TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN

2- ARCHIVO GENERAL

tutora: Mercè Perelló                         octubre 2009

Archivo de gestión: conserva la documentación que genera hasta el

final de su tramitación, y durante el periodo de vigencia administrativa (3-5

años)

Archivo general: conserva la documentación traspasada por los

archivos de gestión, para su conservación temporal o indefinida

CICLO DE VIDA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Es necesaria la coordinación entre el archivo general y los archivos de

gestión para:

Normalizar los procedimientos de organización de la documentación en los archivos de gestión para facilitar

una gestión rápida y eficaz

Establecer una normativa de transferencias de la documentación al archivo general

Establecer un sistema de gestión global e integrada de la documentación de la organización, independientemente del

soporte físico y de la fase de ciclo de vida en que se encuentre

Herramientas para el tratamiento de los documentos

Cuadro de clasificación y codificación de los documentos, en relación con la estructura orgánica y las funciones de la organización

Calendario de conservación y eliminación de los documentos, de acuerdo con la normativa

Sistema de descripción y recuperación de los documentos, preferiblemente

automatizado

Funciones del archivo general

Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentación

Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentación

Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas

Funciones del archivo generalEvaluar y seleccionar la documentación

Gestionar la consulta y el préstamo de la documentación

Proporcionar asesoramiento técnico a los archivos de gestión, e impulsar actividades de formación de

usuarios

Facilitar el acceso y la difusión del patrimonio documental