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SPIJ – CÍCLOPE UN SOLO OJO MUCHAS VISTAS - SUS ALTERNATIVAS

Juan Rider Ramírez Rodríguez

RESUMEN

El Sistema Peruano de Información Jurídica (SPIJ), es el portal de información jurídica oficial del Ministerio de Justicia, fue creada por un grupo de programadores haciendo uso de medios electrónicos. El portal del SPIJ está desarrollado en ASP (Active Server Pages) que es la tecnología para la creación de páginas dinámicas del lado del servidor desarrollada por Microsoft. No profundizaré en esto porque no es materia de nuestro tema. El portal del SPIJ incorpora como sistema de gestión documental a CÍCLOPE el cual permite al SPIJ brindar ese soporte de gestión documental tanto en tiempo y forma, teniendo al usuario permanente informado y actualizado con el mundo jurídico. Existen otros sistemas de gestión documental que se pueden integrar a portales informativos o portales con sistema de gestión de contenidos y de esta manera

conseguir algo similar al SPIJ, tal es el caso de TELELEY, portal legal peruano que forma parte del grupo TyTL de Torres y Torres Lara Abogados.

Palabras Claves: SPIJ, Sistema, plataforma, portal, CÍCLOPE, ASP, gestión, documental, contenido.

ABSTRACT

The Peruvian Legal Information System (SPIJ) is the official legal information portal of Ministry of Justice, was created by a group of programmers using electronic means. The SPIJ is developed in ASP (Active Server Pages) which is the technology for creating dynamic pages on the server side, developed by Microsoft. Not go into this because it is a matter of our subject. The SPIJ portal incorporates a document management system CÍCLOPE which allows to the SPIJ provide support document management in time and form, with the user

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constantly informed and updated. Exsist Other document management systems that can integrate information portals or portals with content management system and thereby get something similar to SPIJ, as in the case of TELELEY, Peruvian legal site is part of Torres and TyTL Torres Lara Bar.

Key words: SPIJ, system, platform, portal, CÍCLOPE, ASP, management, documentary content.

INTRODUCCIÓN

La razón de esta investigación es la de establecer si existe algún software de sistemas de gestión documentales, alternativos al CÍCLOPE, que es en si el motor de gestión documental del SPIJ, tras haber realizado una extenuante búsqueda en la red de redes, encontré en mi camino virtual una variedad de alternativas al CÍCLOPE las cuales son en su mayoría por decir todas Opensource.

Esta característica de ser Opensource les permite a los programadores de portales web mejorar el sistema o modificarlo para poder usarlo dentro de sus sistemas de gestión de contenidos o portales web tal es el caso del portal web del SPIJ que incorporó como parte de su sistema al CÍCLOPE.

De todos los sistemas encontrados, hablaremos solo de dos: Kordil EDMS y del OpenKM, que a mi parecer y de muchos programadores y usuarios son las mejores alternativas para este tipo de software de gestión de documentos.

Si hablamos de alternativas, no solo tendríamos que hablar del motor de gestión CÍCLOPE, sino también, de otros portales de similares al SPIJ claro, tal es el caso del portal legal del grupo TyTL (Torres y Torres Lara) TELELEY (http://www.teleley.com) o de vLex Perú (http://www.vlex.com.pe), este último con un formato de sistema gestión de documentos algo diferente al de los dos anteriores.

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1 BREVE HISTORIA DEL SPIJ

El Sistema Peruano de Información Jurídica (SPIJ), es el portal de información jurídica oficial del Ministerio de Justicia, fue creada por un grupo de programadores haciendo uso de medios electrónicos. Este sitio contiene los textos legislativos nacionales debidamente sistematizados, concordados, actualizados y debidamente preparado con herramientas de búsqueda y recuperación de información, en pocas palabras es una biblioteca electrónica, la cual nos permite accesar en forma rápida, a los textos de las normas legales a través de palabras, frases, número de norma, fechas de publicación, entre otros; brindándonos el estado actual de la norma, es decir, sus modificaciones, derogaciones, concordancias, en un ambiente no muy amigable como dicen sus creadores, no es muy intuitivo y se requiere necesariamente de un manual de usuario para los nos entendidos en informática.

En 1994 se inició el SPIJ como un Proyecto Especial del Ministerio de Justicia y el Programa de las

Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), frente a la necesidad de sistematizar la legislación y hacer una difusión masiva de ella, con la finalidad de ofrecer a la sociedad, información jurídica actualizada, para potencializar las capacidades profesionales y técnicas de los operadores del derecho, poniendo énfasis en los funcionarios públicos, todo esto en beneficio de la seguridad jurídica y para la eficacia del Estado, así como para inculcar en los ciudadanos el mejor ejercicio de sus derechos y cumplimiento de sus deberes.

