sistema web corporativo de gestion documental con plantillas pre-establecidas-levi albarran
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UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA
FACULTAD DE INGENIERÍA
ESCUELA DE COMPUTACIÓN
SISTEMA WEB CORPORATIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON PLANTILLAS PRE-ESTABLECIDAS
Trabajo Especial de Grado para optar al título de Ingeniero de Computación
PRESENTADO POR:
Br. Albarrán L., Levi A.
C.I.- V- 19.695.133
Tutor Académico:
Lcdo. Genyelbert Acosta
Maracaibo, Mayo del 2014
SISTEMA WEB CORPORATIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON PLANTILLAS PRE-ESTABLECIDAS
Albarrán Luengo, Levi Anderson
C.I: 19.695.133
Teléfono: 0424-6421344
_____________________________
Tutor Académico
INDICE GENERALINDICE GENERAL................................................................................................2
INDICE DE TABLAS..............................................................................................4
INDICE DE GRAFICOS.........................................................................................5
CAPÍTULO I.....................................................................................................10
EL PROBLEMA................................................................................................10
1.1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.........................................................10
1.2.- FORMULACION DEL PROBLEMA............................................................12
1.3.- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION.......................................................12
1.3.1.- Objetivo General..................................................................................12
1.3.2.- Objetivo Específicos.............................................................................12
1.4.- JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN...................13
1.5. DELIMITACION DE LA INVESTIGACION....................................................15
CAPÍTULO II....................................................................................................16
MARCO TEÓRICO...........................................................................................16
2.1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN..............................................16
2.2.1.- SISTEMA.................................................................................................20
2.2.2.- SISTEMA WEB........................................................................................21
2.2.3.- CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS WEB.....................................21
2.2.4.- VENTAJAS QUE OFRECEN LOS SISTEMAS WEB..............................22
2.2.5.- SISTEMA CORPORATIVO......................................................................23
2.2.6.- SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL...............................................24
2.2.7.- OPERACIONES DE LOS DOCUMENTOS............................................24
2.2.8.- CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL..25
2.2.9.- PLANTILLAS PRE-ESTABLECIDAS......................................................27
2.2.11.- BASE DE DATOS.................................................................................28
2.2.12.- TIPOS DE BASE DE DATOS.................................................................29
2.2.13.- COMPONENTES PRINCIPALES DE LAS BASE DE DATOS...............29
2.2.14.- VENTAJAS EN EL USO DE BASES DE DATOS.................................30
2.2.15.- PROPOSITO DE UNA BASE DE DATOS.............................................30
CAPÍTULO III...................................................................................................34
MARCO METODOLOGICO.............................................................................34
3.1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN........................................................................34
3.1.- DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN.............................................................35
3.3.- POBLACIÓN..............................................................................................36
3.4.- TECNICAS DE RECOLECCION DE DATOS.............................................36
Entrevista.........................................................................................................36
Análisis de Contenido......................................................................................37
3.6.- FASES DE LA INVESTIGACIÓN...............................................................38
CAPÍTULO IV...................................................................................................40
ANALISIS DE LOS RESULTADOS..................................................................40
4.1.- FASES DE LA INVESTIGACIÓN...............................................................40
4.1.1- FASES I: DETERMINAR LOS REQUERIMIENTOS................................40
4.1.2- FASES II: PLANIFICACION.....................................................................43
3.1.3- FASES III: DISEÑAR................................................................................44
3.1.4- FASES IV: CODIFICACION.....................................................................51
4.1.-5 FASES V: PRUEBAS...............................................................................61
INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Expertos entrevistados 37
Tabla 2. Requisitos del sistema (servidor) 42
Tabla 3. Requisitos del sistema (cliente) 43
Tabla 4. Asignación de permisos. 47
Tabla 5. Identificación del “index” correspondiente a su nivel de acceso. 52
INDICE DE GRAFICOS
Figura 2. Planificación en diagrama de Gantt. 44
Figura 3. Diseño de la seguridad del sistema. 46
Figura 4. Diseño de la base de datos. 48
Figura 5. Estructura de navegación. 49
Figura 6. Diseño de la página para crear documento nuevo. 50
Figura 7. Diseño de la Bandeja de Entrada. 51
Figura 8. Diseño del Panel de control. 51
Figura 9. Inicio de Sesión. 53
Figura 10. Registro.54
Figura 11. Bandeja de entrada. 56
ALBARRÁN LUENGO, Levi Anderson. “SISTEMA WEB CORPORATIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON PLANTILLAS PRE-ESTABLECIDAS”. Universidad
Rafael Urdaneta, Facultad de Ingeniería, Escuela de Computación. Trabajo Especial
de Grado para Optar por el Título de Ingeniero en Computación. Maracaibo, Abril del
2014.
Resumen
El objetivo de esta investigación fue desarrollar un Sistema Web Corporativo de
Gestión Documental con plantillas pre-establecidas que permitiese la gestión de
documentos de oficina de manera sencilla y adaptada a las necesidades de las
empresas actuales. La presente investigación fue de tipo aplicativa en la modalidad
de proyecto factible. Su diseño es No Experimental Transversal; la técnica de
recolección de datos utilizada fue la entrevista y el análisis de contenido. El sistema
web se desarrolló mediante la metodología de Pressman. Las herramientas de
software utilizadas para el sistema web fueron APACHE 2.2, PHP 5, MYSQL y
herramienta de diseño utilizada fue DREAMWEAVER CS6. Los resultados
obtenidos de esta investigación marcan la importancia de una herramienta web
como la propuesta pues ayudaría en gran medida a mejorar las comunicaciones
internas de las empresas.
Palabras clave: gestión documental, sistema web, aplicación web.
Correo Electrónico: [email protected]
ALBARRÁN LUENGO, Levi Anderson. “CORPORATE WEB SYSTEM DOCUMENT MANAGEMENT WITH PRESET TEMPLATES”. Special Work of
Grade to get the Title of Computer Engineer. Rafael Urdaneta University, Faculty of
Engineering, School of Computing. Maracaibo, Mayo 2014.
Abstract
The objective of this research was to develop a Corporate Web Document
Management System with pre-set templates that allow managing office
documents easily and adapted to the needs of today's businesses. This research
was applicative type in the mode of feasible project. Its design is not
Experimental Cross; the data collection technique used was the interview and
content analysis. The web system is developed by Pressman methodology. The
software tools used for web system were APACHE 2.2, PHP 5, MYSQL and
design tool used was DREAMWEAVER CS6. The results of this research mark
the importance of a web tool like the proposal because it would help greatly to
improve internal communications companies.
Keywords: web system, document management, web app.
E-mail: [email protected]
INTRODUCCIÓN
La presente investigación relacionada con el desarrollo de un sistema web
corporativo de gestión documental, está enfocada a proveer una herramienta
tecnológica para los oficinistas con respecto a la gestión, creación, envío y
recepción de documentos, considerando la necesidad de las empresas
modernas a estar actualizados en el ámbito del uso de tecnologías para el
aumento de su productividad.
Esta investigación se basa en crear una manera rápida, eficaz y sencilla
que permita al personal administrativo gestionar documentos de oficina como
cartas, memorándum, oficios, circulares, entre otros. Y además les brinda a los
oficinistas plantillas pre-establecidas de tales documentos permitiendo una
rápida redacción de los mismos.
Con la finalidad de establecer un sistema portable y multiplataforma,
accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, basa su
funcionamiento en la web. Este trabajo de grado está estructurado en cuatro
capítulos, desarrollados cada uno de la siguiente manera:
CAPITULO I: El Problema, este comprende del planteamiento del
problema, la formulación del problema, así como también los objetivos de la
investigación, la justificación y la delimitación de la misma.
CAPITULO II: En este capítulo llamado Marco Teórico se plantean los
antecedentes de la investigación, así como las bases teóricas que sustentan la
investigación, además de la definición de términos básicos.
CAPITULO III: Marco metodológico, en este capítulo se definirá el tipo de
investigación, así como la unidad de análisis y la técnica de recolección de
datos, además se define la metodología a utilizar para el desarrollo del sistema
web.
CAPITULO IV: Análisis de resultados, se desarrollan las fases de la
metodología implementada, se determinaron los datos y procesos dentro del
proceso de gestión de documentos, se diseñó la estructura, diseño de contenido.
También se hizo el diseño de la base de datos y la generación de las páginas.
Por último se muestran las conclusiones y las recomendaciones realizadas por el
investigador.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El hombre desde sus inicios buscó siempre, aunque de forma primitiva,
maneras de comunicar sus pensamientos y a su vez sus acciones. De modo que
en los últimos años se fueron desarrollando diferentes tipos de comunicación:
visual, verbal, escrita, auditiva, entre otros.
