SUCE+

Sistema Universitario de Control Escolar

Índice

Págs. Introducción 3 1. Sistema 4-5 2. Cursos 2.1. Insertar Cursos 6-11 2.2. Modificar Cursos 11-15 2.3. Eliminar Cursos 15-17 2.4. Catalogo de Cursos 17 3. Carreras 3.1. Insertar Carreras 18 3.2. Modificar Carreras 18-24 3.2.1 Agregar Nivel 24-31 3.2.1 Modificar Nivel 31-33 3.2.1.1 Agregar Bloque 33-37 3.2.1.2 Modificar Bloque 37-41 3.3. Eliminar Carreras 41 3.3 Catalogo de Carreras 41-43 4. Grupos 4.1 Insertar Grupos 44-53 4.2 Eliminar Grupos 53-55 4.3 Catalogo de Grupos 55 4.4 Periodos 55 5. Alumnos 56-66

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El SUCE+ cuenta con los siguientes módulos activos:

1.- Sistema 2.- Cursos 3.- Carreras 4.- Grupos 5.- Alumnos

Es importante mencionar que dentro de cada modulo existen opciones que le facilitaran la función del sistema con respecto a cada uno de los módulos que existen. El módulo de ayuda esta en producción pero el usuario tendrá la disponibilidad de contar con una ayuda dentro del propio sistema independiente del manual de usuario.

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1. MODULO DEL SISTEMA

Opciones del Sistema El SISPREI cuenta con la opción de conectar y desconectarse del sistema; para que usted pueda tener acceso al sistema debe contar con un nombre de usuario y una contraseña, en caso de no tenerlo deberá bajar el formato que se encuentra en la página de la UNACAR http://www.unacar.mx, en la parte de la Intranet, descargarlo y llevarlo a la Coordinación de Informática para que se realice el tramite. Dentro del modulo de Sistema usted encontrara la opción Conectarse a la Base de Datos, el sistema mostrara una pantalla en la cual le solicitara su Nombre de Usuario y su Contraseña, si los datos que usted capture no son los correctos no podrá tener acceso hasta que sus datos coincidan con los asignados por el Administrador.

Una vez que sus datos sean validados usted podrá tener acceso a todos los módulos restantes excepto los que son de uso exclusivo para el Administrador del Sistema. Hay que mencionar que esta contraseña es única por lo tanto es responsabilidad del usuario de mantenerla protegida y no proporcionarla a terceras personas ya que los cambios que se hagan sin su autorización quedaran reflejados en la base de datos.

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La segunda opción con la que cuenta este módulo es la de Desconectarse de la Base de Datos, cuando usted ingresa al sistema este abre una sesión exclusiva automáticamente en la Base de Datos donde usted guarda toda su información y cambios que haga mientras esta en sesión, cuando usted abandona el sistema, tendrá que desconectarse para que se cierre la Base de Datos con los datos actualizados, si usted no lo hiciera así el sistema le enviará un Mensaje de Aviso indicándole que hay que cerrarla la sesión, esto lo sabrá usted al visualizar el mismo modulo y vera que la opción aparece bloqueada (sombreada de gris claro) y se activa la opción de Conectarse a la BD y por lo tanto usted podrá salir del sistema.

Mensaje de Aviso del Sistema

Cuando usted se haya desconectado de la base de datos se activara la tercera opción SALIR y con esto usted podrá salir automáticamente del sistema, es decir, su sesión se habrá cerrado y sus datos habrán sido guardados.

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2. MODULO DE CURSOS Este modulo permite dar de alta todos aquellos cursos que conforman el mapa curricular de cada Programa Educativo, lo que se pretende aquí es tener un catalogo de curso donde posteriormente se vayan utilizando según el programa educativo y al contenido de cada curso, para formar sus grupos, y su mapa curricular. Cada cuerpo académico es responsable de capturar cada carátula de curso que este bajo su responsabilidad no puede capturar cursos de otro cuerpo académico, como tampoco puede borrar cursos que no sean de su área. Es decir cada cuerpo académico es responsable de ingresar, borrar o eliminar solo sus cursos sin afectar la información de los demás. Las opciones con las que cuenta el Modulo de Cursos son: 2.1. Insertar Cursos 2.2. Modificar Cursos 2.3. Eliminar Cursos 2.4. Catalogo de Cursos

2.1. INSERTAR CURSOS ¿Como se forma el curso? Al seleccionar la opción de insertar se le mostrara la siguiente pantalla que explicaremos a continuación como se conforma cada elemento de ella:

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1 2 8 3 9 4 10 5 11 6 12 7 13

14 15 16 17

1. Clave: La clave del curso no se llena ya que el sistema la forma automáticamente en el momento en que se llenan los campos Abreviación, Programa, Número de Serie y el campo de Academias y Cuerpos Académicos. 2. Nombre Curso: El nombre del Curso es el nombre que se le va a dar al curso propiamente, y el cual ira impreso en el certificado. En caso de que el nombre del curso llevará numeración esta deberá ser escrita en números romanos. Por ejemplo: Matemáticas II. 3. Abreviación: Esta conformada de tres dígitos y estos dígitos se deben tomar de las tres primeras letras del nombre del curso. Por ejemplo Matemáticas I, su abreviatura sería MAT. 4. Programa: El nombre del programa se toma del catalogo del financiero,

dando clic sobre el siguiente botón se listara el siguiente catalogo:

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De donde se deberá seleccionar el que corresponda, de acuerdo si el curso esta dirigido hacia el nivel Superior o Nivel medio superior. Por ejemplo en caso que el contenido del curso fuera para Facultad el código que se tomaría seria 104 LICENCIATURAS o si fuese para preparatoria 102 PREPARATORIA y así sucesivamente. 5. Número de Serie: Es el número arábigo consecutivo que corresponde en caso de que las materias sean seriadas. Por ejemplo: Supongamos que los cursos de Matemáticas I, Matemáticas II, Matemáticas III son cursos seriados, por lo tanto el número de serie seria 1, 2, 3 respectivamente. 6. Curso Anterior: En este campo debe especificarse cual es el curso que el alumno debió cursar para poder llevar el siguiente curso. Dando clic sobre el

botón se desplegará la siguiente pantalla que contiene todos los cursos que se han capturado:

Para hacer una búsqueda más rápida sobre el listado que se nos muestra se deberá dar clic derecho con el Mouse sobre el listado de los cursos y deberá aparecer una leyenda como la siguiente:

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Seguidamente le da clic y se podrá visualizar el siguiente recuadro donde usted podrá teclear parte del titulo del curso:

Y nuevamente da clic derecho con el Mouse sobre el recuadro para que se liste

la siguiente etiqueta e inmediatamente el cursor le llevara hasta donde se encuentre la combinación de palabras que usted tecleo.

