soft qs manual: qs wsegur 32 · plaza azteca local 4 • zaragoza teléfono 976 488 295 • fax 976...
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S O F T Q S
Manual: QS Wsegur 32
Soft QS Plaza Azteca local 4 • Zaragoza
Teléfono 976 488 295 • Fax 976 535 844
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Tabla de contenido INSTALACIÓN
Instalación desde CD ............................................................................... 7
Instalación desde Web............................................................................. 8
Instalación paso a paso............................................................................ 9
Instalación en red ................................................................................... 12
Compartir la carpeta WSegur32 del servidor ......................................... 12
Mapear unidad de red ............................................................................ 15
Personalización de campos ................................................................... 16
INTRODUCCIÓN A QS WSEGUR32
Introducción al programa........................................................................ 21
Empezar a trabajar con el programa. Consejos iniciales....................... 21
Descripción general................................................................................ 23
Menús e iconos ...................................................................................... 26
Menú fichero........................................................................................... 26
Menú Edición.......................................................................................... 39
Menú Buscar .......................................................................................... 40
Menú Utilidades...................................................................................... 41
Menú Herramientas................................................................................ 43
Menú Información................................................................................... 44
Iconos ..................................................................................................... 45
Teclas de Edición ................................................................................... 45
Otras teclas ............................................................................................ 48
Botones de acción rápida y otros botones ............................................. 48
PANTALLAS Y ACCIONES COMUNES A TODOS LOS FICHEROS
Formas de búsqueda ..............................................................................52
Grabar o dar de alta una ficha ................................................................53
Traspasar datos de una pantalla a otra ..................................................53
Listados y Etiquetas ................................................................................54
Etiquetas..................................................................................................59
Correspondencia .....................................................................................61
Ayuda de campos en pantalla .................................................................63
Marcador automático de teléfono............................................................63
Pantalla de Comentarios .........................................................................64
Pantalla Ver Fichero................................................................................65
FICHERO: RAMOS
Descripción del fichero ............................................................................67
Listado de ramos.....................................................................................69
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FICHERO: COMPAÑÍAS
Descripción del fichero ............................................................................72
Pantalla: General.....................................................................................73
Pantalla: Opciones de liquidación ...........................................................74
Procesos de compañías..........................................................................74
Comisiones de diversos ..........................................................................75
Extracto ...................................................................................................77
Liquidación ..............................................................................................78
Estadística...............................................................................................83
Gráficas ...................................................................................................84
Diario .......................................................................................................86
Exportación de liquidación para compañías ...........................................87
Liquidación automática de compañías....................................................88
FICHERO: AUXILIARES
Fichero de auxiliares ...............................................................................90
Procesos de fichero de auxiliares ...........................................................92
Comisiones de auxiliares ........................................................................92
Extracto ...................................................................................................94
Liquidación ..............................................................................................95
Estadística...............................................................................................100
Factura mensual......................................................................................101
Facturas...................................................................................................102
Facturación B ..........................................................................................103
FICHERO: CLIENTES
Fichero de clientes ..................................................................................105
Guardar o dar de alta un cliente..............................................................107
Procesos del fichero de clientes .............................................................108
Entregas a cuenta ..................................................................................108
Listado de domiciliaciones de clientes ....................................................108
Riesgos....................................................................................................109
Buscador .................................................................................................109
Listado de clientes...................................................................................110
Listado de pólizas de clientes .................................................................111
Informe entre fechas ...............................................................................112
Varios. Preparación de C1-C8 ................................................................113
Varios. Listado de cumpleaños de cliente...............................................118
Varios. Creación de una campaña..........................................................118
Varios. Actualización de importes ...........................................................125
Varios. Historial de un cliente..................................................................125
Varios. Pasa el nombre a tratamiento con el nombre por delante..........126
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Varios. Definir tipos de clientes...............................................................127
Varios. Información General de la Correduría / Agencia ........................128
Varios. Actualización de C1-C8 para siniestros ......................................129
Domiciliaciones Bancarias ......................................................................130
Riesgos....................................................................................................131
FICHERO: MASCARAS
Fichero de máscaras...............................................................................135
Creación de máscaras o solicitudes y pólizas tipo .................................135
Crear una máscara..................................................................................137
Utilizar una máscara................................................................................138
FICHERO: PÓLIZAS
Fichero de pólizas ...................................................................................140
Introducir datos de una póliza y de un cliente.........................................141
Descripción de pantallas. Datos de un cliente ........................................143
Descripción de pantallas. Datos de vehículos ........................................147
Descripción de pantallas. Datos de diversos ..........................................148
Procesos del fichero de pólizas ..............................................................150
Fichero de personas................................................................................150
Fichero de suplementos ..........................................................................151
Fichero de Posibles pólizas.....................................................................152
Pólizas. Entregas a cuenta ....................................................................152
Pólizas. Informe de pólizas .....................................................................153
Pólizas. Buscador....................................................................................154
Pólizas. Listado de primas pólizas ..........................................................154
Pólizas. Listado de producción ...............................................................155
Pólizas. Listado de pólizas relacionadas ................................................156
Pólizas. Varios.........................................................................................156
Pólizas. Varios. Revalorización de capitales...........................................157
Pólizas. Varios. Actualización de primas, totales y comisiones..............157
Pólizas. Varios. Desactivación de recibos de vencimientos ...................158
Pólizas. Varios. Activación de recibos de vencimientos .........................159
Pólizas. Varios. Copia de la póliza de la pantalla a propuesta ...............159
Pólizas. Varios. Listado oficial de pólizas y producción..........................159
Pólizas. Varios. Modificación de cargos en las pólizas...........................160
Pólizas. Varios. Inserción de pólizas de compañías y QsTaris ..............161
Pólizas. Varios. Listado a fichero Excel resumen de un año..................165
Pólizas. Varios. Listado de producción y cartera según el Real Decreto del
301/2004 .................................................................................................165
Pólizas. Varios. Información estadístico contable según el Real Decreto del
301/2004 .................................................................................................166
Pólizas. Varios. Información estadístico contable semestral ..................166
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Pólizas. Varios. Lista las domiciliaciones del cliente de la pantalla ........166
Pólizas. Varios. Historial de una póliza ...................................................167
Pólizas. Varios. Recupera documentos de la póliza histórica reemplazada al Gestor
Documental .............................................................................................167
Pólizas. Varios. Agencias Suscripción: Prima del recibo si están introducidas las
tasas ........................................................................................................168
Pólizas. Varios. Agencias Suscripción: Imprime la póliza.......................168
Pólizas. Varios. Analítica de pólizas / producción entre fechas..............169
Pólizas. Varios. Analítica de pólizas / días sin recibos en vigor .............170
Pólizas. Varios. Chequeo de pólizas desde fichero Excel ......................171
Pólizas. Varios. Actualiza número de personas de una póliza ...............172
Pólizas. Varios. Exportación fichero Excel de pólizas por Origen y
Compañías ..............................................................................................172
Pólizas. Varios. Información tipo DEC separa por Compañías ..............172
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INSTALACIÓN
DEL PROGRAMA
QS WSEGUR32
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Instalación desde CD La instalación del programa se efectúa desde el escritorio de Windows. Una vez dentro de Windows, introducir el CD y automáticamente arrancará el programa de instalación, con la siguiente pantalla:
Pinchando el botón “Instalación del programa QS Wsegur32”, comienza la instalación. En caso de que el CD no se ejecutara automáticamente:
1. Pulsar “Mi PC” 2. Seleccionamos la unidad que contenga el CD, y pulsando dos veces, arrancará el
programa.
Una vez pulsado el botón, comienza la instalación. Veáse página 4. Instalación paso a paso.
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Instalación desde Web Primero, iremos a la web de Soft Qs (www.softqs.com) y en la zona de descargas – Ver mas:
Descargamos el fichero en el escritorio, lo descomprimimos y pasamos a la instalación del programa.
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Instalación paso a paso 1.- Primera Pantalla: Da la bienvenida al programa
2.- Segunda pantalla: en la que se indica la ubicación o disco duro donde se desea instalar el programa. Por defecto lo instalará en la unidad C:\WSegur32
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3.- Tercera pantalla: Opción de poder modificar el nombre con el que aparecerá en el menú de inicio de los programas. Por defecto será QS WSegur32 .
4.- Cuarta Pantalla: muestra que el programa ya está listo para instalarse.
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5.- Quinta Pantalla : muestra el proceso de instalación. Cuando termine, se activará el botón “Siguiente”, que habrá que pulsar para pasar a la siguiente pantalla.
6.- Sexta Pantalla : Indica que el proceso de instalación ha terminado.
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Instalación en red Pasos a seguir:
1. Instalar el programa en el servidor. 2. Compartir esa carpeta en el servidor. 3. Instalar en cada uno de los puestos el programa. 4. Mapear una unidad de red en cada uno de los puestos que se vayan a conectar al
servidor para usar el programa de seguros.
Compartir la carpeta WSegur32 del servidor
Para poder compartir la carpeta WSegur32 del servidor, tenemos que pulsar con el botón derecho sobre ella:
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Escogemos el menú “Propiedades”, vamos a la pestaña “Compartir”:
Pulsamos sobre el botón “Permisos”, y comprobamos que el usuario “Todos” tiene control total sobre la carpeta:
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En caso de que el usuario “Todos” no este en este listado, pulsamos el botón de “Agregar” y lo buscaremos:
Una vez tengamos el usuario, le daremos control total sobre la carpeta. Iremos a la pestaña de “Seguridad”:
Si no aparece el usuario “Todos”, repetiremos el mismo proceso anterior para agregarlo al listado.
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Le daremos al usuario “Todos” control total sobre la carpeta. Aceptamos los cambios. Ya tenemos la carpeta WSegur32 compartida en el equipo
Servidor.
Mapear una Unidad de Red
Desde el icono de Mis Sitios de Red pinchamos sobre él con el botón derecho, apareciendo el siguiente menú, seleccionando la opción Conectar a unidad de red
Una vez seleccionada esta opción, aparecerá la siguiente ventana:
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En Unidad aparecerá una letra por defecto, se puede desplegar y seleccionar una unidad cualquiera que esté libre.
Ahora se debe elegir la ruta donde está el Servidor, para ello se pulsa el botón “Examinar”.
Entonces se abrirá una ventana donde aparecerán todos los equipos pertenecientes a la
red de trabajo. Se deberá buscar el PC perteneciente al servidor, y en el la carpeta que contenga a la
carpeta Wsegur32, normalmente será C: y pulsar el botón “Aceptar”. Aparecerá la pantalla anterior en la que debe pulsarse el botón finalizar para terminar el
proceso. Al finalizar este proceso, al pulsar sobre el icono MiPc , nos aparecerá un apartado más
de Unidades de Red , donde nos aparecerá la unidad creada con la letra designada. Al tener ya una unidad mapeada al servidor, ahora se procede a crear la red para el
programa. Se ha de instalar el programa de QS en cada puesto, y a la hora de elegir una
ubicación, hemos de seleccionar la letra designada del servidor, como se ha visto anteriormente.
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Por ejemplo, si el servidor en mi PC tiene designada la letra ‘E’, a la hora de elegir la ubicación, se deberá de seleccionar esta unidad.
Personalización de campos Para acceder a la pantalla de personalización de campos, es necesario pulsar con el botón derecho del ratón sobre el título o nombre del campo al que queremos acceder. Esta pantalla permite varias opciones:
- Renombrar campos - Dar color al título y al contenido del campo - Dar un valor por defecto - Ocultar campos - El número máximo de caracteres a teclear. - Indicar si el campo lo quieres de tipo fecha o de texto. - Si es un campo de fecha que ponga automáticamente la fecha del día. - Podemos indicar el nombre de usuario al pasar sobre el campo - Saltar campos
Estas opciones funcionan de la siguiente forma:
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Renombrar campos Esta opción permite adaptar los campos a las necesidades del usuario, personalizándolos con los valores que le interesan. Hay algunos que no se utilizan y otros que harían falta y no están. A estos que no se usan, se les puede dar un nuevo valor o título. Forma de renombrar un campo: 1. Pinchar con el botón derecho del ratón en el nombre del campo que se quiere cambiar el título y se abrirá la ventana de personalización de campos. 2. En la zona de nombre de campo, están los campos de Nombre inicial, en el que está el nombre del campo que se ha señalado (el original del programa), y nombre opcional, que es donde se tiene que introducir el nuevo nombre a asignar al campo. 3. Pulsar “Aceptar ” y cuando se vuelva a la pantalla ya estará modificado el nombre del campo. Colores al título y al contenido del campo Da colores al nombre y al contenido de cualquier campo. Forma de dar color:
1. Al pinchar “Título ”, aparece la paleta de colores donde se puede seleccionar el que se quiere que aparezca en el título del campo.
2. Al pinchar ”Contenido ”, aparece la paleta de colores donde se puede seleccionar el que se quiere que aparezca en el contenido del campo.
3. Pulsar “Aceptar ” y cuando se vuelva a la pantalla ya estará modificado el nombre del campo.
Valor por defecto Hay campos en los que casi siempre se completa con la misma palabra. Para evitar teclearla siempre, esta opción permite simplificarlo, introduciendo un guión en el campo, que será sustituido por el valor dado. Forma de hacerlo: En el campo de Valor por defecto que se quiere personalizar, se escribirá la palabra que se suele introducir con mayor frecuencia en ese campo y se pulsa “Aceptar ”. Posteriormente, cuando se quiera completar ese campo con ese valor, solamente habrá que introducir un guión – seguido de <Enter>, para que automáticamente sea sustituido por el asignado. Campo oculto - Control + O Activando esta opción, no se visualizan en pantalla los datos introducidos en el campo seleccionado. A veces puede darse el caso de que los clientes puedan ver la pantalla de datos del ordenador y no interesa que conozcan información como comisiones del mediador y del colaborador, porcentajes, etc. Para evitar esto, ocultando el campo, los datos introducidos no aparecen. Solamente poniendo el cursor del ratón encima se pueden visualizar. Si se quieren hacer de nuevo visibles, simplemente desactivar esta opción: volver a pulsar <Control + O> o activar la opción menú Fichero, opción Configuración, Ver campos ocultos.
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Saltar campo Hay campos que no se completan y no es necesario que se detenga el cursor en ellos cuando se introducen datos y así ahorrar tiempo; al activar esta opción pasará directamente al siguiente campo. Nº máximo de caracteres a teclear Los campos tienen un nº máximo de caracteres a teclear que no pueden aumentarse. Lo que si se puede hacer es limitar el máximo de caracteres a introducir. Lista En esta opción de la personalización de campos definimos valores fijos para rellenar un campo. Ejemplo: Sexo (MA o FE), Lunas (Excluido o Incluido)… La ventaja es que no hay que teclearlos cada vez que se rellena una ficha, simplemente elegir una opción de la lista y así es copiada directamente en el campo.
Escribimos la opción y se pulsa hasta que hayamos definido todos los valores. Una vez personalizados los campos deseados en la ficha cambiaremos a otra ficha y volveremos a la personalizada para que se apliquen los cambios. En el campo que se ha personalizado, a la derecha de este aparecerá el icono, que pulsaremos para desplegar la lista definida.
Si se pulsa la opción “Forzar la introducción desde la lista” , sólo se podrá elegir las opciones definidas en la lista. Pinchando “Iniciales ”, se vuelven a poner los valores iniciales del programa. Pinchando “Cancelar ”, no modifica nada en caso de haber introducido algún dato.
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INTRODUCCIÓN
AL PROGRAMA
QS WSEGUR32
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Iniciación al programa El programa consta de varios ficheros que son los que se utilizan para la gestión: clientes, propuestas, pólizas, compañías, colaboradores... y de procesos relacionados con estos ficheros: listados, correspondencia, remesas bancarias, inserciones de cartera, liquidaciones, revisiones siniestros... El uso del ratón se hace imprescindible, pudiendo seguir manejando las teclas que se usaban inicialmente en la versión QS MSDOS y posteriormente en la versión Windows, QS WSegur, anterior a QS WSegur 32.
Al pinchar / / / se entra en el programa y se presenta la pantalla inicial (durante el tiempo que tarda en cargar el programa), con el anagrama de QS Wsegur y de esta pantalla pasa directamente al programa de gestión de seguros, situándose en su pantalla de clientes, pudiendo trabajar ya en el fichero de clientes, modificando, grabando nuevas fichas, etc., y acceder al resto del programa.
Empezar a trabajar: Consejos iniciales
1. Se aconseja leer atentamente todo el manual, practicando a la vez con el programa. Es la única forma de sacarle rendimiento al programa QS WSegur 32, conocer a fondo todas las posibilidades que ofrece y a la vez familiarizarse con el manejo de pantallas, teclas, ficheros y procesos.
2. Guardar los discos de instalación y personalizac ión del programa . Es su
herramienta de trabajo. Es muy posible tenerlo que utilizar en futuras ocasiones.
3. Se recomienda escribir todo con mayúsculas. Al ser informáticamente diferentes los nombres “Juan” y “JUAN”, escribir con mayúsculas evita que, al buscar datos de los que no se recuerda si había caracteres en mayúsculas o minúsculas, haya que hacerlo de las dos formas con la consiguiente pérdida de tiempo.
4. En nombres y/o apellidos compuestos (José Luis), independiente de escribirlos con
mayúsculas, se tendrá en cuenta si están separados por guiones o se abrevia alguno de los nombres. Siempre se seguirá el mismo criterio.
5. Lo mismo ocurre con los teléfonos o campos numéricos. Separarlos siempre de la
misma forma, por puntos, comas o sin separación.
6. El DNI hay que introducirlo seguido, sin espacios y sin la letra del NIF; el programa calculará de forma automática la letra del NIF y separará con puntos la cifra.
7. En los campos de teléfono o móvil, independientemente de cómo se introduzcan hay
que separar uno de otro por una barra inclinada “ / ”.
Ej.: 976.22.22.22/976.33.33.33, para que posteriormente los reconozca el marcador automático.
8. Primero se dan de alta las compañías . El número de compañía es correlativo y lo da
el ordenador.
9. Posteriormente se dan de alta los ramos/subramos /productos . La codificación de estos puede ser numérica o alfabética. Se recomienda crear una codificación propia, independiente de la compañía, que hará mucho más cómodo el trabajo con listados. Esta fórmula evita confusiones cuando dos compañías utilicen la misma clave para
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clasificar dos ramos diferentes. Además, a la hora de pedir un listado o una estadística, utilizando una sola clave se obtienen agrupadas las primas de un mismo ramo.
Es aconsejable emplear claves de letras en vez de números y éstas, que sean fáciles de recordar asociándolas con lo que representan; es más fácil recordar MU para decir multirriesgo que un número. El ramo podría ser HO de hogar; VI para vida; AU para autos... Ej.: esta puede ser una lista de los ramos definidos.
10. Seguidamente se introducen los colaboradores , en el caso que se trabaje con ellos.
11. Las comisiones se pueden dejar para una segunda fase de trabajo.
12. Los números de pólizas, se aconseja introducirlos seguidos y sin puntos o guiones, lo que facilitará su búsqueda posterior.
13. La introducción de recibos se puede posponer hasta que se introduzcan todas las
pólizas. En este caso, una vez grabada la póliza cuando aparezca el recibo, pulsar <Esc> para su anulación. Estos se introducirán según vayan llegando de cartera.
NOTA IMPORTANTE: El programa sólo permite 10 ficheros abiertos. Al ir abriendo ficheros (el número de ellos que se van abriendo se ve en la ventana informativa inferior), una vez que no se utilizan es importante ir cerrándolos, ya que no tienen ninguna utilidad y el tener demasiados abiertos puede dar lugar a errores. En la ventana de fichas abiertas de la barra de estado inferior, cuando hay 4 o 5 ficheros abiertos, avisa poniendo Ficha: 5 en amarillo en la parte inferior de la ventana. Al abrir el fichero 6 aparece una ventana informando de que ya son suficientes ficheros para trabajar. A partir de la ficha 6 el comentario de la parte inferior de la ventana aparecerá en rojo.
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Descripción general del programa
Todas las pantallas del programa de Gestión son similares, y constan de las mismas partes:
- En la parte superior de la pantalla aparecen tres barras diferentes, situadas una sobre otra, con distintas funciones. - La parte central es el área de trabajo. En ella, en la parte lateral derecha, están las solapas que pasan de una pantalla a otra en los ficheros. - En la parte inferior también se encuentran unos botones de acceso a los ficheros.
Barra de título
Situada a lo largo de la parte superior de la pantalla, aparecen los siguientes datos:
1.- Describe el nombre de la empresa que ha realizado el programa 2.- El nombre de la empresa que utiliza el programa. 3.- El nombre del usuario que ha iniciado el programa. 4.- Número de fichas abiertas y fichero que aparece en la pantalla. 5.- Botones de minimizar, maximizar y salir.
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Barra de menús
Situada inmediatamente debajo de la barra de Título; es una fila de palabras o comandos que al hacer clic con el ratón sobre una de ellas, abre un menú que muestra diferentes opciones para elegir. Para cancelar el menú, simplemente pulsando la tecla <Esc> o pinchando con el ratón fuera del menú.
Barra de iconos
Esta primera barra de iconos está situada detrás de la barra de menús. Muestra accesos a aplicaciones del programa que no tienen porque estar relacionadas con ninguna ficha ni datos del programa. Las aplicaciones a las que podemos acceder desde aquí son: la calculadora, el listín telefónico, procesador de textos, calendario, copias de seguridad, CRM, acceso a gestión documental y navegador web.
Está situada bajo la barra de menús. Está representada por botones o iconos que facilitan la ejecución rápida de los comandos más frecuentes.
Haciendo clic con el ratón sobre estos botones, ejecutan, de forma inmediata, la acción que representan o dan paso a procesos generales.
Las acciones que se pueden realizar a través de esta barra de herramientas, también se pueden hacer a través de la barra de menús superior, aunque al hacerlo a través de estos iconos resulta más rápido.
Esta barra se usa únicamente con el ratón y, además, manteniendo unos segundos el puntero sobre los iconos, aparece una leyenda informativa sobre su función.
Área de trabajo
Es la zona central de la pantalla y donde el usuario trabaja con los diferentes ficheros del programa de seguros, contabilidad, textos, agenda, etc.
Botones de acción rápida
En la parte inferior central hay dos filas de “botones” con diferentes nombres:
- La fila superior , generalmente son ficheros de uso más frecuente con relación al fichero que está en pantalla, y pinchando con el ratón se abren (también a través de los botones de Ir a otros ficheros). Si se pinchan directamente estos botones, con el pulsador izquierdo del ratón, se abre un segundo fichero sin cerrar el que se está trabajando. Aparece entonces, el botón de “Volver”, en lugar de “Salir” que es el que aparece habitualmente cuando solo hay un fichero abierto.
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Con este botón, una vez hecha la consulta, se vuelve al fichero anterior y a los datos que se estaban manejando. Es la misma función que el icono de Abre otra ventana para un fichero
A veces, junto al botón “Volver” aparece el de “Traspasar”, que sirve, como su nombre indica, para traspasar datos desde un fichero a otro. Estos botones se explican más adelante. Si se pinchan los botones de fichero de la fila superior, pero con el pulsador derecho del ratón, se pasa a un segundo fichero, pero sin posibilidad de vuelta al anterior; o sea, se cierra el fichero inicial dejando todos los datos y abre uno nuevo. Es la misma función que el icono
Cambia la ventana a otro fichero . La fila inferior corresponde a procesos o funciones relacionadas con el fichero en que se está. Al pasar de un fichero a otro con el icono de Abrir otro fichero sin cerrar el anterior o pinchando directamente los botones inferiores de acción rápida con botón izquierdo del ratón, con intención de consultar, dar de alta, modificar, etc., y después, volver al que se estaba inicialmente. Estas opciones permiten pasar a otro fichero y dejar abierto el que se está trabajando, manteniendo los datos en la pantalla. Los botones que aparecen son:
- “Volver” una vez terminada la consulta en otro fichero, pinchando este botón se vuelve al que se estaba inicialmente.
