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Tema 20 - Grupo Auxiliar Administrativo de la Función

Administrativa -

EL EXPLORADOR DE WINDOWS. GESTIÓN DE CARPETAS Y ARCHIVOS. OPERACIONES DE BÚSQUEDA. MI PC. ACCESORIOS. HERRAMIENTAS DEL SISTEMA. PROCESADORES

DE TEXTO: WORD. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES. CREACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL DOCUMENTO. GESTIÓN, GRABACIÓN, RECUPERACIÓN E

IMPRESIÓN DE FICHEROS. PERSONALIZACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO.

EL EXPLORADOR DE WINDOWS

Para poder visualizar lo que tiene cada una de las unidades de disco y poder crear carpetas, eliminarlas, mover ficheros de unas carpetas a otras, usaremos uno de los programas más importantes dentro de Windows llamando Explorador de Windows,.

Existen varias formas de abrir el explorador de Windows. Dos de las más comunes son:

• Hacer clic con el botón derecho sobre el icono de Mi PC y seleccionar Explorar.

• Seleccionar en el botón Inicio-Programas y en el nuevo panel Explorador de Windows.

Barras de desplazamiento vertical

Barra de Herramientas

B. de desplazamiento

Barra de Menús

Barra de Dirección

Carpetas

Ventana del explorador de Windows

Vemos como la zona de trabajo se divide en dos zonas claramente diferenciadas, el marco izquierdo que es el listado de carpetas y cuya cúspide es

Temario Grupo Auxiliar Administrativo de la Función Administrativa INTERSINDICAL CANARIA. FEDERACIÓN DE SALUD

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el Escritorio y el marco derecho al que podemos llamar listado de contenidos y que varía dependiendo de cual es la carpeta que hemos abierto en ese momento.

Colgando del escritorio encontramos el icono de Mi PC, simbólicamente viene a representar el conjunto de las unidades de disco de nuestro sistema.

Colgando de Mi PC, veremos todas las unidades de disco que se encuentran presentes en nuestra máquina, cada una de ellas designada con su letra correspondiente.

Aspecto de Mi Pc Desplegado y Contraído

Observamos que aquellos elementos que contienen otros que cuelgan de ellos, tienen un + o un – en su parte izquierda. Cuando vemos el + quiere decir que todo lo que hay por debajo de él en ese momento está contraído y que si hacemos un clic con el ratón se desplegará y pasará a estar en estado -.

Discos, ficheros y carpetas.

Antes de ponernos a guardar la información en el Disco, necesitamos tener claros algunos conceptos como fichero y carpeta, ya que van a desarrollar un papel importante a la hora de definir cómo se guarda la información dentro del Disco.

Hablando de Discos

Se llaman unidades de disco a aquellos componentes del ordenador que se encargan de leer y escribir discos de distintos formatos, sean éstos disquetes, discos duros, CD-ROM, DVD, etc.

Windows designa cada unidad de disco con una letra seguida de dos puntos de tal forma que las letras que asigna a cada uno de los discos que podemos utilizar para almacenar la información son las siguientes:


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A: se refiere a la disquetera que lee y escribe sobre disquetes de 3 ½ .

C: se refiere a la unidad de disco duro situada dentro de la torre que no tiene salida por el frontal del equipo.

¿Qué es un Fichero?

Un archivo o fichero (son sinónimos) es cualquier información que almacenamos en un disco,. Dependiendo del tipo de información que vamos a grabar Windows asigna distintos iconos a cada uno de ellos. Para producir un fichero necesitaremos siempre utilizar un Programa o Aplicación donde generaré información que guardaré en el disco en forma de fichero. El usuario solamente tendrá que encargarse de proporcionar un nombre al fichero para poder después distinguirlo de los otros y decidir en qué carpeta se va a almacenar.

En Windows podemos asignar a nuestros ficheros nombres de hasta 255 caracteres, incluyendo números, guiones, y espacios en blanco. Lo que no podremos usar serán algunos caracteres especiales, como \ / : * ? " < > | aunque no es preciso memorizarlos todos, ya que el propio Windows se encargará de decirnos mediante una ventana qué el nombre de fichero que hemos elegido no es correcto.

¿Qué es una carpeta?

Las carpetas simbolizan un espacio del disco que reservamos creando la carpeta y dotándole de un nombre. La normativa para nombrar carpetas es la misma que se sigue para nombrar ficheros. Físicamente no existen dentro del disco, sino que es algo lógico, que nos hemos inventado, para poder tener los datos bien organizados dentro del disco y poder acceder a ellos fácilmente. Dentro de una carpeta podemos tener varias carpetas, como si fuera un clasificador.

Al igual que en los archivadores convencionales tenemos divisiones y subdivisiones de las materias que queremos separar, de la misma manera funcionan las carpetas. Windows siempre representa a las carpetas con el mismo icono, el de un clasificador de color amarillo.

Por ejemplo, podemos tener una carpeta con nuestro nombre dentro del disco duro del ordenador. Dentro de esa carpeta podemos tener a su vez una subcarpeta llamada Textos para introducir anotaciones y cartas y otra Subcarpeta llamada Dibujos para introducir nuestros dibujos. Dentro de la carpeta Textos podríamos tener a su vez dos subcarpetas, una para cartas formales y otra


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carpeta para anotaciones rápidas. De esa manera siempre conseguiremos tener todo en orden.

