superintendencia de industria y comercio recurso extraordinario de súplica x memorando...

SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIOTABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: DESPACHO SUPERINTENDENTE DE INDUSTRIA Y COMERCIODEPENDENCIA PRODUCTORA: DESPACHO SUPERINTENDENTE DE INDUSTRIA Y COMERCIO

ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S000.15 COMITES 000.15.21 COMITÉ DE GESTIÓN X 1 5 X

Actas

000.15.05 COMITÉ CONSEJO ASESOR 1 19 XActas

000.15.06 COMITÉ DIRECCIÓN 1 19 X

Actas

0000.26 DERECHOS DE PETICIÓN

000.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓN 1 3 X

Presentación (solicitud) XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente X

Traslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento Respuesta

APROBACIÓNAG E Acta de comité de archivoAC M No. 45CT S Del: 2012-09-28

CÓDIGO DEPENDENCIA 0000

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas,anexando los correspondientes antecedentes. Cumplido el tiempo deretención en años en el Archivo Central se procede a su eliminación.

CONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓN

PROCEDIMIENTO

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición (incluyepetición de información) que no están relacionadas a un expedientedeterminado y se debe organizar de manera consecutiva, de acuerdo conla fecha de respuesta, anexando los correspondientes antecedentes.Cuando la solicitud se relaciona con un trámite (expediente) determinadolos documentos se deben archivar en la carpeta del trámite original(expediente). Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta deEliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

CONVENCIONES

CÓDIGO SERIE Y TIPO DOCUMENTALTRADICIÓN

RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

Las actas de Comité de Consejo Asesor y Comité de Dirección, se debenconservar totalmente en el Archivo Central por el tiempo estipulado.Después se debe transferir al AGN por considerarse documento histórico.La transferencia se debe realizar de acuerdo con los parámetros ynormas dictadas por el Archivo General de la Nación.

ARCHIVO DE GESTIÓN ELIMINACIÓNARCHIVO CENTRAL MICROFILMACIÓN


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0050.15 COMITÉS

0050.15.17COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO 1 19 X

Citación X

Actas X

0050.15. 21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 XActas X


0050.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓN 1 3 XPresentación (solicitud) XRequerimiento de información X

Respuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento XRespuesta X

AG E Acta de comité de archivoAC M No. 45CT S Del: 2012-09-28

ARCHIVO DE GESTIÓN ELIMINACIÓNARCHIVO CENTRAL MICROFILMACIÓNCONSERVACIÓN TOTAL

PROCEDIMIENTO

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fechas de las actas,anexando los correspondientes antecedentes. Estos documentos se debetransferir al Archivo General de la Nación por considerarse documentohistórico. La transferencia se debe realizar de acuerdo con los parámetrosy normas dictadas por el Archivo General de la Nación.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas,anexando los correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo enArchivo Central se procede a su eliminación


DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNOCÓDIGO DEPENDENCIA: 0050


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 00 DESPACHO SUPERINTENDENTE

SELECCIÓN


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S

0050.31EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1 4 X

Plan de acción anual individual XPlan auditorías -Control Interno Oficio comunicación auditoria XInforme preliminar área auditada XInforme auditoria Control Interno XOficio comunicación envío Superintendente XPapeles de trabajo de auditoria XPlan de mejoramiento X

0050.43 INFORMES 0050.43.05 INFORMES CONTROL INTERNO 1 4 X

InformesSoportes

0050.68 SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN0050. 68.09 AUDITORÍA CONTROL INTERNO 1 2 X

Plan de Auditoría XInforme final auditoría X


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 00 DESPACHO SUPERINTENDENTEDEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNOCÓDIGO DEPENDENCIA: 0050


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO

Se organizan cronológicamente de acuerdo con la fecha de respuesta,anexando los correspondientes antecedentes. Los informes presentadosa dependencias internas para su consolidación, se conservan en elArchivo Central el período indicado y posteriormente vencido el tiempo deretención se procede a su eliminación. mediante “Acta de Eliminación”,revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

Se organizan cronológicamente anexando los correspondientesantecedentes. Se conservan en el Archivo Central el período indicado yposteriormente vencido el tiempo de retención se procede a sueliminación. Mediante "Acta de Eliminación" revisada y aprobada por elComité de Archivo.

CONVENCIONESARCHIVO DE GESTIÓN ELIMINACIÓNARCHIVO CENTRAL MICROFILMACIÓN

SELECCIÓNCONSERVACIÓN TOTAL

Se organizan en orden cronológico. Se deben archivar a nivel de cadaauditoria de evaluación. Vencido el tiempo de retención en el ArchivoCentral se procede a su eliminación mediante “Acta de Eliminación”,revisada y aprobada por el Comité de Archivo.


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0010.15 COMITES

0010.15. 21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X

0010.26.02 CONSULTAS Y CONCEPTOS 2 3 X

Solicitud XRequerimiento X

Respuesta requerimiento XRespuesta X


0010.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓN 1 3 XPresentación (solicitud) XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento X

Respuesta X


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas, anexando los correspondientes antecedentes. Cumplido el tiempo de retención en años en el Archivo Central se procede a su eliminación.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando los correspondientes antecedentes. Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

ARCHIVO CENTRAL MICROFILMACIÓNCONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓN

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando los correspondientes antecedentes. Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo. Se deben presentar los documentos a eliminar en el formato de “Inventario” aprobado por el jefe de la dependencia.

CONVENCIONESARCHIVO DE GESTIÓN ELIMINACIÓN

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 00 DESPACHO SUPERINTENDENTEDEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA JURÍDICACÓDIGO DEPENDENCIA: 0010


RETENCIÓN EN AÑOS




0012.04 ANTECEDENTES DE REGLAMENTACIÓN 1 1 X

Comunicaciones en general de entrada y salida X X

Hoja de ruta Documentos soporte X XActo administrativo final X

0012.05 ANTECEDENTES LEGISLATIVOS 1 0 XComunicaciones en general de entrada y salida, propuestas X X

Gacetas del Congreso se conservarán únicamente en archivo magnéticoDiario Oficial se conservarán únicamente en archivo magnético X

2010.15 COMITES2010.15. 21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X

0012.26 DERECHOS DE PETICIÓN0012.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓN 1 3 X

Presentación (solicitud) XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento XRespuesta X


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 010 OFICINA ASESORA JURÍDICADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE REGULACIÓN

Los documentos aprobados con sus antecedentes, serán conservados enel Archivo Central y cumplido con el tiempo de retención en años en elmismo se procede a su eliminación. El original está en archivo magneticopublicado en la página Web con sus antecedentes.

Los documentos serán conservados en el Archivo de Gestión hasta quetermine el trámite legislativo, una vez entrada en vigencia la Ley seconservarán los antecedentes legislativos en archivo magnético en lapágina Web. Después de cumplido con el término de retención en elArchivo de Gestión deben ser eliminados en la dependencia, de acuerdocon lo dispuesto en la TRD, siguiendo los lineamientos establecidos paraeste fin en el Manual de Archivo y Retención Documental. Item 10.



CÓDIGO DEPENDENCIA: 0012


RETENCIÓN EN AÑOS





ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0060.72 ACCIONES CONSTITUCIONALES0060.72.01 ACCIONES DE TUTELA 1 5 X

Solicitud tutela XRespuesta tutela XAnexos XSentencia X

0060.72.02 ACCIONES POPULARES 1 5 XAcción popular XRespuesta de acción popular XAnexos XSentencia X

0060.72.03 ACCIONES DE CUMPLIMIENTO 1 5 XAcción de cumplimiento XRespuesta acción de cumplimiento XAnexos XSentencia X

0060,15 COMITÉS

0060.15.04 COMITÉ DE CONCILIACIÓN 1 19 XActas XSoportes X


Actas X


ARCHIVO DE GESTIÓN ELIMINACIÓNARCHIVO CENTRAL MICROFILMACIÓNCONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓN

SERIE Y TIPO DOCUMENTALTRADICIÓN

RETENCIÓN EN AÑOS


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 010 OFICINA ASESORA JURÍDICADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIÓN JUDICIAL

Deben conservarse en Archivo de Gestión durante un año contado a partirde la ejecutoria del fallo y cinco años en el Archivo Central, enconsideración a una eventual acción disciplinaria contra el funcionario.Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”,revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas,anexando los correspondientes antecedentes. Conservación Total: Estosdocumentos se deben conservar totalmente en el Archivo Central por eltiempo estipulado. Después se debe transferir al Archivo General de laNación por considerarse documento histórico. La transferencia se deberealizar de acuerdo con los parámetros y normas dictadas por el ArchivoGeneral de la Nación.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas,anexando los correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo enArchivo Central se procede a su eliminación , mediante “Acta deEliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.


CÓDIGO



0060.26 DERECHOS DE PETICIÓN0060.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓN 1 3 X



RETENCIÓN EN AÑOS




DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 010 OFICINA ASESORA JURÍDICADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIÓN JUDICIALCÓDIGO DEPENDENCIA: 0060



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0060.55 PROCESOS CONTENCIOSOS 1 5 X

Demanda XInforme a las dependencias correspondientes de la demanda

X

Otorgamiento de poder XMemorial contestación de la demanda XContestación a las excepciones XPruebas XCarta remisión pruebas XContestación alegatos de conclusión XSentencia XMemorando informando a la dependencia del fallo X

Memorando revisión sentencia despacho Superintendente

X

Apelación XSentencia apelación XEnvío Superintendente sentencia apelación XRecurso extraordinario de súplica XMemorando remisión sentencia definitiva dependencia

X

APROBACIÓNAG E Acta de comité de archivoAC M No. 45CT S Del: 2012-09-28CONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓN

Los documentos deben reposar en el Archivo de Gestión un año contadosa partir de la ejecutoria de la decisión de última instancia, estosdocumentos se deben eliminar una vez cumplido el tiempo de retención enaños en el Archivo Central, por cuanto es el término máximo deformulación de acciones contenciosas contra los actos adminiostrativosexpedidos por la autoridad y por ende no existen motivos paraconservarlos por más tiempo después de fenesido el término de caducidadde todas las acciones contenciosas; mediante "Acta de Eliminación",revisada y aprobada por el Comité de Archivo .


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 010 OFICINA ASESORA JURÍDICADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIÓN JUDICIALCÓDIGO DEPENDENCIA: 0060


RETENCIÓN EN AÑOS



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0011.15 COMITES0011.15. 21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X

0011.26 DERECHOS DE PETICIÓN 0011.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓN 1 3 X



DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 010 OFICINA ASESORA JURÍDICADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE COBRO COACTIVOCÓDIGO DEPENDENCIA: 0011

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas,anexando los correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo enArchivo Central se procede a su eliminación , mediante “Acta deEliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.




RETENCIÓN EN AÑOS




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0011.32 EXPEDIENTES COBRO COACTIVO 1 5 X

Resolución de sanción XAviso de cobro XRequerimiento a delegaturas XSolicitudes ejecutoria a secretaría XAuto mandamiento de pago XAuto embargo XOficio de embargo XOficio DIAN XAuto de desembargo XActas de notificación XAuto de nombramiento a curadores XCartas de comunicación a curadores XAuto fijación honorarios XAuto resuelve recursos XAuto traslado excepciones XAuto rechazo excepciones XAuto sentencia XAuto traslado liquidación crédito XAuto aprobación liquidación XAuto nulidad / legalidad/ revocatoria XAuto corrección/ modificación/ aclaración X


Estos documentos se deben eliminar mediante "Acta de Eliminación",revisada y aprobada por el Comité de Archivo. Por cuanto es el términomáximo de formulación de acciones contenciosas contra los actosadministrativos expedidos por la autoridad y por ende no existen motivospara conservarlos por más tiempo después de fenesido el término decaducidad de todas las acciones contenciosas.


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 010 OFICINA ASESORA JURÍDICADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE COBRO COACTIVOCÓDIGO DEPENDENCIA: 0011


RETENCIÓN EN AÑOS




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SAuto de trámite XAuto de terminación y archivo XAuto de suspensión XAuto de reanudación XAuto inhibitorio XCitación para notificación XNotificación por aviso XComunicación de archivo XRequerimiento de internos XSolicitudes de pago a curadores dirigidas a Financiera X

Oficios XResoluciones XCirculares X


CONVENCIONESARCHIVO DE GESTIÓN ELIMINACIÓNARCHIVO CENTRAL MICROFILMACIÓNCONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓN


RETENCIÓN EN AÑOS


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 010 OFICINA ASESORA JURÍDICADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE COBRO COACTIVO




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0030.15 COMITÉS COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO

ADMINISTRATIVO1 19 X

Citación XActas X

0030.15.21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X

0030.15.25COMITÉ DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI

X1 5 X

Citación XActas X




Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas,anexando los correspondientes antecedentes. Cumplido el tiempo deretención en años en el Archivo Central se procede a sueliminación,mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo.

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓNCÓDIGO DEPENDENCIA: 0030


RETENCIÓN EN AÑOS


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas,anexando los correspondientes antecedentes.

Las Actas de los comités Técnicos de Gestión, se deben conservartotalmente en el Archivo Central por el tiempo estipulado. Después sedebe transferir al Archivo General de la Nación por considerarsedocumento histórico. La transferencia se debe realizar de acuerdo con losparámetros y normas dictadas por el Archivo General de la Nación.





ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0030.29 ESTUDIOS 0030.29.02 ESTUDIOS INSTITUCIONALES 4 5 X

Estudio XInvestigaciones XDiagnósticos X

SoportesX

0030.43 INFORMES0030.43.16 INFORMES DE GESTIÓN 1 10 X

Informes


Se transfiere al Archivo Central solamente el Estudio. Se organizan enorden cronológico, anexando los correspondientes antecedentes. Vencidoel tiempo de retención en el Archivo Central, se procede a sueliminación,mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo.

Se organizan cronológicamente de acuerdo con la fecha de respuesta,anexando los correspondientes antecedentes. El informe consolidado yfinalmente presentado debe conservarse en el Archivo de Gestión de ladependencia de producción para posterior remisión al Archivo Central, enlos términos previstos en esta tabla. Los documentos finales se debenconservar totalmente en el Archivo Central por el tiempo estipulado.Vencido el tiempo de retención en el Archivo Central, se debe transferir alArchivo General de la Nación por considerarse documento histórico. Latransferencia se debe realizar de acuerdo con los parámetros y normasdictadas por el Archivo General de la Nación.

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN


RETENCIÓN EN AÑOS






ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0030.51 PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO0030.51.01 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL 1 19 X

Soportes XAnteproyecto X

0030.51.02 PLAN DE COMPRAS 1* 19 XPlan de compras XModificaciones al plan de compras XSoportes modificaciones X

0030.51.03 PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 1* 19 XDiagnóstico XProgramación final X

0030.51.04 PLAN ESTRATEGICO SIC 1* 19 XDocumento

0030.51.05 PLAN DE ACCIÓN ANUAL 1* 19 Xprogramación anual -situación actual y propósitos X

Programación anual -Programación actividades X

Programación anual identificación necesidades compra maquinaria y equipo DE01-F04

X

Plan de Trabajo XProgramación Anual Marco General de Actividades -Personal Planta

X

Análisis debilidades fortalezas XAnálisis oportunidades -amenazas XOficios XSoportes X


DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACION DE PLANEACIÓNCÓDIGO DEPENDENCIA: 0030


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL



* Un año posterior al cierre de la vigencia los documentos finales yconsolidados de cada subserie se legajan en una carpeta que sedenomina Planeación y Seguimiento vigencia XXXX, Vencido el tiempo deretención en el Archivo Central, se debe transferir al Archivo General de laNación por considerarse documento histórico. La transferencia se deberealizar de acuerdo con los parámetros y normas dictadas por el ArchivoGeneral de la Nación.

PROCEDIMIENTO



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0030.51.06 SEGUIMIENTO GESTIÓN ANUAL X 1* 19 X

Reportes mensuales XOficios X

Correos electrónicos XReporte mensual institucional XFicha reporte actividades convenio interinstitucional

Ficha reporte actividades divulgación

Hoja de vida del indicador X

0030.51.07

EJECUCIÓN Y MODIFICACIONES PRESUPUESTALES 1* 19 X

Oficios XModificaciones presupuestales X

APROBACIÓNAG E Acta de Comité de ArchivoAC M No. 45CT S Del: 2012-09-28


ARCHIVO CENTRAL MICROFILMACIÓN

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN


RETENCIÓN EN AÑOS


* Un año posterior al cierre de la vigencia los documentos finales yconsolidados de cada subserie se legajan en una carpeta que sedenomina Planeación y Seguimiento vigencia XXXX, Vencido el tiempo deretención en el Archivo Central, se debe transferir al Archivo General de laNación por considerarse documento histórico. La transferencia se deberealizar de acuerdo con los parámetros y normas dictadas por el ArchivoGeneral de la Nación.





ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0030.58 PROYECTOS

0030.58.02MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE PROPIEDAD INDUSTRIAL COLOMBIANO 1 5 X

Ficha EBI XReporte de ejecución XDocumento base proyecto XOficios X

0030.58.03IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE DEFENSA DEL CONSUMIDOR

1 5 X


0030.58.04 1 5 X



ADECUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS MECANISMOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS SOBRE PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIA


Se organizan en orden cronológico, se deben archivar a nivel de cadaproyecto, anexando los correspondientes antecedentes. Vencido el tiempode retención en años en el Archivo Central se procede a sueliminación,mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo.


RETENCIÓN EN AÑOS






0030.58.06

MEJORAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA COMPUTACIONAL Y DE INFORMACIÓN PARA FORTALECER NIVELES DE COMPETITIVIDAD NACIONAL

1 5 X


0030.58.07ADECUACIÓN, DOTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA SEDE SIC EN BOGOTÁ 1 5 X

Ficha EBI XReporte de ejecución XDocumento base proyecto XOficios XOficios X

0030.58.10

FORTALECIMIENTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO PARA LA ATENCIÓN DE ASUNTOS JURISDICCIONALES A NIVEL NACIONAL

1 5 X

Ficha EBI XReporte de ejecución XDocumento base proyecto X XOficios X

APROBACIÓNAG E Acta de comité de archivoAC M No. 45CT S Del: 2012-09-28CONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓN




RETENCIÓN EN AÑOS





0030.58.11

ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO A NIVEL NACIONAL

1 5 X

Ficha EBI XReporte de ejecución XDocumento base proyecto X XOficios X

0030.58.12

PROYECTO DE MANTENIMIENTO DE SERVICIOS AL CONSUMIDOR Y APOYO EMPRESARIAL

1 5 X

Ficha EBI XReporte de ejecución XDocumento base proyecto X xOficios X

0030. 87 SISTEMA DE TRÁMITES 1 4 X Solicitudes X Oficios de respuesta X Informe mensual X


Esta serie corresponde a la solicitud de actualización de los trámites misionales de la entidad. Estos documentos se organizan en orden cronológico. Vencido el tiempo de retención en el archivo central se procede a su eliminación mediante "Acta de Eliminación", revisada y

aprobada por el comite de archivo



RETENCIÓN EN AÑOS





ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0030.68 SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

0050.68.01 AUDITORÍAS DE CALIDAD 1 2 X

Programa anual auditoría XPlan auditoría Oficio comunicación auditoría XOficio de respuesta XOficio designación auditores XLista de chequeo auditoríaRegistro de Asistencia XInforme final auditoría X

0030.68.02 CONTROL Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS 1 10 X

Oficios aprobación XControl de documentos XListado distribución de documentos X



ELIMINACIÓN

PROCEDIMIENTO

CONVENCIONESARCHIVO DE GESTIÓN

Se organizan cronológicamente anexando los correspondientes antecedentes. Se conservan en el Archivo Central el período indicado y

posteriormente vencido el tiempo de retención se procede a su eliminación, mediante "Acta de Eliminación" revisada y aprobada por el

Comité de Archivo.


