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Taller: Buenas prácticas para la
creación de una EDT
Isaac Ferrer García, PMP®.
PMI, PMBOK, PMP, CAPM, son marcas registradas por el Project Management Institute Inc.
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ÍNDICE
1. Consideraciones iniciales
2. ¿Qué es una EDT?
3. ¿Por qué necesito una EDT?
4. ¿Qué necesito antes de empezar?
5. ¿Cómo estructuro mi EDT?
6. ¿Qué herramientas puedo utilizar?
7. ¿Cómo se crea una EDT?
8. ¿Cómo utilizo mi EDT?
9. Caso práctico
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ALGUNAS
CONSIDERACIONES
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Problemas con el Alcance
Retador43%
Fracasado18%
Exitoso39%
2012 Chaos resolution
Fuente.: Chaos Manifesto 2013. Think Big, Act Smallhttp://www.versionone.com/assets/img/files/CHAOSManifesto2013.pdf
entregado a tiempo, en el presupuesto y con el alcance requerido
retrasado o con sobrecoste o con menos alcance del requerido
cancelado antes de cumplir los objetivo o entregado y nunca utilizado
¿informes de otros sectores?
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Problemas con el Alcance
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¿QUÉ ES UNA EDT?
¿complejidad?
¿olvidos?
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La EDT es un esquema
Nivel 4
Nivel 3
Nivel 2
Nivel 1 Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 entregable
1.1.2
entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
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Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
Componente de la
WBS
Título del componente Descripción del componente
1Entregable Esta es una descripción detallada
1.1Entregable Esta es una descripción detallada
1.2Entregable Esta es una descripción detallada
2Entregable Esta es una descripción detallada
2.1Entregable Esta es una descripción detallada
2.2Entregable Esta es una descripción detallada
3Entregable Esta es una descripción detallada
Diccionario de la EDT/WBS
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Diccionario de la EDT/WBS
Id #
2.2.2.1
Cuenta Control #
2.2
Última actualización
15/07/10
Responsable
Juan Roble
Descripción: Realizar un estudio de mercado del sector de jugos naturales
Criterio de aceptación: El informe deberá contener como mínimo las importaciones de cada país del Reino Unido durante los últimos 5 años.
Entregables: Presentación con multimedia e Informe escrito encuadernado
Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del 15/07/09
Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor y 3 notebooks
Duración: 65 días hábiles
Hitos: 15/08/11 - Informe preliminar aprobado por el patrocinador
20/09/11 – Presentación multimedia a los interesados
12/10/11 – Informe final aprobado por el cliente
Costo: 32.920€
Interdependencias: Antes de #1.2.3 y Después de #3.4.1
Firma del Director del Proyecto: _____________
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Bicicleta
Cuadro
Tubo superior
Tubo inferior
Tubo de asiento
Vaina superior
Vaina inferior
Tren delantero
Manubrio
Telescopio
Amortiguador
Frenos delanteros
Tijera
Rueda
Rayos
Buje
Llanta
Cubierta
Válvula
Gestión del proyecto
Alcance
Comunicación
Riesgos
…
La EDT define tu proyecto
¿Alcance de producto vs. Alcance de proyecto?
¿primer paso ante una petición de cambio?
No olvidar!
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Fuente: Practice Standar WBS, 2nd edition, figura 2-1
La EDT ayuda a todos a entender
No olvidar!
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Instituto Cajasol
Esquema
Gráfico
Diccionario
Define
Entendimiento
Comunicación
No es una lista de tareas
No es un organigrama
¿Qué es y no es una WBS?
SÍ
NO
Crear la EDT/WBS
¿Por qué no es tan efectiva como una EDT?
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¿POR QUÉ NECESITO UNA
EDT?¿Qué beneficios aporta?
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Instituto Cajasol
Base para tu proyecto
Buenas estimacio-
nes
Asignación de
responsa-bilidades
Facilitar la medición
Referencia para
proyectos futuros
Control del cambio
Beneficios
Crear la EDT/WBS
ej: caminata
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Instituto Cajasol
Proyecto
1
entregable
1.1
entregable
1.2
entregable
2
entregable
2.1
entregable
2.2
entregable
3
entregable
1.0
Director
1.1 PM
1.2 PM 2
1.2 PM 3
1.1 1.2 2.1 2.2 3
1.1 X X
1.2 X X
1.3 X
WBS
OBS
Crear la EDT/WBS
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Beneficios
Base para tu proyecto
Buenas estimaciones
Asignación de responsa-
bilidades
Facilita la medición
Referencia para
proyectos futuros
Control del cambio
¿cómo se llaman?
