TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DEL ORIENTE DEL ESTADO DE MÉXICO

ORGANIZACIÓN CONTABLE

PROFESOR: FERNANDO ARENAS MORENO

LOS REYES LA PAZ ESTADO DE MÉXICO NOVIEMBRE 2008

INTRODUCCIÓN

Las herramientas didácticas se facilitan más, si se desarrollan apuntes que faciliten la compresión de los temas, es importante desarrollarlos con ese fin. Este trabajo tiene como objeto, plasmar información sobre la materia de organización contable; orientando al alumno sobre los temas que puede consultar para incrementar el aprovechamiento de la materia. Organización contable es una materia del viejo plan de estudios, sin embargo los temas aquí desarrollados, pueden ser de utilidad para el alumno de contabilidad, en otras materias como teoría contable o administración. Los temas tratados pueden ser ampliados, de acuerdo al interés del lector, pero en este caso se tratan de una manera breve y sencilla. Por todo lo anterior este cuadernillo esta sujeto a futuras modificaciones, a fin de que pueda adecuarse a alguna materia del nuevo plan de estudios. Las herramientas didácticas se facilitan más, si se desarrollan apuntes que faciliten la compresión de los temas, es importante desarrollarlos con ese fin. Nota: En el presente trabajo se plasman preguntas de repaso, las cuales sirven para reafirmar lo más importante de cada lectura; sería muy redundante dar las respuestas ya que se encuentran explicitas en la misma.

INDICE PÁG.

INTRODUCCIÓN UNIDAD I EMPRESA 1.1 Clasificación de las actividades empresariales UNIDADII ORGANIZACIÓN 2.1 Conceptos 2.2 Objetivos 2.3 Diagramas y organigramas 2.4 manuales e instructivos 2.4.1 Catálogo de cuentas 2.4.2 Guía contabilizadora UNIDAD III INFORMACIÓN FINANCIERA 3.1 Concepto 3.2 Clasificación 3.3 Importancia UNIDADIV CONTROL INTERNO 4.1 Concepto 4.2 Tipos de control interno 4.3 Objetivos UNIDAD V CASO PRÁCTICO 5.1 Formulación y descripción de la documentación Bibliografía

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UNIDAD I

UBICACIÓN DE ACUERDO A LA ACTIVIDAD Objetivo: El alumno conocerá la clasificación de las actividades empresariales. 1.1 Clasificación de actividades empresariales. Conocerá la clasificación de las distintas actividades empresariales.

DESARROLLO ECONÓMICO Proceso mediante el cual los países pasan de un estado atrasado de su economía a un estado avanzado de la misma, se refleja en el mejoramiento deL nivel de vida de toda la población. Se da cuando existe:

• Un aumento en los salarios nominales y reales • Disminución del analfabetismo • Mejor alimentación. • Aumento de la esperanza de vida

El Porfiriato

• Economía agro exportadora • Modelo de crecimiento hacia fuera • Entre 1900 y 1910 el PIB creció un 3.3%

De 1910 a 1934

• Entre 1910 y 1925 el PIB creció a una tasa promedio anual del 2.5% • La tasa de crecimiento de la población fue de 0.1% anual • La agricultura disminuyo en 0.1% anual • 1929 a 1932 el PIB bajó en un 5.6%

El cardenismo 1934 – 1940

• El crecimiento del PIB a precios constantes fue de 4.48% • La agricultura creció en un 3.6% • La ganadería en 2.7% • Minerales metálicos 5.8% y petróleo 1.7% • El producto por habitante paso de 221 a $396 en 1940.

1940 a 1970, crecimiento sin desarrollo

• El crecimiento de la economía fue de 6.3% • El producto por habitante paso de $396 en 1940 a 8546 en 1970.

De 1970 a la fecha

• Crecimiento de la economía en un 6%, mientras que la población creció a un ritmo del 3%.

• Devaluación del peso y dependencia, con Echeverría • López Portillo, de 1978 a 1981, el ritmo de crecimiento anual de la

economía fue del 7%. • Pero en 1982, cae el PIB en – 0.5%. • Termina en su sexenio con un crecimiento del 6%

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• Miguel de la Madrid, En 1983 hubo una dramática caída del PIB del –4.2%

• 1984 y 1985 la economía creció entre un 3.5% y 2.5% • En 1986 cae a un – 3.8% • El crecimiento en este sexenio fue del .13% • Carlos Salinas, la economía crece en un 3% • Ernesto Zedillo, se encuentra con una caída del PIB del – 6.5% • Crecimiento de la economía en 1.9% • Crecimiento del sector agropecuario fue del 1.2% • El industrial 4% y el de servicios un 1%

La industria es el conjunto de actividades económicas que tienen como finalidad la transformación y la adaptación de recursos naturales y materias primas semielaboradas en productos acabados de consumo final o intermedio, que son bienes materiales o mercancías. Bienes de consumo son aquellos que ya han sufrido una transformación y que satisfacen necesidades finales de los consumidores. Y pueden ser bienes de consumo duradero o no duradero. Los bienes intermedios: son aquellos que ya han sufrido alguna transformación por medio del trabajo humano y que son consumidos en el proceso productivo (no satisfacen necesidades finales). Los bienes de capital son aquellos que sirven para producir otros bienes, también son llamados bienes de producción e incluyen maquinaria, herramientas, equipo etc. Dentro de las empresas industriales mexicanas tenemos : Las privadas, públicas, extranjeras y mixtas. De acuerdo al capital que manejan. La industrialización implica: el incremento sostenido de la inversión en el sector industrial mediante la compra de maquinaria, equipo, herramienta e innovaciones tecnológicas, a si como la contratación de mano de obra asalariada. Sexenio Año Crecimiento % Participación PIB

% Ernesto Zedillo 1995 - 7.8 29.7 (19994 – 2000) 1996 10.1 31.1 1997 9.3 26.0 1998 6.6 1999

• En general el crecimiento anual de la producción industrial es bueno, excepto en los años 1953, 1982, 1983, 1986, y 1995, en que la producción disminuye, a sí como en 1971, 1988, 1993 en que su crecimiento es muy bajo.

