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SÍNTESIS GERENCIAL

INFORME N° 008-2008-02-0454

EXAMEN ESPECIAL RELACIONADO CON LA ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DEL

VASO DE LECHE PERÍODO 02 ENERO AL 31 DICIEMBRE 2007

El “Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - período 02 de enero al 31 de diciembre de 2007”, practicado a la Municipalidad Provincial de Piura, se realizó en cumplimiento a nuestro Plan Anual de Control del año 2008, aprobado con Resolución de Contraloría N° 006-2008-CG del 09 de enero de 2008, el mismo que se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas - NAGAS y las Normas de Auditoria Gubernamental - NAGU, y sus modificatoria; el mismo que comprendió la evaluación selectiva de la documentación relacionada con la operatividad del programa en sus diferentes fases, como son : selección de beneficiarios, programación, adquisición, distribución, supervisión y evaluación.

Como resultado de la evaluación, se ha determinado las siguientes observaciones de importancia, como son: 1. Se ha observado que debido a la falta de una adecuada y oportuna toma de decisiones, el Concejo

Municipal se vio en la obligación de aprobar mediante Acuerdo Municipal N° 025-20067-C/CPP del 14.Mar.2007, la adquisición de insumos vía exoneración por situación de desabastecimiento inminente, acuerdo en el que omitió considerar información que por ley se tuvo que consignar en el mismo, lo que motivó incluso sea objetado por CONSUCODE a través del Oficio N° E - 340-2007/GNP/APS de fecha 11.May.2007, en el que otorgó a la Entidad un plazo de cinco (05) días hábiles para su subsanación, sin embargo el requerimiento efectuado por CONSUCODE recién fue atendido con Oficio N° 556-2007-OSG/MPP de fecha 07.Set.2007, es decir después de 119 días calendario, documento en el cual se remitió el Acuerdo Municipal N° 140-2007-C/CPP de fecha 04.Set.2007, en el cual se consignó erróneamente a la Gerencia de Administración como unidad orgánica responsable de llevar acabo la adquisición no obstante la misma ya haber sido realizada por la Oficina de Logística.

2. No obstante el Acuerdo Municipal N° 140-2007-C/CPP haber sido emitido como resultado del acuerdo

adoptado en Sesión Extraordinaria de Concejo de fecha 24.Jul.2007, el mismo recién fue elaborado por la Oficina de Secretaría General el día 04.Set.2007, o sea transcurrido cuarenta y dos (42) días, determinándose además que la cantidad de insumos aprobadas para su adquisición vía exoneración en el acuerdo adoptado en la precitada sesión de concejo difieren de las cantidades indicadas en el Acuerdo Municipal antes mencionado.

3. Se ha observado que las existencias físicas de insumos al 31 de diciembre de 2007 destinados para el Programa del Vaso de Leche no concuerdan con los saldos reflejados en los Estados Financieros del Ejercicio Económico 2007, hechos que se originaron por error en la contabilización de los comprobantes de pago por las adquisición de insumos destinados al Programa del Vaso de Leche y por un inadecuado control de las existencias en el Almacén del referido Programa, conllevando estos hechos a que la información que se reporta en los Estados Financieros no sea confiable en estos aspectos y, de otro lado exista una diferencia de 367 latas de Leche Evaporada Entera las que tienen un costo de S/. 694.56, las que no han sido debidamente aclaradas por los responsables.

4. Se ha observado que debido a un inadecuado procedimiento en el registro del Sistema Integrado de

Administración Financiera para Gobiernos Locales (SIAF - GL), en la Fase de Compromiso, de los documentos fuentes que sustentan la adquisición de insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche, originó que la suma S/. 138,095.68 por compromisos adquiridos con la Empresa Gloria S.A. por la adquisición de insumos efectuada en el mes de noviembre del 2007, en cumplimiento al contrato suscrito con fecha 29.Ago.2007, se cancele dicho monto con ingresos propios de la Municipalidad y no con recursos provenientes de la Fuente de Financiamiento 00: Recursos Ordinarios transferidos en el año 2007 por el Ministerio de Economía y Finanzas, como correspondía su cancelación, lo que devino en desmedro de la economía de la Municipalidad Provincial de Piura e implicó la reversión automática de dichos fondos al Tesoro Público.

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5. Se ha observado que debido a una incorrecta interpretación de la normativa relacionada con la aplicación de penalidades por incumplimiento contractual, se ha originado la devolución indebida de fondos a la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria SAC por la suma de S/. 8,193.52, lo que ha devenido en perjuicio económico de la Municipalidad Provincial de Piura, lo que se originó debido a que la Opinión Legal vertida por la Gerencia de Asesoría Jurídica se limitó a transcribir la norma sin pronunciarse sobre su procedencia y/o improcedencia de lo solicitado por el proveedor.

6. Se ha observado que la información remitida en el año 2007 con carácter de Declaración Jurada a la

Contraloría General de la República a través de los Formatos PVL: “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche” y Formatos Ración A: “Informe de la Ración Mensual distribuida por el Programa del Vaso de Leche”, no concuerda con la documentación sustentatoria, que obra en la Entidad,

7. Se ha observado que en el año 2007 se adquirieron insumos para el Programa del Vaso de Leche a las

Empresas América Palacios Navarro y Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C., empresas que no acreditaron que la entrega de los insumos cumplan con las Especificaciones Técnicas establecidas en la Bases Administrativas aprobadas para tal efecto, sin embargo la nutricionista del Programa del Vaso de Leche dio su conformidad a dichas entregas basando su opinión solo en los Certificados que contenían los Análisis Químicos, Físicos, Microbiológicos y Organolépticos, obviando requerir para tal efecto de emitir su opinión los Certificados de Calidad conteniendo los Requisitos Mínimos Nutricionales exigidos para la ración alimenticia de los beneficiarios del referido Programa.

8. Se ha observado que debido a una incorrecta aplicación de la normativa, con fecha 24.Abril.2007 se suscribió una addenda mediante la cual se amplió el plazo de entrega de los insumos adquiridos a la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria SAC hasta el día 26.Abril.2007, toda vez que de acuerdo al plazo de entrega del contrato principal suscrito con fecha 12.Abr.2007, la primera remesa equivalente a 41,057.58 kg. del producto Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con Vitaminas y Minerales debió ser entregada los días 19 y 20 de abril de 2007, lo que implicó el no cobro de penalidades a la precitada empresa por la suma de S/. 28,410.50, en perjuicio económico de la Municipalidad Provincial de Piura, considerando que la ampliación solicitada no era procedente por tratarse de una adquisición efectuada vía exoneración por situación de desabastecimiento inminente, por lo que había la obligación de que la referida empresa entregue los insumos en el plazo establecido en el contrato inicial.

San Miguel de Piura, 22 de octubre de 2008.

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INFORME Nº 008-2008-02-0454

EXAMEN ESPECIAL RELACIONADO CON LA ADMINISTRACION DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE

PERÍODO 02 ENERO AL 31 DICIEMBRE 2007

I.- INTRODUCCION

1. ORIGEN DEL EXAMEN

El Examen Especial relacionado con la Administración al Programa del Vaso de Leche - período 02 de enero al 31 de diciembre de 2007, se ha realizado en cumplimiento al Plan Anual de Control, aprobado por la Contraloría General de la República mediante Resolución de Contraloría N° 006-2008-CG del 09 de enero de 2008.

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN

La presente acción de control constituye un Examen Especial, realizado al Programa del Vaso de

Leche, cuyos objetivos han sido los siguientes: a) Emitir opinión sobre la razonabilidad del Estado de Ingresos y Egresos del Programa del Vaso

de Leche, en el período comprendido entre el 02 de Enero al 31 de Diciembre del 2007. b) Determinar si la entidad durante el período evaluado, logró dentro de los parámetros de

eficiencia, eficacia y economía, cumplir con las metas y objetivos previstos y, si de acuerdo a su disponibilidad de recursos ha alcanzado resultados esperados en pro de la mitigación de la pobreza.

3. ALCANCE DEL EXAMEN

El presente Examen Especial se enmarca dentro de las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) y las Normas de Auditoria Gubernamental - NAGU, y comprende la revisión selectiva de la documentación que sustenta las diversas fases del Programa del Vaso de Leche, es decir la transferencia de fondos del Ministerio de Economía y Finanzas y su ejecución, la organización del Comité de Administración, selección de beneficiarios, programación, adquisiciones de productos o insumos, distribución, supervisión y la evaluación de la prestación del servicio. El Examen Especial abarca el período comprendido entre el 02 de enero al 31 de diciembre de 2007. Como resultado del Examen especial, se evidenció perjuicio económico en los hechos consignados en las Observaciones N°s. 04 y 07 del presente Informe, por lo que de conformidad con la NAGU 4.50: INFORME ESPECIAL, se han emitido los Informes siguientes:

• Informe N° 006-2008-2-0454. “Informe Especial relacionado con la incorrecta aplicación de

Penalidades por incumplimiento contractual en la entrega de Insumos destinados al Programa del Vaso De Leche”

• Informe N° 007-2008-2-0454. “Informe Especial relacionado con el no cobro de penalidad por

incumplimiento contractual por adquisición efectuada vía exoneración por situación de desabastecimiento inminente”.”

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA OFICINA GENERAL DE CONTROL INSTITUCIONAL

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4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL

La Municipalidad Provincial de Piura, es un Órgano de Gobierno Local con Personería Jurídica de Derecho Público, con autonomía política, económica y administrativa, en los asuntos de su competencia.

Su organización y funcionamiento se encuentra normado por la Ley Orgánica de Municipalidades

N° 27972, y tiene como finalidad planificar, ejecutar e impulsar un conjunto de acciones con el objeto de proporcionar una adecuada prestación de los servicios públicos, así como propender al desarrollo integral y armónico de su jurisdicción. Le son aplicables, las leyes y disposiciones que de manera general regulan las actividades del Sector Público.

El Estado, de acuerdo a la Ley de Creación del Programa del Vaso de Leche, transfiere a los Gobiernos Locales recursos económicos para financiar la ración alimenticia diaria compuesta por 250 c.c. de leche y/o alimento equivalente para los niños de 0 a 6 años de edad, madres gestantes y/o en período de lactancia. Asimismo, en la medida que se cumpla con estos beneficiarios podrá extender la ración a los niños de 7 a 13 años, ancianos y afectados por la tuberculosis.

El Ministerio de Economía y Finanzas, en el año 2007 asignó a la Municipalidad Provincial de Piura la suma de S/. 2’453,545.00, suma que equivale al monto de S/. 204,462.00 mensuales para atender a 386 comités, con un total de 25,801 beneficiarios empadronados. La Municipalidad Provincial de Piura, como responsable de la ejecución del Programa del Vaso de Leche, organiza, programa y ejecuta en coordinación con las organizaciones de base de la población, la implementación del mismo en todas sus fases; como son: selección de beneficiarios, programación, distribución, supervisión y evaluación. La ejecución del Programa incluye a los beneficiarios de las Municipalidades de Centro Poblados Menores ubicados en su respectiva jurisdicción.

BASE LEGAL - Ley Nº 24059, Ley de Creación del Programa del Vaso de Leche. - Ley Nº 26637, Normas referidas a la Administración del Programa del Vaso de Leche. - Decreto Supremo Nº 007-98-SA, Aprueban el Reglamento Sobre Vigilancia y Control

Sanitario de Alimentos y Bebidas, publicada el 25 de Septiembre de 1998. - Decreto Supremo N° 083-2004-PCM, Aprueban el Texto Único de la Ley N° -26850 - Ley de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado. - Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado. - Decreto Supremo N° 079-2001-PCM, Modifican el Reglamento de la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado. - Ley N° 28927, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2007. - Resolución de Contraloría N° 118-99-CG, Aprueban Directiva sobre Lineamientos para el

Programa del Vaso de Leche por Órganos del Sistema Nacional de Control y Sociedades de Auditoria designadas en el ámbito de los Gobiernos Locales.

- Resolución de Contraloría Nº 116-2004-CG: Aprueban Directiva N° 010-2004-CG/EI Información a ser recibida por la Contraloría General de la República con relación al gasto y Ración al Programa del Vaso de Leche.

- Ley Nº 27470, Ley que establece Normas Complementarias para la Ejecución del Programa del Vaso de Leche.

- Resolución Jefatural N° 217-2006-INEI, Aprueba Norma Técnica sobre la remisión de resumen del empadronamiento distrital de los Beneficiarios del Programa del Vaso de Leche.

- Ley Nº 27712, Ley que modifica a la Ley No. 27470, Ley que establece normas complementarias para la ejecución del Programa del Vaso de Leche.

- Resolución Ministerial N° 711-2002-SA/DM, Aprueban Directiva denominada “Valores Nutricionales Mínimos de la Ración del Programa del Vaso de Leche”

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5. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

En concordancia con la NAGU 3.60 “Comunicación de Hallazgos” aprobada con Resolución de Contraloría N° 259-2000-CG del 07.Dic.2000 los hallazgos emergentes de la presente Acción de Control fueron comunicados a las autoridades, ex - funcionarios y servidores inmersos en los hechos observados, dándoseles la oportunidad de presentar sus comentarios y/o aclaraciones, los mismos que fueron evaluados y considerados al emitirse el presente Informe. La relación de servidores comprendidos en los hechos observados se detallan en el ANEXO N° 01 del presente informe.

6. MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO

Con Oficio Nº 249-2008-OGCI/MPP de fecha 10 de julio de 2007, se remitió a la Alcaldesa el Memorándum de Control Interno, a fin de que en su calidad de Titular disponga las medidas correctivas pertinentes que permitan superar los hechos observados. A su vez con Memorandos N°s. 218,219 y 220-2008-A/MPP de fecha 14.Jul.2008, así como 221-223 y 224-2008-A/MPP de fecha 15.Jul.2008 y 235-2008-A/MPP de fecha 23.Jul.2008, la Alcaldesa ha dispuesto el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en el precitado Memorándum, de los cuales se adjunta copias en el ANEXO N° 02.

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II.- OBSERVACIONES

Como resultado del “Examen Especial relacionado con la administración del Programa del Vaso de Leche - período 02 de enero de 2007 al 31 de diciembre de 2007", se ha observado lo siguiente: 1. FALTA DE UNA ADECUADA Y OPORTUNA TOMA DE DECISIONES HA ORIGINADO LA

ADQUISICIÓN VÍA EXONERACIÓN POR SITUACIÓN DE DESABASTECIMIENTO INMINENTE

De la evaluación a la documentación relacionada con la adquisición y distribución de insumos para el

Programa del Vaso de Leche, se ha determinado que debido a la falta de una adecuada administración del Programa del Vaso de Leche, se ha retrasado las adquisición de insumos para atender a los beneficiarios del referido programa, lo que conllevó a la adquisición vía exoneración por Situación de Desabastecimiento Inminente, según como se detalla:

Según el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Ejercicio Económico 2007, aprobado mediante Resolución de Alcaldía Nº 096-2007-A/MPP de fecha 24.Ene.2007, se programó para el mes de enero de 2007 la convocatoria de la Licitación Pública Nacional para la “Adquisición de Insumos para el Programa del Vaso de Leche”, con un valor ascendente a la suma de S/. 2’452,446.00, el mismo que se encontraba debidamente coberturado con la Fuente de Financiamiento 00: Recursos Ordinarios, sin embargo el referido proceso de selección recién fue convocado en el mes de julio de 2007, o sea transcurrido más de seis meses de su programación, retraso que conllevó a que mediante Acuerdo Municipal Nº 025-2007-C/CPP de fecha 14.Mar.2007 se apruebe una compra vía exoneración por Situación de Desabastecimiento Inminente, a fin de cumplir con la entrega de los insumos a los Comités del Vaso de Leche para la distribución de la ración diaria a los beneficiarios del referido programa, considerando que al 31.Dic.2006 sólo se contó con un stock de 479,404 unidades de Leche Evaporada Entera marca Gloria en latas de 410 gr., producto que fue distribuido a los beneficiarios en los meses de enero, febrero y marzo de 2007.

Al respecto en la adquisición de insumos para el Programa del Vaso de Leche, se determinó lo siguiente:

1.1 Demora en la Designación del Comité de Administración

No obstante haberse requerido desde el 03.Ene.2007 la designación del nuevo Comité de Administración, dicha designación se efectúa mediante Resolución de Alcaldía N° 157-2007-A/MPP de fecha 08.Feb.2007 y posteriormente se modifica mediante Resolución de Alcaldía N° 210-2007-A/MPP de fecha 20.Feb.2007, designación que era de prioritaria importancia para su conformación, a fin de cumplir de manera oportuna con una adecuada administración del Programa del Vaso de Leche en sus diferentes fases, como son: selección de beneficiarios, programación, distribución, supervisión y evaluación, que conlleve a un abastecimiento oportuno a los beneficiarios, sin embargo el mismo se dilató, prolongando este hecho en parte la adquisición de insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche, según como se detalla:

a) Mediante Informe N° 002-2007-DVL/MPP de fecha 03.Ene.2007 el Jefe de la División del Vaso de Leche hace de conocimiento del Jefe de la Oficina de Apoyo Social, que el saldo del producto Leche Evaporada Entera es de 479,404 latas de 410 grs., cantidad que corresponde al saldo de la compra efectuada mediante la Licitación Pública N° 01-2006-CE-PVL/MPP - Segunda Convocatoria. En la misma fecha mediante Informe N° 001-2007-OAS/MPP, el Jefe de la Oficina de Apoyo Social hace de conocimiento del ex Gerente Municipal señor Walter Eduardo Chávez Castro que una de las acciones inmediatas que se recomienda es la conformación del Comité Especial de Adquisiciones y del Comité de Administración del Vaso de Leche, para proceder en forma urgente a la adquisición de los insumos, a fin de evitar futuros desabastecimientos, considerando que las 479,404 unidades de leche evaporada servirían para abastecer a los comités hasta el 20 de febrero aproximadamente.

b) Posteriormente mediante Informe N° 005-2007-GDS/MPP de fecha 15.Ene.2007 el Gerente de

Desarrollo Social solicita al entonces Gerente Municipal señor Walter Chávez Castro se designe al Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, alcanzando para tal efecto la propuesta correspondiente para formalizar dicha designación, requiriéndole a su vez

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con Informe N° 004-2007-GDS/MPP de la misma fecha oficie al Ministerio de Salud la designación de una nutricionista de la referida institución para que integre dicho comité.

c) Con Resolución de Alcaldía N° 157-2007-A/MPP de fecha 08.Feb.2007 se designa al Comité

de Administración del Programa del Vaso de Leche, el mismo que estuvo presidido inicialmente por el ex Gerente Municipal señor Walter Eduardo Chávez Castro, designación que fue modificada con Resolución de Alcaldía N° 210-2007-A/MPP de fecha 20.Feb.2007, por lo que el nuevo Comité de Administración a esa fecha quedó conformado por el ex Gerente Municipal señor Juan Antonio Varillas Trelles en calidad de Presidente, y como miembros el señor Diómedes Sánchez Moreno - Gerente de Desarrollo Social, la Representante de la Dirección Regional de Salud señora Mercedes Milagro Chunga Michilot y tres madres representantes de las Organizaciones de Base del Programa del Vaso de Leche, modificación que se efectuó por haberse designado mediante Resolución de Alcaldía N° 197-2007-A/MPP de fecha 14.Feb.2007 al señor Juan Antonio Varillas Trelles como Gerente Municipal, en reemplazo del señor Walter Eduardo Chávez Castro.

1.2 Demora en el requerimiento de los insumos por el Comité de Administración del Programa

del Vaso de Leche

No obstante el requerimiento de los insumos a ser adquiridos para el año 2007, haber sido seleccionados por las Organizaciones de Base en el mes de noviembre de 2006, el nuevo Comité de Administración designado precedentemente, volvió a reunir con fecha 17 de febrero de 2007 a las Organizaciones de Base para la ratificación de los insumos, según como consta en Acta de la misma fecha y posteriormente con fecha 28 de febrero de 2007, transcurrido once (11) días, el Comité de Administración ratifica dichos requerimientos, retrasando estos hechos, el proceso de selección que conllevó a solicitar se apruebe una adquisición por Situación de Desabastecimiento Inminente, según como se detalla:

a) Mediante Informe N° 079-2007-DVL/MPP de fecha 07.Feb.2007 la Jefa de la División

del Vaso de Leche remite al Gerente de Desarrollo Social señor Diómedes Sánchez Moreno el requerimiento de los productos alimenticios del Programa del Vaso de Leche para el año 2007, precisando lo siguiente:

• Que en reunión de los Comités del Vaso de Leche, llevada a cabo el día 03 de noviembre

de 2006, acordaron elegir la combinación de leche evaporada entera más quinua avena en polvo y a la vez se comprometieron agregar el azúcar.

• Que, mediante Carta N° 032-2006-SGVCH-NUT/DVL de fecha 26 de diciembre de 2006 la nutricionista del Programa del Vaso de Leche, alcanza el Informe Técnico de la ración que será distribuida durante el año 2007 compuesta por harina de quinua avena instantánea fortificada con vitaminas y minerales y leche evaporada entera, adjuntando las Especificaciones Técnicas de ambos productos y la fórmula nutricional constituida por 51.25 gr. de leche evaporada entera y 25 gr. de quinua avena instantánea fortificada con vitaminas y minerales, asimismo hace la precisión que 12.5 gr. de azúcar rubia serán aportados por los beneficiarios al momento de la preparación de la ración.

• Que el monto disponible para el año 2007, asciende a la suma de S/. 2’898,168.00, conformado por:

- Recursos asignados en el año 2007 S/. 2’453,545.00 - Saldo de Balance año 2006 444,623.00

• Con Informe N° 018-2007-PPFJ-DVL/MPP de fecha 06.Ene.2007, el responsable del

Almacén del Programa del Vaso de Leche, informa que los beneficiarios del citado programa han sido atendidos con la remesa de enero de 2007 (del 16 de enero al 14 de febrero) y que se cuenta con un stock de insumos para 30 días más, estimándose que los comités estarán abastecidos hasta el 16 de marzo del presente año.

b) Según Acta de fecha 17.Feb.2007 suscrita por las presidentas de los Comités del Vaso de

Leche y en representación de la Municipalidad de Piura el Gerente de Desarrollo Social y a su vez integrante del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche señor Diómedes Sánchez Moreno, la señorita Mercedes Milagro Chunga Michilot miembro del Comité de Administración en representación del Ministerio de Salud, entre otros, se acordó ratificar la

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ración del Programa Vaso de Leche 2007, la que está compuesta de Leche Evaporada y Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con vitaminas y minerales y el insumo azúcar.

c) Mediante Informe N° 030-2007-PPFJ-DVL/MPP de fecha 19.Feb.2007 el encargado del

Almacén del Programa del Vaso de Leche informa a la Jefa de la División del Vaso de Leche señora Isidora Torres Chinga que los saldos de insumos a la fecha es de 4, 446 cajas por 48 unidades más 46 unidades de leche en lata de 410 gr. c/u., lo que equivale a 213,454.00 unidades de dicho producto. Asimismo le informa que estarían abastecidos hasta el 26 de marzo de 2007.

d) Con Informe N° 108-2007-DVL/MPP de fecha 19.Feb.2007 recepcionado el 22.Feb.2007,

la Jefa de la División del Vaso de Leche, hace de conocimiento de la Jefa de la Oficina de Apoyo Social, lo informado a través del Informe Nº 079-2007-DVL/MPP de fecha 07.Feb.2007 por la anterior Jefa de la División del Vaso de Leche, indicándole además que de acuerdo al Informe Nº 030-2007-PPFJ-DVL/MPP el responsable del Almacén del Programa del Vaso de Leche informa que los comités estarán abastecidos hasta el 26 de marzo de 2007, y que a partir del 27 de marzo quedarán desabastecidos, por lo que solicita que mientras se forme el Comité de Administración y se efectúe la licitación, se autorice la exoneración del proceso de selección y así efectuar la compra de urgencia de los productos alimenticios y se solicite la Opinión Técnico Legal a la Gerencia de Asesoría Jurídica, la misma que con Informe N° 66-2006-OAS/MPP de fecha 23.Feb.2007 deriva el requerimiento efectuado al Gerente de Desarrollo Social, el que a su vez con proveído de fecha 26.Feb.2007 lo deriva al Comité de Administración para su atención.

e) Mediante Acta Nº 01-2007-CAPVL de fecha 28.Feb.2007 los integrantes del Comité de

Administración del Programa del Vaso de Leche acuerdan solicitar la compra de insumos vía exoneración por Situación de Desabastecimiento Inminente. A su vez el Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche puso a consideración de los miembros asistentes del Comité del Vaso de Leche, la necesidad de solicitar al despacho de Alcaldía, para luego ser contemplada a nivel de Sesión de Concejo, la compra por situación de desabastecimiento inminente, teniendo en cuenta los precios referenciales sólo por tres únicos meses: marzo 06 días, abril 30 días y mayo 31 días y junio 24 días, a fin de cubrir las necesidades prioritarias de 26,923 beneficiarios de este programa, implicando un monto de S/. 938,518.83 para la adquisición de los siguientes insumos: Leche Evaporada, Harina de Quinua Avena Instantánea y Azúcar. A su vez la señorita Mercedes Milagro Chunga Michilot, nutricionista representante de la Dirección Regional de Salud, precisó que al mismo tiempo que se está realizando las gestiones para la adquisición de insumos por situación de desabastecimiento inminente, se deberían hacer las gestiones para llevar acabo la licitación para la compra de dichos insumos para la atención a los beneficiarios para el resto del año 2007.

f) Mediante Informe N° 001-2007-CA-PVL/MPP de fecha 05.Mar.2007 el Presidente del

Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche solicita al ex Alcalde señor José Eugenio Aguilar Santisteban se sirva poner a consideración de los señores Regidores la exoneración del proceso de selección para la adquisición de los siguientes insumos para Programa del Vaso de Leche: Leche Evaporada en lata, Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con vitaminas y Azúcar, por situación de desabastecimiento inminente, a fin de evitar un desabastecimiento en dicho programa, teniendo como referencia el Informe N° 108-2007-DVL/MPP de fecha 19.Feb.2007 suscrito por la Jefa de la División del Programa Vaso de Leche, mediante el cual hace el requerimiento para que se efectué la adquisición de insumos, asimismo del Informe N° 130-2007-GAJ/MPP de fecha 22.Ene.2007 que contiene la opinión favorable del Gerente de Asesoría Jurídica para la realización de la exoneración, considerando que con Informe Nº 035-2007-GM/MPP de fecha 09.Mar.2007 le hizo llegar al Alcalde señor José Eugenio Aguilar Santisteban, el expediente conteniendo las especificaciones técnicas de los insumos a ser adquiridos, adjuntando un cuadro de cálculo de requerimiento de insumos para la atención de beneficiarios del vaso de leche por un plazo de 42 días (del 26 marzo al 6 de mayo del 2007), manifestando también que antes del plazo referido, debe culminarse el Proceso de Licitación Pública de Adquisición de insumos para el

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Programa Vaso de Leche año 2007 por un monto de S/. 2’435,545.00 conforme a lo presupuestado.

Lo expuesto precedentemente dio lugar a la adquisición de insumos para el Programa del Vaso de Leche vía exoneración por Situación de desabastecimiento inminente, en el que se observó lo siguiente:

Mediante Acuerdo Municipal Nº 025-2007-C/CPP de fecha 14.Mar.2007 se declara en Situación de Desabastecimiento Inminente al Programa del Vaso de Leche y se Exonera del Proceso de Selección la adquisición de insumos destinados para el referido Programa, autorizando a la Oficina de Logística, la realización de las acciones correspondientes para la compra de los insumos (azúcar, leche evaporada y harina de quinua avena instantánea fortificada con vitaminas y minerales) por un periodo de 90 días, hasta por el monto de S/. 934.069.71, asimismo se dispone se publique el Acuerdo Municipal en el Diario Oficial el Peruano dentro de los (10) días hábiles siguientes a su emisión y sé de cuenta del mismo al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, por lo que con fecha 19 de marzo se publica el referido Acuerdo en el Diario Oficial “El Peruano”, y con Oficios Nº 118-2007-OSG/MPP y 119-2007-OSG/MPP, ambos de fecha 16.Mar.2007, suscritos por el ex Jefe de la Oficina de Secretaría General señor Carlos Antonio Nakazaki Simbrón, dicha exoneración se hizo de conocimiento del CONSUCODE y de la Contraloría General de la República, respectivamente, en el que da cuenta y remite copias fedatadas del Acuerdo Municipal Nº 025-2007-C/CPP y de los Informes Técnico - Legal.

En la elaboración del precitado Acuerdo Municipal el ex Jefe de la Oficina de Secretaria General señor Carlos Antonio Nakazaki Simbrón omitió considerar la cantidad de los bienes materia de la exoneración, así como la fuente de financiamiento que coberturaba la adquisición, información que por ley se tuvo que consignar, hecho que motivó que con Oficio N° E - 340-2007/GNP/APS de fecha 11.May.2007 suscrito por la Subgerente de Administración de la Plataforma del SEACE del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, efectuara observaciones al mismo, otorgando a la Municipalidad un plazo de cinco (05) días hábiles para su subsanación, el que precisa lo siguiente:

- No se ha señalado en la parte resolutiva del instrumento que aprueba la exoneración, la cantidad

de los bienes materia de exoneración, así como la fuente de financiamiento, omisión que contraviene lo establecido en el numeral 6.5 de las Disposiciones Específicas de la Directiva N° 011-2001-CONSUCODE/PRE, requiriendo que dicha omisión sea subsanada a través de un nuevo Acuerdo.

- Respecto a la información remitida a través del SEACE, de conformidad con lo dispuesto en el

artículo 147° del Reglamento, le solicitaron se registre el instrumento que aprueba la exoneración, y adicionalmente por dicha vía deberá realizarse, adicionalmente, el registro de los informes técnicos y legales correspondientes.

- En el acuerdo de concejo, no se ha informado sobre las acciones dispuestas con el fin de

determinar las responsabilidades de los funcionarios que hubieran originado el desabastecimiento, de conformidad con lo señalado en el artículo 141° del Reglamento.

Si bien con Oficio Nº 318-2007-OSG/MPP de fecha 28.May.2007 el ex Jefe de la Oficina de Secretaría General señor Carlos Antonio Nakazaki Simbrón da respuesta al mencionado Oficio, el mismo no absuelve las observaciones efectuadas por CONSUCODE a través de la Subgerencia de Administración de la Plataforma del SEACE, en razón a lo siguiente:

• No se cumplió con remitir el nuevo Acuerdo Municipal subsanando las observaciones

efectuadas, toda vez que sólo se informó a CONSUCODE que mediante Informe N° 1059-2007-GAJ/MPP de fecha 23.May.2007 la Gerencia de Asesoría Jurídica está recomendando al señor Alcalde, proceda a complementar el Acuerdo Municipal N° 025-2007-C/CPP, a través de otro Acuerdo Municipal. De la lectura al precitado Informe que fuera remitido por dicha Gerencia al ex Jefe de la Oficina de Secretaria General señor Carlos Antonio Nakazaki Simbrón, le indica que corresponde al Pleno del Concejo proceda a complementar el Acuerdo Municipal acotado a través de otro Acuerdo Municipal que resuelva integrar al mismo los aspectos omitidos y observados por CONSUCODE, debiendo para ello requerirse con carácter de urgencia dicha información a las áreas técnicas, esto es a la Oficina de Presupuesto y a la División del

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Vaso de Leche, precisándole además que también debe consignar como parte considerativa del instrumento legal que aprueba la exoneración el Informe Legal que sustenta dicha exoneración, esto en atención al punto 4 del oficio del CONSUCODE y que tampoco fue consignado en el Acuerdo Municipal N° 025-2007-C/CPP.

• No obstante el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado haber otorgado

un plazo de cinco (05) días para subsanar parte de los hechos observados con otro Acuerdo Municipal, sin embargo el ex Jefe de la Oficina de Secretaría General señor Manuel Francisco Palomino Ortiz quien reemplazó al anterior jefe a partir del 01.Jun.2007, recién lo sometió a consideración del Pleno del Concejo en Sesión Extraordinaria de fecha 24.Jul.2007, cuando el plazo había vencido en exceso.

• Que independientemente del retraso observado, el ex Jefe de la Oficina de Secretaria

General señor Manuel Francisco Palomino Ortiz recién con fecha 04.Set.2007 elabora el Acuerdo Municipal N° 140-2007-C/CPP a fin de subsanar las observaciones efectuadas por CONSUCODE, el mismo que no fue puesto de conocimiento del precitado Organismo ni de la Contraloría General de la República. De otro lado el Acuerdo Municipal N° 025-2007-C/CPP que aprobó la exoneración había consignado a la Oficina de Logística como la unidad orgánica responsable de llevar a cabo el proceso materia de exoneración, la misma que a su vez tuvo a su cargo dicho proceso; Sin embargo, en el Acuerdo modificado se ha consignando erróneamente a la Gerencia de Administración como la unidad orgánica responsable de su ejecución. De otro lado las cantidades que indica el Acta de la Sesión Extraordinaria no concuerdan con las cantidades indicadas en el Acuerdo de Concejo, según como se detalla:

Aspectos que han incumplido la siguiente normativa: A) Ley N° 27470 - Ley que establece normas complementarias para la ejecución del

Programa del Vaso de Leche, la misma que establece lo siguiente: Artículo 2°.- De la organización del Programa del Vaso de Leche 2.1 En cada municipalidad provincial en el distrito capital de la Provincia, en las municipalidades distritales y delegadas ubicadas en su jurisdicción, se conforma un Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, el mismo que es aprobado mediante resolución de Alcaldía con acuerdo del Concejo Municipal. El referido Comité está integrado por el Alcalde, un funcionario municipal, un representante del Ministerio de Salud y tres representantes de la Organización del Programa del Vaso de Leche, elegidas democráticamente por sus bases, de acuerdo a los estatutos de su organización y adicionalmente deberá estar conformado por un representante de la Asociación de Productores Agropecuarios de la región o zona, cuya representatividad será debidamente acreditada por el Ministerio de Agricultura.

B) Ley N° 27712 - Ley que modifica la Ley N° 27470, Ley que establece normas complementarias

para la ejecución del Programa del Vaso de Leche, el mismo que establece lo siguiente:

Artículo 1°.- Modificación del numeral 2.2 del Artículo 2° de la Ley N° 27470

Modificase el numeral 2.2 del Artículo 2 de la Ley N° 27470, el mismo que quedará redactado con el texto siguiente:

“2.2 Las Municipalidades como responsables de la ejecución del Programa del Vaso de Leche, en coordinación con la Organización del Vaso de Leche, organizan programas, coordinan y ejecutan la implementación de dicho Programa en sus fases de selección de beneficiarios, programación, distribución, supervisión y evaluación.

CANTIDADES CONSIDERADAS SEGÚN SESIÓN EXTRAORDINARIA DE FECHA 24.07.2007

CANTIDADES SEGÚN ACUERDO MUNICIPAL

N° 140-2007-C/CPP

CANTIDADES ADQUIRIDAS

SEGÚN CONTRATO

302,888.00 tarros de leche evaporada 302,884.00 tarros 302,884.00 tarros 45,096.03 kg. de harina de quinua 60,575.75 kg. 60,575.75 kg. 29,519.00 kg. de azúcar 29,319.00 kg. 29,319.15 kg.

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C) Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de Ley N° 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, el mismo que establece lo siguiente:

Artículo 20°.- Formalidades de los procedimientos no sujetos a procesos de selección.- Todas las exoneraciones, salvo las previstas en el literal b) del Artículo 19°, se aprobarán mediante:

c) Acuerdo de Concejo Regional o del Concejo Municipal, en el caso de los Gobiernos Regionales o Locales.

La facultad de aprobar exoneraciones es indelegable. (…) Las adquisiciones o contrataciones a que se refiere el Artículo 19° se realizan mediante

acciones inmediatas. En todos los casos de exoneración la contratación y la ejecución de los contratos se regulan

por esta Ley, su Reglamento y demás normas complementarias. Artículo 21°.- Situación de desabastecimiento inminente.-

Se considera situación de desabastecimiento inminente aquella situación extraordinaria e imprevisible en la que la ausencia de determinado bien, servicio u obra compromete en forma directa e inminente la continuidad de las funciones, servicios, actividades u operaciones productivas que la Entidad tiene a su cargo de manera esencial. Dicha situación faculta a la Entidad a la adquisición o contratación de los bienes, servicios u obras sólo por el tiempo o cantidad, según sea el caso necesario para resolver la situación y llevar a cabo el proceso de selección que corresponda. La aprobación de la exoneración en virtud de la causal de situación de desabastecimiento inminente, no constituye dispensa, exención o liberación de las responsabilidades de los funcionarios y servidores de la Entidad cuya conducta hubiera originado la presencia o configuración de dicha causal. Constituye agravante de responsabilidad si la situación fue generada por dolo o culpa inexcusable del funcionario o servidor de la entidad. En cualquier caso la autoridad competente para autorizar la exoneración deberá ordenar, en el acto aprobatorio de la misma, el inicio de las acciones que correspondan, de acuerdo al Artículo 47° de la Ley.

D) Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley Nº 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, el mismo que establece lo siguiente:

Artículo 141°.- Situación de desabastecimiento inminente La situación de desabastecimiento inminente se configura en los casos señalados en el artículo 21° de la Ley; no encontrándose comprendidas entre éstas las adquisiciones o contrataciones para cubrir necesidades complementarias y administrativas de la Entidad. La necesidad de bienes, servicios u obras debe ser actual y urgente para atender los requerimientos inmediatos, no pudiéndose invocar la existencia de una situación de desabastecimiento inminente en supuestos, como en vía de regularización, por períodos consecutivos y que excedan el lapso de tiempo requerido para paliar la situación y para satisfacer necesidades anteriores a la fecha de aprobación de la exoneración al proceso de selección. Cuando el desabastecimiento se fuera a producir o se haya producido como consecuencia del obrar negligente de la propia entidad; es decir, cuando sea imputable a la inacción o demora en el accionar del servidor público que omitió adoptar las acciones pertinentes con el fin de asegurar la provisión de un bien o la continuidad de un servicio esencial, y en la Resolución o Acuerdo Exoneratorio, bajo sanción de nulidad deberá disponerse el inicio de las medidas conducentes al establecimiento de las responsabilidades administrativas, civiles y/o penales de los funcionarios o servidores públicos involucrados. Artículo 146°.- Informe Técnico - Legal previo en caso de exoneraciones.- La resolución o acuerdo que apruebe la exoneración del proceso de selección, requiere obligatoriamente de uno o más informes previos, que contengan la justificación técnica y legal de la procedencia y necesidad de la exoneración. Artículo 147°.- Publicación de las resoluciones o acuerdos que aprueban las exoneraciones.- Las resoluciones o acuerdos que aprueben las exoneraciones de los procesos de selección, salvo las previstas en los incisos b) y d) del Artículo 19° de la Ley, serán publicados en el Diario Oficial El Peruano dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su emisión o adopción, según corresponda. Adicionalmente, deberán publicarse en el SEACE:

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E) Directiva Nº 011-2001-CONSUCODE/PRE, aprobada con Resolución N° 118-2001-CONSUCODE-PRE del 03.Jul.2001, la misma que establece:

VI.- Disposiciones Específicas 6. De la Exoneración del proceso de selección

6.1. La exoneración de proceso de selección deberá ser aprobada mediante Resolución del Titular del Pliego de la Entidad, por Acuerdo del Directorio en el caso de las empresas del Estado, o por Acuerdo del Consejo Municipal en el caso de los gobiernos locales. Dicha facultad es indelegable.

6.2. La Resolución o Acuerdo que aprueba la exoneración del proceso de selección deberá publicarse en el Diario Oficial "El Peruano", dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su emisión o adopción…

6.3. La Resolución o Acuerdo deberá precisar la causal en la que se sustenta la exoneración, ya sea que se trate de los previstos por el artículo 19° o de la Segunda Disposición Transitoria del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

6.4. La parte considerativa del instrumento que aprueba la exoneración, debe sustentarse en el informe técnico-legal que deberán emitir las áreas técnica y de asesoría jurídica de la Entidad, el que a su vez deberá contener la justificación técnica y legal de la adquisición o contratación y la necesidad de la exoneración y contemplará criterios de economía, tales como los costos y la oportunidad.

