suport curs mpe 2010
TRANSCRIPT
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
1/58
SCOALA NAIONAL DE TIINE POLICITICE I ADMINSTRATIVE
FACULTATEA DE ADMINISTRATIE PUBLIC
Specializare Administraie European, Anul III
MANAGEMENTUL PROIECTELOR EUROPENE
SUPORT DE CURS
Semestrul II
2009 - 2010
Profesor: lector univ. dr. Drago JALIU
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
2/58
2
1
Abordri i concepte folosite n
managementul proiectelor
2
Noiuni i concepte
Proiect
Managementul proiectelor
Ciclul de via al proiectelor
Factori de succes n proiecte
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
3/58
3
3
PCM PM(BOK)
70
Dezvoltat de CE
PCM Manual guidelines 2001,
2004
www.europa.eu
70
Dezvoltata de Project
Management Institute(PMI)
PMBOK(Project Management
Body of Kowledge)2001, 2005
www.pmi.org
4
Ce este un proiect?
Definiii:
PCM:succesiune logic de activitactivitii coordonate i controlate,
de natur diferit, realizat ntr-o manier organizat metodic
i progresiv, avnd constrngeri de timp, resurse i cost,
destinat obinerii de noi rezultate, necesare pentru
ndeplinirea unor obiective clar definite
PM(BOK): efort temporar pentru a crea un produs sau serviciuunic
Istoric, conceptul a fost folosit prima oar dearhiteci, i anume de Filippo Brunelleschi, nsecolul XV, cnd a conceput domul catedralei dinFlorena (projetto)
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
4/58
4
5
Caracteristici
Orice proiect are obiectiv(e)
Limitat n timpResurse limitate
Se desfoar n mod progresiv
Produs/serviciu/rezultat unic
Se deruleaz organizat, planificat,controlat
Realizat de oameni
Se desfoar ntr-un mediu de risc
6
Managementul proiectelor
Ce verb ar caracteriza cel mai bine
managementul de proiect?
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
5/58
5
7
Managementul proiectelor
A organiza
A prioritiza
A planifica
A comunica
A conduce
A motiva
A rezolva
A controla
A negocia
A achiziiona
A pune la dispoziie
A informa
A delega
A urmri
A evalua
A asculta
A avertiza
A vinde
A mpciui
A filtra
A accepta
A refuza
A antrena
A facilita
8
Managementul proiectelor
PCM
Managementul de proiect reprezint o utilizare abil atehnicilor pentru atingerea rezultatelor la nivelul
stabilit, cu bugetul i n perioada de timp prevzute.
PM(BOK)
Arta de a conduce i coordona resursele de-a lungul
vieii unui proiect utiliznd tehnici moderne de
conducere pt atingerea obiectivelor predeterminate de
scop, cost, timp, calitate i satisfacerea participanilor
Making the project happen.
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
6/58
6
9
Fazele proiectuluiFazele proiectului
PCM
Programare
Identificare
Formulare
Implementare
Evaluare i Audit
PM(BOK)
Initiere
Planificare
Implementare
Incheiere
10
6 Faze ale unui Proiect
Ideile altor oameni
Incheiere usoara
Recompensarea celorcare nu au participat
Deziluzia
Panica
CautareaVinovatilor
PedepsireaNevinovatilor
Entuziasm
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
7/58
7
11
Factori de succes n proiecte
Obiective clare, stabile si bine definite (cerinele
produsului). nelegerea nevoilor reale, avand cerine complete i
bune. Ateptrile tuturor celor implicai, mediul, resursele i
planificarea trebuie s fie realiste Viziune i strategie clar de la bun nceput Buna comunicare ntre factorii interesai Toi membrii echipei trebuie s aib aceeai imagine
despre proiect.
12
Identificarea problemele (simptomele) din vreme ireacie rapidi corect. Urmrirea i controlul execuiei. Adaptarea planurilor. Msurarea i nelegerea progresului proiectului. Invarea din leciile fiecrui proiect, situaie,
eveniment, Gestionarea modificrilor i riscurilor. Plan bine definit.
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
8/58
8
De la idee la proiect
2
De la idee la proiect
Pentru a transforma o idee ntr-un proiect,
trebuie identificate urmtoarele elemente:
Problemape care o rezolv proiectul
Scopuli obiectiveleproiectului
Activitileprin care se vor atinge obiectiveleproiectului
Resurselenecesare realizrii activitilor
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
9/58
9
3
De la idee la proiect
De asemenea, se va descrie situaia la care se
dorete s se ajung cu ajutorul proiectului:
Impactulproiectului
Rezultateleproiectului
Produselegenerate de activitile proiectului
Costulrealizrii activitilor
4
Analiza problemelor
Se analizeazsituaia existent relevantpentru ideea de proiect
Se identificproblemele principale
Se structureaz problemele identificate pebaza relaiei cauz efect
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
10/58
10
5
Analiza problemelor O problem bine formulat...
