software infocaja 2.0
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Manual de sistema operativo para restaurantes.TRANSCRIPT
INFOCAJA 2.0
15 de Octubre de 2012
INDICE
INTRODUCCIÓN 1
INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN 2
DESCRIPCION Y CARACTERISTICAS DE INFOCAJA 2.0 6
Ingreso al sistema 6
Empleados 6
Formas de pago 8
Descuentos 8
Grupos de productos 9
Modificadores 10
Productos 10
Clientes 11
Categorías 11
Motivos de cancelación 12
Proceso de venta 12
Apertura de la mesa 13
Ingreso de la comanda 13
Cierre de la mesa 15
Pago de la mesa 16
Reportes 17
Cambio de turno 18
Todo control 19
Grupos de ingredientes 20
Unidades de medida 20
Ingredientes 22
Listas de ingredientes 22
Recetas 23
Almacenes 23
Almacenes de salida 24
Proveedores 24
Inventarios 25
Compras 25
GLOSARIO 28
CREDITOS 29
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INTRODUCCIÓN
Infocaja nació de la necesidad de los empresarios restauranteros de tener
un sistema útil, sencillo de usar, funcional y de un precio que es accesible a
cualquier giro de empresa que desee tener un control sobre su negocio.
Si no se tiene un cuidado para llevar un control en tus clientes,
mercancías, precios no se obtendrá la utilidad que se está buscando. Este
programa te ayuda a ganar en tu negocio contra la competencia manteniendo al
margen tus mermas y robos.
En la actualidad se ha dividido el negocio en varias áreas, donde no solo
se controla los ingresos, las compras, los inventarios de la empresa, se tiene
que tener un sistema administrativo integral para contar con la información que
se desee y sobre todo que este a la mano para tomar decisiones de manera
inmediata, por que el mercado así lo demanda.
Del por qué elegir este sistema en tu negocio, aquí vienen algunas ventajas:
Infocaja detecta un mal manejo, aunque se tenga autorización para
hacerlo como mesas eliminadas, productos cancelados ya impresos,
cortesías, cambios de forma de pago de efectivo por tarjeta etc.
Toma al instante decisiones como que producto es el que más se vende o
el producto que ya no está saliendo y debes de quitar de la carta, cual es
el mesero líder en ventas y cual no te sirve, que meseros están cobrando
la propina al cliente.
Ya que tenemos tus ingresos y también tus egresos podrás saber tu
resultado, cuanto estas realmente ganado, esta semana, este mes, por
cada producto, desde que abriste y en segundos.
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Es un sistema de cómputo muy evolucionado con la más alta tecnología, que
de compone de 3 partes principales:
1.- Punto de venta o caja touch screen para captura de meseros, caja de
captura rápida para cajero, caja de cover y modulo comandero.
2.- Sistema TodoControl de administración total, que permite la
administración eficiente de nuestro negocio con el mínimo de personal.
3.- Información en tiempo real e histórico en Internet, conoce el estado de tus
negocios al momento, observa y escucha por medio de cámaras a tu personal
ya tus clientes, entra a la computadora de tu cajero desde tu casa y graba todos
sus movimientos.
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INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN
Requisitos de hardware y equipo para el sistema
Para que el programa pueda operar de manera adecuada es necesario
que el equipo en el cual se va a instalar cuente con ciertos requisitos mínimos de
capacidad los cuales se enlistan a continuación:
Computadora servidor (Equipo donde se guardan las bases de datos del
sistema):
En aquellos lugares en que se utilice más de una computadora es
importante que se adapte una de estas para que opere como servidor, en
aquellos donde se utilice una única caja aplican los mismos requisitos ya que en
ambos casos sobre esta computadora es donde se instalan las bases de datos
donde se guarda la información. Al decir servidor a lo que nos referimos es a
que en ella se van a almacenar las bases de datos para ser alimentadas por las
demás computadoras periféricas así como por ella misma. Es por ello que
requiere tener propiedades un poco mejores en cuanto a capacidad para obtener
de esta un funcionamiento más eficiente.
