TAREA N°2

CRUZ SANTISTEBAN ISAAC

MORALES MONTERROSA CÉSAR RAFAEL

SALAZAR DE LA HOZ GISEEL

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL G2

COLOMBIA

2014

LA CORRESPONDENCIA Y EL FLUJO DOCUMENTAL

CRUZ SANTISTEBAN ISAAC

MORALES MONTERROSA CÉSAR RAFAEL

SALAZAR DE LA HOZ GISEEL ISABEL

DOCENTE

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL G2

COLOMBIA

2014

INTRODUCCIÓN

La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar y

distribuir la documentación de carácter administrativa que ingresan a una entidad,

proveniente de fuentes externas, así como la generada por todas las

dependencias que hacen parte del organismo, con el fin de preservar los

documento históricos, rigiéndose por el acuerdo 060 del archivo general de la

nación (AGN).

En el presente trabajo se busca conocer los aspectos que hacen parte de la

unidad de correspondencia y la importancia del funcionamiento de esta en las

entidades que cumplan funciones públicas, para así cumplir con los lineamientos y

permitir mejorar la gestión administrativa y por ende, el servicio prestado a los

usuarios de la entidad.

Para el desarrollo de la temática se tendrá en cuenta la guía de la unidad, y otras

fuentes de información, así como la visita a una unidad de correspondencia para

tener un conocimiento acertado de la temática abordada. Estas fuentes de

información se analizarán y se dará respuesta a una serie de interrogantes

planteados por la tutora, utilizando cuadros y gráficos que permitan darle una

mejor comprensión al tema, sus componentes y aspectos estudiados.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Brindar una noción general sobre la unidad de correspondencia y el flujo

documental, así como su base teórica y normativa, permitiendo conocer la

importancia de su implementación como parte integral del Programa de

Gestión Documental.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Dar claridad a los conceptos relacionados con la unidad de

correspondencia y sus componentes.

Conocer los procesos que se llevan a cabo en la implementación de una

unidad de correspondencia.

Comprender la diferencia entre correspondencia y comunicaciones

oficiales, así como los procesos de cada una.

DESARROLLO DEL TRABAJO

1. Defina que es una unidad de correspondencia.

Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los

servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de

tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del

Programa de Gestión Documental y los programas de conservación,

integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión ,

centrales e históricos.

2. ¿Cuáles son sus funciones y por qué se considera como parte integral

de un programa de Gestión Documental?

Sus funciones están relacionadas con el manejo y distribución interna o

externa de las comunicaciones generadas o recibidas por la institución y

son administradas por el sistema de correspondencia. Entre estas se puede

mencionar las siguientes:

Controla el ingreso de documentos

Recibir, radicar, tramitar, registrar, distribuir, brindar el servicio de

información de todas las comunicaciones oficiales y organiza el

fondo documental donde se hace los siguientes pasos como son:

clasificar, ordenar y describir.

Conservación

Control y servicio de préstamo de los documentos

Digitalización de los documentos

Atención de consultas a los usuarios

Desde la parte de correspondencia se debe velar por el adecuado

trato a los documentos

Promover métodos y procedimientos para incorporar nuevas

tecnologías que permitan modernizar o movilizar el proceso.

La unidad de correspondencia es considerada como parte integral del

programa de Gestión Documental, ya que según el acuerdo no 060 en el

artículo 3, se menciona que toda institución debe tener una unidad de

correspondencia para poder gestionar de manera centralizada y

normalizada los documentos producidos internamente o externamente con

el objetivo contribuir al desarrollo de la conservación, de los archivos

históricos de la institución.

3. ¿Cuando existan regionales de una entidad con cuántas unidades de

correspondencia debe contar dicha entidad?

Cada regional debe tener en cada sede su propia unidad de de

correspondencia, pero si existen sucursales en la misma ciudad, la entidad

o empresa es la que determina si centralizan en una de ellas la recepción

de las comunicaciones oficiales, dependiendo de las necesidades de las

mismas, pero es mejor que cada una manejo por aparte su unidad, esto

con el fin de tener más control.

4. Establezca la diferencia entre correspondencia y comunicaciones

oficiales.

La diferencia entre la correspondencia y las comunicaciones oficiales, es

que la correspondencia es de carácter privado y confidencial, son

comunicaciones que llegan a la empresa a título personal, por lo tanto no se

radican ni se tramitan, en cambio las comunicaciones oficiales son aquellas

recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones de la entidad, por lo

tanto estas si requieren de trámites de recepción, radicación, despacho y

envío, además se deben guardan en el archivo de la empresa.

