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Subvenciones Globales y Distritales

Ing. Rafael Plancarte Elizondo

Seminario de la Fundación Rotaria del Distrito 4130 22/nov./2014.

Plan de Visión Futura

12 Programas 3 Programas

Subvenciones Globales Subvenciones Distritales Subvenciones Globales Prediseñadas


PROCESO DEADMINISTRACIÓN DE SUBVENCIONES

GLOBALES

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9

10

CAPACITACIÓN CERTIFICACIÓN

BUSCAR EL PROYECTO

DETALLES DEL PROYECTO Y

APORTACIONES

BUSCAR CLUB HERMANO

LLENAR SOLICITUD Y PEDIR

AUTORIZACIÓN

ENVIAR LA SOLICITUD A LFR

YA APROBADA, MANDAR

APORTACIONES ESPERAR DEPÓSITO

EJECUCIÓN DEL PROYECTO

ENTREGA DEL PROYECTO

INFORME CUSTODIA Y

SUSTENTABILIDAD

1. Certificación del Club

2. Responsabilidades de los Funcionarios

3. Plan de Gestión Financiera

4. Cuentas Bancarias

5. Informes Sobre el Uso de Fondos

6. Conservación de Documentos

7. Notificación del Uso Indebido de Fondos.

Administración de Subvenciones


Certificación del Club

• CURSO DE ADMINISTRACIÓN DE SUBVENCIONES

• OBTENER EL MDA (MEMORÁNDUM DE ACUERDO)

EXPEDIDO POR EL DISTRITO

• EL MDA TIENE VALIDEZ DE 1 AÑO

• EL CLUB SE COMPROMETE A SEGUIR LOS LINEAMIENTOS DE LFR.


• EL CLUB SERÁ RESPONSABLE DEL USO DE LOS FONDOS

• SE PODRÁ SUSPENDER O REVOCAR LA CERTIFICACIÓN DEL CLUB POR USO INDEBIDO DE LOS FONDOS

• COOPERAR CON TODA AUDITORÍA FINANCIERA

• ENVIAR A MÁS DE UN SOCIO AL SEMINARIO

• ACCESAR www.rotary.org con IE9 ó Google Chrome

• DARSE DE ALTA EN: www.rotary.org: e-mail y password

• USAR ACROBAT READER VERSIÓN XI.

Certificación del Club


Responsabilidades de los Funcionarios

• EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DEL MDA ES DE LOS PRESIDENTES Y PRESIDENTES ELECTOS

• EL USO INDEBIDO DE FONDOS ES PRODUCTO DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS.


• SE ENTIENDE POR CONFLICTO DE INTERÉS TODA RELACIÓN MEDIANTE LA CUAL UN ROTARIO O UNA PERSONA ALLEGADA SE BENEFICIA PERSONAL O FINANCIERAMENTE DE LOS FONDOS O LAS ACTIVIDADES DE UNA SUBVENCIÓN

• BENEFICIOS ECONÓMICOS

• BENEFICIOS PERSONALES.

Responsabilidades de los Funcionarios


Plan de Gestión Financiera

• PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA

• SÓLO RECURRIR AL USO DE EFECTIVO CUANDO NO EXISTA OTRA ALTERNATIVA DE PAGO

• UNA PERSONA APRUEBA LOS GASTOS Y OTRAS DOS FIRMAN Y GIRAN LOS CHEQUES.


• HACER CONCILIACIONES BANCARIAS MENSUALMENTE

• MANTENER CONTROL DEL INVENTARIO

• NOMBRAR A UNA PERSONA PARA VERIFICAR TODAS LAS ACTIVIDADES DE LA SUBVENCIÓN vs EL MDA.

Plan de Gestión Financiera


Cuentas Bancarias

• UNA CUENTA BANCARIA EXCLUSIVA PARA EL PROYECTO

• FIRMAN DOS SOCIOS DEL CLUB, COMO MÍNIMO (firmas mancomunada)

• DEVENGAR INTERESES BAJOS O NULOS

• SI UNA PERSONA REALIZA PAGOS ELECTRÓNICOS, HAY QUE DEJAR CONSTANCIA DE QUE EL PAGO FUE APROBADO POR, AL MENOS, OTRO DE LOS SIGNATARIOS.


Informes Sobre el Uso de Fondos

• INFORMES PARCIALES CADA 12 MESES

• MANDAR EL INFORME FINAL MÁXIMO A LOS DOS MESES DE CONCLUIDO EL PROYECTO

• SI NO SE PRESENTAN, EL CLUB PODRÍA QUEDAR INHABILITADO

• SI NO SE PRESENTAN INHABILITAMOS AL CLUB HERMANO.


Conservación de Documentos

• INFORMACIÓN BANCARIA

• CERTIFICACIÓN DEL CLUB, MDA

• PLANES Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS

• COTIZACIONES, COMPROBANTES DE PAGO Y FACTURAS DE LAS COMPRAS, ETC.


• REGISTROS ACCESIBLES PARA AUDITORÍAS

• CONSERVARLOS DURANTE UN MÍNIMO DE CINCO AÑOS

• ARCHIVOS IMPRESOS EN UN SOLO LUGAR

• GUARDAR COPIAS ELECTRÓNICAS.



