Documentos contables, no Documentos contables, no contables, soportes contables, soportes

contables y de títulos contables y de títulos valores:valores:

SOPORTES CONTABLES

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

GENERALIDADESGENERALIDADES

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información

general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los

responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad

son:•  1. Recibo de caja

  1. Recibo de caja1. Recibo de caja El recibo de caja es un soporte de contabilidad El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la contado ya que para ellas el soporte es la factura.factura.

2. Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija

3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

4. Factura de compra-4. Factura de compra-ventaventa

La factura comercial es un soporte contable que La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. comprobante diario de la contabilidad. 

5. Cheque

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

                CHEQUE Nº. 568320012 00

CHEQUE Nº. 568320012        

DIA  MES  AÑO     DIA MES AÑO                 $_____________________________________

A favor de:_________________________                  

__________________________________                  

Por concepto de:___________________   Pàguese a la orden de:____________________________________________________________

__________________________________                  

Saldo Anterior            $ _______________   Por la suma de:___________________________________________________________________

Consignaciòn              $_______________                  

Consignaciòn              $_______________   ______________________________________________________________________PESOS M/L

Suma                              $ _______________             __________________________________

Menos este cheque       $__________________   CUENTA Nº. FIRMA

Saldo                              $_______________   00001:253489:000023568--32000      

 

6. Comprobante de pago

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa

7. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

8. Pagaré8. Pagaré

Es un título valor mediante el cual una Es un título valor mediante el cual una

persona se obliga a pagar cierta persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.para respaldar los créditos bancarios.

http://www.coocervunion.com/documentos/3informacionpersonanatural.pdf

9. Nota Débito9. Nota Débito

Es un comprobante que utiliza Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de mayor valor por concepto de omisión o error en la omisión o error en la liquidación de facturas y los liquidación de facturas y los intereses causados por intereses causados por financiación o por mora en el financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.pago de sus obligaciones.

10. Nota Crédito10. Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.diario de contabilidad.

11. Recibo de caja menor11. Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se de un cheque, para ello se establece un fondo denominado establece un fondo denominado caja menor.caja menor.

Comprobantes de egreso:Comprobantes de egreso:

Es el formato del documento comprobante de egreso de una Es el formato del documento comprobante de egreso de una compañía, el cual discrimina la contabilización por cuenta PUC, compañía, el cual discrimina la contabilización por cuenta PUC, concepto y valor. concepto y valor.

¿Cuándo sirve?¿Cuándo sirve?

Cuando se desea llevar un registro de los egresos de la compañía en Cuando se desea llevar un registro de los egresos de la compañía en un tiempo determinado, unificar el formato de comprobantes de egreso un tiempo determinado, unificar el formato de comprobantes de egreso de su organización o conocer más al respecto.de su organización o conocer más al respecto.

¿Porqué tenerla?¿Porqué tenerla? Porque permite discriminar si el pago se hace en efectivo o en cheque. Porque permite discriminar si el pago se hace en efectivo o en cheque. Porque registra a los responsables del pago de los montos Porque registra a los responsables del pago de los montos

registrados, con las respectivas firmas de quien elabora el documento, registrados, con las respectivas firmas de quien elabora el documento, quien lo aprueba, el revisor y el contador.quien lo aprueba, el revisor y el contador.

COMPROBANTE DE COMPROBANTE DE INGRESOINGRESO

SIRVE DE COMPROBANTE DE TODOS SIRVE DE COMPROBANTE DE TODOS LOS INGRESOS MONETARIOS Y DE LOS INGRESOS MONETARIOS Y DE CONSTACIA DE LOS PAGOS RECIBIDOS. CONSTACIA DE LOS PAGOS RECIBIDOS. SE DILIGENCIA CUANDO INGRESAN SE DILIGENCIA CUANDO INGRESAN DINEROS EN EFECTIVO O CHEQUE DINEROS EN EFECTIVO O CHEQUE BIEN POR VENTA O POR CUALQUIER BIEN POR VENTA O POR CUALQUIER OTRO CONCEPTO.OTRO CONCEPTO.

LIBRAZALIBRAZA La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en

donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una suma descontar de su nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido. entidad financiera en un plazo previamente convenido. Para el adecuado desarrollo del esquema de libranza es Para el adecuado desarrollo del esquema de libranza es de suma importancia que la entidad financiera cuente con de suma importancia que la entidad financiera cuente con la autorización de descuento de nómina del deudor-la autorización de descuento de nómina del deudor-empleado y el convenio de recaudo debidamente suscrito empleado y el convenio de recaudo debidamente suscrito con la entidad empleadora en donde estén expresamente con la entidad empleadora en donde estén expresamente consignadas todas las obligaciones del convenio.consignadas todas las obligaciones del convenio.

SOPORTES NO SOPORTES NO

CONTABLESCONTABLES

12. Nota de contabilidad 12. Nota de contabilidad

• 12. Nota de contabilidad 12. Nota de contabilidad • Es el documento que se prepara Es el documento que se prepara

con el fin de registrar las con el fin de registrar las operaciones que no tienen un operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, de los asientos de corrección, ajustes y cierre.ajustes y cierre.

