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TEMA 5: Envío de escritos y recepción de Notificaciones

5.1 Funcionalidad General

Los “Procuradores” accederán a LexNET por medio de su certificado en tarjeta criptográfica.

Las funcionalidades que se presentan a los “Procuradores” son:

• Presentación de escritos: procedimiento por el cual los procuradores presentan escritos al Órgano Judicial con un documento principal y los anexos que sean necesarios, el procurador indicará como destinatario el Órgano Judicial que considere oportuno. El destinatario real de los escritos será la Oficina de Registro Telemático que se encargará de repartirlos al Órgano Judicial que corresponda. Este acto implicará la recepción de un acuse de entrega.

• Traslado de Copias: procedimiento por el cual los procuradores pueden presentar copias de documentos en un Órgano Judicial y en los buzones de otros procuradores simultáneamente. También se deposita una copia en el Colegio de cada uno de los Procuradores en copia del traslado. El sistema por su implementación asegura que todos son documentos idénticos, copias exactas del mismo mensaje.

• Reenvío de escritos recibidos de los abogados al órgano Judicial: en aquellos casos en que sea también necesaria la firma del abogado, el sistema presenta la opción de recibir escritos (y sus posibles anexos) de un abogado y reenviarlo a un Juzgado. Esta operativa incluye también la opción de realizar el traslado de copias.

• Tratamiento de Notificaciones emitidas por los Órganos Judiciales: Tanto los “Procuradores” como los Colegios de Procuradores a los que pertenecen reciben las Notificaciones que envían los “Secretarios Judiciales”. El hecho de la verificación de las Notificaciones por parte del Procurador supone la retirada de las mismas del buzón del Colegio. En este sentido, el Colegio podrá fijar un tiempo de caducidad a partir del cual podrá asumir (entregar manualmente a otro “Procurador”) las Notificaciones no retiradas por los “Procuradores”; aún así, el “Procurador” podrá retirar la Notificación del buzón del Colegio siempre que no haya sido asumida por el mismo, a pesar de que se haya

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cumplido el tiempo de caducidad. Las Notificaciones que hayan sido asumidas por el Colegio de Procuradores, se moverán a la carpeta de mensajes “Caducados” en el buzón del Procurador en el momento de su verificación.

• Reenvió de las Notificaciones emitidas por los Órganos Judiciales a un abogado: el sistema nos ofrece la posibilidad de reenviar la Notificación recibida del Órgano Judicial a un abogado. Cada notificación que sea reenviada a un abogado se almacenará en la carpeta “Reenviados a Abogados”.

• Acuses de recibo: el sistema informará al “Procurador” del resultado de la operación, tanto en el caso de la presentación de escritos, como en los traslados de copias, y en el envío de mensajes a abogados. Si la operación ha podido realizarse correctamente, se recibirá como acuse de recibo un nuevo mensaje con el contenido íntegro del mensaje enviado, en el que vendrá especificada la fecha de recepción del mensaje en el sistema. Dicha fecha será a todos los efectos la fecha real de presentación en la Oficina de Registro Telemático, o de entrega del mensaje en el buzón de LexNET del envío al abogado.

Cuando el “Procurador” valide su certificado, como se ha descrito en el tema 3, accederá a la página principal de LexNET. Esta muestra la información del buzón del usuario que se ha validado en el sistema, así como los menús con las operaciones disponibles para el usuario en cuestión:

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La página principal presenta un menú superior con las acciones que el usuario tiene disponibles:

• “Buzón Principal”, permite el acceso al buzón del usuario, mostrando el listado de carpetas disponibles con el número de mensajes que se encuentran ubicados en cada una de ellas. En esta pantalla aparece un botón “administrar carpetas” que permitirá al usuario el manejo de determinadas carpetas, esta funcionalidad se ha descrito en el tema 4.

• “Escritos”, da acceso al formulario de Presentación de Escritos, Traslados de Copias y envío de mensajes a abogados.

• “Libreta”, permite el mantenimiento de una libreta de direcciones con los destinatarios más frecuentemente utilizados por el usuario.

• “Búsqueda Avanzada”, permite al usuario realizar búsquedas de mensajes atendiendo a una serie de criterios que seleccione el usuario.

• “Configuración”, permite al usuario modificar los datos de su nombre.

• “Últimos cambios”, se informará al usuario de todas las novedades que se implementen.

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• “Desconectar”, permite al usuario abandonar el sistema.

• “Buscar”, permite al usuario realizar búsquedas de mensajes atendiendo al criterio de nº y año de procedimiento.

