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Ll v l rrs t r-e Col.legi Oficial

GRADUATSSOC1ALSde les 111e5 Btal e a r e

Registradoresde Baleares

CONVENIO DE COLABORACiÓN ENTRE EL COLEGIO DE REGISTRADORES DE LAPROPIEDAD Y MERCANTILES DE ESPAÑA Y EL IL·LUSTRE COL·LEGI OFICIAL DEGRADUATS SOCIALS DE ILLES BALEARS PARA EL INTERCAMBIO DEDOCUMENTACION ELECTRONICA.

En Palma de Mallorca, a 18 de Junio de 2012.

\ REUNIDOS

De una parte, la Excma. Sra. Da Silvia Núñez Sánchez, Decana del Decanato Autonómicode los Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles de Baleares (enadelante el Decanato).De otra, el Excmo. Sr. D. José Javier Bonet Llull, Presidente del 1I·lustre Col·legi Oficial deGraduats Socials de IlIes Balears (en adelante el Col·legi).Ambos intervienen en nombre y representación de sus respectivas Instituciones y sereconocen mutua y recíprocamente capacidad suficiente para este acto y proceden asuscribir el presente Convenio de colaboración y, en consecuencia.

EXPONEN

1.- Que el Decanato, a través de los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de BienesMuebles, en su interés de favorecer el interés público y su vocación de servicio a las ciedad, y en cumplimiento de la Ley 11/2007 de 22 de Junio sobre acceso electrónicoe los ciudadanos a los Servicios Públicos y del RD 1671/2009 de 6 de Noviembre que la

desarrolla, ha procedido a establecer un sistema telemático de presentación dedocumentos en dichos Registros.

11.-Que los Graduados del U·lustre Col·legi Oficial de Graduats Socials de IlIes Balears,que mantienen una muy directa, eficaz y satisfactoria relación con los Registradores en lagestión ante los Registros de la documentación de sus clientes para la práctica de lasoperaciones regístrales, para garantizar el ejercicio por parte de sus clientes del derechoa relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos reconocido en la

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los serviciospúblicos, están interesados en realizar dicha gestión mediante tramitaciones electrónicasa través del servidor Web de los Registradores de España, todo ello dentro de suscompetencias y para el cumplimiento de sus fines legalmente establecidos.

111.- El Decanato pone a disposición de los Graduados Sociales ese sistema que permitirála comunicación bidireccional de los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de BienesMuebles con los graduados sociales, facilitando tanto la realización de actos decomunicación fehaciente, como el intercambio de documentación entre ambos.

IV.- El artículo 112 de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de medidas fiscales,administrativas y de orden social, modificada por la Ley 24/2005, de 18 de noviembre, dereformas para el impulso a la productividad, establece en cuanto a la presentación dedocumentos judiciales, administrativos o privados que puedan causar inscripción en losdiferentes Registros que tratándose de documentos privados, en los casos y con los .requisitos expresamente previstos en las Leyes y los Reglamentos Hipotecario y delRegistro Mercantil para los documentos privados en soporte papel, podrá practicarse lainscripción de 'documentos electrónicos con firma electrónica reconocida que seansoporte de documentos privados, presentados telemáticamente en los Registros de laPropiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles.En lo relativo a la acreditación de la condición del firmante, la vigencia, revocación ysuspensión del certificado de firma electrónica se establece que deberán estar firmadoscon firma electrónica reconocida amparada en un certificado reconocido conforme a laLey 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica.

V. - Es preocupación de las partes firmantes del presente convenio conseguir que seauna realidad el intercambio de documentación electrónica entre todos los gestores y losRegistros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles.

En consecuencia, los comparecientes, en función de sus respectivos cargos, en elejercicio de las facultades que tienen conferidas, acuerdan suscribir el presente conveniopara la efectiva implantación y utilización de un sistema de comunicaciones seguras,comprometiéndose al cumplimiento de las siguientes:

CLÁUSULAS

RIMERA.- Entidades que participan en este proceso telemático de intercambio de'Información

1.- Graduados Sociales de IIles Balears, entendiendo por tales a los que, reuniendo lacondición legal de Graduado Social, actúen como representantes de los interesados en elprocedimiento registral.2.- Registros de la Propiedad, Mercantiles yde Bienes Muebles.

SEGUNDA.- Finalidad.

La finalidad del presente convenio es regular la presentación de documentos electrónicospor vía telemática en los Registros y, en general, la comunicación electrónica fehacienteentre los Graduados Sociales y los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de BienesMuebles.

TERCERA.- Identificación de los intervinientes y seguridad de las comunicaciones.