5. ¿Cuáles son las clases de comunicaciones oficiales?

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y

recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el

objeto de facilitar su utilización y conservación.

6. Establezca la diferencia entre RADICACIÓN DE COMUNICACIONES

OFICIALES Y REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES.

DIFERENCIA ENTRE RADICACIÓN Y REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES

RADICACIÓN REGISTRO

Procedimiento por medio del cual se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas.

Procedimiento por medio del cual se ingresan a los sistemas automatizados o manuales las comunicaciones recibidas o producidas.

Se deja constancia de: *Fecha de recibo o envío *Hora de recibo o envío

Se deja constancia de: *Nombre de la persona o entidad remitente/ destinataria *Nombre y código de la dependencia competente *Número de radicación *Nombre del funcionario responsable del trámite *Anexos *Tiempo de respuesta

Propósito de su implementación es oficializar el trámite de las comunicaciones y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.

El propósito de su implementación es: *Permite mayor rapidez en su localización *Evitar que las comunicaciones puedan extraviarse en el envío de una sección a otra, por lo tanto constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.

7. Visite una entidad que tenga unidad de correspondencia e indague

cómo fue la metodología para organizar dicha unidad (indique paso a

paso que se necesita para establecer una unidad de correspondencia

en una entidad).

Entidad visitada: Alcaldía Distrital de Barranquilla.

Metodología para organizar la unidad de correspondencia.

Debido a que todas las actividades de la administración documental deben

realizarse dentro de los principios establecidos por la Constitución Nacional

y por la Ley General de Archivos, la Alcaldía de Barranquilla se vio en la

necesidad de acogerse a los lineamientos y parámetros establecidos en el

Acuerdo 060 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación, "por el

cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones

oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones

públicas". Para cumplir con este objetivo se organizó técnicamente la

unidad de correspondencia de la Alcaldía de Barranquilla, pero para realizar

este proyecto se llevaron a cabo varios pasos:

Diseño metodológico: Implementación de un estudio descriptivo, es decir se

realizó una investigación previa, con la cual se recopilaron datos,

permitiendo la observación y conocimiento de los factores y procedimientos

llevados a cabo en el manejo de las comunicaciones.

Método: Se aplicó la observación para iniciar el proceso a partir de la

experiencia propia, y además se facilitó la obtención de información del

personal vinculado con el proceso. Se tomó como fuente principal la

información recopilada en las diferentes sedes y dependencias de la

Alcaldía. Además se tomó como información secundaria la legislación

colombiana, textos, conferencias y manuales.

Recursos: Para implementar la unidad de correspondencia fue necesario

contar con los recursos necesarios.

Recursos humanos: Se refiere al personal capacitado, con los

conocimientos necesarios y con las aptitudes para desempeñarse en

esta área. Se contrató profesionales universitarios, Técnicos de

archivo, Técnicos operativos y auxiliares.

Recursos físicos: Tiene que ver con los elementos necesarios para

desempeñar las labores del área, entre estos: el depósito de archivo,

software, computadores, scanner, fotocopiadora, impresora,

elementos de limpieza, implementos para medición de humedad

relativa y temperatura, estantes.

Infraestructura: Tiene que ver con el cumplimiento de los parámetros

y lineamientos en lo que respecta a la iluminación adecuada,

temperatura y humedad relativa.

Se diseñó el Manual de Gestión Documental y el Manual de Producción

Documental, en los cuales se fijaron las políticas, procedimientos y

procesos de acuerdo a la normatividad vigente.

Fotografías de la visita a la unidad de correspondencia de la Alcaldía

Distrital de Barranquilla

INSTALACIONES

LOGOTIPO

INSTITUCIONAL

RECEPCIÓN

OFICINA GESTIÓN

DOCUMENTAL

JEFE DE ARCHIVO:

MARGARITA MOLSALVE

DIGITALIZACIÓN

CLASIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN

8. ¿Qué son firmas responsables en una entidad, en qué documento

deben quedar establecidas?

