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Certicámara.Validez y seguridad jurídica electrónica

TENDENCIAS CERO PAPELCumplimiento de la política de Eficiencia Administrativa

Correo electrónico certificado - CertiMail

Correo electrónico certificado- CertiMail

El Correo electrónico Certificado es el equivalente funcional al correocertificado físico según lo establecido por la normatividad Colombianacontando con la misma validez jurídica y probatoria, este brinda las mismascualidades y características pero en medios electrónicos entregando lasiguiente evidencia:

Prueba de envío y entregaPrueba del contenidoSello de hora oficialEvidencia AdmisibleEquivalencia Funcional


El tiempo de implementación del servicio es de 8 horas hábiles, en donde secapacita al usuario final, se entrega manuales de uso, instalación y configuracióndel servicio.

Para el uso del servicio se tienen 3 formas de integración:

Plug-in: Botón que se instala en el Outlook Plataforma web: Acceso al portal web del servicio Uso de sufijo: extensión de texto que se agrega al finalizar la dirección del

remitente ej. [email protected]


El servicio de notificación electrónica en la actualidad es usado en diferentesáreas funcionales del sector público y privado:

Ej. Gestión documental, jurídica, financiera, servicio al cliente.

Los documentos enviados a través del servicio de correo electrónicocertificado son:

Notificaciones a procesos Envíos de actos administrativos Envío de contratos Respuesta a tutelas Respuesta a PQR Memorandos internos

En los últimos años el uso de correo electrónico certificado en Colombia ha tenidouna participación muy importante en las entidades públicas permitiendo laoptimización de recursos y eficiencia en diferentes procesos.

Casos de Éxito: Supersolidaria, Supervigilancia, Supersalud, Cámara de Comercio deBogotá.


Al realizar la implementación del servicio de correo electrónico certificado seobtienen diferentes beneficios como lo son:

Item % AhorroUrbano Nacional

4.900$ 7.200$Urbano Nacional2 Días 7 Días

Urbano Nacional3 Días 10 Días

Otros (Impresora, Fax,toner, escáner, etc.) 100%

Correo Físico Electrónico

1.600$Valor del envío 73%

1 Minutos máximoTiempos de entrega al

usuario 99.9%

Siempre se usa No se usan

Tiempos de entrega deevidencia 2 Horas Máximo 96%

Ahorro de Papel Siempre se imprime No hay impresos 100%


CertiMail.

Centro de procesamientosde CertiMail

Acuse de envió

Acuse de recibo

Correo electrónicoCertificado

Correo electrónicoCertificado

1

2 3

4


Fecha: A mas tardar transcurrido Doce (12) meses siguientes a la publicación de laDirectiva (3 de abril de 2013)

Actividad: Implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondenciaentre las entidades por medios electrónicos

Responsables: Entidades

Detalle de la actividad: Atendiendo a los lineamientos definidos por la Estrategia deGobierno en Línea del Ministerio de Tecnología de la Información y las Comunicaciones yel Archivo General de la Nación.


Fecha: 20 días contados a partir de la expedición de la directiva (4 de mayo de 2012)

Actividad: Formular un plan de eficiencia administrativa, Tramites externos, Enviar el planmediante correo electrónicos a la Alta consejería para el buen gobierno y la eficienciaadministrativa.

Responsables: Entidades

Detalle de la actividad: Incluir la selección de tramites internos, procesos oprocedimientos críticos en la entidad, y el establecimiento de acciones de mejora, concronogramas, metas e indicadores, que permitan optimizar el uso de recursosmonetarios, físicos, humanos, entre otros. Este Plan, sin perjuicio de lo dispuesto por laley, podrás contemplar actividades como la optimización del proceso o procedimientoseleccionado eliminando pasos y ajustando los formatos con el fin de automatizar lasactividades y disminuir el volumen de la producción documental.


Dicho plan deberá indicar las actividades que permitan garantizar a sus usuarios elderecho de actuar antes las autoridades utilizando medios electrónicos, de conformidadcon lo previsto en la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el código de procedimientoadministrativo y de lo contencioso administrativo. El plan orientara las acciones para:Garantizar la recepción, el acuse de recibo y el envío de mensajes de datos en lasactuaciones administrativas a su cargo a través de la habilitación de casillas de correoelectrónico con el debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso.

* Avanzar en la producción de documentos públicos y actos administrativos por medioselectrónicos, asegurando la autenticidad, integridad y disponibilidad de los mismos, asícomo en la integración de expedientes electrónicos.

* Implementar los mecanismos de notificación electrónica al servicio de los usuarios queasí lo consientan.* Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electrónicas en las que semantengan a disposición de toda persona información completa y actualizada sobre,entre otras, normas relacionadas con su competencias, funcionadas de las dependencias,regulaciones, procedimientos, tramites y procedimientos a su cargo, horarios. El plandeberá establecer indicadores de impacto y resultado que evidencien los avances.

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