- “Traspasar”: para traspasar datos de un fichero a otro (de una pantalla a otra).
Este botón solo aparece cuando se está en un segundo fichero que está relacionado con el anterior; por ejemplo: pólizas con clientes, se traspasan los datos comunes del cliente a la póliza... Traspasa datos, graba y vuelve a la pantalla inicial.
Si solamente está un sólo fichero abierto, está el botón “Salir” , para salir a la pantalla inicial de QS WSegur 32.
Barra de estado
Situada a lo largo del borde inferior de la pantalla. Es una barra informativa con pequeñas ventanas, que muestra información sobre lo que ocurre en el área central de trabajo de la pantalla.
- Fecha actual: siempre coge la del sistema - Hora actual: siempre coge la del sistema. - Mayús. / Núm / Ins.: Informa si están activadas las correspondientes opciones del
teclado de mayúsculas, teclado numérico o inserción, poniendo el texto de la ventana en negrita o desactivado.
- Modificación: esta palabra aparece junto con el icono de disco, únicamente, si la ficha estaba grabada anteriormente y se busca para consultarla, modificarla o traspasar datos a otra pantalla. Si se está introduciendo una ficha nueva, no aparece.
- Comentarios: Aparece activada y con el icono, sólo en el caso de que la ficha de la pantalla tenga grabados comentarios.
- Nº de Ficheros que se encuentran abiertos; pondrá, Ficha1, Ficha 2... - Sonido: En caso de que las fichas se le haya grabado algún mensaje de voz,
pinchando sobre esta ventana se puede activar o desactivar la escucha de la grabación al abrir la ficha, poniéndose en blanco o negro según se haya seleccionado.
- Salir: Botón para cerrar el programa.
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Menús, iconos y teclado Menú Fichero
Comando Teclado Uso Cambiar (*¹) May + F1 Al pinchar este icono, cierra el fichero anterior y se sitúa
en uno nuevo por lo que los datos anteriores, si no se habían grabado se pierden. Es un cambio sin vuelta.
Abrir otro fichero (*¹)
May +F2 Muestra otro fichero dejando abierto el anterior, lo que permite posteriormente volver y mantener los datos con los que se estaba trabajando. Ver Traspasar datos de una pantalla a otra
*¹ El fichero donde se está, se comprueba en la barra superior de título, donde aparece su nombre. El número de fichas abiertas aparece en una ventana de la barra inferior de estado. Comando Uso Listados y Etiquetas
Permite hacer listados y etiquetas totalmente personalizados, listando únicamente los datos que interesan. Ver Listados personalizados
Correspondencia Permite enviar cartas personalizadas con los datos de un cliente o a varios clientes que cumplan las condiciones deseadas. Ver correspondencia
Ultima carta directa Imprime la última carta que se ha configurado en “Correspondencia” al cliente que se encuentra en pantalla
Etiqueta Permite imprimir etiquetas para sobres usando impresoras especiales de etiquetas o imprimir sobres desde una impresora adecuada. Ver Etiquetas
Etiqueta directa Imprime una etiqueta de la ficha en pantalla según la ultima configuración guardada de “Etiquetas”.
SMS (*²) Permite enviar mensajes a móviles al igual que las cartas de correspondencia
*² Para activar esta opción es necesario ponerse en contacto con nosotros y contratar paquetes de mensajes con las empresas con las que trabajamos que son las compatibles con el programa.
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Configuración Permite predeterminar la configuración del aspecto de la pantalla (colores del fondo, campos, visión 3 dimensiones, tamaño de la ventana Windows), así como otras opciones, activar sonido grabado (multimedia), ver símbolo No Fumar... Para activar las opciones basta pinchar sobre el círculo de la opción y cuando está con un aspa roja se activa.
Las opciones que ofrece son: Comando Uso Visión 3D Se ven los campos con un efecto visual en 3 dimensiones. Ver campos ocultos Marcar esta opción hará que se oculten o vuelvan a
aparecer los campos marcados como campos ocultos. Ver campos ocultos.
Ver ayudas Al pasar el cursor del ratón por los campos, aparece una leyenda informativa sobre la información a introducir en cada campo.
Ver símbolo de No Fumar Este símbolo se puede poner en cualquier lugar de la pantalla arrastrando con el ratón. Está la posibilidad de poner en la pantalla de trabajo un símbolo de No Fumar.
Tamaño de la Ventana de QS WSegur
Tamaño y posición de la ventana. Para mantener esa configuración hay que grabar después de la selección.
Activar registro de correspondencia
Las cartas enviadas a los clientes quedan registradas en la pantalla de comentarios del fichero desde el que se imprime, indicando fecha y nombre de la carta enviada.
Trabajar rápido sin consultas Esta opción sirve para ganar velocidad en la búsqueda de fichas, ya que no realiza consultas internas en el programa.
En los contadores no usar letras para siguiente
En caso de utilizar letras para los contadores, no aparecerán éstas en una nueva ficha.
En los contadores utilizar el año
Los contadores de todas las fichas comenzarán por el año en vigor.
Activar cubo de basura El cubo de basura se queda activado para registrar todas las fichas que se eliminan o envían a actuales/históricos.
Activar histórico de cambios Con está opción indicará en la pestaña de comentarios de cada una de las fichas las diferentes modificaciones que se han realizado en esa ficha.
Edición no activa Esta opción no permitirá guardar ningún cambio en ninguna ficha.
Activar registro de SMS En comentarios en la ficha donde se envíe un SMS, quedará reflejado que usuario ha enviado el sms, la fecha y la hora.
Los diferentes botones permiten personalizar los colores de la pantalla del programa, desde el color de fondo hasta el color y fuente de la letra.
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Si se ha realizado alguna modificación en la configuración hacer clic en “Grabar” para guardar los cambios. En algunos casos será necesario cerrar y volver a abrir el programa para ver los cambios. El botón ir a configuración especial nos permite realizar configuraciones más específicas de cada ficha. En la pestaña de “Configuración General”: Comando Uso Activar control de borrado de pólizas
Si activamos este control, podemos marcar las pólizas borradas por cada usuario y saber el día y el motivo de la anulación.
Poner ceros previos en el DNI y quitar puntos
Si marcamos esta opción, no pone por defecto los puntos en el DNI, y en el caso de ser un DNI de 9 dígitos, le añade un 0 por delante.
En la pestaña de “Configuración Clientes”:
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Comando Uso Guardar modificaciones en comentarios
Todos los cambios, modificaciones y envíos de carta y sms quedan registrados en la pestaña de comentarios de clientes.
Ruta del fichero de clientes Es una modificación especial para que se pueda compartir una misma base de datos de clientes en 2 Qs. Antes de poner nada aquí, por favor, contacte con alguno de nuestros técnicos.
En la pestaña de “Configuración Pólizas”: Comando Uso Guardar modificaciones en comentarios
Todos los cambios, modificaciones y envíos de carta y sms quedan registrados en la pestaña de comentarios de pólizas.
Longitud de ramo Desde aquí podemos personalizar cuantos dígitos queremos que tenga el ramo. (Por defecto es 2)
Longitud de subramo Desde aquí podemos personalizar cuantos dígitos queremos que tenga el subramo. (Por defecto es 2)
En la pestaña de “Configuración Recibos”:
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Comando Uso Guardar modificaciones en comentarios
Todos los cambios, modificaciones y envíos de carta y sms quedan registrados en la pestaña de comentarios de recibos.
Hacer que la fecha de emisión sea la de introducción de recibo
Podemos indicar que la fecha de emisión del recibo coincida con la fecha de grabación del mismo.
Anchura de columna de últimos recibos
En el grid de la ficha de recibos, podemos indicar el tamaño de las columnas de los datos a visualizar de los recibos anteriores *. (Si no queremos visualizar una columna, le indicaremos 0) * El orden de las columnas es el siguiente: Fecha, Estado, Prima, Total, A Cobrar, Comisión.
En la pestaña de “Configuración Siniestros”: Comando Uso Guardar modificaciones en comentarios
Todos los cambios, modificaciones y envíos de carta y sms quedan registrados en la pestaña de comentarios de siniestros.
Pasar las notas del siniestro a comentarios automáticamente
Cada nota creada en el siniestro se guarda en la pestaña de comentarios de ese siniestros.
Configuración QsIntegración Veáse Manual QsIntegración.
Usuarios Permite limitar el acceso a los diferentes usuarios del programa QS WSegur. Para acceder a esta opción pide una clave de acceso, que introducida correctamente da paso a la pantalla de usuarios.
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En la pestaña de “Valores de configuración”:
CAMPO SIGNIFICADO Clave de entrada Clave que utilizará el usuario para acceder a programa. Nombre de usuario Donde se define el nombre del usuario del programa. Número de usuario Número que se asigna al usuario y que tiene que ser diferente
en cada uno de ellos. Este número es el que se utilizará para diferenciar las anotaciones personalizadas de la agenda y alarma; también, será el que se refleja cuando, al pedir información de la ficha de la pantalla (Utilidades / Información ficha de la pantalla), dice qué usuario ha hecho las últimas modificaciones de cada ficha. Consta de 3 dígitos.
Letra inicial en contadores
La letra con la que empezarán todos los contadores automáticos (Números de registro, claves...). En el caso de varias oficinas, se puede asignar a cada una de ellas una letra inicial, lo que permitiría diferenciar los clientes de una y de otra al unificarlos.
Clave para borrar Clave que solicitara el programa a ese usuario cada vez que quiera borrar una ficha con el cubo de basura.
Usuario con borrado NO activo
Este usuario no podrá borrar, solo podrá enviar las fichas de actuales a históricos y viceversa, pero no borrarlas.
Log de seguimiento del usuario
Con esta marca se genera un control de seguimiento y controla las fichas que ha visualizado, modificado, listado…
Envío SMS Permite al usuario enviar o no mensajes de texto a través del programa.
Renovar password cada nº días
Indica cada cuantos días tiene que renovar el usuario la password.
Fecha última renovación password
Indica la fecha en el que el usuario ha renovado el password por última vez.
Intentos de acceso fallidos (máx. 3)
Número de intentos que tiene un usuario para acceder al programa.
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En la pestaña de “Filtros generales”: CAMPO SIGNIFICADO Ver solo orígenes (separados por comas)
Este usuario solo podrá ver los datos que tengan en origen escrito los números o letras aquí indicados
Ver solo colaboradores (separados por comas)
Este usuario solo podrá ver los datos que tenga ese colaborador.
En la pestaña de “Acceso a tablas”:
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Forma de definir los accesos:
En esta pantalla hay una línea superior, correspondiente a los títulos de las columnas, donde define el tipo de acceso, el acceso a los botones inferiores, campos no accesibles y condiciones de acceso. Debajo de Fichero , en filas, está el nombre de todos los ficheros del programa y las casillas en blanco que le siguen harán referencia a sus títulos superiores. Si las casillas se dejan en blanco quiere decir que el usuario tiene acceso a esa función, si pinchamos sobre la casilla aparecerá “No” lo que quiere decir que no tendrá permisos para realizar esa función.
• Acceso: Se define si el usuario tiene acceso o no. • Grabar: Permite grabar o no nuevas fichas en ese fichero. • Modificar: Permite modificar o no fichas ya grabadas en el fichero. • Borrar: Permite borrar o no fichas ya grabadas. • Cartas: Permite o no enviar cartas a clientes. • Lis. Pan: Permite o no ver listados por pantalla. • Lis. Imp: Permite o no imprimir listados. • Comen: Permite o no acceder a los comentarios de las fichas. • Contac: Permite o no acceder a la solapa contactos de las fichas. • Docum: Permite o no acceder a la gestión documental. • B4 – B16: Son las columnas correspondientes a los botones inferiores de cambio de
fichero y procesos, que están en todas las pantallas. Estos botones limitan la entrada a los diferentes procesos del programa. De igual forma, si se deja en blanco permite el acceso, y poniendo NO, no deja ejecutar los procesos.
• Campos no accesibles: Dentro de cada fichero, al cual tienen acceso los usuarios, es posible limitar el acceso a diferentes campos, no permitiendo introducir datos en ellos. Al pinchar este botón aparece una ventana donde hay que definir los campos, separados por comas, a los cuales se quiere restringir el acceso. Estos números de campos son los que están en la pantalla de listados y etiquetas de cada fichero, donde, al lado de cada campo pone, entre paréntesis, el número que le corresponde.
• Condición de acceso: Para establecer condiciones que no permitan ver ni grabar las fichas que cumplan esas condiciones.
Una vez definida la limitación de accesos, se graba con el botón Grabar . Es posible modificar siempre que se quiera esta configuración, y siempre hay que volver a grabar después de cada modificación.
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En la pestaña de “Acceso a procesos”: CAMPO SIGNIFICADO Desactivar botón modificación para ficha nueva
Con está opción marcada, no permite al usuario generar una ficha nueva desde el botón de modificación.
Desactivar importaciones de ficheros.
Con esta opción marcada, no permite importar ficheros de Excel a Qs.
Desactivar herramientas varias
No permite al usuario acceder al menú de Herramientas varias.
Quita Modificación
Ctrl + F2 Opción muy útil a la hora de tener que introducir una ficha con datos prácticamente iguales a otra que ya está introducida, principalmente en clientes, bancos... Por ejemplo, introducir tres clientes que son hermanos y viven en el mismo domicilio; en este caso los datos serían prácticamente iguales, excepto el nombre y algunas fechas.
COMO USAR “QUITA MODIFICACION”
1. Introducir la ficha y grabarla, en caso de que no lo esté. Comprobar él último número de clave que correspondería, para dar de alta la siguiente nueva ficha y anotarlo en un papel, o comprobarlo en la pantalla de Ver Fichero.
2. Al ir a introducir otra ficha con los mismos datos, buscar la que ya está con las teclas
de búsqueda y presentarla en pantalla. 3. Borrar el número de clave y poner el número que corresponda como nuevo cliente,
según se ha comprobado anteriormente.
4. Pinchar con el ratón la palabra “Modifi.” de la barra de estado, situada en la parte inferior de la pantalla.
5. Aparece una ventana donde pregunta “Quitar Modificación: S/N”, para confirmar la
continuación del proceso respondemos “S” y pulsar “Aceptar”.
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6. Al contestar S, aparece la misma ficha del cliente pero con el botón desactivado, por lo que es una ficha nueva (ya que no está en modificación).
7. Completar los datos no comunes.
8. Grabar esta ficha, ya nueva, como de costumbre. Al pulsar “Grabar” el programa
indicará que ya existe una ficha con esa Clave, y que le asignará otro número, que por defecto será el último número correlativo, que es el número que se aconseja dejar.
Los comentarios introducidos en la ficha inicial se traspasan a la nueva ficha. Las domiciliaciones no se traspasan de una ficha a otra. En caso de no borrar el antiguo número de clave, al intentar grabar, sería intentar duplicar un número de clave, o sea dos fichas con el mismo número, por lo que dará mensaje de error y no lo grabará. En la pestaña de “Horarios agenda”: CAMPO SIGNIFICADO Ver solo sus tareas Relativo al programa “Gestor de Tareas”, módulo que no va
incluido en este programa de gestión. Hora de entrada y salida por la mañana (hhmm)
Horario para la agenda de entrada y salida de la oficina por la mañana.
Hora de entrada y salida por la tarde (hhmm)
Horario para la agenda de entrada y salida de la oficina por la tarde.
Intervalo de horario (mm) Indicaremos el intervalo de minutos en el cual queremos dividir las horas (por defecto 30).
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En la pestaña de “SQL”: Reservado para versiones SQL. En la pestaña de “Copiar valores”: CAMPO SIGNIFICADO Copiar valores Esta opción permite, una vez creados todos los usuarios del
programa, copiar la configuración del usuario que acabamos de personalizar en otro.
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BOTONES USO Ver usuarios Al pinchar este botón, aparece la lista de todos los usuarios definidos.
Pinchando cualquiera de ellos aparece su configuración en pantalla. Graba usuario Una vez definido el usuario y sus accesos, graba la configuración. Borra usuario Borra un usuario, previamente buscado y visualizado en pantalla.
Usuarios chequeo LOG Permite controlar los procesos que ha realizado un usuario y/o qué usuarios han visualizado o modificado una ficha en concreto. Para acceder a esta opción pide una clave de acceso, que introducida correctamente da paso a la pantalla de chequeo de log. Chequeo Usuarios conectados Desde esta ventana podemos controlar que usuarios tienen abierto el programa. Es una buena comprobación antes de actualizar el programa, por ejemplo.
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Copias de seguridad Podemos realizar copias de seguridad desde el programa (estas copias NUNCA pueden sustituir la realización de copias completas y externas de la oficina). Seleccionaremos la ubicación donde realizar la copia (se recomienda realizar este tipo de copias en equipos que no sean el servidor, para que, en caso de que falle este, disponer de una copia en la oficina). Picharemos sobre el día en que nos encontremos y comenzará a realizar la copia.
NO PUEDE HABER NINGÚN USUARIO CONECTADO, SOLO EL US UARIO QUE VA A
REALIZAR LA COPIA DE SEGURIDAD.
Al finalizar el proceso, el programa se cerrará automáticamente. En caso de modificar el destino de la copia, por favor, compruebe que el directorio exista. También puede pedir información sobre nuestro programa de copias de seguridad automáticas QsBackup 2.0 Ir a textos Accede directamente a QSWText, procesador de textos del programa. Ver QSWTEXT. Ir a agenda Accede directamente a la agenda del programa. Ver Agenda. Salir Sale de la pantalla del programa al escritorio de Windows, es decir, se cierra el programa.
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Menú Edición
Comando Teclado Uso Cortar Ctrl + X Opción similar a Copiar, pero la información seleccionada
con Cortar se elimina del campo de origen y posteriormente se pega en otro campo.
Copiar Ctrl + C Almacena la información de un campo completo en la memoria, para posteriormente hacer copias del mismo en otro sitio con la opción de Pegar.
Pegar Ctrl + P Traslada la información almacenada anteriormente con la opción de Copiar, al campo donde está situado el cursor.
Mayúsculas Ctrl + RePág Cambia el texto de un campo a mayúsculas. No es necesario seleccionarlo previamente.
Nuevo Esc Limpia la pantalla, preparándola para dar de alta una ficha nueva. Aparece el nuevo número de clave que corresponda.
Comando Teclado Uso Grabar y nuevo Grabar y quedar Grabar y seguir Grabar y volver
Ver Grabar o dar de alta una ficha
Borrar F3 Elimina del fichero la ficha de la pantalla, pidiendo siempre confirmación. Al intentar borrar una póliza, un siniestro, un recibo o un cliente, da la posibilidad de traspasarlo a históricos o posibles clientes según sea el caso. Al intentar borrar una ficha de posibles o históricos existe la posibilidad inversa, la de incorporarlos a ficheros actuales.
Borra comentario Word
Pantalla Anterior F7 Pasa a la pantalla anterior.
Pantalla Siguiente
F8 Paso a la pantalla siguiente.
Comentarios F9 Paso a la pantalla “Comentarios” Ver Comentarios
Ver Fichero
Paso a la pantalla “Ver fichero” Ver “Ver fichero”
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Oculta datos Ctrl+O Al activar esta casilla o con la combinación de las dos teclas se ocultan, automáticamente, todos los campos definidos como ocultos y, en la pantalla de recibos, los datos de las comisiones para evitar que las vea un cliente que está delante de la pantalla. Estando ocultos, si se sitúa el cursor sobre algún campo oculto, los datos se pueden ven. Volviendo a pulsar Control+O se vuelven a hacer visibles.
Ver ayudas
Al situar el puntero del ratón encima de algún campo, en unos dos segundos, aparece una leyenda informativa señalando los datos que se deben de introducir en cada campo.
Visión 3D
Los campos de los ficheros aparecen con un efecto visual en 3 Dimensiones. Para esta opción se recomienda tener una resolución de pantalla superior a 640x840
Menú Buscar – Ver Formas de Búsqueda
NOTA: Es importante seguir siempre el mismo criterio a la hora de introducir datos, nombres, teléfonos, números,... para después, a la hora de realizar búsquedas, sea mucho más fácil, rápido y efectivo.
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Menú Utilidades
Utilidad Uso Imprime pantalla Saca por impresora la pantalla de trabajo, únicamente el área
de trabajo, sin barras de menús, ni iconos ni barra de estado Imprime Pantalla 2 Saca por impresora la pantalla de trabajo incluidas barras de
menús, iconos, barra de título, barra de estado. Información Sistema Muestra en pantalla propiedades sobre el fichero en el que se
encuentra. Las propiedades son las siguientes:
• Directorio de trabajo: Directorio donde está el programa
• Tamaño del programa: Tamaño del programa • Fecha del programa: Fecha de la última versión del
programa. • Nombre Fichero: Designación informática del fichero • Número de fichas: Número de fichas grabadas que
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tiene el fichero. • Tamaño del Fichero: Longitud en Kb del fichero.
Información ficha pantalla Muestra propiedades sobre la ficha que está en pantalla, quién
la modificó por última vez y con qué fecha. • Creada ó modificada: Fecha en la cual se creó y/o
modificó la ficha de la pantalla. • Hora: Hora de la última modificación. • Usuario: Usuario que modificó la ficha por última vez.
Frases clave Opción mediante la cual se pueden crear unos códigos
reducidos para sustituir luego por un texto más largo. Esto facilita el trabajo a la hora de escribir o introducir datos.
Ejemplo : La localidad “La Almunia de Doña Godina“ se puede abreviar para no tener escribir todo. Se quiere simplificar y sustituirla por la clave L. 1. Pinchar Utilidades/Frases clave. 2. En el campo de Clave escribir L y, en Frase, el texto a abreviar, en este caso La Almunia de Doña Godina. 3. Grabar.
Siempre que se vaya a utilizar una Frase Clave es i mprescindible poner primero “-“ (guión) y después la clave. Al crearla no se pone e l guión. Localidades Escribe la población y la provincia al introducir el código postal;
y escribe el código postal y la provincia al introducir la población. Para ello hay que definir los códigos junto con las poblaciones y las provincias.
Forma de hacerlo:
1. Pinchar Utilidades/Localidades. 2. Completar los campos de D.P. y su correspondiente Localidad. 3. Definir la provincia escribiendo los dos primeros dígitos y la población escribiendo los 5 dígitos. De esta manera al escribir el D.P. de la Población pondrá automáticamente la Provincia.
NOTA: El programa verifica que la introducción de códigos postales no sea errónea, no dejando meter los que no puedan ser correctos. Por ejemplo, si se introduce el código 62500, en la pantalla aparecerá un mensaje de error, ya que no existe (no existen códigos mayores de 51000). Desde nuestra página web puede descargarse un fichero de localidades actualizado. Consulte con los técnicos del programa. Calculadora Aparece una calculadora con las principales funciones matemáticas.
Si se realiza una operación y se pulsa P (de pasar), el número que está en la calculadora se traspasa al campo donde se encuentra el cursor.
Teléfono El programa dispone de un listín telefónico para guardar los principales teléfonos que se utilizan más habitualmente en la oficina (capacidad máxima: 200 números). El programa ordena alfabéticamente las fichas introducidas en el listín. Al salir y volver a entrar en él las reorganiza.
Agenda El programa consta de varias agendas para llevar un mejor control diario. Ver Agenda
Alarma Permite que aparezca en pantalla un breve texto de aviso a la hora y fecha indicada.
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Forma de activar la Alarma: 1. Situarse sobre el campo de fecha y completarlo. Pulsando F en este campo se completa con la fecha del ordenador. Pulsando una C aparece un calendario. 2. En el campo de hora, poner la hora a la que se quiere el aviso. Hay que ponerla sin puntos, los cuatro dígitos seguidos (EJ: 1201, para las 12:01 h). Pulsando H aparece la hora del ordenador. 3. Escribir la nota que se quiere que aparezca. El campo de Usuarios, permite tener varios usuarios a esta alarma; o sea tener varias alarmas personalizadas e independientes para cada persona que la utilice accediendo a ellas según la clave de usuarios previamente definida. Gestor Documental 4 Abre el gestor documental para poder visualizar los
documentos adjuntos a la ficha actual en la que estemos. Visualizar foto Abre un gestor documental en el cual muestra la foto del
cliente (hay que guardar el archivo como foto.jpg) Sincronización con Qs Mobile
En caso de disponer de este programa, se puede sincronizar los datos de su base de datos con su PDA.