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1. Planificación basada en producto.
2. Facilita el entendimiento común del alcance desde etapas muy tempranas.
3. Identificación productos creados fuera del proyecto.
4. Reduce la complejidad gracias a la descomposición.
5. Facilita la comunicación y el reporting.
6. Facilita la identificación de riesgos.
7. Reduce la duplicidad, gracias a la visualización.
8. Facilita y mejora la planificación pues trabajamos a nivel de paquete de trabajo.
9. Facilita la aceptación del proyecto por parte de los usuarios finales.
10. Genera confianza y credibilidad.
11. Facilita la reutilización de productos de otros proyectos.
12. Facilita la utilización de la técnica EVM.
Otros beneficios
Lo más importante: evitar el scope creep y el gold plating! ¿qué es?
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Instituto Cajasol
¿QUÉ NECESITO ANTES DE
EMPEZAR?
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Instituto Cajasol
¿Qué necesi-
to?
Acta de constitu-
ción
Requisi-tos a alto
nivel
Datos históricos
Las personas adecua-
das
¿Qué necesito?
Crear la EDT/WBS
Recordatorio: ¿Qué es?
¿Cómo deben ser unos buenos objetivos?
¿quiénes?
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Instituto Cajasol
¿CÓMO ESTRUCTURO MI
EDT?
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Verbo Nombre
Diseñar un sito web Diseño del sitio web
Seleccionar herramientas Selección de herramientas
Escribir capítulo 4 Capítulo 4
Integrar Integración
Nombres en lugar de verbos
Crear la EDT/WBS
¿por qué?
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Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1
paso 1
1.1.2
paso 2
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
¡No hay tareas!
Crear la EDT/WBS
¿por qué?
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Instituto Cajasol
Proyecto
1
Servicios del proyecto
1.1
Gestión del proyecto
1.2
Soporte administrativo
2
Sistema X
2.1
subsistema xy
2.2
subsistema xz
2.3 Documentación del sistema X
Distintos colores o formas para diferenciar productos internos
(alcance de proyecto) y externos (alcance de producto)
Crear la EDT/WBS
¿ejemplos?
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Instituto Cajasol
Regla del 100%
Proyecto
1
20%
1.1
50%
1.2
50%
2
70%
2.1
30%
2.2
70%
3
10%
Crear la EDT/WBS
¿por qué?
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Instituto Cajasol
Proyecto
1
20%
1.1
50%
1.2
50%
2
70%
2.1
100%
3
10%
Sólo múltiples hijos
Crear la EDT/WBS
¿por qué?
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Instituto Cajasol
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 entregable
1.1.2
entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
Los paquetes de trabajo pueden estar en distintos niveles
Crear la EDT/WBS
¿por qué?
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Instituto Cajasol
Proyecto
1
Servicios del proyecto
1.1
Gestión del proyecto
Gestión del tiempo
Gestión de riesgos
Informes ArtefactosMonitoreo y
control
1.2
Redacción técnica
1.3 Gestión de la
configuración
1.4
Apoyo administrativo
2
Entregable
No olvidemos nuestro trabajo como Directores de Proyecto
Crear la EDT/WBS
´¿qué actividades?
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Entregables o actividades
Regla del 100%
Interno o externo
Nomenclatura coherente
Múltiples niveles y tipos de componentes
SíTareas
Redundancia
Sólo un hijo
Demasiado pequeño o demasiado detalles
Niveles artificiales
No
Crear la EDT/WBS
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¿QUÉ HERRAMIENTAS PUEDO
UTILIZAR?
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Instituto Cajasol
Herramientas WBS
Post-It
Mapas mentales
VisioWord
Excel
Herramientas
Crear la EDT/WBS. Herramientas
¿qué herramientas habéis utilizado?
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Instituto Cajasol
¿CÓMO SE CREA UNA EDT?
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Instituto Cajasol
1. Revisar lo que ya sabes.2. Tormenta de ideas y evaluar (2 pasos).3. Iterar (descomponer o agregar).4. Revisar con los interesados5. Revisión final del equipo.6. Crear el diccionario de la WBS.7. Control de la configuración.