• HACER COPIAS DE SEGURIDAD

• GUARDAR COPIA DE LOS DOCUMENTOS EN UN LUGAR DISTINTO

• USAR UN SERVICIO GRATUITO DE ALMACENAMIENTO

• SE DEBE ENTREGAR AL DISTRITO UNA COPIA FÍSICA Y UNA ELECTRÓNICA.



Notificación del Uso Indebido de Fondos

• TODO CASO O PRESUNTO CASO DE MALVERSACIÓN O USO INDEBIDO DE LOS FONDOS DE LA SUBVENCIÓN DEBE SER COMUNICADO AL DISTRITO

• LOS DISTRITOS DEBERÁN INFORMAR A LA FUNDACIÓN ROTARIA SOBRE TODO CASO DE MALVERSACIÓN O USO INDEBIDO DE LOS FONDOS.


• LA FUNDACIÓN COLABORARÁ CON EL CLUB Y EL DISTRITO PARA RESOLVER EL CASO

• PARA ASEGURAR LA TRANSPARENCIA, DISTRIBUYA LAS RESPONSABILIDADES EN VARIOS SOCIOS DEL CLUB.

Notificación del Uso Indebido de Fondos


El proyecto debe de venir de la comunidad Los Rotarios deben participar activamente Mucha comunicación entre Rotarios y la Comunidad Asegurar los fondos que aportará el club Las Sub. Globales deben ser ≥ a $30,000 USD La parte Internacional debe aportar al menos el 30% Se le debe pedir a LFR entre $15,000 - $200,000 USD Concursar las compras, 3 cotizaciones El llenado, seguimiento y autorización son en línea.

Otros Compromisos


Áreas de Interés

Fomento de la paz y prevención/ resolución de conflictos

Prevención y tratamiento de enfermedades

Suministro de agua y saneamiento

Salud materno-infantil

Educación básica y alfabetización

Desarrollo económico y cívico


Apoyar al menos una de las 6 áreas de interés de LFR Las aportaciones no deben venir del beneficiario No tener subvenciones vencidas de reporte No comenzar el proyecto antes de que lleguen los

fondos Las aportaciones de los clubes no pueden ser en especie Visitar el proyecto después de entregado Se pueden tener hasta 10 Sub. Globales abiertas Demostrar la sustentabilidad del proyecto.

Otros Compromisos


MEZCLA DE FONDOS PARA UNA SUBVENCIÓN GLOBAL

CONTRIBUCIONES CLUB/DIST LFR

DLS DLS

CLUB LOCAL $ 12,400.00 50% $ 6,200.00

DISTRITO LOCAL $ 7,000.00 100% $ 7,000.00 $19,400.00 49.87%

$19,500.00 50.13%

CLUB INTERNACIONAL (1) $ 14,500.00 50% $ 7,250.00 Aportación Internacional

CLUB INTERNACIONAL (2) $ - 50% $ - 50.13%

DISTRITO INTERNACIONAL $ 5,000.00 100% $ 5,000.00 Al menos debe ser del 30%

$ 38,900.00 $ 25,450.00 Pedir al menos $15,000 dls

TOTAL DE APORTACIONES $ 64,350.00 Costo total del proyecto

al menos de $30,000 dls.

¿ Costo del Proyecto ? $ 64,350.00 CONTRIBUCIÓN CLUB LOCAL $ 12,400.00

Aportaciones

APORTACIONES VÁLIDAS PARA MATCH DE LFR:

DE UN ROTARIO FONDOS DEL CLUB ACTIVIDAD DE RECAUDACIÓN DEL CLUB FDD DEL DISTRITO UNIRSE VARIOS CLUBES DE PERSONAS AJENAS A ROTARY DE OTRAS ORGANIZACIONES O GOBIERNO (0.50)

APORTACIONES NO VÁLIDAS PARA MATCH:

DE LOS BENEFICIARIOS O COLABORADORES DEL PROYECTO

Cash $1.00 $0.50

FDD $1.00 $1.00

Cash $1.00 $0.00

LFR


Club Hermano HERMANAMIENTO DE CLUBESHERMANAMIENTO DE DISTRITOS

FERIA DE PROYECTOS

REUNIONES INTERNACIONALESCONVENCIÓN INTERNACIONALINSTITUTO ROTARIO REGIONAL

PROJECT LINKLINKEDINPÁGINA WEB DEL DISTRITO / CLUB

CONTACTOS DEL GOBERNADORCONTACTOS DE LOS PDGCONTACTOS DEL GE EN GETS


1.- Involucrarse2.- Trabajar juntos: Rotarios Y Beneficiados3.- El proyecto debe ser de la comunidad4.- Entrenar a los beneficiados5.- Demostrar el impacto del proyecto6.- Utilizar los recursos locales:

materiales y humanos7.- Cuidado con las cuotas de recuperación8.- Demostrar transparencia9.- Custodia de los bienes de los fondos.

Sustentabilidad



Cel: 811-4138-071

Tel: 81-8343-3828

[email protected]

Comité Distrital de LFR Dist 4130


CONSULTA DE APORTACIONES HECHAS:

POR UN SOCIO YPOR TODOS LOS SOCIOS DEL CLUB



Total Aportado en efectivo +

puntos.Puntos del socio

Total aportado en efectivo. Cuenta

para Donante Mayor.


Tel: 811-4138-071

[email protected]

Comité Distrital de LFR Dist 4130


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