En el SPIJ podemos hallar información actualizada de normas legales de carácter general emitidas por el Poder Legislativo, Poder Ejecutivo, Resoluciones del Poder Judicial, Organismos Constitucionalmente Autónomos, Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, Exposiciones de Motivos de los Decretos Legislativos, Decretos de Urgencia y Decretos Supremos emitidos por el Poder Ejecutivo, desde del mes de abril del 2006, Normas administrativas de carácter particular, Actos Administrativos (designaciones,

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viajes, renuncias de funcionarios públicos, aprobación de

Plan de Adquisiciones, etc), Compendios de Legislación por temas específicos, Convenios Internacionales, Códigos, Leyes Orgánicas, Jurisprudencia, Textos Únicos de Procedimientos Administrativos (TUPAS) vigentes del Sector Público, Legislación Extranjera (principales Constituciones Políticas, Códigos Civiles, Códigos Penales, etc) y otra información complementaria de interés jurídico.

Este sistema se ha desarrollado de conformidad con el inciso h) del artículo 6º del Decreto Ley Nº 25993, Ley Orgánica del Sector Justicia destacando una de las principales funciones del Ministerio de Justicia, que es la de sistematizar y difundir la legislación nacional e información jurídica de carácter general1.

2 COMO OPERA EL SPIJ

El portal del SPIJ está desarrollado en ASP (Active Server Pages) que es la tecnología para la creación de páginas dinámicas del lado del servidor desarrollada por

Microsoft. No profundizaré en esto porque no es materia de nuestro tema.

Esta web está estructurada de la siguiente forma: Cabecera con contenido flash y barra de menú horizontal; marco a la izquierda con barra de menú vertical y links a sitios relacionados con el estado; marco central o cuerpo, donde se visualiza en contenido de algunos links del menú vertical del marco izquierdo, los cuales a su vez pueden contener links a otros sitios de la misma web.

2.1 LOS ENLACES O LINKS

Como ya mencionamos anteriormente, los links los encontramos en los diferentes menús y de la web así como en el cuerpo central de la misma.

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1 http://biblioteca.upsjb.edu.pe/archivos/Procedimiento3.pdf, accesado 20-06-2012

Estos enlaces no sólo apuntan a otros sitios de la misma web, sino también a documentos de tipo .PDF, algunos enlaces nos llevan al sistema CÍCLOPE donde en forma de estructura de árbol de directorios organiza los diferentes documentos contenidos en la web, de forma ordenada y coherente y cuenta a su vez con un sistema de búsqueda completo, capaz de usar caracteres especiales o también llamados comodines para obtener resultados de búsqueda más certeros y hasta caprichosos en su contenido; con estos comodines se filtra la búsqueda obteniendo un resultado más aproximado de lo que se desea encontrar.

3 ¿QUÉ ES EL SISTEMA CÍCLOPE?

CÍCLOPE, es una sistema de gestión documental. La búsqueda del saber cómo (know-how), de las pequeñas medianas y grandes empresas se encuentra en una diversidad de lugares. Estos lugares pueden relacionar entre ellos bases de conocimientos. Esta información debe estar disponible para cada usuario en el

momento que la necesite, por ejemplo, información detallada acerca de proyectos o documentaciones similares realizados en el pasado (jurisprudencia, legislación básica, temas jurídicos; en caso del SPIJ), información sobre clientes, contratos, y otros.

Todo este conocimiento debe ser cuidadosa y correctamente gestionado para poder utilizar sus capacidades al máximo. Cíclope es un sistema de gestión de contenidos que permite estructurar, organizar y publicar la información para que esté accesible en el momento que se requiera y de forma correcta.

3.1 FUNCIONAMIENTO DEL CÍCLOPE

La arquitectura del sistema CÍCLOPE permite crear y administrar documentos electrónicos y mantenerlos siempre disponibles para usarlos posteriormente, con alta facilidad en su recuperación. Los documentos están integrados en unidades conceptuales o colecciones (bibliotecas) cuya estructuración contiene criterios de clasificación e indización que aseguran a los

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documentos electrónicos que la componen la validez y eficacia de los documentos originales que representan.