Estructura de Carpetas dentro del disco duro

Las Carpetas no ocupan espacio en el disco, únicamente lo ocupan los ficheros que pueda haber dentro de ellas.

Explorar carpetas y ficheros

En la parte izquierda del Explorador solo veremos carpetas, y subcarpetas. Si hago clic encima del icono de una de esas carpetas, en la parte de la derecha del Explorador veo todo su contenido, subcarpetas y ficheros. Con esta operación decimos que abrimos una carpeta.

En la parte derecha del Explorador veremos carpetas, subcarpetas y ficheros, en general cualquier contenido sobre el que pinchemos en el lado izquierdo.

Crear una carpeta

Para crearse una carpeta hay que seguir una serie de pasos:

1) Tenemos que tener claro dónde queremos crearnos esa carpeta. Hacemos un clic en la parte izquierda del Explorador de Windows la unidad o carpeta que queremos que contenga al nuevo elemento.

2) El siguiente paso será ir al menú ARCHIVO y seleccionar la opción NUEVO-CARPETA.

3) Introduciremos el nombre de la carpeta presionando al final ENTER.

Cambiar el nombre de una carpeta o de un fichero

Hacemos un clic en la carpeta o fichero a la que queremos cambiarle el nombre y a continuación vamos al Menú ARCHIVO y elegimos la orden Cambiar Nombre.


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Al lado de la carpeta o fichero, aparecerá un cursor al final del nombre actual del mismo, con lo que podremos actuar como si estuviéramos en un programa de texto, borrando, insertando caracteres, etc.

Eliminar una carpeta o fichero

Seleccionamos la carpeta o fichero. Veremos que se pone en azul intenso. A continuación elegimos la orden del menú ARCHIVO, Eliminar. También tenemos la opción de pulsar sobre el icono eliminar de la barra de Herramientas.

Todos los elementos que se eliminan del Disco Duro, no se pierden definitivamente, sino que son almacenados por el sistema operativo en la llamada Papelera de Reciclaje.

Así, si alguna vez nos hemos obligados a recuperar un documento que previamente habíamos eliminado, podremos visitar la Papelera para poder recuperarlo.

La Papelera de Reciclaje

Podemos acceder a ella desde el escritorio de Windows con un doble clic o también buscándola en el árbol del Explorador, colgando del Escritorio y casi al final del todo.

Una vez vemos en pantalla los elementos que contiene la papelera, podremos seleccionar cualquier carpeta o fichero allí ubicada y elegir la orden del menú ARCHIVO Restaurar. De esa

forma el elemento volverá a su ubicación original con toda su información, tal y como estaba antes de eliminarlo.

Tendremos en cuenta que si eliminamos una carpeta se eliminará todo su contenido, incluidas las subcarpetas que pudiera tener.

Una de las operaciones que conviene realizar es el vaciado de la papelera, para dejar sitio libre a nuevos elementos que queramos eliminar. Hay que tener en cuenta que una vez vaciemos la papelera, todos los elementos que estuvieran ubicados en ella, se perderán de forma definitiva.

Para vaciar la papelera, una vez la estemos explorando elegiremos la orden del menú ARCHIVO Vaciar Papelera de Reciclaje, o en su defecto, el botón


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derecho del ratón sobre el icono de la papelera.

Ver el espacio libre en Disco

Para ver el espacio que nos queda libre en disco Windows nos ofrece una forma muy gráfica de hacerlo desde el Explorador de Windows. Pinchamos en la unidad de disco en la que queremos consultar el espacio disponible y en el menú Archivo elegimos Propiedades. Se abrirá una ventana que nos muestra el espacio utilizado y el espacio libre en diferentes colores.

Mover y Copiar Información

A veces necesitaremos trasladar nuestra información de la oficina a casa, o simplemente reubicar unos ficheros desde una carpeta a otra. Todas estas operaciones las realizaremos también desde el Explorador de Windows.

Para estas operaciones Windows posee parte de la memoria asignada, a la que llama PORTAPELES, donde se almacena temporalmente información para que la podamos mover o copiar.

Para copiar un archivo o carpeta:

1) Lo selecciono. 2) Voy al menú EDICIÓN y elijo la opción COPIAR. (Control+C). También

nos servirá el icono copiar de la barra de herramientas. . 3) Me posiciono en el sitio donde lo quiero copiar. 4) Voy al menú EDICIÓN y elijo la opción PEGAR. (Control+V) .

Para mover, es decir, sacar algo de un sitio para ponerlo en otro, sigo los mismos pasos que para copiar con la única diferencia, que en el paso 2 en vez de elegir Copiar, elijo CORTAR. (Control+X).

También se puede mover un fichero utilizando solamente el ratón por la técnica de pinchar sobre el fichero o carpeta a mover y arrastrarlo hasta su nueva posición. Aunque no exige ninguna orden del menú, hay que ser muy preciso con el ratón ya que podemos trasladar la información a cualquier otra ubicación cercana..


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Tendremos en cuenta que si copiamos o movemos una carpeta que contiene subcarpetas, toda la estructura completa será movida o copiada.

Guardar y recuperar información del disco

En el momento en que utilizamos cualquier programa estamos generando una información que la mayoría de las veces deseamos almacenar en una unidad de disco y posteriormente recuperarla.