En el artículo 4 del acuerdo 060, se menciona que la entidad debe tener un

manual en el cual se incluyen las personas que pueden firmar la

documentación con destino interno y externo que genera la institución o

empresa pública y privada. En el caso de la Alcaldía las personas

encargadas de firmar la documentación son; Alcalde, Secretarios, Jefes de

dependencia y Asesores, es oportuno mencionar que la oficina de Gestión

Documental vela por el estricto cumplimiento de esta norma, radicando

solamente los documentos que cumplan con lo establecido. Los anteriores

documentos firmados son determinados por el manual de funciones de

cada funcionario adscrito a la Alcaldía.

9. ¿Qué procedimientos deben tenerse en cuenta en la radicación de los

documentos y en la numeración de actos administrativos?

Para la radicación de los documentos se deben tener en cuenta que los

procedimientos velen por la transparencia de las actuaciones

administrativas, por lo cual no se deben reservar números de radicación, ni

puede haber números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la

numeración debe ser asignada el estricto orden en que se reciben los

documentos; cuando el usuario presente personalmente la

correspondencia, se le hará entrega inmediata de su copia radicada.

Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno.

En qué caso de existan errores en la radicación y se anulen los números se

debe dejar constancia por escrito, con la justificación y la firma del

funcionario encargado de la Gestión Documental.

10. ¿Cuáles son los controles que debe tener la unidad de

correspondencia de una entidad para las comunicaciones internas y

oficiales?

Las comunicaciones internas oficiales, se producen o elaboran en cualquier

dependencia de la Alcaldía Distrital de Barranquilla, por ende los controles

se clasifican en comunicaciones con destinos externos e

interdependencias, estas comunicaciones están a cargo de las

dependencias involucradas en su trámite. Para lograrlo es necesario que la

dependencia remitente la ingresará al sistema de Gestión Documental

correspondiente y la dependencia receptora sólo recibirá previa verificación

del registro en el mencionado sistema de información. Ejemplo:

Comunicación enviada de la Secretaría de Salud a la Secretaría de

Hacienda.

11. ¿Cuáles son los controles cuando se entrega las comunicaciones a

una empresa de mensajería?

Para el procedimiento de envío de comunicaciones por medio de una

empresa de mensajería, se deben tener en cuenta varios aspectos.

Después de haber verificado que los documentos estén completos con

dirección, firma y número de anexos. Se procede a diligenciar el registro,

relacionando los números de radicación de cada comunicación. Se asigna

la fecha de salida correspondiente a las comunicaciones para su envío.

Cuando se le hace entrega de las comunicaciones oficiales externas a la

empresa de mensajería se debe verificar que los documentos entregados

son los relacionados en la planilla. El responsable de mensajería debe

firmar el recibido en el registro y relacionar en el medio establecido por la

empresa de mensajería los números de radicación de las comunicaciones

que le fueron entregadas para enviar.

12. ¿Qué proceso se está llevando a cabo con las invitaciones públicas y

procesos de licitación?

La Alcaldía Distrital de Barranquilla, Distrito Especial Industrial y Portuario,

adelanta el proceso de licitación por medio de la Secretaría General y de

acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, dentro de las causales de

contratación directa en el artículo 2°, numeral 4 literal c) está establecido:

“Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de

los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora

señalado en la ley o en sus reglamentos...".

Además el artículo 76 del decreto 1510 de 2013 señala: " Convenios o

contratos interadministrativos. La modalidad de selección para la

contratación entre entidades estatales es la contratación directa; y en

consecuencia, le es aplicable lo establecido en el artículo 73 del presente

decreto."

La Secretaría General requiere la contratación de una empresa prestadora

de los servicios de mensajería la cual se hace necesaria para la notificación

o entrega de información a los ciudadanos de tipo personal y urgente. La

ley 489 de 1998, establece los principios y finalidades que rigen la función

administrativa, la cual busca la satisfacción de las necesidades generales

de todos los habitantes y en el artículo 39 de la ley 489 de 1998, establece

que la administración pública está integrada por los organismos que

conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público y por todos los demás

organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente

tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas

o la prestación de servicios públicos del Estado Colombiano. En el artículo

6 de la misma ley señala que en virtud del principio de coordinación y

colaboración, las autoridades administrativas deben garantizar la armonía

en el ejercicio de sus respectivas funciones con el fin de lograr los fines y

cometidos estatales.