Las partes firmantes, para dar cumplimiento a los requisitos que, para la protección dedatos de carácter personal, se establecen en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 dediciembre, señalan la necesidad de que la comunicación electrónica se base en unsistema que utilice certificados de firma electrónica que garanticen la seguridad de lascomunicaciones a través de técnicas de cifrado, que realice las comunicacionesdirectamente, de punto a punto, sin intermediación ni depósito de información 'en eltránsito, que se compruebe la vigencia de los certificados de firma de los intervinientes enel mismo acto de firmar y que permita dejar constancia fehaciente de la recepción de lascomunicaciones por el destinatario de las mismas. A tales efectos, las partes firmantes, .consideran adecuados los certificados de firma electrónica que sean admisibles a tenorde lo regulado en las Leyes 24/2001, de 27 de diciembre, 24/2005, de 18 de noviembre y11/2007, de 22rde junio.

CUARTA.- Descripción operativa del sistema:

• Documentos notariales electrónicos remitidos por el Notario. El Notario al realizar laremisión telemática de escrituras a los Registros de la propiedad, Mercantiles y deBienes Muebles, cuando un Graduado Social asuma la posición legal de presentante deldocumento, a petición de este, hará constar el nombre del Graduado Social que leindiquen los interesados. En los supuestos en que el encargo de gestión no le conste alNotario o cuando este no lo hiciera constar en el envío o en el documento electrónicos,el Graduado Social designado por los interesados, deberá ponerlo en conocimiento delRegistro correspondiente bien directamente, bien a través del Col·legi o mediante correoelectrónico.

• Documentos notariales electrónicos no remitidos por el Notario. Las copias electrónicasde documentos notariales podrán ser presentados telemáticamente, en los casos en quelas leyes o reglamentos lo permitan, siempre que vayan firmados electrónicamente porel Notario autorizante, interviniente o encargado del protocolo con firma electrónicareconocida en los términos exigidos en el párrafo 10 del artículo 112 de la Ley 24/2001.

• Documentos privados electrónicos. Los documentos privados electrónicos susceptiblesde inscripción podrán ser presentados telemáticamente, en los casos en que las leyes oreglamentos lo permitan, siempre que vayan firmados electrónicamente por losinteresados con firma electrónica reconocida en los términos exigidos en el párrafo 5.4°del artículo 112 de la Ley 24/2001. El documento privado electrónico será remitidotelemáticamente por el Graduado Social al Registro a través del servicio Web depresentación de los Registradores. A estos efectos, los gestores deberán estar dados dealta como usuarios en los servicios interactivos del Colegio de Registradores.

• Documentos complementarios electrónicos. El Graduado Social, en el momento de laremisión telemática del título inscribible o con posterioridad en caso de remisión notarial,adjuntará los documentos complementarios en formato electrónico· siempre que seaposible. La documentación complementaria deberá estar firmada electrónicamente enla forma legalmente exigible. El Graduado Social en caso de remisión posterior a lainicial presentación hará el envío de los documentos complementarios al Registro através del servicio Web de presentación de los Registradores mediante la funcionalidadque la propia Web tiene para este fin, haciendo constar el número de entrada y año deldocumento complementado o bien código de notario, código de notaría, número y añodel protocolo ..

• Copias Digitalizadas. En los casos en que las leyes o reglamentos lo permitan, eGraduado Social, al amparo de lo previsto en los artículos 30.1 y 35.2 de la Ley11/2007, de 22 de junio, podrá presentar copias digitalizadas de documentos oriqinalesen papel cuya fidelidad con el original garantizarán mediante la utilización de firmaelectrónica avanzada. Para consolidar dicha presentación, aportará al Registro eldocumento original en el plazo de diez días hábiles.

Una vez practicada la presentación del documento notarial o privado electrónico, en lostérminos exigidos por el artículo 112 de la Ley 24/2001, el Registrador comunicaráelectrónicamente al Graduado Social designado en el documento o que ha hecho constar

\ su condición de presentante, la presentación telemática realizada, y expedirá certificación,electrónica o en soporte papel, según proceda o se solicite, comprensiva de lapresentación telemática recibida que pondrá a disposición del Graduado Social, al objetodel cumplimiento de las obligaciones fiscales pertinentes, cuando ello fuera legalmentenecesario.Para la práctica de la comunicación electrónica al Graduado Social designado, elRegistrador enviará un mensaje firmado con la firma de procedimientos registralescorrespondiente a su Registro, a través del sistema de comunicaciones de losRegistradores, a la cuenta de correo electrónico correspondiente all Col·legi. El Col·legise encargará de reenviar tal mensaje a la cuenta de correo electrónico del GraduadoSocial destinatario del mismo, o en la forma que se determine por este.Este mensaje contendrá únicamente el aviso de la existencia de una comunicaciónpendiente y un enlace a una URL para que el Graduado Social destinatario acceda através de la misma al contenido de la comunicación, previa identificación con su firmaelectrónica. Se entenderá a todos los efectos legales, que el Graduado Social designadoen el documento notarial electrónico presentado asume la condición de presentante delocumento, lo que le autoriza para la retirada del mismo y todos los actos de gestión y

tramitación a realizar ante el Registro.