Para poder seleccionar un curso y continuar con la captura se debe dar doble clic sobre el curso que se eligió del listado para que se muestre en el campo de materia anterior. 7. Academias y Cuerpos Académicos: Son los grupos colegiados que están a cargo del contenido de un Curso, aquí hay que diferenciar las claves ya que las academias están direccionadas a la preparatoria de Sabancuy y Campus II y las Unidades Responsables hacia las facultades, estás claves se toman del catalogo del Financiero y si alguna hiciera falta en el catalogo cada coordinador de des es responsable de solicitar mediante un oficio al departamento de planeación para que este realice el tramite correspondiente y el departamento de Control Presupuestal sea quien las capture en el SUF. ¿Cómo distingo una Academia de un Cuerpo Académico? Ambos se distinguen en el nombre y la clave a las Academias se les dio el nombre como tal Academia de Matemáticas, Academia de Química, etc. y los cuerpos académicos están dados de alta como Unidad Académica de Educación Física y Deporta para cada cuerpo académico existe una unidad responsable.

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Las academias que tengan implícita en la clave 712 están direccionadas a la preparatoria del campus II por ejemplo: 71202 Academia de Matemáticas, las que inicien con 714 están diseccionados a la preparatoria de Sabancuy por ejemplo: 71402 Academia de Matemáticas. Para el caso de los cuerpos académicos cada uno esta dado de alta como una unidad académica por ejemplo 73102 Unidad Académica Uso y Manejo de Recursos Naturales, es decir todas aquellas claves cuyos dígitos inicien con 73 corresponden a los cuerpos académicos de las Facultades. 8. Tipo de curso: se debe seleccionar el tipo de curso que se pretende impartir bien sea teórico si la materia será pura teoría, práctico si el curso que se impartirá se realizara en un laboratorio, o en algún área que competa al contenido del curso. 9. Modalidad: Existen tres opciones: Semipresencial si el alumno estará algunas veces en el salón otras en el campo de trabajo haciendo sus prácticas, Presencial si el alumno tomara el curso en el salón de clases, a Distancia si el alumno tomara el curso en otra institución educativa. 10. Nivel ISCED: Es la Clasificación Internacional Normalizada de la Educación, por ejemplo El nivel 3 corresponde a Bachillerato, el nivel 5 a Licenciatura, especialidad y Maestría y el nivel 6 a Doctorado. 11. Libre: Significa que si la materia es seriada el alumno puede tomar los cursos seriados en el mismo periodo escolar. Es decir Matemáticas I y Matemáticas II si se selecciona que SI entonces el alumno podrá llevar las dos al mismo tiempo, pero si libre es NO, el alumno tendrá que tomar primero Matemáticas I para después poder llevar Matemáticas II. 12. Complementario: Este campo es para el caso en el que el nombre del Curso se quiera ofertar con otro nombre, en este caso se selecciona complementario que SI y en el nombre del curso se pone el nombre con el que se quiere ofertar y en complementario el nombre que deberá imprimirse en el certificado, si se selecciona NO entonces se deberá colocar en el nombre del certificado tal y como debe ser ofertado. Por ejemplo: en el caso de Informática I puede ser que esta materia abarque contenidos como PowerPoint, Excel, Word, etc.; entonces en complementario se selecciona la opción SI para que se habilite el recuadro donde se escribirá Informática I y en el nombre del curso será ofertada al alumno como PowerPoint, ahora que si se seleccionara la opción no entonces en el nombre del curso se pondría Informática I. 13. Modular: este campo es exclusivo para el uso de las preparatorias, en el caso de las facultades debe ser seleccionado como NO. Para el caso de la preparatoria sucede lo mismo que el complementario solo que aplicado a las materias modulares, que son las materias que se toman en periodos cortos.

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14. Horas con Docente por Ciclo: El total de horas con docente por semestre se calcula por (16 semanas) 15. Horas Independientes por Ciclo: El total de horas independiente por semestre se calcula por (16 semanas) 16. Total de Horas: Sumando las horas con docente e independiente debe dar el "Total de horas de curso por ciclo" 17. Total de Créditos: Multiplicando el Total de Horas por el factor 0.0625 obtenemos el total de créditos.

2.1. MODIFICAR CURSOS El modulo de Modificar Cursos permitirá al usuario modificar la información capturada en el caso que por alguna razón no hubiese completado la captura o que la información hubiese sido mal capturado, el sistema les permite entrar a este modulo donde se les mostrará el siguiente listado:

Podrá seleccionar el curso que requiere modificar siguiendo el procedimiento de búsqueda antes mencionado, es decir clic derecho con el ratón del Mouse

sobre el listado; se le habilitara la opción de búsqueda y se mostrará el cuadro de texto en la parte superior de la pantalla

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donde se podrá teclear parte de la

palabra seguida del clic derecho buscar por nombre Después de ubicar el curso se le da doble clic sobre el reglón y se listara la pantalla con los datos cargados, por ejemplo supongamos que el cuerpo académico 73303 Unidad Académica Cuidado de Enfermería desea modificar el curso DIDACTICA los pasos a seguir son: 1.- Seleccionamos la opción el Módulo de Cursos y el SubMódulo Modificar Cursos:

Y se listará la siguiente pantalla:

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2.- Como se puede ver en la figura es una lista muy larga de cursos entonces como segundo paso utilizaremos la opción de búsqueda para localizar el curso:

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3.- Una vez que se ubico el curso, damos doble clic sobre el renglón sombreado para que se nos carguen los datos del curso como se muestra a continuación:

4.- Supongamos que el Curso Didáctica se haya direccionado al Programa 102 PREPARATORIA, debiendo ser el correcto 104 LICENCIATURAS, dando doble clic sobre el recuadro donde aparece la clave 102 como se muestra en la figura anterior, se listara el siguiente recuadro donde se deberá elegir la clave correcta:

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5.- Como último paso damos clic en el botón modificar para que se actualicen los cambios y el usuario sabrá que los datos han sido guardados siempre y cuando se muestre el siguiente mensaje:

De lo contrario hay que verificar toda la pantalla y cerciorarse de que todos los campos están llenos.

2.1. ELIMINAR CURSOS En este modulo el usuario podrá eliminar un curso siempre que haya sido mal capturado o que se haya dado de alta pero al final no se vaya a incluir en el programa Educativo. Para eliminar el curso debe seleccionar la opción Cursos, SubMódulo Eliminar Cursos y se listará la siguiente pantalla:

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Está pantalla cuenta con la opción de búsqueda dando clic derecho sobre el listado se habilitara el cuadro de texto para que usted pueda escribir parte del nombre del curso. Por ejemplo supongamos que deseamos eliminar la materia con clave 10473205TLR1 Taller de Lectura y Redacción I. Ubicamos el curso en el listado

Seguidamente le damos eliminar curso y el curso será eliminado del listado. El usuario debe tener en cuenta que el curso podrá ser borrado siempre y cuando no se hayan capturado grupos de lo contrario el curso no se podrá eliminar, el sistema le enviará un mensaje de advertencia:

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Pero no le permitirá eliminar el curso esto por seguridad de que los grupos que ya fueron creados no se pierdan la integridad de los datos. Y asegurar al usuario al no eliminarse curso no quede datos sin antecedentes.

2.1. CATALOGO DE CURSOS El catalogo de cursos es un listado que se le muestra al usuario para que antes de capturar un curso verifique antes que el curso ya este capturado para no causar duplicidad en los datos. Para seleccionar este listado debe dar clic en el Módulo Cursos y seguidamente elegir la opción Catalogo de Cursos y se podrá visualizar la siguiente pantalla:

Al igual que las opciones anteriores este módulo también cuenta con la opción de ayuda para hacer más fácil encontrar un curso dentro del listado.

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3. MODULO DE CARRERAS El Modulo de Carreras cuenta con las siguientes opciones: 3.1. Insertar Carreras 3.2. Modificar Carreras 3.3. Eliminar Carreras 3.3 Catalogo de Carreras

3.1. Insertar Carreras Esta opción de Momento solo esta habilitada para el administrador del sistema. Hay que mencionar que todos los Programas Educativos ya están dados de alta el sistema fue la primera labor que se realizo, para que los alumnos de nuevo ingreso pudieran ser preinscritos, hasta el momento si algún gestor de programa al entrar al sistema no puede visualizar su Programa Educativo deberá reportarlo a su coordinador de DES para que este último mediante un escrito haga la petición al departamento de Planeación y sea capturado en el Sistema Financiero (SUF) que es el sistema Institucional a partir del cual se rigen los demás sistemas. 3.2. Modificar Carreras De las opciones anteriores estaremos utilizando la de Modificar Carreras que es la que explicaremos a continuación. El módulo de carrera es la parte Medular del Sistema de aquí depende la formación del estudiante, el encargado de Formar la Estructura del Programa Educativo es el Gestor de Programa, después de haber capturado todos los cursos, se procede a la formación del programa pero antes de entrar de lleno a la explicación de este modulo vamos a comprender que es el mapa curricular y como lo vamos a capturar en el sistema.

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Sabemos que la estructura de todos los Programas Educativos están constituidos de tres Niveles que son: Básico, Profesionalizante y Terminal. Y que a su vez el Nivel Básico esta formado de Bloques y que cada bloque esta integrado por ciclos, y que los ciclos que conforman los bloques estarán divididos en cuantos ciclos haya decidido los gestores de programa que se vaya a conformar. Vamos a presentar la siguiente grafica para que nos demos una idea de lo que estamos hablando.

CARRERA XXX

MateriaCiclo 1

CU

TRON

BASI

MateriaCiclo 1

SO E L

S

MateriaCiclo 1

Ciclo 1

Si anesta fel NivSellosmencnecescaso CursoProgr

BASIC

RSOS SELLOS

CO COMUN DE LA DES

COS DE LA CARRERA

Materia Ciclo 2

Materia Ciclo 3

Materia Ciclo 4

Materia Ciclo 4

Materia Ciclo 2

Ciclo 3 Materia Materia

Ciclo 4

Materia Ciclo 2 Materia

Ciclo 3

Ciclo 4 …Ciclo 3 Ciclo 2

alizamos la gráfica ormado por tres Niel Básico vemos , Tronco Común ionar que cada pariamente debe llede Salud ellos sols Sellos y Troncoama Educativo.

PROFESIONALIZANT

O

CICLOS

………………………………………………

anterior podremos ver que el Progveles: Básico, Profesionalizante y Tque a su vez esta formado por tde la Des y Básicos de la Carograma Educativo es diferentevar los tres bloques del nivel básico tiene dos bloques dentro del n Común de la Des. Esto varía

TERMINA

NIVELE

OPTATIVAS

B L OQU E

BLIGATORIAS

……… N ciclos

rama Educativo XXX erminal. Analizando

res Bloques Cursos rrera es importante y por lo tanto no o como lo es para el ivel Básico que son de acuerdo a cada

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Cada uno de los bloques está conformado por ciclos y que en cada ciclo hay materias asignadas, la distribución de las materias al igual que los bloques varia en cada programa Educativo esto es cada gestos de programa debe saber en cuantos ciclos será dividido cada nivel del cual se conforme su programa, esto con la finalidad de que en cada ciclo se vayan colocando las materias que se ofertaran para el primero, segundo, tercero ciclo, etc. Al final tendrá la gráfica que se mostró anteriormente como un archivero donde cada compartimiento es un bloque y en cada bloque habrá secciones que estarán separadas por ciclos y al final esto es lo que será capturado en el sistema. Ahora pasaremos a ver como capturaríamos en el sistema la gráfica del Programa Educativo XXX. Seleccionamos la opción Modificar Carrera en el Modulo de Carreras como se muestra en el menú siguiente:

Al dar clic en la opción, el sistema desplegara la siguiente pantalla que se explica a continuación cada uno de sus componentes.

