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Sistema Integral de Información Universitaria
Fortalecimiento y Proceso de Mejora
Mayo 2011
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CONTENIDO 1 Presentación 2 Subsistema de Estudiantes 3 Subsistema de Finanzas 3 Subsistema de Recursos Humanos
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1 PRESENTACIÓN La Institución ha realizado anualmente diversos proyectos para mejorar, ampliar y fortalecer el Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU). Es por ello que los objetivos de trabajo en el SIIU tienden hacia el mejoramiento y actualización de los módulos en operación, el fortalecimiento de la integración de los mismos, y sobre todo, hacia la explotación de la información con fines a apoyar la gestión administrativa en todos sus procesos: la planeación, la evaluación y la toma de decisiones tanto al nivel de la administración institucional, como de la Entidades Académicas y Dependencias Administrativas. Este informe describe las acciones desarrolladas recientemente, enfocadas al análisis, diseño, y verificación de especificaciones para la construcción de nuevos y mejores módulos del Sistema Integral de Información Universitario (SIIU). Comprende los las actualizaciones que se han desarrollado en los tres últimos años.
Es importante resaltar que se ha trabajado de manera estrecha con las siguientes áreas: Dirección de Servicios Informáticos Administrativos, responsable del soporte y desarrollo técnico del SIIU, Dirección General de Administración Escolar, Dirección General de Recursos Financieros y la Dirección de Recursos Materiales, Dirección General de Recursos Humanos, las cuales son responsables directas del funcionamiento y operación del SIIU en las entidades académicas y dependencias universitarias de la institución.
El acceso al sistema y a los nuevos servicios de información y módulos se basa en los perfiles de usuario que corresponde a los puestos de los empleados o por roles que tienen en el desarrollo de actividades. Se utiliza un mecanismo de seguridad muy robusto para definir los perfiles de operación en el sistema para el usuario que se basa en roles preestablecidos y un mecanismo de restricciones de acceso a datos de acuerdo a los requerimientos de operación y autorización por parte de los responsables de la información. El sistema de información siempre está en proceso de actualización y entre los puntos más importantes están: - Desarrollo de adecuaciones al sistema a fin de permitir una mejor integración
de la información - Integración de módulos del subsistema de recursos humanos a la misma
plataforma de soporte del SIIU
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- Desarrollo de procesos e informes de datos que son útiles para la generación de información que son utilizados para la integración de variables para el cálculo de indicadores o reportes estadísticos.
- Aplicado adecuaciones para dar cumplimiento a la legislación aplicable en diferentes áreas y a las nuevas necesidades en busca siempre de mejores servicios a los usuarios, por lo que en las próximas páginas encontrará de manera general un resumen de algunos de los cambios desarrollados.
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2 SUBSISTEMA DE ESTUDIANTES
En este subsistema se han aplicado diferentes procesos de actualización y nuevos desarrollos para ampliar la funcionalidad y proveer de información a diferentes módulos o sistemas entre los que se pueden mencionar:
- Construcción de vistas y procesos que permiten compartir e integrar
información en la base de datos del SIIU para otras aplicaciones como son :
Sistema de Educación Distribuida (EMINUS), Sistema de Evaluación al
Desempeño Docente (SEDDUV), Sistema de proyección de cargas académicas,
Sistema de Registro de Aspirantes, Sistema de bibliotecas, Sistema de bolsa de
trabajo, etc.
- Actualización de procesos para la presentación de la Oferta Educativa en el
portal de Universidad.
- Integración de un Sistema para el registro de aspirantes en línea, permitiendo
además que de los aspirantes que sean aceptados se registre su información
directamente en el SIIU a través de procesos específicos.
- Adecuaciones al sistema para dar cumplimiento a la normatividad escolar, tal
fue el caso del Estatuto de los alumnos 2008, cuyas adecuaciones implicaron
cambios significativos en configuración, formas, procesos y reportes.
- Desarrollo de procesos para la obtención de información sobre Estadística
Básica.
- Mejora al portal de Docentes, proporcionando información oportuna sobre sus
alumnos y/o tutorados que les apoye en sus actividades académicas.
- Desarrollo de procesos de auditoría que permitan la identificación y en su caso,
corrección de inconsistencias de información en el sistema, generadas por
errores involuntarios del personal administrativo que opera el sistema.
- Se iniciaron los trabajos de integración de la información entre los sistemas de
Estudiantes y de Recursos humanos. En una primera etapa se trabaja en el
registro único de Planes de Estudio, basándose en la fuente de información del
subsistema de Estudiantes.
