solicitud de cotizaciÓn - gobierno de...
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SOLICITUD DE
COTIZACIÓN
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1. Introducción
En el presente instructivo se explicará de forma detallada el procedimiento a seguir para
confeccionar, de manera electrónica, una Solicitud de Cotización (SC) a través del Sistema Único de
Administración Financiera (SUAF).
La SC cambiará de “Estados”, según la etapa del proceso en la que se encuentre. Los diferentes
estados de una SC son los que a continuación se detallan:
Generada.
Enviada Pendiente.
Anulada.
Enviada Finalizada.
Descartada.
Fallida.
Desistida.
Cerrada Parcial.
Cerrada.
Fracasada.
Desierta.
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1.1. Abreviaturas utilizadas
A continuación se detallan las abreviaturas utilizadas a lo largo del presente instructivo:
NP: Nota de pedido.
SC: Solicitud de cotización.
OC: Orden de compra.
AC: Área de Contrataciones.
2. Aspectos generales
2.1. Ingreso a SUAF
Para ingresar a SUAF, el usuario deberá ingresar la siguiente dirección web en un
navegador de internet (preferentemente Internet Explorer ®): http://suaf.cba.gov.ar/
SUAF solicitará un usuario y una contraseña1. Luego de completar dichos datos y hacer
clic en “Aceptar”, SUAF requerirá indicar el ejercicio sobre el cual se trabajará.
1 El usuario y contraseña deberá ser solicitado por el Director de Administración del Servicio Administrativo, mediante el FSR (Formulario de Solicitud de Roles), a la casilla [email protected].
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Una vez seleccionado el año de ejercicio desde el menú desplegable y aceptado el mismo, el
usuario habrá ingresado a la pantalla principal de SUAF. Cabe aclarar que sólo se podrán efectuar
transacciones en el ejercicio en curso, los demás se encuentran disponibles sólo a efectos de consulta.
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2.2. Botones comunes
Al ingresar a cualquiera de los diferentes módulos previstos en SUAF, el usuario tendrá
acceso a cinco botones:
A continuación, se realiza una breve descripción de cada una de las funciones de estos
botones.
Buscar:
El botón “Buscar” permite realizar consultas en el sistema de las diferentes transacciones
realizadas. Para ello, es necesario completar una serie de filtros mínimos de búsqueda, utilizando
los campos disponibles en cada caso.
Agregar:
El botón “Agregar” se utiliza para crear un nuevo documento (NP, SC, OC, etc.) según sea
el módulo en el cual se encuentre trabajando el usuario. Tener presente que deberá tener el rol
correspondiente para poder visualizarlo y utilizarlo.
Limpiar:
El botón “Limpiar” borra el contenido de todos los campos de la pantalla y vuelve la
búsqueda a cero para comenzar una nueva búsqueda.
Cancelar:
El botón “Cancelar” se utiliza para salir de un módulo y volver a la pantalla de inicio de
SUAF.
Excel:
El botón “Exportar” sirve para obtener una copia del resultado de una búsqueda en
formato de Excel.
2.3. Herramientas comunes
Existen herramientas que se encuentran disponibles para el usuario, comunes en todos
los módulos de SUAF. A continuación se realiza una descripción de cada una de ellas:
Búsqueda: Esta herramienta generalmente se encuentra ubicada al lado derecho de
un campo. Como su nombre lo indica, permite realizar una búsqueda de la información solicitada
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en el campo a completar. Al hacer clic sobre el ícono, el sistema llevará a una nueva pantalla donde podrá
incluir palabras de referencia (no se necesita conocer exactamente el nombre de lo que se está buscando).
Al hacer clic en el sistema arrojará una tabla con los resultados que mejor se ajustan a los criterios
de búsqueda indicados. Encontrada la opción a incluir deberá hacer clic sobre la tilde . De este modo,
volverá a la pantalla anterior y el campo quedará completo.
A continuación se presenta un ejemplo ilustrativo:
Borrar: Al igual que el caso anterior, esta herramienta se encuentra ubicada al lado derecho
de un campo. Se utiliza para eliminar el contenido que haya sido completado en el respectivo campo.
Calendario: Esta herramienta permite completar aquellos campos en los que se requiera una
fecha. Al hacer clic sobre el ícono, se desplegará un calendario en el cual podrá seleccionar la fecha
deseada. Es válido aclarar, que los campos de fechas podrán ser completados manualmente siempre que
se respete el formato de fecha dd/mm/aaaa.
Otra forma de usar esta herramienta es presionando la tecla “ENTER” en dicho campo.
Automáticamente, el campo tomará la fecha del día, la cual podrá ser modificada mediante las teclas ↑↓.
Menú desplegable (selección múltiple): Siempre que el usuario vea esta herramienta, podrá
completar el campo con las opciones que le brinda el menú. En este caso, se podrá seleccionar una o
varias opciones haciendo clic en las casillas de verificación.
Menú desplegable (selección única): Siempre que el usuario vea esta herramienta al costado
de un campo, significa que el mismo sólo podrá ser completado con una de las opciones disponibles
dentro del menú, haciendo clic en la opción seleccionada.
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Asterisco: Los campos indicados con asterisco son los campos mínimos y obligatorios
que deben ser completados para realizar una búsqueda.
3. Ingreso a Gestión de Cotización
Una vez ubicado en la pantalla principal de SUAF, el usuario podrá observar los diferentes
módulos disponibles sobre el panel izquierdo.
