tareas del asistente administrativo

ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES HUMANAS

PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DIARIO

Organización del área de trabajo

Cada herramienta de trabajo debe estar en su lugar ya que esto facilita el trabajo.

Mantener la oficina desorganizada aumenta errores, esfuerzo físico y se pierde tiempo

en buscar cada cosa.

Sugerencias que aplican a la mayoría de los trabajos

Tener la superficie del escritorio ordenada.

Tener el teléfono en el lado más cómodo para facilitar la toma de mensajes,

debe haber una libreta y bolígrafo cerca para tomar mensajes.

Evaluar qué equipo se necesita en la superficie del escritorio.

Mantener los materiales en su gaveta.

La gaveta más cercana a la computadora debe ser para el papel con

membrete.

Coloca la computadora en una esquina del escritorio para que la superficie del

mismo este más libre posible.

Hacer un plan de trabajo diario

Plan diario – Consiste en las tareas que se deben realizar.

l asistente debe hacer un plan de trabajo diario al finalizar cada día. Para hacer

esto se consiguen libretas con títulos con Asuntos, Para hacer hoy y Pendientes.

También están las utilidades de la computadora como “Tasks to do” o el calendario

electrónico. Otras formas son las listas o crear un método personal. Se debe dejar

un tiempo para imprevistos que surjan.

Hábitos que ayudan a realizar un plan diario

Puntualidad

Comenzar a tiempo, no quedarse hablando con compañeros.

Fijar prioridades

Clasificar las tareas y establecer prioridades:

-Urgente: hay que hacerlo ahora. No puede esperar.

-Para hoy: se puede hacer en el día.

-Lo que puede esperar: puede hacerse en la semana.

E


Cuando la asistente llega a la oficina

Cotejar el plan diario. Dejar copia del plan diario en la oficina del ejecutivo. Cotejar el trabajo y sacar las tarjetas o documentos para ese día.

Marcar las tareas que se realizan.

Marcar las que necesitan seguimiento.

Añadir otros asuntos nuevos. Cotejar si el ejecutivo trabajó hasta más tarde el día anterior y dejó

instrucciones.

Revisar la máquina de facsímil para ver si se recibieron documentos.

Escuchar los mensajes de la grabadora.

Archivar documentos diariamente.

Sugerencias para adquirir buenos hábitos de trabajo

Hacer el trabajo bien desde la primera vez.

No dejar tareas inconclusas. Hacer las tareas más difíciles por la mañana.

Dejar tiempo para reponer energía.

Ambiental el área para trabajar con documentos confidenciales.

Agrupar las tareas que se relacionen para evitar que se pierdan.

Sistemas de Recordatorios Manuales

Tarjetero – Consiste de tarjetas generalmente tamaño 3”x5, y guías rotuladas con los

meses y días del año. Se usa para anotar las actividades pendientes, fechas límites y

otra información para recordarle al asistente lo que debe hacer.

Archivo – Es un sistema de recordatorio manual que utiliza cartapacios. El proceso es

igual al del tarjetero excepto que permite colocar material relacionado con el tema.

Sistemas de Recordatorios Electrónicos

Calendarios electrónicos – Es una función de muchos programas para computadoras

que permite anotar las citas y actividades de la oficina.

Programas PIM – Algunas empresas tienen este tipo de programa para los ejecutivos.

Es un sistema integrado de base de datos con una función de calendario, que facilita

la planificación de compromisos y evita que estos conflijan.


MODELO DE PLAN SEMANAL

Plan Semanal Fecha:_________________

Nombre: ____________________________________________________________________________

ACTIVIDADES

(Actividades necesarias

para hacer los objetivos)

Prioridad

Tiempo

Necesario

Día


Date:

Item

Priority

Time

Needed

Done

Scheduled Events

□ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □

7:00

7:15

7:30

7:45

8:00

8:15

8:30

8:45

9:00

9:15

9:30

9:45

10:00

10:15

10:30

10:45

11:00

11:15

11:30

11:45

12:00

12:15

12:30

12:45

1:00

1:15

1:30

1;45

2:00

2:15

2:30

2:45

3:00

3:15

3:30

3:45

4:00

4:15

Notes: 4:30

4:45

5:00

5:15

5:30

5:45

6:00

Evening


EL ROL DE ANFRITRIÓN DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Atender Visitantes

La mayoría de las personas que visitan una compañía lo hacen en búsqueda de algún

servicio. Los visitantes que se reciben en una oficina los podemos clasificar en dos:

primero, visitantes con cita y segundo, visitantes sin cita.

