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Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación, distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación
total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus
capítulo 02
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La actividad más frecuente que hará con Word será abrir y cerrar documentos, crearlos y guardarlos. Todo ello lo podrá hacer de varias maneras.
2.1 Crear nuevos documentos
Para crear un nuevo documento en blanco dispone de tres opciones:
La primera de ellas es con el programa abierto pulsando simultáneamente las teclas “Ctrl + U”. Un nuevo documento en blanco aparecerá enseguida.
Otra opción es pulsar el botón “Iniciar”. Con ello, se desplegará el cuadro con los programas recientes que haya utilizado y en él estará Microsoft Office Word 2007. Hará clic encima y se abrirá el nuevo documento.
La tercera opción será clicando el botón de Office y en el desplegable escogerá “Nuevo”. Se abrirá una nueva ventana con unas cuantas opciones:
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Observará que en la ventana que se abre el título es “Nuevo documento”. La sección de la izquierda le muestra las Plantillas desde las cuales creará su documento. Si no tiene suficientes plantillas con las propias de instalación que Word ofrece y dispone de conexión a Internet, podrá seleccionar el grupo de plantillas que le interese a partir del enunciado “Microsoft Office Online” y descargarlas del sitio web de Microsoft.
Sin embargo, ahora lo que pretendemos es abrir un nuevo documento en blanco, por lo que seleccionará la primera de la lista “En blanco y reciente”. Verá que en el centro, Word le enseña la plantilla en blanco y las que ha utilizado recientemente. En la zona de la derecha le presenta una vista preliminar de la plantilla. Por el momento, seleccionará “Documento en blanco” y clicará en “Crear”. El documento nuevo se habrá creado.
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2.2 Guardar Documentos
Si tiene un documento abierto y lo quiere cerrar sin salir del programa, deberá clicar en el botón de Office y seleccionar la opción “Cerrar”. Si hubiese modificado el documento y lo cierra sin haberlo guardado previamente, le aparecerá un cuadro de diálogo preguntando:
-“¿Desea guardar los cambios efectuados en (nombre del documento)?”Le mostrará tres opciones: “Sí”, “No” y “Cancelar”. Si clica “Sí” guardará los cambios y cerrará el documento. Si la elección es “No”, cerrará el documento sin guardar los cambios, y si la elección es “Cancelar”, anulará la acción de cerrar el documento.
Obtendrá el mismo efecto si cierra el documento utilizando el botón “Cerrar ventana” del extremo superior derecho.Una vez tenga el documento terminado o quiera interrumpir la tarea para reanudarla en otra ocasión, tendrá la facilidad de guardar el documento en el disco duro del ordenador o en una unidad de almacenamiento externo como puede ser un USB.
También dispone de varias opciones para guardar el documento activo: pulsando la combinación de teclas Ctrl + G, clicando en el botón “Guardar” de la barra de herramientas de acceso rápido o clicando el botón de Office y eligiendo “Guardar” o “Guardar como”:
Guardar: guarda el documento con el nombre que tenga asignado y en la misma ubicación que estaba cuando ha abierto el archivo. Con cualquiera de las tres formas distintas de acceder a “Guardar”, el comando actúa siempre igual. Si accede a “Guardar” y no tuviese aún un nombre asignado, le preguntará qué nombre y dónde lo quiere guardar como en la opción de “Guardar como”.
Guardar como: la herramienta “Guardar como” le ofrece diversas posibilidades de guardar el documento, tanto en formato de archivo como en nombre y ubicación. Al situar el cursor encima de “Guardar como” se abrirá un cuadro con las opciones de formato más frecuentes. Las posibilidades que le muestra son:
Documento de Word: este es el formato de archivo predeterminado de Word 2007. La extensión del archivo será .docx o .docm si contiene macros.
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Plantilla de Word: convertirá el documento en un formato para utilizarlo como plantilla de futuros documentos. La extensión del archivo será .dotx o .dotm si contiene macros.
Documento de Word 97-2003: le permitirá abrir el documento en versiones anteriores de Word 2007. La extensión del archivo será .doc
Buscar complementos para otros formatos de archivos: abrirá la ayuda de Word mostrando procedimientos para otros formatos.
Otros formatos: abrirá un nuevo cuadro de diálogo idéntico al siguiente:
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El cuadro de diálogo anterior es el mismo que obtendrá si hace clic en “Guardar como”. Aquí podrá definir el nombre, tipo y lugar de guardado. Navegará por los diferentes directorios hasta llegar al directorio donde quiera guardar el documento o podrá crear una nueva carpeta.