Para todas las cuestiones vinculadas a la gestión de compras, el usuario deberá posarse
con el puntero del mouse sobre el módulo “RUE” y en el menú desplegable, deberá seleccionar
con un clic la opción “COTIZACIÓN”.
De este modo, se abrirá la pantalla principal del módulo “Gestión de Cotización”,
denominada “Gestión de Cotización - Consulta de Cotización”, desde donde se gestionarán y
realizarán todas las operaciones vinculadas a la SC.
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4. Generación de una SC
Al momento de generar una SC el usuario tendrá dos alternativas, a saber:
1) Generar la SC desde cero.
2) Clonar una SC ya existente y modificarla según su necesidad.
A continuación, se analizará y explicará el procedimiento para generar una SC, según la alternativa
elegida por el usuario.
4.1 Generación de una SC desde cero.
Para generar una nueva SC, el usuario deberá hacer clic en , al pie de los filtros de
búsqueda de la pantalla “Gestión de Cotización – Consulta de Cotización”.
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Al hacer clic el sistema lo re direccionará a una nueva pantalla “Gestión de Cotización -
Generación de Cotización” y solicitará al usuario que complete las cuatro pestañas que se
enumeran a continuación:
A. Pliego de Especificaciones Técnicas.
B. Tipo de Contratación.
C. Pliego de Condiciones Generales y Particulares.
D. Proveedores Invitados.
A continuación, se describen cada una de las pestañas indicadas en la imagen anterior y
los campos que deberán completarse en cada una de ellas.
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4.1.1. Pestaña A: Pliego de Especificaciones Técnicas
En el Pliego de Especificaciones Técnicas se deberán incluir los ítems del Catálogo de Bienes y
Servicios que se desean adquirir. El usuario deberá tener en cuenta que cada ítem está asociado a un tipo
de letra. Dicha letra representa la modalidad de compra de dicho ítem.
A continuación se mencionan los procedimientos que se pueden aplicar según sea el tipo de letra:
• E: Indica que el ítem podrá ser contratado por cualquier procedimiento de selección
electrónico, excluido el procedimiento de Subasta Electrónica.
• A: Indica que el ítem podrá ser contratado por cualquier procedimiento de selección, sea
presencial o electrónico, excluido el procedimiento de Subasta Electrónica.
• S: Indica que el ítem podrá ser contratado por cualquier procedimiento de selección, sea
presencial o electrónico, incluido el procedimiento de Subasta Electrónica.
Es importante destacar que si en una SC hay más de un ítem y los mismos tienen diferentes tipos
de letras, al momento de seleccionar el “Tipo de Contratación” (en la Pestaña B), prevalecerá la letra que
abarque la menor cantidad de procedimientos.
A modo de ejemplo, en la imagen siguiente se pueden identificar los ítems “Monitor
multiparamétrico” con la letra A y “Monitor LED” con la letra S. Si ambos ítems formaran parte de una SC,
dado que la letra A abarca menos procedimientos que la letra S, es la letra A la que prevalecerá. Por lo
tanto, al momento de seleccionar (en la Pestaña B) el procedimiento a realizar, el usuario podrá optar por
cualquier procedimiento de selección, sea presencial o electrónico, excluido el procedimiento de Subasta
Electrónica.
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Tal como se observa en la imagen anterior, además de la clasificación de los ítems por
tipos de letras, el sistema nos informa si dichos ítems se encuentran comprendidos o no dentro
de un Convenio Marco (CM) para poder hacer uso del mismo. Para mayor información sobre CM,
se recomienda la lectura del Instructivo Ejecución de Convenios Marco.
A continuación se procede a explicar las opciones que prevé el sistema para incorporar ítems a
una SC, para lo cual el usuario podrá hacer uso de 3 herramientas, ya sea a través de:
1) Notas de Pedido generadas en SUAF en estado Autorizado.
2) Ítems para cotizar.
3) Ítems para clonar.
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4.1.1.1 Incorporación de ítems a la SC pertenecientes a una NP generada en SUAF en estado
Autorizado
Servicio Administrativo: Campo obligatorio. El usuario deberá seleccionar el servicio
administrativo que generará la SC.
Haciendo uso de los filtros de búsqueda, el usuario podrá identificar las NP y seleccionar aquellos
ítems a incluirse en la SC.
Rubro: El usuario podrá buscar los ítems de la NP en base al rubro al que pertenecen los
mismos.
Oficina Solicitante: El usuario podrá buscar los ítems de la NP en base a las oficinas
solicitantes habilitadas por el sistema.
Ítem: El usuario podrá buscar el ítem colocando el nombre o código de los bienes y/o servicios
incluidos en la NP.
Nro. Nota de Pedido: Podrá realizar la búsqueda de los ítems a través del número de la NP
autorizada.
Nro. Expediente: Podrá realizar la búsqueda de los ítems a través del número de expediente,
si corresponde.
Fecha de Generación de Nota de Pedido: También podrá buscar la NP con la fecha de
generación de la misma o bien, el periodo dentro del cual fue generado, completando los campos “Desde”
y “Hasta”.
Una vez completados los filtros necesarios, el usuario deberá hacer clic en el botón
Inmediatamente, el sistema arrojará el resultado de la búsqueda en la tabla “Resultado búsqueda ítems
NP-Autorizado/Habilitados”. El sistema mostrará, según los filtros que se completaron, aquellos ítems que
se encuentren habilitados para comprar. En el ejemplo de la imagen siguiente solamente se utilizó el filtro
Número de Nota de Pedido, obteniendo como resultado aquellos ítems pertenecientes a la NP 458.