Visitantes con citas

Ya tiene un tiempo separado en el calendario del ejecutivo, por lo tanto requiere de

menos tiempo de atención. Si no se le puede atender, ofrécele excusa y explicar.

Planificar si el cliente con cita tomo más tiempo del programado.

Visitantes sin cita

Debe conocer los procedimientos y las normas y reglas de la oficina y de la empresa.

Visitantes comunes:

Superiores del ejecutivo.

Compañeros de trabajo.

Amigos íntimos del ejecutivo.

Familiares.

Vendedores y propagandista.

Público en general (extranjeros, ancianos, deambulantes).

Otros visitantes sin cita:

Pedir cortésmente que se identifique y explique el propósito.

Conceder al visitante una cita para una fecha próxima.

Si el asunto tiene urgencia, consultar al ejecutivo si entre una cita y otra

puede recibir al visitante.

La llegada del visitante

Interrumpir el trabajo que está realizando y prestar todo su atención.

Recibir al visitante con un saludo cordial.

Si el asist. adm. está en el tel. debe sonreír al visitante y hacerle un gesto

invitándolo a sentarse.

Identificarse ante el visitante.

Anunciar al ejecutivo que el visitante ha llegado.

Escoltar al visitante hasta la oficina del ejecutivo.


La Estadía

Invitar al visitante a sentarse.

Ofrecer café o algo de tomar.

Proveer material de lectura.

La despedida

El asistente administrativo puede escoltarla hasta la salida y despedirse cortésmente.

El oficial de seguridad o la recepcionista se comunica con la persona con quién el

visitante tiene cita. El empleado con quién el visitante tiene la cita lo recibe y los

escolta hasta la oficina.

Calendario de Citas

El asistente es responsable de mantener el calendario de citas del ejecutivo. El

calendario se incluye: las citas personales con clientes que tiene el ejecutivo,

reuniones de comités a juntas, fechas límites para entrega de documentos y viajes.

Cancelar citas

Suceden situaciones imprevistas que afectan el calendario de citas del ejecutivo. Debe

notificarse a los clientes citados mediante llamada telefónica si el tiempo lo permite.

El asistente debe tener alternativas disponibles para ofrecer al cliente y asi coordinar

la nueva cita. De igual forma, sucede en ocasiones, que el cliente llama para

cancelar una cita y coordinar para una futura ocasión.

Calendario Electrónica

Estos programas de computadoras que ayudan a evitar conflicto en horas y duplicidad

de citas para un mismo día. Cuando se individualizan previamente los programas,

estos permiten seleccionar un salón de reuniones, cotejar la hora disponible de todos

los participantes y enviar una notificación automática a cada buzón electrónico sobre

el día, hora y lugar de la reunión o compromiso.

Atender clientes por teléfono

Contesta la llamada con amabilidad, eficiencia, interés en ayudar y conocimiento, sino

que puede comunicar también todo lo contrario.


Contestar llamadas

Contestar el teléfono antes del tercer timbre

Hablar con voz clara y suave, el tono no debe ser ni alta, ni muy bajo.

Utilizar un saludo cordial y respetuoso.

Tener a mano libreta y lápiz para anotar los mensajes.

No comer o mascar chicles.

Terminar cualquier conversación que se hubiera comenzado antes de

contestar el teléfono.

Saludar cortés y brevemente.

Identificar la persona que habla.

Escuchar atentamente lo que el interlocutor tiene que decirnos.

Tomar notas del mensaje.

Si la llamada es para otra persona, transferirla.