Ahora bien, hoy día se atraviesa por la era de la información, periodo que va
ligado a las tecnologías de la información y la comunicación, por tanto, resulta
extraño que las personas en las grandes ciudades no dispongan de medios
tecnológicos para comunicarse a distancia, computadores con acceso a internet
o teléfonos celulares.
La World Wide Web (creada alrededor del año 1989) ha permitido el
intercambio de información a una escala nunca antes vista en la historia
humana. Hoy se ha convertido en un medio masivo por el cual no sólo podemos
comunicarnos, sino también hacerlo de forma rápida y segura. El flujo de
información que transmite conecta a personas desde casi cualquier punto del
planeta. De manera rápida y sencilla cualquier persona puede acceder a
información, conocer lugares y personas, o comunicarse con sus familiares y
amigos; esto hace de la web el mayor medio de comunicación global. Si se
aprovecha las ventajas que la Web tiene para el funcionamiento interno de una
empresa, se obtendría un gran incremento en su productividad.
Muchas de las empresas actuales no disponen de medios para llevar a cabo
la comunicación interna de manera más rápida y practica, incluso algunas
trabajan con una gran cantidad de documentación lo cual puede repercutir de
cierta manera en los procesos productivos de una empresa.
En muchas ocasiones ciertos documentos necesitan ser utilizados desde
diferentes lugares y departamentos lo que imposibilita su acceso inmediato, lo
cual consume tiempo y desacelera la productividad. Si se aprovecha las ventajas
que ofrece la web en la gestión documental se puede disponer de la información
que se requiera en cualquier momento y lugar sea en nuestro computador,
tableta o teléfono móvil.
De hecho, muchas organizaciones carecen de espacio físico para la gestión
y almacenamiento seguro de su documentación puesto que para ello es
necesario archiveros, fotocopiadoras, impresoras, faxes, entre otras
herramientas de oficinas que abarcan un espacio físico considerable. Los costos
en papel y los costos relacionados al almacenamiento e impresión, pueden ser
reducidos en gran medida si se usan herramientas como el sistema propuesto.
Se debe considerar que el manejo de la información es de primordial
importancia dentro de cualquier corporación, además de todo lo que involucra su
gestión, es decir, las operaciones que se pueden hacer con documentos: la
obtención del mismo, el almacenamiento, la publicación, la revisión y aceptación
por diferentes miembros de la empresa; no obstante, un sistema de gestión
documental facilitaría en sumo grado tales procesos. De hecho, el desarrollo de
un sistema web para la gestión de los documentos de las corporaciones,
entidades que actúan como persona jurídica con el propósito de cumplir
objetivos determinados; reduciría los costos y disminuiría el tiempo de ejecución
de procesos productivos. El sistema de gestión documental que se plantea en
esta investigación se define corporativo puesto que cumplirá con las
necesidades de las corporaciones, basándose en su funcionamiento; mediante
la disposición de herramientas específicas.
Actualmente diversas empresas tecnológicas venezolanas ofrecen servicios
de almacenamiento y gestión de documentos mediante tales sistemas. Ahora
bien, a la hora de diseñar productos y servicios, estas compañías deberían
recordar el viejo dicho "el tiempo es dinero". En cuanto a esto, es necesario
facilitar al personal administrativo herramientas que le permitan culminar sus
labores rápidamente. Una interfaz dinámica que disponga de plantillas pre-
establecidas de los documentos de oficina (memorándum, cartas, circulares,
constancias, avisos, informes, entre otros) contribuiría en gran medida a reducir
el tiempo que toma realizarlos, sin la necesidad de utilizar un procesador de
palabras.
1.2.- FORMULACION DEL PROBLEMA
Ahora bien, en vista de lo planteado: ¿Cómo desarrollar un sistema web
corporativo de gestión documental con plantillas pre-establecidas?
1.3.- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
1.3.1.- Objetivo General
Desarrollar un Sistema Web Corporativo de Gestión Documental con
Plantillas Pre-establecidas.
1.3.2.- Objetivo Específicos
Determinar los requerimientos indispensables para la aplicación del
sistema de gestión documental.
Planificar el desarrollo del sistema web corporativo que satisfaga
las necesidades en la gestión de documentos en las empresas actuales.
Diseñar el sistema web corporativo de gestión documental con
interfaz dinámica que disponga de plantillas pre-establecidas para facilitar
a los usuarios su uso.
Codificar el sistema web corporativo de gestión documental con
sus herramientas y enlazarlo a la base de datos.
Probar el sistema web corporativo de gestión documental con
plantillas pre-establecidas verificando posibles errores para su corrección.
1.4.- JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN
La gestión de documentos se ha convertido en una necesidad y en un
problema para las organizaciones, debido a:
Los gastos en locales o almacenes, y su mantenimiento, la necesidad de
infraestructuras para garantizar el estado de conservación de los documentos, la
cantidad de tiempo dedicado del personal administrativo a la organización y
búsqueda de documentos, los gastos de papel en el uso de fotocopias y fax.
Toda gran organización necesita acceder y consultar de forma frecuente su
información archivada. Incluso, la importancia de algunos documentos o el
volumen de información motiva a las empresas a buscar nuevas soluciones que
sean innovadoras y ofrezcan ventajas o valor añadido sobre los sistemas
tradicionales de almacenamiento, envío y recepción.
Desde el punto de vista práctico la aplicación del sistema web corporativo de
gestión documental con plantillas pre-establecidas permitirá que de forma rápida
y sencilla el personal pueda redactar, manipular, reenviar e imprimir cualquier
documento creado en la interfaz de usuario o desde algún procesador de
palabras.
Algunos de los beneficios de su aplicación desde el punto de vista social
son: Establecer un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente,
facilitar al personal una nueva herramienta de trabajo para el manejo de la
información desde cualquier lugar, evitando la duplicación de tareas así como los
tiempos de búsqueda de información interna, incrementando así la calidad de
servicio y la productividad.
Este sistema de gestión documental ofrecerá grandes ventajas debido a que
es orientado bajo plataforma web. Entre las ventajas que nos permite trabajar
bajo esta plataforma están:
Permite portabilidad. Cualquier computador con conexión a internet puede
acceder a la información, además de otros dispositivos electrónicos tales como:
tabletas o teléfonos celulares.
Los datos están centralizados, lo que permiten a los usuarios
actualizaciones inmediatas y no ocupan espacio en el disco duro de los equipos
de los usuarios. No requiere distribución entre los computadores de los usuarios.
Consumo de recursos muy bajos en los equipos de los usuarios.
Es multiplataforma. Se pueden usar el sistema des de cualquier sistema
operativo, simplemente necesita un navegador actualizado. Disponibilidad
permanente al acceso de la información.
Se dispone de buena seguridad. El software malicioso incrustado en el
sistema operativo de un equipo no dañan los datos ya que éstos están
guardados en los servidores.
En cuanto a los aspectos metodológicos esta investigación aportará grandes
beneficios a futuro puesto que puede servir de punto de partida a otras
investigaciones con características similares. La información recolectada y las
técnicas propuestas impulsarán al desarrollo de sistemas web de este tipo a los
investigadores y desarrolladores, debido a la flexibilidad de la metodología que
se espera aplicar.
1.5. DELIMITACION DE LA INVESTIGACION
La presente investigación será orientada a las necesidades de la
Universidad Rafael Urdaneta, ubicada en el parque Vereda del Lago, Avenida #2
“El Milagro,” con calle #86, Municipio Maracaibo, Estado Zulia.
Es desarrollada en el área de ingeniería de computación, específicamente
en el Análisis y Desarrollo de Sistemas Web para la Gestión de Documentos,
usando una interfaz sencilla y dinámica que cuente con plantillas pre-
establecidas para facilitar el manejo de la información. Su desarrollo está
comprendido en un lapso entre Diciembre del año 2013 y abril del Año 2014.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
A continuación se hace referencia a los antecedentes de la investigación.
También se explican aspectos teóricos de los cuales sustentan el estudio y los
términos básicos asociados con este trabajo de investigación.
2.1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Para llevar a cabo la presente investigación fue necesario indagar en la
información disponible referente a este tipo de proyectos, las cuales sirvieron de
apoyo metodológico y teórico. A continuación se realizara una síntesis de los
trabajos consultados:
Primeramente como antecedente de la investigación se hace notar el
proyecto de Pérez y Elis (2003) de la Universidad Rafael Belloso Chacín, los
cuales buscaron como objetivo desarrollar un “Sistema de Diagnóstico en
Ambiente Web para la Plataforma Corporativa de Manejo Electrónico de
Documentos (DOCUMENTUM). Caso: NOI, INC.”, haciendo uso de tecnologías
de hardware y software que permitieran mejorar la efectividad y calidad de
servicio ofrecido por Noi Inc. La investigación se caracterizó por ser del tipo
aplicada, descriptiva y de campo, según los criterios de Chávez (1994),
Hernández (1997) y Sierra Bravo (1979). La población objeto de estudio estuvo
constituida por ocho (8) profesionales del área de tecnología de información de
la empresa Noi Inc. La técnica de recolección de datos estuvo basada en la
observación directa, revisión de documentos y un cuestionario con un contenido
de diez (10) preguntas.
