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AYUDA GIC XP WIN R

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TABLA DE CONTENIDOS GENERAL Introducción Como introducir una ficha Como Buscar una Ficha Barra de botones Diferencias versión red MENÚS General Impresos Configuración Salidas Originales INTRODUCCIÓN El programa GIC 98 Win se ha realizado siguiendo la tradición en el desarrollo de programas de GENERAL ASDE de mas de 10 años. En el programa se han implementado todas las opciones que disponía nuestro anterior programa en MS-DOS, con una gran mejora en ergonomía posible gracias al uso del entorno Windows. Ademas se han implementado opciones nuevas como el almacenamiento completo del historial médico, la previsualización en pantalla de todos los listados y salidas impresas o la configuración de listados personalizados entre otras. Al igual que su antecesor en MS-DOS, este programa ha surgido con una concepción abierta, lo cual permite la adaptación inmediata a cualquier cambio legislativo así como la inclusión de las sugerencias que nos hacen continuamente nuestros usuarios. Para empezar a usar el programa no olvide pasar por la sección CONFIGURACIÓN y rellenar todos los datos con los valores actuales aplicables a su centro.

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COMO INTRODUCIR UNA FICHA En primer lugar es imprescindible para introducir correctamente fichas, conocer la estructura de organización de las fichas en el programa. Para los antiguos usuarios de la versión MS-DOS hay que hacer notar que la concepción a cambiado notablemente. En aquella versión la estructura estaba orientada a ficha mientras que en esta la base de datos esta orientada a cliente. La base de datos consiste en un conjunto de clientes que pueden haber venido al centro varias veces y por distintos motivos (conducir, armas, seguridad, etc.) Por ello lo primero que hay que crear es la ficha de datos personales de dicho cliente. De ella colgarán las distintas fichas médicas de cada uno de los pases del mismo por el centro. COMO CREAR UNA FICHA DE DATOS PERSONALES Lo primero es tener seleccionada la solapa Datos Personales en la pantalla principal del programa.

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entonces deberemos pulsar el botón con lo cual el programa nos presentara una ficha con todos los campos vacios y en modo edición.

Hay que observar que en el lado derecho aparecen 3 solapas que permiten acceder al Historial del cliente. El programa nos indica un Nº de Cliente., este es un número de orden que identifica unívocamente a este cliente, no pueden existir por tanto dos clientes con el mismo número. Podemos cambiar el Nº de Cliente simplemente cambiandonos a la casilla correspondiente y editandolo. Si queremos cambiar el Nº de Cliente por defecto que nos presenta el programa, podemos hacerlo en la sección correspondiente del menú de configuración. En esta versión el programa intenta mantener una lista de números de cliente consecutiva , por ello, si detecta algún hueco en la numeración nos sugerirá que usemos dicho número independientemente del número que este predeterminado en la configuración del equipo. Así mismo, si el número que hemos introducido ya existe, el programa nos avisará y nos sugerirá el siguiente libre. El primer campo a rellenar es el D.N.I. El programa usa el D.N.I. como identificativo para todas las fichas por lo cual su introducción es imprescindible

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para el funcionamiento del programa. Si el programa detecta que ya existe una ficha con dicho D.N.I. automáticamente rellena los campos con los datos almacenados en la base. En este momento el usuario puede aceptar los valores pulsando el botón [ACEPTAR] o modificar cualquier campo que haya cambiado. En este último caso el botón cambia al valor [MODIFICAR] , una vez realizados los cambios pertinentes se pulsa el botón [MODIFICAR] y los datos quedan actualizados en la base de datos. Si el D.N.I. se halla clasificado entonces aparecerá una ventana indicando la causa que se introdujo en su momento

El campo Código Postal mantiene una base de datos con las poblaciones y provincias asociadas, con lo que una vez haya introducido un Código Postal, la próxima vez que lo introduzca el programa rellenara automáticamente los campos población y provincia. El campo Fecha de Nacimiento es otro de los campos clave del programa por lo que deberá de rellenarlo de forma obligatoria. Una vez introducidos los datos personales del cliente hay que introducir los datos correspondientes al tipo de informe que haya solicitado. Para ello pulsaremos la solapa correspondiente. Si el sujeto ya hubiera venido anteriormente el programa presentará en pantalla los resultados de la última visita. Si tiene mas de una visita anterior, se puede seleccionar desplegando la lista de fechas o de números de ficha. Las características que vamos a definir son aplicables a cualquiera de las solapas Conducir, Armas y Seguridad. Al igual que con la solapa Datos

Personales para añadir una ficha deberá pulsar primero el botón con lo cual el programa nos presentara una ficha con todos los campos vacíos y en modo edición.

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El programa rellena todos los campos, que lo permiten, con valores por defecto típicos, de tal forma que en la mayor parte de las ocasiones solo hay que rellenar un par de casillas. Vamos a describir algunos de los campos de la ficha. - El campo Número se corresponde con el número de expediente. El

programa presenta el que se haya definido en la configuración. Este es incrementado automáticamente con cada ficha, por lo que no es necesario habitualmente su modificación. En esta versión se ha realizado una mejora en el sistema de asignación de números. Si el programa detecta un hueco en la numeración (por alguna anulación de ficha, por ejemplo) y este hueco es compatible con la fecha actual, es decir, no altera la coherencia del libro de registro su aprovechamiento, entonces nos sugerirá dicho número en lugar del siguiente por orden. Asimismo, si el número ya ha sido utilizado nos lo advertirá y sugerirá el siguiente libre.

