Asegura el funcionamiento global de la empresa

Subsistema COMPRAS:

¿Qué requisitos necesitan cumplir los bienes y servicios?

•Cantidades adecuadas.•Precio acordado.•Lugar requerido por el cliente.•Tiempos establecidos.

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Importancia del

Departamento de Compras

Centraliza las solicitudes y distribuye los elementos a los diferentes departamentos

Maneja el inventario de la empresa

Asegura la fuente constante de materiales destinados a la producción

Define la calidad de los materiales adquiridos

Influye directamente en el incremento o decremento de las actividades

Maneja la periodicidad y la adquisición de materiales

Suministra de manera ininterrumpida los

materiales, bienes y/o servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a

la cadena de producción.

Según Joseph Carter la importancia del departamento de Compras es expresada por:

Gestión de Compras:Es la planeación, ejecución y el control de todas las acciones relacionadas directa o indirectamente con las adquisiciones de la empresa.

Empresa: Entidad de carácter público o privado, formada por la combinación de factores humanos y materiales para el logro de un objetivo determinado con cierta permanencia de tiempo.

Sus Factores Básicos son:•Recursos humanos.•Recursos financieros.•Recursos físicos.•Recursos tecnológicos y de información.

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Importancia del

Departamento de Compras

Fomentar las relaciones interfuncionales entre los departamentos

Estandarizar materiales disponibles de bajo costo

Comprar materiales al más bajo costo total de adquisición

Tener un mínimo de inventarios en el depósito

Maximizar la calidad

Proveer ininterrumpidamente materiales y servicios.

Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros

Generar estrategias

Tácticas y actividade

s

Mecanismos

evaluativos

MODELOS DE GESTIÓN:

1. Modelo Centralizado : Es una unidad básica de compras, apoyada por la unidad administrativa, que se encarga de todas las asignaciones que necesiten y requieran los diferentes departamentos que trabajan de forma integrada y en constante relación.

2. Modelo Descentralizado : Es una unidad independiente en cada departamento, división o área de la empresa donde se efectúan las adquisiciones respectivas según se lo necesite.

Cuando el área financiera realiza las asignaciones presupuestales acerca de cada adquisición; cada unidad descentralizada realiza sus adquisiciones de manera particular según los parámetros preestablecidos, generando los informes requeridos por el departamento financiero.El desempeño de cada departamento es autónomo en lo que respecta a sus adquisiciones, teniendo que desarrollar su propio sistema de costos, controles y auditoria.

TIPOS DE COMPRA EMPRESARIAL :

•Tarea nueva o compra nueva : Se realiza un pedido nuevo a un proveedor del cual nunca tuvimos un nexo comercial anterior.

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Sector Financiero

Sector Administrativo

Sector de Producción

Sector Comercial

ComprasDepartamento

Financiero

Departamento de Producción

Departamento Administrativo

Departamento de Mercadeo

Compras

Compras

Compras

Sector de Compras

•Recompra Modificada : Se realiza un pedido a un proveedor del cual tenemos una relación comercial previa, modificando o variando algunas de las condiciones iniciales (cantidad, precio, características del producto, lugar de entrega, formas de pago, etc.).

•Recompra Directa : Se realiza un pedido sin modificar las anteriores condiciones pactadas anteriormente al mismo proveedor.

Documentos que respaldan las operaciones

Solicitud de compra: Es una petición efectuada al departamento de compras por una persona autorizada que se encargará, luego de ser respaldada, de realizar adquisiciones. Por lo general es emitida cuando un bien llega a un stock mínimo preestablecido.

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PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LAS COMPRAS

Comprobantes: Son los formularios confeccionados en el momento de efectuar dicha operación.

Los más utilizados son:Solicitud de Compra.Pedido de Cotización de precios.Pedido de Compra.Informe de Recepción.

Con la misma podemos: •Corroborar que los elementos pedidos no se hallen en el depósito.•Comprobar si el material pedido se puede sustituir por otro de similares características con menor costo y sin dificultades de acceso.•Analizar si el material puede ser reemplazado por alguno que se encuentre en el almacén sin ningún problema.

S olicitud de Cotización: Ante la solicitud de una adquisición, el departamento de compras debe decidir a qué proveedor le hará el pedido, y para ello confeccionar una “Solicitud de Cotización” a varios proveedores potenciales con el objeto de realizar el acto comercial con aquel que ofrezca los precios más razonables y las condiciones más ventajosas para la empresa.

Casos en los que no es necesario emitir una solicitud de cotización: •Cuando la adquisición es una escasa significación, Ejemplo: paquete de azúcar.•Cuando poseemos información actualizada sobre el precio, las características y las condiciones de pago de entrega.•Cuando el bien solicitado lo posee un solo proveedor.•Cuando el bien es provisto continuamente por el mismo proveedor a través de una orden de compra que así lo especifique. Se debe tener en cuenta que si se interrumpe la producción, se deberán interrumpir las adquisiciones con el objeto no sobrepasar el stock.•Cuando se solicita un bien que lo produce una filial de la empresa.

Ventajas de su utilización:•Certeza de que las condiciones estipuladas por el comprador son aceptadas o no por el proveedor en forma terminante.•Seguridad de que la cotización que recibimos del proveedor contempla todos los puntos solicitados.•Evita que se produzcan dudas para las partes contratantes.•Facilita la tabulación y el archivo de la información recibida, al contenerla en una planilla uniforme.

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Pedido de compra u orden de compra: Es la demanda efectuada por un responsable del departamento de compras a un proveedor para suministrar a la empresa los bienes especificados, formalizando la operación para un mejor control interno.Este documento origina el derecho al proveedor de remitir los bienes solicitados y obliga al comprador a efectuar el pago luego de recibir los mismos.

Informe de Recepción: Es el documento que registra las entradas de productos que la empresa compra a sus proveedores. Se confecciona cada vez que se reciban materiales para la empresa, contando con una evidencia fehaciente de cada entrada.

En empresas de gran tamaño, la recepción de los materiales esta a cargo del departamento de almacén, ya que cuenta con una comunicación rápida y sencilla con el exterior empresarial.

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BIBLIOGRAFÍA: SuBSIStemA StOck

• Fernández Durán, E. “Sistemas de Información Contable I”. Macchi. Bs. As. 1997.

• Cortagerena, Alicia B. y Freijedo, Claudio F. “Tecnologías de Gestión”. Macchi. Bs. As. 2000.

• Klein, Miguel J. “La Función de Compras”. Machi. Bs. As.1994.

• Armelini, José A. y otros. Cuadernillo de la Universidad Nacional del Litoral, Facultad de Ciencias Económicas. Santa Fe. 2007.

• Geli, Alejandro C. “Que es la Administración”. Ediciones Macchi. Bs. As.

BIBLIOGRAFÍA: SuBSIStemA VentAS

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BIBLIOGRAFÍA: SuBSIStemA cOmpRAS

• Heredia Viveros, N. L. “Gerencia de Compras. La nueva estrategia competitiva” Ecoe.

• Klein, M. J. “La Función de Compras” Bs. As. Macchi. 1994.

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