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• Por sexenio, el mayor crecimiento promedio anual de la producción industrial se dio con Ordaz (8.9%) Y el más bajo con el de la Madrid (0.5%).

• El petróleo como principal fuente de divisas. En el período de 57 años, de 1941 a 1997, la rama industrial más dinámica es la electricidad, que crece a un 8.4% anual, seguida del petróleo y el gas (6.9%), la construcción (6.3%) La transformación (6.0%) y la extractiva sólo un 2.4%.

SECTOR INDUSTRIAL

INDUSTRIA EXTRACTIV

A

INDUSTRIA DE

TRANSFOR

INDUSTRIA PETROLERA MINERÍA ALIMENTOS

INDUSTRIALIZADOS

SUS DERIVADOS

MINERALES NO

METALICOS

PRODUCTOS QUIMICOS

TEXTIL

MINERALES METÁLICOS

VIDRIO

APARATOS DE

USO

PAPEL

APARATOS ELECTRONI

COS

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UNIDAD II

ORGANIZACIÓN Y REORGANIZACIÓN Objetivo: Será capaz de definir y diferenciar una organización de una reorganización y establecerá diagramas manuales e instructivos. La competencia existente, para la producción de más y mejores bienes y servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez más, por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos y en general las estructuras ORGANIZACIONALES. Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la “eficiencia” en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas ( fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, etc.), han puesto especial interés a la “organización” como parte fundamental del proceso administrativo. Importancia de la organización. La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del tiempo. Los gobiernos, los ejércitos y las instituciones han estudiado la organización, con el fin de mejorarla ó de utilizarla mejor. La organización ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el área administrativa. Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cómo resultado una estructura de la organización, que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas. Estructuras organizacionales formales. Una organización formal es la constituida por una sanción oficial para lograr objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos; existen cuatro componentes básicos en la organización formal: a) El trabajo, el cual es divisionado. b) Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo divisionado. c) El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo. d) Las relaciones entre las personas ó las unidades las unidades trabajo-personas. Lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos: 1) el trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse para que sea ejecutado por varias, 2) la distribución del trabajo requiere que éste sea dividido, y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especialización, sin dejar de mantener un sano equilibrio en la división para no crear un ambiente de insatisfacción en el trabajo.

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Las estructuras Organizacionales también tienen un periodo de vida útil, el cual es determinado por factores internos, que provocan su obsolescencia, ó en otros casos, el crecimiento de la misma estructura provoca su incapacidad para conseguir los objetivos para los cuales fue creada. Los síntomas que presentan las estructuras Organizacionales para la iniciación de una reorganización son los siguientes: Internos:

• Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa, ó en los de las áreas en particular.

• Inadecuada división del trabajo. • Problemas en la organización Organizacional. • Tramos de control muy amplios. • Deficiencia o falta de controles. • Baja productividad. • Crecimientos no programados. • Problemática relación de trabajo.

Externos:

• Avance científico y tecnológico. • Situación del mercado. • Sistema político, económico, social y cultural.

Estos síntomas deben ser observados y valorados para tomar la decisión de implementar un proceso de reorganización, tarea que sugerimos, debe ser realizada por consultores ajenos al organismo pues su análisis y opinión contendrá mayor objetividad, experiencia y especialización. La información que se obtenga de este grupo de consultores, debe ser cuidadosamente analizada para establecer un proceso de reorganización ó en su caso el cambio total de la estructura Organizacional. En caso de existir la necesidad de implantar un proceso de reorganización, la representación gráfica de este, sería la siguiente figura.

CONTROL

Determinar yanalizar las bases

para lareestructuración

Investigación yanálisis de lainformación

obtenida

Elaboración de unplan para modificar

la estructuraorgánica actual

Implantación delplan de

reorganización

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Dicho proceso estará supeditado a la eliminación de los problemas organizacionales, o síntomas como los llamamos en este capítulo, así pues el proceso será cíclico, cada que la organización presente problemática en sus actividades ó funciones. 2.1 Conceptos Los organigramas son esquemas en la que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que representa el nombre del puesto, representando los canales de autoridad y responsabilidad por la unión de los cuadros mediante líneas. 2.2 Objetivos Simplificar la organización de una entidad. 2.3 diagramas y organigramas Las empresas crean de acuerdo a sus necesidades los organigramas cada uno de ellos representa la estructura funcional de la empresa. Un organigrama general representa los órganos principales y sus interrelaciones básicas. Funciones:

Representan orgánicamente la estructura de la administración Indican la división de funciones Niveles jerárquicos Las líneas de autoridad y responsabilidad Canales formales de comunicación La naturaleza lineal o staff Conocer la relación entre los distintos departamentos Establece la no duplicación de funciones

Requisitos para elaborar un organigrama: 1. deben ser muy claros, no deben tener un número excesivo de

puestos 2. no se recomienda indicar la asamblea de accionistas, ya que

en el solo se representan funciones administrativas. 3. No deben comprender a los empleados. 4. deben contener nombre de las funciones, no de las personas.

PREGUNTAS DE REPASO 1.- Define organigrama 2. - ¿Cuál es la diferencia entre una función lineal y staff? 3. – Menciona 3 funciones de los organigramas. 4. - ¿Por qué se recomienda no colocar a la asamblea de accionistas en el organigrama? 5. - ¿Ejemplifica un organigrama horizontal? 6. - ¿En que consisten los organigramas verticales? 7. - ¿En que consiste un organigrama escalar? 8. - ¿Por qué no es recomendable hacer rectángulos de distintas dimensiones? 9. - ¿Ejemplifica un tramo de control? 10. -¿Cuándo se dan las relaciones cruzadas? 11. - ¿Por qué no puede existir una total centralización o descentralización? 12. - ¿Qué caracteriza al grado de centralización y descentralización? 13. - ¿En que consisten las líneas de autoridad y responsabilidad?