Este proceso de contratación de licitación, se encuentra disponible para la

vigencia del año 2015, y se encuentra publicado en la página oficial de la

Alcaldía Distrital de Barranquilla y en www.contratos.gov.co, con el nombre

de AVISO CONVOCATORIA DE CONTRATACIÓN PARA LA

PRESTACIÓN DE SERVICIO DE CORREO Y MENSAJERÍA LOCAL,

REGIONAL, NACIONAL E INTERNACIONAL DE LOS DOCUMENTOS

QUE NECESITEN SER ENVIADOS POR LAS DEPENDENCIAS Y/0

OFICINAS DE LA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA A LOS

CIUDADANOS, y está abierta la convocatoria hasta el mes de Noviembre

de 2014.

Para la asertiva celebración del contrato el DISTRITO, cuenta con

disponibilidad presupuestal por valor de NOVECIENTOS CUARENTA Y

NUEVE MILLONES SEISCIENTOS SESENTA MIL PESOS M/ L ($

949.660.000). .Conforme a los Certificados de Disponibilidad Presupuestal

No. 141807, 142093 Y 142095 de 2014, expedido por el Jefe de la Oficina

Presupuesto del Distrito.

13. Consulte qué es un manual de correspondencia o correspondencia y

archivo y para qué sirve. Verifique y diga cómo se evidencia su

utilización en la entidad visitada.

Un manual de archivo y correspondencia es aquel donde se explican los

procedimientos a seguir para la planeación, programación, organización,

dirección y avance de las entidades en su función archivística.

Un manual de archivo y correspondencia sirve para:

Unificar y estandarizar los procedimientos para el manejo

documental.

Usar como instrumento que ayude a conservar la memoria de la

entidad.

Dar un adecuado y correcto manejo del acervo documental.

Consultar los procesos generales para la recepción y la radicación,

de la correspondencia que entra y sale de la entidad.

Guiarnos según los principios establecidos en el decreto 1030 del

2013, lineamientos que permiten lograr una buena planeación,

eficacia, economía, control y seguimiento, transferencia,

disponibilidad, agrupación, protección del medio ambiente,

autoevaluación, coordinación y acceso, modernización, orientación

al ciudadano y protección de la información y los datos.

En la Alcaldía Distrital de Barranquilla, se evidencia la

implementación del manual de archivo y correspondencia, pues los

procesos que se llevan a cabo van acordes a los lineamientos

estipulados en dicho manual, logrando un adecuado manejo de los

documentos y eficacia en el seguimiento y control de las

comunicaciones para darles su debida gestión.

14. Averigüe el proceso (paso a paso) que se lleva a cabo para realizar el

recibo y despacho de correspondencia) y cuáles son los formatos que

utilizan.

El primer paso que se realiza para el adecuado recibo y despacho de la

correspondencia es la recepción de las comunicaciones, este proceso es

llevado en la ventanilla de recepción, después que son recibidos en dicha

ventanilla, son llevados al área de digitalización, donde son convertidos a

formato electrónico, esto con el fin de distribuir a las dependencias que

reciben las diferentes clases de oficios, puedan ir adelantando la respectiva

respuesta. Al terminar el proceso de digitalización, las comunicaciones son

trasladadas al área de clasificación en donde se hace la distribución de las

comunicaciones en toda la entidad. Luego de que son recibidos en las

respectivas dependencias, están dan respuesta en un término no mayor de

diez días, luego que son contestados se les asigna un consecutivo de

respuesta a la comunicación, esto con el fin de llevar un control de

respuestas de las comunicaciones contestadas y finalmente son registrados

en el formato de planilla de envío de correspondencia, luego son enviados a

la unidad de correspondencia para su efectivo procedimiento de despacho y

envío de las comunicaciones.

15. Mediante un ejemplo práctico explique las funciones de dicha unidad:

Recepción: La persona que recibe los documentos en la ventanilla, lo

revisa y verifica que cumpla con los enunciados y sea competencia de la

institución para dar efecto a su registro y radicación de todas las

comunicaciones oficiales internas y externa, seguir con el proceso, solo se

puede recibir la documentación en la ventanilla de gestión documental,

ningún funcionario podrá recepcionar comunicaciones dirigidas e esta

entidad sino ha sido recibida y radicada oficialmente con los siguientes

datos.

Nombre del remitente

No. De documento del emisor

No. De teléfono

Fax

E-mail

Dirección personal

Clasificación: Después de la recepción del documento, la persona de la

ventanilla entrega los documentos a una persona profesional o experta en

la clasificación con el objetivo de ver las características de cada

comunicación y poder saber para qué dependencia está dirigida y qué clase

de comunicación es, si es privada o pública.

