sistemas administrativos – 2do cuatrimestre 2013 estructura y configuraciones estructurales...

Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013

Estructura y Configuraciones

Estructurales

Material de Facilitación de la Lectura de la Bibliografía

Aula Virtual Sistemas Administrativos (FCE – UBA)

MBA Caniggia, Norberto

Cátedra: Vazquez


Definición de Estructura OrganizacionalDefinición de Estructura Organizacional

Denominamos Estructura Organizacional al modo en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades dentro de una organización.

Se utiliza para regular la actividad diaria y las relaciones entre los distintos miembros que conforman la Organización con el fin de cumplir con los objetivos organizacionales.El Diseño Organizacional brinda una clara y rápida imagen de cómo está estructurada la empresa, sus funciones, y sus procesos internos.


El Esquema o modelo de las 7s es una herramienta que los dueños o líderes de una organización pueden utilizar con el fin de diseñarla para cumplir con las necesidades del ambiente que las rodea.

Tal herramienta cuenta con los siguientes vértices: Estrategia (Strategy)

Estructura (Structure)

Procesos (Systems)

Personal (Staff)

Habilidades (Skill) Estilo / Actitud (Style)

Valores (Shared Values)

Esquema de las 7 s.Esquema de las 7 s.


Estrategia.

Uso de las ventajas competitivas:

Costo.Calidad de Servicio.Liderazgo Técnico.

Claves prioritarias de la Estrategia:

Penetración de Nuevos Mercados.Mejorar el Servicio al Cliente.Desarrollo de Nuevos Productos.



Estructura.

Agrupamiento básico de Actividades y relacionamiento dentro de sub-unidades organizacionales. Los mecanismos de coordinación utilizados para llevar adelante las actividades. Definición de tareas.

Balance entre Especialización e Integración de los miembros de la Organización.

Asignación de recursos.




Tipos de Estructura.

Estructura Funcional: los individuos se asignan de acuerdo a la función que cumplen (ej: una persona a cargo de ventas, otra a cargo de manufactura, etc). Falta de integración entre las áreas.

Estructura Divisional: Agrupación de funciones en divisiones, tales como por Producto, Mercado, Clientes, Zona geográfica y demás. Las divisiones poseen la estructura necesaria para afrontar cambios relacionados con su “Core”.

Puede resultar dificultosa la integración entre las distintas divisiones.


Tipos de Estructura.

Estructura de Matriz: se trata de un híbrido entre la estructura funcional y la estructura divisional. Existen dos líderes por división: el líder funcional y el líder de la división.

Puede existir una crisis de liderazgo o conflictos internos. Estructura de Red: se caracteriza por el trabajo de equipos semi-autónomos los cuales se integran a través de proyectos y permanecen así hasta que se finaliza.

Pueden haber conflictos por la falta de límites claros y por crisis de liderazgo.



CONFIGURACIONESCONFIGURACIONESESTRUCTURALESESTRUCTURALES

TRADICIONALES INNOVADORAS

• PROFESIONAL

• MATRICIAL

• RED

• EQUIPOS

• MISIONARIA

• HORIZONTAL

• VIRTUAL

SIMPLE

FUNCIONAL

DIVISIONAL



Procesos / Sistemas.

Abarca todos los procesos, procedimientos (formales e informales) que la Organización utiliza para administrarse de forma diaria.

Algunos ejemplos de Sistemas: Control de Administración.

Medición de Performance.

Asignación de Recursos.

Sistemas de Información.

Distribución.

Planeamiento.



Personal.

Personas que conforman la Organización. El reclutamiento, la socialización, la capacitación y entrenamiento, y la existencia de políticas de crecimiento organizacional. Aspectos característicos de la Organización:

Existencia de líderes (áreas y funciones en donde se encuentran)

Nivel de capacitación del Personal.

Identidad profesional.

Nivel de experiencia.




Habilidades.