se refer la o situaie existent
definete un aspect negativ
indicefectele negativepe care le genereaz
este raportat launul sau mai multe grupuri saucategoriibine determinate de persoane fizice sau
juridice, a cror situaie e afectat de existena sa
6
Analiza problemelor
1. Identificareaproblemelor
2. Selectarea unei probleme principale3. Structurarea celorlalte probleme n funcie de
problema principal, pe baza legturii cauz-efect Problemele care genereaz direct problema principal
sunt aezate sub aceasta, ca i cauze
Problemele care sunt generate direct de problemaprincipal sunt aezate deasupra acesteia, ca efecte
4. Completarea schemeicu alte cauze/ efecte aleproblemelor identificate deja
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
11/58
11
8
EFECTE
CAUZE
STAREA DE SNTATEDEFICITAR A
COPIILOR STRZII DINORAUL X
PERICOL DERSPNDIRE A UNOR
BOLI
NIVEL DE SIGURANREDUS PENTRU
POPULAIA DIN ZON
MORTALITATE
RIDICAT
ACCENTUAREA UNORMANIFESTRIANTISOCIALE
CONDIII DEVIA INSALUBRE
ACCESUL LIMITAT LASERVICIILE DE
SNTATE
INSUFICIENTE SPAIIDE CAZARE
SLABA CALITATE AALIMENTAIEI
PRECARITATEAVENITURILOR
POSIBILITATEAREDUS DE A OBINE
LOCURI DE MUNC
LIPSA TRATAM.MEDICAL
NECESAR
DEZV. PROBLEME DESNTATE MINTAL CE
INCLUD AGRESIVITATE
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
12/58
12
9
Analiza problemelor
Dac se urmrete ncadrarea viitorului proiect ntr-un
program de finanare:
Se va pune accent pe argumentarea problemelor
identificate cu date oficiale, studii, rapoarte etc.
Se va alege problema principalinnd cont i de
problemele considerate de program ca prioritare
10
Scopul i obiectivele proiectului
= soluii pentru rezolvarea problemelor identificate:
Scopul proiectuluieste reprezentat de schimbarea
care trebuie realizat pentru rezolvarea problemei
principale
Obiectivele proiectuluisunt principalii pai care
trebuie realizai pentru a realiza schimbarea definit
n cadrul scopului
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
13/58
13
11
Scopul i obiectivele proiectului
pot fi privite ca reformulri pozitiveale problemei
principale, respectiv a primului nivel de cauzeidentificate n cursul analizei problemelor
Exemplu:
Problema principal: starea deficitar de sntate a
copiilor strzii din oraul x
Scop:mbuntirea strii de sntate a copiilor strzii
din oraul x
12
Scopul i obiectivele proiectului
Exemplu:
Cauze (primul nivel):1. Condiiide viainsalubre
2. Accesul limitatla servicii de sntate
3. Slaba calitatea alimentaiei
Obiective:
1. Dezvoltarea niveluluide salubritate a condiiilor devia...
2. mbuntirea accesuluila serviciile de sntate...
3. Ameliorareaalimentaiei...
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
14/58
14
13
Scopul i obiectivele proiectului
Legturadintre scop i obiective trebuie s fie direct
Exemplu:
Scopulmbuntirea strii de sntate a copiilor strzii dinoraul x
se va atinge prin urmtoarele obiective:
1. Dezvoltarea nivelului de salubritate a condiiilor de via...
2. mbuntirea accesului la serviciile de sntate...
3. Ameliorarea alimenta
iei...
14
Scopul i obiectivele proiectului:recomandri privind formularea
Scopuli obiectivele:
Trebuie s fie exprimate prin cuvinte care denot unproces, parcurgerea unui drum:
mbuntirea, creterea, scderea, nfiinarea, crearea,promovarea, dezvoltareaetc.
Scopul:
Fiecare proiect va avea un singur scop.
Obiectivele:
Fiecare proiect va avea cte 2-3 obiective.
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
15/58
15
16
Scopul i obiectivele proiectului
Dac se urmrete ncadrarea viitorului proiect ntr-un
program de finanare se va verifica dac:
Scopulproiectului contribuiela realizarea
obiectivelor programului
Obiectiveleproiectului se ncadreaz n domeniile
eligibilepentru finanare n cadrul programului
15
Scopul i obiectivele proiectului:recomandri privind formularea
De asemenea, orice obiectivtrebuie s fie:
Specific ce? n avantajul cui?
Msurabil poate fi msurat?
Accesibil poate fi atins un asemenea obiectiv, ngeneral?
Realist poate fi atins cu mijloacele/ resurseleexistente?
Temporal determinat se raporteaz la un anumittermen/ anumit durat de realizare?
