UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS GRUPO O4 Abril 2012

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

GRUPO A MARIA ISABEL CARRILLO RANGEL PAULA ANDREA FINO TORO LUCIA MARISOL RONDON SANCHEZ HENRY OSWALDO AVILA ESCOBAR CLAYRE CAMILA ARDILA

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

EJE TEMÁTICO Nº5.

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

GRUPO A: MARIA ISABEL CARRILLO RANGEL

PAULA ANDREA FINO TORO LUCIA MARISOL RONDON SANCHEZ

HENRY OSWALDO AVILA ESOBAR CLAYRE CAMILA ARDILA

Docente: DORIS AMANDA ZULUAGA SERNA

INGENIERA DE SISTEMAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

Abril 2012

INTRODUCCIÓN

.

Actualmente vivimos en una sociedad sumergida en las nuevas tecnologías, las

cuales giran en torno a las actividades sociales, económicas, culturales y en

ocasiones personales.

En la gestión documental electrónica es necesario conservar y que sea

accesible al usuario en cualquier momento.

En nuestros días, es difícil encontrar una organización que no gestione la

información mediante herramientas electrónicas y de fácil entendimiento y

manejo.

Los documentos electrónicos son también documentos administrativos o de archivo. Para que un documento electrónico sea considerado un documento administrativo o de archivo debe conservar los valores a lo largo de su ciclo vital para que se pueda decidir al final del ciclo si su vida prosigue o si es eliminado. El documento electrónico debe ser: - Auténtico: el documento debe ser idéntico, es decir que se puede comprobar. - Íntegro: que el documento no se puede modificar. - Aumentable: que sea considerado original aunque se deba incluir nueva información. Para gestionarlo durante su ciclo de vida debe ser:

Capturable

Clasificado

Localizable

Conservable

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El tratamiento de los documento electrónicos son la selección, organización recuperación y distribución de los documentos recurriendo a herramientas y técnicas informáticas. Los documentos electrónicos deben ser creados con herramientas informáticas, se reproducen con herramientas informáticas y son accesibles mediante herramientas informáticas. Los documentos electrónicos no solo dependen de la tecnología informática, son en sí mismos tecnología en movimiento que crea apariencias y funcionalidades que podemos comprender y utilizar. El usuario de un documento electrónico lo experimenta a través de aspecto

determinado, de una distribución de la información y de unas funcionalidades

Facilidad en su acceso a los diversos documentos

OBJETIVOS

Brindar una plena garantía al recibir y distribuir plenamente los

documentos

Garantizar la absoluta disponibilidad en las bases de datos para el acceso

de los usuarios

Que los documentos sean originales

No generar la reproducción de sus documentos.

Darle un trato especial al documento en cuanto a su conservación,

organización y su respectivo almacenamiento.

Implantar un sistema integral en el manejo de los diversos documentos en

cuanto a la parte de la recepción y la distribución de su información.

Ofrecer confiabilidad a los usuarios para que su acceso sea de una forma

fácil, rápida y oportuna a los documentos.

Que el manejo sea el más adecuado y acorde a sus necesidades.

Con el nuevo avance en cuanto a los documentos electrónicos, a estos se les ha

brindado el mejor manejo en todos sus procesos que requieran con el fin de

optimizar, agilizar y minimizar todas sus actividades que se generen dentro de

una organización, ayudando en la toma de decisiones, para que lo anterior se

realice se requieren de la intervención de los principales responsables en este

RESPONSABLES

proceso como son las personas naturales o jurídicas, las empresas y la

sociedad.

En un organización se deben tener en cuenta los estándares que allí se manejan

según sus políticas y su reglamento, además de la asignación de funciones y

competencias, la gestión de los documentos son practicas realizadas tanto por

los responsables como por cualquier otra persona que dentro de su organización

le de el buen uso al documento, en función a sus diversas actividades.

