Guía para su uso en procesos de mejorasLuis M. Bertel P.

Luis F. Grisales B.Erik M. Giraldo G.

METODOLOGIA PARA LA MEJORA DEL PROCESO DE SOFTWARE

IntroducciónObjetivos Empresariales -> Mejora en la

satisfacción del cliente y aumentar la competitividad interna

Objetivos Empresariales en entidades que dependen del software -> Aumentar la calidad del Software, disminuir costos de desarrollo y mantenimiento, menor tiempo de salida al mercado y aumentar el porcentaje de predicción y control sobre los procesos de producción de software.

El objetivo principal de esta parte del framework es: Brindar una guía para la utilización de “Software process assesments” como parte de un ciclo continuo de mejoras de procesos de software.

ImplicacionesInversión, planeación, personal dedicado y

administración del tiempoEsfuerzo del grupoEntendimiento del estado actual y a donde se

quiere llegarEl cambio es continuo, no de un solo intentoDebe ser generado a partir de la conciencia y

de refuerzos constantes

Metodología

Esta metodologia cuenta con los siguientes pasos:

Examinar la necesidades de la organizacio y metas del negocioInicio del proceso de mejoraPreparar y conducir la evaluacion del proceso Analizar las salidas de la evaluacion y derivar plan de accionesImplementar las mejorasComfirmar las mejorasSostener las mejoras ganadasMonitorizar el rendimiento

Examinar las metas y objetivos de la organización El proceso normalmente empieza desde los reconocimientos de

los objetivos y necesidades de la organnizacion que pueden derivar de: Formular una vision a largo puedenlazo Analizar los objetivos empresariales

Algunos externos: Rebajando en el mercado compartido Analisis de mercado Retroalimentacion de los clientes Cambios competitivos en el mercado Requerimientos para cumplir estandares especificos Nuevos requerimientos de la sociedad

El paso final de esta etapa es la definicion de las prioridades en el proceso de mejora.

El resultado es: Documento ejecutivo que explica de forma clara la necesidad de un programa de mejora de procesos incluyendo necesidades financieras y materiales.

INICIO DEL PROCESO DE MEJORASEste debe de ser tratado como un proyecto(planeado y

manejado acorde estosEste este debe de ser creado al inicio y debe de ser usado

para monitorizar este proceso.El plan debe de tener la historia y el estado actual del

proceso.Las metas de la mejora se derivan de las necesidades de la

organización y las metas del negocio provenientes de los principales requerimientos para el plan.

El plan debe de tener un alcance tanto a nivel organizacional como del proceso a ser mejorado.

Debe de tener todos los pasos del proceso de mejora.Roles claves claramente identificados, recursos adecuados

identificados, puntos de revisión establecidos, todos los riesgos asociados con el plan estén identificados y documentados en el plan.

PROCESO DE EVALUACION1. Entradas de la evaluacion : las entradas de la evaluacion son el proposito, alcance, restricciones y resposabilidades2. En el proceso de evaluacion hay 3 roles que hay que identificar: el patrocinador, el dueño y el asesor calificado, las responsabilidades de cada uno son:Patrocinador

Asegurar que las entradas sean adecuadasVerifica que el asesor tenga toda la

informacion importante

Asesor calificadoencargado de ver que el proceso de evaluacion

tiene concordancia con el estándarDueño(owner)

Asegura de que el asesor pueda acceder a todas las instancias del proceso

Toma propiedad de las salidas de la evaluacion

La evaluacion nos da la informacion de la capacidad del proceso actual

La evaluacion es una parte del proceso de mejora

Alcance de la evaluacion:Describe los Limites tanto a nivel organizacional

como de procesoLa evaluacion debe de llegar a un resultado

representativoEl alcance debe de tener las suposiciones y

espectativas sobre las fortalezas y debilidadesEl alcance debe de estar en terminos de procesos

operados y entendidos por la organizaciónDeben de identificarse y justificarse los procesos a

ser evaluados, la unidad organizacional(de los procesos) y sus caracteristicas, el producto o servicio y sus caracteristicas

Restricciones de la evaluacion:

El patrocinador podria restringir los procesos a ser evaluados, las personas a ser entrevistadas, y como la informacion debe de ser usada, todas estas restricciones deben de ir en el documento de restricciones de la evaluacion.