Desde la computadora servidor se manda la información al servidor de
Internet, es crucial por ello que cuente con la conexión de Internet más eficiente
y con una mayor capacidad ya que de ella depende la velocidad a la cual operan
las demás computadoras que la alimentan.
Los requisitos son:
1) Windows XP con Service Pack 2.
2) Conexión a Internet de banda ancha:
De preferencia Infinitum, existen otras opciones sin embargo es importante
corroborar que permitan el acceso remoto ya que algunas compañías como
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Avantel no lo permiten lo cuál implica que no se puedan realizar asesorías y
resolución de problemas de forma inmediata y gratuita a través de este sistema.
3) Memoria Ram mínima de 1GB.
4) Pentium 4 en adelante.
5) Que utilice procesador Intel (Las computadoras ACER utilizan
CELERON que no es tan eficiente por lo cual no las recomendamos)
6) Que sean computadoras modernas.
7) Tiene que estar en red con impresoras y computadoras con que se
espera exista comunicación.
Puntos importantes a considerar:
1) Infocaja es una empresa especializada en Software, no es su campo ni
su negocio la venta y mantenimiento de equipos de hardware, por lo tanto es
importante aclarar que cualquier falla relacionada con estos, no es un asunto a
tratar con infocaja, sino con técnicos y especialistas en el campo del hardware.
2) Es importante considerar que los equipos deberán estar
apropiadamente conectados bajó una red que permita una comunicación
eficiente entre estos, que tengan un cableado adecuado así como fuentes de
poder confiables y que se encuentren lo más protegidos posibles ya que por el
tipo de ambiente en que se utilizan suelen ser muy vulnerables a accidentes.
Para poder comenzar cualquier instalación es un requisito que ya se cuente con
esta red y exista certeza de que funciona adecuadamente.
3) Existen impresoras que nos son compatibles con ciertos equipos, suele
deberse a la antigüedad de estos. Para poder comenzar con la instalación es un
requisito que exista certeza de esta compatibilidad antes de comenzar con la
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instalación y que se cuenten con pruebas de impresión que demuestren que los
equipos son compatibles entre sí y están correctamente instalados.
4) Los drivers de los equipos tanto de monitores touch-screen como
impresoras deberán de haber sido previamente instalados para poder comenzar
con la instalación.
5) Para el caso de operar con más de una computadora, las bases de
datos se encontrarán ubicadas en la computadora servidor por lo tanto para que
todas las computadoras periféricas puedan operar requieren que el servidor se
encuentre encendido antes de encender las demás computadoras y durante
todo el tiempo de su operación, de lo contrario las terminales enviarán un
mensaje diciendo que no pueden ver al servidor que no se quitará hasta que
este sea encendido.
6) Si se desea utilizar el sistema con huella digital, es muy importante que
nos contacten antes de realizar la compra del aparato biométrico lector de
huellas digitales, únicamente funciona con la marca digital persona no funciona
con ninguna otra marca, esto se debe a que por ser el más robusto y confiable
de los biométricos del mercado Infocaja creo aplicaciones especiales para ese
equipo en especial.
7) Debido a la conexión en red en que se encuentran las máquinas, es
muy importante que el firewall de Windows se encuentre apagado ya que de lo
contrarío no permitirá que la máquina que así lo tenga sea vista en la red
haciendo que las demás computadoras pierdan toda comunicación con esta. En
caso de ser la máquina servidor la que tiene el firewall activado las demás
computadoras no podrán ver las bases de datos ocasionando un error de
sistema semejante al que se genera cuando la computadora servidor se
encuentra apagada.
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8) La configuración de todas las máquinas donde se encuentre instalado
el sistema deberá incluir:
Idioma: Español México
Zona horaria: Guadalajara, Ciudad de México y Monterrey
Hora y fecha: Verificar que sea la correcta siempre y en todas las
máquinas
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DESCRIPCIÓN Y CARACTERISTICAS DE INFOCAJA
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Configuración inicial de infocaja
1) Ingreso al sistema:
Para ingresar al sistema hay que darle
doble clic al icono de Caja-->
Ingresar la contraseña-->
2) Empleados:
En esta pantalla daremos de alta a los empleados
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Del lado izquierdo vemos los usuarios que están registrados y del lado
derecho los campos del registro que tengamos seleccionado. Si queremos
modificar algún registro, únicamente lo seleccionamos del lado izquierdo y
cambiamos sus valores en el lado derecho. Después le damos clic al botón de
Grabar para que se apliquen los cambios.
