora

El trabajo se planificar apropiadamente y, como se ha mencionadocon anterioridad, deber quedar reflejado en el plan de auditora.

La planificacin de la auditora comporta el desarrollo de unaestrategia global sobre la base del objetivo, alcance del encargo y laforma en que se espera que responda la organizacin de la entidad.El alcance con que se lleve a cabo la planificacin vara segn eltamao y la complejidad de la entidad, de la experiencia que elauditor tenga de la misma, del conocimiento del tipo de actividad enque la empresa se desenvuelve, de la calidad de la organizacin y delcontrol interno de la entidad.

Al planificar su trabajo, el auditor debe considerar, entre otrascuestiones, las siguientes:

Una adecuada comprensin de la

actividad de la entidad, del sectoren que sta opera, y la naturalezade sus riesgos.

Los procedimientos y principios dela accin preventiva que sigue laentidad y la uniformidad con quehan sido aplicados, as como elsistema de prevencin implantado.

El grado de eficacia y fiabilidad inicialmente esperado de los

sistemas de control interno.


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El auditor deber documentar adecuadamente el plan de laauditora.

A travs de la planificacin de su examen, el auditor debedeterminar, entre otros aspectos, la naturaleza, alcance y momentode ejecucin del trabajo a realizar y preparar un programa deauditora escrito.

El programa de auditora facilita un control y seguimiento mseficaz del trabajo realizado y se utilizar para transmitir instruccionesa los miembros del equipo del auditor en cuanto al trabajo a realizar.Debe indicar con suficiente detalle las pruebas de auditora que elauditor considera necesarias para conseguir los objetivos del examen.

Al aplicar el programa, el auditor debe guiarse por los resultadosobtenidos en los procedimientos y consideraciones de la fase deplanificacin. Conforme el examen avanza, es posible que seproduzcan cambios respecto de las condiciones esperadas, que hagannecesario modificar los procedimientos de auditora inicialmenteprevistos. Tales modificaciones debern documentarseadecuadamente.

El auditor debe llegar a un nivel de conocimiento del tipo deactividad y los riesgos presentes, que le permita planificar y llevar acabo su examen siguiendo las Normas Tcnicas de Auditora. Esenivel de conocimiento debe permitirle tener una opinin de laevaluacin de riesgos, la planificacin de la accin preventiva, losmedios con los que cuenta la entidad y los procedimientos quepuedan tener a su juicio un efecto significativo en el sistema deprevencin. El conocimiento de la actividad de la entidad ayuda alauditor a, entre otras, las siguientes identificaciones:

Identificar los elementos del sistema que podran requerirconsideracin especial.

Evaluar y controlar la evaluacin de riesgos inicial y peridica. Identificar el tipo de planificacin.

Identificar la existencia de procedimientos de control interno.

Evaluar la razonabilidad de los comentarios y manifestacioneshechas por la gerencia y los tcnicos de prevencin.

Evaluar si los principios y normas de prevencin utilizados sonapropiados y si guardan adecuacin con la legislacin en vigor.


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El auditor debe conocer la naturaleza de la entidad, su organizaciny las caractersticas de su forma de operar. Ello comporta analizar,

entre otros aspectos, los siguientes:

El tipo de actividad.

El tipo de productos o servicios que presta.

Los riesgos presentes en la actividad de la empresa.

El mbito geogrfico de su actividad.

El Manual de Prevencin.

Los procedimientos de gestin de prevencin.

La estructura organizativa.

La legislacin vigente que afecta a la entidad en materia deprevencin de riesgos.

El auditor debe tambin considerar aquellos aspectos que afectanal sector en el cual se desenvuelve la entidad, tales como:

Legislacin especfica.

Regulaciones y controles administrativos. Cambios de tecnologa.

Caractersticas del sector.

Nivel de competitividad.

Nivel de subcontratacin.

Todos estos conocimientos se adquieren normalmente:

A travs de sus trabajos previos para la propia entidad o de suexperiencia en el sector.

Mediante informacin solicitada al personal de la entidad.

De los documentos de trabajo de auditoras anteriores.

De publicaciones profesionales y textos editados dentro delsector.

De informes de auditoras de otras entidades del sector.


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5.2. Programacin de las auditoras (apdo. 5.1 y 5.2. de lanorma UNE-EN-ISO 19011:2002)

Como se ha expresado en otras lecciones anteriores, existendistintos tipos de auditora atendiendo a su finalidad y alcance.

Independientemente del tipo de auditora, la conclusin de lamisma refleja una situacin de la organizacin auditada y de susprocesos en un momento determinado; concretamente, el momentoen el que se realiz la auditora.

Como se comprender, la validez de estas conclusiones quedaobsoleta con el tiempo debido a que las condiciones de contornodentro de las cuales se realiz este examen van variando. Entre lascondiciones de contorno que al variar producen la obsolescencia de laauditora realizada cabe destacar:

1. Las polticas y los objetivos.

2. Los requisitos y criterios de operacin de los procesos.

3. Los requisitos y criterios de control de los procesos.

4. Los requisitos y especificaciones de los productos.

5. Incorporacin de nuevos productos.

6. Cambios en la materia prima o en los procesos externos oproductos comprados.

7. Cambios en los recursos humanos debidos a variaciones enla fuerza del trabajo o en su competencia.

8. Cambios en los equipos por aplicacin, por ejemplo denuevas tecnologas.

9. Cambios en las condiciones de contorno, por ejemplo,condiciones ambientales.

En general, estos cambios son debidos a los esfuerzos de laorganizacin por llevar a cabo la mejora continua de la eficacia delsistema de gestin (cambio favorable).

Un programa de auditoras puede incluir una o ms auditoras,dependiendo del tamao, la naturaleza y la complejidad de laorganizacin auditada.

Estas auditoras pueden tener objetivos diferentes y sercombinadas.


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Sin embargo, los cambios tambin pueden ser debidos a ladegradacin de las caractersticas de los recursos necesarios para la

operacin y control de los procesos (cambio desfavorable).Por tanto, las conclusiones de la auditora quedan obsoletas con el

tiempo como consecuencia de los cambios, favorables odesfavorables, que se producen en el sistema de gestin, losprocesos y los productos.

De este modo, atendiendo a la finalidad de la auditora, se hacenecesario gestionar un programa de auditora que asegure que lasauditoras son realizadas de forma repetida de manera que semantenga la confianza en el sistema de gestin a lo largo del tiempo

y se identifiquen los puntos problemticos ante los cambiosproducidos, favorables o desfavorables con el fin de que se puedanaplicar las acciones correctivas oportunas.

De este modo, por ejemplo:

El programa de auditoras internas permitir mantenerinformacin vlida sobre la conformidad del sistema de gestincon las disposiciones planificadas, los requisitos de las normasutilizadas de referencia y asegurar que se mantieneimplementado y es eficaz.

El programa de auditoras de los proveedores (segunda parte)permitir mantener informacin vlida sobre la conformidad delos sistemas de gestin de estos proveedores para satisfacer losrequisitos de compra de la organizacin.

El programa de auditoras de certificacin (tercera parte)permitir mantener informacin valida sobre la conformidad conlos requisitos de certificacin de los sistemas de gestin de lasorganizaciones certificadas o registradas.

