Sistemas computarizados de administración de Mantenimiento (CMMS).

Debido a esa gran cantidad de información necesaria y generada en la base de la operación del día a día, los profesionales del mantenimiento han desarrollado sistemas de administración de la información, que les permitan administrar eficientemente las tareas del mantenimiento. Desde los sistemas manuales que requieren de la existencia del “programador de mantenimiento” y una gran cantidad de papel entre ordenes de trabajo y reportes que posteriormente deben ser archivados y procesados, pasando por los primeros sistemas electrónicos de almacenamiento y administración, basados en los programas manuales y utilizando las primeras aplicaciones de bases de datos y hojas de cálculo, hasta los actuales sistemas modernos de administración computarizada del mantenimiento (CMMS), han sido utilizados por más de 35 años.

Los primeros sistemas electrónicos conocidos en el mundo fueron creados por la gran cantidad de tiempo y complejidad del trabajo de los sistemas de manuales de “papel y memoria”. En 1965 Mobil Oil introdujo un sistema llamado MIDEC que corría en un procesador IBM 360 con una tarjeta perforada para cada camión. Una vez que el kilometraje de la unidad alcanzaba cierto número, la computadora expulsaba una tarjeta indicando la necesidad del cambio de aceite.

La mayoría de los CMMS incluyen módulos básicos para órdenes de trabajo, planeación, programación, mantenimiento preventivo, historial del equipo y administración de compra y almacenamiento de materiales. Estos módulos básicos pueden proporcionar los cimientos de un efectivo sistema de administración de mantenimiento.

La diferencia entre administrar el mantenimiento manualmente y por un CMMS, es abismal. Sin embargo, no podemos creer que tan sólo por contar con un programa electrónico nuestros programas de mantenimiento funcionarán mejor. Es necesario desarrollar y establecer un programa confiable de mantenimiento antes de intentar alimentar el sistema electrónico. Los beneficios de la administración por medio del CMMS son enormes, pero se requiere de una inversión cuantiosa en software, hardware y principalmente en tiempo y recursos para la implementación del programa.

Ultimas investigaciones en Estados Unidos y México, nos revelan la proliferación de este tipo de programas, lo que favorece al usuario por tener múltiples alternativas, pero también complica la selección del programa más adecuado a las necesidades de cada planta.  

Beneficios de un CMMS.

La implementación de un CMMS es más exitoso en empresas que se han comprometido en un plan estratégico a largo plazo, basados en la comparación (benchmarking) de sus prácticas y procedimientos de mantenimiento actuales con los de empresas de Clase Mundial. Un CMMS proporciona el marco y las herramientas del sistema para integrar las mejores prácticas en el proceso de mantenimiento y que lo consideran como una parte clave de a operación total.

El uso efectivo de un CMMS es una herramienta integral para lograr un plan maestro de mantenimiento, pero es solamente una parte del proceso de mejora. Los mecánicos y los líderes de mantenimiento deben trabajar como un equipo con los operarios y líderes de producción si es que se desean mejoras significativas en el proceso total de producción.

De la implementación del sistema, pueden esperarse significativos beneficios contando con la mejora de los procesos actuales. Incluyendo:

Mejor control del trabajo. El módulo de órdenes de trabajo es el corazón del sistema y proporciona las bases para una administración efectiva del trabajo, seguimiento de los costos, historial del equipo y reportes de desempeño. Mejor planeación y programación del trabajo: La programación automática de las tareas repetitivas es posible en los CMMS. Las tareas e inspecciones del Mantenimiento Preventivo (PM) y las tareas de monitoreo y control del Mantenimiento Predictivo (PdM), pueden ser incorporadas como parte de la orden de trabajo.

Mejoras en la ejecución del mantenimiento preventivo y predictivo: Los programas de CMMS proporcionan un mejor método para el monitoreo de las tendencias de las fallas y resaltan las causas principales en las reparaciones no programadas.

Mejor disponibilidad de partes: Almacenes bien organizados con el conocimiento exacto de sus contenidos, un sistema localizador de partes, niveles de inventario y un catálogo de almacenamiento son algunos de los beneficios que mejorarán el desempeño general del mantenimiento. El contar con las partes correctas al momento justo, es clave para una planeación efectiva del mantenimiento, mejor servicio a los departamentos clientes y reducción del tiempo muerto. Los sistemas cliente – servidor de los CMMS, pueden proporcionar diferentes capacidades de administración de los materiales e integración de las áreas de contabilidad, compras, ingeniería, manufactura y control de calidad.

