sistemas de informacion gerencial
DESCRIPTION
sistemas de informacion gerencialTRANSCRIPT
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
MAYOR INFORMACIÓN RELEVANTE < JUICIO INTUITIVO
Prof.: Fernando Espinosa F.
El acceso rápido y eficiente a una información confiable y precisa permite adoptar una posición adecuada a la hora de tomar una decisión para solucionar un problema con un menor costo.
Esto sólo es posible si se ha realizado previamente un proceso de análisis de la información, en el cual se haya adicionado un conjunto de valores pertinentes a partir del trabajo intenso que realizan especialistas.
En otras palabras, se trata de crear, preparar e implementar productos y servicios de información cualitativamente superiores, que satisfagan del todo las necesidades informacionales de los usuarios.
Dicha tarea requiere, como es de suponer, del conocimiento previo de las características y necesidades de los usuarios, así como de una capacidad creadora, una agilidad y una novedad acorde con la dinámica del cambio social.
Valor añadido de la información
Reunir-Organizar-Analizar-Diseminar-Usar
El suministro de productos y servicios con valor añadido requiere de una mayor elaboración.
Es así que los datos se organizan para suministrar información; Que ésta se analiza para brindar un conocimiento informativo; Que el conocimiento informativo se evalúa para suministrar un conocimiento productivo y Que éste último se somete a diferentes esquemas de decisiones para facilitar la acción consciente y razonada por parte de quienes utilizan la información.
Reunir-Organizar-Analizar-Diseminar-Usar
Cada una de las etapas que se observan en el espectro de valor añadido considera diversos procesos.
Para que los datos se conviertan en información se someten previamente por un proceso de organización que incluye la señalización, la clasificación y el ordenamiento, entre otras acciones. Para que la información se convierta en conocimiento informativo debe transitar primero por un proceso de análisisque comprende la síntesis, la interpretación, la comparación, la validación y la evaluación. Para que el conocimiento informativo se convierta en conocimiento productivo experimentará antes un proceso de juicio en el que se evaluarán las ventajas, desventajas y opciones. Por último, para que el conocimiento productivo facilite la acción deberá pasar antes por diversas etapas de un proceso de decisión.
Elementos del proceso de decisión
Identificación de un problema
Identificación de los criterios de decisión
Asignación de los pesos (ponderaciones) de los criterios
Desarrollo de alternativas
Análisis de alternativas
Selección de la alternativa
Evaluación de la eficacia de la decisión
Ingredientes de la decisión
InformaciónConocimientos
ExperienciaAnálisisJuicio
Forma racional de la toma de decisiones
Supuestos:El problema es claro y sin ambigüedades.Se debe alcanzar una sola meta bien definida.Se conocen todas las alternativas y consecuencias.Las preferencias están claras.Las preferencias son constantes y estables.No existen restricciones de tiempo o costos para obtener información.La selección final maximizará los resultados económicos.
¿Cuál es la diferencia entre dato, información y conocimiento?
Una primera aproximación podría ser la siguiente: los datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes (personas, organizaciones,...), mientras que la información adopta un papel mediador entre ambos conceptos.
Lo que fluye entre agentes distintos nunca es conocimiento como tal, sino datos (información). Es posible aproximar el conocimiento de dos agentes que comparten los mismos datos, pero debido a sus experiencias anteriores y a las diferencias en el modo de procesar los datos, nunca tendrán las mismas tendencias para la acción, ni estados idénticos de conocimiento.
Sólo se pueden conseguir aproximaciones, ya que el contexto interno y externo de un agente siempre es diferente a otro. Esto es así, porque el conocimiento es información puesta dentro de un contexto (experiencia)
En definitiva, los datos, una vez asociados a un objeto y estructurados se convierten en información. La información asociada a un contexto y a una experiencia se convierte en conocimiento. El conocimiento asociado a una persona y a una serie de habilidades personales se convierte en sabiduría, y finalmente el conocimiento asociado a una organización y a una serie de capacidades organizativas se convierte en Capital Intelectual.
Gestión y la información
Alcanzar el objetivo declarado de la
organización
Conduce a
Control
Dirección
Organización
Planeación
Retroalim
entación
Vigila las actividades para cerciorarse de que se realizan conforme
Dirige y motiva todos y resuelve conflictos
Determinar lo que se necesita hacer, como y quién
Define las metas, estrategias y desarrolla sub-planes
Como vincular la orientación en la información con el desempeño corporativo
Organización de triunfo
en peligro
Organización conciente de su éxito
Organización ciega y
confundida
Organización rezagada en su orientación de la
información
Bajo
Baj
o
Alto
Alto
Orientación en la información
Des
empe
ño g
loba
l
•Prácticas de la tecnologías de información
•Prácticas de información
•Conductas y valores de información
La información como recurso especial
La información presenta unas características que impide tratarla como un bien, al menos en el sentido tradicional del término:
Resulta difícil dividir una información en partes claramente diferenciadas. La información puede ser transportada instantáneamente de un lugar a otro del mundo.Un individuo que posea una información no la pierde aunque la transmita a otra persona. El hombre no consume información sino que la crea constantemente. La información no se gasta o consume con el uso, sino que incluso mejora cuando se utiliza (los datos se convierten en información, la información en conocimientos, los conocimientos en inteligencia). La evolución en el tiempo del valor de la información es difícilmente previsible: una información puede tener un valor extraordinario un día y no tener valor alguno al día siguiente.El valor de la información depende de quien la use. Una misma información puede ser de una gran valor para una persona y de ningún valor para otra. Para que el sujeto al que va dirigida una información pudiera estimar su valor (es decir, pudiera evaluar si satisface sus necesidades), se le debería develar la información.
Esquema de estrategias de la información
Estrategia de Sistemas de Información
Estrategia de Administración de
la Información
Estrategia de la Información
Estrategia de Recursos de la
Información
Estrategia de la Tecnología Informática
Qué Donde
Por qué
Quién Cómo
Ciclo de vida de los datos
Generar y/o capturar
Almacenar
Destruir
Recuperar
Evaluar
Clasificar
Analizar
Manipular
Sintetizar
Usar como información
En resumen, la gestión de la información implica: • determinar la información que se precisa; • recoger y analizar la información; • registrarla y recuperarla cuando sea necesaria; • utilizarla; y • divulgarla.
Valor de la Información
Indudablemente el valor de la información es directamente proporcional a los gastos que implica tomar una mala decisión o la retribución relacionada con una buena decisión.
Si los gastos involucrados en la toma de una decisión son altos o las ganancias como consecuencia de estas son bajas, entonces no se justifica utilizar una gran cantidad de tiempo, esfuerzo o dinero para obtener información.
Pero si las consecuencias de una decisión no acertadas son serias o las ganancias de una buena decisión son abundantes, entonces ciertamente se puede justificar un gasto alto.
Sistemas de Información Gerencial
Para la implementación del Sistema de Información Gerencial es importante hacer claridad que la información oportuna no implica tener el último documento registrado en este sistema. La información gerencial se produce con base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones.
Por otro lado, la información transaccional no es suficiente. Se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la organización.
La definición de un sistema de información gerencial se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestión, números que permitan medir cómo avanza la compañía hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un SIG en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos. La mayor dificultad es el establecimiento de estos indicadores.
Relación entre niveles y tipo de información
superior
medio
inferior
Planeación de información relativa al ambiente externo
Control de informaciónrelativa al ambiente interno
Nivel gerencialTiempo dedicado a la planeación y el control
0% 100%
Un nuevo modelo de estructura jerárquica.
ALTA DIRECCION
DIRECCION
TRABAJADORES DEL CONOCIMIENTO
TRABAJADORES DE LOS DATOS
TRABAJADORES
Determinación de los objetivos
Supervisión y coordinación para el cumplimiento de
objetivos
Diseño del producto/servicio
Administración de la información
Producción del producto/diseño
ESTRATEGICA
TACTICA
CONOCIMIENTOS
OPERACIONES
Modelo de flujos de información en una empresa
d a to só r d e n e s
P L A N IF IC A C IO N
C O N T R O L
O P E R A C IO N E S
E M P R E S A " IN D U S T R IA L "
in fo rm a c ió n
c o m p a r t im ie n to d e in fo rm a c io n e s
D IR E C C IO N
O P E R A C IO N E S
E M P R E S A " IN F O R M A C IO N A L "
O R IE N T A C IO N P O R A R E A S
F U N C IO N A L E S
O R IE N T A C IO N P O R T A R E A S
Hoy, cuando se habla de organizaciones inteligentes, se hace, sobre todo, del flujo de la información y el conocimiento, y de la arquitectura de la toma de decisiones. El nuevo trabajador del conocimiento se caracteriza por mayor autonomía para la toma de decisiones, por la destreza informática e informacional, por el aprendizaje permanente, por la lealtad a su profesión y por la disposición a innovar. La información le acompaña en la actividad cotidiana, y tampoco hace falta insistir en el papel de la información para el directivo.
Sistema de Información
Un sistema de información se define como un conjunto de procedimientos interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información (datos manipulados) para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.
Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos complejos, entre otros aspectos. Los elementos interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de las empresas, negocios u organizaciones.
Un sistema de información contiene información de sus procesos y su entorno. Como actividades básicas producen la información que se necesita: entrada, procesamiento y salida. La retroalimentación consiste en entradas devueltas para ser evaluadas y perfeccionadas. Proporciona la información necesaria a la organización o o empresa, donde y cuando se necesita.
Significados básico de un sistema de información
Administración
Sistemas Información
Diseña sistemas
Recibe información referente a ellos
Toma decisiones para planear, operar y controlar los sistemas
Sistemas para lograr los objetivos de la organización
La información consta de datos seleccionados y ordenados tanto internos como externos, que se emplean para tomar decisiones respecto a los sistemas
Restricciones sobre el desarrollo de Sistemas
S.I.
Usuario
Integración Interfase usuario/sistema
Fuerzas de la competencia
Calidad de la información y disponibilidad
Requerimientos del sistema
Requerimientos de procesamientos de datos
Factores organizacionales
Requerimientos costo/beneficio
Factores humanos
Requerimientos de factibilidad técnica y económica
Sistema de información, proceso de toma de decisiones y relación con el proceso de transformación
Decisiones queafectan las entradas Información
Metas y objetivos de la organización
Gerencia
Sistema de información gerencial
Reglas y procedimientos para convertir datos en información
relevante
Procesos de transformación
Convierte recursos de entrada en los productos
deseados
Entrada:datos
Salida: reportes,
resúmenes,etc
Entrada: recursos
Productos terminados
a los clientes
Factores de ambiente externo
Factores de ambiente interno
Sistema de Información para ayuda en la toma de decisiones
Entrada:cuestiones gerenciales
Sistema de información gerencial
Programas y procesos para toma de decisiones
Salida:reportes proyectados
Salida: reportes hitóricos y de situación
actual
La interacción del gerente con las salidas conduce a los cursos de
acción recomendados
Base de datos
Modelo conceptual de definición de un problema mediante malla de información
Función 1
Función 3
Función 2
Función 4Función
relacionadaFunción
relacionada
Proceso A Proceso BOrigen
Destino
Mat. PrimaDinero, bienes
de capital, personas
Productos y bienes semi elaborados
Productos finales
Entradas
Flujos de información intermedios
Salidas
Función (sistema) global
Descomposición jerárquica o estructura jerárquica
Elemento a descomponer
Sub-elemento 1º partición
Sub-elemento 1º partición
Sub-elemento 1º partición
Sub-elementos 2º partición
Elemento de más bajo nivel
Jerarquización de la etapas en el proceso de diseño de un S.I.
Desarrollo de S.I.G
Def. y análisis del problema
Diseño e implementación
Operación y mantenimiento
Percepción de necesidades
Estudio de factibilidad Diseño lógico Diseño físico Construcción
Prueba e implementación Operación Mantención
Etapas pertenecientes al diseño lógico de un S.I.
Diseño Lógico
Diseño Lógico Global
Diseño Lógico Detallado
Estudio análisis situac.
actual
Generación de alternativas
Análisis grados de
macanizaciónEvaluación
Selección de alternativa
Diseño de procedimientos
Especificación de
requerimientos
Modelo de datos
conceptual
Etapas pertenecientes al diseño físico de un S.I.
Diseño Físico
Diseño Físico Global
Diseño Físico Detallado
Anál. situación actual
computacional
Def. función objetivo del
diseño
Deter. estruct. de proceso y
datos
Generación diseños factibles
Evaluación selección
mejor diseño
Especificación diseño elegido
Especificación hardware y
hardsoftware