Cuando se edita un documento, diversas partes de este representan características que lo definen como una unidad de conocimiento lista para ser re usada, estas se llaman recursos. Cíclope enfoca al documento que es visualizado por el usuario final como un conjunto de recursos que son llamados vistas. El marco conceptual y el contexto, se sustenta por un documento maestro que provee a los recursos de sentido y coherencia, generándose en un verdadero marco conceptual que sirve por lo general como punto de acceso a la edición del recurso. Un documento maestro puede tener enlazadas N vistas y estas, a su vez agrupan al conjunto de versiones del mismo dando una serie histórica de su evolución (dos vistas de un mismo documento maestro se diferencian por ejemplo en un nuevo recurso que pasa a ser parte de una vista más moderna y vigente). La vista es una lista de

direcciones que se enlazan a recursos tomados principalmente del documento maestro con una meta data específica. Con eventualidad una vista puede capturar recursos que vienen de diversos marcos conceptuales y no sólo desde un único documento maestro.

4 PLATAFORMAS ALTERNATIVAS A CÍCLOPE

Para poder hablar de alternativas al CÍCLOPE, primero tenemos que tener en cuenta que es en sí; CÍCLOPE es un sistema de gestión documental y funciona tal como lo mencionamos anteriormente. En internet existen varios sistemas de este tipo, algunas distribuciones son gratuitas y otras son de paga, pero en ambos casos son opensource.

Estos sistemas al ser opensource son susceptibles a ser modificados en su estructura de programación y realizar mejoras en ellos o modificarlos para ser usados dentro de algún portal tal es el caso del SPIJ que incorporó en su sistema a CÍCLOPE.

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Los Sistemas de gestión documental, en inglés Document Management System, son todos aquellos programas para computadoras creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele realizar búsquedas y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.

Estos documentos no tienen sus contenidos claramente organizados, como si suele suceder con la data almacenada en una base de datos. La combinación de este tipo de bibliotecas documentales en una base de datos indexada, permite el rápido acceso mediante diversos métodos de búsqueda a la información contenida en el sistema de los documentos.

Estos generalmente se encuentran empaquetados en un archivo .zip y además de texto pueden contener cualquier tipo de documentos multimedia como imágenes, sonidos o vídeos.

Los sistemas de gestión de documentos generalmente proporcionan medios de almacenamiento, de seguridad, como también capacidad de

recuperación e indexación. El término es relacionado con los conceptos de sistema de gestión de contenidos, en inglés Content Management Systems y a menudo es visto como un componente de estos.

En el caso del SPIJ, el portal podría ser considerado como un sistema de gestión de contenido, el cual a su vez, incorpora un sistema de gestión documental, que en este caso sería el CÍCLOPE.

Los sistemas de gestión documental que más destacan en la red son el Kordil EDMS y el OpenKM Knowledge Management.

En el caso del Kordil EDMS, se instala fácilmente en la PC o cualquier tipo de computadora, en este caso solo mencionaré el software para plataforma Windows (Kordil_EDMS_installer.exe).

4.1 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL KORDIL EDMS

Kordil EDMS (Sistema de Gestión Electrónica de Documentos) es un control fácil de usar y tiene un gran alcance sobre la documentación, es totalmente

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libre, y el sistema de gestión cuenta con las herramientas necesarias para recopilar todos los

documentos dentro de las organizaciones en una sola

base de datos. Kordil EDMS es totalmente gratuito, sin ninguna restricción, su Instalación es del lado del servidor y requiere que los usuarios accedan a ella a través de la red sea Internet, intranet.

Al iniciarse la instalación del sistema, este primero crea las condiciones adecuadas para poder ejecutarse sin problemas, para esto instala el servidor Xampp que es un servidor independiente de plataforma de sistema operativo, que se consiste principalmente en el manejador de base de datos MySQL, el servidor Apache y los intérpretes para lenguajes de script: PHP y Perl. El nombre Xampp proviene del acrónimo X cualquier sistema operativo, A de Apache, M de MySQL, P de PHP y P de Perl.

4.2 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL OPENKM

“OpenKM es una aplicación Opensource de gestión documental, que por sus características, puede ser utilizada

tanto por grandes como pequeñas y medianas empresas, como una herramienta de gestión del conocimiento, proporcionando mayor flexibilidad y una alternativa en costes respecto a otras aplicaciones propietarias.

La utilización de sistemas de gestión del conocimiento por las empresas las ayuda a gestionar inteligentemente los recursos disponibles en la misma de una forma más eficiente. A medio plazo esto permite incrementar la productividad. Utilizar estos sistemas de información permite que el conocimiento generado en las organizaciones pueda ser accesible de forma universal.

Utilizar OpenKM para gestionar los documentos de su empresa es muy sencillo. Uno de nuestros mayores éxitos consiste el estudio de usabilidad que hemos hecho de la aplicación. OpenKM es un sistema de gestión documental con una interfaz de usuario web que le permite de una forma muy simple las operaciones de: compartir, establecer la seguridad, auditar, así como localizar documentos. Con OpenKM los usuarios pueden de

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una forma sencilla colaborar y comunicarse entre ellos.