Para asignar permisos al usuario nos podemos guiar el los perfiles
determinados por el sistema.
Para esto:
A) Asignamos un perfil
B) Damos clic a Permisos
C) Grabamos. Si queremos dar permisos especiales fuera del perfil
normal, podemos modificarlos en esta pantalla
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3) Formas de pago:
Aquí se definen las formas de pago que se aceptan y las comisiones que
pudieran generar cada una de ellas. La comisión se define en %.
4) Descuentos:
Aquí se agregan todos los descuentos que se requieren salgan en el
punto de venta al momento del cobro. Pueden definirse por monto o por
porcentaje.
5) G
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rupo de productos:
Aquí se definen la forma de agrupar los artículos al momento de ingresar
la comanda. Es importante esta parte porque de los grupos dependen los
reportes y la facilidad de los meseros para ingresar las órdenes de los clientes.
Ejemplo: Un grupo puede ser Pastas y dentro de estas puede haber Espagueti
Carbonara, Espagueti Boloñesa, Arroz, Espagueti a la crema, etc.
En esta parte también se define también el comportamiento del grupo en
varios aspectos:
A) Se define en que impresora se va a imprimir la orden. (Previamente
tienen que ser definidas por el técnico).
B) El grupo en la toma de comanda aparece ordenado de acuerdo a este
número. El orden es ascendente y no tiene que ser necesariamente consecutivo.
C) Color del grupo para resaltarlo y diferenciarlo de otros
D) Podemos elegir a qué horas y que días debe aparecer el grupo o no en
la toma de comanda. Esto es útil por ejemplo si queremos que los desayunos
sólo aparezcan antes de medio día o alguna promoción especial en ciertos días,
etc.
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6) Modificadores:
Los modificadores son aquellas modificaciones especiales que en
ocasiones el cliente pide y de las cuales queremos llevar el control. Puede o no,
tener un costo.
7) Productos:
Aquí definimos todos nuestros productos que vamos a poner a la venta.
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8) Clientes:
La opción de clientes permite llevar un registros de ellos para facturación
e incluso para guardar información personalizada en el campo de
Observaciones.
9) Categorías:
Aquí se definen las categorías que serán mostradas en la definición de
los productos en la parte de Categorías (ver PRODUCTOS). Estas categorías
sirven para una clasificación al momento de sacar reportes.
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10) Motivos de cancelación:
Cuando queramos cancelar una comanda o una mesa. El sistema nos
preguntará cuál fue el motivo. Es esta parte definimos todas las posibles
opciones por las cual necesitamos hacer dicha operación.
Proceso de venta
A continuación se dará un ejemplo gráfico de cómo realizar una venta, desde
la apertura de la mesa hasta el pago de la cuenta. Todas las opciones que
vamos a ver a continuación, se acceden desde la pantalla principal en la sección
de botones rápidos que se encuentran en la parte de debajo de la pantalla.
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1) Apertura de la mesa:
Aquí inicia el proceso de servicio al cliente. Ponemos el número de la mesa,
que puede ser el que nosotros queramos, siempre y cuando no exista una
abierta con el mismo número. Después ponemos el número de personas que
hay en la mesa.
Si el pedido es para llevar, se presiona el botón de la motocicleta y en
automático nos va a asignar un “número de mesa” que iniciará con la letra D.
Cuando estemos listos le damos el botón Aceptar.
2) Ingreso de comanda:
Para ingresar la comanda presionamos en el ícono de la mesa a la cual
deseamos agregar la orden. Se nos va a abrir la pantalla de captura de comanda
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Para ingresar la comanda:
A) Seleccionamos el grupo de productos (Ejemplo: Bebidas)
B) Seleccionamos el producto de todos los productos que nos aparecen
(Ejemplo: Cerveza)
C) Si le definimos modificadores a este producto, nos van a aparecer una
ventana con los mismos. En esta ventana hay un botón que dice ESPECIAL.