Registro de correspondencia
Si está marcado en un cuadrado azul, registra de forma automática, las cartas enviadas a los clientes y la fecha en que se enviaron. Al hacer cualquier tipo de correspondencia o mailing a los clientes, anota en la pantalla de comentarios, el nombre de la carta y la fecha cuando se le ha enviado.
No Fumar Posibilidad de poner en la pantalla de trabajo un símbolo de NO Fumar. Este se puede desplazar a cualquier sitio arrastrando con el ratón.
Cubo de basura Si el cubo de basura está activado se guardarán en el las fichas que se eliminan en el programa, incluso los recibos que pasan a históricos después de liquidarlos. Este cubo de basura sirve para recuperar alguna ficha eliminada.
Menú Herramientas
Las opciones de este menú solo se usarán realizando una copia de seguridad previa y siguiendo las instrucciones de su distribución.
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Menú Información Facilita información sobre el programa y su creación.
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Iconos
Todos estos iconos son accesos directos de las utilidades más habituales que contienen los menús.
Otras Teclas
Calendario C En un campo de fecha, pulsando la letra C (de calendario) aparece un
calendario en el que se puede seleccionar cualquier fecha. Pinchando la que interesa, se completa el campo. Es lo mismo que pulsar el botón de ayuda con una flecha hacia abajo, que aparece a la derecha de los campos de fecha.
Calculadora C P
Desde un campo numérico al pulsar C aparecerá la calculadora. Para pasar la cifra obtenida después de usar la calculadora al campo del que se provenía se pulsa P.
Fecha F En un campo de fecha, pulsando la letra F (de fecha) se completará con la fecha del ordenador. NOTA: El programa verifica que la introducción de fechas no sea errónea, no dejando meter las que no puedan ser correctas. Por ejemplo, si se introduce la fecha 32-10-97, en la pantalla aparecerá un mensaje de error, ya que esta fecha no existe. En caso de necesitar introducir una fecha que no lo permita con <Enter>, introducirla y después pulsar cursor-abajo.
Hora H En un campo de hora, pulsando la letra H (de hora), se completará con la hora del ordenador.
Pasar a calculadora
P Cuando se usa la utilidad o icono de calculadora, (de pasar).
Teclado - Botones
Teclas de Edición
Estas teclas están realizan diferentes funciones que favorecen y agilizan la introducción de datos. Inicio Lleva el cursor al principio del campo. Fin Lleva el cursor al final del campo. Supr. Borra la letra situada a la derecha del cursor. Se utiliza, normalmente, para borrar en campos numéricos. Situando el cursor al principio de un campo de fecha, pulsando suprimir, borra todo el campo.
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Borrado Borra la letra que está a la izquierda del cursor. Situando el cursor al principio del campo y pulsando borrado, borra todo el campo. Ctrl + Cero
Completa el campo de ceros delante de la cifra o palabra introducida en cualquier campo. Muy útil en los campos numéricos o los campos de contador, a la hora de buscar fichas, ya que no es necesario escribir el campo completo de ceros. Ejemplo: Se quiere buscar el recibo Nº : 00000000000241. 1º. Para introducir este número, no es necesario teclear todos los ceros. Escribir 241 en el campo de nº de recibo. 2º. Pulsar <Ctrl + 0>. Se completará el campo con ceros delante de la cifra escrita. 3º. Buscar la ficha según costumbre F6, F4...
Ctrl + Enter Esta opción tiene varias funciones: 1. Traspasa los datos de los campos comunes de un fichero a otro; así no es necesario teclear los mismos datos cada vez que se tengan que introducir. Es la misma función que el botón de “Traspaso”. (Ver Pantallas y acciones comunes.../Traspasar datos de una pantalla a otra). Ejemplo: Al hacer una póliza con un cliente que ya está introducido, traspasa los datos de ese cliente a los campos comunes de la pantalla de pólizas, y así no hay que volver a introducir de nuevo. 2. Graba una ficha nueva, con traspaso de información de un fichero a otro. Igual que en el caso anterior, pero si ese cliente o ficha no está dada de alta, se puede dar en ese momento y a la vez traspasar los datos a otro fichero. No es necesario grabar la ficha con <Enter> y después hacer el traspaso, ya que al completar los datos y con ellos en pantalla sin grabar y después pulsar <Ctrl + Enter>, graba y traspasa esos datos. Ejemplo: Se está haciendo una propuesta a un nuevo cliente del cual no se tienen sus datos (igual sería con una póliza). Estando en el fichero de propuestas, se va al de clientes introduciendo en el campo Nº de tomador un asterisco * y se pulsa <Enter>, para dar de alta a ese nuevo cliente. Después de completar sus datos en el fichero de clientes, al pulsar <Ctrl + Enter>, se graba la ficha en este fichero y vuelve al fichero de propuestas con los datos del cliente ya completos en el de propuestas. (Ver Pantallas y acciones comunes.../Traspasar datos de una pantalla a otra). 3. Graba la ficha de la pantalla, la prepara para introducir una nueva ficha dejándola completamente vacía (no aparece el número del contador en el primer campo) y deja el cursor en el campo donde se encuentra. Opción válida para modificar un mismo campo en varias fichas de una manera más rápida. La forma de hacerlo sería: - Buscar con F4 o botón de busca mayor la primera ficha que se quiere modificar.
- Poner el cursor en el campo a modificar en todas las fichas. - Modificar el campo. - Pulsar <Control + Enter>. Así graba la ficha, y deja completamente en blanco la
pantalla, con el cursor en el campo modificado. - Pulsar F2 o botón de busca siguiente. Así aparecerá en pantalla la siguiente ficha o
cliente. - Volver a repetir los pasos anteriores.
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<Enter> en el último campo Estando el cursor en el último campo de la pantalla, si se pulsa <Enter>, graba la ficha y prepara para introducir otra o pasa a la siguiente pantalla si la hay. Es la mejor forma de grabar al ir introduciendo datos en una ficha. Cuando el fichero tiene varias pantallas, pulsando <Enter> en el último campo de la última pantalla, es cuando graba todas.
Al pulsar <Enter> en las pantalla intermedias, NO graba esa pantalla, solo pasa de una a otra. NOTA: El programa NO permite grabar fichas con el campo de Clave o Cliente vacío. Así evita, erróneamente, grabar fichas sin número. Grabar y nuevo Clic sobre icono de grabar ficha con pulsador izquierdo, igual que grabar y nuevo <Ctrl + G> del menú Edición. Guarda la información que aparece en pantalla y la prepara para introducir una nueva ficha.
Insert Normalmente, cuando se escribe sobre palabras ya escritas, en la pantalla se inserta la información nueva sobre la antigua. Al pulsar Insert el cursor se agranda y la información nueva se sobre-escribe en la antigua. RePág /AvPág Pulsando <Avpág>, el cursor va bajando por los campos de búsqueda, los que están en negrita, y luego pasa al último campo de la pantalla y así poder grabar con <Enter>. Con <Repág> va subiendo por los campos de búsqueda hasta el primer campo de la pantalla. Es útil para moverse con rapidez por la pantalla en vez de ir campo por campo con los cursores o <Enter>.
Ctrl + RePág Pone en mayúsculas el campo donde está el cursor. Cursores arriba y abajo Cambia de campo el cursor, al anterior o al siguiente, hasta que se llega al principio o al final de la ficha. También cambia de pantalla estando en el primer o último campo, si el fichero tiene más de una. Al cambiar de un campo a otro con los cursores no avisa de fichas duplicadas, no transforma las frases claves, no cambia los dos últimos dígitos del año por el año completo en los campos de fecha, etc... Por lo que se aconseja que, al grabar datos, siempre se haga pulsando <Enter> que si reconoce todos estos procesos. Tabulador Cambia de campo, exactamente igual que <Enter>. Cursores derecha o izquierda Lleva el cursor, dentro del mismo campo, hacia la derecha o izquierda, dígito a dígito.
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Ctrl + Cursor derecha o izquierda Lleva el cursor, dentro del mismo campo, al comienzo de la palabra siguiente situada a la derecha o la izquierda.
Otras teclas
Botón izquierdo del ratón Es el que se usa normalmente en el uso del ratón. Tiene diferentes funciones dependiendo del botón / icono sobre el que actúa, muchas de ellas ya vistas. 1. Clic sobre en el icono de grabar ficha, , con pulsador izquierdo, graba la ficha de la pantalla según la selección hecha en el icono: graba un ficha y prepara la siguiente para introducir datos, graba y se queda el cursor en el mismo campo o graba y siguen los datos en la pantalla. Ver Pantallas y acciones comunes a todos los ficheros / Grabar o dar de alta una ficha. 2. Si se pinchan directamente botones inferiores de acción rápida, con el pulsador izquierdo del ratón abre la ventana de un segundo fichero, sin cerrar el que se está trabajando; aparece el botón de en la esquina inferior derecha de la zona de trabajo, para que una vez hecha la consulta o dado de alta un cliente, volver al fichero/s anteriores y a los datos que se estaban manejando Botón derecho del ratón Tiene diferentes funciones dependiendo del botón o icono sobre el que actúa. 1. Hace la misma función que el icono de Ir a otro fichero (sin volver), al pinchar los botones de acción rápida de la parte inferior de la pantalla (se explican a continuación). O sea, cierra el fichero en el que se está trabajando y abre otro nuevo. Se utiliza cuando se ha terminado de trabajar en un fichero y se quiere trabajar en otro, sin necesidad de volver a los datos de un primer fichero. Es la misma función que el botón / icono de cambio de fichero. 2. Clic sobre el icono de correspondencia, imprimirá la última carta que se ha sacado por impresora a un cliente anterior, pero personalizada con el que está en pantalla. El ordenador, automáticamente la seleccionará, y la enviará a imprimir dejando la pantalla preparada para buscar un nuevo cliente. Esto lo hace en las cartas creadas con el procesador de textos del programa, QSWText. Ver Correspondencia. Control + cero Completar campo con ceros a la izquierda Completa el campo añadiendo ceros a la izquierda del dato escrito. Muy útil en los campos numéricos o los campos de contador, a la hora de buscar fichas. Ya visto anteriormente. Ver Teclas de Edición / Control + Cero
Botones de acción rápida y otros botones
Todas las pantallas tienen dos líneas de botones en la parte inferior central que se utilizan para acceder a determinados ficheros y procesos con más facilidad y rapidez. La línea superior da acceso directo a los ficheros que se usan con más frecuencia con relación al que está en pantalla. Si estos botones se pinchan con el pulsador izquierdo del ratón (el que se usa normalmente), dan acceso a un segundo fichero sin cerrar el anterior, lo que permite volver a los datos iniciales. Si se pinchan con el pulsador derecho, se va a otro fichero cerrando el anterior; o sea, sin vuelta, como se ha visto anteriormente. La línea inferior corresponde a procesos relacionados con el fichero en pantalla. Dependiendo de la pantalla o fichero en que se esté aparecerán unos u otros botones.
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Salir del fichero Cuando aparece este botón, únicamente está abierto el fichero que se ve en pantalla, por lo que al pulsarlo va a la pantalla de presentación del programa. Salir y cerrar Botón para salir de la pantalla de edición y cerrar la sesión de trabajo. Volver Cuando se cambia a otros ficheros (pinchando el icono de Ir y volver a otro fichero o pinchando el correspondiente en los botones de acción rápida), con intención de regresar al inicial una vez terminada la consulta en los otros ficheros. Si se han abierto varios ficheros, vuelve uno por uno hasta el principio. Traspaso Para traspasar datos de una pantalla a otra (de un fichero a otro). Este botón aparece cuando hay por lo menos dos ficheros abiertos, consultando, dando de alta, etc. Ejemplo: Se está en el fichero de pólizas, para hacer una a un cliente que ya está introducido en el fichero de clientes (podría no estar dado de alta y se haría de igual forma). 1º- Pinchar el fichero de pólizas para darla de alta. 2º- Para buscar a ese cliente, ir al fichero de clientes, bien con los botones inferiores de acción rápida o con el icono de ir a otro fichero y volver. 3º- Buscar al cliente introduciendo algún dato conocido y los iconos o teclas de búsqueda, <F4>, <F5>, <F6>... Igualmente se podría dar de alta en este momento. 4º- Con el cliente en pantalla, pinchar el botón , o la combinación de teclas <Ctrl + Enter>, y los campos comunes del fichero de clientes, pasarán al de pólizas, completando así la mayoría de los campos. A la vez que completa, vuelve de nuevo al fichero inicial, en este caso el de pólizas. Si introducen sus datos por primera vez, estas teclas, además de traspasar los datos, los graban. Este traspaso de datos se hace en la mayoría de ficheros relacionados entre sí.
Ver Pantallas y acciones comunes a todos los ficheros / Traspasar datos de una pantalla a otra. Botones de ayuda Son unos pequeños botones situados al lado de algunos campos que, al pincharlos, sirven de ayuda al completar una ficha. Fija el contador en esa ficha. Cuando hay varias personas trabajando en diferentes ordenadores grabando fichas en el mismo fichero, para evitar errores de nº de registro, después de grabar cada ficha y antes de meter datos en la siguiente, se tiene que asignar un número. Pinchando este icono asigna un número de registro y así, al siguiente usuario le dará automáticamente el siguiente. Botón de búsqueda. Según el criterio de búsqueda seleccionado en el icono de buscar de la barra superior de herramientas, , en cualquier campo que tenga al lado un botón de búsqueda, se puede introducir un dato, y pinchando el botón, busca siguiendo la forma de búsqueda señalada en el icono.
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Botón de máscaras, marcador de teléfono, calculadora, calendario, otros.... Al pincharlo, aparece un cuadro de lista en el que aparecen datos informativos relacionados con ese campo. Es un botón que tiene diferente utilidad dependiendo del campo donde está. Cuando está en campos de importes, aparece una calculadora para poder hacer diferentes cálculos. Una vez hecho, la cantidad de la calculadora se puede pasar al campo donde está el cursor pulsando P. Si está en campos de fecha, aparece un calendario para comprobar y traspasar fechas automáticamente. Cuando está en el campo de Nº de Registro, en el fichero de Propuestas y Pólizas, al abrirlo aparecen todas las máscaras definidas, y pinchando la que interesa, completa la propuesta o póliza con los campos predefinidos en la máscara. Si se trata de un campo de compañías, ramos, colaboradores..., aparecerán en el cuadro todas las compañías o ramos dados de alta en el fichero correspondiente. Existen otros botones en los que la información es fija y ya está introducida y no se puede cambiar, como son los de forma de cobro, forma de pago, estado de recibos... Para completar el campo, se puede hacer manualmente con el teclado, o bien abriendo la ventana del botón y con el ratón seleccionar y pinchar la opción deseada. Así se completa el campo y, además, en algunos campos aparece el nombre al que corresponde la clave seleccionada (en de colaboradores, compañías...). Botón de enlace a otro fichero. Enlaza con el fichero del campo donde está, si está en un campo de tomador, enlaza con el fichero de clientes; si está en un campo de compañía, enlaza con ese fichero, y así en todos. Es para traspasar datos. Al pincharlo se abre una ventana con un listado tipo grid con todos los datos del fichero enlazado. Por ejemplo, si se pincha el botón de enlace del campo de tomador del fichero de pólizas, abre un listado del fichero de clientes; buscando el que interese, y pinchando con el ratón, traspasa los datos de ese cliente al fichero de pólizas, al campo de tomador, asegurado/propietario, dirección... y así evita tener que teclearlos o buscarlos cambiando de fichero. El listado tipo grid facilita la tarea de búsqueda y traspaso de datos. Todos los campos están separados en columnas, con el nombre de campo como título. Algunos de estos están en negrita, que son los llamados de búsqueda rápida. Pinchando sobre estos campos en negrita, el título se pone en azul y ordena el listado por ese campo. Por ejemplo, si pincho el título de Nombre, ordenará el listado por orden alfabético; si pincho Nº Clave, lo ordenará por numero de clave, etc.
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PANTALLAS Y
ACCIONES
COMUNES A
TODOS LOS
FICHEROS
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Formas de búsqueda
La búsqueda se puede realizar en todos aquellos campos cuyo título está en negrita, normalmente los principales: Nombre, Nº de pólizas, Nº de recibos,... No es necesario borrar el número de clave o cliente al realizar esta búsqueda, ya que siempre empieza a buscar desde la primera ficha, independientemente del número de registro que aparezca en pantalla. Forma de hacerlo:
1. Se introduce el dato que se desea localizar en la casilla que se debe de encontrar. 2. Pulsar la forma de búsqueda deseada, por el menú búsqueda, iconos de la pantalla o el método abreviado de teclado. 3. Se verá el resultado de la búsqueda.
Forma de búsqueda Abreviado Funcionamiento
Primero Ctrl + P Sitúa el fichero en el primer registro o ficha, según el campo donde está el cursor.
Último Ctrl + U Sitúa el fichero en la última ficha, según el campo donde está el cursor.
Anterior
F1
Localiza la ficha anterior a la que está en pantalla en ese momento. <F1> únicamente funciona si, previamente, se ha realizado una búsqueda con <F4> o <F6>. Las fichas irá dando, una por una, cada vez que se pulse <F1> y ordenadas por el campo en el que se ha hecho la búsqueda inicial.
Siguiente
F2
Localiza la ficha siguiente a la que está en pantalla en ese momento. <F2> únicamente funciona si, previamente, se ha realizado una búsqueda con <F4> o <F6>. Las fichas irá dando, una por una, cada vez que se pulse <F2> y ordenadas por el campo en el que se ha hecho la búsqueda inicial.
Mayor
F4
Busca la ficha a partir del dato solicitado y, si no lo encuentra, presenta la superior numérica o alfabética, dependiendo del campo donde se realiza la búsqueda.
Menor
Ctrl + M
Localiza el registro inmediatamente menor al solicitado. Funciona exactamente igual que <F4>, pero siempre con el menor.
Igual
F6
Busca el registro idéntico al especificado. Si no halla exactamente el dato introducido, da el mensaje de “REGISTRO NO ENCONTRADO”
Lista F11 Abre la opción VER FICHERO
Incluido
F5
Busca una ficha que tenga incluido aquello que se especifica en un campo determinado. Permite localizar fichas por cualquier dato conocido y desde cualquier campo, no siendo necesario que tenga el título en negrita (los denominados campos de búsqueda).
Incluido 2 Ctrl + F5 Localiza las fichas anteriores a la de pantalla y previamente buscadas con la opción de Incluido
Incluido Total
Shift + F5
Localiza las fichas que contienen en CUALQUIER CAMPO el dato que se ha introducido.
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Grabar o dar de alta una ficha Son varias las formas de grabar una ficha. Todas ellas se pueden utilizar en todos los ficheros. Se puede grabar utilizando el teclado o el ratón pinchando en el icono de grabar. Dependiendo de la selección en este icono de la barra de herramientas, al pinchar sobre el icono de grabado se ejecutará una acción u otra. Grabar y nuevo Ctrl + G
Graba una ficha y prepara la siguiente para introducir un nuevo cliente o ficha. No importa donde esté el cursor ni en qué pantalla se esté, y grabará todos los datos introducidos y todas las pantallas.
Grabar y quedar Ctrl + Enter Graba una ficha y prepara para introducir una nueva dejando el cursor en el mismo campo donde estaba. Guarda la información que aparece en pantalla, prepara para introducir una nueva ficha y deja el cursor en el campo donde se encuentra. Además, también copia datos de un fichero a otro completando los campos comunes al fichero que está en pantalla; o sea traspasa datos de una pantalla a otra.
Grabar y seguir Ctrl + S Guarda la información que se está introduciendo manteniendo todos los datos en pantalla, pudiendo seguir completando más datos de la misma.
Grabar y volver <Enter> en el último campo
Pulsando <Enter> en el último campo de la última pantalla del fichero. En la barra de estado de la parte inferior de la pantalla,
en la ventana de grabado aparece , lo que confirma que se ha realizado con éxito la grabación. Graba la ficha y pasa a la siguiente pantalla o ficha.
Cuando por error se intenta grabar una ficha sin nú mero de registro, duplicada… sale una nota en pantalla que avisa que una ficha con la clave vacía o ficha duplicada no se debería grabar.
Traspasar datos de una pantalla a otra
Para evitar tener que teclear varias veces los mismos datos en diferentes ficheros (por ejemplo los datos del cliente en el fichero de Clientes, en la póliza, en el recibo...), es posible traspasarlos de un fichero a otro. Estando en el fichero de Pólizas se puede ir al fichero de Clientes, localizar un cliente, y traspasar sus datos a la póliza; del mismo modo se pueden traspasar los datos de pólizas a recibos, de bancos a domiciliaciones, de pólizas a siniestros, etc... Forma de traspasar datos de una pantalla a otra. Son varias formas: 1ª forma: 1. Al introducir una ficha, pinchar el icono de Cambio a otro fichero sin cerrar los anteriores, o el nombre del fichero correspondiente en botones de acción rápida de la parte inferior de la pantalla con pulsador izquierdo del ratón, con lo cual el programa se traslada al fichero seleccionado, con posibilidad de vuelta. Este nuevo fichero se puede gestionar y manejar normalmente, grabando nuevos clientes, dándoles de baja, modificar datos... Ver Menús e iconos / Comandos del menú Buscar.
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2. Con la ficha buscada o introducida visualizada en pantalla, pinchar el botón de o las teclas <Ctrl + Enter>; así traspasa los datos al fichero anterior y los graba en este fichero si se acaban de introducir por primera vez como ficha nueva, ya que el botón , traspasa y graba. 3. Vuelve, automáticamente, al fichero inicial y completa los campos comunes en ambos ficheros. 4. Completar la ficha y grabar. 2ª forma: Con el botón de enlace con otros ficheros. Este enlaza con el fichero del campo donde está; si está en un campo de tomador, enlaza con el fichero de clientes; si está en un campo de compañía, enlaza con ese fichero, y así en todos. Es para traspasar datos. Este botón ya se ha visto anteriormente. Ver Botones de acción rápida y otros botones / Botón de enlace a otro fichero. El traspaso de datos de una pantalla a otra se hace, siempre y cuando estén preparados esos ficheros para el traspaso: por ejemplo, clientes-propuestas, propuestas-pólizas, clientes-pólizas, bancos-domiciliaciones, pólizas-recibos, profesionales-siniestros...
Listados y etiquetas. Listados personalizados Con esta opción se pueden hacer los listados tal y como se deseen, poniendo las condiciones de selección que se quieran y listando los campos que se necesiten. Los listados más comunes están creados (de pólizas, de recibos, de vencimientos, de estadísticas...), pero puede ser necesario listar únicamente algún dato concreto o alguno con características especiales. Entonces se utiliza esta opción. Al pulsar el icono de Listados y etiquetas aparece la pantalla de listados. En la mitad superior de la pantalla sobre fondo azul, están todos los campos que se pueden seleccionar para el listado, diferentes para cada fichero y que son los campos que corresponden al fichero que está en pantalla. Si no entran todos, aparece una barra de desplazamiento a la derecha que permite, mediante dos flechas, ir viéndolos. En la mitad inferior, aparecen varias carpetas o solapas con las siguientes OPCIONES de listados:
Resumen Breve información, a modo de resumen, de cómo se ha configurado el listado, dirección, ordenación, inicio y fin del listado, si se han puesto condiciones y la dirección asignada, pantalla o impresora.
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Pulsar listar o etiquetas según corresponda. La opción “Borrar todas las opciones”, restablecerá las opciones iniciales del módulo de listados de forma que quede en blanco para iniciar un nuevo listado.
Dirección Hace referencia a la forma de salida del listado. Pantalla Mostrará el listado por pantalla en un fondo gris
Pantalla Grid Mostrará el listado por pantalla en una cuadricula, no
editable.
Previsualización vertical (pdf)
Crea un archivo pdf que podemos guardar en cualquier parte de nuestro ordenador e incluso enviar por mail.