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
16/58
16
18
Analiza strategiei proiectului
Alte criterii folosite pentru determinarea structurii finale a proiectului (ex.):
Msura n care contribuie la ndeplinirea obiectivelor politicilor/
strategiilorrelevanteConsistena schimbrilorgenerate n favoarea beneficiarilor
Complementaritateacu alte proiecte i programe
Oportunitile de finanarerelevante
Raportul cost/ beneficiu
Contribuia la consolidarea capacitii organizaiei
Impactul asupra mediului
17
Analiza strategiei proiectului
Se pstreaz n structura final a problemelor,
scopuluii obiectivelorproiectului doar anumite
elemente, selectate pe baza unor criterii ca:
Nesuprapunerea cu iniiative aflate deja n derulare
Capacitateaorganizaiei/ organizaiilor
Posibilitatea acoperirii costurilornecesare
Respectarea politicilor/ strategiilorn domeniu
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
17/58
17
19
Analiza strategiei proiectului
n urma acestei etape, se vor determina:
Problemelecrora proiectul li se poate
adresa n mod realist
Scopuli obiectivelepe care i le poate
propune proiectul n mod fezabil
Cea mai eficient structur a interveniei/
soluiei propuse de proiect
20
Analiza strategiei proiectului
La finalul etapei de analiz a strategiei vomavea toate elementele necesare privind:
Problema =>scopul impactul
obiectivele rezultatele
activitile rezultateleimediate
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
18/58
18
IDENTIFICAREA PROIECTELORANALIZA FACTORILOR INTERESAI
2
FACTORII INTERESAI - CINE SUNT EI?
Orice persoan, grupuri de persoane, instituii,
asociaii sau firme care sunt sau ar putea deveniimplicate in proiect:
direct sau indirect,
pozitiv sau negativ
au un interes n proiect
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
19/58
19
3
DE CE ANALIZA FACTORILOR INTERESAI ?
DE CE?
ntelegerea nevoilor clientilor interni si externi
Implicarea si motivarea celor interesati pentru aasigura succesul proiectului
Asigurarea ca ceea ce se implementeaza este ceeace s-a planificat si este ceea ce doresc stakeholderii
Consultantul
Contractorul
Subcontractorul
Statul
Finantatorul/ Sponsorul
Beneficiarul(rii)
Bncile
Proiectantul
4
ROLUL FACTORILOR INTERESAI
Acord sprijin i sunt resurs know how/
financiar pt problemele/ necesitileproiectului.
Contribuie la fluxul informaional al proiectului
Se pot opune direciei de evoluie a proiectului
n funcie de interesele i nevoile proprii
Lipsa consultrii poate genera blocaj.
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
20/58
20
6
Matricea Caracteristicilor
PAS IVPAS IIIPAS IIPAS I
Capacitatea simotivatia de asusine proiectul
(voin &atitudine fa deproiect)
Actiuni posibile -Strategia
Posibile actiuni pentru
a adresa interesele
stakeholderilor
Interese & asteptari(cum va fi afectat deproiect)
interese,asteptaricum sunt afectati deproiect
BeneficiiPierderi
Stake-holder(VIS)
5
NU POATE
POATE
NU VREA VREA
PRIORITIZAREA PARTILOR INTERESATE
IdentificareaIdentificarea grupurilorgrupurilor importanteimportanteCCineine vreavrea sisi cinecine poatepoate (willing & able)(willing & able)
MasuraVIS
(VeryImportantStakeholder
)
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
21/58
21
7
Concluzii pentru proiect
Cum se poate ine cont de FI?Ce actiuni se pot/trebuie intreprinse?
Cum se pot aborda FI?
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
22/58
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
23/58
23
3
Work Breakdown Structure
Defalcarea/spargerea ierarhica a proiectului
Pe baza WBS se definesc lucrarile ce vor fi
realizate, responsabilitatile pentru fiecare
parte de lucrare si se stabilesc datele si
bugetul pentru acestea.
Reprezinta baza pentru metodele de
planificare si control
4
Reguli de elaborare:
Totalul pentru fiecare nivel trebuie sa fie egal cu
suma totalurilor elementelor componente
Fiecare element va fi introdus doar o data
Work Breakdown Structure
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
24/58
24
5
PROIECT/Scop1
Activitatea1.1.
Activitatea1.2.
Subactivitate1.2.2
ETC.
1.2.3.Subactivitate
1.2.1
Pasul 3.Descompuneti
fiecare com-ponenta inelementele
sale, si asa maideparte pentru
nivelele maidetaliate
Pasul 2: Descompunetiproiectul in activitati
si introduceti-le pe nivelulal doilea
Pasul 1: Introduceti
numele proiectului
Work Breakdown Structure
6
Proces/Produs/Combinatie
OrganizareConferinta FS in RO
1.1
Planificare simonitorizare
1.1.1.
Organizare masa festiva1.1.2.
Locatie1.1.3.
Formare echipaProiect1.1.1.1
Planificareactivitati1.1.1.2.
ElaborareBuget1.1.1.3.
Intocmirerapoarte1.1.1.4.
Intocmire listaCumparaturi
1.1.2.1.
Cumparareproduse1.1.2.2.
