taller de políticas y procedimientos

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ContenidoContenido

1. Políticas

1.1 Definición

1.2 Cómo surgen las políticas

1.3 Características de una política

1.4 Cómo asegurar que una política cumpla

1.5 Cómo elaborar y desarrollar políticas funcionales

1.6 Ejemplo. Politica general de ética en los negocios.

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ContenidoContenido

2. Procedimientos

2.1 Definición

2.2 Guía para la elaboración de procedimientos en flujograma.

2.2.1 Simbología

2.3 Procedimiento para elaborar procedimientos de la manera

más sencilla

2.4 Cómo se refuerzan las Políticas y Procedimientos

2.5 El mejoramiento de las Políticas y Procedimientos

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1. Políticas1. Políticas

Una política tiene razón de ser, cuando contribuyen directamente a que las actividades y procesos de la organización logren sus propósitos.

Si la organización desea obtener resultados aceptables, debe diseñar su organización alineando los criterios y políticas de todo el personal, iniciando por la Dirección. Al hacer esto, se requiere esfuerzo y los beneficios de tener una organización ordenada y alineada.

Para que una política sea bien diseñada y aceptada se deben tomar en cuenta dos aspectos:

1. Involucrar activamente a la gente que conoce y trabaja con los procesos.

2. Informar y explicar oportuna y adecuadamente a la gente afectada o involucrada (directores, personal, etc), los beneficios.

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1.1 Definición1.1 Definición

“Política es:

a) Una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.

b) Una orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.

c) La manera consistente de tratar a la gente.

d) Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.

e) Lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida.

f) Aplicable al 90-95% de los casos. Las excepciones sólo podrán ser autorizadas por alguien de un nivel inmediato superior.”

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1.2 Cómo surgen las políticas1.2 Cómo surgen las políticas

Las políticas surgen en todas las actividades en que las personas se desenvuelven dentro de la organización:

a) Procesos.

En procesos de planeación, atención a clientes, de recepción de materiales, de pago a proveedores, entrega de pedidos, de contratación y evaluación de personal, etc.

b) Sistemas.

En sistemas de calidad, de trabajo, de control, de investigación y desarrollo, de mejora, etc.

c) Planes.

En planes para controlar y reducir costos, para eliminar desperdicios, para mejorar la comunicación, para impartir capacitación, etc.

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d) Mejoras.

En mejora de procesos, sistemas, planes, estrategias, proyectos, etc.

e) Conflictos.

En conflictos con clientes, proveedores, dependencias gubernamentales, sindicatos, otras áreas y niveles jerárquicos, etc.

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1.3 Característica de una política1.3 Característica de una política

1. Establece lo que la Dirección del Comité Ejecutivo quiere o prefiere que se haga.

2. No dice cómo proceder (eso lo dice el procedimiento).

3. Refleja una decisión directiva para todas las situaciones similares.

4. Ayuda a las personas de nivel operativo, a tomar decisiones firmes y congruentes con la Dirección.

5. Tiende a definir la operación.

6. Es un medio para que a todos se les trate equitativamente.

7. Orienta las decisiones operativas en la misma dirección.

8. Ayuda a que todas las actividades de un mismo tipo, tomen la misma dirección.

9. Les quita a los ejecutivos la molestia de estar tomando decisiones sobre asuntos rutinarios.

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1.4 Cómo asegurar que una política cumpla1.4 Cómo asegurar que una política cumpla

Es muy importante que la organización se asegure que sean cumplidas

las Políticas, puesto que se le dedica tiempo y esfuerzo para su diseño.

Sugerencias:

• Disciplina de parte de la Dirección para respetarlas.

• Vigilar que se cumpla cabalmente en todos los niveles jerárquicos.

• Antes de aprobarla, analizar con mucho cuidado sus pros y contras.

Seleccionar la más adecuada.

• Involucrar en el diseño de la política a los usuarios, para obtener sus

puntos de vista y compromisos correspondientes.

• Hacer una difusión formal y adecuada a todo el personal relacionado, a

través de cartas, boletines internos, juntas, minutas, etc.

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• Lograr que la gente involucrada comprenda claramente los beneficios y

el por qué de la política.

• Medir, evaluar y difundir los resultados de los indicadores asociados a

dicha política. Ejemplo de indicadores: ventas, utilidades, desperdicio,

porcentaje de pedidos completos, porcentaje de devoluciones, monto de

las notas de crédito, clientes atendidos, etc.

