técnicas de auditoría
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Brindar un conocimiento fundamental relacionado con el procedimiento de audtorias. Como sus fundamentos y principios.TRANSCRIPT
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COLEGIO
FRANCISCANO SAN
LUIS REY
TÉCNICAS DE
AUDITORÍA
Javier Andrés Londoño Rivera
2
Alta dirección
Auditoría de calidad
Fortalezas y debilidades
Eficaz y eficiente
Auditoría de Calidad: Una herramienta de
gestión.
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S.G.C
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¿ Para que hacer auditorías ?
Conformidad
Implementación
Mantenimiento
Mejora
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Principios de la auditoría
AUDITORES
PROCESO DE AUDITORÍA
CONDUCTA ÉTICA CUIDADO PROFESIONAL
INDEPENDENCIA EVIDENCIA
PRESENTACIÓN JUSTA
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El concepto de revisión aplicado a las auditorías
CRITERIOS:LO QUE SE DEBE HACER
REALIDAD:LO QUE SE HACE
OBJETIVO:LO QUE SE QUIERE HACER
Adecuado
Conveniente Eficaz
Entradas
Salidas
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Conceptos relativos a la auditoría
Programa de auditoría
Programa de auditoría
Programa de auditoría
Programa de auditoría
Cliente de la auditoría
Criterios de la auditoría
Experto Técnico
Experto Técnico
Hallazgos de auditoría
Evidencia de auditoría
Conclusiones de auditoría
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Auditoría como proceso
RESPONSABLE:
ENTRADAS DEL PROCESO
OBJETIVO:
SALIDAS DEL PROCESO
A
V
P
H
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Actividades de la Auditoría
Inicio de la Auditoría
Revisión de la Documentación
Preparación de las actividades de auditoría in situ
Finalización de la Auditoría
Realización de las actividades de auditoría in situ
Preparación , aprobación y distribución del informe de auditoría
Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría
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Ciclo PHVA en el proceso de Auditoría
A
V
P
H
Establecimiento del programa de
auditorías (alcance, objetivos,
recursos, procedimientos, etc.
Implementar el programa (competencia de
auditores, actividades de auditoría).
Resultados acordes al programa. Suficiencia de
recursos. Satisfacción del auditado. Acciones
correctivas y preventivas al programa o al proceso
de auditorías, Etc.
Mejora del programa.
Informe a la gerencia.
Re-asignación de recursos.
Cambios a los objetivos del programa.
Re-entrenamiento de auditores, etc.
P
H
V
A
Inicio de la auditoría.Revisión de la documentación.Preparación de actividades en sitio.
Realización de actividades en sitio.
Preparación, aprobación y distribución del informe.Finalización de auditoría.
Actividades de seguimiento de auditoría.
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¿Qué podemos obtener de la
documentación del SGC y del Proceso?
1. Manual de calidad: La configuración del
SGC y sus propósitos.
2. Procedimientos, instructivos, guías,
etc.: Entender el hacer del proceso.
3. Reportes de auditoría, no
conformidades, acciones tomadas, etc:
La evolución del proceso y su historia a
través de resultados.
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PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
5.4.1
6.1
.
.
7.2.1
7.2.2
7.2.3
.
.
8.2.3
8.4
8.2.2
.
.
8.5.2
8.5.3
8.5.1
.
.
11
¿Qué podemos obtener de la norma ISO 9001:2008...?
PROCESO: Gestión comercial
Es una guía para orientarnos hacia el cumplimiento de los requisitos mínimos del
sistema de gestión de calidad, al interior de un proceso.
Nota: Algunos capítulos se pueden auditar COMPLETOS o tan solo una PARTE DE ELLOS según como
corresponda y aporte al objetivo del programa de auditoría.
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Conclusiones del equipo auditor respecto a la
documentación revisada
1. Aspectos fuertes que son claros y aportan
valor.
2. Aspectos por mejorar de la documentación,
para dar claridad y aporte de valor.
3. Aspectos de la documentación, que
ayudarán al auditor en la auditoria de
campo.
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Preparación de las actividades de auditoría
in situ
PLAN DE AUDITORÍA
Responsable: Auditor líder
Facilita la programación y
coordinación de actividades.
