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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALESE HOSPITAL PSIQUIÁTRICO SAN CAMILO
1 de 82015
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA-TALENTO HUMANO
ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
31.01 ACTA 2 2 X X Refleja historia institucional.
31.01.6 Actas de Capacitación y Bienestar Social2 2
X XRefleja historia institucional. Resolución 132 de 2013
Comunicación interna (convocatoria)
Lista de asistencia
Acta
31.01.14 Actas de convivencia laboral2 2
X XRefleja historia institucional. Resolución 130 de 2012.
Comunicación interna (convocatoria)
Lista de asistencia
Acta
31.01.17 Actas de Salud ocupacionalRefleja historia institucional. Resolución 161 de 2013.
Comunicación interna (convocatoria)
Lista de asistencia
Acta
31.04 APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL 2 78 X X Seleccionar reporte del sistema de seguridad social Art 55 Estatuto General
Reporte del sistema de seguridad social
Planillas de liquidación subsidio FamiliarOficios enviados y recibidos
Oficios de derechos de petición
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIONES DISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
CONVENCIONES:
CT: Conservancion totalE: Eliminar
D: DigitalizaciónS: Selección
Fecha: Mayo 26 de 2015Firma :
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FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
31.28 HISTORIAS LABORALES 2 78 X X
Acuerdo 009 del Archivo General de la Nación y la Circular 004 de 2003 emanada por Dpto. Administrativo de la Función Pública. Seleccionar las Historias Laborales por meritos personales para la Historia Institucional. El tiempo de gestión inicia a partir del retiro del funcionario y los que se les halla reconocido bono pensional, cuota parte de bono pensional. Cuando se emita fallo de Tutela el tiempo de gestión inicia a partir del retiro del funcionario.
Acto administrativo de nombramiento
Oficio de notificación de nombramiento
Fotocopia Cédula
Formato único de hoja de vida de la función públicaSoportes documentales de estudios y experiencia
Acta de Posesión
Fotocopia certificado antecedentes judiciales
Fotocopia certificado antecedentes fiscales
Fotocopia certificado antecedentes disciplinarios Formato de Bienes y Rentas
Hoja de vida
Fotocopias de certificados o Diplomas de EstudioCertificado Médico ocupacional
CONVENCIONES:
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FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Fotocopia Libreta Militar (hombres)
Oficio solicitud de vacaciones
Solicitud y autorización de permisos
Resolución de encargo
Evaluación de desempeño laboral
Afiliación Riesgos profesionales
Afiliación Pensión
Afiliación Salud
Afiliación Caja de Compensación Familiar
Memorandos
Derechos de petición
Incapacidades por enfermedad Licencia de maternidad o paternidad o licencia de duelo
Resolución licencia no remuneradaResolución vacaciones
Resolución interrupción de vacaciones
Resolución aplazamiento de vacaciones
Resolución indemnización de vacacionesResolución deReconocimientoa a la labor desempeñadaResolución de reconocimiento de bono y/o cuota parte pensionarResolución de reconocimiento y pago de cesantías parciales o definitivas
CONVENCIONES:
CT: Conservancion totalE: Eliminar
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FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
Certificado médico laboralResolución de comisión de serviciosResolución de comisión para desempeñar empleo de libre nombramiento y remoción
Certificado de ingresos y retenciones
31.31 INFORMES
31.31.5 Informes de Gestión 1 4 XLa informacion se encuentra en las Historias Laborales
Informes de gestión a gerencia: evaluación desempeño
31.31.6 Informes Entes de control 2 8 X XLa información se encuentra en los Libros Contables
Informes a la Contraloría General de Santander
Informe (documento digital)
Informe Supersalud
31.31.7 Informes Entes Público 2 8 X X Refleja Historia Institucional
Informe a la Secretaría de Salud de Departamental
31.38 NÓMINA 2 78 X XRefleja la historia institucional sobre cargos y sueldos. Organizar la nómina cronologicamente
Novedades de nómina y soportes: Embargos, libranzas
Desprendibles de pago
Nómina
CONVENCIONES:
CT: Conservancion totalE: Eliminar
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FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
31.40 PASIVO PENSIONAL 1 19 X X Refleja Historia Institucional
31.40.1 Pasivocol 1 19 X X Refleja Historia InstitucionalOficio remisorio al Gobernación de SantanderInformes afiliados a Base de Datos única al sistema general
31.42 PLANES2 2 X
Seleccionar el plan para la Historia Institucional
31.42.12 Plan institucional de capacitación 2 2 XSeleccionar el plan institucional de capacitación y el informe de seguimiento al plan Resolución 131 de 2010.