Es un documento de archivo en forma

electrónica, porque se ha creado con un

programa informático o porque se ha

digitalizado

El expediente electrónico de archivo

participa de los mismos rasgos que el resto

de los documentos de archivo, como son:

Originalidad, unicidad, organicidad, y valor

probatoria,

El expediente electrónico tiene la ventaja de facilitar la separación del contenido del documento del medio en el que se registró originalmente con el fin de facilitar la difusión y el acceso. Sin embargo, a cambio presenta el inconveniente de que en el proceso de separación y regrabación se puede manipular con mucha facilidad, levantando sospechas sobre la autenticidad y la fiabilidad de la copia.

El expediente mixto o híbrido es un conjunto

de documentos de archivo, electrónicos o

tradicionales relacionados entre sí, y

conservados en parte en soporte electrónico,

en parte como expediente

La aplicación de los sistemas híbridos o

mixtos, son los de producir, almacenar y

mantener documentos en soporte físicos y

otros soporte que la tecnología nos ofrece,

como pueden ser el microfilme o los medios

electrónicos que se relacionan entre sí.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO

A través de este proceso se garantiza la atención oportuna en la recepción de

documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando

la confidencialidad de la información.

La gestión de documentos comprende varios procesos, entre ellos encontramos:

1. Valoración y

selección

2. Digitalización de los documentos

3. Organización

documental

4. Análisis documental

5. Almacenamiento

6. Recuperación de

información

7. preservación de documentos digitales.

8. Integridad y

autenticidad

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

No acumular papeles

Mantener el archivo organizado

y al día

Clasificar los asuntos nuevos

Utilizar las bandejas de

entrada y salida

Mantener la mesa de trabajo

perfectamente ordenada

En general, todos estamos mucho tiempo en el lugar de trabajo, por ello debe estar bien organizado y diseñado de manera que se pueda trabajar con eficacia y con el mínimo de obstáculos posible. Todo funciona mucho mejor cuando el puesto de trabajo se dispone de forma que siempre se pueda mantener una visión general y se puedan controlar las tareas. El modo de organizar el puesto de trabajo es un asunto muy personal, cada cual sabe como tiene que ordenar sus elementos de trabajo; a continuación exponemos algunos punto importantes que se deben tener en cuenta para una buena organización de nuestro sitio de trabajo.

Mantener la mesa de trabajo completamente ordenada Utilizar bandejas de entrada / salida Clasificar los asuntos nuevos Asuntos en los que hay que trabajar Asuntos en los que se está seguro no se van a tratar No acumular papeles Mantener el archivo organizado y al día

ORGANIZACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

El documento electrónico de archivo es el registro de información generada,

recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios

durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus

actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

“La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión

consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la

cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental “.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS A

RC

HIV

O E

LE

CT

RÓ

NIC

OS

DE

SO

RD

EN

AD

OS

En esta gráfica se observa un ejemplo de que casi nunca es posible encontrar equipos

de cómputo debidamente ordenados con parámetros que faciliten la información

contenida en ellos; es por ello que resultan dificultades cuando se necesita recuperar

algún documento que se ha guardado y en muchas ocasiones no se conoce el nombre

que se le dio inicialmente al archivo ni en que carpeta se guardó; en muchos casos

nunca aparecen los documentos.

A continuación ejemplificamos como se deben de organizar los documentos

electrónicos de archivo:

I. Estructura básica de carpetas (directorios):

El diagrama muestra la estructura de carpetas usada para el almacenamiento de

documentos electrónicos. Al tope hay una carpeta única que contiene toda la

estructura de almacenamiento. Las carpetas del segundo nivel (PDF y TIFF)

corresponden a los tipos de formatos de archivos digitales usados por la

metodología. El tercer nivel corresponde a los idiomas de los documentos

II. Formato de los archivos de documentos electrónicos:

El documento debe almacenarse en formato TIFF y en formato PDF. El

contenido que se almacena en la carpeta TIFF debe ser una copia fiel del

contenido almacenado en la carpeta PDF (un espejo), sólo que

almacenado en diferentes formatos de archivo.

El contenido de un documento electrónico (archivo/s) debe almacenarse

en una misma carpeta.