Guardar y Guardar como

La orden Guardar Como nos sirve para guardar la primera vez una información en el disco en forma de fichero (grabar). Habrá que indicarle a Windows en qué unidad de disco, después en qué carpeta vamos a almacenar el fichero y el nombre que le vamos a dar a éste.

En cambio, la orden Guardar se utiliza para volver a grabar un fichero que ya habíamos almacenado una vez anterior. En este caso no es necesario indicar ni el nombre del fichero ni dónde lo vamos a almacenar, ya que Windows conoce estos datos de la vez anterior.

En la caja llamada Guardar en pincharemos en la flecha y se desplegará un panel con las distintas unidades de disco. Pinchamos con el ratón en la unidad donde queramos almacenar la información y en el recuadro inferior aparecerán todas las carpetas correspondientes a esa unidad. Volvemos a pinchar esta vez en la carpeta que nos interese y le damos al botón Abrir hasta que veamos el nombre de la carpeta en el recuadro Guardar en.

Este proceso habrá que realizarlo hasta situarnos en la carpeta o subcarpeta que deseemos. Una vez tengamos el nombre de la carpeta deseada en el mencionado recuadro haremos un clic con el ratón en el recuadro Nombre de archivo y escribiremos el nombre que queremos dar a nuestro fichero. Por último con el botón Guardar la información quedará grabada en el disco.

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Ventana Guardar como

Abrir

Es el comando que utilizamos para recuperar un archivo que está en el disco. Primero iniciaremos el programa con el que ese fichero ha sido creado En el menú Archivo pincharemos sobre abrir.

La ventana que surge es igual a la ventana de Guardar Como, solo que ahora se llama Abrir. El proceso es idéntico, lo único que ahora habrá que indicarle la unidad de disco y la carpeta donde está almacenado el archivo que queremos recuperar. Una vez veamos en el recuadro Buscar en la carpeta que queremos pinchamos con el ratón en el nombre del fichero y le damos al botón Abrir.

Accesorios de Windows

Windows incluye numerosos programas que podemos utilizar para numerosos trabajos. No destacan por su potencia, pero son una buena colección de Herramientas para hacer casi de todo y resultan útiles si no disponemos de otros programas más especializados. Para obtener estos accesorios presionaremos el botón Inicio de la barra de tareas, elegiremos la opción Programas, a continuación volveremos a elegir Accesorios.


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Bloc De Notas

Como su nombre e icono indican, sustituye la típica libreta para anotar recados, mensajes, etc. Y ahí terminan sus funciones. Sirve para almacenar este tipo de mensajes de texto.

Escritorio a medida

Para personalizar nuestro escritorio debemos acceder a la ventana Propiedades de Pantalla. Lo más rápido es hacer un clic con el botón derecho del ratón sobre una zona libre del escritorio y elegir Propiedades.

Ficha para poner el Papel tapiz

FONDO: En la pestaña de fondo puedes cambiar el fondo del escritorio, bien sea con un diseño o con una imagen de las listadas en la caja blanca. La forma en que se muestra la imagen se pude cambiar mediante el cuadro Mostrar para que la imagen se estire abarcando todo el área, se repita en un mosaico si es una imagen pequeña o simplemente se coloque en el centro del escritorio.

Protector de pantalla:


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Un protector de pantalla son imágenes animadas que saltan al cabo de un tiempo programado al detectarse que no estamos utilizando el ordenador.

En el momento en el que alguien toca el ratón o el teclado el programa deja de ejecutarse y la pantalla muestra el escritorio tal y como lo dejamos. Podemos establecer el tiempo que tardará el salvapantallas en activarse (pinchado en la caja de los minutos) e incluso podemos colocar una contraseña para que nadie “fisgue” nuestro escritorio mientras no estamos utilizando el ordenador.

Apariencia: En esta pestaña lo que conseguimos es cambiar todos los elementos de las ventanas de Windows; colores, tipos de letra, tamaño de las barras, etc.

Efectos: En esta ventana podemos establecer los efectos visuales de los

iconos y las ventanas. Web: Activando la casilla Ver Active Desktop como una página Web

tendremos la posibilidad de colocar una página Web ocupando una zona del escritorio. Debido a estas posibilidades Microsoft ha denomina al escritorio Active Desktop o Escritorio Activo.

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PROCESADORES DE TEXTO: WORD

¿Qué es Microsoft Word?

En Microsoft Word resulta muy sencillo crear documentos y conseguir que éstos tengan el aspecto deseado. Word es un procesador de textos que funciona bajo el entorno de Windows. Se utiliza para la edición, formateado e impresión de documentos.

Inicio de Microsoft Word

Existen varias maneras de iniciar Microsoft Word. La más fácil, consiste en utilizar el menú Programas, al que se accede pulsando el botón de inicio de la barra de tareas. Inicio-Programas-Microsoft Word.

Nos aparece una ventana, con una hoja en blanco donde podremos empezar a escribir el texto deseado en el punto de inserción, señalado por la barra intermitente. A continuación mostramos un gráfico y pasamos a explicar las partes más importantes en la ventana donde se ejecuta el programa.

Vista inicial de Word


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¿Cómo se llama cada cosa?

La primera barra (de color azul) que aparece en la ventana se llama Barra de Título y muestra el nombre e icono del programa que estamos usando, así como el nombre del documento que estamos editando (Documento 1).