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL





0030.68.03DOCUMENTACIÓN - PROCESOS ESTRATÉGICOS

1 10 X

Manuales (Hoja relación de cambios , Portada documento , Normograma )

X

Procedimientos (Hoja relación de cambios , Portada documento , Normograma )

X

Instructivos (Hoja relación de cambios , Portada documento )

X

Formatos X

0030.68.04 DOCUMENTACIÓN - PROCESOS MISIONALES1 10 X


X


X


X

Formatos X




RETENCIÓN EN AÑOS


PROCEDIMIENTODISPOSICIÓN FINAL




0030.68.05 DOCUMENTACIÓN - PROCESOS APOYO 1 10 X

Manuales (Hoja relación de cambios , Portada documento, Normograma )

X


X


X

Formatos X

0030.68.06DOCUMENTACIÓN - PROCESOS CONTROL Y EVALUACIÓN

1 10 X


X


X


X

Formatos X

0030.68.08 REVISIONES SISTEMAS DE CALIDAD 1 10 XActas XSoportes XOficios XPlanes de mejoramiento XRegistro producto no conforme X

0050. 68.10 SEGUIMIENTO AUDITORES 1 2 XEvaluación auditores internos X






RETENCIÓN EN AÑOS





ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0030.43 INFORMES0030.43.18 AUDIENCIA PÚBLICA 1 3 x

Rendición de cuentas - audiencia pública -presentación propuesta y preguntas

X

Evaluación audiencia pública XRegistro asistencia Xsoportes Invitaciones Xsoportes publicaciones realizadas XInforme relatoría X


DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACION DE PLANEACIÓNCÓDIGO DEPENDENCIA: 0030

PROCEDIMIENTO



RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0037.15 COMITES0037.15.21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X


0037.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓN 1 3 XPresentación (solicitud) XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento XRespuesta X


PROCEDIMIENTO

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas,anexando los correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo enArchivo Central se procede a su eliminación, mediante “Acta deEliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.




DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 30 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓNDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO DE ESTUDIOS ECONÓMICOSCÓDIGO DEPENDENCIA: 0037

RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0037.29 ESTUDIOS 0037.29.04 ESTUDIOS ECONÓMICOS 1 4 X

Estudio final X0037.29.05 ESTUDIOS DE MERCADO 1 4 X

Soportes XEstudio final X

0037.43 INFORMES0037.43.17 INFORMES DE COYUNTURA 1 4 X

Informes X

0037.84 ARTÍCULOS ACADÉMICOS 1 4 XDocumentos de trabajo XDocumento final X

0037.85 EVENTOS ACADÉMICOS 1 2 XPrograma XRegistro de asistenciaCertificaciónMemorias


Los soportes sobre la organización y/o participación en eventosacadémicos, se organizan en orden cronológico. Vencido el tiempo deretención en el Archivo Central, se procede a su eliminación,mediante“Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.


Se organizan en orden cronológico. Vencido el tiempo de retención en el Archivo Central, se procede a su eliminación,mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

Se organizan cronológicamente de acuerdo con la fecha de respuesta,anexando los correspondientes antecedentes del informe consolidado.Vencido el tiempo de retención en el Archivo Central, se procede a sueliminación, mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo. Se organizan cronológicamente y se conservan en el Archivo de Gestión. Vencido el tiempo de retención en el Archivo Central, se procede a su eliminación,mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 30 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓNDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO DE ESTUDIOS ECONÓMICOSCÓDIGO DEPENDENCIA: 0037


RETENCIÓN EN AÑOS





Actas X072.26 DERECHOS DE PETICIÓN


072.76 QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y FELICITACIONES

1 1 X

Formulario quejas, reclamos y sugerencias X

Respuesta XInformes periódicos XRegistro quejas, reclamos y sugerencias X


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con las fechas de las actas, anexando los correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo en el archivo central se procede a su eliminación.


RETENCIÓN EN AÑOS


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 70 OFICINA DE SERVICIOS AL CONSUMIDOR Y DE APOYO EMPRESARIALDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE ATENCIÓN AL CIUDADANOCÓDIGO DEPENDENCIA: 072



Se organizan en orden cronológico de acuerdo con las fechas de respuesta, anexando los correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo en el archivo central se procede a su eliminación.




073.15 COMITES

073.15. 21 COMITES DE GESTIÓN X 1 5 X

Actas X


073.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓN 1 3 XPresentación (solicitud) XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento Respuesta

073.59 PUBLICACIONES SIC073.59.05 DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN EDITADAS POR LA

SIC 1 19 XBoletinesCrtillasRevistasLibrosVideos institucionales


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas, anexando los correspondientes antecedentes.Cumplido el tiempo de retención en años en el archivo central se procede a su eliminación.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 70 OFICINA DE SERVICIOS AL CONSUMIDOR Y DE APOYO EMPRESARIALDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE COMUNICACIÓNCÓDIGO DEPENDENCIA: 073


RETENCIÓN EN AÑOS




Estas publicaciones corresponden a un archivo virtual especializadoadminsitrado y de responsablidad del grupo de Comunicaciones. Porconformar la memoria institucional de la entidad estos archivos son deconservación total, por lo tanto estas oficinas deben garantizar laconservación operativa, seguridad, perdutrabilidad y reproducción de lainformación contenida en estos soportes, así como el funcionamientorazonable del sistema de información.



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S071.15. COMITÉS071.15.21 COMITÉ DE GESTION 1 5 X

Actas X071.26 DERECHOS DE PETICIÓN

071.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓNPresentación (solicitud) X 1 3 XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento Respuesta

071.90 DIVULGACION TRAMITES Y SERVICIOS SIC071.90.01 CHARLAS MISIONALES X 1 0 X

Programación Confirmación Registro de asistencia

071.90.02 CURSOS VIRTUALES X 1 0 XProgramación X

Inscripción virtualRegistro de asistencia X

X


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas,anexando los correspondientes antecedentes.Cumplido el tiempo deretención en años en el archivo central se procede a sueliminación,mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 70 OFICINA DE SSERVICIOS AL CONSUMIDOR Y DE APOYO EMPRESARIALDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE FORMACIÓNCÓDIGO DEPENDENCIA: 071


RETENCIÓN EN AÑOS




Actividades tendientes al cumplimiento de las funciones del grupo deFormación para contribuir al apoyo en el desarrollo de las estrategías ymecanismos para la producción y venta de servicios los cuales sonentendidos como; Cursos Virtuales,Cursos presenciales y capacitaciones,en desarrollo de las funciones asignadas a la Superintendencia deIndustria y Comercio. Se debe organizar en orden cronológico para suposterior eliminación. Estos documento después que hayan cumplido conlos términos de retención en el Archivo de Gestión, deben ser eliminadosen la dependencia, de acuerdo con lo dispuesto en la TRD, deberan seguirlos lineamientos establecidos para este fin en el Manual de Archivo yRetención Documental. Item 10.




070.15 COMITES 070.15.21 COMITÉ DE GESTIÓN X 1 5 X

Actas

X


070.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓNPresentación (solicitud) X 1 3 XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento Respuesta

070.58 PROYECTOS

070.58.13PROYECTOS EN MATERIA DE SERVICIOS AL CONSUMIDOR Y DE APOYO EMPRESARIAL

1 5 X

Documento Base Proyecto X

Reporte de Ejecución XOficios XFormato registro llamadas telefónicasEvaluación eventos

070.58.14 1 5 X

Reportes mensuales X

Oficios X X

Correos electrónicos X


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas,anexando los correspondientes antecedentes. Cumplido el tiempo deretención en años en el Archivo Central se procede a su eliminaciónmediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité deArchivo.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 00 DESPACHO SUPERINTENDENTE DE INDUSTRIA Y COMERCIODEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE SERVICIOS AL CONSUMIDOR Y DE APOYO EMPRESARIALCÓDIGO DEPENDENCIA: 070


RETENCIÓN EN AÑOS




Actividades tendientes al cumplimiento de las funciones de la Oficina quecontribuyen a la ejecución y desarrollo de las politicas, planes, programasy proyectos definidos por la Entidad en materia de Servicios alConsumidor y de Apoyo Empresarial. Vencido el tiempo de retención en elArchivo Central se procede a su eliminación mediante "Acta deEliminación", revisada y aprobada por el Comité de Archivo.SEGUIMIENTO PUNTOS DE ATENCIÓN AL

CIUDADANO (PAC)





Actas X





DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 00 DESPACHO SUPERINTENDENTEDEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición que noestán relacionadas a un expediente determinado y se debe organizar demanera consecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando loscorrespondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona con untrámite (expediente) determinado los documentos se deben archivar en lacarpeta del trámite original (expediente). Estos documentos se debeneliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo.




RETENCIÓN EN AÑOS




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0024.15 COMITÉS0024.15.21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X




DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 20 OFICINA DE TECNOLOGÍA E INFORMÁTICADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y PROYECTOS INFORMÁTICOSCÓDIGO DEPENDENCIA: 0024


RETENCIÓN EN AÑOS




La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición que no están relacionadas a un expediente determinado y se debe organizar de manera consecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando los correspondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona con un trámite (expediente) determinado, los documentos se deben archivar en la carpeta del trámite original (expediente). Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el

Comité de Archivo.


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0024.26.05 SOLICITUD LISTADOS 1 3 X


0024.80 SISTEMAS DE INFORMACIÓN0024.80.01 DESARROLLO DE SOFTWARE 10 0 X

Matriz de requerimientos XSolicitud nuevos requerimientos de información

Análisis y Diseño XCodigo Fuente XManual de usuario XFormatos ( para tener en cuenta pagina Web



La serie corresponde a la documentación asociada al desarrollo desistemas de información y se debe organizar de manera consecutiva, deacuerdo con la fecha de generación de los documentos, anexando lossoportes correspondientes. Estos documentos se conservarán en el Archivo de Gestión en medioelectrónico en un repositorio de datos que se destinará para tal fin en laOficina de Tecnología e Informática. Vencido el tiempo de conservaciín enel Archivo de Gestión se procede a su eliminación.


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 20 OFICINA DE TECNOLOGÍA E INFORMÁTICADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y PROYECTOS INFORMÁTICOSCÓDIGO DEPENDENCIA: 0024


RETENCIÓN EN AÑOS





Actas X0025.26 DERECHOS DE PETICIÓN 0025.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓN 1 3 X



Matriz de Requerimientos X

Solicitud nuevos requerimientos de información X

Análisis del Sistema XCasos de Uso XDiagramas de Clases XModélo Entidad - Relación XDiseño del Sistema XPlan de Pruebas XManual de Usuario XCódigo Fuente X



DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 20 OFICINA DE TECNOLOGÍA E INFORMÁTICADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición que noestán relacionadas a un expediente determinado y se debe organizar demanera consecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando loscorrespondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona con untrámite (expediente) determinado los documentos se deben archivar en lacarpeta del trámite original (expediente). Estos documentos se debeneliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo.

La serie corresponde a la documentación asociada al desarrollo desistemas de información se debe organizar de manera consecutiva, deacuerdo con la fecha de generación de los documentos, anexando lossoportes correspondientes. Estos documentos se conservarán en medio electrónico en un repositoriode datos que se destinará para tal fin en la Oficina de Tecnología eInformática. Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta deEliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.




RETENCIÓN EN AÑOS





Acta X

0023.22 COPIAS DE SEGURIDAD 0023.22.01 SISTEMAS DE INFORMACIÓN 5 0 X

Medio Magnético X


Presentación (solicitud) XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno X

Respuesta requerimiento interno XDesistimiento XRespuesta X


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 20 OFICINA DE TECNOLOGÍA E INFORMÁTICADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA Y SEGURIDAD INFORMÁTICA


La serie corresponde a las copias de seguridad de los Sistemas deInformación, que se obtiene, se guardan y se conservan de acuerdo conlas políticas de conservación de copias de seguridad en la Oficina deTecnología e Informática. Estos documentos después que hayan cumplidocon los términos de retención en el Archivo de Gestión, deben sereliminados en la dependencia, de acuerdo con lo establecido para este finen el Manual de Archivo y Retención Documental. Item 10.

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición que noestán relacionadas a un expediente determinado se debe organizar demanera consecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando loscorrespondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona con untrámite (expediente) determinado los documentos se deben archivar en lacarpeta del trámite original (expediente). Estos documentos se debeneliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo.




RETENCIÓN EN AÑOS



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0023.44 INVENTARIOS0023.44.08 INVENTARIOS DE SOFTWARE 10 0 X

Inventario X

Bajas de Inventario X


Matriz de requerimientos XSolicitud nuevos requerimientos de información

Análisis y Diseño X

Codigo Fuente X

Manual de usuario X



La serie corresponde a la documentación asociada al inventatio desoftware y licencias se debe organizar de manera consecutiva, deacuerdo con la fecha de generación de los documentos, anexando lossoportes correspondientes. Estos documentos se conservarán en medio electrónico en un repositoriode datos que se destinará para tal fin en la Oficina de Tecnología eInformática. Estos documentos después que hayan cumplido con lostérminos de retención en el Archivo de Gestión, deben ser eliminados enla dependencia, de acuerdo con lo establecido para este fin en el Manualde Archivo y Retención Documental. Item 10.

La serie corresponde a la documentación asociada al desarrollo desistemas de información se debe organizar de manera consecutiva, deacuerdo con la fecha de generación de los documentos, anexando lossoportes correspondientes. Estos documentos se conservarán en medio electrónico en un repositoriode datos que se destinará para tal fin en la Oficina de Tecnología eInformática. Estos documentos después que hayan cumplido con lostérminos de retención en el Archivo de Gestión, deben ser eliminados enla dependencia, de acuerdo con lo establecido para este fin en el Manualde Archivo y Retención Documental. Item 10.

CONVENCIONES

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 20 OFICINA DE TECNOLOGÍA E INFORMÁTICADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA Y SEGURIDAD INFORMÁTICACÓDIGO DEPENDENCIA: 0023


RETENCIÓN EN AÑOS


SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA YCOMERCIOTABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


0100.03 ACTOS ADMINISTRATIVOS

0100.03.02 CIRCULARES EXTERNAS 1 19 X

Circulares externas X

0100.03.03 CIRCULARES INTERNAS 1 19 X X*Circulares internas X

0100.15 COMITÉSSe organizan en orden cronológico de acuerdo con lafechas de las actas, anexando los correspondientesantecedentes.

0100.15.19COMITÉ DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO

1 19 X

Citación XActas X

0100.15. 21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 XActas

X



RETENCIÓN EN AÑOS


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 00 DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DE INDUSTRIA Y COMERCIO


Se archivarán en orden consecutivo. Se deben conservar enel Archivo Central por el tiempo estipulado. Después sedebe transferir al Archivo General de la Nación porconsiderarse documento histórico. La transferencia se deberealizar de acuerdo con los parámetros y normas dictadaspor el Archivo General de la Nación

Se archivarán en orden consecutivo. Conservar en elArchivo Central por el tiempo estipulado. Después se debetransferir al Archivo General de la Nación por considerarsedocumento histórico. La transferencia se debe realizar deacuerdo con los parámetros y normas dictadas por elArchivo General de la Nación. X* Se seleccionan yeliminan aquellas Circulares de carácter informativo.

Se deben conservar en el Archivo Central por el tiempoestipulado. Después se debe transferir al Archivo Generalde la Nación por considerarse documento histórico. Latransferencia se debe realizar de acuerdo con losparámetros y normas dictadas por el Archivo General de laNación

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con lafechas de las actas, anexando los correspondientesantecedentes. Vencido el tiempo en archivo central seprocede a su eliminación


DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL




0100.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓN 1 3 XPresentación (solicitud) XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno X

Respuesta requerimiento interno X

Desistimiento X

Respuesta X



PROCEDIMIENTO

La serie corresponde a las solicitudes de derechos depetición (incluye petición de información) que no estánrelacionadas a un expediente determinado y se debeorganizar de manera consecutiva, de acuerdo con la fechade respuesta, anexando los correspondientes antecedentes.Cuando la solicitud se relaciona con un trámite (expediente)determinado, los documentos se deben archivar en lacarpeta del trámite original (expediente). Vencido el tiempode retención en el Archivo Central, estos documentos sedeben eliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada yaprobada por el Comité de Archivo.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 00 DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DE INDUSTRIA Y COMERCIODEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERALCÓDIGO DEPENDENCIA: 0100


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0130.15 COMITÉS0130.15.13 SANEAMIENTO CONTABLE 1 10 X

Citación XActas X

0130.15.21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 XActas X

COMITÉ DE INVERSIONES 1 10 XActas X

COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD CONTABLEActas X 1 10 X



DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARIA GENERALDEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN FINANCIERA


RETENCIÓN EN AÑOS



Se organizan en orden cronológico de acuerdo con lafechas de las actas, anexando los correspondientesantecedentes. Vencido el tiempo de retención en el ArchivoCentral se procede a su eliminación mediante “Acta deEliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

Se organizan cronológicamente anexando loscorrespondientes antecedentes. Estos documentos sedeben conservar totalmente en el Archivo Central por eltiempo estipulado. Después se debe transferir al ArchivoGeneral de la Nación por considerarse documento histórico.La transferencia se debe realizar de acuerdo con losparámetros y normas dictadas por el Archivo General de laNación.



0130.18 CONTABILIDAD

0130.18.01REPORTES COMPROBANTES CONTABLES SIIF

1 10 X

Anexos X

0130.18.02 LIBROS OFICIALES DE CONTABILIDAD 1 10 X

Base de Datos archivo Medio Magnético X

0130.18.03 ESTADOS FINANCIEROS 1 10 X

Base de Datos archivo Medio Magnético X

0130.18.04CARTERA Base de Datos archivo medio magnetico

X 1 10 X

Derechos de Petición Cartera X



Respuesta requerimiento int. X

Desistimiento XRespuesta X


RETENCIÓN EN AÑOS



La serie corresponde a las solicitudes de derechos depetición (incluye petición de información) que no estánrelacionadas a un expediente determinado y se debeorganizar de manera consecutiva, de acuerdo con la fechade respuesta, anexando los correspondientes antecedentes.Cuando la solicitud se relaciona con un trámite (expediente)determinado los documentos se deben archivar en lacarpeta del trámite original (expediente). Estos documentosse deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisaday aprobada por el Comité de Archivo.


Se organizan cronológicamente anexando loscorrespondientes antecedentes. Estos documentos sedeben conservar totalmente en el Archivo Central por eltiempo estipulado. Después se debe transferir al ArchivoGeneral de la Nación por considerarse documento histórico.La transferencia se debe realizar de acuerdo con losparámetros y normas dictadas por el Archivo General de laNación.La conservación de los soportes, comprobantes y libros decontabilidad puede efectuarse, a elección del representantelegal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético oelectrónico, que garantice su reproducción exacta.