Resoluciones implementación del programa
Plan institucional de capacitación
Acta de reuniones
Lista de asistencia por capacitación
Encuesta de necesidades de capacitaciónInformes de seguimientos al planEvaluación de impacto de la inducción reinducción, formación, capacitación
30.42.6 Plan de mejoramiento de calidad 1 XLa información se encuentra consolidado en la oficina de Mejoraminto Institucional
Planes de mejoramiento (resultado de autoevaluación, registro calificado, auditoria interna y externa)
CONVENCIONES:
CT: Conservancion totalE: Eliminar
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FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
30.42.9 Plan de mejoramiento por proceso 1 XLa información se encuentra en la oficina de Control interno
Plan
Comunicaciones oficiales
soportes documentales
Informes
30.42.13 Plan Operativo 1 0 X
Sustenta la gestión. La información se encuentra en la oficina de Desarrollo institucional en el consolidado del Plan Operativo
Comunicaciones internas (doc electrónico)
Plan de Operativo
Informes avance del plan operativo del proceso
31.46 PROGRAMAS
31.46.5 Programa de inducción y reinducción 1 3 X
Seleccionar el plan y las acta de inducción y reinducción para la Historia Institucional. Resolución 046 de 2010 y Resolución 229 de 2008.
Diagnóstico reinducción
Plan de inducción y reinducción anual
Actas de inducción y reinducciónEvaluación de impacto de la inducción reinducción, formación
CONVENCIONES:
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FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
31.46.09 Programas de Seguridad y Salud en el Trabajo 5 15 X
Seleccionar el programa Seguridad y Salud en el Trabajo para la Historia Institucional. Art 13 de decreto 1443 2014
Programa de Seguridad y Salud en el TrabajoCronograma de actividadesOficios a las entidades ARL, secretaria de salud municipal, clinicas, Ministerio de trabajo
Investigación accidente de trabajoFormato de investigación de accidente de trabajo XFormato de investigación de incidente de trabajo
Comunicaciones internas (documento digital)
Inpecciones planeadasInspecciones de seguridadMatriz de riesgoComunicaciones internas (documento digital)Plan de emergenciaInforme del simulacroAnalisis de vulnerabilidad
Comunicaciones internas (documento digital)Peligro PsicosocialCuestionario para la evaluación del estrésResultado del estudio XCuestionario de factores de riesgo psicosocial intralaboralCuestionario de factores de riesgo psicosocial extralaboralResultado del estudio XComunicaciones internas (documento digital)
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D: DigitalizaciónS: Selección
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FINAL PROCEDIMIENTOSCT E D S
31.46.12 Programa Bienestar Social e incentivos 1 3 XSeleccionar el programa de Bienestar e incentivos para la Historia Institucional
Programa de Bienestar e incentivos
Lista de asistencia Evaluación de impacto de la inducción reinducción, formación, capacitación
31.51 SELECCIÓN DE PERSONAL 1 4 XSeleccionar el informe final para la Historia Institucional
Solicitud de personal
Lista de chequeo
pruebas psicotcnicas
informe finalhoja de vida
30.53 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 2 0 X En constante actualización
Caracterización de Documentos
Procesos (documento digital)
Sub-procedimientos (documento digital)
Procedimientos (documento digital)
30.53.1 Gestión del Riesgo 2 0 X En constante actualización
Contexto estrategico
Matriz del Riesgo
Seguimiento a la matriz del riesgo
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