El número de archivos de cada documento dependerá del tamaño de los

archivos generados en formato PDF. Cada archivo PDF idealmente

debería tener un tamaño de 1.2 megabytes, para permitir su fácil

recuperación remota (tomando en consideración la velocidad de

transferencia de información a través de Internet en la región). En el caso

de que el tamaño de un documento electrónico sobrepase 1.2MB, se

recomienda seccionar en varios archivos el contenido del documento, de

modo que cada uno de estos archivos no sobrepase mucho de 1.2MB.

Cada carpeta que almacena un documento (ver punto siguiente) debe

incluir los archivos en formato PDF y el archivo en formato JPG que

contiene la imagen reducida de la portada. Esta carpeta también incluirá

el archivo de la página índice en formato HTML y el archivo con

metadatos en formato XML. 85

III. Nomenclatura de las carpetas (directorios) que contienen documentos

electrónicos:

La carpeta debe nombrarse con el mismo número consecutivo que se

asignó al documento al ingresarlo a la base de datos (número

identificador del documento), precedido por el prefijo: “doc”.

Ejemplo: doc12 (documento con número identificador 12).

IV. Nomenclatura de los archivos de documentos electrónicos:

Archivos en formato PDF:

En el caso de almacenar todo el contenido del documento en un mismo

archivo (archivo PDF ≤ 1.2MB) debe nombrarse como: docx-contenido;

donde “x” es el número de identificación del documento.

Ejemplo: doc12-contenido.pdf (documento con número identificador 12).

Existen palabras normalizadas para llamar algunos archivos según su

contenido, siempre que el contenido del archivo no tenga que

seccionarse.

Portada (ejemplo: doc12-portada.pdf)

Introducción (ejemplo: doc12-introduccion.pdf)

Contenido (ejemplo: doc12-contenido.pdf)

Anexo (ejemplo: doc12-anexo.pdf)

Apéndice (ejemplo: doc12-apendice.pdf)

Contraportada (ejemplo: doc12-contraportada.pdf)

En el caso de dividir o seccionar el contenido del documento en varios

archivos (archivo PDF ≥ 1.2MB), en la medida de lo posible y si así lo

permite el documento, se debe utilizar como referencia la estructura

lógica del documento en secciones, capítulos o partes bien 86 definidas,

para tratar de no dejar ideas inconclusas en una sección al separarlas

inapropiadamente.

Caso #1 Caso: Cuando el documento se divide explícitamente en capítulo o

secciones. Para esta explicación, asumamos que el documento electrónico

con el número identificador de documento “12" tiene las siguientes partes.

Nota: Los archivos en formato TIFF pueden tener una estructura de nombres

similar.

Caso #2: Cuando el documento no presenta una división por capítulos o

secciones explícitamente. En este caso se recomienda usar letras para

nombrar los archivos. Las letras en los nombres deben ser consecutivas,

reflejando así el orden de las partes del documento. 87

Ejemplo:

docx-a.pdf

docx-b.pdf

docx-c.pdf

docx-d.pdf

*Donde x es el número de identificación del documento.

Archivos de formato JPEG con extensión “.jpg” y formato HTML con

extensión “.htm”

Cada uno de los documentos electrónicos debe incluir en la carpeta, el

archivo de la imagen de la portada reducida en formato JPG y el

archivo de la página índice del documento en formato HTM.

Veamos un ejemplo, del contenido de la carpeta para el documento número 12

(doc12):

BIBLIOGRAFÍA

Sierra Sierra, Jordi / Los documentos electrónicos: qué y como se tratan. Ediciones Tres Casanovas, Inés / Gestión de archivos electrónicos. Alfagrama ediciones S.R.L.

Organización del puesto de trabajo en la oficina,

https://www.serina.es/empresas/aspm/documentos/formacion/puesto_trabajo.pdf

Organización de los documentos electrónicos,

http://www.crid.or.cr/PDF/Manual_Metadoc

http://www.cobdc.org/jornades/7JCD/27.pdf