Esta conservacion es responsabilidad de la OTI y laDireccion Financiera

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARIA GENERALDEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN FINANCIERA




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0130.43 INFORMES0130.43.04 1 19 X

Informe XPlan de Mejoramiento del area X

0130.43.08 INFORME PAGADURÍA- TES 1 19 X

Formato de conciliación activos y bienes devolutivos VS contabilidad

x

formato de conciliación inversiones contabilidad

x

Informe x

0130.43.09INFORME EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

1 19 X

Informe X

0130.49 PAGADURÍA TESORERÍA

0130.49.01 COMPROBANTE DE EGRESO 1 19 XComprobantes de egreso SIFF Xorden de pago SIFF XCuenta por Pagar SIFF XObligacion SIFF Xdocumento de ordenación XCertificados de cumplido XIngreso al almacén X



RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARIA GENERALDEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN FINANCIERACÓDIGO DEPENDENCIA: 0130

Se organizan cronológicamente de acuerdo con la fecha derespuesta, anexando los correspondientes antecedentes.Los informes presentados a dependencias internas para suconsolidación, se conservan en el Archivo de Gestión elperíodo indicado y posteriormente debe ser eliminado. Elinforme consolidado y finalmente presentado debeconservarse en el Archivo de Gestión de la dependencia deproducción para posterior transferencia al Archivo Central,en los términos previstos en esta tabla. Vencido con eltiempo de retención en el Archivo Central se procede a sueliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada yaprobada por el Comité de Archivo.

INFORME CONTRALORÍA - RENDICIÓN DE CUENTAS


Los comprobantes de egreso deben ser organizadoscronológicamente. Estos documentos se deben conservartotalmente en el Archivo Central por el tiempo estipulado.Después se debe transferir al Archivo General de la Naciónpor considerarse documento histórico. La transferencia sedebe realizar de acuerdo con los parámetros y normasdictadas por el Archivo General de la Nación.

PROCEDIMIENTO


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SAprobación pólizas XHoja de ruta control de cuentas por pagar

X

Lista de chequeo para radicación de cuentas

X

Recaudos X

Certificación de consignación en cuenta corriente recaudo

X

Solicitud de liberación de recibos X

Orden de pago por devolución X

Anexos X0130.49.02 COMPROBANTE DE INGRESOS X 1 19 X

Base de Datos archivo Medio Magnético

Extractos Bancarios X

Reporte de Recaudos Formato X

Reporte Notas Debito X

Reporte de Reintegros X

Reporte de Recaudos que no afectan Ingresos

X

Reporte Rendimientos Financieros XReporte Transferencia de Convenio XReporte de Ingresos Multas X

Reporte de Ingresos Cámaras De Comercio X

Reporte de Ingresos Garantías XConsignaciones Cuentas Recaudos de la Entidad

X

APROBACIÓN

AG E Acta de Comité de Archivo

AC M No. 45

CT S Del: 2012-09-28

MICROFILMACIÓN


CONVENCIONES

ARCHIVO DE GESTIÓN ELIMINACIÓN

ARCHIVO CENTRAL

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARIA GENERAL


RETENCIÓN EN AÑOS


Los comprobantes de ingresos, deben ser organizadoscronológicamente. Estos documentos se deben conservartotalmente en el Archivo Central por el tiempo estipulado.Después se debe transferir al Archivo General de la Naciónpor considerarse documento histórico. La transferencia sedebe realizar de acuerdo con los parámetros y normasdictadas por el Archivo General de la Nación.

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN FINANCIERACÓDIGO DEPENDENCIA: 0130



0130.49.02CONTRIBUCIONES CÁMARAS DE COMERCIO

1 19 X

Certificación de revisores fiscales X

Modificaciones X

Cartas de cobro X

Pagos XInformesInformes ejecución presupuestal X

0130.49.03 CONCILIACIONES BANCARIAS 1 10 X

Formato de Conciliación Formato X

Extracto Bancario XLibro Auxiliar de Bancos XAnexos X

0130.49.04 CERTIFICACIONES 1 10 X

Certificaciones en Formato 3B X

Certificaciones Funcionarios X

Anexos X

0130.49.05 COBRO COACTIVO 1 10 X

Actas De Entrega de Títulos de Depósito Judicial

X

Consignación de Títulos de Depósito Judicial X

Formato de Recepción de Titulo de Depósito Judicial

X

Anexos X

Certificados de Ingresos de Funcionarios X

Certificados de Ingresos de Proveedores X

Anexos X


Se organizan cronológicamente anexando loscorrespondientes antecedentes. Estos documentos sedeben conservar totalmente en el Archivo Central por eltiempo estipulado. Después se debe transferir al ArchivoGeneral de la Nación por considerarse documento histórico.La transferencia se debe realizar de acuerdo con losparámetros y normas dictadas por el Archivo General de laNación.

Se organizan cronológicamente anexando loscorrespondientes antecedentes. Estos documentos sedeben conservar totalmente en el Archivo Central por eltiempo estipulado. Después se debe transferir al ArchivoGeneral de la Nación por considerarse documento histórico.La transferencia se debe realizar de acuerdo con losparámetros y normas dictadas por el Archivo


DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN FINANCIERA



RETENCIÓN EN AÑOS







0130.49.06CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES

1 10 X

Certificados de Ingresos de Funcionarios X

Certificados de Ingresos de Proveedores X

Anexos X

0130.54 PRESUPUESTO0130.54.01 COMPROBANTES DE AJUSTE 1 5 X

Solicitud o modificaciçón del certificado de disponibilidad presupuestal

X

Control de recepción de solicitud y entrega de CDP y RP

Ajustes a compromisos y a obligaciones

X

Reintegros y antecedentes X

0130.54.03MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

1 5 X

Resoluciones de traslado XResoluciones de incorporación XDecretos de reducción X

Aplazamiento o recorte presupuestal X

Antecedentes X

0130.94 CONTINGENCIAS 1 0 x

Registro manual de presupuesto en caso de contingencia

x

Hoja de recaudos en caso de contingencia

x

APROBACIÓN

AG E Acta de Comité de ArchivoAC M No. 45CT S Del: 2012-09-28


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARIA GENERALDEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN FINANCIERACÓDIGO DEPENDENCIA: 0130


RETENCIÓN EN AÑOS PROCEDIMIENTO

Se organizan en orden cronológico anexando los correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo de retención en el Archivo Central se procede a su eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

DISPOSICIÓN FINAL


Estos documento después que hayan cumplido con lostérminos de retención en el Archivo de Gestión, deben sereliminados en la dependencia, de acuerdo con lo dispuestoen la TRD, deberan seguir los lineamientos establecidospara este fin en el Manual de Archivo y RetenciónDocumental. Item 10.



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0140.15 COMITÉS0140.15.01 COMITÉ DE BAJAS 2 5 X

Citación X

Actas X


X




Desistimiento XRespuesta X


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARIA GENERALDEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEPENDENCIA: 0140

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas, anexando los correspondientes antecedentes. Cumplido el tiempo de retención en años en el Archivo Central se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

PROCEDIMIENTOCÓDIGO SERIE Y TIPO DOCUMENTAL


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fechade las actas, anexando los correspondientes antecedentes.Vencido el tiempo en Archivo Central se procede a sueliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada yaprobada por el Comité de Archivo.

La serie corresponde a las solicitudes de derechos depetición (incluye petición de información) que no estánrelacionadas a un expediente determinado y se debeorganizar de manera consecutiva, de acuerdo con la fechade respuesta, anexando los correspondientes antecedentes.Cuando la solicitud se relaciona con un trámite (expediente)determinado, los documentos se deben archivar en lacarpeta del trámite original (expediente). Vencido el tiempoen Archivo Central, estos documentos se deben eliminarmediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo.


TRADICIÓNRETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL




0140.93PROGRAMAS SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

0140.93.01PROGRAMA DE GESTIÓN DE USO EFICIENTE Y RACIONAL DEL RECURSO AGUA

X 1 1 X

Programa Capacitacion X

Registro de Asistencia Servicio de mantenimiento rondas diarias

X

Seguimiento aseo y mantenimiento de baños y cafeteria

X

Informes semestral de gestión X

0140.93.02PROGRAMA DE GESTIÓN DE USO EFICIENTE Y RACIONAL DE LA ENERGÍA

X 1 1 X

Programa Capacitación X

Registro de Asistencia X

Consumo mensual X

0140.93.03 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DISPOSICIÓN DE RESIDUOS

X 1 1 X

Programa Capacitación X

Registro de Asistencia X

Generación y disposición de residuos hospitalarios y similares



DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARIA GENERALDEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA


PROCEDIMIENTO

Se organizan en orden cronológico anexando los correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo en Archivo Central se procede a su eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

Se organizan en orden cronológico anexando loscorrespondientes antecedentes. Vencido el tiempo enArchivo Central se procede a su eliminación mediante “Actade Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité deArchivo.

Se organizan en orden cronológico anexando los correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo en Archivo Central se procede a su eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.



RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL



0105.15.11COMITÉ LICITACIONES Y ADQUISICIONES 1 19 X

Citación XActas X



0105.26.03 CERTIFICACIONES 1 3 XSolicitud XRespuesta X

0105.19 CONTRATACIÓN0105.19.01 CONTRATOS 1 19 X

Plan compras XInforme cámara de comercio XPrecotizaciones y/o estudio de mercado

X


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 140 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO DE CONTRATACIÓN


RETENCIÓN EN AÑOS




Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo. Se deben presentar los documentos a eliminar en el formato de “Inventario” aprobado por el jefe de la dependencia.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con lafechas de las actas, anexando los correspondientesantecedentes.

Las actas se deben conservar totalmente en el archivocentral por el tiempo estipulado. Después se debe transferiral Archivo General de la Nación por considerarsedocumento histórico. La transferencia se debe realizar deacuerdo con los parámetros y normas dictadas por elArchivo General de la Nación.



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SReporte certificacion de precios indicativos SICE

Xestudio de conveniencia XCertificado de disponibilidad presuluestal

XPliego de condiciones XProceso de selección XActo adminsitrativo Apertura XActa audiencia publica adjudicación X

Propuestas X

Informe evaluación X

X

Resolución de adjudicación XContrato XRegistro presupuestal XAprobación póliza XPublicación diario oficial X

XX

XActas de entrega - Acta de liquidación

X


Acta de diligencia proceso de selección abreviada o audiencia de adjudicación (licitación)

Certificaciones interventor y/o documentos ejecución contratosDocumentos de verificaciones técnicas y mantenimiento

SELECCIÓN


RETENCIÓN EN AÑOS


ARCHIVO CENTRAL MICROFILMACIÓNARCHIVO DE GESTIÓN ELIMINACIÓN

CONSERVACIÓN TOTAL

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 140 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE CONTRATACIÓNCÓDIGO DEPENDENCIA: 0105

CONVENCIONES


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0105.19.02 LICITACIONES 1 19 X

Solicitud dependencia Xestudio de conveniencia X

Precotizaciones y/o estudio de mercado

X

Certificado de disponibilidad presuluestal

XReporte certificacion de precios indicativos SICE

X

Acto adminsitrativo Justificación XContrato XAprobación póliza XPublicaciónCertificaciones interventor y/o documentos ejecución contratos

XActa de entrega - Acta de liquidación

0105.19.03 ORDENES DE COMPRA Y SERVICIOS

1 19 X

Ordenes de compra X

0105.19.04 CONVENIOS Y ACUERDOS 1 19 XSolicitud XConvenio / acuerdo XActas XInformes XInformes de seguimiento X



RETENCIÓN EN AÑOS




DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 140 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE CONTRATACIÓNCÓDIGO DEPENDENCIA : 0105

ELIMINACIÓN



0103.15.21 COMITÉ DE GESTION 1 5 XActas X

0103.26 DERECHOS DE PETICIÓN 1 3 X

0103.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓNPresentación (solicitud) XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento XRespuesta X

0103.38EXPEDIENTES PROCESOS DISCIPLINARIOS 1 10 X

Queja XAuto apertura indagación preliminar

XPruebas XAuto de archivo XAuto apertura de investigación XFormulación de cargos XDecreto pruebas XActa descargos XCitación audiencia X

APROBACIÓNAG ARCHIVO DE GESTIÓN E ELIMINACIÓN Acta de comité de archivoAC ARCHIVO CENTRAL M MICROFILMACIÓN No. 45CT CONSERVACIÓN TOTAL S SELECCIÓN Del: 2012-09-28



Aquellos expedientes que tuvieron fallo sancionatorio se seleccionan para su conservación. La selección la realiza el jefe de cada área y se envía al comité de Archivo para su aprobación. Los demás expedientes se eliminan después de culminar su valor administrativo, contable, legal y/o jurídico.

CONVENCIONES

CÓDIGO SERIE Y TIPO DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO






ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SComunicación Procuraduría General de la Nación XActa audiencia XResolución decisión final XDespacho comisorio decisión final

XRespuesta del despacho comisorio decisión final XDevolución de correo decisión final

XPresentación recurso XDespacho comisorio del recurso XRespuesta del despacho comisorio del recurso XDevolución de correo del recurso XRecurso de apelación XRespuesta recurso de apelación XAviso notificación del recurso de apelación XDespacho comisorio del recurso de apelación XRespuesta del despacho comisorio del recurso de apelación

XDevolución de correo del recurso de apelación X

APROBACIÓNAG ARCHIVO DE GESTIÓN E ELIMINACIÓN Acta de comité de archivoAC ARCHIVO CENTRAL M MICROFILMACIÓN No. 45CT CONSERVACIÓN TOTAL S SELECCIÓN Del: 2012-09-28


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL



PROCEDIMIENTO

CONVENCIONES

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S 0101.26 DERECHOS DE PETICIÓN 0101.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓN 1 3 X

Presentación (solicitud) XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento Respuesta

0101.26.04 SOLICITUD DE COPIAS / LISTADOS 1 0 X

Solicitud de copias XSolicitud de listadosRespuesta a solicitud X

0101.15 COMITÉS 0101.15.01 COMITÉ DE ARCHIVO 1 19 X

Actas

X



DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 140 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPENDENCIA PRODUCTORA: CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓNCÓDIGO DEPENDENCIA: 0101




Conservación Total: Estos documentos se deben conservartotalmente en el Archivo Central por el tiempo estipulado.Después se debe transferir al Archivo General de la Naciónpor considerarse documento histórico. La transferencia sedebe realizar de acuerdo con los parámetros y normasdictadas por el Archivo General de la Nación.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fechas de las actas, anexando los correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo en Archivo Central se procede a su eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.



RETENCIÓN EN AÑOS



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S 0101.20 CONTROL DOCUMENTOS

0101.20.01ACTUALIZACIÓN SISTEMA DE TRÁMITES

1 1 X

Formato actualización sistema de trámites X

0101.20.03 CONTROL CASILLEROS 1 2 XListado casilleros abogados externos X

0101.20.04 CONTROL CORREO DEVUELTO 1 0 X

Listado de correo devuelto

X

0143.20.06CONTROL FOTOCOPIAS A DEPENDENCIAS

1 0 X

Solicitud de servicios al Centro de Documentación e Información X

0101.20.08 CONTROL MENSAJERÍA EXTERNA 1 0 XPlanilla control diligencias

X

0101.20.09CONTROL PRÉSTAMO EXPEDIENTES A USUARIOS EXTERNOS

1 0 X

Préstamo de documentos X

0101.20.10CONTROL PRÉSTAMO EXPEDIENTES A USUARIOS INTERNOS

1 0 X

Listado préstamo expedientes a usuarios internos X

APROBACIÓNAG E Acta de comité de archivoAC M No. CT S Del:

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 140 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPENDENCIA PRODUCTORA: CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓNCÓDIGO DEPENDENCIA: 0101

PROCEDIMIENTOTRADICIÓN

RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL


Se organizan en orden cronológico.Vencido el tiempo en elArchivo Central se procede a su eliminación mediante “Actade Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité deArchivo.







0101.20.11CONTROL TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

1 4 X

Formato inventario único documental X

0101.20.12 LISTADO DE CANCELACIONES X 1 0 X

Listados 0101.20.13 LISTADO DE AFECTACIONES X 1 0 X

Listados 0101.20.14 LISTADO DE RECURSOS X 1 0 X

Listados

0101.20.15 LISTADO DE OBSERVACIONES X 1 0 X

Listados

0101.20.16LISTADO EXPEDIENTES EJECUTORIADOS

X 1 0 X

Listados

0101.20.17 1 4 X

Listados XPlanillas X

0101.20.18

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 1 19

X

Soportes X

0101.20.19TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL 1 19

X

Tabla de valoración documental X

Soportes XAPROBACIÓN




RETENCIÓN EN AÑOS



DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 140 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPENDENCIA PRODUCTORA: CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓNCÓDIGO DEPENDENCIA : 0101

Se organizan en orden cronológico anexando loscorrespondientes antecedentes. Conculido el tiempo deretención en el Archivo de Gestión deben ser eliminados enla dependencia, de acuerdo con lo dispuesto en la TRD,deberan seguir los lineamientos establecidos para este finen el Manual de Archivo y Retención Documental. Item 10.

LISTADO CORREO ENVIADO POR SERVICIOS POSTALES


Estos documentos se deben conservar totalmente en elArchivo Central por el tiempo estipulado. Después se debetransferir al Archivo General de la Nación por considerarsedocumento histórico. La transferencia se debe realizar deacuerdo con los parámetros y normas dictadas por elArchivo General de la Nación.


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S 0101.23 CORRESPONDENCIA DIARIA 1 4 x

MemorandosOficios

0101.44 INVENTARIO

0101.44.02INVENTARIO DOCUMENTOS ARCHIVO

1 3 X

Inventario documental X

0101.94 CONTINGENCIASRadicación entrada en caso de contingencia

X 1 0 X

Radicación de salida en caso de contingencia

X

Asignación número de decisiones en caso de contingencia

X

APROBACIÓNAG E Acta de Comité de ArchivoAC M No. 45CT S Del: 2012-09-28CONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓN

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓNCÓDIGO DEPENDENCIA: 0101


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 140 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Se organizan en orden cronológico anexando loscorrespondientes antecedentes. Conculido el tiempo deretención en el Archivo de Gestión deben ser eliminados enla dependencia, de acuerdo con lo dispuesto en la TRD,deberan seguir los lineamientos establecidos para este finen el Manual de Archivo y Retención Documental. Item 10.



RETENCIÓN EN AÑOS


Se organizan en orden cronológico. Estos documentos seconservarán en medio electrónico en un repositorio de datosque se destinará para tal fin en la Oficina de Tecnología einformática. Estos documentos despues que hayancumplido con los términos de retención en el ArchivoCentral, serán eliminados mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0104.03 ACTOS ADMINISTRATIVOS0104.03.01 AUTOS 1 19 x

Autos0104.03.04 RESOLUCIONES 1 19 X

Resoluciones X

0104.15 COMITES


Actas X





RETENCIÓN EN AÑOS



DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO DE NOTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Se archivan en orden consecutivo. Estos documentos sedeben conservar totalmente en el Archivo Central por eltiempo estipulado. Después se debe transferir al ArchivoGeneral de la Nación por considerarse documento histórico.La transferencia se debe realizar de acuerdo con losparámetros y normas dictadas por el Archivo General de laNación.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fechade las actas, anexando los correspondientes antecedentes.Vencido el tiempo en Archivo Central se procede a sueliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada yaprobada por el Comité de Archivo.


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARÍA GENERAL




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0104.26.03 CERTIFICACIONES 1 0 X

Solicitud de certificaciones X

Respuesta X0104.26.04 SOLICITUD DE COPIAS 1 0 X

Solicitud de copias XRespuesta XRecibo de pago X

0104.48 NOTIFICACIONES0104.48.01 NOTIFICACIONES EN LISTA x 1 4 x

Listados0104.48.02 NOTIFICACIÓN POR EDICTO

Documento x 1 4 x0104.70 INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

0104.70.05FIRMAS REGISTRADAS CÁMARAS DE COMERCIO

1 2 X

Documento con firmas XAPROBACIÓN


Estos documentos después que hayan cumplido con lostérminos de retención en el Archivo de Gestión, deben sereliminados en la dependencia, de acuerdo con lo dispuestoen la TRD, deberan seguir los lineamientos establecidospara este fin en el Manual de Archivo y RetenciónDocumental. Item 10.