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Para agregar los ítems de la NP en la SC el usuario deberá hacer clic en el casillero de la
última columna (colocando un tilde) y finalmente hacer clic en .
Una vez seleccionados y agregados los ítems que se desean cotizar, el usuario los
observará listados en la tabla “Edición ítems para el armado de Renglones”.
Se destaca que tal como se muestra en la siguiente imagen de pantalla, aquellos ítems de
la tabla “Resultado búsqueda ítems NP-Autorizado/Habilitados” que fueron seleccionados para
incluirse en la SC, estarán resaltados en color rojo y el tilde del casillero desaparecerá.
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Por cada ítem agregado a la tabla “Edición ítems para el armado de renglones” el sistema
habilitará tres acciones, ubicadas en la última columna.
A continuación se explican cada una de las acciones disponibles en la tabla “Edición de ítems para
el armado de renglones”:
Detalle: Como se observa en el siguiente print de pantalla, el usuario tendrá acceso al detalle
del ítem que se está por incluir en la SC. En ese momento no tendrá posibilidad de realizar modificación
alguna.
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Editar: El usuario accederá a los datos del ítem solicitado en la NP pero a diferencia
de la acción anterior, el usuario podrá modificar los siguientes datos:
Subsidio: Si los bienes o servicios objeto de la contratación fueran destinados a un
programa de subsidios y no afectaran un programa específico del servicio administrativo o área
solicitante, se deberá indicar esta situación haciendo clic sobre el casillero. Esto colocará una tilde
en el mismo y las partidas presupuestarias del Objeto del Gasto que se deberán seleccionar serán
acotadas a “6.000.000 - Transferencias para Erogaciones Corrientes y a la 1.000.0000 -
Transferencias para Erogaciones de Capital”.
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Objeto del Gasto: Si el usuario hubiese optado por tildar el campo “Subsidio”, ver lo
comentado anteriormente respecto al campo “Objeto del Gasto” en el punto “Subsidio”. En cambio, si
hubiese optado por no tildar el campo “Subsidio”, el campo “Objeto del Gasto” será completado
automáticamente por el sistema.
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Cantidad: En este campo el usuario podrá modificar las unidades del bien o servicio
solicitadas en la NP.
Importe Estimado Unitario: Se podrá detallar el importe unitario que el usuario
estime gastar en el ítem solicitado. A los efectos de consulta y referencia, al lado de este campo,
el sistema prevé la posibilidad de consultar el detalle de las últimas compras del bien o servicio
seleccionado. Posando el mouse sobre el ícono (sin hacer clic) se observará una tabla que
sintetiza las cantidades, el importe unitario, la fecha y los atributos y valores correspondientes a
las últimas cinco compras del ítem solicitado. En caso de que no haya datos para mostrar, figurará
la leyenda “SIN DATOS”.
Importe Futuro: En los casos de SC con Notas de Pedidos que contengan ítems con
importes futuros, al momento de confeccionar la SC el usuario deberá editar dichos ítems y
trasladar el Importe Futuro al Importe Actual. De este modo, el cotizador usará el valor total
incluyendo todos los ejercicios. (Ver instructivo “Anexo: Importe Futuro en la Solicitud de
Cotización”).
Especificaciones Técnicas: Campo de texto que permitirá incorporar otra
información relevante a los efectos de identificar el bien o servicio objeto de la contratación, en
el caso que se considere que los atributos y valores previstos no son suficientes.
Adjuntar Documento: Prevé la posibilidad de adjuntar documentación relevante, a
los efectos de precisar los requerimientos técnicos de la solicitud. Para ello deberá hacer clic en
el botón , luego buscar y seleccionar de la pantalla que se abre el documento que
desea adjuntar y finalmente, hacer clic en para que el documento quede anexado.
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Prestación Única?: Mediante un menú desplegable, el usuario podrá definir si se trata de
una prestación única o de ejecución continua.
Fecha de entrega o inicio de prestación: En este campo el usuario deberá indicar la fecha en
la que el proveedor efectuará la entrega del bien o iniciará la prestación del servicio. En caso de que se
trate de una prestación de ejecución continua, las fechas a ingresar corresponderán a la de inicio y fin de
la prestación.
Opción de prórroga: En este campo podrá definir si se proporcionará la opción a prórroga
del contrato.
Área técnica de consulta: En este campo se podrán agregar los datos de contacto para
cualquier tipo de consulta técnica.
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Autoridad de aplicación: Al igual que en el campo anterior, podrán agregarse los
datos de contacto de la autoridad de aplicación competente.
Una vez completos los campos editables, el usuario deberá hacer clic en para
que los mismos sean guardados y el ítem sea incluido en la NP. En caso contrario, si optara por que los
datos no se modifiquen, deberá hacer clic en .
IMPORTANTE: Al incluir ítems pertenecientes a una NP “Autorizada” en una SC, el estado de la NP seguirá
siendo “Autorizado”. En cambio, el estado de los ítems que componen esa NP incluidos en la SC cambiará
del estado “Habilitado” a “Inhabilitado”.
Eliminar: El usuario podrá eliminar de la SC un ítem incluido en la grilla “Solicitudes
Aceptadas” haciendo clic sobre este ícono. A partir de ese momento, el usuario no verá el ítem
en la SC.
