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Sub Dirección de Plataforma

PRODUCTO: MANUAL DE USUARIO PARA ENTIDADES PÚBLICAS MÓDULO: MÓDULO DE PROCESOS

Fecha de actualización: 02/06/2014 Versión: 3.0.0 Asunto: Ejecución de procesos electrónicos de Adjudicación de Menor

Cuantía para la contratación de Bienes y Servicios. Preparado por: Sub Dirección de Plataforma Dirección del SEACE

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SISTEMA ELECTRÓNICO DE

CONTRATACIONES DEL ESTADO - SEACE -

MANUAL DE USUARIO PARA ENTIDADES PÚBLICAS

EJECUCIÓN DE PROCESOS ELECTRÓNICOS DE ADJUDICACIÓN DE

MENOR CUANTÍA PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Versión 3.0.0






CONTENIDO INTRODUCCIÒN ................................................................................ 5 1. Ingreso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado –SEACE. .......... 6 2. Menú principal del SEACE. ............................................................... 7

2.1. Ingreso a los Módulos ........................................................... 7 3. Módulo de Procesos. ....................................................................... 7

3.1. Submenú Consola de Procesos. ............................................... 8 3.1.1. Crear procesos de selección. ................................................... 8 3.1.1.1. Secciones de la ficha de convocatoria. ...................................... 8 i. Adjudicación de Menor Cuantía de Servicios para Entidades

Obligadas. .......................................................................10 ii. Adjudicación de Menor Cuantía de Servicios para Entidades No

Obligadas. .......................................................................11 iii. Adjudicación de Menor Cuantía de Bienes para todas las

Entidades. .......................................................................12 3.1.1.2. Opción Guardar Borrador. ....................................................16 3.1.1.3. Opción Eliminar y Publicar en el SEACE. ..................................17 3.1.2. Buscar procesos de selección. ................................................21 3.2. Submenú Comité. ...............................................................23 3.2.1. Crear Comité / OEC. ............................................................23 3.2.1.1. Crear Comité. ...................................................................24 3.2.1.2. Crear OEC. ......................................................................25 3.2.2. Recomponer Comité. ...........................................................26 3.3. Submenú Registro Participantes. .............................................27 3.4. Submenú Registro de Propuestas. ...........................................28 3.4.1. Apertura de Propuestas Técnicas. ............................................29 3.4.2. Apertura de Propuestas Económicas. ........................................31 3.5. Submenú Acciones de la Convocatoria. .....................................34 3.5.1. Registra el otorgamiento de la Buena Pro. ..................................35






LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Portal Web del SEACE ........................................................ 6 Figura 2 Página de Ingreso al SEACE ................................................. 7 Figura 3 Menú principal del SEACE .................................................... 7 Figura 4 Módulo de Procesos ............................................................ 7 Figura 5 Consola de Procesos........................................................... 8 Figura 6 Documento que aprueba el Expediente de Contratación ................ 9 Figura 7 Enlace al PAC ................................................................... 9 Figura 8 Bases de la Convocatoria ..................................................... 9 Figura 9 Resumen Ejecutivo ........................................................... 10 Figura 10 Datos Generales para AMC Servicios con indicador automático .... 11 Figura 11 Datos Generales para AMC Servicios con indicador facultativo ..... 12 Figura 12 Datos Generales para AMC Bienes con indicador facultativo ....... 13 Figura 13 Código Presupuestal ........................................................ 13 Figura 14 TLC ............................................................................ 14 Figura 15 Valor Referencial ............................................................ 15 Figura 16 Registro de Participantes .................................................. 15 Figura 17 Costo de Reproducción de Bases ........................................ 15 Figura 18 Calendario .................................................................... 16 Figura 19 Relación de Ítems ........................................................... 16 Figura 20 Opción Guardar Borrador .................................................. 17 Figura 21 Opción Eliminar, Guardar en borrador y Publicar en el SEACE ..... 18 Figura 22 Vista privada de la ficha de convocatoria ............................... 19 Figura 23 Vista pública de la ficha de convocatoria de AMC Servicios ......... 20 Figura 24 Vista pública de la ficha de convocatoria de AMC Bienes ............ 21 Figura 25 Buscador de procesos ...................................................... 22 Figura 26 Resultado del buscador de procesos .................................... 22 Figura 27 Comité ......................................................................... 23 Figura 28 Opción Crear Comité / OEC ............................................... 24 Figura 29 Crear Comité – Crear OEC – Asignar CEP ............................. 24 Figura 30 Ficha de Comité ............................................................. 25 Figura 31 Ficha de OEC ................................................................ 26 Figura 32 Recomponer Comité ........................................................ 27 Figura 33 Registro Participantes ...................................................... 27 Figura 34 Registro de Propuestas .................................................... 28 Figura 35 Detalle de la propuesta ..................................................... 29 Figura 36 Apertura de propuestas .................................................... 29 Figura 37 Validar contraseña .......................................................... 30 Figura 38 Propuestas técnicas ........................................................ 30