La metodología que utilizaron surgió de una fusión de autores entre los que
se encontraban: Kendall & Kendall (1995), Montilva (1997) y Senn (1992), la cual
sirvió de base para el desarrollo del sistema. Los resultados obtenidos fueron
tratados a través de una estadística descriptiva realizando distribución de
frecuencias, y posteriormente se realizó la discusión de resultados
comparándolos con la teoría presentada en la investigación la cual estuvo
sustentada por autores como: Markus (1991), Senn (1992) y Tiznado (2001). Por
otra parte, se realizó un análisis profundo de la situación actual de la empresa
para clasificar los hechos, diagnosticar el problema, definir las necesidades de la
misma y determinar los requerimientos del sistema a través de la aplicación del
cuestionario.
Por último, trabajaron en el diseño y desarrollo del sistema creando y
configurando las páginas Web que conformaban la interfaz de acceso al mismo y
que conectaban a las bases de datos que soporta la plataforma de manejo
electrónico de documentos "DOCUMENTUM", logrando cumplir con los objetivos
planteados en su investigación al prevenir fallas potenciales en sus diferentes
componentes. Este trabajo de investigación ha servido como herramienta de
guía para la identificación del problema con respecto a la gestión de
documentos.
Ahora bien, Bracho, Ferrer y Méndez (2006) de la Universidad Rafael
Belloso Chacín presentaron el proyecto “Sistema de información bajo ambiente
Web para la gestión electrónica de documentos” con el fin de mejorar los
procesos de búsqueda y recuperación de documentos dentro de las empresas.
Propusieron la gestión electrónica de documentos, la cual garantizaría la
inmediata localización y su búsqueda precisa, aumentando de esta forma la
productividad.
Las bases teóricas fueron sustentadas bajo los enfoques de Montilva (1999)
y Powell (2001). El tipo de investigación era descriptivo y proyectivo. El diseño
de la investigación fue No Experimental y Seccional-descriptivo. La población
estuvo representada por diez (10) empresas de distintos rubros económicos.
Para ello elaboraron tres (3) instrumentos de recolección de datos los cuales
fueron, una entrevista no estructurada, una lista de verificación (observación
directa) y una lista de verificación (observación participativa). Los datos fueron
reflejados de manera cuantitativa a través de gráficas porcentuales obteniendo
resultados satisfactorios para el conocimiento de las necesidades de las
empresas y los requerimientos del sistema.
Posteriormente diseñaron y construyeron dicho proyecto, cumpliendo con las
especificaciones pre-establecidas. Se utilizó DreamWeaver MX para el diseño,
bajo la programación de ASP y Microsoft Access 2003 como manejador para la
creación de la base de datos; siguiendo los lineamientos de la metodología
MEDSI por Montilva (1999). Para la utilización efectiva del sistema diseñado se
realizó una propuesta donde se describen los lineamientos para la producción de
documentos electrónicos.
Por otra parte, Domínguez y Torrealba (2009) de la Universidad Rafael
Belloso Chacín desarrollaron un “Sistema de Gestión Documental con Base en
Plataforma Web para la Optimización de los Procesos Administrativos de
Empresas en el Sector Informático”. El propósito fundamental de su estudio fue
el diseño de un sistema de gestión documental bajo plataforma web para
procesos administrativos. La base de esta investigación fue la aplicación de un
nuevo sistema de gestión de documentos para agilizar los procesos
administrativos manuales, el cual ofrece: soluciones al usuario a la hora de
realizar búsqueda de documentos y aminorar el espacio físico en la
organización.
Para la teorización de las variables tomaron los puntos de vista de los
autores: Senn (1999), Montilva (1999) y Galindo (1990). Luego describieron el
objeto de estudio, plantearon sus objetivos, su justificación y la delimitación. La
misma se clasificó como una investigación proyectiva, descriptiva y de campo,
considerando los criterios de finalidad, métodos y forma de obtener los datos. En
cuanto a la técnica de recolección de datos, este se basó en la entrevista y en la
observación directa.
La metodología utilizada fue la expuesta en los autores Kenndal&Kenndal
(2005) y Powell (2002), la cual consta de seis fases indispensables a la hora de
llevar a cabo la investigación: Evaluación de problema, análisis de la situación
actual, selección de la tecnología, análisis de los requerimientos necesarios para
el desarrollo del sistema, diseño del sistema, y por último la utilización de
software para simular el funcionamiento del sistema. Se utilizaron herramientas
de programación como Dreamweaver, PHP y un servidor local llamado XAMPP.
Finalmente, concluyeron que los resultados de dicha investigación
determinaron que el sistema de gestión documental se adaptaba a las
necesidades del personal administrativo, los cuales podrían disfrutar de los
mejores servicios que ofrece el sistema; y plantearon que para su
implementación solo tendrían que realizar una inversión de costo menor
generando beneficios al usuario a futuro. Esta propuesta ha servido de base
para la presente investigación puesto que el desarrollo está basado en una
plataforma web.
Por último, Hernández (2011) de la Universidad Central de Venezuela
propuso un sistema de gestión documental para el traslado, digitalización y
resguardo documental de los archivos fiscales decretados en el Área
Metropolitana de Caracas que se han producido desde la creación del Código
Orgánico Procesal Penal en 1999 hasta el año 2011, con un sistema de
digitalización para garantizar su resguardo de manera permanente.
La investigación presenta como título: “Propuesta para la Implementación de
un Sistema de Gestión Documental para los Archivos Fiscales Decretados en el
Área Metropolitana de Caracas del Ministerio Público”. El enfoque tenía una
metodología cuantitativa, de tipo descriptiva y de campo, en la cual se aplicaron
instrumentos tipo cuestionario usando técnicas de encuesta. Para su validez se
solicitó la revisión de tres expertos en el área tecnológica, quienes estuvieron de
acuerdo. En esta propuesta se estudia las necesidades de los sistemas de
gestión documental en las empresas públicas, lo cual ayuda a tener un
panorama de las herramientas a implementar para que estas sean cubiertas.
2.2.- FUNDAMENTACION TEÓRICA
Las bases teóricas comprenden las teorías que sustentan de forma
científica la presente investigación y constituye el soporte teórico de la misma.
En este sentido, para la presente investigación se analizan los conceptos,
posiciones y enfoques teóricos de diversos autores en el área de los sistemas de
gestión.
2.2.1.- SISTEMA
Según Montilva (1999) se puede entender por sistema a un “conjunto de
componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Los
sistemas son todo lo que rodea al ser humano e incluso lo conforman”.
Ahora bien en su libro “Análisis y diseño de sistemas” (p.2), Kendall &
Kendall (2004) definen sistema como “colección de subsistemas
interrelacionados e interdependientes, que trabajan de manera conjunta para
llevar a cabo metas y objetivos predeterminados”.
Entre los sistemas actuales destacan los sistemas de información; en el
libro “Sistemas de Información para la Administración” el autor Jamés A. Senn
(1987 p.2) señala que “un sistema de información es un conjunto de personas,
datos y procedimientos que funcionan en conjunto, el énfasis en sistemas
significa que los variados componentes buscan un objetivo común, para apoyar
las actividades de las organizaciones”.
Para Stair y Reynolds, (1999 Pág. 15) “un sistema de información es un
tipo especializado de sistema que puede definirse de muchas maneras: es un
conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar
(entrada), manipular (proceso) y diseminar (salidas) datos e información y para
proveer un mecanismo de retroalimentación en pro del cumplimiento de un
objetivo”. Y añade, “Todos los sistemas cuentan con entradas, procesos, salidas
y retroalimentación”.
2.2.2.- SISTEMA WEB
Un sistema Web o aplicación web según Seoane (2005) “es un programa
especialmente diseñado para ejecutarse dentro de un navegador web. Para ello,
se emplean tecnologías de tres capas, basándose en una arquitectura cliente-
servidor”.
Según Pressman (2002), un Sistema Web de información es un sistema
hombre-máquina que procesa los datos a fin de registrar los detalles originados
por las transacciones que ocurren en las entidades que intervienen en
actividades de una organización para proporcionar información que facilite la
ejecución de actividades, operaciones y funciones en dicha organización;
además de permitir a los usuarios el acceso a la documentación e información
basada en hipermedia
Con esto podemos concluir que un sistema web no es más que un sistema
que visualiza su interfaz a través de un navegador de internet, que posee una
arquitectura cliente-servidor en el cual el cliente puede interactuar con la
aplicación y que provee un servicio que facilita la ejecución de ciertas funciones
y operaciones.
2.2.3.- CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS WEB
- El usuario puede acceder fácilmente a estas aplicaciones empleando
un navegador web (cliente) o similar.
