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Sistema de Gestión

de la Calidad

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA REGIONAL SANTANDER

OBSERVATORIO TECNOLOGICO

“ISO9001:2008 MÓDULO 4. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 2

Fecha: Marzo 30 de 2009 Páginas. 1 de 11 Versión 2

TALLER SEMANA 2: METODO KAIZEN Y EL DESPILFARRO

APRENDIZ: NELSON EDUARDO VELANDIA TORRES

EMAIL: [email protected]

FECHA: MARZO 20 DE 2011

CODIGO CURSO: 226828

Resultado de Aprendizaje del Taller: Conceptualizar y aplicar los conceptos y principios estudiados en los documentos sugeridos en la semana 2. Puntaje máximo a obtener: 60 puntos.

El taller debe ser enviado al Tutor por el link “evidencias”, semana 2, taller semana 2 desde el enlace “ver/completar actividad….”

Descripción del taller

El taller está compuesto por TRES PUNTOS a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre el método Kaizen al interior de su empresa.

Hemos analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medición y el análisis de las no conformidades y propuesto posibles soluciones, sin embargo, existen metodología que implementadas adecuadamente contribuyen en disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades o dificultades.

Dentro de las metodologías para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.

El ejercicio que haremos será tratar de reconocer esta metodología con miras a aplicarlo en la empresa donde labora, reconociendo la importancia de generar un plan de mejora.

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Para ello desarrolle lo siguiente:

1. Desarrolle el siguiente cuadro en cada uno de sus elementos para 5 tipos de despilfarros identificados en la empresa donde labora.

DESCRIPCIÓN DEL

DESPILFARRO

CAUSA DEL DESPILFARRO TIPO DE

DESPILFARRO PLAN DE MEJORA

Exceso de formatos de

observación de estudiantes multicopiados

La falta de control sobre la cantidad de formatos

solicitados por las asesoras de grado.

Sobreproducción

Elaborar una lista de solicitud de formatos, indicando cantidad, destinación y tiempo de almacenamiento de los formatos requeridos.

Establecer un procedimiento para la verificación del uso adecuado de los materiales multicopiados.

Materiales audiovisuales sin utilizar

El desconocimiento, por parte de los docentes, del material audiovisual que puede ser

utilizado en las clases.

Existencias

Realizar un inventario del material audiovisual existente en la Institución y publicarlo en la sala de

profesores. Elaborar un procedimiento para compras de

material educativo, en el cual se especifiquen las características técnicas del material audiovisual,

que se debe adquirir a fin de evitar compras innecesarias.

Desconocimiento de información clave de la cobertura ofrecida por

otras instituciones

No se dedica el tiempo, ni los recursos necesarios para

investigar los factores de éxito de las Instituciones que son

competencia directa

Esperas

Capacitar a las personas encargadas de la referenciación competitiva, para que comprendan la importancia de establecer los puntos débiles de

la institución, frente a otras instituciones prestadoras del servicio educativo.

Describir en un procedimiento las oportunidades de mejora en los procesos de la institución, para ampliar la cobertura y el posicionamiento en el

mercado de servicios educativos.

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Demora en la implementación de

mejoras en los procesos curriculares

El deficiente análisis e interpretación de los

resultados obtenidos en pruebas internas y externas,

aplicadas a las estudiantes de la Institución

Pérdidas de tiempo

Se deben elaborar planes de mejora en todas las áreas académicas, estableciendo indicadores de

eficiencia en el desarrollo de los planes curriculares, de acuerdo con los resultados de las

evaluaciones realizadas a las estudiantes. Levantar acciones preventivas, que favorezcan el mejoramiento del desempeño académico de las

estudiantes de la Institución.

Exceso de actividades

extracurriculares, que implican más trabajo para los docentes de

la Institución

La programación de demasiadas actividades en el cronograma institucional y la

imposición de otras actividades que no estaban

previstas en el mismo documento.

Equilibrio en la carga de trabajo

Debe realizarse una revisión exhaustiva del cronograma institucional, para determinar las

actividades que verdaderamente agregan valor a la prestación del servicio educativo y evitar la

improvisación de trabajos extra que impliquen la desviación del objetivo Institucional de prestar un

servicio educativo de calidad.

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2. De acuerdo con el siguiente cuadro sobre los principios de las 9 s, por favor mencione como mínimo una acción de cómo usted aplicaría cada principio a su lugar de trabajo. – especifique con un ejemplo en cada una.