Previsualización horizontal (pdf)
Crea un archivo pdf que podemos guardar en cualquier parte de nuestro ordenador e incluso enviar por mail.
Impresoras Imprime el listado por la impresora seleccionada. Selección de impresora: selección de calidad de impresión, nº de copias, rango de impresión, intervalo de impresión, instalación de una nueva, etc.
Formatos definidos para disco
Diferentes formatos para diskette
Formato ACCESS Crea una base de datos .mdb en la que guarda los datos del listado en una tabla de Access
Borrado Esta opción es una forma sencilla de eliminar fichas poniendo condiciones. Estas son igual que en listados, pero en lugar de sacar el listado, hace un borrado de datos.
Ordenación Aparecen los campos por los cuales el programa puede ordenar los registros que van a salir en el listado. En cada fichero son diferentes.
Inicio/Fin Se puede seleccionar una ficha inicial y otra final entre las fichas a cumplir las condiciones establecidas. Por ejemplo listar entre las fichas número 0000001 y 0001000 o entre López y Sánchez... Dependiendo de la selección hecha en la ordenación, se tendrá que tener en cuenta el inicio y fin…No se puede poner ordenar por número de cliente y en inicio poner una letra.
Condición Relacionando condiciones y campos es posible hacer gran variedad de listados; desde un grupo de compañías con determinadas características, hasta el conjunto de clientes de una edad, población o calle determinada, listados de recibos, por citar ejemplos; o sea, filtrando datos, relacionando campos a través de condiciones.
Esta pantalla tiene cuatro columnas a rellenar Campo Sobre el que se va a establecer la condición.
Número de campo sobre el cual se va a establecer la condición. Los campos están en la mitad superior de la pantalla y el número a su izquierda. Estos campos corresponden a todos los del fichero en que se está. Por ello serán diferentes, dependiendo del fichero desde el que se hace el listado. Al situarse sobre el campo de Campo, aparece un icono a la derecha de este y la pantalla de condiciones, con los campos de la parte superior sombreados en azul para su selección. Para completar este campo, se puede poner manualmente, el número del
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campo sobre el que se quiere establecer la condición; al pulsar <Enter> se cambiará por el nombre del campo. También, se puede pinchar directamente sobre los campos el la parte superior de la pantalla; o bien abriendo la ventana del icono, seleccionar la que interese.
Condición Condición a establecer (ver condiciones mas abajo). De la misma forma que en la opción anterior aparece un icono a la derecha del campo; al pincharlo se abre una ventana donde aparecen todas la condiciones que se pueden utilizar para pinchar la que interesa.
Tipo Obligatoria: Las fichas seleccionadas para el listado deben de cumplir, obligatoriamente, todas las condiciones que tengan este tipo. Es la forma que más se utiliza. Opcional: No es obligatorio que todas las fichas cumplan todas las condiciones de tipo opcional, es suficiente que cumplan una condición de este tipo para que aparezcan en el listado.
Ejemplo: Se quiere hacer un listado incluyendo todas las compañías cuyos domicilios centrales se encuentren en Madrid o Barcelona. Las condiciones del tipo Obligatoria no listarían ninguna ficha en el listado, por no existir ninguna compañía con domicilio central en ambas ciudades. Para que dicho listado sea posible, es necesario que las condiciones sean de tipo Opcional.
Contenido Es el texto que determinará el resultado del listado. Hace referencia a la información que contiene el campo indicado.
En un listado se pueden incluir hasta diez condiciones diferentes, que se ven a continuación. Si se quiere sacar un listado completo de todo un fichero dejar en blanco o sin condiciones.
CONDICIONES Diferente posición
El campo es, en esa misma posición, diferente al contenido. Ejemplo: Todos los clientes cuya fecha de nacimiento sea diferente al año 1.956:
Distinto El campo de la condición es diferente al contenido.
Ejemplo: Listado de todas aquellas fichas de clientes cuya población sea diferente a Zaragoza.
Igual El campo introducido en CAMPO, será igual al que se introduzca después
en el contenido. Ejemplo: Se desean listar todas aquellas fichas con población igual a Madrid.
Igual posición
El campo es, en esa misma posición, igual que el contenido. Ejemplo: Desde el fichero de recibos, listado de todas los recibos que se liquidaron en el año 2009:
Incluido El campo a listar tiene incluido el contenido.
Ejemplo: Se pretende listar aquellos clientes cuyo domicilio de correspondencia, que normalmente coincide con el particular, sea la calle Serrano. Para ello será “condición” que el campo del domicilio del fichero de clientes, campo 14, tenga incluida la palabra Serrano.
No Incluido El campo a listar no esté incluido el contenido. Mayor El campo introducido es mayor que el contenido, en cantidades, en fechas, en
apellidos... Mayor o El campo de la condición es menor o igual al del contenido. Es similar a la
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igual condición mayor, pero en este caso incluye lo que está en contenido. Menor El campo introducido es menor que el contenido. Es similar a la mayor.
Menor o igual
El campo introducido es menor o igual que el contenido. Es similar a la condición mayor, pero en este caso incluye lo que está en contenido.
Opciones Se refiere al papel, márgenes, tipo de letra, cabeceras... Se introducen una vez y no se necesitan modificar cada vez que se hace el mismo listado. Si se desea modificar algo, se va con el ratón o los cursores al campo a modificar, se cambia lo que interese y se graba. Hay ya unas opciones Iniciales o estándar, que se pueden variar. Si se han grabado unas personales y se quiere volver a las estándar, pinchar el botón Iniciales.
Las OPCIONES que constan en los listados son las si guientes: Tamaño de la letra y Tamaño letra cabecera :
Controla el tamaño de la letra que aparece en el listado y de letra de la cabecera o titulo asignado por el usuario de éste.
Carácter de separación de fichas :
- Las fichas obtenidas en el listado pueden estar o no separadas por algún carácter separador. Se puede poner cualquier carácter por ejemplo, - , **, ==. Se ecomienda utilizarlo cuando los campos seleccionados ocupan más de una línea.
Separación de campos :
En la impresión, el número de espacios de separación entre cada campo dentro de una misma línea.
Sumas y promedios (S/N)
En los campos numéricos, es posible calcular la suma y los promedios.
Margen superior, inferior, izquierdo y derecho
Se hace constar la distancia en cm. desde el borde del papel hasta donde se quiere que empiece y acabe el listado.
Salto entre líneas De 1 a 4 con decimales el espaciado entre líneas. Cabecera S/N Si se quiere o no poner cabecera o título al listado. Cabecera línea 1, 2, 3 Líneas destinadas para un título o una cabecera en el listado para
una mejor presentación o a modo informativo. Graba opciones Graba una nueva configuración de opciones. Opciones Iniciales Regresa a la configuración estándar.
Campos (de enlace) Son campos que no pertenecen al fichero en el que se está, y cuya información puede ser necesaria en el listado. Las claves de estos campos se pueden consultar a través de la pantalla personalización de campos explicada en la página 11 de este manual. Para incluirlos en el listado, únicamente hay que poner el número del campo en la casilla campo de enlace; al pulsar Tabulador aparecerá en el campo siguiente a modo informativo, el nombre del campo y del fichero donde está. No es posible el enlace con estos campos en todos los ficheros.
Archivo Graba las condiciones de los listados personalizados que se realicen, asignándole un nombre y así no tener que repetir las mismas características siempre que se quiera sacar el mismo listado. Se pueden guardar hasta doce listados diferentes. Están los siguientes botones: - Graba: graba un nuevo listado
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- Carga; para cargar un listado ya existente, seleccionándolo y luego pinchando esta opción. - Borra, para borrar uno grabado. Al grabar los listados, el nombre de estos van apareciendo en los campos blancos de la pantalla.
Diseño Sitúa los campos seleccionados, como van a quedar en el listado. Modo de hacerlo: 1. Los campos que se quiere que aparezcan en el listado se seleccionan en la zona azul de la mitad superior de la pantalla; pinchando sobre el cuadrito blanco que hay al lado de cada campo y en el mismo orden que se quiere. En los seleccionados, el cuadro se completa con una V. La posición de los campos en el listado, se pone uno seguido de otro tal y como se van pinchando aquí. Si una vez hecha la selección se quiere variar, es posible, modificando manualmente los números de las nuevas posiciones en la columna. 2. Según se van pinchando, en el cuadro de Diseño Hoja se van viendo como se sitúan los campos seleccionados con el sombreado de lo que ocupa cada campo, lo que ocupan en cada línea, y las líneas que ocupa cada ficha. 3. En el listado grid inferior se va anotando la selección anterior por campos. Campo nº 1, con el número del primer campo seleccionado, el nombre del campo y la posición donde se le ha situado en el listado. 4. Para listar solamente una parte de una clave o anotación están los botones: y. El nombre de un cliente, que ocuparía 40 posiciones, es posible solamente imprimir las 25 primeras, dejando así más espacio en la línea para otros campos. Hay que definir el número del primer dígito donde se quiere empiece a imprimir, y el número del último dígito que imprima del campo.
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Etiquetas Imprimir etiquetas desde el módulo de listados El proceso es similar al de listados normales; se pueden obtener en distintos tipos de papel de etiquetas, con una, dos o tres etiquetas por línea. El programa tiene prefijada una etiqueta estándar, preparada para una etiqueta con letra comprimida.
OPCIONES de etiquetas Margen izquierdo de las etiquetas.
Número de cm. de margen desde el borde lateral izquierdo del papel, hasta donde empieza a imprimir en cada etiqueta; sería el margen izquierdo. Dependiendo del papel que se utilice para imprimir etiquetas habrá que poner un número de cm. Diferentes en la 1ª, 2ª o 3ª etiqueta; si se utiliza papel de una sola etiqueta, la 2ª y 3ª se dejarían en blanco.
Nº de etiquetas repetidas
Indica el número de etiquetas, de contenido exactamente igual, que se quieren listar.
Altura de la etiqueta Las etiquetas pueden tener alturas diferentes; este campo controla dicha altura, para el salto de la impresora de una a otra.
Nº de etiquetas verticales
Número de etiquetas verticales que tiene la hoja.
Margen superior Es el espacio en cm. desde el borde superior de la hoja hasta donde empieza a imprimir la primera etiqueta.
Línea 1 de la etiqueta Línea 2 de la etiqueta Línea 3 de la etiqueta Línea 4 de la etiqueta Línea 5 de la etiqueta
Indica lo que se ha de escribir en cada línea de la etiqueta. Se pueden escribir, en cada línea, hasta cuatro campos. Se tiene que tener en cuenta la longitud del campo, ya que varios juntos demasiado largos podrían no caber en la etiqueta. Para señalar los campos que se quieren escribir, se pone el número del campo. En caso de ser varios campos, separarlos por comas. Tener en cuenta que en cada fichero, los números de campos son diferentes. Hay definida una etiqueta estándar, con nombre, dirección, DP, población y provincia, que es la que se usa normalmente.
Graba e Iniciales Uno graba las opciones que se han configurado y aparecen en pantalla; otro vuelve a las condiciones iniciales o standard.
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Imprime una etiqueta: Impresora de etiquetas Para usar está función es necesario tener una impresora de etiquetas especial Se puede acceder desde cualquier ficha del programa. En el Formato de la etiqueta hay que poner el número de cada uno de los campos que queremos que aparezcan, y variarán dependiendo de la ficha en la que se esté situado. Los datos que aparecen como ejemplo en la pantalla superior pertenecen a la ficha de clientes. En Líneas a imprimir aparecerán los datos que se van a imprimir en la etiqueta. Una vez configurado este tipo de etiquetas podemos pulsar el botón de etiqueta directa para que imprima la etiqueta de la ficha en pantalla directamente sin pasar por ninguna ventana de configuración.
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Correspondencia La carta a enviar debe haber sido creada previamente con el procesador de textos, QS WText, o Word y grabada dentro del directorio Wsegur32. Los datos introducidos en los campos de los ficheros, pueden ser incluidos en las cartas utilizando la codificación que se explica en personalización de campos (página 13 de este
manual) precedida de un asterisco * Ejemplo: la clave del nombre del cliente es: *010002 Al imprimir la carta este número se cambiará, automáticamente, por el nombre de cada cliente. Una vez creada la carta con QSWText o Word se selecciona la opción de correspondencia.
Las OPCIONES de correspondencia son Selec. Carta Selecciona la carta deseada. Al pulsar, se abre un cuadro de
dialogo donde se buscará el directorio WSEGUR 32, que es donde están los documentos o cartas que enlazan directamente con el programa; se selecciona el que interese y, al Abrir, aparece el seleccionado en la ventana de informativa de este campo.
Condiciones Para enviar cartas únicamente a las fichas que cumplan las condiciones seleccionadas. Al pinchar esta opción, presenta la pantalla de condiciones, donde se establecen los filtros de elección de fichas para que, posteriormente, una vez seleccionada la carta, sea enviada a esas fichas que las cumplan. Saldrán impresas automáticamente, y personalizadas con los datos de esos clientes.
Solo la ficha de la pantalla
Imprime la carta seleccionada, únicamente, a la ficha que está en pantalla.
Todo el fichero Imprime, solamente, las cartas a los clientes que cumplen las condiciones, seleccionados de todo el fichero. Si no hay condiciones, imprimirá a todos los clientes del fichero.
Selec. Impresora Seleccionar la salida de la impresión: entre diferentes impresoras de una oficina, fax,... Para instalar impresora. También, configura la impresión, con diferentes opciones: tamaño y orientación de papel, ajustes de colores, intervalos de impresión, números de copias...
Número de copias Número de copias iguales de cada carta
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Códigos especiales para correspondencia *PRnm(Texto)- Este código sirve para que cuando se vaya a imprimir la plantilla de correspondencia, nos salte una pregunta con la opción de escribir una respuesta. Esta respuesta sustituirá al código *PRnm(texto). Dónde pone (texto) habrá que escribir la pregunta que se quiere realizar. Ej: *PRnm(Mes de la carta?). Dónde pone nm hay que poner el nº de dígitos que admite la respuesta (Ej: PR20). Al ejecutar el proceso de correspondencia cuando llegue a esa parte de la carta, el programa realizará la pregunta que se ha definido en (texto) y dará opción a una respuesta, esta respuesta será el texto que se añadirá en la carta. *P2(Texto)- La única diferencia con el código anterior, es que no se define el nº de dígitos que puede tener la respuesta, si no, que directamente nos aparecerá un cuadro donde se pueden introducir varias líneas como respuesta. *F2- Para que aparezca la fecha del sistema en formato “día de mes de año”. Ej: 20 de agosto de 2006. *FE- Para que aparezca la fecha del sistema en formato “dd/mm/aaaa”. Ej: 20/06/2006. Para imprimir las garantías de la póliza en una plantilla de correspondencia:
El código que aparece en cada una de la casilla imprimiría el contenido de esta. En la línea 4, la casilla garantía sería el código *007163, la casilla Reva. *007164, y así sucesivamente. Para imprimir los comentarios de una ficha en la plantilla de correspondencia, sería *código del fichero000. En el caso de pólizas *007000, recibos *020000, clientes *010000……
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Ayuda de campos en pantalla En todos los campos y en todas las pantallas, al pasar el puntero del ratón por los campos y dejarlo unos segundos, aparece una etiqueta con una lectura informativa sobre los datos que hay que introducir en cada campo.
Si no aparecieran estas ayudas habría que activar la opción Ver ayudas del menú Edición.
Marcador automático de teléfono
En los campos de Teléfono y Móvil al pinchar el botón, despliega una ventana de dialogo, para marcar automáticamente los teléfonos de los clientes con selección de operadora según horario.
Las OPCIONES de esta pantalla son:
- Al abrir la ventana, automáticamente, aparecen los teléfonos del campo en el listado de posibles teléfonos a llamar.
- Es importante definir bien el puerto donde está el módem, indicándolo en Número de
puerto del módem. - Definir el prefijo de llamada local. - Pinchando en la ventana de listado de posibles teléfonos el que interesa telefonear,
automáticamente se traspasa al campo Número de teléfono a marcar . En la tabla inferior hay que definir los horarios de llamadas y operadoras, para que cuando se vaya a hacer una llamada, según la hora a la que se realice el programa seleccione una operadora u otra.
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- Los horarios y operadoras hay que grabarlos una vez introducidos con el botón Grabar.
- Marcar: Para que el programa realice la llamada al teléfono seleccionado en el campo anterior. - Colgar: Para desconectar la llamada.
- Salir: Para salir de la ventana.
Pantalla de Comentarios F9
Es una pantalla común en casi todos los ficheros. Se usa para guardar anotaciones sobre los clientes, pólizas, procesos... El número de líneas que se pueden emplear es ilimitado.
La pantalla de Comentarios aparece pinchando la solapa de Comentarios del fichero en el que se está, pulsando la tecla de función F9, o desde Menú Edición, pinchando la opción Comentarios. Funciona de forma similar a cualquier procesador de textos, con cambios de tipo de letra, tamaño, colores, búsquedas, impresión, etc. Cuando en una ficha haya escrito un comentario, la palabra Comentarios de la solapa estará en rojo, y además aparecerá el icono activado en la ventana de comentarios de la barra de estado del borde inferior de la pantalla.
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Cuando está activado el registro de correspondencia del menú utilidades y se envían cartas a clientes, queda reflejado de forma automática en esta pantalla, con el día y nombre de carta enviada. También, de forma automática, quedan reflejados en esta pantalla los cambios de estado de los recibos.
Pantalla de Ver Fichero
Es una pantalla común en casi todos los ficheros. En ella aparece un listado con todas las fichas del fichero en el que se está y todos los datos introducidos. Por ejemplo, en el fichero de clientes será un listado de clientes con todos sus datos; en el de pólizas, el listado es de todas las pólizas, con sus garantías... Los campos en negrita son los que en el fichero correspondiente también están en negrita. Si se pincha sobre el título de alguno de éstos (por ejemplo, nombre del cliente), se pone en azul y ordenará de forma rápida y automática el listado por orden alfabético; si se pincha en el de clave, ordenará los clientes por orden numérico según las claves. Para buscar una ficha en esta pantalla:
1. Pinchar sobre el campo por el que vamos a buscar (solo los campos en negrita), este campo se pondrá en azul y se ordenará alfabéticamente.
2. En el campo Buscar introducir el dato que se está buscando, tal y como está introducido en la ficha (distingue entre mayúsculas y minúsculas). Conforme se vaya introduciendo el contenido a buscar se reorganizará la lista mostrando los datos que coinciden con el contenido introducido.
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Fichero:
NOMBRES DE
RAMOS
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Descripción y uso del fichero La finalidad de este fichero es que se puedan definir los ramos dependiendo de las necesidades de cada uno. Para acceder al fichero de ramos pulsar cualquiera de las carpetas amarillas situadas en la parte superior.
En el menú pulsar la opción nombres de ramos. En este fichero se establece la codificación de ramos, subramos y productos de los distintos seguros con los que se trabaja.
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Tipo de ramo : Introducir clave para definir el ramo. CORASRPR; dos dígitos o números para la Compañía (según este definido en el fichero de compañías), dos para el Ramo, dos para el Subramo y dos para el Producto. Se puede utilizar la nomenclatura de ramos de la compañía, pero conviene utilizar cada uno sus propias claves. Es la forma de evitar confusiones cuando dos o más compañías utilicen la misma clave para clasificar diferentes ramos. Se puede establecer la misma codificación para introducir todas las compañías, para definir los mismos ramos / subramos / productos, sustituyendo los dos dígitos de las compañías por dos asteriscos **. Es lo que se aconseja. Ejemplo: **MUHO multirriesgo de hogar (para cualquier compañía) Para facilitar recordar las claves, se aconseja ponerlas de forma que se asocien con lo que representan. Por ejemplo: VE, para vehículos; MU, para multirriesgo; HO, para hogar… Nombre de ramo : Introducir el nombre completo que describa el ramo. Nota: Se recomienda utilizar todo el tiempo necesario par a introducir correctamente estas fichas, es conveniente pensar en las claves que se van a utilizar, e incluso escribirlas en un papel antes de introducirlas en el ordenador. Después, en el fichero de pólizas en los campos de ramo, al pinchar los botones informativos, aparecerán todos los que están definidos en este fichero; al seleccionar el que interesa, se completará y aparecerá una leyenda informativa al lado del campo de lo que representa.
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Listado de Ramos En ocasiones será útil realizar un listado de ramos, para realizar comprobaciones o apoyo para realizar otros procesos. Pasos a seguir:
1. Pulsar icono de impresora. Se abrirá el módulo de listados.
2. Seleccionar Tipo y Nombre.
En la pestaña de dirección seleccionar si queremos el listado pon pantalla o por impresora.
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3. Pulsar el botón Listar.
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Fichero:
COMPAÑÍAS
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Descripción del fichero Formas de acceder al fichero: Botón superior Compañías cambia la ventana al fichero. Botón inferior Compañías abre otra ventana para el fichero.
En este fichero se introducen los datos de las entidades con las que se trabaja. Consta de cinco pantallas:
o General , donde se introducen los datos de las compañías con las que se trabaja; o Opciones de liquidación , donde se configuran las características de las liquidaciones
de cada compañía; y las pantallas comunes, o Pantalla de Comentarios, o Pantalla Ver fichero o Contactos
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Pantalla: General En esta pantalla se introducen los datos generales de las compañías.
Los CAMPOS se explican en la ayuda de pantalla; al pasar el puntero del ratón sobre ellos aparece una leyenda informativa de los datos que hay que introducir, siendo los más significativos: • Nº compañía: es un nº correlativo de dos dígitos y lo da el ordenador. Si se prefiere, es posible utilizar letras en vez de números; por ejemplo, para la supuesta compañía SEGUROS BREMEN, se podría poner SB. No utilizar la codificación de letras cuando se rea licen traspasos automáticos a contabilidad, ya que estos dos dígitos de la clave forman parte de la cuenta contable de la compañía. Es aconsejable la codificación con núm eros (compañía 01...) • Estado del recibo: estado que pondrá automáticamente al completar los recibos de esa compañía. Cuando son las compañías las que cobran los recibos se puede optar por la opción C de cobrado. • Código para la compañía: código que designa la compañía para cada agente o corredor. • Retención: Retención que tiene el mediador con esa compañía. • Fecha últ. Liq.: es únicamente informativo y se completa, automáticamente, en el momento de hacer una liquidación con la compañía, indicando día, mes y año.
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• Número úl. liq.: Número de la última liquidación que se ha hecho con esta compañía. Se completa automáticamente al realizar la liquidación.
Pantalla: Opciones de Liquidación Aquí se seleccionan los distintos listados según interese que aparezcan al hacer la liquidación de los recibos, qué tipo de recibos se quieren liquidar y otras opciones para seleccionar al hacer estos listados y liquidar, Varios.
Estas opciones, también están en Liquidación de los botones de acción rápida inferiores, que corresponden a las opciones generales de liquidación. Pero las puestas en esta segunda pantalla tienen prioridad en la compañía que corresponda sobre las generales.
Procesos de Compañías Los procesos del fichero de compañías se realizan pinchando en los botones de acción rápida de la parte inferior de la pantalla. Estos son:
- Comisiones Diversos - Extracto - Liquidación - Estadística - Gráficas - Diario - Objetivos - Exportación automática de ficheros de liquidación para compañías - Liquidación automática
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Compañías: Comisiones de Diversos Se relacionan todas las comisiones e impuestos de todas las modalidades de seguros con las que se trabaja.