Los documentos no son creados o consumidos en el vacio - la información es creada para un propósito. Se puede realizar un seguimiento del flujo de los documentos a través del ciclo de operaciones de la empresa. Desde la captura inicial y creación, compartir y colaborar, la aprobación o las distintas revisiones.

OpenKM permite que los trabajadores localicen la información, la utilicen, la compartan y aseguren el contenido de la empresa. La información constituye uno de los principales activos de la empresa. La colaboración en nuevos o documentos ya existentes es un hecho central para los procesos de información de la empresa. Conectar de forma segura con el repositorio, es crucial en la mayoría de sistema distribuidos para las organizaciones descentralizadas.

OpenKM se ofrece en distintas modalidades de soporte dependiendo de las necesidades de las empresas.

El código fuente se encuentra disponible para la comunidad, el

cual se puede utilizar libremente, modificar o distribuir bajo la licencia GNU (General Public License version 2 license)”2.

5 ALTERNATIVAS AL PORTAL SPIJ

Existen pocas alternativas con respecto al SPIJ, para ser exactos sólo hay dos conocidas con respecto del él. Estamos hablando de TELELEY (http://www.teleley.com) y de vLex Perú (http://vlex.com.pe), esta última algo diferente a las anteriores con respecto a su diseño y forma de manejar su sistema de gestión documental.

5.1 TELELEY

TELELEY es un servicio de información legal Online de actualización diaria desde 1996. Respaldando a TELELEY® existe un equipo de profesionales del Derecho y de las tecnologías de la información. Ello se basa a partir de una alianza estratégica entre dos empresas de reconocido prestigio en el mercado: Asesorandina. Asesores y

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consultores (soporte tecnológico) y TyTL (soporte legal)

2 http://www.openkm.com/es/descripcion-general/descripcion.html, accesado 26-06-2012

TELELEY, puede ser entendido como un “Abogado Virtual” o “un sistema de información legal actualizada online” que proporciona información de interés, absuelve consultas y soluciona problemas de naturaleza legal a todos los usuarios que naveguen en su web. Actualmente no existe ningún servicio en el mercado que proporcione un sistema integral de asesoría e información legal a través del Internet. TELELEY se divide en 11 secciones y 59 rubros, conteniendo cada una de ellas información actualizada y de interés para nuestros miles de usuarios, se divide en 11 secciones y 59 rubros, conteniendo cada una de ellas información actualizada y de interés para nuestros miles de usuarios.

5.2 VLEX PERÚ

“VLEX es la principal editorial jurídica en Internet. Provee de

información jurídica a profesionales del derecho, empresas y administraciones. La compañía fue fundada en el año 1998 y en la actualidad comercializa bases de datos de información jurídica y empresarial. La compañía, rentable y sin ninguna relación con trasnacionales, es la editorial jurídica que más crece en Internet.

Ofrece un servicio único a sus clientes basado en contenidos exclusivos y la tecnología más innovadora. VLEX ofrece varios planes de precios, incluyendo suscripciones anuales y pago por documento. También ofrece la posibilidad de integrar contenidos en las intranets corporativas de sus clientes.

VLEX es líder ordenando e interrelacionando en tiempo real toda la información jurídica que usted necesita. Un equipo de profesionales trabaja con un solo

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fin: que usted gane tiempo. Para ello innovamos en funcionalidades,

en servicios y procesos, y en contenidos”.3

3 http://w2.vlex.com/corp/aboutus.aspx, accesado 26-06-2012

CONCLUSION

Se puede concluir que a raíz de esta investigación, se ha determinado, que si existen alternativas al sistema de gestión de documentos CÍCLOPE, tales como Kordil EDMS y OpenKM, de características similares y Opensource, que son sólo unas de las mas aceptadas por usuarios y programadores de webs.

Además de esto concluimos también, que existen otros portales dedicados a gestión documental jurídica como es el caso de teleley.com y vlex.com.pe, esta última con una apariencia algo distinta y con un sistema de gestión documentaria algo peculiar pero de gran aceptación de un gran número de usuarios.

BLILIOGRAFIA

1 http://biblioteca.upsjb.edu.pe/archivos/Procedimiento3.pdf, accesado 20-06-2012

2 http://www.openkm.com/es/descripcion-general/descripcion.html, accesado 26-06-2012

3 http://w2.vlex.com/corp/aboutus.aspx, accesado 26-06-2012