6.5. La parte resolutiva del instrumento que aprueba la exoneración de proceso de selección deberá precisar el tipo y la descripción básica de los bienes servicios u obras materia de exoneración, el valor referencial, la fuente de financiamiento, la cantidad o el tiempo que se requiere adquirir o contratar mediante exoneración, según corresponda, así como determinar la dependencia u órgano encargado de realizar la adquisición o contratación exonerada, de acuerdo al monto involucrado y a su complejidad, envergadura o sofisticación.

Los hechos expuestos se han originado por la dilación en la toma de decisiones en los diferentes actos de gestión de la Entidad relacionados a la administración del Programa del Vaso de Leche, como son la demora en la designación del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche y una vez designado éste, la demora en la toma de decisiones para la adquisición de los insumos, lo que conllevó a la adquisición de insumos vía exoneración por situación de desabastecimiento inminente, proceso a través del cual se omitieron requisitos de exigencia obligatoria, los que no obstante haber sido observados por el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, no fueron subsanados oportunamente ni comunicados al precitado organismo sobre dicha subsanación, no obstante los plazos perentorios otorgados para tal efecto.

En cumplimiento a la NAGU 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS, la presente observación fue comunicada durante la ejecución de la acción de control a las personas involucradas, a efecto de que presenten sus comentarios y/o aclaraciones, las que se resumen a continuación: 1) El señor DIÓMEDES SÁNCHEZ MORENO, Gerente de Desarrollo Social y Presidente del

Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, mediante Informe Nº 0194-2008-GDS/MPP de fecha 20.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones; manifestando principalmente lo siguiente:

a) Que, de acuerdo al Artículo 142° numeral 2, del Reglamento de Organización y Funciones

(ROF), una de las funciones de la Gerencia de Desarrollo Social, es de coordinar, apoyar y evaluar el desarrollo del Programa del Vaso de Leche.

b) Que la Gerencia de Desarrollo Social no posee facultades para designar a los miembros del

Comité de Administración del PVL, sin embargo no nos hemos mantenido al margen, siempre hemos estado pendientes que los procesos se agilicen, tal como lo demostramos en el Informe Nº 046-2007-GDS/MPP, de fecha 15.Feb.2007, donde solicitamos la modificación de la

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Resolución de Alcaldía de designación del Comité de Administración, debido al cambio del Gerente Municipal, Sr. CPC. Juan Varillas Trelles en reemplazo del Dr. Walter Chávez Castro.

c) Con respecto a la designación del Comité de Adquisiciones, a pesar de no ser nuestra

responsabilidad, mi despacho, para evitar que se produzca desabastecimiento en perjuicio de los beneficiarios del programa; trató de agilizar su conformación, tal como lo demostramos con el Informe Nº 004-2007-GDS/MPP de fecha 15.Ene.2007, donde solicitamos al entonces Gerente Municipal, oficie al Ministerio de Salud la designación de una nutricionista, para que integre dicho comité, por ser éste un requisito obligatorio.

d) Con respecto al punto 1.2 relacionado al requerimiento de los insumos, mi Despacho lo tramitó

oportunamente, tal como lo demostramos con los documentos que adjuntamos al presente: A los comentarios expuestos, la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación: Que el señor Diómedes Sánchez Moreno, si bien es cierto en su condición de Gerente de Desarrollo

Social solicitó oportunamente la designación del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, sin embargo una vez designado el referido Comité mediante Resolución de Alcaldía N° 157-2007-A/MPP del 08.Feb.2007 y modificado con Resolución de Alcaldía N° 210-2007-A/MPP de fecha 20.Feb.2007, del cual formó parte, dicho comité dilató aún mas la compra de los insumos, toda vez que no obstante con fecha 03.Nov.2006 los Comités del Vaso de Leche haber elegido los insumos a ser adquiridos para el año 2007, innecesariamente con fecha 17.Feb.2007 el Comité de Administración volvió a reunir a los comités para que se ratifiquen en los insumos seleccionados y, posteriormente el día 28.Feb.2007, es decir transcurridos once (11) días, el referido comité se ratificara en la selección de los insumos, dilatando estos hechos la adquisición de los insumos, no obstante ya haber tomado conocimiento a través del Informe N° 002-2007-DVL/MPP del 03.Ene.2007 suscrito por el Jefe de la División del Vaso de Leche que la existencia de 479,404 latas de leche evaporada servirían sólo para abastecer a los comités hasta el 20 de febrero de 2007, más aún si tenemos en cuenta que como Gerente de Desarrollo Social mediante Informe N° 079-2007-DVL/MPP de fecha 07.Feb.2007 tomó conocimiento de la Carta N° 032-2006-SGVCH-NUT/DVL de fecha 26.Dic.2006, mediante la cual la nutricionista del Programa del Vaso de Leche emitió el Informe Técnico de la ración alimenticia a ser distribuida en el año 2007, por lo que dada la naturaleza del programa que obliga la entrega de la ración alimenticia a los beneficiarios durante los siete días de la semana, por lo que había la necesidad de adoptar acciones inmediatas designando al Comité de Administración y una vez designado el mismo, proceder a reunir la información relacionada con la selección de los insumos, estudios de mercado, entre otros, a fin de remitir los actuados al Comité Especial para su adquisición conforme al proceso de selección programado en el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones, dilación que conllevó a la adquisición de los insumos vía exoneración por situación de desabastecimiento inminente.

De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de la

observación, que son de responsabilidad del Comité de Administración aún persisten, por haber dilatado innecesariamente la información que era de su competencia trasladarla al Comité Especial para la adquisición de los insumos conforme al proceso de selección programado en el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones, al haber requerido innecesariamente el 17.Feb.2007 que las Organizaciones de Base se ratifiquen de los insumos seleccionados con fecha 03.Nov.2006 y, posteriormente el 28.Feb.2007, es decir transcurridos once (11) días dicho comité ratificara dichos requerimientos.

2) La señorita MERCEDES MILAGRO CHUNGA MICHILOT, ex miembro integrante del Comité de

Administración del Programa del Vaso de Leche, mediante Oficio N° 04-2008-MMCHM de fecha 18.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente:

Formé parte del Comité de Administración para la adquisición de los productos del Programa Vaso de Leche de los períodos del 2005 al 2007, por la designación de la Dirección Regional de Salud Piura, cuyas funciones están incluidas en el Reglamento de Organización y Funciones del Comité de Administración del Programa Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Piura, según detalle: Aspectos Técnicos de competencia del representante de salud. Competencias: Evaluar la ración nutricional; fortificación; especificaciones técnicas de los alimentos; muestreo y certificación de la calidad.

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Elección de los insumos para la ración: OSB propone; representante evalúa la propuesta, corrige y da opinión; Comité de Administración define la ración; Comité Especial conduce el proceso de adquisición; Comité de Administración conduce las entregas y distribución. Elección de los insumos para la ración: Priorizar en orden de importancia los de producción, local, regional y nacional; la ración debe cumplir lo establecido en la Resolución Ministerial N° 711-2002-SA/DM; generalmente los aditivos son importados; tener en cuenta: costumbres, referencias de consumidores, facilidad en la preparación, perecibilidad de los productos. Cálculo de la ración nutricional: tener del cálculo de la ración nutricional. Fortificación: partir de la ración ya establecida; si son 2 ó más alimentos establecer cuál es el mejor vehículo a fortificar; en el mercado ya existe premix de vitaminas y minerales. (Ejm) ; establecer en los TDR que una ración de alimento de x gramos debe cumplir con lo establecido en la Resolución Ministerial N° 711-2002-SA/DM; para el cálculo no considerar si los otros alimentos tiene algún fortificante, considerarlo como un plus. Especificaciones Técnicas: Uso de los normas apropiadas para cada producto: leche (fresca pasteurizada, UHT, evaporada), hojuela de cereales (requieren cocción), instantáneos, etc. RM 451-2006-MINSA; explicar la interpretación de requisitos; mezcla de hojuelas de cereales, producto “Mezcla fortificada no instantánea”; tema cenizas Muestreo: Uso de las normas apropiadas para cada productos: leche (fresca pasteurizada, UTH, evaporada), hojuela de cereales (requieren cocción), instantáneos, etc. RM 451-2006-MINSA. Certificación: Sistema de certificación.

A los comentarios expuestos la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación: Que la señorita Mercedes Milagro Chunga Michilot, integró el Comité de Administración del

Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial de Piura, en representación del Ministerio de Salud, y como ella misma lo ratifica entre sus funciones de acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones es la siguiente: “Elección de los insumos para la ración: Organizaciones Sociales de Base propone; representante evalúa la propuesta, corrige y da opinión; Comité de Administración define la ración…”, por lo que en cumplimiento de sus funciones el Comité de Administración en coordinación con las Organizaciones de Base con fecha 03.Nov.2006, habían cumplido con seleccionar los insumos a ser adquiridos en el año 2007, sin embargo el nuevo Comité de Administración designado mediante Resolución de Alcaldía N° 157-2007-A/MPP del 08.Feb.2007 y modificado mediante Resolución de Alcaldía N° 210-2007-A/MPP del 20.Feb.2007, del cual también formó parte dilató aún mas la compra de los insumos, toda vez que innecesariamente con fecha 17.Feb.2007 sé volvió a reunir a los comités para que se ratifiquen en los insumos seleccionados, y posteriormente con fecha 28.Feb.2007, es decir transcurridos once (11) días más, el Comité de Administración ratificara la selección de insumos, no obstante ya haber tomado conocimiento a través del Informe N° 002-2007-DVL/MPP del 03.Ene.2007 suscrito por el Jefe de la División del Vaso de Leche que la existencia de 479,404 latas de leche evaporada servirían sólo para abastecer a los comités hasta el 20 de febrero de 2007, hecho que ameritaba adoptar acciones inmediatas reuniendo la información necesaria para ser remitida al Comité Especial para la adquisición de los insumos conforme al proceso de selección programado en el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones, sin embargo al dilatarse innecesariamente el tiempo el Comité de Administración acordó con fecha 28.Feb.2007 solicitar la compra de insumos vía exoneración por situación de desabastecimiento inminente.

De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia del hallazgo de

responsabilidad del Comité de Administración aún persisten, por haber dilatado innecesariamente la información que era de su competencia trasladarla al Comité Especial para la adquisición de los insumos conforme al proceso de selección programado en el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones, al haber requerido innecesariamente el 17.Feb.2007 que las Organizaciones de Base se ratifiquen, respecto de los insumos seleccionados con fecha 03.Nov.2006 y, posteriormente el 28.Feb.2007, es decir transcurridos once (11) días el referido Comité ratificara dichos requerimientos.

3) El señor CARLOS ANTONIO NAKAZAKI SIMBRÓN, ex Jefe de la Oficina de Secretaria General

mediante Carta de fecha 29.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente.

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1) Respecto a las observaciones planteadas, según el hallazgo Nº 01, debo manifestar que en el Acuerdo Municipal 025-2007, si se consigna las acciones dispuestas con el fin de determinar las responsabilidades de los funcionarios que hubieran originado el desabastecimiento, tal y conforme se señala en la parte introductoria y resolutiva del citado acuerdo, asimismo mediante Resolución de Alcaldía Nº 325-2007 a la que se hace mención en el acuerdo antes citado se resuelve instaurar proceso administrativo contra el señor Jorge Santamaría ex Jefe de la Oficina de Apoyo Social de la Municipalidad Provincial de Piura, consecutivamente si se ha cumplido clara y objetivamente con indicar los presuntos responsables y sus acciones adoptadas, como es el inicio del proceso administrativo para dilucidar si hubo o no responsabilidad.

2) Asimismo, respecto a registrar el instrumento que aprueba la exoneración, debo decir que

también se ha cumplido oportunamente, toda vez que conforme se advierte del Oficio Nº 147-2007-OSG/MPP, en la parte resolutiva se señala literalmente “finalmente le hago llegar copia de la publicación del Acuerdo Municipal Nº 25-2007-C/MPP, en el Diario El Peruano, agradeciendo comunicarnos los requerimientos que sean necesarios para su ilustración”, publicación que se adjuntó a dicho Informe, por tanto si se ha cumplido con registrar y publicar el instrumento que aprueba la exoneración, que en el presente caso constituye el Acuerdo Municipal Nº 25-2007-C/MPP.

3) En relación a la cantidad de bienes materia de exoneración, debo señalar que se hizo presente y

se trató en la sesión de concejo el plazo por el cual debía ser validado el proceso de exoneración, documentos que fueron alcanzados oportunamente, por tanto se cumplió con dicho proceso y que para mayor claridad la Oficina de Secretaría General, cumplió con enviar el Oficio Nº 119-2007-OSG/MPP, mediante el cual se establece y señala que se acuerda exonerar de proceso de licitación por causal de desabastecimiento inminente, la adquisición de insumos como azúcar, leche evaporada y harina de quinua avena instantánea fortificada con vitaminas y minerales, para el Programa del Vaso de Leche por un lapso de 90 días

4) Finalmente debo precisar que si bien es cierto su despacho advierte determinadas

observaciones, las mismas que cumplo con aclarar, también es cierto que oportunamente y en tiempo hábil, se cumplió con absolver dicho traslado, es mas, debo precisar que como muestra de transparencia y de subsanar determinadas observaciones, posterior a dichas observaciones se aprobó el Acuerdo Municipal 140-2007-C/MPP, el mismo que dio por absuelto expresa e inequívocamente todas las aclaraciones respectivas, Acuerdo que hasta la fecha no ha sido óbice para observación alguna.

A los comentarios expuestos, la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación: El señor Carlos Antonio Nakazaki Simbrón, en calidad de ex Jefe de la Oficina de Secretaría

General con sus comentarios esta corroborando los hechos observados que son de su responsabilidad, toda vez que ha dirigido sus aclaraciones a otros aspectos informados mediante oficios elaborados por su persona como ex Jefe de la Oficina de Secretaría General, hechos que no son materia de observación, no habiéndose pronunciado sobre la omisión de información que por ley se tuvo que consignar en la parte resolutiva del Acuerdo Municipal N° 025-2007-C/CPP de fecha 14.Mar.2007, como son: no se consideró la cantidad de bienes materia de exoneración así como la fuente de financiamiento de la adquisición, asimismo se omitió las acciones dispuestas con el fin de determinar las responsabilidades de los funcionarios que hubieran originado el desabastecimiento, omisiones que incluso fueron observadas por CONSUCODE a través del Oficio N° E-340-2007/GNP/APS de fecha 11.May.2007, otorgando en el mismo documento a la Municipalidad un plazo cinco (05) días hábiles para su subsanación, y no obstante el precitado ex funcionario haber ejercido el cargo de Jefe de la Oficina de Secretaría General hasta el 01.Jun.2007 no cumplió con subsanar las atingencias efectuadas por CONSUCODE, en el plazo otorgado, no obstante el tiempo transcurrido.


observación de responsabilidad del ex Jefe de la Oficina de Secretaría General aún persisten, por cuanto en su periodo de gestión no subsanó las atingencias efectuadas por CONSUCODE a través del Oficio N° E-340-2007/GNP/APS de fecha 11.May.2007, las mismas que debieron ser subsanadas en el plazo de cinco (05) días hábiles, los que vencieron en exceso hasta la culminación de su designación como Jefe de la Oficina de Secretaría General con fecha 01.Jun.2007.

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4) El señor MANUEL FRANCISCO PALOMINO ORTIZ, ex Jefe de la Oficina de Secretaria General mediante Carta de fecha 19.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifiesta principalmente lo siguiente. En el punto 1.3. De la Adquisición de Insumos por situación de Desabastecimiento Inminente En el sub. literal 1.3.1. del Acuerdo de Consejo que Aprueba la Exoneración: se menciona que: No obstante CONSUCODE haber otorgado un plazo de cinco (05) días para subsanar parte de los hechos observados con otro Acuerdo Municipal, sin embargo el recurrente quien en calidad de ex Jefe de la Oficina de Secretaría General, recién lo sometía a consideración del Pleno de Consejo en Sesión Extraordinaria de fecha 25.Jul.2007, cuando el plazo había vencido en exceso y que independientemente del retrazo observado, el ex Jefe de la Oficina de Secretaría General -el recurrente- recién con fecha 04.Set.2007, elaboré el Acuerdo Municipal Nº 140-2007-C/CPP a fin de subsanar las observaciones efectuadas por CONSUCODE, el mismo que no fue puesto de conocimiento de CONSUCODE. Que, asimismo mediante el Acuerdo Municipal Nº 025-2007-C/CPP, que aprobó la exoneración, había consignado a la Oficina de Logística como la unidad orgánica responsable de llevar a cabo el proceso materia de exoneración, la misma que a su vez tuvo a su cargo dicho proceso materia de exoneración. Sin embargo en el Acuerdo modificado se ha consignado erróneamente a la Gerencia de Administración como la Unidad Orgánica responsable de su ejecución. De otro lado las cantidades que indica el Acta de Sesión Extraordinaria no concuerdan con las cantidades indicadas en el Acuerdo de Consejo según el detalle que se indica. COMENTARIO Y/O ACLARACIÓN: Al respecto, debo señalar que existen presupuestos que afectan el derecho defensa, cuando la comunicación de hallazgos se cursa careciendo de la información y documentación concreta, existen las exigencias de precisión, claridad, inmutabilidad y suficiencia que determinan el mayor o menor respeto por el derecho a las condiciones para la defensa adecuada, se debe garantizar al auditado la entrega de los documentos y pruebas que se citan el hallazgo, esto como garantía fundamental del principio de debido procedimiento, así ha quedado establecido por el Tribunal Constitucional en el Expediente N° 1199-2003-AA/TC en los seguidos por Juan José Medina Morán, contra los miembros de la Comisión de Auditoría de la Ex Gerencia Central de reforma del poder Judicial, sobre Acción de Amparo en la Sentencia del Tribunal de fecha 02 de Agosto de 2004, para un caso similar como el presente. En tal virtud, es que hago presente y dejo expresa constancia, de que no se me ha alcanzado conjuntamente con el “Hallazgo”, la documentación siguiente: Copia de la Resolución de Alcaldía N° 853-2007-A/MPP de fecha 31 de agosto de 2007; copia del Memorando N° 026-2007-GTyT/MPP y copia del expediente N° 00005761 de fecha 02 de febrero de 2007, por lo que la no entrega de la señalada documentación por parte de vuestra representada, me genera indefensión en este “Hallazgo N° 01”, lo que significa la violación al derecho de defensa que tiene todo ciudadano. No obstante, en cuanto al extremo del “Hallazgo Nº 01”, debo aclarar y/o manifestar lo siguiente:

a) El suscrito, asumió el cargo de Jefe de la Oficina de Secretaría General mediante Resolución

de Alcaldía Nº 706-2007-A/MPP de fecha 01.Jun.2007. b) Posteriormente el recurrente, con fecha 18.Oct.2007, presentó Carta de Renuncia al señalado

cargo, dando lugar a que se emitiera la Resolución de Alcaldía Nº 1208-2007-A/MPP de fecha 16.Oct.2007, por lo cual se acepta mi renuncia a partir del 18 de octubre de 2007.

c) No obstante a que CONSUCODE haber otorgado un plazo de cinco (05) días para subsanar

parte de los hechos observados con otro Acuerdo Municipal, sin embargo el recurrente quien en calidad de ex Jefe de la Oficina de Secretaría General, recién lo sometía consideración del Pleno de Consejo en Sesión Extraordinaria de fecha 25.Jul.2007, cuando el plazo había vencido en exceso y que independientemente del retrazo observado, el ex Jefe de la Oficina de Secretaría General - el recurrente- recién con fecha 04.Set.2007, elabore el Acuerdo Municipal Nº 140-2007-C/CPP a fin de subsanar las observaciones efectuadas por CONSUCODE, el mismo que no fue puesto de conocimiento de CONSUCODE. Sin embargo en el Acuerdo modificado se ha consignado erróneamente a la Gerencia de Administración como la Unidad Orgánica responsable de su ejecución. De otro lado las cantidades que indica el Acta de Sesión Extraordinaria no concuerdan con las cantidades indicadas en el Acuerdo de Consejo según el detalle que se indica…”

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Visto el documento remitido por CONSUCODE el Oficio N° E-340-2007/GNP/APS de fecha 11 de mayo de 2007 recepcionado el 21 de mayo de 2007, es de verse y considerarse que el suscrito no se encontraba a cargo de la Jefatura de la Oficina de Secretaría General en la indicada fecha, y que en el plazo de cinco (05) días que se concedió para levantar las observaciones indicadas por CONSUCODE, vencían el 28 de mayo de 2007, es decir cuando aún se encontraba en el cargo el anterior Jefe de Secretaría General Abogado Carlos Nakazaki Simbrón, quien tenía la obligación y responsabilidad de atender lo solicitado dentro del plazo otorgado por CONSUCODE. Consecuentemente no se me puede atribuir responsabilidad alguna en un hecho del cual no tome conocimiento en forma oportuna, aunado a que el recurrente cuando estuvo ejerciendo la Jefatura no ha sido requerido con documento alguno por parte de CONSUCODE para el cumplimiento de levantar las observaciones, que son materia de hallazgos. De otro lado, sobre el particular debo manifestar que de acuerdo a la documentación que recepcione, se encontraba en el Archivo de la Oficina el Acuerdo Municipal N° 025-2007-C/CPP, y archivado al mismo se encontraba el documento de CONSUCODE, el cual estaba sin observación y/o anotación alguna de la importancia del mismo, motivo por la cual, es que no realice acción alguna para su implementación, lo cual recién fue detectada el 22.Jul.2007, y como quiera que es el Titular del Pliego o sea el Señor Alcalde, quien dispone los temas y/o documentos que deben ser materia de consignación en la elaboración de la Agenda, lo cual es recogido por el Jefe de Secretaría General, para que redacte y notifique a los Señores Regidores la correspondiente Agenda que será materia de la Sesión de Concejo, la cual puede ser Ordinaria o Extraordinaria, y en el caso del indicado acuerdo de Concejo fue Sesión de Concejo Extraordinaria, en la cual se acordó modificar el Acuerdo Municipal N° 025-2007-C/CPP, emitiéndose el Acuerdo Municipal N° 140-2007-C/CPP de fecha 04 de setiembre de 2007, el cual se redacto de acuerdo a la información proporcionada por la Oficina Orgánica correspondiente, consignándose las cantidades de acuerdo a la información técnica proporcionada. Es este aspecto debo dejar constancia, que de acuerdo al MOF y al ROF la Oficina de Secretaría General redacta las resoluciones respectivas, es decir que estas pueden ser materia de observación por parte de las Oficinas Orgánicas y de Asesoría Jurídica, en el presente caso el Acuerdo Municipal N° 140-2007-C/CPP, ha sido visado por la Gerencia de Desarrollo Social, Gerencia de Asesoría Jurídica y Gerencia Municipal, las cuales en su oportunidad han podido realizar las observaciones respectivas si se hubiera consignado alguna información errada, consecuentemente al visar el Acuerdo Municipal, estando dando su conformidad a la información consignada, lo que releva de responsabilidad a la Oficina de Secretaría General. Que, asimismo en cuanto a que se ha consignado en forma errónea como encargada del proceso a la Gerencia de Administración, cuando la que designada fue la Oficina de Logística, este si bien es un error material involuntario subsanable de tipeo, que no acarrea agravio y/o perjuicio alguno ni a la Municipalidad Provincial de Piura, ni mucho menos a terceros, lo cual puede ser materia de subsanación, pero que si bien el Acuerdo Municipal es un documento público que debe contener la información y datos precisos, es de considerarse si de su comisión acarrea perjuicio y/o agravio alguno a la entidad o a terceros.

d) Asimismo rechazo el extremo donde se consigna que no se ha puesto de conocimiento a

CONSUCODE del Acuerdo Municipal Nº 140-2007-C/CPP, lo cual si se ha realizado, conforme lo acredito con fotocopia de Oficio Nº 556-2007-OSG/MPP de fecha 07.Set.2007.

e) Dejo así, en claro que en el presente “Hallazgo Nº 01”, no he tenido ninguna participación en

la tramitación de lo señalado de vuestra representada, lo cual estoy demostrando con los medios probatorios respectivos.

A los comentarios expuestos la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación:

El señor Manuel Francisco Palomino Ortiz, ex Jefe de la Oficina de Secretaría General, ha manifestado a la Comisión de Auditoría, que según lo establecido por el Tribunal Constitucional en el Expediente N° 1199-2003-AA/TC de los seguidos por Juan José Medina Morán contra los

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miembros de la Comisión de Auditoría de la ex Gerencia Central de Reforma del Poder Judicial, sobre acción de amparo, en la sentencia del Tribunal de fecha 02 de Agosto de 2004, para un caso similar, que conjuntamente con los "hallazgos" se alcance en copia toda la documentación que sirva de sustento a los "hallazgos" para que con vista de la documentación sustentatoria se puedan hacer los descargos nominados por la Comisión Auditora como "aclaraciones" y/o "comentarios", por que de lo contrario se estaría produciendo la indefensión de la parte, lo que importa en el fondo la violación al derecho de defensa que tiene derecho todo ciudadano. Al respecto es importante precisar que la Contraloría General de la República, que los Órganos de Control Institucional desarrollan sus actividades en base a lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República como Órgano Rector del Sistema Nacional de Control, de conformidad a lo establecido en el Artículo 14°.- Regulación del Control, de la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, que establece que: “El ejercicio del control gubernamental por el Sistema en las entidades, se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la Contraloría General, la que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso, en función a la naturaleza y/o especialización de dichas entidades, las modalidades de control aplicables y los objetivos trazados para su ejecución. Dicha regulación permitirá la evaluación por los órganos de control, de la gestión de las entidades y sus resultados. La Contraloría General, en su calidad de ente técnico rector, organiza y desarrolla el control gubernamental en forma descentralizada y permanente, el cual se expresa con la presencia y el accionar de los órganos a que se refiere el literal b) del artículo precedente en cada una de las entidades públicas de los niveles, central, regional y local, que ejercen su función con independencia técnica”.

En este orden de ideas, de conformidad con lo establecido en la NAGU 3.60 “COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS” aprobada mediante Resolución de Contraloría N° 259-2000-CG de fecha 07 de diciembre del año 2000, la Comisión de Auditoría mediante Oficio N° 035-2008-EEPVL-OGCI/MPP del 12.Ago.2008, comunicó al ex Jefe de la Oficina de Secretaría General señor Manuel Francisco Palomino Ortiz, el presente hallazgo, otorgándole un plazo de tres (03) día útiles, ampliado en dos (02) días hábiles adicionales, con la finalidad de que presente sus aclaraciones y/o comentarios sustentados para su evaluación correspondiente; asimismo en el precitado documento se le hizo de conocimiento que mediante Oficio N° 010-2008-EEPVL-OGCI/MPP de fecha 11.Ago.2008, la Comisión de Auditoría ha puesto de conocimiento de la Titular de la Entidad, el inicio de la comunicación de hallazgos, con el propósito que disponga que las áreas correspondientes presten las facilidades que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentación de sus aclaraciones o comentarios documentados, lo que deja plenamente establecido la claridad con que la Comisión de Auditoría ha cumplido con el debido procedimiento establecido en la NAGU 3.60 “COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS”, la misma que establece lo siguiente: “Durante la ejecución de la acción de control, la Comisión Auditora debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluación y consideración pertinente en el Informe correspondiente. (…) En el documento que se curse para comunicar los hallazgos, se señalará el plazo perentorio para la recepción de las aclaraciones o comentarios que deberán formular individualmente las personas comprendidas, el cual será establecido por la Comisión Auditora teniendo en cuenta la naturaleza del hallazgo, el alcance de la acción de control y si la persona labora o no en la entidad auditada, no debiendo ser menor de dos (2) ni mayor de cinco (5) días hábiles más el término de la distancia; precisándose que a su vencimiento sin recibir respuesta o ser ésta extemporánea, tal situación constara en el Informe respectivo, conjuntamente con los hechos que son materia de observación, no siendo obligatoria, en su caso, la evaluación e incorporación de los comentarios presentados extemporáneamente al plazo otorgado. Excepcionalmente, el citado plazo podrá prorrogarse por única vez y hasta tres (3) días hábiles adicionales en casos debidamente justificados por el solicitante; en estos casos, se entenderá que el pedido ha sido aceptado a su recepción, salvo denegación expresa. El inicio del proceso de comunicación de hallazgos será puesto oportunamente en conocimiento del Titular de la entidad auditada con el propósito de que éste disponga que las áreas correspondientes, presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentación de sus aclaraciones o comentarios documentados. Para tal efecto, la comunicación cursada por la Comisión Auditora servirá como acreditación.”

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Al margen de lo expuesto, y en atención a lo manifestado por el ex Jefe de la Oficina de Secretaría General señor Manuel Francisco Palomino Ortiz, la Comisión de Auditoría mediante Oficio N° 039-2008-EEPVL-OGCI/MPP de fecha 22.Ago.2008 le volvió hacer de conocimiento que mediante Oficio N° 035-2008-EEPVL-OGCI/MPP de fecha 12.Ago.2008, en cumplimiento a la NAGU 3.60, se le comunicó el hallazgo N° 01 emitido como resultado del “Examen Especial al Programa del Vaso de Leche, Período Enero-Diciembre 2007, en el cual además se hizo de su conocimiento que mediante Oficio N° 010-2008-EEPVL-OGCI/MPP de fecha 11.Ago.2008, la Comisión de Auditoría puso de conocimiento de la Titular del Pliego, sobre el inicio de la Comunicación de Hallazgos, con la finalidad de que disponga, que las áreas correspondientes presten las facilidades necesarias que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentación de sus aclaraciones o comentarios debidamente sustentados.

En razón de lo expuesto y habiendo cumplido el Órgano de Control Institucional con la comunicación del hallazgo conforme al procedimiento establecido por la Contraloría General de la República, se concluye que las aclaraciones expuestas por el ex Jefe de la Oficina de Secretaría General solo absuelve en parte los hechos observados, en razón a lo siguiente:

El precitado ex funcionario corrobora el hecho de haber consignado a la Gerencia de

Administración como unidad orgánica responsable de la adquisición vía exoneración, manifestando que ha sido un error material de tipeo, hecho que no lo libera de responsabilidad, toda vez que el Acuerdo Municipal N° 140-2007-C/CPP de fecha 04.Set.2007 se emitió para subsanar las atingencias efectuadas por CONSUCODE, por lo que al existir un nuevo error en el acuerdo que debió ser correctamente elaborado, se estaría igualmente en la misma falta al no haberse consignado en el mismo a la Oficina de Logística como unidad orgánica responsable de la adquisición vía exoneración por situación de desabastecimiento inminente, hecho de exclusiva responsabilidad del señor Manuel Francisco Palomino Ortiz como ex Jefe de la Oficina de Secretaria General. De otro lado el precitado ex funcionario no obstante haber asumido la Jefatura de la Oficina de Secretaría General desde el 1° de junio de 2007, y estar pendiente de atención el Oficio emitido por CONSUCODE, sin embargo recién lo pone como punto de agenda para ser visto en sesión extraordinaria de concejo de fecha 24.Jul.2007, es decir después de cincuenta y cuatro (54) días de asumir dicho cargo, sin embargo trata de soslayar su responsabilidad en el hecho de que el mismo ha debido de ser atendido por el anterior Jefe de la Oficina de Secretaria General, hecho que si bien es cierto, no implica que su persona al ser designada en dicho cargo no tenga la obligación de atender los asuntos no atendidos oportunamente por el anterior funcionario, responsabilidad que también lo tendrá que asumir a quien reemplazo, mas aún si tenemos en cuenta que el señor Manuel Francisco Palomino Ortiz una vez visto el asunto en sesión extraordinaria de concejo de fecha 24.Jul.2007, recién elaboró dicho Acuerdo el día 04.Set.2007, es decir después de cuarenta y dos días (42), remitiéndolo a CONSUCODE mediante Oficio N° 556-2007-OSG/MPP de fecha 07.Set.2007, plazo extremadamente extemporáneo, más aún que dicho acuerdo no fue remitido a la CGR como también correspondía. El precitado ex funcionario indica que es el Alcalde quien dispone los temas y/o documentos que deben ser materia de consignación en la elaboración de la Agenda, lo cual es recogido por la Oficina de Secretaría General, para que redacte y notifique a los Señores Regidores la correspondiente agenda que sería materia de sesión de concejo, hecho que resulta contraproducente en estos extremos, por cuanto dicha agenda la elabora el Jefe de la Oficina de Secretaria General en coordinación directa con el Despacho de Alcaldía, más aún si tenemos en consideración que el Oficio materia de observación fue derivado a la Oficina de Secretaria General más no al despacho de Alcaldía, por lo que correspondía al Jefe de la Oficina de Secretaría General en coordinación con Alcaldía someter el mismo a sesión de concejo.


observación de responsabilidad del ex Jefe de la Oficina de Secretaría General aún persisten, por cuanto en su periodo de gestión subsanó aún con errores las atingencias efectuadas por CONSUCODE a través del Oficio N° E-340-2007/GNP/APS de fecha 11.May.2007, habiendo demorado cincuenta y cuatro (54) días en someter dicha subsanación a sesión de concejo y, luego cuarenta y dos (42) días en elaborar el Acuerdo Municipal N° 140-2007-C/CPP de fecha 04.Set.2007 aún cuando éste fue visto en Sesión de Concejo de fecha 24.Jul.2007, sin haber comunicado el mismo a la Contraloría General de la República, de igual manera por haber consignado en el precitado acuerdo cantidades diferentes a las aprobadas en la sesión de concejo.

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5) Mediante Oficio N° 028-2008-EEPVL-OGCI/MPP del 12.Ago.2008 se comunicó el presente hallazgo al ex Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche señor WALTER EDUARDO CHÁVEZ CASTRO, no habiendo recibido respuesta hasta la emisión del presente informe.

En razón de lo expuesto los hechos observados subsisten, toda vez que en su condición de ex Presidente del Comité de Administración designado mediante Resolución de Alcaldía N° 08.Feb.2007 no adoptó acciones inmediatas para la adquisición de los insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche, no obstante los insumos haber sido seleccionados por los Comités desde el 03.Nov.2006, por lo que correspondía una vez designado el Comité de Administración trasladar la información necesaria, al Comité Especial para su adquisición, más aún si tenemos en cuenta que mediante Carta N° 032-2006-SGVCH-NUT/DVL de fecha 26.Dic.2006 la nutricionista del Programa del Vaso de Leche ya había cumplido con emitir el Informe Técnico de la ración a ser distribuida en el año 2007, por lo que dada la naturaleza del Programa que exige la atención a los beneficiarios durante los siete días de la semana, por lo que había la necesidad de adoptar acciones inmediatas.

6) Se deja constancia que no se comunicó el presente Hallazgo al señor JOSÉ EUGENIO AGUILAR SANTISTEBAN, por haber fallecido el día 02 de agosto de 2008, según como consta en el Acta de Defunción de la misma fecha, expedida por la Oficina del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC), por lo que de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 61° del Código Civil que señala: fin de la persona, la muerte pone fin a la persona, razón por lo que no se le puede aplicar sanción alguna, siendo responsabilidad del ex Alcalde el no haber designado en forma oportuna al Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, toda vez que no obstante haber asumido funciones como Alcalde desde el 02 de enero de 2007, sin embargo recién con fecha 08.Feb.2007 designó al Comité de Administración mediante Resolución de Alcaldía N° 157-2007-A/MPP, y una vez designado el referido comité, innecesariamente se volvió a reunir a las Organizaciones de Base para la ratificación de los insumos el día 17.Feb.2008 y posteriormente con fecha 28.Feb.2007, es decir transcurridos once (11) días, el Comité de Administración ratificó la selección de los insumos, no obstante los insumos ya habían sido seleccionados desde el día 03.Nov.2006 y a su vez contaban con el Informe Técnico emitido por la nutricionista del Programa del Vaso de Leche a través de la Carta N° 032-2006-SGVCH-NUT/DVL del 26.Dic.2006, dilatando estos hechos la adquisición de insumos, toda vez dada la naturaleza del programa que obliga la entrega de la ración alimenticia durante los siete días de la semana, por lo que había la necesidad de adoptar acciones inmediatas designando al Comité de Administración y una vez designado el mismo, proceder a reunir la información relacionada con la selección de los insumos, estudios de mercado, entre otros, a fin remitir los actuados al Comité Especial para su adquisición conforme al proceso de selección programado en el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones, toda vez que si bien es cierto el ex Alcalde delegó sus funciones de la Presidencia del Comité de Administración en el ex Gerente Municipal, dicha delegación no lo exime de su responsabilidad, conforme a lo dispuesto en el comentario 06 del numeral 1.7 Asignación de autoridad y responsabilidad, de las Normas Generales de Control Interno aprobadas mediante Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, que establece: “Es necesario considerar que la delegación de autoridad no exime a los funcionarios y servidores públicos de la responsabilidad conferida como consecuencia de dicha delegación. Es decir, la autoridad se delega, en tanto que la responsabilidad se comparte.

Por lo expuesto les asiste Responsabilidad Administrativa a los señores:

WALTER EDUARDO CHÁVEZ CASTRO - ex Presidente del Comité de Administración, al ser designado mediante Resolución de Alcaldía N° 157-2007-A/MPP de fecha 08.Feb.2007 no adoptó acción alguna que conlleve a la adquisición de los insumos para el programa del Vaso de Leche, sin embargo atenúa su responsabilidad por haber desempeñado dicho cargo por escasos siete (07) días, al concluir su designación como Gerente Municipal el día 14.Feb.2007, considerando que en base al cargo desempeñado se le delegó la función de Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche. DIÓMEDES SANCHEZ MORENO - ex miembro del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche como integrante del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, innecesariamente el día 17.Feb.2007 se volvió a reunir a las Organizaciones de Base para la ratificación de los insumos que ya habían sido seleccionados el día 03.Nov.2006 y, posteriormente el día

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28.Feb.2007, o sea transcurridos once (11) días más, el Comité de Administración ratificarse en la selección de los mismos, dilatando estos hechos el proceso de selección que conllevó a la adquisición de insumos vía exoneración por situación de desabastecimiento inminente, inobservando de esta manera lo dispuesto en el literal a) del artículo 8° del Reglamento de Organización y Funciones del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche aprobado mediante Decreto de Alcaldía N° 001-2002-A/MPP que establece como funciones generales del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche “ Planificar, desarrollar y supervisar las acciones que garanticen el correcto funcionamiento del programa” y lo dispuesto en el inciso a) del artículo 21° de la Ley N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público. MERCEDES MILAGRO CHUNGA MICHILOT - ex miembro del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, en representación del Ministerio de Salud, como integrante del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, innecesariamente el día 17.Feb.2007 se volvió a reunir a las Organizaciones de Base para la ratificación de los insumos que ya habían sido seleccionados el día 03.Nov.2006 y, que posteriormente el día 28.Feb.2007, o sea transcurridos once (11) días más, el Comité de Administración se volvió a ratificar en la selección de los mismos, dilatando estos hechos el proceso de selección que conllevó a la adquisición de insumos vía exoneración por situación de desabastecimiento inminente, inobservando de esta manera lo dispuesto en el literal a) del artículo 8° del Reglamento de Organización y Funciones del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche aprobado mediante Decreto de Alcaldía N° 001-2002-A/MPP que establece como funciones generales del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche “ Planificar, desarrollar y supervisar las acciones que garanticen el correcto funcionamiento del programa” y lo dispuesto en el inciso a) del artículo 21° de la Ley N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público.

CARLOS ANTONIO NAKAZAKI SIMBRON - ex Jefe de la Oficina de Secretaría General, por no haber dado atención a las atingencias efectuadas por el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, a través del Oficio N° E - 340-2007/GNP/APS de fecha 11.May.2007, en el que se solicitó las subsanaciones de las mismas en un plazo de cinco días (05) hábiles, y no obstante haber desempeñado el cargo de Jefe de la Oficina de Secretaría General hasta el 01.Jun.2007 no cumplió con someter a sesión de concejo las atingencias efectuadas por el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del estado para su subsanación, contraviniendo de esta manera lo dispuesto en el inciso a) del artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público.