- El campo Fecha es la fecha en que se ha realizado el informe. El

programa lo rellena con la fecha del día, salvo que esta se haya modificado

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en la configuración. - El campo Revisión indica la fecha de próxima revisión calculada a partir

de los datos de Fecha de Nacimiento y tipo de permiso. En ningún caso tiene en cuenta las restricciones que se le apliquen. Si las hubiere, tendrá que ser modificada por el usuario.

- El campo Factura se corresponde con el número de factura a imprimir al

cliente. Sigue las mismas caracteristicas de asignación que el número de expediente.

- El campo Equipo permite introducir los indicativos de facultativos

intervinientes en la exploración. Estos indicativos se corresponden a los definidos en la sección de configuración.

- El campo Código permite introducir un código de clasificación

alfanumérico que posteriormente permite generar recuentos y listados en la opción Salidas.

- En los campos Deficiencias y Observaciones existe la posibilidad de

pulsar el botón derecho del ratón dentro de la zona de escritura. Con ello aparece una lista de color amarillo (ver gráfico superior) con los códigos aceptados por tráfico. Seleccionando un elemento de la lista, este aparece inmediatamente escrito en la casilla correspondiente.

Si decide guardar los resultados de la exploración en el ordenador, deberá de rellenar el resto de solapas que constan en la ficha. Explicaremos un par de campos cuyo manejo no es evidente. En la lengueta Oftalmólogo existe un apartado que corresponde al campo visual.

Si se pulsa el botón izquierdo del ratón sobre la zona verde aparecera una ampliación de la campimetría que permitira introducirla o consultarla, dependiendo del modo en el que este la ficha. Si esta en modo edición, pulsando el botón izquierdo del ratón sobre cualquier punto de la campimetría aparecerá un punto rojo.

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Si desea borrar un punto debe de situar la flecha del ratón sobre el y pulsar el botón derecho del ratón. Recuerde pulsar el botón [MODIFICAR] para que los puntos queden almacenados en la ficha. El otro campo interesante de resaltar es en la solapa Medico 1, el apartado Agudeza Auditiva.

Si rellena todos los campos el programa calcula la perdida combinada automáticamente. Una vez todos los campos de la ficha contengan los datos correctos (recuerde comprobar todas las solapas del lado izquierdo) deberá validarlos como siempre con el botón [INSERTAR] o [MODIFICAR] según corresponda.

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GENERAL Por el momento esta opción únicamente contiene la opción Base de DNI además de permitir salir del programa. Es conveniente usarla para que las bases de datos se cierren correctamente. La Base de Datos de DNI es una lista de DNI a los que se les ha asociado un texto que deseamos nos aparezca en pantalla cuando el cliente pase por el centro. El funcionamiento es similar al de las fichas de clientes, aunque aqui los botones que realizan las funciones [NUEVO] [MODIFICAR] [BORRAR] [BUSCAR] están en la misma ventana.

Al igual que en las fichas de cliente, el modo inserción o modificación viene indicado por un cambio de color del fondo de los recuadros de texto.

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. Cuando un cliente entra en el centro y su D.N.I. está clasificado, al introducir su D.N.I. aparece una alerta en pantalla como la siguiente.

Además las fichas cuyo D.N.I. tenga un mensaje asociado se distinguen por la

aparición en la parte superior derecha de un botón que al ser pulsado nos muestra el mensaje asociado.

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IMPRESOS En esta opción se encuentran todas las posibilidades de impresión a partir de una ficha válida. Al arrancar el programa observará que se encuentra deshabilitada, esto es debido a que para evitar errores solo se habilitan cuando está seleccionada una ficha válida. Las opciones mas habituales (informe, ficha y factura) se pueden activar también por los botones correspondientes (ver ayuda de barra de botones). - Informe - Ficha - Factura - Comunicación No Apto - Comunicación Interrumpido

DIFERENCIAS VERSIÓN RED Respecto a la versión monopuesto, hay que tener en cuenta dos situaciones potencialmente conflictivas. Una es la posibilidad de acceso simultaneo a un mismo dato y la otra la asignación de números consecutivos de expediente y factura a los clientes. Respecto al acceso simultaneo, el programa bloquea el acceso a las fichas cuando estas se encuentran en modo de edición. De tal forma, que si cualquier otro usuario intenta acceder a la misma, le aparecerá un mensaje de advertencia con el usuario que tiene bloqueada la ficha. Por limitaciones del sistema de bloqueo, existe la posibilidad de que queden inaccesibles fichas que realmente no están siendo modificadas en dicho momento. En cualquier caso en cuanto la ficha sea almacenada, desaparecerán todos los bloqueos de todas las fichas. Respecto a la asignación de números tenemos el problema de la entrada simultanea, en dos o más puestos, de fichas. En este caso, cada una de las entradas recibe asignado el mismo número, el primero que finalice la entrada de datos y pulse el botón [INSERTAR] recibe dicho número de forma definitiva. El

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siguiente cuando pulse [INSERTAR] recibirá un mensaje indicandole que dicho número ya esta ocupado y sugiriendole que use el siguiente. Ante la posibilidad de la disposición de más de una impresora en una red, se ha incluido la posibilidad de elegir impresora en los menús de configuración de impresos. Siendo posible imprimir en impresoras diferentes cada uno de los impresos del centro.