4.1.1.2. Incorporación de ítems a la Solicitud de Cotización a través de la herramienta
“Ítems para Cotizar”
Como se mencionó anteriormente, otra forma de agregar ítems a una SC, es a través de
la de la herramienta “Ítems para cotizar”. La misma se encuentra en pantalla “Gestión de
Cotización – Generación de Cotización” al pie de la grilla “Edición ítems para el armado de
Renglones”.
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Lo primero que se debe hacer dentro de esta pantalla es completar el campo obligatorio “Servicio
Administrativo” y luego si podremos dirigirnos al pie de la grilla para la incorporación de ítems, tal como
se observa en las imágenes a continuación.
Al hacer clic en el botón de “Ítem Para Cotizar”, el sistema abrirá una pantalla en la que
podrá completar todos los datos del ítem que desea agregar:
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IMPORTANTE: Como se observa, el sistema alertará que el ítem que se carga no Reserva Crédito, si desea
realizar la correspondiente Reserva, se deberá confeccionar una Nota de Pedido.
Los campos a completar son iguales a los que se explicaron en la acción Editar del punto
“4.1.1.1 Agregar ítems a la SC desde una NP en estado autorizado”. A continuación, se detallan
aquellos campos que no se encontraban editables en el punto anterior.
Ítem: Se deberá indicar el bien o servicio a solicitar del catálogo de bienes y servicios
vigente. Una vez seleccionado el mismo, se habilitarán las opciones de “Atributos y Valores”
correspondientes al bien o servicio seleccionado, tal como se observa en el ejemplo siguiente:
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Oficina Solicitante: Deberá completarse con el detalle de la oficina que solicita el bien o
servicio según las opciones habilitadas por el sistema.
Si los campos “Cantidad” e “Importe Estimado Unitario” no se completan, al hacer clic en
el sistema impedirá que el usuario avance y hará un aviso en color rojo sobre la parte superior
de la pantalla, tal como se observa en la siguiente captura de pantalla.
Una vez completos los campos necesarios para identificar el ítem (bien o servicio), el usuario
deberá hacer clic en el botón y el ítem se incluirá en el listado “Edición ítems para el armado de
Renglones”. En caso de que no esté de acuerdo con incluir dicho ítem en la SC, podrá hacer clic en
y volverá a la pantalla anterior.
IMPORTANTE: Por cada ítem agregado en la sección “Edición ítems para el armado de Renglones”, el
sistema habilitará tres acciones ubicadas en la última columna ( , y ) tal como se explicó en el
punto “4.1.1.1 Agregar ítems a la SC desde una NP en estado autorizada”.
4.1.1.3. Incorporación de ítems a la Solicitud de Cotización a través de la herramienta “Ítem para
Clonar”
La tercera y última opción que prevé el sistema, es la posibilidad de incorporar ítems (bienes y/o
servicios) a la SC haciendo uso de la herramienta “Clonar”. La misma se encuentra al lado de la
herramienta “Ítem para Clonar”, tal como puede observarse en la siguiente captura de pantalla.
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Al hacer clic en el botón de “Ítem Para Clonar” el sistema abrirá una pantalla
como la que a continuación se muestra.
La misma exhibirá herramientas de búsqueda que permitirán identificar el o los ítems
(bienes y/o servicios) que se desean clonar: ítem a clonar, fecha de generación, Número de SC y
Número de OC.
Identificado el ítem (bien y/o servicio) a clonar, deberá hacer clic en la última columna de
la tabla de resultados, colocando un tilde en dicho ítem. Luego, el usuario deberá hacer clic en
. Si se desearan conocer los atributos y valores de los ítems, podrá hacerlo
posicionando el cursor sobre el ícono Detalle ( ), en esa misma pantalla.
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Al igual que en los dos casos anteriores, los ítems seleccionados se incluirán en “Edición ítems
ítems para el armado de Renglones”.
IMPORTANTE: Cuando se agregue el ítem en la sección “Edición ítems para el armado de Renglones”, por
defecto el sistema lo incorporará con la cantidad 1, el importe estimado unitario $0,00 y la Oficina
Solicitante vacía. Además, por cada ítem agregado el sistema habilitará tres acciones ubicadas en la última
columna, tal como se explicó en el punto “4.1.1.1 Agregar ítems a la SC desde una NP en estado
autorizado”.
4.1.1.4. Confección de Renglones
Para proceder a agrupar los ítems que se desean cotizar en Renglones, el usuario deberá
seleccionarlos de la sección “Edición ítems para el armado de Renglones”. Para esto deberá tildar con un
clic en el casillero ( ) correspondiente al ítem. Luego, el usuario deberá asignar un nombre al Renglón
en el campo “Nombre de Renglones” y finalmente hacer clic en .
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IMPORTANTE: El sistema no permitirá crear un renglón con ítems cuyo importe sea igual a $0,00,
mostrando un aviso al respecto.
Si no se incorporan items en esta pestaña, el sistema no habilitará la pestaña B: “Tipo de
Contratación”.
Cuando el usuario necesite incorporar ítems en un reglón existente, deberá seleccionarlos
de la tabla “Edición ítems para el armado de Renglones”, seleccionar el renglón de la tabla
“Renglones” y finalmente, deberá hacer clic en el botón . En la imagen siguiente se
puede observar, resaltado en rojo, donde deberá hacer clic el usuario para este fin.