Inicialmente se accede al “Buzón Principal” del Procurador, presentando las carpetas disponibles en el mismo:

• Bandeja de entrada, donde aparecen las notificaciones recibidas desde los Órganos Judiciales.

• Aceptados, en esta carpeta se almacenan las notificaciones que han sido verificadas y recogidas del buzón del Colegio.

• Caducados, se almacena en esta carpeta una copia de los mensajes que han sido asumidos por el Colegio antes de que el Procurador se haya hecho cargo de ellos.

DILIGENCIAS DE PRESENTACIÓN: FALTA CONTENIDO

• Traslados de copias, en esta carpeta se reciben los traslados de otro Procurador en los que el Procurador actual se encuentra en copia.

• Traslados aceptados, en esta carpeta se almacenan los traslados que han sido verificados y recogidos del buzón del Colegio.

• Traslados caducados, se almacena en esta carpeta una copia de los mensajes que han sido asumidos por el Colegio antes de que el Procurador se haya hecho cargo de ellos.

• Acuses de recibo, son recibidos al presentar un escrito o traslado de copias, estos mensajes están firmados por LexNET e indican la fecha de aceptación del escrito o traslado en el sistema.

• Carpeta personal, el usuario puede disponer de esta carpeta para mantener la organización de mensajes que considere oportuna.

• Inválidos, son los mensajes que presenten un error en la firma.

• Escritos recibidos de abogados, en donde se almacenan los escritos enviados por abogados y que ha recibido el procurador.

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• Reenviados a abogados, en donde se almacenan las notificaciones recibidas del juzgado y que has sido reenviadas por el procurador a un abogado.

• Reenviados a Órgano, en donde se almacenan los escritos recibidos por los abogados y que han sido reenviados por el usuario al órgano Judicial correspondiente.

5.2 Presentación de escritos y gestión de sus correspondientes acuses de recivo

Descripción del procedimiento:

La presentación de escritos se realizará a través de un formulario. Este formulario se encuentra personalizado, de tal forma que se solicitan los campos necesarios para cubrir todo tipo de escritos. Estos campos serán:

• “Datos del remitente”. Nombre y apellidos del “Procurador”, código del procurador (número de colegiado), nombre del Colegio al que pertenece el Procurador y código de dicho Colegio. Estos datos se rellenan automáticamente a partir de la información obtenida del Certificado Digital del usuario que reside en la tarjeta criptográfica, y no pueden ser modificados manualmente por el usuario.

• “Datos del destinatario”. Nombre y Código del Órgano Judicial al que se destina el escrito, además del Código de la Oficina de Registro Telemático asociada al Órgano Judicial destinatario y, en el caso de los traslados, una lista de los procuradores en copia. Para la selección de los destinatarios se presentan distintos botones que permitirán la búsqueda con distintos criterios de los destinatarios disponibles, estos botones son “Libreta de direcciones”, “Órganos de mi partido judicial” y “Todos los órganos”.

Operativa – “Traslado de copias”: Procedimiento por el cual los procuradores pueden presentar copias de documentos en un Órgano Judicial, y en los buzones de otros procuradores simultáneamente. También se deposita una copia en el buzón del Colegio de cada uno de los “Procuradores” en copia del traslado. El sistema por su implementación asegura que los distintos “Procuradores”, Colegios y Órgano Judicial tienen en su poder copias idénticas del mismo mensaje. Esta operativa será opcional.

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• “Datos del asunto”. Tipo de procedimiento (tabulado), número de procedimiento, referencia. El número de procedimiento, que será asignado de forma externa por parte de la Oficina de Registro Telemático, sólo se rellenará para los escritos referentes a un procedimiento ya iniciado.

• “Datos del escrito”. Documento principal, más todos los documentos anexos que se consideren necesarios. Los escritos deberán incluir de forma obligatoria un documento adjunto de forma principal, que serán archivos RTF (Rich Text Format). Los escritos podrán incluir un número finito de ficheros adjuntos (principalmente imágenes) no principales al asunto, en formato PDF. El sistema no admitirá todos los escritos que no respeten los convenios establecidos.

Una vez que ha redactado el escrito, y para poder proceder a su presentación; se deberá confirmar la redacción correcta del mismo. La presentación de escritos supondrá de forma implícita el uso de la firma digital.

Realizada la presentación, el sistema informará al “Procurador” del resultado de la operación. Si ha podido realizarse la presentación con éxito, es decir, una vez entregado el escrito en el buzón de la Oficina de Registro Telemático el “Procurador” recibirá un acuse de recibo; este contendrá el contenido íntegro del escrito enviado y vendrá especificada la fecha de entrega del escrito, dicha fecha será a todos los efectos la fecha de presentación del mismo.