Escribirá el nombre del documento, y en “Tipo” hará clic en la flecha y desplegará las opciones. En las opciones de “Tipo” escogerá la que más se adapte: si sólo lo va a utilizar usted, “Documento de Word” es apropiado, pero si este documento lo ha de abrir con una versión anterior de Word, será imprescindible escoger “Documento de Word 97-2003”.
El nuevo documento se habrá guardado con el nombre que le haya dado. Si observa, verá que en la barra de título ya no se llama “Documento 1”, sino que habrá cambiado por el nombre que haya guardado.
2.3 Desplazarse por un documento
Cuando inicia un documento nuevo irá tecleando y generará algunas páginas escritas. Mientras sean pocas, se podrá desplazar con facilidad de una parte a la otra del documento, pero a medida que el documento
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vaya creciendo se le hará imprescindible encontrar métodos más rápidos de desplazamiento.
Tendrá dos maneras de desplazarse por el documento: una es mediante el ratón y la otra es utilizando el teclado.
Desplazamiento por ratón
Si su ratón es de los que tienen rueda de desplazamiento, haciéndola rodar desplazará el documento hacia arriba o hacia abajo, no así el cursor o punto de intersección, que se quedará donde estaba. Cuando esté en el lugar que le interese, deberá hacer clic con el botón izquierdo del ratón para situar el cursor allí.
Afortunadamente, una de las características de Windows es la de colocar barras de desplazamiento en las ventanas que lo requieran. En el caso de Word es similar. Cuando cree un documento nuevo, automáticamente aparecerán las barras de desplazamiento, horizontal y vertical, si bien pudiera ser que en función de la pantalla o del zoom establecido, sólo aparezca la de desplazamiento vertical.
Las dos barras de desplazamiento actúan de la misma manera. Pulsando en las flechas el documento se desplazará en el sentido de la flecha y el cursor central se desplazará en el sentido indicado.
También puede pulsar el botón central de la barra de desplazamiento y deslizarlo hasta la posición deseada. El documento se desplazará paralelo al movimiento del cursor.
Una tercera vía sería haciendo clic en el espacio intermedio entre la flecha y el botón central. Cada vez que haga un clic, el texto se desplazará unas páginas.
Además de las barras de desplazamiento, en la parte inferior de la barra de
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desplazamiento vertical existen los siguientes botones:
Pulsando encima de las flechas le desplazarán el documento y se posicionará el cursor en el sentido de la flecha.
Estos desplazamientos vienen configurados por el botón “Central” . Pulsando en él se abrirá el siguiente cuadro:
En el cuadro aparecen distintos pictogramas. Si pasa el cursor por encima de los distintos pictogramas leerá la función que realizan. En el ejemplo, si pulsa el pictograma correspondiente al botón “Examinar por páginas”, el efecto que tendrán las flechas será el descrito anteriormente.
Otra posibilidad de moverse rápidamente, siempre que conozca el número de página al que quiere ir, es en el botón “Buscar” con una flecha de la barra de inicio. Si la pulsa aparecerá el comando “Ir”. Seleccionándolo se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
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Escribirá el número de página y los botones cambiarán como en la siguiente imagen, pulsará “Ir_ a” y se desplazará a la página elegida, o a la Sección o Línea que haya escogido en la sección izquierda del cuadro.
Otra forma de acceder al cuadro de diálogo es con la tecla “F5” o la combinación de teclas “Ctrl + I”.
Desplazamiento por teclado
Como ya puede ir comprobando, Word dispone de una serie de atajos utilizando teclas directas o combinaciones de teclas. Ahora veamos las que afectan a los desplazamientos por el documento: La tecla RePág: retrocede hacia atrás un número de líneas semejante a las líneas que se ven por pantalla. Este número variará en función del posicionado del deslizador del zoom.
La combinación Ctrl + Re Pág: desplaza el cursor al inicio de la página anterior.
La tecla Av Pág: avanza hacia adelante un número de líneas semejante a las líneas que se ven por pantalla. Este número variará en función del posicionado del deslizador del zoom.
La combinación Ctrl + Av Pág: desplaza el cursor al inicio de la página siguiente.
La tecla Inicio: desplaza el cursor al inicio de la línea de texto de donde esté.
La combinación Ctrl + Inicio: desplaza el cursor al inicio del documento.
La tecla Fin: desplaza el cursor al final de la línea de texto de donde esté.
La combinación Ctrl + Fin: desplaza el cursor al final del documento.
Las flechas (cursores) ↑↓←→: desplazan el cursor un carácter en el sentido de la flecha pulsada.
La combinación Ctrl + Flechas (Cursores) desplaza el cursor:
Ctrl+↑ principio del párrafo anterior.Ctrl+↓ principio del párrafo siguiente.Ctrl+← principio de la palabra anterior.Ctrl+→ principio del la palabra siguiente.