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Dependencia es la des a la cual están inscritas los Programas Educativos. Todas las claves de las DES son tomadas del catalogo del Sistema Financiero, si alguna des no se encuentra en el listado debe ser solicitada al Departamento de planeación. Las claves que muestra el sistema Financiero son las siguientes:

En el listado que muestra el sistema dando clic sobre el siguiente botón es el siguiente y del cual se debe seleccionar la correcta.

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Clave se toma del listado que se muestra al dar clic en el botón que aparece en el recuadro izquierdo aquí se debe ubicar el programa Educativo y seleccionarlo como se muestra a continuación. De la misma manera si no se visualiza un programa educativo hay que enviar el oficio a planeación esto lo debe hacer el coordinador de la DES. Para activar el listado se debe dar clic en el siguiente botón y cuando se muestren las opciones se debe escoger el Programa Educativo Correcto como se muestra con la siguiente Figura:

Y al Seleccionar el Programa Educativo automáticamente el Sistema Carga los campos de Plan de Estudio y Nombre Completo.

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Si la carrera al formarse se le cargaron los créditos se podrán visualizar los niveles del lado derecho de la pantalla como lo señala la flecha roja sino se cargaron se podrán modificar más adelante.

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Aquí tenemos dos opciones: 3.2.1 Agregar Nivel Hasta el momento todos los Programas Educativos tienen por lo menos el Nivel Básico creado, pero como sabemos la estructura normal de un Programa Educativo tiene tres Niveles por ejemplo supongamos que queremos crear el Nivel Profesionalizante, si volvemos a la gráfica inicial donde mostramos el ejemplo del Programa Educativo XXX, podemos ver que el nivel Profesionalizante es una tira de materias ofertadas por n ciclos al alumno. Entonces para formar el nivel Profesionalizante damos clic en el botón Agregar Nivel:

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Cr é d i t o s

Si observamos la pantalla anterior podemos ver que del lado derecho tenemos una opción que nos permite ver cuantos niveles tenemos creados y a su vez cuantos bloques esta constituido el Nivel que seleccionemos esto como se muestra a continuación:

Si damos clic en el siguiente botón nos muestra los niveles seleccionamos uno de la lista por ejemplo Básico y seguidamente nos carga todos los bloques como muestra el ejemplo:

Esto es solo una ayuda para según usted vaya creando sus niveles lo tenga como una opción de ver que bloques ha creado. Ahora continuando con la formación del Nivel Profesionalizante: 1.- Como primer paso debemos teclear en la etiqueta Nombre del Nivel

Profesionalizante. 2.- Seguidamente tenemos que elegir cual es el Nivel Anterior al Profesionalizante para ello debemos dar clic en el botón para que nos liste

todas las opciones en nuestro ejemplo solo tenemos creado el Nivel Básico, seleccionamos esa opción.

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3.- En el campo Total de Créditos se debe colocar el total de créditos con números decimales no fraccionarios, si en el momento de formar el Nivel no se conoce este monto se debe colocar 0. 4.- La opción solo se debe seleccionar siempre y cuando el nivel que se este creando sea el primero para el Programa Educativo que se este manejando ya que esta opción indica el nivel a partir del cual parte el Programa; para los niveles posteriores no se selecciona. En este caso la opción quedaría deshabilitada pues el profesionalizante seria el segundo nivel que se esta creando. Una vez que se tenga llena la pantalla como se muestra a continuación:

Se da clic en el botón Crear Nivel y en este momento queda creado el Nivel lo podemos verificar en el lado derecho de la siguiente pantalla:

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Ya que creamos el Nivel Profesionalizante entonces vamos a crear los bloques del cual va a estar formado este Nivel, hay que fijarse que aunque la pantalla es similar los campos varían ya que ahora vamos a trabajar en el alta de bloques. En este caso como el nivel profesionalizante tiene un único bloque que se llama de la misma manera Profesionalizante, vamos a crear este único bloque y esto se hace de la siguiente manera. 1.- En el campo nombre del bloque

tecleamos PROFESIONALIZANTE 2.- En Nombre del Bloque Anterior

no se selecciona nada ya que en los acuerdos tomados hasta ahora los bloques no se ligan entre si esta opción queda por si a futuro los bloques se llegaran a ligar.

3.- Para el campo Total de Créditos se pone el monto de créditos correspondientes para ese bloque en este caso como es bloque único se repite el total de créditos que se especifico para el Nivel Profesionalizante que en el ejemplo se puso 320, si hubieran mas de dos bloques el total que se ponga en el nivel que se este creando será distribuido entre el numero de bloques que se formen esto depende de cada gestor de programa. Al final la pantalla debe quedar de la siguiente manera:

Para crear el bloque damos clic en el botón Crear Bloque que se encuentra ubicado en la parte inferior de la pantalla. Y en ese momento el bloque queda creado, seguidamente tendríamos que formar los ciclos de los

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cuales va a estar conformado el bloque Profesionalizante, la pantalla que se muestra al dar clic sobre el botón anterior es similar a la que se presenta a continuación donde se debe poner el nombre del ciclo:

Para crear el ciclo se debe dar clic en el botón Asignar Curso

para cargar todos los Cursos que se vayan a ofertar en ese ciclo. Para ello se debe visualizar la siguiente pantalla en el momento en que se de clic en el botón para asignar el Curso.