5.2.1 Operativa de presentación de escritos:

En el menú que aparece en la zona superior de la pantalla pulsaremos el botón “Escritos” que hará que se muestre el formulario de presentación de escritos.

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Para la selección del destinatario se podrán utilizar los botones “Libreta de direcciones” y “Órganos de mi partido Judicial”, que permiten la búsqueda de Órganos Judiciales.

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Si deseamos realizar un traslado de copias marcaremos la casilla “Deseo hacer traslado de copias”, además de seleccionar los “Procuradores” a los que se enviarán dichas copias.

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A continuación, habrá que seleccionar el “Tipo de procedimiento” en la lista de selección y, en caso necesario, el número de procedimiento y, si se desea, la referencia para la presentación del escrito.

Además, habrá que agregar el documento principal del escrito en formato RTF y los documentos anexos que se consideren oportunos en formato PDF.

Pulsaremos la opción “Examinar”. Buscaremos el escrito, lo seleccionaremos y pulsaremos en el botón “Abrir”. Seguidamente, pulsaremos en la opción “Asignar documento principal”. Realizaremos la misma operación para los anexos.

Por último, pulsaremos en “Continuar con el envío” situada en el inferior izquierdo de la pantalla. El sistema nos mostrará una pantalla resumen con los datos de éste.

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Si estamos conformes con los datos confirmaremos el envío, en caso contrario, el sistema nos permite modificar los datos.

El sistema nos mandará un acuse de entrega “acuse de recibo”, y nos informará de tal evento.

5.2.2 Tratamiento de los acuses de recibo:

Accederemos a la carpeta “acuses de recibo” del buzón principal. En esta se nos mostrarán todos los acuses de recibo (aparece además una subcarpeta creada por nosotros para activar la utilidad de mover los mensajes automáticamente a la subcarpeta).

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Nota: El sistema nos mostrará por defecto sólo diez mensajes por pantalla pero se puede configurar para que aparezcan cien por pantalla, bastara con que lo seleccionemos en el desplegable que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla. Esto nos resultará útil a la hora de aceptar en bloque los mensajes de la pantalla, ya que no tendremos que ir de diez en diez.

Se podrá acceder de forma individual a cada acuse de recibo pulsando directamente sobre el "Asunto". Desde aquí podríamos imprimir los datos generales del envío y comprobar e imprimir, si fuese necesario, los documentos incluidos en el envío del escrito.

Otra forma de guardar en nuestro disco duro o de imprimir todos los acuses de recibo, sería seleccionando todos aquellos que considere oportuno y pulsar el botón “comprimir y descargar acuses” situado en la parte inferior del listado. Seremos conducidos a la pantalla para la descarga de ficheros.

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Si deseamos que se muevan de forma automática todos los mensajes que hemos marcado, seleccionaremos la carpeta destino de los mensajes marcados a través del desplegable (en nuestro caso “gestionados”) Los mensajes se moverán automáticamente, dejando limpia la carpeta principal.

Para descargar los mensajes, seleccionaremos la imagen que reproduce un disco duro y automáticamente nos mostrará la opción de guardar o abrir directamente para imprimir las carátulas de los acuses.

Si abrimos el fichero se nos mostrará la siguiente pantalla (en este caso se ha utilizado un tipo de descompresor pero valdrían otros del mercado).

Podemos seleccionar todos los archivos a través de la combinación de teclas “ctrl.” + “A”. Una vez hecho esto, situaremos el ratón encima de lo

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seleccionado y pulsaremos en el botón derecho del ratón, donde nos aparecerá el siguiente menú. Por último, seleccionaremos IMPRIMIR.

Una a una se imprimirán todas las notificaciones. Una vez impresas

todas las notificaciones podemos cerrar el programa descompresor.

5.3 Reenvío de escritos recibidos del abogado

Descripción del procedimiento:

El reenvío de escritos se realizará a través de un formulario. Este formulario se encuentra personalizado, de tal forma que se solicitan los campos necesarios. Estos campos serán:

• “Datos del destinatario”. Nombre y Código del Órgano Judicial al que se destina el escrito, además del Código de la Oficina de Registro Telemático asociada al Órgano Judicial destinatario y, en el caso de los traslados, una lista de los procuradores en copia. Para la selección de los destinatarios se presentan distintos botones que permitirán la búsqueda con distintos criterios de los destinatarios disponibles, estos botones son “Libreta de direcciones”, “Órganos de mi partido judicial” y “Todos los órganos”.