- Si es por Internet, el usuario puede entrar desde cualquier lugar del
mundo donde tenga un acceso a internet.
- Puede existir miles de usuarios pero una única aplicación instalada en
un servidor, por lo tanto se puede actualizar y mantener una única
aplicación y todos sus usuarios verán los resultados inmediatamente.
- Emplean tecnologías como Java, JavaFX, JavaScript, DHTML, Flash,
Ajax, que dan gran potencia a la interfaz de usuario.
- Emplean tecnologías que permiten una gran portabilidad entre diferentes
plataformas. Por ejemplo, una aplicación web flash podría ejecutarse en
un dispositivo móvil, en una computadora con Windows, Linux u otro
sistema, en una consola de videojuegos entre otros.
2.2.4.- VENTAJAS QUE OFRECEN LOS SISTEMAS WEB
- Ahorra tiempo: Se puede realizar tareas sencillas sin necesidad de
descargar ni instalar ningún programa.
- No hay problema de compatibilidad: Basta tener un navegador
actualizado para poder utilizarlas.
- No ocupan espacio en nuestro disco duro.
- Actualizaciones inmediatas: Como el software lo gestiona el propio
desarrollador, cuando nos conectamos estamos usando siempre la última
versión que haya lanzado.
- Consumo de recursos bajo: Dado que toda (o gran parte) de la
aplicación no se encuentra en nuestro ordenador, muchas de las tareas
que realiza el software no consumen recursos nuestros porque se realizan
desde otro ordenador.
- Multiplataforma: Se puedan usar desde cualquier sistema operativo
porque solo es necesario tener un navegador.
- Portables: Es independiente del ordenador donde se utilice (un PC de
escritorio, un portátil…) porque se accede a través de una página web
(solo es necesario disponer de acceso a internet). La reciente tendencia al
acceso a las aplicaciones web a través de teléfonos móviles requieren sin
embargo un diseño especifico de los ficheros CSS no dificultar el acceso
de estos usuarios.
- La disponibilidad suele ser alta porque el servicio se ofrece desde
múltiples locaciones para asegurar la continuidad del mismo.
- Los virus no dañan los datos porque estos están guardados en el
servidor de la aplicación.
- Colaboración: Gracias a que el acceso al servicio se realiza desde una
única ubicación es sencillo el acceso y comparación de datos por parte de
varios usuarios. Tiene mucho sentido, por ejemplo, en aplicaciones online
de calendarios u oficina.
2.2.5.- SISTEMA CORPORATIVO
Un sistema corporativo se define como una herramienta dedicada a
gestionar los datos de una organización, proporcionando información
actualizada, oportuna y confiable a todos los elementos que la conforman
cuando estos la requieran. Son sistemas de información empresarial de tipo
estratégico y de alcance corporativo, puesto que son creados con el fin de cubrir
las necesidades específicas de cada organización, prestando apoyo al desarrollo
de los procesos productivos. Gestiona los datos de las empresas como recursos
estratégicos de alcance corporativo, a partir de los cuales se podrá generar la
información empresarial que las diferentes unidades de la empresa necesiten
para operar eficaz y eficientemente.
La definición de este tipo de sistema corresponde a aquellos sistemas de
información basados en tecnologías de información, los cuales están
encargados de apoyar todos los procesos administrativos de la organización,
como las tareas de carácter administrativo y de gestión.
2.2.6.- SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Según lo planteado por Muñoz V. (2007) la gestión documental consiste en
el uso de tecnología y procedimientos que permiten la gestión y el acceso
unificado a información generada en la organización al personal. Un sistema
de gestión documental es un sistema computarizado, un conjunto de programas,
utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes de
documentos soportados en papel.
Teniendo en cuenta esto, podemos definir un sistema de gestión
documental simplemente como sistemas enlazados a bases de datos para el
intercambio y/o almacenamiento de documentos, a fin de proveer al personal
administrativo herramientas que permitan comunicarse de manera eficaz.
2.2.7.- OPERACIONES DE LOS DOCUMENTOS
Según Hernández (2004) las operaciones que se realizan con los
documentos son:
- Producción. Es todo el proceso que lleva a la creación de un documento,
en nuestro lugar de trabajo, en papel o en un archivo electrónico. Las
operaciones que involucra el obtener los documentos son: Crear o utilizar
los existentes. Actualizarlos. Buscarlos. Modificarlos
- Análisis. Su principal propósito es comprender el contenido del
documento para utilizarlo de forma adecuado, así como clasificarlo y
relacionarlo de manera correcta con otros documentos. Las operaciones
comprendidas en el análisis son: Leerlos, subrayarlos, marcarlos,
comentarlos, resumirlos.
- Gestión. La administración y el control de las actividades de una
empresa se pueden llevar a cabo interpretando correctamente las
indicaciones establecidas en los documentos. Las operaciones a realizar
son: decretarlos, remitirlos, controlarlos.
- Publicación. Se selecciona de los documentos la información de la
empresa que se necesita y convenga divulgar al exterior, por ejemplo, en
la Web. Archivarlos, distribuirlos, visualizarlos, imprimirlos, reverenciarlos.
Figura 1. Operaciones de los documentos.
Fuente. Hernández (2004)
2.2.8.- CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Considerando lo que menciona Hernández (2004) un sistema de gestión
documental deberá satisfacer varios aspectos relacionados que involucran la
información de: cómo y dónde se almacena, quiénes y para qué la utilizan. Por
lo tanto podemos decir que un sistema de gestión documental debe contar con
algunas de las siguientes características:
Corporativo. La información que se maneja en los documentos, es donde
se basa la funcionalidad de la empresa.
Escalabilidad. La consideración de la naturaleza corporativa demandará
un rápido crecimiento del sistema.
Interoperabilidad. Debe ser integrado con subsistemas de correo
electrónico, de esta forma se puede realizar una comunicación en la empresa de
la información de los documentos y las operaciones que se realicen con ellos.
Publicación. Diseminar la información interna.
Integración. Integrar fuentes externas, como son los documentos que son
enviados por terceros vía fax, CD-ROM, o papel.
Importación. Contar con un sistema de importación masiva de documentos.
Almacenamiento. Almacenar los documentos masivamente, que garantice
su fácil acceso para cualquier usuario autorizado, así como su recuperación en
un tiempo mínimo del mismo.
Edición. Contar con herramientas que optimicen la creación de
documentos, así como de metodologías que apoyen la creación y modificación
de los mismos.
Control. Para almacenar y distribuir documentos, el sistema deberá permitir
el control de la comparación de las distintas versiones de los documentos, de tal
forma que contemple el conflicto que se pueda dar entre el control de acceso y el
control de versiones.
Clasificación. Agrupar documentos, los cuales deberán ser clasificados por
diferentes criterios y a la vez estar enlazados por medio de hipervínculos dentro
de los mismos documentos y hacia otros documentos que se relacionen.
Replicación. Debe permitir replicar los documentos entre diferentes
servidores que incluso se encuentren en ubicaciones diferentes y enviar
automáticamente mensajes (correo electrónico) para notificar a los usuarios de
la existencia de documentos relevantes.
Búsqueda. Así mismo tiene que contar con un mecanismo de búsqueda
rápida, que permita obtener los documentos en el menor tiempo posible y de
forma eficiente. El mecanismo de búsqueda deberá ser capaz de realizar dicha
operación, por distintos criterios de búsqueda, es decir, por palabras claves o
descriptores.
Recuperación. Al buscar un documento, y querer visualizarlo, se debe
contar con la recuperación instantánea de cualquier documento, para
presentarse en pantalla, y a la vez presentar en forma instantánea todos los
documentos que se encuentren enlazados con el solicitado.
Seguridad. Se debe garantizar la existencia y almacenamiento adecuado
de los documentos, por lo cual, es importante contar con un mecanismo que
garantice la seguridad para que valide al usuario que acceda a la información.
2.2.9.- PLANTILLAS PRE-ESTABLECIDAS Se puede definir como una forma de dispositivo que suele proporcionar
una separación entre la forma o estructura y el contenido. Es un medio o un
aparato que permite guiar, portar o construir un diseño o esquema predefinido.
Una plantilla agiliza el trabajo de reproducción de muchas copias idénticas o casi
idénticas (que no tiene que ser tan elaborado, sofisticado o personal). Si se
quiere un trabajo más refinado, más creativo, la plantilla no es sino un punto de
partida, un ejemplo, una idea aproximada de lo que se quiere hacer.
Considerando esto, en relación con la edición o composición de textos y su
estructura, esta se compone de cajas y líneas, con unos tamaños y márgenes
pre-establecidos, para facilitar la escritura de artículos o cartas, con títulos, fotos
y diagramas.
El propósito de una plantilla es ahorrar tiempo a la hora de dar formatos o
estilo a los títulos, cajas, tablas y en general todo el documento. Utilizando y
reutilizando plantillas ganaremos en productividad y ahorraremos mucho tiempo.
