Sistema de información para las compras y abastecimiento.

Consideración original de la compra: antes de adquirir un articulo, se debe decidir si debe o no comprarse, a que precio, de que calidad y rendimiento, en que calidad, y en que momento.

Origen de la requisición de compras: cuando se decide comprar algo, esta decisión es transmitida por medio de una requisición previamente autorizada, la cual puede tomar la siguiente forma:• Una tarjeta de re orden.• Requisición de rutina.• Memorando.

La requisición o solicitud de compras, dan origen a una compra, por lo cual se hará un compromiso, se determinara un grado de calidad, cantidad y fecha de entrega.

Determinación de las fuentes posibles: la función de compras tiene la función de hacerse cargo de la adquisición, basándose en conocimientos y experiencias con los proveedores, para determinar el proveedor que ha de surtir el orden, para esto el representante de compras debe comunicarse en forma verbal o escrita con el proveedor y solicitarle una cotización.

Selección de la fuente: elegir que proveedor confiara la orden, dependiendo de las condiciones que este otorgue, como calidad precio, crédito y servicio.

Trafico de rutas: se selecciona el método mas económico y confiable para transportar la mercancía, en caso de que el proveedor no preste el servicio.

Emisión de la orden de compras: cuando se llega a un arreglo con el proveedor todos los acuerdos tomados deben de registrarse claros y completos en la orden de compra, de manera que este represente una obligación contraída por la compañía y por el proveedor; por lo general esta impresa con las condiciones particulares del comprador, estándares, consideración de aprobación del proveedor. El objetivo principal de la orden de compra es establecer los acuerdos con el proveedor, las cuales servirán para informar a los departamentos las condiciones con que se llevo a cabo la compra y la entrega.

Rastreo y abastecimiento de la compra:La palabra rastreo se refiere a revisar con l proveedor el cumplimiento de su obligación y asegurar la entrega al tiempo. Esta actividad es molesta, pero es una necesidad que de satisfacciones en el momento de recibir la mercancía justo a tiempo, esta activad se puede reducir el riesgo eligiendo un proveedor reconocido antes de otorgar la concesión.

Recepción e inspección: recibir el material solicitado (examen físico), para determinar si llego lo que se estableció en la orden de compra, lo hace el personal de auditoria, almacenamiento y manejo de materiales.

Verificación de facturas y pagos: función realizada por el departamento de contabilidad y consiste en examinar la veracidad de lo facturado, si esta en orden se procede a pagar al proveedor. Las facturas requieren de tres verificaciones:• Verificar por medio de los

documentos de recepción cisoide con lo entregado.

• Confrontar la orden de compra que los precios se haya respetado.

• Comprobar su corrección matemática.

Control de material e inventarios: controla la variedad y la existencia de los materiales, se lleva acabo por medio del departamento de almacenaje o de compras. El control de materiales pretende asegurar el abastecimiento suficiente, en caso de reordena se debe tomar en cuenta la capacidad del almacén y las condiciones económicas de compra.El control de inventarios influye de forma decisiva en la eficiencia del abastecimiento, como también del estudio del departamento de compras

Análisis del valor e investigación de las compras: busca el perfeccionismo de las compras, persigue la mejor manera de procurar materiales y abastecimientos, se debe establecer lo que se debe de comprar, a que precio, porque razón, cuales son las otras alternativas, cuales son los mejores métodos de adquisición, etc.

Administración de las compras: organiza y supervisa que se cumplan las actividades y las responsabilidades propias de las compras, la administración tiene la obligación de mantener informado al personal, sobre los objetos y de conservar relaciones de trabajo amistosas, con el propósito de obtener su cooperación para el logro de todo lo prefijado.

Disposiciones de sobrantes y desperdicios de los materiales: existen tres formas que el departamento de compras debe tomar en cuenta para disponer del material.1. Que sea reutilizado por otro factor de la empresa.2. Que sea devuelto al proveedor.3. Que se destine para la venta de compradores de materiales usados.

Auditoria periódica del departamento de compras: las auditorias las realizara el departamento de contabilidad o de auditoria interna, tiene como objetivo supervisar los procedimientos seguidos durante el proceso de operación de abastecimiento y en caso de existir desviaciones aplicar medidas correctivas.

Requerimientos básicos para las compras: la cantidad de personal y los requerimientos físicos del departamento de compras , no solo depende del tamaño y la complejidad de la empresa, sino también de la importancia que para la organización represente la función de compras. Un grupo especializado debe formular un archivo para guardar documentación de compra.El agente de compras necesita sistemas de información que faciliten la comunicación.El departamento de compras trabaja conjuntamente con el departamento de producción por lo cual es importante operaciones eficientes.La función de compras incluye el proceso de decidir y detallar que habrá que comprar, en que cantidades, en que momento de que fuentes y por cuales procedimientos, así como decisiones mediante las requisiciones de compra, su autorización, envió de las ordenes, tramitación, recibir artículos, y el pago delas facturas.