Stabilire menu1.1.2.3
Alegere locatie1.1.3.1.
Pregatiremancare1.1.2.4
Decorare sala1.1.3.2
Instalare echipamente1.1.3.3.
Invitati1.1.4.
intocmire lista invitati1.1.4.1.
Tiparire invitatii1.1.4.2.
Transmitere invitatii1.1.4.3.
RSVP1.1.4.4.
Transport1.1.4.5.
Intocmire scrisorimultumire1.1.4.6.
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
25/58
25
8
4.
3.
2.
1.
Etc3.2.1.
Unitate de Timp
DurataActivitati
Pasul 1:Stabiliti lista deactivitati/subact
Pasul 4:Afisati relatiilecritice dintreactivitatiutilizand sageti
Pasul 2: Stabiliti cea mai
potrivita unitate de timp (ex:zile, luni, trimestru)
Pasul 3:Stabiliti durata fiecarei
activitati si desenatibarele activitate.Reprezentati momentulde inceput si sfarsit
Pasul 5:Afisatievenimenteleimportantecu triunghiuri
Graficul GANTT
7
Scop:
Stabilirea duratei si desfasurarii in timp a proiectului
Descriere:
Afisarea grafica a informatiilor privind desfasurarea in timp a
proiectului
Include relatiile de interdependenta si evenimentele importante din
viata proiectului (milestones)
Instrumente ajutatoare:
Program Evaluation & Review Technique (PERT)
Analiza Drumului Critic (ADC)
Programe de Management de Proiect (ex: Primavera, Microsoft
Project)
Graficul GANTT
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
26/58
26
9
PROIECT: STABILIREA UNITATILOR DE PLANIFICARE, MINISTERUL AGRICULTURII
ACTIVITATI ANUL 1
Luna 1 Luna 2 Luna 3 Luna 4 Luna 5 Luna 6 Luna 7 Luna 8 Luna 9 Luna 10 Luna 11 Luna 12
1,1 Stabilirea Unitatii de Planificare
1.1.1 Organizarea birourilor si a echipamentelor
1.1.2 Identificarea si recrutarea personalului omolog
1,2 Legatura cu departamente guvernamentale 1 2 3
relevante
1.2.1 Convocarea comitetului consultativ
1.2.2 Organizarea ntlnirilor comitetului consultativ
1.2.3 Organizarea de informari regulate pentru
Minister si functionarii de conducere
1,3 Realizarea unor studii de planificare 4 5 6 7 8 9
1.3.1 Stabilirea impreuna cu Guvernul a unor
domenii prioritare pentru studiile de planificare
1.3.2 Organizarea unor grupuri de lucru pentru realizarea
unor studii de planificare
1.3.3 Realizarea unor studii de planificare impreuna
cu Guvernul
1,4 Furnizarea de planuri st rategice Guvernului 10
1.4.1 Recomandari facute Guvernului
1.4.2 Asistarea guvernului in dezvoltarea unuicadru pentru formularea de politici
Jaloane importante
1 In cadrul Comitetului Director al Proiectului sunt prezenti si reprezentanti cu functii de conducere din toate departamentele relevante2 Stabilirea Termenilor de Referinta si programarea Comitetelor Consultative3 Primele 3 intalniri de informare organizate conform planului4 Acorduri scrise asupra ariilor de prioritate
5 Stabilirea grupurilor de lucru convocate si a programarii activitatii6 Primele drafturi de studii distribuite7 Comentarii de la Ministerele&departamentele relevante8 ncheierea studi i lor9 Stabilirea grupurilor de lucru pe baza recomandarilor10 Recomandarile de strategie transmise guvernului
EXPERTI
PM OM E1 E2 E3
L
L
L S
L
L
L
L L L
L L L
L S S S
L S S S
PM = Managerul proiectuluiOM = Director de birouE1 = Econom ist Ag.E2 = Specialist in Poli t iciE3 = Economia septelului
L = Rolu l de conducereS = Rolu l de spri ji n
CHEIE
10
ADC
ansamblu de metode si procedee de planificare, urmarire si controla proiectelor
Drumul Critic
Reprezinta drumul cu lungimea cea mai mare si cu durata minimaposibila de realizare a proiectului
Procedee Critical Path Method (C.P.M.) Precedence Diagramming Method (P.D.M.) Program Evaluation and Review Techniques (PERT)
Analiza drumului critic(ADC)
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
27/58
27
11
A0
A2 A4A7
A5
A1
A3
A6
A8
Precedence Diagramming Method (P.D.M)
Activitati pe Nod
Critical Path Method (C.P.M.)Activitati pe sageti
A0A1
A3 A6
A2A5
A7
A4
Analiza drumului critic(ADC)
12
Calculul Direct
Sens de parcurgere: De la nodul initial la nodul final Stabileste termenele cele mai devreme (ES, EF) prin
insumarea duratelor activittilor ce converg intr-un
nod, comparand aceste valori si alegand valoarea
maxima
Activitatea din nodul initial incepe la momentul 1
ES2 = EF1 + 1
EF2 = ES2 + Durata2 - 1
Analiza drumului critic(ADC)
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
28/58
28
13
A5
1 5
B10
6 15
C20
16 35
D20
6 25
E25
26 50
F5
51 55
G10
56 65
Analiza drumului critic(ADC)
Drumul CriticReprezinta drumul cu lungimea cea mai mare sicu durata minima posibila de realizare aproiectului
14
ES Start cel mai devreme Momentul in care oactivitate poate incepe cel mai devreme posibil
EF Finish cel mai devreme Momentul in care oactivitate poate sa se incheie cel mai devreme posibil
LS Finish cel mai devreme Momentul in care oactivitate poate incepe cel mai tarziu posibil fara saafecteze momentul de incheiere a proiectului
LF - Finish cel mai devreme Momentul in care oactivitate se poate incheia cel mai tarziu posibil farasa afecteze momentul de incheiere a proiectului
Analiza drumului critic(ADC)
Activ.