Si contemplamos la imagen, observamos que la ventana podría

desmontarse en pequeñas franjas horizontales que comienzan con una línea vertical más marcada, a cada una de estas franjas la llamamos barras.

La primera de estas es la Barra de Menús donde están todas las órdenes

que podemos dar a Word para que deje el documento como nosotros queremos. Cada una de las palabras que aparecen en esta barra como Archivo, Edición, Ver , etc, se llaman Entradas de Menú.

Las Barras de Herramientas contienen botones que efectúan acciones

con solo pulsarlos. Son una forma rápida de poner a nuestro alcance la mayoría de las opciones de Word evitando tener que buscar estas opciones por los distintos menús. Word incluye trece barras de herramientas.

Debajo de las barras encontramos la Regla, que nos ayuda a medir las

dimensiones de nuestro folio y a calcular sus márgenes. La zona blanca donde aparece el folio se llama Área de Trabajo y ahí es donde iremos escribiendo el texto de nuestro documento.

Desplazarnos por el Documento

Cuando estamos escribiendo, corrigiendo o simplemente poniendo bonito nuestro documento necesitaremos desplazarnos por él. Una forma de hacerlo es mediante el ratón, haciendo clic en la zona de texto donde queremos situar el cursor (el palito vertical intermitente). Pero en ocasiones es más rápido hacerlo mediante el teclado:

Ir al principio del documento: Presionar la tecla control y sin soltarla

la tecla Inicio. Ir al final del documento: Presionar la tecla control y sin soltarla la

tecla Fin. Ir al principio de una línea: Presionar la tecla Inicio.

Ir al final de una línea: Presionar la tecla Fin.

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Ir un carácter a la derecha: Presionar flecha de desplazamiento a la derecha.

Ir un carácter a la izquierda: Presionar flecha de desplazamiento a la

izquierda. Ir una palabra a la derecha: Presionar control y sin soltar la tecla de

desplazamiento a la derecha. Ir una palabra a la izquierda: Presionar control y sin soltar presionar

la tecla de desplazamiento a la izquierda. Ir un párrafo arriba: Presionar control y sin soltar flecha de

desplazamiento hacia arriba. Ir un párrafo abajo: Presionar control y sin soltar flecha de

desplazamiento hacia abajo.

MENÚ ARCHIVO

Aquí encontraremos todas las opciones relacionadas con la preparación del documento para imprimirlo, guardarlo y recuperarlo del disco.

Abrir y Guardar

Una de las cosas más importantes es saber guardar la información, ya sea en el disco duro o en un disquete.

Conviene guardar el documento con cierta frecuencia mientras vamos

escribiendo, ya que, de esa forma, se conserva una copia reciente del mismo en caso de que se vaya la luz. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Seleccionar en el menú Archivo la opción Guardar. 2. Nos aparece una ventana donde tenemos que indicarle dos cosas:

dónde lo quiero guardar, y con qué nombre. 3. Por último hacemos clic en el botón Guardar.


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Ventana Guardar como

Para abrir un archivo de Word elijo Archivo-Abrir, la ventana que aparece es idéntica la que vimos en grabar, pero en este caso si observamos su barra de título, pondrá abrir. En este caso debemos indicarle donde se encuentra el archivo a recuperar, hacer clic en el archivo elegido y presionar el botón Abrir.

Configurar Página

Sirve para preparar la página de cara a imprimirla. Se compone de cuatro fichas:

• Márgenes

Establecemos los márgenes de impresión o distancias desde el folio hasta dónde se empezará a escribir el texto establecidos en centímetros. Podemos dejar algún espacio extra en el recuadro Encuadernación si pensamos encuadernar nuestro trabajo final para introducir las anillas, grapas, etc. Los márgenes se pueden aplicar a todo el documento, (lo más usual) o establecer diferentes márgenes en diferentes “Secciones” de Nuestro Documento. Para ello escogemos la opción adecuada en el recuadro Aplicar a....

Si planeamos imprimir por las dos caras del documento podemos marcar la casilla Márgenes simétricos, convirtiendo nuestros márgenes izquierdo y


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derecho en Exterior e Interior respectivamente. En todo momento veremos el aspecto de las hojas con los nuevos márgenes en la ventana derecha.

• Tamaño y Fuente del Papel

En la ficha Tamaño estableceremos el papel en el que vamos a imprimir. La cantidad de papeles disponibles dependerá de cada impresora. Otra opción que tenemos es la de imprimir en sentido horizontal o vertical.

• Diseño de Página

Podemos controlar la alineación Vertical del texto en el recuadro Alineación Vertical, tal y como controlamos la alineación horizontal desde los formatos de Párrafo. Presionando el botón Números de línea podemos hacer que Word numere las líneas al imprimir el documento.

• Imprimir

Esta orden del Menú, a diferencia del icono de la barra de Herramientas, nos abre una ventana donde podemos marcar algunas opciones antes de lanzar el trabajo a la impresora. Entre lo que podemos hacer al imprimir está el sacar varias copias de nuestro documento estableciendo el número de copias requeridas en el cuadro Copias.

En el bloque Intervalo de Impresión establecemos cuantas páginas del

documento queremos imprimir. Para que estos valores se tengan en cuenta al imprimir deberemos escoger en el cuadro Imprimir sólo la opción El Intervalo.