Distribución: Después de la clasificación, la persona encargada de la

distribución las comunicaciones debe verificar que los documentos si

perteneces a dicha dependencia, y verificar que tiene los números de

registro desde la ventanilla de recibido hasta la parte de clasificación, luego

distribuirla para su entrega, antes de esto se debe llevar una planilla con el

objetivo de saber el remitente, destinatario y dependencia donde se dirige

dicho documentos.

Proceso: Después de los siguientes pasos, iniciamos con el proceso en el

cual son entregados los documentos al mensajero para que éste los

entregue a las dependencias, la persona indicada para verificar si todo está

en regla es la coordinadora de la dependencias de correspondencia, ya que

en ella recae toda la responsabilidad de que la comunicación salga bien de

dicha dependencia.

Salida: se entrega la documentación a los mensajeros para que ellos se

encarguen de hacerla llegar las diferentes dependencias con los formatos

correspondientes. Al entregar los documentos en dichas dependencias

tiene que firmar las personas que las reciben, esto con el fin de tener mayor

control.

16. ¿Cuáles documentos no se reciben en una unidad de

correspondencia?

Todos se reciben.

17. ¿cuáles sobres no se deben abrir?

Las comunicaciones que van dirigidas a los empleados o funcionarios a

título personal y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por los

destinatarios y/o funcionario o empleado involucrado en el trámite, en el

sobre se debe verificar si tiene sello o anotación de RESERVADO,

SECRETO o CONFIDENCIAL, en ese caso el sobre no se abre, pero tiene

que ser registrado en el sistema con el remitente y destinatario institucional.

18. ¿Qué se debe hacer si hay fallas en el sistema o se va la energía?

Un plan de contingencia. En el caso de la Alcaldía Distrital de Barranquilla,

la entidad ha dispuesto plantas eléctricas para cuando no haya fluido

eléctrico. Por otro lado, cuando existen fallas en el sistema, se utilizan

sellos manuales, los cuales contienen detallado lo necesario para que la

radicación del comunicado sea efectiva, luego de ser radicado manual se

detalla en una planilla manual, con el fin de llevar el consecutivo de las

comunicaciones recibidas manualmente.

19. Analice los riesgos, debilidades y fortalezas de la unidad de

correspondencia visitada (orden, seguridad, otros).

Riesgos vistos en la unidad de correspondencia Alcaldía Distrital de

Barranquilla:

1. Utilización indebida de la información:

Alteración inadecuada de los Datos contenidos en los Sistemas de

Información, necesaria para adelantar los trámites y procesos que se

manejan en el Distrito.

Ocultar a la ciudadanía la información considerada pública y/o

suministrar a terceros información de reserva de la Entidad.

Desaparición intencional o fortuita de documentos y registros.

Incumplimiento de los términos en la generación de respuesta a

consultas y el envío de éstas a los funcionarios y/o ciudadanos.

Deficiencia en el manejo documental y de Archivo por parte de

algunos funcionarios.

Debilidades:

Falta de ética y transparencia de los funcionarios en el manejo de la

información.

Manipulación, adulteración o filtración de información.

Concentración de información en pocas personas.

Deficiencia en el manejo documental y de Archivo

Consecuencias Potenciales:

Afectación de los intereses de la entidad. .Afectación de la imagen y

credibilidad de la entidad.

Pérdida de memoria institucional. .

Ausencia de información confiable.

Incidencia en el normal desarrollo del proceso, sanciones

Disciplinarias, Penales o

Fiscales ante los Entes de Control, entrega de información errónea o

incompleta a los Ciudadanos.

2. Conclusión, Cohecho, Tráfico de Influencias:

Definición:

CONCLUSIÓN: Cuando un funcionario público en uso de su cargo,

exige o hace pagar a una persona una contribución, o también al

cobrar más de lo que le corresponde por las funciones que realiza.

Este delito puede presentar agravantes si se emplea intimidación o si

se invoca que son órdenes de un funcionario de mayor jerarquía, y

esta exacción es en provecho propio.

COHECHO: Es un delito que consiste en que una autoridad o

funcionario público acepta o solicita una dádiva a cambio de realizar

u omitir un acto inherente a su cargo. (Coloquialmente "soborno", en

América "coima").

TRÁFICO DE INFLUENCIA: Usar medios incorrectos o

perjudiciales, que favorezcan o privilegien a terceras personas,

violando cualquier proceso, norma o procedimiento previamente

estipulado por la Entidad.