MANUEL FRANCISCO PALOMINO ORTÍZ - ex Jefe de la Oficina de Secretaría General, por no haber dado atención oportuna a las atingencias efectuadas por el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, a través del Oficio N° E - 340-2007/GNP/APS de fecha 11.May.2007, en el que se solicitó las subsanaciones de las mismas en un plazo de cinco días (05) hábiles, sin embargo el nuevo acuerdo recién fue sometido a sesión extraordinaria de concejo el día 24.Jul.2007, cuando el plazo ya había vencido en exceso, y aún más el Acuerdo Municipal emitido como resultado de la precitada sesión extraordinaria de concejo fue elaborado el día 04.Set.2007, es decir transcurrido cuarenta y dos (42) días, el que a su vez fue elaborado con errores al haberse consignado a la Gerencia de Administración como unidad orgánica responsable de efectuar la adquisición aún cuando la misma fue efectuada por la Oficina de Logística, el mismo que a su vez no fue puesto de conocimiento de la Contraloría General de la República, de otro lado las cantidades que indica el acta de la sesión extraordinaria de concejo no concuerda con las cantidades del Acuerdo Municipal N° 140-2007-C/CPP del 04.Set.2007, contraviniendo de esta manera lo dispuesto en el inciso a) del artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público.

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2. LAS EXISTENCIAS FISICAS DE INSUMOS DESTINADOS AL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE NO CONCUERDA CON LA DOCUMENTACION SUSTENTATORIA DE INGRESOS Y SALIDAS DE INSUMOS DEL ALMACÉN DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE, ASI COMO CON LOS SALDOS REFLEJADOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL EJERCICIO ECONÓMICO 2007, EXISTIENDO UNA DIFERENCIA DE 367 LATAS DE LECHE EVAPORADA ENTERA DE 410 GR.

De la evaluación a la información contable que sustenta la adquisición y distribución de insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche correspondiente al ejercicio económico 2007, se ha determinado que no existe concordancia entre los saldos reportados en el Acta de Cierre de Inventario al 31 de diciembre de 2007 y la información que reflejan los Estados Financieros a la misma fecha, cuyos resultados en este último se expresan en la Cuenta contable 21. Suministros de Funcionamiento, Sub cuenta 214.01 Alimentos para personas. Asimismo la información que sustenta los ingresos y las salidas (Órdenes de Compra, Guías de Remisión, Actas de verificación y Recepción del producto, así como las Actas de distribución de Alimentos a Comités del Vaso de Leche) no concuerda con las existencias reportadas en el Acta de Cierre de Inventario al 31.Dic.2007, según como se detalla: 2.1 La información reportada en los Estados Financieros al 31.Dic.2007, a través de la Cuenta contable

21. Suministros de funcionamiento, Sub cuenta 214.01 Alimentos para personas, la que registra la existencia de los insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche, difiere de las existencias informadas en el Acta de Cierre de Inventario a la misma fecha, según como se detalla:

ACTA DE CIERRE DE

INVENTARIO 2007

INSUMOS

UNIDADES COSTO S/.

ESTADOS

FINANCIEROS 2007 S/.

DIFERENCIAS

S/.

Leche Evaporada x 410 grs. en lata 367, 349.00 675,922.16 664,459.70 11,462.46 Hojuela de cebada con Aditivos kg. 62,709.92 148,622.51 160,084.97 (11,462.46) Azúcar Rubia Kg. 26,710.50 42,736.10 7,864.80 34,872.00

2.2 Según el Acta de Cierre de Inventario al 31.Dic.2007 se ha reportado como existencias la cantidad

de 367,349 latas de Leche Evaporada x 410 grs. por la suma de S/. 675,922.16, sin embargo de la revisión de la documentación que sustenta los ingresos y salidas de insumos del Almacén del Programa del Vaso de Leche en el ejercicio económico 2007, se ha determinado que al finalizar el precitado ejercicio económico, debió existir un saldo de 367,716 latas de Leche Evaporada x 410 gr. por la suma de S/. 676,597.44, cantidad que difiere en 367 latas de las existencias informadas en el Acta de Cierre de Inventario del referido producto, las que tienen un costo de S/. 694.56, según como se detalla:

SEGÚN COMISIÓN DE

AUDITORÍA 2007

SEGÚN ACTA DE CIERRE DE INVENTARIO 2007

DIFERENCIA

INGRESOS

CANT. (Latas)

IMPORTE S/.

CANT. (Latas)

IMPORTE S/.

CANT. (Latas)

IMPORTE S/.

Existencias al 31.12.2006 479,404.00 906,073.56 479, 036.51 905,379.00 367.49 694.56

Adquisiciones año 2007 1’053,400.00 1’935,227.16 1’053, 400.00 1’935,227.16 0.00 0.00

SALIDAS

Distribución (seg. actas ) 1’165,088.00 2’164,703.28 1’165, 088.00 2’164,703.28 0.00 0.00

SALDO 367,716.00 676,597.44 367, 348.51 675, 902.88 367.49 694.56

Aspectos que han incumplido la siguiente normativa: A) Normas de Control Interno, aprobadas con Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG de

30.Oct.2006.

3. NORMA GENERAL PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL (…)

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3.5 Verificaciones y conciliaciones

Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y después de realizarse, así como también deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisión posterior.

Comentarios:

01 Las verificaciones y conciliaciones de los registros contra las fuentes respectivas deben realizarse periódicamente para determinar y enmendar cualquier error u omisión que se haya cometido en el procesamiento de los datos.

02 Deben también realizarse verificaciones y conciliaciones entre los registros de una

misma unidad, entre éstos y los de distintas unidades, así como contra los registros generales de la institución y los de terceros ajenos a ésta, con la finalidad de establecer la veracidad de la información contenida en los mismos. Dichos registros están referidos a la información operativa, financiera, administrativa y estratégica propia de la institución.

B) Directiva N° 006-2007-EF/93.01 Cierre Contable y Presentación de Información para la

Elaboración de la Cuenta General de la República Cierre Contable y Presentación de Información para la Elaboración de la Cuenta General de la República (…) 11. Acciones Preliminares a Desarrollar por los Responsables para el Proceso de Cierre

Contable a) Efectuar las conciliaciones y pruebas de comprobación de saldos de las cuentas de balance,

considerando fundamentalmente lo siguiente: - Arqueo de fondos y valores - Conciliaciones bancarias - Inventario físico de bienes de activo fijo - Inventario físico de Infraestructura Pública - Inventario físico de bienes en almacén - Inventario físico de bienes no depreciables - Otros.

C) Resolución Ministerial N° 801-81-EFC/76, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Contabilidad Gubernamental

06 Conciliación de Saldos

Concepto La conciliación de saldos consiste en la realización de acciones relacionadas entre sí y dispuestas en forma permanente o en períodos determinados, para establecer la concordancia de las cifras mostradas en los registros contables con lo realmente disponible o existente.

Objetivo o Finalidad

Asegurar a través de pruebas de comprobación y verificación de saldos, la utilidad y confiabilidad de la información financiera producida.

Acciones a desarrollar (…)

2. Para sustentar la información que se remita al órgano correspondiente se aplicaran los procedimientos siguientes en su caso:

(…) d) Inventarios físicos de todos los bienes materiales.

3. Las conciliaciones que se realicen respaldarán todos los saldos de las cuentas respectivas, debiendo el personal que las practique y el Contador General dejar constancia escrita del trabajo efectuado.

Los hechos expuestos se han originado debido a la falta de un adecuado control en la distribución de los insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche y por una inadecuada conciliación de saldos de

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saldos entre la información financiera y de operación, conllevando a que la información reportada en los Estados Financieros al 31.Dic.2007 no sea confiable, en estos aspectos. En cumplimiento a la NAGU 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS, la presente observación fue comunicada durante la ejecución de la acción de control a las personas involucradas, a efecto de que presenten sus comentarios y/o aclaraciones, las que se resumen a continuación: 1) El señor RENEE EDUARDO BALLESTEROS ARMIJOS - ex Gerente de Administración,

mediante Carta N° 008-2008-REB/MPP del 20.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente.

Habiendo analizado el presente hallazgo, se ha podido apreciar que en el mismo no se especifica cual ha sido mi participación como ex Gerente de Administración, que permita establecer mi participación en los hechos observados, tal como lo dispone la NAGU 3.60 Comunicación de hallazgos, que señala “para los efectos de comunicación de hallazgos se considerará su materialidad y/o importancia relativa, su vinculación a la participación y competencia personal del destinatario”.

Sin embargo, con el ánimo de colaborar con el esclarecimiento de los hechos presento mis aclaraciones y/o comentarios al mismo:

• En relación al punto 2.1

Según la información alcanzada por la Oficina de Contabilidad, la Comisión que Usted preside ha basado su análisis en el reporte de ANALISIS DE CUENTA, se ha tomado como proveedor a UCISA por S/. 34,872.00, cuando en realidad corresponde al Proveedor KATANA SAC como se puede apreciar en la Orden de Compra y Guía de Internamiento para el Programa del Vaso de Leche por el importe de S/. 34,000.00, es decir la Oficina de Contabilidad ya corrigió su información como se puede apreciar en el ANALISIS DE CUENTA corregido. En relación a la diferencia de S/. 11,462.46 este también ya fue corregido y corresponde al insumo Hojuelas de Cebada con aditivos, tal como se puede apreciar en la PECOSA de fecha 31.Dic.2007.

Cabe precisar, asimismo, que en mi calidad de ese entonces Gerente de Administración luego de asumir mis funciones, el día 03 de diciembre mediante Memorando Múltiple Nº 97-2007-GA/MPP remití a todas las Oficinas a mi cargo fotocopias de sus respectivas funciones específicas, indicándoles que cualquier incumplimiento será de su entera responsabilidad. Por lo tanto, de existir deficiencias en la información reportada es responsabilidad de los órganos competentes quienes preparan y visan la información contenidas en los inventarios y en los Estados Financieros, debiendo precisar asimismo, que la información del punto 2.2, no corresponden a mi periodo de gestión (Dic.2007 - Mar.2008) como Gerente de Administración, tal como lo he demostrado anteriormente.


Las aclaraciones expuestas por el señor Renee Eduardo Ballesteros Armijos, en calidad de ex Gerente de Administración, corroboran los hechos observados, toda vez que aunque indica no haber tenido participación en los hechos observados, se precisa que la Oficina de Contabilidad depende de la Gerencia de Administración, y al margen de esto, su persona en calidad en ese entonces de Gerente de Administración ha firmado dando conformidad a la información reportada en los Estados Financieros elaborados al 31.Dic.2007 por la Oficina de Contabilidad, conteniendo los errores materia de observación por la Comisión de Auditoría, los que como él mismo lo indica han sido subsanados por la Oficina de Contabilidad, sin embargo es de precisar que dicha subsanación se ha efectuado en vías de regularización, en el año 2008 como resultado del hallazgo cursado. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de la observación de responsabilidad del ex Gerente de Administración aún persisten, por cuanto la diferencia encontrada por la Comisión de Auditoría al 31.Dic.2007 en relación a la información de la sub cuenta 214.01 Alimentos para personas, reportada en los Estados Financieros al 31.Dic.2007 suscritos por el ex Gerente de Administración Renee Eduardo Ballesteros Armijos si presentaron las incongruencias observadas, las mismas que fueron subsanadas en el año 2008.

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2) La señora FLOR DE MARÍA CHANDUVÍ ZAPATA - Jefa de la Oficina de Contabilidad, mediante Informe N° 378-2008-OC/MPP de fecha 26.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente.

Al respecto debo manifestar lo siguiente:

2.1 La información reportada en los Estados financieros al 31.Dic.2007, a través de la Cuenta

Contable 21. Suministros de Funcionamientos, Sub. Cuenta 214.01Alimientos para personas, la que registra la existencia de los insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche, difiere de las existencias informadas en el Acta de cierre de Inventarios a la misma fecha.

Sobre el particular es preciso indicar a Usted que según los ANALISIS DE CUENTA de la sub.

Divisionaria 214.01 ALIMENTOS, se verifica que inicialmente la Orden de Compra Nº 00793 por la suma de S/. 34,872.00 se reportó como UCISA S.A; sin embargo si verificamos la Orden de Compra Nº 00793, esta se emitió al Proveedor KATANA SAC, por adquisición de azúcar rubia para el Programa del Vaso de Leche.

En referencia a la diferencia de S/. 11,462.46, corresponde a un Pedido Comprobante de Salida - PECOSA, de Hojuelas de Cebada con aditivos, que inicialmente en análisis de Cuenta se reportó como leche Evaporada.

Con la presente Actualización del ANALISIS DE CUENTA, se levanta la presente Observación. Anexo ANALISIS DE CUENTA 214.04 y copia de Orden de Compra Nº 00793 y Pecosa.

2.2 Según el Acta de Cierre de inventario al 31.Dic.2007 se ha reportado como existencias la

cantidad de 367,349 latas de Leche Evaporada x 410 grs. por la suma de S/. 675,922.16, sin embargo de la revisión de la documentación que sustenta los ingresos y salidas de insumos del Almacén del Programa Vaso de Leche en el ejercicio económico 2007, se ha determinado que al finalizar el precitado ejercicio económico, debió existir un saldo de 367,716 latas de Leche Evaporada x 410 gr. por la suma de S/. 676,597.44, cantidad que difiere en 367 latas de existencias informadas en el Acta de Cierre de Inventario del referido producto, las que tienen un costo de S/. 694.56.

Al respecto es preciso indicar a Usted que se han verificado las Actas de Arqueos de Cierre de Ejercicio 2006, cuya fotocopia debidamente fedatada anexo al presente, las mismas que reportan información similar a la establecida por la comisión de Auditoria. Asimismo en base a dicha información, este despacho ha procedido a elaborar el siguiente reporte en el cual no se generan las diferencias observadas, según como se detalla:

SEGÚN COMISION DE

AUDITORIA SEGÚN ACTA DE CIERRE DE

INVENTARIO

INGRESOS

CANT. (Latas)

IMPORTE S/.

CANT. (Latas)

IMPORTE S/.

DIFERENCIA

Existencias al 31.12.2006 479,404.00 906,073.56 479,404.00 906,073.56 (-) Adquisiciones año 2007 1'053,400.00 1'935,227.16 1'053,400.00 1'935,227.16 (-)

SALIDAS Distribución (seg. actas) 1'165,088.00 2'164,703.28 1'165,088.00 2'164,703.28 (-)

SALDO 367,716.00 676,597.44 367,716.00 676,597.44 (-)


Las aclaraciones expuestas por la señora Flor de María Chanduví Zapata, en calidad de Jefa de la Oficina de Contabilidad corroboran los hechos observados, toda vez que indica haber corregido los errores que conllevaron a las diferencias determinadas por la Comisión de Auditoría, en relación a los saldos de la subcuenta 214.01 Alimentos para personas, reflejados en los Estados Financieros al 31.Dic.2007 sin embargo dichas subsanaciones se han efectuado en el año 2008, como resultado de la observación comunicada, razón por que la información reportada a la fecha antes señalada, a través de la sub cuenta 214.01 Alimentos para personas si difirió de las existencias informadas en el Acta de Cierre de inventarios a la misma fecha. En lo referente a la diferencia establecida en el Acta de Cierre de Inventario al 31.Dic.2007, la precitada funcionaria precisa que no existe

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diferencias toda vez que ha tomado como referencia el Acta de Cierre de Inventario al 31.Dic.2006, la misma que si fue correctamente elaborada, sin embargo las diferencias observadas por la Comisión de Auditoría fueron establecidas al 31.Dic.2007, donde si existe la diferencia de 367 latas de Leche Evaporada por un valor de S/. 694.56, como así lo corrobora la Jefa de la División del Vaso de Leche y el Encargado del Almacén del Programa del Vaso de Leche. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de observación de responsabilidad de la Jefa de la Oficina de Contabilidad aún persisten, por cuanto las diferencias encontradas por la Comisión de Auditoría al 31.Dic.2007, en relación a la información reportada en la subcuenta 214.01 Alimentos para personas han sido corroboradas por su persona y corregidas en vías de regularización en el año 2008. Igualmente la diferencia del inventario al 31.Dic.2007 si difiere de los saldos reales determinados por la Comisión de Auditoría a la misma fecha.

3) La señora ISIDORA TORRES CHINGA, ex Jefa de la División del Vaso de Leche, mediante

Informe N° 271-2008-DVL-OAS-GDS/MPP del 22.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente.

• Que según información del señor Ricardo Daniel Timaná Yamunaqué encargado del Almacén

del Programa del Vaso de Leche, quien es la persona responsable del estado físico de los alimentos, informa que tomando el cargo el 05.Jun-2007, encontró un stock físico por la cantidad de 200,251 tarros de Leche Evaporada Entera, posteriormente realizó la distribución en el mes de junio del 2007 consignando lo distribuido (101,340 latas) quedando un saldo de 98,911.

• El mismo realiza un cruce de información con el stock físico del almacén y el stock en el

sistema computarizado de acuerdo al saldo de inventario 2007 e ingresos en el mismo año no conciliaba, y en coordinación con el centro de cómputo llegando a determinar que el saldo real era al inicio del mes de junio 199,920.51 tarros, distribuido 101,340 tarros quedando un saldo al final del mes de 98,580.51 determinándose una diferencia de 330.49 tarros cantidad física en almacén para reposición de tarros chancados, por error se consignó en la cantidad de inicio del mes de junio en físico en almacén, saldo que no debería de consignarse por ser tarros que no son considerados dentro del contrato de adquisición.

• Como me consta esta cantidad de 330.49 de tarros fueron utilizados en reposición de tarros

chancados al final de la entrega del mes de junio y del transcurso del año 2007 los mismos que fueron utilizados para desayunos por aniversarios en diferentes Asentamientos Humanos solicitados a Gerencia de Desarrollo Social - Oficina de Apoyo Social.

• Como tengo entendido el señor Ricardo Daniel Timaná Yamunaqué ha entregado la documentación sustentatoria a su despacho levantando dicho hallazgo, para mi parecer no sería necesario duplicar dicha información.

A los comentarios expuestos la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación: Las aclaraciones expuestas por la señora Isidora Torres Chinga, en calidad de ex Jefa de la División

del Vaso de Leche corroboran los hechos observados, toda vez que en ese entonces como Jefa de la División del Vaso de Leche tiene también bajo su responsabilidad el Almacén del referido programa, contando para tal efecto con el apoyo del señor Ricardo Daniel Timaná Yamunaqué, quien acepta que hubo errores en las cantidades consignadas como existencias de la Leche Evaporada Entera, al hacerse cargo del almacén en el mes de junio de 2007, afirmaciones que son avaladas por la precitada servidora, el que concluye indicando que al analizar la información hubo una diferencia de 330.49 tarros, cantidad que fue para reposición de los tarros chancados y que por error se consignó en la cantidad de inicio del mes de junio en físico en almacén, cantidad que según refiere posteriormente fue destinada para desayunos en diferentes Asentamientos Humanos, sin haber sustentado

De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de observación

de responsabilidad del encargado del Almacén del Programa del Vaso de Leche y que a su vez alcanzan a la Jefa de la División del Vaso de Leche señora Isidora Torres Chinga, como Jefa inmediata del señor Ricardo Daniel Timaná Yamunaque, aún persisten, por cuanto la diferencia encontrada por la Comisión de Auditoría fue de 367.40 tarros, y según el encargado del Almacén

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del Programa del Vaso de Leche la diferencia fue de 330.49, las que según refiere fueron distribuidas para desayunos en diferentes Asentamientos Humanos, sin haberse sustentado esta utilización, aún cuando se afirma que fue para reposición de tarros chancados.

4) El señor RICARDO DANIEL TIMANÁ YAMUNAQUÉ encargado del Almacén del Programa del

Vaso de Leche, mediante Informe Oficio N° 001-2008-EA-PVL-RTY/MPP de fecha 18.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente.

Sobre mi participación en el Hallazgo de Almacén del Programa Vaso de Leche del Producto Leche Evaporada x 410 grs. en lata le indico: El suscrito asume la responsabilidad el día 05.Jun.2007 encontrando el stock físico la cantidad de 200,251 tarros de Leche Evaporada Entera, posteriormente se hizo la distribución en el mes de junio de 2007 consignando lo distribuido (101,340.00) quedando un saldo de 98,911. Haciendo el cruce con el stock físico de almacén y el stock en el sistema computarizado de acuerdo al saldo de inventario 2007 e ingresos en el mismo año no conciliaba, empezando a revisar los ingresos y salidas minuciosamente y haciendo las coordinaciones con el centro de cómputo llegando a determinar que el saldo real al inicio del mes de junio era de 199,920.51 tarros, distribuido 101,340.00, quedó un saldo al final del mes de 98,580.51 habiendo una diferencia de 330.49 tarros, cantidad física en almacén para reposición de tarros chancados, que por error se consignó en la cantidad de inicio del mes de junio en físico en almacén . La cantidad de 330.49 fueron utilizados en reposición de tarros chancados al final de la entrega del mes de junio y el mes de agosto y en coordinación con la Jefa de División del Vaso de Leche se destinó para desayunos que se realizan en diferentes Asentamientos Humanos solicitados a Gerencia de Desarrollo Social - Oficina de Apoyo Social. Por lo antes expuesto presento mis aclaraciones sustentado, adjuntando cuadro de ingresos y salidas y Bincard sistematizado, cuadros de distribuciones del mes de junio a diciembre, cuadro indicando la diferencia, documentos (informes) y cargos de la salida de la diferencia.

A los comentarios expuestos la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación: Las aclaraciones expuestas por el señor Ricardo Daniel Timaná Yamunaqué en calidad de

encargado del Almacén del Programa del Vaso de Leche corroboran los hechos observados, en relación a que si existió la diferencia en los saldos de existencias del producto Leche Evaporada Entera, sin embargo trata de justificar la misma indicando que dicha diferencia se efectuó por haber registrado erróneamente los saldos en el mes de junio de 2007, al hacerse cargo del Almacén del referido programa, las que fueron utilizadas para realizar desayunos en los Asentamientos Humanos, versión que no se ajusta a la verdad de los hechos, toda vez que del análisis efectuado por la Comisión de Auditoria, al iniciar el mes de enero del año 2007 se contó con un saldo de existencias en el almacén de 479,404.00 latas de Leche Evapora Entera x 410 gr., que sumadas las adquisiciones efectuadas en el año 2007 equivalentes a 1’053,400 latas y deducidas las entregas efectuadas a los Comités beneficiarios en el mismo periodo, equivalente a 1’165,088 latas originan un saldo en existencias al 31.Dic.2007 de 367,716 latas del referido producto y no de 367,349 latas reflejadas en el inventario al 31.Dic.2007, por lo que la diferencia real es de 367 latas de Leche Evaporada Entera de 410 gr., las que no han sido debida y coherentemente aclaradas por el precitado servidor, más aún si tenemos en cuenta que de acuerdo a la cláusula cuarta de los contratos sucritos con los proveedores del precitado producto, se estableció que el proveedor está obligado a realizar la reposición del producto deteriorado durante el transporte, descarga o por deficiencias no verificables durante su recepción.


observación de responsabilidad del encargado del Almacén del Programa del Vaso de Leche aún persisten, por cuanto la diferencia encontrada por la Comisión de Auditoría es de 367 latas de Leche Evaporada Entera x 410 gr. por la suma de S/. 694.56, la misma que a la fecha persisten al no haber sido debida y coherentemente aclaradas por el precitado servidor.

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RENEE EDUARDO BALLESTEROS ARMIJOS – ex Gerente de Administración, por haber firmado dando conformidad a la información reportada en los Estados Financieros al 31.Dic.2007, la misma que contenía errores en los saldos de la subcuenta 214.01 Alimentos para personas, que reflejan la existencia de insumos destinados al Programa del Vaso de Leche, errores que recién fueron subsanados por la Oficina de Contabilidad en el año 2008, como resultado de la observación efectuada por la Comisión de Auditoría, contraviniendo de esta manera lo dispuesto en el inciso a) del artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público.

FLOR DE MARÍA CHANDUVÍ ZAPATA – Jefa de la Oficina de Contabilidad, por haber elaborado y firmado la información reportada en los Estados Financieros al 31.Dic.2007, la misma que contenía errores en los saldos de la subcuenta 214.01 Alimentos para personas, que reflejan la existencia de insumos destinados al Programa del Vaso de Leche, errores que recién fueron subsanados por la Oficina de Contabilidad en el año 2008, como resultado de la observación efectuada por la Comisión de Auditoría, Contabilidad en el año 2008, contraviniendo de esta manera lo dispuesto en el inciso a) del artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público. ISIDORA TORRES CHINGA – ex Jefa de la División del Vaso de Leche, por haber suscrito el Acta de Cierre de Inventario al 31.Dic.2007 de la existencias de insumos destinados al Programa del Vaso de Leche, cuyos saldos no concuerdan con los ingresos al almacén del Programa del Vaso de Leche y la distribución a los Comités del referido Programa, en los que se determinó una diferencia de 367 Latas de Leche Evaporada Entera de 410 gr. que tienen un costo de S/. 694.56, almacén que depende de la unidad orgánica en ese entonces bajo su responsabilidad, contraviniendo de esta manera lo dispuesto en el inciso a) del artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público. RICARDO DANIEL TIMANA YAMUNAQUE – encargado del Almacén del Programa del Vaso de Leche, por no haber efectuado un adecuado control de las existencias de los insumos destinados al Programa del Vaso de Leche, toda vez que del análisis efectuado por la Comisión de Auditoria, al iniciar el mes de enero del año 2007 se contó con un saldo de existencias en el almacén de 479,404.00 latas de Leche Evapora Entera x 410 gr., que sumadas las adquisiciones efectuadas en el año 2007 equivalentes a 1’053,400 latas y deducidas las entregas efectuadas a los Comités beneficiarios en el mismo periodo, equivalente a 1’165,088 latas, originan un saldo en existencias al 31.Dic.2007 de 367,716 latas del referido producto y no de 367,349 latas consideradas en el inventario al 31.Dic.2007, implicando este hecho la existencia de una diferencia de 367 latas de Leche Evaporada Entera de 410 gr. por el costo de S/. 694.56, la misma que no ha sido debidamente aclarada y sustentada por el precitado servidor, contraviniendo de esta manera lo dispuesto en el inciso a) del artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público.

3. INADECUADO REGISTRO CONTABLE DE LOS DOCUMENTOS FUENTES QUE SUSTENTAN LA

ADQUISICIÓN DE INSUMOS DESTINADOS PARA EL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE ORIGINÓ QUE PARTE DEL COSTO DE LOS INSUMOS POR EL VALOR DE S/. 138,095.68 SE ASUMAN CON RECURSOS PROPIOS DE LA MUNICIPALIDAD Y NO CON RECURSOS ORDINARIOS DEL TESORO PÚBLICO, COMO CORRESPONDÍA DISMINUYENDO LA DISPONIBILIDAD DEL GASTO CORRIENTE DEL EJERCICIO 2008.

De la evaluación a la documentación relacionada con la administración de los fondos destinados al Programa del Vaso de Leche, se ha determinado que en el ejercicio económico 2007, el Ministerio de Economía y Finanzas asignó a la Municipalidad Provincial de Piura la suma de S/. 2’453,545.00 para la adquisición de insumos destinados al Programa del Vaso de Leche, los que provenían de la Fuente de Financiamiento 00: Recursos Ordinarios para Gobiernos Locales, de lo cual al finalizar el precitado

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ejercicio económico, se efectuaron adquisiciones de insumos para el Programa del Vaso de Leche por la suma de S/. 2’ 202,035.60, tal como se detalla:

Sin embargo al finalizar el precitado ejercicio económico, sólo se cancelo la suma de S/. 2’063,939.92, con cargo a la precitada Fuente de Financiamiento, lo que implicó que se revierta automáticamente al Tesoro Público la suma de S/. 138, 095.68, debido a que este importe no fue registrado oportunamente en el Sistema Integrado de Administración Financiera para Gobiernos Locales: SIAF - Gobiernos Locales, por lo que tuvieron que ser cancelados en el año 2008 con recursos proveniente de la Fuente de Financiamiento 09: Recursos Directamente Recaudados de la Municipalidad, en razón a lo siguiente:

Mediante Licitación Pública N° 01-2007-CE-PVL/MPP se convoca la “Adquisición de Leche Evaporada Entera para el Programa del Vaso de Leche”, proceso en el cual con fecha 14 de agosto de 2007, se otorgó la Buena Pro a la Empresa Gloria S.A. por el 50 % de la cantidad licitada, equivalente a 375,258 latas de Leche Evaporada Entera x 410 grs. por la suma de S/. 690,474.72 y, a la Empresa América Palacios Navarro, por el 50% de la cantidad restante.

Con fecha 29 de agosto de 2007 se suscribe el contrato entre el representante legal de la Empresa Gloria S.A. Abg. Roberto Francisco Málaga Luna y en representación de la Municipalidad el ex Jefe de la Oficina de Logística señor Jesús Martín Ruesta Larroca, para la adquisición de 375,258 latas de Leche Evaporada Entera x 410 grs. por la suma de S/. 690,474.72, el cual no fue registrado en su totalidad en el Sistema Integrado de Administración Financiera para Gobiernos Locales (SIAF-GL), en la FASE DE COMPROMISO, como así correspondía su registro por ser un contrato derivado de un Proceso de Selección por Licitación Pública, acción que hubiera permitido asegurar la disponibilidad de los recursos para la cancelación del monto total contratado, responsabilidad que fue de competencia del ex Jefe de la Oficina de Logística señor Jesús Martín Ruesta Larroca y del ex Jefe de la Unidad de Abastecimientos señor Jorge Wenceslao Ledesma Flores. Igualmente la Orden de Compra no fue emitida por la referida unidad orgánica por el monto total del contrato, como correspondía, sino que se emitieron dos (02) orden de compra, de acuerdo a las remesas entregadas por el proveedor, según como se detalla:

• El día 29 de agosto de 2007, se emite la primera Orden de Compra Nº 000681 por la suma de S/. 552,379.04, por la entrega de la primera remesa equivalente a 300,206 latas de Leche Evaporada Entera x 410 grs., la que cuenta con la firma del ex Jefe de la Oficina de Logística señor Jesús Martín Ruesta Larroca y del ex Jefe de la Unidad de Abastecimientos señor Jorge Wenceslao Ledesma Flores, monto que fue registrado en la fase de compromiso en el Sistema Integrado de Administración Financiera para Gobiernos Locales (SIAF-GL). Posteriormente con fecha 03 de octubre de 2007, se registra en la Fase del Devengado Factura N° 081-0555626 de fecha 30.Ago.2007 por el monto de S/. 552,379.04, no obstante la misma ascender a la suma de S/. 111,308.95, toda vez que dicho gasto estaba sustentado mediante cinco (05) facturas, según como se detalla:

TIPO DE PROCESO DENOMINACIÓN IMPORTE

Exoneración N° 01-2007/OL/MPP Adquisición de insumos para el Programa Vaso de Leche por Desabastecimiento Inminente

S/. 554,277.72

Licitación Pública N° 01-2007-CEP-PVL/MPP

Adquisición de Leche Evaporada Entera para el Programa Vaso de Leche

1’242,853.76

Licitación Pública Por Subasta Inversa Presencial N° 01-2007 /CE.H.DCEB.C.A.L/MPP

Adquisición de Hojuela de Cebada con Aditivos Alimentarios por subasta inversa presencial para programa vaso de leche

266,808.44

T O T A L S/. 2’202,035.60

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Sin embargo la Unidad de Integración Contable en ese entonces a cargo del señor José Luís Becerra Mena sólo registró una sola factura considerando en ella el monto total de la entrega correspondiente a la primera remesa, la que finalmente fue cancelada mediante Comprobante de Pago N° 013639 de fecha 03.Oct.2007 por la suma de S/. 552,379.04.

• El día 13 de noviembre de 2007, se emite la segunda Orden de Compra N° 000910 por la suma de

S/. 138,095.68, por la entrega de la segunda remesa equivalente a 75,052.00 latas de leche evaporada entera x 410 grs., la que cuenta con la firma del ex Jefe de la Oficina de Logística señor Jesús Martín Ruesta Larroca y del ex Jefe de la Unidad de Abastecimientos señor Jorge Wenceslao Ledesma Flores, sin embargo la precitada Orden de Compra, como documento fuente de la adquisición y entrega de los bienes, no fue registrada en el Sistema Integrado de Administración Financiera para Gobiernos Locales (SIAF-GL), en la FASE DE COMPROMISO, responsabilidad que fue de competencia del ex Jefe de la Oficina de Logística señor Jesús Martín Ruesta Larroca y del ex Jefe de la Unidad de Abastecimientos señor Jorge Wenceslao Ledesma Flores, por lo que igualmente las Facturas N°s. 081-0588520 de fecha 11.Nov.2007 y 081-0588996 de fecha 12.Nov.2007, por los montos de S/ 110,451.52 y S/. 27,644.16, respectivamente, que sumadas totalizan S/. 138,095.68 por la adquisición del referido producto, no fueron registradas en el mencionado Sistema en la Fase del Devengado, omisiones que originaron que dicho monto sea cancelado en el año 2008 con recursos provenientes de la Fuente de Financiamiento 09: Recursos Directamente Recaudados de la Municipalidad, los que estaban destinados para gastos de funcionamiento, considerando que en el año 2007 la Municipalidad contaba con recursos disponibles ascendentes a la suma de S/. 389,605.08 provenientes de la Fuente de Financiamiento 00: Recursos Ordinarios destinados exclusivamente para coberturar dichas adquisiciones, los que finalmente fueron revertidos automáticamente al Tesoro Público, toda vez que su no utilización, no genera Saldos de Balance.

Los hechos expuestos precedentemente no fueron cuestionados por la Jefa de la Oficina de Contabilidad señora Flor de María Chanduví Zapata como funcionaria responsable del control previo de los gastos, los que incluso debieron ser subsanados al autorizarse el primer desembolso por la entrega de la primera remesa del producto, es decir haber dispuesto el registro en la Fase de Compromiso del SIAF - GL, del monto total del contrato suscrito con la empresa Gloria S.A. ascendente a la suma de S/. 690,474.72 así como la elaboración de una sola Orden de Compra por el monto total contratado, implicando esta omisión que en fecha posterior se tenga que elaborar una nueva Orden de Compra para el pago de la segunda remesa al proveedor, la misma que no fue comprometida ni devengada en el año 2007, al no haber sido registrada en el SIAF-GL, por lo que dicha deuda fue reconocida como gastos de ejercicios anteriores, según Resolución de Alcaldía N° 097-2008-A/MPP de fecha 31.Ene.2008, siendo cancelada mediante Comprobante de Pago N° 001704 de fecha 04.Mar.2008 por la suma de S/. 138,095.68, el que adjunta como documentación sustentatoria la Orden de Compra N° 107 de fecha 27.Feb.2008 por la suma de S/. 138,095.68, más no la Orden de Compra N° 910 de fecha 13.Nov. 2007, la misma que fue anulada. Asimismo en la fase de devengado se ha registrado la Factura N° 081-0588520 con fecha 04.Mar.2008 consignándole el monto total de la sumatoria de las dos facturas pendientes de pago ascendente a la suma de S/. 138,095.68, a la que incluso se le registró como fecha de emisión 04 de marzo de 2008, habiendo sido emitida el 11.Nov.2007 por la suma de

PROVEEDOR: GLORIA S.A. FACTURA

N° FECHA IMPORTE S/.

081-0555626 30.08.2007 111,308.95 081-0555627 30.08.2007 111,283.21 081-0555628 30.08.2007 111,283.21 081-0555629 30.08.2007 111,283.21 081-0555630 30.08.2007 107,220.46

T O T A L 552,379.04

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S/. 110,451.52, lo que origino una disminución en la disponibilidad del gasto corriente del ejercicio 2008.

Aspectos que han incumplido la siguiente normativa: A) Resolución Directoral N° 003-2007-EF/76.01, que aprueba la Directiva para la Ejecución

Presupuestaria y Anexos por nivel de Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local.

Capítulo II Aprobación del Presupuesto y Ejecución de Gastos

Artículo 13°.- El Compromiso 13.1 El compromiso o gasto comprometido es el acto en virtud del cual la autoridad competente

acuerda o concerta con un tercero, según los casos, y después del cumplimiento de los trámites correspondientes con sujeción al principio de legalidad, se proceda a las adquisiciones de bienes y servicios, a la realización de obras, al pago de planillas de activos y cesantes, transferencias y subvenciones, entre otros, que previamente hubieran sido autorizados.

13.3 El compromiso se sustenta con lo siguiente:

a) En materia de adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios y obras: con el contrato, que constituye el acuerdo que establece las obligaciones para las partes, y en particular las contraprestaciones a cargo del pliego en el marco del numeral 26.2 del artículo 26° de la Ley N° 28411. Las órdenes de compra o de servicio pueden constituir un documento para realizar el compromiso, cuando se trate única y exclusivamente de procesos de adjudicaciones de menor cuantía, y se sujetan a lo dispuesto en el Segundo párrafo del artículo 197° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – D.S. N° 084-2004-PCM, de fecha 29 de noviembre de 2004.

13.4 La responsabilidad por la adecuada ejecución del compromiso es solidaria con la máxima Autoridad Administrativa del Pliego o de la Unidad Ejecutora según corresponda, y con aquel que cuente con delegación expresa para comprometer gastos, en el marco del artículo 7° de la Ley N° 28411.

13.5 El Documento de Compromiso se operativiza de la siguiente manera: a) Cuando exista obligación de contraprestación a favor de la entidad, a través de los

siguientes documentos: i) Contrato, de acuerdo a los pagos estipulados en el contrato, incluido los adelantos.

ii) Orden de Compra u Orden de Servicio para adquisiciones de menor cuantía- artículo 197°, segundo párrafo del DS. N° 084-2004-PCM de fecha 29 de noviembre de 2004.

Anexo N° 03: Ejecución del Presupuesto de los Gobiernos Locales

Artículo 4°.- Responsabilidades en el Ejecución de los Gastos. Es responsabilidad de las Oficinas de Administración o las que hagan sus veces asegurar el flujo oportuno de recursos financieros, a fin de garantizar la operatividad y funcionamiento del Pliego y el cumplimiento de las Metas Presupuestarias trazadas en el año fiscal; debiendo informar mensualmente, bajo responsabilidad de su jefatura, la ejecución presupuestaria a la Oficina de Presupuesto, o la que haga sus veces en el Pliego. Artículo 12°.- Información relativa al proceso presupuestario. Las municipalidades provinciales y distritales que utilizan el SIAF-SP (Módulo de Procesos Presupuestarios para el registro de la información concerniente a la programación, calendario inicial, ampliación de calendario y modificaciones presupuestarias y Módulo Administrativo Contable para el registro de las fases del ingreso: determinado y recaudado y del gasto: compromiso, devengado y girado), deben registrar la información presupuestaria sobre la ejecución de ingresos y gastos de los Gobiernos Locales de cada año fiscal, en las mismas fechas que estas

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operaciones se generan, debiendo guardar coherencia con la información reportada de carácter contable vinculada en materia presupuestal.

B) Ley N° 27712, Ley que modifica la Ley N° 27470, Ley que establece normas complementarias

para la ejecución del Programa del Vaso de Leche.

Artículo 2°.- Modificación del numeral 4.1 del Artículo 4° de la Ley N° 27470

Modificase el numeral 4.1 del Artículo 4 de la Ley N° 27470, el mismo que quedará redactado con el texto siguiente:

“4.1 Los recursos del Programa del Vaso de Leche financian la ración alimenticia diaria, la que debe estar compuesta por productos de origen nacional al 100 % en aquellas zonas en la que la oferta de productos cubre la demanda.

Dicha ración debe estar constituida por alimentos nacionales pudiendo ser prioritariamente leche en cualquiera de sus formas u otro producto, los cuales a fin de alcanzar el valor nutricional mínimo serán complementados con alimentos que contengan un mínimo de 90 % de insumos de la localidad, tales como harina de quinua, quiwicha, haba, maca, cebada, avena, arroz, soya y otros productos nacionales. Se deberá adquirir aquellos alimentos de mayor valor nutricional adecuadamente balanceado y que tengan el menor costo. Será el Ministerio de Salud, específicamente el Instituto Nacional de Salud, el que determine el valor nutricional mínimo.