SELECCIONAR TEXTO

Es la operación básica que hay que hacer antes de ponernos a aplicar un formato (darle una presencia agradable al documento). El método más utilizado por la mayoría de usuarios consiste en colocar el cursor al lado de la palabra o frase a seleccionar, pinchar y arrastrar hasta que vemos el texto en vídeo inverso, es decir, con el fondo negro y las letras blancas.

Sin embargo hay formas mucho más efectivas de seleccionar texto también haciendo uso del ratón o combinándolo con el teclado:


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Seleccionar una palabra: Hacer doble clic sobre esa palabra. Seleccionar una línea Colocar el ratón al comienzo de la línea y

cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer un clic.

Seleccionar un párrafo: Colocar el ratón al comienzo de la línea y

cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer doble clic.

Seleccionar varios párrafos: Seleccionar la primera línea del primer

párrafo y sin levantar el dedo del ratón moverlo hacia los siguientes párrafos.

Seleccionar un bloque de texto indeterminado: Hacer doble clic en la

primera palabra; presionar la tecla Shift y mientras la mantenemos presionada hacer doble clic en la última palabra del bloque de texto.

Seleccionar todo el texto: Colocar el ratón al comienzo de la línea y

cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer triple clic

Seleccionar un solo carácter: Presionar la tecla shift y mientras la

mantenemos presionada utilizar la flecha de desplazamiento a la derecha.

Copiar y Mover Texto

Muchas veces necesitamos copiar texto, o de un programa a otro o dentro del mismo programa del Word, o moverlo de sitio.

En Word 97 una de las novedades es que podemos desplazar texto de un sitio a otro usando el ratón. Para ello hay que hacer lo siguiente:

1. Seleccionar el texto que se desea mover. 2. Cuando se pasa el puntero del ratón (flechita) sobre el texto

seleccionado, este toma forma de flechita con la punta hacia la izquierda. Si entonces hacemos clic y se pulsa la tecla Control y arrastramos el texto seleccionado hasta el lugar deseado el texto se


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copiará; en cambio, si hacemos la misma operación pero sin pulsar la tecla Control, el texto se mueve de posición.

Además de esta forma de arrastre mediante el ratón, podemos echar mano del portapapeles, que es un área de almacenamiento propia del entorno de Windows. Los datos almacenados aquí, se mantienen hasta que apaguemos el ordenador o metamos otros datos nuevos.

En el caso de que queramos copiar texto:

1. Seleccionamos el texto deseado. 2. Vamos al menú Edición-Copiar (o Control+C). 3. Nos posicionamos donde queremos dejar el texto. 4. Vamos al menú Edición-Pegar (o Control+V).

Si lo que queremos es mover el texto de sitio, seguimos los mismos 4 pasos anteriores, pero en vez de elegir Copiar elegiremos Edición-Cortar (o Control+X).

DAR FORMA AL TEXTO

Dar formato a un texto es al fin y al cabo establecer una serie de características, como pueden ser: tamaño, colores, negrita, subrayados,... etc.

Debemos distinguir entre Formatos de Fuente, que se aplican a un texto seleccionado, y Formatos de Párrafo que afectan a todo un párrafo. En ambos casos utilizaremos el menú Formato o la barra de Herramientas del mismo nombre.

Barra de Herramientas de Formato

Esta barra de herramientas permite aplicar distintas opciones de formato tanto de fuente como de párrafo con solo hacer clic en el botón correspondiente: Se usa muchísimo y aquí están los botones más interesantes de la misma.

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Mediante esta caja escogemos el tipo de letra que mas nos gusta.

Pinchando aquí escogemos el tamaño del texto.

Para resaltar el texto usamos la Negrita.

Cursiva para ladear el texto hacia la derecha.

Aquí está el botón de Subrayado

Aquí tenemos cuatro botones para hacer que un párrafo quede alineado por la izquierda, centro, derecha, o por ambos lados. A esta última opción le llamamos Justificado, como este párrafo.

Estos dos botones sirven para crear listados de elementos, tanto con números (el primer botón) como con Viñetas o símbolos el segundo. Ahí va un ejemplo:

1. Esto es un elemento de lista numerada. Esto es un elemento de lista con viñeta.

Botones para Disminuir y aumentar sangría. Cada vez que se presiona uno de ellos moverá todo un párrafo hacia la derecha o la izquierda del documento. Este párrafo tiene aumentada su sangría.

Esto es un botón llamado Mixto, que nos permite pinchar en la imagen del cuadro o en la flecha de al lado. Sirve para poner un bonito borde al párrafo como éste. Si no te interesa un borde que sea un cuadrado cerrado, experimenta con el botón flecha.

Herramienta realce para realzar el texto como si tuviéramos un rotulador fosforescente. Pinchando en la flecha accedemos a los colores disponibles.

Una herramienta imprescindible para poner color a nuestro texto. Pinchando en la flecha veréis todos los colores disponibles.


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Menú Formato Fuente

Los formatos que aquí aparecen deben aplicarse sobre texto previamente seleccionado. Encontramos opciones conocidas como Negrita, Cursiva, Subrayado, etc y también otros formatos especiales que no se encuentran en la barra de formato, pero si en el menú Formato-Fuente y son los llamados Efectos: . Tachado, Doble Tachado, Superíndice, Subíndice, S


Soommbbrraa, , RRReeelll iiieeevvveee, GGGrrraaabbbaaadddooo, VERSALES, MAYÚSCULAS, distintos tipos de Subrayado, como por ejemplo: subrayado solo palabras, subrayado doble, subrayado punto raya, etc.