ESLS
Dur
EFLF
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
29/58
29
15
Calculul Invers:
Sens de parcurgere: De la nodul final la nodul initial
Stabileste termenele cele mai tarzii (LS, LF) prinscaderea duratelor activittilor ce diverg din nodulrespectiv, comparand aceste valori si alegandvaloarea minima
Activitatea din nodul final incepe la momentul LS
LS2 = LF2 Durata2 + 1
LF2 = LS3 - 1
Analiza drumului critic(ADC)
16
A 5
1 5
B 10
6 15
C 20
16 35
D20
6 25
E25
26 50
H10
56 65
1 5 16 25 36 55
6 25 26 50
G
5151
5
5555 56 65
Analiza drumului critic(ADC)
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
30/58
30
17
Activitatea B nu se poate
incheia pana cand nu incepe
activitatea A
SF: Start-Finish
Activitatea B nu se poate
incheia pana cand nu se
incheie activitatea A
FF: Finish-Finish
Activitatea B nu poate incepe
pana cand nu incepe activitatea
A
SS: Start-Start
Activitatea B nu poate incepe
pana cand nu se incheie
activitatea A
FS: Finish-StartA
B
A
B
A
B
A
B
Analiza drumului critic(ADC)
18
Abordarea Determinista
Durata activitatilor este direct proportionata cucantitatea de lucrare si implicit cu volumul demunca si invers proportionala cu numarul demuncitori din formatia de lucru
Unitatea de masura este unica pentru toateactivitatile: ora, ziua, saptamana, luna
Durata activitatilor se alege totdeauna ca numarintreg de unitati de timp
Estimarea duratei activittii
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
31/58
31
19
Abordarea Probabilista
Ia in considerare caracterul aleator al duratelor activitatilor
Durata unei activitati este o variabila aleatoare a carei functie
de repartitie se aproximeaza cu o repartitie (beta)
Se stabilesc trei estimari:
Durata optimista (a) durata minima de executie
Durata Pesimista (b) durata maxima de realizare
Durata Cea Mai Probabila (m) estimarea cu cea mai mare
sansa de realizare
Estimarea duratei activittii
20
a
m b
t
% d= a+4m+b6
Estimarea duratei activittii
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
32/58
32
2
Tipuri de bugete
buget pe categorii de cheltuieli - grupeaz veniturile i
cheltuielile pe categorii. buget pe categorii de cheltuieli i pe activiti -
grupeaz cheltuielile pe categorii i pe activiti, ncadrul acelui proiect.
buget pe surse - grupeaz cheltuielile pe categorii ipe surse de finanare care particip cu fonduri.
acest tip de buget reprezint, de obicei, forma sub carebugetul i se prezint finanatorului cruia i se solicitafonduri, avnd n vedere faptul c orice finanatordorete stie cine mai susine din punct de vederefinanciar proiectul respectiv i n ce msur
PLANIFICAREA PROIECTELOREstimarea resurselor si bugetarea costurilor
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
33/58
33
3
Etape n realizarea bugetului
I. defalcarea proiectului n activiti careconsum resurse;
II. calcularea resurselor pentru fiecare activitatei subactivitate;
III. estimarea cheltuielilor n detaliu, pentrufiecare activitate i subactivitate precum ia celor totale;
IV. estimarea potenialelor surse de venituri.
4
I. Defalcarea proiectului n activiticare consum resurse
Rezultate ce trebuie obinute,
List de sarcini pentru fiecare dintre acestea.
Nu trebuie omise sarcini precum: realizarea
documentaiei, instruirea membrilor echipei,
evaluri intermediare, revizuiri aduse
proiectului, rapoarte etc.
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
34/58
34
5
II. Calcularea resurselor pentru fiecare activitate
Resurse legate de personal
Pentru a calcula resursele legate de personal,referii-vn primul rnd la volumul de munc
exprimat n ore sau n zile.