De manera significativa se mejoraron los procesos siguientes:
Proceso de Inscripción en Línea
Se han implementado nuevos procesos que se basan en la integración de los
subsistemas de Estudiantes y Finanzas al generar pagos referenciados que son
procesados y reconocidos directamente en el sistema. Evitando a su vez errores en
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el procesamiento y disminuyendo significativamente la carga de trabajo. En el
último proceso de inscripción correspondiente al periodo Enero - Junio 2011 se
inscribieron a través del proceso 44,341 estudiantes.
Se tiene en curso una mejora para el próximo periodo que considera las
adecuaciones necesarias para que este proceso también aplique a los cursos
intersemestrales considerando la normatividad y características propias de este
proceso.
Tutorías
Se desarrollaron diferentes reportes de la información de coordinadores de
tutorías, tutores y tutorados, de manera general y detallada.
Se desarrollaron procesos y crearon consultas para permitir la integración de la
información de tutorías en la base de datos institucional, evita la duplicidad de
actividades y proporciona una sola fuente de información para la integración de
informes institucionales.
Registro de calificaciones y Seguimiento de actas: Recientemente liberado, el
registro de calificaciones a través del portal de académicos, permite a los docentes
realizar la captura de calificaciones de sus alumnos directamente en formato de
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actas optimizando el tiempo que se tiene entre esta actividad y su requerimiento
para procesos posteriores.
El seguimiento de actas por su parte, permite a autoridades y administrativos,
llevar un seguimiento preciso del registro de calificaciones, validación y rolado de
las mismas dentro de cada entidad. De manera que se puedan tomar las medidas
pertinentes en caso de atraso por parte de alguno de los involucrados en el
proceso.
Registro de trámites de Oficialía mayor (Egreso)
Se han desarrollado procesos, formas y consultas para la su operación en el SIIU
para ser utilizados la Oficialía Mayor con la intención de que se pueda contar con
información de titulación y otros trámites relacionados con esta dependencia.
Además de apoyar sustantivamente en la identificación en el Sistema de egresados
de generaciones anteriores a la implementación del SIIU.
Su operación en el sistema es desde el registro del trámite hasta la generación de
los documentos oficiales directamente del SIIU, y se contempla la integración de
los pagos referenciados de los trámites.
Inscripción en línea en Centros de idiomas
Se desarrolló una aplicación Web para Centros de Idiomas y de Autoacceso
mediante la cual sus alumnos pueden inscribirse directamente a los cursos
ofertados por estas dependencias, controlando sus procesos directamente por cada
Coordinación Regional.
Registro de programas Evaluados / Acreditados: Este módulo dentro del SIIU
permite el registro de las evaluaciones y en su caso, acreditaciones, de los
programas educativos que sean parte de estos procesos. Se desarrolló inicialmente
para programas de licenciatura, y se encuentra en proceso de mejora para la
incorporación de los programas educativos de posgrados.
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3 SUBISTEMA DE FINANZAS
Entre algunas de las mejoras que se han realizado adecuaciones al sistema se han
aplicados cambios para mejorar la integración de la información de los subsistemas
de estudiantes y finanzas en lo relacionado con el registro de pagos por concepto
de inscripciones, disminuyendo considerablemente las inconsistencias reportadas
al respecto a través de la implementación del manejo de claves de referencia
bancaria por estudiante para el pago de servicios.
Las principales mejoras o actualizaciones a este subsistema se describen a
continuación.
Programa Operativo Anual
Este es un módulo que se utiliza como instrumento de planeación a corto plazo
que nos permite avanzar en el cumplimiento del Programa de Trabajo 2009-2013
“Innovación académica y descentralización para la sustentabilidad”, en los Planes
de Desarrollo de las Entidades Académicas (PlaDEA’s) y los Planes de Desarrollo
de la Dependencias (PlaDDe’s). Con el programa se registran los proyectos
elaborados por cada entidad académica o dependencia que realizarán en el año,
independientemente del fondo al que corresponda y autorizados por la Secretaría
de Administración y Finanzas (SAF) y la Dirección de Planeación Institucional
(DPI). A continuación se presentan las mejoras más importantes:
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- Se agilizó la revisión y autorización de proyectos a través de una actualización
al proceso de revisión de la plantilla del personal de apoyo. Este apartado
cuenta con su propia interfaz para la revisión y autorización de plantillas, y
dependiendo del resultado, envía notificaciones por correo electrónico
automáticas a los responsables de dependencia correspondientes. Los usuarios
están tanto en dependencias administrativa como entidades que integran las
diferentes DES en las 5 regiones de la Universidad.