Especialmente si nuestro trabajo nos obliga a generar esos documentos con
mucha frecuencia.
La Real Academia Española define pre-establecido como “lo establecido por
ley o reglamento con anterioridad a un momento determinado”. Transmite la idea
de que el documento posee un conjunto de reglas básicas que son necesarias a
cumplirse en su plantilla para su posterior utilización.
2.2.10.- WORLD WIDE WEB Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL
A través de la World Wide Web se puede visualizar la información de un sitio
a través de documentos de hipermedia. Estos documentos pueden hacer
referencias unos a otros a través de enlaces, los cuales solo permiten acceder al
documento solicitado para su lectura.
Dentro de las características con las que debe cumplir un sistema de gestión
documental es el tener enlaces dentro del mismo documento hacia otros
documentos que se relacionen entre sí. Por lo tanto, se necesita el uso de
enlaces o vínculos para navegar entre documentos que pueden involucrar
diferentes tipos de medios.
La World Wide Web provee de un ambiente bastante poderoso para la
gestión documental bajo un entorno de colaboración. Ya que cuenta con un
lenguaje con el cual podemos mostrar y vincular información, así como también
ser accesible desde diferentes partes del mundo. Permite que la información
esté disponible en todo momento y pueda ser visible desde equipos móviles.
2.2.11.- BASE DE DATOS
El concepto de base de datos se define según Montilva (1999) como un
modelo que representa a las entidades (objetos y eventos), sus atributos
(características de cada entidad), y las relaciones, asociaciones existentes entre
esas entidades, traduciéndose el modelo de datos en un esquema, esto es, un
programa que describe las estructuras lógicas de los datos y su correspondiente
estructura de almacenamiento e indica los métodos de acceso que se utilizaron.
Las bases de datos pueden tener una estructura jerárquica, si existen unos
elementos subordinantes de los que dependen otros subordinados, como los
organigramas, pueden ser también de tipo relacional si están organizadas
mediante fichas o registros con una misma estructura y rango o pueden ser de
tipo documental si utiliza descriptores y su finalidad es almacenar grandes
volúmenes de información documental.
2.2.12.- TIPOS DE BASE DE DATOS
Base de datos convencionales: tienen la información almacenada en ficheros,
mapas o gráficos, que el usuario puede recorrer según su criterio para recopilar
información.
Base de datos tipo sistema experto: son bases de datos muy especializadas
que recopilan toda la información existente de un tema concreto y además
asesoran al usuario cuando accede buscando determinadas respuestas.
2.2.13.- COMPONENTES PRINCIPALES DE LAS BASE DE DATOS
Datos. El contenido de la Base de Datos
Hardware. Son los dispositivos de almacenamiento en donde reside la
base de datos, así como a los dispositivos periféricos (unidad de control,
canales de comunicación, etc.); los cuales son necesarios para su uso.
Software. Está compuesto por un conjunto de programas que se conoce
como Sistema Manejador de Base de Datos (DMBS: Data Base
Management System), que se encarga de manejar todas las solicitudes
formuladas por los usuarios a la base de datos.
Usuarios. Veamos tres clases de usuarios relacionados con una Base de
Datos:
- El programador de aplicaciones, quien crea programas
de aplicación que es enlazado a la base de datos.
- El usuario final, quien accede la Base de Datos por
medio de un lenguaje de consulta o de programas de
aplicación.
- El administrador de la Base de Datos (DBA: Data Base
Administrator), encargado del control general del
Sistema de la Base de Datos.
2.2.14.- VENTAJAS EN EL USO DE BASES DE DATOS.
Globalización de la información. Permite a los diferentes usuarios considerar
la información como un recurso corporativo que carece de dueños específicos.
Eliminación de información redundante.
Eliminación de información inconsistente.
Permite compartir información. Varios sistemas o usuarios pueden utilizar
una misma entidad.
Permite mantener la integridad en la información. Solo se almacena la
información correcta.
Independencia de datos. La independencia de datos implica un divorcio entre
programas y datos; es decir, se pueden hacer cambios a la información que
contiene la base de datos o tener acceso a la base de datos de diferente
manera, sin hace cambios en las aplicaciones o en los programas.
2.2.15.- PROPOSITO DE UNA BASE DE DATOS
Senn (1990) “el objetivo de almacenar y organizar datos en una base de
datos es representar las relaciones entre las entidades de interés para la
empresa o institución, un resultado que no se puede alcanzar con archivos
maestros individuales. Organizar los datos de este modo facilita la integración de
las áreas dentro de la empresa, también simplifica las preguntas especificas,
incluyendo las formuladas por quienes no son programadores, como se verá
una difícil tarea en los programas de aplicaciones dirigidos por parámetros”
2.2.16.- SERVIDOR WEB
Los servidores web son aquellos cuya tarea es alojar sitios y/o
aplicaciones, las cuales son accedidas por los clientes utilizando un navegador
que se comunica con el servidor utilizando el protocolo HTTP (hypertext markup
language).
Básicamente un servidor WEB consta de un intérprete HTTP el cual se
mantiene a la espera de peticiones de clientes y le responde con el contenido
según sea solicitado. El cliente, una vez recibido el código, lo interpreta y lo
exhibe en pantalla.
Además los servidores pueden disponer de un intérprete de otros lenguajes
de programación que ejecutan código embebido dentro del código HTML de las
páginas que contiene el sitio antes de enviar el resultado al cliente. Esto se
conoce como programación de lado del servidor y utiliza lenguajes como ASP,
PHP, Perl y Ajax. Las ventajas de utilizar estos lenguajes radica en la potencia
de los mismos ejecutando tareas mas complejas como, por ejemplo acceder a
bases de datos abstrayendo al cliente de toda la operación.
2.2.17.- TERMINOS BASICOS
PHP: Es el acrónimo de Hipertext Preprocesor. Es un lenguaje de programación
del lado del servidor gratuito e independiente de plataforma, rápido, con una
gran librería de funciones y mucha documentación.
Un lenguaje del lado del servidor es aquel que se ejecuta en el servidor
web, justo antes de que se envíe la página a través de Internet al cliente. Las
páginas que se ejecutan en el servidor pueden realizar accesos a bases de
datos, conexiones en red, y otras tareas para crear la página final que verá el
cliente. El cliente solamente recibe una página con el código HTML resultante de
la ejecución de la PHP.
SQL: La sigla SQL significa Structured Query Language, o su equivalente en
Español Lenguaje de Pregunta Estructurado, Este es un lenguaje Universal que
esta implementado en todos los Motores de Bases de Datos razón por la cual el
SQL es el lenguaje estándar de comunicación entre los diferentes Motores
existentes.
JAVASCRIPT: Es un lenguaje de programación interpretado dialecto del
estándar ECMAScript. Se define como orientado a objetos, basado en
prototipos, interactivo y dinámico.
Se utiliza principalmente en su forma del lado del cliente (client-side),
implementado como parte de un navegador web permitiendo mejoras en la
interfaz de usuario y páginas web dinámicas, aunque existe una forma de
Javascript del lado del servidor (Server-side Javascript o SSJS). Su uso en
aplicaciones externas a la web, por ejemplo en documentos PDF, aplicaciones
de escritorio (widgets) es también significativo.
DOCUMENTO: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas,
jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en
cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, entre
otros) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad
humana fijada en un soporte,
USUARIO: El diccionario de la Real Academia Española (RAE) define el
concepto de usuario con simpleza y precisión: un usuario es quien usa
ordinariamente algo. El término, que procede del latín usuarius, hace mención a
la persona que utiliza algún tipo de objeto o que es destinataria de un servicio,
ya sea privado o público.
TINYMCE: Es un editor de texto WYSIWYG para HTML de código abierto que
funciona completamente en JavaScript y se distribuye gratuitamente bajo
licencia LGPL
Al ser basado en JavaScript TinyMCE es independiente de la plataforma y
se ejecuta en el navegador de internet. Tiene la habilidad de convertir un campo
del tipo textarea u otros elementos de html en instancias del editor. Se puede
integrar fácilmente a cualquier CMS.
WYSIWYG: Es el acrónimo de What You See Is What You Get (en español, "lo
que ves es lo que obtienes"). Se aplica a los procesadores de texto y otros
editores de texto con formato (como los editores de HTML) que permiten escribir
un documento viendo directamente el resultado final, frecuentemente el
resultado impreso.
CAPÍTULO III
MARCO METODOLOGICO
El marco metodológico a desarrollar, a fin de cumplir con los objetivos
planteados, es compuesto por el tipo y diseño de la investigación, además de las
técnicas e instrumentos de recolección de datos cumpliendo las fases
comprendida en la metodología propuesta. En la presente investigación se toma
en consideración lo señalado por Arias F. (1999) quien afirmo, “La metodología
de un proyecto, incluye el tipo o tipos de investigación, las técnicas y
procedimientos que serán utilizados para llevar a cabo la indagación” (p. 45). A
continuación se desarrolla el marco metodológico.