El programa de auditoras debe asegurar que las auditoras serealizan de forma eficaz, en los intervalos de tiempo marcados ycontando con los recursos humanos y tcnicos necesarios. Para ello,el proceso de gestin de un programa de auditoras deberacontemplar que:

a) Las auditoras necesarias se identifican y planifican para cumplircon los objetivos de evaluacin marcados y para cubrir todoslos aspectos evaluables de la organizacin auditada.


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b) Se establece claramente los objetivos y alcance de cada una delas auditoras identificadas.

c) Se gestiona y designa a los equipos auditores idneos para laplanificacin y ejecucin de cada auditora, incluyendo, si espreciso, los programas de formacin y calificacin apropiados ylos procesos de seguimiento y supervisin de la coherencia delos auditores.

d) Se establecen los canales de comunicacin necesarios entre elcliente de la auditora, el equipo auditor y la organizacinauditada para la eficaz realizacin de todo el proceso deauditora, desde la planificacin de cada auditora hasta la

distribucin del informe de auditora y el establecimiento de lasacciones correctivas oportunas. Estos canales incluirn losrequisitos de confidencialidad de la informacin necesarios.

En definitiva, el programa de auditoras debe asegurar que lasauditoras se realizan de forma eficaz, en los intervalos de tiempomarcados y contando con los recursos humanos y tcnicosnecesarios.

Ahora bien, toda organizacin responsable de llevar a cabo lagestin de las auditoras dispondr de unos recursos limitados parasu realizacin. De este modo, la programacin de las auditoras debeconjugar los recursos disponibles junto con el grado de confianza enel desempeo de los distintos procesos.

As, cuanta mayor confianza se posea en el desempeo de losprocesos, mayor puede ser el intervalo de programacin de lasauditoras. Sin embargo, procesos complejos o con problemasdetectados repetidos pueden requerir una disminucin en el intervalode auditora.

De este modo, las auditoras debern programarse con una

frecuencia mayor en casos tales como:

Procesos crticos de produccin y servicio.

Procesos complejos o que implican a muchas funciones.

Procesos que presentan no conformidades.

Procesos que no producen los resultados esperados

Procesos implementados recientemente.

Procesos modificados o revisados.


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Por tanto, es necesaria una programacin en la que la frecuenciade las auditoras quede ponderada en funcin del estado y la

importancia de los procesos a auditar as como del resultado deauditoras anteriores

Como se puede adivinar, el diseo del programa de auditora,variar en extensin de forma significativa en funcin de laorganizacin responsable de las auditoras y los procesos implicados.Es decir, la complejidad de gestin del programa de auditoras de unapequea empresa industrial diferir en complejidad del programa deauditoras de un gran grupo empresarial y de este con respecto delprograma de auditoras de un organismo de certificacin y unaentidad de acreditacin.

As, por ejemplo, una organizacin que establece su programa deauditoras internas puede tener definido en su procedimiento deauditoras el modo de llevar a cabo esta programacin para asegurarque todo su sistema de gestin es auditado con un frecuenciaconstante (normalmente un ao).

Dependiendo del tamao de la organizacin y del nmero deprocesos identificados dentro de dicho sistema de gestin el nmerode auditoras necesarias para completar dicho programa puede sermuy variado. De este modo, una pequea empresa con pocos

procesos de realizacin del producto / servicio puede necesitar unanica auditora completa de su sistema de gestin para asegurar laevaluacin peridica de dicho sistema. Sin embargo, una granempresa, con multitud de procesos de realizacin del producto,mltiples productos e, incluso, mltiples emplazamientos (distintasfactoras, delegaciones provinciales u oficinas internacionales) puederequerir un conjunto extenso de autoras parciales para completar laevaluacin global de su sistema de gestin.

En cualquier caso, este conjunto de auditoras puede programarseen funcin de mltiples criterios. Por ejemplo:

Por aspectos del sistema de gestin para todas las reas de laorganizacin (procesos responsabilidad de la direccin, gestinde recursos, procesos de medicin y seguimiento, evaluacin derequisitos legales, control, de uso de EPIs,).

Por procesos o lneas productivas para todas las reas y todoslos requisitos del sistema de gestin que le apliquen.

Por reas o departamentos para todos los procesos y todos losrequisitos del sistema de gestin que le apliquen.


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Resumiendo, el programa de auditoras puede estructurarse poraspectos del sistema de gestin, por procesos o por reas o

departamentos de la organizacin.Los programas de auditoras internas se completan con procesos de

calificacin y designacin de auditores que, de manera general,suelen ser sencillos con el mantenimiento de una parrilla de auditoresestables que realizan su funcin a tiempo parcial, conjugando estasactividades con otras funciones que desempean en la organizacin.En algunos casos, incluso, resulta ms rentable la contratacinexterna de auditores para la ejecucin de estas auditorasprogramadas.

Por otro lado, se encuentran los programas de auditoras externas,por ejemplo, los programas de auditoras de certificacin necesariosen todas las entidades de certificacin. En este caso, debe tenerse encuenta que el proceso de negocio de la entidad es precisamente larealizacin de auditoras a los clientes que requieren el registro ocertificado de empresa. En este caso, el volumen y casustica de lasauditoras a realizar es muy extenso y, por tanto, los programas deauditoras son ms completos y complejos.

Como ya se ha expresado al inicio de este apartado, las entidadesde certificacin conceden el derecho de uso de una marca, dentro de

los requisitos de certificacin, para un perodo de tiempo definido (3aos). Dentro de este perodo, la entidad de certificacin programaauditoras de seguimiento para comprobar el mantenimiento de unsistema de gestin eficaz y el respeto de los requisitos decertificacin. Estas auditoras de seguimiento recorren parcialmente elsistema de gestin hasta la auditora completa de reevaluacin alfinalizar el perodo de tiempo establecido.

Especialmente importante es, en el caso de estas entidades, losprocesos de gestin de recursos como parte de la programacin delas auditoras, en particular, la calificacin y designacin de los

equipos auditores para cada una de las auditoras programadas. Debetenerse en cuenta que el conjunto de empresas clientes recorren grancantidad de sectores productivos. La entidad debe asegurar que elequipo auditor contiene los niveles de calificacin necesarios para laevaluacin de cada uno de estos sectores. De este modo, lasentidades de certificacin deben mantener un conjunto de auditores,propios o externos, que aseguren la competencia en cada uno de lossectores de actuacin.

Se resalta, pues, que en los programas de auditoras los procesosde cualificacin y designacin de auditores son especialmente


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importantes para asegurar la competencia tcnica en cada uno de lossectores de actuacin de la entidad de certificacin.

Por otro lado, cabe establecer algunas consideraciones sobre sumodo de presentacin. El programa de auditoras debe ser conocidopor las funciones de la organizacin responsables de su aplicacin. Elmodo de difusin a estas funciones suele establecer y delimitar elmodo de presentacin del programa. De este modo, la presentacindel programa de auditoras queda documentados de diversas formasen funcin de la forma de trabajo de la organizacin.