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- Se incorporó un nuevo nivel de captura en los proyectos, de modo que los
recursos presupuestados estén asociados directamente a las acciones a
desarrollar en cada meta, y a su vez, de cada objetivo del proyecto.
Adicionalmente, para todos aquellos proyectos de fondo PIFI, se agregó la
captura del bien, mueble o servicio apoyado y el rubro de gasto al que
pertenece.
- Se actualizó el diseño de la interfaz de este módulo y su construcción en la
programación, para cumplir con el diseño del portal institucional de la
Universidad y los estándares de acceso a la base de datos del SIIU, permitiendo
un ágil acceso a información acorde al perfil de cada usuario.
- Se implementó un apartado para las áreas revisoras de proyectos (Direcciones
de Presupuestos, Planeación Institucional e Ingresos) mediante el cual llevan a
cabo la revisión y autorización correspondiente, contando con opciones de
reportes, notificaciones electrónicas, informes previos y un histórico de
revisiones de cada proyecto. Esto agilizó en gran medida el proceso de
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revisión y autorización de proyectos, impactando en que las dependencias
cuenten con su presupuesto disponible de manera más rápida al ser más rápido
el proceso de revisión y autorización.
- Se mejoró el proceso de generación de póliza del presupuesto del POA de
modo que se identifica el remanente del ejercicio anterior, del presupuesto
inicial del proyecto de la dependencia.
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Pagos referenciados de Inscripción en Línea y trámites de Oficialía Mayor.
Se desarrollaron procesos mediante los cuales, los estudiantes que se inscriben en
línea, reingreso y los egresados que gestionan trámites antes la Oficialía Mayor,
pueden realizar pagos en el banco, mediante claves de referencias bancarias,
generando la póliza con información contable y presupuestal de manera
automática.
Dirección de Ingresos. Se desarrolló e implementó un proceso mediante el cual se
pueden generar los comprobantes de donativos de los empleados, de manera
masiva, esto como parte de los requerimientos de la Dirección de Ingresos,
disminuyendo el trabajo manual que anteriormente se hacía en esa dependencia,
así como la disminución en la generación de errores involuntarios al contar con
información proveniente del subsistema de recursos humanos.
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Dirección de Planeación Institucional. Se definió y desarrolló un producto en el
SIIU que muestra la información de los proyectos registrados en el Módulo del
Programa Operativo Anual, de las entidades académicas y dependencias, tales
como objetivo, metas y los importes del presupuesto de ingresos y egresos y el
avance de metas de dichos proyectos.
Identificación de recurso ejercido PIFI. En 2010 se implementó la captura del
registro del nivel objetivo en las afectaciones presupuestales del SIIU, de modo que
se utilizaba un código particular para cada objetivo. En 2011 este proceso de
captura de información se mejoró de modo que el código contiene la asociación del
objetivo, meta y acción, de modo que se puede identificar de una mejor manera los
recursos de las dependencias para este fondo.
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Dirección de Egresos. Se creó un proceso de mejora en apoyo a la Dirección de
Egresos, mediante el cual se cambian las fechas de órdenes de pago por rango y no
uno a uno. Esto facilita la gestión administrativa al agilizar tiempos de captura.
Dirección de Contabilidad. Se logró identificar los saldos de los compromisos
rolados de un año anterior al actual con la finalidad de diferenciarlos del
presupuesto original de una dependencia.
Dirección de Presupuestos. Se actualizaron los reportes presupuestales más
importantes de modo que se separe el presupuesto de compromisos rolados,
remanente del ejercicio anterior y el presupuesto inicial.
Operación descentralizada del subsistema de finanzas
Dirección de Ingresos. Se apoyó a la Dirección de Ingresos en la descentralización
de la captura de los folios de recibos oficiales de ingresos, de modo que todas las
dependencias que manejan estos datos participan en el arqueo que era elaborado
de manera centralizada por esa dirección; así mismo, se descentralizó la captura de
pólizas de ingresos en el sistema para usuarios de las 4 regiones foráneas.
Dirección de contabilidad. Se logró descentralizar la captura de los datos
adicionales de los proveedores por todas las dependencias universitarias, mediante
la implementación de la Seguridad Basada en Valor, la cual antes era realizada a
nivel central por la Dirección de Contabilidad; con lo que se extrae información
para la declaración de proveedores para la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público.