Si la llamada es importante y el ejecutivo no está, transferirlo a otra

persona en la empresa.

Despedirse cortésmente.

Colgar suavemente el aparato telefónico.

Tomar mensajes telefónicos

Nombre completo de la persona que llama.

Nombre de la empresa que la persona que llama representa.

Fecha y hora de la llamada.

Número de teléfono(s) de quién llama.

Mensaje (debe ser breve, con detalles y la acción por tomar).

Firmar o iniciales de la persona que tomó el mensaje.

Transferir la llamada

Informar a la persona que llamo que se le va a transferir a otra persona y

explicarle por que se le va a transferir. Darle el nombre de la otra persona,

y la extensión o número de teléfono al cual se va a transferir la llamada.

Asegurarse de que la persona a quien se va a transferir la llamada está

disponible para atenderla y que puede ayudar a quien llama.


Mantener clientes en línea de espera

Conocer bien el procedimiento que debe seguir para dejar una llamada de

espera (‘hold”) y así evitar que se interrumpa.

Obtener consentimiento de la persona que está al teléfono para dejarlo en

espera.

Dar a la persona que llama un estimado del tiempo que tendrá que esperar.

Si la persona optó por esperar en línea, debe oprimirse el botón de espera

(“hold”) para evitar que la persona escuche lo que pasa en la oficina.

Si la persona prefiere que se le llame más tarde, el asistente debe

asegurarse de anotar el número de teléfono correcto y contestarle lo antes

posible.

Contestador Automático (Voice Mail)

El saludo/mensaje que va a escuchar el que llama debe hacerse en un tono

de voz claro y agradable.

El asistente debe identificar la empresa e identificarse en la grabación.

Los instrucciones que se ofrecen en el saludo/mensaje deben incluir el

nombre y teléfono.

El saludo/mensaje debe cambiarse periódicamente para que se ajuste a

situaciones particulares.

Otras consideraciones

Mantener un directorio con los números telefónicos y nombres de los

clientes más frecuentes.

No utilizar el teléfono para originar llamadas telefónicas personales.

No informar el número de teléfono de amigos y familiares para que le

llamen en horas laborales.

Hacer un registro de las llamadas de larga distancia que se originan.

Cotejar éstas con la factura cuando llegue.

Si usa el contestador electrónico, verificar los mensajes y contestarlas lo

antes posible.

Utilizar la memoria de los equipos telefónicos modernos y grabar los

números más utilizados.

No utilizar palabras que denoten demasiada confianza como “sí, mi amor”

“gracias, corazón” etc.

Usar un tono respetuoso: “Usted desea que el lo llame?”

Evitar el tuteo.


PHONE CALL AM

For: ________________________________ Date:______________ Time:_______ PM

M___________________________________________________________________________

Of Telephoned

Phone Returned Your Call

area code number extension

Fax # Please Call

Message: Will Call Again

Came to see you

Wants to see you

Signed

PHONE CALL AM

For: ________________________________ Date:______________ Time:_______ PM

M___________________________________________________________________________

Of Telephoned

Phone Returned Your Call

area code number extension

Fax # Please Call

Message: Will Call Again

Came to see you

Wants to see you

Signed


APPOINTMENTS FOR APPOINTMENTS FOR

Monday, June 11, 2007 Tuesday, June 12, 2007

TIME

ENGAGEMENTS

TIME

ENGAGEMENTS

9:00 9:00

9:30 9:30

10:00 10:00

10:30 10:30

11:00 11:00

11:30 11:30

12:00 12:00

12:30 12:30

1:00 1:00

1:30 1:30

2:00 2:00

2:30 2:30

3:00 3:00

3:30 3:30

4:00 4:00

4:30 4:30


REGISTER OF OFFICE VISITORS

Date

Time

Name and Afiliation

Person

Asked For

Person

Seen

Purpose of the Call


COSAS QUE NOS HACEN PERDER EL TIEMPO

1. Teléfono

2. Interrupciones entre el jefe y la secretaria.

3. Socializando con compañeros de trabajo.

4. Esperando por trabajo.

5. Esperando por otros.

6. Trabajar con información incompleta.

7. Instrucciones pobres

8. Rehacer documentos debido a errores u

omisiones.