El modo ms usual y sencillo de encontrar el programa deauditoras es en forma de cronograma, en funcin del criterio de

realizacin definido para las auditoras (por aspectos del sistema, porprocesos o por departamentos o reas de la organizacin).

Finalmente, todo el proceso de programacin de auditoras debeestar sometido a actividades de revisin que tenga en cuenta elresultado de las auditoras realizadas y la eficacia del propioprograma. De este modo, la programacin se puede modificar yadaptar a la situacin existente en cada momento, permitiendo:

Modificar la frecuencia de las auditoras.

Estableciendo auditoras extraordinarias. Reasignado recursos, incluidos procesos de formacin y

unificacin de criterios de auditores.

5.3. Planificacin de la auditora. PLAN DE AUDITORAS (apdo.6.4.1 de la norma UNE-EN-ISO 19011:2002).

Se acaba de analizar la necesidad de establecer un programa deauditoras que defina el conjunto de auditoras necesarias paraasegurar que se cumplen los objetivos de evaluacin marcados.

Esta programacin inclua la asignacin y gestin de recursosnecesarios, especialmente la calificacin y designacin de auditores.

El lder del equipo auditor debera preparar un plan de auditoraque proporcione la base para el acuerdo entre el cliente de

auditora, el equipo auditor y el auditado, respecto de larealizacin de la auditora. Este plan debera facilitar elestablecimiento de los horarios y coordinacin de las actividadesde auditora.


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Junto con esta programacin es necesaria una planificacin de cadauna de las auditoras programadas con el fin de asegurar que cada

una de ellas se realiza de forma eficaz y completa.Entre el concepto de programacin y planificacin de auditoras

existe cierta confusin y, si bien se respeta la finalidad de cada unade estas acciones, no es difcil encontrar autores que cambian lasdenominaciones terminolgicas refirindose a planificacin porprogramacin y viceversa.

Programacin y planificacin de las auditoras, forma parteinterrelacionada de un mismo proceso y son ambas necesarias para laadecuada realizacin de las auditoras.

En cualquier caso, la planificacin de las auditoras consiste en elconjunto de actividades necesarias para llevar a cabo de forma eficazuna auditora especfica programada.

El auditor deber preparar un plan escrito de auditora, en el quese establezcan las pruebas a realizar y la extensin de las mismaspara cumplir los objetivos de auditora. El plan debe incluir losobjetivos de auditora para cada parcela o rea, y ser losuficientemente detallado de forma que sirva como documento deasignacin de trabajos a los profesionales del equipo que participenen la auditora, as como medio de control de la adecuada ejecucindel mismo. En definitiva, la realizacin del plan de auditora es laactividad principal previa a la realizacin de la auditora y recoge laorganizacin y los mtodos por medio de los cuales se realizar laauditora.

En la preparacin del plan de auditora, el auditor habiendoobtenido cierto conocimiento del sistema de prevencin y de los

correspondientes controles internos, puedeconsiderar oportuno confiar en determinadoscontroles internos a la hora de determinar la

naturaleza, momento de realizacin yamplitud de los procedimientos de auditora.El auditor puede decidir confiar endeterminados controles internos como unmedio eficaz y eficiente para la realizacinde la auditora. Sin embargo, el auditorpuede decidir no basarse en controlesinternos cuando existan otros medios mseficientes de obtencin de pruebas oevidencia suficiente y adecuada en auditora.El auditor deber considerar tambin el

momento de realizar los procedimientos, la coordinacin de cualquier


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ayuda que se espera de la entidad, la disponibilidad de personal, y laparticipacin de otros auditores o expertos.

El plan deber revisarse a medida que progresa la auditora.Cualquier modificacin se basar en el estudio del control interno, laevaluacin del mismo y los resultados de las pruebas que se vayanrealizando. La planificacin de la auditora debe permitir al equipoauditor asegurar que se alcanza el objeto de la auditora dentro delalcance fijado.

En la preparacin del plan de auditora tendremos en cuenta todaslas escalas jerrquicas de la empresa que estn involucradas en lagestin de los riesgos.

Conviene que el cliente examine y apruebe el plan de auditora y locomunique a los auditores y al auditado.

El plan de auditora debera disearse de forma que resulte flexibley permita la introduccin de cambios en funcin de la informacinrecogida durante la auditora y la utilizacin eficaz de los recursos. Elplan debera incluir:

Los objetivos, de forma que todas las partes implicadasconozcan el fin perseguido con la evaluacin que va a

realizarse. El alcance de la auditora, de forma que todas las partes

implicadas conozcan los lmites dentro de los cuales sedesarrollar la evaluacin.

La identificacin de las personas que tengan responsabilidadesdirectas e importantes en relacin con los objetivos y elalcance.

La identificacin de los documentos de referencia o criterios deauditora (tales como plan preventivo, planificacin preventiva,

etc; o la norma OHSAS 18001 y dems documentacin degestin de prevencin de riesgos laborales que pertenezca alauditado) y los criterios de la auditora consiguientes.

La identificacin de los componentes del equipo auditor,identificando tanto al auditor jefe como a los dems miembrosdel equipo auditor, expertos tcnicos, auditores en calificacin yobservadores. Debe tenerse en cuenta que en el proceso deplanificacin de la auditora (por ejemplo auditora decertificacin), el auditado puede tener derecho a verificar lacalificacin de los auditores y debe aceptar o rechazar al equipo

auditor propuesto.


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El idioma de la auditora.

La fecha y lugar de realizacin de la auditora.

La identificacin de las reas de la organizacin a auditar.

La fecha y la duracin previstas para cada actividad principal dela auditora.

Centros de trabajo a auditar.

La determinacin de niveles o criterios de importancia relativa ysu justificacin.

La identificacin del riesgo de auditora o probabilidad de errorde cada elemento del sistema de prevencin.

El grado de fiabilidad que espera atribuir a los sistemas deprevencin y al control interno.

La participacin de expertos.

La naturaleza de las pruebas de auditora a aplicar y el sistemade determinacin y seleccin de las muestras.

El calendario de las reuniones a celebrar con la direccin delauditado.

Los requisitos de confidencialidad.

La lista de distribucin y la fecha de emisin del informe de laauditora.

Si el auditado formulase objeciones a alguna de las disposicionesdel plan de auditora, stas deberan ponerse en conocimientoinmediatamente del auditor jefe. Conviene que las objeciones seresuelvan entre el auditor jefe y el auditado y, si es necesario, elcliente, antes de la ejecucin de la auditora.

Los detalles especficos del plan de auditora deben comunicarse alauditado, en el transcurso de la auditora, si su divulgacin anticipadano compromete la obtencin de evidencias objetivas.

Dentro de la Planificacin, el auditor jefe nombrar a cada uno delos auditores encargados de controlar los diferentes elementos delsistema de prevencin.

Conviene asignar a cada auditor la auditora de elementos delsistema de gestin de la prevencin de riesgos laborales odepartamentos especficos. Conviene que el auditor jefe realice estaasignacin de tareas previa consulta con los auditores afectados.


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As mismo, se tendrn en cuenta las entrevistas a las diferentesescalas jerrquicas de la empresa a la hora de designar a los

auditores. Las visitas a los centros de trabajo debern realizarse porauditores especialistas en la actividad que se desarrolle en ese centrode trabajo.