El Programa del Vaso de Leche, deberá cumplir con el requisito que exige un abastecimiento obligatorio los siete días de la semana a los niños.

C) Ley 27470 - Ley que Establece Normas Complementarias para la Ejecución del Programa del Vaso de Leche, la misma que establece lo siguiente:

Articulo 3°.- De la utilización de los recursos.

Los montos que transfiere el Ministerio de Economía y Finanzas por concepto del Programa del Vaso de Leche financian únicamente el valor de la ración alimenticia pudiendo cubrir, de acuerdo a la disponibilidad existente, el valor del azúcar. Asimismo, los gastos de operación y funcionamiento son cubiertos por las municipalidades con Recursos directamente recaudados y/o con donaciones.

Artículo 7º.- De los índices de distribución 7.1 El Ministerio de Economía y Finanzas aprueba mediante resolución ministerial los índices de

distribución de los recursos que destina para financiar el Programa del Vaso de Leche de las municipalidades distritales a nivel nacional, debiendo considerar entre los criterios de distribución, principalmente el índice de pobreza, conjuntamente con el demográfico de acuerdo con los beneficiarios a ser atendidos conforme se establece en el artículo precedente.

7.2 Las municipalidades, en coordinación con el Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, efectuarán el empadronamiento o encuestas para determinar la población objetivo del Programa e informarán semestralmente al Instituto Nacional de Estadística, bajo responsabilidad.

D) Ley 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto

TITULO PRELIMINAR

PRINCIPIOS REGULATORIOS

Artículo IX.- Anualidad El Presupuesto del Sector Público tiene vigencia anual y coincide con el año calendario. Durante dicho período se afectan los ingresos percibidos dentro del año fiscal, cualquiera sea la

fecha en los que se hayan generado, así como los gastos devengados que se hayan producido con cargo a los respectivos créditos presupuestarios durante el año fiscal.

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Artículo X.- Eficiencia en la ejecución de los fondos públicos Las políticas de gasto público vinculadas a los fines del Estado deben establecerse teniendo en cuenta la situación económica-financiera y el cumplimiento de los objetivos de estabilidad macrofiscal, siendo ejecutadas mediante una gestión de los fondos públicos, orientada a resultados con eficiencia, eficacia, economía y calidad.

Artículo 15°.- Programación Presupuestaria a cargo del Ministerio de Economía y Finanzas (…)

15.6 Los índices de distribución del Vaso de Leche y los Programas Sociales de Lucha

Contra la Pobreza que se transfieran a los Gobiernos Locales, se aprueban, a propuesta de la Dirección General de Asuntos Económicos y Sociales - DGAES, mediante Resolución Ministerial del Ministerio de Economía y Finanzas.

Artículo 16°.- Programación en los Pliegos Presupuestarios (…)

16.3 La previsión de gastos debe considerar, primero, los gastos de funcionamiento de carácter

permanente, como es el caso de las planillas del personal activo y cesante, no vinculados a proyectos de inversión, así como sus respectivas cargas sociales; segundo, los bienes y servicios necesarios para la operatividad institucional; tercero, el mantenimiento de la infraestructura de los proyectos de inversión; cuarto, las contrapartidas que por efecto de contratos o convenios deban preverse; quinto, los proyectos en ejecución; y finalmente, la ejecución de nuevos proyectos.

Artículo 25°.- La Fase de Ejecución Presupuestaria La Ejecución Presupuestaria, en adelante Ejecución, está sujeta al régimen del presupuesto anual y a sus modificaciones conforme a la Ley General, se inicia el 1 de enero y culmina el 31 de diciembre de cada año fiscal. Durante dicho período se perciben los ingresos y se atienden las obligaciones de gasto de conformidad con los créditos presupuestarios autorizados en los Presupuestos.

Artículo 26°.- Exclusividad de los Créditos Presupuestarios 26.1 El crédito presupuestario se destina, exclusivamente, a la finalidad para la que haya sido

autorizado en los presupuestos, o la que resulte de las modificaciones presupuestarias aprobadas conforme a la Ley General. Entiéndase por crédito presupuestario a la dotación consignada en el Presupuesto del Sector Público, así como en sus modificaciones, con el objeto de que las entidades puedan ejecutar gasto público.

26.2 Las disposiciones legales y reglamentarias, los actos administrativos y de administración, los contratos y/o convenios así como cualquier actuación de las Entidades, que afecten gasto público deben supeditarse, de forma estricta, a los créditos presupuestarios autorizados, quedando prohibido que dichos actos condicionen su aplicación a créditos presupuestarios mayores o adicionales a los establecidos en los Presupuestos, bajo sanción de nulidad y responsabilidad del Titular de la Entidad y de la persona que autoriza el acto.

Artículo 27°.- Limitaciones de los Créditos Presupuestarios (…)

27.2 Con cargo a los créditos presupuestarios sólo se pueden contraer obligaciones derivadas de

adquisiciones, obras, servicios y demás prestaciones o gastos en general que se realicen dentro del año fiscal correspondiente.

Artículo 29°.- Ejercicio Presupuestario El ejercicio presupuestario comprende el año fiscal y el período de regularización: a) Año Fiscal, en el cual se realizan las operaciones generadoras de los ingresos y gastos

comprendidos en el Presupuesto aprobado, se inicia el 1 de enero y culmina el 31 de diciembre. Sólo durante dicho plazo se aplican los ingresos percibidos, cualquiera sea el período del que se deriven, así como se ejecutan las obligaciones de gasto que se hayan devengado hasta el último día del mes de diciembre, siempre que corresponda a los créditos presupuestarios aprobados en los Presupuestos.

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b) Período de Regularización, en el que se complementa el registro de la información de ingresos y gastos de las Entidades sin excepción; será determinado por la Dirección Nacional del Presupuesto Público mediante Directiva, conjuntamente con los órganos rectores de los otros sistemas de administración financiera; sin exceder el 31 de marzo de cada año.

Artículo 33°.- Ejecución del gasto público La ejecución del gasto público comprende las etapas siguientes: a) Compromiso b) Devengado c) Pago

Artículo 34°.- Compromiso 34.1 El compromiso es el acto mediante el cual se acuerda, luego del cumplimiento de los trámites

legalmente establecidos, la realización de gastos previamente aprobados, por un importe determinado o determinable, afectando total o parcialmente los créditos presupuestarios, en el marco de los Presupuestos aprobados y las modificaciones presupuestarias realizadas. El compromiso se efectúa con posterioridad a la generación de la obligación nacida de acuerdo a Ley, Contrato o Convenio. El compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente cadena de gasto, reduciendo su importe del saldo disponible del crédito presupuestario, a través del respectivo documento oficial.

34.2 Los funcionarios y servidores públicos realizan compromisos dentro del marco de los

créditos presupuestarios aprobados en el presupuesto para el año fiscal, sin exceder el monto aprobado en los Calendarios de Compromisos; las acciones que contravengan lo antes establecido, generan las responsabilidades correspondientes.

Artículo 35°.- Devengado 35.1 El devengado es el acto mediante el cual se reconoce una obligación de pago, derivada de un

gasto aprobado y comprometido, que se produce previa acreditación documental ante el órgano competente de la realización de la prestación o el derecho del acreedor. El reconocimiento de la obligación debe afectarse al Presupuesto Institucional, en forma definitiva, con cargo a la correspondiente cadena de gasto.

35.2 El devengado es regulado en forma específica por las normas del Sistema Nacional de

Tesorería.

Artículo 37°.- Tratamiento de los compromisos y los devengados a la culminación del año fiscal. (…)

37.2 Los gastos devengados y no pagados al 31 de diciembre de cada año fiscal se cancelan

durante el primer trimestre del año fiscal siguiente, con cargo a la disponibilidad financiera existente correspondiente a la fuente de financiamiento a la que fueron afectados.

37.3 Con posterioridad al 31 de diciembre no se pueden efectuar compromisos ni devengar gastos con cargo al año fiscal que se cierra en esa fecha.

E) Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15, que aprueba la Directiva N° 001-2007- EF/77.15 Directiva de Tesorería.

SUBCAPÍTULO II PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN FINANCIERA DEL GASTO

Artículo 5º.- Registro del proceso de ejecución del gasto El gasto se sujeta al proceso de la ejecución presupuestal y financiera, debiendo registrarse en el SIAF - SP los datos relacionados con su formalización en el marco de las normas legales aplicables a cada una de sus etapas: Compromiso, Devengado y Pago. Artículo 6º.- Información de los compromisos para la programación de la ejecución financiera. 6.1 Para efectos de la ejecución financiera y demás operaciones de tesorería, el monto total de

los compromisos debe registrarse en el SIAF-SP de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos legalmente en la etapa de ejecución presupuestal, debidamente sustentados con los documentos que señalan las normas vigentes, no debiendo exceder el límite ni al período fijado a través del respectivo Calendario de Compromisos.

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6.2 Los datos relacionados con el Gasto Comprometido, tales como la Meta Presupuestaria y Cadenas de Gasto aplicables, deben ser reflejo de la documentación sustentatoria, debiendo contar con la correspondiente conformidad de los responsables de su verificación, previo al ingreso de los datos en el SIAF-SP, a fin de evitar posteriores solicitudes de regularización y reasignación.

6.3 El número de registro SIAF-SP del Gasto Comprometido debidamente formalizado debe ser consignado en el documento sustentatorio de esta etapa de la ejecución.

Artículo 8°.- Documentación para la fase del Gasto Devengado

El devengado se sustenta únicamente con alguno de los siguientes documentos: 1. Factura, boleta de venta u otros comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad

con el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT. 2. Orden de Compra u Orden de Servicio en contrataciones o adquisiciones de menor cuantía o el

Contrato, acompañado con la respectiva factura, únicamente en los casos a que se refiere el inciso c) del numeral 9.1 del artículo 9°.

El código de los mencionados documentos y la numeración de los mismos, entre otros datos necesarios, debe ser registrado en los campos correspondientes a la fase del Gasto Devengado en el SIAF-SP.

Artículo 9º.- Formalización del Gasto Devengado 9.1 El Gasto Devengado se formaliza cuando se otorga la conformidad con alguno de los

documentos establecidos en el artículo precedente luego de haberse verificado, por parte del área responsable, una de las siguientes condiciones: a) La recepción satisfactoria de los bienes; b) La prestación satisfactoria de los servicios; c) El cumplimiento de los términos contractuales en los casos que contemplen adelantos,

pagos contra entrega o entregas periódicas de las prestaciones en la oportunidad u oportunidades establecidas en las bases o en el contrato;

9.2 El Gasto Devengado es registrado afectando en forma definitiva la Específica del Gasto Comprometido, con lo cual queda reconocida la obligación de pago.

Artículo 10º.- El devengado con posterioridad al período del compromiso 10.1 El Gasto Devengado, dependiendo de las condiciones contractuales, puede efectuarse en

períodos posteriores al del correspondiente compromiso para lo cual es indispensable que éste se haya registrado en el SIAF-SP en el mes autorizado.

10.2 La presente disposición no es aplicable para los compromisos no devengados al 31 de diciembre de un Año Fiscal, en cuyo caso debe tenerse presente lo establecido por el artículo 37° de la Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, concordante con el numeral 20.3 del Artículo 20º de la Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.

Los hechos expuestos se han originado por una inadecuada administración de los recursos de la Municipalidad, con incidencia en los recursos destinados para el Programa del Vaso de Leche, al no haberse implementado oportunos y adecuados procedimientos de registrado de los compromisos asumidos en la Fase de Compromiso, lo que implicó el no registro oportuno en el SIAF - GL, del monto total del contrato suscrito con la Empresa Gloria S.A. ascendente a la suma de S/. 690,474.72, toda vez que se comprometió inicialmente sólo el pago de la primera remesa ascendente a la suma de S/. 552,379.04, originando que la segunda remesa ascendente a la suma de S/. 138,095.68 se cancele con recursos propios disminuyendo la disponibilidad de los recursos destinados a gastos corrientes, considerado que dicho monto debió ser cancelado con recursos provenientes de la Fuente de Financiamiento 00: Recursos Ordinarios, los que al no ser comprometidos fueron revertidos al Tesoro Público. En cumplimiento a la NAGU 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS, la presente observación fue comunicada durante la ejecución de la acción de control a las personas involucradas, a efecto de que presenten sus comentarios y/o aclaraciones, las que se resumen a continuación: 1) El señor JESÚS MARTÍN RUESTA LARROCA - ex Jefe de la Oficina de Logística, mediante

Oficio N° 005-2008-JMRL/MPP de fecha 19.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente.

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El contrato sucrito con la Empresa GLORIA SA, en la fecha señalada en el mismo, que se anexa al presente, se derivó con todo el expediente a la Unidad de Abastecimientos, quien es la encargada de elaborar las órdenes de compra, de acuerdo a lo descrito en el contrato, es decir, de acuerdo a las remesas que estipula el contrato, una vez elaboradas las órdenes de compra, ya firmadas por el Jefe de Abastecimientos pasa la Oficina de Logística para su firma, tal como se demuestra en los documentos anexos (copias fedateadas de órdenes de compra), para luego ser entregada al proveedor para que se atienda el pedido, quedando pendiente la firma de conformidad de la entrega de las remesas, por el área usuaria, una vez que ingresan a almacén y se les anexen los respectivos análisis, solicitados de acuerdo a las bases del proceso. Una vez firmada la conformidad de las entregas, este expediente es enviado por el Almacén a Contabilidad para su afectación y posterior pago en tesorería.

En ese sentido la Oficina de Logística cumplió con lo que le corresponde al procedimiento administrativo de visación de órdenes de compra y/o servicio, según sea el caso, para que luego sigan con su trámite regular. A los comentarios expuestos la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación: No desvirtúa los hechos observados, toda vez que es la Oficina de Logística a través de la Unidad de Abastecimientos la responsable de la afectación del gasto en la Fase de Compromiso, por lo que en su condición en ese entonces de Jefe de la Oficina estaba en la obligación previo a su autorización del trámite de pago de la primera remesa, a disponer que la Unidad de Abastecimientos cumpla con registrar en el Sistema Integrado de Administración Financiera para Gobiernos Locales (SIAF - GL) en la Fase de Compromiso, la totalidad del monto del contrato suscrito con la Empresa Gloria S.A. ascendente a la suma de S/. 690,474.72, como así correspondía, lo que hubiera permitido asegurar el pago de la segunda remesa ascendente a la suma de S/. 138,095.68 con Recursos Ordinarios, inacción que implicó que el pago de la segunda remesa sea asumido con recursos propios de la Municipalidad, en desmedro de su economía. Al margen de lo expuesto, y al haberse omitido inicialmente dicho registro, estaba en la obligación de autorizar a la Unidad de Abastecimientos registre el compromiso de pago de la segunda remesa y reportar el mismo a la Oficina de Contabilidad en el mes de diciembre de 2007, hecho que igualmente hubiera permitido asegurar el pago de dicho compromiso con Recursos Ordinarios, como correspondía. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de observación de responsabilidad del ex Jefe Oficina de Logística aún persisten, por no haberse dispuesto previo a la autorización del trámite del pago de la primera remesa de los insumos adquiridos a la Empresa Gloria S.A., se registre en la Fase de Compromiso, el monto total del contrato suscrito con la Empresa Gloria S.A. ascendente a la suma de S/. 690,474.72, responsabilidad que igualmente omitió disponer su registro previo al pago de la segunda remesa ascendente a la suma de S/. 138,095.68 en el mes de diciembre de 2007, originado este monto sea asumido con recursos propios de la Municipalidad en desmedro de su economía.

2) El señor JORGE WENCESLAO LEDESMA FLORES - ex Jefe de la Unidad de Abastecimientos, mediante Carta de fecha 20.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente.

Por disposición del Jefe de la Oficina de Logística, la Unidad de Abastecimientos de la

Municipalidad de Piura, elaboró la Orden de Compra Nº 003858 de fecha 13.Nov.2007 a favor de la Empresa Gloria S.A. después de revisar la documentación sustentatoria que debería estar conforme, se ingresó dicha Orden de Compra a la fase de compromiso en el sistema SIAF, con la autorización Nº 08184, paso seguido se cumplió con notificar al proveedor, para su atención dentro del plazo estipulado en el contrato. Así mismo, se remitió la Orden de Compra al almacén, para la recepción correspondiente, recibiendo con fecha 23.Nov.2007 el informe Nº 431-2007-A-UNAB-A/MPP, en el cual la responsable del almacén informa el ingreso de 75,054 unidades de Leche Evaporada Entera, en envase de hojalata de 410 Grs. De acuerdo a la Orden de Compra y al contrato vigente, ingresando al almacén del Programa del Vaso de Leche. Dicho producto en mención, quedando pendiente por la falta de conformidad de la Gerencia de Desarrollo Social, como área usuaria y del resultado de los análisis físico, químico, organoléptico, microbiológico y micro nutricional, requisitos indispensables para que la responsable del almacén liquide la Orden de Compra del producto recibido y se proceda al trámite correspondiente para su cancelación de

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acuerdo a la cláusula quinta - Obligaciones de la Municipalidad de Piura inciso b) del contrato para la adquisición de Leche Evaporada Entera en lata para el Programa del Vaso de Leche. 1. Que de acuerdo a la indicaciones de la Oficina de Contabilidad, la Unidad de Abastecimientos

cumplió con dar el trámite correspondiente a todas las ordenes de compra pendientes al 20.Dic.2007, derivándolas al almacén para que den su conformidad las áreas usuarias y la responsable del almacén liquide dichas Órdenes de Compra y así continúe su trámite correspondiente, no quedando ninguna Orden de Compra en mi despacho verificando personalmente el día 28 de diciembre, día que ceso en el cargo el Jefe de Abastecimientos mediante Resolución de Alcaldía Nº 1508-2007-A/MPP.

2. El Programa del Vaso de Leche, para su adecuada ejecución, cuenta con una unidad ejecutora,

que tiene la responsabilidad de asegurar el flujo oportuno de los recursos financiados a fin de garantizar la operatividad y funcionamiento del pliego y el cumplimiento de las metas presupuestarias trazadas para el año fiscal 2007.

A los comentarios expuestos la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación: No desvirtúa los hechos observados, toda vez que es la Unidad de Abastecimientos dependiente de Oficina de Logística, la unidad orgánica responsable de la afectación del gasto en la Fase de Compromiso, por lo que en su condición en ese entonces de Jefe de la Unidad de Abastecimientos, estaba en la obligación de registrar en el Sistema Integrado de Administración Financiera para Gobiernos Locales (SIAF - GL) en la Fase de Compromiso el monto total del contrato suscrito con la Empresa Gloria S.A. ascendente a la suma de S/. 690,474.72 al tramitarse el pago de la primera remesa, y no sólo el monto que correspondía a la primera remesa, lo que hubiera permitido asegurar el pago de la segunda remesa ascendente a la suma de S/. 138,095.68 con Recursos Ordinarios, lo que implicó que el pago de la segunda remesa se cancele en el año 2008 con recursos propios de la Municipalidad, en desmedro de su economía. Al margen de lo expuesto, y al haberse omitido inicialmente dicho registro, estaba en la obligación de registrar el compromiso de pago de la segunda remesa, y reportar el mismo a la Oficina de Contabilidad en el mes de diciembre de 2007, hecho que igualmente hubiera permitido asegurar el pago de dicho compromiso con Recurso Ordinarios, como correspondía. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de observación de responsabilidad del ex Jefe de Unidad de Abastecimientos dependiente de la Oficina de Logística aún persisten, por no haber registrado en forma oportuna en el Sistema Integrado de Administración Financiera para Gobiernos Locales (SIAF - GL), en la Fase de Compromiso, el monto total del contrato suscrito con la Empresa Gloria S.A. ascendente a la suma de S/. 690,474.72 al tramitar el pago de la primera remesa, compromiso que igualmente omitió registrar para el pago de la segunda remesa ascendente a la suma de S/. 138,095.68 en el mes de diciembre de 2007, originado este monto sea asumida con recursos propios de la Municipalidad en desmedro de su economía.

3) El señor JOSE LUIS BECERRA MENA - ex Jefe de la Unidad de Integración Contable y

Control Previo, mediante Carta de fecha 26.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente.

1. Inadecuado registro contable de los documentos fuentes que sustentan la adquisición de

insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche.

Al respecto es preciso indicar a Usted, que la Unidad de Integración Contable y Control Previo para proceder a hacer un registro contable cualquiera sea el caso ya sea en el sistema propio de la Municipalidad y/o en el Sistema SIAF-GL, es necesario contar con los documentos fuentes que dieron origen a una operación. Para realizar el registro contable de la adquisición de insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche, es necesario que se siga el siguiente proceso:

a) La Unidad de Abastecimientos elabora la respectiva Orden de Compra en el Sistema MPP e

ingresa a la fase del compromiso en el Sistema SIAF-GL, con la visación de la Oficina de Logística esta Orden de Compra es remitida al almacén.

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b) El responsable del Almacén procede a la recepción de los bienes y contando con el Certificado de Calidad del producto y los análisis respectivos procede a liquidar la Orden de Compra.

c) Liquidada la Orden de Compra y con la conformidad respectiva, Almacén remite a la Unidad de Integración Contable y Control Previo para que nosotros elaboremos la Hoja de Afectación respectiva y el ingreso de la fase de devengado en el Sistema SIAF-GL.

d) La Unidad de Integración Contable y Control Previo, tramita la Hoja de Afectación Presupuestal a la Oficina de Tesorería para el giro y pago del cheque respectivo. Situación que no ocurrió en el segundo pago, pues la respectiva Orden de Compra se encontró archivada en la Unidad de Abastecimientos, situación informada en el Informe Nº 057-2008-OC/MPP de fecha 22.Ene.2008.

2. Parte de este costo fue asumida con recursos propios de la Municipalidad y no por el Tesoro Público como correspondía. En referencia a la presente observación es preciso indicar a usted que en una reunión del 12.Dic.2007 con Gerencia se acordó que hasta el 20.Dic.2007 se iban a tramitar expedientes para compromiso y devengado.

Los Calendarios de la Fuente de RECURSOS ORDINARIOS se cierran indefectiblemente el último día hábil de diciembre.

La Oficina de Contabilidad con fecha 07 y 11 de diciembre del 2007 solicito en forma reiterada y con carácter de MUY URGENTE a la Oficina de Logística, Unidad de Abastecimientos, Unidad de Servicios Auxiliares y Almacén el trámite de las Ordenes de Compra y Servicios, para que esta Oficina realice la fase del devengado, teniendo en cuenta que el cierre del ejercicio no debe quedar ningún compromiso pendiente.


Los comentarios expuestos no desvirtúan los hechos observados, toda vez que en su condición en ese entonces de Jefe de la Unidad de Integración Contable y de Control Previo, fue el responsable de ejercer el control previo de los desembolsos a ser autorizados por la Municipalidad, previo a la emisión de la Hoja de Afectación y del registro del compromiso en la Fase de Devengado, y que en el presente caso correspondía al pago de la primera remesa del contrato suscrito con la Empresa Gloria S.A. ascendente a la suma de S/. 690,474.72 efectuado mediante Comprobante de Pago N° 013639 de fecha 03.Oct.2007 por la suma de S/. 552,379.04, por lo que previo a dicho trámite, estaba en la obligación de advertir a su jefe inmediato a fin de que se requiera a la Oficina de Logística cumpla con registrar en la Fase de Compromiso, la totalidad del monto del referido contrato, como así correspondía su registro por ser un contrato derivado de un Proceso de Selección por Licitación Pública, acción que hubiera permitido asegurar el monto total del compromiso asumido con la Empresa Gloria S.A. con Recursos Ordinarios y sin afectar los ingresos de la Municipalidad, omisión que originó que el pago de la segunda remesa del contrato suscrito ascendente a la suma de S/. 138,095.68 se cancele en el año 2008 con recursos propios de la Municipalidad Provincial de Piura en desmedro de su economía. No ha efectuado aclaración alguna en relación a hecho de haber registrado en la Fase de Devengado el monto total del pago de la primera remesa en una sola factura, aún cuando dicho compromiso correspondía al pago de cinco (05) facturas, razón por lo que igualmente se mantienen los hechos observados en este aspecto. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de la observación de responsabilidad del ex Jefe de la Unidad de Integración Contable y Control Previo dependiente de la Oficina de Contabilidad, aún persisten, por cuanto al dar trámite al pago de la entrega de la primera remesa del producto adquirido a la Empresa Gloria S.A., no advirtió ni requirió que la afectación de la Fase de Compromiso no se había efectuado sobre el monto total del contrato suscrito con la precitada empresa, el mismo que ascendió a la suma de S/. 690,474.72, originado que la segunda remesa ascendente a la suma de S/. 138,095.68 sea asumida con recursos propios de la Municipalidad en desmedro de su economía; asimismo en la Fase de Devengado registró indebidamente en una sola factura el monto total del gasto, aún cuando el mismo

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correspondía al pago de cinco (05) facturas, las que debieron ser registradas cada una con sus respectivos montos.

4) La señora FLOR DE MARÍA CHANDUVI ZAPATA - Jefa de la Oficina de Contabilidad,

mediante Informe N° 378-2008-OC/MPP de fecha 26.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente. Al respecto es preciso indicar a Usted, que este despacho oportunamente solicitó a la Oficina de Logística a través de los Memorandos Nº 349-2007-OC/MPP y 353-2007-OC/MPP, de fecha 07 y 11 de diciembre del 2007 respectivamente, lo siguiente: Tramitar con carácter de MUY .URGENTE todos los expedientes pendientes por concepto de Órdenes de Compra, SS, etc. y otros a dicha fecha a fin de que este despacho efectúe la fase del DEVENGADO. Sin embargo el expediente y la documentación que sustenta la Fase del Devengado no se alcanzó a este despacho al 31.Dic.2007.


Los comentarios expuestos no desvirtúan los hechos observados, toda vez que en su condición de Jefa de la Oficina de Contabilidad a través de Unidad de Integración Contable y de Control Previo, tiene bajo su responsabilidad el control previo de los desembolsos a ser autorizados por la Municipalidad, previo a la emisión de la Hoja de Afectación y del registro del compromiso en la Fase de Devengado, y que en el presente caso correspondía al pago de la primera remesa del contrato suscrito con la Empresa Gloria S.A. ascendente a la suma de S/. 690,474.72 efectuado mediante Comprobante de Pago N° 013639 de fecha 03.Oct.2007 por la suma de S/. 552,379.04, por lo que previo a dicho trámite estaba en la obligación de requerir a la Oficina de Logística cumpla con registrar en la Fase de Compromiso, la totalidad del monto del referido contrato, como así correspondía su registro por ser un contrato derivado de un Proceso de Selección por Licitación Pública, acción que hubiera permitido asegurar el monto total del compromiso asumido con la Empresa Gloria S.A. con Recursos Ordinarios y sin afectar los ingresos de la Municipalidad, omisión que originó que el pago de la segunda remesa del contrato suscrito ascendente a la suma de S/. 138,095.68 se cancele en el año 2008 con recursos propios de la Municipalidad Provincial de Piura, disminuyendo la disponibilidad del gasto corriente para el ejercicio 2008 De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de la observación de responsabilidad de la Jefa de la Oficina de Contabilidad a través de Unidad de Integración Contable y Control Previo, aún persisten, por cuanto al dar trámite al pago de la primera remesa a la Empresa Gloria S.A., no advirtió ni requirió la afectación en la Fase de Compromiso del monto total del contrato ascendente a la suma de S/. 690,474.72, originado que la segunda remesa ascendente a la suma de S/. 138,095.68 sea asumida con recursos propios de la Municipalidad en desmedro de su economía.


JESUS MARTIN RUESTA LARROCA – ex Jefe de la Oficina de Logística, por haber dado trámite al expediente de pago de la primera remesa de los insumos adquiridos a la Empresa Gloria S.A., sin observar que en la Fase de Compromiso no se había registrado el monto total del contrato suscrito con la Empresa Gloria S.A. ascendente a la suma de S/. 690,474.72, responsabilidad que igualmente omitió disponer su registro previo al pago de la segunda remesa ascendente a la suma de S/. 138,095.68 en el mes de diciembre de 2007, originando que este monto sea asumido con recursos propios de la Municipalidad en desmedro de su economía, contraviniendo de esta manera lo dispuesto en el inciso a) y b) del artículo 21° de la Ley N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado. JORGE WENCESLAO LEDESMA FLORES - ex Jefe de la Unidad de Abastecimientos, por no haber registrado en el Sistema Integrado de Administración Financiera para Gobiernos Locales (SIAF - GL) en la Fase de Compromiso el monto total del contrato suscrito con la Empresa Gloria S.A. ascendente a la suma de S/. 690,474.72, hecho que origino que el pago de la segunda remesa ascendente a la suma de S/. 138,095.68 se cancele en el año 2008 con recursos propios de la Municipalidad, disminuyendo la disponibilidad del gasto corriente del ejercicio 2008, contraviniendo de esta manera lo dispuesto en el inciso a) y b) del artículo 21° de la Ley N° 276 - Ley de Bases de la

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Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado. JORGE LUIS BECERRA MENA – ex Jefe de la Unidad de Integración Contable y Control Previo, por cuanto al dar trámite al expediente de pago de la entrega de la primera remesa del producto adquirido a la Empresa Gloria S.A., no advirtió ni requirió que la afectación de la Fase de Compromiso no se había efectuado sobre el monto total del contrato suscrito, como así correspondía su registro por ser un contrato derivado de un Proceso de Selección por Licitación Pública, lo que hubiera permitido asegurar el monto total del compromiso asumido con la Empresa Gloria S.A, el mismo que ascendió a la suma de S/. 690,474.72, originado que la segunda remesa ascendente a la suma de S/. 138,095.68 sea asumida con recursos propios de la Municipalidad, disminuyendo la disponibilidad del gasto corriente del ejercicio 2008; asimismo en la Fase de Devengado registró indebidamente en una sola factura el monto total del gasto, aún cuando el mismo correspondía al pago de cinco (05) facturas, las que debieron ser registradas cada una con sus respectivos montos, contraviniendo de esta manera lo dispuesto en el inciso a) y b) del artículo 21° de la Ley N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado. FLOR DE MARÍA CHANDUVI ZAPATA – Jefa de la Oficina de Contabilidad, por haber dado trámite al expediente de pago de la primera remesa del contrato suscrito con la Empresa Gloria S.A. ascendente a la suma de S/. 690,474.72 efectuado mediante Comprobante de Pago N° 013639 de fecha 03.Oct.2007 por la suma de S/. 552,379.04, sin requerir a la Oficina de Logística cumpla con registrar en la Fase de Compromiso, la totalidad del monto del referido contrato, como así correspondía su registro por ser un contrato derivado de un Proceso de Selección por Licitación Pública, acción que hubiera permitido asegurar el monto total del compromiso asumido con la Empresa Gloria S.A. con Recursos Ordinarios, sin afectar los ingresos de la Municipalidad, omisión que originó que el pago de la segunda remesa del contrato suscrito ascendente a la suma de S/. 138,095.68 se cancele en el año 2008 con recursos propios de la Municipalidad Provincial de Piura, disminuyendo la disponibilidad del gasto corriente para el ejercicio 2008, contraviniendo de esta manera lo dispuesto en el inciso a) y b) del artículo 21° de la Ley N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado.

4. INCORRECTA INTERPRETACIÓN DE LA NORMATIVA POR INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL, HA ORIGINADO LA DEVOLUCIÓN INDEBIDA DE FONDOS A PROVEEDOR Y EL NO COBRO DE PENALIDADES POR LA SUMA DE S/. 8,193.52 EN PERJUICIO ECONÓMICO DE LA MUNICIPALIDAD

De la evaluación a la documentación que sustenta la adquisición de insumos para el Programa del Vaso de Leche, se ha determinado lo siguiente:

Mediante Licitación Pública N° 01-2007-CE-PVL/MPP se convoca la “Adquisición de Leche Evaporada para el Programa del Vaso de Leche”, en cuyo proceso de selección, con fecha 14 de agosto de 2007, se otorgó la Buena Pro a la Empresa América Palacios Navarro, por el 50% de la cantidad licitada, equivalente a 375,258 latas de Leche Evaporada Entera de 410 grs. por la suma de S/. 690,474.72, por lo que con fecha 03 de setiembre del mismo año se suscribe el contrato entre la Municipalidad Provincial de Piura y el representante de la Empresa América Palacios Navarro señor Carlo Magno Romero Echevarría, con el objeto de adquirir dicho producto en la cantidad y por el monto antes señalado, mediante entregas parciales, cuyas fechas fueron consignadas en la cláusula segunda del contrato suscrito, según como se detalla:

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Al respecto, en la entrega parcial correspondiente a la primera remesa, se determinó lo siguiente: Según consta en Acta de Verificación y Recepción del producto de fecha 15 de octubre de 2007, la misma que cuenta con la visación de la Jefa de la División del Vaso de Leche, de la Nutricionista de la referida unidad orgánica y de los responsables del Almacén Central dependiente de la Oficina de Logística y del Almacén de la División del Vaso de Leche, así como de las Guías de Remisión, la entrega de la totalidad de la primera remesa del producto, equivalente a 300,206 latas de leche evaporada de 410 grs., no se efectuó en la fecha establecida, como correspondía de acuerdo al contrato suscrito, esto es el día 15 de octubre de 2007, sino que ésta se realizó mediante entregas parciales que van del 15 al 18 de octubre del 2007, según como se demuestra con las Guías de Remisión de fecha 15.Oct.2007 emitidas por el proveedor América Palacios Navarro, que se detallan a continuación:

Según el Informe N° 024-2007-JCMC/MPP/U.S.A de fecha 19.Nov.2007, suscrito por el Técnico de la Unidad de Abastecimientos servidor Julio César More Córdova, se estableció una penalidad por incumplimiento del contrato ascendente a la suma de S/. 10,104.48, monto que fue deducido del monto del pago de la factura correspondiente a dicha remesa, que ascendió a la suma de S/. 552,379.04 que deducida la penalidad antes indica se le pagó mediante Comprobante de Pago N° 15633 la suma de S/. 542,274.56, penalidad que fue calculada de la siguiente manera:

0.10 x 552,379.04 55,237.90 Penalidad diaria = ----------------------

0.40 x 41 = ------------

16.40 = S/. 3,368.16 x 3 días = S/. 10,104.48

Sobre el particular, se precisa que en la fórmula aplicada precedentemente, se consignó cuarenta y uno (41) días de plazo, la que no guarda relación con el plazo contractual, el mismo que fue de cuarenta y dos (42) días, computados desde la fecha de suscripción del contrato, esto es desde el 03 de setiembre de 2007 hasta el 15 de octubre del mismo año, generándose inicialmente una diferencia a favor del proveedor ascendente a la suma de S/. 240.57, de acuerdo al cálculo que correspondía aplicar, según como se detalla:

0.10 x 552,379.04 55,237.90

Penalidad diaria = -------------------------- = ------------ = S/. 3,287.97x 3 días = S/. 9,863.91 0.40 x 42 16.80

La deducción de la penalidad fue materia de reclamo por parte de señora América Palacios Navarro como propietaria de la empresa del mismo nombre, quien mediante Expediente N° 00046714 de fecha 02 de diciembre de 2007, presenta Carta S/N de fecha 29.Nov.2007, dirigida al Jefe de la Unidad de Abastecimientos y Servicios Auxiliares, solicita la reconsideración del cálculo de las penalidades,

N°

DE REMESA

FECHA

DE ENTREGA

LECHE

EVAPORADA

ENTERA

(Lata Unidad de 410 gr.)

1 15.Oct.2007 300,206

2 14.Nov.2007 75,052

TOTAL 375,258

G U I AS D E R E M I S I Ó N

N° FECHA EMISIÓN

FECHA RECEPCIÓN CANTIDAD IMPORTE

S/.

0003-004540 15.10.07 15.10.07 69,618 128,097.12

0003-004541 15.10.07 15.10.07 67,200 123,648.00

0003-004543 15.10.07 15.10.07 67,680 124,531.20

0003-004544 15.10.07 16.10.07 69,120 127,180.80

0003-004546 15.10.07 18.10.07 26,588 48,921.92

T O T A L 300,206 552,379.04

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precisando que se ha interpretado incorrectamente la norma por lo que el monto de la penalidad sería de S/. 1,678.62 y no la suma de S/. 10,104.48, y por consiguiente se le ha efectuado un cobro indebido equivalente a S/. 8,425.79, solicitando la devolución del mismo, adjuntando para tal efecto los Pronunciamientos N°s. 178 y 221-2005/GTN del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, los mismos que precisan que “al tratarse de un contrato de ejecución continuada, pues comprende prestaciones parciales que serán ejecutadas durante un lapso mayor de tres (3) meses, tanto el monto como el plazo del contrato que se utilizarán para el cálculo de la penalidad, se referirán a la prestación parcial que debió ejecutarse y siempre en función del ítem respectivo”.

Al respecto, los Pronunciamientos emitidos por el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (CONSUCODE), precisa que las penalidades deben ser calculadas en base a las entregas parciales del producto en un contrato de ejecución continuada. En el presente caso, el monto del contrato ascendió a la suma de S/. 690,474.72 y las entregas parciales están referidas puntualmente a la entrega del producto mediante dos (02) remesas, por lo que habiéndose presentado retraso en la entrega de la primera remesa, la penalidad correspondía ser aplicada sobre la cantidad y monto total correspondiente a la entrega parcial de dicha remesa. El reclamó planteado por la precitada empresa fue derivado por el ex Jefe de la Unidad de Abastecimientos al Técnico de la Unidad de Abastecimientos señor Julio César More Córdova para su revisión e informe, el mismo que con Informe N° 042-2007-JCMC/MPP/UNAB de fecha 14.Dic.2007 solicita se emita una opinión más amplia respecto a lo solicitado, por lo que mediante proveído de fecha 18.Dic.2007, se deriva el expediente al Gerente de Asesoría Jurídica para Opinión Legal. Mediante Informe Nº 042-2008-GAJ/MPP de fecha 14.Ene.2008 dirigido a la ex Jefa de la Unidad de Abastecimientos señora Irma Rivas Vivencio, el ex Gerente de Asesoría Jurídica señor Jorge Luís Soyer López, precisa en el punto 5 del mismo, lo siguiente: “Que el Artículo 222°, del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, establece la penalidad por mora y esta se ha realizado conforme a lo que prescribe la norma legal y el contrato en su cláusula sexta, y concluye indicando que “devuelve los actuados administrativos a fin de que se prosiga con el trámite correspondiente, recomendándose que en estos procedimientos es de responsabilidad de la oficina orgánica realizar las acciones pertinentes para el cumplimiento de las disposiciones administrativas emanadas de Normas Técnicas de Control, toda vez que se trata de acciones eminentemente técnicas en las que no existe controversia y/o conflicto Legal”; de lo que se desprende que el precitado funcionario no se pronuncia sobre la procedencia y/o improcedencia de lo solicitado en autos, no obstante en su condición en ese entonces de Gerente de Asesoría Jurídica, ser el funcionario responsable del Órgano de Asesoramiento de la Municipalidad, y por lo tanto tenía la obligación de emitir opiniones vinculantes sobre la legalidad de los actos de la gestión, puestos a su consideración como el que nos ocupa, a fin de que los mismos se enmarquen dentro del marco legal vigente. Mediante Informe N° 072-2008-UNAB-OL/MPP de fecha 04.Feb.2008, la ex Jefa de la Unidad de Abastecimientos señora Irma Rivas Vivencio hace de conocimiento del ex Jefe de la Oficina de Logística señor Germán Sandoval Chávez, respecto de la solicitud de reconsideración presentada por la propietaria de la empresa América Palacios Navarro, en relación al cálculo de la penalidad aplicada por incumplimiento de plazo contractual, dando por aceptada los alcances e interpretaciones efectuadas fuera del marco legal por la precitada proveedora, realizando para tal efecto la ex Jefa de la Unidad de Abastecimientos señora Irma Rivas Vivencio, un nuevo cálculo considerando para ello las entregas parciales realizadas por la precitada proveedora para el cumplimiento de la entrega parcial de la primera remesa del producto, sin considerar en dicho cálculo, que el monto y plazo para la aplicación de la penalidad correspondía a la entrega parcial de la primera remesa establecida en la cláusula segunda del contrato suscrito, sin embargo se aplicó la fórmula tomando como base las entregas parciales efectuadas fuera del plazo contractual establecido, (es decir se consideró las entregas parciales de la entrega parcial correspondiente a la primera remesa), según como se detalla:

Monto de la Primera Remesa según contrato 300,206 x 1.84 : S/ 552,379.04 Monto ingresado hasta el 15.Oct.2007 204,498 x 1.84 (376,276.32) Monto ingresado vencido el plazo contractual : 176,102.72

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Cálculo de la Penalidad:

0.10 x 127,180.80 12,718.08 Penalidad diaria al 16.10.2007

= ----------------------- 0.40 x 41

= --------------- 16.40

= 775.49x 1 día = S/. 775.49

0.10 x 48,921.92 4,892.19 Penalidad diaria al 18.10.2007

= ------------------------- 0.40 X 41

= -------------- 16.40

= 298.30 X 3 = S/. 894.90

T O T A L S/. 1,670.39

Finalmente con Resolución de Alcaldía N° 0229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008 suscrita por la Alcaldesa señora Mónica Zapata de Castagnino, la que cuenta con la visación en señal de conformidad de la Gerente Municipal señora Nimia Edelmira Elera de Pinao, del ex Gerente de Administración señor Renee Eduardo Ballesteros Armijos, de la Gerente de Asesoría Jurídica señora Magda Angélica Guerrero Medina de Callirgos y del ex Jefe de la Oficina de Logística señor Germán Sandoval Chávez, se aprueba la devolución de la penalidad al proveedor América Palacios Navarro por la suma de S/. 8,434.09, no obstante la misma haberse calculado al margen de la normativa, monto que fue devuelto al referido proveedor mediante Comprobante de Pago N° 03779 de fecha 04.Abr.2008.