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Gráficas de diagramas de flujo.

Introducción.

Dentro de las macrodecisiones se encuentran la selección del proceso y la selección de la tecnología. Una vez que se toman estas decisiones, se puede proceder con las decisiones de nivel micro en el diseño del proceso, que son el análisis del flujo del proceso y la distribución de las instalaciones.

Estas decisiones de nivel micro afectan la toma de decisiones de otras partes de operaciones, incluyendo decisiones sobre programación, niveles de inventario y tipos de puestos que se diseñaran, así como los métodos de control de calidad a usar. Por lo tanto las microdesiciones sobre el diseño de procesos se deben diseñar siempre teniendo en mente sus efectos sobre las demás partes de operación.

Uno de los instrumentos de trabajo más importantes es el diagrama de proceso, que es una representación gráfica relativa a un proceso industrial o administrativo.

Existen diferentes tipos de diagramas de proceso, cada uno de los cuales tienen aplicaciones especificas.

1. Diagrama de operaciones de proceso:

Este diagrama muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones en taller o en maquinas. Inspecciones, márgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricación o administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque o arreglo final del producto terminado.

Los diagramas se utilizan para describir y mejorar el proceso de transformación en los sistemas productivos.

Símbolos utilizados.

Un rectángulo, significa una inspección (revisión). Una rueda significa una operación (una tarea o actividad de trabajo)

2. Diagrama de flujo de proceso:

Contiene en general muchos mas detalles que el de operaciones. Este diagrama es especialmente útil para poner de manifiesto: distancias recorridas, retrasos y almacenamiento temporales. Una vez expuestos estos periodos no productivos, el analista puede proceder a su mejoramiento. Además de registrar las operaciones y las inspecciones, el diagrama de flujo de proceso muestra todos los traslados y retrasos de almacenamiento con los que tropieza un articulo en su recorrido por la planta. En el se utilizan los símbolos además de los de operación e inspección.

Una flecha indica transporte (movimiento de material de un lugar a otro)

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Un triángulo apoyado sobre su vértice, indica un almacenamiento (colocar en inventario o almacenar).

Una D grande, significa retraso.

Cuando es necesario mostrar una actividad combinada, por ejemplo: una operación y una inspección en una estación de trabajo, se representa con un circulo inscrito dentro de un rectángulo.

Estos diagramas se utilizan principalmente para expresar un problema o para disminuir o eliminar actividades que no añaden valor al producto como transporte, inspección, retrasos, almacenamiento, o para mejorar el flujo en terminales.

Ejemplos:

Un analista de producción calculo los tiempos necesarios para llevar a cabo las actividades asociadas con un nuevo proceso de moldeado y tiene la siguiente información.

NÚMERO CLASIFICACIÓN TIEMPO

1 operación de moldeo 12 minutos

2 inspección de moldeado 2 minutos.

3 esperar montacargas 13 minutos

4 transportar al almacén 4 minutos

5 almacén. Esperar embarque 3 días

Cuando se realiza un diagrama de flujo, las preguntas típicas que se deben hacer son:

1. QUE. ¿Que operaciones son realmente necesarias? ¿Se pueden eliminar algunas operaciones. Combinar o simplificarse? ¿Se debe rediseñar el producto para facilitar la producción?

2. QUIEN. ¿Quién realiza cada operación? ¿Puede rediseñarse la operación para utilizar menos habilidad o menos hora hombre? ¿Pueden combinarse las operaciones para enriquecer puestos y mejorar así la productividad o las condiciones de trabajo?

3. DONDE. ¿En donde se realiza cada operación? ¿Puede mejorarse la distribución para reducir la distancia que se recorre o para hacer que las operaciones sean más accesibles?

4. CUANDO. ¿Cuándo se realiza cada operación? ¿Existe un exceso de retrasos o almacenamiento? ¿Algunas operaciones ocasionan cuellos de botella?

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5. COMO. ¿Cómo se hace la operación? ¿Pueden utilizarse mejores métodos, procedimientos o equipos? ¿Debe revisarse la operación para hacerla más fácil o para que consuma menos tiempo?

A partir de las respuestas a estas preguntas, se pueden hacer mejoras en los procedimientos, tareas, equipo, materia prima, distribución o información para control administrativos. Básicamente el objetivo es añadir mayor valor al producto o al servicio mediante la eliminación del desperdicio o de actividades innecesarias en todas las etapas.

El análisis de flujo del proceso, no solo tiene una naturaleza tecnología., este tipo de análisis también afecta al diseño de puestos y los aspectos sociales del ambiente de trabajo. El análisis de flujo de proceso se puede considerar como un problema sociotécnico.

En un intento por desarrollar este problema, el autor desarrolló un enfoque sociotécnico combinado para una oficina. Este enfoque incluyo, que tanto un análisis tradicional del flujo del proceso como un diagnostico de los puestos y de las actitudes organizacionales.

Después del análisis se concluyo, que se debe poner mucha atención en el elemento humano en el análisis del flujo del proceso, no solo para el diseño del nuevo sistema, sino también para obtener la aceptación de los cambios. La investigación ha demostrado que la mejor manera de lograrlo es involucrando a las personas afectadas en todas las etapas del diagnostico del diseño. Esto tiende a promover la propiedad individual del nuevo sistema y, por lo tanto, reduce los temores relacionados con el cambio.

PREGUNTAS DE REPASO

1) Define diagrama de proceso 2) En que consiste un diagrama de operaciones de proceso 3) En que consiste un diagrama de flujo de proceso 4) Ejemplifica un diagrama de flujo, con un procedimiento contable. 5) ¿Cuándo se realiza un diagrama de flujo a que responde la pregunta

QUE? 6) ¿Cuándo se realiza un diagrama de flujo a que responde la pregunta

CUANDO? 7) ¿Cuándo se realiza un diagrama de flujo a que responde la pregunta

COMO? 8) ¿Por qué se considera el análisis de flujo de proceso como un problema

sociotécnico? 9) ¿Por qué el elemento humano es importante en el diseño de un

diagrama de flujo? 10) ¿Qué reduce el temor al cambio en los miembros de la organización?