Hay que tener en cuenta la eficacia del equipo auditor en laejecucin de la auditora.

Habitualmente la auditora del sistema de prevencin ser realizadapor un equipo compuesto por dos auditores. Uno ser un auditor conexperiencia en la realizacin de auditoras, a ser posible del mismosector de actividad. El otro auditor ser un auditor con menos

experiencia que ayudara al primero en la ejecucin de la auditora,sobre todo en la recogida de evidencias.

Dependiendo del alcance geogrfico que tenga la auditora, elequipo de auditores deber ser mayor o menor en relacin al tiempoestimado para la realizacin de la fase de ejecucin.

Se habr de tener en cuenta los desplazamientos que los auditorestengan que realizar, as como los recursos materiales asignados adichos desplazamientos.

En el caso de los desplazamientos a los centros de trabajo o

delegaciones, es conveniente que el equipo auditor invierta el menortiempo posible, pues es en esta fase donde la estimacin de tiempoes ms indefinida.


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EJEMPLO:

Figura

2.

Programadeaudito

ras.


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Plan de Auditora

Fecha: 10, 11, 12 y 13 de junio de 2003.Lugar: Factora de Fill Electronics Device Ltd.

Grupo Auditor: Eva Luadora (Auditora Jefe).

Roberto Zudo (Auditor).

Ins Perta (Observadora).

Vitorino Conforme (Experto Tcnico).

Criterio de Auditora: UNE EN-ISO 9001:2000.

Esquema multi-site:

rea 10/06 11/06 12/06 13/06Central X X

Delegacin A X XDelegacin B X XDelegacin C X

Desarrollo da 10/06/03

9:00-9:30 Reunin inicial.

Presentacin. Objetivo de la visita.

Programa.

Aclaracin de dudas.

09:30-12:00 Responsabilidad de la Direccin.

12:0014:00 Recursos.

14:00-15:30 Pausa para comida.

15:30-19:00 Procesos de Realizacin del Producto: I+D,

Comercial, Produccin y Expediciones.

Seguimiento y Medicin Procesos y Producto.

Control del producto no conforme.


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Desarrollo das 11/06/03 y 12/06/03

09:00-09:30 Reunin inicial.09:00-14:00 Procesos de Realizacin del Producto: I+D,


Seguimiento y Medicin Procesos y Producto.

Control del producto no conforme.

15:35-16:30 Procesos de Realizacin del Producto: I+D,


Seguimiento y Medicin Procesos y Producto.Control del producto no conforme.

Desarrollo da 13/06/03

09:00-12:00 Responsabilidad de la Direccin. Satisfaccin

Clientes. Auditoras Internas.

12:00-13:00 Reunin Equipo Auditor.

13:00-14:00 Reunin Final de Auditora.


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5.4. Equipo auditor: estructura y responsabilidades (apdo.6.2.4 de la norma UNE-EN-ISO 19011:2002).

Siempre, al referirse a una auditora y centrar las explicaciones enel personal auditor implicado, se expresa la existencia de un equipoauditor.

Esta denominacin de equipo auditor es genrica puesto que noexiste un nmero de auditores definido para la realizacin de unaauditora. Ser la propia auditora, sus objetivos, alcance ycomplejidad quien defina el nmero ms adecuado de auditores. Eneste sentido, en relacin con las auditoras de certificacin, lasentidades de certificacin tienen definidos unos parmetros mnimos(auditores/da) que deben cumplir en funcin del tamao de laorganizacin.

En cualquier caso, existen dos funciones definidas:

Auditor lder.

Auditor.

Por tratar de establecer una definicin sobre equipo auditor, sepodra decir que el equipo auditor es el conjunto de personas quetrabajando bajo el control del auditor lder llevan a cabo la auditora.

De este modo, una auditora llevada a cabo por un nico auditorimplicar que ste deber cumplir el perfil establecido para el auditorlder. Como parte de las competencias de los auditores, se recuerdaque deberan poseer conocimientos slidos de los procedimientos deauditora a aplicar. Dentro de estos conocimientos, cada miembro delequipo auditor debera ser consciente de sus responsabilidades y delas funciones que desempear dentro del proceso de auditora.

El buen funcionamiento de cualquier equipo parte del conocimiento,compresin y aceptacin de las responsabilidades y funciones de cadauno de sus miembros. De forma genrica, se tendra la siguiente

distribucin de funciones y responsabilidades:

Cuando la auditora se considere viable, se debera seleccionarun equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesariapara lograr los objetivos de la auditora. Cuando hay un soloauditor, ste debera desempear todas las tareas aplicables allder del equipo auditor.


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As, se podr convenir que el auditor lder tiene, pues, laresponsabilidad general de la auditora y, por tanto, debe actuarcomo lder del equipo auditor utilizando todos sus conocimiento yhabilidades para dirigir, ejecutar y mantener todas las fases delproceso de auditora enfocada hacia el objeto de auditora.

Asimismo, el equipo auditor, como se expres al explicar los

procesos de cualificacin y designacin de auditores pueden ser

Responsabilidades Funciones

AUDITORES

Actuar de acuerdo a los requisitos aplicablesde la auditoraComunicar y clarificar los requisitos de laauditoraPreparar y realizar con eficacia lasresponsabilidades asignadasConsignar los hallazgos de auditoraElevar un informe con las conclusiones de laauditoraVerificar la eficacia de las acciones correctivastomadas como consecuencia de la auditora,

siempre que el cliente lo soliciteConservar y salvaguardar los documentospertenecientes a la auditora para presentarlossegn el plan de auditora y mantener laconfidencialidadCooperar con el auditor lder y ayudarle alcumplimiento de su misin.

Se limite al mbito de la auditoraActen con objetividadRecojan y analicen las evidencias de auditorapertinentes y suficientes para determinar loshallazgos de auditora que permitanestablecer conclusiones de auditora.Estn atentos a cualquier evidencia deauditora que pudiera influir en lasconclusiones de la auditora y, en su caso,hiciera necesaria una auditora ms extensa.Tener capacidad para determinar si la

organizacin dispone, conoce, comprende yaplica procesos eficaces y sus procedimientosy si estos son vlidos para alcanzar losobjetivos existentes.

AUDITOR LDER

Responsable general de todas las fases yactividades de la auditora.Participacin en la seleccin del resto delequipo auditor (si es requerido por el cliente).Preparacin del plan de auditora.Representacin del equipo auditor ante ladireccin de la organizacin auditada.

Presentacin del informe de auditora.

Definir los requisitos de cada trabajo deauditora.Respete las directrices y criterios de auditoradefinidos.Prepare la auditora, ponga a punto losdocumentos necesarios y de instrucciones alresto del equipo auditor.Revise la documentacin existente relativa alsistema de gestin para determinar suadecuacin.Comunique inmediatamente las noconformidades crticas.Informe sobre cualquier obstculo importanteencontrado en el transcurso de la auditora.

Informe claramente sobre la conclusin dela auditora, de manera concreta y sin

retrasos.

Tabla 1. Funciones y responsabilidades del equipo auditor.