• Realizar periódicamente auditorías para verificar en base a evidencia

específica el apego a las políticas.

• Dar reconocimiento a aquellas personas o departamentos con mayores

resultados.

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Para asegurar congruencia entre lo que se dice y se hace, es necesario

que los principales usuarios y supervisores de la política y

procedimientos, sean los Directores y Gerentes de la organización.

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1.5 Cómo elaborar y desarrollar políticas funcionales 1.5 Cómo elaborar y desarrollar políticas funcionales

Las políticas con las que se dividen en dos categorías:

• Política de control interno, el Consejo Administrativo a través de la

Dirección General o la persona facultada para ello, será la persona

responsable de definir y desarrollar las políticas.

• Políticas operativa, pueden participar los gerentes generales de las

agencias.

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Cont... Cont...

Una política estará completa y bien definida:

• Si se van desglosando todos los aspectos relacionados al tema elegido. No debe haber ninguna duda acerca de “qué”, “cómo”, “quién”, “cuándo”, “dónde” y “en qué casos se pueden hacer las cosas”.

• Para hacer una descripción clara de una política se requiere se requiere redactar un conjunto de ideas en parráfos, ySi cada párrafo redactado, contiene criterios y normas específicos de actuación.

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Dentro del contexto de la Elaboración de Procedimientos, la Política

requiere que sea formalizada como un Documento Controlado, para lo

cual se le debe dar un código (número) de identificación, definir el

objetivo, el alcance, requisitos, el responsable de su edición, fecha de

creación y revisión, y el número de hojas. Todos estos aspectos permiten

controlar adecuadamente las políticas de la organización.

En el siguiente ejemplo muestra como está conformada una política

controlada:

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LOGOTIPO DE LA ORGANIZACIÓNPOLITICA DE CONTROL INTERNO

PCI-000-2POLITICA GENERAL DE ETICA EN LOS NEGOCIOS

OBJETIVO:La forma de hacer negocios cubriendo los más altos niveles de ética y la opinión de nuestros clientes, socios comerciales y público en general es muy importante para continuar exitosamente nuestras operaciones en la Organización.El objetivo de la presente política, es sensibilizar a todos los empleados de la Organización a estar más informados respecto a los aspectos éticos en los negocios de la misma.

ALCANCE:Es responsabilidad de todos preservar la reputación de la Organización en la conducta recta y honorable de sus negocios, por lo que los empleados deberán sujetarse a las reglas contenidas en la presente política

REQUISITOS1. Todo tipo de apoyo en efectivo, bienes, o servicios relacionados con actividades políticas en favor o rechazo a iniciativas gubernamentales, a candidatos para puestos públicos, ofrecer contribuciones o regalos para causas de interés público, etc., deberá ser revisado y aprobado por escrito por el Comité Operativo, debiéndo registrarse apropiadamente enlos libros de la Organización.

2. No se efectuará ningún pago que involucre fondos de la Organización a ninguna persona o entidad externa que no sea razonable en monto por los servicios prestados en el curso normal de negocios y de conformidad con obligaciones contractuales registradas en la Organización. Tampoco se efectuará ningún pago en forma directa o indirecta a funcionarios públicos para inducirlos a favorecer a la Organización.

3. Las operaciones de la Organización, deben ser registradas de conformidad con requerimientos legales y principios de contabilidad generalmente aceptados, manteniendo los libros, registros y cuentas con un detalle razonable, con confiabilidad y que reflejen claramente las transacciones y disposición de los activos de la Organización, por lo que:

Fecha de creación: Página ___ de ___ Fecha de revisión:

ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO DE LA ORGANIZACIÓN

1.6 Ejemplo de Política para el Control Interno.1.6 Ejemplo de Política para el Control Interno.

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LOGOTIPO DE LA ORGANIZACIÓNPOLITICA DE CONTROL INTERNO

PCI-000-2POLITICA GENERAL DE ETICA EN LOS NEGOCIOS

A) Por ninguna razón se falseará ni alterará ningún registro contable en los libros de la Organización.

B) No se dispondrá de fondos u otros activos para ningún propósito diferente al autorizado. Cualquier movimiento de fondos y activos, tendrá que verse reflejado en los libros y registros de la

Organización.