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2.4 Manuales e instructivos (DAVID BADILLA ROBLEDO) Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Es asimismo, se ve como es importante contar dentro de la empresa con un área especializada en el estudio de sistemas de organización o, en su caso, utilizar los servicios de consultoría externa. De cualquier manera, es manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo. Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la preparación de un manual de organización que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de toda empresa. Para explicar en qué consiste un manual es conveniente analizar la opinión de algunos autores, a fin de contar con una idea más amplia que nos permita aclarar estos conceptos. Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas: 1. Logra y mantiene un sólido plan de organización. 2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 3. Facilita el estudio de los problemas de organización. 4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. 5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave. 6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. 7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. 8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. 9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. 10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. 11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:

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1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. 3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada, para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera.

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Por su alcance: 1. Generales o de aplicación universal. 2. Departamentales o de aplicación específica. 3. De puestos o de aplicación individual. Por su contenido: 1. De historia de la empresa o institución. 2. De organización. 3. De políticas. 4. De procedimientos. 5. De contenido múltiple (manual de técnicas). Por su función específica o área de actividad: 1. De personal. 2. De ventas. 3. De producción o ingeniería. 4. De finanzas. 5. Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas. 6. Otras funciones. George R. Terry dice lo siguiente: "Muchos patrones sienten que es importe darle a los empleados información con respecto a la historia de la compañía comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actuales. Esto lee una vista introspectiva de la tradición y pensamiento de la empresa con la que está asociado. La información histórica por lo común se incluye como la parte de presentación aun manual de políticas o de organización, o de un manual de personal.

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Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contienen gráficas de organización, descripciones de trabajo, cartas de límite de autoridad, etcétera. C.L. Littlefield declara al respecto: "Los manuales de organización se usan donde se desea una descripción detallada de las relaciones de organización. Se elaboran ordinariamente con base en los cuadros de organización, los cuales se acompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a la función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los demás". Un manual de políticas pone por escrito las políticas de una empresa. Una política es una guía básica para la acción; prescribe los límites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. Conocer las políticas en una empresa proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Política no es otra cosa que una actitud de la dirección. Estas actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la línea de organización si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan. Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la gerencia general, según convenga a las condiciones locales. Kellog hace notar que los manuales de política muchas veces incluyen una declaración de objetivos de la empresa y otros "slogans" que expresan una política; por ejemplo:

Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, de personal, etc., o uno sobre políticas generales. El manual de procedimientos presenta sistemas técnicas específicas señala el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Es un procedimiento por escrito. Los manuales de procedimiento, por sus características diversas, pueden clasificarse en manuales de procedimiento de oficina y de fábrica. También puede referirse en:

1. tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cómo operar una máquina di contabilidad. 2. prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de operación de todo un departamento. 3. prácticas generales en un área determinada de actividad, como manuales procedimiento comerciales, de producción, financieras, etcétera. Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que señala las políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo, con ilustraciones a base de diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos.

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En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que Se emplean en el procedimiento de que se trate, bien sea llenadas con un ejemplo o con instrucciones para su llenado. De poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas básicas no son, cuando menos, medianamente firmes y comprensibles. Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. Una inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines. Estructura y organización de las empresas. La competencia existente, para la producción de más y mejores bienes y servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez más, por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos y en general las estructuras ORGANIZACIONALES. Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la “eficiencia” en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas ( fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, etc.), han puesto especial interés a la “organización” como parte fundamental del proceso administrativo. 2.4.1 Catálogo de cuentas Sistemas de Contabilidad Práctica Usted fue contratado para la compañía MPC, para instalar un sistema que le permita controlar todas sus operaciones contables, financieras y administrativas y le suministre información referente a: ventas, inventarios, cuentas por cobrar, ingresos, costos, gastos, etc. ¿Qué hace? ¿Cómo lo hace? ¿De qué forma usted controla el efectivo? Establezca control de ventas y facturación (formularios y esquemas). Clasifique los activos fijos. Establezca controles. Prepare Estado de Ganancias y Perdidas proforma. Prepare Estado de Situación proforma. Definiciones de Sistema de Contabilidad. Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan intimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

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PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.) Preparar una lista de chequeo. Elaborar informes. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento Diseñar formularios para todas las operaciones. Diseñar reportes Preparar los libros. Balance inicial Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad. Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por: El Balance General Estado de G y P También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son: Estado de Costo Estimado Estadísticas de ventas, etc. La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio. Cualidades. Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa. Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc. Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. Objetivos. Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar. Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras. Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad. Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente: Balance General Activo Pasivo Capital Estado de Resultado Ingreso 7- Otro ingresos Costos 8- Otros egresos Gastos En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para obtener un balance. La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.

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Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras. Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación. Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registro, información y control (facturas, recibos, etc.)

Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.

Requisitos de todo formulario:

1. Numeración 2. Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control. 3. Redacción clara, sin errores. 4. Además del original, emitir las copias necesarias 5. Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos:

Facturas

Recibo

Conduce

Ordenes de compra

Otros, etc.

La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.

El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la copia es conservada por el que lo recibe.

El conduce es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es detallar la mercancía que se ha despachado del almacén previo a la orden de despacho que recibió el departamento de ventas.

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La orden de compras es un formulario comercial que identifica la mercancías y/o productos que desea comprar una compañía.

La nota de débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empresa y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.

La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario de Compras.

El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización para girar aunque no disponga de saldo.

El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para realizar pagos por distintos conceptos.

La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa envía a una compañía para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institución.

Entre los reportes podemos mencionar:

Nomina

Ventas

Compras

Cheques emitidos

Los reportes se harán de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad.

La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario.

Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc.

Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo.

El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así como sus deudas a coro/largo plazo.

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El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipo de beneficio o fracaso durante un período determinado.

Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas.

Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. Son conocidos también como libros de entra original.

El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros.

Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para la venta valoradas al costo.

El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán recibidas.

2.4.2 Guía contabilizadora

Manual de Procedimiento

Activo corriente- de origen deudor

11 Caja y Banco

o de origen deudor o se debita cuenta y se registra un ingreso ya sea en cheque o en

efectivo o se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en

cheque o efectivo

111 Efectivo

o de origen deudor o auxiliar de caja y banco o se debita si entra dinero en efectivo o se acredita si sale dinero en efectivo

112 Caja chica

o de origen deudor o es auxiliar de caja y banco

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o se debita cada vez que entra dinero en la caja chica o se acredita cada vez que sale dinero de caja chica o se acredita para liquidar el fondo de caja chica

113 Bancos

o de origen deudor o auxiliar de caja y banco o se debita cada vez que entra dinero al banco o se acredita cada vez que sale dinero al banco

12 Cuentas por cobrar

o de origen deudor o se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la

empresa o se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que tiene con la

empresa o se acredita si el cliente abona a la deuda

13 Inventarios

o de origen deudor o se debita cuando la empresa compra materiales para vender o se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre y

cuando se use método perpetuo para el registro de las operaciones

Activos fijos

21 Terrenos

o de origen deudor o se debita cuando se adquiere un terreno o se acredita cuando se vende el terreno

22 Edificios

o de origen deudor o se debita cuando se compra un edificio o se acredita cuando se vende el edificio

22D Depreciación acumulada edificios

o de origen acreedor por se una contrapartida o se debita cuando se vende el edificio o se acredita para ir cargando la depreciación del edificio

23 Maquinarias y equipos

o de origen deudor o se debita cuando se adquiere maquinarias y equipos

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o se acredita cuando se venden las maquinarias y equipos

23D Depreciación acumulada maquinarias y equipos

o de origen acreedor por en contraposición de la cuenta maquinarias y equipos

o se debita cuando se vende alguna maquinaria y equipo o se acredita para cargar la depreciación de una maquinaria o un

equipo

24 Equipos de transporte

o de origen deudor o se debita cuando se adquiere un equipo de transporte o se acredita cuando se vende un equipo de transporte

24D Depreciación acumulada de equipo de transporte

o de origen acreedor por ser en contrapartida o se debita cuando se vende un equipo de transporte o se acredita cuando se carga la depreciación de un equipo de

transporte

Activos Diferidos

31 Gastos pagados por anticipado

o de origen deudor o se debita cuando se paga un gasto por anticipado o se acredita cuando se va consumiendo el gasto pagado por

anticipado

311 Seguro pagado por anticipado

o es un gasto pagado por anticipado o es una cuenta auxiliar o se debita cuando se paga un seguro por anticipado o se acredita cuando se va consumiendo un seguro pagado por

anticipado

Pasivos (2)

41 Cuentas por pagar

o de origen acreedor o se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con

terceros o se acredita cuando la empresa contrae una deuda

22

42 Documentos por pagar

o de origen acreedor o se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con una

empresa validada por un documento o se acredita cuando la empresa contrae una deuda garantizada

por un documento

43 Retenciones por pagar

o de origen acreedor o se debita cuando la empresa paga la retención que le hizo a los

empleados o se acredita cuando la empresa retiene una parte del sueldo de

sus empleados

Capital (3)

51 Capital

o es de origen acreedor o se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes o se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa

52 Resultado del periodo

o es de origen acreedor o se debita para cerrar las cuentas de costos y gastos al final de un

periodo contable o se acredita para cerrar la cuenta de ingresos

Ingresos (4)

61 Ventas

o es de origen acreedor o se debita para cerrarla al final del periodo contable o se acredita para registrar la venta de una mercancía

611 Ventas al contado

o es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas o se debita para cerrarla al final de un periodo contable o se acredita para registrar la venta de una mercancía al contado

612 Ventas a crédito

o es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas o se debita para cerrarla al final del periodo contable o se acredita para registrar la venta de mercancías a crédito

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Costos (4)

400 Costo de ventas

o de origen deudor o se debita si se compra mercancías siempre y cuando se use el

método físico para el registro de operaciones o se acredita para cerrarla al fina del período contable

Gastos (5)

100 Gastos generales y administrativos

o de origen deudor o se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto o se acredita cuando se cierra al final del período

1001 Gastos de sueldos

o es auxiliar de la cuenta de gastos generales y administrativos o se debita cada vez que la compañía para sueldos o se acredita para cerrarla al final del período

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UNIDAD III INFORMACIÓN FINANCIERA

Objetivo: El alumno comprenderá el sistema de información financiera. 3.1 Concepto La NIC 1, considera: Activos circulantes:

a) Se espera sea realizado en, o se retenga para venta o consumo en, el curso normal del ciclo de operaciones de la empresa; o

b) Se refiere primordialmente para fines de comercio o por el corto plazo y se espera ser realizado dentro de doce meses de la fecha del balance; o

c) Sea efectivo o un activo equivalente a efectivo que no este restringido su uso.

Pasivos circulantes:

a) Se espera se liquide en el curso normal del ciclo de operaciones de la empresa; o

b) Se venza para ser liquidado dentro de doce meses de la fecha del balance.

De acuerdo al Boletín C-5, Los pagos anticipados se presentarán en el activo circulante, cuando el período de beneficios futuros es menor a un año o menor del ciclo financiero a corto plazo, de lo contrario cuando exceda dicho periodo, tal porción se clasificará como activo no circulante. Capacidad de pago y solvencia inmediata Los renglones que tienen que considerarse para determinar la capacidad de pago son aquellas cuentas comerciales que dentro del ciclo normal de las operaciones de la empresa generan flujo de efectivo. Por lo tanto quedan excluidos: Pagos anticipados, ya que no generan flujo de efectivo, sólo se espera el recibo de bienes o servicios. Anticipos a cuenta de mercancías, ya qué de estos sólo se espera que sean canjeados por mercancías. Capital de trabajo La NIC1 Los activos circulantes incluyen inventarios y cuentas comerciales por cobrar que se venden, consumen o realizan como parte del ciclo normal de operaciones aun cuando no se espere que se realicen dentro de doce meses de la fecha del balance y algunos pasivos circulantes serán las cuentas comerciales por pagar y pasivos para empleados y otros costos de operación, que forman parte del capital de trabajo usado en el ciclo normal de operaciones del negocio. Activo disponible Efectivo e inversiones temporales, cuentas por cobrar, inversiones en bienes y pagos anticipados no devengados.