Se organizan en orden cronológico anexando loscorrespondientes antecedentes. Vencido el tiempo en elArchivo Central, se procede a su eliminación.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARÍA GENERAL



PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO DE NOTIFICACIONES Y CONSTANCIAS


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL


Estos documentos después que hayan cumplido con lostérminos de retención en el Archivo de Central, deben sereliminados mediante “Acta de Eliminación”, revisada yaprobada por el Comité de Archivo.


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0111.08 BIENESTAR 1 2 X

Plan anual XReporte mensual de seguimiento XCircular informativa XInforme de actividades X

0111.11 CAPACITACIÓN 1 2 XPrograma anual XInforme mensual de eventos XCompromiso de asisitencia XRegistro de asisitencia X

0111.15 COMITÉS


0111.15.03 COMITÉ COMISIÓN DE PERSONAL 1 5 X

Conformaciòn comitè XActas XExpediente XQueja XRequerimiento X

0111.15.08 COMITÉ CAPACITACIÓN BIENESTAR Y ESTÍMULOS

1 3 X

Citación XActas X

0111.15.12COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

1 2 X

Conformación, Programa. XCronograma XFormación y actualización XActas X

0111.15.22COMITÉ PROMOCIÓN PROFESIONAL

1 5 X

Actas X XDocumentos Soportes X


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fechade las actas, anexando los correspondientes antecedentes.Vencido el tiempo en Archivo Central se procede a sueliminación mediante "Acta de Eliminación, revisada yaprobada por el Comité de Archivo.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fechade las actas, anexando los correspondientes antecedentes.Vencido el tiempo en Archivo Central se procede a sueliminación mediante "Acta de Eliminación, revisada yaprobada por el Comité de Archivo.


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas, anexando los correspondientes antecedentes.

Vencido el tiempo en Archivo Central se procede a su eliminación mediante "Acta de Eliminación, revisada y

aprobada por el Comité de Archivo.

PROCEDIMIENTOCÓDIGO SERIE Y TIPO DOCUMENTALTRADICIÓN


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARIA GENERALDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TALENTO HUMANO




0111.15.23 COMITÉ CONVIVENCIA LABORAL 1 4 X

Confromación del cómite X X

Actas X XExpediente X X

Queja X X

Requerimiento X XConciliación X X

0111.14 COMISIÓN DE SERVICIO

0111.14.01COMISIÓN DE SERVICIO NACIONAL

2 3 X

Solicitud X

Respuesta solicitud X

Acto administrativo X

0111.14.02COMISIÓN SERVICIO INTERNACIONAL

Solicitud X

Respuesta solicitud X

Resolución X


0111.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓNPresentación (solicitud) XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento X

Respuesta X


Se organizan en orden cronológico anexando loscorrespondientes antecedentes. Vencido el tiempo deretención en Archivo Central se procede a su eliminaciónmediante "Acta de Eliminación, revisada y aprobada por elComité de Archivo.





PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TALENTO HUMANOCÓDIGO DEPENDENCIA: 0111


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0111.42 HISTORIA LABORAL 5 80 X X X X

Hoja de control historia laboral XEntrevista de selección X

Informe proceso preselección X

Información complementaria hoja de vida

X

Lista de chequeo documentos requeridos para el nombramiento

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

X

Oficio notificación del nombramiento X

Oficio aceptación de nombramiento en el cargo

X

Cédula de ciudadanía X

Tarjeta militar X

Tarjeta profesional XHoja de Vida - formato Función Pública

X

Soportes documentales de estudios y experiencia laboral

X

Acta de posesión XPasado judicial X

Certificado de antecedentes fiscales X

Certificado de antecedentes disciplinarios

X

Certificación de bienes y rentas X

Certificado médico de aptitud X

Afiliaciones a EPS, cesantías, pensiones, caja de compensación

X

Novedades de vacaciones X


A esta serie se le aplicacrá el proceso de selección ( de los directivos y funcionarios representativos Superintendente, Asesores, Delegados, Jefes y Coordinadores de la SIC.), a esta selección se le aplicará el proceso de microfilmación y/o digitalización la cual se destinará para la conservación permanente en el Archivo Histórico.El procedimiento lo

aplicará el Archivo Central una vez el Comité de Archivo lo apruebe. Se eliminaran aquellas historias laborales que no fueron sometidas al anterior proceso por considerarse una serie documental de valores secundarios no predecibles.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARIA GENERALDEPENDENCIA PRODUCTORA : GRUPO DE TALENTO HUMANO


RETENCIÓN EN AÑOS






Oficio asignación de funciones X

Actos administrativos de vacaciones X

Solicitud licencia ordinaria- licencia de paternidad

X

Registro de incapacidad por enfermedad general Actos administrativos de licencias XActos administrativos ascensos XActos administrativos traslados

Solicitud permisos - compensatorios X

Actos administrativos permisos XActos administrativos encargos XSuspensiones de contrato X

Solicitud comisiones al exterior

Resolución comisión servicios XResolución comisión de estudio XConvenio de contraprestación de servicios y póliza

X

Resolución interrupción de vacaciones

X

Oficio de solicitud de interrupción aplazamiento

X

Oficio reanudación de vacaciones XEncargo de funciones XActo asignación de funciones X

Resolución licencia de Maternidad X

Resolución licencia por enfermedad X

Inscripción en carrera administrativa X

Pagos prestaciones XAPROBACIÓN

AG E Acta de Comité de ArchivoAC M No. 45CT S Del: 2012-09-28CONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓN

PROCEDIMIENTO



RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARIA GENERALDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TALENTO HUMANOCÓDIGO DEPENDENCIA: 0111



Sistema Evaluación de desempeño - Información general

X

Sistema Evaluación de desempeño - Concertación de compromisos laborales y comportamentales

X

Sistema Evaluación de desempeño - Registro evidencias

X

Sistema Evaluación de desempeño -Consolidación compromisos

X

Sistema Evaluación de desempeño -Tipo de evalaución parcial - extraordinaria

X

Evaluación período de prueba X

Sistema Evaluación de desempeño -Plan de mejoramiento individual

X

Asignación y seguimiento -Libre nombramiento y remoción

X

Asignación y seguimiento -Provisionales

X

Oficio renuncia XActo administrativo de desvinculación de la entidad

X



RETENCIÓN EN AÑOS




DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARIA GENERALDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TALENTO HUMANOCÓDIGO DEPENDENCIA: 0111


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0111.47 NÓMINA0111.47.01 DESCUENTOS POR NÓMINA 2 12 X

Libranzas X

Carta de soportes de FESINCO XCarta solicitud de funcionarios aportes a (AFC y Pensiones Voluntarias)

X

0111.47.02 LIQUIDACIÓN PAGOS EXTRAS 2 2 X

Listados X

Formato relación horas extras

0111.47.03 PRENÓMINA 1 0 XPrenominas X

0111.47.04 SUBSIDIOS 1 0 X

Listados X

0111.57 PROVISIÓN DE PERSONAL 1 5 XSolicitud X

Programación X

Convocatoria X

memorandos X

Inscripciones X

Antecedentes X

Lista de admitidos X

Pruebas X

Lista elegibles X

Resoluciones X

Carta a Función Pública X


DISPOSICIÓN FINALCÓDIGO SERIE Y TIPO DOCUMENTAL


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARIA GENERALDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TALENTO HUMANOCÓDIGO DEPENDENCIA : 0111

PROCEDIMIENTO


Se organizan en orden cronológico anexando loscorrespondientes antecedentes. Vencido el tiempo deretención en Archivo Central se procede a su eliminaciónmediante "Acta de Eliminación, revisada y aprobada por elComité de Archivo.


Se archiva en carpeta a nivel de cada proceso de selección.Vencido el tiempo en el Archivo Central se procede a sueliminación mediante "Acta de Eliminación, revisada yaprobada por el Comité de Archivo.




0111.83SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

1 4 X

Plan de Emergencias XIdentificación de Riesgos XBrigada de Emeregencia XAccidentes de trabajo XIncidentes de trabajo XReporte de actos y condiciones inseguras Enfermedades profesionales X

0111.83.01 BRIGADAS DE EMERGENCIA 2 1 XManual del brigadista XCapacitaciones recibidas XInspecciones X

0111.83.02PROGRAMAS Y PLANES DE SALUD OCUPACIONAL

1 1 X

Programa S.O. XSubPrograma Medicina Preventiva

X

SubPrograma Medicina del Trabajo

X

SubPrograma de Higiene y Seguridad Industrial

X


Se organizan en orden cronológico anexando los correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo en Archivo Central se procede a su eliminación mediante "Acta de Eliminación, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

ARCHIVO DE GESTIÓN ELIMINACIÓNARCHIVO CENTRAL MICROFILMACIÓNCONSERVACIÓN TOTAL

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 100 SECRETARIA GENERALDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TALENTO HUMANOCÓDIGO DEPENDENCIA : 0111

SELECCIÓN

CONVENCIONES



DISPOSICIÓN FINAL



0131.15 COMITÉS

0131.15.21 COMITÉ DE GESTION 1 5 XActas X


0131.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓNPresentación (solicitud) XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento XRespuesta X

0131.28ENTRADA Y SALIDA DE BIENES

Se organiza consecutivamente por tomos y lasautorizaciones por orden cronológico.

0131.28.01AUTORIZACION ENTRADA Y SALIDA DE BIENES 1 3 X

Autorizaciones X

APROBACIÓNAG E Acta de comité de archivoAC M No. 45CT S Del: 2012-09-28SELECCIÓNCONSERVACIÓN TOTAL

RETENCIÓN EN AÑOS


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 140 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO ADMINISTRATIVOCÓDIGO DEPENDENCIA: 0131




Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta deEliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.Se deben presentar los documentos a eliminar en el formatode “Inventario” aprobado por el jefe de la dependencia.




0131.44INVENTARIOS

0131.44.01INVENTARIOS BODEGA CONSUMO

1 3 XListados elementos de consumo XInformes

0131.44.03INVENTARIOS DEVOLUTIVOS EN BODEGA 1 3 XListado devolutivos en bodega XInformes

0131.44.04 INVENTARIO DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO 1 5 XNota salida devolutivo XListado inventario XRemisión inventario XControl de existencias en caso de contingencia X


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 140 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO ADMINISTRATIVOCÓDIGO DEPENDENCIA: 0131



RETENCIÓN EN AÑOS


Se organizan en orden cronológico anexando loscorrespondientes antecedentes. Venvido el tiempo deretención en el Archivo Central se procede a su eliminaciónmediante "Acta de Eliminación", revisada y aprobada por elComité de Archivo.Estos documentos se deben conservar totalmente en elarchivo central por el tiempo estipulado. Después se debetransferir al Archivo General de la Nación por considerarsedocumento histórico. La transferencia se debe realizar deacuerdo con los parámetros y normas dictadas por elArchivo General de la Nación.



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S0131.56 PROPIEDAD BIENES

0131.56.01 INMUEBLES - AVALUOS 1 5 XAvaluos XEscriturasPagos impuestos predial XPlanos

0131.56.02 VEHÍCULOS 1 5 XTarjeta de propiedad XFacturas de compra XSeguros XDocumentos mantenimiento XInspección de Vehículos propiedad de la SIC

X

0131.79 RECLAMACIONES SEGUROS 1 3

Solicitud XPóliza XOficios X


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 140 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO ADMINISTRATIVO


En el archivo de gestión se debe mantener durante la vida útil del bien o hasta su venta, caso en el cual los documentos son entregados al nuevo propietario.

Estos documentos se deben enviar al archivo centraldespués de la fecha de vencimiento del contrato y seeliminan mediante acta de eliminación.



RETENCIÓN EN AÑOS


CÓDIGO DEPENDENCIA : 0131

SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


1000.15 COMITÉS


1 19 X

Citación X

Actas X





ELIMINACIÓN

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 00 DESPACHO SUPERINTENDENTEDEPENDENCIA PRODUCTORA: DESPACHO DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIA CÓDIGO DEPENDENCIA: 1000


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fechas de las actas, anexandolos correspondientes antecedentes. Se archivarán en orden consecutivo.Se debenconservar en el archivo central por el tiempo estipulado. Después se debe transferiral Archivo General de la Nación por considerarse documento histórico. Latransferencia se debe realizar de acuerdo con los parámetros y normas dictadas porel Archivo General de la Nación.Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas, anexandolos correspondientes antecedentes. Cumplido el tiempo de retención en años en elArchivo Central, se procede a su eliminación.

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición (incluye petición deinformación) que no están relacionadas a un expediente determinado y se debeorganizar de manera consecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexandolos correspondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona con un trámite(expediente) determinado los documentos se deben archivar en la carpeta deltrámite original (expediente). Estos documentos se deben eliminar mediante “Actade Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

CONVENCIONES

PROCEDIMIENTOCÓDIGO SERIE Y TIPO DOCUMENTAL

TRADICIÓNRETENCIÓN EN

AÑOSDISPOSICIÓN FINAL

ARCHIVO DE GESTIÓN




1004.39EXPEDIENTES PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIA

1 5 X

Denuncia X

Requerimiento X

Respuesta requerimiento X

Solicitud prórroga X

Respuesta prórroga X

Remisión entidad competente X

Desistimiento X

Desglose X

Petición X

Respuesta petición X

Citación - preliminares X

Credencial inspección - preliminares X

Ofrecimiento garantías X

Aceptación rechazo garantía X

Informe pruebas - preliminares X

Apertura investigación X

Respuesta apertura X

Acto de pruebas X

Recurso de reposición pruebas X

Resolución recurso de reposición pruebas X

Aviso notificación del recurso pruebas X


Los expedientes incluyen los documentos que se producen desde la presentación dela denuncia de solicitud u oficio hasta la terminación del proceso. Para el caso deprácticas comerciales restrictivas, incluye adicionalmente los documentosrelacionados con la oferta de garantías, informes de seguimiento de garantías,medidas cautelares, entre otros. Para los expedientes de competencia desleal losdocumentos relacionados con el trámite de medidas cautelares, entre otros. Elarchivo de expedientes se maneja en un archivo especializado, administrado y deresponsabilidad de la Delegatura de Protección de la Competencia. Los expedientesdeben reposar en el archivo especializado, salvo cuando son solicitados paraadelantar actividades administrativas de acuerdo con solicitud de funcionariocompetente. Cuando el expediente por sus características, cuente con documentosreservados, estos deben ser archivados en carpeta independiente y no podrán serconsultados, salvo autorización de funcionario competente. Vencido el tiempo deretención en el Archivo Central se procede a su eliminación mediante "Acta deEliminación", revisada y aprobada por el Comité de Archivo.



RETENCIÓN EN AÑOS


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 1000 DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIACÓDIGO DEPENDENCIA: 1004




Devolución de correo del recurso - pruebas X

Citación conciliación XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XExcusa por inasistencia a conciliación XReprogramación citación a conciliación XSuspensión audiencia de conciliación XActa de no acuerdo de conciliación XActa conciliación total XActa conciliación parcial XSolicitud explicaciones XRespuesta explicaciones XResolución decisión final XAviso notificación decisión final XDevolución de correo decisión final XRecurso de reposición decisión final X

Resolución recurso de reposición decisión final X

Aviso notificación del recurso decisión final X

Devolución de correo decisión final X

Recurso de reposición decisión final X

Recurso de apelación decisión final X

Respuesta recurso de apelación decisión final X

Aviso notificación del recurso de apelación decisión final

X

Devolución de correo del recurso de apelación decisión final

X


MICROFILMACIÓNCONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓN

CONVENCIONESARCHIVO DE GESTIÓN ELIMINACIÓNARCHIVO CENTRAL


RETENCIÓN EN AÑOS






1004.75 EXPEDIENTES COMPETENCIA DESLEAL 1 5 X

1004.75.01EXPEDIENTES COMPETENCIA DESLEAL ADMINISTRATIVA

Denuncia XRequerimiento XRespuesta requerimiento XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XRemisión entidad competente XDesistimiento XDesglose XPetición XRespuesta petición XCitación - preliminares XCredencial inspección - preliminares XOfrecimiento garantías XAceptación rechazo garantía XInforme pruebas - preliminares XApertura investigación XRespuesta apertura XActo de pruebas XRecurso de reposición pruebas XResolución recurso de reposición pruebas XAviso notificación del recurso pruebas X



PROCEDIMIENTO

CONSERVACIÓN TOTAL




RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

SELECCIÓN

Los expedientes incluyen los documentos que se producen desde la presentación dela denuncia de solicitud u oficio hasta la terminación del proceso. Para el caso deprácticas comerciales restrictivas, incluye adicionalmente los documentosrelacionados con la oferta de garantías, informes de seguimiento de garantías,medidas cautelares, entre otros. Para los expedientes de competencia desleal losdocumentos relacionados con el trámite de medidas cautelares, entre otros. Elarchivo de expedientes se maneja en un archivo especializado, administrado y deresponsabilidad de la Delegatura de Promoción de la Competencia. Los expedientesdeben reposar en el archivo especializado, salvo cuando son solicitados paraadelantar actividades administrativas de acuerdo con solicitud de funcionariocompetente. Cuando el expediente por sus características, cuente con documentosreservados, estos deben ser archivados en carpeta independiente y no podrán serconsultados, salvo autorización de funcionario competente. Se organizan en ordencronológico anexando los correspondientes antecedentes. Se aplica la selecciónpara los documentos que después de culminar su valor administrativo, contable,legal y/o jurídico, no se requiere conservar totalmente. Se selecciona un 5% del totalde los documentos acumulados en un año, como muestra para una consultahistórica posterior. Esta selección la realiza el Jefe de cada área y se envía alComité de Archivo para su aprobación.



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SCitación conciliación XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XExcusa por inasistencia a conciliación XReprogramación citación a conciliación XSuspensión audiencia de conciliación XActa de no acuerdo de conciliación XActa conciliación total X

Acta conciliación parcial XSolicitud explicaciones XRespuesta explicaciones XResolución decisión final XAviso notificación decisión final XDevolución de correo decisión final XRecurso de reposición decisión final X


Aviso notificación del recurso decisión final XDevolución de correo decisión final XRecurso de reposición decisión final X




X


X

Testigo documental X




RETENCIÓN EN AÑOS


DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIACÓDIGO DEPENDENCIA: 1004

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 1000 DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIA




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S1004.26 DERECHOS DE PETICIÓN 1004.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓN 1 3 X


1004.81EXPEDIENTES INOBSERVANCIA DE INSTRUCCIONES

1 5 X

Solicitud explicaciones XRespuesta explicaciones XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XDesglose XRespuesta desglose XPetición X

Respuesta petición X



RETENCIÓN EN AÑOS




La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición (incluye petición deinformación) que no están relacionadas a un expediente determinado y se debeorganizar de manera consecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexandolos correspondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona con un trámite(expediente) determinado los documentos se deben archivar en la carpeta deltrámite original (expediente). Vencido el tiempo de retención en el Archivo Central seprocede a su eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada porel Comité de Archivo.