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2.4 Vista Preliminar, Imprimir e Impresión rápida
Vista Preliminar
Antes de imprimir un documento es conveniente que sepa cómo va a quedar. Word le brinda una excelente posibilidad con la función “Vista Preliminar”, ya que con ella verá por pantalla exactamente cómo quedará impreso su documento final.
Para acceder a la Vista Preliminar clicará el botón de Office, y en la ventana que se abrirá situará el puntero del ratón encima de “Imprimir”, que desplegará varias opciones.
Hará clic en “Vista preliminar” y se activará la cinta de opciones de Vista preliminar con la vista previa del documento. La imagen será similar a la siguiente:
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En esta ventana verá el documento tal y como quedaría una vez impreso. Si necesita efectuar alguna modificación no es necesario salir de esta ventana, simplemente haciendo clic en el texto el cursor pasará a modo edición y ya podrá modificar el texto igual que si estuviera en la vista normal.
Dentro de esta pantalla, se le presentan las siguientes opciones agrupadas:
Grupo Imprimir
Imprimir: muestra el cuadro de diálogo de opciones de impresión.Opciones: abre el cuadro de diálogo de opciones de Word donde podrá especificar las opciones de impresión.
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Grupo Configurar Página
Márgenes: con esta opción podrá escoger una serie de márgenes predefinidos.Orientación: escogerá la orientación del documento, vertical u horizontal. Tamaño: podrá escoger el tamaño del papel entre los predefinidos estándar o personalizar las medidas.
Grupo Zoom
Zoom: abre el cuadro de diálogo de Zoom, donde se establece el nivel de ampliación utilizado en la vista previa. Dispone de diversas formas de previsualización:
100%: con esta opción la previsualización es a tamaño real.Una Página: le muestra la página entera.Dos páginas: le muestra dos páginas enteras.Ancho de página: ajusta el zoom para visualizar todo el ancho de página.
Grupo Vista Previa
Mostrar la regla: seleccionando esta opción mostrará las reglas.Aumentar: con esta opción seleccionada, el cursor se convierte en lupa y al hacer un clic el texto aumenta la visualización. Si la casilla no está activada le permitirá editar el documento.Encoger una página: modifica todas las propiedades del documento para intentar ajustarlo en una página.
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Página siguiente: le muestra la página siguiente.Página Anterior: le muestra la página anterior.Cerrar vista preliminar: cierra la vista preliminar y vuelve a la ventana de edición de Word. También se cierra la vista preliminar pulsando la tecla “Escape”.
Impresión
Una vez ya tenga todo el documento revisado, querrá pasar al siguiente paso que será la impresión del documento. Para ello, seleccionará la opción “Imprimir” del menú del botón de office o bien la combinación de teclas Ctrl+P, y se abrirá el cuadro de diálogo de Imprimir. En él figuran las distintas opciones de configuración de la impresión.
En primer lugar, el grupo Impresora le muestra información relativa al equipo físico:
En Nombre verá el nombre de la impresora seleccionada o bien clicando en la flecha abrirá el desplegable con todas las impresoras que su sistema ha detectado. Escogerá la que le interese haciendo un clic encima de ella. Le mostrará su Estado, Tipo y Ubicación.
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En Propiedades se le abrirá un nuevo cuadro de diálogo de las propiedades de la impresora, donde podrá realizar algunos ajustes de la propia impresora, así como determinar la calidad de impresión, color o escala de grises, propiedades del papel a utilizar, etc.
Si la impresora que quiere utilizar no se encuentra entre las listadas en el desplegable, pulsará “Buscar impresora”… y se abrirá un cuadro de diálogo de búsqueda de impresoras.
Seleccionando “Imprimir a archivo” dirigirá la impresión a un archivo de impresión propio de Windows, lo guardará y posteriormente lo podrá imprimir directamente, sin la necesidad de abrir Word.
Con la opción “Doble cara manual activada”, en el momento de imprimir, se imprimirán las páginas impares y el sistema le lanzará un cuadro de diálogo solicitándole que cambie el papel impreso a la bandeja de entrada de papel. De este modo se imprimirá por ambas caras.
El grupo Intervalo de páginas se utiliza para definir qué quiere imprimir:
• Por defecto estará seleccionado “Todo”, esto significa que se imprimirá todo el documento.
• Si selecciona “Página actual” sólo se imprimirá la página actual.
• Si sólo quiere imprimir una selección previa de texto, estará marcada “Selección”.