En la captura de pantalla que sigue se puede observar como queda confeccionada la tabla
“Renglones”, una vez que el ítem se haya incluido en el renglón.
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Será necesario cargar, como mínimo, un ítem en esta sección para generar la SC. Para esto, el
usuario deberá hacer clic en el botón al pie de la pantalla. En ese momento, el sistema
informará con un cuadro de diálogo que la SC fue generada exitosamente y el número asignado a dicha
SC, tal como se observa en la siguiente pantalla.
IMPORTANTE: Recordar el número de SC para identificarla y continuar con la carga de datos de las demás
pestañas. De lo contrario, se podrá hacer uso de las demás herramientas de búsqueda disponibles para
filtrar y encontrar la SC que se creó.
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4.1.2. Pestaña B: Tipo de Contratación
Tal como se había mencionado en el Punto 4.1, para generar y enviar una SC el sistema
solicitará completar las 4 pestañas. La pestaña B corresponde al Tipo de Contratación que se
elegirá para adquirir los ítems seleccionados.
Como se puede observar en la imagen anterior, los campos que deberán completarse en
esta pestaña son:
Tipo de Contratación: En este campo, a través del menú desplegable y según los
límites estipulados en el artículo 11 de la Ley 10.155, el usuario deberá elegir el tipo de
contratación a realizar. En caso de seleccionar una “Contratación Directa por Naturaleza” se
habilitará un nuevo campo denominado Causa del cual se deberá seleccionar, a partir del menú
desplegable, la causa que justifica dicha contratación.
Observaciones: En este campo se podrá incluir cualquier tipo de comentario
relevante respecto al tipo de contratación.
Documentos Adjuntos: En este campo se podrá adjuntar toda documentación
relevante para la contratación (resoluciones, decretos, etc.). Para ello, el usuario deberá hacer clic
en y hacer clic en el botón para elegir el archivo que desea adjuntar y
finalmente, hacer clic en .
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Una vez ingresados los datos correspondientes, el usuario deberá hacer clic en el botón
para guardar los cambios realizados en la SC.
4.1.3. Pestaña C: Pliego de Condiciones Generales y Particulares
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En la pestaña C, el usuario deberá completar los campos con la información referida al
Pliego de Condiciones Generales y Particulares. La misma, posee 13 secciones que deben
completarse y se habilitarán según el tipo de contratación seleccionada en la pestaña B.
1. Datos Generales.
2. Aclaratorias/Consultas.
3. Garantías.
4. Presentación de Propuesta.
5. Acto de Apertura.
6. Proceso de Evaluación y Pre-adjudicación.
7. Impugnaciones.
8. Adjudicación.
9. Facturación.
10. Pago.
11. Para Contrataciones de Servicios.
12. Otras Observaciones.
13. Documentos Adjuntos.
14. Datos Licitación.
De la totalidad de los campos incluidos y según el tipo de procedimiento que se trate, sólo
aquellos indicados en color rojo y asterisco serán obligatorios. A continuación, se enumera y
describe por sección la información que debe ser completada en cada uno de los campos.
4.1.3.1. Datos Generales
Número de Expediente: En este campo deberá colocarse el número de expediente,
de existir, asociado a la contratación. No todas las contrataciones requerirán la confección de un
expediente.
Objeto de la Contratación: Éste campo dará la posibilidad de indicar el objeto de la
contratación en curso.
Domicilio a los Fines de Contratación: Se podrá indicar el domicilio exigido y domicilio
de referencia para todo el proceso de contratación.
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Jurisdicción: En este campo se deberá incluir cuál es la jurisdicción competente, atento a la
normativa vigente.
Régimen Legal: Se podrá indicar el régimen legal aplicable a la contratación en curso.
Adquisición de Pliegos: Si el tipo de contratación definida en la sección anterior fuera
licitación, en este campo se podrá incluir la información vinculada a la adquisición de los pliegos.
4.1.3.2. Aclaratoria / Consulta
Lugar de Consulta: En este campo se podrá indicar el lugar donde se realizarán las consultas
respecto a la contratación.
Fecha de Consulta: Es un campo obligatorio. En el mismo, deberá definirse la fecha límite
hasta la cual se podrán realizar consultas.
Referente para Contacto: En este campo se podrá indicar el nombre de la persona referente
para cursar las consultas.
Horario de Consulta: Campo obligatorio. En el mismo deberá indicarse la hora límite hasta la
que se podrán realizar consultas en la fecha fijada.
Observaciones: En este campo se podrá incluir cualquier otra nota o comentario aclaratorio.
4.1.3.3. Garantías
Formas de Garantías: En este campo se podrán dejar asentadas las formas de garantía
exigidas en la contratación.
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4.1.3.4. Presentación de Propuestas
Forma de Presentación: Se podrán indicar los requisitos para presentar las ofertas.
Por ejemplo, en sobre cerrado en la mesa de entrada del órgano contratante; o a través de la
cuenta del proveedor en ComprasPúblicas.
Lugar de Presentación: En este campo se podrá dejar asentado el domicilio o lugar
donde se deberán presentar las ofertas.
Fecha límite de Presentación: Campo habilitado y obligatorio en aquellos casos en
que no se trate de una contratación por subasta electrónica. En este campo se definirá la fecha
hasta la cual las ofertas deberán ser presentadas.
Fecha Subasta: Campo habilitado y obligatorio en el caso que se trate de una
contratación por subasta electrónica. Este campo se deberá completar con la fecha en la que se
llevará a cabo la misma.
