temario iiia02 001 técnicas comunicación escrita

8/17/2019 Temario IIIA02 001 Técnicas Comunicación Escrita

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IIIA02 Técnico Administrativo (Especializado)

Técnicas de Comunicación Escrita


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Técnicas de Comunicación Escrita IIIA02

Dirección de Organización y RRHH

Temario: IIIA02 Técnico Administrativo (Especializado) 2/87

ÍNDICE DEL DOCUMENTO ____________________________________

1. INTRODUCCIÓN.

A) LA ESCRITURA EN EL ÁMBITO EMPRESARIAL.

2. DIFERENCIAS ENTRE EL LENGUAJE ORAL Y ESCRITO.

3. EL TEXTO ESCRITO.A) ACTITUD ANTE EL TEXTO ESCRITO.

1. UN TEXTO QUE SE COMPRENDA.2. UN LENGUAJE SENCILLO.3. UNAS IDEAS CLARAS.

B) TÉCNICAS PARA EL DESARROLLO DE LAS IDEAS.

1. LA TORMENTA DE IDEAS.2. MAPA MENTAL.

C) ORGANIZACIÓN DE LAS IDEAS.

D) ORGANIZACIÓN DE LA ESCRITURA Y ORGANIZACIÓN DEL ESCRITO.

1. ORGANIZACIÓN DE LA ESCRITURA.2. ORGANIZACIÓN DEL ESCRITO.

E) EL INFORME.

1. CONSIDERACIONES PREVIAS.2. MODELO DE ESTRUCTURA DEL INFORME.

F) LA CARTA.

1. CONSIDERACIONES PREVIAS.2. CONVENCIONES GENERALES.3. LA CARTA PROFESIONAL.4. LA CARTA COMERCIAL.

G) COMUNICACIONES INTERNAS.

H) COMUNICADO DE PRENSA.

I) EL ACTA.

J) LA INSTANCIA.


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4. EL VOCABULARIO.

A) EL VOCABULARIO TÉCNICO.

B) LAS SIGLAS.

5. EL LENGUAJE EN NUESTRAS MANOS: NATURALIDAD, CORRECCIÓN Y“ASEO”.

A) CUANTO MÁS CORTO MÁS SENCILLO.

B) CUANTO MÁS SENCILLO MÁS CLARO.

C) CUANTO MÁS PRECISO MÁS EFICAZ.

6. UNA SOCIEDAD BIEN ORGANIZADA: LAS PALABRAS EN LA ORACIÓN.

A) LA CONCORDANCIA.

B) LA AMBIGÜEDAD.

C) EL USO DE LOS DICCIONARIOS.

7. ERRORES MÁS FRECUENTES EN ESPAÑOL.

A) EL VERBO.

B) EL PRONOMBRE.

C) EL ADJETIVO.

D) EL ADVERBIO.

E) EL SUSTANTIVO.

F) LAS MULETILLAS.

G) VOCES EXTRANJERAS.

8. LA IMAGEN CORPORATIVA.

A) EL LOGOTIPO.


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1. INTRODUCCIÓN ________________________________________

Hoy en día la escritura es patrimonio de todos, no solo de las clases

privilegiadas. Pero esto no significa que no siga teniendo asociada una idea de

prestigio, aunque con un enfoque distinto. Ya no se trata solo de saber escribir.

Ahora hay que saber escribir bien.

La vida moderna nos sumerge continuamente en situaciones en que tenemos

que enfrentarnos al reto de la escritura. Desde impresos que tenemos que

cumplimentar, hasta cartas personales y de empresa, informes, solicitudes,

currículos, declaraciones de hacienda…, y no digamos si nuestra profesión se

desempeña por medio de la escritura, todo nuestro entorno nos exige tener

conocimientos de redacción.

Escribir no es solo saber el abecedario o poder estampar la firma (y no la huella

dactilar) en un documento, sino ser capaz de expresar con claridad unas ideas

para que los demás las entiendan. En definitiva, ser capaz de comunicar.

A) LA ESCRITURA EN EL ÁMBITO EMPRESARIAL

Los tiempos en que la escritura era patrimonio de unos pocos privilegiados ya

han pasado. En una sociedad en la que lo importante es llegar al mayor

número posible de personas (desarrollo de los medios de comunicación:

prensa, Internet, técnicas publicitarias…), se hace imprescindible aprender acomunicar las ideas de manera adecuada.

Los textos oscuros, confusos o mal

ordenados impiden que la comunicación

llegue a todas las personas. El texto escrito

debe ser un instrumento de comunicación y

no un obstáculo.


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El movimiento en defensa de la inteligibilidad de los textos escritos comenzó enlos años sesenta y setenta en Estados Unidos. Las asociaciones de

consumidores fueron las primeras que lucharon por conseguir que los textos

escritos fueran de fácil acceso para todos los ciudadanos. Desde entonces

todos los organismos públicos y privados de importancia se han preocupado

por conseguir que sus textos sean claros y comprensibles, y fruto de este

empeño son distintos manuales de estilo.

La Comisión Europea, en concreto, está desarrollando una campaña con el

nombre Figth the Fog. Write Clearly, que tiene como objetivo que sus

documentos se redacten de manera sencilla y clara. Todos los grandes

periódicos tienen sus propios manuales de estilo, algunos de los cuales

trascienden el objetivo por el que fueron redactados al ser utilizados también

por particulares.

Las grandes empresas no han querido quedarse a la zaga. Se ha demostrado

que emplear un estilo claro y accesible es más rentable económicamente,

pues se ahorra tiempo en descifrar lo que se ha escrito, se eliminan muchas

interpretaciones erróneas y disminuye el papeleo. Una carta comercial bien

redactada puede ser más eficaz que una visita personalizada.


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2. DIFERENCIAS ENTRE EL LENGUAJE ORAL Y EL ESCRITO ____

El lenguaje oral y el escrito tienen diferencias muy marcadas.

ORAL ESCRITO

Para ser oído. Para ser visto (leído).

Comunicación efímera. No permaneceuna vez que se ha emitido.

Comunicación duradera. Se utiliza unsoporte (el papel, el ordenador, lapiedra…). El texto dura lo que dure elsoporte.

Comunicación espontánea. Aunquese puede rectificar por el camino, lodicho, dicho está.

Comunicación elaborada. Se puedeborrar lo que no nos gusta o no nosconvence sin que quede rastro de loanterior.

Se apoya en códigos no verbales:gestos de las manos, expresión de lacara (que transmite emociones:enfado, alegría, miedo…), etc.

También en códigos asociados a loverbal: tono y volumen de la voz,entonación, etc.

Se apoya en códigos visuales, porejemplo, en convencionestipográficas. Valen como ejemplo lastécnicas de los cómics, que agrandany destacan en negrita distintas partesdel texto para reflejar emociones:¿Qué veo? ¡Ay! ¡Horror! ¿Podréllegar a tiempo de salvarlos?

También se apoya en cuadros,dibujos, esquemas…


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ORAL ESCRITO

Dispone de métodos decontextualización. Puede señalar(con el dedo, con un gesto) aquello alo que se refiere: “Esa es mi casa”.

Necesita ayudarse de las fórmulaspropias del lenguaje para señalar elcontexto al que se refiere: Como yadijimos más arriba…/ Véase elapartado 2.1.1. / …por razones de lasque hablaremos más adelante…

Es interactivo. El que habla puede irreconduciendo su exposición según vaviendo las reacciones que provoca enel oyente.El que oye puede preguntar sobreaquellos sobrentendidos que nocomparta con el hablante para queeste se los aclare.

No es interactivo. El que escribedebe suponer de antemano cuálespueden ser las reacciones de su lector:si le surgirán preguntas, si le molestarálo que está leyendo, si conseguirápersuadirlo o provocará suaburrimiento.Los sobrentendidos no puedenaclararse.

Uso de variedades dialectales. Uso del lenguaje estándar (salvo entextos literarios que pretendanexpresamente recoger las variedadesdialectales).

Predominio de los códigoscoloquiales y familiares sobre losformales. Diariamente nosencontramos con más situaciones noformales que formales (ámbito de la

familia, de los amigos, de lasrelaciones laborales concompañeros…; frente a discursos,entrevistas de trabajo, presentacionesde personalidades, de un libro…).

Predominio de los códigosformales, relacionados con usospúblicos de la escritura: Manuales,guías, informes, memorandos, cartasde solicitud, quejas en un libro de

reclamaciones, el BOE…

Menos organizado. La idea pasadirectamente del cerebro a la boca, porlo que la estructura es menosordenada y más inmediata.

Más organizado. Cada tipo de textorequiere su propia estructura. A estaestructura más o menos fija sesuperpone la propia estructura quedecida aplicar el que escribe.