CONFIGURACIÓN Aqui es donde deberá adaptar las características del programa a las particularidades de su Centro. Es conveniente que repase todos los puntos para comprobar que están correctamente configurados, en particular no olvide de comprobar los puntos Datos del Centro, Ajuste Impresos y Precios. - Datos del Centro - Ajuste Impresos - Correo Electrónico - Precios - Listados - Etiquetas - Datos Personal - Passwords - Fecha - Idioma - Ruta Datos

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SALIDAS En este apartado están recogidas todas las opciones que presentan resultados de varios clientes de forma colectiva. En todos los casos los resultados pueden ser visualizados en pantalla o impresos en papel. vamos a ver cada apartado de forma individual. - Listados - Libro de Registro - Libro de Caja - Facturas Personal - Listado de Interrumpidos - Enviar Correo No Aptos - Clientes a Revisar - Códigos de Clasificación

ORIGINALES Esta opción esta pensada para la obtención rápida de originales de cada uno de los impresos. Al elegir un tipo de impreso el programa imprime un original sin datos del mismo por ambas caras. La utilidad de esta opción es la obtención de originales para llevar a la imprenta o la impresión de impresos en caso de un desabastecimiento momentáneo entre otras.

BARRA DE BOTONES Se trata de una barra que esta situada en la parte superior justo debajo de los menús, consta de varios botones que permiten acelerar el acceso a las tareas mas comunes. Pasamos a describir el funcionamiento de cada uno de ellos.

Este botón permite crear una nueva ficha. Cada vez que se pulsa el programa crea una nueva ficha en blanco. La ficha que se cree dependerá de la solapa que este seleccionada en ese momento. Es imprescindible usarla para añadir fichas a la base de datos.

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Este botón imprime el informe, ver Impresión del informe

Este botón solo esta activo en la solapa Datos Personales permite buscar por D.N.I. o por apellidos. Mas información en Como Buscar una Ficha

Este botón permite modificar una ficha ya introducida con anterioridad. El texto pasa a modo modificable (fondo color cian). Una vez realizadas las modificaciones oportunas deben de ser validadas con el botón [MODIFICAR] o canceladas con el botón [CANCELAR] .

Este botón borra la ficha seleccionada. Segun la solapa seleccionada borrara el cliente completo o solo la ficha seleccionada. Si tiene seleccionada la solapa Datos Personales al borrarla desaparecerán también todas las fichas asociadas a ese cliente.

Este botón imprime la ficha interna, ver Impresión de la ficha

Este botón imprime la factura, ver Impresión de la factura

IMPRESIÓN DEL INFORME Con esta opción se imprime el informe que se expide al sujeto examinado. El tipo de informe emitido dependerá de la lengüeta actualmente seleccionada en la ficha del sujeto.

El programa le pedirá que introduzca la cara anterior del informe primero y la posterior después. Si pulsa el botón [CANCELAR] solo omitirá la impresión de la cara correspondiente, pidiendole igualmente confirmación para la otra cara. El tipo de papel que debe de introducir dependerá de la configuración elegida para dicho informe.

La impresión del informe también puede realizarse pulsando el botón de la barra de botones.

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IMPRESIÓN DE LA FICHA Con esta opción se imprime la ficha interna que debe almacenarse en el centro con los resultados de la exploración. El tipo de papel que debe de introducir depende de la configuración que haya elegido. El programa le pedirá que introduzca la cara anterior de la ficha primero y la posterior después. Si pulsa el botón [CANCELAR] solo omitirá la impresión de la cara correspondiente, pidiendole igualmente confirmación para la otra cara.

La impresión de la ficha también puede realizarse pulsando el botón de la barra de botones.

IMPRESIÓN DE LA FACTURA Con esta opción se imprime la factura que debe entregarse al sujeto examinado, deberá realizar una segunda copia como resguardo. El tipo de papel que debe de introducir depende de la configuración que haya elegido.

La impresión de la factura también puede realizarse pulsando el botón de la barra de botones. IMPRESIÓN DE COMUNICADOS NO APTO Con esta opción se imprime el comunicado que debe mandarse a Tráfico o Guardia Civil para comunicar que el sujeto ha sido declarado no apto.

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En la casilla causas deberá rellenar las causas de la denegación. Pulsando [IMPRIMIR] comenzará la impresión inmediatamente por lo que deberá tener ya preparado el papel adecuado en la impresora. En general este debe de ser tamaño cuartilla y sus características de orientación y preimpresión dependen como siempre de las elecciones realizadas en configuración. Si pulsa el botón [CANCELAR] saldrá de la pantalla sin imprimir.

IMPRESIÓN DE COMUNICADOS INTERRUMPIDO Con esta opción se imprime el comunicado que debe mandarse a Tráfico o Guardia Civil para comunicar que el sujeto ha sido interrumpìdo. Por el parecido con la opción COMUNICADO NO APTO vea este apartado para más información.