En esta misma opción podemos pasar a la ficha Espaciado de

caracteres. El recuadro llamado Espaciado nos permite aumentar o disminuir la separación entre las letras de una palabra escogiendo expandido o comprimido. Para exagerar más el efecto escribiremos en el recuadro la cantidad de puntos que queramos se expanda o comprima un texto. También podemos hacer que el texto seleccionado sea vea elevado o disminuido respecto de la línea de base del texto cogiendo la opción correspondiente en el recuadro Posición y estableciendo la distancia en puntos. Los valores que tienen por defecto tanto el espaciado como la posición es Normal.

Ventana Formato Fuente

Otra de las opciones dentro de la ventana Fuente es la ficha Animación

que nos permite dar efectos animados al texto seleccionado. Estas animaciones sirven solo para verlas en pantalla.

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Cambiar Mayúsculas y Minúsculas

Nos permite transformar texto escrito en minúsculas a mayúsculas y viceversa. Para llegar a esta opción usaremos el menú Formato Cambiar mayúsculas y minúsculas. Aparte de estas dos conversiones nos ofrece más opciones:

Tipo Oración: Pone la primera letras en mayúsculas y todo lo demás en minúsculas, como en una oración.

Tipo Título: Coloca La Primera Letra De Cada Palabra En

Mayúsculas. Tipo iNVERSO: cOLOCA LA PRIMERA EN MINÚSCULAS Y TODAS

LAS DEMÁS EN MAYÚSCULAS.

Formato de párrafos

Un párrafo es una serie de caracteres acabados con un salto de párrafo (cada vez que pulsamos ENTER). Podemos visualizar los saltos de párrafo y otros

caracteres no imprimibles pulsando el botón:

Alinear Párrafos

La alineación del texto presenta cuatro aspectos que se pueden combinar entre sí dando lugar a una gran cantidad de variaciones. Izquierda, Centro, Derecha y Justificado.

Siempre tiene que estar seleccionada una de las alineaciones. Al

seleccionar una de ellas, se quita la otra. Generalmente usaremos los botones de la barra de Herramientas de Formato para esta tarea pero siempre podemos acercarnos al menú Formato Párrafo y pinchar en el cuadro Alineación.

Justificar

Interlineado

Es la distancia que hay entre las líneas de un párrafo. Normalmente Word está preparado para escribir con interlineado Sencillo pero si lo queremos aumentar podemos hacerlo desde este cuadro de Formato Párrafo.


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Sangrías

Las sangrías consisten en jugar con los márgenes de un párrafo haciendo que sea más estrecho que los demás y en la distancia que nos apetezca. Se pueden aplicar al párrafo utilizando unos deslizadores de la regla o entrando en el menú Formato Párrafo y pinchando en los cuadros llamados Sangría Izquierda, Derecha o Especial. Estas son las diferentes sangrías:

Sangría Izquierda, mueve todo el margen izquierdo de un párrafo. Se desliza el cuadrado inferior de la regla. Este cuadrado arrastrará también a los dos triángulos superiores.

Sangría de primera línea mueve solo la primera línea de un párrafo para resaltarla. Se desliza el triángulo superior de la regla hasta la posición que se quiera.

Sangría Francesa, mueve todo menos la primera línea en un párrafo. Se desliza el triángulo invertido de la regla y arrastra también al cuadrado.

Sangría Derecha, mueve el margen derecho del párrafo. Se desliza el triángulo que hay en el lado derecho de la regla.

Numeración y Viñetas

Para hacer esquemas, o para remarcar los elementos de una lista podemos utilizar viñetas, listas numeradas, o una combinación de ambos (esquemas numerados). Para aplicar estos formatos a un párrafo o a un grupo de ellos se suelen utilizar los botones correspondientes de la barra de herramientas de Formato, pero si lo que queremos es escoger la viñeta o estilo de numeración que saldrá cada vez que apretemos esos botones iremos al menú Formato, Numeración y Viñetas.

Hay tres pestañas para poder configurar cada elemento. Dentro de cada pestaña aparecen ocho recuadros con posibles modelos

de numeración y viñetas. Cualquiera de ellos se puede retocar pulsando en el botón Personalizar.

Además, en el caso de las viñetas podemos escoger entre una amplia gama de símbolos pulsando el botón Viñeta de la ventana Personalizar. Las fuentes que mayor número de símbolos tienen son Symbol, Webdings y Windings.


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Tabuladores

Otra característica de párrafo son los tabuladores. Word tiene cuatro tipo de tabuladores que se pueden seleccionar desde la regla haciendo clic en el botón izquierdo de la misma. Estos cuatro tabuladores se diferencian por cómo se alinea el texto respecto a ellos. Los cuatro tipos de tabuladores son:

Tabulación Izquierda

El texto se alinea por la izquierda en la posición del tabulador (es el tipo de tabulador por defecto).

Tabulación Derecha

El texto se alinea por la derecha en la posición del tabulador.

Tabulación Centrada

El texto se alinea centrado en la posición del tabulador

Tabulación Decimal

El texto se alinea en la coma decimal de las cifras en la posición del tabulador (para columnas de números con decimales).