Aquí podemos poner alguna petición muy especial del cliente y que no este
dentro de las opciones que capturamos originalmente. Al seleccionar los
modificadores, solicitados. Le damos clic a Aceptar.
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D) Nuestro producto se va a ir al lado izquierdo, que es donde se enlista la
comanda. Repetimos el proceso hasta ingresar todas las solicitudes del cliente.
3) Cierre de mesa:
Cuando el cliente solicite la cuenta, cerrar la mesa. Para esto damos clic a la
mesa, y luego al botón “Cierre de Mesa”, a lo inmediatamente no aparece la
cuenta y ticket listo para imprimir
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4) Pago de mesa:
Para pagar la mesa, primero la seleccionamos, y presionamos el botón
“Paga Mesa”. Note que los productos de la comanda del lado izquierdo están en
color amarillo indicando que los productos ya fueron impresos en un ticket para
cobro.
Si el cliente quisiera ordenar alguna cosa mas, simplemente tenemos que
agregarlo a la comanda. El sistema en automático nos preguntará si deseamos
cancelar el ticket impreso a lo que contestaremos que “SI” y entonces la mesa
nuevamente queda abierta.
Al presionar cualquiera de las formas de pago, aparece una ventana en
donde debemos:
A) Capturar el monto que está pagando con esa forma de pago.
B) Capturar la propina en caso de existir.
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C) Presionar el botón de Aceptar Si no se presiona este botón y se da
ENTER, el sistema no lo entenderá como una aceptación del pago, sino que
modificará la cantidad del pago para saldar el 100% de la cuenta.
D) Si deseamos borrar una forma de pago que ya ingresamos la podemos
borrar con este botón podemos agregar varias formas de pago para saldar la
cuenta. En cuanto quede saldada y le demos aceptar a la venta principal de
pago el sistema nos preguntará si deseamos pagar la mesa, le indicamos que si,
y la mesa desaparecerá de la pantalla.
5) Reportes:
Antes de hacer el cierre del día podemos sacar reportes para saber cómo
se distribuyó la venta del día.
Estos son los reportes que podemos encontrar en la opción del menú
“Consultas”
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6) Cambio de turno:
Cuando queramos cambiar de cajero, debemos hacer un cambio de
turno. Esto es con la finalidad de llevar el control de cuánto dinero recibe cada
quien y quien debe responder por él.
El botón se encuentra en la parte de debajo de la pantalla y dice “Cambio
de Cajero”. Al presionarlo nos pedirá el nombre de la persona que entrega y el
nombre de la persona que recibe.
7) Cambio de turno:
Al terminar el día debemos realizar el “Fin de Día”. Con eso le indicamos
al sistema que el día terminó y limpiamos las cuentas para que no se acumulen
con las del día siguiente.
Note que una vez que realice esta operación todos los reportes quedarán
en ceros y no los volverá a poder consultar a menos que sea por el módulo
administrativo de TODO CONTROL, por lo que debe asegurarse de que ya sacó
toda su documentación necesaria para entregar a contabilidad, antes de realizar
el “Fin de día”
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Todo control
Todo control es el programa Administrativo de Infocaja. Con el podemos
costear y controlar nuestro inventario. Para ingresar a e incluso es un programa
diferente aunque la fuente de información es compartida.
Seleccionar el programa Todo control
Aparece pantalla principal
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Recorremos cada una de las opciones que tenemos en el botón de
“Inventarios”. Aquí nos aparece otra ventana divida en dos partes, de la cual
recorreremos cada una de las opciones de la izquierda a continuación.
I. Grupos de ingredientes:
Aquí definimos los grupos de ingredientes que van a contener nuestra
receta. Su función es facilitar la búsqueda de ingredientes a través de estas
agrupaciones. Una clasificación arriba de estos grupos es el Tipo de Grupo que
puede ser Alimentos, Bebidas u Otros.
II. Unidades de medida:
Probablemente esta sea la parte más importante y por ende más delicada
del sistema. Aquí determinamos las equivalencias entre las diferentes unidades
de medida. Es muy importante debido a que tiene un impacto directo en el
inventario.