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CONFIGURACIÓN DE DATOS DEL CENTRO Esta es una de las primeras pantallas que debería rellenar. En ella se encuentran los datos de filiación del centro así como los números iniciales para todas y cada una de las numeraciones que lleva el programa.

AJUSTE DE IMPRESOS Aquí se ajustan todos los parámetros asociados a cada uno de los distintos impresos que imprime el programa. Explicaremos lo que significa cada parámetro de forma general, siendo su aplicación idéntica en cada uno de los impresos

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-Margenes: Los margenes siempre se encuentran expresados en milímetros admitiendose decimales. Cuando se indica margen izquierdo se refiere a la distancia entre el borde izquierdo del papel y la posición de impresión, teniendo en cuenta que un número mayor indica una impresión más a la derecha y un número menor más a la izquierda. Cuando se indica margen superior queremos referirnos a la distancia entre el borde superior del papel y la primera posición de impresión, correspondiendo a números mayores una impresión en una posición más inferior y a números menores una posición más superior. Hay que hacer notar, que aunque se introduzcan ceros en ambos margenes, esto no quiere decir que la impresión se realice justo en la esquina superior izquierda. Esto es debido a que todas las impresoras disponen de una zona no imprimible que depende del fabricante, tenga en cuenta esto en sus cálculos. Las flechitas que hay en el lado derecho de las entradas de margen, permiten incrementar o decrementar en una unidad la cantidad allí situada.

-Impresión completa: Al marcarla el programa imprimirá el impreso correspondiente completo, tanto fondo como datos, debiendo introducir una hoja en blanco o con el membrete del centro.

-Impresión apaisada: Al marcarla el programa imprimirá el impreso girado 90 grados. Esto también se puede conseguir yendo a configuración de impresora y seleccionando la impresión apaisada allí, en este caso la impresión se producirá para todos los tipos de impreso (incluyendo listados). En el caso de la ficha la impresión

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deberá elegirse apaisada salvo que se haya cambiado la configuración de la impresora.

-Tipo de Letra: En los impresos que lo permiten, esta opción posibilita la elección del tipo de letra que se desee imprima en el impreso en las casillas de datos. Esta elección no afecta a la impresión del fondo (caso de haber seleccionado impresión completa). Tras haber seleccionado otro tipo de letra la frase “Tipo de letra” reflejara el cambio seleccionado.

-Configuración de cabecera: En los impresos que lo permiten, cuando se marca la opción Imprimir cabecera, se habilitan el resto de controles. Los controles de Margen funcionan igual que se ha indicado antes en un punto anterior. Indicando, en este caso, la posición en la que se imprimirá la esquina superior izquierda del gráfico de cabecera. En cuanto a los ajustes de ancho y alto, permiten un escalado del gráfico de cabecera para que ocupe la distancia en milímetros que allí se indique. Por último cuando se pulsa el icono de apertura de fichero, se accede a una ventana de selección de archivo. En esta se puede elegir el gráfico de cabecera que se quiere imprimir, siendo los tipos admitidos BMP, GIF o JPG.

Hay una opción especifica de la configuración de ficha, es la elección entre ficha Nueva y Antigua. Esta distinción es solo aplicable a aquellos que dispusieran de la versión del programa en MS-DOS. La ficha antigua se refiere al modelo que se usaba en aquel programa, mientras que la nueva se refiere al modelo actual.

CONFIGURACIÓN DE PRECIOS Esta es otra de las opciones que debería rellenar en primer lugar. En esta tabla debe de introducir las tarifas actuales para cada una de las categorías.

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CONFIGURACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO La información necesaria para rellenar este apartado es de carácter técnico. Quizás necesite consultar con su proveedor de correo electrónico para poder rellenarla correctamente. Otra fuente de información que puede serle de utilidad es la configuración de su programa actual de correo electrónico.

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La descripción de cada uno de los apartados es la siguiente. Servidor SMTP : En este apartado debe de poner la dirección electrónica de correo saliente de su proveedor. Por ejemplo, para ONO sería smtp.ono.com. También se admite la dirección IP como dato válido. En el ejemplo de ONO sería 62.42.230.12. Nombre Correo : Aquí debe de introducir el nombre con el que quiere identificar su cuenta de correo. Por ejemplo, el nombre de su centro médico. Dirección de Correo : Aquí debe de introducir su dirección de correo electrónico. Por ejemplo, [email protected]. Nombre Destinatario : Aquí va el nombre de su Jefatura de Tráfico. Por ejemplo, Prefectura Provincial de Trànsit de Barcelona Dirección Destinatario : Aquí tiene que situar la dirección electrónica de su Jefatura de Tráfico Enviar Copia a : Si marca esta casilla, el programa enviará una copia exacta del correo electrónico enviado a tráfico a la dirección de correo electrónico que introduzca en el recuadro lateral.

