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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO 1 de 8 2015 OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA-TALENTO HUMANO ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL 31.01 ACTA 2 2 X X Refleja historia institucional. 31.01.6 Actas de Capacitación y Bienestar Social 2 2 X X Refleja historia institucional. Resolución 132 de 2013 Comunicación interna (convocatoria) Lista de asistencia Acta 31.01.14 Actas de convivencia laboral 2 2 X X Refleja historia institucional. Resolución 130 de 2012. Comunicación interna (convocatoria) Lista de asistencia Acta 31.01.17 Actas de Salud ocupacional Refleja historia institucional. Resolución 161 de 2013. Comunicación interna (convocatoria) Lista de asistencia Acta 31.04 APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL 2 78 X X Seleccionar reporte del sistema de seguridad social Art 55 Estatuto General Reporte del sistema de seguridad social Planillas de liquidación subsidio Familiar Oficios enviados y recibidos Oficios de derechos de petición CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIONES DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS CT E D S CONVENCIONES: CT: Conservancion total E: Eliminar D: Digitalización S: Selección Fecha: Mayo 26 de 2015 Firma :

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO

1 de 82015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA-TALENTO HUMANO

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

31.01 ACTA 2 2 X X Refleja historia institucional.

31.01.6 Actas de Capacitación y Bienestar Social2 2

X XRefleja historia institucional. Resolución 132 de 2013

Comunicación interna (convocatoria)

Lista de asistencia

Acta

31.01.14 Actas de convivencia laboral2 2

X XRefleja historia institucional. Resolución 130 de 2012.

Comunicación interna (convocatoria)

Lista de asistencia

Acta

31.01.17 Actas de Salud ocupacionalRefleja historia institucional. Resolución 161 de 2013.

Comunicación interna (convocatoria)

Lista de asistencia

Acta

31.04 APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL 2 78 X X Seleccionar reporte del sistema de seguridad social Art 55 Estatuto General

Reporte del sistema de seguridad social

Planillas de liquidación subsidio FamiliarOficios enviados y recibidos

Oficios de derechos de petición

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

CONVENCIONES:

CT: Conservancion totalE: Eliminar

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO

2 de 82015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA-TALENTO HUMANO

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

31.28 HISTORIAS LABORALES 2 78 X X

Acuerdo 009 del Archivo General de la Nación y la Circular 004 de 2003 emanada por Dpto. Administrativo de la Función Pública. Seleccionar las Historias Laborales por meritos personales para la Historia Institucional. El tiempo de gestión inicia a partir del retiro del funcionario y los que se les halla reconocido bono pensional, cuota parte de bono pensional. Cuando se emita fallo de Tutela el tiempo de gestión inicia a partir del retiro del funcionario.

Acto administrativo de nombramiento

Oficio de notificación de nombramiento

Fotocopia Cédula

Formato único de hoja de vida de la función públicaSoportes documentales de estudios y experiencia

Acta de Posesión

Fotocopia certificado antecedentes judiciales

Fotocopia certificado antecedentes fiscales

Fotocopia certificado antecedentes disciplinarios Formato de Bienes y Rentas

Hoja de vida

Fotocopias de certificados o Diplomas de EstudioCertificado Médico ocupacional

CONVENCIONES:

CT: Conservancion totalE: Eliminar

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO

3 de 82015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA-TALENTO HUMANO

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Fotocopia Libreta Militar (hombres)

Oficio solicitud de vacaciones

Solicitud y autorización de permisos

Resolución de encargo

Evaluación de desempeño laboral

Afiliación Riesgos profesionales

Afiliación Pensión

Afiliación Salud

Afiliación Caja de Compensación Familiar

Memorandos

Derechos de petición

Incapacidades por enfermedad Licencia de maternidad o paternidad o licencia de duelo

Resolución licencia no remuneradaResolución vacaciones

Resolución interrupción de vacaciones

Resolución aplazamiento de vacaciones

Resolución indemnización de vacacionesResolución deReconocimientoa a la labor desempeñadaResolución de reconocimiento de bono y/o cuota parte pensionarResolución de reconocimiento y pago de cesantías parciales o definitivas

CONVENCIONES:

CT: Conservancion totalE: Eliminar

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA-TALENTO HUMANO

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

Certificado médico laboralResolución de comisión de serviciosResolución de comisión para desempeñar empleo de libre nombramiento y remoción

Certificado de ingresos y retenciones

31.31 INFORMES

31.31.5 Informes de Gestión 1 4 XLa informacion se encuentra en las Historias Laborales

Informes de gestión a gerencia: evaluación desempeño

31.31.6 Informes Entes de control 2 8 X XLa información se encuentra en los Libros Contables

Informes a la Contraloría General de Santander

Informe (documento digital)