Cierre Registral: A los efectos de levantar el cierre registral, el Graduado Social podráremitir a los Registros de la"propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, el documentoelectrónico acreditativo de la presentación del documento inscribible en Oficinacompetente, así como de la correspondiente declaración o autoliquidación del impuestoaplicable y la carta de pago o justificación de su exención o no sujeción. Cuando así este

previsto en la normativa aplicable, esa documentación podrá sustituirse por el certificadoelectrónico que incorpore la justificación de presentación, autoliquidación, pago oexención o no sujeción. Tales documentos electrónicos deberán, a efectos de suautenticación, estar firmados electrónicamente con firma electrónica reconocida por lasautoridades competentes. Igualmente producirá el efecto de levantamiento del cierreregistral las copias en papel de dichos documentos electrónicos cuando incluyan laimpresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación quepermitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de laAdministración Pública, órgano o entidad emisora. La documentación será remitidatelemáticamente por el Graduado Social al Registro a través del servicio Web depresentación de los Registradores como documento complementario, mediante lafuncionalidad que la propia Web tiene para este fin, haciendo constar el número deentrada y año del documento complementado.

Notificaciones registrales: El Registrador realizará las notificaciones, legalmenteprocedentes, al Graduado Social a través del Sistema de Notificaciones FehacientesElectrónicas de los Registradores.Para ello, el Registrador enviará un mensaje firmado con la firma de procedimientosregistrales de su Registro a la cuenta de correo correspondiente al del Col·legi. El del11·lustre se encargará de reenviar tal mensaje a la cuenta de correo electrónico delGraduado Social destinatario del mismo, o se la hará llegar en la forma que éstedetermine.Este mensaje contendrá únicamente el aviso de existir una notificación pendiente depracticarse y un enlace a una URL a la que el Graduado Social destinatario podrá accederprevia identificación con su firma electrónica. Para acceder al contenido de la notificación,que estará firmada por el Registrador con su firma electrónica reconocida, y emitir elcorrespondiente acuse de recibo, deberá seleccionar la notificación pendiente y almostrarse su contenido se generará automáticamente el acuse de recibo para el Registrocon la referencia temporal del momento exacto del acceso a la notificación.Tras el transcurso de 10 días naturales sin acceder al contenido de la misma, el delColleqi la asumirá, y se entenderá practicada la notificación a todos los efectos legales.

Subsanación de defectos: En el circuito de subsanaciones se utilizará el formatoelectrónico preferentemente y siempre que ello sea posible. Cuando los defectos fueransubsanables sin la intervención del Notario y siempre que sea posible, será suficiente quela documentación subsanatoria, firmada electrónicamente con firma reconocida de losinteresados, sea remitida telemáticamente por el Graduado Social al Registro, comodocumento complementario o subsanatorio, a través del servicio Web de presentación delos Registradores mediante la funcionalidad que la propia Web tiene para este finhaciendo constar el número de entrada y año del documento que se subsana, o bien

,digo de notario, código de notaría, número y año del protocolo.,.

Despacho del documento: Una vez inscrito el documento electrónico, notarial o privado,se comunicará telemáticamente al Graduado Social, en su condición de presentante en laforma y procedimientos anteriormente establecidos. El Registrador expedirá certificación,en soporte electrónico o en papel, según proceda o se solicite, comprensiva del

documento notarial electrónico, de la alteración producida en los libros del Registro, y decualquier otro documento registral o fiscal que fuera procedente, que entregará alGraduado Social para su posterior tramitación o presentación donde corresponda.