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Aquí vamos a seleccionar del listado de cursos disponibles las materias que vayan a ser contenidas en el ciclo 4 del bloque Profesionalizante del Nivel del mismo Nombre. Supongamos que queremos asignar la materia de administración II, damos clic derecho sobre el listado que se nos muestra del lado derecho para que se nos active la opción de búsqueda como lo señala la figura siguiente:

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Seguidamente al habilitarse el recuadro de búsqueda podemos teclear parte del nombre del curso que estamos buscando para bien sea buscar por Nombre de la Materia o bien por clave, como lo vemos a continuación:

Después de seleccionar la forma en que queremos buscar el curso seleccionamos la materia y damos clic en Asignar Curso con esto estaremos agregando a nuestro programa Educativo el curso seleccionamos y debe quedar de la siguiente manera:

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Teniendo asignado todos los cursos que hayan designado para ese nivel se procede a crear el siguiente ciclo y así sucesivamente hasta formar todo el nivel profesionalizante, al terminar de asignar materias se da clic en el botón

salir para cerrar esa pantalla. No necesariamente se debe formar todo en la primera captura lo puede hacer por secciones. Y al cerrar la forma deberá finalizar la formación del Nivel Profesionalizante antes de empezar otro Nivel por ejemplo el Terminal esto le indica al sistema que ya termino con uno y quiere dar inicio a formar otro Nivel.

Si en dado caso no da tiempo de seguir asignando cursos puede cerrar todas las pantallas salirse del sistema y en cuanto pueda volver a iniciar la captura tendra que entrar a la parte de modificar carreras para seguir Agrando Niveles, bloques, Ciclos o Cursos según sea el caso. 3.2.1 Modificar Nivel Si lo que necesitamos es Modificar un nivel existente es decir seguir insertando bloques o crear ciclos de un bloque especifico debemos dar clic en el botón

Modificar para que nos muestre la siguiente pantalla que nos va a listar todos los niveles que se formaron el Programa Educativo que se este trabajando en el momento.

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Esta pantalla muestra la etiqueta Nivel y seguidamente un cuadro de texto

vamos a dar clic en el botón para que se nos active el listado de los Niveles:

En este caso podemos ver que solo se nos muestra un nivel el Básico seleccionamos ese nivel para ver de cuantos bloques está compuesto según la explicación de la grafica del Programa Educativo XXX:

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Como vemos en la gráfica la carrera de Licenciado en Enfermería está compuesta de un Nivel Básico que a su vez tiene dos bloques Cursos Sellos y Tronco Común de la Des. Si nos fijamos en la parte inferior de esta pantalla tenemos dos opciones:

3.2.1.1 Agregar Bloque Lo que nos permite esta opción es como bien se indica crear bloques y a su vez al bloque que se cree nos permitirá crearle los ciclos correspondientes y asignar los cursos respectivamente. Si nos damos cuenta en la pantalla anterior solo visualizamos dos bloques los cursos sellos y el tronco comun de la des supongamos que esta carrera requiera el bloque de basicos de la carrera para formarlo vamos a dar clic en el

botón Agregar Bloque para que nos liste la siguiente pantalla:

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Si nos damos cuenta los únicos campos que requiere la pantalla anterior para llenar son los de Nombre del Bloque y Total de Créditos de los demás campos no se selecciona nada. Y ya llenando los campos requeridos nos debe quedar algo como esto:

Para crear el bloque le damos clic en el botón para que nos habilite la opción de formar el ciclo, pero vamos a ver que en el momento en que se le de clic al botón anterior inmediatamente se genera el bloque, y en la pantalla que sigue vamos a ver que ya aparece el nombre del bloque Cursos Básicos de la Carrera y esta listo para formar todos los ciclos que sean necesarios para este bloque:

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Como vemos la pantalla esta vacía si en este momento intentáramos modificar

un bloque el sistema nos mandaría un mensaje como el siguiente:

Esto porque queremos modificar un ciclo que no esta creado el sistema avisa al usuario que para poder modificar ciclos primero hay que crearlos. Entonces

para agregar un ciclo damos clic en el botón Agregar Ciclos para formar el primer ciclo del bloque Cursos Básicos de la Carrera. Se listara la siguiente pantalla donde se deberá poner el nombre del ciclo que se quiere crear supongamos que vamos a formar el ciclo 2 para el bloque activo.

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Ya que tecleamos el nombre del ciclo nos debe quedar de la siguiente manera:

Ahora vamos a dar clic en el botón Asignar Cursos para que se visualice la pantalla que nos permitirá cargar los cursos a ese ciclo.

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Y ya estando en esta pantalla procedemos a asignar los cursos que se va a contener en ese ciclo.

3.2.1.2 Modificar Bloque Esta opción al igual que la anterior nos permite modificar un bloque seleccionando uno de los que aparecen en el listado para seguir agregando ciclos y a su vez asignando cursos a los ciclos creados. Para continuar con el ejemplo vamos a modificar el bloque de curso sellos para ver de cuantos ciclos esta formado, entonces seleccionamos Cursos Sellos y

damos clic en el botón Modificar Bloque para que se nos liste la siguiente pantalla con los ciclos:

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Y como podemos ver la pantalla nos muestra la siguiente información la carrera de Licenciado en Enfermería en su Nivel Básico del Bloque Cursos Sellos está conformado hasta el momento de dos ciclo 1 y 2 para explorar el contenido de ambos ciclos seleccionemos uno de ellos y damos clic en el botón modificar

ciclo para que nos liste las materias que tiene contenido para el ejemplo utilizaremos el ciclo 1 ustedes pueden explorar tantos ciclos existan en su programa educativo:

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La pantalla muestra en la parte superior el nombre de la carrera, el nivel que se esta analizando, el nombre del bloque y el ciclo que en este caso es el ciclo 1, y debajo tenemos dos secciones la parte izquierda nos muestra todas las materias que ya se asignaron al ciclo 1 y del lado derecho nos muestra todas las materias disponibles. Para cargar una materia al ciclo 1 por ejemplo lo que tenemos que hacer es seleccionar del listado de Materias Disponibles la que se desee Agregar y dar

clic en el botón Asignar Curso , como podemos ver el listado es muy largo para ello tenemos la opción de ayuda, y se activa dando clic

derecho con el Mouse para que se visualice el botón y se active el cuadro de búsqueda tendremos dos opciones para buscar ya sea por Nombre o por Clave. En el caso de que se haya mal asignado una materia se deberá seleccionar del listado de Materias asignadas la que se requiera borrar y dar clic en el botón

en ese momento se quitara del listado de materias asignadas para pasar de nuevo a las materias disponibles. Algo que es importante mencionar es que si se da clic en el botón Quitar Curso sin seleccionar una materia el sistema por default quitara la primera de la lista, por eso es importante que antes de eliminar una materia del listado se verifique que sea la que se quiere eliminar. Si quisiéramos crear otro ciclo lo podemos hacer cerrando la pantalla anterior y volviendo a la que se muestra a continuación:

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Vamos a dar clic en Agregar ciclos para crear el ciclo que se requiera en este caso ya tenemos dos ciclos vamos a crear un ciclo 3 y veremos algo como lo siguiente:

Aquí el único campo que tenemos que llenar es el del nombre del Ciclo y vamos a teclear en ese campo CICLO 3 y seguidamente daremos clic en el

botón asignar curso para que nos muestre la pantalla que contiene todas las materias y seguir el mismo procedimiento que cuando modificamos los ciclos.

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La diferencia de esta pantalla a la anterior es que en este se refleja el cambio del Ciclo es decir hace referencia al Ciclo 3 como lo podemos ver en la gráfica anterior. 3.3. Eliminar Carreras Esta opción solo esta habilitada para el administrador del sistema. 3.3 Catalogo de Carreras El catalogo de carreras nos permite visualizar por DES todas los Programas Educativos que están adscritos a ella. Para lograr esto seleccionamos del Menú la opción Carreras, seguidamente Catálogos de Carreras para que se liste la siguiente pantalla

Vamos a dar clic en el siguiente botón para activar el listado y seleccionar de la lista el que queramos analizar.

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Supongamos que queremos ver la des de Ciencias Naturales y Exactas la ubicamos y damos clic para que se nos listen los Programas Educativos. Y veríamos algo como esto:

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Esto con la finalidad de que se les permita ubicar un programa educativo de una manera más rápida.

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4. MODULO DE GRUPOS

4.1 Insertar Grupos 4.2 Eliminar Grupos

4.3 Catalogo de Grupos 4.4 Periodos

Para que se puedan crear los grupos o la preplantilla es necesario que se hayan dado de alta todos los cursos que conforman su programa Educativo en el sistema se nos va a mostrar un menú como sigue:

4.1 Insertar Grupos Insertar Grupos le permitirá formar todos los horarios de los profesores que están adscritos a su área.

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Al dar clic en esta opción el sistema le permitirá visualizar la siguiente pantalla de la cual vamos a ir analizando campo por campo para ver como en conjunto se forman los distintos grupos de la plantilla de docentes:

1.- Cuerpo Académico: La primera opción es seleccionar el cuerpo académico correspondiente para ello debemos dar clic en el siguiente botón para habilitar la siguiente pantalla:

Cada cuerpo Académico es responsable de capturar toda la información que compete al mismo no puede capturar o formar grupos de otro cuerpo académico más que de él en primera instancia como se necesita nivelarnos debido al atraso con el nuevo modelo educativo se permitió que cuerpos

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académicos de otras DES capturaran la información de otros cuerpos esto solo aplica para los alumnos de primero y segundo ciclo pero a partir de tercer ciclo cada cuerpo académico deberá subir su información a tiempo para no causar atrasos en la formación de los grupos de otros profesores. Como vimos en el capitulo 2.1. INSERTAR CURSOS (Repasar) aprendimos a diferenciar una Academia de Nivel Medio Superior a un Cuerpo Académico o Academia de Nivel Superior. Ya que es muy importante seleccionar el cuerpo académico correcto porque si nos equivocamos al querer asignar a sus alumnos sus grupos no se les va a reflejar los grupos capturados sino se van a visualizar en la DES a la cual esta adscrita el grupo donde crearon el grupo equivocadamente. 2.- Curso: De igual manera que el anterior damos clic en el botón para que se listen todos los cursos que fueron capturados de ese cuerpo académico que se selecciono en el punto 1. Es importante mencionar que la clave que se seleccione en el grupo para formar la plantilla es el mismo que se le va a mostrar en el momento en que se vaya a inscribir al alumno, en el caso de que se elija la clave incorrecta al formar el grupo o lo mal asigne al cuerpo académico no se le van a listar los grupos. Dado doble clic sobre el listado puede seleccionar el curso para que se transcriban a la pantalla del Grupo en los campos Clave y Nombre del Curso.

Para habilitar la ayuda como se ha venido manejando hasta ahora se le debe dar clic derecho sobre el listado para que se muestre el botón de búsqueda

y se habilite el cuadro de texto como se muestra en la siguiente figura:

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3.- Profesor: Para habilitar esta opción se da clic en el botón y se listara la siguiente pantalla que contiene a todos los docentes que se encuentran dados de alta en Recursos Humanos:

Como se puede ver el listado es muy largo por lo tanto está pantalla también tiene habilitada la opción de búsqueda para que no se recorra todo el listado sino que tan solo con escribir o bien sea parte del apellido del docente o en su defecto el numero de empleado el sistema le permitirá hacer la búsqueda en cualquiera de los casos. Para Habilitar el botón de la ayuda damos clic

derecho con el mouse y nos permitirá visualizar el siguiente botón damos clic sobre el para que se nos muestre el cuadro de texto donde haremos el procedimiento descrito anteriormente. La pantalla quedaría de la siguiente manera:

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Este listado esta ordenado alfabéticamente por apellido por lo tanto esto hace que se reduzca la búsqueda. Una vez que se haya ubicado el profesor con doble clic seleccionamos para que se pinten los datos en la pantalla principal de grupos. 4.- Periodo: Se debe elegir el periodo escolar en el cual se van a dar de alta los grupos ya que para cada periodo se deben generar grupos nuevos. Tenemos tres tipos de Periodo los Normales que constan de un ciclo escolar completo, los Intersemestrales que se crean para los cursos Intersemestrales y los Modulares que se crean para la preparatoria. ¿Cómo distingo un periodo de otro?