Crear la EDT/WBS. Proceso
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Instituto Cajasol
Tormenta de ideas y Afinidad
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Instituto Cajasol
Descomposición
Una técnica de planificación
que subdivide el alcance del
proyecto y los entregables del
proyecto en componentes más
pequeños y más fáciles de
manejar, hasta que el trabajo
del proyecto asociado a lograr
el alcance del proyecto y a
conseguir los entregables se
defina con detalle suficiente
para poder respaldar la
ejecución, el seguimiento y el
control del trabajo.
¿Hasta cuando descomponer?• Planificación gradual• Asignación de trabajo• Buenas estimaciones
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Agregación
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Instituto Cajasol
Plantillas y revisión
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Instituto Cajasol
¿CÓMO UTILIZO MI EDT?
¿En qué otras gestiones será de utilidad?
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Instituto Cajasol
Requisitos
Base para lasestimaciones
Cronograma
Monitorización y control
Informe de situación
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CASO PRÁCTICO
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Instituto Cajasol
1. Grupos de 4 personas. Posibles roles:1. Director de Proyecto2. Ponente3. Responsable comunicación, marketing4. Responsable administración5. …
Proyecto: celebración de taller de EDT
1. Dinámica1. Elaborar la EDT siguiendo el proceso:
1. Grupos a): método top-down2. Grupos b): método bottom-up3. Grupos c): ¿lista de tareas?
2. Revisión por pares siguiendo el checklist3. Puesta en común de la evaluación4. Puesta en común sobre los resultados5. Extra: priorización
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ANEXOS: MÉTODOS DE
CREACIÓN DE LA EDT
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Métodos de creación de EDT
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ANEXO: CONTROL DE
CALIDAD
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Está orientado a entregables.
Define el alcance del proyecto.
Clarifica el trabajo y comunica el alcance del
proyecto a todos los interesados.
Contiene el 100% del trabajo definido por el
alcance.
Captura los entregables internos, externos y
temporales en términos del trabajo que se debe
realizar, incluyendo la gestión del proyecto.
Se construye de modo que cada nivel de
descomposición contiene el 100% del trabajo en el
nivel del padre.
Contiene paquetes de trabajo que claramente
sustentan la identificación de las tareas que se
deben realizar para entregar el paquete de trabajo.
Características
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Proporciona una descomposición gráfica, textual o
tabular del alcance del proyecto.
Contiene elementos que se definen utilizando
nombres y adjetivos, pero no verbos.
Organiza todos los entregables principales y
secundarios en una estructura jerárquica.
Emplea un esquema de codificación para cada
elemento que claramente identifica su naturaleza
jerárquica cuando se visualiza en cualquier formato
tal como un gráfico o un esquema
Tiene al menos dos niveles con al menos un nivel
de descomposición.
Se crea por aquellos que van a realizar el trabajo.
Características
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Se construye con entradas técnicas de expertos en la
material y otros interesados del proyecto tales como
expertos de negocio y financieros.
Se actualiza de acuerdo con el control de cambios
del proyecto, permitiendo de este modo la mejora
continua una que el alcance tiene línea base.
Características
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ANEXO: PRIORIZACIÓN DE
LA WBS
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Reconoce el valor distinto de cada componente
de la WBS.
Permite realizar una planificación basada en
valor.
Anticipa la obtención de valor.
Mejor uso de los recursos del proyecto.
Facilita el cierre prematuro cuando se ha
conseguido el valor suficiente.
Por qué priorizar
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MoSCoW
Out of Scope for this timeframe
Must Have
Should Have
Could Have
Won’t have this time Maybe
next time
Requirements that cannot be de-scoped without causing the project to fail
Minimum Usable SubseTGuaranteed
No more than 60% effort
Work arounds difficult/costly
Requirements that can be de-scoped as a last resort to keep the project on track
Expected
@ 20% effort
Work around easy/cheap
Requirements that can be de-scoped without causing significant problems
Possibly@ 20% effort
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Esfuerzo vs Valor
Source: http://growingagile.co.za/2013/07/importance-versus-value/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=importance-versus-value
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ANEXO: HERRAMIENTAS
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WBS tool
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WBS Schedule Pro
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WBS Planner
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bubbl.us
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MindManager
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Mind View
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wise mapping
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WBS Modeler add-in for Visio 2010
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Microsoft Office