taller 03

Gestión Empresarial con E-SigmaPARAMETRIZACIÓN DE PROCESOS DE APOYO

Material de Formación 2012

Ingrese al Software en la nube e-Sigma con el usuario y clave proporcionado por el administrador RedCampo. Para parametrizar los datos de los procesos de apoyo

Contabilidad

Para la gestión de a información contable, es fundamental realizar una correcta customización de:

• Documentos contables• Plan Único de Cuentas - PUC• Asistentes de registroEso son parámetros que facilita la gestión de la

información de registros contables o de inventarios y por esto se plantean como procesos de apoyo dentro de e-Sigma® +

Contabilidad – Documentos Contables

• Definir el tipo de documentos de entrada y salida, para el registro de todas las causaciones contables, es algo que puede definir autónomamente desde éste panel del menú


• Digíte el nombre que desee que tenga el documento a crear, en el campo Tipo de documento, de acuerdo a la denominación que de en éste campo, los documentos que cree tendrán este nombre como encabezado y al imprimir el documento aparece ésta denominación con el numero consecutivo respectivo.

• De acuerdo al tamaño y estructura de la organización, defina claramente estos documentos, sin embargo puede una empresa manejar dos tipos de documentos para contabilizar los ingresos, como son Recibo de caja y Factura de venta, los cuales serán marcado en Cuentas Por Pagar. Para reportar las salidas puede generar también dos tipos de documentos, Comprobante de egreso y Orden de compra los cuales podrá marcar como cuentas por pagar.

• Otro documento que es importante generar es la Nota Contable, que facilita gestionar la causación de cuentas que no han sido tenido en cuenta en los documentos customizados. Este documentos se puede marcar en la Cuenta No Aplica.

• La opción de marca del Tipo de documento denominado Cuentas, sirve para organizar informes que facilita recopilar datos con marcas como Cuentas por pagar


Los soportes contables más comunes son:


La empresa puede decidir crear más documentos contables como:-Consignación-Nomina -Compra -Traslados de inventarioSe deben crear tantos documentos contables como sean necesarios para administrar la función operativa y documental del negocio

Contabilidad




Plan Único de Cuentas - PUC




Plan Único de Cuentas - PUC• Cada cuenta contable tiene la siguiente información:• Código : Es el número que identifica la cuenta contable, éste código es único y no se puede

repetir.• Nombre Cuenta: El Plan de Cuentas tiene un nombre específico dado por las entidades

responsables del tema.• Descripción: La descripción es un detalle personalizado par cada negocio en el caso que se

desee manejar, facilitando a los usuario sobre todos no expertos en contabilidad.• Tercero | Si | No |: Seleccionar ésta opción en SI permite vincular un tercero con un registro

contable, evitando de ésta manera crear auxiliares para cada tercero, haciendo eficaz la contabilización de los registros del negocio.

• Estado | Activa | Inactiva |: Como el nombre indica ésta función, una cuenta Activa podrá ser visualizada por los usuarios, de lo contrario no se listara en los formularios que requiera diligenciar las cuentas del PUC.

• No olvide después de realizar una modificación, grabar los cambios, asegúrese de leer el mensaje de éxito.

TERCEROS

• Identificar plenamente con quien el ente económico o negocio tiene relaciones comerciales, ya sea por ser un empleado, un cliente o un proveedor, no solo es de un un empresario organizado, sino que también es una obligación tributaria en algunos casos.

• Este proceso de apoyo, gestiona el registro y actualización de la información de los terceros de la empresa. Por favor acceda al registro de terceros para ampliar.

TERCEROS• Un tercero se puede configurar dentro de e-sigma®+, como un recurso para,

gestionar información puntual que requiera ser trazada en la organización. El manejo de los recursos se ofrecen de manera estándar por la versión que usted suscribe, pero para ampliar el manejo y configuración de los recursos que se ajusten a la necesidad de cada organización se puede solicitar a soporte, dicha configuración para que se ajuste a lo deseado y la realidad de cada organización.

TERCEROSUn tercero, registrado como

empleado puede ser un recurso que guarda información como es la historia laboral dentro de la organización, registrando los diferentes periodos o cargos desempeñados en la entidad, marcando el rango de fechas y descripción de la experiencia. También un recurso se puede vincular a un Protocolo.

En la pestaña como empleado diligencia toda la información solcitada y asegúrese que el empleado aparezca Activo en el sistema

Productos y Servicios

• La relación de los productos y servicios del negocio, tanto de activos, inventarios, materias primas, servicios, es clave para que la trazabilidad, control y costeo de los procesos sea lo mas precisa posible

• Registro Producto• Tipo Producto• Listas de Precio• Documentos de Inventario

ACTIVIDAD

• Identifique los principales documentos contables que se utilizan en su organización y realice la parametrización de ellos.

• Realice un listado de las principales cuentas contables, revise si es necesaria la parametrización de subcuentas y auxiliares , active las cuentas a utilizar y actualice aquellas que necesiten terceros.

• Registre diversos tipos de terceros de la empresa (empleados, clientes, proveedores, socios)

• Identifique los principales productos y servicios de la empresa y parametrice sus principales características como listas de precios y documentos de inventario

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