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El resto de opciones son para casos excepcionales y quedarán normalmente en blanco. La descripción de cada una es la siguiente. SMTP Identificado : Algunos servidores de correo electrónico exigen que los usuarios se identifiquen para poder enviar correos electrónicos. Cuando marque esta opción se activarán las casillas Usuario y Contraseña, que deberán ser rellenadas con sus valores correspondientes. Identificación con POP3 : Algunos servidores de correo electrónico requieren que se identifique como usuario POP3 antes de poder enviar correo electrónico. Cuando marque esta opción se activarán las casillas Usuario , Contraseña y Servidor POP3, que deberán ser rellenadas con sus valores correspondientes.

CONFIGURACIÓN DE LISTADOS Esta es una opción que dota al programa de una gran flexibilidad en la generación de listados. Con ella es posible personalizar los listados eligiendo campos a listar, tipos de letra y anchos de los campos con total libertad. Además estas configuraciones pueden ser guardadas creando con ello una biblioteca de perfiles adecuados a cada circunstancia.

A continuación vamos a describir cada uno de los elementos de esta pantalla. El primero es una tabla que pretende representar lo que seria una linea de listado. La zona gris oscuro representa la zona total imprimible del papel. En ella

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deberemos ir insertando elementos, eligiendo en cada uno el campo que deben de contener, el tipo de letra y el tamaño que ocuparan dentro de la linea.

Hay que tener en cuenta que los cambios que realicemos solo afectarán a la casilla que se encuentre de color cian. Para situar la casilla en estado modificable (color cian) solo debe pulsar el ratón sobre ella. Para cambiar el tamaño de una casilla deberá situar el cursor en la intersección de esta con la siguiente en la zona gris claro (donde aparece el nombre del campo) entonces el cursor cambiara de forma a la siguiente ø. A partir de ese momento podrá pulsar el botón izquierdo del ratón y desplazandolo aumentar el tamaño o disminuirlo. BOTONES DE CONTROL

Pulsando este botón aparecerá una ventana con el interface estándar de Windows de elección de tipo de letra. La letra elegida únicamente afectará a la casilla seleccionada.

Pulsando este botón añadirá una casilla más a la linea.

Pulsando este botón eliminará una casilla de la linea. Tenga en cuenta que tanto los añadidos como los borrados se realizan siempre en el final de la linea, independientemente de que casilla esté seleccionada.

Pulsando este botón aparecerá una ventana con el interface estándar de Windows de elección de fichero. Con el podrá elegir una configuración grabada anteriormente para poder editarla o usarla como origen para un listado nuevo.

Pulsando este botón aparecerá una ventana con el interface estándar de Windows de elección de nombre de fichero para guardarlo. Elija un nombre que sea representativo de su trabajo. No cambie la extensión .lst por otra, el programa solo reconoce como configuraciones de listado los acabados en lst.

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Si pulsa el botón cancelar saldrá de la ventana descartando todos los cambios realizados

CONFIGURACIÓN DE ETIQUETAS En este apartado podemos configurar el programa para que se adapte al tipo de etiquetas que pensemos utilizar. Es conveniente que acceda a esta opción con una hoja de etiquetas y una regla a su alcance.

Creemos que la imagen en si es bastante autoexplicativa. Debemos tener en cuenta que en la casilla Nº debe de indicarse el número de filas que hay en una hoja de etiquetas y en Nº de Etiquetas el número de columnas que hay en la misma. El resto de datos numéricos son siempre milímetros y representan la distancia del segmento del que se hayan mas próximo. Una mención especial requieren las casillas Margen Izquierdo y Margen superior . Estas representan las distancias en milímetros desde el borde superior

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izquierdo de la Etiqueta en si misma (no de la hoja) y la posición donde la impresora comenzará a imprimir.

El botón abre el interface estándar de Windows para la elección de tipo de letra. En el se puede elegir el tipo y tamaño de la letra que se utilizará para la impresión de las etiquetas.

DATOS PERSONAL En este apartado se introducen los datos personales y condiciones económicas establecidas con los facultativos del centro. Como se considera una información sensible, esta se haya protegida por un password de acceso. En cualquier caso este password puede ser deshabilitado si así se considera oportuno.

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El significado de las casillas englobadas en Datos Personales, se explican por si mismos. Respecto al apartado condiciones, las casillas representan el importe en pesetas que el facultativo recibe por cada sujeto que examina, en cada una de las tarifas. La casilla %IRPF es la retención que se le aplica para el impuesto sobre la renta en porcentaje, mientras que el Fijo es la cantidad fija que percibirá independientemente de las actuaciones que realice y que se sumara al importe de estas. Lo primero que debe de realizar en este apartado es seleccionar una letra en la lista que se haya en la parte superior izquierda de la pantalla. Esta letra representará al facultativo en todas las fichas que se rellenen. Una vez elegida, rellene las casillas con los datos correspondientes (o modifique los que hayan cambiado en caso de que ya lo hubiera dado de alta). Una vez estén todos correcto pulse el botón [MODIFICAR] y estos quedarán grabados en la base de datos. Si pulsa el botón [BORRAR] el programa le pedirá confirmación y si confirma el borrado todas las casillas se pondrán en blanco y la ficha será eliminada de la base de datos. El botón [CANCELAR] , como siempre, le permite salir de la ventana cancelando las modificaciones que no hayan sido grabadas.