Hora Límite de Presentación: Campo habilitado y obligatorio en caso que no se trate
de una contratación por subasta electrónica. En este campo se deberá dejar asentada la hora
límite, hasta la cual se aceptarán o recibirán las ofertas.
Hora Inicio Subasta: Campo habilitado y obligatorio en caso que se trate de una
contratación por subasta electrónica. El usuario deberá dejar asentada la hora de inicio de la
subasta.
Hora Finalización Subasta: Campo habilitado y obligatorio en caso que se trate de
una contratación por subasta electrónica. En este campo se deberá definir la hora límite, hasta la
cual se podrán realizar ofertas.
Margen Mínimo de Mejora: Campo habilitado y obligatorio en caso que se trate de
una contratación por subasta electrónica. En este campo se deberá indicar el porcentaje mínimo
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que deberán tener en cuenta los oferentes al momento de mejorar la oferta vigente, a los fines de que la
misma sea aceptada.
Plazo de Mantenimiento de Oferta: Campo obligatorio. Se deberá dejar sentado el plazo en
plazo en días por el que la oferta deberá ser mantenida.
Documentación a Presentar: En este campo se podrá indicar la documentación necesaria que
se deberá presentar al momento de realizar las ofertas.
Orden de la Documentación a Presentar: En este campo se podrá estipular el orden en que
deberá ser presentada la documentación solicitada.
Muestras: De corresponder, se podrán indicarlas características y condiciones que deben
cumplirse al momento de presentar las muestras.
Observaciones: En este campo se podrá agregar cualquier otro comentario u observación
vinculados a la sección.
4.1.3.5. Acto de Apertura
Esta sección no estará habilitada cuando se trate de una contratación por subasta electrónica.
Fecha del Acto de Apertura: De corresponder, se deberá indicar la fecha en la cual se llevará
el acto de apertura de sobres.
Hora del Acto de Apertura: Acorde a lo anteriormente mencionado, se deberá indicar la hora
en la que dicho acto se llevará a cabo.
Lugar del Acto de Apertura: De corresponder, el usuario deberá indicar el domicilio donde se
llevará a cabo el acto de apertura.
Comisión de Apertura y Pre-adjudicación: De corresponder, se deberán indicar los integrantes
de la comisión a cargo de la apertura de los sobres y de realizar los actos vinculados con la pre-
adjudicación.
Observaciones: En este campo se podrá agregar cualquier otro comentario u observación
vinculados a esta sección.
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4.1.3.6. Proceso de Evaluación y Pre-adjudicación
Causales de Rechazo de Ofertas: Se podrán dejar asentadas las causales por las cuales
una oferta no será aceptada.
Anuncio de la Pre-adjudicación: De corresponder, se podrá dejar asentado cómo será
el anuncio de la Pre-adjudicación de la contratación en curso.
Criterio de Selección: Este campo es obligatorio. Entre las opciones del menú
desplegable se deberá elegir si el criterio de selección será únicamente “Precio” o más de uno, es
decir “Otras”. En caso de seleccionar esta opción (“Otras”), se deberán elegir los criterios y
ponderar los mismos según lo establecido en el Decreto Reglamentario N° 305/2014.
Observaciones: En este campo se podrá introducir todo comentario aclaratorio
referido a la evaluación y pre-adjudicación.
4.1.3.7. Impugnaciones
Plazo para Impugnar: De ser necesario, se deberá establecer durante cuántos días
podrá impugnarse el acto de pre-adjudicación.
Observaciones: En este campo se podrá incluir cualquier comentario respecto a esta
sección.
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4.1.4.8. Adjudicación
Forma de Adjudicación: Campo obligatorio. Se deberá definir si la adjudicación se hará por
ítem o por renglón.
Criterio de Ampliación o Disminución: Campo obligatorio. Se deberá definir si el criterio de
ampliación/disminución del 20% que determina la ley se hará por ítem o por renglón.
Lugar de Entrega o Prestación: Campo obligatorio. Se deberá consignar el domicilio en el cual
se llevará a cabo la entrega de los bienes y/o la prestación de los servicios contratados.
Cesión?: Campo obligatorio. Se deberá determinar si se habilita o no la cesión del contrato
en base a las opciones del menú desplegable.
Re-determinación?: Campo obligatorio. Se deberá elegir si se aplicará alguna cláusula de re-
determinación de precios o no y de corresponder, adjuntar la estructura de costos.
Multas por Incumplimiento: En este campo el usuario tendrá la opción de describir las multas,
en caso de existir, por incumplimiento de alguna de las pautas contractuales.
Incumplimiento y Resolución: En este campo se tendrá por opción incluir las condiciones bajo
las cuales se dará por resuelto el contrato, o bien cuando el mismo podrá ser considerado como
incumplido.
Otras Responsabilidades: En este campo se incluirá la posibilidad de describir otro tipo de
responsabilidades que deberán ser asumidas con la contratación.
Otras Clausulas Adicionales: En este campo se podrá incluir cualquier otra clausula relevante
a la contratación.
Observaciones: En este campo se podrá incluir cualquier comentario adicional respecto a la
sección.
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4.1.3.9. Facturación
Forma de Facturación: Campo obligatorio. Se deberá detallar la forma en que se
requerirá que sean facturados los bienes y/o servicios contratados.
