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TALLER GESTIÓN DE PROYECTOS

2 junio 2016

© astana PM SL - www.astana.es - Taller de Gestión de Proyectos – junio 2016

Transmitir la importancia de la gestión de proyectos profesionalProponer claves para ejecutar los proyectos con éxito

– Conceptos básicos: proyecto – gestión de Proyectos– Gestión de proyectos clásica .vs. ágil– Actividades clave para el éxito de los proyectos– El perfil del Jefe de Proyecto

Taller práctico con explicación de aspectos teóricos relevantes

Presentación, objetivos y agenda del taller


Quiénes somos

María Rey Gayo linkedin: https://es.linkedin.com/in/mariareygayo

Jesús Poza Carrascolinkedin: https://es.linkedin.com/in/jesuspoza

Empresa especializada en servicios de consultoría en gestión de proyectoswww.astana.es

DEFINICIÓN DE PROYECTO. ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

POR GRUPOS HACER UNA DEFINICIÓN DE PROYECTO Y PONER ALGÚN EJEMPLO PRÁCTICO REFERIDO A SU ORGANIZACIÓN, PERSONAL, ETC.

DURACION: 5 MINUTOS


Realización de tareas encaminadas a

Definición de proyecto

Un resultado ÚNICO (producto/servicio/cambio…)

Con un PLAZO DE TIEMPO establecido y

Con unos COSTES DETERMINADOS


Línea base

Alcance

Esfuerzo / CostePlan


PMI – Proyectos

Fuente: PMBoK® Guide


Diferencia entre proyectos y operaciones

PROYECTOS OPERACIONES

• Orientado a la obtención de un producto

• Recursos específicos• Trabajo único

• Sistemas existentes• Trabajo repetitivo• Enfoque en el mantenimiento

• Cambio organizativo• Diseño de un nuevo producto• Campaña de marketing• Estudiar un máster• Hacer un viaje• Construir una casa

• Centro de Soporte• Fabricar yogures• Vender• Mantener la casa limpia• Ir al gimnasio

¿POR QUÉ FALLAN LOS PROYECTOS?

TRABAJO EN GRUPO. IDENTIFICAR CAUSAS DE FALLOS EN PROYECTOS.

DURACIÓN: 5 MINUTOS


Por qué fallan los proyectos

Alcance


Cumplimiento de expectativas Alcance

Cumplimiento de plazos Cumplimiento de costes


Por qué fallan los proyectos

El Vasa fue un navío de guerra sueco construido por órdenes del rey Gustavo II Adolfo de Suecia, de la casa de Vasa, entre 1626 y 1628.

El Vasa naufragó en su viaje inaugural, despues de navegar unos cientos de metros, el domingo 10 de agosto de 1628, en el puerto de Estocolmo. El buque fue rescatado el 24 de abril de 1961 y se encuentra expuesto en Estocolmo.

Al dejar el muelle en su primer viaje una fuerte ráfaga de viento azotó al Vasa y el barco volcó

Durante la construcción el rey GUSTAVO II ordenó que en vez de un puente tuviera dos puentes de cañones. Los ingenieros nunca habían construido un barco con dos puentes.

GESTIÓN DE PROYECTOS


Aplicación de

– CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIA– TÉCNICAS DE TRABAJO / DIRECCIÓN / METODOLOGÍAS– HERRAMIENTAS

Para que un proyecto se ejecute conforme a su línea base cumpliendo con

– ALCANCE– COSTE– PLAZO

Gestión de proyectos

GESTIÓN DE PROYECTOS “CLÁSICA”

GESTIÓN DE PROYECTOS “ÁGIL”


Método clásico

Alcance



Métodos ágiles

Alcance

Esfuerzo / CostePlazo


Ciclos de vida


Tipos de proyectos

Cambio organizativo Diseño de un nuevo producto

Campaña de marketing

Estudiar un máster

Hacer un viaje

Construir una casa

Desarrollo SW

Startups

GESTIÓN DE PROYECTOS

CICLO DE VIDA Y ACTIVIDADES CLAVE


Proyectos - Ciclo de vida


Alcance

Tiempo Calidad

Coste

Riesgos

RecursosHumanos

Comunicación

Adquisiciones

interesados

Aspectos a tener en cuenta en un proyecto

Control


• Sponsor• Jefe de Proyecto• Equipo de proyecto• Otros actores clave (clientes, proveedores, organizaciones afectadas, …)

Roles principales en un proyecto

ALCANCE – TIEMPO - COSTE


• Identificar Requisitos / Especificaciones• Definir la solución: trabajo a realizar WBS / entregables

Alcance

Coste de cambios en los requisitos


Alcance


• Identificar actividades y secuenciarlas• Estimar duración y coste• Obtener la planificación – Cronograma: qué se va a hacer y cuándo• Qué se va a gastar y cuándo

Tiempo - Coste


• Dependencias• Técnicas de estimación • Camino Crítico

Tiempo - Coste


Diagrama de Gantt

COMUNICACIÓN


Todas los actividades necesarias para asegurar– Generación y captación– Registro– Distribución– Archivo

de toda la información del proyecto de forma adecuada y en el momento justo.