PRINCIPIOS DE LAS 9 S (EJEMPLO CONCEPTUAL)

PRINCIPIOS Nombre japonés Significado Propósito

Relación con las cosas

SEIRI Clasificación Mantener sólo lo necesario

SEITON Organización Mantener todo en orden

SEISO Limpieza Mantener todo limpio

Relación con usted mismo

SEIKETSU Bienestar personal Cuidar su salud física y mental

SHITSUKE Disciplina Mantener un comportamiento fiable

SHIKARI Constancia Perseverar en los buenos hábitos

SHITSOKOKU Compromiso Ir hasta el final en las tareas

Relación con la empresa

SEISHOO Coordinación Actuar como equipo con los compañeros

SEIDO Estandarización Unificar el trabajo a través de los estándares

CUADRO A DESARROLLAR.

PRINCIPIOS Nombre japonés

Significado Mencione por lo menos una acción que

manifieste la aplicación de cada principio de acuerdo con su significado

EJEMPLO

SEIRI

Clasificación

La empresa ABC LTDA. Debe hacer una jornada de selección de material e insumos antiguos y verificar su posible uso en los productos nuevos, con el fin de habilitar espacios en la bodega y planta de producción y disminuir el nivel de inventario obsoleto.

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Relación con las cosas

SEIRI Clasificación

En el Colegio Sagrados Corazones, COLSACOR, debe efectuarse una Jornada de sensibilización con relación a la forma en la que se clasifican digitalmente los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de tal forma que se encuentren accesibles en cualquier momento, evitando demoras en la ejecución de los procesos. Además en la jornada todo el personal debe:

► Escoger y trabajar con un área piloto.

► Analizar y seleccionar los recursos con que cuenta cada área de acuerdo con sus necesidades y el nivel de utilización diaria.

► Retirar lo inútil, disponiendo de un área determinada para el descarte e informar a otros de lo descartado.

► Buscar causas para evitar nuevos acumulamientos.

► Definir tiempos y criterios para guardar documentos o elementos.

► Seleccionar los elementos de valor para la memoria de la institución y definir el sitio para ésta memoria.

SEITON Organización

Realizar en el COLSACOR un día “S”, donde Inicialmente se debe seleccionar todo lo que no sirve o se encuentra en el lugar equivocado y luego se procede a definir los sitios específicos donde debe ir cada cosa y se dispone la señalización respectiva. Todo el personal debe involucrarse en la tarea de describir y descubrir áreas que presentan obstáculos para el desempeño de los oficios o que contribuyen al deterioro del ambiente laboral. Así,

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cada trabajador podrá levantar un informe o acta de su sitio de trabajo. Allí dará a conocer lo que piensa que se debería cambiar o mejorar.

SEISO Limpieza

Generar un plan de acción, en el COLSACOR, en cual se trabaje con la comunidad educativa, los siguientes aspectos:

► Crear normas de aseo, definiendo responsables por áreas, con participación de todos los miembros de la comunidad y entrenar a todos.

► Establecer horarios al final de la jornada para que los alumnos recojan los papeles, verifiquen el estado de sus maletines y loncheras, etc.

► Limpiar los equipos y materiales antes de guardarlos. Utilizar listas de chequeo para la limpieza de los equipos que requieren atención especial.

► Dejar los lugares y equipos como los encuentra.

► Cuidar que la limpieza no sea superficial, descubriendo y eliminando las fuentes de suciedad.

► Incentivar en la comunidad educativa la búsqueda de la “limpieza interior”, reflejada en los hábitos, actitudes y palabras. Estimular el dialogo franco, las relaciones transparentes y verdaderas.

Relación con usted mismo

SEIKETSU Bienestar personal

Practicar como propios los siguientes parámetros del COLSACOR:

► Conservar el ambiente limpio y con aspecto agradable y saludable.

► Verificar constantemente las condiciones

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físicas de la institución (iluminación, ventilación, ruidos).

► Eliminar las fuentes de peligro existentes. (desechos de construcción, vidrios, objetos puntiagudos, envases, etc.).

► Eliminar o minimizar los focos de polución en la institución (ruidos, exceso de estímulos visuales, contaminación de alimentos o del agua).

► Pensar positivamente. Esto hace parte de la higiene mental.

► Estimular un clima interno de confianza, amistad y solidaridad.

SHITSUKE Disciplina

En el COLSACOR, deben observarse las siguientes actividades:

► Promover en las aulas momentos rápidos de relajamiento para restaurar el equilibrio físico y mental (5 minutos entre una clase y otra).

► Observar el uso adecuado de los uniformes (tipo y modelo requerido).

► Promover con las estudiantes conferencias, actividades grupales, obras teatrales y actividades artísticas sobre la salud física y mental con el aporte de los especialistas en las diferentes disciplinas.

► Difundir material educativo sobre el tema, utilizar carteleras, dibujos, videos, fotos, generadas por las estudiantes.

SHIKARI Constancia

Los educadores del COLSACOR deben elaborar un plan de trabajo personal que evidencie como:

► Eliminar la necesidad del control o presión. Generando auto inspección y autocontrol.