En “Imprimir” se le abrirá un desplegable donde podrá escoger qué quiere imprimir. Por defecto, siempre aparecerá la primera opción que es “Documento”, y será lo que imprimirá la mayoría de las veces. Sin embargo, alguna vez le interesará imprimir sólo algunas de las opciones que ofrece, en cuyo caso la seleccionará.
Imprimir sólo le permitirá establecer qué partes del documento quiere imprimir.
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En el grupo Copias determinará la cantidad de copias a imprimir y además seleccionando o no “Intercalar”, establecerá el orden de impresión (en el caso de que sea más de una copia).
Por último le queda el grupo Zoom:
En Páginas por hoja establecerá, seleccionando del desplegable, la cantidad de páginas que quiere imprimir en una hoja.
En Ajustar al tamaño del papel tiene la posibilidad de configurar el documento al tamaño de papel que se imprimirá. Si el documento se ha creado en formato Din A4 y lo quiere imprimir en A3 o en A5, Word ajustará el tamaño del texto y lo ampliará o reducirá para encajar a la perfección en A3 o A5.
Finalmente le queda el botón Opciones que le remite a las opciones generales de Word.
Clicará en el botón “Aceptar” y su selección será impresa.
Impresión rápida
Si selecciona el icono “Impresión rápida” del menú Imprimir del botón de Office, la impresión se iniciará inmediatamente con las opciones que tenga configuradas por defecto.
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2.5 Trabajar con varios documentos
Una de las ventajas de Word es la facilidad de poder trabajar con varios documentos a la vez. Con el uso de Word será habitual que se encuentre en más de una ocasión con la necesidad de, por ejemplo, tener un documento abierto, contrastar su contenido e ir dando respuesta en otro documento. Otro ejemplo se da en documentos de muchas páginas, cuando es habitual tener que desplazarse al inicio del documento para consultar referencias o índices. Para estos casos, Word tiene la solución.
Word permite abrir distintos documentos y mediante la combinación de las teclas “Ctrl+F6”, alternar entre ellos. También se puede alternar entre ellos mediante “Alt+Tab”. En este caso deberá ir con cuidado por si tiene más ventanas abiertas; con la sucesiva pulsación de “Tab” también irá a ellas.
El menú que tiene Word específico para la organización de ventanas es Vista. Lo encontrará en la Cinta de Opciones:
Nueva Ventana: abrirá el documento activo en una ventana nueva. Puede escribir cosas distintas en cada documento, pero debe tener mucho cuidado ya que los dos tienen el mismo nombre. Si guarda los cambios en los dos, el segundo sobrescribirá al primero.
Organizar todo: con este botón se organizarán todas las ventanas de Word para verlas al mismo tiempo. Para volver al estado anterior pulsará el botón “maximizar” de la ventana que le interese.
Dividir: divide el documento activo en dos zonas de visualización, así podrá ver al mismo tiempo el índice y estar tecleando al final del documento. La descripción del icono cambia a “Quitar división”
Cambiar ventanas: es un desplegable con las ventanas abiertas de Word. Clicando en la que le interese del desplegable pasará a ser la ventana activa.
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• Para crear un nuevo documento en blanco dispone de tres opciones: pulsando simultáneamente las teclas “Ctrl + U”; pulsando el botón “Iniciar” y clicando encima de Microsoft Office Word 2007 (hará clic encima y se abrirá el nuevo documento); o clicando el botón de Office y en el desplegable escogiendo “Nuevo”.
• Si tiene un documento abierto y lo quiere cerrar sin salir del programa deberá clicar en el botón de Office y seleccionar la opción “Cerrar” . Obtendrá el mismo efecto si cierra el documento utilizando el botón “Cerrar ventana” del extremo superior derecho.
• Dispone de varias opciones para guardar el documento activo: pulsando la combinación de teclas “Ctrl + G”, clicando en el botón “Guardar” de la barra de herramientas de acceso rápido o clicando el botón de Office y eligiendo “Guardar” o “Guardar como”.
• La herramienta “Guardar como” le ofrece diversas posibilidades de guardar el documento, tanto en formato de archivo como en nombre y ubicación.
Recordatorio
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• Antes de imprimir un documento es conveniente que sepa cómo va a quedar. Word le brinda una excelente posibilidad con la función “Vista Preliminar”, ya que con ella verá por pantalla exactamente cómo quedará impreso su documento final.
• Para imprimir un documento, seleccionará la opción “Imprimir” del menú del botón de Office o bien la combinación de teclas “Ctrl+P”, y se abrirá el cuadro de diálogo de Imprimir. En él figuran las distintas opciones de configuración de la impresión.
• Si selecciona el icono “Impresión rápida” del menú Imprimir del botón de Office, la impresión se iniciará inmediatamente con las opciones que tenga configuradas por defecto.
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