9. Pérdida de información.

10. Fallar en delegar.

11. Equipo dañado.

12. Falta de Herramientas apropiadas.

13. Poner fechas límites que no están claras.

14. Dejar las cosas para luego (Procrastinar).


RESPONSIBILIDADES FINANCIERAS

Servicios bancarios

Cuenta corriente – Servicio que cualquier individuo puede utilizar si cumple los

requisitos exigidos por las instituciones bancarias.

Efectuar pagos con dinero de la cuenta corriente.

Se registran las firmas de las personas.

Sirven como evidencia en caso de reclamos.

Partes del Cheque

Fecha

Receptor

Cantidad del Cheque

Propósito

Firma

Talonario

Endoso

Depósitos – Transacción Financiera mediante la cual se lleva dinero al banco para

sumar a las cuentas corrientes, cuentas de ahorro o a inversiones

Cuentas de Ahorro – Se utilizan para conservar su dinero durante algún tiempo y

obtener sus intereses. Algunas entidades ofrecen diferentes incentivos.

Tarjetas de crédito – La entidad financiera asigna una cantidad máxima de dinero que

puede cargarse a la tarjeta. Las compras que se realizan reducen el límite de crédito.


na de las tareas del asistente administrativo es servir de apoyo al ejecutivo

en actividades financieras, tanto en transacciones bancarias como en la

preparación de documentos financieros. Realizar tareas depende del

tamaño de la empresa, de la estructura organizativa, de si las tareas es parte de tus

responsabilidades e incluso del grado de confianza que tenga el ejecutivo en ti.

Algunas agencias tienen departamentos que se dedican a los asuntos financieros.

MODELO DE UN CHEQUE

TECNO-MILANMAR, INC. Avenida Central 487 345 Ponce, PR 00732-1487

Fecha:

PÁGUESE A Juan Lugo-Ríos

LA ORDEN DE

Trescientos setenta y cinco con 25/100 $

BANCO DEL SUR

Sucursal de Ponce Ponce, PR 00731

Concepto 100751270 : 1234567890

U

375.25

1 2

3

9

8

7

6

5

4


PARTES DE UN CHEQUE

1. Compañía que emite el cheque.

2. Fecha en que se prepara el cheque.

3. Número de cheque.

4. Persona a quien corresponde el cheque.

5. Descripción de la cantidad del cheque. Se escribe en palabras.

6. Institución financiera que avala el cheque.

7. Descripción del concepto o el propósito para emitir el cheque.

8. Número de cuenta de la compañía para que la institución financiera pueda

identificarla.

9. Cantidad por la cual se emite el cheque. Se escribe en forma numérica y la

cifra se escribe cercana al rayado para que no alteren la cantidad.


ARREGLOS DE REUNIONES FORMALES E INFORMALES

Preparativos antes de la reunión

Separar antes de la reunión en el calendario personal y en el del ejecutivo.

Enviar la convocatoria o notificación.

Notificar a los miembros del grupo o comité la fecha, hora y lugar de la

reunión.

Tanto la notificación como la confirmación pueden hacerse por teléfono, a

través de un memorando o un mensaje por correo.

Preparar la agenda

Una agenda es una lista de los asuntos que van a tratarse en la reunión y

el orden en el cual se van a discutir.

Una sugerencia es enviar la agenda junto con la convocatoria o invitación

para la reunión, así los miembros tienen conocimiento de los asuntos que

van a tratarse.

Información que se incluye en la agenda

El nombre del grupo o comité.

La fecha

Hora de la reunión.

Lugar donde se llevara a cabo.

Los asuntos a discutirse y hora en que se comenzará cada asunto.

Reservar el lugar de reunión

Es importante que al hacer la reservación se indique:

La fecha

La hora en que utilizara el salón (añada 30 minutos antes y 30 minutos

después de la hora de comienzo para la preparación del salón).