Facturación electrónica:De acuerdo con lo establecido en la norma OCTAVA del Real Decreto 1427/1989, de 17de noviembre, el Graduado Social, como presentante de la documentación susceptible deproducir el correspondiente asiento registral, será responsable del pago de los honorariosdevengados por su despacho. A los efectos de permitir la facturación de ladocumentación presentada,' el Graduado Social deberá facilitar, al solicitar su alta comousuario de los servicios telemáticos del Colegio de Registradores, un código de cuentacorriente bancaria.El Graduado Social que se adhiera al sistema desarrollado en el presente convenioautoriza de forma expresa a que le sean cargados en dicha cuenta corriente los réciboscorrespondientes a los documentos despachados, y cuyos honorarios le hayan sidonotificados conjuntamente con la certificación de despacho prevista en el apartadoanterior, al menos, con cinco días de antelación. Dichos recibos podrán ser pasados al .cobro por el propio registro interesado, por el Decanato, o por la sociedad gestoradesignada por este y comunicada al del Col·legi. A estos efectos los Graduados Socialesautorizan la cesión a los registradores interesados, o a la sociedad gestora, de los datosrecabados por el Colegio de Registradores al formalizar el alta de usuario, y que fuerannecesarios para gestionar los cobros. En estos supuestos, la factura será tambiénremitida en forma telemática por el registro afectado, por el Colegio de Registradores opor Graduado Social designado.Lo dispuesto en la presente cláusula será de aplicación tanto a las nuevas altas que seproduzcan tras la entrada en vigor del presente convenio, como a las que estuvieranactivas con anterioridad a ese momento.

QUINTA.- Identificación de los usuarios.

Con el fin de cumplir con lo dispuesto en el artículo 93 del Real Decreto 1720/2007, de 21de Diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica15/99, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, en el que serequiere establecer" ... un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca ypersonalizado de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información ... ",El Colleqt se compromete a publicar en su portal Web, de manera que sea accesible parael Decanato y para los registradores, así como a mantener constantemente actualizada lasiguiente documentación:Un listado con todos los Graduado Social colegiados con acceso al sistema, incluyendo

enominación Graduado Social, CIF, nombre y apellidos, D.N.I.- N.I.F Y la direccióncorporativa de correo electrónico del Graduado Social.

SEXTA. - Protección de datos de carácter personal

El Col-leqi responderá, en cualquier caso, de la veracidad de los datos de los usuariosque facilite, y de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 Y 11 de la LOPD, recabará

de los anteriores, el necesario consentimiento para la recogida y tratamiento de sus datospersonales, de la finalidad pretendida con ello, y de la posibilidad de ejercicio de losderechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, con indicación de la direcciónen la que hacerlo.

A los efectos del tratamiento automatizado de los datos de facturación, el Decanatosuministrará al Col·legi, si esta lo solicita, el listado de nombres, apellidos y NIF de losRegistradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, así como la direccióndel Registro en que presten sus funciones.

Esta cesión de datos se ampara en lo dispuesto en los artículos 6.2 y 11.2 a) y e) de laLOPD y en el artículo 27.2 del Real Decreto 1065/2007 que impone a los obligadostributarios el deber de incluir el número de identificación fiscal de las personas oAdministraciones con las que realicen operaciones de naturaleza o con trascendenciatributaria.

El Col·legi se compromete a realizar su tratamiento con aplicación de cuantas medidas deseguridad resulten necesarias (artículo 9 LOPD), a guardar respecto de tales datospersonales el correspondiente deber de secreto (artículo 10 LOPD), y a destinarlosexclusivamente a la finalidad que motiva su cesión (artículo 11 LOPD).

El Col·legi, conforme al artículo 5.4 de la LOPD, deberá además informar a cada uno delos Registradores cuyos datos personales sean cedidos, dentro de los tres mesessiguientes al momento del registro de los datos, mediante carta dirigida a la direcciónincluida en el listado, de la procedencia de los datos, de la existencia del fichero y delcontenido del tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida deéstos y de los destinatarios de la información, de la posibilidad de ejercitar los derechosde acceso, rectificación, cancelación y oposición, y de la idAdministración y dirección delresponsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.

SEPTIMA.-Disponibilidad del servicio

Los documentos podrán presentarse durante las 24 horas del día, todos los días de lasemana, sin perjuicio de que la presentación, en su caso, en los correspondientes LibrosDiarios, se realice en la forma y horarios establecidos legalmente. Queda a salvo elderecho a interrumpir el servicio por necesidades de mantenimiento del sistema o porcualquier otra causa que obligue a ello, no siendo responsable el Decanato de la falta deservicio cualquiera que sea su causa.

CTAVA.- Responsabilidad

El Decanato se limita a garantizar un procedimiento y un cauce seguro para lapresentación de documentos pero en ningún caso se hace responsable de sutramitación, dicha tramitación es responsabilidad exclusiva del correspondienteRegistrador. Por esta cláusula se EXONERA TOTALMENTE al Decanato de cualquierresponsabilidad que pudiera derivarse de la tramitación de la documentación presentada.