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Departamento de inventarios. Como parte de la simplificación administrativa, se
implementó seguridad en el sistema una solución consistente de formas y reportes
que integran el módulo de inventarios (control patrimonial) para operar de manera
descentralizada en las 4 regiones foráneas.
Actualización de la tasa del IVA en 2011. Se implementó de manera satisfactoria,
la configuración en el sistema para la nueva tasa del Impuesto al Valor Agregado
del 16%, alineando así a la Institución en el registro de información de acuerdo a la
normatividad aplicable y vigente de la Federación.
Armonización contable. Se implementó en el sistema el registro del presupuesto
de proyectos 2011 proporcionándole al usuario las nuevas cuentas disponibles del
catálogo alineado a ley General de Contabilidad Gubernamental, así como la
implementación de algunos de los momentos que establece. Actualmente se trabaja
en el análisis, definición e implementación de los ajustes que sean necesarios para
el proceso de Armonización Contable, situación que implica analizar y revisar
todos los procesos, consultas y reportes actuales del sistema, a efectos de que se
adapten a dicha ley.
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SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS
Módulo de Nómina Se implantó una nueva versión del módulo de nómina en enero del 2010 de acuerdo al rediseño de procedimientos, sistematización y automatización por parte de la D.G.R.H.
para el pago de sueldos y prestaciones económicas a los diferentes tipos de personal, mejorando así su registro, procesamiento, emisión de pago, generación del registro contable y la descentralización de actividades relacionadas con el mismo. Se tuvieron beneficios importantes en la administración de los perfiles de operación y de rendimiento, por ejemplo, el proceso principal se redujo en su ejecución de 8 horas a 20 minutos. Hasta el año de 2009 la herramienta utilizada para el pago de sueldos y prestaciones estaba desarrollada en módulos: el módulo de captura de la nómina, el módulo de emisión de la nómina, el módulo de suplencias, el módulo de cálculo y emisión del aguinaldo, el módulo de nómina express, etc. donde el principal objetivo fue agrupar todos estos módulos y desarrollar el sistema con mejores y modernas aplicaciones mejorando la interface, registro, procesamiento y emisión del pago de sueldos y prestaciones económicas. Los componentes de dichos módulos se encuentran desarrollados casi en su totalidad en la nómina actual, agregando lo correspondiente a la consulta de históricos de nómina, la generación de información para dependencias externas, la generación información para la conciliación bancaria, los procesos que generan el registro contable de la nómina para el subsistema de finanzas, la consulta de antigüedad del personal,etc.
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Algunas de las ventajas que podemos mencionar son: la validación de registro de movimientos de personal, simplificación del registro de cambios a la nómina, interface al usuario, homogenización con los demás sistemas, seguridad en el uso del sistema a través
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de perfiles de usuario, descentralización de actividades relacionadas con el sistema de nómina a las Vicerrectorías y dependencias mediante el uso y aplicación de seguridad basada en valor.
Módulo de Aguinaldo: Para efecto de llevar a cabo lo correspondiente al pago de aguinaldo del personal que laboró el año 2010, se implantó una nueva versión del módulo de Aguinaldo a finales del mes de noviembre del 2010 en seguimiento y complemento a la implantación del módulo de nómina, agilizando el registro, procesamiento, emisión de pago, etc., dicho módulo se encuentra en etapa de ajustes y mejoras. Módulo Declaración Anual de Impuestos: Para llevar a cabo en tiempo y forma lo correspondiente a la declaración anual del ejercicio 2010 para y de acuerdo a los lineamientos marcados por Dirección de Contabilidad, el mes de enero se implantó una nueva versión del módulo de declaración de impuestos, agilizando el registro, procesamiento, generación de archivos y reportes, para la carga de datos correspondiente y la entrega de formatos al personal que lo solicita, actualmente se encuentra en etapa de ajustes y mejoras.