Primero definimos nuestras unidades de medida
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En la ventana que aparece seleccionamos la otra unidad de medida (se
tuvo que haber dado de alta previamente) a la cual queremos convertir. Por
ejemplo en esta imagen, vemos que se selecciono Kilo en la y en la siguiente se
seleccionó Gramos, a lo que el sistema pregunta ¿Cuántos gramos caben en 1
Kilo?. Aquí ponemos la equivalencia numérica que en este caso sería 1000. (En
1 kilo hay 1000 gramos).
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III. Ingredientes:
Aquí se definen todos los ingredientes que conforman nuestras recetas.
Aparecen varias pestañas. En la pestaña “Generales” definimos el ingrediente, y
en que unidad de medida, se compra, almacena y se usa en la receta.
IV. Lista de ingredientes:
Podemos definir listas de ingredientes para facilitar nuestras compras. (Es
decir podemos definir una lista que se llame “Mercado” y cuando tengamos
planeado ir al mercado, podemos llamar a esta lista y nos traerá un sugerido de
compra de todos los productos que estén grabados en esa lista.
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V. Recetas:
Para definir la receta:
A) Seleccionamos el producto
B) Agregamos los ingredientes en la cantidad requerida
C) Si deseamos podemos agregar una foto del platillo terminado
D) Describimos la elaboración paso por paso
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VI. Almacenes:
Aquí definimos nuestros almacenes.
VII. Almacenes de salida:
Aquí definimos de qué almacén queremos que se descuenten el
inventario dependiendo del grupo, de la familia o de la caja en que venda un
producto
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VIII. Proveedores:
Catálogo de proveedores
IX. Inventarios:
Si le damos clic a botón de inventarios nos abrirá la ventana de
Inventarios físicos. Si queremos iniciar un inventario le damos a botón de
agregar lo que nos abrirá la siguiente ventana Aquí debemos:
A) Asignar un número al documento
B) Grabar el documento. Esto es necesario para que nos permita agregar
artículos
C) Agregar los artículos
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D) Si queremos podemos agregar una lista completa de artículos para
ahorrar tiempo de captura.
X. Compras:
Para realizar una compra, le damos clic al botón y en la pantalla que
aparece:
A) Seleccionamos proveedor
B) Ingresamos en número de documento y el tipo de documento (factura,
remisión, etc.)
C) Ingresamos los montos totales de la factura con su respectivo IVA
D) Grabamos el encabezado del documento para que nos permita
agregar artículos
E) Agregamos los artículos de la compra
F) Podemos seleccionar una lista de ingredientes para ahorrar tiempo
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G) Comprobamos que la diferencia entre lo capturado en el detalle y el
encabezado (C y E) sea igual a 0. De otra forma no nos va a permitir continuar.
H) Grabamos (D) y seleccionamos la forma de Pago.
En la forma de pago únicamente seleccionamos nuestro método de pago y
guardamos.
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GLOSARIO
Comanda: Cuenta o factura de un restaurante:
Drivers: Un Driver, o controlador, es un programa que controla un dispositivo.
Cada dispositivo, ya sea una impresora, un teclado, etc., debe tener un
programa controlador.
Hardware: Conjunto de unidades físicas, circuitos y dispositivos que
componen un sistema informático.
Mermas: Disminución de la cantidad o volumen de algo.
Proveedores: Se aplica a la empresa que se dedica a proveer o abastecer de
productos necesarios a una persona o empresa.
Software: Conjunto de programas que pueden ser ejecutados en un
ordenador.
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UNIVERSIDAD AUTONOMA DE SINALOA
UNIDAD ACADEMICA DE LAS CIENCIAS DE NUTRICION Y GASTRONOMIA
LICENCIATURA EN GASTRONOMIA
INFORMATICA APLICADA
INTEGRANTES DEL EQUIPO:
CALDERON LOPEZ FABIOLA
CARDENAS AGUILAR ANA LAURA
FAVELA QUINTERO JESSICA GUADALUPE
QUINTERO CONTRERAS DAVID
FECHA:
CULIACÁN SINALOA 14 OCTUBRE 2012