UNIDAD II: Los Sistemas de Contabilidad

1 Los sistemas en los negocios

En la base del triangulo, y como parte fundamental del negocio, se encuentra su misión. No puede tener éxito sin misión. Encima se encuentra el flujo de efectivo, luego las comunicaciones, los sistemas, la parte legal, y hasta arriba, con el menor peso para el éxito, el producto en sí. También influyen el equipo de trabajo y el liderazgo.

Si desea que su negocio crezca y sea exitoso, deberá incluir sistemas de información, primeramente para la salud financiera de su empresa, y posteriormente para la optimización de recursos. Debe lograr integrar la tecnología de tal forma que ésta se convierta en una fortaleza, en un medio para la continuidad, competitividad y crecimiento

2 El ciclo de negocios y los sistemas.

Esta fase fundamental para que la estrategia informática encaje dentro de las metas de la empresa, ya que en ella se cumplen las funciones del modelaje del negocio y planificación de sistemas; esto con el fin de proyectar las estrategias del negocio y determinar de esta forma sus requerimientos de información.

Aunque la fase de requerimientos puede aplicarse a todos los procesos de la empresa, o a un área en específico, suele ser mas practico analizar área por área del negocio.

Durante esta fase se desarrolla un modelo del área estudiada, donde se representa: Los procesos que se llevan a cabo, la información utilizada por ellos y las reglas políticas y prácticas de la empresa relacionada con estos procesos.

3 Definición de sistemas

Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común.

Es un conjunto de elementos que se relacionan entre si, con la finalidad de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversa y básicamente incluyen:

El equipo de cómputos. El recurso humano que interactúa con el sistema de

información. La información que se introduce al sistema. Los programas que procesados producen los diferentes

tipos de resultados.

Clasificación de los sistemas de una empresa

El empleo de los diferentes sistemas de contabilidad con los

que puede contar una empresa suelen ser herramientas

fundamentales, ya que los mismos permiten mantener un

cierto control de todas las negociaciones comerciales y

financieras que se realicen en la empresa, además de cumplir

con el requerimiento de información para lograr obtener un

mayor aprovechamiento de todos los recursos disponibles.

Estos sistemas en las empresas se clasifican en: Sistemas a

nivel operativos, Sistemas a nivel de conocimiento, Sistemas

a nivel administrativos y Sistemas a nivel estratégicos.

Los sistemas a nivel operativos

Los sistemas que supervisan las actividades de materiales

las transacciones de organización.

Los sistemas a nivel de conocimiento;

Son sistemas que apoyan a los trabajadores del

conocimiento y de datos de una empresa

Los sistemas a nivel administrativo;

Son sistemas que apoyan las actividades de supervisión,

control de titotas de decisiones y administrativas de los

gerentes de nivel medio.

Los sistemas nivel estratégicos;

Son sistemas que apoyan las actividades de planeación a

largo plazo de la dirección general de la empresa.

Sistemas de producción

Es un conjunto de actividades que un grupo humano (por ejemplo, la familia campesina) organiza, dirige y realiza, de acuerdo a sus objetivos, cultura y recursos, utilizando prácticas en respuesta al medio ambiente

Sistemas productivos o sistemas de transformación, que son los que convierten los insumos en bienes o servicios. Los insumos para el sistema son: Energía, materiales, mano de obra, capital e información. Estos se convierten en bienes o servicios mediante la tecnología del proceso. Las operaciones de cada tipo de industria varían dependiendo del ramo, al igual que sus insumos.

Un sistema de producción consiste de:

Un conjunto de facilidades para la definición de reglas. Mecanismos para acceder a una o más bases de

conocimientos y datos. Una estrategia de control que especifica el orden en el

que las reglas son procesadas, y la forma de resolver los conflictos que pueden aparecer cuando varias reglas coinciden simultáneamente.

Un mecanismo que se encarga de ir aplicando las reglas.

Clasificación de sistemas productivos.