CONFIGURACIÓN DE PASSWORDS Existen dos tipos de passwords, el de uso y el de personal. El de uso permite el bloqueo del acceso al programa completo a personal no autorizado. Este será solicitado siempre que se intente acceder al programa. El de personal limita el acceso a la configuración de datos del personal. Ambos se configuran de igual forma por lo que solo explicaremos una de las pantallas.

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La casilla CLAVE ACTIVA si se marca indica que el password será requerido para acceder a la pantalla correspondiente, si se quita la marca el acceso sera libre y no aparecerá la pantalla de introducción de password. Recuerde que para que los cambios en el estado de esta marca surtan efecto y el programa los almacene deberá rellenar el campo ACTUAL con la clave vigente correcta. En la linea ACTUAL se debe de introducir la clave actual. Es condición indispensable para que cualquier cambio tenga efecto la introducción correcta de esta clave. Recuerde que si no la ha modificado el valor por defecto es CLAVE . También recuerde que el programa distingue entre mayúsculas y minúsculas. En la linea NUEVO debe de introducir el password nuevo que desea que sea vigente a partir de este momento. Tenga cuidado en la elección de el password, recuerde que el programa distingue entre mayúsculas y minúsculas y sobre todo NO OLVIDE EL PASSWORD ELEGIDO ya que no existe ninguna forma de recuperarlo y debería reinstalar el programa con la consiguiente perdida de datos. En la linea REPETIR NUEVO debe de introducir de nuevo el password que ha elegido esta vez de la misma forma que se lo pedirá el programa (en lugar de las letras tecleadas le aparecerán asteriscos) para que compruebe el funcionamiento del mismo. Una vez ha realizado todos los cambios deberá pulsar el botón [ACEPTAR] . Si todas las casillas tienen los datos correctos el password será actualizado, sino el programa le advertirá sobre el error cometido y le permitirá corregirlo. Como siempre si pulsa el botón [CANCELAR] se descartarán ls cambios realizados y saldrá de la pantalla.

CAMBIO DE FECHA El programa toma la fecha directamente del sistema por lo que, en principio, si esta es correcta el programa funciona correctamente. Sin embargo aunque el programa permite cambiar la fecha de una ficha de forma individual, existen circunstancias en la que es mas cómodo que el programa trabaje con una fecha distinta a la actual, por ejemplo si se están introduciendo fichas antiguas del archivo o fichas retrasadas por una avería del equipo o cualquier otra circunstancia similar. Para ello esta pensada esta opción.

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Cuando pulse el botón [ACEPTAR] la fecha que se encuentre en pantalla en ese momento pasa a ser la fecha por defecto para el programa. Todas las operaciones que dependan de la fecha usarán ésta como fecha del día. Este valor solo es válido hasta que se finalice la ejecución del programa.

RUTA DATOS El programa necesita saber la dirección del fichero de datos compartido. Para ello indique el directorio del servidor de ficheros en el que se encuentra el archivo Gestion.mdb.

Tenga en cuenta que el cambio en la ruta de fichero de datos no tendrá validez hasta que reinicie el programa.

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LISTADOS Esta es la opción mas completa y compleja para la extracción de resultados de la Base de Datos. Intentaremos explicar sus posibilidades para que cada usuario pueda conseguir su máximo aprovechamiento. El aspecto de la pantalla es el siguiente.

En el podemos distinguir varias areas. Una de las mas importantes es el área de Restricciones.

En ella es donde se seleccionan que registros van a estar incluidos en el listado. La seleccion es por eliminación, es decir, si no se selecciona nada (tal y

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como aparece en la imagen) el listado contendrá absolutamente todos los registros de la base de datos. Nosotros seremos responsables de ir eliminando los registros que no queramos que aparezcan en el listado por medio de la elección de las adecuadas restricciones. Para introducir una restricción lo primero es habilitar el campo marcando la casilla que se encuentra a la izquierda.

esta acción habilita el resto de campos de la linea para poder ser modificados. Hay que hacer notar que las lineas de restricciones no pueden ser habilitadas en cualquier orden sino que deben de ser habilitadas en orden descendente, no pudiendo dejarse ninguna linea intermedia sin habilitar. La siguiente columna a rellenar es el campo al que se le va a aplicar la restricción. Pulsando sobre la lista desplegable podemos elegir uno cualquiera de los campos de la base de datos.

A continuación debemos seleccionar la condición que debe cumplir el campo seleccionado anteriormente para que aparezca en el listado.

Las posibilidades de elección son = El campo debe de coincidir exactamente con la restricción. Si es un

campo alfanumérico, no se distingue entre mayúsculas y minúsculas.

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>= El campo debe de ser mayor o igual que la restricción. El orden que se utiliza es en campos numéricos el natural (0<1<2 ... <9) , en fechas el orden cronológico habitual (1-enero-1998 < 2-enero-1998 < ... <31 diciembre 1998) y en campos alfanuméricos el orden alfabético, teniendo en cuenta que las mayúsculas y minúsculas no se distinguen y que los números están primero que las letras (0 < 9 < a=A < ... < z=Z). La comparación se hace carácter a carácter empezando por el lado izquierdo del campo.

