sistemas de gestión estratégica...el protocolo de seguimiento y control del plan estratégico...
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Sistemas de Gestión Estratégica
Florianópolis, Brasil Diciembre 2014
José Feliz
XIV COLOQUIO Internacional
de Gestión Universitaria
Florianópolis, Diciembre 2014
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OBJETIVO
• Presentar el proceso de seguimiento a la
Gestión estratégica de la Universidad
INTEC, República Dominicana
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• ¿Qué hacemos?
• ¿Cómo lo hacemos?
• ¿Con qué lo hacemos?
• ¿Cuáles ha sido los resultados?
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¿QUÉ HACEMOS?
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¿QUÉ HACEMOS?
• Sistema de
Gestión estratégica
Módulo de indicadores
• Sistema de Gestión de Calidad
Módulo de Proceso • Sistema de
Inteligencia Institucional
Visualización de datos
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Módulo de seguimiento a indicadores y cumplimiento del
plan
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Seguimiento y monitoreo Sistema de
Gestión Institucional (Objetivos, Indicadores Metas y Responsables)
Monitoreo y apoyo a la Gestion de Proyectos
(Planes de Acción, etapas,)
Seguimiento a las ejecutorias
presupuestal (Módulo de Presupuesto)
Inteligencia Institucional (Cubos de
información)
Reportes e informaciones
Graficador Gerencial (Semáforos de Indicadores)
Funcionalidades del SGE
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Funcionalidades del SGE
Paneles y portales de usuarios
(Versión Web)
Sistema de Seguimiento (Alarmas, Bitácoras)
Tablas Dinámicas
(Eficacia, Eficiencia y Efectividad)
Seguridad
(Privilegios según perfil de usuario)
Sistema de Mapas Sincronización con otros
Sistemas
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Módulo de seguimiento a procesos y documentos de
apoyo al plan
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FUNCIONALIDADES DEL SGC
GESTIÓN Y ANÁLISIS DE PROCESOS
Control de la documentación del proceso
Interacción de los procesos
Matriz de interacción de los procesos
Árbol estructural de los procesos
Reporte de simulación de los procesos
DOCUMENTACIÓN
Solicitud de expedición de documento
Control de seguridad de documentos
Proceso de revisión de documento
Vínculos de documento
ACCIONES DE MEJORAS
Datos del plan de acción
5W2H
Lista de tareas pendientes
Ejecución de las actividades
Presentación Diagrama de Gantt
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Módulo de Visualización de datos
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Funcionalidades del SII
Conexión directa y en tiempo real a base de
datos, cubos, almacenamiento de
datos, archivos y hojas de cálculos.
Cuadros de mandos informativos y
dinámicos.
Escalabilidad (Desktop, Server y Online).
Paneles de control inteligentes.
Arquitectura de optimización de
memoria disponible.
Portales web interactivos
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¿CÓMO LO HACEMOS?
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METODOLOGÍA
• El seguimiento del Plan se realiza a partir de las actuaciones y compromisos adquiridos por los diferentes responsables de los áreas a través de los planes de acción que presentan anualmente.
• Para llevar a cabo el seguimiento se ha adoptado una aplicación informática, accesible vía web, que facilita la labor tanto de los responsables de áreas como de la Dirección de Planeamiento.
• El esquema de seguimiento facilita el control por parte de los Órganos de Gobierno (CA, JR), así como la readaptación de la planificación estratégica ante nuevos escenarios.
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PROTOCOLO DE SEGUIMIENTO
El Protocolo de Seguimiento y Control del Plan
Estratégico establece tres instrumentos básicos que
permiten asegurar el éxito del proceso:
Planes de acciones anuales (POAs)
Informe de seguimiento trimestral
Informe de gestión de la ejecución del plan estratégico y planes operativos anual
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SGC
Normaliza la Documentación
SGC
Visualiza la Gestión de los Procesos
SGE
Seguimiento Monitoreo y Evaluación a los Procesos mediante indicadores de
desempeño
SGE vs SGC
Implementa acciones de Mejora vinculadas en el
Plan de Acción
SII
Provee información relevante para la toma de decisiones
Planear
Hacer
Verificar
Actuar
SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
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¿CON QUÉ LO HACEMOS?
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¿CON QUÉ LO HACEMOS?
• Sistema de
Gestión estratégica
DELPHOS
• Sistema de Gestión de Calidad
SET SUITE • Sistema de
Inteligencia Institucional
TABLEAU
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Cumplimiento de Indicadores
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Objetivos por Responsables
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Relación Causa-Efecto
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Gestión de Proyectos y Planes de Acción
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Cubos de Información
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Reportes
Reportes
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MATRIZ DE PROCESOS
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Registro Documentación
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Reportes de Documentacion
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Ejecución de Acciones de Mejoras
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EVALUACIÓN PROFESORAL-SII
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BOLETÍN DE INDICADORES DE DESEMPEŇO ACADÉMICO-SII
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EVALUACIÓN PROFESORAL-SII
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¿CUÁLES HAN SIDO LOS RESULTADOS?
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REPORTE DE RESULTADOS DEL PLAN
Grado de ejecución: se calcula con la suma de las acciones que están en proceso y las que están ejecutadas sobre el total de acciones (lo hecho).
Grado de logro: es un indicador de medida del desarrollo y cumplimiento del Plan (lo logrado).
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81%
10%
100%
13%
94%
17%
56%
6%
32%
4%
75%
17%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120% E
JEC
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AV
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CIÓ
N
AV
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EJE
CU
CIÓ
N
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AN
CE
EJE
CU
CIÓ
N
AV
AN
CE
OE1 OE2 OE3 OE4 OE5 OE6
GRADO DE EJECUCIÓN Y AVANCE DEL PLAN
ESTRATÉGICO
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Logro más relevante
Fomento y adopción de una mayor implicación del
equipo directivo en el desarrollo de una agenda
estratégica vinculada con el plan.
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OBRIGADO!