El documento de restricciones debe de tener como la informacion y los resultados son usados

Conduciendo el proceso de evaluacion:

Se evaluan las entradas y las salidas de esta evaluacion son:

Perfil del proceso:calificacion del proceso y nivel de capacidad

Registro de la evaluacion: informacion pertinente para la revision de los resultados

Los registros de la evaluacion pueden ser guardados con los resultados, para ayuda y revisones futuras de la concordancia de esta evaluacion con el standar internacional

Analizar las salidas de la evaluacion y derivar planes de accion:

Especificamente la informacion de nivel de capacidad, la clasificacion de practica generica y clasifcacion de practica basica es analizada para:

Identificar areas para mejoraPoner mejoras cualitativas del proceso de software, y objetivos de mejora cuantitativosDerivar un plan de accion para el proceso de mejora y integrarlo con un plan programado de proceso de mejora

IDENTIFICAR Y PRIORIZAR LAS AREAS DE MEJORA

Las areas a mejorar debe de ser identificadas y priorizadas por una serie de factores:

Las salidas de la evaluacion, las cuales muestran las fortalezas y debididades.

Necesidades de la organizacion, las cuales muestran las metas de mejora generales, para ser logradas a traves del programa de mejora

ANALIZAR LOS RESULTADOS DE LA EVALUACION

Los resultados de la evaluacion nos dan las fortaleza y debilides del proceso y los puntos de mejora.

Los procesos categorizados con mayor nivel de capacidad son fortalezas de la organizacion y pueden ser tomados como buenas practicas.

Las debilidades son partes de procesos o procesos con clasificacion baja de capacidad y se puede decir que estos no usan las practicas base

ANALISIS DE LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Y DE LA EFECTIVIDAD DE LAS MEDIDAS

Los procesos y sus relaciones deben de ser analizados para determinar cuales de estos afectan directamente con las metas de mejora, y asi derivar una lista de prioridades

Las empresas que han implementado procesos de mejora tienen buenas medidas, donde estas estan relacionas con las nesecidades el la empresa y las acciones de mejora, es bueno mirar las medidas para ver en realidad que se debe mejorar

ANALIZAR LOS RIESGOS DE QUE LAS METAS NO SE CONSIGAN Y QUE LAS ACCIONES DE MEJORA FALLEN

Las consecuencias de la no consecucion de las metas debe de ser analizadas, esto nos puede dar priorizaciones de mejoras en las areas.Es necesario analizar el riesgo de que las acciones de mejora fallen, esto para soportar la definicion de las prioridades de mejora, estos riesgos pueden estar dados por:

Restricciones de calendarioBarreras culturales o psicologicas, posiblemente

derivadas de experiencias anterioresCuestiones organizacionales previniendo el exito de

las acciones de mejora

DEFINIR METAS Y OBJETIVOS DE MEJORA ESPECIFICOS

Los objetivos pueden ser cuantificados por areas, por lo regular se llevan a cabo una serie de actividades para lograr que estos sean mesurable, acordes con las necesidades de la organizacion y alcanzables, los pasos son:Definir metas cualitativas para cada area de mejoraIdealizar metricas adecuadas para medir estas metas.Poner valores apropiados a los objetivos para estas metricas, teniendo en cuenta los riesgos

DERIVAR UN PLAN DE ACCION

Acciones de mejora se pueden desarrollas y estas debe de lograr las metas del proceso y los objetivos cuantificados definidos, los procesos pueden interactuar, soportar otros o inclusive chocar, hay que analizar esos comportamientos, tener cuidado en la eleccion de procesos que soporten los otros. para lograr esto la empresa deberia:

Evaluar varios esenarios hasta llegar a una lista de acciones que cumplan con las necesidades de la organización.Definir un punto de exito para cada accion y como se va a medir el progreso.Identificar las responsabilidades de las acciones.Evaluar las primeras estimaciones de costos y beneficios, de calendario y riesgos para cada accion propuesta.

