CARACTERÍSTICAS QUE CONFORMAN EL CAPITAL, SU CORRECTA PRESENTACIÓN EN EL BALANCE Y

CONSIDERACIONES DEL REGISTRO DE LAS OPERACIONES DE LAS AGENCIAS Y SUCURSALES

AUTORES:FERNANDO PINEDA C.I. 9-666-057CLAUDIA PIEMONTI C.I. 16.677.508YOLIMAR ARAUJO C.I. 17.304747YELIMAR NEDERR C.I. 11.055.074MARBELLA APALMO C.I. 6.330.027PROF. LUISA TORRES

CARACAS; 2010

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN, GERENCIA Y CONTADURÍACÁTEDRA: CONTABILIDAD III

TERCER SEMESTREPERÍODO ACADÉMICO: AGOSTO – DICIEMBRE 2010

PREÁMBULO

El presente es un trabajo de asesoría que ha sido solicitado a los autores por el departamento de contabilidad de la empresa Correo Express de Venezuela, C.A., quien ha solicitado información sobre la manera correcta de realizar los registros contables y las consideraciones que se deben tomar para el registro del Capital y su correcta presentación en el Balance.

ESTUDIO PREVIO DE LAS CUENTAS QUE COMPONEN EL ÁREA DE CAPITAL

El Capital es el que constituye el valor inicial de los activos aportados por accionistas y los posteriores aumentos de los mismos menos las disminuciones por reducciones del capital social; esta a su vez se divide en títulos representativos del mismo que se llaman acciones, los cuales tienen normalmente un valor fijo y que otorgan diferentes derechos a los accionistas de la sociedad.

ESTUDIO PREVIO DE LAS CUENTAS QUE COMPONEN EL ÁREA DE CAPITAL

Existen distintos tipos de Capital los cuales deben mostrarse separadamente en el balance de la empresa, y la existencia de estas cuentas auxiliares dentro del patrimonio dependerá de cómo se encuentre compuesto este y de los derechos que este otorgue a los distintos tipos de accionistas.Algunos de estos tipos son:• Capital social común o acciones comunes: Aquí se muestran los aportes de los

accionistas que no tienen ningún grado de preferencia, estos asumen el mayor riesgo sobre el negocio y usualmente son quienes lo administran, normalmente obtienen de acuerdo alas acciones que poseen, derecho de voz y voto en las asambleas de accionistas y su participación sobre las utilidades que produzca la empresa son solo limitadas a la cuota parte del capital total del que participan, en cuya proporción participaran de las ganancias o perdidas que produzca el negocio.

• Capital social preferente o acciones con derecho de preferencia: Estas acciones tienen preferencia en cuanto a la distribución de dividendos los cuales están establecidos al momento de su emisión bien sea por su valor nominal o por el porcentaje absoluto que recibirán de las utilidades totales de la empresa y siempre recibirán estos dividendos antes de cancelar los de las acciones comunes.

ESTUDIO PREVIO DE LAS CUENTAS QUE COMPONEN EL ÁREA DE CAPITAL

• Pueden ser de carácter acumulativo, lo que implica que no pierden el derecho al cobro de dividendos aun cuando la empresa no decida repartirlos por lo que deberán ser cancelados apenas esta decida efectuar repartos y en algunos casos también pueden participar hasta cierto porcentaje de las utilidades remanentes que resulten del monto total decretado a repartir luego de haberse cancelado los dividendos de las acciones comunes acumulativas.

El derecho de las acciones preferentes también es transmisible como prioridad de la repartición de los activos en el caso de disolución o liquidación de las empresas.Así como el capital puede estar dividido en estos distintos tipos de acciones, puede existir también en el caso de las acciones comunes una división entre el Capital Autorizado y el Capital Suscrito por Cobrar, es decir, que los accionistas comunes pueden suscribir una cantidad mayor de capital del que en efecto han aportado y luego cancelar esta diferencia bien sea con los dividendos de la empresa o con aportes adicionales a la sociedad.Estas diferencias entre los tipos de acciones y entre el Capital Suscrito y por pagar deben reflejarse en las cuentas de patrimonio del Balance para su correcta presentación, de manera tal que se expresen en el los derechos de cada uno de los inversionistas que han aportado capital a la sociedad.

OTRAS CUENTAS DE PATRIMONIO QUE SE EXPRESAN EN EL BALANCE

Adicionalmente a las cuentas de capital, también deben expresarse en el grupo de Patrimonio los siguientes aspectos:• La reserva legal de capital que debe efectuar la empresa

de acuerdo a lo estipulado en el Código de Comercio de Venezuela en su articulo 262°

• Otras reservas de capital adicionales que hayan sido decretadas por las asambleas de accionistas.

• Las utilidades o perdidas acumuladas de ejercicios anteriores de la compañía.

• Las utilidades o perdidas del ejercicio corriente no finalizado o justo anterior a la presentación del Balance.