3.1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN
Según Padrón (1998) las investigaciones de tipo aplicativa “carecen,
propiamente hablando, de preguntas. Más bien tienden a establecer una relación
productiva, ingeniosa y creativa, entre las posibilidades de un modelo teórico,
por un lado, y las dificultades o necesidades que se confrontan en el terreno de
la práctica, por otro lado”.
Por lo tanto podemos afirmar considerando el autor antes mencionado, que
el trabajo desarrollado se encuentra enmarcado en una investigación de tipo
aplicativa puesto que propone una solución viable a las necesidades
presentadas por las organizaciones modernas teniendo en consideración
modelos teóricos conocidos con respecto al tema de estudio. Por otra parte, el
proyecto desarrollado se ubica en la modalidad de proyecto factible, el cual
Tamayo y Tamayo (2002), lo definen como; “una propuesta de estudio o
investigación científica dentro de un campo vagamente definido y que se
presenta como posible a realizar.” (p. 221), debido a que la misma propone un
modelo para la solución de un problema en las organizaciones actuales.
3.1.- DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
Arias (1999) (p. 19) define que: “el diseño de investigación es la estrategia
que adopta el investigador para responder al problema planteado”. Por otro lado
Hernández (2003) (p. 104) destaca que: “el término diseño se refiere al plan o
estrategia concebida para obtener la información que se desea”. El diseño no
experimental, se define como los “estudios que se realizan sin la manipulación
deliberada de variables y en los que sólo se observan los fenómenos en su
ambiente natural para después analizarlos”.
De acuerdo con lo anteriormente planteado, el diseño de la presente
investigación se puede considerar como no experimental, debido a que no se
ocasiona una alteración de las variables que conforman un sistema de gestión
documental, sino que el estudio se lleva a cabo analizando y evaluando los
resultados para su posterior uso.
Además es de tipo transversal por que se basa en la recolección de datos
que componen un sistema de gestión de documentos y en el análisis de su
comportamiento en un momento dado. En este caso, autores plantean que el
tipo de investigación no experimental transversal: “recolecta datos en un solo
momento, en un tiempo único. Su propósito es describir variables y analizar su
incidencia e interrelación en un momento dado”.
Teniendo en cuenta los fundamentos anteriores, el diseño utilizado en esta
investigación se puede clasificar como No Experimental Transversal, lo cual
representa el diseño más acertado para conseguir el cumplimiento de los
objetivos planteados en este estudio.
3.3.- POBLACIÓNTamayo y Tamayo (1997) indican que “la población se define como la
totalidad del fenómeno a estudiar donde las unidades de población posee una
característica común la cual se estudia y da origen a los datos de la
investigación” (p.114). Tomando en consideración al autor la población es un
conjunto de individuos de la misma clase, limitada por el estudio.
Para la presente investigación se toma una muestra representativa de la
población, ya que no es posible medir cada uno de los individuos de la misma.
Los datos considerados para la investigación de recogerán del personal
administrativo de la Universidad Rafael Urdaneta.
3.4.- TECNICAS DE RECOLECCION DE DATOS Para el desarrollo de los administradores de contenido se utilizarán
métodos específicos para recolectar datos que permitan determinar los
requerimientos necesarios para la elaboración cada uno de los sistemas. Estos
métodos son entrevistas y análisis de contenido.
Entrevista Según Nahoum (1961) es una situación donde dos personas o más
intercambian opiniones, actitudes e informaciones. Ander E, (1987) la entrevista
es una conversación donde el entrevistador obtiene información de los
entrevistados, en relación a una situación siguiendo unas pautas específicas.
Las entrevistas pueden clasificarse como estructuradas o no estructuradas.
Según Senn (1992). Las entrevistas no estructuradas utilizan un formato
pregunta-respuesta y son apropiadas cuando el analista desea adquirir
información general acerca de un sistema. Este formato anima a los
entrevistados a compartir sus sentimientos, ideas y creencias. Por otro lado, las
entrevistas estructuradas utilizan preguntas estándar en un formato de respuesta
abierta o cerrada. El primer método de entrevista permite que el entrevistado dé
respuesta a las preguntas con sus propias palabras; con el segundo se utiliza un
conjunto anticipado de respuestas (p.26).
Es necesario para el desarrollo de este proyecto las entrevistas no
estructuradas debido a quelas opiniones abiertas de los entrevistados, ayudaran
a determinar sus necesidades e inquietudes respecto a la gestión de
documentos. En la siguiente tabla se presentan a los entrevistados quienes
representan a nuestra unidad de análisis.
Nombre Cargo Instititucion
Thais Arenas Secretaria de la
Escuela de
Computación
Universidad
Rafael
Urdaneta
Gengelbert Acosta Profesor Universidad
Rafael
Urdaneta
Tabla 1. Expertos entrevistados
Fuente. Albarran (2014)
Análisis de Contenido Según Ander E, (1979) “el análisis de contenido se encarga de integrar los
diversos recursos con que cuenta el investigador para profundizar el estudio del
tema y su comprensión”. (p.506)
Esta técnica permite el análisis de documentos bibliográficos, tanto
impresos como electrónicos especializados, lo que permite adquirir conocimiento
teórico del contenido necesario para el cumplimiento de los objetivos planteados
en el desarrollo de la aplicación.
3.5.- METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO
La metodología aplicada a este trabajo especial de grado fue la de
Pressman (2005), la cual se encuentra estructurada por cinco fases que son las
siguientes: Análisis de los requisitos, diseño de aplicación, generación del
código, pruebas y mantenimiento. A continuación se desarrollaran cada fase de
manera que fueron enfocadas en el presente proyecto.
3.6.- FASES DE LA INVESTIGACIÓN
FASE I: DETERMINAR LOS REQUIRIMIENTOS
- Conocer los requerimientos para el desarrollo de los Sistemas de
Información Web actuales por medio del análisis de contenido y las
entrevistas.
- Inspeccionar que se cumplen los requisitos para el uso de las
herramientas necesarias para asegurar el correcto funcionamiento
del sistema web.
FASE II: PLANIFICAR
- Analizar las necesidades actuales en la gestión de documentos.
- Crear un plan de trabajo para el proceso de diseño y desarrollo de
la aplicación.
FASE III: DISEÑAR
- Generación de la arquitectura del sistema a proponer.
- Diseño de la interfaz gráfica.
- Diseñar las tablas de las bases de datos y sus interacciones entre
las mismas aplicando el modelado de datos.
- Diseño de la navegación.
FASE IV: CODIFICAR
- Instalar herramientas necesarias para el desarrollo de la
aplicación web.
- Codificar en SQL (usando PHPMyadmin como gestor de base de
datos)
- Codificar en PHP para realizar la conexión a la base de datos.
-Implementar JavaScript para detalles en la creación de
documentos.
- Aplicar CSS para mejorar el aspecto de la interfaz de usuario
FASE V: PROBAR
- Realización de pruebas de estrés al sistema para verificar su
buen funcionamiento (Pruebas de contenido y funcionalidad).
- Revisión de la arquitectura de diseño y de navegación.
- Verificar que cumple con los objetivos establecidos
CAPÍTULO IV
ANALISIS DE LOS RESULTADOS
Como se había planteado anteriormente la metodología de Pressman (2005) ayuda a desarrollar un sistema de manera ágil. Por lo tanto hemos aplicado esta metodología a través de las siguientes fases del proyecto: Determinar los requerimientos, planificar el desarrollo, diseñar el sistema, codificar usando las herramientas necesarias y finalmente probar verificando posibles errores para su corrección. A continuación, se explican detalladamente cada una de estas y se discute el resultado obtenido.
4.1.- FASES DE LA INVESTIGACIÓN
4.1.1- FASES I: DETERMINAR LOS REQUERIMIENTOS En esta fase con la ayuda del análisis de contenido y las entrevistas
realizadas a dos (2) expertos se procedió a identificar las necesidades básicas
para la implementación del sistema, así como también las herramientas útiles
para la fase de diseño y codificación.
LENGUAJES DE PROGRAMACION
Para poder crear el sistema web corporativo de gestión documental con
plantillas pre-establecidas fue necesaria la utilización de los siguientes lenguajes
de programación.
-HTML para esquematizar y estructurar los enlaces de las páginas.
-CSS para mejorar la estética de la interfaz de usuario.
-JavaScript para las funciones relacionadas a la creación de los
documentos.
-PHP para las interacciones con el servidor
-SQL para el manejo de las bases de datos, crear las tablas y las
relaciones.
HERRAMIENTAS UTILIZADAS
- DreamWeaver CS6, ofrece grandes ventajas a la hora de programar en
PHP, HTML y JavaScript, permitiendo codificar de manera rápida y
generando las conexiones e interacciones con la base de datos.