El nombre del comité o grupo que se reunirá.


MODELO DE AGENDA

ORDEN DEL DÍA

Reunión Mensual de Personal Directivo Y De Verdad

18 de junio de 2007, 08:30 horas

08:30 – 08:53 ……………………………… Saludo del Presidente

08:35 – 09:15 ……………………………… Informe del Gerente de Mercadeo

09:15 – 09:45 ……………………………… Informe del Gerente de Compras

09:45 – 10:15 ……………………………… Informe del Gerente de contabilidad

10:15 – 10:30 ……………………………… Receso

10:30 – 11:00 ……………………………… Informe de la Gerente de Recursos

Humanos

11:00 – 11:45 ……………………………… Intercambio

11:45 – 12:00 ……………………………… Resumen y clausura


MODELO DE ACTA

ACTA

Reunión De Personal Directivo Y Ventas

Acta 003

Fecha y hora: 20 de junio de 2007 de 08:30 a 12:30 horas

Lugar: Sala de Conferencias A-15

Preside: José R. Ballesteros, Presidente

Presentes: Álida Suris Alameda, Gerardo Salazar R, Elías Romero Dueños,

Juan Carlos Pimentel T, Rolando Biteri Andrade, vendedores (todos).

Ausentes: Ninguno

Excusados: Marcos Lugo Ortiz

Informes: Presidente

Gerente de Mercadeo

Gerente de compras

Gerente de contabilidad

Gerente de Recursos Humanos

Acuerdos: Reunión Personal Directivo (miércoles próximo)

Plan de Promoción Estratégica (jueves próximo)

Contratación de Recursos: un vendedor y una secretaria

Asuntos Pendientes: Cada gerente debe presentar por escrito un plan de desarrollo

para los próximos tres años, en un plazo máximo de tres

semanas.

Próxima reunión: 28 de junio de 2007.

Clausura: 12:30 horas

________________________________ ________________________________

Presidente Secretario


MODELO DE MINUTA

MINUTAS

(Nombre de la entidad u organismo)

Presidente:

Fecha, Hora y Lugar:

Miembros:

Presentes

Ausentes

Excusados

Acta Anterior

Correcciones:

Informes:

a) Presidente

b) Tesorero

c) Comités regulares

d) Comités especiales

Asuntos pendientes:

Asuntos nuevos:

Próxima reunión:

Clausura

Secretario


PREPARACIÓN DEL RESUME

a preparación del resume u hoja de vida (currículum vitae) es una tarea

sencilla. El resume contiene la preparación académica, la experiencia del

trabajo, destrezas y habilidades y los logros alcanzados. Es la forma que tiene

el aspirante para vender sus conocimientos y de competir con otros aspirantes

disponibles para la posición. Debe ser a maquinilla o computadora. Muchos

programas de computadoras traen formatos de resume listos para actualizarse.

Al preparar el resume se deben tomar en consideración los siguientes detalles:

Siempre prepararse a máquina o en computadora.

Nunca hacerlo a manuscrito.

No incluir información falsa.

Someterlo en original o en copias de buena calidad.

No debe tener errores mecanográficos, manchas de tinta ni tachaduras.

No debe ser tan extenso. Se recomienda que no pase de dos paginas.

Solamente debe contener aquellos datos que puedan resultar de interés

para el futuro patrono.

Resaltar las habilidades y destrezas que pueden ayudar a lograr el empleo.

No debe hacer referencias a preferencias políticas ni a credos religiosos.

Partes del Resume

Titulo: La palabra resume se usa de titulo para identificar el documento. Se escribe a

letra mayúscula sólida, centrado y a una pulgada del borde superior del papel. Todos

los títulos de las partes especiales del resume se escriben en mayúsculas solidas,

comenzando al margen izquierdo.

Información personal: Se incluye el nombre completo, la dirección y el teléfono.

Objetivo: Se resume en una oración que expresa la razón que motiva a solicitar y la

posición que se solicita.