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ORAL ESCRITO

Menos presencia de la gramática.Cambios de tema, desorganización delos contenidos, saltos de un tema aotro…

Mayor presencia de la gramática.Signos de puntuación, ortografía, usoabundante de marcadores desubordinación (palabras gramaticales:conjunciones, adverbios…) y otrosenlaces, organización del texto máselaborada…

Mayor presencia de la repetición. Serepiten más a menudo las mismaspalabras, las mismas o parecidasfrases…

Menor presencia de la repetición. Seelimina la información ya introducida ose dice de otro modo: mediantesinónimos, distintos enfoques de lo yaexpuesto…

Uso de comodines lingüísticos. Seutilizan vocablos sencillos y consignificados muy amplios. Por ejemplo:

Desde sustantivos: “Acércame esacosa, chisme…”, “Vino un tipo, tío…”,“Hay una casa…”.

Hasta verbos: “hacer un informe, unaentrevista, un plato, una película…”.

Uso de vocabulario específico y másconcreto. Se acude a todas lasposibilidades de concreción que ofrece

la lengua. Por ejemplo:

Desde sustantivos: “Acércame esaregla, revista, silla…”, “Vino unavendedora, un fontanero, unpeatón…”, “Hay una lavandería, unatienda, una oficina…”.

Hasta verbos: “redactar un informe,concertar/pasar una entrevista, cocinar un plato, rodar una película…”.

Uso abundante de muletillaslingüísticas: o sea, y tal, pues, bueno,venga…

Ausencia de mulet il las. (No hay queconfundir las muletillas, con el usopropio de esas mismas palabras. Lasmuletillas suelen estar vacías designificado y ser innecesarias.Se utilizan para apoyar nuestrodiscurso y hacerlo más expresivo.)


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ORAL ESCRITO

Abundancia de anacolutos (ruptura dela unidad sintáctica, falta deconcordancia y coherencia gramatical)y frases incompletas.

Ausencia casi absoluta delanacoluto. Solo se puede utilizar si sehace de manera voluntaria con unobjetivo expresivo concreto (porejemplo, en obras literarias parareproducir un diálogo). Las elipsis sonpoco frecuentes.

En resumen, el que quiera dominar la escritura tiene que tener presentes estas

características propias del texto escrito. Deberá aprender cómo se organizan

las ideas, cómo se estructura un texto, conocer la gramática y su aplicación en

la lengua escrita (ortografía, sintaxis, vocabulario específico…). Y deberá

distinguir entre recursos del discurso hablado y recursos del texto escrito.

3. EL TEXTO ESCRITO

A) ACTITUD ANTE EL TEXTO ESCRITO

El primer paso para abordar la redacción de un texto

tiene que ver con la actitud que se adopte. En

muchas ocasiones se produce el “síndrome del terror

a la página en blanco”. Un primer acercamiento a latarea de escribir consiste en hacer una reflexión

previa.

Comentamos más arriba que la finalidad principal del texto escrito es la

comunicación. Escribir es ‘comunicar algo por escrito’. Y comunicar es ‘hacer

saber algo a alguien’. Entresaquemos, desglosadas, las ideas básicas:


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Escribir es:

hacer saber...

Hay una finalidad:

“¿para qué escribo?” “¿qué quiero conseguir?” “¿qué imagen quiero dar?” “¿qué reacción quiero suscitar?”

... algo...

Hay un contenido:

“¿qué quiero hacer saber?” “¿cuál es la manera más adecuada de presentarlo?” “¿qué tono será más apropiado?”

... a alguien.

Hay un destinatario:

“¿para quién o quiénes escribo?” “¿qué sé de las personas que van a leer mi escrito?” “¿qué saben ellas de lo que yo voy a escribir?”

Y podemos añadir: … Con unos determinados medios.

Hay unas circunstancias:

¿con qué recursos cuento?” “¿qué tipo de documento voy a redactar?” “¿qué estructura tendrá? “¿de cuántas partes se compondrá?” “¿qué longitud será la apropiada?”

Apliquemos esta serie de preguntas a un tema concreto. Como ejemplo valga

la situación siguiente: En el trabajo se disponía de una serie de aparcamientos

reservados a los empleados. Estos se han restringido para dar cabida a losvehículos de los más altos directivos de la empresa.


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El resultado podría ser el siguiente:

“Es un tema de Gerencia. Quizá lo más adecuado fuera escribir una carta al

gerente donde constara mi contrariedad y los perjuicios que la medida

ocasiona. Tardo mucho más tiempo en aparcar y a veces tengo que hacerlo

muy lejos. Creo que se podría conseguir que las plazas de aparcamiento se

dibujaran de nuevo, haciéndolas más estrechas y así cabrían más coches.

Seguro que no costaría tanto contratar a alguien para que las señalara de

nuevo. Así todos saldríamos ganando. Tengo que hablar con los conserjes. A

lo mejor ellos están interesados en ganarse un dinerillo extra. O conocen a

alguien.

Seguro que hay mucha más gente en la empresa que piensa lo mismo que yo.

Podría recoger firmas de los que estén de acuerdo conmigo. Aunque si incluyo

este dato, quizá me convenga más acudir directamente al Comité de Empresa

para que tome cartas en el asunto. La verdad es que la nueva presidenta del

Comité demostró firmeza con el tema de las dietas. Convendría que fuera

primero a consultarle si podríamos alegar derechos adquiridos. O si ha recibido

más quejas como la mía. Seguro que a los miembros del Comité les afecta

tanto como al resto de trabajadores. Si me los meto en el bote tendré las

espaldas cubiertas.

La carta tendría que ser clara y no demasiado larga. Una página o dos. No hayque pasarse en el tono, o se podría entender como una insubordinación. Lo

mejor sería destacar los perjuicios que origina, pero sin cargar las tintas

demasiado, y hacer mucho hincapié en que la solución de redefinir las plazas

de aparcamiento tiene ventajas para todos. No olvidar relacionarlo con un

mayor rendimiento de los medios de que disponemos. Y con poco gasto. Eso

siempre suena bien.”


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Este ejemplo ilustra cómo se pueden aplicar las preguntas anteriores a un tema

concreto. No se trata de escribir la carta “de una sentada”. Es un sistema para

descubrir los puntos básicos que funcionarán como motores de nuestro escrito.

No hay que confundir este primer paso con un esquema de redacción del

escrito definitivo. Se trata solo de poner orden en una serie de ideas vagas

que pueden sernos de interés. Podemos, por tanto, utilizar nuestras propias

palabras sin pararnos a pensar si serán adecuadas después (dinerillo, las

espaldas bien cubiertas, meter en el bote) y no hay que dar excesiva

importancia al orden de ideas.

Plasmar en un papel las distintas respuestas a las preguntas arriba planteadas

nos ofrece un primer acercamiento a la redacción de un texto.

1. UN TEXTO QUE SE COMPRENDA

Un texto será más accesible cuanto más fácilmente pueda leerse, entenderse y

memorizarse. Podemos afirmar, en líneas generales y como punto de partida,

que un texto se entiende mejor que otro cuando reúne las siguientes

condiciones:

Palabras cortas y sencil las. Frases cor tas. Estructuras sintácticas sencillas (con pocas

oraciones subordinadas e incisos). Vocabulario concreto (frente al vocabularioabstracto).

Veamos a continuación la aplicación de estas 4 reglas en dos textos. El primero

corresponde a un texto especializado (una enciclopedia), y el segundo, a uno

de divulgación. El tema que tratan es el mismo: la homeopatía.


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Texto especializado Texto de divu lgación

La homeopatía es un método terapéutico que

se basa en: primero, la ley de la similitud, que

utiliza la analogía existente entre los síntomas

experimentados por el enfermo

(individualización del enfermo) y los signos

patológicos que aparecen en el hombre sano y

sensible al que se le ha administrado una

sustancia medicamentosa potencialmente

activa (individualización del remedio);

segundo, la noción de infinitesimal, que

conduce a la utilización de remedios diluidos

para, por una parte, afinar sus efectos,

particularmente en el ámbito síquico y, por

otra, para evitar las agravaciones

medicamentosas; tercero, una concepción

global, somato síquica, del hombre y de sus

enfermedades, teniendo en cuenta su bagaje

hereditario y adquirido, así como el medio en

el que vive.

La homeopatía es un método terapéutico que

aplica en la práctica médica el fenómeno de

similitud: Sustancias susceptibles de provocar

en un individuo con buena salud síntomas,

pueden curar esos mismos síntomas en una

persona enferma. La idea de una posibilidad

terapéutica mediante lo semejante se remonta

a la escuela de Hipócrates, que había

mencionado ya cinco siglos antes de nuestra

era que: “Las mismas cosas que han

provocado un mal lo curan”. Fue un médico

alemán, Samuel Hahneman quien, hace

doscientos años, se propuso verificar

experimentalmente ese fenómeno y extraer de

ello enseñanzas prácticas en el plano

terapéutico.

1 oración. 18 palabras de 5 sílabas o más. Uso de vocabulario específico [en

cursiva]. Abundancia de marcadores

sintácticos (palabras gramaticales)complejos [subrayados].

5 oraciones completas. 6 palabras de 5 sílabas o más. Ausencia de vocabulario específico

(solo habla de “la ley de lasimilitud”).