PRESENTACIÓN EN EL BALANCE DE LAS CUENTAS DEL GRUPO DE PATRIMONIO

De acuerdo a lo mencionado anteriormente una presentación típica de las cuentas de patrimonio en el Balance seria la siguiente:3 Patrimonio3.1 Capital Social3.1.1 Acciones comunes3.1.1.100 Acciones Comunes Suscritas3.1.1.101 Acciones Comunes No Pagadas3.1.2 Acciones Preferentes3.1.2.100 Acciones Preferentes Acumulativas3.1.2.101 Acciones Preferentes No Acumulativas3.1.2.102 Acciones Preferentes Participativas3.1.3 Reservas de Capital3.1.3.100 Reserva Legal3.1.4 Ganancias Retenidas3.1.4.100 Ganancias Retenidas Ejercicios Anteriores3.1.4.101 Utilidad del Ejercicio

CRITERIOS PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE LAS AGENCIAS Y SUCURSALES

El registro contable de las operaciones que efectúen las agencias y sucursales dependerá de la naturaleza de estas, y cada uno de los casos tiene un tratamiento contable particular, por lo que en principio clasificaremos estas entres tipos:1. Operaciones de Agencias.2. Operaciones de Sucursales.• Sucursales con Personalidad Jurídica.• Sucursales sin Personalidad Jurídica.

REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE AGENCIAS

• Por ser estas puntos de distribución local que no gozan de autonomía y son dependientes de la casa matriz, estas no están obligadas a llevar su propia contabilidad por lo que la responsable de registrar sus operaciones contables es esta ultima.

• Las agencias solo administran una caja chica para la cobertura de sus gastos menores y todos los insumos, activos y servicios requeridos para su funcionamiento son enviados y contratados por esta.

• La Casa Matriz debe incluir en su balance en auxiliares separados dentro de su grupo de activos circulantes los registros inherentes a las operaciones de caja chica y de manera similar deberá registrar en auxiliares separados los activos muebles e inmuebles que se encuentren físicamente asignados a las agencias para su operación.

• Igualmente la casa matriz registrara aquellos activos monetarios o no que sean del uso exclusivo de la agencia en auxiliares separados, como es el caso por ejemplo de los depósitos en garantía dados para los alquileres o los arriendos.

• Visto que las agencias emiten su propia facturación y no tienen la autoridad para cancelar sus gastos, estas operaciones contables se registran en la Casa Matriz como si esta los efectuase para si misma y sin necesidad de separarlas en su plan de cuenta.

REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE LAS SUCURSALES

SUCURSALES CON PERSONALIDAD JURÍDICA PROPIA:• Por tener estas personalidad jurídica se encuentran obligadas a llevar sus propios registros

contables y a poseer un patrimonio necesario para su registro y constitución.• La Casa matriz debe ser propietaria de al menos el 51% de las acciones comunes de la

sucursal y registrara esta inversión en su grupo de pasivos largo plazo como acciones adquiridas de otras compañías.

• Los montos adicionales al capital aportado, que la Casa Matriz preste a las sucursales o adeude a estas deben ser reflejados en el pasivo o activo exigible a largo plazo en el mayor de compañías relacionadas.

• Al cierre de caja ejercicio fiscal la Casa Matriz deberá incorporar a sus registros en un balance aparte y consolidado al menos anualmente los saldos de los registros contables efectuados por las sucursales (al menos en la proporción accionaria de su propiedad), para lo que deberá reflejar en este cuentas de ingresos, gastos, activos y pasivos, reclasificando en este sus activos en acciones de la sucursal a sus cuentas de patrimonio.

• La casa matriz transferirá las mercancías o activos que envíe a las sucursales incluso con sus derechos de propiedad y registrara los saldos por cobrar y pagar en las cuentas mencionadas de compañías relacionadas.

REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE LAS SUCURSALES

SUCURSALES SIN PERSONALIDAD JURÍDICA PROPIA:• Por no poseer estas personalidad jurídica no poseen un capital o patrimonio, pero

debido a que se consideran entes independientes, hasta los limites que indique la casa matriz, están llevan sus propios registros contables.

• La sucursal debe transferir al menos con frecuencia mensual todos sus registros contables a la Casa Matriz, y esta ultima deberá llevar auxiliares aparte para el registro de las operaciones en todos sus grupos de cuentas, bien sean de pasivo, activo, ingreso y gasto, con la única excepción de las de patrimonio.

• El gerente de la sucursal en este caso tendrá la independencia de cancelar los gastos necesarios para la operación de la sucursal utilizando cuentas bancarias para esos efectos, y así mismo puede la sucursal emitir su propia facturación, llevando sus cuentas por cobrar y pagar para tales efectos.

• La casa matriz transferirá las mercancías o activos que envíe a las sucursales separando estas en cuentas de activo o inventarios distintas de las usadas para su operación propia, a fin de mantener el control de los bienes que se encuentren en poder de las sucursales.

BIBLIOGRAFÍA

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