DEBILIDADES:

Falta de sentido de pertenencia con la entidad.

El rol político.

Deficiencia en la implementación y seguimiento de estrategias para

la incorporación de la Ética Pública a la cultura organizacional.

CONSECUENCIAS POTENCIALES:

Demandas y Tutelas

Pérdida de imagen.

Pérdida de confianza y credibilidad.

Afectación del grado de sostenibilidad de la Entidad a largo plazo.

Sanciones penales, disciplinarias, fiscales.

FORTALEZAS:

Agilidad al momento de la atención al usuario en la recepción.

El sistema de información es de fácil utilización y ágil a la hora de generar el radicado de la comunicación.

La recepción cuenta con un horario de 7:00 am - 6:00 pm de lunes a viernes, en jornada continua, lo cual permite al usuario radicar sin ningún obstáculo con respecto a horario de atención.

La distribución de las comunicaciones recibidas son de rápida distribución a las dependencias correspondientes a la petición.

En tiempo de respuesta y respectivamente de envío al usuario, es rápido y oportuno.

Realizan continuamente capacitaciones al personal de la unidad de correspondencia, con el fin de que su función esté acorde con todas las disposiciones y normas implementadas por el AGN.

20. Consulte los perfiles y roles que tienen los empleados de la unidad de

correspondencia.

Jefe de Archivo

Profesional con formación integral, calificado para planear, diseñar,

implantar, evaluar, administrar y mantener sistemas de información y

documentación que respondan a las necesidades de la alcaldía de

barranquilla.

Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para

la alcaldía de barranquilla . Ejecutando actividades de creación de

directrices para la administración y gestión de documentos para la entidad.

Apoyar la administración de registro de documentos y registros en general.

Realizar cronogramas de trabajo, con el fin de crear una organización

homogénea de las actividades a realizar dentro de archivo y

correspondencia.

Control de calidad:

Formación: Profesional en Archivística, Bibliotecología o Sistemas de

Información.

Velar porque las personas a su cargo cumpla con las funciones asignadas.

Brindar capacitaciones en el caso que ingrese nuevo personal a la entidad, por ende a la oficina de Archivo y Correspondencia.

Velar por que la información este en forma ordenada y en condiciones adecuadas para la consulta de los funcionarios.

Elaboración de reportes y actividades administrativas.

Planear, controlar, coordinar y ejecutar el proyecto de depuración del Archivo dentro de los tiempos estipulados en la Tabla de Retención Documental.

Dirigir los aspectos funcionales y técnicos, asegurando el cumplimiento de todas las actividades definidas para la alcaldía de Barranquilla Bajo un criterio de optimización racional de recursos.

Garantizando la conservación de los documentos generados y recibidos por la entidad.

Soportar a las áreas mediante supervisión, capacitación y acompañamiento para el adecuado manejo del archivo de gestión.

Coordinar con los demás funcionarios que tengan asignadas funciones de archivo y correspondencia las tareas y actividades

necesarias para el cabal cumplimiento de las funciones que les competen.

Auxiliar de Archivo:

Formación: Bachiller académico, Técnico en Archivos

Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para la alcaldía de barranquilla, ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en la unidad de archivo, a fin de mantener la información organizada a disposición de la institución.

Recepcionista

Formación: Bachiller académico, servicio al cliente, técnico en archivo.

Atención al público. Relaciones humanas. Ser diligente y respetuoso con los funcionarios y público en general. Seguir instrucciones verbales y escritas. Clasificar documentos, expedientes y otros. Ordenar documentos, expedientes, carpetas y otros.

Digitalización

Formación: Técnico profesional en análisis y programación de computadores, técnico en archivos ó Técnico en producción de información.

Digitalizar oportunamente las comunicaciones recibidas por la recepción, ser organizado y ágil. Cumplir con las metas asignadas día a día, no dejar comunicaciones pendiente de un día anterior.

Mensajero

Formación: Bachiller académico.

Bajo supervisión inmediata realiza labores de distribución y búsqueda de correspondencia, material gastable y documentos diversos dentro de la entidad y áreas circundantes a la misma. Actitud de Servicio, buena presentación, conocimiento de la ciudad.

Ingeniero de Sistema

Mantenimiento de equipos de cómputo, software, programa de digitalización (laserfiche), QX. Actualización de bases de datos, capacitador y orientador de para el efectivo proceso de alimentación de bases de datos y digitalización.