Aspectos que han incumplido la siguiente normativa:

A) Decreto Supremo N° 084-2004-PCM que aprueba el “Reglamento de la Ley de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado”.

Artículo 2°.- Funcionarios y dependencias responsables de la Entidad. Las adquisiciones y contrataciones a que se refieren la Ley y el presente Reglamento están a cargo de los siguientes funcionarios y dependencias de la Entidad:

1) El Titular de la Entidad (tanto en el caso de las Entidades que constituyen pliego presupuestal

como en el caso de las Entidades de Tratamiento Empresarial), quien es la más alta autoridad ejecutiva de la Entidad, de conformidad con la normativa presupuestaria pertinente, y ejerce las funciones previstas en la Ley y el presente Reglamento para la aprobación, autorización y supervisión de los procesos de adquisiciones y contrataciones.

2) La máxima autoridad administrativa, quien de acuerdo con las normas de organización interna de cada Entidad, tiene a su cargo la gestión técnica, administrativa y financiera de la misma y ejerce las funciones previstas en la Ley y el presente Reglamento para la aprobación, autorización y supervisión de los procesos de adquisiciones y contrataciones.

3) El Comité Especial. 4) La dependencia responsable de planificar y efectuar las adquisiciones y contrataciones. Mediante resolución, las autoridades a que se contraen los incisos 1) y 2), según corresponda,

pueden designar a los funcionarios y dependencias de la Entidad encargados de los diferentes aspectos de las adquisiciones y contrataciones, delegándoles los distintos niveles de decisión y autoridad, bajo responsabilidad, salvo en aquellos asuntos que, por indicación expresa de la Ley y/o del Reglamento, sean indelegables.

Artículo 222°.- Penalidad por mora en la ejecución de la prestación. En caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, la Entidad le aplicará al contratista una penalidad por cada día de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto contractual o, de ser el caso, del ítem, tramo, etapa o lote que debió ejecutarse o de la prestación parcial en el caso de ejecución periódica. Esta penalidad será deducida de los pagos a cuenta, del pago final o en la liquidación final; o si fuese necesario se cobrará del monto resultante de la ejecución de las garantías de fiel cumplimiento o adicional por el monto diferencial de la propuesta. En todos los casos, la penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo con la siguiente fórmula:

0.10 x Monto

Penalidad diaria = -------------------------- F x Plazo en días

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Donde F tendrá los siguientes valores: • Para plazos menores o iguales a sesenta (60) días, para bienes, servicios y ejecución de obras:

F = 0.40

• Para plazos mayores a sesenta (60) días: * Para bienes y servicios : F = 0.25 * Para obras : F = 0.15

Tanto el monto como el plazo se refieren, según corresponda, al contrato, ítem, tramo, etapa o lote que debió ejecutarse o de la prestación parcial en el caso de contratos de ejecución periódica. Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, la Entidad podrá resolver el contrato por incumplimiento. En el caso de ejecución de obras el monto está referido al monto del contrato vigente.

B) Contrato para la Adquisición de Leche Evaporada Entera en Lata para el Programa del Vaso

de Leche, de fecha 03.Set.2007, suscrito por la Municipalidad Provincial de Piura y la Empresa América Palacios Navarro.

Cláusula Cuarta: Obligaciones del Proveedor. Son obligaciones de “EL PROVEEDOR”: a) Cumplir con las entregas del producto dentro de los plazos establecidos en la cláusula segunda

del contrato, caso contrario se le aplicarán las penalidades correspondientes por cada día de atraso.

c) Cancelar el costo de los Análisis Físico, Químico, Organolépticos, Microbiológicos y de micronutrientes que darán conformidad al producto que ingrese al Almacén, de acuerdo al cronograma establecido en la cláusula segunda del presente contrato.

d) Entregar el producto de acuerdo a las especificaciones técnicas, y con los requisitos de ley, control de calidad y cantidad. En caso que el producto a recepcionar no cumpla con lo requerido, la Municipalidad no esta obligada a recibirlo, para lo cual el proveedor tendrá un plazo de 48 horas para subsanar esta deficiencia.

Cláusula Sexta: PENALIDADES. “EL PROVEEDOR”, entregará el producto según el cronograma establecido en la cláusula segunda del presente contrato. En caso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, la Municipalidad aplicará al proveedor una penalidad por cada día de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto contractual, del item. Esta penalidad será deducida de los pagos a cuenta, del pago final, o si fuese necesario se cobrará del monto resultante de la ejecución de las garantías que se refiere el Artículo 215° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. La penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo con la siguiente fórmula:

0.10 x Monto

Penalidad diaria = -------------------------- F x Plazo en días

Donde F tendrá los siguientes valores:

• Para plazos menores o iguales a sesenta (60) días : 0.40 • Para plazos mayores a sesenta (60) días : 0.25 Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, la Municipalidad podrá resolver el contrato por incumplimiento.

Los hechos expuestos se han originado por una inadecuada interpretación de la normativa relacionada con la aplicación de penalidades por incumplimiento del plazo en la entrega de los insumos para el Programa del Vaso de Leche, al no haberse considerado en la aplicación de las penalidades las cantidades y montos correspondientes a la entrega parcial de la primera remesa del contrato suscrito, sino que se consideró las entregas parciales efectuadas fuera del plazo establecido

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como fecha para la entrega de la primera remesa, originado la devolución indebida de parte de las penalidades cobradas inicialmente al proveedor, ascendentes a la suma de S/. 8,193.52, en perjuicio económico de la Municipalidad.

En cumplimiento a la NAGU 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS, la presente observación fue comunicada durante la ejecución de la acción de control a las personas involucradas, a efecto de que presenten sus comentarios y/o aclaraciones, las que se resumen a continuación:

1) La señora MÓNICA ZAPATA DE CASTAGNINO - Alcaldesa (e) de la Municipalidad Provincial

de Piura, mediante Memorando N° 254-2008-A/MPP de fecha 18.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente.

Primero.- La aprobación de la Resolución de Alcaldía Nº 229-2008-A/MPP, de fecha 19.Mar.2008, se sustentó en el Principio de Presunción de Veracidad, previsto en el numeral 1.7 del Artículo IV del Título Preliminar de la Ley Nº 27444, habiendo la Unidad de Abastecimientos de la Oficina de Logística incurrido en error de cálculo de la penalidad; hecho que no se percató la Gerente de Asesoría Jurídica al momento de visar la Resolución de Alcaldía, motivo por el cual, le retiré la confianza designando como nuevo Gerente de Asesoría Jurídica al Abg. Luís Armando Patricio Córdova, con Resolución de Alcaldía Nº 696-2008-A/MPP de fecha 14.Ago.2008.

Segundo.- Por la razón antes indicada, al haberse incurrido en un doble error, tanto en el cálculo de la penalidad, como en el procedimiento correspondiente, que no se debía ventilar en la vía administrativa, sino en la arbitral, mediante Resolución de Alcaldía Nº 699-2008-A/MPP de fecha 15.Ago.2008, se ha resuelto declarar la nulidad de oficio de la Resolución de Alcaldía Nº 229-2008-A/MPP por contravención del Artículo 53.2 del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y del Artículo 222° del Reglamento de dicha Ley; autorizando a la Gerencia Municipal el inicio de las acciones correspondientes para el recupero del pago indebido.


Con sus aclaraciones está corroborando los hechos observados, al haber autorizado mediante la Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008, la devolución de parte de las penalidades cobradas al proveedor América Palacios Navarro por la suma de S/. 8,434.09, no obstante la misma haber sido calculado al margen de la normativa, y si bien es cierto la precitada resolución previo a su firma contaba con la visación de la Gerencia de Asesoría Jurídica y de otras gerencias, este hecho no la exime de su responsabilidad, toda vez que en su condición de Titular firmó la precitada resolución. Asimismo mediante Resolución de Alcaldía N° 699-2008-A/MPP de fecha 15.Ago.2008 ha declarado la nulidad de oficio de la Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP y ha dispuesto a la Gerente Municipal el inicio de las acciones correspondientes para el recupero del pago indebido, sin embargo a la fecha de emitido el presente informe no se demostró la efectividad del recupero en la vía administrativa. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de la observación de responsabilidad de la señora Alcaldesa aún persisten, por haber autorizado mediante la Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008, la devolución de parte de las penalidades cobradas al proveedor América Palacios Navarro por la suma de S/. 8,193.52, no obstante la misma haber sido calculado al margen de la normativa.

2) La señora NIMIA EDELMIRA ELERA DE PINAO - Gerente Municipal, mediante Oficio

N° 306-2008-GM/MPP de fecha 19.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente:

El hallazgo “inadecuada interpretación de la normativa relacionada con la aplicación de penalidades por incumplimiento contractual, ha originado la devolución indebida de fondos a proveedor por la suma de S/. 8,434.09 en perjuicio económico de la municipalidad” comunicado en mi condición de Gerente Municipal, se encuentra vinculado al hecho de haber visado en “señal de conformidad” la Resolución de Alcaldía Nº 229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008.

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La visación en caso concreto y como en otros casos, como es de vuestro conocimiento, y a la primacía de la realidad; los citados actos administrativos no se sujeta estrictamente a la revisión en detalle del contenido de la misma, sino que éstas se circunscriben al cumplimiento de los procedimientos administrativos; con el valor agregado de la participación de la Gerencia Municipal, es que el proyecto de Resolución se ajusta al debido proceso; asumiendo que los órganos competentes de la ejecución del cumplimiento de la normativa sobre contrataciones y adquisiciones y otras normas legales aplicables al caso, han analizado y aplicado su conducta funcional en términos eficientes, en cada una de las fases del proceso de toma de decisiones.

Es así, que el órgano ejecutivo y especialista en temas de contrataciones y adquisiciones, de acuerdo al Manual de Organización y Funciones, Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Art. 233° del Reglamento), y responsable del cumplimiento contractual, corresponde a la Oficina de Logística y a la Gerencia de Administración; constituyéndose tales órganos administrativos en los responsables y competentes para velar por el cumplimiento de las obligaciones contractuales, en este caso, respecto a la aplicación de la penalidad.

La Gerencia de Asesoría Jurídica, es la responsable de la revisión de la correcta aplicación de la normativa que se proyecta suscribir.

Las aclaraciones, son compartidas por el Órgano de Control, al precisar en su sumilla y causa del hallazgo que la “inadecuada interpretación de la normativa relacionada con la aplicación de penalidades por incumplimiento contractual, ha originado la devolución indebida de fondos a proveedor por la suma de S/. 8,434.09 en perjuicio económico de la municipalidad”; es decir, que los Órganos de Logística y Administración, son responsables y competentes del cumplimiento contractual, y han interpretado inadecuadamente la normativa.

Revisado los hechos, la Gerencia Municipal a mi cargo, ha procedido en forma inmediata a subsanar el procedimiento irregular seguido en la emisión de la Resolución que permitió, devolver parte de la penalidad impuesta al proveedor; como es la emisión del Informe Nº 069-2008-GM/MPP de fecha 14.Ago.2008; que ha permitido emitir la Resolución Nº 699-2008-A/MPP, de fecha 15.Ago.2008; resolviendo en el Artículo 1ero.- “Declarar la nulidad de oficio de la Resolución de Alcaldía Nº 229-2008-A/MP”, en el Artículo 2do.- “Autorizar a la Gerencia Municipal disponga el inicio de las acciones correspondientes frente a la proveedora empresa América Palacios Navarro para el recupero del pago indebido”, y Artículo 3ero.- dar cuenta a la empresa proveedora.

Al respecto, revisado en estricto, la aplicación de la penalidad, compartimos la apreciación del Órgano de Control, respecto a los días a considerar en el plazo (42 días), cuyo resultado de aplicar la multa asciende a S/. 9,863.91; habiéndose imputado y cobrado la penalidad de S/. 1,670.39, se ha devuelto irregularmente la cantidad de S/. 8,193.52, monto que se exigirá su devolución en la vía administrativa y/o judicial, a la empresa proveedora y de ser el caso de los funcionarios responsables, por conducta funcional negligente, que ha permitido tales hechos mostrados en el hallazgo.


Con sus aclaraciones esta corroborando los hechos observados, no obstante indicar que dichos actos no son de su responsabilidad por haber visado la Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008, mediante la cual se autoriza la devolución de parte de las penalidades a la empresa América Palacios Navarro como un acto administrativo que no se sujeta estrictamente a la revisión en detalle del contenido de la misma, sino que éstas se circunscriben al cumplimiento de los procedimientos administrativos; con el valor agregado de la participación de la Gerencia Municipal, hecho que no la exime de su responsabilidad, toda vez que en su condición de Gerente Municipal, la administración de la Municipalidad está bajo su dirección y responsabilidad, así lo precisa el Artículo 27° de la Ley N° 27972 - Ley Orgánica de Municipalidades, razón por lo que previa a la autorización de un determinado acto de gestión como el que nos ocupa, por parte de la Titular de Pliego se requiere la conformidad de la Gerencia Municipal, no simplemente en cumplimiento a un procedimiento como lo precisa la referida funcionaria, sino a fin avalar dando conformidad a los actos de gestión a ser aprobados por la Titular del Pliego, por lo que es responsable del acto administrativo que concluyó devolviéndose a la empresa América Palacios

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Navarro la suma de S/. 8,434.09, debiendo haberle devuelto sólo la suma de S/. 240.57, lo que devino en perjuicio económico de la Municipalidad Provincial de Piura por la suma de S/. 8,193.52. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de la observación de responsabilidad de la Gerente Municipal aún persisten, por haber visado dando su conformidad a la Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP del 19.Mar.2008 mediante la cual se autoriza la devolución de parte de las penalidades cobradas al proveedor América Palacios Navarro por la suma de S/. 8,193.52, no obstante la misma haber sido calculado al margen de la normativa.

3) El señor RENEE EDUARDO BALLESTEROS ARMIJOS - ex Gerente de Administración,

mediante Carta N° 008-2008-REB/MPP de fecha 20.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente:

Al respecto, debo señalar a usted que mediante Informe Nº 24-2007-JCMC/MPP/USA de fecha 19.Nov.2007 elaborado por el servidor municipal Julio César More Córdova, técnico de la Unidad de Abastecimientos, se estableció y aplicó la penalidad por el importe de S/. 10,104.48 correspondiente al proceso de Licitación Pública Nº 001-2007-CEP-PVL primera convocatoria Adquisición de Leche Evaporada Entera para el Programa del Vaso de Leche, monto retenido a la proveedora América Palacios Navarro y girado a favor de esta municipalidad. Mediante expediente Nº 00046714 de fecha 13.Dic.2007, la proveedora América Palacios Navarro presenta un escrito dirigido a la Unidad de Abastecimientos, indicando que ha existido una incorrecta aplicación de la penalidad y de acuerdo a su fórmula de aplicación ésta asciende a S/. 1,678.692 y consecuentemente solicita la devolución del pago en exceso equivalente a S/. 8,425.79. recurso que es derivado por la Unidad de Abastecimientos a la Gerencia de Asesoría Jurídica para su opinión legal correspondiente.

La Gerencia de Asesoría Jurídica en relación a la opinión solicitada emite el Informe Nº 42-2008-GAJ/MPP de fecha 14.Ene.2008, en el cual indica que estos procedimientos son de responsabilidad de la Oficina de Logística toda vez que se trata de acciones eminentemente técnicas en las cuales no existe controversia y/o; soslayado de esta manera su OPINIÓN LEGAL, función establecida en el Manual de Organización y Funciones de la Entidad, es decir debió precisar que si la proveedora no estaba de acuerdo con la aplicación de la penalidad, tenía que interponer su reclamo por la vía del arbitraje y no mediante la interposición de un recurso de reconsideración, en aplicación del Artículo 53.2 del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM que establece “Las controversias que surjan entre las partes sobre la ejecución, interpretación, resolución, inexistencia, ineficacia o invalidez del contrato, se resolverán mediante conciliación y/o arbitraje, según el acuerdo de las partes, debiendo solicitarse el inicio de estos procedimientos en cualquier momento anterior a la culminación del contrato. Este plazo es de caducidad”.

En este contexto, la Lic. Irma Rivas Vivencio, en ese entonces Jefa de la Unidad de Abastecimientos, ante el reclamo de la proveedora América Palacios Navarro, quien observó que el cálculo de la penalidad estaba equivocado, remite a la Oficina de Logística el Informe Nº 072-2008-UNAB-OL/MPP de fecha 04.Feb.2008, elaborando un nuevo cálculo, habiendo establecido un monto de S/. 1,670.39, lo que origina el presente hallazgo. Dicha acción indujo a error además del suscrito a la Ing. Nimia Elera de Pinao, Gerente Municipal, a la Abg. Magda Guerrero de Callirgos, Gerente de Asesoría Jurídica, al Lic. Germán Sandoval Chávez, Jefe de la Oficina de Logística. Consecuentemente, también indujo a error a la señora Alcaldesa al haber suscrito la Resolución de Alcaldía Nº 229-2008-A/MPP de fecha 09.Mar.2008, que aprueba la devolución de la penalidad cobrada en exceso al proveedor América Palacios Navarro por un monto de S/. 8,434.09.

A los comentarios expuestos la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación: Con sus aclaraciones el señor Renee Eduardo Ballesteros Armijos está corroborando los hechos observados, al haber visado la Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008, mediante la cual se autoriza la devolución de parte de las penalidades cobradas al proveedor América Palacios Navarro por la suma de S/. 8,434.09, no obstante la misma haber sido calculado al margen de la normativa, devolución que se efectivizó mediante Comprobante de Pago N° 03779 de fecha 04.Abr.2008 por el mismo monto, debiendo haber devuelto sólo la suma de S/. 240.57, lo

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que implica que se le devolvió indebidamente la suma de S/. 8,193.52 en perjuicio económico de la Municipalidad, visación que la efectuó sin hacer un análisis previo del acto administrativo a ser aprobado como correspondía, toda vez que en su condición en ese entonces de Gerente de Administración era el responsable de evaluar el control previo y simultáneo de las operaciones financieras - Administrativas y autorizar los compromisos y pagos de las mismas. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de la observación de responsabilidad del ex Gerente de Administración aún persisten, por haber visado dando su conformidad a la Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP del 19.Mar.2008 mediante la cual se autoriza la devolución de parte de las penalidades cobradas al proveedor América Palacios Navarro por la suma de S/. 8,193.52, no obstante la misma haber sido calculado al margen de la normativa.

4) La señora MAGDA ANGÉLICA GUERRERO MEDINA DE CALLIRGOS - ex Gerente de

Asesoría Jurídica, mediante Informe N° 1295-2008-GAJ/MPP de fecha 15.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente: • Que, mediante Resolución de Alcaldía Nº 16-2008-A/MPP de fecha 16.Ene.2008, se me designa

en el cargo de confianza de Gerente de Asesoría Jurídica de esta Municipalidad Provincial de Piura.

• Que, si bien es cierto, la Resolución de Alcaldía Nº 229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008,

cuenta con la visación de la suscrita, la misma que aprueba la devolución de la penalidad al proveedor América Palacios Navarro por la suma de S/. 8,434.09, esta Resolución de Alcaldía en mérito del Artículo 202° de la Nulidad de Oficio, Inc. 1 y 3 de la Ley Nº 27444 del Procedimiento Administrativo General, ha sido anulada mediante Resolución de Alcaldía Nº 699-2008-A/MPP de fecha 13.Ago.2008.


Con sus aclaraciones la precitada ex funcionaria esta corroborando los hechos observados, más aún cuando precisa que la Resolución de Alcaldía mediante la cual se aprueba la devolución de parte de las penalidades ha sido materia de nulidad de oficio, siendo su responsabilidad el haber visado en señal de conformidad la Resolución de Alcaldía Nº 229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008, que aprobó la devolución indebida de parte de las penalidades cobradas inicialmente a la empresa América Palacios Navarro, la que ascendió a la suma de S/. 8,434.09, debiendo haberle devuelto sólo la suma de S/. 240.57, lo que devino en perjuicio económico de la Municipalidad por la suma de S/. 8,193.52, estando la precitada ex funcionaria en su condición en ese entonces de Gerente de Asesoría Jurídica, en la obligación de revisar el expediente administrativo conteniendo los actuados, con la finalidad de verificar la procedencia y/o improcedencia de dicho acto de gestión, previa a su visación y firma para su aprobación por la Titular del Pliego. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de la observación de responsabilidad de la ex Gerente de Asesoría Jurídica aún persisten, por haber visado dando su conformidad a la Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP del 19.Mar.2008 mediante la cual se autoriza la devolución de parte de las penalidades cobradas al proveedor América Palacios Navarro por la suma de S/. 8,193.52, no obstante la misma haber sido calculado al margen de la normativa.

5) El señor GERMÁN SANDOVAL CHÁVEZ - ex Jefe de la Oficina de Logística, mediante Carta

de fecha 20.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente:

En relación al hallazgo antes precitado debo informar a Usted que el suscrito fue designado en el cargo de confianza de Jefe de la Oficina de Logística a partir del 03.Ene.2008 mediante Resolución de Alcaldía Nº 1497-2007-A/MPP de fecha 28.Dic.2007, hasta el 25.Jul.2008 según Resolución de Alcaldía Nº 636-2008-A/MPP de fecha 24.Jul.2008. Al respecto debo señalar a Usted que mediante Informe Nº 24-2007-JCMC/MPP/USA de fecha 19.Nov.2007 elaborado por el servidor municipal Julio César More Córdova se estableció una

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penalidad por el importe de S/. 10,104.48, monto al que le faltó considerar la suma de S/. 80.19 para que sea correctamente la penalidad. Se debe precisar asimismo, que el entonces Gerente de Asesoría Jurídica, Abogado Jorge Luís Soyer López no cumplió con sus funciones al haber soslayado su OPINIÓN LEGAL, la misma que era una de sus funciones, las que están establecidas en el Manual de Organización y Funciones de la Entidad, tal como se evidencia en su Informe Nº 042-2008-GAJ/MPP de fecha 14.Ene.2008. Sin embargo, la entonces Jefa de la Unidad de Abastecimientos Lic. Irma Rivas Vivencio ante el reclamo de la proveedora América Palacios Navarro, quien observó que el cálculo de la penalidad estaba equivocado, elaboró un nuevo cálculo, habiendo establecido un monto de S/. 1,670.39 nuevos soles, lo que originó el Hallazgo que nos ocupa, tal como se aprecia en su Informe Nº 72-2008-UNAB-OL/MPP de fecha 04.Feb.2008. Dicha acción indujo a error a los siguientes funcionarios: Gerente Municipal, Ing. Nimia Elera de Pinao; ex Gerente de Administración, Econ. Rene Eduardo Ballesteros Armijos; ex Gerente de Asesoría Jurídica, Abg. Magda Guerreo Medina y del suscrito. En consecuencia también indujo a error a la Alcaldesa al haberse aprobado la Resolución de Alcaldía Nº 229-2008-A/MPP. A los comentarios expuestos la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación:

Con sus aclaraciones está corroborando los hechos observados, siendo su responsabilidad en su condición en ese entonces de Jefe de la Oficina de Logística, el haber derivado a la Gerencia de Administración el Informe N° 072-2008-UNAB-OL/MPP de fecha 04.Feb.2008 suscrito por la Jefa de la Unidad de Abastecimientos señora Irma Rivas Vivencio, sin efectuar un análisis previo de los hechos, informe mediante el cual se efectuó equivocadamente un nuevo cálculo de las penalidades, habiendo incluso visado en señal de conformidad la Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008 mediante la cual se aprobó indebidamente la devolución de parte de las penalidades a la empresa América Palacios Navarro, la que ascendió a la suma de S/. 8,434.09, debiendo haberle devuelto sólo la suma de S/. 240.57, lo que devino en perjuicio económico de la Municipalidad Provincial de Piura por la suma de S/. 8,193.52. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de la observación de responsabilidad del ex Jefe de la Oficina de Logística aún persisten, por haber tramitado el Informe mediante el cual se efectuó un nuevo cálculo de las penalidades para su devolución al proveedor América Palacios Navarro, trámite que concluyó aprobando la devolución de la suma de S/. 8,193.52 al proveedor América Palacios Navarro mediante Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP del 19.Mar.2008, la cual cuenta con su visación en señal de conformidad, no obstante dichas penalidades haber sido calculadas al margen de la normativa.

6) La señora IRMA RIVAS VIVENCIO - ex Jefa de la Unidad de Abastecimientos, mediante Carta

de fecha 20.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente:

La Oficina de Logística con fecha 03.Nov.2007, suscribió contrato con el postor ganador de la Buena Pro de la Licitación Pública Nº 01-2007-CE-PVL/MPP - Primera Convocatoria; empresa AMÉRICA PALACIOS NAVARRO por la adquisición de 375,258 unidades del producto Leche Evaporada Entera en Lata para el Programa del Vaso de Leche, por el monto de S/. 690,474.72, cuyas entregas debieron realizarse en la siguiente forma:

REMESA FECHA DE ENTREGA CANTIDAD

1 15.Oct.2007 300,206 2 14.Nov.2007 75,052

A la suscrita se le designó como Jefa de la Unidad de Abastecimientos a través de la Resolución de Alcaldía Nº 1498-2007-A/MPP de fecha 28.Dic.2007. Dicha Unidad tomó conocimiento de la solicitud de reconsideración del proveedor en la aplicación de la penalidad y retraso en pagos al recibir el Informe Nº 42-2008-GAJ/MPP de fecha 14.Ene.2008, derivándose con Informe Nº 10-2008-UNAB-OL/MPP de fecha 18.Ene.2008 a la Oficina de Logística informándole que con respecto al retraso de los pagos en la Unidad de Abastecimientos no se tenían

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compromisos pendientes del referido proveedor y con respecto a la reconsideración de la penalidad esta Unidad compartía lo opinado por la Gerencia de Asesoría Jurídica. El documento de la Unidad de Abastecimiento fue derivado a la responsable del Almacén para que se aclare las fechas y cantidades de entrega que no habían sido detalladas en su Informe Nº 387-2007-A-UNAB-OL/MPP del año 2007 en atención al proveído de la Gerencia de Administración de fecha 21.Ene.2008 y Proveído de la Oficina de Logística de fecha 24.Ene.2008, no siendo posible adjuntar copias de dichos proveídos por no encontrarse los documentos en la Unidad de Abastecimientos y por no ser atendidos por la encargada del archivo de comprobantes de pago por motivos de las paralizaciones del último fin de semana. Mediante Informe Nº 34-2008-A-UNAB-OL-A/MPP de fecha 28.Ene.2008, se detalla la información solicitada:

Que teniendo en cuenta los hechos presentados, en coordinación con la Oficina de Logística se hizo la consulta telefónica a la Oficina de CONSUCODE sede Piura quienes nos orientaron en el sentido que la penalidad a aplicarse debería ser sobre los tramos no atendidos lo que motivó el recálculo de la penalidad, recomendación que nos llevó a incurrir en error y que fue informada a la Oficina de Logística mediante Informe Nº 72-2008-UNAB-OL/MPP de fecha 04.Feb.2008, en el cual se recomienda que a lo expuesto en dicho Informe se evalúe la procedencia de lo solicitado, lo cual fue refrendado por los funcionarios que dieron visto bueno a la Resolución respectiva. Asimismo, es necesario aclarar que la suscrita ha tomado conocimiento que, la Gerencia Municipal a través del Informe Nº 69-2008-GM/MPP de fecha 14.Ago.2008, ha observado la emisión de la Resolución de Alcaldía Nº 229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008, teniendo en cuenta lo siguiente: • Que, se ha incurrido en error al aplicar la fórmula de cálculo de la penalidad contraviniéndose lo

dispuesto en el Artículo 222° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo Nº 84-2004-PCM.


Con sus aclaraciones está corroborando los hechos observados, toda vez que en su condición de ex Jefa de la Unidad de Abastecimientos, suscribió el Informe Nº 072-2008-UNAB-OL/MPP de fecha 04.Feb.2008, en el que daba por aceptada los alcances e interpretaciones efectuadas por la propietaria de la Empresa América Palacios Navarro en su solicitud de reconsideración de cálculo de la penalidad por incumplimiento en la entrega de la primera remesa de Leche Evaporada en lata de 410 gr., según contrato suscrito con fecha 03.Set.2007, realizando para tal efecto incluso un nuevo cálculo de la penalidad ascendente a la suma de S/. 1,670.39, cálculo que lo efectuó en base a una interpretación equivocada de la normativa en relación a la aplicación de penalidades por incumplimiento contractual y que concluyó con la devolución indebida al proveedor de la suma de S/. 8,193.52 en perjuicio económico de la Municipalidad Provincial de Piura. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de la observación de responsabilidad de la ex Jefa de la Unidad de Abastecimientos aún persisten, por haber suscrito el Informe N° 072-2008-UNAB-OL/MPP del 04.Feb.2008, mediante el cual efectuó un nuevo cálculo de las penalidades para la devolución de la suma de S/. 8,193.52 al proveedor América Palacios Navarro, informe que concluyó aprobando dicha monto mediante Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP del 19.Mar.2008, no obstante dichas penalidades haber sido calculadas al margen de la normativa.

Guías de Remisión Cajas Cantidad Fecha G/R 003 Nº 04540 ingresó 1450 x 48 Unid 69,600 + 18 Unid 15.Oct.2007 G/R 003 Nº 04541 ingresó 1400 x 48 Unid 67,200 15.Oct.2007 G/R 003 Nº 04543 ingresó 1410 x 48 Unid 67,680 15.Oct.2007 G/R 003 Nº 04544 ingresó 1400 x 48 Unid 69,120 16.Oct.2007 G/R 003 Nº 04546 ingresó 559 x 48 Unid 26,832 18.Oct.2007

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7) El señor JORGE LUIS SOYER LÓPEZ - ex Gerente de Asesoría Jurídica, mediante Carta de fecha 13.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente:

Primero.- Me imputa indebidamente su comisión, “el hecho de no haberme pronunciado sobre la procedencia o improcedencia de lo solicitado por la propietaria”, con motivo de la emisión del Informe Nº 42-2008-GAJ/MPP de fecha 14.Ene.2008, sobre el retraso en pagos a proveedora del Vaso de Leche América Palacios Navarro. Segundo.- El supuesto hallazgo, se encuentra fuera de contexto, toda vez que al llegar a la conclusión de no haberme pronunciado por la procedencia o improcedencia de lo solicitado, se soslaya intencionalmente, el contenido y alcance del Informe, tal como indico:

2.1 El tema de consulta se encuentra referido en el título del asunto del Informe Nº 42-2008-

GAJ/MPP: “Retraso en pagos a Proveedora del PVL”, no se encuentra referido a otro tema, y con relación al tema en cuestión se indica haberse aplicado a la proveedora una penalidad, y la justificación de la proveedora se encuentra en el supuesto hecho de no habérsele pagado oportunamente punto 6 del Informe.

2.2 En el numeral 7 del Informe invocamos al Artículo 172° de la Ley 27444, ya que la consulta no

se encuentra referida a algún asunto en que el fundamento jurídico de la pretensión sea razonablemente indiscutible, o los hechos sean controvertidos jurídicamente, y que tal situación no pueda ser dilucidada directamente por la Unidad Orgánica. Se puntualiza en el numeral 4 del Informe que la justificación que señala la proveedora no se encuentra tipificada y/o regulada en el Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento: entre las demás razones contenidas en el Informe antes citado para devolver los actuados administrativos, toda vez que no existe contención administrativa de naturaleza alguna, ya que se trató de acciones técnicas derivadas de la ejecución y aplicación del contrato y la ley, en el que no existió algún tipo de controversia administrativa.

Tercero.- Como se aprecia en el Hallazgo 4, en el último párrafo de la segunda página, se indica que “Mediante Informe Nº 72-2008-UNAB-OL/MPP de fecha 04.Feb.2008, la ex Jefe de la Unidad de Abastecimientos Lic. Irma Rivas Vivencio hace de conocimiento al ex Jefe de la Oficina de Logística Lic. Germán Sandoval Chávez, respecto a la solicitud de reconsideración presentada por la propietaria de la empresa América Palacios Navarro, en relación al cálculo de la penalidad aplicada por incumplimiento del plazo contractual “lo que significa que el reclamo administrativo se inicia con dicho recurso de reconsideración, lo que confirma el contenido del Informe Nº 042-2008-GAJ/MPP, como consecuencia de dicho proceso administrativo, existe la obligación de emitirse ya un Informe sobre la petición formulada por la administrada, el cual como se aprecia del Hallazgo fue emitida por la Gerente de Asesoría Jurídica Abg. Magda Angélica Guerrero Medina de Callirgos, la cual se pronuncia en Informe Jurídico dictaminado sobre la procedencia del pedido de la administrada e Informe que se soslaya intencionalmente en el Hallazgo, ya que si dicho informe fue destinado tal como se evidencia de la interpretación que hace la Comisión, la responsabilidad de dicha funcionaria no es sólo por el hecho de haber visado la Resolución de Alcaldía Nº 229-2008-A/MPP, sino por el hecho de haber dictaminado favorablemente un indebido beneficio a favor de la empresa América Palacios Navarro, el cual ha originado un agravio patrimonial a esta Municipalidad por la cantidad de S/. 8,425.86.


El señor Jorge Luis Soyer López, Gerente de Asesoría Jurídica en ese entonces, estaba en la obligación de emitir opiniones vinculantes sobre la legalidad de los actos de gestión sometidos a su consideración a fin de que los mismos se enmarquen dentro del marco legal vigente, sin embargo el precitado ex Gerente de Asesoría Jurídica trata de soslayar su responsabilidad indicado de que el tema de consulta se encuentra referido en el título del asunto del Informe N° 042-2008-GAJ/MPP: “Retraso en pagos a Proveedora del PVL” y no está referido a otro tema, sin considerar que la opinión que se le solicita está expresamente contenida en el Informe N° 042-200-JCMC/MPP/UNAB de fecha 14.Dic.2007 que tiene como Asunto: Solicito Opinión Legal sobre Reconsideración de Penalidad aplicada a Palacios Navarro América, el que fue remitido por la Unidad de Abastecimientos mediante proveído de fecha 18.Dic.2007 a la Gerencia de Asesoría

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Jurídica en ese entonces a su cargo, para que emita su Opinión Legal, sin embargo es su persona quien soslaya su responsabilidad al emitir una opinión con diferente asunto y en relación a la opinión solicitada se ha limitado a señalar en el punto 5 de su Informe que “De otro lado, el Artículo 222° del acotado dispositivo, establece la penalidad por mora en la ejecución de la prestación y esta se ha realizado conforme a lo que prescribe la norma legal y el contrato en su cláusula sexta” y concluye devolviendo los actuados administrativos a fin de se prosiga con el trámite correspondiente, recomendando que en estos procedimientos es de responsabilidad de la Oficina de Logística realizar las acciones pertinentes para el cumplimiento de las disposiciones administrativas emanadas de Normas Técnicas de Control, toda vez según refiere se trata de acciones eminentemente técnicas en las que no existe controversia y/o conflicto legal, sin haberse pronunciado sobre la procedencia y/o improcedencia en relación a la Opinión Legal solicitada. En relación a lo indicado por el ex Gerente de Asesoría Jurídica, que la Comisión de Auditoría ha soslayado intencionalmente en el hallazgo el contenido del Informe N° 042-2008-GAJ/MPP suscrito por la ex Gerente de Asesoría Jurídica, se precisa que en el hallazgo si se está considerando dicho Informe, el mismo que ha sido suscrito por el comunicado en calidad en ese entonces de Gerente de Asesoría Jurídica y no por la ex Gerente de Asesoría Jurídica señora Magda Angélica Guerrero Medina de Callirgos como lo afirma el señor Jorge Luis Soyer López.

De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de la observación de responsabilidad del ex Gerente de Asesoría Jurídica aún persisten, toda vez que no obstante por el cargo que venía desempeñando tenía la obligación de emitir opiniones vinculantes sobre los actos de gestión sometidos a su consideración, como el que nos ocupa, sin embargo soslayo su responsabilidad emitiendo un informe en con asunto diferente a la opinión solicitada.

Es de precisar que el perjuicio económico relacionado con la presente observación, se encuentran consignados en el Informe N° 006-2008-2-0454 “Informe Especial relacionado con la incorrecta aplicación de Penalidades por incumplimiento contractual en la entrega de Insumos destinados al Programa del Vaso de Leche”

Por lo expuesto les asiste Responsabilidad Administrativa a los señores: MÓNICA ZAPATA DE CASTAGNINO - Alcaldesa (e) de la Municipalidad Provincial de Piura, por haber autorizado mediante la Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008, la devolución de parte de las penalidades cobradas al proveedor América Palacios Navarro por la suma de S/. 8,193.52, no obstante la misma haber sido calculado al margen de la normativa, inobservando de esta manera lo dispuesto en el numeral 1) del artículo 20° de la Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades que establece: “Son atribuciones del alcalde: 1. Defender y cautelar los derechos e intereses de la municipalidad y los vecinos”.

NIMIA EDELMIRA ELERA DE PINAO – Gerente Municipal, por haber visado en señal de conformidad la Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008, mediante la cual se aprobó indebidamente la devolución de parte de la penalidad cobrada al proveedor América Palacios Navarro por la suma de S/. 8,434.09, debiendo haberle devuelto sólo la suma de S/. 240.57, lo que devino en perjuicio económico de la Municipalidad Provincial de Piura por la suma de S/. 8,193.52, inobservado de esta manera lo dispuesto en los incisos a) y b) del artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el de cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado.