Figura 39 Inicio de apertura de propuestas económicas .......................... 31 Figura 40 Selección de postores que accedieron a la evaluación económica . 32 Figura 41 Apertura de propuestas económicas ..................................... 33 Figura 42 Propuestas económicas .................................................... 34 Figura 43 Acciones de la convocatoria ............................................... 35 Figura 44 Registro de Buena Pro ..................................................... 36 Figura 45 Vista del registro de Buena Pro ........................................... 37






INTRODUCCIÒN Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado están en la obligación de registrar información relacionada con su Plan Anual de Contrataciones, los procesos de selección, los contratos y su ejecución, y todos los actos que requieran ser publicados en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado – SEACE. En el caso particular de los procesos de selección electrónicos, el o los proveedores registran su participación y presentan sus propuestas técnica y económica a través del SEACE, asimismo las entidades realizan la apertura electrónica de las propuestas a través de dicho sistema. En ambos casos se utiliza el Certificado SEACE que está compuesto por el usuario y contraseña asignada para interactuar con el SEACE. En el caso de los proveedores el usuario lo constituye su número de RUC y la contraseña es emitida al momento de efectuar su inscripción en el Registro Nacional de Proveedores. Para el caso de las Entidades tanto el usuario y contraseña son emitidos por la Sub Dirección de Plataforma de la Dirección del SEACE. En ese sentido, se ha elaborado el presente manual para usuarios-funcionarios de las entidades públicas contratantes que convocanprocesos de selección electrónicos de Adjudicación de Menor Cuantía para la contratación de Bienes y Servicios. Este manual constituye un documento de ayuda básica que tiene por finalidad describir las diferentes opciones del Módulo de Procesos para la realización de procesos de selección electrónicos de Adjudicación de Menor Cuantía para la contratación de Bienes y Servicios, así como otras opciones del citado Módulo tales como: Registro de la convocatoria, apertura de propuestas técnicas, registro del acta de evaluación técnica y apertura de propuestas económicas, registro del otorgamiento de la Buena Pro, entre otros.


http://www.rnp.gob.pe/

http://www2.seace.gob.pe/Default.asp?_CALIFICADOR_=PORTLET.1.136.0.21.85&_REGIONID_=1&_PORTLETID_=136&_PRIVILEGEID_=1&_ORDERID_=0&_PAGEID_=21&_CONTENTID_=85&_USERID_=%3C%21--USERID--%3E&_EVENTNAME_=&_OBJECTFIRE_=&_OBJECTEVENT_=&scriptdo=&infsecu=3

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EJECUCIÓN DE PROCESOS ELECTRÓNICOS DE ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS 1. Ingreso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado – SEACE.

El ingreso al sistema para el registro de información relacionada con su Plan Anual de Contrataciones, los procesos de selección, los contratos y su ejecución se hará a través del portal Web del SEACE cuya dirección electrónica es: www.seace.gob.pe.