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completados con otras funciones con responsabilidades definidas ocon una finalidad de actuacin o participacin concreta. Estos otros

participantes son:

Expertos tcnicos

Personas con experiencias y conocimientos especficos en lasactividades auditadas, incluidos en el equipos auditor parareforzar y aconsejar en temas tcnicos que se encuentran msall del conocimiento o capacidad normal que deben poseer losmiembros del equipo auditor.

Los expertos tcnicos suelen evaluar el grado en qu las

disposiciones establecidas por la organizacin para elaseguramiento y control de los procesos de produccin yservicio son tcnica y tecnolgicamente adecuadas y si lasexplicaciones de alto contenido tcnico que el auditado expreseposeen fundamento cientfico o tcnico. Si el experto tcnicoconsidera adecuadas estas disposiciones, el equipo auditorevala la extensin en la que estas disposiciones se respetan ycumplen.

Especial importancia para la participacin de expertos tcnicostienen, por ejemplo, las actividades auditadas donde lareglamentacin que aplica a los productos o servicios es muyprofusa, compleja o presenta claros problemas tcnicos deaplicacin a nivel nacional e internacional.

En definitiva, el experto tcnico asesorar al equipo auditor enaquellos temas tcnicos que se encuentren ms all delconocimiento o capacidad normal requeridos a los auditores quelo componen.

Auditores en prcticas

Como se expres en lecciones anteriores, los auditores debenacreditar una experiencia definida en la realizacin de procesoscompletos de auditora.

La direccin del programa de auditora puede utilizar lasauditoras programadas para completar los procesos deadiestramiento y cualificacin de auditores, incluyendoauditores en prcticas como parte del equipo auditor.

Estos auditores estarn bajo la supervisin directa de unauditor miembro del equipo auditor durante todo el proceso,

siendo, en general, responsabilidad del auditor lder, qu tendr


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la visin completa del proceso, verificar el grado de aprendizajeo adiestramiento de estos auditores.

En resumen, la direccin del programa de auditoras puedeutilizar stas para adiestrar y cualificar a sus auditores.

Observadores

Los observadores son personas participantes en el procesos deauditora, principalmente en la fase de ejecucin de la auditora,con finalidades diferentes a la de cualificarse como auditores.

Entre estas finalidades se tiene por ejemplo a los

representantes de la direccin del programa de auditoras queestn llevando a cabo una supervisin del proceso de auditoracomo medio de evaluar el grado de adecuacin ymantenimiento de la cualificacin del equipo auditor.

Asimismo, el auditado puede requerir al auditor lder laparticipacin de algn personal de su organizacin comoobservador dentro del proceso de auditora para, por ejemplo,tener una visin completa del proceso de auditora al que sevan a ver sometidos o por ejemplo para aprovechar quedeterminadas funciones puedan recorrer todos los procesos de

su organizacin a efectos de anlisis, formacin o conocimiento.Estos observadores no deben confundirse con losrepresentantes de la organizacin auditada que deben actuarcomo auditados durante todo el proceso.

Es muy importante que la participacin de observadores quedeacordada especficamente antes de la ejecucin de la auditora.

Asimismo, conviene recalcar que el personal observador notendr ninguna funcin o responsabilidad asignada dentro de loque es el proceso de auditora y, bajo ningn concepto,deberan participar o incluir entre la interaccin entre el equipoauditor y el personal auditado.

Intrpretes

Finalmente, se analiz al referirse al perfil auditor laimportancia de que el auditor se exprese de forma adecuadapor escrito y oralmente en el idioma de la auditora.

Sin embargo, en auditoras en otros pases, aunque el idiomaacordado de la auditora sea por ejemplo, el ingls, elconocimiento de este idioma por parte del personal auditadoser heterogneo a lo largo de la estructura organizativa


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existiendo gran probabilidad de que los niveles bajos no utiliceno comprendan adecuadamente el idioma.

Esto puede aconsejar la introduccin de intrpretes con el fin deasegurar el objeto de la auditora y evitar problemas insalvablesuna vez que la auditora ha comenzado.

El auditor lder es responsable del funcionamiento y actuacindel equipo auditor y va a ser su representante ante el cliente dela auditora y ante la direccin de la organizacin auditada.

Los requisitos de relacin entre las distintas partes varan tantoen funcin del tipo de auditora (interna o externa) como por elnmero de componentes del propio equipo auditor.

As, cuando la auditora es interna el cliente de la auditora y elauditado coinciden (pertenecen a la misma organizacin), loscanales de comunicacin estn establecidos y diferenciadostanto para la direccin de la organizacin como para las reasauditadas. Estos canales quedan ms formalmente establecidoscuando, aunque sea una auditora interna, el equipo auditorest compuesto por personal externo a la organizacin queencarga la auditora y es auditada.

En cualquier caso, el auditor lder mantendr los contactos

pertinentes con la funcin de la organizacin con laresponsabilidad de gestionar el programa de auditoras,acordar y solucionar cuantos problemas se produzcan con losresponsables de las reas auditadas e informar a su direccinsobre las conclusiones de la auditora.

Como idea central, podra resumirse que el auditor lder es elrepresentante del equipo auditor en cualquier comunicacin conel cliente de la auditora y con los representantes de laorganizacin auditada.

Los procedimientos sobre auditora interna establecen todos loscanales de comunicacin entre las distintas partes de la organizacindurante el proceso de auditora.

En la auditora externa, el cliente de la auditora y el auditado nocoinciden. Por su parte, el equipo auditor puede pertenecer a laorganizacin del cliente de auditora o ser externo a l por lo que loscanales de comunicacin son mucho ms formales y losprocedimientos acordados para la gestin del programa de auditorasy la realizacin de la auditora establecen los puntos de comunicacin

y aprobacin adecuados, siendo igualmente responsabilidad del


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auditor lder mantener las comunicaciones formales del equipoauditor con el resto de partes implicadas.

Las comunicaciones formales, el contenido de la informacin asuministrar y el momento en el que debe estar preparada sonaspectos esenciales durante todo el proceso de auditora y tiene unaimportancia fundamental en el adecuado desarrollo del proceso deauditora. Estos puntos de comunicacin entre el equipo auditor y elresto de partes implicadas deben ser perfectamente conocidos por elauditor lder, debiendo gestionar todo el proceso de auditora paraasegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos.

5.4.1. Seleccin de auditores. El perfil del auditor: competenciatcnica (apdo. 6.2.4. de la norma UNE-EN-ISO 19011:2002)

Todo programa de auditora debe tener establecidos los requisitospara asegurar la competencia de los auditores de los sistemas degestin.

La competencia del auditor queda fijada en funcin de unosrequisitos mnimos establecidos en relacin con la educacin yformacin recibida, la experiencia que se posee y las habilidadespersonales que se han desarrollado.

Toda organizacin que gestione un programa de auditoras debeestablecer estos requisitos mnimos de competencia para asegurarque las auditoras se realizan de una manera eficaz y uniforme.

En resumen, las reas de competencia se podran agrupar en dosgrandes bloques:

Conocimiento.

Personalidad o habilidades personales.