Los campos se explican en las ayudas de la pantalla, pero los de características especiales son:
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• Tipo: Primero se introduce la clave, que está formada por 8 dígitos o letras según estén declarados en el programa: CO RA SR PR; dos para la COmpañía, dos para el RAmo, dos para el SubRamo, dos para el Producto. • Año (o P/C): Se pone un número, 1, 2, 3... según corresponda, cuando las compañías utilizan la opción de ceder diferentes comisiones según el año de inicio del seguro. Se pueden llegar hasta nueve años diferentes. A partir del último año que se declara la comisión en adelante tomará este valor; por ejemplo, se declara una comisión con Año 1 y otra comisión con Año 2, a partir del segundo año en adelante toma el valor del Año 2. También se puede poner P si la comisión es específica para los recibos de Producción o C para los de Cartera. Si no lo usan dejar en blanco. Hay que crear una ficha para cada año, con las diferentes comisiones. • Bonus / Malus: Para crear diferentes fichas de comisiones dependiendo de los distintos niveles de bonus / malus que da la compañía. Poner el nombre de los bonus / malus. Hay que crear una ficha para cada año, con las diferentes comisiones. • Límite/Agroseguro: Cantidad de referencia para el cálculo de comisiones e impuestos. Si la prima es menor que el límite, se tendrán en cuenta las dos columnas izquierdas de comisiones; si es mayor, tendrá en cuenta las dos columnas de la derecha. Hay compañías que pueden establecer comisiones diferentes, según la cantidad de prima. Poner la palabra AGROSEGURO si se desea tratamiento de Agroseguro. • Restar bonificación: Al calcular el total, opción para restar o no la bonificación, S/N. • Restar Bonificación para Comisión: Opción de restar a la prima la bonificación para calcular la comisión, S/N. En la pantalla de comisiones diversos hay tres cuadros, se pueden declarar con % o cantidad fija. La primera columna sería para los % (no hay que poner el símbolo %) y la segunda columna para la cantidades fijas. Al introducir la cantidad pulsar el tabulador o enter y automáticamente copia la cantidad que hemos puesto en otra columna. Comisiones se declaran las comisiones que dan las compañías. La comisión puede aplicarse sobre la prima, recargo o consorcio. Impuestos sobre prima neta se declaran Impuestos, Consorcios, Recargo, IPS. SAC (Servicio de Atención al Cliente). En forma de cobro poner la forma de cobro del recibo a la que se le sumará el cargo (utilizar un * para que sean todas las formas de cobro). En Fijo se puede poner el cargo a sumar al recibo si coincide la forma de cobro de recibo con forma de cobro declarada aquí. Porcentaje % sobre prima neta o total.
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Compañías: Extracto Listará el resumen de la compañía que tenemos en pantalla:
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Compañías: Liquidación
En la pestaña Liquidar , podemos seleccionar varias opciones:
- Si se quiere liquidar una sola compañía, hay que tener en pantalla dicha compañía, pulsar el botón inferior de liquidación y seleccionar Liquidación individual.
- Si por el contrario queremos liquidar más de una compañía, no es necesario tener ninguna compañía en pantalla. Hay que seleccionar Liquidación en grupo y elegir la primera y la última.
Se puede realizar:
, listará el listado de recibos cobrados, pendientes, extracto de cuenta…, pero es un simulacro, no realiza ningún cambio en los recibos.
, listará lo mismo que la liquidación de pruebas, pero realizará cambios en los recibos, incluyendo número y fecha de liquidación, y si ya está liquidado a la compañía pasará el recibo a histórico de recibos.
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También se puede seleccionar el tipo de formato de los listados y el tipo de recibos que se quieren liquidar. En la pestaña Selección de recibos , aparecerán los recibos que están cobrados y pendientes de liquidar a la compañía, es decir, que no tienen contenido en los campos número y fecha de liquidación a la compañía.
Pulsando encima del recibo queda seleccionado y marcado en color azul, volviendo a pulsar sobre el recibo se desmarcará y en quedará en color blanco. Para seleccionar los recibos de forma automática, hay varias opciones:
1- Seleccionar todos. 2- No seleccionar ninguno. 3- Dejar seleccionados hasta una fecha de efecto. Previamente tendrán que estar
todos marcados para que pueda dejar los que cumplan la fecha de efecto que se ha introducido.
4- Dejar seleccionados hasta una fecha de liquidaci ón. Previamente tendrán que estar todos marcados para que pueda dejar los que cumplan la fecha de liquidación que se ha introducido.
5- Dejar seleccionados hasta un importe . Previamente tendrán que estar todos marcados para que pueda dejar los que tengan el importe menor al introducido.
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6- Dejar seleccionados que cumplan condiciones. Previamente tendrán que estar todos marcados para que pueda dejar los que cumplan las condiciones que se han definido.
7- Añadir por número de recibo de compañía. Aparecerá una pantalla donde introducir el nº de recibo de compañía que se quiere seleccionar.
Pulsando , aparecerá la misma pantalla pero con los extornos del colaborador que estén pagados, es decir, que en el estado aparezca X. Pulsando , aparecerá la siguiente pantalla: Para que funcione la selección de recibos, no puede estar ningún recibo seleccionado y la columna que corresponde a los campos del recibo hay que definirla con la letra de la columna excel a la que corresponde. En la pestaña Opciones Cias. , se puede elegir:
- Los listados se van a generar. - Las partes que se van a incluir en la liquidación. Si se selecciona liquidar pagos de
siniestros o liquidar devueltos, tomará todos, no se podrá seleccionar que devueltos o que pagos de siniestros se quieren incluir.
- En otras opciones, podemos elegir diferente formas de ordenar los listados, campos a incluir….
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En la pestaña Saldos/Cargos/Abonos , se introducirá la definición del cargo o abono que se quiere incluir en la liquidación y el importe de estos.
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En la pestaña Deshacer liquidación , se introducirá el número de liquidación que se quiere
deshacer y a continuación se pulsará
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Compañías: Estadística
Para realizar la estadística de las compañías tenemos varias opciones:
1- Si se rellena compañía inicial y final y no se rellena ramo inicial y final, la estadística se listará por los totales de cada una de las compañías.
2- Si se rellena ramo inicial y final y no se rellena compañía inicial y final, la estadística se listará por los totales de cada uno de los ramos, sin diferenciar por compañía.
3- Si se rellena compañía inicial y final y se rellena ramo inicial y final, la estadística se listará por compañías y dentro de cada uno de estas por los totales de cada uno de los ramos.
Estados de recibos a añadir- Seleccionará todos los recibos de históricos entre las fechas seleccionadas y que pertenezcan a las compañías establecidas, y de recibos actuales los estados que se incluyan en este campo. Utilizar marca del recibo para producción/cartera- Si se rellena con S, diferencia los recibos entre producción y cartera por el campo P/C/S que aparece en la ficha de recibos. Si se rellena con N, diferenciará los recibos entre producción y cartera por la fecha de producción del recibo. Siniestralidad:
N- Sin siniestralidad 1- Total del siniestro 2- Total pagado por las cías en siniestro 3- Suma de los pagos Primas:
1- Prima neta 2- Prima anual
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Compañías: Gráficas Para seleccionar los datos sobre los que queremos realizar los cálculos se deberá seleccionar:
- Fecha inicial y final. - Las cantidades a tomar de los recibos: prima neta, total o comisión - Incluir un título en la parte superior y otro en la parte inferior. - Añadir las compañías y ramos que van a aparecer en la gráfica.
Una vez introducidas las condiciones se pulsa el botón de Calcular Datos . Generará 2 gráficas: Gráfica 2D:
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Gráfica 3D:
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Compañías: Diario
Esta opción sirve para sacar una estadística diaria con las condiciones que se seleccionen en esta pantalla:
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Compañías: Exportación de liquidación para compañías. Hay compañías que admiten ficheros con la liquidación de recibos. Hay que seleccionar que compañía se quiere exportar y preparar el fichero. El fichero que se genera, será de la última liquidación de la compañía seleccionada.
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Compañías: Liquidación automática de compañías.
Para realizar una liquidación automática a partir de la información que nos proporciona las compañías, lo primero que hay que hacer es solicitar el fichero de liquidación a las compañías que lo tienen programado. Una vez guardado el fichero en el equipo, lo buscamos a través de la carpeta amarilla, indicamos la fecha de cobro y el número de la compañía, pulsamos el botón de informe de coincidencia de recibos, y nos mostrará una previsualización de los recibos que ha localizado y de los que no. Al pulsar el botón de realizar marcado para liquidación, lo que realiza es marcar los recibos del listado, para que, cuando vayas a realizar la liquidación, aparezcan ya todos los recibos marcados.
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Fichero:
AUXILIARES
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Fichero de Auxiliares Formas de acceder al fichero: Botón superior Auxiliar cambia la ventana al fichero. Botón inferior Auxiliar abre otra ventana para el fichero.
En este fichero se introducen los datos de los auxiliares con los que se trabaja. Consta de cinco pantallas: General, donde se introducen los datos de los auxiliares con los que se trabaja; Cursos donde se guarda información sobre los cursos que realizan los colaboradores; y las pantallas comunes, Pantalla de Comentarios, Pantalla Ver fichero, Contactos que ya se han visto anteriormente.
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En la primera pantalla, General, se introducen los datos generales de los auxiliares.
Los CAMPOS se explican en la ayuda de pantalla; al pasar el puntero del ratón sobre ellos aparece una leyenda informativa de los datos que hay que introducir, siendo los más significativos: • Clave: aparece, automáticamente, un número correlativo de seis dígitos, correspondiente al número de auxiliar. Si se prefiere, se puede utilizar letras en vez de números; así, para el supuesto auxiliar SEGUROS BREMEN GRUPO ASOCIADOS, se puede poner el código SBREGA coincidiendo con las iniciales del nombre. No utilizar la codificación de letras cuando se rea licen traspasos automáticos a contabilidad, ya que estos seis dígitos de la clave forman parte de la cuenta contable del colaborador. Es aconsejable la codificación con núm eros (auxiliar 000001...). • Liquida recibos: Al poner S, mantiene el recibo en el fichero actual hasta su liquidación con la compañía y auxiliar. Al poner N, se entiende que no se liquida con el auxiliar por lo que lo pasa a histórico al liquidar con la compañía. • Fecha últ. Liq.: es únicamente informativo y se completa, automáticamente, en el momento de hacer una liquidación con el auxiliar, indicando día, mes y año. • Número úl.liq. : Número de la última liquidación que se ha hecho con este auxiliar. Se completa, automáticamente al liquidar. • Retención: Retención que se aplica al auxiliar.
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Procesos del fichero de Auxiliares Se realizan pinchando en los botones de acción rápida de la parte inferior de la pantalla. Estos son:
- Comisiones - Extracto - Liquidación - Estadística - Listado Real Decreto - Modelo Hacienda - Factura mensual - Facturación A - Facturación B - Analítica - Varios
Auxiliares: Comisiones Para establecer comisiones cedidas a los auxiliares para vehículos y diversos.
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Los campos se explican en las ayudas de la pantalla, pero los de características especiales son:
Clave: Formada por doce dígitos: AUXI CO RA SR PR; cuatro para el AUXIliar, dos para la COmpañía, dos para el RAmo, dos para SubRamo, dos para el PRoducto. Para declarar la misma comisión de auxiliar igual para todas las compañías y todos los ramos, se pone el nº del auxiliar y rellenamos con * , por ejemplo 000001********
Ejemplo: El colaborador 000007 tiene una comisión fija para todos los seguros, menos para los de vida cuando trabaje con la compañía 02. Se crearían dos fichas con estas dos claves: 000007******** y 00000702VI****, y sus respectivas comisiones.
• Año (o P/C): Se pone un número, 1, 2, 3... según corresponda, cuando las compañías utilizan la opción de ceder diferentes comisiones según el año de inicio del seguro. Se pueden llegar hasta nueve años diferentes. A partir del último año que se declara la comisión en adelante tomará este valor; por ejemplo, se declara una comisión con Año 1 y otra comisión con Año 2, a partir del segundo año en adelante toma el valor del Año 2.
También se puede poner P si la comisión es específica para los recibos de Producción o C para los de Cartera. Si no lo usan dejar en blanco. Hay que crear una ficha para cada año, con las diferentes comisiones.
Se introducen los porcentajes, dependiendo del tipo de comisión que se ceda al auxiliar. Vehículos y Diversos estos porcentajes pueden ser sobre la prima o el total del recibo, total de comisión, total de la prima neta menos la bonificación, sobre el total de la comisión del auxiliar 1 o del auxiliar 2 (se pone sin el símbolo %). Para poner una cantidad fija poner F:(cantidad). Para poner una cantidad fija dependiendo de la forma de cobro poner D:(cantidad) funciona así: ejemplo D:40
• Recibos Anuales: 40 € de comisión. • Recibos Semestrales: 20 € de comisión. • Recibos Mensuales: 40/12 € de comisión.
Cuando se tengan muchos colaboradores, se pueden establecer unas Tablas de comisiones que se incluirán en le programa. Para ello:
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1. Se escriben todas las fichas de comisiones relacionadas con una tabla.
Por ejemplo T0000101MUHOIR , T0000101MU**** , T0000101****** , T00001******** , T0000102****** , T0000101MUHO** ,... con la correspondiente comisión.
2. En la clave del auxiliar, poner T00001, T00002... en vez de los seis dígitos de su número. 3. Después, se crea una ficha por cada auxiliar poniendo, en la comisión de la prima neta, la
tabla que corresponda: T00001, por ejemplo.
Auxiliares: Extracto Para poder sacar un extracto de un auxiliar, hay que tener en pantalla el auxiliar sobre el que se quiere sacar la información. En la parte inferior izquierda se encuentra el botón extracto, pulsando nos aparece el siguiente listado:
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Auxiliares: Liquidación
En la pestaña Liquidar , podemos seleccionar varias opciones:
- Si se quiere liquidar un solo auxiliar, hay que tener en pantalla dicho auxiliar, pulsar el botón inferior de liquidación y seleccionar Liquidación individual.
- Si por el contrario queremos liquidar más de un auxiliar, no es necesario tener ningún auxiliar en pantalla. Hay que seleccionar Liquidación en grupo y elegir el primero y el último.
Se puede realizar:
, listará el listado de recibos cobrados, pendientes, extracto de cuenta…, pero es un simulacro, no realiza ningún cambio en los recibos.
, listará lo mismo que la liquidación de pruebas, pero realizará cambios en los recibos, incluyendo número y fecha de liquidación, y si ya está liquidado a la compañía pasará el recibo a histórico de recibos.
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También se puede seleccionar el tipo de formato de los listados, el tipo de moneda a liquidar y el tipo de recibos que se quieren liquidar. En la pestaña Selección de recibos , aparecerán los recibos que están cobrados y pendientes de liquidar al auxiliar, es decir, que no tienen contenido en los campos número y fecha de liquidación al auxiliar.
Pulsando encima del recibo queda seleccionado y marcado en color azul, volviendo a pulsar sobre el recibo se desmarcará y en quedará en color blanco. Para seleccionar los recibos de forma automática, hay varias opciones:
1- Seleccionar todos. 2- No seleccionar ninguno. 3- Dejar seleccionados hasta una fecha de efecto. Previamente tendrán que estar
todos marcados para que pueda dejar los que cumplan la fecha de efecto que se ha introducido.
4- Dejar seleccionados hasta una fecha de liquidaci ón. Previamente tendrán que estar todos marcados para que pueda dejar los que cumplan la fecha de liquidación que se ha introducido.
5- Dejar seleccionados hasta un importe . Previamente tendrán que estar todos marcados para que pueda dejar los que tengan el importe menor al introducido.
6- Dejar seleccionados que cumplan condiciones. Previamente tendrán que estar todos marcados para que pueda dejar los que cumplan las condiciones que se han definido.
7- Añadir por número de recibo de compañía. Aparecerá una pantalla donde introducir el nº de recibo de compañía que se quiere seleccionar.
Pulsando , aparecerá la misma pantalla pero con los extornos del auxiliar que estén pagados, es decir, que en el estado aparezca X.
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Pulsando , aparecerá la siguiente pantalla:
Para que funcione la selección de recibos, no puede estar ningún recibo seleccionado y la columna que corresponde a los campos del recibo hay que definirla con la letra de la columna Excel a la que corresponde. En la pestaña Saldos/Cargos/Abonos , se introducirá la definición del cargo o abono que se quiere incluir en la liquidación y los importes de estos.
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En la pestaña Deshacer liquidación , se introducirá el número de liquidación (el número de liquidación son 5 dígitos) que se quiere deshacer y a continuación se pulsará
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En la pestaña Opciones Colab. , se puede elegir:
- Los listados se van a generar. - Las partes que se van a incluir en la liquidación. Si se selecciona liquidar pagos de
siniestros o liquidar devueltos, tomará todos, no se podrá seleccionar que devueltos o que pagos de siniestros se quieren incluir.
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Auxiliares: Estadística
Para realizar la estadística de los auxiliares tenemos varias opciones:
1- Si se rellena auxiliar inicial y final y no se rellena ramo inicial y final, la estadística se listará por los totales de cada uno de los auxiliares.
2- Si se rellena ramo inicial y final y no se rellena auxiliar inicial y final, la estadística se listará por los totales de cada uno de los ramos, sin diferenciar por auxiliares.
3- Si se rellena auxiliar inicial y final y se rellena ramo inicial y final, la estadística se listará por auxiliares y dentro de cada uno de estos por los totales de cada uno de los ramos.
Estados de recibos a añadir- Seleccionará todos los recibos de históricos entre las fechas seleccionadas y que pertenezcan a los auxiliares establecidos, y de recibos actuales los estados que se incluyan en este campo. Utilizar marca del recibo para producción/cartera- Si se rellena con S, diferencia los recibos entre producción y cartera por el campo P/C/S que aparece en la ficha de recibos. Si se rellena con N, diferenciará los recibos entre producción y cartera por la fecha de producción del recibo.
Auxiliares: Listado de Real Decreto Explicado en el Manual del Real Decreto
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Auxiliares: Factura mensual
En este listado nos aparecerá la relación de recibos liquidados al auxiliar por meses.
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Auxiliares: Facturas
Una vez introducido los datos del colaborador que se quiere facturar, nos aparecerá la siguiente pantalla donde iremos introduciendo uno a uno los números de recibos que queremos facturar.
Una vez introducidos todos los recibos a facturar, nos aparecerá el siguiente listado:
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Auxiliares: Facturación B En este listado aparecen los recibos introducidos en el fichero de recibos actuales y que estén pendientes de liquidar, independientemente del estado que tengan los recibos.
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Fichero:
CLIENTES
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Fichero de Clientes El fichero de clientes consta de cinco pantallas:
• General , para los datos generales del cliente; • Domicilios, para otros domicilios del cliente; • Pantallas comunes : Pantalla de Comentarios, Pantalla Ver fichero y Pantalla
Contactos
En este fichero se introducen los clientes o tomadores de seguros, sólo una vez, nunca una vez por póliza. Cuando se está dando de alta una póliza, se puede acceder a este fichero para introducir un cliente nuevo, o buscar alguno de los ya introducidos y después completar la póliza, automáticamente, con estos datos. Todos los campos de este fichero se explican con la ayuda en pantalla, pasando el cursor del ratón sobre el campo y así aparece una lectura informativa de los datos que hay que introducir en ellos. Los que tienen alguna característica especial se explican a continuación:
• Familia : al cliente otras personas que guardan algún tipo de parentesco. • Agrupación : Campo que también está en pólizas, recibos y siniestros. Agrupa y
relaciona diferentes clientes. • Tratam. Correspondencia : En el campo Nombre (Nombre del tomador), se han
introducido los apellidos seguidos del nombre del cliente. Para que la correspondencia no sea tan impersonal, en este campo de tratamiento de correspondencia, se hace constar el nombre del cliente en el orden correcto con el encabezamiento que se crea más adecuado. Ej: Don Luis Gómez. Al crear las cartas en el procesador de textos, habrá que poner la clave que corresponde a este campo en vez de la del nombre del cliente.
• Dom. Correspondencia : dirección a la que enviar al cliente cualquier tipo de documentación.
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Es posible que este domicilio no corresponda con el particular, para ello, en la segunda pantalla Domicilios, se pueden señalar diferentes direcciones de interés, domicilio particular, de trabajo, además de otros datos como nombre, edad, profesión del cónyuge. En caso de que coincida el domicilio de correspondencia con el particular, no es necesario completar este último.
• Pólizas ptes : campo para introducir, a modo informativo, las pólizas que se pueden formalizar con un cliente.
• Teléfono y Móvil : Tiene al lado un botón que, al pincharlo, se despliega una ventana de dialogo, para marcar automáticamente los teléfonos de los clientes con selección de operadora según horario. Los teléfonos se pueden introducir con puntos o guiones, pero uno del otro separados por una barra inclinada. Ej: 976.48.82.95 / 976-488295.
• Nº Domiciliaciones : Es una breve anotación para saber si el cliente tiene o no
domiciliación bancaria (S o N), o el número de ellas que se tienen. Es un campo meramente informativo.
Para introducir las domiciliaciones bancarias del cliente, accederemos al botón
del menú inferior.
• Clasificaciones ( C1 – C8)
En el fichero de clientes, se ha puesto especial interés en potenciar el
apartado de correspondencia con ellos. Por este motivo existen, en la parte inferior, unos campos (C1-C8) que cada persona puede emplear y valorar a su elección, para después hacer listados o enviar correspondencia a esos clientes en caso de que interese, con determinadas características, hobbys, u otros datos que puedan interesar: hijos menores a una edad, segundas viviendas, caravanas, animales domésticos... En un momento determinado, una compañía puede ofrecer un ventajoso seguro para
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algunos de esos clientes que cumplen determinadas características que están definidas en C1-C8.
Estos campos, son utilizados también para hacer listados o enviar correspondencia a
clientes que tengan determinadas pólizas de clientes mediante el botón /
. Para este proceso se aconseja dejar libres de dos a cuatro campos C, normalmente de C5 a C8. C8 es el único campo que tiene cuatro dígitos en vez de dos como el resto, para hacer listados de clientes que son de auxiliar y saber cual es.
Guardar o dar de alta la ficha de un cliente:
Una vez tenemos todos los datos que nos interesan de un cliente, se procede a guardar esa ficha. Para ello, se pueden utilizar varias formas:
1.- Una vez introducidos todos los campos que interesan, bajar el cursor hasta el último
campo bien mediante el ratón, bien mediante AvPag del teclado. Una vez aquí, pulsar <Enter>, y la ficha quedará almacenada.
Si hay varias pantallas, pulsar <Enter> en el último campo de la última pantalla, para
grabar todas. 2.- Una vez introducidos los datos en la pantalla, pulsar <Ctrl. + G>, no importando
dónde está el cursor ni en que pantalla se está. 3.- Pinchando sobre el icono del menú superior, con G. y nueva, donde al grabar la
ficha, aparece una nueva ficha en blanco para seguir introduciendo datos.
4. Pinchando sobre el icono del menú superior, con G. y quedar , donde al grabar la ficha, guarda la información que aparece en pantalla, prepara para introducir una nueva ficha y deja el cursor en el que se encuentra.
5.- Pinchando sobre el icono del menú superior, con G. y seguir , donde al grabar la ficha, mantiene los datos en pantalla, pudiendo seguir introduciendo datos en esa misma pantalla.
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Procesos del fichero de Clientes
Los procesos del fichero de clientes se realizan desde los botones inferiores de acción rápida. Estos son:
- Entregas a cuenta - Listado de domiciliaciones - Descripción de riesgos - Buscador - Listado de clientes - Listado de pólizas - Informe de clientes - Varios. Ver Manual Menú Varios.
Estas opciones, se explican más detalladamente a continuación:
Clientes / Entregas a cuenta: Para reflejar las cantidades entregadas con anterioridad a la fecha de cobro. Este fichero se explica en el fichero de pólizas. Ver Fichero de Pólizas / Entregas a cuenta. Clientes / Listado de domiciliaciones de clientes
Con esta opción, se puede realizar un listado con las domiciliaciones de uno o varios clientes, simplemente introduciendo el nº de cliente inicial y final.
Por defecto, siempre aparecen completos estos dos campos con el cliente que está en pantalla, ya que habitualmente se consultan las domiciliaciones de uno solo.
Con botón de se accede a la pantalla donde establecer diferentes condiciones para la comprobación de las domiciliaciones de los clientes que las cumplan. El listado correspondiente, se puede o bien previsualizarlo por pantalla o bien imprimirlo directamente.
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Clientes / Riesgos . Para reflejar unos determinados riesgos definidos. Este fichero se explica en el fichero de pólizas. Ver Fichero de Pólizas / Riesgos.