Figura 1 Portal Web del SEACE

En esta página deberá seleccionar la opción “Acceso usuarios registrados”, luego del cual utilizará el Certificado SEACE (Usuario y Contraseña) para autenticación en el sistema e iniciar la sesión.

http://www.seace.gob.pe/

https://zonasegura.seace.gob.pe/paac/default.asp






Figura 2 Página de Ingreso al SEACE

2. Menú principal del SEACE.

El menú principal del SEACE se muestra luego de iniciar la sesión, dicho menú está conformado por los módulos: Plan Anual, Procesos, Contratos, Procedimientos Especiales, Usuarios, Convenio Marco y REC.

Figura 3 Menú principal del SEACE

2.1. Ingreso a los Módulos

Para ingresar a un módulo en particular debe seleccionar con el cursor sobre uno de ellos.

3. Módulo de Procesos. Una vez seleccionado el Módulo de Procesos, se podrán visualizar los submenús con que cuenta.

Figura 4 Módulo de Procesos






El módulo de procesos cuenta con los submenús: Consola de procesos, Comité, Registro de participantes, Registro de propuestas y Acciones de la convocatoria, los cuales se describen a continuación: 3.1. Submenú Consola de Procesos.

Este submenú permite crear procesos de selección y buscar aquellos procesos que hayan sido guardados en borrador o ya se encuentren publicados.

Figura 5 Consola de Procesos

3.1.1. Crear procesos de selección. La opción “Crear Proceso” permite registrar la información de la convocatoria de un proceso de selección en la ficha de convocatoria diseñada en el SEACE. La ficha está compuesta por las secciones que se señalan a continuación: a) Documento que aprueba el expediente de contratación, b) Enlace al PAC, c) Bases de la convocatoria, d) Resumen ejecutivo, e) Datos generales, f) Código presupuestal, g) Acuerdo o TLC(Excepciones Generales y Especificas), h) Valor referencial, i) Registro de Participantes, j) Costo de Reproducción de las bases, k) Calendario, l) Relación de Ítems. 3.1.1.1. Secciones de la ficha de convocatoria. A continuación se muestran las secciones de la ficha de convocatoria: a) Documento que aprueba el Expediente de Contratación.

Debe registrar información del documento que aprueba el expediente de contratación, adjuntar el archivo de dicho documento e indicar los datos del funcionario que lo aprobó.






Figura 6 Documento que aprueba el Expediente de Contratación

b) Enlace al PAC.

En esta sección el sistema requerirá enlazar el proceso que se está convocando con el Plan Anual de Contrataciones (PAC) de la entidad. Si se trata de un proceso de selección convocado por encargo, compra corporativa facultativa u obligatoria el sistema requerirá enlazar o vincular el proceso con el Plan Anual de Contrataciones de la entidad o el de las entidades encargantes o participantes, según el caso.

Figura 7 Enlace al PAC

c) Bases de la Convocatoria.

En esta sección se debe adjuntar y registrar el archivo que contiene las Bases así como la información del documento y funcionario que las aprobó.

Figura 8 Bases de la Convocatoria

d) Resumen Ejecutivo.

En esta sección debe registrar la fecha de elaboración del resumen ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado así como adjuntar el archivo del documento.






Figura 9 Resumen Ejecutivo

e) Datos Generales.

En esta sección se debe registrar e indicar los datos generales de la convocatoria, tal como: - La nomenclatura del proceso (Tipo de proceso, número de proceso, año

del proceso y siglas del proceso), - El tipo de objeto, - La modalidad de ejecución contractual, - El sistema de contratación, - La descripción del proceso, - El catálogo, y - La fuente de financiamiento.

i. Adjudicación de Menor Cuantía de Servicios para Entidades Obligadas.

El SEACE en forma automática seleccionará el indicador “Proceso Electrónico” cuando el usuario-funcionario escoja las siguientes opciones: - Tipo de proceso: Adjudicación de Menor Cuantía, - Modalidad de selección: Procedimiento clásico, y - Tipo de objeto: Servicios. La selección automática del indicador “Proceso Electrónico” sólo se realiza respecto de aquellas entidades que se encuentran incluidas en el “Listado de entidades obligadas a convocar procesos electrónicos de Adjudicación de Menor Cuantía para la contratación de servicios”1.