Abarca las aptitudes distintivas que residen en una Organización (prácticas administrativas, sistemas, tecnologías, mejores prácticas, capacitación del personal). Puntos a remarcar:

Actividades en donde la Organización cuenta con buena performance.

Definición de tareas por fortalecer y por desaprender.



Estilo.

Estilo de Liderazgo de las Gerencias: define cómo los líderes toman las decisiones dentro de la organización, el nivel de involucramiento de los demás miembros, y su integración.

Estilo Operativo: define cómo los líderes de la Organización invierten su tiempo y recursos en el trabajo diario. Esto determina el nivel de acercamiento entre clientes internos y externos, el nivel de formalización, etc.


Valores.

El núcleo de la Organización que funcionan como principios de guía acerca de qué se considera fundamental dentro del día a día organizacional.

Poseen un gran significado para los miembros que conforman la Organización.

Permite un mayor nivel de focalización en los temas relevantes de la Organización y provee un amplio sentido del propósito.



Producción Finanzas Administración Comercialización

Gerente General

AsesorImpositivo Contable

MantenimientoFábrica Calidad DistribuciónVentas Publicidad

Prod. A

Prod. B

Turno1

Turno2

Prod. A

Prod. B

Clientes

abc

ClientesB

Cap

Fed

Bs.

As.

Prod

A

ProdB

OrganigramasOrganigramas


Por producto (Tubos sin costura, Energía…)

Por procesos o funciones (Rolling, Heating …)

Por zonas geográficas (LATAM, EMEA, APAC)

Por clientes (Petrobras, Chevron…)

Por conocimientos y destreza.

Por tiempo (Turno mañana, Turno tarde…)

Niveles de Agrupación



Constituye un medio de información;

Constituye un medio de análisis;

Permite visualizar las posiciones o cargos;

Permite visualizar las relaciones entre cargos;

Permite identificar la cadena de mando;

Permite conocer a la organización.

Ventajas



Desventajas Son una representación estática;

No pueden representarse relaciones y/o puestos no estrictamente definidos;

Muestra las relaciones formales dentro de la organización;

Es una representación simplificada de la realidad;

Para que sean de utilidad deben ser actualizados continuamente.



Los parámetros de diseño organizacional dependen de la naturaleza de la Organización y del Mercado en el que está inmersa:

• Mercado e Industria en el que se encuentra la empresa: determina el nivel de flexibilidad requerido por la Organización.

• Alcance Internacional y Variedad de Productos: el alcance de una Organización puede requerir de una organización más especializada por zona geográfica o por producto para llevar un mayor nivel de especialización.

• Nivel de Capacitación de los miembros de la Organización: determina el nivel de control y estandarización de los procesos y funciones internas de una Organización.

Parámetros de DiseñoParámetros de Diseño


CEO

LATAM EMEA APAC NORAM

OCTG ENERGY OFFSHORE COILED

IT SUPPLYCHAIN PROD COBRANZAS

LAMINADO ROLLING HEATING IT

ARGENTINA COLOMBIA MEXICO BRASIL

Por Zona Geográfica

PorProducto

PorÁrea

PorPlanta

PorProceso



CEO

COBRANZAS PAGOS IT SUPPLYCHAIN

DEPÓSITOVENTAS COMPRAS

PorÁrea



El Diseño Organizacional siempre se encuentra supeditado a los objetivos organizacionales y a la estrategia a implementar.

• Especialización: grado en que las actividades de la organización se dividen en tareas especializadas

Especialización Horizontal: Amplitud del puesto. Define la cantidad de actividades que una persona realiza dentro de un mismo nivel jerárquico.

Especialización Vertical: Control del trabajo. Define la cantidad de actividades que una persona realiza de forma vertical (planificación, ejecución, control).

Parámetros de Diseño y ObjetivosParámetros de Diseño y Objetivos


Especialización Horizontal:

EmpleadoCobranzas

Contacto de Clientes para coordinar Cobranzas.