Sistemas tradicionales de producción

Sistema de producción por encargo: Este se basa en el encargo o pedido de uno o más productos o servicios.

Sistema de producción por lotes: Lo utilizan las empresas que producen una cantidad limitada de un tipo de producto o servicio por vez.

C. Sistema de producción continua: Lo utilizan las empresas que producen un determinado producto sin modificaciones por un largo período.

Sistema de Ventas

Es como un puente entre un producto y su target. Así como hay puentes para automóviles, para peatones o para trenes, hay Sistemas de Ventas diferentes. Hay Sistemas de Ventas que se sustentan en una sola secuencia de acciones, como la venta por correo. Otros pueden ser de dos secuencias, como si llamo para concertar una entrevista y luego voy a vender.

Los hay de múltiples secuencias, como si hago una invitación a un cocktail y entrego a los asistentes un dossier y luego los llamo y después se les visita a domicilio, etc., o como cuando ofrezco un ‘regalo gratis’ y se lo llevo a su domicilio y le vendo algo. Hay Sistemas de Ventas con o sin vendedores.

Sistemas de administración y finanzas.

Que integran una organización para poder alcanzar objetivos organizacionales. Se ocupa de los estudios de adquisiciones de dinero, rentabilidad, inversiones, liquidez, reinversiones, de estar al día de las fluctuaciones en el mercado, de conocer las tendencias económicas y sus implicaciones, de mantenerse al tanto de la legislación fiscal; es una función básica de planeación, pronóstico, cálculo y de aprovisionamiento de dinero. Se El sistema financiero es un mercado regulador que facilita la movilidad de flujos entre las empresas. Se puede definir como el proceso de obtener y agregar fondos para el adecuado funcionamiento de os diversos subsistemas ocupa de procurar y mantener el equilibrio económico de la empresa.

La función de finazas es responsable de administrar los activos de la empresa como efectivo, acciones, bonos y otras inversiones, a fin de maximizar el rendimiento.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE FINANZASLa nomina, compra de materia prima, equipar una fabrica de maquinaria y la publicidad entre otros. Las finanzas hacen posible afrontar necesidades y su administración es de vital importancia para toda la empresa. El Gerente financiera se enfrenta a dos problemas básicos: cuanto debería invertir la empresa y en que activos debe hacerlo y como deberían conseguirse los fondos para tales inversiones.

Los sistemas integrados La gestión integrada proporciona una imagen clara de todos los aspectos de la organización, su interrelación y los riesgos

relacionados. También significa minimizar la duplicación y facilitar la adopción de nuevos sistemas en el futuro.

Un sistema de gestión integrada va dirigido a organizaciones con un único sistema de gestión que incorpora dos o más normas de sistemas de gentecitas

La tendencia mundial está orientada hacia la integración de sistemas de gestión en la organización, entendiendo la calidad, el medio ambiente y la salud y seguridad ocupacional como los principales aspectos de la misma. Actualmente se considera que una organización se gestiona con sistemas integrados cuando cumple los requisitos de las normas: ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:1999 y tiene implementados estos sistemas.

Estas son algunas de las ventajas clave:

Fomenta la gestión de riesgos

Proporciona una ventaja competitiva

Atrae la inversión

Mejora y protege la reputación de la marca

Aumenta la percepción y satisfacción de las partes interesadas

Sistemas no integrales

Las empresas con sistemas no integrados se ha dicho que padecen el síndrome de la torre de babel, debido a que cada modulo opera con independencia de los demás.

Integración nula:

• Diferentes responsables para los distintos sistemas, de forma que alguno puede que ni siquiera exista.

• Diferente documentación para los diferentes sistemas, lo que se traduce en exceso de la misma, y retrabajo.

• Sistemas muy enfocados al control y poco a la mejora.

• Enfoque aconsejado en el proceso de integración: integración metodológica.

Los sistemas en los negocios:

Los sistemas permiten aprovechar, convenientemente, los datos que aportan el entorno y los productos informativos procedentes de sus mismos componentes. La información contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Control : un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.