Los expedientes incluyen los documentos que se producen desde la presentación dela expedición de la solicitud de explicaciones hasta la terminación del proceso. Elarchivo de expedientes se maneja en un archivo especializado, administrado y deresponsabilidad de la Delegatura de Protección de la Competencia. Los expedientesdeben reposar en el archivo especializado, salvo cuando son solicitados paraadelantar actividades administrativas de acuerdo con solicitud de funcionariocompetente. Cuando el expediente por sus características, cuente con documentosreservados, estos deben ser archivados en carpeta independiente y no podrán serconsultados, salvo autorización de funcionario competente. Se aplica la selecciónpara los documentos que después de culminar su valor administrativo, contable,legal y/o jurídico, no se requiere conservar totalmente. Se selecciona un 5% del totalde los documentos acumulados en un año, como muestra para una consultahistórica posterior. Esta selección la realiza el Jefe de cada área y se envía alComité de Archivo para su aprobación.




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SCitación - preliminares XCredencia inspección - preliminares XActo de pruebas XRecurso de reposición pruebas XResolución recurso de reposición pruebas XAviso notificación del recurso pruebas X


Informe pruebas - preliminares XResolución decisión final XAviso notificación decisión final XDevolución de correo decisión final XRecurso de reposición decisión final X






X


X

APROBACIÓN


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 1000 DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIA



RETENCIÓN EN AÑOS






1006.82EXPEDIENTES GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE COLUSIONES

1 5 X

Denuncia XRequerimiento XRespuesta requerimiento XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XRemisión entidad competente XDesistimiento XDesglose XPetición XRespuesta petición XCitación - preliminares XCredencial inspección - preliminares XOfrecimiento garantías XAceptación rechazo garantía XInforme pruebas - preliminares XApertura investigación XRespuesta apertura XActo de pruebas XRecurso de reposición pruebas XResolución recurso de reposición pruebas XNotificación por aviso XAviso notificación del recurso pruebas X


Citación conciliación XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XExcusa por inasistencia a conciliación XReprogramación citación a conciliación XSuspensión audiencia de conciliación XActa de no acuerdo de conciliación X


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 1000 DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE COLUSIONESCÓDIGO DEPENDENCIA: 1006

CÓDIGO

Los expedientes incluyen los documentos que se producen desde la presentación dela denuncia de solicitud u oficio hasta la terminación del proceso. Para el caso deprácticas comerciales restrictivas, incluye adicionalmente los documentosrelacionados con la oferta de garantías, informes de seguimiento de garantías,medidas cautelares, entre otros. Para los expedientes de competencia desleal losdocumentos relacionados con el trámites de medidas cautelares, entre otros. Elarchivo de expedientes se maneja en un archivo especializado, administrado y deresponsabilidad de la Delegatura de Promoción de la Competencia. Los expedientesdeben reposar en el archivo especializado, salvo cuando son solicitados paraadelantar actividades administrativas de acuerdo con solicitud de funcionariocompetente. Cuando el expediente por sus características, cuente con documentosreservados, estos deben ser archivados en carpeta independiente y no podrán serconsultados, salvo autorización de funcionario competente. Vencido el tiempo deretención en el Archivo Central se procede a su eliminación mediante "Acta deEliminación" revisada y aprobada por el Comité de Archivo. Por cuanto es el términomáximo de formulación de acciones contenciosas contra los actos administrativosexpedidos por la autoridad y por ende no exisiten motivos para conservarlos por mástiempo después de fenesido el término de caducidad de todas las accionescontenciosas.



RETENCIÓN EN AÑOS





ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SActa conciliación total XActa conciliación parcial XSolicitud explicaciones XRespuesta explicaciones XResolución decisión final XAviso notificación decisión final XDevolución de correo decisión final XRecurso de reposición decisión final X


Notificación por aviso X

Aviso notificación del recurso decisión final XDevolución de correo decisión final XRecurso de reposición decisión final XRecurso de apelación decisión final X



X


X



CONVENCIONESARCHIVO DE GESTIÓN ELIMINACIÓNARCHIVO CENTRAL MICROFILMACIÓNCONSERVACIÓN TOTAL

CÓDIGODISPOSICIÓN FINAL


SELECCIÓN





1006.15 COMITÉ1006.15.21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X




DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 1000 DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE COLUSIONES




RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOCÓDIGO


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas, anexandolos correspondientes antecedentes. Cumplido el tiempo de retención en años en elArchivo Central se procede a su eliminación mediante “Acta de Eliminación”,revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición (incluye petición deinformación) que no están relacionadas a un expediente determinado y se debeorganizar de manera consecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexandolos correspondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona con un trámite(expediente) determinado, los documentos se deben archivar en la carpeta deltrámite original (expediente). Estos documentos se deben eliminar mediante “Actade Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.




1006.86EXPEDIENTES INOBSERVANCIA DE INSTRUCCIONES

1 5 X

Solicitud explicaciones XRespuesta explicaciones XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XDesglose XRespuesta desglose XPetición XRespuesta petición XCitación - preliminares XCredencial inspección - preliminares XActo de pruebas XRecurso de reposición pruebas XResolución recurso de reposición pruebas XAviso notificación del recurso pruebas XDevolución de correo del recurso - pruebas XInforme pruebas - preliminares XResolución decisión final XAviso notificación decisión final XDevolución de correo decisión final XRecurso de reposición decisión final X


Notificación por aviso XAviso notificación del recurso decisión final XRecurso de apelación decisión final X



X


X





RETENCIÓN EN AÑOS



Los expedientes incluyen los documentos que se producen desde la presentación dela expedición de la solicitud de explicaciones hasta la terminación del proceso. Elarchivo de expedientes se maneja en un archivo especializado, administrado y deresponsabilidad de la Delegatura de Protección de la Competencia. Los expedientesdeben reposar en el archivo especializado, salvo cuando son solicitados paraadelantar actividades administrativas de acuerdo con solicitud de funcionariocompetente. Cuando el expediente por sus características, cuente con documentosreservados, estos deben ser archivados en carpeta independiente y no podrán serconsultados, salvo autorización de funcionario competente. Vencido el tiempo deretención en el Archivo Central, se procede a su eliminación.




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S1005.15. COMITES1005.15.21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X



1005.29 ESTUDIOS 1005.29.03 ESTUDIOS SECTORIALES 1 10 X

Estudio XSoportes X



RETENCIÓN EN AÑOS


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 1000 DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO INTEGRACIONES EMPRESARIALESCÓDIGO DEPENDENCIA: 1005


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas, anexandolos correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo en Archivo Central se procedea su eliminación

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición (incluye petición deinformación) que no están relacionadas a un expediente determinado y se debeorganizar de manera consecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexandolos correspondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona con un trámite(expediente) determinado, los documentos se deben archivar en la carpeta deltrámite original (expediente). Estos documentos se deben eliminar mediante “Actade Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

Estos documentos se deben eliminar vencido el tiempo de retención en el ArchivoCentral, mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité deArchivo.





1005.34 INTEGRACIONES EMPRESARIALES 1 5 X

SolicitudRequerimiento XRespuesta requerimiento XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XRemisión entidad competente XDesistimiento XEvaluación de la incidencia sobre la libre competencia de los proyectos de actos administrativos expedidos con fines regulatorios

X

Documentos aportados por las empresas intervinientes

X

Lista de chequeo - pre evaluación integraciones empresariales

X

Lista de chequeo - Estudio de fondo integraciones empresariales

X

Información preliminar XRespuesta información preliminar XDesglose XRespuesta desglose XPetición XRespuesta petición XResolución XAviso de notificación X



DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 1000 DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIADEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO INTEGRACIONES EMPRESARIALESCÓDIGO DEPENDENCIA: 1005



PROCEDIMIENTO

Los expedientes incluyen los documentos que se producen desde la presentación dela solicitud hasta la emisión del concepto. Adicionalmente incluye el seguimiento alos condicionamientos, en aquellos casos que se hayan establecido. Cuando elexpediente por sus características, cuente con documentos reservados, estos debenser archivados en carpeta independiente y no podrán ser consultados, salvoautorización de funcionario competente. Estos documentos se deben eliminarvencido el tiempo de retención en el Archivo Central, mediante "Acta deEliminación", revisada y aprobada por el Comité de Archivo. Por cuanto es el términomáximo de formulación de acciones contenciosas contra los actos administrativosexpedidos por la autoridad y por ende no exisiten motivos para conservarlos por mástiempo después de fenesido el término de caducidad de todas las accionescontenciosas.




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SDespacho comisorio resolución XRespuesta despacho comisorio resolución XRecurso de reposición XResolución recurso de reposición XAviso notificación del recurso XDespacho comisorio del recurso X

Respuesta del despacho comisorio del recurso X

Devolución de correo del recurso XRecurso de apelación XRespuesta recurso de apelación XAviso notificación del recurso de apelación X

Despacho comisorio del recurso de apelación X

Respuesta del despacho comisorio del recurso de apelación

X

Devolución de correo del recurso de apelación X

1005.91 ABOGACÍA DE LA COMPETENCIA 1 5 XProyecto regulatorio XConcepto X



RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

ARCHIVO DE GESTIÓN

Estos documentos se deben eliminar vencido el tiempo de retención en el Archivo Central, mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.


CÓDIGO

ELIMINACIÓN

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO INTEGRACIONES EMPRESARIALESCÓDIGO DEPENDENCIA: 1005

PROCEDIMIENTO

CONVENCIONES




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S1020.07 AVALUADORES1020.07.01 REGISTRO AVALUADORES 1 0 X

Formato Registro Nacional de Avaluadores X

1020.07.02 SELECCIÓN AVALUADORES 1 2 XSolicitud XRequerimiento XRespuesta requerimiento XOrden de publicación XPublicación XPropuestas avaluadores XInforme evaluación avaluadores XResolución XRespuesta XAviso notificación resolución XDespacho comisorio resolución XRespuesta del despacho comisorio resolución

X1020.15 COMITÉS0100.15. 21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X

1020.25 DENUNCIAS NO ADMITIDAS 1 2 XDenuncia XRequerimiento XRespuesta requerimiento XTraslado XRespuesta X


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 1000 DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIADEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE CÁMARAS DE COMERCIOCÓDIGO DEPENDENCIA: 1020


PROCEDIMIENTO

Se organizan en orden cronológico anexando los correspondientes antecedentes.Conculido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión deben ser eliminados enla dependencia, de acuerdo con lo dispuesto en la TRD, deberan seguir loslineamientos establecidos para este fin en el Manual de Archivo y RetenciónDocumental. Item 10.

Vencido el tiempo de retención en el Archivo Central, Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas, anexandolos correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo en Archivo Central se procedea su eliminación

Hace relación a las denuncias que una vez recibidas, no son admitidas a trámite deacuerdo con la legislación vigente. Incluye traslados a entidades competentes,archivo por no mérito en etapa de admisión y archivo por no respuesta a solicitud derequisitos (según art. 13 C.C.A). Se organizan en orden consecutivo de acuerdo conla fecha de respuesta, anexando los antecedentes y soportes correspondientes.Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada yaprobada por el Comité de Archivo.

CONVENCIONES


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S1020.26 DERECHOS DE PETICIÓN 1020.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓN 1 3 X


1020.36 EXPEDIENTES CÁMARAS DE COMERCIO

1020.36.01DENUNCIAS CONTRA CÁMARAS DE COMERCIO

1 5 X

Denuncia XRequerimiento XRespuesta requerimiento XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XRemisión entidad competente XDesistimiento XDesglose XRespuesta desglose XPetición XInformación preliminar XRespuesta información preliminar XRespuesta petición XCitación - preliminares XCredencial inspección - preliminares XInforme pruebas - preliminares X


DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE CÁMARAS DE COMERCIOCÓDIGO DEPENDENCIA: 1020


RETENCIÓN EN AÑOS


La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición (incluye petición deinformación) que no están relacionadas a un expediente determinado y se debeorganizar de manera consecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexandolos correspondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona con un trámite(expediente) determinado los documentos se deben archivar en la carpeta deltrámite original (expediente). Estos documentos se deben eliminar mediante “Actade Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

Los expedientes incluyen los documentos que se producen desde la presentación dela denuncia o solicitud u oficio hasta la terminación del proceso. Estos documentosse deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo. Por cuanto es el término máximo de formulación de accionescontenciosas contra los actos administrativos expedidos por la autoridad y por endeno exisiten motivos para conservarlos por más tiempo después de fenesido eltérmino de caducidad de todas las acciones contenciosas.



ELIMINACIÓNARCHIVO CENTRAL MICROFILMACIÓNCONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓN



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SApertura investigación XRespuesta apertura XAuto de pruebas XRecurso de reposición pruebas XResolución recurso de reposición pruebas XAviso notificación del recurso pruebas XRespuesta del despacho comisorio del recurso - pruebas

X


Recurso de apelación - pruebas XRespuesta recurso de apelación - pruebas XAviso notificación del recurso de apelación - pruebas

X

Despacho comisorio del recurso de apelación - pruebas

X

Respuesta del despacho comisorio del recurso de apelación - pruebas

X

Devolución de correo del recurso de apelación - pruebas

X

Solicitud pruebas XCredencial de inspección XInforme inspección XResolución decisión final XNotificación por aviso XAviso notificación decisión final X

Despacho comisorio decisión final XRespuesta del despacho comisorio decisión final

X





RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SRecurso de reposición decisión final XResolución recurso de reposición decisión final X


Despacho comisorio del recurso decisión final X

Respuesta del despacho comisorio del recurso decisión final

X

Devolución de correo del recurso decisión final X

1020.36.02 APELACIÓN CÁMARAS DE COMERCIO 1 4 X

Solicitud recurso de apelación XRespuesta recurso de apelación XAviso notificación del recurso de apelación XDespacho comisorio del recurso de apelación

XRespuesta del despacho comisorio del recurso de apelación X

Devolución de correo del recurso de apelación X



PROCEDIMIENTOSERIE Y TIPO DOCUMENTALTRADICIÓN


CÓDIGORETENCIÓN EN


Se abre carpeta individual para cada Cámara de Comercio y la documentación seorganiza por orden cronológico.Vencido el tiempo de retención en el Archivo deGestión, estos documentos se deben eliminar mediante "Acta de Eliminación",revisada y aprobada por el Comité de Archivo.





1020.37EXPEDIENTES DENUNCIAS CONTRA COMERCIANTES QUE NO ESTAN INSCRITOS EN EL REGISTRO MERCANTIL

1 5 X

Denuncia XRequerimiento XRespuesta requerimiento XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XRemisión entidad competente XDesistimiento XDesglose XRespuesta desglose XPetición XInformación preliminar XRespuesta información preliminar XRespuesta petición XCredencial de inspección XInforme inspección XResolución decisión final XAviso notificación decisión final XDespacho comisorio decisión final XRespuesta del despacho comisorio decisión final

X


Recurso de reposición decisión final XResolución recurso de reposición decisión final X


Despacho comisorio del recurso decisión final X


X



SELECCIÓN

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 1000 DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIADEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE CÁMARAS DE COMERCIO

CONSERVACIÓN TOTALMICROFILMACIÓN

Los expedientes incluyen los documentos que se producen desde la presentación dela denuncia o solicitud u oficio hasta la terminación del proceso. Estos documentosse deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo. Por cuanto es el término máximo de formulación de accionescontenciosas contra los actos administrativos expedidos por la autoridad y por endeno exisiten motivos para conservarlos por más tiempo después de fenesido eltérmino de caducidad de todas las acciones contenciosas.




PROCEDIMIENTO

CONVENCIONESARCHIVO DE GESTIÓN ELIMINACIÓNARCHIVO CENTRAL




1020.70 INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

1020.70.01CÁMARAS DE COMERCIO INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

1 4 X

Informe estadístico de los registros públicos X

Balance general comparativo X

Estado comparativo de resultados X

Programa anual de trabajo X

1020.70.02CÁMARAS DE COMERCIO INFORMACIÓN JURÍDICA

1 4 X

Reformas a reglamentos XActas XConstancia boletín jurídico X

Constancia reunión junta directiva XRequerimientos XRechazos - oficio XResolución aprobación XAviso notificación resolución XDespacho comisorio resolución XRespuesta del despacho comisorio resolución X

Devolución Correo X

1020.70.04 SUPERVISIÓN - VISITAS 1 9 XCredencial de Inspección XInforme de visita XPlan de mejoramiento XSolicitud de explicaciones X

Sanción XRecurso contra sanción X



RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL




PROCEDIMIENTO


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 1000 DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIADEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE CÁMARAS DE COMERCIO




1020.73 CREACIÓN CÁMARAS DE COMERCIO 1 4 X

Solicitud XTraslado de concepto al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

X

Soportes X1020.73.01 ESTATUTOS 20 0 X

Solicitud de reforma XActo Administrativo X

1020.88ELECCIONES JUNTAS DIRECTIVAS CÁMARAS DE COMERCIO

1 5 X

Composición juntas directivas XCalidad del elector XLista de inscripción XEscrutinios XNotificación XPosesión de Junta Directiva elejida XImpugnaciones


Se organizan en orden cronológico.Vencido el tiempo de retención en el ArchivoCentral se procede a su eliminación mediante "Acta de Eliminación", revisada yaprobada por el Comité de Archivo.

Se abre carpeta individual para cada Cámara de Comercio y la documentación seorganiza por orden cronológico. Estos documentos después que hayan cumplido conlos términos de retención en el Archivo de Gestión, deben ser eliminados en ladependencia, de acuerdo con lo dispuesto en la TRD, deberan seguir loslineamientos establecidos para este fin en el Manual de Archivo y RetenciónDocumental. Item 10.


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL



PROCEDIMIENTO






3000.15 COMITES

3000.15.19 COMITÉ DE CORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO 1 19 X

Citación XActas

X





DEPENDENCIA PRODUCTORA: DESPACHO DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DEL CONSUMIDORDEPENDENCIA JERÁRQUICA: 00 DESPACHO SUPERINTENDENTE


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas, anexandolos correspondientes antecedentes. Se archivarán en orden consecutivo.Se debenconservar en el archivo central por el tiempo estipulado. Después se debe transferiral Archivo General de la Nación por considerarse documento histórico. Latransferencia se debe realizar de acuerdo con los parámetros y normas dictadas porel Archivo General de la Nación.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas, anexando los correspondientes antecedentes. Cumplido el tiempo de retención en años en el Archivo Central se procede a su eliminación. Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición (incluye petición deinformación) que no están relacionadas a un expediente determinado y se debeorganizar de manera consecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexandolos correspondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona con un trámite(expediente) determinado, los documentos se deben archivar en la carpeta del trámiteoriginal (expediente). Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta deEliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.



RETENCIÓN EN AÑOS




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S3200.15 COMITÉ3200.15.21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X

3200.25 DENUNCIAS

3200.25.01 DENUNCIAS NO ADMITIDAS 1 2 X

Denuncia XRequerimiento XRespuesta requerimiento XTraslado X

Respuesta X




APROBACIÓNAG E Acta Comité de ArchivoAC M No. 45CT S Del: 2012-09-28

Hace relación a las denuncias que una vez recibidas, no son admitidas a trámite deacuerdo con la legislación vigente. Incluye traslados a entidades competentes, archivopor no mérito en etapa de admisión y archivo por no respuesta a solicitud derequisitos (según art. 13 C.C.A). Se organizan en orden consecutivo de acuerdo conla fecha de respuesta, anexando los antecedentes y soportes correspondientes.Vencido el tiempo en el Archivo Central se procede a su eliminación mediante “Actade Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas, anexandolos correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo en Archivo Central se procedea su eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comitéde Archivo.

