Partner web portalSolución web que permite centralizar la recepción de

facturas electrónicas de clientes sin solución EDI

La expansión y globalización de la facturación electrónica conlleva un gran impacto en los mercados y sectores y, también, en los procesos administrativos por los que las empresas se rigen. Aunque el EDI se encuentra cada vez más extendido entre empresas de sectores como la distribución, la automoción, la sanidad o la logística, entre todos los clientes y proveedores de una empresa puede existir un número importante de empresas que no cuenten con soluciones de intercambio electrónico de datos. En este sentido, uno de los objetivos de las empresas en materia de transformación digital es la adopción de sistemas que les permitan comunicarse 100% electrónicamente con todos sus proveedores o clientes.

El hecho de tener a una parte de los proveedores integrados en un sistema automatizado y a una parte no integrada, puede crear desajustes y confusiones en la recepción de documentos y el tratamiento de esta información, puesto que obliga a las empresas a tener diferentes sistemas de recepción de facturas y a gestionar la información desde diversos canales. Esto plantea retos para las empresas que deseen incorporar a su comunidad de socios a su sistema EDI.

Por ello, surge la necesidad en muchas compañías de integrar la recepción de información comercial en sus sistemas de gestión, evitando el uso de métodos poco eficientes como el correo electrónico. Esta integración aportará múltiples ventajas y beneficios tanto a los emisores como a los receptores de la información, ya que el contenido llegará de manera segura, confidencial e íntegra a su destino.

Introducción

El partner web portal de EDICOM simplifica la gestión de cuentas a pagar, permitiendo la recepción de facturas electrónicas desde el 100% de sus clientes. Documentos legales validados conforme a la legislación vigente en cada país en el que opere, que se integrarán automáticamente en su

sistema de gestión.

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Solución web para la recepción de facturas electrónicas de clientes sin solución EDI

El Partner Web Portal de EDICOM tiene como objetivo centralizar la recepción de facturas electrónicas de todos aquellos proveedores sin solución EDI desde un sencillo formulario web e integrando todos los datos en el ERP de destino. Está dirigido a aquellos proveedores con un número medio o bajo de emisión de facturas, que les permita poder introducir los datos requeridos a través de un formulario web en nuestro portal.

La transmisión de los documentos se realizará de manera transparente para el destinatario, quien recibirá las facturas directamente en un formato estructurado para su integración en su sistema de gestión de cuentas a pagar. Para el emisor, el envío de los datos se realizará con todas las garantías de seguridad e inalterabilidad de los documentos, ya que el portal EDICOM implementa mecanismos de fiabilidad y confidencialidad que garantizan la integridad y autenticidad de las facturas generadas en los procesos de emisión y envío de los documentos electrónicos.

EDICOM Partner Web Portal implementa mecanismos de control que garantizan la correcta emisión de las facturas por parte de los proveedores conforme a las reglas de negocio del destinatario. Aspectos como la información mínima a facilitar en cada factura, el formato de los datos, etc., son tenidos en cuenta por la solución para garantizar la generación de documentos que puedan ser tramitados ágilmente por los departamentos de compras, lo que se traduce en una gestión de cuentas a pagar 100% electrónica, mucho más eficiente y rentable gracias a la reducción de tiempos, disminución de errores, etc.

¿A quién se dirige?

EDICOM Partner Web Portal es una solución creada para aquellas empresas que quieran automatizar la integración, en su gestión de cuentas a pagar, de todas aquellas facturas emitidas por proveedores sin las capacidades tecnológicas requeridas para la emisión de facturas electrónicas en formato estructurado.

El portal permite implementar un flujo bidireccional, siendo posible el envío previo de órdenes de compra a través de la solución a sus proveedores automáticamente desde el ERP. De este modo, las órdenes de compra actúan como documento base permitiendo al proveedor reutilizar la información originaria del pedido para emitir la factura final.

EDICOM Partner Web Portal puede implementar también funcionalidad para importar ficheros de estructurados tipo XML o CSV con el contenido de la factura. Esta funcionalidad puede ser de gran utilidad en aquellos lugares en los que es obligatorio utilizar un formato único de factura electrónico, tal y como ocurre en numerosos países de Latinoamérica.

La solución implementa mecanismos de validación sintáctica y semántica que verifican aspectos como la existencia de los datos mínimos requeridos, la adecuación de formatos, firmas o códigos de control fiscal a la legislación vigente en los distintos países en los que opera su empresa.

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Funcionamiento de la solución

Las órdenes de compra se publican en el portal directamente desde el ERP del cliente. El proveedor obtiene un usuario y password para acceder al portal y descarga el pedido.

Para emitir la factura, localiza el pedido gestionado y el portal genera una factura a partir de los datos contenidos en la orden de compra. En este paso, el proveedor podrá completar la información adicional requerida por el cliente.

EDICOM Partner Web Portal valida la estructura y contenido de la factura. En una segunda validación, el portal también valida la adecuación de firmas, certificados y códigos de control fiscal requeridos por cada legislación nacional en el que opera el cliente.

Las facturas que superan todas las validaciones son almacenadas con plenas garantías de integridad, seguridad y confidencialidad.

La factura se transforma en un documento estructurado adaptado al sistema de gestión interno del cliente y se envía de forma segura para su integración en el ERP del cliente.

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ORDERS

E-INVOICE

DATA MAPPINGDATA VALIDATIONDIGITAL SIGNATUREFISCAL CONTROLTAX DECLARATIONETC.

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Identificación de los documentos comerciales a intercambiar entre dos socios comerciales. Configuración de los formularios web de introducción de datos en base a los requerimientos de los destinatarios.

EDICOM es una compañía internacional con proyectos activos en más de 65 países gestionados desde 8 sedes permanentes en Europa, USA y Latinoamérica (una de las regiones más activas en el desarrollo de modelos de “Compliant einvoicing”).

Somos una compañía especializada en el desarrollo de soluciones de integración de datos que opera internacionalmente desde 1995.

EDICOM es autoridad de certificación para Europa y México, y cuenta con la experiencia y la tecnología necesaria para implementar los procesos de firma digital requeridos en la gran mayoría de sistemas de factura electrónica legal.

A través de EDICOM, acccederá a un servicio de soporte internacional disponible hasta en 7 idiomas y gestionado por personal cualificado y especializado en procesos de compliant einvoicing. Nuestro centro de soporte se organiza para ofrecer servicio en múltiples husos horarios, con posibilidad de servicio ininterrumpido 24x7.

Garantía de disponibilidad del servicio el 99’9% del tiempo conforme al SLA (Service Level Agreement) comprometido por EDICOM.

Aplicamos los procedimientos más rigurosos para garantizar la seguridad de todos sus documentos conforme a exigentes estándares de calidad:

ISO 27001 ISO 20000 ISAE 3402 THIER II DESING

Por qué elegir a

EDICOM es una multinacional especializada en facturación electrónica e intercambio electrónico de datos (EDI) con proyectos activos de integración de datos B2B2G en más de 65 países.

ir a www.edicomgroup.com

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