El proceso de asegurar la competencia global del equipoauditor debera incluir los siguientes pasos:

La identificacin de conocimientos y habilidades necesariaspara alcanzar los objetivos de la auditora,

La seleccin de los miembros del equipo auditor de tal

manera que todo el conocimiento y las habilidadesnecesarios estn presentes en el equipo auditor.


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5.4.2. Educacin

Como educacin debe entenderse el ciclo formativo reglado al quese ha sometido la persona y que estructura de forma general susconocimientos generales y sus aptitudes profesionales. Los requisitosmnimos relativos a la educacin deben asegurar que el auditor escapaz de leer y escribir de forma fluida y de expresar las ideas conclaridad.

De este modo, las Normas internacionales que fijan lasrecomendaciones para la cualificacin de los auditores establecen queel auditor debe haber superado el ciclo de educacin secundaria, esdecir, aquella parte del sistema de educacin nacional que sigue a lafase de enseanza primaria o elemental y que precede a la quepermite obtener un ttulo de enseanza superior. Por tanto, el nivelde COU o similar puede ser suficiente.

5.4.3. Formacin

De forma complementaria al ciclo educativo, todo auditor debehaber recibido formacin especfica en las reas de conocimientorequeridas para efectuar y gestionar las auditoras.

De forma genrica, se podra establece que se debe poseerformacin especfica en:

Normas respecto de las cuales puedan realizarse las auditorasde los sistemas de gestin de la calidad, ambiental, prevencinde riesgos laborales, etc.

Tcnicas de evaluacin de pruebas, de entrevistas, deapreciaciones y de informes.

Otras tcnicas requeridas para gestionar una auditora tales

como planificacin, organizacin, comunicacin y conduccin.

Por expresarlo de otro modo, se puede establecer que el auditordebe haber recibido formacin para su conocimiento y comprensinen la materia especfica objeto de evaluacin (ej.: calidad o medioambiente), de forma general y en auditoras de modo particular.


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Formacin en la materia especfica objeto de evaluacin

Es especialmente importante que el auditor haya sido sometido aprocesos formativos sobre las Normas de referencia yespecificaciones con las que realizar las auditoras. Debe tenerse encuenta que muchos de los problemas de las auditoras se encuentranla disparidad de criterios con los que se interpretan los requisitos deuna Norma. Es algunos casos, se produce una diferencia entre laintencin del requisito de la Norma y la interpretacin de la Norma.

De este modo, que el auditor se haya sometido a un slido procesoformativo entorno a la Norma de referencia minimiza estos problemasy da mayor uniformidad a los procesos de auditora.

Formacin en auditoras

El auditor debe comprender y haber adquirido habilidades para larecoleccin de datos, la evaluacin de los mismos y su estructuraciny sntesis para informar.

La recogida de datos comprende los mtodos de entrevista,examen e investigacin. La habilidad para formular preguntas yanalizar las respuestas es fundamental para asegurar la competencia

del auditor. Asimismo, la capacidad de examinar documentos,archivos, equipos o repuestos y productos complementa su capacidadpara investigar e interaccionar con el personal auditado.

La obtencin de informacin debe ir acompaada de una capacidadde anlisis que permita al auditor determinar que reas necesitan unaexploracin ms profunda o, por el contrario, pueden ser aceptadasrpidamente.

Finalmente, otra habilidad auditora exigida es la de informar. Losauditores, especialmente los que deseen calificarse como auditores

jefe, deben tener gran capacidad de sintetizar los hallazgos deauditora y establecer conclusiones adecuadamente estructuradas yreflejadas en un informe de auditora completo, veraz y fcilmentecompresible por todas las partes implicadas en el proceso.

En este sentido, la Norma ISO 19011 requiere, para los auditoresde certificacin o similares en auditoras


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Formacin especfica

El auditor debe tener alguna formacin en las tcnicas y disciplinasdel campo de operaciones cubiertas por las auditoras.

La calificacin en las tcnicas especficas de los sectores donde sedesarrollan las auditoras no implica que el auditor deba ser expertoen las mismas.

Lo que se requiere es un grado razonable de conocimiento quepermita que los auditores comprender las operaciones y procesos queest examinando. Este conocimiento le debe permitir discernir quparmetros del proceso o caractersticas de los productos son crticas

en ese sector de actividad as como conocer la jerga o terminologaespecfica utilizada en el sector, incluidos los aspectos legislativos(leyes, reales decretos,).

Esta formacin tcnica no tiene por qu haber sido reciba siguiendoprocesos de formacin establecidos. Para determinarla es necesariocomprobar el grado de experiencia del auditor en los distintossectores productivos.

En funcin del tipo de auditora a desarrollar, el proceso deseleccin y constitucin del equipo auditor puede requerir laincorporacin de un experto tcnico, entendido como una personacon experiencia y conocimientos especficos con respecto a la materiaque se vaya a auditar.

Esto es especialmente aconsejable cuando se van a auditaraspectos tcnicos especialmente concretos o si durante la auditora sepresenta algn aspecto especialmente tcnico o conflictivo.

El experto tcnico debe ser considerado un asesor del equipoauditor y no un auditor en si mismo. El auditor jefe debera evaluarobjetivamente las aportaciones del experto tcnico evitando cualquieropinin que pueda ir ms all de lo que es el mbito de la auditora.

Dentro de la formacin especfica conviene resaltar el dominio deotros idiomas. Como se analiz en el captulo anterior, el plan deauditora debe fijar el idioma dentro de cual se desarrollar laauditora. Toda vez que el auditor debe poder leer y escribir conpropiedad y expresar ideas y conceptos de forma clara, se debernestablecer los niveles de dominio de otros idiomas para asegurar estenivel de competencia.


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5.4.4. Experiencia

Los requisitos de conocimientos no se centran nicamente en laeducacin recibida y los procesos formativos que han sido superados.La experiencia del auditor es un factor importante y primordial entodo proceso de calificacin.

Las Normas ISO 19011 establecen dos niveles de requisitos enrelacin con la experiencia.

Experiencia laboral

El candidato a auditor debe poseer 5 aos de experiencia laboralcon plena dedicacin sin contar los procesos formativos a los quehaya sido sometido.

Dentro de estos cinco aos, al menos dos, deben haber sidodesarrollados en actividades relacionadas con la gestin, por ejemplodesarrollando actividades dentro de un departamento de calidad,laboratorio, inspeccin, etc.

Experiencia en auditoras

Asimismo, se exige que el auditor haya adquirido experiencia enprocesos de auditora completos. En relacin con esta experiencia sefijan unos requisitos mnimos:

Participacin en al menos cuatro auditoras con un total de almenos 20 das de experiencia en auditoras como auditor enformacin con un auditor competente como lder.

La experiencia en auditoras debera realizarse dentro de los 3ltimos aos consecutivos.

De este modo, el auditor en prcticas o proceso de cualificacinparticipa como miembro del equipo auditor pero trabajando y siendosupervisado por un auditor cualificado. En particular su actuacin serguiada por el auditor jefe.

De este modo, personas que no posean la experiencia suficiente enauditoras pueden adquirirla y cualificarse como auditores de unmodo coherente y uniforme.