Pentru a calcula volumul de munc, ncercai s
estimai ct i-ar trebui unui singur om s o duc la
capt.
n funcie de numrul de oameni disponibili vei
putea calcula durata sarcinii
6
Resurse care nu sunt legate de personal
Echipamente (calculatoare, copiatoare,
mobilier, etc.) Consumabile (hrtie, cartue de imprimant,
diskete, CD-uri, etc.)
Transport i diurn
Costuri pentru organizarea de evenimente
Costuri administrative
Publicaii
Servicii contractate
Alte costuri
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
35/58
35
8
ELIGIBILITATEA COSTURILORcosturi care trebuie luate n considerare pentru finanarea nerambursabil
Costuri directe eligibile
Costuri indirecte eligibile
Costuri neeligibile
Contribuii n natur
7
III. Estimarea costurilorcostul unitar - cum?
din informaiile furnizorilor,
de la membrii echipei, n special de la cei
din departamentele specializate - estimare,
din proiecte asemntoare anterioare ale
organizaiei voastre sau ale altora.
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
36/58
36
9
COSTURI DIRECTE ELIGIBILECategorii
Costul pentru personalul angajat pentru proiect;
Transportul i costurile de subzisten pentru personalulimplicat n proiect;
Achiziiile de echipamente (noi !!!) i servicii;
Costuri pentru consumabile i bunuri;
Costuri de subcontractare;
Costuri generate (diseminarea informaiilor, evaluareaproiectului, auditul, traduceri, tiprire, asigurare, costul pentru
transferuri i garanii financiare).
10
Costurile suport indirecte eligibile
Costurile indirecte (sau de regie)
Costurile accidentale
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
37/58
37
11
COSTURI INDIRECTE ELIGIBILE -OVERHEADS
O sum global de 5% - 7% din
costurile directe eligibile ale proiectului
care acoper costurile administrative
efectuate de Beneficiar pentru
implementarea proiectului.
12
Costurile administrative
Acest capitol nu poate fi amendat n nici osituaie.
Acest capitol nu poate fi modificat nici mcarn limita de 15%, limit pn la care nu sesolicit amendament.
Suma prevzuti aprobat iniial pentrucheltuieli administrative nu poate fi n nici osituaie realocat, total sau parial, unei altelinii din buget.
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
38/58
38
13
Costurile accidentale
Categorie de rezerva Cuprinde un procent de maxim 5% din
costurile directe ce poate fi bugetat in scopul
de a asigura suport financiar pentru
eventualele evenimente imprevizibile aparute
pe parcursul implementarii proiectului.
14
COSTURI NEELIGIBILE
Datorii i provizioane pentru pierderi sau datorii;
Dobnzi;
Costuri deja finanate n alt cadru;
Achiziionarea de terenuri sau cldiri, cu excepieexpres prevzut 10%;
Pierderi datorate diferenelor de curs valutar;
Taxe, incluznd TVA.
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
39/58
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
40/58
40
17
Recomandri:
Bugetul trebuie s corespund activitilor,reflectndu-le.
Detaliai justificrile costurilor, pentru ademonstra necesitatea lor!
inei cont de taxele aferente salariilor(impozitul pe venit, asigurrile sociale etc.), ide numrul de ore lucrate (normntreagsau parial).
18
Recomandari
nu uitai s calculai costurile legate de depreciereai ntreinerea echipamentului pe care l folosii (dac
sunt eligibile);
includei i costurile legate de evaluarea proiectului;
marj de siguran - rata inflaiei, scderea puterii de
cumprare, alinierea preurilor la cele internaionale
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
41/58
41
19
Documentele justificative necesareraportrii financiare
Condiii s reflecte o cheltuial care are legtur
direct cu activitile proiectului; s fie datate i s conin toate informaiile
necesare; s fie copii lizibile, originalul fiind pstrat la
organizaia solicitant sau la respectivulpartener;
alturi de documentele care solicit o plat(facturile) s existe i documentele care atestplata (chitane, ordine de plat).
20
Situaii speciale
Facturile pro-form nu vor fi acceptate,
Pentru plile care au fost deja fcute sevor accepta numai facturile finale iarBeneficiarul trebuie s fie capabil sfurnizeze documentele bancare sau altedovezi de plat.
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
42/58
42
21
Neacceptarea unor cheltuieli
n cazul n care Beneficiarul finanrii nu poate furniza
documente justificative adecvate pentru cheltuielilelegate de proiect
Dac documentele nu satisfac cerinele menionate n
aceast seciune, Autoritatea Contractant i rezerv
dreptul de a exclude costurile n cauz din totalul
costurilor eligibile.
Pentru orice cheltuial efectuat trebuie s existe
documente care s justifice ntreaga sum raportat.
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
43/58
43
Managementul riscurilor
2
Risc
Orice factor care poate influenta in mod negativ
succesul proiectului(timp, buget si calitate) Orice proiect are riscuri!