21. Recuerde que en el momento de efectuar el envío de documentos es

muy importante precisar el embalaje, debido a que debe adaptarse a

la forma, naturaleza del contenido y condiciones de transporte. Por

tanto, teniendo en cuenta esto, realicen lo siguiente:

Objetos de gran tamaño como mapas, planos, fotografías: Se

tiene que colocar en materiales rígidos como tranca ganchos,

plásticos o capas de relleno en fibra de madera, también se puede

el material impreso en piezas de relleno ondulado y los sellamos por

los dos lados para evitar pérdida.

fotografías: Tenemos que utilizar materiales inertes (por la calidad

del archivo) para evitar la reacción química con los elementos

sensibles. con el objetivo de garantizar su protección.

Impresos: los atamos para prevenir que se desplacen, tenemos que

amortiguar el paquete suficientemente antes de ingresarlo a una caja

de cartón corrugado si es posible de doble pared.

Objetos pequeños: Se deben embalar en cajas, que proteja y de

resistencia con garantía de su desplazamiento desde su origen

hasta su destino final en un excelente estado.

Documentos que no pueden doblarse ni enrollarse: Tenemos

que colocar el documento en el centro de dos pastas, lo

suficientemente duras para evitar que se dañen y luego forrarlo en

papel kraft.

Objetos frágiles: Hay tres pasos esenciales y son: envolver,

proteger y embalar, cada uno de ellos requiere de materiales

concretos y tienen que hacerse meticulosamente. entonces para

envolver podemos utilizar el plástico de burbujas ya que es fácil de

encontrar y se puede manejar con mayor facilidad. pero también nos

sirve la espuma y el papel de embalaje. Cada pieza se debe envolver

por separado. Se puede utilizar bolsas de aire, el porexpán, el

envoltorio de burbujas, los perfiles y cantoneras.

22. Averigüe cuál es la normatividad que tienen en cuenta en dicha unidad

de correspondencia.

NORMATIVIDAD UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Art. 27,77 y 79

De la Ley 190 del 6 de junio de

1995

Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

Ley 594 de 2000 Ley General de

Archivos

Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Ley 43 de 1913

Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.

Art. 7 de la Ley 527 de 1999

Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación.

Art.286, 287 y 292 de la Ley 599

de 2000 Código Penal Colombiano

Acciones por falsedad en documento público.

Acuerdo 11 del 22 de mayo de 1996.

Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo 060 de 2001

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades oficiales y privadas que prestan servicios públicos.

Artículos 218 a 228. Código Penal

Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos

públicos.

Artículo 231. Código Penal

Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Artículo 261. Código Penal

Sobre el valor probatorio de documento público.

Artículos 262 a 263.

Sobre valor probatorio de documento privado.

Artículo 48. Código de Comercio

Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales

Artículo 51. Código de Comercio

Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.

Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Decreto 2649 de 1993

Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los

principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Decreto 1584 de 1994

Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio

Art. 4, 6, 9 y 14. Acuerdo AGN 060 de 2001.

Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999

No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda

NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.

NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.

NTC 4436

“Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

23. Investigue acerca del sistema que utiliza la unidad de información.

El sistema de información de la Alcaldía Distrital de Barranquilla es llamado

QUILLA.S.G.D. Este sistema es un apoyo en el proceso de recepción,

distribución de comunicaciones y de consulta, el cual lleva el control de

cada una de las fases del proceso de correspondencia. El software al

finalizar el año, automáticamente se reinicia logrando contribuir a la

secuencia y organización de los consecutivos de la correspondencia.

Posee unos perfiles que son diferentes y apoyan a cada una de las fases

del proceso como: ventanilla, distribución, digitalización, administrador,

enlace, funcionarios, entre otros.

24. Lea la Directiva Presidencial No. 04 del 3 de abril de 2012 e indague

como se viene dando cumplimiento en la entidad visitada.

En la Alcaldía Distrital de Barranquilla se ve la preocupación y el interés por

dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en la Directiva

Presidencial 04 de 2012, para lo cual se ha capacitado a los funcionarios en

la política de Cero Papel, se está llevando una campaña denominada

“MENOS PAPEL MENOS TRÁMITES, MÁS EFICIENCIA MÁS ÁRBOLES”,

con la que se pretende incentivar la disminución del consumo de papel, con

el fin de aumentar la eficiencia de paso colaborar con la preservación del

medio ambiente. Entre las medidas tomadas para esta campaña está el uso

del correo electrónico y la red local en vez de distribuir los documentos en

papel.