<= El campo debe de ser menor o igual que la restricción. Se aplican las

mismas reglas de ordenación que para >=. < El campo debe de ser menor que la restricción. Se aplican las

mismas reglas de ordenación que para >=. > El campo debe de ser mayor que la restricción. Se aplican las

mismas reglas de ordenación que para >=. entre Al elegir esta condición aparece una casilla para una segunda

restricción. El campo debe de ser mayor o igual que la primera restricción y menor o igual que la segunda restricción. Se aplican las mismas reglas de ordenación que para >=.

parecido Permite buscar campos que sean parecidos a un patrón que

nosotros definamos. Para ello se pueden usar caracteres comodín como el * que representa cualquier número de caracteres o el ? que substituye a una única letra. Para una descripción más completa ver tabla detallada.

Por último esta la casilla en la que se escribe la restricción que debe de cumplir el campo. Procure asegurarse de que introduce valores válidos para cada uno de los campos (números en los campos numéricos, fechas correctas en los campos de fecha, etc.). Si elige la condición ENTRE el programa presenta inmediatamente una segunda casilla para que se pueda introducir una segunda restricción. El programa permite limitar los campos aplicando restricciones a mas de un campo simultáneamente. Para ello se dispone de tres lineas adicionales, por lo que el número máximo de restricciones que se puede aplicar es de 4. Para utilizarlas primero tendrá que habilitarlas marcando su correspondiente casilla en el extremo izquierdo. Además deberá elegir una relación lógica a cumplir esta restricción con respecto a las demás.

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Las dos posibilidades son Y o O si elige Y significa que ambas condiciones deben de cumplirse simultáneamente mientras que si elige O significa que deben de cumplirse una de las dos o las dos a la vez. Una vez seleccionados los campos que queremos que aparezcan en nuestro listado deberemos considerar si deseamos que este salga ordenado por alguno de los campos.

Si dejamos los campos tal y como aparecen en la imagen el listado aparecerá sin ningún tipo de ordenación, es decir, en el mismo orden que se hallen en la base de datos. Si queremos que salgan ordenados por un campo tendremos que primero marcar la casilla de la izquierda para que se active el campo. Luego deberemos elegir por cual de los campos queremos que quede ordenado

y por último elegir si queremos que el orden sea ascendente o descendente. Si

marcamos la casilla el orden de impresión será de mayor a menor y si dejamos la casilla sin marcar será de menor a mayor.

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Por último indicar que se puede obtener una ordenación secundaria marcando la casilla de la segunda linea. Esta ordenación se aplicará a aquellos campos que estén repetidos por la primera ordenación. A continuación deberemos elegir entre que grupos de fichas queremos que se seleccionen las fichas del listado

en este apartado podemos marcar aquellos tipos de ficha que queramos aparezcan en nuestro listado. Solo aparecerán fichas de los tipos que estén marcados. Por último, deberemos elegir el tipo de salida que queremos para nuestra selección de campos.

Si elegimos Etiquetas estas usarán el formato elegido en la opción de configuración correspondiente. Si elegimos Totales , aparecerá una pantalla con un conteo de cuantos campos cumplen nuestras condiciones. Si elegimos Listado este saldrá con las casillas definidas en el formato predefinido que hayamos elegido.

Si no se ha creado ningún formato propio con la opción de configuración correspondiente, el programa ofrece el ListadoPorDefecto que contiene un listado estándar que cubrira las necesidades de la mayoría de usuarios.

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LIBRO DE REGISTRO El Programa permite la realización informatizada de el Libro de Registro Oficial del centro. Este solo es válido, por el momento, en algunas comunidades aunque cada vez son mas las que lo aceptan. Consulte en su Jefatura de Tráfico sobre la situación actual de su comunidad. La pantalla inicial requiere los rangos de fechas que queremos que nos presente en el libro y viene precargada con la fecha del día.

El programa lista todos los informes realizados entre ambas fechas inclusive. Si ambas fechas coinciden el programa lista los que se correspondan a ese día. En el apartado tipo podemos elegir que libro de registro queremos imprimir

Como siempre, pulsando el botón [PANTALLA] podemos visualizar el resultado antes de imprimirlo. Hay que recordar que el programa esta preparado para imprimir sobre hojas A4 en blanco.

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LIBRO DE CAJA El programa permite obtener una relación de los informes expedidos en el día con sus correspondientes importes oficiales y cobrados permitiendo una estimación de los ingresos entre las dos fechas indicadas. La pantalla inicial requiere los rangos de fechas que queremos que nos presente en el libro y viene precargada con la fecha del día.

El programa lista todos los informes realizados entre ambas fechas inclusive. Si ambas fechas coinciden el programa lista los que se correspondan a ese día. Como siempre, pulsando el botón [PANTALLA] podemos visualizar el resultado antes de imprimirlo. Hay que recordar que el programa esta preparado para imprimir sobre hojas A4 en blanco.

FACTURAS PERSONAL En esta opción se permite la realización de facturas a los facultativos del centro. Cuando entre en esta opción le aparecerá una pantalla solicitandole el password de acceso (salvo que haya sido desactivado en configuración), si no se ha cambiado debe contestar con CLAVE. Se ha dotado de Password a esta opción por considerarla una información sensible.

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Inmediatamente le aparecerá la siguiente pantalla.

En ella lo primero que debe de elegir es la letra identificativa del facultativo al que desea realizar la factura.