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Es el activo con que cuenta la empresa para efectuar todas sus operaciones cotidianas que son a su vez las que generan flujo de efectivo, como por ejemplo: compra y venta de mercancías, inversiones etc. Activo realizables : Son las cuentas por cobrar. 3.2 Clasificación ADMINISTRACIÓN DE LAS CORRIENTES DE INFORMACIÓN. La ausencia, la demora y la inexactitud de la información origina por lo general, decisiones erróneas y pérdida de oportunidades. Es costoso obtener y elaborar la información, pero resulta esencial para una buena toma de decisiones. Las corrientes de información permiten comprender las corrientes, las personas y los materiales. El análisis de la administración de las corrientes de información se enfoca en lo siguiente: *Formulación y operación de un sistema de cuentas para guiar una eficiente asignación de recursos. Los criterios para evaluar la eficiencia de un sistema de este tipo deberán de incluir: • Información rápida acerca de los efectos de las decisiones y acciones. • Información adecuada para los aspectos importantes y decisivos de las operaciones de la empresa. • Un sistema que proporcione información para aplicar las políticas y acciones proyectadas. *Análisis de la cartera. Incluye información acerca de los valores máximos para proyectos particulares y sus relaciones con otros proyectos. Para obtener informes de los rendimientos esperados, de sus variaciones y de su oportunidad dentro de las alternativas de inversión. También permite utilizar el modelo de decisión Bayesiano para las probabilidades a los resultados de decisiones y acciones alternativas riesgosas. Las decisiones de cartera incluyen así mismo las funciones de eficiencia de quienes toman las decisiones. Por otro lado existe la "Ley de información" desarrollada por el profesor Finagle, la cual consta de tres partes: 1. La información que tenemos no es la que deseamos. 2. La información que deseamos no es la que necesitamos. 3. La información que necesitamos no está disponible. Las dos primeras partes de la ley anterior son aplicables al problema de la información que se necesita para la planeación y el análisis financiero.

3.3 Importancia ADMINISTRACION DEL PROCESO DE PLANIFICACION Y CONTROL. Las utilidades de una empresa se planean, el proceso de planeación y control de utilidades puede definirse como un método sistemático y formalizado para desempeñar las responsabilidades directivas en el proceso administrativo de una empresa. Específicamente comprende el desarrollo y aplicación de lo siguiente: 1. Objetivos generales a largo plazo. Incluye pronósticos del entorno económico (áreas geográficas e industriales), que fenómenos podrían afectar los planes previstos?, existen posibilidades de

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recesión o de auge?, cuáles serán las condiciones económicas que prevalecerán? 2. Plan de utilidades a largo plazo desarrollado en términos generales: *Líneas de producción. *Grados de penetración a los mercados y consideración de posibles variaciones en los precios de los factores productivos. *Índice de crecimiento de los mercados productivos. *Estudio de las tendencias de la oferta y la demanda. *Rendimiento sobre la inversión planeada. *Metas generales de utilidades. 3. Plan de utilidades a largo plazo (detallado por áreas de responsabilidad). *Desarrollo de planes y objetivos a corto plazo. *Desarrollo anual del presupuesto de operaciones. 4. Un sistema integral de información de resultados, por áreas de responsabilidad asignadas. 5. Evaluación de los resultados obtenidos, analizando variaciones y tomando las medidas correctivas que procedan. La planeación y control de las utilidades consiste en la preparación de planes que programen la magnitud cuantitativa de la actividad de c/u de las áreas operativas de la empresa. Estos planes son relacionados entre si, de tal modo que toda desviación con respecto al plan puede expresarse en términos de su consecuencia sobre la utilidad de la empresa, debiendo contribuir a la ejecución del proceso de dirección mediante la adopción de una corriente continua de decisiones bien concebidas, constituyendo esto el factor de éxito en el destino a largo plazo de la empresa. La función de planeación y control de utilidades a corto plazo implica el desarrollo de planes detallados en c/u de las áreas de actividad y la unificación de estos planes en un solo plan maestro global, debiéndose cumplir con los siguientes elementos: a) Formulación del presupuesto de ventas por línea de productos. b) Establecer presupuestos flexibles de cargos indirectos, clasificados por áreas de responsabilidad. c) Clasificar los costos planeados en fijos, variables y semi variables. d) Determinar el presupuesto de costos de producción variables. e) Determinar el presupuesto de costos de operación variables. f) Aplicar los costos fijos de producción a las líneas de producción como un conjunto y no a cada unidad de producto. g) Formular el flujo de efectivo, los estados financieros presupuestados y el presupuesto de inversiones empleados por cada línea de productos. h) Análisis del punto de equilibrio. La ejecución de los planes implica la necesidad de un control continuo y dinámico en concordancia con las responsabilidades de dirección asignadas a cada área.

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PREGUNTAS DE REPASO 1. ¿Qué factor es necesario para la buena toma de decisiones? 2. ¿Qué se necesita hacer contablemente para asignar adecuadamente los

recursos? 3. ¿Cuáles son las tres partes de la ley de información del profesor

Finagle? 4. Define planeación y control de las utilidades 5. Ejemplifica un objetivo financiero a largo plazo 6. Ejemplifica un objetivo financiero a corto plazo. 7. Define presupuesto 8. ¿Por qué se dice que el punto de equilibrio es un medio de control? 9. ¿Qué decisiones se pueden tomar con ayuda del estado de flujo de

efectivo? 10. ¿Qué decisiones se pueden tomar con ayuda del presupuesto?