Si nos fijamos en la gráfica hacemos referencia a dos campos de la misma la primera es el Campo Nombre si analizamos este campo nos damos cuenta que

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define dos tipos de periodo un periodo de nombre corto como AGO2004 y ENE2005 y un periodo con nombre largo 03 ENE – 29 ENE el nombre corto hace referencia a que es un periodo normal o sea a un ciclo escolar completo y el periodo con nombre largo hace referencia a bien puede ser un Intersemestral o bien puede ser un periodo Modular para la preparatoria. ¿Como sabemos si es un periodo Modular o Intersemestral? Para distinguir estos periodos vamos a fijarnos en el segundo campo TIPO este campo tiene en la figura dos letras N, I y existe una tercera M que significan estas letras: N = Normal Ciclo escolar Normal (6 meses) I = Intersemestral periodos para los cursos Intersemestrales (Licenciatura) M = Modular periodos para los cursos Modulares (Preparatoria Exclusivamente) Entonces ahora si podemos decir que AGO2004 es un periodo normal Activo, hay que mencionar que los periodos que se van a mostrar serán exclusivamente los periodos activos, los periodos inactivos no se van a mostrar esto aplica del ciclo 3 en adelante. Por el momento se ven todos porque se lleva un atraso en la captura. Lo mismo aplica para los periodos Intersemestrales y Modulares. Una vez que se ubica el periodo se le da doble clic para que se registre la información seleccionada en la pantalla principal de captura, esto la hacemos dando doble clic sobre el renglón seleccionado. 5.- Cupo Mínimo En este campo se especifica el cupo mínimo permitido que se va aceptar en ese grupo no hay un Estándar este campo queda en dependencia de las necesidades de cada DES. 6.- Cupo Máximo En este campo se especifica el cupo máximo permitido que se va aceptar en ese grupo no hay un Estándar esto queda en dependencia de las necesidades de cada DES. 7.- Horario: Es el horario en el cual el profesor va a impartir la materia seleccionada. En cada Campo se debe teclear el horario de entrada y salida de cada profesor para cada dia de la semana la E significa entrada y la S salida como lo muestra la siguiente gráfica, existen dos formas de capturar el horario: 1.- Bien sea que teclee directamente en el campo del horario los datos como se muestra en la siguiente figura:

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2.- O bien sea que dando clic derecho con el botón del mouse sobre el recuadro donde se quiere poner el valor y se mostrará una lista donde se podrá seleccionar el horario que se desee.

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El sistema no permite que se capture al mismo profesor en el mismo horario con la misma materia en el mismo ciclo escolar dos veces en el caso que choquen los horarios el sistema le enviará el siguiente mensaje:

Para los casos especiales en los cuales es necesario que el profesor de la misma hora en el mismo periodo de tiempo esto debe ser notificado a Secretaria Académica para que la persona encargada de plantilla agregue al profesor en un modulo que se autoriza este tipo de casos y el sistema le permitirá entonces capturar, si no se autoriza por el personal de secretaria académica no se podrá capturar el profesor. Ya que se capturaron todos los datos se debe mostrar la pantalla de la siguiente manera:

Para gravar los datos después de haber verificado que la información

capturada sea la correcta daremos clic en el botón Guardar antes de guardar los datos el sistema valida que la información que el horario que se

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este ingresando no se haya capturado esto con la finalidad de no permitir la duplicidad de la información. Si el sistema detecta horario duplicado le enviará el siguiente mensaje:

Indicando en que horario el profesor que se esta intentando capturar ya tiene ocupado el horario, en este caso lo que se tiene que hacer es cambiar el horario para que no choquen los horarios con el resto de la plantilla. En el caso de que el sistema valide que no esta capturado ya el horario que se intenta ingresar le mandará en siguiente mensaje de aviso:

Esto significa que el horario ya fue dado de alta y lo que procede es seguir capturando los horarios restantes de todos sus profesores. En el caso de que el sistema marque error deberán reportarlo al responsable del sistema para que le de una solución pronta. ¿Cómo distingo un mensaje de error de Sistema de un mensaje de advertencia de Usuario?

La diferencia entre un error y un mensaje de advertencia de que el usuario esta realizando algo mal es que los mensajes de error siempre les mostrará el icono

además que el mensaje siempre se mostrará en ingles.

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A diferencia de los mensajes del sistema indicando que el usuario esta realizando una operación no permitida es que los mensajes llevarán las

siguientes imágenes o y el texto del mensaje siempre va en español indicando lo que se está haciendo mal.

4.2 Eliminar Grupos En este Modulo hay que tener especial cuidado debido a que no se pueden borrar grupos de otros cuerpos académicos más que los horarios que por cuerpo académico se están formando. Para entrar a esta opción se selecciona del Menú la opción Grupos y seguidamente Eliminar Grupos para que muestre la siguiente pantalla:

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Como podemos ver el listado es muy grande pero al igual que todos los demás módulos tiene la opción de búsqueda y esta habilitada para buscar bien sea por el grupo o por el maestro:

Igual podemos recorrer el resto del listado seleccionando la barra inferior de navegación como se muestra en la pantalla del ejemplo siguiente:

Para borrar un grupo debemos fijarnos que profesor es el que esta impartiendo la materia, que la materia que se esta seleccionando sea la correcta ya que sabemos que un profesor puede impartir mas de dos cursos en un mismo ciclo escolar, y el horario en que se capturo mal y una vez que se ubico se

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selecciona el registro y se da clic en el botón eliminar para que se elimine el registro. Si el grupo que se quiere borrar ya se le asignaron alumnos ya no va a ser posible borrarlo, a menos que se eliminen los alumnos para que se pueda borrar el grupo. 4.3 Catalogo de Grupos Este Modulo es simplemente de ayuda para que se puedan visualizar todos los grupos que se han capturado hasta el momento. Para activar esta opción damos clic en el Menú Grupos y seguidamente seleccionamos Catálogos de Grupos para que se muestre el listado de los grupos creados.