Frases cortas y con marcadoressintácticos sencillos.

El texto de la derecha se “entiende” mucho mejor que el de la izquierda,aunque aún no tenemos todas las claves que nos expliquen por qué un texto

resulta más claro que otro. La reducción de un texto a simples matemáticas

solo nos ofrece pistas que ilustran lo que tratamos de demostrar, pero se puede

abordar la cuestión desde otros puntos de vista.


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2. UN LENGUAJE SENCILLO

Un estilo sencillo se opone a un estilo rebuscado, oscuro o artificial. Solo en lalengua literaria puede ser una opción la complejidad expresiva. Incluso en ese

ámbito, muchos son los escritores que han destacado por utilizar un lenguaje

claro y sencillo. En el Quijote, Maese Pedro recomienda a su discípulo que no

se lance a añadir “florituras” a lo que expone: Llaneza, muchacho, no te

encumbres, que toda afectación es mala. (Quijote II, XXVI). En cualquier caso,

no hay que olvidar que el objetivo principal del texto escrito es la comunicación,

por lo que parece lógico emplear un estilo sencillo y directo.

El estilo sencillo cumple estos requisitos:

1. Se entiende desde la primera vez que se lee. No es necesario

volver a leer el texto para comprender su contenido.

2. Hay una organización del contenido en donde se destaca la

información principal, y donde las ideas aparecen ordenadas y

estructuradas.

3. Las estructuras sintácticas empleadas no son demasiado

complejas.

4. El lenguaje utilizado se adapta al contenido de lo que se escribe y

a su destinatario. No es lo mismo escribir sobre relaciones

personales en una revista para un público general, que un artículo

técnico psicológico o social. Tampoco es lo mismo explicar a los

niños qué es el sistema solar, que redactar un estudio para una

revista especializada de Astrofísica, cuyos lectores serán, pues,

personas especializadas.

5. El texto está adecuadamente contextualizado, es decir, se da la

información necesaria para cada tipo de lector.


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Veamos con un ejemplo la aplicación de los dos últimos puntos. A continuación

se ofrecen varias posibilidades de redacción para introducir un mismo tema:

a) Parece que ya nadie duda de que Cristóbal Colón, descubridor

de América en 1492, en una empresa patrocinada desde

España por los Reyes Católicos, Isabel y Fernando, era de

origen genovés.

b) Parece que ya nadie duda de que Cristóbal Colón, el célebre

descubridor de América, era de origen genovés.

c) Parece que ya nadie duda de que Colón era genovés.

Los tres textos anteriores se diferencian entre sí por la información que se

aporta acerca de Colón. En el primero de los casos, el texto podría estar

dirigido a niños (aunque, claro está, habría que redactarlo de manera más

sencilla); también a personas de otras culturas que no sean occidentales,

donde no habría que suponer que se comparte una información tan completa.

Incluso se habría podido precisar más, por ejemplo, que la empresa fuepatrocinada por Castilla (en aquella época aún no existía España). Sin

embargo la inclusión de este dato hubiera necesitado algo más que un inciso:

por lo menos una introducción a la situación histórica de la Península en

aquella época.

En el segundo caso, se introduce la información de que Colón fue el

descubridor de América, pero se añade un término (célebre) con el que damospor supuesto que se trata de información compartida por el lector.

En el tercer caso (en donde hemos eliminado incluso el nombre propio

Cristóbal), la frase podría pertenecer a un artículo especializado de Historia y

presuponemos un conocimiento especializado de la figura de Colón por parte

del lector.

La adecuada contextualización de un texto garantiza que la información

aportada es la justa: ni sobra ni falta.


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3. UNAS IDEAS CLARAS

La tarea de escribir es una forma de aprendizaje. Al ordenar y estructurar un

texto, aprendemos a estructurar las ideas y, con ello, aprendemos también a

enfrentarnos al conocimiento de nuevos temas. Una persona que maneje las

técnicas de escritura, es una persona que sabe enfrentarse a nuevos retos.

La selección de un tema, la adecuada precisión de los objetivos, la elaboración

de los argumentos y de las conclusiones, la estructuración de todo el material

necesario para abordar un texto escrito, supone también un conocimiento de

las técnicas de aprendizaje en general.

Quien aprende a redactar sabrá enfrentarse más fácilmente a los problemas

que se le presenten en el desempeño de su profesión, pues la escritura

reproduce muchas de las técnicas generales del pensamiento científico. El

escritor ha de manejarse tanto con las ideas como con las palabras.

B) TÉCNICAS PARA EL DESARROLLO DE LAS IDEAS

Una vez que empezamos a tener claras las respuestas a las preguntas que nos

confrontan con nuestros motivos para escribir, llega el momento de anotar

todas aquellas ideas que pueden dar forma a nuestro escrito.

1. LA TORMENTA DE IDEAS

Escojo este término por ser el que se utiliza más habitualmente en español,

aunque la equivalencia más adecuada del término inglés brainstorming

(‘tormenta cerebral’) sería “torbellino de ideas” o “chaparrón de ideas”, puesto

que lo que se quiere sugerir es un aguacero de verano, rápido, fugaz y con una

gran descarga de agua. La tormenta de ideas, no por conocida, debe ser

subestimada. Es un método sencillo de trasladar las ideas, tal y como nos

llegan del cerebro, al papel.


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Una vez que hayamos identificado el tema principal sobre el que vamos a

escribir, apuntamos en un papel (o sobre la pantalla del ordenador) todas

aquellas ideas, de manera abreviada, que se nos ocurran que puedan estar

relacionadas con dicho tema. De esta tarea sale como resultado una lista

desordenada de ideas que tienen como punto en común el estar sugeridas y

relacionadas con el tema principal.

En la confección de la lista, no debemos pararnos en consideraciones relativas

a la organización de las ideas, ya que en esta primera fase no tenemos que

esforzarnos en que la disposición de las ideas tengan un orden lógico oadecuado, sino simplemente que queden anotadas todas aquellas cosas que

pueden ayudarnos a elaborar nuestro informe y que no se olvide ningún

aspecto que creamos que puede apoyar nuestro objetivo. Las ideas no fluyen

en nuestro cerebro de manera ordenada y es inútil esforzarse en que esto

cambie.

Veámoslo primero con un ejemplo sencillo pero desligado del objetivo de

redactar un escrito, para que se aprecie su sencillez de aplicación. La situación

es la siguiente: nos vamos de vacaciones y hay una serie de tareas que

realizar antes de partir. Este sería un posible resultado de la aplicación de la

tormenta de ideas:

Ir al banco para cambiar dinero Renovar el pasaporte

Recoger los billetes en la agencia Ir a cortarse el pelo Cambiar la cerradura por otra más segura Comprar un flotador para el niño Comprar una guía del país Cerrar bien puertas y ventanas La cámara. Y los carretes El bronceador Neceser Camisetas (6 por persona) Llevar los zapatos al zapatero


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… Y así hasta ir completando la lista de tareas u objetos que necesitaremos.

Como se puede comprobar, la lista es bastante desorganizada, pues de lo que

se trata es que nada se olvide. El método es bastante similar si lo aplicamos a

un proyecto de escrito.

Veamos ahora otro ejemplo, relacionado, esta vez sí, con un texto que

queremos escribir. El tema es el siguiente: “Los jóvenes y el mundo laboral”.

En España Contratos indefinidos y temporales

Diferencia con otros tiempos Breve introducción de cómo es en otros países similares Preparación: académica, experiencia, cursos de

especialización Agencias de trabajo temporal El paro. Ayer y hoy (las estadísticas sobre el paro) Las becas y las contrataciones de formación Ventajas para las empresas: ahorro económico Desventajas para las empresas: La gente “buena” se

va; mucho esfuerzo invertido en formación Cambios en las relaciones sociales Los jóvenes aportan entusiasmo y ganas de trabajar,

pero no tienen experiencia Buscar documentación […]

Se trata de apuntar todas las ideas que surjan, incluso las que nos parezcan

obvias o no del todo apropiadas. El momento de valorar si se incluyen o no es

posterior. Además hay que recordar que una idea puede ser obvia para

nosotros y no para el destinatario del escrito.

El método tiene mucho que ver con la rapidez. Hay que apuntar frases o

palabras aunque no estén correctamente expresadas, ya que se trata de fijar la

idea. En la lista anterior, por ejemplo, se ha apuntado “la gente buena se va”,

frase que apunta a la idea de que los jóvenes, al no tener un puesto de trabajo

que les satisfaga por razones económicas, de tiempo, de valoración

personal…, buscan otras alternativas en otras empresas y se “llevan” la

experiencia adquirida.


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Se puede relacionar también con el traspaso de información de una empresa a

la empresa competidora (métodos de trabajo, documentación, organizacióninterna) cuando el trabajador cambia su destino laboral, etc.

2. EL MAPA MENTAL

También llamado “mapa conceptual”, el mapa mental consiste en un esquema

gráfico que sirve para visualizar de manera rápida las relaciones entre las

diversas ideas, ya que facilita el establecimiento de subcategorías principales y

secundarias.