4. La Organización comercializará únicamente productos que cumplan con las normas de calidad requeridas por la Ley y las establecidas internamente y que, por lo tanto, no representen riesgos para la salud o integridad física de nuestros Clientes.

5. Cualquier tipo de mensaje publicitario de la Organización, cualesquiera que sea el medio utilizado, deberá referirse a características reales de nuestros productos y servicios, para evitar que los consumidores se creen falsas expectativas y conservar así su confianza.

6. Las operaciones de la Organización, cualquiera que sea su naturaleza, deben efectuarse dentro de un marco de apego y respeto a las disposiciones legales que les sean aplicables, ya sean estas de índole Federal, Estatal o Municipal. Cualquier violación a los preceptos legales, ocasionaría contingencias no deseadas para la Organización.

Fecha de creación: Página ___ de ___ Fecha de revisión:

ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO DE LA ORGANIZACIÓN

Cont.Cont.

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2. Procedimientos2. Procedimientos

Un Procedimiento es la guía detallada que muestra secuencial y ordenada como dos o más personas realizan un trabajo.

Los procedimientos que se usan dentro de una organización, generalmente son informales. Los procedimientos que son escritos, además de asegurar el trabajo, permiten que el usuario pueda desarrollar correctamente su trabajo. Además, al usarlo continuamente podrá estar capacitado para irlo mejorando.

Usando adecuadamente procedimientos escritos, las personas ganan dos cosas: precisión y velocidad. Si la persona es buena, adicionalmente gana conocimiento y experiencia. Se podrá beneficiarse igualmente, asegura que para todo los trabajos clave del negocio se tengan métodos y procedimientos escritos que documenten la mejor experiencia de la organización.

2.1 Definición2.1 Definición

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Los procedimientos deberán contener la información de manera

sistemática, amplia y con el nivel de detalle necesario que permita a las

áreas de la empresa que intervienen en la realización de un proceso,

llevar a cabo las operaciones y actividades encomendadas de una

manera congruente con sus funciones y objetivos establecidos.

2.2 Guía para la elaboración de procedimientos en flujograma2.2 Guía para la elaboración de procedimientos en flujograma

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2.2.1 Simbología2.2.1 Simbología

En la elaboración de los diagramas de flujo correspondientes a los procedimientos, se utilizará invariablemente la Simbología que se describe a continuación, dichos símbolos servirán para representar en forma gráfica, tanto la secuencia en que se desarrollan las actividades de un procedimiento, como el recorrido de las formas que intervienen en el mismo.

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Cont... Cont...


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Cont... Cont...


A continuación, se establecen algunos criterios que servirán de guía en la elaboración de diagramas de flujo de procedimientos.El diagrama se trazará en sentido vertical descendente y de izquierda a derecha, debiendo incluir tantas columnas como puestos o áreas diferentes que intervengan en el procedimiento, indicando el nombre de los mismos en la parte superior de la columna respectiva.

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Cont... Cont...


La secuencia en que se desarrollan las actividades, se indicará mediante un segmento de flecha que une los símbolos que representan dichas actividades desde el principio hasta el final del procedimiento.

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Una decisión debe generar dos opciones, en el ejemplo, una salida se sigue en forma secuencial y para la otra se usa el "conector de flujo", o "conector de hoja" según sea el caso.

Cont... Cont...


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El símbolo de documento de preferencia se usará cuando se genere y/o archive información asentada en documentos y siempre acompañando a un símbolo de actividad.

El símbolo de archivo deberá colocarse en la parte inferior del documento que será archivado, o del lado derecho.

Cont... Cont...


En la elaboración del diagrama, pueden utilizarse tantas hojas como lo exija la longitud del procedimiento, en cuyo caso la continuidad de éste se indicará con el símbolo de "conector de hoja", el cual se identificará como sigue:

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Cont... Cont...


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Cuando se use el símbolo de archivo, siempre deberá ir acompañando a un documento.

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Cuando de una actividad o de una decisión del procedimiento que se está diagramando sea necesario pasar a otro procedimiento, se usará el símbolo de conector de procedimiento, anotando dentro del mismo el nombre completo del procedimiento al que hay que pasar.

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Cont... Cont...


Un procedimiento puede tener "inicio" en cualquiera de las áreas o puestos involucrados.

Posteriormente, dichas acciones se unirán en alguna parte del procedimiento, antecediendo al punto de unión, actividades con diferente participación de cada una de las áreas o puestos.