1 El documento “Lista de las entidades obligadas a convocar procesos electrónicos de Adjudicación de Menor Cuantía para la contratación de servicios” se encuentra publicado en la sección Documentos y Publicaciones de la página Web www.seace.gob.pe






Figura 10 Datos Generales para AMC Servicios con indicador automático

La selección automática del indicador “Proceso Electrónico” implica que la entidad publicará la convocatoria de un proceso de selección electrónico.

ii. Adjudicación de Menor Cuantía de Servicios para Entidades No Obligadas.

El SEACE permitirá seleccionar en forma facultativa el indicador “Proceso Electrónico” cuando el usuario-funcionario escoja las siguientes opciones: - Tipo de proceso: Adjudicación de Menor Cuantía, - Modalidad de selección: Procedimiento clásico, y - Tipo de objeto: Servicios. La selección del indicador “Proceso Electrónico” sólo se realiza respecto de aquellas entidades que no se encuentran incluidas en el “Listado de entidades obligadas a convocar procesos electrónicos de Adjudicación de Menor Cuantía para la contratación de servicios”2.






Figura 11 Datos Generales para AMC Servicios con indicador facultativo

La selección del indicador “Proceso Electrónico” implica que la entidad publicará la convocatoria de un proceso de selección electrónico.

iii. Adjudicación de Menor Cuantía de Bienes para todas las Entidades. En el caso de las Adjudicaciones de Menor Cuantía para la adquisición de bienes, el usuario funcionario tiene la opción de seleccionar el indicador “Proceso Electrónico”, el cual estará habilitado. En caso que el usuario lo seleccione el proceso a convocar será electrónico y en caso se opte por no seleccionarlo el proceso será clásico y/o presencial. El campo “Proceso Electrónico” se muestra cuando el usuario-funcionario escoja las siguientes opciones: - Tipo de proceso: Adjudicación de Menor Cuantía, - Modalidad de selección: Procedimiento clásico, y - Tipo de objeto: Bienes.






Figura 12 Datos Generales para AMC Bienes con indicador facultativo

Asimismo, en el campo “Catálogo de las Naciones Unidas” se debe seleccionar el rubro del Catálogo que más se acerque o guarde mayor similitud con el objeto del proceso que se está convocando.

f) Código Presupuestal.

Esta sección sólo se muestra respecto de aquellas entidades que transfieren información al Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) del Ministerio de Economía y Finanzas.

Figura 13 Código Presupuestal

En esta sección, se debe elegir la actividad o proyecto de la estructura funcional programática, indicar el monto correspondiente de acuerdo a lo establecido en el Certificado de Crédito Presupuestario o disponibilidad presupuestal otorgada3y finalmente seleccionar la opción “Agregar”.

3 Otorgada por la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces.






g) Acuerdo o TLC (Excepciones Generales o Especificas). En los Acuerdos Comerciales se establecen las contrataciones que no se encuentran bajo su ámbito (Excepciones a los TLC). Por tal motivo, en esta sección del SEACE que sólo se muestra respecto de aquellas entidades que se encuentran incluidas en la “Lista de entidades en el marco del Acuerdo de Promoción Comercial Perú – Estados Unidos”4:

Figura 14 TLC

En caso que la entidad que convoca el proceso se encuentre incluida en dicha Lista y el monto del valor referencial sea igual o mayor a los umbrales del Acuerdo de Promoción Comercial, el proceso de selección se encontrará bajo la cobertura del Acuerdo de Promoción Comercial Perú - Estados Unidos, excepto cuando el objeto de contratación sea alguna de las excepciones mostradas en la imagen anterior. Sólo cuando el objeto del proceso de selección que se está convocando corresponda a alguna de las excepciones señaladas en la pantalla anterior, el usuario marcará con un visto la excepción que corresponda. En esta sección, sólo algunas entidades visualizarán adicionalmente el detalle de Excepciones Especiales (por entidad específica).

h) Valor Referencial. En esta sección se debe seleccionar el tipo de moneda del valor referencial del proceso de selección. En caso el Titular de la entidad hubiera aprobado que el valor referencial del proceso sea reservado, el usuario debe consignar un visto en el recuadro correspondiente.

