taller teÓrico prÁctico sobre el sistema de registros presupuestarios para los centros regionales...
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TALLER TEÓRICO PRÁCTICOSOBRE EL SISTEMA DE REGISTROS PRESUPUESTARIOS
PARA LOS CENTROS REGIONALES DE SENASA
Tema:Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Diciembre 2009
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Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Temas para conversar
Algunas pautas y herramientas
El concepto de gestión efectiva
Que implica administrar un equipo de alto rendimiento
Trabajar orientado por los resultados
Algunos aspectos claves para que las intenciones puedan ser realidad
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¿CUALES SON LOS PROBLEMAS QUE ENFRENTAMOS?
Algunos aspectos claves para la gestión eficazAlgunas pautas y herramientas
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Enfoque Sistémico
ORGANISMOS DEINFLUENCIA
COMPETENCIA
USUARIOS
COMUNIDADFACTORES DE PODER
PROVEEDORES
MACROENTORNORAMO DE ACTIVIDADMACROENTORNOMACROENTORNO
RAMO DE LA ACTIVIDAD
HISTORIAHISTORIA
CONDUCCIÓN
INFOINFO
RECURSOSRECURSOS PROCESOSPROCESOS PRODUCTOSPRODUCTOS
OPERACIONOPERACION
Algunos aspectos claves para la gestión eficazAlgunas pautas y herramientas
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ACCIONES Y MEDIOS PARA EL DESARROLLO DE NUESTRAS ACTIVIDADES
Algunos aspectos claves para la gestión eficazAlgunas pautas y herramientas
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Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva
“Yo no grito…, hago goles.”
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Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva
• EFICACIA
• EFICIENCIA
• EFECTIVIDAD
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A 3
ARQUITECTURACONDUCCIÓN
ESTRATEGIAESTRUCTURA
SISTEMAS
Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva
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0%
20%
40%
60%
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
PLANIFICACIÓNESTRATÉGICA
54% 45% 1%
No planPlan
inadecuadoPlan
adecuado
0%
20%
40%
60%
80%
100%
PLANIFICACIÓN MP/LP
PLANIFICACIÓNMP/LP
87% 13% 1%
No planPlan
inadecuadoPlan
adecuado
• La mayoría de los organismos no realizan un ejercicio de planificación, o confunden el simple agregado de metas en la etapa de formulación del presupuesto con un proceso de planificación.
• Ninguno, prácticamente, realiza ejercicios de planificación a mediano o largo plazo.
Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva
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Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva
Trabajar para el largo plazo o para el corto plazo
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Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva
FRECUENCIA DE LA TAREA
Básico Clave
TIPO DE TAREA
Delegar siempre
Delegar siemprecon dos alternativas:
a. Proceso internob. Proceso con
3ros.
Gestión de línea
Manejo por valores
DIMENSIÓN DEL CONTROL – MATRIZ DE DELEGACIÓN
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Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva
FRECUENCIA DE LA TAREA
Bajo Alto
IMPORTE
Delegar, se revisa con
lógica
No mueve la aguja
No es el negocioControl de un nivel alto de la línea con vista
previa de especialista
Es el negocioControl de un nivel alto de la
línea
CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO POR FRECUENCIA
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Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva
INVERSIÓN
Bajo Alto
IMPORTE
Alto nivel de la línea, con vista de especialista
Control con vista de la línea, sube
por merito del importe
Cúspide estratégica
CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO - INVERSIÓN
GASTODelegar, se revisa con
lógica
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Un equipo es una forma de organización particular del trabajo,
donde se busca en conjunto
que aflore el talento colectivo
y
la energía de las personas.
Esta forma de organización es particularmente útil para alcanzar altos niveles de calidad en la gestión
de una institución.