4.3 Catalogo de Grupos Modulo exclusivo para el Departamento de Control Escolar.

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5. MODULO DE ALUMNOS Este Modulo es exclusivo para los gestores de programa en este Modulo ellos podrán inscribir a sus alumnos, desde el momento en que le asignen las materias el alumno quedará automáticamente adscrito al periodo escolar activo. Para habilitar esta opción debemos seleccionar el Modulo de Alumnos y seleccionar Alumnos, para que podamos visualizar la siguiente pantalla:

1.- Dependencia es la DES a la cual esta adscrito el alumno para habilitar el listado demos un clic en el botón para poder seleccionar la DES correspondiente, como lo muestra la siguiente figura del ejemplo:

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2.- Programa: Debemos Seleccionar que Programa Educativo es al que se le van a cargar alumnos ya que el alumno puede estar adscrito a cualquier DES pero tomar cursos que se oferten en otra DES.

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3.- Plan de Estudio como nos podemos dar cuenta al seleccionar el Programa Educativo automáticamente el sistema carga el Plan de Estudios. Lo podemos visualizar en la siguiente gráfica:

4.- Nivel: Al activar esta opción el sistema permitirá ver todos los niveles que estén creados para el Programa de Estudios que se selecciono y activar por niveles a los alumnos, vamos a habilitar el botón para que nos muestre el listado:

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Ya que tenemos seleccionadas las opciones correctas damos clic en el botón

Aspirantes para que se carguen los alumnos que están direccionados a esa carrera en el nivel que seleccionamos.

Ahora para recorrer el listado lo podemos hacer con la barra de desplazamiento que se encuentra ubicado del lado derecho de la pantalla como lo muestra la gráfica anterior. O bien activando la ayuda que ya conocemos clic derecho buscar para que se active en campo de búsqueda y ya sea que lo busquemos por matricula o bien por nombre.

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Vamos a ubicar al alumno que queremos inscribir y dar clic en el botón Asignar

Cursos para que liste la siguiente pantalla:

Si nos damos cuenta esta pantalla muestra información relevante tanto del alumno como el Nivel al cual se esta adscribiendo el alumno en la parte superior derecha nos muestra el total de créditos si se cargo en el momento en que se dio de alta la carrera entonces se podrá visualizar aquí, sino se cargaron los créditos esta sección se mostrara vacía.

En la parte Superior Izquierda nos muestra información del Alumno, como lo es Su matricula seguida del nombre del alumno, la dependencia a la cual se adscribió cuando lleno sus datos del EGEL, el programa que selecciono como primera opción y el plan de Estudio de la Carrera, y el Nivel que se este trabajando:

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Seguidamente tenemos la oferta de los grupos que bien puede ser por bloques o bien puede ser por Ciclos: ¿Qué diferencia hay entre ofertar por bloques a ofertar por ciclos? La diferencia está en que si el bloque por ejemplo Cursos Sellos estuviera formado por tres ciclos 1,2,3 respectivamente al seleccionar esta opción el sistema bloquea ofertar por bloques porque solo le da opción a ofertar de una sola manera los cursos, seguidamente habilita la opción de bloques para que se seleccione el bloque en este caso cursos sellos y seguidamente el sistema le cargue todos los cursos contenidos en el bloque Cursos Sellos no importando de que Ciclo sea el curso. En cambio al elegir por Ciclos el sistema le permitirá Tener la opción de elegir que cursos del ciclo 1 por ejemplo están disponibles. Oferta por Bloques: 1.- Seleccionamos por Bloque

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2.- Activamos la casilla de bloques para elegir Cursos Sellos:

3.- El sistema carga las materias en la parte inferior derecha en el cajón de Cursos Disponibles:

.

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Ofertar por Ciclos: 1.- Se selecciona Ofertar por Ciclos

2.- Se activan el campo Bloque para seleccionar del listado un bloque:

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3.- Se selecciona el Ciclo

4.- Supongamos Ciclo 1 y se deben cargar los Cursos disponibles para ese ciclo:

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Ya que elegimos la forma de ofertar los cursos vamos a ver la utilidad que tienen los cajones de Cursos Asignado y Cursos Disponibles, como ya estuvimos analizando los cursos disponibles son los cursos que se cargan cuando se formo el Programa Educativo, los Cursos Asignados son los cursos que se que se toman de las materias disponibles para cargarlas al alumno en el momento en que se le asigna el curso.

Para inscribir al Alumno lo que se tiene que hacer es seleccionar de los Cursos disponibles la materia que va a llevar el alumno, por ejemplo Matemáticas I, y

damos clic en el botón de Asignación : Para que se liste el siguiente recuadro:

donde se muestran todos los grupos disponibles con el nombre de la materia el nombre del profesor, y el horario en que se va a impartir la materia, para recorrer el resto del listado lo puede hacer con las barras de desplazamiento

ya que se tiene ubicado se le da clic en el botón Elegir Curso el sistema le enviará el siguiente mensaje donde le indica

que la inscripción fue realizada satisfactoriamente

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Seguidamente usted lo podrá corroborar cuando la materia haya cursado del lado izquierdo de la pantalla

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Si el sistema le enviara el siguiente mensaje de notificación significa que el cupo ya está lleno y el alumno no puede ser inscrito a ese grupo tendrá que seleccionar otro. O ampliar su campo de aceptación de alumnos o muy probablemente se le asigno un alumno que no está diseccionado a su área, esto se deberá reportar a Secretaría Académica para que la persona Administradora del sistema verifique la información.