Menor inventario de partes de repuesto: Un CMMS proporciona los medios para un control y administración más efectiva de las partes de repuesto y los materiales de mantenimiento. La información para las decisiones en la reducción de los niveles de inventario se encuentra disponible fácilmente y es posible identificar la frecuencia de uso de las partes, excesos de inventario y partes obsoletas.

Más fácil análisis de confiabilidad: El programa proporciona los medios para darle seguimiento a las órdenes y a la información del historial del equipo con relación a los tipos de reparaciones, frecuencias y causas de falla. Esto permite al administrador del mantenimiento contar con información clave para establecer las tendencias de falla que le permitan eliminar las causas raíz de falla y mejorar la confiabilidad del equipo.

Mejor asignación y control del presupuesto: Un programa exitoso de CMMS, proporciona un mejor registro de las cuentas de mano de obra y partes de repuesto a través de los módulos de orden de trabajo y inventario de repuestos. Este mayor nivel de control, permite que el presupuesto de mantenimiento sea asignado para cada pieza individual de equipo, por departamento o por orden de trabajo.

Mejor capacidad de medición del desempeño: La base de datos del CMMS proporciona una fuente de información del mantenimiento para permitir una medición efectiva del desempeño y servicios que proporciona el departamento. Es posible establecer la comparación interna, para proporcionar la medición de las mejoras en áreas como mano de obra, productividad, cumplimiento del mantenimiento preventivo, tiempo de paro, inventario de partes, programación del trabajo, nivel de servicio y confiabilidad.

Mejor nivel de información del mantenimiento e historial del equipo: Uno de los mayores beneficios del CMMS, viene de la formación de una base de datos histórica, la cuál está fácilmente disponible con información crítica de mantenimiento. El programa de CMMS convierte estos datos en información que puede ser utilizada para administrar el mantenimiento como una unidad de negocio independiente.

Evite ver un CMMS como un remedio universal para sus problemas de mantenimiento o un desempeño bajo de su departamento. Muchas organizaciones fallan en alcanzar completamente los beneficios de un CMMS porque no se toman el tiempo de evaluar, refinar y mejorar sus prácticas actuales.

Cuando se añade un CMMS a las prácticas y procedimientos de mantenimiento actuales en caos, lo único que se consigue es un caos computarizado y no una mejor administración del mantenimiento. 

El futuro de los CMMS.

La tendencia de los CMMS es hacia los “accesorios”, que permiten la utilización de dispositivos de comunicación portátiles (hand held) de todos los tipos, para integrar al programa la información proveniente de la recolección de las mediciones provenientes de las herramientas y tecnologías del mantenimiento predictivo y proactivo (vibración, ruido, temperatura, análisis de aceite, etc.)

La integración de las tecnologías de mantenimiento proactivo y predictivo, así como el desarrollo de sistemas expertos para la interpretación y manipulación de la información proveniente de estas tecnologías, permitirán al administrador del mantenimiento conocer las condiciones de operación de sus equipos más importantes, establecer los límites y parámetros de funcionamiento y finalmente tomar decisiones importantes acerca del análisis de las fallas, las causas raíz de estas y la eliminación de defectos como una estrategia para la reducción de los costos de mantenimiento, incrementar la seguridad, disponibilidad y confiabilidad de la maquinaria 

Cambio Cultural.

Para lograr un programa de mantenimiento exitoso, se requiere de un cambio de forma de ver el mantenimiento. La incorporación de estrategias de mantenimiento como el TPM (Mantenimiento Productivo Total), CBM (Mantenimiento Basado en Condición) o RCM (Mantenimiento Centrado en Confiabilidad), así como la incorporación de los CMMS y tecnologías de control de las condiciones de operación de los equipos, permiten reducir significativamente los costos del mantenimiento, pero su implementación requiere de un cambio cultural desde los niveles corporativos y permearlos a toda la organización. Aunque esto parece simple, el cambio de la actitud corporativa hacia las tecnologías emergentes de administración del mantenimiento tanto predictivo como proactivo, es difícil. Dado el poco entendimiento y conocimiento del mantenimiento, o inclusive de la necesidad del mantenimiento, convencerlos de la necesidad de invertir en programas y tecnologías es todo un reto que debemos superar.