Algunos aspectos claves para la gestión eficazQue implica administrar un equipo de alto rendimiento
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Algunos aspectos claves para la gestión eficazQue implica administrar un equipo de alto rendimiento
• Tener ganas, energía
• Pensar en los retos que
implica:
• Liderar gente
• Resolver problemas
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Algunos aspectos claves para la gestión eficazQue implica administrar un equipo de alto rendimiento
• Compartir toda la información posibles• Pedir la opinión de la gente• Ayudar a la gente a progresar• Apelar a la diversión• Gestionar de manera que la gente sienta el desafío en su
propia piel
CARACTERISTICAS DE LOS EQUIPOS EFICACES
TACTICAS PARA LOS JEFES QUE AYUDAN A AUMENTAR LA COHESIÓN Y EL DESEMPEÑO DE LOS EQUIPOS
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Algunos aspectos claves para la gestión eficazQue implica administrar un equipo de alto rendimiento
• Evaluar la cultura prevalente• Acondicionar la cultura• Comprometer tiempo y energía• Convocar a un equipo de implementación capaz• Juntar coraje
CINCO RECOMENDACIONESCOMO EVITAR LOS ERRORES MÁS COMUNESEN LA IMPLEMENTACIÓN DE NUEVAS INICIATIVAS
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Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva
Orientado a terceros
Hacer Pensar
Operador
Liderar(Educar)
Innovar
ROLES DE LA CONDUCCIÓN
Orientado al organismo
Administrador
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Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados
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Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados
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Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados
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Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados
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Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados
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Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados
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Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados
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Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados
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Indicadores de Gestión > Gestión por Resultados
Actividad – Objetivos - Estrategia
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ALGUNOS CONCEPTOS BÁSICOS
• UNIDAD DE MEDIDA DE HECHOS QUE SON IMPULSADOS POR LA ORGANIZACIÓN
¿QUE SON LOS INDICADORES?
¿QUE NOS MUESTRAN LOS INDICADORES?
• CUALES SON LOS ASPECTOS CRITICOS EN EL PROCESO ESTRATEGICO U OPERATIVO DE LA ORGANIZACIÓN
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ALGUNOS CONCEPTOS BÁSICOS
• UNIDAD DE MEDIDA DE HECHOS QUE SON IMPULSADOS POR LA ORGANIZACIÓN
¿QUE SON LOS INDICADORES?
¿QUE NOS MUESTRAN LOS INDICADORES?
• CUALES SON LOS ASPECTOS CRITICOS EN EL PROCESO ESTRATEGICO U OPERATIVO DE LA ORGANIZACIÓN
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TIPOS DE INDICADORES
La siguiente es una posible clasificación de los indicadores…
FI NANCI EROS NO FI NANCI EROS
CUANTI TATI VOS
I NDI RECTOS
NEGATI VOS
EFI CI ENCI A EFI CACI A EFECTI VI DAD
CUALI TATI VOS
DI RECTOS
POSI TI VOS
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TIPOS DE INDICADORES
..los coloreados son los que son usados más frecuentemente…
EFI CI ENCI A EFI CACI A EFECTI VI DAD
FI NANCI EROS NO FI NANCI EROS
DI RECTOS I NDI RECTOS
NEGATI VOS POSI TI VOS
CUANTI TATI VOS CUALI TATI VOS
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TIPOS DE INDICADORES
… los señalados abajo son los que resultan ser los más complejos de implementar.
EFI CI ENCI A EFI CACI A EFECTI VI DAD
FI NANCI EROS NO FI NANCI EROS
DI RECTOS I NDI RECTOS
NEGATI VOS POSI TI VOS
CUANTI TATI VOS CUALI TATI VOS
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¿PARA QUE SIRVEN LOS INDICADORES?