Módulo Control de Pagos: apoyando los procesos de gestión administrativa se llevo a cabo en el mes de enero del año pasado la implantación en del módulo control de pagos por concepto de sueldos y prestaciones en coordinación con la D.G.R.H. y la D.G.R.F., el cual permite llevar un control y seguimiento de los pagos que se resguardan, cancelan, reponen de la nómina. Inicialmente su operación se lleva a cabo en la región Xalapa, con la aplicación de la seguridad basada en valor a partir del mes de marzo se realiza el registro en las Vicerrectorías, actualmente se encuentra en etapa de prueba en algunas dependencias. Módulo de Administración de Cargas Académicas Registro de Horarios: En apoyo los procesos de gestión administrativa se llevó a
cabo la implantación del registro de horarios de experiencias educativas para el
personal académico en todas las dependencias, agilizando el trámite
correspondiente y permitiendo a los Directores y Secretarios realizar ajustes que
satisfacen las necesidades de su dependencia. Se tienen reportes que muestran las
experiencias educativas, el horario, número de personal, nombre, área, región,
dependencia, programa, etc. Para tener control de los periodos en que la
actualización de horarios debe llevarse a cabo por la(s) dependencia(s) se habilitó
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una opción que permite abrir o cerrar dicho registro por parte del Jefe del
Departamento de Personal Académico.
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Reporte Para Registro de Inasistencia de Cargas académicas: Se habilitó a todas
las dependencias con personal académico la emisión del reporte para registro de
inasistencia de cargas académicas.
Registro de Asistencia por Huella Digital: Se construyen más informes para el
módulo de registro de asistencia de personal académico entre los que están
reporte de número de registros de asistencia por rango de fechas y terminal,
registro de asistencia por dependencia y programa de quincenas anteriores,
resumen de asistencia total por programa, etc.
Registro en Línea de Movimientos de Personal: Como parte del seguimiento y
evaluación del registro de movimientos se realizaron ajustes al registro y consulta
de devolución de movimientos, para obtener los reportes de baja de movimientos y
la relación de movimientos devueltos en un periodo determinado.
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Administración de Cargas Administrativas
Módulo de Registro de Asistencia por Huella Digital: A partir del mes de febrero
del presente año se llevó a cabo la implantación del registro de asistencia por
huella digital para el personal de confianza, personal de apoyo y personal eventual
que se encuentra adscrito o comisionado a las dependencias ubicadas en Unidad
Central como una primera etapa. Para la explotación de la información se cuenta
con reportes que muestran por persona el registro de asistencia en determinada
quincena, el personal comisionado que participan en el registro, las terminales para
registro asistencia y la ubicación donde se encuentran instaladas, etc.
Módulo de Cargas de Personal de Apoyo: Se han realizado actualizaciones de
mejora para registro de cargas de personal de apoyo permitiendo desde las
dependencias llevar a cabo le emisión del reporte de no impedimento laboral
facilitando así el trámite correspondiente del movimiento de personal de este tipo.
Portales: se ha realizado una mejora continua de los procesos que generan los
datos del personal que alimentan al portal de la universidad, considerando la
situación que guarda el personal y que sirve de base para el determinar el control
de accesos al mismo. Algunas de las consultas que muestran dichos datos son: la
consulta de los datos personales, la consulta de datos laborales, la consulta de
pagos por concepto de sueldos y salarios, la consulta por concepto de préstamos, la
consulta de registro de asistencia, la consulta de colaboradores, etc.
Módulo de Sistema de Ahorro para el Retiro: Está en proceso de mejora este
módulo y se tiene desarrollada y en etapa de prueba la parte que corresponde al
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mantenimiento de catálogos, el control y registro de beneficiarios tanto actuales
como históricos.
Módulo de Control de Plazas: Se han realizado mejoras en el registro, proceso y
control de las plazas así como el incremento de reportes tales como reporte de
plazas por año, por fondo, por dependencia, etc. Actualmente se encuentra en
etapa de prueba de desempeño el proceso de cálculo del presupuesto. Plantilla
SEP: actualmente se encuentra en etapa de desarrollo el módulo que permita la
generación de información para la SEP.
Proyecto AULA: en apoyo al registro y control del personal participante en el
proyecto AULA se habilitaron opciones para el registro y control de las
generaciones, el registro control del personal que participa en el proyecto y la
emisión del reporte del personal participante.
Curriculum Único: para atender requerimientos de la Dirección de Investigaciones
se habilitaron opciones para el registro del personal del Sistema Nacional de
Investigaciones y la emisión de los reportes de las personas registradas en el S.N.I.,
el resumen del registro S.N.I. por área, región y nivel y el reporte de personal con
registro S.N.I. por dependencia de adscripción.
Módulo de Retiro de Personal: apoyando los procesos de gestión administrativa
se lleva a cabo la el desarrollo del módulo de Retiro de Personal, al momento se
encuentran habilitados los reportes de catálogos tales como: motivos de
liquidación, fundamentos de liquidación, motivos de cancelación de folio, etc.