Tiene varias aplicaciones. Es efectivo para organizar ideas, hacer resúmenes,

desarrollar un tema, etc.

La técnica consiste en tomar una hoja de papel, preferentemente apaisada,

apuntar en el centro el tema de nuestro escrito, rodeándolo de un círculo o

enmarcándolo en un cuadrado. A su alrededor se apuntan las ideas que nos

parecen principales, y a partir de cada idea principal se van haciendo

depender otras ideas secundarias, relacionadas mediante líneas o flechas.

Es posible relacionar entre sí varias ideas que no dependan de la misma rama.

Las ideas principales se rodean también con un círculo.

A continuación incluimos el mapa mental que sirvió de origen a este manual.

Observe que hay ideas expresadas de manera rudimentaria (por ejemplo, entre

comillas): no debe importarnos, pues el mapa de mental es exclusivamentepara nosotros y ya habrá tiempo para matizar en el escrito la idea anotada.

También aparecen palabras técnicas tales como sustantivos deverbales

(sustantivos que derivan de verbos, como aprovechamiento de aprovechar ),

que no aparecerán después en este escrito, pues se han sustituido por giros

sencillos que expresen lo mismo. Así mismo figuran en el mapa ideas que

luego se desecharon (dequeísmo). Sin embargo, el esquema de este mapa

resulta bastante aproximado al resultado definitivo de este manual. Ejemplo de

Mapa Mental, sobre los contenidos del curso:


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El mapa mental ofrece las siguientes ventajas:

El papel se convierte en un reflejo de la mente. La idea central está más claramente definida. Queda reflejada la importancia relativa de cada

idea. Las ideas están conectadas. Es más fácil de recordar y revisar. Resulta fácil añadir nueva información (si no cabe,

siempre se puede coger una hoja nueva). Permite que afloren libremente las ideas. Estimula la propia personalidad: cada mapa mental

es nuevo y personal.

Hace trabajar el hemisferio cerebral izquierdo(funciones básicas del lenguaje) y el derecho(creatividad, imaginación).

C) ORGANIZACIÓN DE LAS IDEAS

Una vez que hemos reunido un gran número de datos e ideas para el escrito,

es el momento de estructurarlas. El mapa mental ya nos proporcionaba un

primer esbozo de organización.

Ordenar las ideas es clasificarlas y agruparlas tomando como referencia todo

aquello que tienen en común. Veámoslo con un ejemplo. He aquí un conjunto

desordenado de ideas que tienen que ver con el tema “El canal de Panamá”.

1. El general Torrijos consigue que se reconozca lasoberanía de Panamá con respecto a la zona del canalen 1974, y se acuerda que se llevará a la práctica en sutotalidad en el año 2000.

2. La solución era abrir un paso en la zona más estrechadel continente americano.

3. El canal es un proyecto por el que se interesa laadministración española de la colonia, desde los siglosXVI y XVII, pues favorece su comercio de oro y otrasmercancías preciosas.


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4. El canal une dos océanos de niveles distintos, por loque se requieren varias compuertas para controlar elflujo de agua.

5. Una empresa francesa intenta la proeza y tiene queabandonar derrotada por dificultades climatológicas(22.000 trabajadores muertos a causa de las fiebres).

6. Estados Unidos pasa a controlar el tráfico comercial detoda la zona.

7. La navegación entre el Atlántico y el Pacífico era unaempresa costosa: había que rodear el peligroso Cabode Hornos y recorrer muchos kilómetros.

8. Fue una obra de ingeniería única en su época y en elmundo.

9. Estados Unidos consigue hacerse con la concesión delas obras. Reanuda los trabajos y abre el canal aprincipios del siglo XX.


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Este podría ser el resultado de la clasificación de las ideas anteriores:

La navegación entre el Atlántico y el Pacífico erauna empresa costosa: había que rodear elpeligroso Cabo de Hornos y recorrer muchoskilómetros.

Introducción

La solución era abrir un paso en la zona másestrecha del continente americano.

El canal es un proyecto por el que se interesa laadministración española de la colonia, desde lossiglos XVI y XVII, pues favorece su comercio deoro y otras mercancías preciosas.

Cronología

Exposición

Una empresa francesa intenta la proeza y tieneque abandonar derrotada por dificultadesclimatológicas (22.000 trabajadores muertos acausa de las fiebres).

Estados Unidos consigue hacerse con laconcesión de las obras. Reanuda los trabajos yabre el canal a principios del siglo XX.

Fue una obra de ingeniería única en su época yen el mundo.

Valoracióntécnica

El canal une dos océanos de niveles distintos,por lo que se requieren varias compuertas paracontrolar el flujo de agua.

Estados Unidos pasa a controlar el tráficocomercial de toda la zona.

Consecuenciaseconómicas

ConclusiónEl general Torrijos consigue que se reconozca lasoberanía de Panamá con respecto a la zona delcanal en 1974, y se acuerda que se llevará a lapráctica en su totalidad en el año 2000.

Consecuenciaspolíticas


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Para ordenar las ideas conviene tener en cuenta lo siguiente:

Se agrupan las ideas que tienen algo en común. Eso que tienen

en común es el subtema, o tema secundario.

Se valoran las ideas según su importancia.

Las ideas menos importantes probablemente quepan en algún

apartado superior.

Las ideas que no quepan en ningún grupo podrían ser

desechadas por superfluas o por apartarse demasiado del tema

principal.

Un ejemplo:

Podríamos haber incluido en el desarrollo del tema anterior

aspectos tales como: situación socioeconómica de la

España de los siglos XVI y XVII; desarrollo del comercio

aéreo en el siglo XX; cambios ecológicos provocados por la

construcción del canal, etc. Pero cualquiera de estos

aspectos nos obligaría a crear nuevos apartados cuya

conveniencia habría que valorar.

La ordenación de las ideas puede seguir alguno de estos criterios principales,

si bien la mayoría de los escritos puede jugar con la combinación de todos ellos

en mayor o menor grado:

Orden cronológico: Se usa principalmente para explicar la

sucesión de unos hechos en el tiempo (por ej., en un informe

sobre los vehículos Diesel, para señalar las distintas

soluciones técnicas a lo largo de los años) o las fases de un

proceso (por ej., en un manual de instrucciones). Las palabras

clave organizadoras del texto son del tipo: antes, al principio,

primero, anteriormente; al mismo tiempo, durante, mientras

tanto, entonces, cuando; después, luego, finalmente, más

tarde…


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Orden espacial: Para situar en el espacio las diferentes

partes de un todo (por ej., en la descripción de un producto

nuevo). Las palabras clave son del tipo: delante, detrás,encima, debajo, arriba, abajo, a la derecha, a la izquierda, en

el centro, dentro, fuera…

Orden causal: Para explicar las relaciones causa-efecto. Se

puede comenzar por las causas y enumerar luego los efectos,

o viceversa. Por ej., en un informe sobre un producto que lleva

tiempo en el mercado, se puede empezar por el efecto (handescendido las ventas) para mencionar las causas (baja

calidad, han surgido productos nuevos que le hacen la

competencia, demasiado caro, publicidad mediocre…); o se

puede empezar por la causa (publicidad mediocre) y enumerar

los efectos (han bajado las ventas, la imagen del producto no

se corresponde con sus características, mucha gente no

conoce la existencia del producto…). Las palabras claves son

del tipo: porque, puesto que, a causa de, debido a; por tanto,

así que, de modo que, por consiguiente…

Orden según la importancia de las ideas: Se disponen las

ideas más importantes al principio y se van añadiendo las

secundarias. Sirve para destacar las primeras. Por ej., en un

informe en el que se espera que se incluyan unas

recomendaciones, se comienza con la recomendaciónprincipal y se van añadiendo las recomendaciones

secundarias. Las palabras claves son del tipo: en primer lugar,

en segundo lugar, finalmente, sobre todo, principalmente,

asimismo…


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D) ORGANIZACIÓN DE LA ESCRITURA Y ORGANIZACIÓN DEL ESCRITO

1. ORGANIZACIÓN DE LA ESCRITURA

La escritura posee su propia estructura jerárquica que se corresponde con una

organización lógica de las ideas, de las cuales, por otra parte, es su vehículo.

El texto:

Es el mensaje completo. Se marca con el título y el punto final del escrito.

El apartado:

Da cabida a cada subtema. Se marca con un subtítulo.

El párrafo:

Sirve para desarrollar una idea. Se marca con mayúscula inicial y termina conpunto y aparte.

La frase:

Expresa una idea. Se marca con mayúscula inicial y termina con punto yseguido.

El punto y coma:

Separa dos o más partes de una idea muy extensa.

La coma:

Organiza los distintos elementos que intervienen en la exposición de una idea.