IMPLEMENTAR LAS MEJORAS

La implementacion del plan de accion puede ser simple o complejo dependiendo del contenido de este y de las caracteristicas de la organización, para la implementacion se realizan 4 actividades:

oSeleccionar el enfoque operacional para la implementacionoPlan detallado de implementacionoImplementacion de acciones de mejoraoMonitorizar el proyecto de mejora de proceso

ENFOQUE DE OPERACION PARA IMPLEMENTACION

Donde hallan alternativas de elegir enfoque de operacion, se debe evaluar y elegir el

mas adecuado, factores para determinar el enfoque son costo, tiempo y riesgos.

PLAN DETALLADO DE IMPLEMENTACION

El plan debe de tener:Objetivos del proyecto de mejora de procesoDescripcion del enfoque de implementacionLa organizacion y responsabilidadesEl calendario y los recursosManejo de riesgos, incluyendo evaluacion, monitorizacion y mitigacionMonitorizar politicasEspecificar criterio de exito, incluyendo metas de proceso y objetvos de mejora

IMPLEMENTACION DE LAS ACCIONES DE MEJORA

Es importante tener en cuenta los factores humanos y culturales los cuales pueden ser:

Soporte y liderazgo que la administracion brinda.

Establecer compromiso para lograr las metas y los objetivos.

Fomentar la comunicacion abierta y grupos de trabajo.

Entrenamiento y capacitacion requerida.

MONITORIZANDO EL PROYECTO DE MEJORA DE PROCESO

El proyecto de mejora de proceso debe de ser monitorizado con el plan de proyecto de mejora de proceso en orden de:

Asegurar el progeso de tareas planeado, si no iniciar las correcciones respectivas.

Chequear que el logro de las metas planeadas y objetivos son acordes con las necesidades de la organización.

Recoger datos de esfuerzo y recursos gastados, para mejorar las estimaciones futuras.

Evaluar el impacto de las acciones de mejora sobre la clasificacion del nivel de capacidad del proceso de software

CONFIRMAR LAS MEJORAS

Cuando el proyecto de mejora de proceso se complete se deberia constatar:

Que las metas y los objetivos hallan sido alcanzados y que los beneficios esperados hallan sido entregados.

Confirmar la cultura organizacional deseada halla sido establecida.

Reevaluar los riesgos asociados con los procesos mejorados

Reevaluar los costos y beneficios

Objetivos de mejora Se puede evaluar el logro de estos por medio de

una evaluacion.Cultura organizacional Los efectos de la mejora en la cultura

organizacional deben de ser revisados y establecidos, y verificar que estos no tengan efectos negativos

Reevaluar los riesgos Se deben de reevaluar los riesgos para mirar que

estos permanecen en un estado aceptable y determinar las acciones requeridas si no estan en este estado.

SOSTENER LAS MEJORAS GANADAS

Despues de que las mejoras son confirmadas, el proceso de software se debe de sostener un un nuevo nivel de

rendimiento, esto requiere administracion y monitoreo de toda la institucion.

Si el proceso de mejora fue manejado en un area o proyecto, este puede ser implementado en todas las areas

o proyectos donde sea aplicable, esta implementacion debe de ser debidamente planeada y se deben de considerar algunos puntos en la planeacion:

Que va ha ser afectadoMetodos para comunicar los cambios y los

beneficios esperados(los cambios deben de estar documentados y aprobados)

Capacitacion y entrenamiento necesarioCuando los cambios afectan diferentes areas,

tener en cuenta las necesidades del negocioMetodos para asegurar que los cambios se

haganMetodos para asegurar que los cambios dan

en rendimiento esperado.

MONITOREO DEL RENDIMIENTO

El rendimiento siempre debe de ser monitorizado, y tener mejoras de procesos debe de ser continuo.

MONITOREAR EL RENDIMIENTO DEL PROCESO DE SOFTWARE

El proceso de software se debe de monitorizar.Las medidas de eficiencia y conformidad

deben de ser adecuadas con las necesidades y las metas de la organizacion, los riesgos y los productos deben de ser monitorizados para que al momento de ver riesgos muy altos tomar acciones al respecto

REVISAR EL PROGRAMA DE MEJORA DE PROCESO

El programa de mejora de proceso debe de ser revisa regularmente para asegurar que:

El programa de mejora de proceso y los proyectos individuales de mejora con sus metas y objetivos apuntan a las necesidades de la organización.