Informe Supersalud

31.31.7 Informes Entes Público 2 8 X X Refleja Historia Institucional

Informe a la Secretaría de Salud de Departamental

31.38 NÓMINA 2 78 X XRefleja la historia institucional sobre cargos y sueldos. Organizar la nómina cronologicamente

Novedades de nómina y soportes: Embargos, libranzas

Desprendibles de pago

Nómina

CONVENCIONES:

CT: Conservancion totalE: Eliminar

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

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5 de 82015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA-TALENTO HUMANO

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

31.40 PASIVO PENSIONAL 1 19 X X Refleja Historia Institucional

31.40.1 Pasivocol 1 19 X X Refleja Historia InstitucionalOficio remisorio al Gobernación de SantanderInformes afiliados a Base de Datos única al sistema general

31.42 PLANES2 2 X

Seleccionar el plan para la Historia Institucional

31.42.12 Plan institucional de capacitación 2 2 XSeleccionar el plan institucional de capacitación y el informe de seguimiento al plan Resolución 131 de 2010.

Resoluciones implementación del programa

Plan institucional de capacitación

Acta de reuniones

Lista de asistencia por capacitación

Encuesta de necesidades de capacitaciónInformes de seguimientos al planEvaluación de impacto de la inducción reinducción, formación, capacitación

30.42.6 Plan de mejoramiento de calidad 1 XLa información se encuentra consolidado en la oficina de Mejoraminto Institucional

Planes de mejoramiento (resultado de autoevaluación, registro calificado, auditoria interna y externa)

CONVENCIONES:

CT: Conservancion totalE: Eliminar

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO

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OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA-TALENTO HUMANO

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

30.42.9 Plan de mejoramiento por proceso 1 XLa información se encuentra en la oficina de Control interno

Plan

Comunicaciones oficiales

soportes documentales

Informes

30.42.13 Plan Operativo 1 0 X

Sustenta la gestión. La información se encuentra en la oficina de Desarrollo institucional en el consolidado del Plan Operativo

Comunicaciones internas (doc electrónico)

Plan de Operativo

Informes avance del plan operativo del proceso

31.46 PROGRAMAS

31.46.5 Programa de inducción y reinducción 1 3 X

Seleccionar el plan y las acta de inducción y reinducción para la Historia Institucional. Resolución 046 de 2010 y Resolución 229 de 2008.

Diagnóstico reinducción

Plan de inducción y reinducción anual

Actas de inducción y reinducciónEvaluación de impacto de la inducción reinducción, formación

CONVENCIONES:

CT: Conservancion totalE: Eliminar

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO

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OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA-TALENTO HUMANO

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

31.46.09 Programas de Seguridad y Salud en el Trabajo 5 15 X

Seleccionar el programa Seguridad y Salud en el Trabajo para la Historia Institucional. Art 13 de decreto 1443 2014

Programa de Seguridad y Salud en el TrabajoCronograma de actividadesOficios a las entidades ARL, secretaria de salud municipal, clinicas, Ministerio de trabajo

Investigación accidente de trabajoFormato de investigación de accidente de trabajo XFormato de investigación de incidente de trabajo

Comunicaciones internas (documento digital)

Inpecciones planeadasInspecciones de seguridadMatriz de riesgoComunicaciones internas (documento digital)Plan de emergenciaInforme del simulacroAnalisis de vulnerabilidad

Comunicaciones internas (documento digital)Peligro PsicosocialCuestionario para la evaluación del estrésResultado del estudio XCuestionario de factores de riesgo psicosocial intralaboralCuestionario de factores de riesgo psicosocial extralaboralResultado del estudio XComunicaciones internas (documento digital)

CONVENCIONES:

CT: Conservancion totalE: Eliminar

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO

8 de 82015

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA-TALENTO HUMANO

ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S

31.46.12 Programa Bienestar Social e incentivos 1 3 XSeleccionar el programa de Bienestar e incentivos para la Historia Institucional

Programa de Bienestar e incentivos

Lista de asistencia Evaluación de impacto de la inducción reinducción, formación, capacitación

31.51 SELECCIÓN DE PERSONAL 1 4 XSeleccionar el informe final para la Historia Institucional

Solicitud de personal

Lista de chequeo

pruebas psicotcnicas

informe finalhoja de vida

30.53 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 2 0 X En constante actualización

Caracterización de Documentos

Procesos (documento digital)

Sub-procedimientos (documento digital)

Procedimientos (documento digital)

30.53.1 Gestión del Riesgo 2 0 X En constante actualización

Contexto estrategico

Matriz del Riesgo

Seguimiento a la matriz del riesgo

CONVENCIONES:

CT: Conservancion totalE: Eliminar

D: DigitalizaciónS: Selección

Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :