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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMA DE GESTIÓN

ES-P-SG-02-F-025 Versión 08

Página 1 de 11 Aprobado 2014-09-26

1. INFORMACIÓN GENERAL ORGANIZACIÓN MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

SITIO WEB: www.mineducacion.gov.co

LOCALIZACIÓN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL: Calle 43 No. 57 – 14 CAN, Bogotá D.C. La certificación solo cubre el sitio permanente principal

Dirección del sitio permanente Localización (ciudad - país)

Actividades del alcance o procesos desarrollados en este sitio

NA NA NA

ALCANCE DE LA CERTIFICACION: Diseño y prestación de servicios en definición de políticas y normatividad, desarrollo de proyectos, asistencia técnica, distribución y seguimiento de recursos financieros, suministro y divulgación de información, para el fortalecimiento de la Educación en Colombia. También el servicio de atención de trámites de aseguramiento de calidad para la Educación Superior.

Design and provide services in defining policies and standards, development projects and technical

assistance, distribution and monitoring of financial resources, provision and disclosure of information to strengthen education in Colombia. Also care service quality assurance procedures for higher education

EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sistema de gestión de calidad) 7.6. Equipos de Seguimiento y Medición: Durante la realización del producto / servicio no se requieren hacer mediciones que impliquen la utilización de instrumentos / equipos de medición a los cuales se requiera demostrar la trazabilidad con patrones trazables nacional o internacionalmente. CÓDIGO IAF: [CS 37-0] Educación CATEGORIA DE ISO/TS 22003 : NA REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTION: ISO 9001:2008 – NTCGP 1000:2009 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION Nombre: Cristina Miranda Escandón Cargo: Subdirectora de Desarrollo Organizacional Correo electrónico [email protected] TIPO DE AUDITORIA: � Inicial o de Otorgamiento �Seguimiento � Renovación � Ampliación de alcance � Reducción de alcance � Extraordinaria




1. INFORMACIÓN GENERAL

FECHA Días de auditoría) Preparación de la auditoría y elaboración del plan 2014-11-21 0.5 Auditoría en sitio 2014-12-01/02 2.0 Verificación complementaria (Si aplica) NA EQUIPO AUDITOR Auditor líder Pablo Emilio Riveros Silva Auditor NA Experto Técnico NA DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTION Código asignado por ICONTEC SC 4006-1 GP 001-1 Fecha de aprobación inicial 2006-08-23 2006 -08-23 Fecha vencimiento: 2015-07-22 2015 -07-22 2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA • Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de

gestión. • Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos. legales y

reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión • Determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión • Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

• Fecha de envío del plan de auditoría: 2014-11-21

• Los criterios de la auditoria incluyen la documentación del sistema de gestión desarrollada en

respuesta a los requisitos de la norma / documento normativo: ISO 9001:2008 – NTCGP 1000:2009

• ¿La auditoría se realizó en forma combinada y/o integrada?: Si � No � Auditoría combinada �, auditoría integrada �; Combinada con ISO 14001.

• ¿Es aplicable la toma de muestra de sitios permanentes por múltiple sitio, según condiciones de IAF MD 1 o ISO/TS 22003, por ejemplo?: Si � No �.

• Si es auditoría de renovación, ¿Se definió el plan de muestreo en el programa de auditoría por seguir para el próximo ciclo de certificación (auditorías de seguimiento anuales y renovación)) en el ES-P-SG-02-F-030? Si � No �.

La presente es una auditoría de seguimiento. • ¿Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio (Por ejemplo instalaciones de cliente,

proyectos (de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la empresa)?: Si � No � No aplica �.

• La auditoría se realizó por muestreo selectivo de evidencias de las actividades y resultados de la organización y por ello tiene asociado incertidumbre por no haber verificado todos los documentos y




3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS registros.

• ¿En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseño y desarrollo (Por ejemplo el numeral 7.3 de la nota ISO 9001), este aplica en el alcance del certificado?: Si � No �. El requisito de diseño y desarrollo aplica pero en esta auditoría no se programó el proceso que lo aplica.

• ¿Existen requisitos legales o reglamentarios aplicables al alcance de certificación? Si � No �. “se verificó la capacidad de cumplimiento de los siguientes requisitos legales aplicables, mediante su identificación, la planificación de su cumplimiento, la implementación y la verificación por la organización de su cumplimiento” Los artículos 27, 41, 67, 69, 70 y 366 de la Constitución Política de 1991 Ley 30 de 1992, por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior

Ley 115 de 8 de febrero de 1994 por la cual se expide la ley general de educación Ley 715 de 2001 por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de

conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros. (Artículos 5 y 10).

Ley 30 de 1992 por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior Ley 1188 de 2008, relacionada con registro calificado Ley 749 de 2000, relacionada con ciclos propedéuticos

Decreto 1295 de 2010 reglamenta la ley 1188 de 2008 • ¿Se evidencia requerimientos legales específicos asociados al funcionamiento de la organización o

los proyectos que realiza, por ejemplo habilitación, registro sanitario, licencia de funcionamiento, licencia o permisos ambientales en los que la organización sea responsable?: Si � No �.

• ¿Se evidencian cambios significativos en la organización, desde la anterior auditoría, por ejemplo relacionados con alta dirección, representante de la dirección, estructura organizacional, sitios permanentes bajo el alcance de la certificación, entre otros? Si � No �. La Ministra de Educación y los directores.

• ¿Se evidenciaron las acciones tomadas por la organización para solucionar los hallazgos clasificados como áreas de preocupación, reportados en el informe de la Etapa 1? (Aplica solo para auditorías iniciales o de otorgamiento): Si � No � No aplica �.

• ¿Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditoría inicialmente acordado? Si � No �,

• ¿Existen aspectos significativos que incidan en el programa de auditoría? Si � No �,

• ¿El equipo auditor maneja la documentación suministrada por la empresa en forma confidencial y

retorna a la organización toda la documentación, en forma física o elimina la entregada en otro medio, solicitada antes y durante el proceso de auditoría?: Si � No �.




3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS • Se recibió la propuesta de plan de acción para la solución de no conformidades el 2014-12-16, los

cuales fueron aceptados • ¿En el caso de auditoría de seguimiento o renovación y sin que se amplié el alcance de la

certificación, se modifica la redacción del alcance? Si � No �.

.

4. CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Número de no conformidades detectadas en esta auditoria Mayores 0 Menores 2

Número de no conformidades pendientes de solución de la anterior auditoria Mayores 0 Menores 1

Número de no conformidades solucionadas en esta auditoría (se incluyen las no conformidades menores pendientes de la auditoría anterior y las no conformidades mayores identificadas en esta auditoría)

Mayores 0

Menores 1

Número total de no conformidades que quedan pendientes de solución Mayores 0 Menores 2

5. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

ASPECTOS QUE INDICAN FORTALEZAS

� El nivel de detalle y suficiencia con que son tratados todos los temas en la revisión por la dirección, incluyendo los soportes necesarios que permiten ver el avance y evolución de la gestión y el mejoramiento que se viene alcanzando.

� La reformulación de la gestión de riesgos, con la respectiva actualización, pasándose de 131 a 144 riesgos identificados.

� La calificación dada por UNESCO al portal educativo del MEN, ubicándolo en el tercer lugar en

américa latina.

� La implementación de auditorías integradas (9001-14001-MECI) con participación de equipos de auditores conformados para tal fin, lo cual coadyuva con hacer más productivas tales auditorías.

� El enfoque que está orientando Gestión de Tecnología, para contar con un SISTEMA UNIFICADO

que coadyuve con la integración de información, dados los beneficios que con ésta se van a lograr.

� El manejo y actualización de hojas de vida de los equipos objeto de mantenimiento, por la

información que aportan para el seguimiento y control.

� La buena trazabilidad entre las noticias divulgadas y el impacto generado, a la luz de los medios utilizados para las comunicaciones orientadas a los diferentes públicos.




5. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA � El mejoramiento evidenciado en las encuestas de satisfacción (con excepción de atención al

ciudadano cuya disminución se debe a razones coyunturales claramente identificadas y

planteadas las acciones pertinentes), de acuerdo con el cuadro siguiente, cuyo análisis

desagregado y razones de las variaciones están docimentadas.

Público objetivo 3013 2014 Secretarias de educación 4.5 4.8 IES publicas 4.6 4.9 IES Privadas 4.7 4.7 Atención al ciudadano 5.4 4.9 Contratistas 4.5 4.8

Las calificaciones son realizadas bajo a base de 6

OPORTUNIDADES DE MEJORA

• Con base en que el manual de la calidad tiene como visión la proyectada para el año 2014, de aconsejable ajustarla a fin de que su enfoque permita trazar el nuevo rumbo, y una vez se reformule, sean establecidos los objetivos pertinentes que permitan avanzar a la luz del horizonte que sea propuesto.

• Fortalecer la cultura orientada a determinar las actividades dirigidas a eliminar las causas de las no conformidades que son identificadas por las auditorías internas, con la oportunidad establecida en el respetivo procedimiento, a fin de que su solución sea dada sin demoras injustificadas.

• La redacción de las acciones preventivas a fin de que indiquen claramente la no conformidad

potencial que se pretende prevenir.

• Con base en que los indicadores establecidos para el proceso “Fortalecimiento de la Pertinencia” están mostrando el alcance de las metas propuestas para la fase que está terminando, relacionada con aspectos tales como: contenidos educativos, formación de docentes, de directivos, implementación de centros de información, entre otros, es conveniente identificar nuevos indicadores que permitan evaluar el impacto de lo que se ha implementado, en los cuales es aconsejable incluir evaluaciones relacionadas con:

-. Evaluación de los docentes por parte de los estudiantes -. Evaluación del desempeño docente. -. Resultados de los estudiantes -. Disponibilidad y aprovechamiento de los recursos. -. Realizar análisis cruzado de indicadores según sea pertinente.

• El establecimiento de un repositorio de lecciones aprendidas que aporten al aprendizaje organizacional y reduzcan los riesgos propios de la rotación cuando esta se dé, fundamentalmente aplicable para los procesos misionales

• Establecer metodología que permita determinar la eficacia de la formación/capacitación de pares,

por ejemplo mediante evaluación por las IES en las cuales realizan los trabajos respetivos, lo cual demás coadyuva con la identificación de oportunidades de mejora.

• La complementación de los controles que son llevados con respecto a los vehículos,

estableciendo alarmas automáticas para aquellos mantenimientos que son vitales, tanto para la operación, como a la luz de requisitos legales/reglamentarios

Con respecto a formación para el trabajo:




5. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

• La revisión de los indicadores de formación para el trabajo en cuanto a su formulación, al igual que fortalecer los análisis de los resultados de estos, de tal forma que aporten suficientemente a identificar oportunidades de mejora, más allá de reproducir la relación de metas contra resultados.

• Cuando se establezcan planes de mejoramiento, que estos incluyan el objetivo pretendido con

ellos, responsable, plazo y estrategias o actividades a desarrollar

• La desagregación de las metas anuales por periodos para facilitar el seguimiento y toma oportuna de acciones cuando sea pertinente.

6. RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCI ONES CORRECTIVAS

PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR ¿Se evidenció que quedan pendientes no conformidades de la auditoría anterior?: Si � No �. Una relacionada con el requisito 8.5.2.f

¿Se implementaron los planes de correcciones y acciones correctivas aceptados por ICONTEC?

�SI □ NO

¿La organización modificó los planes de correcciones y acciones correctivas acordados con ICONTEC?

□ SI � NO

¿Se evidencia eficacia de los planes implementados?

� SI □ NO

7. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA 7.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado • Incluir la tendencia anual de las reclamaciones o quejas pertinentes del cliente (aplica a partir de la

primera auditoría de seguimiento en sistemas de gestión de la calidad):

El siguiente cuadro muestra su desagregación por procesos, servicios y funcionarios comparando los dos últimos años: ASPECTO A septiembre de

2013 A septiembre de

2014 Procesos 82 28 Servicios 191 177 Funcionarios 68 126 totales 341 331

En el año 20114 con excepción de las PQRS relacionadas con funcionarios, las demás muestran disminución con respeto al 2013.

• ¿Se tiene establecida una metodología para el tratamiento de las reclamaciones y quejas de los

clientes y/o solicitudes de las partes interesadas, eventos adversos (Para ISO 13485), recogidas de producto? (para ISO 9001, NTC 5830, ISO 22000 y FSSC 22000) , accidentes, incidentes (para OHSAS 18001, ISO 14001): Si � No �.




7. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA El Ministerio de Educación recibe, radica y da tratamiento y respuesta a las PQRS a través del registro en el sistema. CORDIS y mediante la aplicación de los procedimientos establecidos en el macroproceso de Atención al Ciudadano.

• ¿Se han presentado comunicaciones con las partes interesadas, incluyendo, si es pertinente, la de

organismos de vigilancia y que estén relacionadas con la actividad del sistema de gestión correspondiente? Si � No �. Se mantienen las comunicaciones normales con Entidades Territoriales (Secretarías de Educación Departamentales, Distritos, Municipios Certificados y no certificados a través de Secretarias Departamentales) y con las Instituciones de educación Superior.

• ¿Se evidencia el logro de los objetivos de desempeño establecidos por la organización en el último periodo desde la anterior auditoría de ICONTEC? (este ítem aplica a partir de la primera auditoría de seguimiento y solo para aquellas normas o os documentos normativos que contienen requisito de objetivos): Si � No �. En el cuadro siguiente se muestra el nivel de cumplimiento de los objetivos de desempeño a junio de 2014, en forma comparativa con el mismo periodo del año 2013.

OBJETIVO NIVEL DE CUMPLIMIENTO

A junio de 2013 A junio de 2014

1. Aumentar los niveles de satisfacción de los clientes

92% Mediante encuesta a

secretarias y a IES públicas y privadas

97% Se amplió la muestra se

pasó de 1022 encuestados a 1363

2. Fortalecer la prestación de los servicios orientados al mejoramiento de la cobertura, calidad, eficiencia y pertinencia de la educación (EFECTIVIDAD MISIONAL)

63% Se basa en proyectos

75%

3. Fortalecer el desempeño de los Macroprocesos establecidos en el MEN

67% 86%

4. Garantizar la disponibilidad, el uso eficiente de los recursos financieros y la disponibilidad y competencia del recurso humano

97% 96%

5. Fortalecer la aplicación de mecanismos de autocontrol y de evaluación para garantizar la mejora continua

86%

76% Se hace según los cambios

en el MECI es decir con cambio de metodología

6. Garantizar mecanismos de participación ciudadana y control social sobre la gestión del MEN

100% 100%




7. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA 7. Mejorar el desempeño ambiental

del MEN 93% 97%

8. Mejorar el desempeño de procesos sectoriales

100% 100%

7.2. Recurrencia de no conformidades detectadas en auditorías previas del ciclo de certificación A partir de la auditoría de otorgamiento o renovación, indicar contra cuáles requisitos se han reportado no conformidades y si existe recurrencia a algún requisito en particular

Auditoria Número de no conformidades Requisitos Otorgamiento / Renovación 0 NA 1ª de seguimiento del ciclo 1 8.5.2 2ª. de seguimiento del ciclo 2 7.5 – 8.2.2.b ¿Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditorías de ICONTEC el ciclo de certificación? Si � No�.

7.3 Análisis del proceso de auditoría interna La última auditoría interna fue realizada entre el 21 de mayo y el 15 de noviembre de 2014 por KPMG, de manera integrada (ISO 9001 - ISO 14001 - MECI) con participación de equipos de auditores competentes conformados para tal fin. La auditoría cubrió todos los procesos del SGC, ajustada al programa y plan establecidos. La orientación de las auditorías sigue el procedimiento acorde con las directrices de ISO 19011: 2011 7.4 Análisis de la revisión del sistema por la dirección Se evidencia un buen nivel de detalle y suficiencia con que son tratados todos los temas en la revisión por la dirección, incluyendo las entradas y salidas alineadas con los criterios de las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009. Los temas objeto de la revisión cuentan con los análisis y propuestas de mejora respectivas. La evolución de los indicadores muestra tendencia general al mejoramiento.

7.5 Uso del certificado de sistema de gestión y autenticidad del certificado: • ¿El logo o la marca de conformidad se usa en publicidad de acuerdo a lo establecido en el reglamento

ES-R-SG-001 y al Manual de Imagen de ICONTEC? Si � No �.

• ¿El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o envase o embalaje del producto a la vista o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto? Si � No �

• ¿Se evidencia la adecuación de la información contenida en el certificado (vigencia del certificado,

logos de organismos de acreditación de acuerdo con razón social registrada en documentos de existencia y representación legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificación, alcance, etc.?

Si � No �.




8-INFORMACION RELACIONADA CON NO CONFORMIDADES Y LOS PLANES DE ACCION PARA SOLUCIONARLAS

# Descripción de la no

conformidad

Clasificación (mayor o menor)

Requisito(s)s de la norma, en caso de

auditoría combinada o integrada indicar la

designación de la norma

Corrección propuesta y fecha de

implementación

Análisis de causas (indicar la(s) causas erices)

Acción correctiva propuesta y fecha de implementación

1 de 2

No se está determinando como resultado de la auditoria interna, si el SGC se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. Evidencia. Informes semestrales de auditoría interna

MENOR 8.2.2.b No aplica corrección

1. En los informes

finales de auditoría

de cada proceso se

hace referencia al

cumplimiento de

requisitos del SGC

asociados al mismo,

pero se requiere

consolidar las

conclusiones del

programa de

auditorías en

términos de

eficiencia, eficacia y

efectividad para el

sistema de Gestión

de Calidad en su

conjunto.

2. Desconocimiento y/o

omisión de la

actividad prevista en

el proceso en la

estructuración del

informe final del

programa de

auditorías.

1. Realizar una

capacitación con los

servidores que realizan

el informe del programa

de auditorías sobre la

importancia de incluir

en las conclusiones del

mismo el concepto

sobre la eficacia,

eficiencia y efectividad

en el sistema según el

numeral 5.6.1

2. Incluir en el informe

final del programa de

auditorías las

conclusiones sobre la

eficacia, eficiencia y

efectividad del SGC y

evidenciar los avances

con periodicidad

semestral para la

evaluación del

desempeño del sistema

en la revisión efectuada

por la alta dirección.

A partir de: 15/07/2015 - 30/01/2016

2 de 2

No se lleva a cabo el servicio de calidad de la educación en cuanto a capacitación de pares de registro calificado, bajo condiciones controladas, Evidencia: No se evidencia diligenciado el formato A-FM-TH-DE-00-01 versión 3 “encuesta de satisfacción” relacionado con capacitación de pares en ciencias de la salud en el presente año.

MENOR 7.5.1/4.2.4 No aplica corrección.

Omisión en el diligenciamiento del formato aludido para el evento de capacitación de pares del área de salud, situación que se presentó para este evento en particular y no de manera general, lo cual no permite medir el nivel de satisfacción de los mismos frente a la calidad de la capacitación impartida. 1. El supervisor del

contrato de logística

del evento no socializó

con el contratista los

formatos que se deben

emplear para evaluar

las capacitaciones de

pares.

2. El contratista no

1. Realizar un control

documental previo y

posterior a la realización de

cada evento que garantice

la aplicación del formato

de evaluación de los

mismos.

2. Aplicar la encuesta de

satisfacción a los eventos

de capacitación que se

realicen con el fin de

identificar oportunidades

de mejora y nivel de

satisfacción de la misma.

A partir de:

05/12/2014 -30/06/2015




atendió las

instrucciones del

supervisor y empleó los

formatos propios.

3. El líder del evento

(servidor de la

Subdirección de

Aseguramiento) no

solicitó al contratista

de logística las

evaluaciones de

satisfacción del evento,

para evaluar la eficacia

del evento realizado.

.


Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa.



9. Relación de registros adicionales que se deben carg ar en el sistema informático bpm (marcar con una x los documentos que se cargan en bpm) – Pa ra uso interno de ICONTEC Programa de auditorías (obligatorio para otorgamiento, renovación y cada ciclo de certificación Plan de muestreo para multisitio (obligatorio para otorgamiento, renovación y siempre que se hagan cambios al plan de muestreo en los seguimientos).

No conformidades firmadas por el cliente (se anexan al informe) X Cuestionario de evaluación de FSSC 22000 (solo aplica para este esquema)

10. CONCLUSIONES DEL EQUIPPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-01 Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda no otorgar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda renovar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda reactivar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda ampliar / reducir la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda no ampliar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda suspender la Certificación del Sistema de Gestión Mantener la Certificación del Sistema de Gestión X Se recomienda cancelar o retirar la Certificación del Sistema de Gestión Comentarios adicionales: Nombre auditor líder: PABLO EMILIO RIVEROS SILVA FECHA: 2014 12 17

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