Emisión de Recibos.

Contabilización de la cobranza.

Generación de Reportes de Flujos de Fondos

Alta

BajaEmpleadoCobranzas

Contacto de Clientes para coordinar Cobranzas.

Emisión de Recibos.

Contabilización de la cobranza.

Generación de Reportes de Flujos de Fondos




Especialización Vertical:

Proceso De

Cobranzas

Alta

Baja

Gerente de Cobranzas

Agente de Cuenta

Registrador de Cobranzas

Proceso De

Cobranzas

Registrador de CobranzasÚnico encargado de

Cobranzas

Encargado de contactar Clientes

Planificación de Cobranzas


• Formalización: permite definir el grado de normalización de los procesos de trabajo en la organización y el uso de reglas dentro de la misma.

Organizaciones Burocráticas: presentan como característica fundamental la formalización de los procesos.

Organizaciones Orgánicas: Presentan una mejor fluidez en los procesos internos, característico por la falta de formalización. El control es manejable en empresas pequeñas.

Excepción a la regla:



Formalización:

Alta

Baja

Cómo registrar una cobranza

Cómo contactarUn cliente

Cómo declararUn moroso

Cómo contabilizarUn moroso

Cómo registrarUna regularización

Cargar los datos en un Excel y darle seguimiento




• Capacitación: permite lograr la estandarización del conocimiento dentro de la organización. De esta manera, la Organización se caracteriza por tener los puestos marcados de acuerdo al conocimiento de las personas que los ocupan.

• Adoctrinamiento: permite que todos los miembros de la organización compartan una misma cultura organizacional y se desempeñen en base a la misma.



CEO

LATAM EMEA APAC NORAM

OCTG ENERGY OFFSHORE COILED

IT SUPPLYCHAIN PROD COBRANZAS

LAMINADO ROLLING HEATING IT

ARGENTINA COLOMBIA MEXICO BRASIL

Form

aliz

ació

n

Espe

cial

izac

ión

Verti

cal

Espe

cial

izac

ión

Hor

izon

tal



CEO

COBRANZAS PAGOS IT SUPPLYCHAIN

DEPÓSITOVENTAS COMPRAS

Form

aliz

ació

n Espe

cial

izac

ión

Hor

izon

tal

Espe

cial

izac

ión

Verti

cal



• Comportamiento de la Formalización en base al crecimiento Organizacional

Tiempo

Crec

imie

nto

Org

aniz

acio

nal:

• Núm

ero

de M

iem

bros

• Núm

ero

de A

ctivi

dade

s

Tiempo

Formalización



• Comportamiento de la Especialización en base al desarrollo Organizacional.

Tiempo

Crec

imie

nto

Org

aniz

acio

nal:

• Núm

ero

de M

iem

bros

• Núm

ero

de A

ctivi

dade

s

Tiempo

EspecializaciónHorizontal y Vertical

Canti

dad

de P

uest

os



• La cantidad de personal por área o grupo de trabajo también es un fiel reflejo de la estructura organizacional, de la actividad a llevar a cabo y de la estrategia de la Organización.


Factores de DiseñoFactores de Diseño

¿Qué lleva a que una Organización se estructure de una manera y no de otra?

COSTOS ACTIVIDAD ESTRATEGIAS

CONTROL CLIENTESINTERNOS

CLIENTESEXTERNOS



Costos• La limitación presupuestaria afecta directamente a la

posibilidad de incorporar personal y, de esta manera, ampliar la estructura organizacional con el objetivo de aumentar los niveles de control y de estructurar una organización orientada al cliente (interno o externo).

Control• Existen Organizaciones que requieren altos niveles de control

de los procesos internos debido a regulaciones externas o aspectos de calidad a cumplir.

• Formalización de Procesos (generación de tickets para pasajes a producción.• Fijación de estándares de producción.



Actividad• La actividad define el nivel de flexibilidad de la organización,

afectando la burocratización.