4 El documento “Lista de Entidades y Umbrales en el Marco del TLC PERÚ-EEUU” se encuentra publicado en la sección Documentos y Publicaciones de la página Web www.seace.gob.pe






Figura 15 Valor Referencial En el campo “Monto de valor referencial”, el SEACE mostrará automáticamente la suma del valor referencial total los ítems registrados.

i) Registro de Participantes. En esta sección se debe indicar la Dirección del registro de participante para el proceso de selección, la ubicación geográfica, el horario que comprenderá dicho registro, y por otro lado el sistema mostrará en la opción Derecho de Participar el valor “gratuito” de forma no editable.

Figura 16 Registro de Participantes

j) Costo de Reproducción de las bases. En esta sección se debe seleccionar el tipo de moneda del costo de reproducción de las Bases, el valor del costo de reproducción de las bases, asi también permitirá seleccionar el lugar de pago para el costo de reproducción de bases así como el número de cuenta que corresponda.

Figura 17 Costo de Reproducción de Bases

k) Calendario. En esta sección se debe indicar la(s) fecha(s) de cada etapa del proceso de selección, teniendo en cuenta los plazos que establece la Ley y el Reglamento para los procesos de selección, considerando que dichos plazos se cuentan o computan por días hábiles. En el caso de los procesos de selección electrónicos, las etapas de “Registro de participantes” y “Presentación de propuestas” inician y terminan de manera conjunta, tanto en fechas como en horas.






Figura 18 Calendario

l) Relación de Ítems.

En esta sección se agregan los ítems del proceso de selección que se está convocando y para ello se debe tener en cuenta lo siguiente: - Escoger del catálogo la descripción que corresponda al bien o servicio del

ítem que se está registrando5. - Señalar el lugar de ejecución y la unidad de medida, registrar la cantidad,

el plazo de entrega, la descripción del ítem, el valor referencial total del ítem, y cuando se trate de un paquete debe colocarse un visto en el recuadro “Ítem Paquete” y finalmente seleccionar la opción “Agregar ítem”.

Figura 19 Relación de Ítems

Una vez agregado el ítem o ítem paquete, se cuenta con las opciones de “Modificar” o “Eliminar” la información registrada. Dichas acciones se realizan a través de los botones ubicados al lado derecho de cada ítem o ítem paquete.

3.1.1.2. Opción Guardar Borrador.

Esta opción se habilita luego de seleccionar la opción “Crear proceso”. Esta opción es utilizada con la finalidad que el sistema reciba la información ingresada en las diferentes secciones de la ficha de convocatoria. Para ello se debe seleccionar la opción “Guardar Borrador”.

5 Al momento de elegir la descripción se debe tener en cuenta las características que se requieren como: Unidad de Medida, forma de presentación, color, peso, etc.






Figura 20 Opción Guardar Borrador

En el caso que en la convocatoria de una Adjudicación de Menor Cuantía se haya seleccionado el indicador “Proceso Electrónico”, el SEACE consignará automáticamente en la ficha de la convocatoria guardada como “Proceso Electrónico”.

3.1.1.3. Opción Eliminar y Publicar en el SEACE.

Luego de guardar la ficha de convocatoria en estado borrador”, el SEACE habilita las siguientes opciones: ü Eliminar: Permite eliminar la ficha de convocatoria guardada en borrador y con

ella toda la información y archivos adjuntos. Para ello deberá seleccionar la opción “Eliminar”.

ü Guardar Borrador: Permite guardar en borrador la corrección de la ficha de

convocatoria. Para ello deberá registrar el nuevo dato y/o adjuntar el archivo correcto, según corresponda y finalmente seleccionar la opción “Guardar Borrador”.

ü Publicar en el SEACE: Permite publicar la convocatoria del proceso de

selección en la página Web www.seace.gob.pe Es recomendable que el usuario verifique la información ingresada en la ficha antes de publicar la convocatoria en el SEACE. Ello, toda vez que cuando la convocatoria se encuentra en borrador es factible realizar correcciones o reemplazar archivos cargados.