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Asimismo, conviene resaltar que estos requisitos son aplicados yexigidos principalmente en la realizacin de auditoras externas,

concretamente en las auditoras de certificacin.En el caso de auditoras internas, si bien es muy aconsejable

cumplir estos requisitos, lo normal es verlos suavizados. Por ejemplo,un ao de experiencia en la empresa y participacin en dos auditorasinternas completas supervisado por un auditor interno cualificado.

Finalmente, queda reflejar algunas consideraciones sobre lacualificacin como auditor jefe. Con lo expresado hasta el momento,un candidato puede obtener la cualificacin como auditor. Cabepreguntarse, entonces, cundo se obtiene la cualificacin como

auditor jefe.En este sentido, las recomendaciones de las normas ISO son muy

simples. La direccin del programa de auditoras seleccionar losauditores jefe de entre los auditores cualificados teniendo en cuentalas siguientes consideraciones:

Poseer los requisitos de auditor expresados anteriormente.

Los candidatos deben haber realizado al menos tres auditorascompletas con un total de al menos 15 das de experiencia

actuando como auditores jefe bajo la supervisin de otroauditor jefe.

Las auditoras deberan realizarse dentro de los 2 ltimos aosconsecutivos.

5.4.5. El proceso de designacin del equipo auditor (apdo. 6.2.1. dela norma UNE-EN-ISO 19011:2002).

Dentro del proceso de gestin del programa de auditoras, como seanaliz en la leccin anterior, cada auditora programada requiere deuna planificacin.

De este modo, cada auditora requiere de la designacin del equipoauditor idneo parar el fin perseguido.

Aqullos a los que se ha asignado la responsabilidad de

gestionar el programa de auditora debera designar un lder delequipo auditor para cada auditora especfica.


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Cabe sealar que la designacin de auditores puede ser parte finaldel proceso de evaluacin analizado en el apartado anterior. Sin

embargo, lo normal es tener un conjunto de auditores evaluados yaprobados (calificados) que son designados especficamente cada vezque son requeridos sus servicios para una auditora concreta.

La designacin de auditores corresponde a la direccin delprograma de auditoras aunque es frecuente la participacin delauditor jefe en la designacin del resto del equipo de auditora.

A la hora de designar el equipo auditor para cada misin concreta,la direccin del programa de auditoras debera tomar enconsideracin factores tales como:

El tipo de norma del sistema de gestin respecto a la cual se vaa efectuar la auditora.

La necesidad de cualificacin o experiencia tcnica en unadisciplina en concreto.

El tamao adecuado del equipo auditor.

La necesidad de aptitud para la gestin del equipo.

La capacidad para emplear eficazmente las aptitudes de los

diferentes miembros del equipo auditor. Las aptitudes personales necesarias para tratar con un auditor

determinado.

Las competencias lingsticas requeridas.

La ausencia de todo conflicto de inters, real o percibido.

En general, debe tenerse en cuenta que el equipo auditor debecontener todos los requisitos de competencia necesarios paradesarrollar la auditora, lo cual no implica necesariamente que cada

uno de los miembros deba cumplir los mismos requisitos decompetencia.

A modo de ejemplo, ISO 17021 (entidades de certificacin desistema de gestin) exige para la designacin de auditores que elequipo:

Este familiarizado con los requisitos legales aplicables, as comocon los procedimientos y requisitos de certificacin.

Conozca a fondo los mtodos y procedimiento de auditora

aplicables.


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Poseer los conocimientos tcnicos adecuados de las actividadesespecficas para las que se solicita la certificacin, y cuando

proceda los procedimientos asociados y sus posibles fallos (losexpertos tcnicos que no son auditores pueden desempearesta funcin).

Poseer un grado de conocimiento suficiente como para realizaruna auditora fiable de la competencia del suministrador parasuministrar los productos, procesos o servicios incluidos en elalcance de su certificacin.

Ser capaz de comunicarse eficazmente, tanto por escrito comoverbalmente, en los idiomas requeridos.

No tener ningn inters que pudiera hacer que los miembrosdel equipo actuarn de manera parcial o discriminatoria.

Todos estos aspectos, lgicamente, se encuentran bastantesimplificados en la gestin de programas de auditoras internas.

5.5. Estudio de la documentacin y reuniones de preparacinde la auditora (apdo. 6.5.1. de la norma UNE-EN-ISO19011:2002).

Como se ha expresado en el apartado anterior, conviene, antes deajustar el calendario de la auditora, realizar un anlisis de lainformacin disponible y necesaria y mantener aquellas reuniones depreparacin que se consideren necesarias entre los miembros delequipo auditor. De hecho, no podr ajustarse exactamente el plan deauditora hasta que estas acciones hayan sido realizadas.

Bajo la direccin del auditor jefe, todos los auditores debencomprender exactamente el objeto y alcance de la auditora.

Seguidamente, los auditores deben familiarizarse con los procesosque definen el sistema de gestin a auditar. Esta familiarizacin serealiza a travs del estudio de la documentacin aportada por el

Antes de las actividades de auditora in situ, la documentacindel auditado debera de ser revisada para determinar laconformidad con el sistema, segn la documentacin, con loscriterios de auditora. La documentacin puede incluir documentosy registros pertinentes del sistema de gestin e informes deauditoras previas.


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auditado. En general, la documentacin est compuesta de manual yprocedimientos generales.

Conviene resaltar que el estudio de esta documentacin puede sernecesario que sea realizada en las instalaciones del auditado (cuandoas sea acordado) debido principalmente a la poltica de laorganizacin auditada de no permitir la distribucin externa deningn documento del sistema de gestin.

El equipo auditor debe comprender y familiarizarse con el tamao,clase y distribucin de las reas que van a ser auditadas, comprenderlos procesos de negocio, as como la estructura directiva y jerrquicadel la organizacin auditada.

En el anlisis de esta informacin, el equipo auditor debecomprobar que documentalmente el sistema de gestin contempla,por lo menos a nivel general, todos los aspectos necesarios yrequeridos por las normas y documentos que constituyen el criteriode auditora.

De existir desviaciones documentales graves, el auditor desistemas de gestin lo debera poner en conocimiento del cliente deauditora quien tomar las acciones apropiadas antes de continuarcon el proceso auditor. De forma general, si las desviacionesdetectadas no se consideran importantes, el auditor jefe sueleinformar al representante del auditado para que stas seansolucionadas antes de la ejecucin de la auditora.

En condiciones normales, analizada y comprendida la informacinpor el equipo auditor, el auditor jefe debe adjudicar las tareasconcretas de auditora y decidir en qu reas y cuando debernoperar los auditores, completando as el calendario y horarios de laauditora.

Para estas actividades conviene mantener las reuniones que seconsideren necesarias entre los miembros del equipo auditor. Estas

reuniones servirn para solucionar cualquier duda que se suscitedentro del equipo auditor y para comprobar que se dispone de todoslos documentos de trabajo necesarios para el desarrollo de laauditora (cuestionarios de auditora o check-list, impresos dedesviacin o de no conformidad, procedimientos de auditoraaplicables, documentacin que fija el criterio de auditora, etc.).