Tras ello, se rellenaran los campos correspondientes con los datos almacenados en la ficha en configuración. Luego deberá decidir entre que fechas

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quiere que el programa calcule la factura.

Con estos datos el programa esta listo para calcular los importes para cada una de las categorías. Para ello pulse el botón [CALCULAR] y tras un breve periodo de tiempo aparecerán los resultados. Tenga en cuenta que el programa permite variar en estos momentos tanto el FIJO MENSUAL como cualquiera de los valores parciales calculados en la columna Número. Esto permite una gran flexibilidad en la configuración de facturas, adaptandose a cualquier acuerdo particular de cada centro. Cuando los resultados presentados en la pantalla sean de su agrado podra pasar a la fase de impresión. Para ello deberá elegir una fecha y un número para la factura

Una vez realizado esto ya puede pulsar el botón [IMPRIMIR] y obtener una copia en papel de la factura.

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LISTADOS DE INTERRUMPIDOS Con esta opción puede obtener un listado de todos los sujetos que están interrumpidos.

Como en otras ocasiones deberá introducir entre que fechas de puesta en estado en interrumpido quiere que aparezcan en el listado. Además también puede elegir si quieren que aparezcan todos los que fueron dados como interrumpidos, independientemente de si ya han vuelto o no, o si quiere únicamente aquellos que no han vuelto. Como siempre pulse el botón [PANTALLA] para visualizar el resultado en la pantalla y [IMPRIMIR] para obtener una copia en papel. Como siempre pulse el botón [PANTALLA] para visualizar el resultado en la pantalla y [IMPRIMIR] para obtener una copia en papel.

COMO BUSCAR UNA FICHA El programa permite buscar una ficha por D.N.I. o apellidos. Para ello

deberemos de pulsar el botón . Este botón solo esta activo en la solapa Datos Personales . Al pulsarlo aparece una nueva ventana en la parte inferior derecha de la pantalla.

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En ella podemos elegir entre buscar por D.N.I. o por apellidos. Luego debemos de indicar un dato aproximado al que deseamos encontrar y pulsar el

botón . El programa presentará la ficha que sea igual o superior en orden alfabético o numérico, según corresponda, al dato proporcionado. Posteriormente

se puede pulsar el botón para acceder a la ficha anterior en dicho orden, o

pulsar el botón para pasar a la siguiente.

CLIENTES A REVISAR Se trata de una versión simplificada de la opción Listados, indicada para los que quieren obtener un listado, etiquetas o totales de los clientes a los que les caducará el permiso o licencia entre dos fechas determinadas.

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Solo necesita elegir las fechas limites que desee, el tipo de salida que desea y los ficheros que deben ser incluidos. Luego pulse el botón [PANTALLA] o [IMPRESORA] según le corresponda. Para una descripción mas detallada de cada una de las posibilidades de esta pantalla consultar la opción Listados.

CÓDIGOS DE CLASIFICACIÓN Esta opción permite obtener una relación del número de fichas correspondientes a cada uno de los códigos de clasificación de un rango entre dos fechas determinadas.

Hay que tener en cuenta al indicar el rango de códigos que estos se rigen por el orden alfabético, teniendo en cuenta que las mayúsculas y minúsculas no se distinguen y que los números están primero que las letras (0 < 9 < a=A < ... < z=Z). La comparación se hace carácter a carácter empezando por el lado izquierdo del campo. Como siempre pulse el botón [PANTALLA] para visualizar el resultado en la pantalla y [IMPRIMIR] para obtener una copia en papel.

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Tipo de coincidencia Modelo Coincide No coincide Múltiples caracteres a*a aa, aBa, aBBBa aBC *ab* abc, AABB, Xab aZb, bac Carácter especial a[*]a a*a aaa Múltiples caracteres ab* abcdefg, abc cab, aab Un único carácter a?a aaa, a3a, aBa aBBBa Un único número a#a a0a, a1a, a2a aaa, a10a Intervalo de caracteres [a-z] f, p, j 2, & Fuera de un intervalo [!a-z] 9, &, % b, a Distinto de número [!0-9] A, a, &, ~ 0, 1, 9 Combinado a[!b-m]# An9, az0, a99 abc, aj0 Las distintas solapas de la ficha de un cliente pueden estar en dos estados. El estado normal solo permite su observación mientras que el modo edición permite la modificación del contenido de los campos que la forman. Para distinguir un estado de otro hay que notar que en el modo edición el fondo de los campos es de color cian, ademas en la parte inferior aparecen dos botones [MODIFICAR] o [INSERTAR] y [CANCELAR]

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ENVÍO CORREO NO APTOS En esta opción es donde se envía el correo electrónico con los informes que han resultado NO APTOS, APTOS CR o INTERRUMPIDOS.

Al cargar se rellena por defecto con la fecha actual del sistema. Si pulsa el botón [VISUALIZAR] aparecerá una ventana con un listado de los datos que se enviarán en el correo electrónico para su comprobación.

Si pulsa el botón [ENVIAR] el sistema le presentará un mensaje de confirmación del envío para evitar equivocaciones. Tenga en cuenta que para poder enviar el correo electrónico es preciso disponer de una conexión a Internet activa antes de pulsar el botón.

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