IMPULSARACCIONES
USOS
COMUNICARLO QUE ES
IMPORTANTE
CONTROLARACCIONES
CONCENTRARESFUERZOS
IMPACTO DENUESTROSESFUERZOS
MONITOREARLA
ORGANIZACION
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ORGANISMOS DEINFLUENCIA
COMPETENCIA
CIUDADANOS
COMUNIDADPODER POLITICO
FUENTES DERECURSOS
RESULTADOSCP - LP
MACROENTORNORAMO DE ACTIVIDADMACROENTORNOMACROENTORNO
SECTOR
HISTORIAHISTORIA
CONDUCCION
INFOINFO
RECURSOSRECURSOS PROCESOSPROCESOS SERVICIOS
OPERACIONOPERACION
Basado en Anatomía de la Organización de Santiago Lazzati – Editorial Macchi
ASPECTOS A LOS QUE SE
DEBEN REFERIR LOS INDICADORES
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RESULTADOSCP - LP
MACROENTORNORAMO DE ACTIVIDADMACROENTORNOMACROENTORNO
SECTOR
CONDUCCION
INFOINFO
Nivel
FortalecimientoUtilidad
ImpactoCalidad Productividad - Innovación
Eficacia
Coherencia / Correspondencia con el entorno
ASPECTOS A LOS QUE SE
DEBEN REFERIR LOS INDICADORES
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RESULTADOS FINANCIEROS O SUPERFICIALES
RELACION CON LA COMUNIDAD
CALIDAD DE LOS PROCESOS Y SISTEMAS
TECNOLOGÍA Y EQUIPOS DE ALTO RENDIMIENTO
INVERSIÓN
ASPECTOS A LOS QUE SE
DEBEN REFERIR LOS INDICADORES
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¿CUÁLES SON LAS CONDICIONESNECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?
• Aspectos referidos al organismo
• Duros
• Blandos
• Aspectos del entorno
• Aspectos políticos controvertidos
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¿CUÁLES SON LAS CONDICIONESNECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?
• Implementar una administración preparada para el aprendizaje
• Equipo, presupuesto, herramientas y tecnología
• Definir, previamente, criterios para evaluación de resultados: eficacia, eficiencia y efectividad
• Mantener un sistema dirección y seguimiento basada en información - Inversión
• Controlar para aprender
Aspectos duros referidos al organismo:
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¿CUÁLES SON LAS CONDICIONESNECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?
• Contar con un plan (Visión, Misión, Valores/Políticas, Objetivos, Metas e Indicadores)
Aspectos duros referidos al organismo (cont.):
OPERACIÓN
PLANIFICACIÓN
Recursos y Habilidades – Metas – Objetivos – Politicas/Valores – Misión - Visión Reales o Potenciales
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¿CUÁLES SON LAS CONDICIONESNECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?
• Traducir un plan estratégico en un plan operativo posible de implementar y formular el presupuesto
• Tiempo/Constancia
Aspectos duros referidos al organismo (cont.):
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¿CUÁLES SON LAS CONDICIONESNECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?
• Tener una visión común del plan – comunicación
• Compartir una perspectiva común del desafío de gestión: general vs. operativo
• Fortalecer el equipo en conocimientos y tecnología
• Implementar en plataforma adecuada (equipo)
Aspectos blandos (cont.):
• Respaldado• Constructivo• Comprometido
• Responsable• Honesto• Capaz
• Flexible
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¿CUÁLES SON LAS CONDICIONESNECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?
• Conducción estable – Consensos políticos de mediano plazo
• Institucionalización de prácticas de responsabilidad
• Funcionamiento de las instituciones en lo que se refiere al control: parlamento, entidades dedicadas al control
Aspectos referidos al entorno:
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¿CUÁLES SON LAS CONDICIONESNECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?
• Implantación de políticas que reconozcan el logro - incentivos
Un tema controvertido
Algunos aspectos claves para la gestión eficazAlgunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
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0%
20%
40%
60%
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
PLANIFICACIÓNESTRATÉGICA
54% 45% 1%
No planPlan
inadecuadoPlan
adecuado
0%
20%
40%
60%
80%
100%
PLANIFICACIÓN MP/LP
PLANIFICACIÓNMP/LP
87% 13% 1%
No planPlan
inadecuadoPlan
adecuado
• La mayoría de los organismos no realizan un ejercicio de planificación, o confunden el simple agregado de metas en la etapa de formulación del presupuesto con un proceso de planificación.