Tabulación Barra Se traza una línea vertical en la posición del tabulador

En la parte izquierda de la regla aparecen estos símbolos, se hace clic

hasta visualizar la tabulación deseada, después se hace clic encima de la regla en la posición que queramos. En la regla aparecerá un símbolo como estos, según el que hayamos elegido, indicándonos que hay un tabulador.

Si una vez colocado no nos gusta como queda, podemos pinchar encima

de él, y arrastrarlo a la nueva posición. Si queremos eliminarlo solo tenemos que arrastrarlo fuera de la regla, por ejemplo hacia el documento.

Si queremos establecer tabuladores desde el menú, haremos clic en el menú Formato-Tabulaciones, desde aquí tenemos además alguna opción más, como poner rellenos.

Elegimos la posición en la que queremos que haya un tabulador, después la clase de alineación que va a tener, y por último si tiene o no relleno; por cada tabulación le damos al botón de Fijar, cuando acabemos con todos, hacemos clic en Aceptar.


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Una vez fijadas los saltos de tabulación con cualquiera de estos métodos para aplicarlo en el momento de escribir el texto separaremos las palabras que deben ir en las marcas de tabulación con la tecla Tabulador del teclado representada por dos flechas en direcciones opuestas.

Bordes y Sombras

Otro formato que se aplica a los párrafos son los bordes, se trata de líneas de diversos grosores y colores que rodean a los párrafos; así como establecer un color de fondo (sombreado) en los párrafos con el objetivo de conseguir una mejor presentación. Este formato no es exclusivo de los párrafos, también se puede aplicar a un texto seleccionado, aunque no deja manipular los bordes como cuando se aplica a un párrafo.

Barra de Herramientas de Tablas y Bordes

Si optamos por aplicar bordes desde el menú Formato-Bordes y

Sombreado. Tendremos además la opción de colocar bordes a toda las páginas. Word dispone de una interesante galería de bordes artísticos (como si fueran marcos), que son un listado de imágenes que pueden rodear a la página en sustitución de las líneas.

Ejemplo de Bordes artísticos

TABLAS

Las tablas permiten disponer columnas de números y textos sin necesidad de utilizar tabulaciones y ordenar los distintos objetos (imágenes, texto...) en la página del documento de Word.

Las tablas se componen de columnas (vertical) y de filas (horizontal), la

intersección de filas y de columnas se llama celda. Cada recuadro de una tabla se le llama Celda.

Para insertar una tabla lo podemos hacer de dos formas diferentes: en el

menú Tabla-Insertar Tabla donde nos pregunta cuántas filas y cuántas columnas


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va a tener nuestra tabla, o en el menú Tabla-Dibujar Tabla donde nos permite dibujar nuestra tabla a mano.

Para personalizar la tabla tenemos una barra de herramientas, la de Tablas y Bordes:

Selección de Filas y Columnas en una Tabla

Es posible aplicar opciones de formato a filas o columnas. Para ellos se debe seleccionarlas previamente.

Para seleccionar: Una columna: Hacer clic en el borde superior de la misma cuando nos

aparece una flechita negra. Varias columnas: De la misma forma que una sola columna, pero

manteniendo el dedo pulsado y arrastrando por las columnas deseadas.

Una fila: Si nos ponemos delante de la fila que queremos seleccionar

fuera de la tabla, con un solo clic seleccionamos la fila. Varias filas: En el caso de varias filas lo hacemos igual que para una

sola, arrastrando por las filas deseadas. Una celda: Hacemos clic en la zona de selección de la celda (cerca del

borde izquierdo de la misma). Texto dentro de una celda: Seleccionamos el texto por los métodos

habituales.

Edición de Una Tabla

Tenemos la oportunidad de, después de haber terminado la estructura de nuestra tabla, insertar/eliminar filas o columnas o celdas.

Para insertar filas o columnas en la cantidad y posición que se desee

insertar. Seleccionar la opción del menú Tablas-Insertar filas/columnas. Hay dos casos especiales:

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Si deseamos insertar una fila al final de la tabla, colocándose en la última celda de la tabla, pulsar la tecla Tabulador.

Si deseamos insertar una columna después de la última como indica la

figura y después la opción de menú Tabla-Insertar columnas.

Si queremos eliminar una celda, una fila o una columna dentro de una tabla, lo primero que tenemos que hacer es seleccionarla y dirigirnos al menú Tabla.

Dividir y Unir Celdas

Para combinar celdas, lo único que hay que hacer es seleccionar las celdas a unir y pulsar el primer botón de Combinar Celdas

Para dividir celdas colocamos el cursor en la celda que queremos dividir y pulsamos el segundo botón de los mostrados llamado Dividir Celdas.

Si optamos por el menú encontraremos las órdenes Combinar y Dividir

celdas en el menú Tabla.

BUSCAR Y REEMPLAZAR

Si tenemos la necesidad de buscar texto por el documento o incluso de reemplazar alguna palabra por otra lo podemos hacer a través del menú Edición-Buscar o Edición-Buscar y Reemplazar.

En la caja que se abrirá podremos escribir la palabra a buscar y comenzar

la búsqueda con el botón Buscar siguiente. Si encuentra la palabra está aparecerá seleccionada en pantalla. Si hay más palabras iguales volviendo a presionar el mismo botón se colocará en la siguiente.