Figura 21 Opción Eliminar, Guardar en borrador y Publicar en el SEACE

Por otro lado, debe recordarse que el SEACE luego de publicada la convocatoria del proceso de selección, permite adjuntar un nuevo archivo de las Bases y/o Resumen Ejecutivo, sólo el mismo día de la convocatoria y por única vez. Esta opción puede ser utilizada cuando el mismo día de publicada la convocatoria se advierte que el archivo registrado no es el correcto, se encuentra incompleto, etc. Vista privada de la ficha de convocatoria Una vez publicada la convocatoria del proceso, el usuario funcionario podrá ver la siguiente pantalla en la vista privada del SEACE:






Figura 22 Vista privada de la ficha de convocatoria

Vista pública de la ficha de convocatoria






En el Portal Web del SEACE y a través del buscador de procesos de selección se visualiza la información de la convocatoria publicada, en la que se puede apreciar el indicador de “Proceso Electrónico”, tal como se muestra en la siguiente pantalla: Adjudicación de Menor Cuantía de Servicios

Figura 23 Vista pública de la ficha de convocatoria de AMC Servicios






Adjudicación de Menor Cuantía de Bienes

Figura 24 Vista pública de la ficha de convocatoria de AMC Bienes

3.1.2. Buscar procesos de selección.

La búsqueda se realiza a través de las opciones “Año” y “Tipo de proceso”, los cuales son campos obligatorios para iniciar la búsqueda. También puede realizarse digitándola Descripción y/o número del proceso y las siglas del proceso, los cuales son campos opcionales.






Figura 25 Buscador de procesos

Después de señalar los datos en las opciones de búsqueda de proceso se debe seleccionar la opción Buscar, luego delo cual se visualizará el o los procesos que coincidan con los criterios de búsqueda ingresados. Para ingresar a la ficha de la convocatoria del proceso requerido, debe seleccionar sobre la nomenclatura del proceso de selección (Tipo de proceso – número de proceso – año – siglas de la entidad). Por otro lado, cabe recordar que a través de la ficha de convocatoria (ver Figura 19) podrá acceder a los submenúsComité, Registro de participantes, Registro de propuestas y Acciones de la convocatoria.

Figura 26 Resultado del buscador de procesos

Seleccionar nomenclatura del proceso.

Acciones del proceso.






Asimismo, se observa las acciones que se pueden realizar sobre el proceso tales como: Fe de erratas, postergación, agregar nueva convocatoria. ü Fe de erratas: Se utiliza para corregir aspectos generales de la ficha de

convocatoria registrados erróneamentetales como la descripción básica del objeto, código presupuestal, etc., siempre y cuando la información que obra en el expediente de contratación o en las Bases aprobadas demuestren que los datos publicados en el SEACE son erróneos y requieren ser corregidos.

Nota: En el caso de procesos de selección electrónicos la información sobre el tipo de objeto y el valor referencial total del ítem y del proceso no deberían ser corregidos, a fin de evitar afectar la participación de potenciales postores .

ü Postergación: Se utiliza para postergar y/o prorrogar las etapas del proceso. Podrá efectuarse hasta el mismo día señalado en el calendario, siempre y cuando la fecha y hora prevista no haya transcurrido.

ü Agregar nueva convocatoria: Se utiliza para realizar la siguiente convocatoria

de un proceso de selección electrónico que fue declarado desierto.

3.2. Submenú Comité.

Una vez ingresado a la ficha de convocatoria del proceso (ver Figura 19) debe seleccionar el submenú “Comité”. Este submenú permite registrar información del Comité Especial o delórgano encargado de conducir el proceso.

Figura 277 Comité

3.2.1. Crear Comité / OEC. Para acceder al registro dela información del órgano encargado de conducir el proceso, debe seleccionar la opción “Crear Comité/OEC”.






Figura 288 Opción Crear Comité / OEC

A través de dicha opción podrá señalar si el proceso es conducido por un Comité Especial o el Órgano Encargado de las Contrataciones, para ello debe seleccionar la opción “Crear Comité” o “Crear OEC”, según corresponda. Asimismo, en el caso que el Órgano encargado de conducir el proceso sea un Comité Especial Permanente y dicho Comité ya se encuentre registrado en el SEACE la Entidad podrá asignarlo al proceso según sea el caso. Para ello deberá colocar un visto en el círculo respectivo y seleccionar la opción “Asignar Comité Especial Permanente”.