La firma del presente convenio conllevará la ACEPTACiÓN INCONDICIONAL por partedel Colleqi de la presente cláusula de exoneración, RENUNCIANDO desde este mismomomento a toda acción contra el Decanato derivada de cualquier error u omisiónproducido en la presentación, tramitación o despacho de la citada documentación porparte del Registro competente.

NOVENA.- Órganos de seguimiento y técnicos.

Al objeto de impulsar las actuaciones previstas en este Convenio y garantizar sudesarrollo integral se crean los siguientes órganos:• 1.- Comisión de Seguimiento. La Comisión de Seguimiento estará integrada por un

representante del Colleqi y otro del Decanato. La Comisión de Seguimiento podrá serconvocada por cualquiera de sus miembros, indicando los asuntos a tratar en la misma.En todo caso se reunirá una vez por semestre. Se faculta expresamente a la Comisiónde Seguimiento a aprobar modificaciones en la operativa funcional que pudiere requerir .el sistema a consecuencia de alguna modificación técnica que fuere necesario introduciren el desarrollo de este proyecto.

• 2.- Comisión' Técnica. La Comisión Técnica estará formada por una representacióntécnica de cada una de las partes signatarias con alta cualificación profesional enmateria de tecnologías de la información y las comunicaciones. La Comisión Técnicaelevará propuestas a la Comisión de Seguimiento en todo lo relativo a la ejecución delConvenio. Asimismo desarrollará las actuaciones y programas que le seanencomendados por aquélla, en particular el desarrollo del plan necesario para lograr laintercomunicación de las plataformas de comunicación registral y judicial. La ComisiónTécnica se reunirá al menos una vez al trimestre y, en todo caso, cuando seaconvocado por cualquiera de sus miembros previa indicación de los asuntos a tratar.Las convocatorias, acuerdos y documentación de los órganos de seguimiento seproducirán y custodiarán por una Secretaría administrativa, cuyo régimen establecerá ensu primera reunión la Comisión de Seguimiento.

DECIMA.- Vigencia.

El presente Convenio tiene una duración indefinida, salvo que cualquiera de las partes lodenuncie expresamente con tres meses de antelación a la fecha que se pretenda dar porfinalizado.

DECIMOPRIMERA.- Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad

El Colegio se reservan el derecho a suspender, temporal o indefinidamente, la aplicacióndel presente Convenio si ello fuera necesario por exigencias de adaptación de cualquierade los servicios por él afectados a lo establecido en los Esquemas Nacionales deInteroperabilidad y Seguridad, Normas Técnicas de Interoperabllidad de la Secretaría deEstado para la Función Pública del Ministerio de Política Territorial y Administración

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Pública, Guías CCN-STIC del Centro Criptológico Nacional o cualquiera otras normas,directrices o recomendaciones que los desarrollen.Salvo en caso de extrema urgencia, debidamente acreditada, se establece un plazo depreaviso de un mes para la aplicación de la suspensión determinada en esta cláusula.

DECIMOSEGUNDA.- Contraprestaciones económicas.

El desarrollo del presente convenio no dará derecho a contraprestación económica algunaa favor de ninguno de sus firmantes, soportando cada uno de ellos el coste, si lo hubiere,de las actuaciones que deban desarrollar para lograr la efectiva puesta en marcha esteproyecto.

DECIMOTERCERA.- Compromisos de los firmantes.

El del Colleqi se compromete a desarrollar cuantas actuaciones resulten precisas en sured para lograr la intercomunicación de las correspondientes plataformas de comunicaciónasí como a facilitar y promover el acceso de los gestores, que pudieran seleccionarsepara servir de experiencia piloto, a la plataforma de comunicaciones desarrollada por losRegistradores y se compromete a no facilitar a terceros ni el acceso a la misma, nininguna documentación técnica asociada a este proyecto.El Colegio se compromete a desarrollar cuantas actuaciones resulten precisas para lograrla integración de su plataforma de comunicación registral con el sistema de comunicaciónde los gestores.

DECIMOCUARTA.- Sin perjuicio de lo anteriormente establecido, las partes interesadaspodrán suscribir las modificaciones y ampliaciones que consideren necesarias para lamejora del sistema, lo que se realizará mediante anexos al presente convenio.

y en prueba de conformidad, firman cuatro ejemplares del presente Convenio en el lugary fecha indicados al principio.

D. José Javier Sonet Llull•President d~I1M'l"'st(e Col-leqi Oficial dez.~.i~"'G}::' '>de Grad . .:tit,eles IIles Balears

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