2. ORGANIZACIÓN DEL ESCRITO

Valiéndonos de los medios que nos ofrece la escritura y de la organización de

las ideas, podemos escribir un texto que transmita de manera eficaz un

mensaje. Vamos a verlo con un ejemplo. Se trata de un artículo de Hermann

Tertsch (El Pais, 16-3-01). En el texto aparecen subrayados los elementos que

ordenan el discurso. Y en cursiva, las frases clave que sostienen la tesis.


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Estructurainterna

La vigencia del pasadoAplicación delos medios de

la escritura

INTRODUCCIÓN

Justif icación del tema: Es un tema deactualidad Contexto situacional:Conferencia de Viena

Presentación de latesis: Vigencia de lamemoria histórica

Enlace con lapresentación del tema:la novela de MuñozMolina

CUERPO Apoyo de autoridad:Garton Ash

Exposición de la tesis:En el pasado no era untema de actualidad

Argumentos:Ejemplos: Hitlerianismo,estalinismo…

Efecto: el olvidoCausas: complicidad obuena voluntad

Ejemplo cercano:España

Desarrollo de l a tesis:Hoy es un tema deactualidad

Argumentos:Apoyo de autoridad:Garton Ash

Ejemplos: Pinochet,Timor, IBM, Tíbet,Centroamérica.

El nuevo libro de Antonio Muñoz Molina se llamaSefarad y su autor lo califica de “novela denovelas”. En realidad, es mucho más que eso, esun tratado literario sobre la memoria, sobre lasausencias que marcan la vida de los hombres y lospueblos. Pero es además un libro de granactualidad política. Estaba este libro posiblementeen imprenta cuando en Viena se celebraba unaconferencia bajo el título “La memoria del siglo”organizada por el Instituto Vienés para lasCiencias del Hombre para estudiar el fenómeno dela vigencia que han adquirido en una década

precisamente la memoria, el pasado y lasausencias —las guías que transitan y unen “lasnovelas” en la novela de Muñoz Molina— en lavida política y el debate social.

Recordaba en Viena el historiador y ensayistaTimothy Garton Ash que, desde la antigüedadhasta 1945, la política se había basado siempre enel principio de gestionar el presente y proyectarpara el futuro olvidando el pasado. WinstonChurchill, tan insigne político como historiador,habló tras la II Guerra Mundial del bendito “acto

del olvido”. Después de 1945 y pasados los juiciosde Núremberg, incluso el propio Holocausto cayóen semiolvido hasta los años setenta. Y despuésfue la Alemania hitleriana el único capítulo de lahistoria sometido a escrutinio. Las razones de queasí fuera son muchas y van desde la complicidadde tantos intelectuales con el estalinismo y sussucesores a los sinceros esfuerzos de muchospolíticos de no dejar que el pasado, por cruel quefuera, dinamitara un esperanzador presente y elfuturo. Aun a costa de la memoria y la justicia.España, su transición, es en esto un casoparadigmático.

Pero en la última década, la irrupción de lamemoria en la vida política ha sido espectacular,ha cambiado radicalmente la percepción de élitesy opinión pública sobre la vigencia del pasado enla creación de nuevas realidades sociales einstitucionales deseables. Según Garton Ash, hayen este momento en torno a los 2.400 “procesosde superación del pasado” abiertos en todo elmundo. Van desde el caso Pinochet hasta al papelde Indonesia en Timor, de la compensación atrabajadores forzosos o la implicación de la IBM enla Alemania nazi, de la barbarie china en Tibet al

papel de más de un miembro de la nuevaadministración norteamericana en la represión deCentroamérica. Muchos de estos casos tienen un

1er párrafo4 oraciones

2º párrafo6 oraciones

3er párrafo4 oraciones


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Confirmación de la tesis

Tesis general: Lamemoria histórica esdeseable. Argumentos: Efectosindeseables de su falta.Tesis particular: Puedeser manipulada. Argumentos: Es uninstrumento político.

CONCLUSIÓN: Lamemoria histórica esdeseable pero puedeser manipulada.Frase final que relacionael título y el inicio delescrito con la tesis.Mención a Garton Ash.

peso político potencial altísimo y actual.

La mirada limpia hacia el pasado propio, depueblos e individuos, es siempre sana. Para

convencerse de ello, solo hay que ver los efectosemponzoñantes y envilecedores de las historiaspervertidas y reinventadas, de las biografíasfraudulentas y de los mitos del pasado que buscan justificar crímenes del presente. Pero ni larentabilidad política de mirar al pasado ni unabuena voluntad para hacerlo garantiza dichamirada limpia. La historia se escapa de losdominios antes exclusivos de los historiadores yforma ya parte de los instrumentos más eficacesde políticos, abogados, demagogos, bramanes, jueces y periodistas. Que sea, en fin, para laagitación interesada o a favor de la decencia en

aras de la justicia depende de quien haga uso delmismo. Y seguramente no en todos los casos queenumeraba Garton Ash en Viena son los móvilesmás limpios los que hacen vigente el pasado.

4º párrafo

6 oraciones

Resumiendo, cada párrafo trata de un tema o aspecto independiente

relacionado con el tema global del título. Las frases se ordenan de másgenerales a más concretas, y los ejemplos van siempre al final.


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El esquema del escrito anterior podría ser el siguiente:

VIGENCIA DEL PASADO

Introducción : La revisión del pasado es un tema de actualidad.

Cuerpo:Tesis: Hasta hace una década no era tema de actualidad

Argumentos y ejemplosHoy es un tema de actualidad

Tesis general: La revisión del pasado es deseable Argumentos y ejemplosTesis particular: La revisión del pasado es manipulable

Argumentos

Conclusión: La revisión del pasado es deseable pero es manipulable

Todo el texto está trabado y unido por el tema que le da título. Los párrafos

tratan subtemas del tema principal. Las frases están ordenadas desde las más

generales a las más concretas. Primero van los argumentos y luego losejemplos. Apenas hay elementos que marquen el orden sintáctico (en realidad,

pero además, pero, para convencerse de ello, pero; desde… hasta…, después

de, en la última década, en este momento), ya que el texto se traba por sí solo

gracias a la organización adecuada de las ideas.

E) EL INFORME

1. CONSIDERACIONES PREVIAS

El informe es un texto escrito en el que se informa sobre algo. Es quizá el tipo

de escrito más frecuente en el ámbito de empresa. La comprensión de un

informe está profundamente relacionada con una adecuada estructuración de

su contenido. Si la exposición de las ideas o de los hechos no guarda un orden

lógico, el lector se perderá y le resultará más difícil llegar a asimilar el contenido

de lo que se le quiere transmitir.


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Un texto bien estructurado es el vehículo idóneo para que nuestras ideas

lleguen directamente al lector, y una garantía de que “todo” lo que tenemos que

decir va a ser recordado.

No existe un modelo único de informe. Sin embargo, sí es recomendable elegir

un mismo modelo para todos aquellos informes del mismo tipo. Las ventajas

son múltiples: por un lado, se facilita la tarea de redacción del que escribe,

puesto que ya sabe en que apartado tendrá que incluir cada información; por

otro, el lector se mueve más cómodamente por las distintas partes del informe

y puede ir a buscar en el lugar acostumbrado la información que necesita.

En general es recomendable que las conclusiones principales del informe

queden bien destacadas. El informe puede consistir en un dictamen jurídico,

una valoración técnica, una información que dé cuenta del desarrollo de un

trabajo, etc.; en cada caso, las conclusiones tendrán que ser distintas teniendo

en cuenta si se espera nuestra opinión o nuestro juicio técnico (si se trata de

dar un diagnóstico o una evaluación, o de aportar unas recomendaciones), o si

el informe tiene una finalidad meramente informativa. Sobre todo en losinformes de tipo técnico, parece lógico que las conclusiones aparezcan

destacadas cerca del comienzo. Y que estén expuestas de una manera clara y

resumida, y en un lugar fácilmente accesible.

2. MODELO DE ESTRUCTURA DEL INFORME

Cualquier informe, sea del tipo que sea, ha de constar de las siguientes partes

principales: introducción, cuerpo y conclusión.

Podemos atenernos al siguiente esquema:

1. TÍTULO Debe condensar la idea central que sirve de lazo de

unión de todo el informe. Debe ser breve y preciso. Conviene

trabajar con un título elegido de antemano, aunque sea

provisional, para mantenerse dentro del tema. Al final del

trabajo puede modificarse el título en función de los resultados.


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A veces es posible añadir un subtítulo si nos parece

conveniente centrar el tema en algún aspecto concreto (que

adelante, por ejemplo, las conclusiones) o señalar los límitesde nuestro informe.

Por ejemplo:

La exportación de productos de telefonía móvil Un campo con futuro

El tráfico en las grandes ciudades Madrid y Barcelona: dos modelos de regulación viaria

2. ÍNDICE Es conveniente redactar un índice cuando el

informe tiene más de 5 ó 6 páginas. Se sobrentiende que el

informe debe estar paginado. Un tipo de índice muy utilizado

en los informes técnicos es el que se vale de la numeración

decimal, que tiene la ventaja de reflejar la subordinación de

ideas secundarias a ideas principales.

1. 1.1.1.2.