Además se está implementando el Sistema de Gestión Documental (SGD),

es una herramienta oficial en la que se registran todas las comunicaciones

oficiales de la Alcaldía Distrital de Barranquilla, dando así su debida gestión

por este medio.

El SGD da la posibilidad al ciudadano o funcionario que a través de la Web

pueda conocer el estado de las comunicaciones radicadas en la ventanilla

de Gestión Documental.

Para darle trámite a las comunicaciones recibidas, el funcionario debe

registrarse en el SGD, y allí se le asigna un usuario y contraseña para

acceder al programa, aquí le son asignadas las comunicaciones de su

competencia, para gestionarlas y darles respuesta. Para lo anterior el SGD

tiene la opción de asignar consecutivo y visualizar de forma digital las

comunicaciones que llegan, lo cual evita ver el documento en medio físico.

También hay que mencionar que aunque la Alcaldía Distrital de

Barranquilla, se ha interesado por cumplir con esta Directiva Presidencial al

implementar acciones necesarias, falta todavía concientización por parte de

algunos funcionarios, pues al realizar la visita se pudo observar que en

algunas dependencias no aplican esta política de cero papel, pues no se

adaptan al uso de las nuevas tecnologías y más específicamente al

documento electrónico.

25. De acuerdo con el código de ética del archivista cada integrante del

equipo debe destacar y explicar un principio y un deber que tendría

presente al laborar en una unidad de correspondencia.

El archivista debe proteger la autenticidad de los documentos y

asegurar que su valor no sea alterado durante el proceso

archivístico, la conservación y el uso.

El archivista debe proteger los documentos cualquier que sea su formato

para evitar que sea maltratados durante el procesos de catalogación,

valoración, descripción, conservación y sin olvidar las normas, leyes y

criterios para su uso.

Debe respetar las reglas donde nos indica como es el préstamo de un

documento, en el cual sin importar el su estatus (usuario) en la empresa o

institución, todo mundo, para sacar en préstamo de un documento tiene el

deber de presentar un documento que lo acredite como usuario, personal

administrativo o directivo de dicha empresa, ya que los documentos que se

manejan tienen un gran valor para la institución.

El archivista debe proteger la integridad del material archivístico

y así garantizar que éste continúe siendo una evidencia

confiable del pasado.

Este principio ético hace referencia a una de las obligaciones principales en

la labor del archivista, y es la de preservar la integridad física de los

documentos que están bajo su custodia. Debe asegurarse de que los

documentos conserven su valor, es decir que no sean alterados y

maltratados durante los procesos archivísticos. Para lo anterior, el

profesional en archivo debe velar porque la consulta y demás

procedimientos se lleven a cabo de acuerdo con criterios y métodos

cuidadosos, de tal forma que los documentos se conserven y su

información pueda ser utilizada más adelante como evidencia de

actuaciones administrativas, o como testimonio confiable en el momento en

que sea necesario.

El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los

documentos archivados dentro de sus contextos histórico, legal

y administrativo, respetando así el principio de procedencia,

preservando y haciendo evidentes las relaciones originales de

los documentos.

Este principio ético hace referencia a que se debe procurar por dar un

adecuado manejo a los documentos, para tal fin el archivista debe ser una

persona capacitada, que disponga de los conocimientos necesarios, debe

tener habilidades y aptitudes para desempeñar la labor de archivo, siendo

capaz de realizar los procesos de valoración y selección, teniendo en

cuenta la teoría archivística y basándose en el principio de procedencia

para que la documentación preserve su integridad, reflejando en su

ordenación los procedimientos o actuaciones que le dieron origen.

CONCLUSIÓN

Con la realización de este trabajo se puede concluir que los aspectos relacionados

con la Unidad de Correspondencia y el flujo documental, son temas de vital

importancia para la formación académica del profesional en CIDBA, pues en

nuestra labor presente y futura, tenemos como misión salvaguardar la memoria de

la humanidad y velar por la buena administración de la información contenida en

los documentos de archivo.

Por lo anterior, es necesario obtener los conocimientos adecuados, tener claro los

conceptos, conocer la normatividad, los procesos que hacen parte de la Unidad de

Correspondencia y como aplicarlos en las entidades, de tal forma que se puede

cumplir con los objetivos que persigue la implementación de un PGD.

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medio del cual se establecen pautas para la administración de las

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