Dentro del estudio de la documentacin, el equipo auditor debeprestar especial inters al anlisis de la informacin existente de lasauditoras interiores (lgicamente si existe). Debe tenerse en cuentaque en muchos programas de auditora, el equipo auditor tiene, entre

otras misiones, verificar que el auditor ha aplicado adecuadamente


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las acciones correctivas eficaces para solucionar las desviaciones o noconformidades detectadas. Esto es especialmente importante tanto

en programas de auditora interna como en programas de auditoraexterna.

Del anlisis de la informacin y la opinin de los miembros delequipo auditor, el auditor jefe puede decidir estrategias concretas deinvestigacin o puntos de especial inters (aspectos crticos de losprocesos, aspectos sujetos a reglamentacin, etc.).

En general, al preparar la auditora se pueden combinar dosestrategias definidas:

La auditora horizontal: un auditor auditar uno o variosrequisitos del sistema de gestin en todas las reas odepartamentos.

La auditora vertical: un auditor audita todos los requisitos delsistema de gestin en una o varias reas o departamento.

El auditor jefe debe tener en cuenta que conviene conjugar las dosestrategias adecuadamente. En especial, se recomienda unaorientacin a procesos en reparto de responsabilidades de anlisis,

distribuyendo al equipo auditor de modo que cada uno de ellos tenga,siempre que sea posible, la responsabilidad de analizar todos losrequisitos aplicables a un proceso, especialmente las operaciones deproduccin y prestacin del servicio.

Como se ha comentado anteriormente, en el anlisis de ladocumentacin y para el establecimiento de la estrategia de auditorapuede ser necesario el asesoramiento de un experto tcnico.

En definitiva, fijada la estrategia de auditora, quedardefinitivamente cerrado el calendario y horario de auditora.

Finalmente, el auditor jefe debe tener en cuenta todos los aspectoslogsticos de la auditora puesto que es responsable de realizar todaslas gestiones relativas a:

Transporte y desplazamiento del equipo auditor.

Alojamiento.

Solicitud de pases de seguridad o acceso a reas restringidas.

Necesidad de ropa especial y equipos de proteccin.


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VI. EJECUCIN DE LA AUDITORA. REALIZACIN DELA AUDITORA IN SITU.

Durante la fase de ejecucin de la auditora se pone en marcha eltrabajo de campo propiamente dicho. Este trabajo de campo va aconsistir en la recogida de evidencias y pruebas para analizar laeficacia del sistema de gestin de la prevencin de la empresaauditada. A continuacin se describen los pasos y las caractersticasque pueden aplicarse a esta fase.

6.1. Reunin inicial.

6.1.1. Objeto de la reunin inicial (apdo. 6.3. de la norma UNE-EN-ISO 19011:2002).

Como primera actividad de la ejecucin de la auditora se sita la

reunin inicial o reunin de apertura de la auditora.Comienza ahora lo que se podra denominar la auditora in situ o

ejecucin de la auditora conforme al plan de auditora definido. As,el calendario de la auditora suele identificar como punto de partidauna reunin formal y prefijada con el auditado.

La reunin inicial tiene unos objetivos claros con una finalidademinentemente preventiva: identificar y evitar problemas que puedanproducirse durante el transcurso de la auditora.

Concretamente, los objetivos de la reunin inicial son:

Presentacin del equipo auditor a la direccin del auditado.

Presentacin al equipo auditor del personal que representantedel auditado por parte de la direccin del auditado. Estapresentacin puede ir, en algunos casos, acompaada de unapresentacin formal y breve sobre la estructura organizativa ylas instalaciones por las que discurrir la auditora. Enauditoras con tiempo suficiente esta presentacin quedacompletada, al acabar la reunin inicial, con un breve recorrido

Se debera realizar una reunin de apertura con la direccin delauditado o, o cuando sea apropiado con aquellos responsablespara las funciones o procesos que se van a auditar.


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por las unidades tcnicas que van a ser auditadas(especialmente si no ha habido pre-auditora).

Repaso con el auditado del objeto y alcance de la auditora paraasegurarse que no existen reas dudosas o conflictivas querequieran solucin antes del comienzo de la auditora.Aclaracin de la norma de referencia a emplear.

Establecer y definir las lneas de comunicacin entre el equipoauditor y el auditado a lo largo de la auditora.

Revisar el plan de auditora, solucionando cualquier duda que elauditado pueda tener en relacin con el contenido del plan deauditora. Especialmente se revisar el calendario, los horarios

y los medios necesarios (instalaciones y recursos) paraconfirmar que no existe ningn problema logstico de ltimahora que pueda repercutir en el normal desarrollo de laauditora.

Recalcar los requisitos de confidencialidad de la informacinestablecidos.

Presentacin resumida de los mtodos y procedimientos que sevan a utilizar durante la auditora.

Confirmacin con la direccin del auditado de la fecha y hora

para la reunin final de auditora o de cualquier otra reuninintermedia que se haya programado.

A continuacin se proceder a la ejecucin siguiendo laplanificacin anteriormente acordada entre las partes.

6.2. Recogida de evidencias (apdo. 6.5.4. de la norma UNE-EN-ISO 19011:2002).

Durante la auditora, debera recopilarse mediante un muestreoapropiado y verificarse, la informacin pertinente para los objetivos,el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la informacinrelacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades yprocesos. Solo la informacin que es verificable puede constituirevidencia de la auditora. La evidencia de la auditora debera serregistrada.


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La ejecucin de la auditora, tiene como elemento esencial, larecogida de evidencias que permitan al auditor formarse una opinin

objetiva sobre la eficacia del sistema.El auditor nunca debe formular una opinin que no este

fundamentada sobre evidencias objetivas, sean del tipo que sean(documental, inspeccin ocular, testimonial, etc.)

Debe obtenerse evidencia suficiente y adecuada, mediante larealizacin y evaluacin de las pruebas de auditora que seconsideren necesarias, con el objeto de obtener una base de juiciorazonable sobre los datos contenidos en el sistema de prevencin quese examina, y poder expresar una opinin respecto del mismo.

Las evidencias pueden referirse a los elementos del sistema y a lacapacidad del mismo, en relacin con su comportamiento en materiade seguridad y salud. Es conveniente tomar nota de los indicios de noconformidad y, si parecen importantes, investigarlos, aunque noestn incluidos en las listas de verificacin. Es conveniente contrastarla informacin obtenida en el transcurso de entrevistas, coninformaciones similares obtenidas por otras fuentes independientes,tales como la observacin fsica, las mediciones y los registros.

Durante la auditora el auditor jefe puede introducir, con laaprobacin del cliente y, en su caso, el acuerdo del auditado, cambiosen las tareas de los auditores y en el plan de auditora, si esnecesario para asegurar la optima consecucin de los objetivos de laauditora.

Si los objetivos iniciales de la auditora no parecen alcanzables, esconveniente que el auditor jefe comunique las razones al cliente y alauditado lo antes posible, exponiendo claramente las limitacionesencontradas.

Aunque la informacin pueda obtenerse mediante observacinfsica y por medio de mediciones, se da la circunstancia de que

muchas de las medidas fundamentales relativas al comportamientoen materia de seguridad

teoria audit mod1 t4

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