Plan de Comunicación– Qué– A quién– Cómo– Cuándo

Comunicación

Las actividades relacionadas con la Comunicación pueden suponer hasta un 80% del trabajo de un Jefe de Proyecto


• Métodos – Competencias a desarrollar– Escucha activa– Técnicas de reuniones eficaces– Técnicas de resolución de conflictos– Técnicas de expresión oral y escrita

• Consejos– Conocer al interlocutor– Cuidar la calidad/presentación de los documentos. – Usar modelos / plantillas fáciles– Determinar nomenclatura de los documentos– Diferenciar documentos en estado “trabajo” de los documentos finalizados– Asumir las limitaciones (un buen técnico no suele ser, a priori, un buen

comunicador)– Reuniones: las justas– Documentos: los justos

Comunicación - consejos


Qué documentos (referidos a la gestión del proyecto) se van a utilizar:– Informes de seguimiento– Actas (de reunión, de aceptación)– Documentos de revisión– Registros de la documentación

Cómo se van a identificar– Terminología– Versiones– Autores

Quien los va a generaQuién los va a recibirCómo se van a aprobarCómo garantizar que no se usan documentos obsoletos o no válidos

Comunicación – Plan de comunicación

Implica determinar las necesidades de información y comunicación de los implicados en el proyecto Quién necesita qué información, cuándo y cómo se la haremos llegar


Algunas reglas de elaboración y distribución

– Evitar información innecesaria, buscar la precisión– Establecer un único ciclo de revisión– Evitar la distribución innecesaria– Determinar claramente si los documentos requieren aprobación y por

quién.

Comunicación – Distribución de información

Implica conseguir que la información necesaria esté disponible en el momento adecuado para los actores del proyecto que la necesitan.

RIESGOS


Definición de Riesgo: – Evento que es identificado anticipadamente, que puede o no ocurrir y que impacta

en el proyecto. Si ocurre puede tener impacto positivo o negativo en el proyecto.

Objetivos– Aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos y disminuir la de los

negativos.

Ciclo de vida: – Identificación.– Evaluación / Análisis– Definición de medidas– Ejecución de medidas– Reevaluación

Riesgos

Recomendación: No iniciar un proyecto con un elevado número de riesgos. ANTES de iniciarlo disminuir dichos riesgos

concepto de factibilidad (teorema de la buena pinta)


Evaluación

Riesgos - Técnicas


Estrategias de respuesta a los riesgos negativos– evitar:

• el equipo de proyecto realiza acciones de respuesta para eliminar la amenaza.• Implica actuaciones y cambios en el plan

– transferir:• Se traslada el impacto a aun tercero así como la responsabilidad de la respuesta • Implica el pago de una prima de riesgo• Seguros, garantías de cumplimiento, contratos específicos, etc.

– mitigar:• el equipo de proyecto realiza acciones de respuesta para disminuir la amenaza (disminuir el

impacto o la probabilidad)• En general las acciones de mitigación tienen menor costes que las acciones derivadas de

arreglar el problema cuando el riesgo se materializa• Ejemplos: realizar más pruebas, prototipar, incorporar redundancias…

– aceptar:• Se reconoce el riegos y no se toma ninguna medida a menos que el riesgo se materialice.• Normalmente se acompaña de una reserva presupuestaria para contingencias

Riesgos

SEGUIMIENTO


OBJETIVO– Seguir el avance del proyecto e informar – Permite comprender a los interesados el estado actual del proyecto y

las próximas previsiones.

SEGUIMIENTO– medir la realidad y compararla contra el plan. Identificar desviaciones y

tomar medidas

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Seguimiento de los Proyectos


Cómo medir el AVANCE de un proyecto– Avance por entregables– Avance por reestimación de pendiente– Earned Value Management (EVM)

Ojo!!! Cómo NO medir el avance de un proyecto– Por esfuerzo incurrido– Por tiempo transcurrido

Seguimiento – Avance

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14no

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5jul

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ago.-

15se

p.-15

oct.-

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5en

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feb.-1

6ma

r.-16

abr.-

16ma

y.-16

jun.-1

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Cronograma de entregables

Contrato Ult. Previsto Real


• Actividades finalizadas• Fase en la que se encuentra el proyecto• Actividades previstas para el próximo periodo• Planificación global actualizada

– Fechas clave: • Seguimiento de problemas, riesgos y acciones correctoras• Registro de acuerdos • Situación de los entregables• Indicadores de seguimiento

El Informe de seguimiento

Cambios de alcance


Principios de partida– Los proyectos sufren, durante su ejecución, cambios– La gestión del cambio DEBE estar incluida en la gestión del proyecto– Si el proyecto sufre continuos cambios, acaba no siendo un proyecto

Qué es un cambio de alcance– Cambios en los productos o servicios a entregar– Cambios en las fechas o en los esfuerzos previstos

Cómo tratar un cambio de alcance– Entender la necesidad– Evaluar y comunicar el impacto– Someterlo a un proceso de aprobación formal– Si se aprueba, actualizar las líneas base del proyecto

Cambios de alcance

Cierre de un proyecto


Necesidad de cierre formal– Reunión de cierre

Informe de cierre– Resumen del alcance real del proyecto– Resumen de entregables– Planificación final real del proyecto– Indicadores. Situación final– Lecciones aprendidas– Recomendaciones

Otras tareas de cierre– Limpieza y archivo de documentación– Desmontaje de equipos de trabajo– Traspaso de los productos / servicios a mantenimiento / operaciones

Cierre de un proyecto

Consiste en verificar y documentar los resultados del proyecto para formalizar la aceptación de los productos y la finalización del proyecto

FICHA DE PROYECTO

EJERCICIO EN GRUPOS. A PARTIR DE UNA PLNATILLA HACER UNA FICHA DE PROYECTO PARA UN PROYECTO QUE DESEEN

DURACION: 20 MINUTOS

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