Clientes / Buscador . Opción para ver y acceder de forma rápida todas las pólizas, recibos y siniestros de un cliente tanto actuales como históricos, con la posibilidad de modificar y grabar cambios en las fichas correspondientes. Al pinchar sobre este botón, aparece la siguiente pantalla:
Hay tres criterios de búsqueda de clientes: por nombre, número de póliza y matrícula. En cualquiera de los tres campos, al ir introduciendo el dato que se conoce, irán apareciendo a la vez, en la rejilla de la derecha, un listado con las fichas que sus datos que correspondan con lo escrito en los campos de búsqueda, ordenadas alfabética o numéricamente. Los datos que se ven en la parte inferior de la pantalla (pólizas, recibos y/o siniestros, actuales y/o históricos) corresponden al primer cliente del listado. Si se quieren los datos de otro del listado, al pincharlo se situará el primero y sus datos aparecerán en la parte inferior. Los datos actuales que se quieren ver se activan en su botón correspondiente:
Seleccionando estos campos, elegiremos que campos queremos ver en el listado. En este listado, aparecerán sobre fondo azul, aquellos datos que son históricos y en fondo blanco, aquellos datos que son actuales. Para acceder a cualquier ficha, basta pinchar con el ratón sobre la línea que corresponda de pólizas, recibos o siniestros, y automáticamente se abrirá el fichero con la ficha correspondiente. Esta se puede consultar modificar, cambiar de estados, grabar cambios…
Una vez hecha la consulta para volver al buscador, basta con pinchar el botón . Para visualizar todos los recibos y siniestros de una única póliza, basta con pinchar con el botón derecho del ratón sobre ella para limitar esa visión en el buscador.
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Clientes / Listado de clientes .
Para hacer todo tipo de listados de clientes. Se pueden listar todos o hacer una selección estableciendo condiciones.
Los campos de esta pantalla son:
• Ordenar por Clave o por Apellidos : introducir C ó A según convenga.
• Inicio del listado : clave o apellido a partir del que se quiere que empiece el listado y/o condiciones. No hace falta completar si se quiere tener en cuenta todo el fichero.
• Fin del listado : clave o apellido en el que se quiere que termine el listado y/o
condiciones. No hace falta completar si se quiere tener en cuenta todo el fichero
• Hasta la fecha : fecha límite del listado.
• Importe mayor a : sólo lista clientes con el campo importes pagados mayor a esta cantidad.
• : Para personalizar más el listado. Al pinchar este botón aparece la pantalla de condiciones, para seleccionar únicamente los que las cumplan
• / / : dirección del listado.
• / : Al aceptar se genera el listado. Si se cancela, se anula la selección.
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Clientes / Listados de pólizas de clientes Es posible hacer un listado de clientes con sus pólizas y, además, seleccionarlos según determinadas condiciones.
Los campos de esta pantalla son:
• Orden: Apellidos o Clave (A/C): seleccionar el orden de salida del listado. • Cliente Inicial / Cliente final : Claves para seleccionar el inicio y final del listado según
la selección del campo anterior
• Fecha inicial de primas / Fecha final de primas : Es posible listar los datos de las primas totales que un cliente paga, incluso separando lo que falta por liquidar, señalando las fechas inicial y final entre las que se quiere el listado.
• Imprimir domiciliaciones (S/N): Se pueden imprimir las domiciliaciones bancarias de los clientes si interesa.
• Imprimir pólizas (S/N): Si se quieren o no imprimir las pólizas.
• Fecha inicial pago de siniestros / Fecha final pago de siniestros : Es posible listar
todos los pagos de siniestros que se han hecho en esas pólizas.
• Imprimir clientes con primas mayores a : en el caso de querer listar a clientes con primas mayores a una cantidad determinada.
• : Para personalizar más el listado. Al pinchar este botón aparece la pantalla de condiciones, para seleccionar únicamente los clientes que cumplan dichas condiciones.
• / / : dirección del listado.
• / : Al aceptar se genera el listado. Si se cancela, se anula la selección.
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Clientes / Informe entre fechas . Es posible crear un informe de un cliente entre dos fechas determinadas, con la opción de listar recibos, siniestros tanto históricos como actuales.
• Fecha inicial / Fecha final : franja entre las cuales queremos obtener la información.
• Pólizas : Se pone S/N, según convenga la impresión de pólizas.
• Recibos (C) : En caso de poner C, imprimirá sólo aquellos recibos cuyo estado sea C (Cobrado). En caso de dejarlo en blanco, imprimirá todos los recibos.
• Siniestros : Se pondrá S/N según convenga la impresión de siniestros.
• Pólizas Históricas : se pondrá S/N según convenga la impresión de pólizas históricas.
• Recibos Históricos : Se pondrá S/N según convenga la impresión de recibos
históricos.
• Siniestros Históricos : se pondrá S/N según convenga la impresión de siniestros históricos.
• Compañías : se introduce si se desea listar sólo la información de unas determinadas
compañías. En el caso de ser más de una, aparecerán separadas por comas
• Formato informe 1 / 2: se pondrá 1 ó 2 dependiendo del formato que deseemos.
• Gráfica de los últimos 5 años (1-2): saca una gráfica del volumen de primas y comisiones en los últimos 5 años. En caso de poner 1, sacará las primas, mientras que si se pone 2, sacará primas y comisiones.
• Gráfica por ramos: se introducen los ramos que se desean mostrar. En caso de haber
más de uno, aparecerán separados por comas (MUHO, VETU…).
• Gráfica por compañías: se introducen las compañías que se desean mostrar. En el caso de poner más de una, aparecerán separadas por comas.
• / : Al aceptar se genera el listado. Si se cancela, se anula la selección.
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Clientes / Varios / Actualización C1-C8 . Ya se ha visto anteriormente en Clasificaciones C1-C8 para qué sirven estos campos. Ahora se va a explicar su preparación, como configurarlos y definirlos para hacer listados y enviar correspondencia. Cuando se opta por esta opción, se puede enviar correspondencia y listar a clientes con determinadas pólizas, en unas compañías concretas, con o sin automóviles, productos, vehículos especiales, sin un seguro especifico... Para ver con más claridad el uso de estos campos, se explica con un ejemplo: Ejemplo: Se quiere saber qué clientes disponen de más de una póliza de hogar, de más de una de vehículos pero no tiene de jubilación, que viven en Santander y que tienen entre 20 y 30 años; se les quiere enviar una carta a estas personas que, siendo clientes, no tienen este seguro para ofrecerles una oferta ventajosa. Como se ha visto anteriormente, es aconsejable para estos listados dejar reservados unos cuatro campos C, que pueden ser de C5 a C8 para hacer este tipo de selección. Una vez seleccionadas las opciones, el programa pondrá sobre la C que se elija SI en el caso de tener ese tipo de pólizas o NO, el seguro prefijado. A continuación se explica cómo hacerlo.
Al pinchar en el botón , seleccionaremos la opción , y nos aparecerá la siguiente ventana:
Nos aparecen los siguientes campos: • Compañía / Ramo / Subramo / Producto (**): Se señala compañía / ramo / subramo / producto del cual se necesita conocer si los clientes tienen o no pólizas. Normalmente, cada campo viene identificado, bien por dos cifras, bien por dos letras. Se pueden utilizar los asteriscos como comodín; por ejemplo si se quiere la selección de todas las compañías, los dos dígitos de éstas se completaran con dos asteriscos; si se quiere saber los clientes que tienen multirriesgos, independientemente del subramos y productos, estos dos dígitos se completarían con asteriscos.
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Ejemplo: **MUHO** Clientes con multirriesgo de hogar en cualquier compañía y de cualquier producto. • C1-C8 a preparar (1-8): Se pone el número de aquella ‘C’, en la que se quiere que aparezca la marca determinada, dependiendo de si el cliente posee o no el tipo de póliza definida. El campo C8, tiene cuatro dígitos en vez de dos como el resto, para poder hacer un listado de clientes que son de colaborador, como se verá más adelante. Aunque es mejor hacerlo sobre el campo Colaborador de la pantalla de clientes. • Dejar ‘C’ que ya tengan (SI): Es posible establecer, en un mismo campo C y para un mismo listado, aquellos clientes que tienen diferentes pólizas. Aunque es aconsejable hacerlo en campos C diferentes por ser mucho más sencillo, y p or lo tanto se aconseja poner siempre N. En caso de que se decida utilizarlo, se completa de la siguiente forma: Esta opción permite que los SI ya existentes de una primera selección no se modifiquen, ya que solo revisa los clientes que tengan NO y pone SI en los que la cumplan y deja NO en las que no la cumplan; después hace un segundo repaso con la segunda condición y vuelve a colocar SI y NO sobre las anteriores, en las que corresponda. Por ello, si se quiere poner varias condiciones en una misma clasificación, C8, C7..., es necesario poner SI en valores anteriores, para que en el segundo repaso, no sobreescriba los NO sobre los SI anteriores. Si solamente se establece una selección, habrá que poner NO, para no conservar los de una anterior preparación. Los SI / NO que se han hecho en una preparación se quedan hasta la próxima. • Letras a poner si hay ese tipo de póliza (SI): Además de poner SI, se pueden seleccionar otras dos letras que indique el tipo de póliza que tiene: SI, NO, SM, SH, MU, HO, u otras... Con estas se completa el campo automáticamente, por lo que es aconsejable poner los que se puedan relacionar fácilmente con lo que significan. Si consta MU, es fácil asociarlo con multirriesgo... • Letras a poner si no hay ese tipo de póliza (NO): Dos letras para señalar que ese cliente no tiene el tipo de póliza seleccionado: NO, NM, NH... Se completa el campo automáticamente. • Poner el número de pólizas de este tipo (S/N): Al poner S, en la C seleccionada pondrá un número, que es el número de pólizas que tiene ese cliente de la COmpañía / RAmo / SUbramo / PRoducto seleccionada. A su vez rellenará el campo Nº de pólizas. • Poner el auxiliar que tienen esas pólizas (S/N): Pone el número de auxiliar que ha hecho las pólizas a ese cliente, en el campo Auxiliar . • Título del campo: Para renombrar el campo C, sobre el que se hace la selección. Poner una palabra de hasta 6 dígitos que informe qué datos hay en esa C. • Poner SI solo si tienen exclusivamente ese ramo (S/ N): En el caso de querer saber si un cliente sólo posee pólizas del tipo de RAmo / SUbramo / PRoducto definido, se pondría una S. • Marcar solo las pólizas con mes de vencimiento: Sólo marcará que tiene pólizas del ramo seleccionado, si el mes de vencimiento es el que se indique en la casilla. • Poner número de pólizas totales en campo ‘Nº Póliza s’ (S / N): Con ‘S’ pondrá el número de pólizas de todos los ramos que tiene el cliente en la casilla ‘Nº Pólizas’.
• Está desactivado. No se pueden establecer más condiciones que las que aparecen en pantalla.
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• Al aceptar y según la selección hecha, el programa va comprobando cliente por cliente, si tiene las pólizas seleccionadas y pone de forma automática en la C establecida SI tiene o NO tiene con los dígitos fijados. Si esta preparación se ha hecho, por ejemplo en C6, y se ha determinado un SI para los que tienen multirriesgo de hogar, ahora se les puede enviar cartas a todos los que C6=NO, que son los que no tiene multirriesgo de hogar, para ofrecerles un seguro. Ejemplo: Se quiere enviar una carta a todos los clientes que tienen pólizas Multirriesgo y Vehículo con cualquier compañía, pero no tienen póliza de Vida, para ofrecerles una oferta del 30% en este seguro al tener más de una póliza diferente con la agencia o correduría.
1. Para ello, inicialmente, vamos a seleccionar a aquellos clientes que posean pólizas de Multirriesgo con cualquier compañía. Esta selección se almacena en el C6 (por ejemplo), que, por lo definido, pasa a titularse MULHO.
2. Al pinchar , el programa completa, automáticamente en C6 (ahora con el título MULHO), M en todos los clientes que cumplan la condición de que tengan como mínimo una póliza de multirriesgo de hogar, y NO en aquellos clientes que no posean. Al terminar dicho proceso, en todos los clientes aparecerá en el campo MULHO un valor u otro dependiendo de las pólizas que posea dicho cliente.
3. Ahora se hará una selección de aquellos clientes que posean pólizas de automóviles con cualquier compañía. Se repetirá el mismo proceso: en este caso, almacenaremos el valor en el campo C7, que ahora tomará el nombre de VEHI.
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4. Una vez seleccionados los clientes con pólizas de Vehículos y de Multirriesgo Hogar,
faltaría conocer aquellos clientes que no poseen pólizas de vida. Para ello, repetiremos el mismo proceso: Almacenaremos este valor en el C5, que ahora toma el nombre de VIDA.
5. Una vez ya se han hecho todas las selecciones, en cada cliente, aparecerán los
valores correspondientes a las selecciones realizadas. Por ejemplo: Cliente 1: Cliente 2: …
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Donde, en este caso, el cliente 1 no posee pólizas de vida, si que posee pólizas de multirriesgo hogar y tampoco posee pólizas de Vehículos.
En el caso del cliente 2, si posee pólizas de vida y no posee ni pólizas de multirriesgo
hogar ni de Vehículos. 6. Con estos datos, ya se procede a realizar el listado. Para ello, accederemos al
módulo de listados, cuyo icono aparece en el menú superior:
Una vez aquí, en el cuadro de arriba se seleccionarán los campos que se quieran ver
en el listado, y se accede a la pestaña Condiciones.
En la pestaña Condición , se establecerán las tres condiciones:
1.- Que el cliente posea pólizas de Multirriesgo hogar, es decir:
2.- Que el cliente posea pólizas de Vehículos, es decir:
3.- Que el cliente no posea pólizas de Vida, es decir:
Si se desea listar dichos clientes, se pinchará el botón . Si se quiere enviar correspondencia, para ofrecerles una oferta o notificación, se pincha el botón de correspondencia.
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Aparece la ventana donde está el botón de condiciones, que se pondrán las mismas de antes. Luego se seleccionará una carta, previamente creada con los códigos (Ver Otros Procesos / Correspondencia); al aceptar, creará e imprimirá tantas cartas como clientes cumplan las condiciones, personalizándolas con sus datos.
Clientes / Varios / Listado de clientes de cumpleaños .
Hay que introducir el día y el mes sobre el que se quiere sacar el listado. Los datos los tomará del campo Fecha de Nacimiento.
Clientes / Varios / Creación de una campaña . Si se pulsa el botón de Varios, Creación de una campaña, nos aparecerá la siguiente pantalla:
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Hay 3 opciones: 1- Generar una nueva campaña 2- Visualizar cualquier campaña que este generada. 3- Crear un informe sobre campañas generadas. 1. Generar una nueva campaña
Los pasos a seguir son: 1- Carga clientes. Nos aparecerán en la parte central de la pantalla todos los clientes que están dados de alta en el QS. 2- Poner condiciones para Marcar, Desmarcar o Carga r clientes . Cuando se pulse este botón nos aparecerá la siguiente pantalla. Ver condiciones
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En esta pantalla indicaremos las condiciones que tienen que cumplir los clientes que se van a incluir en la campaña. Están condiciones habrá que marcarlas sobre los datos que aparecen en el fichero de clientes. 3- Marcar clientes en rojo según condiciones . Una vez puestas las condiciones de los clientes, se pulsará este botón si se quiere que los que cumplen dichas condiciones queden marcados en rojo. 4- Quitar marca roja en clientes según condiciones . Esta opción sirve para desmarcar los clientes que estén en rojo. 5- Marcar en rojo clientes de otra campaña.
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Si se selecciona esta opción existe la posibilidad de marcar los clientes de una campaña en concreto (en el desplegable aparecerán todos los nombres de las campañas generadas) o marcar los clientes de campañas posteriores a una fecha. 6- Quitar marca roja clientes de otra campaña. Esta opción sirve para desmarcar los clientes que se han marcado desde otra campaña. 7- Marcar clientes en rojo según pólizas
Si se selecciona esta opción existe la posibilidad de marcar los clientes que tengan pólizas de: • Una compañía . Al pulsar sobre
, aparecerá una tabla con todas las compañías que están dadas de alta en el programa.
• Un ramo . Al pulsar sobre , aparecerá una tabla con todas los ramos que están dados de alta en el programa.
• Un colaborador . Al pulsar sobre
, aparecerá una tabla con todos los colaboradores que están dados de alta en el programa.
• Un origen . Habrá que teclear el origen del que queremos seleccionar clientes.
8- Quitar marca roja clientes según pólizas . Esta opción sirve para desmarcar los clientes que se han marcado desde pólizas. 9- Elimina clientes marcados en rojo en la rejilla . Una vez marcados en rojo los clientes que no se quieren incluir en la selección, se pulsará este botón para eliminar los marcados en rojo de la pantalla. 10- Elimina clientes NO marcados en rojo en la reji lla . Una vez marcados en rojo los clientes que se quieren incluir en la selección, se pulsará este botón para eliminar los no marcados en rojo de la pantalla. En la parte inferior de la pantalla aparecen los siguientes campos:
Los campos que están en rojo tienen que estar rellenados obligatoriamente. Una vez, que ya esta preparada la campaña, se pulsa “GENERAR CAMPAÑA ”
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2. Visualizar campaña
Para visualizar una campaña ya generada se seleccionará la campaña de la opción “Seleccionar una campaña” y se pulsará el botón “VISUALIZAR CAMPAÑA” y aparecerá la siguiente pantalla con los datos de la campaña.
3. Informe de la campaña Cuando se pulse “INFORME DE LA CAMPAÑA” aparecerá la siguiente pantalla:
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El informe que genera es el siguiente:
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4. Seguimiento de una campaña Para realizar el seguimiento de las campañas y anotar los cambios que se van produciendo en cada uno de los clientes a los que se les ha enviado información, hay que seguir los siguientes pasos:
Al entrar en el fichero de campañas nos aparecerá una ficha por cada uno de los clientes
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Clientes / Varios / Actualización de importes Actualización de importes pagados por los clientes entre dos fechas
Fecha a sumar inicial / Fecha a sumar final : Fechas entre las cuales se quieren actualizar los importes. Importe a poner (1-Prima / 2- Total / 3- Comisión / 4- Com. Colaboradores): se introduce una cifra u otra según convenga. “PONER CONDICIONES” Está desactivado. No se pueden establecer más condiciones que las que aparecen en pantalla. “ACEPTAR” / “CANCELAR”: Al aceptar se genera el listado. Si se cancela, se anula el proceso.
Clientes / Varios / Historial de un cliente Opción para ver de forma rápida todas las pólizas, recibos, extornos y siniestros de un cliente, tanto actuales como históricos, en un periodo concreto y con una ordenación definida, desde cualquier fichero. Además, si es necesario se pueden establecer condiciones para mayor selección.
Fecha inicial / Fecha final : Fechas entre las cuales se quiere ver la información del cliente Número de cliente : especifica el número del cliente del cual queremos ver el historial. Este campo se completa automáticamente con el número de la ficha que está en pantalla. Número de póliza : número de la póliza de la cual se quieren conocer los datos. En caso de dejarlo en blanco, selecciona todas las pólizas de ese cliente. Número de registro : número de registro de la póliza de la cual se quieren conocer los datos. Buscar por (1-Clie / 2.- Pol / 3.- Reg): campo por el cual se quiere ordenar la búsqueda.
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En la parte de la derecha aparecen los distintos campos que queremos listar, donde si dichos campos aparecen seleccionados , aparecerán en el listado, siendo de modo contrario si estos no están seleccionados .
• “PONER CONDICIONES”: Para personalizar más el listado. Al pinchar este botón
aparece la pantalla de condiciones, para seleccionar únicamente los clientes que cumplan dichas condiciones.
• Dirección del listado: pantalla, previsualización (en pdf) o impresora.
• “ACEPTAR” / “CANCELAR”: Al aceptar se genera el listado. Si se cancela, se anula el
Historial.
Clientes / Varios / Pasa el nombre a tratamiento con el nombre por delante. Al seleccionar esta opción nos aparece la siguiente pantalla:
Cuando se ha dado de alta el nombre de cliente apellidos, nombre y se quiere usar el nombre del cliente para alguna plantilla de correspondencia con el formato nombre apellidos , en el campo Tratam. Corresp aparecerá correctamente grabado.
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Clientes / Varios / Definir tipos de clientes Al seleccionar esta opción nos aparece la siguiente pantalla:
Se puede clasificar los clientes según:
- El ramo que tengan las pólizas que tiene dadas de alta (Si es más de uno tendrá que estar separados por comas).
- La suma de las primas que pagan al año. - El nº de pólizas que tienen dadas de alta.
En la pantalla de clientes aparecerán las siguientes anotaciones:
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Clientes / Varios / Información General de la Correduría / Agencia
En esta pantalla aparece la información resumida de clientes, pólizas, recibos y siniestros. En la misma, nos aparecerá en la zona superior un resumen del número de fichas que se encuentran en el fichero de actuales:
También nos indica el número de clientes que están en actuales pero no tienen pólizas con nosotros.
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En la zona inferior, podemos ver un resumen de las altas y bajas en cada uno de los ficheros:
Y podemos ver el estado de nuestra correduría en el día de hoy, en esta semana, en este mes y en este año:
Clientes / Varios / Actualización de C1-C8 para siniestros En esta preparación podemos preparar un campo del C1 al C8 para condicionar a los clientes que tienen siniestros en una determinada fecha.
• C1-C8 a preparar (1-8): Indicamos el campo en el cual vamos a preparar el listado. • Fecha inicial a comprobar: Indicaremos día, mes y año desde el cual va a comenzar a buscar.
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• Fecha final a comprobar: Indicaremos día, mes y año hasta el cual va a finalizará la búsqueda. • Comprobar actuales: Indicaremos una S o N si queremos que busque en el fichero de siniestros actuales. • Comprobar históricos: Indicaremos una S o N si queremos que busque en el fichero de siniestros históricos. • Titulo del campo: Pondremos el título del campo que deseemos.
Domiciliaciones Bancarias Para grabar la domiciliación es necesario tener en la pantalla de clientes, al cliente que se le va a grabar la domiciliación. Para acceder a las domiciliaciones bancarias hay que pulsar el botón inferior de Dom. Banc.
Automáticamente en el campo Nº cliente aparecerá el número de este y se rellenarán los datos de la cuenta corriente.
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Si este cliente tiene un solo número de cuenta no es necesario rellenar el campo Nº de Domiciliación. Cuando el cliente tiene varios números de cuenta hay que enumerar cada uno de ellos.
Riesgos
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Para acceder a este fichero hay que pulsar el botón inferior que se encuentra en la ficha de clientes y aparece marcado en rojo en la pantalla superior.
Este fichero se usa para cuando un mismo tomador, que será la descripción del riesgo, tiene varias pólizas asegurando diferentes coberturas. A la hora de grabar la póliza, se seleccionará el riesgo al que pertenece dicha póliza. Pulsando
el icono que está a la derecha del campo Riesgo de pólizas, nos aparecerá una tabla con los riesgos que se han grabado para seleccionar el que interese:
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Bancos Permite introducir todas aquellas entidades bancarias donde los clientes domicilian los recibos de las pólizas.
Es fácil localizar estas entidades por la clave de Banco + Agencia o por el Nombre, que son los campos en negrita, con cualquier forma de búsqueda. En el campo de Contacto se puede indicar el nombre de la persona con quien se comunica en el banco. Hay que introducir las claves según la GUÍA DE LA BANCA, COOPERATIVAS DE CRÉDITO Y CAJAS DE AHORROS. Una vez introducido y grabado el banco, no es necesario volver a teclear los datos de ese banco al meter cualquier domiciliación a un cliente. Pasan los datos, automáticamente, del fichero de bancos a la domiciliación del cliente. Ver Fichero de clientes / Domiciliaciones.
.
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Fichero:
MASCARAS
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Fichero de Máscaras Para acceder a este fichero, basta con pinchar en el botón del menú inferior dentro del fichero de pólizas.