COTIZACIÓNCOTIZACIÓN 1/1/Es el medio mediante el cual los Es el medio mediante el cual los sujetos sujetos

obligadosobligados (empresarios y trabajadores) aportan (empresarios y trabajadores) aportan recursos económicos al sistema de la seguridad recursos económicos al sistema de la seguridad social.social.El órgano competente es la Tesorería General de la El órgano competente es la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) que tiene capacidad para Seguridad Social (TGSS) que tiene capacidad para imponer la obligación de cotizar. Son sujetos imponer la obligación de cotizar. Son sujetos pasivos, quienes soportan la obligación de cotizar -pasivos, quienes soportan la obligación de cotizar -empresarios y trabajadores incluidos en el campo empresarios y trabajadores incluidos en el campo de aplicación del Sistema-, en los términos y de aplicación del Sistema-, en los términos y condiciones determinados en la normativa para condiciones determinados en la normativa para cada uno de los regímenes de la Seguridad Social. cada uno de los regímenes de la Seguridad Social. Es nulo cualquier pacto o acuerdo individual o Es nulo cualquier pacto o acuerdo individual o colectivo por el cuál uno de los sujetos obligados colectivo por el cuál uno de los sujetos obligados asume a su cargo la obligación de pagar total o asume a su cargo la obligación de pagar total o parcialmente parcialmente la cuotala cuota o aportación a cargo de otro. o aportación a cargo de otro.

13. Comprobante diario de 13. Comprobante diario de contabilidadcontabilidad

Es un documento que debe elaborarse Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.justifiquen.Procedimiento contable Clasificación, Procedimiento contable Clasificación, análisis y codificación de los soportes análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de Preparación del comprobante diario de contabilidad.contabilidad.

orden de pedidoorden de pedido

La orden de pedido es el La orden de pedido es el documento escritodocumento escrito por el cual por el cual el vendedor y el consumidor manifiestan estar de el vendedor y el consumidor manifiestan estar de acuerdo sobre el objeto y el precio de la ventaacuerdo sobre el objeto y el precio de la venta, en , en aquellos casos en los que el objeto comprado no puede aquellos casos en los que el objeto comprado no puede entregarse inmediatamente.entregarse inmediatamente.

# Un acuerdo sobre estos dos elementos, el objeto y el # Un acuerdo sobre estos dos elementos, el objeto y el precio de la venta, es suficiente para que una venta exista precio de la venta, es suficiente para que una venta exista en el sentido jurídico. El hecho de que el pago y la entrega en el sentido jurídico. El hecho de que el pago y la entrega se produzcan más tarde no cambia nada. Por lo tanto, el se produzcan más tarde no cambia nada. Por lo tanto, el documento en el que consta la orden de pedido es una documento en el que consta la orden de pedido es una prueba de la venta realizadaprueba de la venta realizada

INFORME SALDOINFORME SALDO EN BANCOS EN BANCOS

El informe diario de operaciones es aquel que recopila en El informe diario de operaciones es aquel que recopila en forma clara y precisa las transacciones realizadas cada día forma clara y precisa las transacciones realizadas cada día en una empresa como son: ingresos, cheques girados, en una empresa como son: ingresos, cheques girados, compras al crédito y otros. Bayton, 1995, p. 93compras al crédito y otros. Bayton, 1995, p. 93

El informe diario de operaciones podrá estar dividido en las El informe diario de operaciones podrá estar dividido en las siguientes secciones principales: sección de ingresos y sus siguientes secciones principales: sección de ingresos y sus respectivos cargos y la sección de cheques girados y respectivos cargos y la sección de cheques girados y compras al crédito. Además secciones de control como compras al crédito. Además secciones de control como son: sección de control de inventario, sección de control de son: sección de control de inventario, sección de control de saldos de las cuentas, sección de observaciones y sección saldos de las cuentas, sección de observaciones y sección de fecha y de numero.de fecha y de numero.

Para facilitar la labor diaria de los informes, éstos podrán Para facilitar la labor diaria de los informes, éstos podrán ser agrupados en forma de libretas individuales para cada ser agrupados en forma de libretas individuales para cada mes; los que contienen un original y una copia mes; los que contienen un original y una copia desprendible para cada día. El original permanece desprendible para cada día. El original permanece archivada en la libreta y la copia se archivará en orden archivada en la libreta y la copia se archivará en orden cronológico; conjuntamente con los documentos que cronológico; conjuntamente con los documentos que sustentan la información registrada en cada sección.sustentan la información registrada en cada sección.

Todas las secciones tienen espacio para anotar la Todas las secciones tienen espacio para anotar la información del día y otro adicional para llevar el información del día y otro adicional para llevar el acumulado de cada renglón a la fecha. También existe acumulado de cada renglón a la fecha. También existe espacio para demostrar la exactitud de los débitos y espacio para demostrar la exactitud de los débitos y créditos de cada una de las secciones.créditos de cada una de las secciones.

CONCILIACION BANCARIACONCILIACION BANCARIA

La conciliación bancaria es un ejercicio por la cual se La conciliación bancaria es un ejercicio por la cual se comparan las partidas que aparecen en el estado de comparan las partidas que aparecen en el estado de

cuenta que recibe del banco con las partidas que tiene cuenta que recibe del banco con las partidas que tiene contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de

contabilidad. Por medio de ella puede asegurarse que contabilidad. Por medio de ella puede asegurarse que todas sus todas sus

operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados financieros. Y le permite determinar que el saldo de su financieros. Y le permite determinar que el saldo de su

cuenta según el banco sea correcto, detectando cualquier cuenta según el banco sea correcto, detectando cualquier error en forma oportuna para poder realizar las gestiones error en forma oportuna para poder realizar las gestiones

necesarias para corregirlo. necesarias para corregirlo.