ARCHIVO CENTRAL MICROFILMACIÓNCONSERVACIÓN TOTAL



RETENCIÓN EN AÑOS


La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición (incluye petición deinformación) que no están relacionadas a un expediente determinado y se debeorganizar de manera consecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexandolos correspondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona con un trámite(expediente) determinado los documentos se deben archivar en la carpeta del trámiteoriginal (expediente). Vencido el tiempo en el Archivo Central estos documentos sedeben eliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité deArchivo.


DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES DE PROTECCIÓN DE USUARIOS DE SERVICIOS DE COMUNICACIONES

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 3000 DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA PROTECCIÓN DEL CONSUMIDOR

SELECCIÓN



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S3200.29 ESTUDIOS3200.29.03 ESTUDIOS SECTORIALES 1 5 X

Estudio XSoportes X

3200.41.1 EXPEDIENTES DE PROTECCION AL CONSUMIDOR - VIGILANCIA ADMINISTRATIVA - Dirección Inv.Protección Usuarios Serviios de Comunicaciones

1 5 X

Denuncia (solicitud/ oficio) XRequerimiento XRespuesta requerimiento X



Remisión entidad competente X

Desistimiento X

Desglose X

Respuesta desglose X

Petición XRespuesta petición X

Citación -preliminares X

Credencia inspección - preliminares X

Informe pruebas -preliminares X

Auto de pruebas X

APROBACIÓNAG E Acta Comité de ArchivoAC M No. 45

CT S Del: 2012-09-28CONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓN

PROCEDIMIENTO

Se organizan en orden cronológico . Vencido el tiempo de retención en el ArchivoCentral se procede a su eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada yaprobada por el Comité de Archivo.


RETENCIÓN EN AÑOS


DISPOSICIÓN FINAL


DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES DE PROTECCIÓN DE USUARIOS DE SERVICIOS DE COMUNICACIONESCÓDIGO DEPENDENCIA: 3200

Corresponde al conjunto de documentos que están relacionados con el trámite delcontrol de verificación de reglamentos técnicos, metrología legal, control de precios ehidrocarburos que se producen desde la presentación de la denuncia o de oficio poresta Dirección hasta la terminación del proceso será administrado y deresponsabilidad de la Dirección en el Archivo de Gestión especializado, salvo cuandosean solicitados para adelantar actividades administrativas de acuerdo con solicitudde funcionario competente y se organizaran en orden cronológico anexando loscorrespondientes antecedentes. Cumplido el tiempo de retención en el ArchivoCentral, se procede a su eliminación, mediante “Acta de Eliminación”, revisada yaprobada por el Comité de Archivo. Por cuanto es el término máximo de formulaciónde acciones contenciosas contra los actos administrativos expedidos por la autoridady por ende no exisiten motivos para conservarlos por más tiempo después defenesido el término de caducidad de todas las acciones contenciosas.



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SRecurso de reposición pruebas X

Resolución recurso de reposición pruebas X

Aviso notificación del recurso pruebas X

Despacho comisorio del recurso- pruebas X

Respuesta del despacho comisorio del recurso- pruebas

X

Devolución de correo del recurso- pruebas X

Recurso de apelación- pruebas X

Respuesta recurso de apelación - pruebas X

Aviso notificación del recurso de apelación- pruebas X


X

Respuesta del despacho comisorio del recurso de apelación -pruebas

X


X

Citación conciliación X


respuesta prórroga X

Solicitud inasistencia conciliación X

Respuesta solicitud inasistencia conciliación X

Suspensión audiencia de conciliación X

Constancia de no acuerdo de conciliación X

Acta conciliación total X

Acta conciliación parcial X

Solicitud explicaciones X

Respuesta explicaciones X

Credencial de inspección XInforme inspección X

Citación testimonio XSolicitud prórroga X





DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES DE PROTECCIÓN DE USUARIOS DE SERVICIOS DE COMUNICACIONESCÓDIGO DEPENDENCIA: 3200

CÓDIGORETENCIÓN EN AÑOS





ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SDesignación experto X

Respuesta experto X

Objeción a expertos X

Remisión objeción a experto X

Respuesta remisión objeción a experto X

Decisión objeciones a expertos X

Acta posesión perito X

Cotización X

Requerimiento pago prueba X

Pago prueba X

Informe expertos X

Remisión informe experto a las partes X

Objeción informes X

Remisión informe expertos X

Solicitud pruebas documentales X

Respuesta pruebas documentales X

Resolución decisión final X

Aviso notificación decisión final X

Despacho comisorio decisión final X


3200.70.03SUPERVISIÓN - REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN

1 4 X

Requerimiento XRespuesta requerimiento XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XInforme XOficios XSoportes X

APROBACIÓN

AG E Acta Comité de Archivo

AC M No. 45CT S Del: 2012-09-28

Se organizan en orden cronológico. Vencido el tiempo de retención en el Archivo Central se procede a su eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y

aprobada por el Comité de Archivo.






CONVENCIONES



RETENCIÓN EN AÑOS




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S3200.70.04 SUPERVISIÓN - VISITAS 1 4 X

Programación XSoporte selección universo XInforme XSolicitud requisitos XRespuesta requisitos XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XArchivo XDesglose XRespuesta XActas XInforme XOficios XSoportes X





Se organizan en orden cronológico . Vencido el tiempo de retención en el Archivo Central se procede a su eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.




RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

ELIMINACIÓN




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S3100.15 COMITÉ3100.15.21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X

3100.25 DENUNCIAS

3100.25.02 DENUNCIAS NO ADMITIDAS 1 2 X

Denuncia por posible violacion a normas de protección al consumidor

X

Requerimiento XRespuesta requerimiento XTraslado X

Respuesta X






TRADICIÓN DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOCÓDIGO SERIE Y TIPO DOCUMENTAL


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas, anexandolos correspondientes antecedentes. Vencido el tiempo en Archivo Central se procedea su eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comitéde Archivo.

Hace relación a las denuncias que una vez recibidas, no son admitidas a trámite deacuerdo con la legislación vigente. Incluye traslados a entidades competentes, archivopor no mérito en etapa de admisión y archivo por no respuesta a solicitud derequisitos (según art. 13 C.C.A). Se organizan en orden consecutivo de acuerdo conla fecha de respuesta, anexando los antecedentes y soportes correspondientes.Vencido el tiempo en el Archivo Central se procede a su eliminación mediante “Actade Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición (incluye petición deinformación) que no están relacionadas a un expediente determinado y se debeorganizar de manera consecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexandolos correspondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona con un trámite(expediente) determinado los documentos se deben archivar en la carpeta del trámiteoriginal (expediente). Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta deEliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

CONVENCIONES

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR

RETENCIÓN EN AÑOS





ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S3100.41.1 EXPEDIENTES DE PROTECCION AL CONSUMIDOR -

VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Dirección Inv. De Protección al Consumidor

1 5 x

Denuncia (solicitud/ oficio) XRequerimiento XRespuesta requerimiento XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XRemisión entidad competente XDesistimiento XDesglose XRespuesta desglose XPetición XRespuesta petición XCitación -preliminares XCredencia inspección - preliminares XInforme pruebas -preliminares XAuto de pruebas X 1 4 XRecurso de reposición pruebas XResolución recurso de reposición pruebas XAviso notificación del recurso pruebas XDespacho comisorio del recurso- pruebas XRespuesta del despacho comisorio del recurso- pruebas

X

Devolución de correo del recurso- pruebas X


DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR

Corresponde al conjunto de documentos que están relacionados con el trámite delcontrol de verificación de reglamentos técnicos, metrología legal, control de precios ehidrocarburos que se producen desde la presentación de la denuncia o de oficio poresta Dirección hasta la terminación del proceso será administrado y deresponsabilidad de la Dirección en el Archivo de Gestión especializado, salvo cuandosean solicitados para adelantar actividades administrativas de acuerdo con solicitudde funcionario competente y se organizaran en orden cronológico anexando loscorrespondientes antecedentes. Cumplido el tiempo de retención en el ArchivoCentral, se procede a su eliminación, mediante “Acta de Eliminación”, revisada yaprobada por el Comité de Archivo. Por cuanto es el término máximo de formulaciónde acciones contenciosas contra los actos administrativos expedidos por la autoridady por ende no exisiten motivos para conservarlos por más tiempo después defenesido el término de caducidad de todas las acciones contenciosas.


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR Y METROLOGÍA

CÓDIGO DEPENDENCIA 3100


RETENCIÓN EN AÑOS





ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SRecurso de apelación- pruebas XRespuesta recurso de apelación - pruebas XAviso notificación del recurso de apelación- pruebas X


X

Respuesta del despacho comisorio del recurso de apelación -pruebas

X


X

Citación conciliación XSolicitud prórroga Xrespuesta prórroga XSolicitud inasistencia conciliación XRespuesta solicitud inasistencia conciliación XSuspensión audiencia de conciliación XConstancia de no acuerdo de conciliación XActa conciliación total XActa conciliación parcial XSolicitud explicaciones XRespuesta explicaciones XCredencial de inspección XInforme inspección XCitación testimonio XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XDesignación experto XRespuesta experto XObjeción a expertos X


DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDORDEPENDENCIA JERÁRQUICA: DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR Y METROLOGÍA



RETENCIÓN EN AÑOS



CÓDIGO

SELECCIÓN



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SRespuesta remisión objeción a experto XRemisión objeción a experto XRespuesta remisión objeción a experto XDecisión objeciones a expertos XActa posesión perito XCotización XRequerimiento pago prueba XPago prueba XInforme expertos XRemisión informe experto a las partes XObjeción informes XRemisión informe expertos XSolicitud pruebas documentales XRespuesta pruebas documentales XResolución decisión final XAviso notificación decisión final XDespacho comisorio decisión final X


3100.70.03SUPERVISIÓN - REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN

1 4 X

Requerimiento XRespuesta requerimiento XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XInforme XOficios XSoportes XOficio archivo x




DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 3000 DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA PROTECCIÓN DEL CONSUMIDOR DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDORCÓDIGO DEPENDENCIA: 3100


RETENCIÓN EN AÑOS


Se organizan en orden cronológico . Vencido el tiempo de en el Archivo Central seprocede a su eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo.



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S3100.70.04 SUPERVISIÓN - VISITAS 1 4 X

Programación XSoporte selección universo XInforme XSolicitud requisitos XRespuesta requisitos XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XArchivo XDesglose XRespuesta XActas XInforme XOficios XSoportes X


Se organizan en orden cronológico . Vencido el tiempo de en el Archivo Central se procede a su eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.


SERIE Y TIPO DOCUMENTAL

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 3000 DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA PROTECCIÓN DEL CONSUMIDOR DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDORCÓDIGO DEPENDENCIA: 3100

CÓDIGOTRADICIÓN

RETENCIÓN EN AÑOS






1 19 X

Actas X


Actas X

4000.25 DENUNCIAS

4000.25.03DENUNCIAS - DEMANDAS NO ADMITIDAS

1 2 X

Denuncia por posible violacion a normas de protección al consumidor

X

Requerimiento X


Traslado X

Respuesta X


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 00 DESPACHO SUPERINTENDENTEDEPENDENCIA PRODUCTORA: DESPACHO DELEGATURA PARA ASUNTOS JURISDICCIONALESCÓDIGO DEPENDENCIA: 4000

PROCEDIMIENTO

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas, anexando los correspondientes antecedentes. Conservese por considerarse documento histórico. Después se debe transferir al Archivo General de la Nación la transferencia se debe realizar de acuerdo con los parámetros y normas dictadas por el Archivo General de la Nación.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de lasactas, anexando los correspondientes antecedentes. Vencido eltiempo en Archivo Central se procede a su eliminación mediante“Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité deArchivo.


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

Hace relación a las denuncias que una vez recibidas, no sonadmitidas a trámite de acuerdo con la legislación vigente. Incluyetraslados a entidades competentes, archivo por no mérito en etapade admisión y archivo por no respuesta a solicitud de requisitos(según art. 13 C.C.A). Se organizan en orden consecutivo deacuerdo con la fecha de respuesta, anexando los antecedentes ysoportes correspondientes. Vencido el tiempo en el Archivo Centralse procede a su eliminación mediante “Acta de Eliminación”,revisada y aprobada por el Comité de Archivo.







Presentación (solicitud) XRequerimiento de información XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XDesistimiento XRespuesta X





La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición(incluye petición de información) que no están relacionadas a unexpediente determinado y se debe organizar de maneraconsecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando loscorrespondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relacionacon un trámite (expediente) determinado, los documentos se debenarchivar en la carpeta del trámite original (expediente). Vencido eltiempo en Archivo Central, estos documentos se deben eliminarmediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comitéde Archivo.

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DESPACHO DELEGATURA PARA ASUNTOS JURISDICCIONALESCÓDIGO DEPENDENCIA: 4000


RETENCIÓN EN AÑOS




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S1003.03 ACTOS ADMINISTRATIVOS

1003.05 SENTENCIAS 1 5 X

Sentencia X

1003.15 COMITÉS1003 .15. 21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X

1003.26 DERECHO DE PETICIÓN




DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 4000 DELEGATURA PARA ASUNTOS JURISDICCIONALES


RETENCIÓN EN AÑOS


CÓDIGO DEPENDENCIA: 1003 DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO COMPETENCIA DESLEAL

Se organizan en orden cronológico.Vencido el tiempo de retenciónen el Archivo Central, se procede a su eliminación mediante “Actade Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de lasactas, anexando los correspondientes antecedentes. Cumplido eltiempo de retención en años en el Archivo Central se procede a sueliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobadapor el Comité de Archivo.

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición(incluye petición de información) que no están relacionadas a unexpediente determinado y se debe organizar de maneraconsecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando loscorrespondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relacionacon un trámite (expediente) determinado, los documentos se debenarchivar en la carpeta del trámite original (expediente). Vencido eltiempo en Archivo Central, estos documentos se deben eliminarmediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comitéde Archivo.





ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S1003.74 DEMANDAS NO ADMITIDAS

1003.74.01 DEMANDAS RECHAZADAS X 1 5 X

Memorial demanda XPoder XCertificado de existencia y representación legal demandante

X

Certificado de existencia y representación legal demandado

X

Requisito de procedibilidad XPruebas XAuto inadmite demanda XMemorial subsanando demanda XAuto rechaza demanda XActas de diligencias X

1003.74.02 DEMANDAS RETIRADAS 1 5 XMemorial solicitud demanda XPoder XCertificado de existencia y representación legal demandante

X

Certificado de existencia y representación legal demandado

X

Requisito de procedibilidad XPruebas XAuto inadmite demanda XAuto rechaza demanda XAuto ordena retiro demanda XMemorial autorizacion retiro demanda XConstancia retiro demanda XActas de diligencias X


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 4000 DELEGATURA PARA ASUNTOS JURISDICCIONALESDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO COMPETENCIA DESLEAL

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha derespuesta, anexando los correspondientes antecedentes. Vencido eltiempo de retención en el Archivo Central, estos documentos sedeben eliminar mediante "Acta de Eliminación", revisada y aprobadapor el Comité de Archivo.


Hace relación a las demandas que una vez recibidas, no sonadmitidas a trámite de acuerdo con la legislación vigente. Incluyetraslados a entidades competentes, archivo por no mérito en etapade admisión y archivo por no respuesta a solicitud de requisitos(según art. 13 C.C.A).



RETENCIÓN EN AÑOS





1003.75EXPEDIENTES DE COMPETENCIA DESLEAL

1003.75.02EXPEDIENTES COMPETENCIA DESLEAL - JURISDICCIONAL

1 5 X

Memorial solicitud diligencias preliminares de comprobación

X

Documentos anexos a la solicitud de diligencias preliminares

X

Auto Solicitud de Informe u Orden de Investigación

X

Memorial presenta informe XAuto Niega Decreto de diligencias preliminares de comprobación

X

Auto Decreta diligencias preliminares de comprobación

X

Memorial desistimiento diligencias preliminares de comprobación X

Memorial solicitud retiro diligencias preliminares de comprobación

X

Auto acepta desisitimiento diligencias preliminares de comprobación

X

Auto acepta retiro diligencias preliminares de comprobación

X

Acta Diligencias preliminares - no da a conocer diligencias

X

Acta Diligencias preliminares expide certificación

X

Certificación de las diligencias preliminares

X

Informe secretarial XMemorial solicitud de Medidas Cautelares

X


El archivo de expedientes se maneja en un archivo especializadoadministrado y de responsabilidad del Grupo. Los expedientesdeben reposar en el archivo especializado, salvo cuando sonsolicitados para adelantar actividades administrativas de acuerdocon solicitud de funcionario competente. Cuando el expediente porsus características cuente con documentación reservada, estosdeben estar archivados en carpeta independiente y no podrán serconsultados, salvo con autorización de la dependencia responsable.Vencido el tiempo de retención en el Archivo Central, se procede asu eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobadapor el Comité de Archivo. Por cuanto es el término máximo deformulación de acciones contenciosas contra los actosadministrativos expedidos por la autoridad y por ende no exisitenmotivos para conservarlos por más tiempo después de fenesido eltérmino de caducidad de todas las acciones contenciosas.