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Preparación de las actividades de auditoría in situ
PLAN DE AUDITORÍA: CONTENIDO:
• Objeto y alcance de la auditoría.
• Criterios de la auditoría.
• Agenda (fechas, lugares y tiempo).
• Procesos a ser auditados.
• Equipo auditor.
• Recursos.
REVISADO Y APROBADO
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LISTA DE VERIFICACIÓN
UTILIDAD:
• Ayudar a la gestión del tiempo, indicando lo que ha de cubrir en cada
proceso.
• Recopilar las evidencias de la auditoría en orden lógico.
• Facilitar el cubrimiento de cada actividad, obteniendo respuesta para los
requerimientos.
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La revisión documental ayuda a la elaboración de las
preguntas del PHVA del proceso, para identificar su
capacidad de cumplir su planificación
•Se orientan al cumplimiento de
los objetivos del proceso.
•Permiten el seguimiento a la
eficacia del sistemas.
•Se hacen en lenguaje de la
entidad y el proceso a auditar.
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Tipo de preguntas
¿Qué busca ? Ejemplos
ABIERTAS
Las preguntas abiertas estimulan
al auditado a ser el que hable
más, y así se reduce el número
de preguntas que el auditor
debe formular.
¿Dígame qué procedimiento sigue usted?.
¿Muéstreme cómo funciona esto?.
¿Cómo procesa los resultados del ensayo?
¿De dónde viene este formato?
SONSEO
Las preguntas de sondeo o
aclaración son preguntas
abiertas diseñadas para extraer
información específica y más
profunda acerca de un tema.
Por favor explíqueme ¿Qué esta ocurriendo aquí?
¿Por qué estos recipientes no están etiquetados?
Deme algunos ejemplos.
¿Cómo funciona esto?
¿Me va a decir algo más?
CERRADAS
Las preguntas cerradas están
diseñadas para obtener
respuestas breves del auditado.
¿Usted diligenció este formato?
¿Esta es la caneca de los desperdicios?
¿Qué color de etiqueta va pegada en este tipo de
recipiente?
¿Quién trabajó con usted en esta reparación?
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¿ Cuáles HACER ?
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Tipo de preguntas
¿Qué busca ? Ejemplos
CAPCIOSAS
Las preguntas capciosas
sugieren al auditado la
respuesta “correcta” o
“políticamente correcta”
Siempre programa a los profesores así …¿verdad?
“Supongo que sabe que esto que encontramos va
contra la ley?.
“Por supuesto, para usted es obvio que esta es la
asignatura que no es”.
¿Por supuesto que esta solicitud debió ser
tramitada?
MÚLTIPLES
Las preguntas múltiples
pueden confundir al
auditado y hacer olvidar
algunas de sus respuestas,
o hacer que se enfoquen en
algo de menor importancia.
¿Cuándo comenzó este trabajo? . ¿Le informaron a
cerca del manual de procedimientos? ¿Sabe en
dónde se encuentra el manual?. ¿Quién le enseño
a hacer su trabajo?
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¿ Cuáles EVITAR ?
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Tipo de preguntas
¿Qué busca ? Ejemplos
AGRESIVAS
Estas preguntas son una vía
segura para poner al
auditado fuera de lugar.
¿Así qué a usted es al que se le ocurrió….?
¿Finalmente pudieron trabajar juntos y resolver
este problema?.
Parece que usted realmente tiene problemas para
manejar este proceso.
¿ No pudo averiguar cómo archivar esto
correctamente?.
¿En el tiempo que lleva en este puesto no se ha
molestado en leer el procedimiento?.
¿Ese asistente suyo … Déjeme decirle…. ?
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¿ Cuáles EVITAR ?
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Realización de las actividades de
auditoría in situ
RECOPILACIÓN
Y VERIFICACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
Auditor Líder y su equipo auditor
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Recopilación y verificación de la información
Fuentes de información
Recopilación mediante muestreo y verificación
Evaluación vs. criterios
Revisión
Conclusiones de auditoría
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Fuentes de informaciónCondiciones de operación
Condiciones de ensayo
Medición
Registro
Equipo en funcionamiento
Observación
Estadísticas Datos
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La Entrevista
PR
EG
UN
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R
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CH
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CH
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CT
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O
DO
CU
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NTA
R E
N L
ISTA
DE
VE
RIF
ICA
CIÓ
N (+
/-)
SI SI
Apertura Cierre
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19/06/201224
EL MANEJO DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN ES DINÁMICO, SE
DEBE HACER DE LO GENERAL A LO PARTICULAR
DENTRO DE
NUESTRO MAPA
ESTE PROCESO…
¿Cómo es la planificación? ¿Cuándo se envía la información?