Preparación Académica: Debajo de ese título se escriben los subtítulos: universitaria,

tecnológica y superior. Los estudios secundarios solo se incluyen cuando no haya

estudios tecnológicos ni universitarios. Cuando se han cursado estudios de posgrado,

también puede omitirse los secundarios. Al referirse a cualquier nivel de estudios,

debe incluirse el nombre y una descripción de cada curso, la duración, la institución,

la ciudad y la fecha (mes y año).

L


Experiencia: Se detalla la experiencia, comenzando con el empleo más reciente. Para

cada caso se indica el nombre de la empresa, la posición que se ocupó y el tiempo

de servicio, así como las tareas realizadas.

Reconocimientos: Se indica el nombre de la distinción, la entidad que lo otorgó, la

ciudad y la fecha.

Referencias: Debajo se escriben los subtítulos: “de trabajo y personales”. Las

referencias de trabajo deben incluir el nombre de la empresa, el nombre del

supervisor, la posición que ocupó, la dirección de la empresa y el número de teléfono.

Deben incluir el título académico o de cortesía, el nombre y apellidos, el número de

teléfono y la dirección. Otra modalidad en esta sección es incluir una nota que

indique que las referencias se tienen disponibles y que se suplirán si se solicitan. Si

el aspirante utiliza este estilo, debe tener las referencias en una hoja de papel

separada para suplirlas cuando se las soliciten. También se pueden señalar como un

anexo.

CARTA DE PRESENTACIÓN

a carta de presentación debe acompañar el resume. La misma se dirige a la

empresa o al anunciante de la oferta de empleo. Su propósito es resumir

datos que destaquen al aspirante y motiven al patrono a leer el resume. Se

debe redactar en un tono formal y debe llamar la atención sobre los aspectos que

solicita el patrono en el anuncio de la oferta de empleo.

FUENTES DE EMPLEO

Las diferentes fuentes de empleo son:

Periódicos: Una primera opción es buscar en los clasificados de los periódicos del

país. Estos pueden ser rotulados o ciegos. Los rotulados incluyen el nombre y la

dirección de la empresa que busca candidatos. Los ciegos no incluyen el nombre de

la empresa. Algunos incluyen número de teléfono. Este tipo de anuncio incluye

información que no se puede verificar.

L


Agencias gubernamentales: Las agencias de empleo del gobierno, como el

Departamento del Trabajo, son fuentes de empleo para ocupar posiciones en las

empresas gubernamentales y privadas del país. Esta agencia, por lo regular da

seguimiento a los solicitantes o les orienta para que pasen por la oficina y vean las

ofertas de empleo que aparecen en los tablones de anuncios.

Agencias privadas: Proveen personal capacitado a empresas que así lo solicitan.

Proveen personal temporero y permanente. El personal temporero lo solicitan las

empresas cuando tienen temporadas de mucho trabajo o por motivo de vacaciones o

enfermedad de los empleados. Un beneficio es que muchas agencias ofrecen

adiestramiento en tecnologías diferentes.

Programas educativos: La escuela, colegio o universidad en la que estudió es otra

fuente de empleo que puede consultarse. Por lo general a los maestros se les

informa de vacantes que surgen y estas sirven de conexión para informar sobre

empleos a sus alumnos.

Otras fuentes de información pueden ser los amigos, familiares, vecinos y tablones de

edictos en las distintas agencias. El Internet ayuda también en la búsqueda de

empleo. Otra alternativa con buenos resultados en la búsqueda directa en las mismas

empresas.

SOLICITUD DE EMPLEO

La solicitud de empleo es un formulario que resume la información personal,

preparación académica, experiencia y referencias de una empresa. La solicitud de

empleo debe acompañarse de un resume.

Sugerencias al llenar la solicitud de empleo:

Si consigue una copia de la solicitud de empleo antes de ir a la entrevista,

debe llenarla a máquina o a tinta azul o negra. Tinta roja no es aceptable.

Escribe oraciones completas y no dejes espacios en blanco, en las que no

tengas contestación escribe un guion o la frase No Aplica (N/A).