CONVENCIONES


RETENCIÓN EN AÑOS


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 4000 DELEGATURA PARA ASUNTOS JURISDICCIONALESDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO COMPETENCIA DESLEALCÓDIGO DEPENDENCIA: 1003




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SDocumentos anexos a la solicitud de medidas cautelares

XAuto Niega decreto de medidas cautelares

X

Auto Decreta medidas de cautela XMemorial retiro solicitud medidas cautelares

X

Memorial desistimiento medidas cautelares

X

Auto acepta desistimiento medidas cautelares

X

Auto acepta retiro medidas cautelares X

Memorial presenta recurso niega medidas cautelares X

Memorial presenta recurso decreta medidas cautelares

X

Auto resuelve recurso medidas cautelares

X

Memorial pide sanción incumplimiento medidas cautelares

X

Auto sanciona incumplimiento medidas cautelares

X

Auto niega sanción incumplimiento medidas cautelares

X

Memorial presenta recurso niega sanciona incumplimiento medidas cautelares

X

Memorial presenta recurso sanciona incumplimiento medidas cautelares

X

Auto resuelve recurso sanción incumplimento medidas cautelares X



RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 4000 DELEGATURA PARA ASUNTOS JURISDICCIONALESDEPENDENCIA PRODUCTORA GRUPO COMPETENCIA DESLEALCÓDIGO DEPENDENCIA 1003




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SInforme secretarial X

Memorial demanda XPoder XCertificado de existencia y representación legal demandanteXCertificado de existencia y representación legal demandadoXRequisito de procedibilidad XPruebas XAuto inadmite demanda XMemorial subsanando demanda XMemorial recurso de reposición auto inadmite demanda

X

Auto resuelve recurso inadmite demanda

X

Auto rechazo demanda XMemorial recurso de reposición auto rechaza demanda

X

Auto resuelve recurso rechaza demanda

X

Auto admite demanda XMemorial presenta recurso admite demanda

X

Auto resuelve recurso admite demanda

X

Auto admisorio X

Acta de notificación personal X

Citación para notificación personal X

Aviso de notificación personal X





RETENCIÓN EN AÑOS


SELECCIÓN




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SMemorial solicitud acreditación citación para notificación personal

X

Memorial acredita envió aviso de notificación personal

X

Memorial acredita envió citacion para notificacion personal

X

Memorial solicitud emplazamiento XAuto ordena emplazamiento XLista de emplazamiento para publicación

X

Memorial aporta publicaciones emplazamiento

X

Auto designa Curadores ad litem X

Citaciones curadores ad litem X

Memorial de contestación de la demanda (excepciones de fondo)

X

Documentos anexos a la contestación de la demanda

X

Memorial recurso de reposición auto admisorio

X

Memorial descorre traslado recurso reposición auto admisorio

X

Auto resuelve recurso auto admisorio XMemorial propone excepciones previas

X

Memorial solicitud de nulidad X

Memorial contestación demanda de reconvención (excepciones de fondo)

X


CÓDIGO PROCEDIMIENTO


CONVENCIONES



RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SAuto inadmite demanda de reconvención

X

Memorial recurso de reposición auto inadmisión demanda de reconvención

X

Memorial descorre traslado recurso reposición auto inadmisión demanda de reconvención

X

Auto resuelve recurso de reposición auto inadmision demanda de reconvención

X

Memorial subsanando demanda de reconvención

X

Auto rechazo demanda de reconvención

X

Memorial recurso de reposición auto rechaza demanda de reconvención

X

Memorial descorre traslado recurso reposición auto rechazo demanda de reconvención

X

Auto resuelve recurso de reposición auto rechazo demanda de reconvención

X

Auto admite demanda de reconvención

X

Auto resuelve recurso admite reconvención

X

Memorial contestación a la demanda demanda de reconvencion (excepciones de fondo)

X






CONSERVACIÓN TOTAL

PROCEDIMIENTO

SELECCIÓN





ORIGINAL COPIA AG AC CT E M STestigo documental XMemorial recurso reposición auto admite demanda de reconvención

X

Memorial descorre traslado recurso reposición auto admite demanda de reconvención

X

Auto resuelve recurso admite reconvención

X

Memorial de contestación de la demanda de reconvención (excepciones de fondo)

X

Memorial de contestación de la demanda de reconvención propone excepciones previas

X

Memorial de contestación de la demanda de reconvención invoca nulidades

X

Auto traslado excepciones previas XMemorial descorre traslado excepciones previas

X

Auto decreta pruebas excepciones previas

X

Auto resuelve excepciones previas X

Memorial recurso de reposición auto resuelve excepciones previas

X

Memorial descorre traslado recurso de reposición auto resuelve excepciones previas

X


ARCHIVO DE GESTIÓN ELIMINACIÓNARCHIVO CENTRAL


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL


CONVENCIONES

MICROFILMACIÓNCONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓN

PROCEDIMIENTO




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SAuto resuelve recurso auto excepciones previas

X

Auto traslado incidente de nulidad XMemorial descorre traslado incidente nulidad

X

Auto resuelve nulidad XMemorial recurso de reposición auto resuelve nulidad

X

Memorial descorre traslado recurso de reposición auto resuelve nulidad

X

Auto resuelve recurso auto resuelve nulidad

X

Memorial descorre traslado excepciones de fondo

X

Auto señala fecha audiencia del artículo 101

X

Memorial solicitud inasistencia audiencia del artículo 101

X

Auto aplazamiento audiencia del artículo 101

X

Acta audiencia del artículo 101 no concilia

X

Acta audiencia del artículo 101 conciliación total

X

Acta audiencia articulo 101 conciliacion parcial

X

Acta audiencia del artículo 101 aplazamiento audiencia

X

Acta audiencia del artículo 101 suspende proceso

X


PROCEDIMIENTO

ARCHIVO DE GESTIÓN





CONVENCIONESELIMINACIÓN





Memorial por el cual se modifica la solicitud de pruebas

X

Auto declara probados los hechos susceptibles de confesión

X

Memorial recurso de reposición auto declara probado los hechos susceptibles de confesión

X

Memorial descorre traslado recurso de reposición auto resuelve declara probado los hechos susceptibles de confesión

X

Auto resuelve recurso reposición auto declara probados los hechos suceptibles de confesión

X

Auto decreta las pruebas del proceso X

Memorial recurso de reposición auto pruebas

X

Memorial descorre traslado recurso de reposición auto pruebas

X

Auto resuelve recurso reposicion auto pruebas

X

Memorial solicitud aplazamiento diligencias

X

Citación auxiliar de justicia XCitación testigos XOficios Pruebas XDespacho comisorio para práctica de pruebas

X





CÓDIGO SERIE Y TIPO DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO

CONSERVACIÓN TOTAL

ARCHIVO DE GESTIÓN



ARCHIVO CENTRAL MICROFILMACIÓNSELECCIÓN




Acta de prueba de Inspección judicial X

Acta de prueba de exhibición de documentos

X

Acta de desgrabación prueba de testimonio

X

Acta de desgrabación prueba de interrogatorio

X

Memorial aceptación cargo auxiliar de justicia

X

Acta de posesión de perito XMemorial dictamen pericial de auxiliar de la justicia

X

Memorial traducción oficial por auxiliar de la justicia

X

Respuestas oficios pruebas XMemorial solicitud desistimiento de pruebas

X

Memorial solicitud aplazamiento de pruebas

X

Auto nueva fecha pruebas XAuto acepta desistimiento pruebas XAuto designa nuevo auxiliar de justicia

X

Auto pone en conocimeinto comunicación o respuesta

X

Auto pone en conocimeinto despacho comisorio para práctica de pruebas devuelto

X

Auto alegatos de conclusión X




RETENCIÓN EN AÑOS






ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SMemorial recurso de reposición auto alegatos de conclusión

X

Memorial descorre traslado recurso de reposición auto alegatos de conclusión

X

Auto resuelve recurso reposicion autos alegatos de conclusión

X

Memorial alegatos de conclusión X

Sentencia XMemorial recurso de apelación sentencia

X

Auto concede apelación sentencia X

Auto niega apelación XOficio envió apelación al Tribunal Superior

X

Auto admite apelación Tribunal Superior

X

Auto Corre traslado apelación en Tribunal

X

Memorial sustenta recurso de apelación

X

Memorial responde recurso de apelación

X

Sentencia de 2da. instancia Tribunal X

Auto fija agencias en derecho 2da. instancia Tribunal

X


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOCÓDIGO SERIE Y TIPO DOCUMENTAL

TRADICIÓN

ARCHIVO DE GESTIÓNCONVENCIONES

ELIMINACIÓN






ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SLiquidación de costas practicada por Secretaría Tribunal

X

Memorial objeción liquidación de costas 2da. instancia

X

Auto aprueba liquidación de costas 2da. instancia

X

Oficio devuelve expediente Tribunal X

Auto fija agencias en derecho 1ra. instancia

X

Liquidación de costas practicada por Secretaría

X

Memorial objeción liquidación de costas 1ra. instancia

X

Memorial descorre objeción liquidación de costas 1ra. instancia

X

Auto resuelve objeción liqudación de costas 1ra. Instancia

X

Auto niega apelación auto X

Auto aprueba liquidación de costas 1ra. instancia

X

Memorial solicitud terminación proceso por conciliación

X

Memorial presenta recurso reposición auto niega apelación

X

Auto termina proceso por conciliacion X


ELIMINACIÓN


RETENCIÓN EN AÑOS


CONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓNARCHIVO CENTRAL MICROFILMACIÓN

PROCEDIMIENTODISPOSICIÓN FINAL





Memorial solicitud terminación proceso por transacción

X

Auto termina proceso por transacción X

Memorial solicitud desistimiento demanda

X

Auto acepta desistimiento demanda X

Memorial solicitud retiro demanda (art. 88 CPC)

X

Auto acepta retiro demanda X

Informe secretarial X

Memorial solicitud de liquidación de perjuicios

X

Documentos anexos a la solicitud de liquidación perjuicios

X

Auto corre traslado incidente de liquidación de perjuicios

X

Memorial recurso de reposición auto corre traslado incidente de liquidación de perjuicios

X


DISPOSICIÓN FINAL

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: DESPACHO SUPERINTENDENTEDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO COMPETENCIA DESLEALCÓDIGO DEPENDENCIA: 1003








Memorial descorre recurso de reposición auto corre traslado incidente de liquidación de perjuicios

X

Auto resuelve recurso de reposición auto corre traslado incidente de liquidación de perjuicios

X

Auto decreta purebas incidente liquidación de perjuicios

X

Memorial recurso de reposición auto de pruebas incidente de liquidacion de perjuicios

X

Memorial descorre traslado recurso de reposición auto pruebas incidente de liquidación de perjuicios

X

Auto resuelve recurso de reposición auto pruebas incidente de liquidación de perjuicios

X

Auto decide incidente liquidación perjuicios

X

Memorial recurso de reposición auto decide incidente liquidación de perjuicios

X






RETENCIÓN EN AÑOS





Memorial descorre traslado recurso de reposición auto decide incidente de liquidación de perjuicios

X

Auto resuelve recurso de reposición auto decide incidente de liquidación de perjuicios

X

Memorial recurso de apelación X

Informe secretarial XMemorial recurso de reposición - copias recurso de queja

X

Memorial descorre recurso de reposición - copias recurso de queja

X

Auto resuelve recurso de reposición queja, ordena expedición de copias

X

Constancia cancelacion pago copias recurso de queja

X

Contancia entrega copias, recurso de queja

X

Informe secretarial X

APROBACIÓN

AG E Acta de Comité de Archivo

AC M No. 45CT S Del: 2012-09-28



PROCEDIMIENTO



DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO COMPETENCIA DESLEALCÓDIGO DEPENDENCIA: 1003



CONVENCIONES



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S4002.15 COMITÉS4002.15. 21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X



Presentación (solicitud) X

Requerimiento de información X


Traslado entidad competente X

Traslado competencia interna X

Requerimiento interno X


Desistimiento X

Respuesta X


PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO DE DEFENSA AL CONSUMIDORCÓDIGO DEPENDENCIA : 4002

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de lasactas, anexando los correspondientes antecedentes. Cumplido eltiempo de retención en años en el Archivo Central se procede a sueliminación.mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobadapor el Comité de Archivo.

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición(incluye petición de información) que no están relacionadas a unexpediente determinado y se debe organizar de maneraconsecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando loscorrespondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relacionacon un trámite (expediente) determinado, los documentos se debenarchivar en la carpeta del trámite original (expediente). Cumplido eltiempo de retención en años en el Archivo Central, estosdocumentos se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”,revisada y aprobada por el Comité de Archivo.




RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL




Actas X



Presentación (solicitud) XRequerimiento de informaciónRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento XRespuesta X

4003.89 RECLAMOS JURISDICCIONALES 1 0 X

Demanda XOficio de acuerdo beneficios conciliación X

Conciliación entre las partes X

Transacciones entre las partes X

Desistimiento X

Archivo por imposibilidad trámite X


DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO DE PUNTO DE SOLUCIONES AL CONSUMIDORCÓDIGO DEPENDENCIA: 4003

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de las actas, anexando los correspondientes antecedentes. Cumplido el tiempo de retención en años en el Archivo Central se procede a su eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición(incluye petición de información) que no están relacionadas a unexpediente determinado y se debe organizar de maneraconsecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando loscorrespondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relacionacon un trámite (expediente) determinado los documentos se debenarchivar en la carpeta del trámite original (expediente). Cumplido eltiempo de retención en años en el Archivo Central , estosdocumentos se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”,revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

Serie que corresponde a los reclamos presentados por los usuariosy que en primera instancia se busca una solución al consumidor.Se deben organizar en orden cronológico. Estos documentodespués que hayan cumplido con los términos de retención en elArchivo de Gestión, deben ser eliminados en la dependencia, deacuerdo con lo dispuesto en la TRD, deberán seguir loslineamientos establecidos para este fin en el Manual de Archivo yRetención Documental. Item 10.



RETENCIÓN EN AÑOS





TABLAS DE RETENCIÓN DEOCUMENTAL


7000.15 COMITÉS


1 19 X

Citación X

Actas X


Actas X




Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de lasactas, anexando los correspondientes antecedentes. Consérvese porconsiderarse documento histórico. Se archivarán en ordenconsecutivo. Se deben conservar en el Archivo Central por el tiempoestipulado. Después se debe transferir al Archivo General de laNación por considerarse documento histórico. La transferencia sedebe realizar de acuerdo con los parámetros y normas dictadas por elArchivo General de la Nación.



DEPENDENCIA PRODUCTORA: DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES


RETENCIÓN EN AÑOS




La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición (incluyepetición de información) que no están relacionadas a un expedientedeterminado y se debe organizar de manera consecutiva, de acuerdocon la fecha de respuesta, anexando los correspondientesantecedentes. Cuando la solicitud se relaciona con un trámite(expediente) determinado, los documentos se deben archivar en lacarpeta del trámite original (expediente). Estos documentos se debeneliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo.





7100.15 COMITÉS7100.15. 21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X

7100.25 DENUNCIAS NO ADMITIDAS 1 2 XDenuncia XRequerimiento XRespuesta requerimiento XTraslado X

Respuesta X



APROBACIÓNAG ARCHIVO DE GESTIÓN E Acta de Comité de ArchivoAC M No. 45CT S Del: 2012-09-28


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 7000 DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALESDEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES



DISPOSICIÓN FINAL


Hace relación a las denuncias que una vez recibidas, no son admitidasa trámite de acuerdo con la legislación vigente. Incluye traslados aentidades competentes, archivo por no mérito en etapa de admisión yarchivo por no respuesta a solicitud de requisitos (según art. 13C.C.A). Se organizan en orden consecutivo de acuerdo con la fechade respuesta, anexando los antecedentes y soportescorrespondientes. Estos documentos se deben eliminar mediante“Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición (incluyepetición de información) que no están relacionadas a un expedientedeterminado y se debe organizar de manera consecutiva, de acuerdocon la fecha de respuesta, anexando los correspondientesantecedentes. Cuando la solicitud se relaciona con un trámite(expediente) determinado los documentos se deben archivar en lacarpeta del trámite original (expediente). Estos documentos se debeneliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo.

ELIMINACIÓNCONVENCIONES





7100.41.EXPEDIENTES DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 1 4 X

Denuncia (solicitud / oficio) XRequerimiento XRespuesta requerimiento XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XRemisión entidad competente XDesistimiento XDesglose XRespuesta desglose XResolución XAviso de Notificación XNotificación personal XNotificación por edicto XInterposición Recursos XResolución Recurso de Reposición XAviso de Notificación XNotificación Personal XNotificación por aviso XNotificación por edicto XResolución Recurso de ApelaciónAviso de Notificación XNotificación personal XNotificación por edicto XNotificación por aviso XTestigo documental X

APROBACIÓNAG ARCHIVO DE GESTIÓN E Acta de Comité de ArchivoAC M No. 45CT S Del: 2012-09-28

CÓDIGO SERIE Y TIPO DOCUMENTALTRADICIÓN RETENCIÓN

EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL



DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 7000 DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALESDEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALESCÓDIGO DEPENDENCIA: 7100

PROCEDIMIENTO

Corresponde al conjunto de documentos que están relacionados conel trámite de una denuncia por presunta violación a las normas de deProtección de Datos Personales. Los expedientes incluyen losdocumentos que se producen desde la presentación de la denuncia osolicitud u oficio hasta la terminación del proceso. Estos documentosse deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”, revisada yaprobada por el Comité de Archivo.




7100.70 INSPECCIÓN Y VIGILANCIA7100.70.04 SUPERVISIÓN - VISITAS 1 2 X

Programación XSoporte selección universo XInformes XSolicitud requisitos XRespuesta requisitos XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XArchivo XDesglose XRespuesta desglose XActa XInforme XOficios XSoportes X

APROBACIÓNAG ARCHIVO DE GESTIÓN E Acta de Comité de ArchivoAC M No. 45CT S Del: 2012-09-28CONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓN


CÓDIGO SERIE Y TIPO DOCUMENTALTRADICIÓN RETENCIÓN

EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retención en años en el Archivo Central seprocede a su eliminación. Estos documentos se deben eliminarmediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité deArchivo.



DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 7000 DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALESDEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES


TABLAS DE RETENCCIÓN DOCUMENTAL

ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S6000.15 COMITES6000.15. 21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X

6000.15.19COMITÉ DE CORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO

1 19 X

Citación XActas X




DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 00 DESPACHO SUPERINTENDENTEOFICINA PRODUCTORA : DESPACHO DELEGATURA PARA EL CONTROL Y VERIFICACIÓN DE REGLAMENTOS TÉCNICOS Y METROLOGÍA LEGALCÓDIGO DEPENDENCA : 6000


RETENCIÓN EN AÑOS


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha delas actas, anexando los correspondientes antecedentes. Vencidoel tiempo en Archivo Central, se procede a su eliminación

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha delas actas, anexando los correspondientes antecedentes.Consérvese por considerarse documento histórico. Se debenconservar en el archivo central por el tiempo estipulado. Despuésse debe transferir al Archivo General de la Nación porconsiderarse documento histórico. La transferencia se deberealizar de acuerdo con los parámetros y normas dictadas por elArchivo General de la Nación.

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición(incluye petición de información) que no están relacionadas a unexpediente determinado y se debe organizar de maneraconsecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando loscorrespondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relacionacon un trámite (expediente) determinado los documentos sedeben archivar en la carpeta del trámite original (expediente).Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta deEliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.





6100.41

EXPEDIENTES INVESTIGACIONES REGLAMENTOS TÉCNICOS, METROLOGÍA LEGAL Y CONTROL DE PRECIOS: LECHE, MEDICAMENTOS Y AGROQUÍMICOS.

1 5 X

Denuncia (solicitud/ oficio) XRequerimiento inicial X Acta de visita de verificación XCarta remisoria Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Secretaría Técnica Comisión Nacional de Precios, Dirección de politica Sectorial del Ministerio de Agricultura y Dirección de Hidrocarburos de Ministerio de Minas y Energia

X

Reporte de incumplimiento de Entidades remitido por secretaría técnica del SISMED, Ministerio de Agricultura y Ministerio de Minas y Energía.

X

Carta de presentación - credencial de inspección

X

Requerimiento complemento de información

X

Certificado de existencia y representación legal emitido por el Registro Único Empresarial

X


DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES PARA EL CONTROL Y VERIFICACIÓN DE REGLAMENTOS TÉCNICOS Y METROLOGÍA LEGAL DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 6000 DESPACHO DELEGATURA PARA EL CONTROL Y VERIFICACIÓN DE REGLAMENTOS TÉCNICOS Y METROLOGÍA LEGAL


CÓDIGO SERIE Y TIPO DOCUMENTALTRADICIÓN RETENCIÓN EN


PROCEDIMIENTO

Corresponde al conjunto de documentos que están relacionadoscon el trámite del control de verificación de reglamentos técnicos,metrología legal, control de precios e hidrocarburos que seproducen desde la presentación de la denuncia o de oficio poresta Dirección hasta la terminación del proceso será administradoy de responsabilidad de la Dirección en el Archivo de Gestiónespecializado, salvo cuando sean solicitados para adelantaractividades administrativas de acuerdo con solicitud defuncionario competente y se organizaran en orden cronológicoanexando los correspondientes antecedentes. Cumplido el tiempode retención en el Archivo Central, se procede a su eliminación,mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por elComité de Archivo. Por cuanto es el término máximo deformulación de acciones contenciosas contra los actosadministrativos expedidos por la autoridad y por ende no exisitenmotivos para conservarlos por más tiempo después de fenesidoel término de caducidad de todas las acciones contenciosas.




ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SRespuesta requerimiento XSolicitud de explicaciones XSolicitud prórroga XRespuesta prórroga XRespuesta explicaciones X Resolución Procedimiento sancionatorio y formulación de cargos

X

Aviso de notificación formulación de cargos

X

Presentación escrito de descargos XActo práctica / rechazo de pruebas XAviso de notificacón rechazo pruebas XInforme técnico XResolución medida preventiva XRecursos contra medida preventiva XResolución recurso reposición medida preventiva

X

Resolución recurso apelación medida preventiva

X

Recurso contra rechazo de pruebas XResolución recurso reposicióin rechazo pruebas

X

Resolución recurso apelación rechazo pruebas

X

Solicitud levantamiento medida preventiva X

Respuesta no accede levantamiento medida preventiva

X


DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES PARA EL CONTROL Y VERIFICACIÓN DE REGLAMENTOS TÉCNICOS Y METROLOGÍA LEGAL DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 6000 DESPACHO DELEGATURA PARA EL CONTROL Y VERIFICACIÓN DE REGLAMENTOS TÉCNICOS Y METROLOGÍA LEGAL




PROCEDIMIENTO


CONVENCIONES



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SResolución levantamiento medida

preventiva

X

Práctica de pruebas XRecepción informes de resultado de

laboratorio

X

Acto traslado para alegatos de conclusión X

Presentación alegatos de conclusión XResolución adopción decisión definitiva XAviso de notificación decisión definitiva XRecurso contra decisión definitiva XResolución recurso reposición decisión

definitiva

X

Resolución recurso apelación decisión definitiva

X

Carta archivo no mérito XInforme archivo por imposibilidad de vinculación

X

Informe archivo para inicio campaña XResolución archivo por desistimiento tácito

X

Solicitud Revocatoria Directa XResolución resolviendo Revocatoria

Directa

X

Perdida de Fuerza Ejecutoria XDesistimiento XDesglose X




RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 6000 DESPACHO DELEGATURA PARA EL CONTROL Y VERIFICACIÓN DE REGLAMENTOS TÉCNICOS Y METROLOGÍA LEGALDEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES PARA EL CONTROL Y VERIFICACIÓN DE REGLAMENTOS TÉCNICOS Y METROLOGÍA LEGAL CÓDIGO DEPENDENCIA: 6100



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SDespacho comisorio del recurso- pruebas X

Respuesta del despacho comisorio del recurso- pruebas

X

Devolución de correo del recurso-

pruebas

X



6100.27 DIVULGACIÓN 1 0 XSolicitud XDe oficio XRegistro de asistencia X


PROCEDIMIENTO

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición(incluye petición de información) que no están relacionadas a unexpediente determinado y se debe organizar de maneraconsecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando loscorrespondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relacionacon un trámite (expediente) determinado los documentos sedeben archivar en la carpeta del trámite original (expediente).Estos documentos se deben eliminar mediante “Acta deEliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

Estos documento después que hayan cumplido con los términosde retención en el Archivo de Gestión, deben ser eliminados en ladependencia, de acuerdo con lo dispuesto en la TRD, deberanseguir los lineamientos establecidos para este fin en el Manual deArchivo y Retención Documental. Item 10.





DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 6000 DESPACHO DELEGATURA PARA EL CONTROL Y VERIFICACIÓN DE REGLAMENTOS TÉCNICOS Y METROLOGÍA LEGALDEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES PARA EL CONTROL Y VERIFICACIÓN DE REGLAMENTOS TÉCNICOS Y METROLOGÍA LEGAL CÓDIGO DEPENDENCIA: 6100




1 19 X

Citación XActas

X


Actas X





DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 00 DESPACHO SUPERINTENDENTEDEPENDENCIA PRODUCTORA DESPACHO DELEGATURA PARA LA PROPIEDAD INDUSTRIALCÓDIGO DEPENDENCIA 2000


RETENCIÓN EN AÑOS


Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de lasactas, anexando los correspondientes antecedentes. Vencido eltiempo en archivo central se procede a su eliminación mediante“Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archi

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de lasactas, anexando los correspondientes antecedentes. Vencido eltiempo en archivo central se procede a su eliminación mediante“Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición(incluye petición de información) que no están relacionadas a unexpediente determinado y se debe organizar de maneraconsecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando loscorrespondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona conun trámite (expediente) determinado los documentos se debenarchivar en la carpeta del trámite original (expediente). Vencido eltiempo en Archivo Central se procede a su eliminación estosdocumentos se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”,revisada y aprobada por el Comité de Archivo.




2000.40

EXPEDIENTE DE PROPIEDAD INDUSTRIAL (marca, lemas, nombres comerciales, depósito de nombre, enseña comercial, patentes de invención, modelos de utilidad, diseños industriales, esquemas de trazado)

1 10 X

Registro de marcas y lemas comerciales PI01-F01

X

Solicitud depósito enseña y nombres comerciales

X

Solicitud protección de denominación de origen

X

Presentación de acción de cancelación en contra de registros de signos distintivos

X

Reducción de tasas a solicitud de registro de signos distintivos para microempresas

X

División de la solicitud y del registro X

Formulario para otorgar poder a abogado de trámites de propiedad industrial

X

Solicitud nacional de patentes X

Registro de diseño industrial X

Registro de esquema de trazado de circuitos integrados

X




RETENCIÓN EN AÑOS



Corresponde a un archivo de gestión especializado, conformado pordocumentación hibrida (análoga y electrónica) administrado por elGrupo Centro de Documentación e Información y de responsabilidadde la Delegatura para la Propiedad Industrial y de la OTI, por ser unarchivo de conservación total estas oficinas deben garantizar laconservación operativa, la seguridad, perdurabilidad y reproducciónde la información contenida en estos soportes, atendiendo losparámetros archivísticos, así como el funcionamiento razonable delsistema de información. El tiempo de conservación de losdocumentos en el Archivo de Gestión, se cuenta a partir delmomento en que termina la vigencia de la concesión (10 años,transcurridos los cuales pasa a dominio público), del registro odepósito de las Patentes Modelo de Utilidad y Patentes de Modelode Utilidad PCT fase Nacional ; transcurrido el tiempo anterior, elexpediente será transferido al Archivo Central y a los cinco (5) añosserá transferido al Archivo General de la Nación. La serie semanejará por orden cronológico y consecutivamente, y dentro decada expediente se podrán encontrar diferentes actuaciones(afectaciones, renovaciones, cancelaciones). Los expedientes debenreposar en el archivo especializado, salvo cuando son solicitadospara adelantar actividades administrativas de acuerdo con solicitudde funcionario competente, y/o entes de control externo.




Renuncia a derechos sobre nuevas creaciones

X

Conversión, división de solicitudes X

Solicitud fase nacional PCT X

Reducción de tasas de solicitud de patente

X

Pago tasa de mantenimiento de patentes de invención y PCT

X

Respuesta requerimiento XProrroga requerimiento XDesistimiento XResolución por abandono XAviso notificación del abandono XDespacho comisorio del abandono XRespuesta del despacho comisorio XDevolución de correo XRecurso de reposición XResolución recurso de reposición XAviso notificación del recurso X

Despacho comisorio del recurso X

Respuesta del despacho comisorio del recurso

X

Devolución de correo del recurso XRecurso de apelación X

Respuesta recurso de apelación X

Aviso notificación del recurso de apelación

X


CONVENCIONES



RETENCIÓN EN AÑOS




Estos documentos se deben conservar totalmente en el archivo especializado por el tiempo estipulado. Después se debe transferir

al Archivo General de la Nación por considerarse documento histórico. La transferencia se debe realizar de acuerdo con los

parámetros y normas dictadas por el Archivo General de la Nación.


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SDespacho comisorio del recurso de apelación

X


X

Devolución de correo del recurso de apelación

X

Publicación XPresentación de oposición X

Presentación de oposición XRecibo de pago oposición XSolicitud prórroga de la oposición XInadmisión oposiciones XTraslado titular solicitante XSolicitud de prórroga de la oposición XRespuesta a oposiciones XPetición de examen (patentes de invención, modelos de utilidad)

X

Listado de verificación examen de forma solicitudes convencionales

X

Listado de verificación examen de forma solicitudes PCT

X

Listado de verificación examen de fondo X

Recibo de pago petición de examen (patentes de invención, modelos de utilidad)

X

Traslado informe de búsqueda (patentes de invención, modelos de utilidad)

X


PROCEDIMIENTO




RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SSolicitud de prórroga (patentes de invención, modelos de utilidad)

X

Respuesta informe de búsqueda (patentes de invención, modelos de utilidad)

X

Resolución decisión final XAviso notificación decisión final XDespacho comisorio decisión final XRespuesta del despacho comisorio decisión final

X

Devolución de correo decisión final XRecurso de reposición decisión final X

Resolución recurso de reposición decisión final

X

Aviso notificación del recurso decisión final

X

Despacho comisorio del recurso decisión final

X


X

Devolución de correo del recurso decisión final

X

Recurso de apelación decisión final XRespuesta recurso de apelación decisión final

X


X

Despacho comisorio del recurso de apelación decisión final

X





PROCEDIMIENTO



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SRespuesta del despacho comisorio del recurso de apelación decisión final

X


X

Renovación de signos distintivos X

Inscripción de traspaso XInscripción de licencias de signos distintivos

X

Modificaciones y correcciones X

Inscripción de afectaciones X

Renuncia a derechos del registro de marcas de productos y servicios

X

Incripción de licencia de nuevas creaciones

X

Modificaciones y correcciones X

Cambio de titular X

Formato lista de chequeo admisión a trámites nuevas creaciones

X

Formato de extracto para publicación X

Formato extracto para publicación solicitud diseño industrial

X

Formulario de solicitud de búsquedas y vigilancias tecnológicas

X

Requerimiento de información XRespuesta requerimiento XProrroga requerimiento X



DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 00 DESPACHO SUPERINTENDENTEDEPENDENCIA PRODUCTORA: DESPACHO DELEGATURA PARA LA PROPIEDAD INDUSTRIALCÓDIGO DEPENDENCIA: 2000


RETENCIÓN EN AÑOS



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SDesistimiento XResolución por abandono XAviso notificación del abandono XDespacho comisorio del abandono XRespuesta del despacho comisorio XDevolución de correo XRecurso de reposición XResolución recurso de reposición XAviso notificación del recurso XDespacho comisorio del recurso XRespuesta del despacho comisorio del recurso

X

Devolución de correo del recurso XRecurso de apelación XRespuesta recurso de apelación XAviso notificación del recurso de apelación

X

Despacho comisorio del recurso de apelación

X


X

Devolución de correo del recurso de apelación

X

Resolución decisión final XAviso notificación decisión final XDespacho comisorio decisión final XRespuesta del despacho comisorio decisión final

X


PROCEDIMIENTO


CÓDIGO DEPENDENCIA 2000DEPENDENCIA PRODUCTORA DESPACHO DELEGATURA PARA LA PROPIEDAD INDUSTRIAL


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M SDevolución de correo decisión final XRecurso de reposición decisión final XResolución recurso de reposición decisión final

X

Aviso notificación del recurso decisión final

X

Despacho comisorio del recurso decisión final

X


X

Devolución de correo del recurso decisión final

X


Respuesta recurso de apelación decisión final

X


X

Despacho comisorio del recurso de apelación decisión final

X

Respuesta del despacho comisorio del recurso de apelación decisión final

X


X

Testigo documental GD01-F09 XAPROBACIÓN



DISPOSICIÓN FINALTRADICIÓNRETENCIÓN EN

AÑOS

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 00 DESPACHO SUPERINTENDENTEDEPENDENCIA PRODUCTORA: DESPACHO DELEGATURA PARA LA PROPIEDAD INDUSTRIAL

PROCEDIMIENTO






Actas X




2020.59 PUBLICACIONES

2020.59.02 GACETA DE PROPIEDAD INDUSTRIAL X 1 19 X

Gaceta


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 2000 DELEGATURA PARA LA PROPIEDAD INDUSTRIALDEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE NUEVAS CREACIONESCÓDIGO DEPENDENCIA: 2020


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL


PROCEDIMIENTO

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de lasactas, anexando los correspondientes antecedentes. Vencido eltiempo en Archivo Central, se procede a su eliminación mediante“Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición(incluye petición de información) que no están relacionadas a unexpediente determinado y se debe organizar de maneraconsecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando loscorrespondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona conun trámite (expediente) determinado, los documentos se debenarchivar en la carpeta del trámite original (expediente). Estosdocumentos se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”,revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

La Gaceta de Propiedad Industrial corresponde a un archivo virtualespecializado administrado y de responsabilidad de la Dirección deSignos Distintivos, Dirección de Nuevas Creaciones y la OTI. Es unarchivo de conservación total por lo tanto estas oficinas debengarantizar la conservación operativa, seguridad, perdurabilidad yreproducción de la información contenida en este soporte,cumpliendo los parámetros archivísticos, así como el funcionamientorazonable del sistema de información. La transferencia se deberealizar de acuerdo con los parámetros y normas dictadas por elArchivo General de la Nación.



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S2026.26 DERECHOS DE PETICIÓN


Presentación (solicitud) XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento X

Respuesta X

2026.15 COMITÉS


Actas X


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 2020 DIRECCIÓN DE NUEVAS CREACIONESDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO CIENCIAS QUIMICAS

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición(incluye petición de información) que no están relacionadas a unexpediente determinado y se debe organizar de maneraconsecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando loscorrespondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona conun trámite (expediente) determinado los documentos se debenarchivar en la carpeta del trámite original (expediente). Estosdocumentos se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”,revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fechas de lasactas, anexando los correspondientes antecedentes. Vencido eltiempo en Archivo Central, se procede a su eliminación mediante“Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comité de Archivo.




RETENCIÓN EN AÑOS






Actas X



Presentación (solicitud) XRequerimiento de información XRespuesta requerimiento XTraslado entidad competente XTraslado competencia interna XRequerimiento interno XRespuesta requerimiento interno XDesistimiento X

Respuesta X




PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 2020 DIRECCIÓN DE NUEVAS CREACIONESDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO CIENCIAS FARMACÉUTICAS Y BIOLÓGICASCÓDIGO DEPENDENCIA: 2027







Actas X





DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO DEL SECTOR INGENIERIASCÓDIGO DEPENDENCIA: 2025



RETENCIÓN EN AÑOS


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 2020 DIRECCIÓN DE NUEVAS CREACIONES

La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición(incluye petición de información) que no están relacionadas a unexpediente determinado y se debe organizar de maneraconsecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando loscorrespondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona conun trámite (expediente) determinado, los documentos se debenarchivar en la carpeta del trámite original (expediente). Vencido eltiempo en Archivo Central, estos documentos se deben eliminarmediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comitéde Archivo.



ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S2023.09 BÚSQUEDAS TECNOLÓGICAS 1 2 X

Solicitud de búsqueda y vigilancia tecnológica X

Recibo de pago X

Requerimiento X


Respuesta búsqueda tecnológica X

2023.15 COMITÉS2023.15. 21 COMITÉ DE GESTIÓN 1 5 X

Actas X


2023.26.01 PETICIÓN DE INFORMACIÓN1 3 X

Presentación (solicitud) X

Requerimiento de información X


Traslado entidad competente X

Traslado competencia interna X

Requerimiento interno X


Desistimiento Respuesta


Se organiza en orden cronológico de acuerdo con la fecha de larespuesta, anexando el correspondiente antecedente. Cumplido eltiempo de retención en años en el Archivo Central, estosdocumentos se deben eliminar mediante “Acta de Eliminación”,revisada y aprobada por el Comité de Archivo.

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de lasactas, anexando los correspondientes antecedentes. Cumplido eltiempo de retención en años en el Archivo Central se procede a sueliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada porel Comité de Archivo.



DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO BANCO DE PATENTESCÓDIGO DEPENDENCIA: 2023



RETENCIÓN EN AÑOS


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 2000 DELEGATURA PARA LA PROPIEDAD INDUSTRIAL


ORIGINAL COPIA AG AC CT E M S2023.26.03 CERTIFICACIONES 1 0

Solicitud X

Respuesta X

2023.27 DIVULGACIÓN 1 0 XSolicitud X

Oficio X

Listado participantes X



Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de larespuesta, anexando el correspondiente antecedente. Estosdocumentos después que hayan cumplido con los términos deretención en el Archivo de Gestión, deben ser eliminados en ladependencia, de acuerdo con lo dispuesto en la TRD, deberanseguir los lineamientos establecidos para este fin en el Manual deArchivo y Retención Documental. Item 10.

Estos documentos después que hayan cumplido con los términos deretención en el Archivo de Gestión, deben ser eliminados en ladependencia, de acuerdo con lo dispuesto en la TRD, deberanseguir los lineamientos establecidos para este fin en el Manual deArchivo y Retención Documental. Item 10.

CONVENCIONES

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 2000 DELEGATURA PARA LA PROPIEDAD INDUSTRIALDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO BANCO DE PATENTESCÓDIGO DEPENDENCIA: 2023



PROCEDIMIENTO



Actas X




2010.59. PUBLICACIONES

2010.59.02 GACETA DE PROPIEDAD INDUSTRIAL X 1 19 X

Gaceta


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 2000 DELEGATURA PARA LA PROPIEDAD INDUSTRIALDEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE SIGNOS DISTINTIVOSCÓDIGO DEPENDENCIA: 2010


RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL


PROCEDIMIENTO

Se organizan en orden cronológico de acuerdo con la fecha de lasactas, anexando los correspondientes antecedentes. Cumplido eltiempo de retención en años en el Archivo Central, se procede a sueliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada porel Comité de Archivo.


La Gaceta de Propiedad Industrial corresponde a un archivo virtualespecializado administrado y de responsabilidad de la Dirección deSignos Distintivos, Dirección de Nuevas creaciones y la OTI. Es unarchivo de conservación total por lo tanto estas oficinas debengarantizar la conservación operativa, seguridad, perdurabilidad yreproducción de la información contenida en este soporte,atendiendo los parámetros archivísticos, así como el funcionamientorazonable del sistema de información. La transferencia se deberealizar de acuerdo con los lineamientos y normas dictadas por elArchivo General de la Nación.





Actas X




XDesistimiento XRespuesta X


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 2010 DIRECCIÓN DE SIGNOS DISTINTIVOSDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO DE FONDO


La serie corresponde a las solicitudes de derechos de petición(incluye petición de información) que no están relacionadas a unexpediente determinado y se debe organizar de maneraconsecutiva, de acuerdo con la fecha de respuesta, anexando loscorrespondientes antecedentes. Cuando la solicitud se relaciona conun trámite (expediente) determinado los documentos se debenarchivar en la carpeta del trámite original (expediente). Vencido eltiempo en Archivo Central, estos documentos se deben eliminarmediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobada por el Comitéde Archivo.




RETENCIÓN EN AÑOS






Actas X




2014.45 LIBROS DE REGISTRO 5 15 X

Certificado de registro X

2014.78 REGISTRO PODERES 1 3 XSolicitud Respuesta



RETENCIÓN EN AÑOS


DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 2010 DIRECCIÓN DE SIGNOS DISTINTIVOS

CÓDIGO DEPENDENCIA: 2014DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO REGISTRO




Esta serie está organizada cronológica y consecutivamente pornúmero de certificado hasta el año 2002, la cual, será transferida alArchivo General de la Nación después del tiempo estipulado. Apartir del año 2003 la información se encuentra en medio magnético.

Se organizan en orden cronológico anexando los correspondientesantecedentes. Vencido el tiempo en Archivo Central, se procede asu eliminación mediante “Acta de Eliminación”, revisada y aprobadapor el Comité de Archivo.





Actas X





DEPENDENCIA JERÁRQUICA: 2010 DIRECCIÓN DE SIGNOS DISTINTIVOSDEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE TRABAJO DE OPOSICIÓN Y CANCELACIONESCÓDIGO DEPENDENCIA: 2013


RETENCIÓN EN AÑOS






superintendencia de industria y comercio recurso extraordinario de súplica x memorando...

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