• Ninguno, prácticamente, realiza ejercicios de planificación a mediano o largo plazo.
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0%
50%
100%
CIRCUITO DE APRENDIZAJE
CIRCUITO DEAPRENDIZAJE
31% 69% 0%
No controlaControla/No aprende
Aprende
• Es muy visible que se desprecia el ejercicio de la planificación y el control como una oportunidad crítica para mejorar y aprender.
• Los organismos consultados que efectúan un ejercicio de control, lo realizan con fines administrativos sin relacionar los resultados con planes de desarrollo para las personas, para los equipos o para el rediseño de la organización.
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0%
50%
100%
COMUNICACIÓN EFECTIVA DEL PLAN
COMUNICACIÓNEFECTIVA DEL PLAN
8% 89% 3%
No comunica
Com No Efectiva
Com Efectiva
0%
50%
100%
NOCIÓN DEL DESAFÍO
NOCIÓN DEL DESAFÍO 2% 98%
Global Operativa
• Los problemas de comunicación son enormes, y la cultura los acepta.
• La atención y foco de las iniciativas, tanto como de los intentos de medir están concentradas en la mayoría de los casos en la operación. No se concibe el problema como un desafía organizacional,
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0%
50%
100%
RESPALDO POLÍTICO
RESPALDO POLÍTICO 5% 95%
Comprometido No comprometido
Hay poco o nulo respaldo político para este tipo de iniciativas.
En la mayoría de los casos es un discurso más que un
compromiso que resulta de una sensación de importancia o
de urgencia.
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• Esperar a que el entorno del organismo se estabilice
• Buscar la implementación en condiciones inconvenientes
• No adecuar la solución para la producción de información con el sistema de seguimiento
• Construir indicadores incorrectos
• Enfocar solo a la operación
• No vincular el ejercicio del control con el desarrollo (errores de implementación o de planificación)
• Buscar resultados en un tiempo inadecuado
• No considerar los factores externos que condicionan la productividad
Estos son enfoques incorrectos para la implementación de un sistema de indicadores de desempeño…
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… Y ESTOS SON LOS PROBLEMASMÁS COMUNES Y GRAVES!!
• El exceso de información
• La ceguera por el indicador
• Creer que con la publicación de los indicadores se resuelve el tema de comunicación
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ALGUNA CONCLUSION Y PROPUESTAS…
• ¿A quien le importa este tema?
• ¿Que podemos esperar que suceda en el entorno en el corto plazo?
• ¿Que podemos hacer?
• En general:Investigar, promover estas ideas y dar el debate
• En cada organismo:- Trabajar las condiciones para la implementación: capacitar los equipos y adecuar la tecnología- Formular el presupuesto basado en un proceso de planificación dinámico
Algunos aspectos claves para la gestión eficazAlgunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
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“Una seria deficiencia en los sistemas de gestión tradicionales: su incapacidad para unir la estrategia de largo plazo de la empresa con sus acciones de corto plazo”.
Robert S. Kaplan / David P. Norton
“Balanced Scorecard,
Traslating strategy in action”
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¡Gatee antes de caminar,
camine antes de correr!
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Si usted no sabe adónde va, probablemente nunca llegue
Forrest Gump
Usted no tiene que hacer esto.
La supervivencia no es obligatoria!!Dr. W. Edwards Deming
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PREGUNTAS - CONCLUSIONES
¡ MUCHAS GRACIAS !
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Profesor Hernán PIOTTI LÓPEZSubsecretario de Administración
y Normalización PatrimonialMinisterio de Economía y Finanzas Públicas
Hipólito Yrigoyen 250 Piso 5° Oficina 529C1086AAB - Ciudad de Buenos AiresRepública Argentina - MER.CO.SUR
Teléfono: (54-11) 4349-8600/8583/6912Fax: (54-11) 4349-8110
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