RENEE EDUARDO BALLESTEROS ARMIJOS - ex Gerente de Administración por haber visado en señal de conformidad la Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008, mediante la cual se autoriza la devolución de parte de las penalidades cobradas al proveedor América Palacios Navarro por la suma de S/. 8,434.09, no obstante la misma haber sido calculada al margen de la normativa, debiendo haberle devuelto sólo la suma de S/. 240.57, lo que devino en perjuicio económico de la Municipalidad Provincial de Piura por la suma de S/, 8,193.52, visación que lo efectuó sin hacer un análisis previo del acto administrativo a ser aprobado como correspondía, toda vez que en su condición en ese entonces de Gerente de Administración era el responsable de evaluar el control previo y simultáneo de las operaciones financieras - Administrativas y autorizar los compromisos y pagos de las mismas, inobservado de esta manera lo dispuesto en los incisos a) y b) del artículo 21° del Decreto

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Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el de cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado. MAGDA ANGÉLICA GUERRERO MEDINA DE CALLIRGOS - ex Gerente de Asesoría Jurídica, por haber visado en señal de conformidad la Resolución de Alcaldía Nº 229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008, que aprobó la devolución indebida de parte de las penalidades cobradas inicialmente a la empresa América Palacios Navarro, la que ascendió a la suma de S/. 8,434.09, debiendo haberle devuelto sólo la suma de S/. 240.57, lo que devino en perjuicio económico de la Municipalidad por la suma de S/. 8,193.52, estando la precitada ex funcionaria en su condición en ese entonces de Gerente de Asesoría Jurídica, en la obligación de revisar el expediente administrativo conteniendo los actuados, con la finalidad de verificar la procedencia y/o improcedencia de dicho acto de gestión, previa a su visación y firma para su aprobación por la Titular del Pliego, inobservado de esta manera lo dispuesto en los incisos a) y b) del artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el de cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado. GERMÁN SANDOVAL CHÁVEZ - ex Jefe de la Oficina de Logística, por haber derivado a la Gerencia de Administración el Informe N° 072-2008-UNAB-OL/MPP de fecha 04.Feb.2008 suscrito por la Jefa de la Unidad de Abastecimientos señora Irma Rivas Vivencio, sin efectuar un análisis previo de los hechos, informe mediante el cual se efectuó equivocadamente un nuevo cálculo de la penalidad al proveedor América Palacios Navarro, a su vez visó en señal de conformidad la Resolución de Alcaldía N° 229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008, mediante la cual se aprueba indebidamente la devolución de parte de las penalidades al referido proveedor, el que ascendió a la suma de S/. 8,434.09, debiendo haberle devuelto sólo la suma de S/. 240.57, lo que devino en perjuicio económico de la Municipalidad Provincial de Piura por la suma de S/. 8,193.52, inobservado de esta manera lo dispuesto en los incisos a) y b) del artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el de cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado.

IRMA RIVAS VIVENCIO - ex Jefa de la Unidad de Abastecimientos, por emitir el Informe Nº 072-2008-UNAB-OL/MPP de fecha 04.Feb.2008, en el que daba por aceptada los alcances e interpretaciones efectuadas por el proveedor América Palacios Navarro en su solicitud de reconsideración de cálculo de la penalidad por incumplimiento en la entrega de la primera remesa de Leche Evaporada en lata de 410 gr., según contrato suscrito con fecha 03.Set.2007, realizando para tal efecto incluso un nuevo cálculo de la penalidad ascendente a la suma de S/. 1,670.39, cálculo que lo efectuó en base a una interpretación equivocada de la normativa en relación a la aplicación de penalidades por incumplimiento contractual, lo que originó que se emitiera la Resolución de Alcaldía N° 0229-2008-A/MPP de fecha 19.Mar.2008, aprobando indebidamente la devolución al precitado proveedor de la suma de S/. 8,434.09, siendo lo correcto la suma de S/. 240.57, lo que devino en perjuicio económico de la Municipalidad Provincial de Piura por la suma de S/. 8,193.52, inobservado de esta manera lo dispuesto en los incisos a) y b) del artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el de cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado. JORGE LUIS SOYER LÓPEZ - ex Gerente de Asesoría Jurídica, por no emitir una OPINIÓN LEGAL en relación a lo solicitado por la Unidad de Abastecimientos, no obstante estar en la obligación en ese entonces de emitir opiniones vinculantes sobre la legalidad de los actos de gestión sometidos a su consideración a fin de que los mismos se enmarquen dentro del marco legal vigente, sin embargo el precitado ex Gerente de Asesoría Jurídica trata de soslayar su responsabilidad indicado de que el tema de consulta se encuentra referido en el título del asunto del Informe N° 042-2008-GAJ/MPP: “Retraso en pagos a Proveedora del PVL” y no está referido a otro tema, sin considerar que la opinión que se le solicita está expresamente contenida en el Informe N° 042-200-JCMC/MPP/UNAB de fecha 14.Dic.2007 que tiene como Asunto: Solicito Opinión Legal sobre Reconsideración de Penalidad aplicada a Palacios Navarro América, el que fue remitido por la Unidad de Abastecimientos mediante proveído de fecha 18.Dic.2007 a la Gerencia de Asesoría Jurídica en ese entonces a su cargo, para que

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emita su Opinión Legal, y concluye devolviendo los actuados administrativos a fin de se prosiga con el trámite correspondiente, recomendando que en estos procedimientos es de responsabilidad de la Oficina de Logística realizar las acciones pertinentes para el cumplimiento de las disposiciones administrativas emanadas de Normas Técnicas de Control, toda vez según refiere se trata de acciones eminentemente técnicas en las que no existe controversia y/o conflicto legal, sin haberse pronunciado sobre la procedencia y/o improcedencia en relación a la Opinión Legal solicitada inobservado de esta manera lo dispuesto en los incisos a) y b) del artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el de cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado.

5. INFORMACIÓN REMITIDA EN CALIDAD DE DECLARACIÓN JURADA A LA CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA RELACIONADA CON LA INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS E INGRESOS, ASÍ COMO DE LA DISTRIBUCIÓN DE LA RACIÓN ALIMENTICIA A LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE DIFIERE CON LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA De la evaluación a la documentación que sustenta la información reportada en los Formato PVL - “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche” y del Formato Ración A “Información de la Ración Mensual Distribuida por el Programa del Vaso de Leche”, remitida trimestralmente a la Contraloría General de la República, en calidad de declaración jurada, se ha determinado que existen diferencias en la información consignada en los precitados formatos con la documentación sustentatoria que obra en la Municipalidad, según como se detalla: 5.1 En lo referente al Formato PVL - “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa

del Vaso de Leche” (Anexo N° 1 de la Directiva N° 010-2004-CG/EI)

• Se han informado como gastos del mes de octubre de 2007, comprobantes de pago por la adquisición de 300,206 latas de Leche Evaporada Entera x 410 grs. que fueron adquiridos en el mes de agosto de 2007 por la suma de S/. 552,379.04, habiendo para tal efecto modificado su fecha de emisión en el formato correspondiente al mes de octubre de 2007, según detalle:

(*) En el Formato PVL solo se consignó la Factura N° 081-0555626 consignándole indebidamente como fecha de emisión el día 03 de octubre de 2007, y considerando en la misma el importe de S/. 552,379.04, que corresponde a la sumatoria de las cinco (05) facturas emitidas el día 30 de agosto de 2007.

• En el Formato PVL correspondiente al mes de noviembre de 2007, no se consignó como gasto, la adquisición de 75,052 latas de Leche Evaporada Entera x 410 grs. por la suma de S/. 138,095.68, no obstante las mismas haber sido adquiridas mediante facturas emitidas en el mencionado mes, según como se detalla:

PROVEEDOR: GLORIA S.A. F A C T U R A

N° FECHA CANTIDAD (latas)

IMPORTE S/.

081-0555626 (*) 30.08.2007 60,498.00 111, 308.95081-0555627 30.08.2007 60,480.00 111,283.21081-0555628 30.08.2007 60,480.00 111,283.21081-0555629 30.08.2007 60,480.00 111,283.21081-0555630 30.08.2007 58,268.00 107,220.46

T O T A L 300,206.00 S/. 552,379.04

PROVEEDOR: GLORIA S.A.FACTURA

N° FECHA CANTIDAD(Latas)

IMPORTE S/.

081-0588520 11.11.2007 60,030.00 110,451.52081-0588996 12.11.2007 15,022.00 27,644.16

T O T A L 75,052.00 S/. 138,095.68

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Los precitados formatos fueron elaborados por la Jefa de la División del Vaso de Leche señora Isidora Torres Chinga de acuerdo a la información reportada por la Jefa de la Oficina de Contabilidad señora Flor de María Chanduví Zapata, y fueron suscritos por la ex Presidenta del Comité de Administración señora Ana Grimanesa Reategui Napuri, por delegación de la Alcaldesa (e) de la Municipalidad Provincial de Piura señora Mónica Zapata de Castagnino y por el ex Gerente de Administración señor Renee Eduardo Ballesteros Armijos.

5.2 En lo referente al Formato Ración A “Información de la Ración Mensual Distribuida por el Programa del Vaso de Leche” De la contrastación a la información consignada en el Formato Ración A con la documentación que sustenta la distribución de insumos a los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, se ha determinado incongruencias en dicha información, según como se detalla: • En relación al Insumo Leche Evaporada Entera Gloria:

Según las Actas de Recepción de Alimentos correspondientes al mes de diciembre de 2007, las que cuentan con la firma de las Presidentas de los diferentes Comités del Programa del Vaso de Leche, se determinó que en dicho mes se distribuyó la cantidad de 123,374 latas de Leche Evaporada Entera x 410 grs., sin embargo en los Formatos Ración “A” de los meses de Diciembre 2007 y Enero 2008, remitido a la Contraloría General de la República se consignó como distribuido en dicho mes la cantidad de 64,155.00 latas de Leche Evaporada Entera x 410 gr., determinándose una diferencia de 59,219 latas de Leche Evaporada x 410 gr. no informadas al Órgano Superior de Control, según como se detalla:

F O R MA T O R A C I Ó N “A” REMITIDO A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA

MES

CANTIDAD EN

LITROS

CANTIDAD EN

LATAS Diciembre 2007 22,166.20 57,575.00 Enero 2008 2,533.28 6,580.00 T O T A L 64,155.00

• En relación al Insumo Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada: Según las Actas de Recepción de Alimentos correspondientes al mes de setiembre de 2007, las que cuentan con la firma de las Presidentas de los diferentes Comités del Programa del Vaso de Leche, se determinó que en dicho mes se distribuyó la cantidad 517.20 kg. de harina de quinua avena instantánea fortificada; sin embargo en el Formato Ración A, remitido a la Contraloría General de la República se consignó como distribuido en dicho mes la cantidad de 2,424.78, determinándose una diferencia de 1,907.58 informada en exceso al Órgano Superior de Control, considerando que en stock sólo existía al 30.Ago.2007 la cantidad de 524.83 Kg., según como se detalla en el Anexo adjunto, y en cuadro siguiente:

F O R M A T O R A C I O N A REMITIDO A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA

MES

CANTIDAD EN KILOS

setiembre 2007 80.83 octubre 2007 2,343.95 T O T A L 2,424.78

Los precitados formatos fueron elaborados por la Jefa de la División del Vaso de Leche señora Isidora Torres Chinga y fueron suscritos por la ex Presidenta del Comité de Administración señora Ana Grimanesa Reategui Napuri en representación de la Alcaldesa (e) de la Municipalidad Provincial de Piura señora Mónica Zapata de Castagnino y por la ex miembro integrante en representación de la Dirección Regional de Salud señora María Magdalena Gamarra Vásquez, ésta última solo suscribió el Formato Ración A correspondiente al mes de diciembre de 2007.


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A) Ley 27470, Ley que establece Normas Complementarias para la Ejecución del Programa del

Vaso de Leche, la misma que establece lo siguiente: Artículo 9.- De la supervisión y control La Contraloría General de la República supervisa y controla el gasto del Programa del Vaso de

Leche a nivel provincial y distrital, debiendo las municipalidades respectivas conservar en su poder la documentación original sustentatoria de la ejecución del programa del Vaso de Leche, a fin de rendir cuenta del gasto efectuado y del origen de los alimentos adquiridos, bajo responsabilidad, al Órgano Rector del Sistema Nacional de Control, en el modo y oportunidad que se establezca en la directiva pertinente que emitirá el citado organismo.

B) Ley 27712 - Ley que modifica la Ley Nº 27470, Ley que establece normas complementarias

para la ejecución del Programa del Vaso de Leche, la misma que establece lo siguiente: Artículo 1º.- Modificación del numeral 2.2. del Artículo 2 de la Ley Nº 27470 Modifícase el numeral 2.2 del Artículo 2 de la Ley Nº 27470, el mismo que quedará redactado

con el texto siguiente:

2.2 Las Municipalidades como responsables de la ejecución del Programa del Vaso de Leche, en coordinación con la Organización del Vaso de Leche, organizan programas, coordinan y ejecutan la implementación de dicho Programa en sus fases de selección de beneficiarios, programación, distribución, supervisión y evaluación.

C) Resolución de Contraloría Nº 116-2004-CG, que aprueba la Directiva Nº 010-2004-CG/EI

“Información a ser recibida por la Contraloría General de la República con relación al gasto y ración del Programa del Vaso de Leche”. IV. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

2. Las municipalidades provinciales y distritales cuyas transferencias mensuales de recursos por concepto del Programa del Vaso de Leche sean mayores a la Unidad Impositiva Tributaria (UIT), deberán llenar y presentar adjunto al Formato PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche”, el Formato RACION A “Información de la Ración Mensual Distribuida por el Programa del Vaso de Leche” (ANEXO Nº 2), en el que se reportarán los datos de la(s) ración(es) distribuidas en el mes, días de atención, certificados de calidad de los alimentos adquiridos y número de beneficiarios atendidos.

4. El ANEXO Nº 1 correspondiente al Formato PVL, forma parte de la presente Directiva y

deberá ser llenado y suscrito por el Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche y por el Director de Administración de la Municipalidad o quien haga sus veces. Asimismo, los ANEXOS N°s. 2 y 3 correspondientes al Formato RACIÓN A y Formato RACIÓN B, también son parte de la presente Directiva y deberán ser llenados y suscritos por el Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche y por representante del Ministerio de Salud que integra el Comité de Administración del Programa. En ambos casos los que suscriben los Formatos, asumen responsabilidad solidaria por la información reportada y errores u omisiones que pudieran existir.

5. Los Formato PVL, RACION A y RACIÓN B, tienen carácter de Declaración Jurada, sin

embargo, su presentación no constituye acreditación del gasto efectuado ni de la distribución de raciones, estando sujeta al control posterior por parte de los Órganos del Sistema Nacional de Control y las Sociedades de Auditoría designadas. Corresponde a las autoridades de las respectivas municipalidades dentro de su proceso de control interno gerencial, supervisar previa, concurrente y posteriormente la legalidad de los actos que se informan.

7. Las municipalidades provinciales y distritales están obligadas a adoptar medidas que

salvaguarden la documentación sustentatoria del gasto, o la distribución y buen uso de los recursos asignados al Programa, a través de adecuados sistemas de control interno, registro y administración documentaria, para la posterior auditoría, que efectúen los Órganos del Sistema Nacional de Control, en el ámbito de los Gobiernos Locales.

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D) Manual para el Registro de Información en los Formatos de Rendición de Cuenta del

Programa del Vaso de Leche (PVL) para Municipalidades. Capítulo I: Formato PVL. 1.2 Gastos en Leche y/o Alimentos Equivalentes (avena, soya, kiwicha, enriquecido lácteo.

etc.) La información correspondiente al gasto en leche y/o alimentos equivalentes debe reportarse en los

casilleros N°s. 7 al 19, como se indica a continuación:

1.2.8 Casillero N° 14 “Comprobante de Pago” Indicar la Serie y Número del Comprobante de Pago (factura o boleta) que el proveedor entregó a la entidad cuando realizó la compra de cada uno de los alimentos. Si con un mismo comprobante se adquirieron varios productos, este deberá repetirse en cada alimento adquirido.

1.2.9 Casillero N° 15 “Fecha de Emisión”

Indicar la fecha de emisión del Comprobante de pago emitido por el proveedor. Considerando que el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) transfiere mensualmente los recursos del PVL, el pago a los proveedores por los alimentos adquiridos mensualmente deberá realizarse en el mismo mes de la entrega del producto, por lo cual la fecha de emisión del Comprobante de Pago registrada en el casillero 15 NO DEBE SER POSTERIOR al mes reportado en el Formato PVL, y de presentarse esta situación debe precisarle las causas en el oficio de presentación de los formatos respectivos. Cabe señalar, que en el mes reportado se podrá registrar aquellos comprobantes de pago, cuya fecha de emisión correspondan a los últimos días del mes anterior y cuya distribución corresponda al mes que se está reportando.

E) Normas de Control Interno, aprobadas con Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG de 30.Oct.2006.

III. NORMAS GENERALES DEL CONTROL INTERNO 1. NORMA GENERAL PARA COMPONENTE EL AMBIENTE DE CONTROL

1.7. Asignación de autoridad y responsabilidad

Es necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades, así como establecer relaciones de información, niveles y reglas de autorización, así como los límites de su autoridad. Comentarios: 06 Es necesario considerar que la delegación de autoridad no exime a los

funcionarios y servidores públicos de la responsabilidad conferida como consecuencia de dicha delegación. Es decir, la autoridad se delega, en tanto que la responsabilidad se comparte.

Los hechos expuestos denotan un deficiente accionar en el registro y control de la información relacionada con la adquisición y distribución de los insumos a los Comités del Programa del Vaso de Leche, por lo que los formatos presentados a la Contraloría General de la República en calidad de Declaración Jurada no presenten información confiable, al no concordar con la documentación sustentatoria, originando que la información reportada al Órgano Superior de Control no sea fidedigna y confiable, lo que a su vez repercute en la información que a nivel macro elabora anualmente dicho organismo en relación a la gestión del precitado programa. En cumplimiento a la NAGU 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS, la presente observación fue comunicada durante la ejecución de la acción de control a las personas involucradas, a efecto de que presenten sus comentarios y/o aclaraciones, las que se resumen a continuación:

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1) La señora ISIDORA TORRES CHINGA - ex Jefa de la División del Vaso de Leche, mediante Informe N° 271-2007-DVL-OAS-GDS/MPP de fecha 22.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente.

• En lo referente al formato Ración A “Información de la Ración Mensual Distribuida por el

Programa del Vaso de Leche”, se le informa que se distribuyó en el mes de diciembre de 2007 la cantidad de 123,374, determinándose una diferencia de 59,219 no informada al Órgano Superior de Control, esta información se ocasionó debido al descuido del personal encargado del sistema señor Cesar Viera (SNP) que no conocía el sistema por ser nuevo en el cargo, por tanto el cuadro debe decir así:

• La información que ha sido remitida a la Contraloría ha sido error de tipeo, la misma que se acercará al Órgano de Control y se coordinará con el señor Nilton Quino para subsanar dicho error.

• Con relación al Insumo de Quinua Avena Instantánea Fortificada con Vitaminas y Minerales,

correspondiente a la distribución del mes de setiembre de 2007, distribuyendo la cantidad de 517.20 Kg. y por error involuntario se informa a la Contraloría la cantidad de 2,424.78 Kg. pero al procesar los saldos de los meses anteriores el saldo debería ser 436.37 Kg. e igual error del encargado del sistema, por tanto la información debería decir así:

FORMATO RACIÓN A REMITIDO A LA CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA

MES CANTIDAD EN KILOS

Setiembre 2007 80.83 Octubre 436.37 TOTAL 517.20

• La observación que se ha detectado respecto a los cuadros del formato Ración A “Información de

la Ración Mensual Distribuida por el Programa del Vaso de Leche”, ha sido cometida por el personal nuevo por falta de conocimiento y por error de tipeo, porque la información es veraz según documentos que se adjuntan, el error se ha producido al momento de vaciar la información, Adjunto cuadros de distribución del mes de Junio a Diciembre 2007.

• En mérito a mi función como responsable de la División del Programa del Vaso de Leche para

cumplir con lo dispuesto en el Artículo 9° de la Ley Nº 27785, “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República”, me comprometo a levantar esta observación, para lo cual me acercaré a este Órgano de Control para coordinar con el señor Nilton Quino para subsanar los errores cometidos.

• En mi opinión es buena esta evaluación que realiza la Comisión de Auditora del Órgano de

Control Institucional, para el bien de nuestra Institución y así se pueda detectar errores que se cometen involuntarios y subsanarlos y a la vez trabajar transparentemente.

A los comentarios expuestos la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación: Corrobora que han existido errores en el registro de la información remitida en calidad de Declaración Jurada a la Contraloría General de la República a través del Formato Ración A “Información de la Ración Mensual distribuida por el Programa del Vaso de Leche”, la que consigna la cantidad de insumos distribuidos a los Comités del Programa del Vaso de Leche y las fechas de atención a los beneficiarios de acuerdo a las cantidades distribuidas, errores que se presentaron en los meses de setiembre y diciembre de 2007, toda vez que la sumatoria de las Actas

FORMATO RACIÓN “A” REMITIDO A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

MES CANTIDAD EN LITROS CANTIDAD EN LATAS

Diciembre 2007 22,166.20 57,574.50 Enero 2008 25,332.80 65,799.50 T O T A L 123,374.00

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de Recepción de Alimentos suscritas por las Presidentas de los diferentes Comités no concuerdan con la información reportada en dichos formatos, responsabilidad que la ex Jefa de la División del Vaso de Leche trata de soslayar precisando que la misma fue elaborada por un servidor nuevo contratado por servicios no personales, siendo su responsabilidad dada la importancia de la precitada información el haber verificado la conformidad de la misma, previa a la firma de los responsables; asimismo en lo referente a los errores en el Formato PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche”, no obstante la precitada servidora, precisar que esta información se elabora en base de lo que les alcanza la Oficina de Contabilidad, respecto a las facturas y pagos de proveedores, sin embargo es su persona quien registró la información en los Formatos PVL, la que no concuerda con la documentación sustentatoria correspondiente a los meses de octubre y noviembre de 2007, toda vez que en el precitado formato se registran las facturas por las adquisiciones efectuadas a los proveedores más no los comprobantes de pago emitidos por la Entidad para su cancelación a los mismos, sin embargo en el mes de octubre se registró una sola factura por la suma de S/. 552,379.04, monto que representa la sumatoria de cinco (05) facturas, todas emitidas el 30.Ago.2007, sin embargo dicho monto fue registrado en el Formato PVL correspondiente al mes de octubre de 2007, habiendo para tal efecto consignado como fecha de emisión de la factura el día 03.Oct.2007. De otro lado en el Formato PVL del mes de noviembre de 2007, no se reportó las adquisiciones efectuadas en dicho mes, las que ascendieron a la suma de S/.138,095.68, que corresponden a las Facturas serie 081 - N°s. 0588520 de fecha 11.Nov.2007 por la suma de S/. 110,451.52 y 0588996 de fecha 12.Nov.2007 por la suma de S/. 27,644.16 emitidas por la Empresa Gloria S.A, hecho que se dio no obstante la referida servidora tener conocimiento que los Formatos PVL y Ración A, son remitidos en calidad de Declaración Jurada a la Contraloría General de la República, para su revisión posterior en las acciones de control. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de la observación de responsabilidad de la ex Jefa de la División del Vaso de Leche aún persisten, por no haber registrado de manera correcta la información reportada en los Formatos PVL y Ración “A” remitidos con carácter de Declaración Jurada a la Contraloría General de la República.

2) El señor RENEE EDUARDO BALLESTEROS ARMIJOS - ex Gerente de Administración,

mediante Carta N° 008-2008-REB/MPP de fecha 20.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente.

Habiendo analizado el presente hallazgo, realizo los siguientes Comentarios y/o Aclaraciones: • Formato PVL, mes de octubre de 2007

La información referida a la Ejecución Presupuestal del Gasto de la dependencia del Vaso de Leche es informada por la Oficina de Contabilidad, para lo cual se adjunta para su conocimiento el detalle de la Ejecución de Actividades/Proyectos 2007, donde se puede apreciar lo relacionado a los Gastos del mes de octubre de 2007, debiendo precisar que si bien es cierto la Orden de Compra girada a Gloria S.A. se emitió el 29.Ago.2007, la fase del Devengado y Giro se efectuó el 03.Oct.2007, tal como se puede apreciar también el Comprobante de Pago a Gloria S.A. En consecuencia los reportes generados consignan las siguientes fechas: - Compromiso : 29.Ago.2007. - Devengado : 03.Oct.2007. - Giro : 03.Oct.2007.

Por lo tanto, se puede concluir que es correcto informarse como Gasto del mes de Octubre 2007, toda vez que en el mes de agosto sólo existe Compromiso de Pago. Precisándose que la Oficina de Contabilidad sólo remite la información del gasto, siendo responsabilidad de la Oficina de Apoyo Social a través de la División del Vaso de Leche la elaboración de los Formatos del PVL, los cuales son remitidos a la Contraloría General.

• Formato PVL mes de noviembre 2007

En el Formato PVL se registra en base a lo pagado en el mes de noviembre de 2007. La adquisición de 75,052 latas de leche evaporada entera x 410 grs. no se habían devengado ni girado, por lo tanto es correcto no haberse informado.

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Cabe precisar, asimismo, que en mi calidad de ese entonces Gerente de Administración luego de asumir mis funciones, el día 03 de diciembre mediante Memorando Múltiple Nº 097-2007-GA/MPP (folio Nº 15) remití a todas las Oficinas a mi cargo fotocopias de sus respectivas funciones específicas, indicándoles que cualquier incumplimiento será de su entera responsabilidad. Por lo tanto, de existir deficiencias en la información reportada a la Contraloría General es responsabilidad de los órganos competentes quienes preparan y visan información contenidas en los Formatos del PVL, lo que induciría a error a la Gerencia de Administración y a la Gerencia Municipal quienes finalmente, basados en la confianza y responsabilidad, firman los precitados Formatos del PVL. A los comentarios expuestos la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación: Los comentarios expuestos no desvirtúan los hechos observados, toda vez que el señor Renee Eduardo Ballesteros Armijos en su condición en ese entonces de Gerente de Administración firmó los Formatos PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche” correspondientes al mes de octubre y noviembre de 2007, la que no concuerda con la documentación sustentatoria correspondiente de los meses indicados, toda vez que en el precitado formato se registran las facturas por las adquisiciones efectuadas a los proveedores más no los comprobantes de pago emitidos por la Entidad para su cancelación a los mismos, sin embargo en el mes de octubre se registró una sola factura por la suma de S/. 552,379.04, monto que representa la sumatoria de cinco (05) facturas, todas emitidas el 30.Ago.2007, monto que erróneamente fue registrado en el Formato PVL correspondiente al mes de octubre de 2007 y no en el mes de agosto como correspondía habiendo para tal efecto consignado como fecha de emisión de la factura el día 03.Oct.2007. De otro lado en el Formato PVL del mes de noviembre de 2007, no se reportó las adquisiciones efectuadas en dicho mes, las que ascendieron a la suma de S/.138,095.68, que corresponden a las Facturas serie 081 - N°s. 0588520 de fecha 11.Nov.2007 por la suma de S/. 110,451.52 y 0588996 de fecha 12.Nov.2007 por la suma de S/. 27,644.16 emitidas por la Empresa Gloria S.A, hecho que se dio no obstante el precitado ex funcionario haber tenido conocimiento que los Formatos PVL son remitidos en calidad de Declaración Jurada a la Contraloría General de la República, estando sujetos al control posterior por parte de los Órganos del Sistema Nacional de Control, los mismos que en cumplimiento a la normativa son suscritos por el Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche y por el Director de Administración de la Municipalidad o quien haga sus veces, quienes asumen responsabilidad solidaria por la información reportada y por los errores u omisiones que pudieran existir; no siendo correcta las aclaraciones efectuadas por el precitado ex funcionario, en el sentido de que los Formatos PVL se registran los comprobantes de pago cuando éstos han sido cancelados, toda vez que de acuerdo a lo establecido por la Contraloría General de la República a través de la Directiva N° 010-2004-CG/EI, la misma que contiene como Anexo 1 el FORMATO PVL así como las instrucciones para el llenado del mismo, y cuando se registra la información de los comprobantes de pago, se refiere a los comprobantes de pago (factura o boleta) con que se realizó la compra de alimentos más no del pago al proveedor, razón por lo que es obligación reportar los mismos en el mes de su emisión o de recepcionado los alimentos; he ahí la importancia de que los comprobantes de pago emitidos por los proveedores del Programa del Vaso de Leche, deben ser entregados a la Entidad en su debida oportunidad, en cumplimiento a lo establecido en el Artículo 5° Oportunidad de Entrega de los Comprobantes de Pago del Reglamento de Comprobantes de Pago que señala: “Los comprobantes de Pago deberán ser entregados, en el momento que se entregue el bien o en el momento en que se efectúe el pago, lo que ocurra primero”. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de observación de responsabilidad del ex Gerente de Administración aún persisten, por haber suscrito en calidad de Declaración Jurada, los Formatos PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche”, los que fueron remitidos a la Contraloría General de la República conteniendo información que no concuerda con la documentación sustentatoria.

3) La señora FLOR DE MARÍA CHANDUVÍ ZAPATA - Jefa de la Oficina de Contabilidad, mediante Informe N° 378-2008-OC/MPP de fecha 26.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente.

En lo referente al Formato PVL “Información Mensual de Gastos e ingresos del Programa del Vaso de Leche”

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• Se han informado como gastos del mes de octubre 2007, Comprobantes de Pago por la adquisición de 300,206 latas de Leche Evaporada Entera x 410 grs. que fueron adquiridos en el mes de Agosto de 2007 por la suma de S/. 552,379.04, habiendo para tal efecto modificado su fecha de emisión en el formato correspondiente al mes de Octubre de 2007. Sobre el particular indico a Usted, que la dependencia encargada de elaborar la Información correspondiente al Programa del VASO DE LECHE es la Oficina de Apoyo Social. Cabe precisar a Usted que en los Formatos materia de la presente Observación se reportan las adquisiciones, solo cuando estas ya han culminado con la última Fase es decir el PAGO. Para el presente caso si bien es cierto el COMPROMISO se efectuó en el mes de agosto de 2007, el GIRO y PAGO se efectúa recién en el mes de octubre de 2007.

• En el Formato PVL correspondiente al mes de noviembre de 2007, no se consignó como gasto, la adquisición de 75,052 latas de Leche Evaporada Entera x 410 grs. por la suma de S/. 138,095.68 no obstante las mismas haber sido adquiridas en el referido mes. Asimismo no se consignó la información referente a las Facturas Nº 081-0588520 y 081-0588996 por las sumas de S/. 110,451.52 y 27,644.16, respectivamente, no obstante las mismas haber sido emitidas con fecha 11 y 12 de noviembre de 2007.

Tal como se indica líneas arriba el Formato del PVL no informa compromisos, según se puede apreciar al Cierre de Ejercicio 2007 las precitadas facturas no se habían devengado, ni pagado. Se reportaran en la fecha en la se efectúe el pago.

A los comentarios expuestos la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación: Los comentarios expuestos no desvirtúan los hechos observados, toda vez que en el Formato PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche” se registran las facturas por las adquisiciones efectuadas a los proveedores más no los comprobantes de pago emitidos por la Entidad para su cancelación, sin embargo la Oficina de Contabilidad no reportó en forma oportuna los compromisos de gastos efectuados por la Entidad como resultado de la adquisición de insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche, si no que viene informando cuando los mismos han sido cancelados, lo que conllevó que al ser canceladas las facturas por las adquisiciones efectuadas en el mes de agosto de 2007, las mismas recién sean reportadas en el Formato PLVL correspondiente al mes de octubre de 2007, obligando con ello al elaborarse el Formato PVL correspondiente al mes de octubre de 2007, a que se consigne como fecha de emisión de las facturas el mes de octubre de 2007 y no la fecha real de su emisión como correspondía, por lo que la compra ascendente a la suma de S/. 552,379.04 debió ser informada en el Formato PVL del mes de agosto de 2007 y no en el mes de octubre de 2007. De igual manera, al no haber sido canceladas incluso en el mes de diciembre las facturas por las adquisiciones efectuadas en el mes de noviembre de 2007, las que ascendieron a la suma de S/. 138,095.68, igualmente se ha omitido su reporte en los formatos del mes de noviembre e incluso del mes diciembre de 2007, en el entendido errado de la Jefa de la Oficina de Contabilidad que dicha información se reporta cuando se ejecuta el gasto. De otro lado la Oficina de Contabilidad al registrar en la Fase de Devengado el monto de la adquisición de insumos efectuadas en el mes de agosto de 2007 por la suma de S/. 552,379.04 en una sola factura, no obstante dicho monto corresponder a la sumatoria de cinco (05) facturas, ha conllevado a otro error en el llenado del Formato PVL del mes de octubre de 2007, al haberse consignado en dicho formato, la información con el mismo error que se registró en dicha fase. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de observación de responsabilidad de la Jefa de la Oficina de Contabilidad aún persisten, por no reportar en forma oportuna la información para el llenado de los Formatos PVL correspondientes al mes de agosto de 2007, implicando que el registro de dichas adquisiciones se consignen erróneamente en el Formato PVL del mes de octubre de 2007; de igual modo al no haber reportado los adquisiciones efectuadas en el mes de noviembre de 2007, se ha omitido su registro en el Formato PVL correspondiente a dicho mes; en el entendido erróneo de la Jefa de la Oficina de Contabilidad que dichos registros se informan cuando el gasto ha sido ejecutado. Asimismo la información reportada en el Formato PVL ha sido consignada con el mismo error con se registro en la Fase de Devengado por la Oficina de Contabilidad.

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4) Con fecha 20.Ago.2008 se publicó en el Diario “El Correo” de la Provincia de Piura, la notificación a la señora ANA GRIMANESA REÁTEGUI NAPURI - ex Presidenta del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, a fin de que se apersone a las Oficinas del Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Piura a recabar el pliego de hallazgos emergente de la presente Acción de Control, no habiéndose apersonado hasta la emisión del presente informe.

En razón de lo antes expuesto, los hechos observados subsisten, siendo su responsabilidad el haber

firmado en calidad en ese entonces de Presidenta del Comité de Administración los Formatos PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche” y los Formatos Ración A “Información de la Ración Mensual distribuida por el Programa del Vaso de Leche” correspondiente a los meses de octubre y noviembre de 2007 (Formatos PVL), y setiembre y diciembre (Formato Ración A), cuya información no era concordante con la documentación que sustentaba su registro, y en esas condiciones fue remitida a la Contraloría General de la República en calidad de Declaración Jurada, por lo que de conformidad a lo establecido en la Directiva N° 010-2004-CG/EI aprobada con Resolución de Contraloría N° 116-2004-CG del 31.Mar.2004 la Presidenta del Comité de Administración y demás que suscriben los precitados formatos asumen responsabilidad solidaria por la información reportada y por los errores u omisiones que pudieran existir.

5) Con fecha 20.Ago.2008 se publicó en el Diario “El Correo” de la Provincia de Piura, la

notificación a la señora MARÍA MAGDALENA GAMARRA VÁSQUEZ - ex miembro del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, a fin de que se apersone a las Oficinas del Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Piura a recabar el pliego de observaciones emergentes de la presente Acción de Control, no habiéndose apersonado hasta la emisión del presente informe.

En razón de lo antes expuesto, los hechos observados subsisten, siendo su responsabilidad el haber

firmado el Formato Ración A “Información de la Ración Mensual distribuida por el Programa del Vaso de Leche” correspondiente al mes de diciembre de 2007 como miembro del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche en representación de la Dirección Regional de Salud, cuya información no es concordante con la documentación que sustentaba su registro, toda vez que según las Actas de Recepción de Alimentos suscritas por las Presidentas de los Comités del Vaso de Leche en el mes de diciembre de 2007, se distribuyeron en dicho mes un total de 123,374 latas de Leche Evaporada Entera x 410 grs., sin embargo en el Formato Ración A se consignó como distribuido en dicho mes la cantidad de 64,155 latas, determinándose una diferencia de 59,219 latas no informadas al Órgano Superior de Control, y en esas condiciones fue remitida a la Contraloría General de la República en calidad de Declaración Jurada, por lo que de conformidad a lo establecido en la Directiva N° 010-2004-CG/EI aprobada con Resolución de Contraloría N° 116-2004-CG del 31.Mar.2004 la Presidenta del Comité de Administración y demás que suscriben los precitados formatos asumen responsabilidad solidaria por la información reportada y por los errores u omisiones que pudieran existir.

6) La señora MÓNICA ZAPATA DE CASTAGNINO - Alcaldesa de la Municipalidad Provincial de

Piura, mediante Memorando N° 254-2008-A/MPP de fecha 18.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones en relación a las observaciones comunicadas, dentro de las cuales no ha efectuado aclaración alguna en relación a los hechos observados relacionados a la información remitida en calidad de Declaración Jurada a la Contraloría General de la República, como son el Formato PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche” y el Formato Ración A “información de la Ración Mensual distribuida por el Programa del Vaso de Leche”, cuya información registrada en los mismos no concuerda con la documentación sustentatoria correspondiente a los meses de octubre y noviembre de 2007 (Formatos PVL), y setiembre y diciembre de 2007 (Formato Ración A), y en esas condiciones fue remitida a la Contraloría General de la República, razón por lo que los hechos observados subsisten, toda vez que los precitados formatos fueron suscritos por la ex Presidenta del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche señora Ana Grimanesa Reátegui Napuri por delegación de funciones en el cargo antes mencionado por parte de la Alcaldesa de la Municipalidad Provincial de Piura, delegación que no la exime de su responsabilidad, conforme a lo dispuesto en el comentario 06 del numeral 1.7 Asignación de autoridad y responsabilidad, de las Normas Generales de Control Interno aprobadas mediante Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, que establece: “Es necesario

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considerar que la delegación de autoridad no exime a los funcionarios y servidores públicos de la responsabilidad conferida como consecuencia de dicha delegación. Es decir, la autoridad se delega, en tanto que la responsabilidad se comparte


MÓNICA ZAPATA DE CASTAGNINO - Alcaldesa (e) de la Municipalidad Provincial de Piura, como Alcaldesa (e), por delegar la Presidencia del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche a la ex Gerente Municipal señora Ana Grimanesa Reátegui Napuri, la que suscribió en calidad de Declaración Jurada los Formatos PVL y Ración A, remitidos en el año 2007 a la Contraloría General de la República, conteniendo información del referido Programa, la misma que no concuerda con la documentación sustentatoria, inobservando de esta manera lo dispuesto en el literal e) del artículo 8° del Reglamento de Organización y Funciones del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche aprobado mediante Decreto de Alcaldía N° 001-2002-A/MPP que establece como funciones específicas del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche “Planear, organizar, conducir, programar, dirigir, integrar, controlar, supervisar y evaluar el periódico y oportuno proceso y seguimiento del accionar administrativo, económico y financiero del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad, dentro de una concepción sistemática y participativa” ANA GRIMANESA REÁTEGUI NAPURI - ex Presidenta del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, por haber suscrito en calidad de Declaración Jurada los Formatos PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche” y Formato Ración A “Información de la Ración Mensual distribuida por el Programa del Vaso de Leche”, remitidos en el año 2007 a la Contraloría General de la República, conteniendo información del referido Programa, la misma que no concuerda con la documentación sustentatoria, inobservando de esta manera lo dispuesto en el literal e) del artículo 8° del Reglamento de Organización y Funciones del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche aprobado mediante Decreto de Alcaldía N° 001-2002-A/MPP que establece como funciones específicas del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche “Planear, organizar, conducir, programar, dirigir, integrar, controlar, supervisar y evaluar el periódico y oportuno proceso y seguimiento del accionar administrativo, económico y financiero del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad, dentro de una concepción sistemática y participativa” y lo dispuesto en el inciso a) del artículo 21° de la Ley N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que le impone el servicio público. MARÍA MAGDALENA GAMARRA VÁSQUEZ - ex miembro del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, en representación del Ministerio de Salud por haber suscrito en calidad de Declaración Jurada el Formato Ración A “Información de la Ración Mensual distribuida por el Programa del Vaso de Leche”, correspondiente al mes de diciembre de 2007, cuya información no concuerda con la documentación sustentatoria de la Entrega de Insumos a los Comités del referido Programa, la que fue remitida con carácter de Declaración Jurada a la Contraloría General de la República inobservando de esta manera lo dispuesto en el literal b) del artículo 8° del Reglamento de Organización y Funciones del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche aprobado mediante Decreto de Alcaldía N° 001-2002-A/MPP que establece como funciones específicas del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche “Conducir, supervisar y evaluar las actividades administrativas, económico financieras del Programa del Vaso de Leche, velando por el cumplimiento de las políticas impartidas por la Alcaldía en permanente ejecución de las normas sobre la materia” y lo dispuesto en el inciso a) del artículo 21° de la Ley N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público.