Creación de máscaras o solicitudes y pólizas tipo Permite crear “plantillas” de cualquier tipo de póliza, con las garantías y campos más frecuentes de cada una, para luego traspasar automáticamente estos datos a la propuesta/póliza y así no tener que teclear siempre los mismos datos y campos comunes al hacer una póliza. Este fichero es idéntico al de pólizas, propuestas y posibles pólizas. Su principal función es agilizar el trabajo de la correduría / agencia, evitando la introducción repetitiva de datos de garantías y otros.
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Una vez creadas estas máscaras, cuando se va a hacer una propuesta o póliza, se busca la
“plantilla” correspondiente en el botón de máscaras , que está al lado del campo de Nº de Registro de los ficheros propuestas, pólizas o posibles pólizas, donde aparece una ventana con todas las creadas; se pincha la que interesa y, automáticamente, se completan los campos con las garantías y capitales previamente definidos; así no se tienen que teclear. Por ejemplo, cuando se va a hacer un multirriesgo de hogar normal, las garantías básicas casi siempre son las mismas. Al tenerlas definidas en las máscaras, simplemente buscándola, se traspasarán automáticamente a la propuesta o póliza; en caso de que alguna de las garantías no fuera correcta, una vez traspasados los datos se pueden modificar, ampliando y borrando lo que se necesite. Crear una Máscara : 1. En el campo Nº de Registro se introduce una clave para definir la máscara, que sirva para
identificarla fácilmente; se aconseja hacerla coincidir con la codificación del tipo de seguros, ramo, subramo y producto (MUHO, VECO...), del que se quiere crear la máscara, así se identificará más fácilmente. Ejemplo: MUHO : para un multirriesgo de hogar VETUES : para vehículo turismo estrella VETUES01 : para vehículo turismo estrella con la compañía 01
2. Completar el mayor número de campos comunes a este tipo de seguros, incluidas las
garantías: campo de ramo, subramo, producto, compañía (en caso de que sea un producto de una compañía en concreto), forma de cobro, forma de pago... y las garantías que con más frecuencia se utilizan en ese tipo de seguro.
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No importa poner más garantías de las habituales, ya que después, una vez traspasadas a la propuesta o póliza, se pueden eliminar o añadir las que se necesiten, sin que ello modifique la máscara.
3. Grabar la ficha-máscara, como de costumbre. Utilizar una Máscara : Al grabar una propuesta o póliza: 1. En el fichero de Propuestas o Pólizas, pinchar el botón informativo que está al lado del
campo de Nº Registro ; aparecerá una ventana informativa con la clave de todas las máscaras definidas en el fichero.
2. Pinchar con el ratón la que interesa y, automáticamente, se completan los datos en la
propuesta o póliza de la pantalla, con los datos tal y como se habían grabado en la máscara.
3. Terminar de completar la ficha traspasando los datos del cliente desde el fichero de
clientes (pinchando el botón de enlace para un cliente ya introducido o con <*+ Enter> para pasar al fichero de clientes e introducir uno nuevo), y modificando y añadiendo los datos que sean necesarios correspondientes a la póliza.
4. Grabar como siempre.
Ejemplo: Se ha creado una máscara para multirriesgo del hogar, con la clave MUHO, con todos los campos comunes para la mayoría de pólizas de este tipo, incluidas las garantías.
Cuando se vaya a introducir una póliza del tipo MUHO:
1. Pinchar el botón de máscaras de Nº Registro y en la ventana, pinchar la máscara MUHO, que se había definido previamente; así se completarán automáticamente en la póliza, los campos introducidos previamente en la máscara.
2. Traspasar los datos del cliente, desde el fichero de clientes o desde el botón de
enlace.
3. Añadir los datos que faltan; modificar alguno de los anteriores si fuera necesario. 4. Grabar la póliza.
No obstante, si por alguna razón el contenido de algún campo no interesa o no es correcto, simplemente se modificará el de esta ficha y no el de la máscara correspondiente. Las máscaras o “plantillas” se pueden modificar en cualquier momento. Simplemente se busca la máscara en el fichero de máscaras como cualquier otra ficha (mediante el nombre de la clave y pulsar F4 o cualquier otra forma de búsqueda), se cambian, añaden o quitan los datos que interesan y se vuelve a grabar como de costumbre. Se pueden realizar varias máscaras sobre el mismo tipo de póliza. Por ejemplo: Vehículos Todo Riesgo Vehículos Terceros + lunas Vehículos Terceros sin lunas...
Vida En la solapa de Ver Fichero, en el fichero de máscaras, se pueden ver todas las máscaras con sus garantías.
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Fichero:
PÓLIZAS
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Fichero de Pólizas Para acceder al fichero de pólizas pulsar el botón pólizas: bien en la parte superior, donde se cambia la ventana al fichero de pólizas, bien desde el botón inferior, donde se abre otra ventana para el fichero de pólizas.
En este fichero se introducen los datos de las pólizas de los clientes. La información de este fichero se distribuye en seis pantallas:
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- La primera pantalla, General, corresponde a los datos del cliente, asegurado, números de póliza, conductor habitual, asegurados, fechas de revisión/anulación, datos informativos del recibo tales como prima, total comisiones... También hay otros datos como matrícula, con campo en negrita, para poder buscar de forma rápida por este dato y no tener que pasar a la pantalla de vehículos.
- La segunda pantalla corresponde a Vehículos, con los datos del vehículo, las garantías que cubre y capitales.
- La tercera pantalla es para Diversos, con hasta 100 garantías y sus capitales y revalorizaciones correspondientes. Al introducir los datos de una póliza se utilizan las tres primeras pantallas, aunque no es necesario pasar por las tres; en la primera, al completar el campo Veh / Div con una D o V, según sea, al pulsar <Enter> en el último campo de la primera, pasará a la de Vehículos o Diversos. En el caso de que sean mixtas, M (una póliza de coche que incluye hogar), sí que pasará automáticamente por las tres. Los clientes se introducen una única vez, independientemente del número de pólizas que tengan. La forma correcta de hacerlo es desde el fichero de pólizas, ya que desde él, se pasa automáticamente al fichero de clientes pudiendo dar de alta a los clientes una sola vez (si se van a introducir una segunda vez, el programa comprueba que ya está introducido y da un mensaje que lo avisa y permite presentarlo en pantalla pulsando una tecla); y con el cliente en pantalla se traspasan sus datos de forma automática a la ficha de la póliza. La forma de hacerlo se ve más adelante. Ver Pólizas / Traspasar datos de clientes a pólizas.
Esto, además de facilitar y simplificar mucho el trabajo, evita errores al tener solamente que traspasar los datos, y no tenerlos que volver a teclear ni en la póliza, ni en recibo, ni en siniestros.
Introducir datos de una póliza y de un cliente. Tra spaso de datos de un cliente a una póliza. Para introducir los datos de una póliza y un nuevo cliente, siempre se hace desde fichero de pólizas. Se puede hacer de varias maneras: 1.- Si el cliente no está introducido en el fichero de clientes:
1. En el fichero de pólizas completar el campo V / D / M según convenga.
2. Con el campo de Nº Tomador vacío y el cursor en este campo, introducir un asterisco * y después pulsar <Enter>. De esta manera, se pasa automáticamente al fichero de clientes.
3. Una vez en el fichero Clientes, se introducen los datos del nuevo cliente y se graban
sus domiciliaciones bancarias. Ver Fichero de Clientes / Ver domiciliaciones .
4. Grabadas la domiciliaciones del cliente (en caso de que tenga) y con los datos del
cliente en pantalla, se han de pulsar las teclas <Ctrl. + Enter> ó el botón para grabar y traspasar los datos del cliente a la póliza automáticamente, ya cumplimentándose los datos del tomador de la póliza.
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Si se acaban de introducir los datos de un cliente por primera vez, no es necesario grabar la ficha de dicho cliente introducido, ya que al hacer el traspaso, se graban esos datos en el fichero de clientes y además los traspasa al fichero de pólizas.
5. Completar los campos restantes y grabar como de costumbre.
2.- Si el cliente sí está introducido en el fichero de clientes: Si el ya se disponen de los datos del cliente en el fichero Clientes, existen tres formas diferentes de insertar los datos del cliente en el fichero Pólizas.
1. Mediante el botón Enlaza con otros ficheros , del campo del tomador.
Al pinchar este botón enlaza con el fichero de clientes, abriendo la ventana de Ver Fichero de clientes, con un listado con todos los clientes con sus datos; buscando el que interese, y pinchando sobre él con el ratón, traspasa los datos de ese cliente a los campos comunes de la pantalla de pólizas (campo de tomador, asegurado / propietario, dirección...).
2. Si en la póliza, en el campo de Tomador, se escribe el nombre completo del cliente, (tal
y como está introducido en el fichero de clientes) y se pulsa <Enter>. Automáticamente se traspasan los datos de dicho cliente a la pantalla de pólizas.
3. Si en la póliza se introduce el nº de cliente en el campo de Nº de tomador y se pulsa
<Enter>, automáticamente se traspasan los datos de dicho cliente a la pantalla de pólizas.
Para facilitar todavía más esta forma, no es necesario completar con los ceros anteriores al nº de cliente.
Ejemplo, si quiero completar la póliza con los datos del cliente 0000001, con poner solamente 1 y pulsar <Enter>, el programa ya entiende que tiene que completar el campo con ceros a la izquierda del número que se ha introducido y completar con los datos de ese cliente.
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Descripción de pantallas: 1.- Datos Cliente:
Los campos que aparecen en esta pantalla son:
• Nº de registro: es un número correlativo que lo da automáticamente el ordenador. Se aconseja no alterar el número que da el ordenador. No debe haber ninguno duplicado para evitar problemas al relacionar el programa las pólizas y los recibos. El programa no permite duplicar, ya que avisa en caso de que ocurra.
• Veh / Div: Campo en el que se indica si la póliza es de Vehículos, de Diversos o Mixtas. Es importante completar este campo ya que, si se pone D de diversos, al terminar de escribir la primera pantalla pasará automáticamente a la tercera pantalla (general para diversos); si se pone V, de vehículos, pasará a la segunda pantalla (específica para automóviles); si se pone M (mixtas, con garantías de diversos y vehículos), pasará por las tres pantallas.
• Nº Tomador: para introducir el número de cliente. Ver Traspaso de datos de un
cliente a una póliza. • Reemplaza a: Introducir el nº de póliza a la que reemplaza la póliza que se está
introduciendo.
• Reemplaza por: Introducir, en la póliza reemplazada, el nº de póliza que la reemplaza.
• Compañía: Campo de dos dígitos en el que se hace constar el nº de la entidad que
se ha designado con anterioridad en el fichero de compañías.
Pinchando en el botón , aparecerá un listado de todas las compañías que hay dadas de alta. Basta con seleccionar la que interese y se traspasa el valor de la compañía al fichero de pólizas.
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• Auxiliar, Auxi.2, Auxi.3, Auxi.4, Auxi.5, Auxi.6, Auxi.7: Consta de seis dígitos cada uno, en el que figura el nº de auxiliar que corresponda en cada caso. Si es de gestión propia se deja en blanco.
Al lado de cada campo existe un botón de enlace , explicado anteriormente.
• Ramo, Subramo y Producto: Cada campo se compone de dos dígitos.
Al pinchar en el icono , aparecerán listados todos los ramos / subramos / productos definidos en el fichero Nombres de ramos. Al igual que siempre, basta con seleccionar el que interese y se traspasarán los datos.
• Origen: Esta opción permite diferenciar diferentes carteras, la procedencia de las
pólizas en caso de que sean varias personas en la correduría (varios socios, padre-hijo, marido-mujer...), y poder liquidar, de forma independiente, cada una de ellas. Es un campo de cinco dígitos y se puede codificar a elección.
• Forma Cobro: Tiene un solo dígito y en él figura la clave de como se ha de cobrar:
por caja, banco, cobrador, giro postal, reembolso, etc.
Existe, al lado del campo , un botón de ayuda, recordando las codificaciones de formas de cobro, ya definidas en el programa. Existen tres codificaciones obligatorias, que no se pueden variar, ya que al liquidar los recibos posteriormente con la compañía, esta será diferente según quién los haya cobrado:
- X cobra el recibo la compañía - B cobra el recibo el corredor por banco - S cobra el recibo el colaborador
Cualquier otro dígito diferente a los anteriores los toma como recibos cobrados en la agencia o correduría:
- C cobra el recibo el cobrador (caja) - O se cobra en la oficina - T se cobra con talón - R se cobra contra reembolso - ? para definir otra posible forma de cobro
Las formas de cobro X y S tratan de forma diferente el recibo al hacer las liquidaciones, ya que son recibos, cuyo importe total no lo ha cobrado la agencia o correduría; se suma la comisión pero no la prima; ésta, la tendrá la compañía o el colaborador. Se pondrá B, si el recibo es cobrado por el agente o corredor por remesa bancaria (NO las compañías por el banco, en cuyo caso sería X).
• Forma de Pago: El campo consta de un solo dígito que señala la duración del contrato. Obligatoriamente se deben de poner las siguientes claves:
- A anual - C cuatrimestral - M mensual - N Noventa días - S semestral - B bimestral - U prima única - T trimestral
En el caso de automóviles se pone A si es póliza de vencimiento anual. La U se reserva para aquellos seguros que se hagan efectivos en un único pago, prima única (por ejemplo, una póliza de transportes para dos días).
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Al lado del campo, existe un botón de ayuda para recordar las codificaciones de forma de pago, ya definidas en el programa.
• Domic. Banc: Se señala el dígito, normalmente numérico, correspondiente a la domiciliación por la cual se quiere pasar el pago de esta póliza, en aquellos casos que el cliente tenga más de una.
Este campo se corresponde con el de Nº Domiciliación del fichero de Domiciliaciones. Para ver todas las de cada cliente con su número de domiciliación, pinchar el botón inferior y aparecen las del cliente que está en pantalla. Si solo tiene una se aconseja dejarla en blanco al introducirla en el fichero de domiciliaciones. Ver Fichero de Clientes / Domiciliaciones.
• Fecha propuesta: fecha en que se envió la propuesta a la compañía. • Procedencia: Aquí se indica de dónde viene la póliza (campaña telefónica,
promoción web, …)
• Fecha Propuesta: Se indica la fecha en que está póliza fue una propuesta. • Fecha de Efecto: fecha desde que es efectiva la póliza
• Fecha Vto: Fecha de vencimiento de la póliza. No se debe de completar, ya que la
póliza no vence, sino que vence el recibo que llevará su vencimiento.
Únicamente se introducirá en caso de pólizas temporales, que normalmente serán de prima única, en planes de pensiones... Si la póliza se renueva cada año no es necesario poner la fecha de vencimiento. Se pondrá automáticamente en el recibo. Si el mes de vencimiento es distinto al de efecto, sí se debe de completar este campo, poniendo sólo el día y mes del vencimiento.
• F. Revisión: Fecha en la que se quiere revisar esta póliza. Al acceder al programa avisará que hay revisiones en pólizas ese día.
• Alta por: Aquí se puede poner automáticamente el nombre del usuario que da de
alta la póliza.
• Fecha alta: Fecha en la cuál se ha dado de alta la póliza.
• Atendido por: Aquí se puede indicar el nombre del personal de la correduría que tiene que atender esta póliza o por quien ha sido el contacto.
• Fecha envío pol.: Se indica la fecha en la cual se ha enviado la póliza física al
cliente. • F. Anulación: Campo reservado para la fecha de anulación de la póliza. No hay que
completarla, ya que al anular el recibo, automáticamente pregunta si se quiere anular la póliza y pasarla a históricos. Al anularla, pone la fecha del paso al fichero histórico y motivo de anulación.
• Motivo Anulación: Motivo por el cual se anula la póliza. Se completará al anular el
recibo, contestando a la pregunta que aparece automáticamente.
• Póliza (SSO), S.S.V: Campos reservados para introducir los números de póliza que da la compañía y si es de vehículos para el seguro obligatorio y voluntario.
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• Riesgo: riesgo sobre el cual el cliente realiza la póliza.
Al pinchar en el icono , enlaza con el fichero de riesgos, listando todos ellos. Al seleccionar el riesgo, automáticamente se rellenará el campo.
• Pólizas. Relac: Pólizas con las que guarda relación la que está en pantalla. Se
anotan los números de pólizas separados por barra de división /.
En el botón de ayuda se abre una ventana con un listado donde informa de las pólizas que tiene el cliente de la pantalla, compañía, nombre del ramo y fecha de efecto. Pinchando sobre cualquier línea de estas pólizas se accede a la ficha, pudiendo consultar o modificarlas. En la pantalla de la póliza a la que se ha
accedido, en la esquina inferior derecha aparece el botón , lo que permite volver a la ficha inicial.
• Des. Riesgo: posibilidad de insertar cualquier comentario. • Matrícula, Matric.2: Corresponde al número de matrícula. Si tuviera caravana,
remolque, u otros, se utilizaría la segunda matrícula. Los números de las matrículas siempre se deben introducir de la misma forma (9856ASD, 9856 ASD, 9856-ASD...) para poder buscar con rapidez por este campo con las teclas de búsqueda.
• Carácter: Indica qué es el tomador con respecto al vehículo que se asegura,
conductor, propietario…
• Temas pendientes: Podemos anotar cualquier tema pendiente que tengamos de este cliente en esta póliza en concreto.
• Nº Bastidor: Aquí indicaremos el número de bastidor del vehículo.
• Aseg. / Prop: Asegurado o propietario de la póliza; no tiene por qué coincidir con el
tomador.
Si hay más asegurados o conductores en la póliza, existe un fichero de Personas
relacionadas con esa póliza , en un botón inferior ; este fichero se ve más adelante. Ver Fichero de Pólizas / Personas.
• Nif/Cif, Población, Provincia, F. Nacimiento, Sexo, Agrupación: son datos que traslada automáticamente el programa desde la ficha de cliente. Si no fueran correctos se pueden modificar manualmente. A modo informativo y al lado de estos campos aparece también en azul el teléfono del cliente.
• Asegurados: En el caso de que en el fichero se hayan introducido datos de otros asegurados de la misma póliza, se puede completar este campo con alguna anotación, a la vez que aparecerá una marca en rojo que indicará que se
han insertado datos en el fichero .
• Conductores: En el caso de que en el fichero se hayan introducido datos de otros conductores de la misma póliza, se puede completar este campo con alguna anotación, a la vez que aparecerá una marca en rojo que indicará que
se han insertado datos en el fichero .
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• Prima, Total, Comisión, Com. Colab: Son cantidades pagadas de primas y totales por el cliente, o comisiones cobradas en esta póliza, entre dos fechas. Son datos que se calculan, automáticamente, con el botón inferior de la opción de Actualización de primas, totales y comisiones (esta opción se ve más adelante). Ver Fichero de Pólizas / Varios / Actualización de primas, totales y comisiones.
• % Com.Cia, % Com. Col1, % Com. Col2: Permite establecer una comisión, tanto
del agente como del colaborador 1 y colaborador 2, diferente por póliza; completando este campo con el porcentaje de comisión, en esta póliza, tendrá prioridad este campo antes que el % definido en el fichero de comisiones.
• Bonus: Campo para introducir el nivel del Bonus / Malus de esa póliza.
En esta pantalla aparecen a título informativo, una línea en la parte inferior con algunos datos referentes a número de propuestas, de pólizas, recibos actuales e históricos que tiene el cliente, importes sin liquidar…
Recuerde que puede tener acceso a datos de la póliza con la compañía a través del botón de QsIntegración como retarificar la póliza en otra compañía. Véase Manual QsIntegración.
2.- Datos de Vehículos: Esta pantalla se rellena en el caso de las pólizas de Vehículos (V) y las mixtas (M). Son los datos del vehículo asegurado, así como las garantías y cantidades que cubre el seguro en caso de accidente. Estos campos se pueden completar de forma automática utilizando las máscaras o plantillas introducidas en el fichero de Máscaras, lo que evita tener que introducir las mismas garantías cuando se introducen los mismos tipos de seguros. Ver Fichero de Máscaras / Creación de máscaras o solicitudes y pólizas tipo.
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Estos campos también se pueden completar utilizando las claves introducidas en el fichero de las frases claves. En el programa ya vienen introducidas:
• –I (Incluida) • -E (Excluida) • - IL (Ilimitada).
3.- Datos de Diversos: Esta pantalla se rellena en el caso de las pólizas de Diversos (D) y las mixtas (M).
Estos campos se pueden completar de forma automática utilizando las máscaras o plantillas introducidas en el fichero de Máscaras, lo que evita tener que introducir las mismas garantías cuando se introducen los mismos tipos de seguros. Ver Fichero de Máscaras / Creación de máscaras o solicitudes y pólizas tipo. Los CAMPOS con características más especiales son:
• Riesgo: Riesgo que se asegura, características especiales del cliente, o del objeto de seguro que influyan en la póliza.
• Nota1-Nota4: Campos para anotaciones referentes a la póliza. Es posible
personalizar estos campos con nuevos títulos, mediante el botón derecho del ratón mediante la opción de Personalización de campos.
• Año Construcción: fecha en la que se construyó el inmueble que se asegura.
• Total inicial / Total actual: cantidad resultante de la suma de los capitales iniciales /
actuales.
• Cargo total: Cantidad bruta a sumar a cada recibo de la póliza que está en pantalla, incluido IVA. Poner la cantidad más porcentaje % en el campo % de IVA, si es un porcentaje % sobre la prima neta, excluido IVA.
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• % de IVA: Porcentaje de IVA que corresponde a la cantidad incluida en el campo de Cargo Total.
• CC/Especial: en el caso de asignar una cuenta bancaria específica para esta
póliza, se introducirían los 20 dígitos de la cuenta bancaria aquí. Sólo se introducen en este campo, en caso de ser especiales. De otro modo, las definiríamos en el fichero de Domiciliaciones Bancarias dentro de Clientes.
• Coaseguro: Se introducen las compañías y el % de coaseguro en la prima. El
formato que se ha de seguir es <identificador de la cia >: < % de coaseguro>. Ejemplo: 01:35% -> Para la cia 01, el coaseguro en la prima es del 35%.
• Cia Real: se introduce el número de la compañía con la que se hace la póliza si se media a través de otra correduría.
• Vtos: en el caso de que la póliza no tenga vencimientos, se pondrá una N.
• Aviso Cobro: se indica la forma con la que se desea avisar al cliente:
- C: Carta impresa - S: SMS Móvil - M: Email - T: Llamada Telefónica
• Gestión rec. Asociados: Al poner una S, se asociarían los recibos de las pólizas
relacionadas. Los cambios de estado que se produzcan en los recibos de esta póliza, se aplicarán a los otros.
• Banco: se indica el banco por el que se desee que se pasen los recibos de esta
póliza. • Garantía: para señalar las distintas coberturas contratadas con la póliza. • Reva. : indicar el porcentaje de revalorización aplicado. Completar el campo con SI
o NO o con la cantidad del porcentaje aplicado.
Posteriormente, para revalorizar de forma automática se hará en el botón
/ , donde se pondrá el porcentaje de revalorización y actualizará el campo de Capital Actual en todas las pólizas donde ponga en este campo S. Ver Pólizas / Varios / Revalorización de Capitales.
• Capital inicial / Capital actual: capital asegurado garantía por garantía en el momento de formalización de la póliza y en el actual.
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Procesos del fichero de Pólizas:
Se realizan pinchando en los botones de acción rápida de la parte inferior de la pantalla. Estos son:
- Entregas a cuenta - Flotas - Buscador - Listado de pólizas recibos: listado de primas de pólizas - Listado de producción - Listado de pólizas relacionadas
- Varios Fichero de Personas. Pólizas / Personas Para introducir diferentes personas relacionadas con la póliza de la pantalla, asegurados, conductores, beneficiarios... La información aparece en forma de tabla, con posibilidad de modificar. Se accede desde la póliza, pinchando el botón inferior .