Los proyectos de mejora inician despues de que los proyectos anteriores estan completos.

Mejora continua se vuelve una caracteristica de la organizacion, actitudes y comportamiento

La evaluacion del proceso es importante para la mejora continua, en caso de las siguientes circunstancias:

Cuando una meta a largo plazo es logras mas altos niveles de capacidad.

Cuando las necesidades en la organizacion indican lograr un nivel mas alto de capacidad.

CUESTIONES CULTURALESLa mejora del proceso de software debe de ser

soportada por el liderazgo, la comunicacion y la motivacion, para que las acciones de mejoras sean exitosas se deben de conocer las cuestiones culturales a todo nivel, la mayoria de problemas frecuentemente ocurren debido a los factores culturales, por eso para las acciones de mejora un factor importante es la cuestion cultural.

RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACION Y LIDERAZGO

El exito de la aplicacion de este estandar requiere compromiso y liderazgo de la administracion.

El bajo compromiso en los mandos medios puede ser un riesgo en el exito del proyeto de mejora de proceso.

Una estrategia de mitigacion de riesgos es la de que la alta gerencia este conciente del costo y el impacto

que la evaluacion y las acciones de mejora van a tener en los procesos que son aplicados.

VALORES, ACTITUDES Y COMPORTAMIENTOS

Para mejorar de proceso del software se requieren valores, actitudes y comportamientos como:

Enfocar la atencion el la satisfaccion tanto interna como externa del consumidor.

Establecer sistemas de reconocimiento, para la satisfaccion de los empleados.

Demostrar el compromiso de la gerencia, liderazgo comunicando los proposito y las metas.

Poner la mejora de proceso como una parte del trabajo de todos y ayudar a que todos entiendan como las actividades de cada uno beneficia a una meta comun del equipo.

COMUNICACION Y GRUPOS DE TRABAJO

Es necesario al analizar los resultados de la evaluacion mirar si hay barreras causadas por la falta de comunicacion y de trabajo en grupo.

Comunicacion y trabajo en grupo requiere confianza y habilidades.

Es importante considerar entrenamiento para mejorar la calidad y efectividad de la habilidad de los grupos de trabajo.

En la parte de la evaluacion, es importante construir confianza, haciendo entender al personal que esto no se hace con el fin de juzgarlos y que se va a guardar confidencialidad en la informacion recolectada.

ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION

Un programa de entrenamiento y capacitacion es fundamental para crear entornos donde se pueda ejecutar procesos de mejora, la efectividad de este debe de ser regularmente evaluada , el resultado de esta evaluacion nos dice que tan pertiente y adecuado fue el programa.

Management

Todo el potencial de la mejora de proceso de software puede ser realizada cuando se aplica

y coordina con un marco de trabajo estructurado, esto requiere que sea

organizado, planeado y medido, y todas la actividades de mejora de proceso esten sujetas a revision de la administracion.

ResponsabilidadesSenior managementAdministracion del programa de mejora de procesoAdministracion del proyecto de mejora de procesoResponsabilidades de los dueños de procesos

Cada proceso deberia de tener un dueño el cual es responsable de toda la actividad de mejora

Mejora de proceso de softwara busca incrementa las satisfaccion externa del consumidor como interna del

Personal, se debe de comar en cuenta sus puntos de vista.Conciencia sobre la mejora de proceso y comunicacion

colaborativa son requeridas en todos lo niveles de la organizacion

Roles de la unidad organizacionalLos procesos y las practicas dentro de una

unidad organizacional son objetivos de la mejora de proceso de software.El personal de la unidad organizaciones seran

afectados por los cambios, por ello deben de estar envueltos

En las actividades de mejora, sus opiniones y puntos de vista deberian ser considerados en la planeacion de las mejoras y ellos pueden dar una retroalimentacion util sobre los resultados.

Responsabilidades en las unidades organzaciones envueltas en la mejora de proceso de software incluyen:

Recolectar las mediciones de las practicas/procesos de la unidad organizacionalImplementar las acciones de mejora sobre los procesos de la unidad organizacionalMonitorizar el progreso de las acciones de mejora