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► Facilitar el ambiente ideal para el trabajo pedagógico.

► Elevar la previsibilidad y el mejoramiento continuo de los resultados. Aumentando la iniciativa.

SHITSOKOKU Compromiso

El COLSACOR realizará un concurso para premiar a los integrantes de la comunidad educativa, que se caractericen por:

► Mejorar continuamente los estándares morales y éticos (crecimiento a nivel personal y social).

► Desarrollo del espíritu de cooperación y de trabajo en equipo.

► Ejercitar la cultura ciudadana y respetar a los demás.

Relación con la empresa SEISHOO Coordinación

Se elaborará un procedimiento en el COLSACOR, que dé cuenta de cómo se puede:

► Entender y compartir la Misión y Valores de la institución.

► Reconocer el valor individual de las personas y promover el trabajo en equipo.

► Definir y compartir con la comunidad educativa el reglamento interno de la institución y los estándares básicos adoptados.

► Desarrollar en forma participativa normas y estándares simples y aplicables. Educar y entrenar para que se utilicen. Actualizarlos cuando sea necesario.

► Mejorar el sistema de comunicación interna y externa de la institucional (periódico, murales, carteleras, reuniones entre los

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miembros de la comunidad educativa, intercambio con otras instituciones y presentación de trabajos escolares).

SEIDO Estandarización

La política de Calidad promueve el establecimiento de normas, reglamentos y procedimientos que indican cómo hacer ciertas cosas, para lograr un ambiente adecuado de trabajo en el COLSACOR. La estandarización está íntimamente ligada con el desarrollo de la autodisciplina si se tiene en cuenta que los esfuerzos de mejoramiento del ambiente y de los resultados de los procesos deben ser perdurables. Al revisar las mejoras del ambiente de trabajo y de los indicadores de resultados de procesos todos deben actuar al mismo tiempo, coordinadamente. Con los mismos propósitos para lograr las metas propuestas. A través del ejemplo o con la conducta propia de quien dirige, se pueden divulgar nuevos hábitos. A la vez que se coordinan esfuerzos y acciones para que el proceso sea permanente. Lo anterior se puede lograr mediante la creación de normas o acuerdos. Con ellas se garantiza el sostenimiento de los logros alcanzados. Para alcanzar el éxito de esta metodología, se debe tener en cuenta lo siguiente:

► Todo el personal del COLSACOR debe conocer y tener acceso a la información referente a las disposiciones, normas y nuevos rumbos que tomará la organización.

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► Para que el interés sea comunitario, y se convierta en impulso diario, se deben crear buenos canales de comunicación.

► Procurar el cumplimiento de los procedimientos reglamentarios, los estándares y las normas creadas por la organización.

3. Observe los videos sobre las 5s – ubicados en el link de “materiales de estudio” – enlaces externos semana 2. – Comente como podría implementar de forma global esta metodología en la empresa donde labora.

La implementación de las 5s se puede lograr en una Institución Educativa, siguiendo el Ciclo PHVA así:

► (P) Sensibilización y Compromiso de la Dirección.

► (P) Creación de un equipo líder del programa.

► (P) Diagnóstico y registro de la situación actual de la Institución.

► (P) Elaboración de un Plan de Acción.

► (H) Educación y entrenamiento para los participantes.

► (H) Ejecución del Plan de Acción.

► (V) Verificación de la implementación del Plan de Acción.

► (A) Cierre de Ciclos y Acciones Correctivas, cuando sea necesario. Teniendo en cuenta que se debe tener como mínimo:

► Compromiso del Grupo Directivo.

► Comenzar las 5s con capacitación para todo el personal.

► Involucrar a toda la Comunidad Educativa.

► Desarrollar las 5s en forma amigable.

► Construir un Plan de Acción para cada ciclo, definir indicadores y hacer seguimiento permanente.

► Repetir el ciclo con un estándar cada vez más alto.

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4. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo del presente taller.

1. Pude aplicar los conceptos obtenidos a través del taller y las lecturas complementarias para: Conocer los principales aspectos del método Kaizen y sus beneficios. Identificar las ventajas y beneficios de la aplicación de metodologías como el Kaizen y las 9s al interior de las organizaciones y

aplicarlas en las Instituciones en las que laboro actualmente. Conocer y manejar el lenguaje propio de la calidad según la normatividad ISO 9000.

2. La implementación de metodologías de organización y sensibilización hacia el mejoramiento continúo, permiten elevar los estándares de eficacia y eficiencia en una Institución Educativa. 3. La realización de actividades de organización según los parámetros del Kaizen y las 9s facilitan el mejoramiento de la estructura empresarial y el fortalecimiento del proyecto de vida personal de los empleados, al introducir cambios significativos en su modo de concebir el trabajo como parte integral de su desarrollo personal y social.

Muchas Gracias!!!

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