- PHPMyAdmin, permitió crear la base de datos en un entorno web de
fácil implementación.
- Power Architect, a través de esta herramienta de modelado de datos se
creó la arquitectura que tiene la base de datos MySQL con sus
respectivas relaciones.
- Notepad ++, con su sencilla interfaz permitió visualizar errores de
sistaxis con mayor facilidad.
- Balsamiq Muckups, esta simple aplicación permitió diseñar las
interfaces.
- Xampp, permitió crear un servidor local para las pruebas
correspondientes
REQUISITOS DEL SISTEMA POR PARTE DEL SERVIDOR
Los requisitos necesarios para el funcionamiento del sistema del lado del
servidor dependen en gran medida de la cantidad de información a almacenar y
gestionar, por lo tanto no se puede especificar los requerimientos mínimos para
el sistema
Ahora bien, el sistema ha sido probado con óptimo desempeño en una
portátil VIT M2421, a continuación mencionaremos sus características.
Procesador Intel I3-2350M 2.3G
Memoria RAM 2GB (DDR3)
Disco Duro 360GB (SATA)
Tabla 2. Requisitos del sistema (servidor).
Fuente. Albarran (2014)
REQUISITOS DEL SISTEMA POR PARTE DEL CLIENTE
Resulta importante destacar que los requerimientos del sistema del lado
del cliente son sumamente básicos, puesto que en la mayoría de los casos es
necesario solo contar con acceso a internet y un navegador actualizado, a
continuación veremos los requisitos tener un navegador actualizado en un
computador.
Procesador Pentium 4 o superior
Memoria RAM 256 MB
Disco Duro 100 MB
Tabla 3. Requisitos del sistema (cliente).
Fuente. Albarran (2014)
Incluso se puede ingresar mediante dispositivos móviles de gama
media o alta como tabletas, teléfonos celulares y cualquier dispositivo con
acceso a internet.
4.1.2- FASES II: PLANIFICACION
A continuación se procede a explicar la fase de planificación donde se
estipula los objetivos a cumplir y el tiempo aproximado en finalizar cada una de
las labores correspondientes al desarrollo del sistema. En esta etapa del
proyecto se considera en qué momento estará culminada la aplicación.
OBJETIVOS A SATISFACER
- La Aplicación ofrecerá a los usuarios enviar y recibir documentos
manera rápida y eficaz.
- La Aplicación asignará diferentes niveles de acceso de acuerdo a las
necesidades de cada usuario.
- La Aplicación contará con plantillas pre-establecidas de diversos tipos de
documentos para facilitar la creación los mismos.
PLANIFICAR LOS PERIODOS DE DISEÑO Y CODIFICACION
Figura 2. Planificación en diagrama de Gantt
Fuente. Albarran (2014)
4.1.3- FASES III: DISEÑAR
En esta fase se busca dar respuesta al tercer objetivo el cual se refiere
a la elaboración del diseño de la aplicación web, donde se establece el diseño
de seguridad, la asignación de los permisos, el diseño de la base de datos, el
diseño de la navegación y el diseño de la interfaz tomando en consideración
el cumplimiento de los objetivos planteados en la fase anterior.
DISEÑO DE SEGURIDAD
Con el objetivo de proteger el sistema se ha diseñado un modelo de
seguridad con 3 (tres) niveles de acceso, cada usuario debe ingresar una
contraseña con más de siete (7) caracteres para acceder. Los niveles son:
Administrador, Director o Jefe y Empleado.
Al logearse el sistema identificara el nivel de acceso correspondiente al
usuario para su re-direccionamiento, la página principal de cada nivel
mostrara las opciones disponibles para dicho usuario de acuerdo a los
permisos establecidos de forma predeterminada. En la siguiente imagen
veremos el diseño de seguridad del sistema:
Figura 3. Diseño de la seguridad del sistema.
Fuente. Albarran (2014)
ASIGNACION DE PERMISOS
Los permisos han sido creados de forma predeterminada en el
sistema; como se ha expuesto anteriormente se han diseñado tres (3) niveles
de acceso. Teniendo en consideración las necesidades de cada usuario el
administrador del sistema determinará el nivel de acceso más conveniente.
En este sistema los administradores podrán modificar el nivel de acceso de
cada usuario pero no podrá modificar los permisos correspondientes cada
nivel de acceso ni crear más niveles de acceso, por lo tanto esto puede ser
una futura mejora a este sistema de gestión documental. En la siguiente tabla
veremos los permisos correspondientes a cada nivel de acceso.
EMPLEADO JEFE O DIRECTOR ADMINISTRADOR
Acceder al Sistema Si Si Si
Enviar y recibir documentos
Si Si Si
Aprobar documentos No Si Si
Registrar nuevos usuarios
No Si Si
Visualizar documentos enviados por el departamento
No Si Si
Visualizar documentos recibidos por el departamento
No Si Si
Modificar usuarios No No Si
Modificar plantillas No No Si
Modificar departamentos No No Si
Asignar niveles de acceso
No No Si
Tabla 4. Asignación de permisos
Fuente. Albarran (2014)
DISEÑO DE LA BASE DE DATOS
Para el proceso de del diseño de la base de datos se utilizo una
herramienta de modelado de datos llamado SQL Power Architect que permitió
de manera rápida crear las relaciones necesarias para el optimo
funcionamiento del sistema. Se crearon nueve (9) tablas las cual algunas de
ellas son relacionales como: USUARIO_NIVELACCESO,
USUARIO_REMITENTE, USUARIO_DESTINATARIO y una tabla que crea
una relación entre otras dos tablas intermedias relacionales DOC_REM_DES.
A medida que avanza el proyecto se establecen cambios en la base de datos
de acuerdo a las necesidades que presenta la codificación. A continuación
veremos el resultado en el modo diseñador del gestor PHPMyAdmin.
Figura 4. Diseño de la base de datos.
Fuente. Albarran (2014)
DISEÑO DE LA NAVEGACION
En la siguiente figura veremos cómo está estructurada la navegación
del sistema web corporativo de gestión documental.
Figura 5. Estructura de navegación.
Fuente. Albarran (2014)
DISEÑO DE LA INTERFAZ
En el diseño del sistema de gestión se busca que sea visualmente
atractivo con colores opacos para no perturbar la vista de los usuarios, puesto
que será una herramienta de trabajo diario. Para crear el diseño preliminar
usamos un software llamado Balsamiq Mockups. En las siguientes imágenes
vemos el diseño de la página principal, la bandeja de entrada y el panel de
control respectivamente.
Figura 6. Diseño de la página para crear documento nuevo.
Fuente. Albarran (2014)
Figura 7. Diseño de la Bandeja de Entrada.
Fuente. Albarran (2014)
Figura 8. Diseño del Panel de control.
Fuente. Albarran (2014)
4.1.4.- FASES IV: CODIFICACION
En esta fase se procedió a codificar el sistema diseñado en la fase
anterior, creando los módulos necesarios para el cumplimiento de los
objetivos. La programación se hizo usando DreamWeaver CS6 y Notepad++
aprovechando las herramientas que ofrecen al programador. DreamWeaver
posee un entorno muy visual que permitió ahorrar mucho tiempo de trabajo en
mejorar el aspecto de la interfaz del sistema.
ACCESO DE LOS USUARIOS
El punto de partida del sistema propuesto es el “Login” el cual da inicio
solicitando la cedula del usuario y una clave personal o contraseña ya
previamente registrada. Los datos se encuentran en una base de datos
llamada “SGD”. En este punto se realiza la comparación entre los datos
guardados y los suministrados por el usuario, si los datos coinciden procede a
verificar el nivel de acceso que posee y lo re-direcciona a la página principal
correspondiente. En la siguiente tabla vemos como está identificado el “index”
o página principal de cada uno de los niveles de acceso en la base de datos:
PAGINA PRINCIPAL CODIGO DE NIVEL DE ACCESOINDEX_EMPLEADO 3
INDEX_JEFE 2
INDEX_ADMINISTRADOR 1
Tabla 5. Identificación del “index” correspondiente a su nivel de acceso.
Fuente. Albarran (2014)
En la siguiente figura vemos la interfaz del inicio de sesión. Uno de los
elementos que la componen es el logo diseñado para representar el sistema,
en la parte izquierda de la cabecera.
Figura 9. Inicio de Sesión.
Fuente. Albarran (2014)
REGISTRO DE LOS USUARIOS
Este módulo del sistema es el encargado de insertar los registros en la
tabla USUARIOS. Esta tabla contiene los siguientes campos: ID_USUARIO
(entero), CEDULA (entero), NOMBRE (varchar), APELLIDO (varchar),
CARGO (varchar), EMAIL (varchar), TELEFONO (entero), EXT (entero),
FOTO (varchar) y DEPARTAMENTO (varchar). También inserta el nivel de
acceso en una tabla relacional llamada USUARIO_NIVELDEACCESO.