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UNIDAD IV

APLICACIÓN DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Objetivo: El alumno será capaz de diseñar, implantar, operar y evaluar sistemas de control interno de acuerdo a las necesidades de las empresas. 4.1 Concepto El control interno, coordina los elementos que intervienen dentro de la empresa. Se apoya en: Organización por objetivos Técnica contable del pert Ruta crítica Control interno: es el conjunto de procedimientos adoptados dentro de la empresa, para salvaguardar su patrimonio en la mejor forma posible. Organización contable: coordinación de la contabilidad con la organización, con el fin de alcanzar el objetivo de la empresa en la mejor forma posible, a través de una buena administración. 4.2 Tipos de control interno

Clasificación del Control Interno.

Los controles internos pueden clasificarse:

1.-Por Objetivos: salvaguardia de activos, confiabilidad de los registros contables; preparación oportuna de la información financiera contable; beneficio y minimización de costos innecesarios, evitar expansión al riesgo no intencional, prevención o detención de errores e irregularidades; aseguramiento de que las responsabilidades delegadas han sido descargadas; descargo de responsabilidades legales.

2.-Por jurisdicción: control interno contable; control interno administrativo.

Control Interno Contable: Consiste en los métodos, procedimientos y plan de organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar que las cuentas y los informes financieros sean contables. Son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto materiales. como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable.

Control Interno Administrativo: Son procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos. Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables2.

3,- Por métodos: controles preventivos; controles de detección.

4.-Por naturaleza: controles organizativos, controles de desarrollo de sistemas; controles de autorización e información, controles del sistema de contabilidad;

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controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisión de la administración; controles documentales.

• Establecer líneas claras de responsabilidad.

Medidas para lograr un buen Control Interno.

El sistema de control interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se encuentran los siguientes:

• Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de transacción.

• Subdivisión de funciones. • Realizar auditorias o comprobaciones internas. • Diseño adecuado de documentos y registros. • Las computadoras y el control interno. • El costo del control.

El alcance de la auditoria, las pruebas que se han de realizar y los procedimientos a aplicar por el auditor dependen del sistema de control interno existente y de la evaluación de su confiabilidad.

4.3 objetivos Contraloría es la planeación, coordinación y control de las actividades de una empresa. Objetivo: Planear, organizar y controlar las operaciones de la empresa, en tal forma que su operación se acerque lo más posible a lo máximo de su capacidad. Características de un contralor:

a) Contador público b) Integridad c) Objetividad mental d) Habilidad de tener y generar confianza e) Criterio f) Honestidad g) Orden mental h) Iniciativa i) Facilidad de expresión j) Habilidad técnica k) Conocimiento a fondo de la empresa l) Conocimiento general de empresas m) Conocimiento general de la legislación aplicable a las empresas.

Funciones: Planeación: realización de presupuestos Revisión: de políticas y procedimientos. Información: Revisión de los estados contables. Impuestos: Comunicación con las autoridades

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Interpretación: de su medio ambiente Protección: mediante el control interno adecuado, corrigiendo las desviaciones. Elementos para la estructuración de una organización, pueden ser internos o externos. Ejemplo de elementos externos:

a) Código de comercio b) Ley del IVA c) Código civil d) LGTOC e) Ley general de sociedades mercantiles f) Ley de ingresos de la federación, es la que da vigencia año tras año a

todas las leyes impositivas. g) Ley del seguro social.

La ley del ISR grava todas aquellas actividades que en una u otra forma representan un ingreso para el individuo o para la empresa. Las leyes de hacienda de cada localidad. Principios de organización

1. División del trabajo, 2. Control interno, 3. Departamentalización 4. Administración por excepción, 5. La administración por áreas. 6. La administración por objetivos, 7. Simplificación de operaciones 8. Acortamiento de líneas de comunicación 9. Establecimiento o fijación de estándares 10. Coordinación de las operaciones

Principios de contabilidad a) Entidad, las empresas deben ser identificables, ya que manejan

un conjunto de recursos destinados a satisfacer necesidades sociales con estructura y operaciones propias.

b) De realización, toda organización realiza transacciones con otras entidades económicas, a si como transacciones internas que modifican la estructura de recursos o fuentes. O cuando han ocurrido eventos externos que afecten los recursos de la entidad.

c) Período contable, períodos convencionales y de igual duración. d) Valor histórico original, las cifras deberán ser modificadas en el

caso de ocurrir eventos posteriores que les hagan perder su significado, aplicando métodos de ajuste en forma sistemática y preservar la imparcialidad y objetividad de la información contable.

e) El negocio en marcha, su existencia permanente, por lo que sus cifras de sus estados financieros representarán valores históricos o modificaciones a ellos sistemáticamente obtenidos.

f) Principio de la dualidad económica, dados los recursos de los que dispone la entidad y las fuentes de esos recursos.

g) Importancia relativa, los estados financieros deben de mostrar datos que se puedan cuantificar monetariamente, y que con ellos se puedan tomar decisiones.

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h) Consistencia, los estados financieros de la entidad deben ser comparables, para observar tendencias.

i) El principio de la revelación suficiente, Los estados contables deben contener la información indispensable para revelar la situación o resultado que tratan de mostrar por su fin establecido.

j) El principio conservador, al existir varias alternativas aplicables al mismo problema, habrá de adoptarse aquella que pueda salvaguardar el patrimonio de la empresa en la mejor forma posible.

ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE LA ORGANIZACIÓN El organizador puede actuar como elemento: Interno, en la implementación del sistema, Actualización constante del sistema y vigilancia de su adecuado seguimiento. Externo, Implantación exclusiva del sistema y implantación y vigilancia de su adecuada aplicación. Alcance del trabajo, toda la empresa o parte de la misma. PREGUNTAS DE REPASO

1. ¿Cómo se relaciona el control interno y la organización contable? 2. ¿En que consiste la ruta crítica? 3. ¿Cuáles son las funciones de contraloría? 4. Explica dos características del contralor 5. ¿Cuáles el objetivo de la contraloría? 6. ¿Qué regula principalmente la LGTOC? 7. ¿Qué ley regula las actividades que generan ingresos? 8. Ejemplifica el principio de dualidad económica 9. Ejemplifica el principio de negocio en marcha 10. La LFT en que funciones apoya a la organización contable.

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UNIDAD V DOCUMENTOS EN USO

Objetivo: El alumno conocerá las características de validez administrativa y fiscal de los diferentes documentos que integran la información contable que los negocios deben utilizar y conservar. 5.1 Formulación y descripción de la documentación. Los documentos deben de tener las siguientes características:

a) claridad b) Sencillez c) Funcionalidad d) Multiplicidad e) Individualidad f) Uniformidad

TIPOS

1. Documentos captadores: provienen de fuentes externas (pedido, conocimiento de embarque, recibo de honorarios etc.)

2. Documentos comprobatorios, estos deben de contener, nombre y domicilio de la persona expidora, cedula de registro RFC, folio, nombre y domicilio de las personas que imprimen y fecha de caducidad. Nombre, domicilio y RFC del comprador del bien o servicio, descripción del producto vendido o el servicio prestado, importe de la operación, IVA, fecha de expedición.

3. Documentos contabilizadores: Recibo de honorarios de un técnico – documento comprobatorio – póliza de egresos con el recibo.

Características: 1. Que cite en forma clara y precisa las cuentas a afectar. 2. Que se mencione el importe de las operaciones realizadas. 3. que se destaque el número que lo identifica. 4. Fecha correspondiente 5. Que se distinga de otros documentos.

Estados contables:

a) Principales: Estado de resultados, balance general, estado de aplicación y origen de recursos etc.

b) Secundarios: arqueos de caja, inventarios de equipo, relación de proveedores etc.

Y pueden ser estáticos y dinámicos. Manual de operación:

1. Todas las operaciones a realizar 2. Agrupar funciones 3. Objetivos 4. Documentos fuente 5. oportuno 6. claro y preciso 7. características de los documentos fuente 8. destino 9. Acortar las líneas de comunicación. 10. Control interno.

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Mayores auxiliares: son registros en donde se realiza el análisis o detalle de las cuentas colectivas. a) El libro u hojas tabulares, que generalmente se utilizan para el análisis de las cuentas de gastos de administración o gastos de venta.

b) Tarjetas auxiliares, son los documentos en los que se asientan loa registros en forma analítica y generalmente se utilizan en las cuentas corrientes como: bancos, deudores diversos, clientes, proveedores, acreedores etc.

1. Tarjetas auxiliares, si una negociación trabaja con tres bancos distintos,

debe contar con tres tarjetas auxiliares, para identificar las operaciones que realizamos con cada banco.

tarjeta de cuentas corrientes No nombre CONDICIONES domicilio teléfono limite de crédito movimientos saldos fecha referencia concepto folio debe haber D A

Nombre de la empresa, nombre del cliente, proveedor, banco y No de cuenta, fecha, referencia, concepto, debe, haber y saldo. El auxiliar columnar: generalmente se utiliza en las cuentas de gastos de venta o gastos de administración. Fecha, referencia, concepto, total y una columna para cada tipo de cuenta.

Ejemplos: Bancos, deudores diversos, clientes, almacén, documentos por cobrar, proveedores, documentos por pagar, gastos de administración, gastos de venta etc. El financiamiento externo y sus repercusiones. Cuando nos referimos al uso del financiamiento por medio de pasivo, es decir que se está utilizando el apalancamiento financiero, que significa usar la deuda para elevar las tasas de utilidad, se les denomina también como la razón del pasivo total al activo total representado en por ciento. Ejemplo: Consideraremos tres empresas dedicadas al mismo ramo, las empresas A, B y C, con el mismo activo pero con diferente política financiera. Empresa “A Pasivo 0 Capital contable 400 Suma de activo 400 Suma Pasivo/capital 400

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Empresa “B” Pasivo 200 Capital contable 200 Suma activo 400 Suma pasivo/capital 400 Empresa “C” Pasivo 300 Capital contable 100 Suma activo 400 Suma pasivo/capital 400 La empresa “A” no tiene deudas, por lo tanto su apalancamiento financiero es igual a cero. La empresa “B” tiene el 50% de apalancamiento financiero. La empresa “C” tiene el 75% de apalancamiento financiero. La pregunta que surge es ¿Cómo afectan estas estructuras a las utilidades de los accionistas? La respuesta dependerá de los resultados de la empresa, si estos son excelentes, convendrá más a los accionistas de la empresa “C”, pero si los resultados que se esperan son negativos (depresión), sería favorable para la empresa “A”. Conociendo el punto de equilibrio sabemos que cuando el rendimiento del activo supera el costo de la deuda, el apalancamiento financiero es favorable y cuanto mayor es el factor de apalancamiento, tanto mayor es la tasa de rendimiento de la aportación común. PREGUNTAS DE REPASO

1. - ¿En los documentos en que consiste la característica de multiplicidad? 2. - ¿En los documentos en que consiste la característica de uniformidad? 3. - ¿En que consiste un documento captador? 4. - ¿Qué requisitos debe contener un documento comprobatorio? 5. - ¿Qué características tiene un manual de operación? 6. - ¿En que consiste una tarjeta auxiliar? 7. - ¿Qué requisitos debe contener una tarjeta auxiliar? 8. – Define control financiero 9. – Define apalancamiento financiero 10. - ¿Cuándo es conveniente utilizar apalancamiento financiero?

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BIBLIOGRAFÍA

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6. “Control Interno”

, Ed. LIMUSA.

www.universidadabierta.com.mx 15junio2006. 7. “Organización” www.universidadabierta.com.mx 18junio2006.