• Operativa – “Traslado de copias”: Procedimiento por el cual los procuradores pueden presentar copias de documentos en un Órgano Judicial, y en los buzones de otros procuradores simultáneamente. También se deposita una copia en el buzón del Colegio de cada uno de los “Procuradores” en copia del traslado. El sistema por su implementación asegura que los distintos “Procuradores”, Colegios y Órgano Judicial tienen en su poder copias idénticas del mismo mensaje. Esta operativa será opcional.

Una vez que ha cumplimentado los datos se procederá al reenvío. La presentación de escritos supondrá de forma implícita el uso de la firma digital. En el lugar de destino apareceran las firmas tanto del procurador como del abogado.

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Realizada la presentación, el sistema informará al “Procurador” del resultado de la operación. Si ha podido realizarse la presentación con éxito, es decir, una vez entregado el escrito en el buzón de la Oficina de Registro Telemático el “Procurador” recibirá un acuse de recibo; este contendrá el contenido íntegro del escrito enviado y vendrá especificada la fecha de entrega del escrito, dicha fecha será a todos los efectos la fecha de presentación del mismo.

Descripción de la operativa:

Para reenviar el escrito y poder revisar el contenido del mismo antes de su reenvío, accederemos a la carpeta “Recibidos de los Abogados”. En ella se nos mostrarán todos los escritos pendientes de reenvío que nos han enviado los abogados.

Si se desea comprobar los datos de cada escrito podremos acceder de forma individual a cada uno de los mensajes; bastará con pinchar sobre el campo “Asunto”.

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Desde esta pantalla se podrá proceder al reenvío del escrito y a la revisión del documento principal.

Para acceder al documento principal seleccionáremos el nombre del mismo.

Para reenviar en bloques lo haremos desde la carpeta “Recibidos de los Abogados”.

Importante: Los bloques de mensajes que se seleccionen para el reenvío deberán tener como destinatario el mismo Órgano Judicial y no servirá si hay que hacer traslado de copias, a no ser que para todos los escritos sean los mismos destinatarios de esos traslados. Esto se debe a que el reenvió de ese conjunto de escritos seleccionados se hará al Órgano que se seleccione y con los traslados a los profesionales seleccionados. Si los escritos hay que

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reenviarlos a distintos Órganos o con destinatarios distintos para el traslado de copias, los reenviaremos por separado.

En primer lugar, seleccionaremos el bloque de escritos que queremos reenviar a un Juzgado en concreto y pulsaremos sobre la opción de “reenviar órgano”. Se nos mostrará el formulario a cumplimentar para proceder al reenvió.

Una vez asignado el órgano destinatario y, en su caso, los traslados de copias, seleccionaremos la opción de “reenviar”. El sistema nos pedirá el pin para proceder a su firma y envío.

El sistema nos mostrará el resultado del proceso, señalándonos que se ha recibido un acuse de recibo y que se ha movido el mensaje del abogado a la carpeta “Reenviados a Órganos”. Para acceder al acuse y gestionarlo remítase al punto 5.2.2.

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5.4 Tratamiento de Notificaciones

Descripción del procedimiento

Las notificaciones enviadas por el Órgano Judicial son recibidas tanto por los “Procuradores” como por los “Colegios de Procuradores” a los que pertenecen.

Los “Procuradores” podrán recoger las notificaciones recibidas pulsando sobre el enlace “Bandeja de Entrada” que aparece en la pantalla que presenta el “Buzón Principal” del “Procurador” que se encuentra conectado al sistema.

El “Procurador” será el encargado de verificar las notificaciones que haya recibido, suponiendo este acto la retirada de las mismas del buzón del Colegio. En este sentido, el Colegio podrá fijar un tiempo de caducidad a partir del cual podrá asumir y gestionarlas como corresponda las Notificaciones no retiradas por los Procuradores dentro del plazo estipulado. Aún así, el “Procurador” podrá retirar la Notificación del buzón del Colegio siempre que no haya sido asumida por el mismo, a pesar de que se haya cumplido el tiempo de caducidad. Las Notificaciones que hayan sido asumidas por el Colegio de Procuradores se moverán a la carpeta de mensajes “Caducados” en el buzón del Procurador en el momento de su verificación.

Tendrán este mismo tratamiento los “Traslados de Copias”, organizándose de la misma manera y organizándose en las siguientes carpetas: “Traslados de copias”, “Traslados aceptados” y “Traslados caducados”.

Operativa del tratamiento de Notificaciones

A partir del Buzón de Entrada podemos describir parte de la operativa llevada a cabo por un Procurador en el tratamiento de las Notificaciones.