El campo FOTO de la tabla USUARIO es usado para identificar la foto
que será guardada. En el registro se selecciona la foto que identificara al
usuario, la cual es redimensionada a 500x500 pixeles y su nombre es
cambiado por el numero de la cedula de la persona. Ahora vemos la interfaz
en la siguiente figura.
Figura 10. Registro.
Fuente. Albarran (2014)
CREACION DEL DOCUMENTO
En el proceso de codificación del panel de creación y envío de los
documentos se insertó un formulario con una lista desplegable para
seleccionar el departamento al cual será dirigida la comunicación además del
asunto del documento, también llamamos a la librería JavaScript TinyNCE
que convierte el texarea, donde estará el contenido del documento, en
instancias del editor el cual es similar a los procesadores de palabras
comunes como MS Word. A continuación vemos como se ha implementado
esta librería.
El destinatario, el asunto y el asunto se guardara en la base de datos al
presionar el botón ENVIAR. El campo REMITENTE,
DEPARTAMENTO_REMITENTE, LEIDO_NOLEIDO y FECHA será llenado
automáticamente en el “envío”. En la parte superior derecha se podrá ver el
nombre, nivel de acceso y la foto previamente guardada del usuario que
accedió al sistema. En la figura 7 veremos el resultado todo el proceso.
Figura 11. Crear y Enviar Documento.
Fuente. Albarran (2014)
BANDEJA DE ENTRADA
La bandeja de entrada llama de la tabla DOCUMENTOS de la base de
datos todos los documentos donde el DESTINATARIO es igual a la cedula de
la persona que ingreso al sistema y a través de una tabla dinámica extrae los
datos de tales documentos. Estos datos son: ID_DOCUMENTO, ASUNTO,
FECHA, ESTADO, REMITENTE, DEPARTAMENTO_REMITENTE y
LEIDO_NOLEIDO. La tabla dinámica es organizada en forma descendente
por fecha. A continuación la función para realizar esta acción.
Al abrir el documento que se desea visualizar se envía un (1) campo
oculto a través de un UPDATE en la base de datos cambiando el campo del
documento previamente predeterminado NO LEIDO a LEIDO, de esta forma
el usuario podrá ver si ya anteriormente a revisado el documento. Al abrir
redirige a una página en la cual muestra el TEXTO o contenido del
documento, la FECHA y el ESTADO que coincide con el ID_DOCUMENTO en
cuestión. A continuación veremos una figura donde se ve el resultado de la
bandeja de entrada.
Figura 11. Bandeja de entrada.
Fuente. Albarran (2014)
El documento puede ser impreso o descargado en formato PDF, al
imprimir solo imprimirá lo que está dentro de la div HOJA_DOCUMENTO por
lo tanto no imprimirá ni la interfaz de la pagina ni sus botones. Al descargar en
PDF este guarda en el computador solo el TEXTO del documento en
cuestión. En la siguiente imagen vemos la página de visualización.
. Figura 12. Hoja de visualización del documento.
Fuente. Albarran (2014)
BANDEJAS DE ENVIADOS
La bandeja de enviados hace el mismo algoritmo que la bandeja de
entrada solo que extrae de la base de datos todos los documentos donde el
REMITENTE es igual a la cedula de la persona que ingreso al sistema y
muestra los documentos con esas características. Los datos que muestra son
ID_DOCUMENTO, ASUNTO, FECHA, ESTADO, Y DESTINATARIO. Al
clickear en la tabla el documento que se desea examinar se abre una pantalla
con su CONTENIDO. A continuación la función para realizar esta acción.
BANDEJA DE PENDIENTES
Esta bandeja muestra los documentos que aun no han sido aprobados
por el JEFE del departamento al cual pertenece el usuario y que por lo tanto
se encuentran en estado PENDIENTE. La bandeja de PENDIENTES hace el
mismo algoritmo que la bandeja de ENVIADOS puesto que extrae de la base
de datos todos los documentos donde el REMITENTE es igual a la cedula de
la persona que ingreso al sistema pero solo muestra los documentos donde el
estado del documento es PENDIENTE. Los datos que muestra son
ID_DOCUMENTO, ASUNTO, FECHA, ESTADO, DESTINATARIO y
DEPARTAMENTO_DESTINATARIO. A continuación la función para realizar
esta acción.
BANDEJA DE SALIDA
Esta bandeja muestra los documentos que han sido RECHAZADO por el
JEFE del departamento al cual pertenece el usuario. La bandeja de SALIDA
tiene el mismo algoritmo que la bandeja de PENDIENTE puesto que extrae de
la base de datos todos los documentos donde el REMITENTE es igual a la
cedula de la persona que ingreso al sistema pero solo muestra los
documentos donde el estado del documento es RECHAZADO. Los datos que
muestra son ID_DOCUMENTO, ASUNTO, FECHA, ESTADO,
DESTINATARIO y DEPARTAMENTO_DESTINATARIO. A continuación la
función para realizar esta acción.
Al “cliquear” sobre el documento se abre visualiza en un texarea para
modificar los “errores” en la redacción del documento que han hecho que el
JEFE lo haya RECHAZADO. Al “ENVIAR” el sistema procede a hacer un
UPDATE modificando el TEXTO, FECHA y el ESTADO (estado PENDIENTE)
del documento.
4.1.5 - FASES V: PRUEBAS
Una vez terminada la fase de generación de código, se procedió a la
fase de pruebas, la cual se basó en 3 puntos claves: comprobación en
navegadores, detección de vínculos no funcionales, verificación funcional del
sistema. Donde se pudo comprobar lo siguiente:
- Ningún fallo de mayor de gravedad al ser usado en distintos
navegadores.
- Todos los links de la aplicación estaban en total funcionamiento.
- El sistema cumple con todos los objetivos y funciones para la que fue
diseñada sin ningún tipo de problema.
CONCLUSIÓN
Con este trabajo especial de grado se llega a la culminación de la
propuesta efectuada a la Universidad Rafael Urdaneta, un Sistema Web
Corporativo de Gestión Documental con Plantillas Pre-establecidas,
mencionada anteriormente. Llegando de esta manera al cumplimiento de
cada objetivo planteado al inicio de la investigación.
Este sistema web permite enviar, recibir, crear, imprimir entre otras
cosas, los documentos de los usuarios; permitiéndoles de manera sencilla y
rápida llevar a cabo la importante tarea de mantener el flujo de la
comunicación interna.
La idea de crear este sistema fue concebido al observar como muchas
corporaciones desaprovechan el uso común de las tecnologías actuales,
pudiendo ahorrase mucho tiempo, dinero y esfuerzo en llevar a cabo su
comunicación interna con la implementación de un sistema como el expuesto
en este trabajo de investigación. El deseo principal no solo radica en que este
pueda ser implementado en la Universidad Rafael Urdaneta sino que pueda
ser adaptado a otras organizaciones y adecuarse a las necesidades
específicas de cada una de ellas.
Al establecer los requerimientos principales para dicho sistema web, se
procedió al desarrollo del tipo y diseño de investigación La presente
investigación fue de tipo aplicativa en la modalidad de proyecto factible. Su
diseño es No Experimental Transversal; la técnica de recolección de datos
utilizada fue la entrevista y el análisis de contenido. Por último las herramientas
utilizadas para el desarrollo de la aplicación se basaron en los lenguajes de
programación (PHP, HTML y JAVASCRIPT) y para la base de datos (SQL).
Las pruebas posteriores resultaron ser satisfactoria puesto que el sistema
cumple con lo planteado.
RECOMENDACIONES
Luego de finalizar este trabajo especial de grado, y cumplir con cada
objetivo planteado en relación a la propuesta realizada a la Universidad
Rafael Urdaneta; procedo a realizar una serie de recomendaciones con la
finalidad de ser tomadas en cuenta por aquellas personas encargadas de
implementar las soluciones tecnológicas en la Universidad Rafael Urdaneta.
- Se recomienda implementar el Sistema Web Corporativo de Gestion
Documental. Para que los oficinistas puedan tener acceso a la información de
manera rápida y eficaz.
- Realizar respaldos periódicamente de la base de datos a manejar por
si se presenta algún inconveniente con el servidor o si se llega a corromper la
data que maneja dicho sistema.
- Se recomienda realizar un mantenimiento programada al sistema, que
incluyendo un registro de fallas, modificaciones y adaptaciones; manteniendo
el sistema en optimo estado y plenamente funcional.
BIBLIOGRAFIA
Textos:
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Desarrollo de aplicaciones web. España. Editorial Díaz De Santos.
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Chacín.
Domínguez y Torrealba (2009) “Sistema de Gestión Documental con Base en
Plataforma Web para la Optimización de los Procesos Administrativos de
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Hernández (2011) “Propuesta para la Implementación de un Sistema de
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http://www.nxgsi.com/servicios-informaticos-jumilla-murcia/gestion-
documental-empresa.html