Figura 299 Crear Comité – Crear OEC – Asignar CEP

Es importante mencionar que es obligatorio señalar quien conducirá el proceso de selección, de lo contrario no podrá continuar con el registro de información del proceso como es el caso del registro de participantes, registro de propuestas, etc. 3.2.1.1. Crear Comité. Al seleccionar la opción “Crear Comité” (ver Figura 26) podrá registrar la información del Comité Especial. La información que debe registrarse es la siguiente: - Datos generales: El tipo de Comité Especial (Ad-hoc o Permanente) y el

documento que aprueba la designación de sus miembros

- Datos del aprobador: Nombres y cargo de la persona que aprobó la designación del Comité.






- Integrantes del Comité: Los datos de identificación de los miembros titulares y suplentes del Comité.

Luego de registrar la información debe seleccionar la opción “Grabar Comité”.

Figura 30 Ficha de Comité

Asimismo, podrá seleccionar la opción “Cancelar” de no desear registrar ninguna información. 3.2.1.2. Crear OEC. Al seleccionar la opción “Crear OEC” (ver Figura 26) podrá registrar la información del Órgano Encargado de la Contrataciones. La información que debe registrar es la siguiente:






- Datos generales: La descripción del Órgano (Por ejemplo Unidad de Abastecimiento, Oficina de Logística, etc).

- Integrantes del Comité: Los datos del responsable o responsables del Órgano Encargado de las Contrataciones del Estado.

Luego de registrar la información debe seleccionar la opción “Grabar OEC”.

Figura 31 Ficha de OEC

Asimismo, en caso que no se desee registrar o grabar información alguna se podrá seleccionar la opción “Cancelar”. 3.2.2. Recomponer Comité. A través de la opción “Recomponer” se podrá registrarla información del(los) nuevo(s) integrante(s) del Comité Especial o del responsable del Órgano Encargado de las Contrataciones.






Figura 32 Recomponer Comité

3.3. Submenú Registro Participantes.

Una vez ingresado a la ficha de convocatoria del proceso (ver Figura 19) debe seleccionar el submenú “Registro Participantes”. En el caso de procesos de selección electrónicos, este submenú permite conocer la relación y datos de los proveedores que registraron su participación a través del SEACE, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Figura 33 Registro Participantes






Es importante mencionar que la entidad no podrá registrar participantes en forma manual por tratarse de un proceso electrónico.

3.4. Submenú Registro de Propuestas.

Una vez ingresado a la ficha de convocatoria del proceso (ver Figura 19) debe seleccionar el submenú “Registro de Propuestas”. En el caso de procesos de selección electrónicos, este submenú permite visualizar la relación de proveedores que además de haberse registrado como participantes registraron y enviaron sus propuestas a través del SEACE y de aquellos que no lo hicieron.

Figura 344 Registro de Propuestas

A través del vínculo “Visualizar” podrá conocer si la propuesta fue presentada en consorcio y de ser el caso quienes lo integran.






Figura 355 Detalle de la propuesta

3.4.1. Apertura de Propuestas Técnicas. Para realizar la apertura de las propuestas técnicas deberá seleccionar la opción “Apertura de Propuestas”, luego del cual el SEACE solicitará la confirmación de la acción.

Figura 366 Apertura de propuestas






Una vez seleccionada la opción “Aceptar” y para dar inicio a la apertura de las propuestas, el SEACE requerirá lo siguiente: - Confirmar el Certificado SEACE (usuario y contraseña) autorizada para la

apertura siendo el autorizado el usuario que publicó la convocatoria del proceso de selección.

- Seleccionar la opción “Validar Contraseña”.

Figura 377 Validar contraseña

Luego de validar el usuario y contraseña, el SEACE mostrará el archivo de la propuesta técnica enviada por cada proveedor.