1.2.1.1.2.2.

2.2.1.2.2.

[etc.]

3. INTRODUCCIÓN Tiene como objetivo “introducir” el tema del

informe. Se centra principalmente en el qué se va a contar

(tema del informe, su origen y justificación), el por qué y el

para qué (los objetivos y la finalidad del informe). Debe tener

una formulación clara y atractiva para el lector, de modo que

suscite su interés, e incluye:


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a Justificación. Por qué se escribe el informe y apetición de quién se escribe.

b Objetivo. Para qué se escribe el informe, qué sepretende conseguir con él.

c Alcance y lími tes. Se precisa cuál el temaespecífico: qué aspectos se van a tratar y qué aspectos se dejarán de lado, justificando demanera concisa las razones.

d Materiales y metodología. Hay muchasmaneras de acercarse a un tema. Por eso, hayque mencionar cómo se ha abordado el tema

objeto del informe: los materiales, técnicas ymétodos empleados. Se debe dar respuesta a lamanera en que se han analizado y tratado losdatos, y de dónde se han tomado. Si la menciónde la metodología seguida requiere unaexplicación detallada, en la introducción solo sehará una mención somera y se dejará ladescripción para el apartado reservado a losanexos.

4. CONCLUSIONES En los informes técnicos suele ser

recomendable incluir el apartado de conclusiones

inmediatamente después de la introducción, a fin de que

puedan ser localizadas de manera rápida e inmediata. Sin

embargo, también es adecuado incluir las conclusiones tras el

cuerpo del informe, siempre y cuando estas estén

debidamente identificadas y destacadas, de modo que, en la

lectura, resulte fácil el acceso a ellas. Es la parte del informeen la que se espera que aparezcan los resultados obtenidos a

partir de la investigación realizada. Si se cree conveniente, la

presentación de las conclusiones puede ir apoyada por

cuadros, esquemas y resúmenes.

En algunos casos, según la naturaleza del informe, las

conclusiones deben incluir unas recomendaciones. En ellasse espera que aparezca la opinión del autor del informe, en


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función del objetivo propuesto. Tienen que estar debidamente

justificadas, de modo que aparezcan las ventajas que

conllevaría adoptar la opción recomendada, en relación conotras posibles soluciones que el autor del informe considera

peores, y las razones de nuestra propuesta.

5. CUERPO DEL INFORME Es la parte del informe donde se

desarrollan y analizan las cuestiones presentadas en la

introducción. Lo que predomina en este apartado es la

descripción y el análisis de los hechos. En su elaboración hay

que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Los distintos aspectos de un tema, o subtemas,se desarrollan en párrafos diferentes. Estostendrán una extensión similar entre sí de modoque no queden párrafos demasiado cortos odemasiado largos.

2. Previamente, hay que elaborar un esquema delas ideas que se van a tratar para que el conjuntodé una apariencia ordenada.

3. La ordenación de los datos o de las ideas puedehacerse en función de distintos criterios. Si setrata de datos que expliquen un proceso, laordenación puede hacerse desde un punto devista cronológico; si se trata de describir lamarcha pormenorizada de la empresa, laordenación puede ser espacial, departamento pordepartamento. Si el informe tiene que dar cuenta

de una serie de ideas, la ordenación másadecuada será aquella que vaya de las ideasmás importantes a las menos importantes, etc.

6. ANEXOS Es el apartado destinado a toda una serie de

información útil, pero no esencial para la comprensión de las

conclusiones. Se trata de datos que apoyan lo expuesto en el

cuerpo del informe, pero cuya inclusión en dicho apartado

puede desviar la atención del lector fuera de lo que realmente

se quiere destacar. Es el lugar adecuado para la inclusión de


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tablas, dibujos, esquemas, cuadros estadísticos, etc.,

información prescindible, pero que apoya la línea expositiva

del informe.

F) LA CARTA

1. CONSIDERACIONES PREVIAS

La carta es un escrito particular

dirigido por una persona a otra.

Se diferencia de otros escritos

por implicar un diálogo entre elautor y la persona a la que va a

dirigida la carta. Toda carta

espera de algún modo una

respuesta, por ejemplo, con

otra carta de contestación o

con la compra de un producto

recomendado en la carta, etc.

La carta es también un modo de registrar una operación entre dos partes. Se

utiliza para que quede constancia por escrito de una petición, una solicitud, una

venta, una multa… Las cartas certificadas tienen dos funciones básicas: dejar

constancia de que el documento ha sido enviado y garantizar que este llega a

su destino. Muchas cartas internas de empresas se hacen pasar por secretaría

para que quede constancia de que se han enviado y se han recibido.

Las cartas presentan las siguientes ventajas con respecto a otros escritos:

a) Llegan directamente a la persona a la que van dirigidas.

b) Alcanzan a un gran número de personas

c) En el caso del correo electrónico y el fax: Se reciben demanera inmediata

En la carta las preguntas básicas que hay que formularse son dos: “¿Para quéla escribo?” y “¿A quién la escribo?”. Es decir, FINALIDAD y DESTINATARIO. Hasta


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tal punto es importante la finalidad de la carta que muchas de ellas comienzan

con su mención (“Tengo el placer de invitarle…”, “Recurro de nuevo a usted

para solicitarle una carta de recomendación…”, etc.).El destinatario marca la diferencia entre carta privada (dirigida a familiares y

amigos), la carta profesional (dirigida a colegas, colaboradores…) y la carta

comercial (dirigida a clientes, a personas a las que se les hace una

reclamación…). En este manual trataremos de estas dos úl timas categorías.

Para escribir una carta, deben seguirse las recomendaciones básicas

expuestas en este manual que afectan a cualquier escrito. Sin embargo,

podemos dar además tres recomendaciones específicas:

1) Aplicar las convenciones de cada tipo decarta (encabezamientos, fórmulas dedespedida…).

2) Dar cabida a la “voz propia”. Esto significaseguir el propio estilo, inspiración ypreferencias. Recuerde que la carta, sea deltipo que sea, es la modalidad de escrito máspersonal que existe. Se trata, sobre todo, deutilizar las “propias palabras”, con naturalidady simpatía, sin caer, por supuesto, en ellenguaje afectado o en la chabacanería.

3) Organizar el contenido y adecuar losmedios de expresión que se utilicen(registro, tono…) según la finalidad y el

destinatario de la carta. Por ejemplo, parauna carta de reclamación (FINALIDAD) la fraseinicial podría ser la siguiente: Me permitorecordarle que aún no ha saldado… Unacarta dirigida a un colaborador con el que setiene cierta relación será menos formal queuna carta dirigida al presidente de la empresaal que solo se le conoce de vista(DESTINATARIO).

2. CONVENCIONES GENERALES


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Existen muchos modelos de cartas profesionales y comerciales. En el ámbito

hispanohablante incluso existen preferencias distintas según los países.

Además cada empresa suele tener sus modelos estereotipados. Por todo ellosolo nos referiremos en este manual a una serie de consideraciones básicas

comunes a este tipo de escritos.

Las convenciones de una carta profesional o comercial son las siguientes:

1. Membrete. Consta de los siguientes datos: nombre de la

empresa, dirección, teléfono, fax, correo electrónico y página

de Internet. Su uso es opcional en las cartas profesionales.Suele ir a la izquierda o centrado.

2. Lugar y fecha. El lugar se separa de la fecha con una coma.

Es recomendable escribir la fecha con todas sus letras.

Recuerde que el año se escribe sin punto (2001 y no 2.001).

Suele ir a la derecha. Ejemplo:

Madrid, 23 de abril de 2001

3. Destinatario. Se incluye el nombre y señas de la persona o

empresa a la que se dirige la carta. Se coloca a la izquierda

Ejemplo:

D. Manuel Cespedosa Albuferilla, 5608026 Barcelona

ASPA, S. L. Asesoría de Proyectos AmbientalesFrancisco Granizo, 2Pozuelo de Alarcón28224 Madrid

4. Saludo. Hay muchos tipos de saludo, desde los más familiares

hasta los más formales. La elección del saludo tendrá que ver

con el tono que le demos a la carta. Una carta a clientes jóvenes puede redactarse escogiendo un registro más


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coloquial que una carta dirigida a los socios de una empresa.

A continuación, véanse varios ejemplos de saludos,

ordenados, de modo aproximado, por su grado de formalidad:

Querido amigo:Estimada colega:Estimado cliente:Estimada señora:Distinguido cliente:Distinguido señor:

Un encabezamiento adecuado tiene que respetar la

concordancia en masculino o en femenino dependiendo del

destinatario. Recuerde que la carta es un diálogo personal

entre el autor y la persona a la que se dirige: una carta a una

mujer que se encabece con un Estimado cliente rompe la

ilusión del trato personalizado.

Así mismo es aconsejable desechar en las cartas comerciales

fórmulas del tipo Muy señor mío, por impersonales.