Evita tachaduras, borrones y cualquier otra marca que pueda causar mala

impresión.

Firma la solicitud.

Escribe la fecha en el lugar indicado.

Escribe información completa y cierta.


Modelo de Resume

RESUME

INFORMACIÓN PERSONAL: Nombre: Laura Vanessa Lemus

Dirección: Urb. Arenas Blancas, Calle 10 D 6, San Juan, PR 00926

Teléfono: (787) 754-7685

OBJETIVO:

Ocupar una posición de asistente administrativa en la cual pueda aplicar los conocimientos adquiridos en este campo, aprender nuevas técnicas y equipos y relacionarme con el público.

PREPARACIÓN ACADÉMICA:

Tecnológicos: Instituto Técnico Superior, Técnico de Records Médicos Caguas, Puerto Rico, mayo de 1999.

Secundarios: Escuela Superior Juan García Méndez, Diploma, mayo de 1998.

Otros estudios: Adiestramiento en Windows 98, 40 horas, Instituto Técnico Superior, Caguas, verano de 1999.

EXPERIENCIA:

Compañía de Exportadores Globales, Zona Industrial, Planta 5,

teléfono: (787) 765-2658, San Juan, PR 00901.

Recepcionista y trabajo general de oficina, desde mayo de 1999 hasta la fecha.

Tareas: Recibir al público, recibir y contestar llamadas telefónicas, enviar y recibir

facsímiles, realizar trabajo general de oficina.

RECONOCIMIENTOS:

La mejor recepcionista durante el mes de julio. Compañía de Exportadores

Globales, San Juan, julio de 1999.

REFERENCIAS:

De trabajo: Compañía de Exportadores Globales, Sr. Esteban Pérez Reina, Gerente General,

Zona Industrial, Planta 5, San Juan, PR 00901; teléfono (787) 765-2658.

Personal: Sr. Jorge Alberto Ruiz, Profesor, Instituto Técnico Superior, Calle Celts

Aguilera 125, Caguas, PR 00725; teléfono (787) 746-6868.


Modelo de Carta de Presentación

San Juan, Puerto Rico ______ de enero del 200_

Sr. Alejandro Cortés Montaño

Director de Recursos Humanos

Servicios Médicos en el Hogar

Apartado 3256

San Juan, PR 00926

Estimado señor Cortés:

Me entere por los clasificados de El Nuevo Día del 2 de enero de 200_, que en su

empresa se encuentra vacante el puesto de Secretaria Médica.

Le adjunto mi resume en el que podrá constatar mi preparación académica en uno de

los colegios más prestigiosos de nuestro país y mi experiencia laboral en dos

empresas importantes de esta capital. En una de ellas fui seleccionada recepcionista

del mes.

Estaré muy agradecida si me concede una entrevista para dialogar sobre las

cualificaciones que poseo para la posición. Tendré mucho gusto en asistir a la

entrevista en el día y a la hora más conveniente para usted. Mi número de teléfono

es el (787) 754-7685.

Muy atentamente

Laura Vanessa Lemus

Anexo: Resume


ENTREVISTA

En el portafolio profesional debes tener:

Por lo menos dos copias del resume y de la

carta de presentación.

Copia de la transcripción de créditos de los

estudios formales y certificados de

adiestramiento que has asistido.

Copias de cartas de recomendación, si tienen

disponibles.

Listas de referencias por si las solicitan.

Certificado de buena conducta.

Copia de cartas de reconocimiento y otros

logros.

Copia de la solicitud de empleo, si ya la llenó


PREGUNTAS QUE TE PUEDEN SURGIR

DURANTE LA ENTREVISTA

1. ¿Qué conoces sobre nuestra empresa?

2. ¿Qué tareas realizaste en tu antiguo empleo?

3. ¿Por qué dejaste tu antiguo empleo?

4. ¿Cuáles son tus metas a corto y a largo plazo?

5. ¿Estás dispuesto a viajar y a trabajar horas

extras?

6. ¿Cuál ha sido tu mayor logro?