Figura 388 Propuestas técnicas






Observamos la fecha y hora de apertura de las propuestas técnicas. Al seleccionar el ícono de cada archivo, se podrá abrir o descargar el archivo correspondiente a la propuesta técnica seleccionada y proceder a la evaluación técnica de las propuestas. Finalizada la evaluación se elabora el Acta de evaluación técnica. 3.4.2. Apertura de Propuestas Económicas. Para realizar la apertura de Propuestas Económicas del o de los postores admitidos que alcanzaron el puntaje mínimo en la etapa de evaluación técnica se deberá Ingresar al submenú “Registro de propuestas”, tal como indica la figura:

Figura 399 Inicio de apertura de propuestas económicas

Luego se deben ejecutar las siguientes acciones: 1. Indicar con un visto (check) en el recuadro “Si” de la columna “Pasó Eval

Técnica”. 2. Seleccionar la opción “Apertura de Propuestas Económicas”. 3. Confirmar la apertura de las propuestas económicas seleccionando la opción

“Aceptar”. Es importante recordar que debe estar seguro de las propuestas económicas que abrirá y en caso de existir alguna equivocación debe seleccionar la opción “Cancelar”.






Figura 40 Selección de postores que accedieron a la evaluación económica

Luego de haber seleccionado en “Aceptar” para abrir las propuestas económicas, el SEACE, requerirá lo siguiente:

1. Adjuntar el archivo del Acta de la evaluación técnica realizada, dicha acta debe incluir el cuadro de la evaluación técnica y la relación de todas las propuestas presentadas.

2. Confirmar el Certificado SEACE (usuario y contraseña) autorizado para la apertura de propuestas, siendo el usuario autorizado el que publicó la convocatoria.

3. Seleccionar la opción “Abrir Propuestas Económicas”. 4. Confirmar la apertura de las propuestas económicas seleccionando la

opción “Aceptar”. Es importante recordar que debe estar seguro de las propuestas económicas que abrirá, de existir alguna equivocación debe seleccionar ambas opciones “Cancelar”.

1






Figura 41 Apertura de propuestas económicas

Luego de validar que haya adjuntado el archivo del Acta de evaluación técnica e ingresado el Certificado SEACE (usuario y contraseña) autorizado, el SEACE mostrará las propuestas económicas de los postores indicados con el visto. Es importante mencionar que el postor registra su propuesta económica directamente en el formulario electrónico del SEACE, y adicionalmente en el caso del sistema de contratación de precios unitarios, tarifas o porcentajes el postor deberá de manera obligatoria adjuntar el archivo que contenga el detalle de precios unitarios de su propuesta.






Figura 42 Propuestas económicas

Observamos la fecha y hora de apertura de las propuestas económicas, asimismo de existir algún archivo adjunto podrá abrir o descargarlo al seleccionar el ícono.

3.5. Submenú Acciones de la Convocatoria.

Una vez ingresado a la ficha de convocatoria del proceso (ver Figura 19) debe seleccionar el submenú “Acciones de la Convocatoria”.






Figura 43 Acciones de la convocatoria

3.5.1. Registra el otorgamiento de la Buena Pro. Para registrar el otorgamiento de la Buena Pro de un proceso de selección electrónico debe realizar lo siguiente: - Elegir “Registrar Buena Pro” en la opción “Tipo de acción para el ítem” - Cargar los archivos del Cuadro Comparativo y Acta de Buena Pro. - Seleccionar con un visto el ítem a adjudicar. - Seleccionar con un visto el postor adjudicado con la Buena Pro. - Seleccionar la opción “Grabar Resultados”. - Confirmar guardar los cambios seleccionando la opción “Aceptar”.






Figura 44 Registro de Buena Pro

Luego de grabar el resultado podrá visualizar la información del postor y el monto adjudicado.






Figura 455 Vista del registro de Buena Pro

En este submenú también podrá registrar información relacionada con casos de empate, declaración de desierto, interposición de un recurso de impugnación, consentimiento de la Buena Pro, la no suscripción del contrato por el postor ganador de la Buena Pro, tal como se desarrolla actualmente en el Módulo de Procesos.






En caso requiera efectuar consultas podrá comunicarse a:

SEDE CENTRAL:

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6143636

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