Al introducirlas y grabarlas se van colocando en la rejilla de la parte superior de la pantalla. Para volverlas a editar, basta pinchar sobre la línea del nombre y vuelven a situarse los datos en los campos inferiores donde se pueden modificar y grabar los cambios. En el caso de querer borrar alguna persona introducidas, basta con pinchar sobre la línea del nombre y una vez con todos los datos en los campos inferiores, se pulsaría F3 ó bien el icono del cubo
de basura . Cuando se introducen datos de otros asegurados o conductores de la misma póliza, en la pantalla de pólizas y al lado de estos campos aparecerá un botón rojo que lo recuerda.
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Un campo a destacar de esta pantalla es el Tipo de Relación, en el que se especifica que lugar ocupa, como conductor, asegurado o beneficiario (Co1, Co2, Co3, As1, As2, As3, Be3...) y el de Vínculo en el que se puntualiza la relación personal que existe con el asegurado 1. Fichero de Suplementos . Pólizas / Suplementos Se introducen las modificaciones o ampliaciones producidas en las garantías / coberturas de una póliza, posterior a la formalización de esta y que afectarán a la prima.
Los CAMPOS de esta pantalla son:
• Reg. Póliza: Nº de registro de la póliza a la que complementa. • Fecha envío: fecha en la que se envía a la compañía el suplemento de la póliza. • Nº Suplemento: número de suplemento que da la compañía. • Fecha de efecto: fecha en la que entra en efecto el suplemento. • Fecha de confirmación: fecha en la que la compañía confirma que el suplemento ha
sido aceptado. • Fecha revisión: fecha en la que se revisará de nuevo la póliza y/o el correspondiente
suplemento. • Garantías: nuevas coberturas que se incluyen en los suplementos. • Comentarios: observaciones de interés acerca de los suplementos. • Prima total: prima total correspondiente a este suplemento.
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Fichero de Posibles Pólizas. Pólizas / Propuestas Proyecto de póliza todavía no formalizado con el cliente. El fichero es idéntico al de pólizas, y se reflejan los datos de la póliza ofertada, con posibilidad de que sea formalizada o por que se quieren tener controladas.
Si el cliente da conformidad, basta con pulsar el botón del menú inferior , automáticamente nos pasará la póliza seleccionada al fichero de Pólizas Actuales.
Pólizas. Entregas a Cuenta Para reflejar las cantidades entregadas a cuenta para pagar parte del recibo. Lo que se aconseja es apuntarlo directamente en el recibo, en el campo de Ent. Cuenta.
Cada cliente puede realizar tantas entregas a cuenta como desee.
Se accedería a esta pantalla pulsando en el botón del menú inferior.
Los CAMPOS de este fichero son:
• Nº Cliente: corresponden con los siete dígitos del número de cliente. • Fecha: Fecha de la entrega a cuenta. Si se pulsa F, se completa con la fecha del
ordenador. • Nº Póliza: Número de póliza a la que corresponde la entrega a cuenta. • Importe: cantidad que se abona.
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• Comentario: Anotación referente a la entrega a cuenta. Una vez rellenados todos los campos de la parte inferior, basta con pulsar <Enter> y se grabarán todos los datos insertados, apareciendo estos en la rejilla superior. En el caso de acceder a esta pantalla desde el fichero de Clientes, con los datos del cliente en pantalla, pulsando en el botón inferior , se mostrarán en pantalla todas aquellas entregas a cuenta que haya hecho este cliente. A la vez que el campo Nº de Cliente aparecerá con el número de cliente seleccionado. En el caso de acceder a esta pantalla desde el fichero de Pólizas ó Recibos, pulsando
con una ficha seleccionada, muestra las de dicho cliente y la línea de edición está completa con Nº de cliente y nº de póliza.
Si se accede con los iconos de Ir a otro fichero o no hay cliente seleccionado en recibos o pólizas, aparecen todas las entregas a cuenta hechas por todos los clientes. Pólizas / Informe de pólizas
Es posible crear un informe de pólizas y de recibos entre dos fechas determinadas.
Los CAMPOS de esta pantalla son:
• Nº registro póliza inicial / Nº registro póliza final: intervalo de pólizas entre los que queremos realizar el informe. Indicando el número de registro de póliza inicial y final, abarcaremos todas las pólizas que están en ese rango
• Fecha inicial de recibos / Fecha final de recibos: fechas de los recibos entre las cuales
se quiere obtener el informe.
• El botón no está disponible. No hay opción de añadir condiciones a este listado.
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• / : Al aceptar se genera el listado. Si se cancela, se anula el proceso
Pólizas / Buscador Opción para ver y acceder de forma rápida todas las pólizas, recibos y siniestros de un cliente tanto actuales como históricos, con la posibilidad de modificar y grabar cambios en las fichas correspondientes. Ya visto en fichero de clientes. Ver Fichero de Clientes / Buscador. Pólizas / Listado de Primas de Póliza Opción de listar las primas de las pólizas entre dos fechas de efecto.
Los CAMPOS de esta pantalla son:
• Fecha prima efecto inicial / Fecha prima efecto final: fechas de efecto inicial y final entre las cuales se va a establecer el listado.
• Con el botón se pueden establecer aquellas condiciones con las que queremos filtrar el listado.
• / : Al aceptar se genera el listado. Si se cancela, se anula el proceso
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Pólizas / Listado de producción
Ofrece la posibilidad de listar únicamente aquellas pólizas que son de producción entre dos fechas.
Antes de realizar este listado, se ha de realizar el proceso de Actualización de primas, totales y comisiones. Para acceder a este proceso, desde el botón /
. Ver Fichero de Pólizas / Varios / Actualización de importes: primas, totales y comisiones. Una vez hecho este proceso, ya se puede realizar el listado.
Los CAMPOS de esta pantalla son:
• Fecha de efecto inicial / Fecha de efecto final: intervalo de fechas de efecto inicial y final entre las cuales se desea realizar el listado.
• Se imprime comisión propia: opción que permite imprimir el importe de las comisiones
de la correduría / agencia. • Se imprime comisión colaborador: opción que permite imprimir el importe de las
comisiones del colaborador, en el caso de que los haya.
• : Para personalizar más el listado. Al pinchar este botón aparece la pantalla de condiciones, para seleccionar únicamente las pólizas que cumplan dichas condiciones.
• / : Al aceptar se genera el listado. Si se cancela, se anula el proceso.
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Pólizas / Listado de pólizas relacionadas
Listado de las pólizas relacionadas con la que está en pantalla. Son las que están en el campo de Pólizas relacionadas (que se han introducido los números de pólizas separadas por una barra inclinada / ) pero más completo en datos.
Al lado del campo de Pólizas relacionadas, el botón de ayuda abre una ventana con una información más amplia de esas pólizas relacionadas. Pinchando sobre cualquier línea de estas pólizas se accede a la ficha, pudiendo consultar o modificarlas.
Una vez que se accede a la póliza seleccionada, con el botón , se vuelve a la ficha inicial.
Pólizas / Varios
Desde esta opción se puede realizar diferentes procesos relacionados con pólizas y tratamiento de las mismas. Estos son:
- Revalorización de capitales. - Actualización de primas, totales y comisiones. - Desactivación de recibos de vencimientos. - Activación de recibos de vencimientos. - Copia de la póliza de la pantalla a propuesta. - Listado oficial de pólizas y producción. - Modificación de cargos en las pólizas. - Listado a fichero Excell resumen de un año. - Lista las domiciliaciones del cliente en pantalla - Historial de una póliza. - Recupera documentos de la póliza histórica reemplazada al Gestor
Documental. - Agencias Suscripción: Prima del recibo si están introducidas las tasas. - Agencias Suscripción: Imprime la póliza. - Analítica de pólizas / producción entre fechas. - Analítica de pólizas / días sin recibos en vigor. - Chequeo de pólizas desde fichero Excel. - Actualiza número de personas de una póliza. - Exportación fichero Excel de pólizas por Origen y Compañías. - Información tipo DEC separada por compañías.
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Pólizas / Varios / Revalorización de capitales Se utiliza esta opción cuando se tienen las pólizas introducidas y las compañías aumentan los capitales revalorizables un tanto por ciento, normalmente una vez al año y se aumenta el I.P.C.
Los CAMPOS de esta pantalla son:
• Clave inicial (Co Ra Sr Pr Nº Poliza): Es la combinación de: COmpañía + RAmo + SubRamo + Producto + Nº de Póliza inicial para empezar la revalorización (dos dígitos por cada dato).
• Clave final (Co Ra Sr Pr NºPoliza): Figura la última combinación hasta donde se
desean aumentar los capitales. • Introducir el % de revalorización general: Se indica el tanto por ciento de aumento y el
proceso da comienzo.
• : Para personalizar más el listado. Al pinchar este botón aparece la pantalla de condiciones, para seleccionar únicamente las pólizas que cumplan dichas condiciones.
• / : Al aceptar se genera el listado. Si se cancela, se anula el proceso.
Se recuerda que no se deben poner comas ( , ) para los decimales, sino puntos (.).
Pólizas / Varios / Actualización de primas, totales y comisiones Actualización de importes pagados por los clientes.
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Este es un proceso totalmente automático y una vez hecha la selección y aceptar, el programa va comprobando póliza por póliza y pone la cantidad que corresponda en el campo de Importes Pagados del fichero de clientes. Este campo se puede actualizar en cualquier momento. Después, en base a ello se pueden sacar listados de clientes y pólizas, por ejemplo clientes que pagan importes superiores a una cantidad,... Los CAMPOS de esta pantalla son:
• Fecha a sumar inicial / Fecha a sumar final: fechas entre las cuales se quiere establecer el listado.
• 1: Prima neta – 2: Prima anualizada: Se pondrá un valor u otro según convenga.
• El botón no está disponible. No hay opción de añadir condiciones a este listado.
• / : Al aceptar se genera el listado. Si se cancela, se anula el proceso
Pólizas / Varios / Desactivación de recibos de venc imientos Opción para desactivar los recibos de vencimientos de una póliza. Ejemplo: Un cliente tiene un plan de pensiones por el que paga una cantidad mensual. Por alguna razón este cliente no puede seguir pagando y decide cancelar durante un año el pago de esos recibos. Esta opción desactiva la creación de recibos mensuales de esa póliza.
Una vez desactivados los vencimientos, en la póliza aparece una nota informativa en rojo que lo recuerda.
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Pólizas / Varios / Activación de recibos de vencimi entos Opción para activar los recibos de vencimientos de una póliza, que han sido desactivados mediante la opción anterior “Desactivación de recibos de vencimientos”. Pólizas / Varios / Copia de la póliza de la pantall a a propuesta
Para hacer la copia de una póliza en el fichero de propuestas.
Ejemplo: Se necesita cambiar una póliza de compañía y dar de baja la que se tenía. Esta opción permite hacer una copia exacta de la póliza que se tenía pero en el fichero de propuestas. Así se pueden modificar los nuevos datos de la nueva compañía sin cambiar los del cliente. La póliza original se puede pasar al fichero histórico para su control
Pólizas / Varios / Listado oficial de pólizas y pro ducción Basado en el listado oficial que solicitaban los Colegios de Mediadores de Seguros.
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Los CAMPOS de esta pantalla son:
• Fecha efecto inicial / Fecha efecto final: intervalo de fechas entre las cuales se quiere realizar el listado.
• Línea 1ª de cabecera: titulo que se quiere que aparezca en la primera línea de este
listado.
• Línea 2ª de cabecera: titulo que se quiere que aparezca en la segunda línea de este
listado.
• Incluir suplementos con: Para incluir los nuevos suplementos a las pólizas de cartera. En estas pólizas, en la primera nota se señala el año en que se hace la nueva ampliación; por ejemplo, S.96. No tiene importancia en el lugar de la nota en que se pone.
• : Para personalizar más el listado. Al pinchar este botón aparece la pantalla de condiciones, para seleccionar únicamente las pólizas que cumplan dichas condiciones.
• / / : dirección del listado.
• / : Al aceptar se genera el listado. Si se cancela, se anula el proceso.
Pólizas / Varios / Modificación de cargos en las pó lizas Para la activación o modificación de forma masiva del campo Cargo Total y % de IVA, que están en la pantalla de garantías de diversos.
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Según se ha visto anteriormente el campo Cargo Total es una cantidad bruta a sumar a cada recibo de la póliza, incluido IVA. Se ha de poner la cantidad más porcentaje % en el campo ‘% de IVA’, si es un porcentaje % sobre la prima neta, excluido IVA. El campo % de IVA corresponde al porcentaje de IVA que corresponde a la cantidad incluida en el campo de Cargo Total. Al completar los campos de la pantalla, en el campo de Cargo Total, de forma automática se completará con esa cantidad a cada póliza. Se pueden completar todos los campos de Compañía, Ramo, Subramo, Producto, Forma de Cobro o solo los que interesen. Si se dejan vacíos, tendrá en cuenta todo.
• : Para personalizar más el listado. Al pinchar este botón aparece la pantalla de condiciones, para seleccionar únicamente las pólizas que cumplan dichas condiciones.
• / : Al aceptar se genera el listado. Si se cancela, se anula el proceso.
Pólizas / Varios / Inserción de pólizas de compañía s y QS Taris La mayoría de las compañías facilitan a los corredores de seguros los datos referentes a pólizas, recibos, siniestros y codificación de ramos a través de ficheros. Estos ficheros variaran de formato y la forma de conseguirlo (a través de la Web o por correo electrónico), dependiendo de la compañía a la que pertenezcan. Para conseguir estos ficheros, el corredor o agente, tiene que solicitarlos directamente a la compañía correspondiente. En el caso que la compañía nos envíe los archivos en “.zip“ o “,rar”, es decir, comprimidos, habrá que descomprimirlos previamente con cualquiera de los programas de descompresión que hay en el mercado, externos a QS. Es muy importante que antes de realizar cualquier inserción de ficheros se realice COPIA DE SEGURIDAD.
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Cada compañía da una codificación distinta a los ramos. Para que en las pólizas insertadas aparezcan los ramos correctamente, tal y como los tenemos definidos en el programa, es necesario crear un fichero de conversión de ramos . Primero: Seleccionamos la compañía que queremos insertar. Una vez seleccionada la compañía, se activa para posibilidad de editar el fichero de equivalencias.
¿Qué RAMOS tengo definidos en el programa? Para ello ver página 60 de este manual. Realización del archivo de conversión de ramos El archivo será de formato texto y el nombre variará dependiendo de la compañía a la que pertenezca: allianz.txt, pelayo.txt, reale.txt……… En la primera línea aparece numerocia, tabulador y un código de 2 dígitos , este código será sustituido por el nº de compañía con el que la tenemos dada de alta en el programa. La columna de la izquierda va precedida de “*” y corresponde al ramo usado por la compañía. Esta información nos la facilitará la compañía. Separada por tabulador está la columna de los ramos Qs. No hay que introducir los 2 dígitos correspondientes a compañía (que habitualmente son “**”).
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Una vez tengamos creado el fichero con las equivalencias, pulsaremos “archivo -> guardar”, y guardara el fichero dentro de la carpeta WSegur32. Si ya tenemos creado este fichero, no es necesario generarlo de nuevo. Simplemente tendremos que seleccionar la compañía que queremos insertar y buscar su fichero.
En la parte derecha Fichero a copiar, aparece el icono . Cuando pulsamos aquí, aparecerá la siguiente ventana en la que deberemos buscar el fichero a insertar que nos ha enviado la compañía, que habrá que tenerlo guardado en el equipo.
Se abrirá el buscador de Windows, donde podemos seleccionar la ubicación donde tenemos el archivo guardado. Buscamos la ubicación.
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Una vez encontrado el fichero a insertar, hay que pulsar el botón abrir y copiará la ruta del fichero en la pantalla de inserciones, como vemos en la pantalla siguiente.
Pulsamos el botón de Inserta pólizas, y el programa, automáticamente, inserta las pólizas y los clientes que no tengamos dados de alta.
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Pólizas / Varios / Listado a fichero Excel resumen de un año Permite hacer un listado de todas las pólizas que tengan recibos cuya fecha de efecto sea del año indicado.
Al entrar en esta pantalla, pide el año que se desea hacer el listado y dar un nombre al fichero que se genera.
Este fichero se almacena en la carpeta WSegur32 del servidor, con el nombre dado del fichero .CSV
Pólizas / Varios / Listado de producción y cartera según el Real Decreto del 301/2004 Permite hacer un listado de todas las pólizas entre las fechas indicadas, con el importe del capital que deseemos.
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Pólizas / Varios / Información estadístico contable según el Real Decreto del 301/2004 Véase “Manual Documentación Estadístico Contable”.
Pólizas / Varios / Información estadístico contable semestral Véase “Manual Documentación Estadístico Contable Semestral”.
Pólizas / Varios / Lista las domiciliaciones del cl iente de la pantalla Permite hacer un listado con las domiciliaciones bancarias de los clientes. Para ello basta introducir en número del cliente inicial y final de los cuales queremos listar las domiciliaciones bancarias.
Al estar situados en una póliza y acceder a este botón, automáticamente coge el valor de ese número de tomador, de modo que al generar el listado, sacará las domiciliaciones bancarias del tomador de la póliza.
Los CAMPOS de esta pantalla:
• Cliente inicial / Cliente final: intervalo del número de cliente de los cuales queremos hacer el listado de sus domiciliaciones bancarias.
• : Para personalizar más el listado. Al pinchar este botón aparece la pantalla de condiciones, para seleccionar únicamente los clientes que cumplan dichas condiciones.
• / / : dirección del listado.
• / : Al aceptar se genera el listado. Si se cancela, se anula el proceso.
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Pólizas / Varios / Historial de una póliza Opción para ver de forma rápida todas las pólizas, recibos, extornos y siniestros, tanto actuales como históricos, en un periodo concreto y con una ordenación definida, desde cualquier fichero. Además, si es necesario se pueden establecer condiciones para mayor selección. Al acceder a este botón con una póliza en pantalla, se rellenan automáticamente el Número de cliente, Número de póliza y Número de registro.
Los CAMPOS que aparecen en esta pantalla son:
• Fecha inicial / Fecha final: Fechas entre las cuales se quiere ver la información del cliente
• Número de cliente: especifica el número del cliente del cual queremos ver el historial.
Este campo se completa automáticamente con el número de la ficha que está en pantalla.
• Número de póliza: número de la póliza de la cual se quieren conocer los datos. En
caso de dejarlo en blanco, selecciona todas las pólizas de ese cliente. • Número de registro: número de registro de la póliza de la cual se quieren conocer los
datos.
• Buscar por (1-Clie / 2.- Pol / 3.- Reg): campo por el cual se quiere ordenar la búsqueda.
• En la parte de la derecha aparecen los distintos campos que queremos listar, donde si dichos campos aparecen seleccionados , aparecerán en el listado, siendo de modo contrario si estos no están seleccionados .
• : Para personalizar más el listado. Al pinchar este botón aparece la pantalla de condiciones, para seleccionar únicamente aquellos que cumplan dichas condiciones.
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• / / : dirección del listado.
• / : Al aceptar se genera el listado. Si se cancela, se anula el Historial.
Pólizas / Varios / Recupera documentos de la póliza histórica reemplazada al Gestor Documental Desde esta opción podemos copiar los documentos de la póliza reemplazada en la póliza que se encuentra en actuales.
Aparece un mensaje que nos permite seleccionar los diferentes documentos que tenga adjuntados la póliza de históricos para copiarlos a la póliza actual. Pólizas / Varios / Agencias de suscripción: Prima d el recibo si están introducidas las tasas Uso exclusivo para Agencias de Suscripción. Pólizas / Varios / Agencias de suscripción: Imprime la póliza Uso exclusivo para Agencias de Suscripción.
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Pólizas / Varios / Analítica de pólizas / producció n entre fechas A través de esta analítica, disponemos de un informe con datos que podemos utilizar para comprobar el número de pólizas que tenemos en vigor como los importes de los recibos de cada póliza.
Fecha inicial XX-XX-XXXX Indicaremos la fecha inicial para esta analítica
Fecha final XX-XX-XXXX Indicaremos la fecha final para esta analítica.
Listar por Pólizas o Vencimientos (P/V)
Podemos indicar si queremos listarlo por la fecha de la póliza, o por el fichero de Vencimientos. En el último caso, deberemos asegurarnos que el fichero de vencimientos está actualizado.
Por pólizas ordenar por Nombre o por Fecha (N/F)
Podemos indicar si queremos ordenarlo por nombre del cliente o por la fecha de efecto.
Sacar solo pólizas emitidas en el periodo (S/N)
Podemos indicar si sólo queremos en el listado las pólizas de nueva producción o toda la cartera.
También podemos indicar condiciones, como una sola compañía, un ramo en concreto, etc,… En el listado nos aparecerán datos como:
Si deseamos que los campos de importes actualizados, primero hay que realizar una actualización de importes entre las mismas fechas. Este proceso está indicado anteriormente. Las líneas que aparezcan en color azul, son pólizas de nueva producción. Las líneas que aparezcan en negrita, tienen recibos fraccionados. Las líneas que aparezcan en color rojo, son pólizas que tienen algún extorno.
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En la penúltima hoja de dicha analítica, tendremos un resumen donde aparece la suma de pólizas totales, la suma del número de pólizas de producción, y la suma de los importes. En la línea que indica el número total de pólizas, ya tiene incluida los importes de las pólizas de producción. En la última hoja de la analítica aparece un resumen por ramos de las pólizas, con el número de pólizas totales por cada ramo, el porcentaje de pólizas anuladas en dicho periodo comparándolo además con el periodo anterior, el número de pólizas con fecha de baja y las solicitudes que ha habido, todas estas comparándolas con el periodo anterior y mostrando el tanto por ciento de desvío. Pólizas / Varios / Analítica de pólizas / días sin recibos en vigor
A través de esta analítica podemos averiguar si tenemos pólizas que en un determinado periodo de tiempo que nosotros indiquemos en la siguiente pantalla:
Fecha inicial XX-XX-XXXX Indicaremos la fecha inicial para esta analítica
Fecha final XX-XX-XXXX Indicaremos la fecha final para esta analítica.
Listar sólo pólizas con incidencias (S / N) Podemos indicar si queremos listar todas las pólizas o sólo las que detecte que haya incidencias.
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Aparecerá un listado por pantalla en el cual nos aparecerá la siguiente información:
En la casilla de “Días sin efecto” puede aparecer: - Pólizas sin recibos. - Entre dd/mm/aaaa / dd/mm/aaaa / Días: XX (donde aparecerá entre que fechas no tiene recibo y cuantos días no ha tenido recibo).
- Y también existe la posibilidad que aparezca en blanco (que querrá decir que tiene recibo en vigor entre las fechas que le hemos indicado).
Al final del listado aparecerá un contador con el número de pólizas totales que se ha listado.
Pólizas / Varios / Chequeo de pólizas desde fichero Excel
Con este proceso lo que podemos realizar es una comprobación, a través de un fichero Excel, para saber si tenemos dadas de alta todas las pólizas del fichero en nuestro programa.
Seleccionaríamos la ubicación del fichero Excel a comprobar, indicaríamos el nombre de la hoja del fichero que contiene estos datos, nos pide un nombre para el fichero de salida, y podemos comprobarlo por fechas. Recomendamos realizar esta opción bajo la supervisión del departamento técnico de Qs.
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Pólizas / Varios / Actualiza número de personas de una póliza
Con este proceso podemos actualizar el número de personas de todo el fichero de pólizas.
Esa información aparecerá en la ficha de pólizas, abajo a la derecha de la pantalla:
Pólizas / Varios / Exportación fichero Excel por pó lizas por Origen y Compañías
Está opción es específica para un cliente. Lo que muestra es una información en Excel con el número de póliza, marca, compañía, prima y fecha de vencimiento de la póliza según los criterios de filtración adaptados a dicho cliente. Pólizas / Varios / Información tipo DEC separada po r compañías
A través de este proceso podemos realizar un cálculo con los datos del programa para disponer de la información de pólizas de las nuestras 10 compañías más importantes.
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Al pinchar sobre esta opción, nos aparece una pantalla como esta:
Y pulsando el botón “Cálculo de datos”, nos mostrará la información, que también podemos exportar a csv. También podemos escoger la información de qué año queremos sacar.
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