RENEE EDUARDO BALLESTEROS ARMIJOS - ex Gerente de Administración, por haber suscrito en calidad de Declaración Jurada, los Formatos PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche”, los que fueron remitidos a la Contraloría General de la República conteniendo información que no concuerda con la documentación sustentatoria, considerando que en el formato correspondiente al mes de octubre de 2007 se consignó las compras efectuadas en el mes de agosto del mismo año, por un monto ascendente a la suma de S/. 552,379.04, por lo que al ser informadas en el precitado mes se consideró su emisión con fecha 03.Oct.2007, monto que correspondía a la sumatoria de cinco (05) facturas, todas emitidas el 30.Ago.2008, por lo que debieron ser reportadas

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en forma individual por su monto correspondiente en el mes de agosto de 2007; asimismo en el Formato PVL correspondiente al mes de noviembre se omitió informar dos (02) facturas por el monto de S/. 138,095.68, como son las Facturas serie 081 N°s. 0588520 del 11.Nov.2007 por el monto de S/. 110,451.52 y 0588996 del 12.Nov.2007 por el monto de S/. 27,644.16, inobservado el inciso a) del artículo 21° de la Ley N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público.

ISIDORA TORRES CHINGA - ex Jefa de la División del Vaso de Leche, por haber elaborado los Formatos PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche” y Formatos Ración A “Información de la Ración distribuida por el Programa del Vaso de Leche” remitidos en calidad de Declaración Jurada a la Contraloría General de la República, los mismos que contenían información que no concuerda con la documentación sustentatoria, inobservado el inciso a) del artículo 21° de la Ley N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público.

FLOR DE MARÍA CHANDUVI ZAPATA – Jefa de la Oficina de Contabilidad, por no haber reportado

oportunamente la información correspondiente para el registro en el Formato PVL “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche” la misma que a su vez no concuerda con la documentación sustentatoria, toda vez que al registrar el pago en la Fase de Devengado se consideró el monto total de las cinco (05) facturas emitidas el 30.Ago.2008 por el monto de S/. 552,379.04 en una sola factura, conllevando que igualmente con el mismo error se registren en el precitado formato, remitido en calidad de Declaración Jurada a la Contraloría General de la República, inobservado el inciso a) del artículo 21° de la Ley N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, que establece como obligaciones de los servidores públicos el cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público.

6. INCUMPLIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS EN LA ENTREGA DE LOS

PRODUCTOS DESTINADOS AL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE ORIGINA QUE LA RACIÓN ALIMENTICIA DISTRIBUIDA A LOS BENEFICIARIOS NO CONTENGAN LOS NUTRIENTES ESTABLECIDOS EN LA NORMATIVA De la evaluación a la documentación que sustenta la adquisición de insumos para el Programa del Vaso de Leche, se ha determinado que en el año 2007 se han adquirido insumos para el referido programa, a la Empresa América Palacios Navarro y a la Empresa Proteínas Peruana para la Industria S.A.C., las mismas que no cumplieron con la entrega del producto materia de adquisición de acuerdo a las Especificaciones Técnicas establecidas en las Bases Administrativas aprobadas para tal efecto, según como se detalla:

6.1 En relación a la adquisición efectuada a la Empresa América Palacios Navarro

Con fecha 03 de agosto de 2007 se publica en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE), las Bases Administrativas Integradas de la Licitación Pública N° 01-2007-CE-PVL/MPP, convocada para la “Adquisición de Leche Evaporada en Lata para el Programa del Vaso de Leche”, las mismas que en el Anexo N° 01 establecían los requisitos mínimos nutricionales del producto licitado, como es: Leche Evaporada Entera en envases de hojalata de 410 gramos cada uno, según como se detalla: BASES ADMINISTRATIVAS INTEGRADAS:

ANEXO N° 01

REQUISITOS MINIMOS NUTRICIONALES

NUTRIENTES LECHE EVAPORADA ENTERA

CONTENIDO: 100 gr.

Energía Kcal. 129.90 Kcal.

Proteína gr. 6.00 gr.

Grasas gr. 7.50 gr.

Carbohidratos gr. 9.60 gr.

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Vitamina A - µg Retinol 130.00 µg

Vitamina C – mg 5.99 mg.

Calcio – mg 209.36 mg.

Fósforo – mg 188.60 mg.

Como resultado del precitado proceso de selección, con fecha 14 de agosto de 2007 se otorgó la Buena Pro a la Empresa América Palacios Navarro, por el 50% de la cantidad licitada, equivalente a 375,258 latas de Leche Evaporada Entera x 410 grs. por la suma de S/. 690,474.72, por lo que con fecha 03 de setiembre del mismo año la Municipalidad Provincial de Piura suscribe contrato con el representante de la Empresa América Palacios Navarro señor Carlo Magno Romero Echevarria, con el objeto de adquirir dicho producto en la cantidad y por el monto antes señalado, mediante entregas parciales, cuyas fechas fueron consignadas en la cláusula segunda del contrato suscrito, según como se detalla:

Al respecto, según el Informe de fecha 25 de junio de 2008 suscrito por la Nutricionista Karina del Rocío Sobrino Ardiles, profesional que prestó apoyo a la Comisión de Auditoría, se observó que las dos (02) remesas del producto entregadas por la Empresa América Palacios Navarro no se efectuaron de acuerdo a las Especificaciones Técnicas contenidas en las Bases Administrativas aprobadas para el proceso de selección, las mismas que forman parte del contrato suscrito con la referida empresa, toda vez que los Certificados de Conformidad Nº. 4573/07 de fecha 05.Nov.2007 y N° 5307/07 de fecha 10.Dic.2007 emitidos por el Laboratorio Intertek Testing Services Perú S.A., que certifican los Análisis físico, químico, organolépticos, microbiológicos y de micronutrientes de los productos entregados por la Empresa América Palacios Navarro, correspondientes a la primera y segunda remesa, respectivamente, no especifican el contenido de los micronutrientes, como son: Vitamina A, Vitamina C, Calcio y fósforo, según se detalla en el Anexo N° 03 adjunto, y no obstante este hecho, la ex Nutricionista del Programa del Vaso de Leche Lic. Sonia Giovanna Vásquez Chávez, emitió su conformidad a la entrega de los mismos, sin cuestionar la calidad de los mismos, según como se detalla: • Mediante Carta Nº 35-2007-SGVCH/NUT/UT/DVL de fecha 09 de noviembre de 2007, la precitada

profesional, precisa “Que habiendo recibido los Análisis Químicos, Físicos, Microbiológicos y Organolépticos del producto Leche Evaporada Entera marca Gloria, realizados por el Laboratorio InterteK Caleb Brett con Certificado de Conformidad N° 4573/07 y evaluado el mismo, doy a conocer que el producto ES CONFORME de acuerdo a las Especificaciones Técnicas requeridas”, dando conformidad a la entrega de la primera remesa., por lo que mediante Comprobante de Pago N°s. 015633 del 20.Nov.2007 y 003779 del 04.Abr.2008, se cancela a la Empresa América Palacios Navarro la suma de S/. 542,274.56 y S/. 8,434.09, deducida una penalidad de S/. 1,670.39.

• Mediante Carta Nº 44-2007-SGVCH/UT/DVL de fecha 27 de diciembre de 2007, la precitada

profesional, precisa “Que habiendo recibido los Análisis Químicos, Físicos, Microbiológicos y Organolépticos de los lotes descritos con los códigos 33096, 43096, 430912, 43116, 33116, 13092, realizados por el Laboratorio InterteK Caleb Brett con Certificado de Conformidad N° 5307/07, informo que habiendo evaluado el mismo, doy a conocer que el producto ES CONFORME de acuerdo a las Especificaciones Técnicas requeridas”, dando conformidad a la segunda remesa, por lo que mediante Comprobante de Pago Nº 019331 de fecha 31.Dic.2007 se cancela a la Empresa América Palacios Navarro la suma de S/. 138,095.68.

6.2 En relación a la adquisición efectuada a la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria

S.A.C. - PROPEI S.A.C.

REMESA N° FECHA DE ENTREGA LECHE EVAPORADA ENTERA (Lata Unidad de 410 gr.)

1 15.Oct.2007 300,206

2 14.Nov.2007 75,052

TOTAL 375,258

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Mediante Acuerdo Municipal Nº 025-2007-C/CPP del 14 de marzo de 2007, se aprueba exonerar del proceso de selección la compra de insumos para el Programa del Vaso de Leche, y la adquisición de los mismos por Situación de Desabastecimiento Inminente, por un lapso de noventa (90) días de los insumos siguientes: leche evaporada, harina de quinua avena instantánea fortificada con vitaminas y minerales y azúcar. Con Resolución Gerencial N° 015-2007-GM/MPP del 20 de marzo de 2007 se aprueban las Bases Administrativas para efectuar dicha adquisición, según el detalle siguiente:

Con fecha 12 de abril de 2007 la Municipalidad suscribe contrato con el representante legal de la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C. Señor José Antonio Fajardo Valenzuela, respecto al ITEM 02: Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con Vitaminas y Minerales, por la suma de S/. 284,104.95. Según el Anexo 02 de las Bases Administrativas aprobadas para llevar a cabo dicha adquisición, se establecieron los siguientes requisitos mínimos nutricionales, del producto antes mencionado, como son:

REQUISITOS MINIMOS NUTRICIONALES

NUTRIENTES

HARINA DE QUINUA AVENA INSTANTANEA

FORTIFICADA CON VITAMINAS Y MINERALES

CONTENIDO: 100 gr.

Macro nutrientes por ración

Energía Kcal. 371.28 min..

Proteínas gr. 13.56 min.

Grasas gr. 5.60 min.

Carbohidratos gr. 66.84 min.

Vitaminas

Vitamina A - µg Retinol 1,433.52 min.

Vitamina C – mg 153.72 min.

Tiamina - mg. 1.80 min.

Riboflavina - mg. 1.96 min.

Vitamina B6 - mg. 2.40 min.

Vitamina B12 - ug. 1.84 min..

Niacina - mg. 23.40 min.

Acido Fólico - ug. 165.00 min.

Minerales

Hierro – mg. 40.00 min.

Yodo - ug. 168.00 min.

Calcio – mg 1,409.00 min.

Fósforo – mg 1,173.36 min.

Zinc – mg 24.00 min.

Por lo que en el expediente para su contratación la Empresa Proteína Peruana para la Industria S.A.C presentó una Declaración Jurada indicando de que el producto ofertado cumplía con la Especificaciones Técnicas establecidas en el precitado anexo, tal como lo dispone el literal a) de Titulo IV de las Bases Administrativas aprobadas para dicha adquisición, la misma que establecía

ITEM DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD

1 Leche Evaporada Entera en Lata Latas 302,884.00 2 Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con

Vitaminas y Minerales Kilogramos 60,576.75

3 Azúcar Rubia Kilogramos 29,319.15

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la presentación de declaración jurada de cumplir con las Especificaciones Técnica establecidas en los Anexos N°s. 01, 02 y 03, correspondiendo el Anexo 02 al producto Harina de Quinua Avena Instantánea fortificada con vitaminas y minerales.

En el contrato suscrito con la empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C., se establecieron

entregas parciales, cuyas fechas fueron consignadas en la cláusula segunda del mismo, según como se detalla:

Al respecto, según el Informe de fecha 25 de junio de 2008 suscrito por la Nutricionista Karina del Rocío Sobrino Ardiles, profesional que prestó apoyo a la Comisión de Auditoría, se observó que la primera remesa, equivalente a 41,057.58 Kg. de Quinua Avena Instantánea Fortificada con vitaminas y minerales entregado por la Empresa Proteínas Peruana para la Industria S.A.C..no cumplió con las Especificaciones Técnicas nutricionales establecidas en las Bases Administrativas acorde con la Resolución Ministerial N° 711-2002-SA/DM, las mismas que forman parte del contrato suscrito, conforme se demuestra con el Informe N° 391501/621569 de fecha 15 de mayo de 2007 elaborado por el Laboratorio SGS del Perú S.A.C. y el Certificado de Calidad N° 1541/2007/C de fecha 16 de mayo de 2007 elaborado por el Laboratorio INASSA Internacional Analytical Services S.A.C., los que no especifican el contenido de los micronutrientes, como son: vitamina B12, niacina, ácido fólico y yodo, según se detalla en el Anexo N°. 04 adjunto, y no obstante este hecho, la ex Nutricionista del Programa del Vaso de Leche Lic. Sonia Giovanna Vásquez Chávez, emitió su conformidad, sin cuestionar los mismos, según como se detalla: • Mediante Carta N° 17-2007-SGVCH/NUT/DVL de fecha 17 de mayo de 2007, la precitada

profesional, precisa “Que habiendo recibido los Análisis Químicos, Físicos, Microbiológicos y Organolépticos del producto Harina de Quinua Avena Instantánea fortificada con vitaminas y minerales, realizado por los Laboratorios SGS del Perú SAC con Informe N° 391501/621569 y File O/L CTS/AP 208140, y evaluado los mismos doy a conocer que cumple con las cantidades requeridas de Kilocalorías Totales, proteínas, grasas, carbohidratos, vitamina A, vitamina C, Tiamina, Riboflavina, vitamina B6, hierro, zinc y calcio, dando resultado conforme a los nutrientes mencionados y en relación al fósforo el resultado es no Conforme verificando este resultado del mineral fósforo con otro análisis realizado por el Laboratorio INASSA Internacional Analytical Services S.A.C. con Certificado N° 1541/2007/C da como resultado un producto conforme para el fósforo en relación al requerimiento, de lo que se concluye que el producto Harina de Quinua Avena Instantánea fortificada con vitaminas y minerales ES CONFORME de acuerdo a las Especificaciones Técnicas requeridas.”, dando conformidad a la entrega de la primera remesa, por lo que mediante Comprobante de Pago N° 005616 de fecha 21.May.2007 se cancela a la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C. la suma de S/. 192,560.05..


A) Resolución Ministerial Nº 711-2002-SA/DM Aprueban Directiva denominada "Valores

Nutricionales Mínimos de la Ración del Programa del Vaso de Leche" 7. VALORES NUTRICIONALES MÍNIMOS QUE DEBERÁ CUMPLIR LA RACIÓN DIARIA DEL

PROGRAMA DEL VASO DE LECHE (para niños menores de 6 años)

N° DE REMESA

FECHA DE ENTREGA

HARINA DE QUINUA AVENA INSTANTÁNEA FORTIFICADA

CON VITAMINAS Y MINERALES

(Bolsa Unidad de 1 kg.)

PRIMERA REMESA 19 y 20 de abril 41,057.58

SEGUNDA REMESA 02, 03 y 04 de mayo 19,519.18

TOTAL 60,576.75

de 87

Tabla 1. Requerimiento Mínimo de Energía por Ración / día

Cantidad (Kcal.) Energía 207

Tabla 2. Requerimiento mínimo de Vitaminas y Minerales

Por Ración / día

Vitaminas Cantidad Vitamina A - µg de retinol 425 Vitamina C - mg 41,5 Tiamina - mg 0,45 Riboflavina - mg 0,49 Vitamina B6 - mg 0,60 Vitamina B12 - mg 0,46 Niacina - mg 5,85 Ácido Fólico - mg 41,25

B) Contrato para la Adquisición de Leche Evaporada Entera en Lata para el Programa del Vaso

de Leche, de fecha 03.Set.2007, suscrito por la Municipalidad Provincial de Piura y la Empresa América Palacios Navarro.

Cláusula Cuarta: Obligaciones del Proveedor.

Son obligaciones de “EL PROVEEDOR”

d) Entregar el producto de acuerdo a las especificaciones técnicas, y con los requisitos de ley, control de calidad y cantidad. En caso que el producto a recepcionar no cumpla con lo requerido, la Municipalidad no esta obligada a recibirlo, para lo cual el proveedor tendrá un plazo de 48 horas para subsanar esta deficiencia

C) Bases Administrativas Integradas de la Licitación Pública N° 01-2007-CE-PVL/MPP “Adquisición de Leche Evaporada Entera en Lata para el Programa del Vaso de Leche, aprobadas mediante Resolución de Alcaldía N° 882-2007-A/MPP del 12.Jul.2007.

Titulo III: CONDICIONES DE CARÁCTER ECONÓMICO

(…) FORMA DE PRESENTACIÓN DE LOS PRODUCTOS

A.1 Los productos a suministrarse deberán ser de consumo humano, cumpliendo las especificaciones técnicas establecidas en el Anexo N°. 01.

A.2 El producto se entregará de la siguiente manera:

Ítem N° 01 - Leche Evaporada Entera: Envase de material de hojalata (lata) de 410 gramos cada uno. Embalaje de caja de cartón resistente para el apilamiento, el peso y la humedad con capacidad de 48 unidades debidamente rotulado, consignando lo referido en el Anexo N° 01.

Minerales Cantidad Hierro - mg 10 Yodo - mg 42 Calcio - mg 465 Fósforo - mg 390 Zinc - mg 6

de 87

ANEXO N° 01 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA LECHE EVAPORADA ENTERA EN ENVASES DE HOJALATA DE 410 GRAMOS CADA UNO I. REQUISITOS MINIMOS NUTRICIONALES

NUTRIENTES

LECHE EVAPORADA ENTERA

CONTENIDO: 100 gr.

Energía Kcal. 129.90 Kcal.

Proteína gr. 6.00 gr.

Grasas gr. 7.50 gr.

Carbohidratos gr. 9.60 gr.

Vitamina A - µg Retinol 130.00 µg.

Vitamina C - mg. 5.99 mg.

Calcio – mg 209,35 mg.

Fósforo – mg 288.60 mg.

D) Contrato para la Adquisición de Insumos para el Programa del Vaso de Leche por Situación

de Desabastecimiento Inminente, de fecha 12.Abr.2007, suscrito por la Municipalidad Provincial de Piura y la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C. CLÁUSULA CUARTA.- OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR

Son obligaciones de “EL PROVEEDOR”

e) Entregar el producto de acuerdo a las especificaciones técnicas, y con los requisitos de ley, control de calidad y cantidad. En caso que el producto a recepcionar no cumpla con lo requerido, la Municipalidad no esta obligada a recibirlo, para lo cual el proveedor tendrá un plazo de 48 horas para subsanar esta deficiencia.

E) Bases Administrativas Integradas de la Adquisición por Situación de Desabastecimiento

Inminente, aprobadas mediante Resolución Gerencial N° 015-2007-GM/MPP del 20.Mar.2007.

TITULO III: CONDICIONES DE CARÁCTER ECONÓMICO

(…) 4.2 FORMA DE PRESENTACIÓN DE LOS PRODUCTOS

A.1 Los productos a suministrarse deberán ser de consumo humano, cumpliendo las especificaciones técnicas establecidas en los Anexos N°s. 01, 02 y 03.

A.2 Los productos se entregarán de la siguiente manera:

(…)

Item N° 02 - Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con vitaminas y minerales

Envase de bolsa de polietino de 1 kg. color blanco con dos (2) milésimas de pulgada de espesor. El cierre debe ser termosellado, para evitar la contaminación del producto. Empaque de Bolsas de Polipropileno, resistente para el apilamiento, al peso y humedad, con capacidad de 25 unidades, consignando lo referido en el Anexo N° 02.

ANEXO N° 02 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA HARINA DE QUINUA AVENA FORTIFICADA CON VITAMINAS Y MINERALES

a) REQUISITOS MINIMOS NUTRICIONALES

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NUTRIENTES

HARINA DE QUINUA AVENA INSTANTANEA

FORTIFICADA CON VITAMINAS Y MINERALES

CONTENIDO: 100 gr.

Macro nutrientes por ración

Energía Kcal. 371.28 min..

Proteínas gr. 13.56 min.

Grasas gr. 5.60 min.

Carbohidratos gr. 66.84 min.

Vitaminas

Vitamina A - µg Retinol 1,433.52 min.

Vitamina C – mg 153.72 min.

Tiamina – mg. 1.80 min.

Riboflavina - mg. 1.96 min.

Vitamina B6 - mg. 2.40 min.

Vitamina B12 - ug. 1.84 min..

Niacina - mg. 23.40 min.

Acido Fólico - ug. 165.00 min.

Minerales

Hierro – mg. 40.00 min.

Yodo – ug. 168.00 min.

Calcio – mg 1,409.00 min.

Fósforo – mg 1,173.36 min.

Zinc – mg 24.00 min.

TITULO VI: ACTO DE RECEPCIÓN Y APERTURA DE PROPUESTAS

(…) DOCUMENTOS QUE TIENEN LA CONDICIÓN DE FACTORES TÉCNICOS APLICABLES

a.- Declaración jurada de cumplir con las especificaciones técnicas establecidas en los Anexos N°s. 01, 02 y 03.

F) Decreto Supremo N° 084-2004-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley N° 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, el mismo que establece lo siguiente: ARTÍCULO 148°.- PROCEDIMIENTO PARA LAS ADQUSICIONES Y CONTRATACIONES EXONERADAS (…) La exoneración se circunscribe a la omisión del proceso de selección; por lo que los contratos que se celebren como consecuencia de aquella deberán cumplir con los respectivos requisitos, condiciones, formalidades, exigencias y garantía que se aplicarían de haberse llevado a cabo el proceso de selección correspondiente.

Los hechos expuestos se han originado por cuanto la ex nutricionista responsable del Programa del Vaso de Leche, emitió documentos dando conformidad a los productos entregados, sin evaluar si los mismos, de acuerdo a los Certificados de Calidad emitidos por los laboratorios correspondientes, se adecuaban a las Especificaciones Técnicas establecidas en las Bases Administrativas aprobadas, así como en los contratos suscritos para tal efecto, consecuentemente esta omisión no garantiza que la ración alimenticia distribuida a los beneficiarios haya contenido los nutrientes mínimos de exigencia obligatoria en la normativa para el Programa del Vaso de Leche.

En cumplimiento a la NAGU 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS, la presente observación fue comunicada durante la ejecución de la acción de control a las personas involucradas, a efecto de que presenten sus comentarios y/o aclaraciones, las que se resumen a continuación:

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1) La señora SONIA GIOVANNA VÁSQUEZ CHÁVEZ - ex Nutricionista del Programa del Vaso de Leche, mediante Carta de fecha 14.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente.

Al respecto me referiré a los documentos emitidos por mi persona cuando me encontraba laborando en la Municipalidad Provincial de Piura en calidad de Servicios No Personales.

• Mediante Carta Nº 35-2007-SGVCH/DVL de fecha 09.Nov.2007 donde se precisa “Que

habiendo recibido los Análisis Químicos, Físicos, Microbiológicos y Organolépticos del producto Leche Evaporada Entera marca Gloria, realizadas por el Laboratorio Intertek Caleb Brett con certificado de conformidad Nº 4573/07 y evaluado el mismo, doy a conocer que el producto ES CONFORME de acuerdo a las Especificaciones Técnicas.

• Como se puede apreciar en la Carta Nº 35 me pronuncie en relación al Certificado Nº 4573/07

referente a los análisis derivados a mi persona con proveído de la Jefatura de la División del Vaso de Leche, donde efectivamente evaluando el mismo se encontraba de acuerdo a las Especificaciones Técnicas en relación a los ASPECTOS MENCIONADOS en la precitada carta, NUNCA se me alcanzo los análisis de Micro nutrientes por cual no puedo pronunciarme sobre algo que no vi. ni evalué. Cabe mencionar que mi persona en calidad de Nutricionista de Servicios No Personales solo me limitaba a dar conformidad a los Certificados emitidos por los Laboratorios acreditados que se derivaban a mi persona para evaluarlos mas no era la responsable de autorizar ni la distribución de insumos, ni el pago de proveedores.

• Mediante Carta Nº 44-2007-SGVCH/DVL de fecha 27.Dic.2007, preciso “Que habiendo

recibido los Análisis Químicos, Físicos, Microbiológicos y Organolépticos de los lotes descritos con los códigos 33096, 43096, 430912, 43116, 33116, 13092, realizados por el Laboratorio Intertek Caleb Brett con certificado de conformidad Nº 5307/07 y evaluado el mismo, doy a conocer que el producto ES CONFORME de acuerdo a las Especificaciones Técnicas”.

• Como se puede apreciar doy conformidad al Certificado Nº 5307/07 y me pronuncio dando

conformidad de los aspectos mencionados y subrayados, mencionando de igual manera que NUNCA se me alcanzo los análisis de Micro nutrientes por cual no puedo pronunciarme sobre algo que no evalué. No siendo yo la responsable de autorizar ni la distribución de insumos, ni el pago de proveedores.

• Mediante Carta Nº 17-2007-SGVCH/DVL de fecha 17.May.2007, preciso “Que habiendo

recibido los Análisis Químicos, Físicos, Microbiológicos y Organolépticos del producto Harina de Quinua Avena Instantánea fortificada con vitaminas y minerales, realizados por los Laboratorios SGS del Perú SAC con informe Nº 391501/621569 y File Q/L CTS / AP 208140 y evaluado el mismo, doy a conocer que cumple con las cantidades requeridas de Kcal. totales, proteínas, grasas, carbohidratos, vitamina A, vitamina C, Tiamina, Riboflavina, vitamina B6, hierro, zinc y calcio, dando resultado conforme a los nutrientes mencionados y relación al fósforo el resultado no es conforme, la cual fue verificado por Laboratorio INASSA con certificado Nº 1541/2007/C dándose conformidad al fósforo y como conclusión se da conformidad a los nutrientes que se presentaron analizados porque se encontraban dentro de lo establecido.

En la Carta Nº 17 menciono la evaluación del Certificado mencionado y se da conformidad a los nutrientes mencionados o no conformidad si no se encuentran dentro de los parámetros establecidos en la normativa. Sin embargo debo mencionar que la evaluación de los Certificados se realizaba por mi persona siempre y cuando la Jefatura de la División del Vaso de Leche me lo solicitara a través de un proveído.

A los comentarios expuestos la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación: No desvirtúa los hechos observados, toda vez que la señora Sonia Giovanna Vásquez Chávez en calidad de Nutricionista del Programa del Vaso de Leche, por el cargo que desempeñó a esa fecha, era la persona responsable de dar la conformidad de los insumos adquiridos destinados a los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, debiendo para tal efecto haber dado dicha

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conformidad de acuerdo a las exigencias de la ración alimenticia definidas para dicho programa, estando en la obligación de conocerlas y en base a las mismas dar su conformidad, las mismas que están normadas en la Resolución Ministerial N° 711-2002-SA/DM, por lo que resulta contra producente sus aclaraciones en el sentido de haber dado su conformidad solo en base a los Análisis Químicos, Físicos, Microbiológicos y Organolépticos que le fueron alcanzados, sin haber exigido para dar dicha conformidad el Certificado de Calidad conteniendo los requisitos mínimos nutricionales. Por lo expuesto le asiste Responsabilidad Administrativa, a la señora SONIA GIOVANNA VÁSQUEZ CHÁVEZ - ex Nutricionista del Programa del Vaso de Leche, por haber emitido documentos dando conformidad a los insumos adquiridos destinados a los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche sólo en base a los Análisis Químicos, Físicos, Microbiológicos y Organolépticos, sin haber exigido el Certificado de Calidad conteniendo los Requisitos Mínimos Nutricionales establecidos en las Bases Administrativas aprobadas para tal efecto, y en la normativa establecida sobre la materia.

Se precisa que la precitada profesional fue contratada bajo la modalidad de servicios no personales, por lo que no se encuentra inmerso en los alcances del Decreto Legislativo N° 276 – Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N° 005-90-PCM, por lo que no les aplicable la apertura de Proceso Administrativo Disciplinario.

7. INCORRECTA APLICACIÓN DE LA NORMATIVA POR INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL HA ORIGINADO EL NO COBRO DE PENALIDAD A PROVEEDOR POR LA SUMA DE S/. 28,410.49, EN PERJUICIO ECONÓMICO DE LA MUNICIPALIDAD

De la evaluación a la documentación sustentatoria relacionada con la adquisición de insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche, vía exoneración por Situación de Desabastecimiento Inminente, se ha determinado lo siguiente: Que con fecha 12 de abril de 2007 la Municipalidad Provincial de Piura suscribe contrato con el representante legal de la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C. señor José Antonio Fajardo Valenzuela, para la adquisición de 60,576.75 kg. de Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con Vitaminas y Minerales, por la suma de S/. 284,104.95, estableciéndose en la cláusula segunda el CRONOGRAMA DE ENTREGAS del producto, según como se detalla.

Mediante Carta de fecha 18 de abril de 2007, es decir a un día de la entrega de la primera remesa, el representante legal de la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C. señor José Antonio Fajardo Valenzuela, solicita al Jefe de la Oficina de Logística la ampliación del plazo contractual, amparando su solicitud en el Artículo 232° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, en la que expone entre otros aspectos, las razones que motivarían el incumplimiento al plazo establecido en el contrato, según como se detalla:

1. El producto: Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con Vitaminas y Minerales es un

producto formulado y producido única y exclusivamente para la Municipalidad Provincial de Piura, esto debido a su compleja composición de sales minerales y vitaminas, complejidad que consta en la ficha técnica de dicho producto y en la composición de la ración del vaso de leche del año 2007 de la Municipalidad Provincial de Piura, la misma que además figura en las Bases de la Adquisición Directa N° 01-2007-OL/MPP y que por mandato legal forma parte integrante del contrato suscrito.

2. En la formulación de la ración diaria del Vaso de Leche 2007 está acreditado que más del 95% de los micronutrientes (sales minerales y vitaminas) son aportados por el producto Harina de Quinua

N° DE REMESA

FECHA DE ENTREGA

HARINA DE QUINUA AVENA INSTANTÁNEA FORTIFICADA CON VIT.

Y MINERALES (Bolsa Unidad 1 Kg)

1 19 y 20 Abril 41,057.58 2 02,03 y 04 Mayo 19,519.18

TOTAL 60,576.75 Kilos

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Avena Instantánea Fortificada con Vitaminas y Minerales, consecuentemente es este producto el más importante y complejo de los tres insumos que forman parte de la ración del Vaso de Leche.

3. La cantidad de premix vitamínico que mi representada tiene que utilizar, conforme a la fórmula de Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con Vitaminas y Minerales, para la primera remesa, es de 268 kg., el que sería adquirido a dos proveedores, como son: la Empresa GRANOTEC DEL PERÚ S.A.C. (200 kg.) y a la Empresa PROTIVIT S.A.C., las que por razones netamente atribuibles a terceros, no han cumplido con entregarnos en el plazo acordado los 268 kg. del premix vitamínico, por esta razón se ha producido un retraso de 06 días en la producción de la primera remesa del producto.

4. El proceso de producción del producto Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con Vitaminas y Minerales, se resume de la siguiente manera: Primer Paso: proceso de extracción de los cereales (Quinua y Avena), Segundo Paso: pesado y mezclado de todos los insumos, Tercer Paso: envasado. Como Usted puede apreciar es el segundo paso donde participa el premix vitamínico; este paso o etapa de producción se convierte en un cuello de botella que impide el avance de la producción y consecuentemente impide que podamos continuar con la producción.

5. El retraso en la entrega del insumo “premix vitamínico” se debe esencialmente a que dicho bien, no es producido en el Perú, todas las vitaminas son importadas; en el Perú no existe ningún fabricante de vitaminas, sólo existen distribuidores, representantes o sucursales de empresas extranjeras, en este orden de ideas, está claro que el insumo “premix vitamínico” es un insumo de difícil adquisición, al no existir fabricantes nacionales que cuenten con un stock permanente y su elevado costo impide que los proveedores nacionales puedan mantener un stock del producto que permita una rápida atención, por esta razón una vez que se confirma un pedido de vitaminas los proveedores nacionales proceden a su importación.

6. Nuestro proveedor PROTIVIT S.A.C., no ha podido entregarnos el premix vitamínico solicitado en el plazo ofrecido, conforme manifiesta en la Carta que en original adjuntamos; en la Carta el proveedor explica la razón o circunstancia que ha motivado el retraso, en tal sentido y conforme señala el Inciso 2) del Artículo 232° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, procede la ampliación deL plazo contractual al haberse originado un retraso que no es imputable a PROPEI S.A.C., el retraso como señalamos anteriormente es de 06 días por lo que corresponde ampliar el plazo de entrega de la primera remesa hasta el 26 de abril de 2007.

Al respecto, evaluados los hechos precedentes, se determina que los motivos expuestos por el representante legal de la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C. señor José Antonio Fajardo Valenzuela, no justifican la ampliación de plazo solicitado, en razón a lo siguiente:

1) En el expediente para su contratación, la referida empresa ha presentado una DECLARACIÓN JURADA

DE ORIGEN DEL PRODUCTO ALIMENTICIO, suscrita por el señor José Antonio Fajardo Valenzuela, en calidad de Apoderado, la misma que en el numeral 6) contenida en el Anexo N° 07 del referido expediente, declara lo siguiente: “Que el producto Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con Vitaminas y Minerales objeto de la presente adjudicación ofertado por mi representada está compuesta de 96 % de origen nacional, procedente de la ciudad de Lima”, lo que se contrapone con los argumentos expuestos en su solicitud de ampliación de plazo, declaración jurada que fue presentada como requisito contemplado en el Título IV, numeral 4.1.2, literal c) de las Bases Administrativas aprobadas para dicha adquisición, la que establecía en el acápite sobre PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS QUE TIENEN LA CONDICIÓN DE FACTORES TÉCNICOS APLICABLES, entre otros, la presentación de la “Declaración Jurada de procedencia u origen del producto y de los insumos utilizados, según lo establecido en el Artículo 2° de la Ley N° 27712”.

2) En la documentación que remitió a la Municipalidad como parte del expediente para la contratación de su representada, adjuntó como Anexo N° 08, una Carta suscrita por el señor José Antonio Fajardo Valenzuela en calidad de Apoderado, indicando el CRONOGRAMA DE ENTREGA DEL PRODUCTO, en el que detallaba que el producto requerido se entregaría en las fechas siguientes:

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• Primera Remesa : 02, 03 y 04 de abril de 2007 : 41,057.58 kg. • Segunda Remesa : 02, 03 y 04 de mayo de 2007 : 19,519.18 kg.

El precitado documento fue presentado como requisito contemplado en el Título IV, numeral 4.1.2, literal 7 de las Bases Administrativas aprobadas para tal efecto, la que establecía en el acápite sobre DOCUMENTOS QUE TIENEN LA CONDICIÓN DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS, entre otros, la presentación con carácter obligatorio de una “Carta de compromiso en la que se consigne el plazo y cronograma de entrega del producto, …”.

3) Mediante Carta de fecha 09 de abril de 2007 y recepcionada el 11 de abril del mismo año, la

Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C., solicita al Jefe de la Oficina de Logística se sirva precisar el plazo final para la suscripción del contrato, no obstante haber transcurrido once (11) días hábiles de habérsele notificado se presente a suscribir contrato, asimismo precisa que al momento de fijar el plazo de entrega del producto correspondiente a la primera remesa, en el contrato de suministro, se considere un plazo no menor a ocho (08) días calendarios, contados desde la firma del contrato. Lo solicitado fue tomado en cuenta por la Municipalidad Provincial de Piura, toda vez que en el Contrato para la adquisición de Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con Vitaminas y Minerales se consideró como plazo para la entrega de la primera remesa los días 19 y 20 de abril, es decir dentro de los alcances del plazo solicitado por la Empresa.

No obstante, lo expuesto la Municipalidad aprobó la ampliación solicitada, tomando como fundamento el Informe N° 852-2007-GAJ/MPP de fecha 23.Abr.2007 suscrito por el ex Gerente de Asesoría Jurídica señor Armando Arévalo Zeta, emitido en atención a lo solicitado por el ex Jefe de la Oficina de Logística señor Omar Neira Torres, a través del Informe N° 198-2007-OL/MPP de fecha 20.Abr.2007, en el que OPINA que resulta amparable lo solicitado por el precitado proveedor, considerando que los hechos expuestos por la precitada Empresa en su solicitud, se enmarcan dentro del supuesto atraso o paralización no imputables al contratista, normado en el Artículo 232° Inciso 2) del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, toda vez que habría resultado ajeno a la voluntad del contratista el incumplimiento que éste mismo padece respecto de su proveedor PROTIVIT, según lo expresa en la Carta que para el caso se le remite a la Empresa PROPEI S.A.C. con fecha 16.Abr.2007. Al respecto, se observó que la opinión solicitada al ex Gerente de Asesoría Jurídica sólo se efectuó en base a la solicitud y demás documentación adjuntada en la misma, por la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C. más no en el expediente administrativo que sustentó su contratación, el cual tampoco fue requerido por el precitado ex Gerente de Asesoría Jurídica como era su obligación a fin de emitir una opinión dentro del marco legal vigente, limitándose a emitir su OPINIÓN con la documentación alcanzada, agregando al concluir su informe, lo siguiente: “Correspondiendo entonces se proceda a dar atención a dicha solicitud, previo informe de su despacho en el que se evalúe la mencionada solicitud dentro de los alcances de los términos contractuales del contrato suscrito entre la Municipalidad y la Empresa PROPEI S.A.C. respecto del plazo de presentación de la solicitud al no haberse anexado al presente expediente los antecedentes administrativos, ni el informe técnico correspondiente”, lo que no fue tomado en consideración por el ex Jefe de la Oficina de Logística Lic. Omar Neira Torres, toda vez que mediante Oficio N° 078-2007-OL/MPP de fecha 23.Abr.2007 remitido vía fax el 24 de abril del mismo año, le da a conocer a la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C, “que en mérito a la opinión emitida por la Gerencia de Asesoría Jurídica de la Municipalidad Provincial de Piura, le comunica que resulta amparable su solicitud de ampliación de plazo contractual ya que los hechos expuestos en su solicitud se enmarcan dentro del supuesto de atraso o paralización imputables al contratista, normado en el Artículo 232° Inciso 2) del Reglamento de la materia”, por lo que la entrega de la primera remesa del producto se realizó los días 24 y 25 de abril de 2007, o sea cinco (05) días después de las fechas establecidas en el contrato suscrito, en base a la Addenda del contrato suscrita con fecha 24.Abr.2007, en la cual se amplia el plazo de entrega de la primera remesa hasta el día 26.Abr.2007, sin que se cobre penalidad alguna por dicho retraso, la que ascendió a la suma de S/. 28,410.49, equivalente al 10 % del monto del contrato suscrito con la precitada empresa con fecha 12.Abr.2007 por la suma de S/. 284,104.905, en razón a lo establecido en el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo N° 084-2004-PCM, el mismo que en el Artículo 222°.- Penalidad por mora en

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la ejecución de la prestación, establece: “En caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, la Entidad le aplicará al contratista una penalidad por cada día de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto contractual o, de ser el caso, del ítem, tramo, etapa o lote que debió ejecutarse o de la prestación parcial en el caso de ejecución periódica. Esta penalidad será deducida de los pagos a cuenta, del pago final o en la liquidación final; o si fuese necesario se cobrará del monto resultante de la ejecución de las garantías de fiel cumplimiento o adicional por el monto diferencial de la propuesta”.

Aspectos que han incumplido la siguiente normativa: A) Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM que aprueba el Texto Único de la Ley de Contrataciones

y Adquisiciones del Estado.

Artículo 21°.- Situación de desabastecimiento inminente. Se considera situación de desabastecimiento inminente aquella situación extraordinaria e imprevisible en la que la ausencia de determinado bien, servicio u obra compromete en forma directa e inminente la continuidad de las funciones, servicios, actividades u operaciones productivas que la Entidad tiene a su cargo de manera esencial. Dicha situación faculta a la Entidad a la adquisición o contratación de los bienes, servicios u obras sólo por el tiempo o cantidad, según sea el caso, necesario para resolver la situación y llevar a cabo el proceso de selección que corresponda. (…)

B) Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Artículo 141°.- Situación de desabastecimiento inminente. La situación de desabastecimiento inminente se configura en los casos señalados en el artículo 21° de la Ley; no encontrándose comprendidas entre estas las adquisiciones o contrataciones para cubrir necesidades complementarias y administrativas de la entidad. La necesidad de los bienes, servicios u obras debe ser actual y urgente para atender los requerimientos inmediatos, no pudiéndose invocar la existencia de una situación de desabastecimiento inminente en supuestos como en vía de regularización, por períodos consecutivos y que excedan el lapso del tiempo requerido para paliar la situación y para satisfacer necesidades anteriores a la fecha de aprobación de la exoneración al proceso de selección.