5. Cuerpo de la carta.

6. Despedida. Deberá ser acorde con el encabezamiento, esto

es, tendrá el registro que se haya utilizado arriba (muy formal,

formal, poco formal…). Además, también existen fórmulas

fijas, por ejemplo:

con un cordial saludoreciba un cordial saludocordialmenteatentamente

7. Firma. Va encima de la antefirma, en donde consta el nombre

completo y cargo del remitente. Se firma preferentemente con

tinta azul.


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8. Anexos. Si la carta va acompañada de algún anexo, se hace

constar al final de la carta, a la izquierda. Ejemplo:

Anexo: Lista de precios.

3. LA CARTA PROFESIONAL

Es la que se dirige a un colega o a un compañero de la profesión. Dependiendo

del grado de relación que se tenga con él, la carta puede ser más o menos

formal. Como se trata de un colega, el grado de contextualización es más

restringido, es decir, hay una serie de información compartida, lo que nospermite utilizar vocabulario técnico común al autor y al destinatario. Eso

no significa que la carta se convierta en ininteligible, como ya veremos más

adelante. No olvidemos que una cosa es el vocabulario técnico y otra el

rebuscamiento en la expresión. La prosa debe ser siempre sencilla y clara

aunque incluya vocabulario técnico. (Véase apdo. IV.1)

Recomendaciones:

Conviene que indique expresamente el motivo de la carta.

Póngase en el lugar del destinatario. ¿Cuál es lainformación compartida y cuál no? La información nocompartida imprescindible debe ser aclarada en la propiacarta. Esta recomendación es especialmente aconsejable si seintroducen tecnicismos. De todos modos, piense siempre sihay una forma más sencilla de expresar la palabra técnica nocompartida.

Utilice preferentemente cierto grado de formalidad. La cartaprofesional no es tan informal como la privada. Respete lasfórmulas de cortesía habituales, seleccionando entre todas lasposibilidades, aquellas que se adapten mejor al tipo derelación que se mantiene con el destinatario (por ejemplo, enel encabezamiento: “Estimado amigo:”, “Estimados colegas:”,“Estimada señora Álvarez:”, “Distinguido señor:”).

4. LA CARTA COMERCIAL


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En sentido amplio, existen muchos tipos de cartas comerciales: cartas a

clientes, cartas de solicitud, de acuse, de pedido, de reclamación, de

presentación, de reclamación, de quejas, de relaciones (con bancos,compañías de seguros, con la administración pública…), memorandos,

circulares, convocatorias, etc. Incluso el currículo, y por supuesto la carta de

presentación que lo acompaña, puede considerarse un tipo de carta comercial.

La FINALIDAD de la carta debe estar claramente destacada. Por eso es

fundamental que aparezca ya desde el comienzo de la carta. Los siguientes

son ejemplos de modos de empezar una carta comercial dependiendo de su

finalidad:

COMIENZOS DE CARTAS FINALIDAD

Tenemos el gusto de acusar recibo a su petición… Acusamos recibo de su talón de la Caixa… Acabo de recibir, en el día de hoy, el envío realizadopor ustedes…

Acuse de recibo

Como confirmación de nuestra conversación telefónicadel día 3 de abril, le envío…Hemos recibido su pedido de fecha 5 de marzo ytomamos nota del mismo. Le confirmamos el plazo dedos semanas con respecto a la fecha de entrega,previamente acordado…

Confirmación

Hemos tenido noticias de que su Ayuntamiento tiene

proyectada la construcción de un Polideportivo, por loque nos ofrecemos a ustedes como empresaespecializada en equipamiento de locales deportivos…

Ofrecimiento deservicios

Por la presente me dirijo a usted para rogarle quetenga a bien reconsiderar su decisión de dar porfinalizado mi contrato…

Ruego

Por la presente autorizo a D.ª María García a ser mi

representante en… Autorización


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Tenemos el gusto de dirigirnos a usted para rogarleque abone a nuestra cuenta el efecto comercial…

Nos dirigimos a usted para recordarle que no hasaldado su deuda con nosotros. En vista del tiempotranscurrido nos vemos obligados a reiterarle que debeusted abonarnos…

Me dirijo a usted para recordarle que lleva quince díasde retraso en el pago del seguro del automóvil SeatCórdoba, matrícula BBN 4544. De acuerdo con las

condiciones de su contrato, debe usted abonar…

Reclamación

Reclamación

Me complace recomendar a D. Benito Ruiz para elpuesto de Gerente…

Recomendación

Otras características de la carta comercial:

Es habitual el uso de la primera persona de plural. Es lo que

se llama plural institucional (Nos dirigimos a usted… Lerecordamos que…, en vez de: Me dirijo a usted… Le recuerdo

que…). El plural institucional se utiliza para dar a la carta un

aspecto de mayor seriedad y peso empresarial y evita una

excesiva personalización. Existen además algunas fórmulas

de distanciamiento, como por ejemplo el uso de la tercera

persona con el pronombre se (Se recuerda a los

propietarios…, en vez de Recordamos a los propietarios…Recuerdo a los propietarios). En general, el uso de la tercera

persona es poco recomendable en las cartas comerciales,

sobre todo en las que tienen como finalidad la venta de

productos, ya que provocan un efecto de distanciamiento e

impersonalidad contraproducentes. El uso de la segunda

persona solo es recomendable si la carta está dirigida a

jóvenes (¿Sabías que existe un nuevo modo de


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comunicarse?…, en vez de ¿Sabe usted que existe un nuevo

modo de comunicarse?…).

El registro debe ser formal, pero no demasiado, dependiendodel destinatario y de la finalidad. En general, lo adecuado es

utilizar un lenguaje formal no rebuscado ni “apolillado”

( Atentamente…, en vez de Suyo afectísimo…Ha llegado a

nuestro conocimiento que…o Hemos tenido noticia de que, en

vez de Habiendo sido puesto en nuestro conocimiento que…o

Habiéndonos sido comunicado que…, etc.).

El vocabulario debe ser concreto y específico. Esto significa

que se deben utilizar las palabras de nuestra especialidad,

pero solo aquellas que pasen el filtro de la siguiente pregunta

clave: “¿Conoce esta palabra la persona a la que va dirigida

esta carta?”.

G) COMUNICACIONES INTERNAS

Llamamos así a las comunicaciones generalmente breves y de contenido

limitado, que se emplean en las empresas o agencias para sustituir a las

cartas. Son en realidad comunicaciones de régimen interior que sirven para el

propósito esencial de mantener una adecuada información entre todos los

mandos y niveles de la organización.

El medio de comunicación interna más común es el memorando o también

llamado nota interna. Consiste es un escrito o mensaje de poca extensión,destinado a transmitir información entre personas de una misma empresa o

agencia y con un fin específico. Por tratarse de una comunicación interna, es

decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos

así como el más funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse en

impresos que cada empresa o agencia posee con su propio membrete.

En dicha hoja aparecen impresas ciertas líneas y espacios que bastarácompletar y que indican al menos:


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A: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o

departamento a que pertenece. DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o

departamento al que pertenece.

FECHA: Puede escribirse en forma abreviada.

ASUNTO: Rellenar con el mensaje.

FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite. En ocasiones el emisor

es un colectivo y la firma es innecesaria.

Para que el memorando cumpla con eficacia sus objetivos debe reunir las

mismas cualidades o características que en general se han señalado para

todos los textos: sencillez, brevedad, claridad y precisión.

H) COMUNICADO DE PRENSA

Nota de prensa:

Es la fórmula más común para hacer llegar información a los medios de

comunicación . Es un texto conciso que informa sobre una actualidad precisa.

Es el instrumento ideal para transmitir información puntual y rápidamente.

VENTAJAS

o Coste reducido

o Sobriedad y eficacia.

INCONVENIENTES

o Su brevedad hace imposible desarrollar la información

o Es un instrumento muy frío (sobriedad, objetividad)

o Fuerte competencia, ya que los medios de comunicación reciben

muchas otras noticias.


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La nota de prensa o también llamada nota informativa, al estar dirigida a los

medios de comunicación, tiene una estructura formal que resulta familiar a

estos.Así en muchas empresas encontramos modelos a los que ajustarnos. En ellos

están preestablecidas las partes de que deben constar estos documentos, tales

como:

o Título

o Subtítulo

o

Fecha

o Texto o mensaje.

El título destaca la idea principal y presenta, a modo de titular, el mensaje.

El subtítulo amplía la información, de modo que en pocas líneas cualquier

lector puede comprender el mensaje que se desarrolla en el texto de la nota de

prensa.

La fecha es un elemento indispensable en casi cualquier texto. Es un elemento

de ubicación cronológica.

La redacción de este tipo de notas también debe ser clara, sencilla y

especialmente precisa para no dar lugar a ambigüedades de interpretación.

Una redacción correcta y ágil hará el texto más atractivo y dará una buena

imagen de la empresa.

I) EL ACTA

El acta es un escrito que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado,sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios

sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito.

La redacción del acta, a cargo generalmente del secretario de la institución de

que se trate, debe contener básicamente lo siguiente:

o Encabezamiento o título y nombre de la empresa o asociación.

o Lugar , fecha, hora de comienzo y término.

o Nombres de los asistentes.