Nivelul riscului si incertitudinea controlate pentru ca
proiectul sa poata fi finalizat cu succes.
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
44/58
44
3
Planul de gestionare a riscurilor
Cuprinde:
Procesul prin care riscurile sunt identificate, analizate,evaluate si gestionate de-a lungul ciclului de viata al
unui proiect
Procesul de transferare a costurilor de gestionare a
riscurilor in bugetul proiectului
Procesul de transferare a strategiilor/act de
gestionare a riscurilor in WBS
Responsabilitatile pentru monitorizarea/gest riscurilor
Planul de raportare al monitorizarii riscurilor
Matricea de gestionare
4
DE CE?
Instrument pt gestionarea si reducerea riscurilor
Asigura comunicarea modului de gestionare a
riscurilor catre toti factorii interesati
Reprezinta baza rapoartelor catre management
Cuprinde strategiile de gestionare a riscurilor
Planul de gestionare a riscurilor
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
45/58
45
5
Cand?
Riscurile trebuie identificate si analizate devreme inproiect
Ce avem nevoie?
Intelegerea proiectului
Intelegerea factorilor interesati
Informatii despre ce inseamna managementul
riscurilor in proiecte
Planul de gestionare a riscurilor
6
Cum?
etape:
Identificarea riscurilor
Analiza riscurilor
Elaborarea matricei de gestionare a riscurilor
Planul de gestionare a riscurilor
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
46/58
46
7
Identificarea riscurilor
Intalnire factorii interesati reprezentativi in proiect Se defineste riscul pentru proiectul respectiv
Sesiune brainstorming
Categorii de riscuri(exemple)
Buget
Timp
Scop
Resurse
Comunicare
8
Probabilitatea de aparitie
Impact
Grad de expunere al riscului(GE)=
(probabilitatea de aparitie x impactul)/2
Analiza riscurilor
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
47/58
47
9
Analiza riscurilorProbabilitatea
de aparitie
Grad inalt de aparitie ariscurilor
100Foarte mare
Foarte posibil sa apara;
evenimentele de declansare a
riscului se pot petrece
80Mare
Probabil sa apara60Medie
Exista sanse sa apara, totusi
ele sunt mici
40Mica
Cel mai putin probabil sa apara;
trebuie monitorizat in special pe
parcursul implementarii pr
20Foarte mica
DescriereScorProb de aparitie
10
Analiza riscurilorImpact
Impact major > 25%100Foarte mare
10-25%80Mare
Impact 5%-10%60Mediu
Impact minor asupra
proiectului(< 5% asupra
bugetului, timpului si scopului)
40Mic
Impact nesemnificativ. Imposibil sa
se masoare impactul.20Foarte mic
DescriereScorProb de aparitie
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
48/58
48
11
Analiza riscurilor
f mare8010080
mare7040100....
mare706080....
mediu508020....(codificare.ID)
RatingGE/ScorImpactPb aprtieRisc
0-20 - f mic21-40 - mic41-60 - mediu
61-80 - mare81-100 - f mare
12
Matricea de gestionare a riscurilor
...Mare
Monitorizare permanenta a relatiei intre factorii
interesati, informare si comunicare asupra derularii
proiectului autoritatea centrala si locala
Implicare
Camera de
Comert
2.1.Foarte
mare
Strategia/Act. de gest a riscurilorAct preventiveIDGE/
Rating
Studiu de caz: CCB. Risc 2.1.- conflict administratia locala, adm centralain ceea ce priveste controlul proiectului si accesul la finantare
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
49/58
49
13
Reguli ale riscului
Sunt 3 reguli simple pentru a avea un proiect lipsit deriscuri. Din pacate, nimeni nu le stie.
Fiecare proiect inceput tb finalizat dar nu orice proiecttrebuie sa inceapa
Proiectele nu sunt periculoase, riscurile sunt! Surprize mari, probabilitate de succes mica si invers! Invata din greselile celorlalti, nu vei trai suficient de
mult ca sa le faci tu pe toate. Fii in permanenta atent! intotdeauna e ceva ce ai uitat
sa faci. Incepi cu 2 sacose: una plina cu noroc, cealalta goala
de experienta. Important este sa umpli sacosa deexperienta inainte ca sa o golesti pe cea de noroc.
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
50/58
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
51/58
51
3
Sarcini de monitorizare
STRUCTURA ACTORI SARCINIComitetul
Consultativ
Factorii Interesai Controlul evoluiei generale Luarea deciziilor importante Sprijinirea proiectul la nivel
comunitar/regional & politic Asigurarea complementaritii cu alte
proiecte
Echipa de
Implementare
a Proiectului
Manager de Proiect
+ Personal
Asigurarea disponibilitii resurselor INTRRI
Asigurarea ndeplinirii activitilorAsigurarea producerii rezultatelor IEIRIAsigurarea respectrii bugetuluiMonitorizarea evoluieiComunicarea cu i informarea factorilor
interesai.
4
Ce se monitorizeaz?