Si además de buscar nos interesa reemplazar esa palabra por otra,

pasaremos a la ficha Reemplazar y en el cuadro correspondiente escribiremos la palabra o expresión que queremos utilizar.

IMÁGENES

Podemos escoger entre insertar imágenes prediseñadas, que forman parte de la Galería de Microsoft Office y por lo tanto vienen en el CD de Office o


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insertar imágenes que tengamos nosotros grabadas en cualquier carpeta del disco duro.

Tanto si insertamos una como otra, la forma de trabajar con ella es exactamente igual, a través de la barra de Herramientas de Imagen o en el menú Formato Imagen.

Para trabajar con una imagen lo primero que tenemos que hacer es

seleccionarla haciendo un clic sobre ella, hasta que veamos que aparecen unos puntitos en todo su perímetro llamado Tiradores. Como su nombre indica, sirven para tirar de ellos colocando el ratón encima de uno de ellos hasta que el

puntero tome el aspecto de una flecha de dos puntos y arrastrando el ratón. Con este procedimiento podemos hacer la imagen más pequeña o más grande. Conviene tirar de las diagonales para no deformar la imagen.

Si lo que queremos es mover la imagen pasaremos el ratón sobre ella y

cuando veamos que el puntero toma el aspecto de una cruz con cuatro flechas, pinchamos y arrastramos desplazando la imagen a la nueva posición.

Barra de imagen

MENÚ VER

Todas las opciones del Menú Ver afectan a la forma en que se ve el texto en pantalla o sirven para ocultar o mostrar elementos como las Barras de Herramientas, Reglas, etc. Disponemos de cuatro Vistas entre las que podemos ver el documento bien eligiéndolas en este menú o pinchando en los iconos correspondientes junto a la barra de desplazamiento horizontal.

Normal: En esta vista no veremos los elementos gráficos, ni el texto formando columnas, pero como ventaja Word consumirá menos


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recursos. Es la mejor opción para trabajar con texto normal. El cambio de página se representa por una línea discontinua.

Esquema: Sirve para trabajar en documentos a los que ya se ha dado forma o aplicado estilos, y nos ayuda a organizar y estructurar nuestro trabajo dividiéndolo en niveles que podemos mover, expandir, contraer, etc. También nos servirá a la hora de desarrollar esquemas numerados.

Diseño de Página: Nos permite ver la hoja tal y como se imprimirá.

El cambio de página se representa por un cambio de folio

Diseño en Pantalla: Sirve para mostrar documentos que van a ser leídos en pantalla y además activa el llamado Mapa del Documento, que es un sistema que nos permite “navegar” por los distintos apartados del texto.

Documento Maestro: Es una Vista que nos permite trabajar con

aquellos documentos de Word que por su extensión conviene dividirlos en otros subdocumentos que se enlazan con el llamado Documento Principal. Esta vista nos permite trabajar con este tipo de documentos.

Otra opción interesante del Menú Ver es el Zoom que me permite cambiar el tamaño del texto que veo en pantalla. También podemos utilizar el recuadro de Zoom expresado en % que aparece en la barra de herramientas estándar.

Encabezados Y Pies De Página

Hay unos elementos que pueden aparecer en los documentos fuera del margen de la página. Estos elementos son:

Encabezados: Un texto que se repite en la parte superior de cada página de nuestro documento.

Pies: Un texto que se repite en la parte inferior de las páginas.

Los encabezados y los pies de página se utilizan para lograr la continuidad

y estructura de un documento, contienen con frecuencia números de página, título de la obra, título del capítulo, etc.

Utilizando adecuadamente los encabezados y pies de página se facilita la

lectura del documento ya que el lector siempre puede obtener una referencia inmediata de lo que está leyendo y en que parte está.

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Microsoft Word es muy flexible a la hora de estructurar encabezados y

pies de página permitiendo hacer gran variedad de cosas con ellas. Por ejemplo, se pueden introducir textos y/o gráficos y/o campos. También se pueden aplicar las opciones de formato de texto y párrafos estudiadas en los apartados anteriores. Y también es posible disponer de distintos encabezados y pies para primeras páginas, páginas pares e impares, o incluso por las distintas secciones de un documento.

Para crear encabezados y pies de página, tenemos que ir al menú Ver-Encabezado y pie de página, para ello tenemos que estar en Diseño de Página (Ver-Diseño de página), de todas formas si no estamos en este diseño Word nos pasa automáticamente a él. Cuando estamos en el diseño del encabezado y del pie de página nos aparece una barra de herramientas:

Empezando por el primer botón de la izquierda:

Insertar Elementos de Autotexto. Insertar números de página. Total de páginas en el documento. Formato del número de página. Fecha. Hora. Configurar página. Ver u ocultar el texto del documento. Igual que el anterior. Cambiar entre encabezado y pie. Mostrar el anterior. Mostrar el siguiente. Cerrar.

Cuando estamos editando el Encabezado o el Pie de página, existen dos

tabuladores, uno en el centro de la hoja, y otro en la derecha, están situados por si queremos escribir varias cosas en tres posiciones diferentes, izquierda, centro y derecha. Cualquier texto o expresión que no inserten directamente estos botones habrá que escribirlos a mano.

Para cambiar entre el encabezado y el pie o entre encabezados y pies de páginas pares e impares, utilizaremos los iconos correspondientes de la barra de Herramientas de Encabezados y Pies de Página.


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