¿Cómo se hace?
¿Cómo son los resultados?
¿Cómo ha mejorado?
¿Qué hace usted cúando ….?
¿Muéstreme un ejemplo?
¿Dígame como se evalúa
las necesidades?
¿Por qué esto ocasiona problemas
con ….?
¿Qué ocurre después de..?
Déme algunos ejemplos de ...
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Bloqueos en la comunicación
DESCONFIANZA
IMPACIENCIA
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CORRECIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA
CORRECCIÓN
Eliminar
una no
conformidad
detectada
ACCIÓN
CORRECTIVA
Eliminar la
causa de una
no
conformidad
detectada u
otra situación
Eliminar la
causa de una
no conformidad
potencial u otra
situación
potencialmente
indeseable
ACCIÓN
PREVENTIVA
MEJORA DE LA CALIDAD
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Las no conformidades pueden ir orientadas a …..
• Hallazgos que evidencian fallas e impactos a los objetivos de
la auditoría y el objetivo definido.
• Hallazgos que incumplen requisitos del cliente, legales o de la
entidad que impactan en los resultados.
• Hallazgos repetidos durante la recolección de la información.
• El hallazgo que genera un alto impacto para la entidad.
• La documentación es diferente a lo que sucede en la realidad.
• El auditado no tiene conocimiento de las disposiciones
documentadas aplicables.
• Contradicciones en políticas, procedimientos, formatos, guías,
etc..
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PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL
INFORME DE AUDITORÍA
CONTENIDO
• Objetivos, alcance y criterios.
• Auditor líder, equipo auditor.
• Descripción de las actividades realizadas en la auditoría.
• Procesos auditados.
• Responsables de los procesos y personal entrevistado.
• Aspectos favorables.
• Aspectos débiles.
• Solicitud de acciones correctivas.
• Conclusiones de la auditoría.
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PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL
INFORME DE AUDITORÍA
EL INFORME DE AUDITORÍA NO DEBE INCLUIR
• Opiniones subjetivas.
• Información confidencial.
• Críticas a las personas.
• Declaraciones ambiguas.
• Detalles triviales.
• Observaciones, hallazgos que no fueron presentados o
discutidos en la reunión de cierre.
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REALIZACIÒN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
DE UNA AUDITORÍA
Auditor Líder, Equipo Auditor, Auditado.
• Verificar las respuestas a las
solicitudes de acciones correctivas.
• Verificar la eficacia de las acciones
implementadas.
• En caso de no tener acciones
pendientes, reprogramar un nuevo
seguimiento.
• Elaborar el programa de la auditoría
de seguimiento de ser necesario.
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SEGUIMIENTO DEL PROCESO DE AUDITORÍA
• Cumplimiento de objetivos.
• Identificar oportunidades de mejora.
• Indicadores de desempeño:
• Aptitud de auditores.
• Conformidad de programa y calendario
• Retroalimentación de cliente, auditado y auditor.
V
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REVISIÓN DEL PROCESO DE AUDITORÍA
• Resultados y tendencias.
• Conformidad con procedimientos.
• Necesidades y expectativas de interesados.
• Registros.
• Prácticas de los auditores.
• Coherencia de auditores.
V
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MEJORA DEL PROCESO DE AUDITORÍA
• Acciones correctivas.
• Acciones preventivas.
RESPONSABLE DEL PROCESO DE AUDITORÍA
A
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COMPETENCIA DE AUDITORES
AMBIENTAL
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DE
AMBIENTAL Y REGLAS
CALIDAD
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DE
CALIDAD Y REGLAS
CONOCIMIENTOS
GENÉRICOS Y REGLAS
EDUCACIÓNEXPERIENCIA DE
TRABAJO
ENTRENAMIENTO EN
AUDITORÍAS
EXPERIENCIA EN
AUDITORÍAS
HABILIDADES
ATRIBUTOS PERSONALES
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