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Cont... Cont...


Para el uso de estos símbolos deberán considerarse las siguientes reglas:

La diagramación se iniciará en la primera columna de la izquierda de arriba hacia abajo, cruzando las diferentes columnas asignadas a las áreas administrativas.

Para efectos de presentación es conveniente que los símbolos mantengan uniformidad de tamaño, tomándolos de la plantilla.

Las líneas del flujo deberán representarse mediante líneas rectas, en caso necesario utilizar ángulos rectos, y deberán terminar con una flecha que indique la dirección del flujo.

Cuando en una actividad se origine un documento, deberá diagramarse en primer lugar el símbolo de operación y enseguida el del documento.

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Cont... Cont...


Para efectos de presentación cuando en una actividad se presenten uno o varios documentos, estos se diagramarán del lado inferior derecho del símbolo de operación.

Todos los símbolos deberán aparecer conectados, ninguno deberá quedar aislado.

Por claridad, un símbolo no debe tener más de una línea de salida, el único símbolo que puede tener hasta dos líneas de salida es el de decisión.

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2.2.2 Bosquejo de un Formato de Procedimientos2.2.2 Bosquejo de un Formato de Procedimientos

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Para asegurar que la organización en conjunto se oriente de manera ordenada a normalizar su operación, le sugerimos tome en cuenta los siguientes pasos para la elaboración de políticas, métodos y procedimientos:

1. El coordinador de la elaboración de Manuales capacita y adiestra a los

directores, gerentes, jefes, supervisores, responsables de área y

auxiliares de la organización en la elaboración de políticas y

procedimientos.

2. El coordinador pide a cada participante que haga una lista de las

principales políticas y procedimientos de su área.

3. El participante enlista por orden de importancia y selecciona las

políticas y procedimientos que requiere desarrollar en su área.

2.3 Procedimiento para elaborar procedimientos de la manera más 2.3 Procedimiento para elaborar procedimientos de la manera más

sencillasencilla

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4. El participante empieza a elaborar la política o procedimiento seleccionado, iniciando con la elaboración del diagrama de flujo correspondiente.

5. El elaborador del procedimiento presenta a todo el grupo involucrado, el diagrama de flujo para hacer una revisión conjunta con ellos, que incluya los criterios, puntos de vista y mejores prácticas de los demás participantes, asegurando así, que el procedimiento cumple adecuadamente con su propósito.

6. El participante desarrolla su política o procedimiento de acuerdo a los lineamientos del Procedimiento Maestro AC 001.

7. El responsable de la política o procedimiento de cada área continua con la elaboración de las demás políticas y procedimientos.

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Las políticas y procedimientos deben incluir los aspectos que a la organización le facilitan cumplir con sus objetivos de negocio.

Es necesario que las políticas o procedimientos le agreguen valor a la organización, a través de generarle utilidades y/o eliminarle desperdicio.

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Las políticas dicen “qué hacer”, y los procedimientos dicen en detalle y

paso a paso “cómo hacerlo”.

Las políticas muestran lo que la Dirección de la organización ha decidido

hacer en una situación determinada. Los procedimientos formalizan la

implantación de las políticas.

A partir de las políticas se pueden desarrollar los procedimientos. A partir

del desarrollo de procedimientos, se definen las políticas que la

organización requiere.

Tanto las políticas, como los procedimientos deben tener un propósito

bien definido.

2.4 Cómo se refuerzan las políticas y procedimientos2.4 Cómo se refuerzan las políticas y procedimientos

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Una política es reforzada e implementada a través de al menos un

procedimiento. Todo procedimiento es reforzado con al menos una

política.

Las políticas proporcionan a los procedimiento estructura y funcionalidad.

Los procedimientos aseguran la implantación de la política.

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La forma de asegurar que las políticas, métodos o procedimientos se mejoren, es poniéndoles por escrito para que así puedan ser usados, revisados, analizados, depurados y mejorados de una manera formal.

Para los documentos controlados se ha establecido que toda la documentación sea formalmente revisada por lo menos una vez al año de su emisión o antes si hay algún cambio significativo en la organización.

En el siguiente ejemplo muestra como está conformada un procedimiento controlado:

2.5 El mejoramiento de las políticas y procedimientos2.5 El mejoramiento de las políticas y procedimientos

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