Facturación a Nombre de: Campo obligatorio. Se deberá indicar el nombre de
referencia a incluir en la factura.
Lugar de Entrega de la Factura: Campo obligatorio. Se deberá indicar el domicilio de
entrega de la documentación correspondiente a la factura.
4.1.3.10. Pago
Forma y Condiciones de Pago: Campo obligatorio. Se definirá el instrumento formal
de pago y el plazo en el cual el mismo se realizará.
Certificado Fiscal para el Pago: Campo obligatorio. Se recordará al beneficiario que
deberá contar con el Certificado Fiscal correspondiente para poder hacer efectivo su pago.
4.1.3.11. Para Contrataciones de Servicios
Obligaciones Laborales: En este campo se podrán incluir las obligaciones laborales
que el proveedor deberá cumplimentar.
Personal Afectado: En este campo se podrá hacer una descripción de los puestos o
personas afectados a la contratación.
Seguros y Leyes Sociales: En este campo se podrá detallar el conjunto de leyes y
seguros que regirán la contratación.
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4.1.3.12. Otras Observaciones
Observaciones: En este campo se dará la posibilidad de agregar cualquier otro tipo de
de comentario general, vinculado a la contratación.
4.1.3.13. Documentos Adjuntos
Doc. Adjuntos: En este campo se prevé la posibilidad de adjuntar documentos que ayuden a
aclarar cualquiera de los puntos incluidos en el pliego condiciones generales y particulares, según el tipo
de contratación que se trate. Para agregar un documento se deberá proceder como se describió en el
Punto 4.1.2 Pestaña B: Tipo de Contratación.
Finalmente, una vez ingresados todos datos correspondientes, se deberá hacer clic en el botón
para guardar los cambios realizados en la SC. De lo contrario, haciendo clic en se
volverá a la pantalla anterior y se perderá la información ingresada.
4.1.4. Pestaña D: Proveedores Invitados
Siguiendo lo mencionado en el Punto 4.1, para generar una SC el sistema solicitará completar 4
pestañas. Tal como se muestra en la pantalla siguiente, la cuarta pestaña a completar corresponde a los
Proveedores Invitados.
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Esta pestaña dispone de las herramientas necesarias para buscar y agregar los
proveedores que se invitarán. Para ello, se deberá hacer clic en . El sistema abrirá una
pantalla en la que el usuario podrá buscar al proveedor que se desea invitar por “Razón” o
“Numero de documento”.
Una vez identificado el proveedor que se desea invitar, el usuario deberá hacer clic sobre
la tilde ( ) ubicada en la última columna. Cada uno de los proveedores agregados se listará en
una tabla, al pie del resultado de la búsqueda: “Proveedores a Invitar”.
Si el usuario está de acuerdo con los proveedores que seleccionó, deberá hacer clic en
al pie del formulario.
El sistema volverá a la pantalla anterior (“Proveedores Invitados”) en donde se informará
el nombre o razón social del proveedor, su correo electrónico y una columna adicional con dos
acciones disponibles: “Agregar correo electrónico” ( ) y “Eliminar” ( ), tal como observamos
en la siguiente pantalla.
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Al hacer clic sobre el ícono ( ), el sistema accederá a una nueva pantalla. Como se indica en la
imagen de abajo, el usuario debe tener en cuenta que los mails que se ingresen manualmente serán
borrados cuando se envíe la invitación.
Una vez ingresada la dirección de correo electrónico del proveedor, deberá hacer clic en
. Tal como se indica en el mensaje de la imagen anterior, una vez enviada las invitaciones, el mail ingresado
manualmente se borrará.
Por otra parte, si el usuario deseara quitar un proveedor del listado de invitados, deberá hacer
clic sobre la segunda acción disponible: Eliminar ( ).
A su vez, se encuentra disponible la opción . Tildando el casillero, la SC será
publicada automáticamente en el portal de Compras Públicas. Para el caso de Subastas Electrónicas, el
campo ya viene tildado y deshabilitado para edición.
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Una vez ingresados todos los proveedores que se desean invitar, el usuario deberá grabar
dicha acción, haciendo clic en el botón :
4.2 Clonación de una SC existente
Esta herramienta permite generar una SC en base a una ya existente. Primero, el usuario
deberá buscar la SC existente que desea clonar mediante la herramienta de búsqueda (ver Punto
9. Buscar). Una vez identificada la misma, el usuario podrá clonarla haciendo clic en la función
Clonar ( ). Esta acción se encuentra ubicada en la última columna de la tabla de resultados de
búsqueda.
Al hacer clic en la función “Clonar” ( ), el sistema pedirá confirmar la generación de la
nueva SC, tal como se muestra en la siguiente imagen:
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Luego de hacer clic en el botón “Aceptar”, el sistema ingresará a la pantalla “Gestión de Cotización
- Generación de Cotizaciones”. Los ítems de la SC clonada se encuentran en la sección “Renglones”, tal
como se observa al final de la siguiente imagen:
Para modificar los ítems que se encuentren incluidos en un renglón de la SC clonada, en primer
lugar se deberá eliminar de la sección “Renglones” el ítem que se desea modificar o eliminar, haciendo
clic en la función eliminar ( ). También se puede optar por eliminar el renglón completo.
Como se observa en la siguiente captura de pantalla, al eliminar el ítem “Armarios” del Renglón
N° 1, el mismo subirá a la sección “Edición ítems para el armado de Renglones”. En dicha sección, tal como
se explicó anteriormente en este instructivo, se habilitarán tres funciones: Detalles ( ), Editar ( ) y
Eliminar ( ).