7. ¿Qué me podrías decir de ti?

8. ¿Has hecho este trabajo anteriormente?

9. ¿Cuáles han sido tus experiencias de trabajo?

10. ¿Por qué quieres trabajar aquí?

11. ¿Qué clase de herramientas o equipo sabes

manejar?

12. ¿Cuál es tu mejor cualidad?

13. ¿Cuál es tu mayor defecto?

PREGUNTAS QUE PUEDES HACER


¿Qué deberes tiene la posición?

¿Qué beneficios existen para los empleados?

¿Existen oportunidades de progreso?



1. Espera para sentarte hasta que te inviten a hacerlo.

2. Abstente de fumar o de usar goma de mascar.

3. Mantén tu voz bien modulada.

4. Mira directamente al entrevistador cuando le hables o

escuches.

5. Controla tus hábitos nerviosos y mantén buena postura.

6. Abstente de hablar demasiado o muy poco.

7. Evita interrumpir al entrevistador.

8. Muéstrate agradable con todo el que te encuentres en la

oficina.

9. Escucha al entrevistador y responde completamente a

todos los aspectos de la pregunta.

10. Muéstrate positivo. No critiques tu escuela, profesores,

anteriores empleadores, o actuales compañeros.

11. Dile por qué te gusta esa organización.

12. Recuerda que te empleará una persona, no una

organización. La entrevista es tu oportunidad para ganar el

respeto de esa persona.

13. Determina lo que pasará próximo. ¿Habrá otra entrevista?

¿Está tu record completo? ¿Cuándo esperas saber los

resultados de esta entrevista?

14. Al final de la entrevista, agradece al entrevistador por su

tiempo y consideración. También, agradece a la

recepcionista cuando vayas saliendo.


EL DIA DE LA ENTREVISTA

Viste apropiadamente

Haz ejercicio de relajamiento y

respiración mientras esperas tu turno.

Llega a tiempo a la entrevista.

Lleva los documentos necesarios y una

libreta para hacer cualquier tipo de anotación.

Causa buena impresión, muestra

confianza y seguridad en ti mismo.

Evita sonar arrogante o exigente.

Saluda Cortésmente

Ten presente que tienes una preparación académica y

experiencia que ofrecer (enfatiza tus cualidades)

Mira directamente al entrevistador

Siéntate derecho pero cómodamente

Mantente alerta

Haz preguntas sobre la empresa

Pregunta cuando no hayas entendido Evita mencionar asuntos personales

Aprovecha la oportunidad que pueda surgir para dialogar sobre un tema en el cual estés bien versado.

No hables mal de tus maestros, de tus patronos

anteriores ni de nadie que conozcas.

Al terminar la entrevista agradece al entrevistador por

el tiempo brindado.

Cuando empieces en un nuevo empleo, debes evitar

dar la impresión de ser un “sábelo todo”


LOS DIEZ ERRORES MÁS

FRECUENTES EN LA ENTREVISTA

1. Llegar tarde

2. Llegar demasiado temprano

3. Vestir inadecuadamente

4. Saludo inapropiado

5. Ausencia de vitalidad y optimismo

6. Desconocer sus puntos fuertes

7. Fumar

8. Mirar la hora

9. Perder el Control

10. No dar las gracias


¿CÓMO CAUSAR BUENA IMPRESIÓN

EN LA ENTREVISTA?

1. Actúa con serenidad y

confianza en ti mismo.

2. Saluda al entrevistador y

llámalo por su apellido.

3. Habla con claridad y

en forma positiva.

4. Concentra la atención en tus puntos fuertes.

5. Se buen oyente, pero no vaciles en hacer

preguntas cuando sea necesario.

6. Evita dar la impresión de que sólo estás

interesado en el salario que te han de pagar.

7. Asegúrate de que entiendes si te van a emplear

o si van a darle más consideración al asunto.

8. Cuando consideres que la entrevista ha

terminado, no la prolongues indebidamente.

9. Agradece al patrono el haberte concedido la

entrevista.

tareas del asistente administrativo

Education