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o Persona que la presidió.

o Orden del día.

o

Resumen ordenado de los debates realizados y los acuerdos tomados.o Visto bueno y firmas de las personas a quienes incumba hacerlo,

normalmente, presidente y secretario.

J) LA INSTANCIA

La instancia es un documento en el que se solicita o pide algo a la

Administración, a alguna entidad u organismo. Normalmente es una solicitud

dirigida a órganos o autoridades oficiales.

Por norma general la instancia se acomoda el siguiente modelo:

o Se encabeza con una rúbrica del objeto de la solicitud: “Solicitud de

permiso de demolición de una casa particular”.

o Frase de tratamiento correspondiente a la autoridad a quien se dirige.

o Datos personales del solicitante.

o Exposición de los hechos y razones de la petición, precedidos de la

frase: “Expongo:” o “Expone:”.

o La solicitud misma, se inicia con la frase: “Solicito” o “Solicita:”.

o Relación de documentos que se adjuntan (en caso de que los haya).

o Lugar y fecha.

o Firma del solicitante.

o Autoridad u órgano al cual se dirige la instancia.

4. EL VOCABULARIO ______________________________________

A) EL VOCABULARIO TÉCNICO

El vocabulario técnico y científico es aquel propio de una especialidad, y

que solo tiene sentido dentro de ella. Sin embargo, es frecuente que algunas

palabras de ese vocabulario traspasen la frontera de la ciencia o técnica donde


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tienen cabida y pasen a formar parte del vocabulario general. Por ejemplo, en

medicina, muchas de las palabras técnicas que designan enfermedades han

pasado a la lengua general: tuberculosis (antes la palabra “común” era tisis),cistitis, edema, faringitis, eczema, conjuntivitis…

Este trasvase de la lengua técnica a la general tiene que ver con las

necesidades de comunicación de la sociedad. Siguiendo con nuestro ejemplo,

las enfermedades son una realidad que nos afecta a todos y es lógico que

queramos conocer las palabras que sirven para designar las más comunes.

Esto no quiere decir que las palabras técnicas invadan el campo del hablacomún. Parece más adecuado seguir diciendo Tengo un catarro en vez de

Tengo una congestión nasal; Le hicieron una operación de cirugía estética en

la nariz en vez de Le hicieron una rinoplastia, etc.

La mayoría de las ciencias y técnicas saben de este fenómeno y algunas de

sus voces propias o de sus significados específicos han trascendido al

habla común. Así se habla de agujero negro, meteorito y rayos infrarrojos

(voces procedentes del campo de la Astrofísica); sustantivo, pronombre,

adjetivo (de la Lingüística); unidad, disco duro, disquete (de la Informática);

número decimal, número quebrado, raíz cuadrada (de las Matemáticas), etc.

Pero la gran mayoría de las voces técnicas siguen teniendo significados que

solo conocen las personas versadas en la especialidad a la que aquellas voces

pertenezcan. Solo una persona que tenga conocimientos de la ciencia o técnica

correspondientes podría entender palabras como púlsar, quásar, radiación desincrotrón (Astrofísica); alófono, semema, hiperónimo (Lingüística); subrutina

anidada, pixel, metacompilación (Informática); grupo abeliano, cuerpo p-ádico,

tensor covariante (Matemáticas), etc.

Esto nos lleva a plantearnos de nuevo la cuestión principal: el DESTINATARIO.

¿Conoce el lector de mi escrito el significado de las palabras que quiero

utilizar? En caso de que la respuesta sea “no”, habrá que sustituir todas esas

voces por otras que sí lo sean, o el objetivo del escrito, la comunicación, habrá


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fracasado. En el caso de que nos resulte imposible sustituir alguna voz

técnica por otra del habla común, habrá que explicarla la primera vez que

aparezca.

En general, la dificu ltad del lenguaje técnico reside en el léxico u tilizado y

no en su sintaxis (el modo de redactar las frases), de modo que un texto

técnico no tiene por qué tener una redacción oscura. En el ejemplo

siguiente, vemos un texto técnico bien redactado sobre el tema: la agrupación

vocálica de los verbos en español (Real Academia Española: Esbozo de una

nueva Gramática de la Lengua Española, Madrid, 1975, p. 49).

Varios verbos vocálicos de la primera conjugación terminados en –iar y –uar tienen diptongocreciente en todas las formas del paradigma que presentan la /i/ o la /u/ delante de una de lasvocales /a, e, o/ acentuadas, como en ra-biar, ra-bie-mos, ra-bió, men-gua-do, men-güé, men-guó, frente a otros verbos vocálicos de la misma terminación que tienen hiato creciente(fórmula III) en las mismas formas del paradigma: li-ar, li-emos, ac-tu-ó, etc.

Aunque no se conozca el significado de voces como verbos vocálicos, diptongo

creciente, paradigma, hiato creciente, se puede seguir la redacción de la frase

sin dificultad y captar su sentido general.

B) LAS SIGLAS

Alguien llamó al siglo pasado el siglo de las siglas, y parece que el que acaba

de comenzar no le va a ir a la zaga. Las siglas ofrecen la ventaja de dar mucha

información de forma resumida y concentrada. Algunas siglas muy extendidas

han dado lugar a palabras de la lengua común. Algunas son ya prácticamente

irreconocibles: radar (de Radar Detection and Ranging), tebeo (de una revista

infantil que se llamaba TBO), ovni (de objeto volador no identificado). Otras

conservan a medias su origen de sigla: Renfe o RENFE (de Red Nacional de

los Ferrocarriles Españoles), sida o SIDA (de síndrome de inmunodeficiencia

adquirida), elepé o LP (de Long Play).


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Pero la mayoría conservan su significado oculto. La recomendación es la

misma que para las voces técnicas: ponerse en el lugar del DESTINATARIO. Es

preferib le no sembrar el texto de siglas desconocidas. Y en el caso de queoptemos por utilizar de todos modos una sigla poco conocida (por ejemplo,

por tener que repetir muchas veces su contenido a lo largo del texto), habrá

que desarrol larla la pr imera vez que aparezca. Por ejemplo:

A la reunión asistieron representantes del BancoInteramericano de Desarrollo (BID), Banco Internacional

para la Reconstrucción y el Desarrollo (BIRD) y Banco

Europeo de Inversiones (BEI). El representante del BIL

se refirió la solicitud de los países de Centroamérica de

aplazar el pago de la deuda debido a su mala situación

económica tras el paso del huracán Mitch. Convino con

su colega del BEI en que parecía aconsejable que…

5. EL LENGUAJE EN NUESTRAS MANOS: NATURALIDAD,CORRECCIÓN Y “ ASEO” ____________________________________

El lenguaje que utilizamos dice mucho de nosotros mismos. Del mismo

modo que cuidamos nuestro aspecto exterior para causar una buena

impresión, así debemos cuidar el aspecto de nuestros escritos. ¿Quién se fiaría

de una persona desconocida que se presenta ante nosotros con una imagen

descuidada, desaseada o poco correcta? Así mismo, un escrito plagado de

incorrecciones y de descuidos gramaticales transmite una imagen poco

fiable de la persona o empresa que lo emite.

A) CUANTO MÁS CORTO MÁS SENCILLO


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Merece la pena dedicar un tiempo a la revisión del escrito e intentar expresar lo

mismo con menos palabras y con estructuras más simples. El tiempo invertido

redundará en beneficio del mensaje, pues este se entenderá mejor y no se

perderá en un fárrago de palabras. Estos son algunos modos de “podar” la

palabrería:

Hay que evitar las frases largas. Está demostrado que los periódicos que

más se compran son aquellos que escriben con frases cortas.

El análisis de la situación de partida, descomponiendo toda lainformación disponible para encontrar una lógica de interpretación, partirádel análisis de las variables demográficas que afectan al municipio en su

totalidad, actividad económica de la localidad, aprovechamiento del suelo

y parámetros ambientalmente claves.

El estudio partirá de un análisis de la demografía, actividad económica,aprovechamiento del suelo y situación medioambiental del municipio.

Una sola frase muy larga y farragosa puede sustituirse por varias frases cortas:

Parece evidente, o por lo menos a la mayoría de las personas se loparecería, que no se puede solucionar con una sola medida el problema

de la droga, no solo en las grandes ciudades, sino también en las

pequeñas y no digamos en los hogares de todos los españoles, pues sus

efectos perniciosos afectan a todos ya que cualquiera puede encontrarse

con el problema en casa un día de estos, habiéndose experimentado ya

que no respeta clases sociales, y la solución que hay que aplicar para la

droga tiene que tomar en cuenta distintos aspectos sociales, pero

también aspectos económicos y, cómo no, políticos.

El problema de la droga afecta a toda la sociedad española. Nadie quedaa salvo de su influencia negativa, pues cualquier persona puede padecer

en su propia familia un caso de drogadicción. Las soluciones han

temario iiia02 001 técnicas comunicación escrita

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