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Ya modificado y agregado el ítem en la sección “Renglones”, o eliminado de la sección
“Edición ítems para el armado de Renglones” el usuario deberá hacer clic en el botón a
fin de incorporar al sistema los cambios efectuados y generar la nueva SC. El sistema mostrará un
mensaje con el número asociado a esta nueva SC.
Una vez generada la SC, se deberán modificar y completar las pestañas B, C y D (haciendo
uso de la función editar), tal como se mencionó en el punto 4.1 “Generar la SC desde el momento
cero”.
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Al crear o clonar una SC, el sistema le asignará por defecto el estado “Generado”. Mientras se
encuentre en ese estado, las cuatro pestañas de la SC podrán ser editadas.
4.3 Funciones y Herramientas de una SC generada
Haciendo uso de las herramientas de búsqueda (ver punto 9. “Buscar”) la SC generada podrá ser
podrá ser identificada. En la imagen siguiente se expone una captura de pantalla con los filtros utilizados
para la búsqueda de la SC 713.
Sobre el margen derecho de la pantalla “Gestión de Cotización – Consulta de Cotización” el
usuario observará varios íconos. Cada uno representa una acción posible (según el usuario y/o rol
asignado, las acciones disponibles pueden diferir). A continuación, se describen cada una de las mismas.
Ver detalle: Al posar el puntero del mouse sobre el icono, el sistema ofrecerá información
sintética de la OC (bien, cantidad, importe y monto total). Además, si el usuario hace clic sobre el mismo,
se abrirá el detalle de la SC. Allí, el usuario podrá ver la información que contiene la misma pero no podrá
realizar modificación alguna. También se podrá ver el detalle de cada ítem, haciendo clic en . Ésta
función estará ubicada en la última columna de la pestaña “Pliego de Especificaciones Técnicas”.
Rol Asignar Usuario: Esta herramienta permite asignar un usuario a la SC, cabe destacar que
se trata de un rol específico, por lo cual será necesario solicitar dicho rol a la casilla de
Editar: Esta herramienta podrá ser visualizada y utilizada por quien tenga el rol
correspondiente. Haciendo uso de la misma, se podrá modificar o completar la información contenida en
la SC.
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Enviar Invitaciones: Permite enviar la invitación a cotizar a los proveedores que
fueron incluidos en la “Pestaña C” de la SC al momento de generarla o editarla.
Anular: Como su nombre lo indica, sirve para anular la SC que se encuentre en estado
“Generado”.
Clonar: Como se explicó anteriormente, esta herramienta se utiliza para generar una
SC en base a la información contenida en una SC existente.
Clonar Ejercicio Siguiente: Esta herramienta se utiliza para generar una nueva SC en
base a la información contenida en una SC existente, pero a diferencia de la acción anterior, en
este caso se clonará en el ejercicio siguiente al período en el cual estemos logueados.
Imprimir: Permite abrir y posteriormente imprimir distintos reportes. Al hacer clic
sobre este ícono, el sistema solicitará que seleccione el casillero correspondiente al reporte
requerido. Para confirmar la acción, el usuario deberá hacer clic en el botón “Imprimir”. Se abrirá
una pantalla nueva con el documento en formato PDF, el cual podrá visualizarse y también
imprimirse.
Preguntas: Esta herramienta permite responder las consultas realizadas por los
proveedores a través de su cuenta en ComprasPúblicas durante el plazo estipulado en las
condiciones de contratación. Al hacer clic en , el sistema abrirá la pantalla “Preguntas y
Respuestas”. Allí se podrán observar las preguntas realizadas por el oferente así como el campo
habilitado para responder dicha consulta.
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4.4 Anulación de una SC en estado Generado
El usuario podrá anular una SC cuando la misma se encuentre en estado “Generado”
únicamente. Si la SC contiene ítems vinculados a una NP generada en SUAF, se podrán observar
los cambios que se mencionan a continuación:
1. En la SC, su estado cambiará de “Generado” a “Anulado”.
2. En la NP, su estado no cambiará pero si lo hará el estado de los Ítems utilizados
en la SC mencionada previamente y también la leyenda de la columna “Solicitud de Cotización”.
Los ítems pasarán de “Inhabilitado/Autorizado” a “Habilitado/Autorizado”. Además, como esos
ítems ya no están vinculados a la SC, en la columna “Solicitud de Cotización” aparecerá “NO”.
En las siguientes capturas de pantalla se pueden observar un ejemplo de los cambios
mencionados en una SC y la NP que contiene ítems vinculados a la misma. A continuación podemos ver
cual es el estado, tanto de la SC 2015/000709 antes de ser anulada, como también de la correspondiente
NP 2015/000707 utilizada en esa cotización.
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Una vez que anulamos la SC, haciendo clic en el ícono ( ), se modificará el estado de
dicha SC, y por otro lado se estarán liberando los ítems de la NP que habían sido utilizados en esta
cotización. A continuación se muestran ambas pantallas.
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IMPORTANTE: Al anular una SC que incluya ítems que NO se encuentren vinculados a una NP, el sistema
los anulará también. Por consiguiente, solamente se podrán utilizar en una nueva SC los ítems que se
encuentran en la NP y se deberán agregar nuevamente (mediante las funciones ya explicadas) los ítems
que sean necesarios.
Continúa en Parte 2.