Las Notificaciones emitidas por los Órganos Judiciales se reciben en la “Bandeja de entrada” del buzón del Procurador (y simultáneamente en el buzón del colegio).

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Así mismo, para cada traslado de copias recibido por el “Procurador”, se depositará automáticamente en la carpeta “Traslados de Copias”.

Pulsando sobre el enlace “Bandeja de entrada” del listado de carpetas disponibles en el “Buzón Principal” del Procurador, se presenta un listado con las cabeceras de las Notificaciones recibidas por el “Procurador” desde los distintos Órganos Judiciales, incluyendo los remitentes, los asuntos, sus tipos y números de procedimiento, así como la fecha de recepción del mismo.

Los “Procuradores” podrán crear diferentes carpetas en su buzón para clasificar de forma libre los mensajes. Tendrán una “Carpeta Personal”. Podrán mover los mensajes ya leídos de una carpeta a otra; aunque los mensajes pendientes de verificación se encontrarán siempre en la “Bandeja de Entrada”.

Cuando un “Procurador” verifica un mensaje, se realiza una validación de la firma digital que lo acredita, y una retirada del mensaje del buzón del Colegio. Esta última operación puede tener dos resultados: que el mensaje sea correcto y se encuentre en el buzón del Colegio, en cuyo caso la notificación es movida a la carpeta “Aceptados”; o bien que la notificación haya sido asumida por el Colegio, en cuyo caso se moverá la notificación a la carpeta “Caducados”. Se considera que un escrito situado en la carpeta “Aceptados” está en situación de ser tramitado por el “Procurador”.

El “Procurador” podrá marcar uno o varios mensajes; si lo desea, podrá marcarlos todos mediante el enlace rotulado “Marcar” sobre la columna de casillas. Utilizando el resto de los enlaces que aparecen sobre las casillas y

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que indican el significado del contenido de los datos que presentan, se podrá realizar una ordenación ascendente y descendente para cada uno de los campos en la pantalla. También se podrá realizar la verificación de un mensaje desde la pantalla de detalle del mismo. De esta forma, se procederá a la verificación de los mensajes que serán ubicados en la carpeta adecuada y se mostrará el siguiente mensaje de confirmación.

Como se puede observar en la pantalla anterior los dos mensajes han sido recogidos del buzón del Colegio y se movieron a la carpeta “Aceptados”.

Si deseamos ver de forma individual el detalle de la Notificación y el/los documento/s notificados, pulsaremos sobre el enlace que aparece en la columna “Asunto”. Seremos conducidos a la página de visualización del detalle del mensaje seleccionado.

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Desde de esta pantalla podremos proceder a la visualización y descarga de los datos adjuntos del mensaje. En la sección “Archivos adjuntos”, pulsando sobre los enlaces de los nombres de los archivos adjuntos, se abrirá una nueva ventana mostrando el contenido del archivo; para la descarga del archivo pulsaremos sobre el icono que aparece a la derecha del nombre del mismo. Esta acción nos permitirá guardar el archivo en nuestro ordenador en la ubicación que especifiquemos.

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Una vez verificados los mensajes el “Procurador” podremos acceder a la carpeta “Aceptados”, pudiendo, en caso de no haberlo realizado desde la carpeta de “Aceptados” de forma individual, proceder a la descarga conjunta de los archivos adjuntos a las notificaciones que hemos verificado con el fin de imprimirlos. Para ello podremos seleccionar aquellos mensajes que consideremos oportuno, y pulsar el botón “comprimir y descargar notificaciones” situado en la parte inferior del listado; seremos conducidos a la pantalla para la descarga de ficheros. Ver punto 5.2.2 donde se explica la operativa de “comprimir y descargar”.

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5.5 Reenvío de las Notificaciones al abogado

Descripción del procedimiento

Se ofrece al procurador la posibilidad de reenviar una Notificación a un abogado. Para ello se accederá a la carpeta de “Aceptados” y se seleccionará la opción de “reenviar abogado”. El sistema moverá automáticamente el mensaje a la carpeta “Reenviados a Abogados”.

Operativa del reenvío de Notificaciones a un abogado:

En primer lugar accederemos a la carpeta “Aceptados”. A continuación marcaremos la notificación que queremos reenviar al abogado y seleccionaremos la opción “reenviar abogado”.

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El sistema nos mostrará una pantalla donde podremos buscar, seleccionar y reenviar al abogado.

Una vez hemos insertado los datos pulsaremos en "reenviar".

El sistema moverá dicha notificación a la carpeta “Reenviados a Abogados”.