Exemple ntr-un program de finanare:- Ieiri:
Nr. de evenimente de informare realizate
Nr. de cursuri ncheiate/ % de reuit la examen
Nr. de persoane n excursii de studii/ deplasri
Rezultate:
Calitate ridicat a fielor de proiect
Rata de contractare mbuntit
Impact:
O mai bun absorbie a fondurilor DRI
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
52/58
52
5
Exemple ntr-un proiect:
Detalii despre beneficiari
Detalii despre personal
Evoluia activitilor proiectului/ jaloanele / respectarea
termenelor limit fa de planificarea iniial
Calitii
Prezena nregistrat
Aspecte financiare: venituri, costurile realizate fa de
bugetul planificat
Ce se monitorizeaz?
6
Monitorizarea trebuie s respecte planul dedesfurare a activitilor cheie din proiect.
Sistemul de culegere a datelor i cel de
monitorizare trebuie stabilite la nceputul
proiectului.
Colectarea datelor trebuie s fie iniiat la
nceputul proiectului.
Cum se realizeaz monitorizarea?
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
53/58
53
7
Cteva principii ale M&E
ntotdeauna trebuie avute n vedere nevoileutilizatorului de informaie. Pentru cine sunt
informaiile? Cum vor fi ele folosite?
Mai multe informaii nu nseamn neaprat o mai
bun informare.
Se recomand realizarea unui echilibru ntre
informaiile cantitative i cele calitative.
Colectarea i folosirea informaiilor cere timp i
resurse acestea trebuie alocate n faza deelaborare a proiectului.
8
Indicatori, proiecte i programe
Obiectivul specific, odatndeplinit, devine impact alproiectului (somajul delung durat redus).
Obiectivele operationaleaduse la ndeplinire devinrezultate (potenialul crescutde angajare a omerilor delung durat, prin instruire).
Activittile realizategenereaz ieiri (cursurilelivrate pentru omeri).Intrri
Obiective
operaionale
Obiectivspecific
(scop)
Ieiri(bunuri,servicii, produse)
Rezultate(efecte directe, imediate)
Impact(efecte pe termen lung)
Activiti
Obiectivele
programului
/ proiectului
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
54/58
54
9
Evaluarea proiectului
Un proces structurat ce cuprinde:
Colectarea informaiilor relevante
Analizarea acestor informaii potrivit criteriilor
stabilite
Prezentarea rezultatelor analizei
Includerea acestor rezultate n planificarea
viitoare
10
Definiia evalurii
Proces prin care se analizeaz relevana,
performana, succesul i eficiena n cadrul unui
anumit interval de timp, a programelor i
proiectelor n derulare i a celor care s-au
ncheiat.
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
55/58
55
11
Criterii de Evaluare
Nevoi
Obiective Intrri Activiti Ieiri
Rezultat
Impact
Relevana
Sustenabilitate
Eficacitate
Eficien
Probleme socio-economice
Programe
Evaluare
12
Situaie dorit
PROIEC
T
Evaluare intermediar
Evaluare la finalul proiectului sauevaluare final
Evaluarea impactului
Evaluare iniial
Timp
Beneficii durabilei impact
Situaie iniial
Stadii ale evalurii
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
56/58
56
13
nregistrri ale datelor standard aleproiectului
Date suplimentare Teste Reacii din partea factorilor interesai Reacii din partea beneficiarilor Observaii fie de monitorizare Procese verbale ale ntlnirilor
Surse de informaie
14
Relevan
Eficien
Eficacitate
Impact
Durabilitate (sustenabilitate)
Criterii de evaluare
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
57/58
57
15
Relevan
Proiectul se ocup de problemele reale ale
beneficiarilor vizai i contribuie semnificativ la
obiectivele de dezvoltare pe termen lung.
Eficien
Rezultatele sunt realizate la un cost rezonabil.
Eficacitate
Rezultatele contribuie n mod direct la realizareascopului proiectului.
Criterii de evaluare
16
Impact
Prin ndeplinirea scopului su, proiectulgenereaz schimbri asupra mediului n
care se desfoar.
Durabilitate
Beneficiile produse ca urmare a
proiectului se vor menine/ dezvolta i
dup ncetarea finanrii.
Criterii de evaluare
-
8/2/2019 Suport Curs Mpe 2010
58/58
17
Obiective, rezultate, impactIntrri, activiti, ieiriAccentpe:
Se identific elementele careau dus la succesul sau laeecul proiectului, sensuesc lecii aplicabile i ncazul altor programe/proiecte etc.
Se urmrete evoluia, seiau msuri de remediere,se actualizeazplanificarea iniial
De ce?
Periodic intermediar, lancheierea proiectului, dupo perioad de timp de lancheierea proiectului
Pe parcursul proiectuluiCnd?
De obicei ncorporeazcontribuii externe(obiectivitate)
Responsabilitate amanagementului intern la toate nivelurile
Cine?
EvaluareMonitorizare