Clientes Externos• El nivel de respuesta a los Clientes Externos impacta en los

procesos internos de la organización, obligando a la empresa a ser más flexible y adaptativa. La estructura se orienta hacia los clientes.

• Las estructuras se orientan hacia los clientes, al igual que sus procesos.

• A mayor flexibilidad requerida, menor estandarización y rigidez.

• A menor flexibilidad requerida, más niveles de jerarquía.



Estrategias• La estrategia organizacional impacta en la estructura al definir

las funciones y la cultura organizacional.

Clientes Internos• Existen áreas “Core” dentro de una organización que requieren

de una especial atención por parte de las áreas “complementarias”. Esto afecta el nivel de respuesta y las funciones de estas últimas.

• Estructuración con alto nivel de respuesta hacia el área “Core”.

• Una estrategia orientada hacia la innovación constante, requiere una estructura flexible y adaptativa, impactando en la formalización y la burocratización.



Clientes Corporate =

70% de la Facturación

Clientes Consumer=

30% de la Facturación



• Estructura orientada por Agrupación de clientes: Corporate y Consumer.

• Mayor partida presupuestaria al área de Corporate.

• Estructura de Tecnología orientada, en mayor medida, hacia los clientes “Corporate”.


Mecanismos de ControlMecanismos de Control

• Las organizaciones cuentan con distintos mecanismos de control que se ajustan a sus necesidades para cumplir con las funciones y actividades del día a día.

• Tales actividades regulan las relaciones entre los miembros de la Organización, limitando su capacidad de acción.

Mecanismos Existentes

Adaptación Mutua

SupervisiónDirecta

Estandarización del proceso de trabajo

Estandarización de los Resultados

Estandarización de las Habilidades

Estandarización de las Normas



Adaptación Mutua

Consiste en acuerdos informales entre los miembros de una organización que se encuentran en un mismo nivel jerárquico.

Suele implementarse en Organizaciones sencillas que no requieren mayores niveles de control o en altos niveles jerárquicos en donde el contacto entre los miembros es continuo e informal.



Supervisión Directa

Consiste en la coordinación del trabajo a partir del uso de órdenes de parte de una persona, hacia uno o más subordinados.

Es necesaria la presencia de un jefe o supervisor que, a través de instrucciones, coordine el trabajo de uno o más miembros.



Estandarización de Procesos

Uso de la especialización, la programación del contenido del trabajo, y la definición de los procedimientos a seguir, con el objetivo de coordinar las actividades entre los miembros de la organización..



Estandarización de los Resultados

Uso de los resultados esperados como herramienta para coordinar el trabajo entre los distintos miembros de la organización.

Se deben fijar los objetivos y comunicarse de forma efectiva a las personas que estarán a cargo del cumplimiento de los mismos para que se efectúe la asignación de recursos correspondientes y su ejecución.



Estandarización de las Habilidades

Se trabaja sobre el miembro de la organización a través de un proceso de capacitación, o a través del proceso de contratación (previa definición de las tareas a efectuar y de las habilidades necesarias por parte del contratado).

Se controla al individuo a través de los conocimientos que éste tiene y de cómo los aplicará una vez incorporado en la organización.


Nuevas TendenciasNuevas Tendencias

Estructuras Celulares

FINANZAS

CORE

PRODUCCIÓN

MarketingI & D

Compras IT

CalidadSupplyChain


ConclusionesConclusiones

No existe una única respuesta en materia de Estructuración Organizacional

La distribución Organizacional se encuentra deilmitada por el Core del negocio y por factores tales como “Actividad”, “Estrategia”, “Costos”, “Clientes Externos”, “Clientes Internos” y el nivel de “Control” que se espera.

La estructura de una Organización brinda un buen diagnóstico de cómo opera la misma y cuál es el nivel de interacción de los miembros que la componen en el día a día.

sistemas administrativos – 2do cuatrimestre 2013 estructura y configuraciones estructurales...

Documents