(…)

Artículo 222°.- Penalidad por mora en la ejecución de la prestación. En caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, la Entidad le aplicará al contratista una penalidad por cada día de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez por cien (10%) del monto contractual o, de ser el caso, del ítem, tramo, etapa o lote que debió ejecutarse o de la prestación parcial en el caso de ejecución periódica. Esta penalidad será deducida de los pagos a cuenta, del pago final o en la liquidación final; o si fuese necesario se cobrará del monto resultante de la ejecución de las garantías de fiel cumplimiento o adicional por el monto diferencial de la propuesta.

En todos los casos, la penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo con la siguiente fórmula:

Penalidad diaria = 0.10 x Monto

F x Plazo en días

Donde F tendrá los siguientes valores: • Para plazos menores o iguales a sesenta (60) días, para bienes, servicios y ejecución de obras: F =

0.40

• Para plazos mayores a sesenta (60) días: - Para bienes y servicios : F = 0.25 - Para obras : F = 0.15

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Tanto el monto como el plazo se refieren, según corresponda, al contrato, ítem, tramo, etapa o lote que debió ejecutarse o de la prestación parcial en el caso de contratos de ejecución periódica. Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, la Entidad podrá resolver el contrato por incumplimiento. (…)

C) Contrato para la Adquisición de Insumos para el Programa del Vaso de Leche por Situación

de Desabastecimiento Inminente, suscrito por la Municipalidad Provincial de Piura y la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C. CLÁUSULA SEGUNDA: CRONOGRAMA DE ENTREGAS. La adquisición/abastecimiento de los insumos deberán ser presentados estrictamente y en forma obligada (cláusula cuarta inciso a) en las condiciones especificadas en las Bases Administrativas, de acuerdo a las cantidades y cronograma siguiente:

CLÁUSULA SEXTA: PENALIDADES. “EL PROVEEDOR”, entregará el producto según el cronograma establecido en la cláusula segunda del presente contrato. En caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, la Municipalidad aplicará al proveedor una penalidad por cada día de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto contractual, del ítem. Esta penalidad será deducida de los pagos a cuenta, del pago final, o si fuese necesario se cobrará del monto resultante de la ejecución de las garantías que se refiere el Artículo 215° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

La penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo con la siguiente fórmula:

Penalidad diaria = 0.10 x Monto

F x Plazo en días

Donde F tendrá los siguientes valores:

• Para plazos menores o iguales a sesenta (60) días : 0.40 • Para plazos mayores a sesenta (60) días : 0.25

Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, la Municipalidad podrá resolver el contrato por incumplimiento.

D) Bases Administrativas aprobadas mediante Resolución Gerencial N° 015-2007-GM/MPP de

fecha 20.Mar.2007.

TÍTULO IV: ACTO DE RECEPCIÓN Y APERTURA DE PROPUESTAS. (….) 4.1.2 PROPUESTA TÉCNICA.

Deberá contener original y copia, de los documentos que se detallarán en los párrafos siguientes. Asimismo, deberá existir correspondencia y concordancia entre todos los documentos presentados en el sobre de la Propuesta Técnica, de tal forma que conste que el conjunto de ellos se refieren a los mismos productos ofertados. DOCUMENTOS QUE TIENEN LA CONDICIÓN DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS. (…) La presentación de los documentos que a continuación se indican, son de carácter obligatorio: (…)

N° DE REMESA

FECHA DE ENTREGA

HARINA DE QUINUA AVENA INSTANTÁNEA FORTIFICADA CON VIT. Y MINERALES

(Bolsa Unidad 1 Kg) PRIMERA 19 y 20 Abril 41,057.58 SEGUNDA 02,03 y 04 Mayo 19,519.18

TOTAL 60,576.75 Kilos

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7. Carta de compromiso en la que se consigne el plazo y cronograma de entrega del producto, en caso ser favorecido con la Buena Pro. Según Anexo N° 08.

DOCUMENTOS QUE TIENEN LA CONDICIÓN DE FACTORES TÉCNICOS APLICABLES.- Su no presentación no descalifica al proveedor: (…) c. Declaración Jurada de procedencia u origen del producto y de los insumos utilizados,

según lo establecido en el Artículo 2° de la Ley N° 27712. Según Anexo N° 07.

E) Ley N° 27712 - Ley que modifica la Ley N° 27470, Ley que establece normas complementarias para la ejecución del Programa del Vaso de Leche, la misma que establece lo siguiente:

Artículo 2°.- Modificación del numeral 4.1 del Artículo 4° de la Ley N° 27470. Modifícase el numeral 4.1 del Artículo 4° de la Ley N° 27470, el mismo que quedará redactado con el texto siguiente:

“4.1 Los recursos del Programa del Vaso de Leche financian la ración alimenticia diaria, la que

debe estar compuesta por productos de origen nacional al 100 % en aquellas zonas en la que la oferta de productos cubre la demanda. Dicha ración debe estar constituida por alimentos nacionales pudiendo ser prioritariamente leche en cualquiera de sus formas u otro producto, los cuales a fin de alcanzar el valor nutricional mínimo, serán complementados con alimentos que contengan un mínimo de 90 % de insumos de la localidad, tales como harina de quinua, quiwicha, haba, maca, cebada, avena, arroz, soya y otros productos nacionales. Se deberá adquirir aquellos alimentos de mayor valor nutricional adecuadamente balanceado y que tengan el menor costo. Será el Ministerio de Salud, específicamente el Instituto Nacional de Salud, el que determine el valor nutricional mínimo. (…)”.

Los hechos expuestos se han originado por una incorrecta aplicación de la normativa relacionada con la ampliación del plazo contractual, generando este hecho el no cobro de las penalidades por retraso en la entrega de los insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche por la suma de S/. 28,410.49. En cumplimiento a la NAGU 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS, la presente observación fue comunicada durante la ejecución de la acción de control a las personas involucradas, a efecto de que presenten sus comentarios y/o aclaraciones, las que se resumen a continuación: 1) El señor ARMANDO ARÉVALO ZETA - ex Gerente de Asesoría Jurídica, mediante Carta de

fecha 21.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente: Al respecto debo precisar que en el presente hallazgo, se indica que no hubieron elementos suficientes que ameritaban la ampliación del plazo, ya que de la declaración jurada de origen del producto, presentada por el postor Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C., se indica que el producto ofertado por su representada esta compuesta de 96% de origen nacional, procedente de la ciudad de Lima, refiriendo que se contrapone con lo solicitado por el mencionado postor, cabe precisar, con ello que la declaración jurada precisa que es un 96% de producto nacional y no el 100%, por lo que en ese 4% de diferencia se encuentra la adquisición del “premix vitamínico” para obtener el producto requerido por la Municipalidad Provincial de Piura. En cuanto al cronograma de entrega del producto que se adjunta al Anexo N° 08, se debe precisar que este obedece a la formalización del Contrato, a efectos de poder cumplir con los requerimientos del mismo, pero no obstante pueden surgir situaciones que no permitan el cumplimiento de los compromisos adquiridos en los plazos previstos, razón por la cual la normatividad de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, regula dichos supuestos por lo que para tal efecto, se debe de cumplir con los presupuestos indicados en ella, razón por la cual la Gerencia a mi cargo emitió el Informe Nº 852-2007-GAJ/MPP, en el que se opinó que resultaba amparable lo solicitado por el proveedor en tanto que su solicitud se enmarcaba en lo dispuesto en el Artículo 232° Inciso 2) del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, resultando ajeno a la voluntad del contratista el incumplimiento que padece respecto de su proveedor PROTIVIT S.A.C.,

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razón por la cual se opinó por la procedencia de lo solicitado, no obstante que del Informe mismo se indica que lo opinado por la Gerencia de Asesoría Jurídica, DEBE SER PREVIO INFORME DE LA OFICINA DE LOGÍSTICA EN EL QUE SE EVALÚE LA SOLICITUD DENTRO DE LOS ALCANCES DE LOS TÉRMINOS CONTRACTUALES DEL CONTRATO SUSCRITO ENTRE LA MUNICIPALIDAD Y LA EMPRESA PROPEI S.A.C, RESPECTO AL PLAZO DE PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD AL NO HABERSE ANEXADO AL EXPEDIENTE LOS ANTECEDENTES ADMINISTRATIVOS, NI EL INFORME TECNICO CORRESPONDIENTE. FUNDAMENTACIÓN JURÍDICA. El descargo realizado lo sustento en la siguiente base legal: La Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado en el cuarto párrafo del Artículo 42° prescribe: “El contratista podrá solicitar la anulación de plazo pactado por atrasos y/o paralizaciones ajenos a su voluntad, atrasos en el cumplimiento de sus prestaciones por causas atribuibles a la Entidad contratante, y por caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobados que modifiquen el calendario contractual”. Asimismo, el Artículo 232° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado establece: “Procede la ampliación del plazo en los siguientes casos: (…) 2.- Por atrasos o paralizaciones no imputables al contratista (…). El contratista deberá solicitar la ampliación dentro del plazo de siete (07) días hábiles de aprobado el adicional o de finalizado el hecho generador del atraso o paralización. La Entidad resolverá sobre dicha solicitud en idéntico plazo, computado desde su presentación. De no existir pronunciamiento expreso, se tendrá por aprobada la solicitud del contratista, bajo responsabilidad del Titular o la máxima autoridad administrativa de la Entidad, según corresponde. En virtud de la ampliación otorgada, la Entidad ampliara el plazo de los contratos directamente vinculados al contrato principal. Las ampliaciones de plazo en prestación de servicios darán lugar al pago de los costos directos y gastos generales, además de la utilidad. Cualquier controversia relacionada con la ampliación del plazo por parte de la Entidad podrá ser sometida a conciliación y/o arbitraje dentro de los quince (15) días posteriores a la comunicación de esta decisión”. De lo indicado en las normas citadas de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, se tiene que la ampliación de plazos, con los requisitos requeridos modifican el calendario contractual, es decir que con la ocurrencia de uno de los presupuestos contenidos en la norma referida, el calendario contenido dentro del contrato, se modifica y en consecuencia se amplían los plazos para el cumplimiento de la obligación contraída: por lo que, ante tal hecho, y con los presupuestos normativos se opinó por la procedencia de la solicitud presentada por el contratista, previa revisión de los términos contractuales, debiendo para tal efecto tenerse en cuenta los plazos previstos en el Artículo 232° del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado citado en el párrafo que antecede, lo que correspondía revisar a la Oficina de Logística; teniendo en cuenta, que para la emisión del respectivo informe legal, no se adjuntó el expediente administrativo, por lo que se recomendó la procedencia con la emisión previa del respectivo informe técnico por dicha Oficina y la revisión de los términos del contrato celebrado entre la Municipalidad Provincial de Piura y la Empresa PROPEI S.A.C. El Artículo IV.- PRINCIPIOS DEL PROCEDIMIENTO ADMNINISTRATIVO, del Título Preliminar de la Ley de Procedimiento Administrativo General - Ley N° 27444, establece: “(…) 1.7.- Principio de Presunción de Veracidad.- En la tramitación del procedimiento administrativo, se presume que los documentos y declaraciones formulados por los administrados en la forma prescrita por esta Ley, responden a la verdad de los hechos que ellos afirman. Esta presunción admite prueba en contrario”. Por lo que, en virtud de este principio las autoridades públicas han de suponer legalmente que los administrados proceden con verdad en sus actuaciones, en cualquiera de los procedimientos en los que intervienen, por lo que en mi condición de Gerente de Asesoría Jurídica de aquel entonces, en mérito al principio invocado es que opiné por la procedencia de lo solicitado por el contratista, pero con la salvedad, de que previamente la Oficina de Logística emita su respectivo informe dentro de los alcances contractuales pactados entre la Municipalidad y la Empresa PROPEI S.A.C.

A los comentarios expuestos la Comisión de Auditoría ha efectuado la siguiente evaluación:

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El señor Armando Arévalo Zeta, en su condición en ese entonces de gerente de Asesoría jurídica emitió una OPINIÓN LEGAL, sin haber evaluado previamente toda la documentación del expediente administrativo relacionada con la adquisición vía exoneración por causal de Desabastecimiento Inminente del insumo Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con Vitaminas y Minerales destinado para el Programa del Vaso de Leche, habiendo sustentado la procedencia de la ampliación de plazo solicitada por el representante legal de la empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C., señor José Antonio Fajardo Valenzuela, sólo en las causas invocadas por el precitado proveedor, las mismas que no merituaban dicha ampliación, considerando que dicha adquisición se efectuó vía Exoneración por situación de Desabastecimiento Inminente, y de acuerdo a los alcances establecidos en el Artículo 21° del Decreto Supremo N° 083-2004-PCM que Aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado concordante con el Artículo 141° del Decreto Supremo N° 084-2004-PCM que Aprueba su Reglamento, las adquisiciones vía Exoneración por situación de Desabastecimiento Inminente se aprueban ante la ausencia de un determinado bien, servicio u obra que compromete en forma directa e inminente la continuidad de las funciones servicios, actividades u operaciones productivas que la Entidad tiene a su cargo de manera esencial, por lo que a fin de dar solución inmediata a la situación que se presenta, la precitada normativa aprueba la modalidad de adquisición vía Exoneración por situación de Desabastecimiento Inminente, con la finalidad de atender los requerimientos inmediatos de los bienes, servicios u obras requeridos en calidad de urgentes. En este orden de ideas la Contraloría General de la República emitió el Comunicado N° 03-2005-CG, el mismo que la parte in fine del punto 2 precisa taxativamente lo siguiente: “En los casos de los contratos derivados de exoneraciones por situación de desabastecimiento inminente, así como por las demás causales de exoneración, no proceden prórrogas, adenda, adicionales, ni los contratos complementarios, por cuanto de producirse se afectará lo dispuesto en los Artículos 19°, 20° y 21° de la Ley N° 26850, así como el Artículo 141° del Reglamento que establece la naturaleza temporal y excepcional de la exoneración”, por lo que lo solicitado por la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C. no se encontraba arreglado a ley, consecuentemente la OPINIÓN LEGAL vertida por el ex Gerente de Asesoría Jurídica ha debido sustentarse en la normativa antes mencionada, y no en base a normas que regulan las adquisiciones efectuadas vías determinados procesos de selección, más aún si tenemos en cuenta que la adquisición materia de observación se aprobó para solucionar el desabastecimiento en que se encontraban los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche. De los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de la observación de responsabilidad del señor Armando Arévalo Zeta aún persisten, toda vez que en su condición en ese entonces de Gerente de Asesoría Jurídica emitió una Opinión Legal dando por aceptada la ampliación del plazo solicitada por el Apoderado de la Empresa PROPEI SAC, sin efectuar una evaluación de los hechos, como correspondía, más aún si tenemos en cuenta que la Opinión solicitada a su despacho estaba relacionada con una adquisición efectuada vía exoneración por situación de desabastecimiento inminente, por lo que teniendo en consideración la urgencia de la entrega de los productos que motivó su exoneración, no era procedente aprobar la ampliación solicitada, lo que devino en perjuicio económico de la Municipalidad al haberse omitido el cobrado penalidades por la suma de S/. 28,410.49.

2) El señor OMAR NEIRA TORRES -ex Jefe de la Oficina de Logística, mediante Oficio N° 002-

2008-ONT/MPP de fecha 25.Ago.2008, ha presentado sus aclaraciones, manifestando principalmente lo siguiente:

• Con fecha 18.Abr.2007 la empresa PROPEI S.A.C., representada por su apoderado, señor José

Antonio Fajardo Valenzuela, solicita ampliación del plazo contractual de la primera entrega de 41,057.58 kilos del producto HARINA DE QUINUA AVENA INSTANTÁNEA FORTIFICADA CON VITAMINAS Y MINERALES, en mérito a lo establecido en el Artículo 232°, Inciso 2 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, exponiendo los fundamentos descritos en el precitado hallazgo.

• Con fecha 20.Abr.2007, mediante informe Nº 198-2007-OL/MPP, la Oficina de Logística, solicitó

opinión legal sobre la ampliación del plazo contractual para la entrega de la primera remesa de 41,057.58 kilos del producto de HARINA DE QUINUA AVENA INSTANTÁNEA

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FORTIFICADA CON VITAMINAS Y MINERALES, hasta el 26.Abr.2007, siendo dicha empresa ganadora de la Buena Pro del Ítem 02, del contrato de suministro para la Adquisición de Insumos para el Programa del Vaso de Leche, Adquisición Directa Nº 01-2007-OL/MPP.

• La Gerencia de Asesoría Jurídica, mediante informe Nº 852-2007-GAJ/MPP, de fecha 23.Abr.2007, opinó; que resulta amparable la solicitud de la empresa PROPEI S.A.C. con respecto a la ampliación del plazo contractual ya que los hechos expuestos se encontraban enmarcados dentro del supuesto atraso o paralización no imputables al contratista, normado en el Artículo 232° Inciso 2 del Reglamento de la materia, toda vez que habría resultado ajeno a la voluntad del contratista el incumplimiento que éste mismo padece respecto a su proveedor PROTIVIT S.A.C., correspondiendo entonces se proceda a la atención a dicha solicitud.

• Mediante Oficio Nº 78-2007-OL/MPP, la Oficina de Logística, dio respuesta a la solicitud

presentada por la Empresa PROPEI S.A.C., en el cual comunica que en mérito a la opinión emitida por la Gerencia de Asesoría Jurídica de la Municipalidad Provincial de Piura, resulta amparable la solicitud de ampliación de plazo contractual ya que los hechos expuestos se enmarcan dentro del supuesto atraso o paralización no imputables al contratista normado en el Artículo 232° Inciso 2 del Reglamento de la materia.

• Al respecto, la Oficina de Logística, mediante informe Nº 206-2007-OL/MPP de fecha

24.Abr.2007, dio a conocer a la Gerencia de Administración sobre la ampliación del plazo contractual de la primera remesa de 41,057.58 kilos del producto de HARINA DE QUINUA AVENA INSTANTÁNEA FORTIFICADA CON VITAMINAS Y MINERALES.

• Por tanto, con fecha 24.Abr.2007, la Oficina de Logística, con visto bueno de la Gerencia de Asesoría Jurídica, firmó la “addenda Nº 01 del Contrato para la Adquisición de Insumos para el Programa del Vaso de Leche por Situación de Desabastecimiento Inminente, Adquisición Directa Nº 01-2007-OL/MPP”.

• En tanto, la Gerencia de Administración, con proveído de fecha 09.May.2007, indica, que se

remita con carácter de urgente copia de Addenda al contrato sobre ampliación de entrega de insumos.

CONCLUSIONES. Por lo antes expuesto, el suscrito en su calidad de ex Jefe de la Oficina de Logística, ha seguido el procedimiento de acuerdo a la normatividad vigente en concordancia con el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM. A los comentarios expuestos la Comisión de Auditoría ha realizado la siguiente evaluación: El señor Omar Neira Torres en su condición en ese entonces de Jefe de la Oficina de Logística, tenía conocimiento que dicha adquisición fue efectuada vía exoneración por situación de Desabastecimiento Inminente, considerando que mediante Acuerdo Municipal N° 025-2007-C/CPP de fecha 14.Mar.2007 se acordó: Exonerar del proceso de selección por causal de Desabastecimiento Inminente la adquisición de insumos del Programa del Vaso de Leche, y se autorizó a la Oficina de Logística, en esa fecha a su cargo, la realización de las acciones correspondientes para la adquisición del producto Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con Vitaminas y Minerales, no obstante ante la solicitud de ampliación del plazo requerida por el representante legal de la empresa PROPEI S.A.C. señor José Antonio Fajardo Valenzuela, solicitó OPINIÓN LEGAL a la Gerencia de Asesoría Jurídica, y es mediante Informe N° 852-2007-GAJ/MPP de fecha 23.Abr.2007 suscrito por el ex Gerente de Asesoría Jurídica señor Armando Arévalo Zeta en el que OPINA que resulta amparable lo solicitado por el proveedor, considerando que los hechos expuestos en su solicitud se enmarcan dentro del supuesto atraso o paralización no imputables al contratista, normado en el Artículo 232° Inciso 2) del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado …., recomendando se proceda a dar atención a dicha solicitud, previo informe del despacho de la Oficina de Logística, con la finalidad de que evalúe dicha solicitud dentro de los alcances de los términos contractuales del contrato suscrito entre la Municipalidad y la Empresa PROPEI S.A.C., lo cual no fue tomado en cuenta por su persona en condición en ese entonces de Jefe de la Oficina de Logística, considerando que mediante Oficio

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N° 078-2007-OL/MPP de fecha 24.Abr.2007, comunica a la precitada Empresa que se le concede la ampliación de plazo solicitada, por lo cual con fecha 24 de abril de 2007, que concluyó con la elaboración de la Addenda N° 01 “Contrato para la Adquisición de Insumos para el Programa del Vaso de Leche por Situación de Desabastecimiento Inminente”, la misma que establece que la entrega de la primera remesa la efectué hasta el día 26 de abril de 2007, no obstante de acuerdo a los alcances establecidos en el Artículo 21° del Decreto Supremo N° 083-2004-PCM que Aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado concordante con el Artículo 141° del Decreto Supremo N° 084-2004-PCM que Aprueba su Reglamento, las adquisiciones vía Exoneración por situación de Desabastecimiento Inminente se aprueban ante la ausencia de un determinado bien, servicio u obra que compromete en forma directa e inminente la continuidad de las funciones servicios, actividades u operaciones productivas que la Entidad tiene a su cargo de manera esencial, por lo que a fin de dar solución inmediata a la situación que se presenta, la precitada normativa aprueba la modalidad de adquisición vía Exoneración por situación de Desabastecimiento Inminente, con la finalidad de atender los requerimientos inmediatos de los bienes, servicios u obras requeridos en calidad de urgentes. En este orden de ideas la Contraloría General de la República emitió el Comunicado N° 03-2005-CG, el mismo que la parte in fine del punto 2 precisa taxativamente lo siguiente: “En los casos de los contratos derivados de exoneraciones por situación de desabastecimiento inminente, así como por las demás causales de exoneración, no proceden prórrogas, addenda, adicionales, ni los contratos complementarios, por cuanto de producirse se afectará lo dispuesto en los Artículos 19°, 20° y 21° de la Ley N° 26850, así como el Artículo 141° del Reglamento que establece la naturaleza temporal y excepcional de la exoneración”, por lo que lo solicitado por la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C. no se encontraba arreglado a ley, consecuentemente la OPINIÓN LEGAL vertida por el ex Gerente de Asesoría Jurídica ha debido sustentarse en la normativa antes mencionada, y no en base a normas que regulan las adquisiciones efectuadas vías determinados procesos de selección, más aún si tenemos en cuenta que la adquisición materia de observación se aprobó para solucionar el desabastecimiento en que se encontraban los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, normativa que también debió ser de conocimiento del ex Jefe de la Oficina de Logística. De la evaluación a los comentarios expuestos, se desprende que los hechos materia de la observación de responsabilidad del señor Omar Neira Torres aún persisten, toda vez que en su condición en ese entonces de Jefe de la Oficina de Logística visó la Addenda del contrato mediante la cual se ampliaba el plazo solicitado por el Apoderado de la Empresa PROPEI SAC, no obstante dicha adquisición haberse efectuado vía exoneración por situación de desabastecimiento inminente, razón por lo que no fue procedente aprobar dicha ampliación mediante la suscripción de una addenda al contrato, lo que devino en perjuicio económico de la Municipalidad al haberse cobrado omitido el cobro de penalidades por la suma de S/. 28,410.49.

Es de precisar que el perjuicio económico relacionado con la presente observación, se encuentran consignados en el Informe N° 007-2008-2-0454 “Informe Especial relacionado con el no cobro de penalidad por incumplimiento contractual por adquisición efectuada vía exoneración por situación de desabastecimiento inminente”.


ARMANDO ARÉVALO ZETA - ex Gerente de Asesoría Jurídica, por haber emitido el Informe N° 852-2007-GAJ/MPP de fecha 23.Abr.2007 conteniendo la OPINIÓN LEGAL, mediante la cual se evito la aplicación de penalidad por mora en la ejecución de la prestación a la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C., no obstante el contrato suscrito con la precitada empresa corresponder a una adquisición efectuada vía Exoneración por situación de Desabastecimiento Inminente, para solucionar en forma inmediata el desabastecimiento de los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, razón por lo que no era procedente aprobar una ampliación de plazo, mediante Addenda de fecha 24.Abr.2007, la que fue suscrita tomando como fundamento la opinión vertida por el precitado ex funcionario y que además cuenta con su visación en señal de conformidad, inobservando de esta manera lo establecido en los incisos a) y b) del artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el de cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado.

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OMAR NEIRA TORRES - ex Jefe de la Oficina de Logística, por haber suscrito la Addenda de Contrato con fecha 24.Abr.2007, mediante la cual se amplió el plazo de entrega de la primera remesa hasta el 26.Abr.2007, por lo que la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria S.A.C. entregó el producto los días 24 y 25 de abril de 2007, sin que se cobre la penalidad que correspondía, inobservando de esta manera lo establecido en los incisos a) y b) del artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el de cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado.

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III. CONCLUSIONES Como resultado del “Examen Especial a la Administración del Programa del Vaso de Leche - periodo 02 de enero al 31 de diciembre de 2007”, se concluye lo siguiente: 1. Se ha determinado que debido a la falta de una adecuada y oportuna toma de decisiones por parte del ex

Alcalde de la Municipalidad Provincial de Piura y por el Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, el Concejo Municipal se vio en la obligación de aprobar mediante Acuerdo Municipal N° 025-20067-C/CPP del 14.Mar.2007, la adquisición de insumos vía exoneración por situación de desabastecimiento inminente, acuerdo en el que omitió considerar información que por ley se tuvo que consignar en el mismo, lo que motivó incluso sea objetado por CONSUCODE a través del Oficio N° E - 340-2007/GNP/APS de fecha 11.May.2007, en el que otorgó a la Entidad un plazo de cinco (05) días hábiles para su subsanación, sin embargo el requerimiento efectuado por CONSUCODE recién fue atendido con Oficio N° 556-2007-OSG/MPP de fecha 07.Set.2007, es decir después de ciento diecinueve (119) días calendario, documento en el cual se remitió el Acuerdo Municipal N° 140-2007-C/CPP de fecha 04.Set.2007, en el cual se consignó erróneamente a la Gerencia de Administración como unidad orgánica responsable de llevar acabo la adquisición no obstante la misma ya haber sido realizada por la Oficina de Logística.

(Observación 1) 2. No obstante el Acuerdo Municipal N° 140-2007-C/CPP haber sido emitido como resultado del acuerdo

adoptado en Sesión Extraordinaria de Concejo de fecha 24.Jul.2007, el mismo recién fue elaborado por la Oficina de Secretaría General el día 04.Set.2007, o sea transcurrido cuarenta y dos (42) días, determinándose además que la cantidad de insumos aprobadas para su adquisición vía exoneración en la en el acuerdo adoptado en la precitada sesión de concejo difieren de las cantidades indicadas en el Acuerdo Municipal antes mencionado. (Observación 1)

3. Se ha determinado que las existencias físicas de insumos al 31 de diciembre de 2007 destinados para el Programa del Vaso de Leche no concuerdan con los saldos reflejados en los Estados Financieros del Ejercicio Económico 2007, en razón a lo siguiente:

3.1 Información reportada en los Estados Financieros al 31.Dic.2007, relacionada al análisis de la Cuenta

Contable 21 Suministros de funcionamiento, Sub Cuenta 214.01 Alimentos para Personas presenta diferencias en relación a los saldos de existencias de insumos del Programa del Vaso de Leche reflejados en el Acta de Cierre de Inventario al 31.Dic.2007, situación que ha sido subsanada en vías de regularización en el año 2008.

(Observación 2.1)

3.2 Las existencias reflejadas en el Acta de Cierre de Inventario al 31.Dic.2007 no concuerda con la documentación sustentatoria de los ingresos y salidas del Almacén del Programa del Vaso de Leche, determinándose un faltante de 367 latas de Leche Evaporada Entera x 410 gr. por el valor de S/. 694.56, las que no han sido debidamente aclaradas por el encargado del Almacén del Programa del Vaso de Leche señor Ricardo Daniel Timaná Yamunaqué y por la ex Jefa de la División del Vaso de Leche señora Isidora Torres Chinga.

(Observación 2.2)

4. Se ha determinado que debido a un inadecuado procedimiento en el registro de la Fase de Compromiso, de los documentos fuentes que sustentan la adquisición de insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche en el Sistema Integrado de Administración Financiera para Gobiernos Locales (SIAF - GL), originó que parte del costo de los insumos por el valor de S/. 138,095.68, se cancele con ingresos propios de la Municipalidad y no con recursos provenientes de la Fuente de Financiamiento 00: Recursos Ordinarios transferidos en el año 2007 por el Ministerio de Economía y Finanzas, como correspondía su cancelación, disminuyendo la disponibilidad del gasto corriente del ejercicio 2008.

Observación 3) 5. Se ha determinado que debido a una incorrecta interpretación de la normativa relacionada con la

aplicación de penalidades por incumplimiento contractual, se ha originado la devolución indebida de

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fondos a la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria SAC por la suma de S/. 8,193.52, lo que ha devenido en perjuicio económico de la Municipalidad Provincial de Piura, lo que se originó debido a que la Opinión Legal vertida por la Gerencia de Asesoría Jurídica se limitó a transcribir la norma sin pronunciarme sobre su procedencia y/o improcedencia de lo solicitado por el proveedor.

(Observación 4) 6. Se ha determinado que la información remitida en el año 2007 con carácter de Declaración Jurada a la

Contraloría General de la República a través de los Formatos PVL: “Información Mensual de Gastos e Ingresos del Programa del Vaso de Leche” y Formatos Ración A: “Informe de la Ración Mensual distribuida por el Programa del Vaso de Leche”, no concuerda con la documentación sustentatoria, según como se detalla:

6.1 En el Formato PVL, equívocamente se han venido informando las facturas emitidas por los

proveedores por la adquisición de insumos destinados para el PVL, cuando las mismas eran canceladas al proveedor, debiendo ser informadas en la fecha de su emisión o a la entrega de los insumos por los proveedores, lo que ha implicado que facturas emitidas en el mes de agosto de 2007 se informen en el mes de octubre que fueron canceladas, consignándoles para tal efecto como fecha de emisión el día 03.Oct.2007 por haber sido canceladas en dicho mes. Independientemente de este hecho se determinó que el monto de la adquisición de Leche Evaporada Entera x 410 gr. informadas en el Formato PVL correspondiente al mes de octubre de 2007, ascendente a la suma de S/. 552,379.07, equivocadamente se consolidó en una sola factura, no obstante el mismo corresponder a la sumatoria de cinco (05) facturas, por lo que debieron ser informadas en forma independiente. Asimismo en el Formato PVL correspondiente al mes de noviembre de 2007, no se reportaron dos (02) facturas por la suma de S/. 138,095.68 por la adquisición de Leche Evaporada Entera x 410 gr. a la Empresa Gloria S.A., el que se omitió informar por el hecho de no haber sido canceladas en dicho mes.

(Observación 5.1) 6.2 En el Formato Ración A correspondiente al mes de diciembre de 2007, se reportó como distribuido

la cantidad de 64,155 latas de Leche Evaporada Entera x 410 gr., no obstante según las Actas de Recepción suscritas por las Presidentas de los Comités del Programa del Vaso de Leche acreditan haberse distribuido en dicho mes la cantidad de 123,379 latas del referido producto, lo que implicó que no se reportó a la CGR la distribución de 59,224 latas. Asimismo en el Formato Ración A correspondiente al mes de setiembre de 2007, se reportó como distribuido la cantidad de 2,474.78 kg. de Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada, no obstante según las Actas de Recepción suscritas por las Presidentas de los Comités del Programa del Vaso de Leche acreditan haberse distribuido la cantidad de 524.83 kg. del referido producto, lo que implicó que se reportó a la CGR un exceso de 1,907.58 kg., más aún si tenemos en cuenta que el stock a mes de agosto fue de 524.83 kg. por lo que resulta contraproducente el informar una mayor cantidad.

(Observación 5.2)

7. Se ha determinado que en el año 2007 se adquirieron insumos para el Programa del Vaso de Leche a las Empresas América Palacios Navarro y Proteínas Peruanas para la Industria SAC, empresas que no acreditaron que la entrega de los insumos cumplan con las Especificaciones Técnicas establecidas en la Bases Administrativas aprobadas para tal efecto, sin embargo la nutricionista del Programa del Vaso de Leche dio su conformidad a dichas entregas basando su opinión solo en los Certificados que contenían los Análisis Químicos, Físicos, Microbiológicos y Organolépticos, obviando requerir para tal efecto de emitir su opinión los Certificados de Calidad conteniendo los Requisitos Mínimos Nutricionales exigidos para la ración alimenticia de los beneficiarios del referido Programa. (Observación 6)

8. Se ha determinado que debido a una incorrecta aplicación de la normativa, con fecha 24.Abril.2007 se suscribió una addenda mediante la cual se amplió el plazo de entrega de los insumos adquiridos a la Empresa Proteínas Peruanas para la Industria SAC hasta el día 26.Abril.2007, toda vez que de acuerdo al plazo de entrega del contrato principal suscrito con fecha 12.Abr.2007, la primera remesa equivalente a 41,057.58 kg. del producto Harina de Quinua Avena Instantánea Fortificada con Vitaminas y Minerales debió ser entregada los días 19 y 20 de abril de 2007, lo que implicó el no cobro de penalidades a la

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precitada empresa por la suma de S/. 28,410.49, en perjuicio económico de la Municipalidad Provincial de Piura, considerando que la ampliación solicitada no era procedente por tratarse de una adquisición efectuada vía exoneración por situación de desabastecimiento inminente, por lo que había la obligación de que la referida empresa entregue los insumos en el plazo establecido en el contrato inicial.

(Observación 7)

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IV. RECOMENDACIONES Teniendo en consideración las Observaciones y Conclusiones expuestas en el presente Informe, y en concordancia con lo establecido en el Art. 15º incisos b) de la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional del Control y de la Contraloría General de la República, y con propósito de coadyuvar a una mejor gestión de los recursos del Programa del Vaso de Leche, se formula las siguientes recomendaciones:

A la Señora Alcaldesa de la Municipalidad Provincial de Piura 1. Que a través de las Comisiones de Procesos Administrativos se establezca el grado de responsabilidad

y las sanciones que correspondan a los ex funcionarios, funcionarios y servidores involucrados en los hechos observados en el presente Informe, de conformidad con lo establecido en el Decreto Leg. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N° 005-90-PCM.

En lo referente a la responsabilidad de la señorita Mercedes Milagro Chunga Michilot y señora María

Magdalena Gamarra Vásquez, como integrantes del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche en representación de la Dirección Regional de Salud, es conveniente se remita lo actuado a la precitada Entidad, a fin de que establezca el grado de responsabilidad y las sanciones que correspondan a la precitadas servidoras.

(Conclusiones N°s. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 y 8)

2. Designar en forma oportuna al Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, a fin de que la selección de los insumos y demás fases del programa de responsabilidad del precitado comité contribuyan a la adquisición de insumos de manera oportuna así como a la correcta administración del programa en sus diferentes fases, como son: selección de beneficiarios, programación, adquisición, distribución, supervisión y evaluación, funciones que el Comité debe cumplir a cabalidad a fin de asegurar la ración alimenticia a los beneficiarios durante los siete (07) días de la semana.

(Conclusión N° 1) 3. Que en la adquisición de insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche a ser efectuados vía

exoneración por Situación de Desabastecimiento Inminente, se tenga en cuenta los procedimientos establecidos en la normatividad vigente, debiendo su aprobación ser sometido a sesión de concejo, previa obtención de la toda la documentación e información necesaria que permita su aprobación dentro del marco legal vigente, y de esta manera en mérito al acuerdo adoptado, la Oficina de Secretaria General cumpla con elaborar el Acuerdo Municipal que aprueba la adquisición vía exoneración, de conformidad a los alcances del Acápite VI.- Disposiciones Específicas de la Directiva N° 011-2001-CONSUCODE/PRE, aprobada mediante Resolución N° 118-2001-CONSUCODE-PRE del 03.Jul.2001.

(Conclusión N° 2) 4. Disponer que la Oficina de Contabilidad registre en las cuentas analíticas que correspondan la

adquisición de los insumos adquiridos para el Programa del Vaso de Leche, conciliando las mismas con las existencias según inventario al concluir el ejercicio económico, a fin de reportar información confiable para la toma de decisiones, en estos aspectos.

(Conclusión N° 3) 5. Que habiéndose determinado una diferencia en el inventario de cierre al 31.Dic.2007 y la

documentación que sustenta los ingresos y egresos de los insumos destinados al Programa del Vaso de Leche, distribuidos en el año 2007, equivalente a 367 latas de Leche Evaporada Entera x 410 gr. por un costo de S/. 694.56, las que no han sido debidamente aclaradas por el encargado del Almacén del Programa del Vaso de Leche señor Ricardo Daniel Timaná Yamunaqué ni por la ex Jefa de la División del Vaso de Leche señora Isidora Torres Chinga, se disponga que los precitados servidores en un plazo perentorio den cuenta de dichos faltantes, al no haber demostrado las salidas de almacén del referido producto mediante los documentos correspondientes. (Conclusión N° 3)

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6. Que la Gerencia de Administración disponga que la Oficina de Logística, como unidad orgánica

responsable del registro de los documentos fuente en la Fase de Compromiso en el Sistema Integrado de Administración Financiera para Gobiernos Locales, cumpla con registrar en dicha fase, el monto total de los contratos que se suscriban, a fin de garantizar el pago oportuno de los mismos, y particularmente en el caso de adquisición de insumos destinados para el Programa del Vaso de Leche se evite la reversión automática de fondos al Tesoro Público, en resguardo de la economía de la Municipalidad.

(Conclusión N° 4) 7. Que la Gerencia de Asesoría Jurídica cumpla con su rol de asesoramiento que funcionalmente le

compete brindar, mediante la elaboración de Opiniones Legales con carácter vinculante en los asuntos sometidos a su consideración, por las diferentes instancias de la Municipalidad, en resguardo a que los actos de gestión se enmarquen dentro de la normativa legal vigente, debiendo para tal efecto las diferentes instancias administrativas de la entidad al solicitar dicha opinión, remitir a la precitada unidad orgánica el expediente administrativo conteniendo todos los actuados para su evaluación y análisis, lo que permitirá un mejor asesoramiento en la aplicación de la normatividad de observancia municipal.

(Conclusión N° 5 y 8)

8. Que el Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, el Gerente de Administración y la Nutricionista que integra el referido comité en representación de la Dirección Regional de Salud, como funcionarios responsables de la suscripción de los Formato PVL “INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS E INGRESOS DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE” y Formato Ración A “INFORME DE LA RACIÓN MENSUAL DISTRIBUIDA POR EL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE” , que contienen la información mensual relacionada con los ingresos, gastos y distribución de la ración alimenticia a los Comités, los que son remitidos trimestralmente en calidad de Declaración Jurada a la Contraloría General de la República, en salvaguarda de su responsabilidad, previa a la suscripción de los mismos, verifiquen que dicha información concuerde con la documentación sustentatoria, lo que permitirá reportar al Órgano Superior de Control información confiable relacionada con la administración del precitado Programa.

(Conclusiones N°. 6)

9. Que la nutricionista responsable del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad, como profesional responsable de dar conformidad a los Certificados emitidos por los laboratorios respectivos, en relación a los insumos adquiridos para el Programa del Vaso de Leche, fundamente su OPINIÓN en los Certificados de Calidad que demuestren el contenido de los Requisitos Mínimos Nutricionales exigidos obligatoriamente en el contendido de la ración alimenticia, independientemente de los Certificados conteniendo los resultados de los Análisis Químicos, Físicos, Microbiológicos y Organolépticos.

(Conclusiones N°. 7)

San Miguel de Piura, 22 de octubre de 2008.

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