Proceso para la compra y/o

abastecimiento.

1) Elementos de la compra: a) comprador: (demandante, departamentos de compras, área de

compras, encargado de compras) es el responsable de satisfacer la necesidad de abastecimiento según la requisición. persona que conoce la existencia de necesidades, cuando un departamento o una persona pertenece a la organización, realiza una requisición de compra y la envía a el encargado de compras. Para cumplir su objetivo realiza investigaciones con los proveedores, analiza cotizaciones, sigue políticas y principios establecidos por la administración de la empresa.

b) vendedor: persona que ofrece, a quien le piden los productos o prestación de servicio. Espera por parte del comprador una orden o pedido de compras para estudiarla y decidir si se puede o no satisfacerla de acuerdo a las condiciones del comprador.

c) Objetivo o servicio: es elemento conocido como mercancía, producto, articulo, material o insumo susceptible de comprarse, que provoca que se establezca una relación entre el comprador y el vendedor, ya que el comprador requiere de dicho objeto o servicio a cambio de otro bien o dinero.

2. La Requisición: (solicitud de compra) da origen al proceso de compra, se debe verificar para comprobar que los bienes o servicios solicitados sigan los lineamientos, procurando evitar improvisaciones.a) Formas: puede ser un documento que describa

el pedido de algún material que se utilice constantemente o bien también puede ser en forma de memorando sobre un articulo que rara vez se ocupe.

a) Elementos: 1. Principales: que se confirme la compra por una

persona autorizada, descripción analítica de los artículos para evitar malos entendidos y la fecha para la cual se necesitan los materiales.

2. Accesorios: numero de folio, volumen y cantidad de los artículos, fecha que se efectúa la requisición, sección y persona que expide la requisición, persona que la autoriza, nombre y domicilio del proveedor, tipo de transporte (ruta o lugar donde se recibirá), condiciones de entrega, cotización y otras especificaciones que el departamento solicite.

c) Fines: conocimiento del departamento de compras de que existe la necesidad de abastecimiento, poder indagar el mejor proveedor y elegirlo, encontrar el producto o servicio adecuado y llevar el control de las requisiciones.d) Tipos: 1. Requisición de materiales: surge con el limite

establecido.2. Requisición de utilización continua: cuando se

necesita un abastecimiento interrumpido, sin tomar en cuenta los máximos y mínimos.

3. La cotización y su análisis.A. Cotización y formato.La solicitud debe de contener:a) Numero de artículos solicitados.b) Descripción analítica y especificaciones de las

características de los productos.c) Lugar y transporte de entrega.d) Tiempo de entrega.e) Fecha para revisar la cotización.f) Anotación del precio, cantidad y plazo de entrega.g) Datos impresos en el formato estándar.h) Condiciones del pago y otras.

El formato debe realizarse por duplicado y el original para el comprador

B) Análisis: el objetivo es encontrar un mejor fuente de recursos para la empresa, para logarlo se debe considerar planes y estudiar las fuentes posibles así como seleccionar la mas conveniente. El análisis comienza cuando se determina la compra, su valor y la justificación para su utilización. Después de realizar el análisis se procede a hacer la compra por medio de una cotización. Para evitar posibles errores se debe de realizar una relación de aspectos a considerar como:1. Factores de costo: precio del articulo, costo de transporte,

contribuciones, condiciones de liquidación.2. Fecha en la que se requiere la entrega del articulo.3. Factores característicos de los productos como el

volumen, calidad, detalles, etc.4. Consideraciones legales como garantías y realizar las

compras de acuerdo con las leyes correspondientes.

c) Factores a considerar en el análisis: 1. Numero de proveedores suficientes, que sean

competitivos y confiables.2. Tamaño de las instalaciones de los proveedores.3. Ubicación de proveedores, el mas cerca de las

instalaciones para ahorrar el costo de transporte.4. Comunicación entre los proveedores y los compradores.

d) Técnicas del análisis: observar la cotización como un todo y después separar las partes integrantes relacionándolas con las demás. Otra técnica es la de tormenta de ideas que consiste en tener diversas cotizaciones y ponerlas a disposición de todos aquellos que pudieran opinar e intercambiar criterios y enfoques sobre la cotización.

4. Pedido u origen de la compra: documento que sirve como herramienta para adquirir productos o servicios destinados a satisfacer las necesidades de la compañía en el cual se expresan los aspectos para tomar la decisión de adquisición. El siguiente paso es formular el contrato, en donde haya mutuo acuerdo de las dos partes. La orden de compra debe estar perfoliada en forma consecutiva.a) Fines de la orden de compra: 1. Comprobante del que el proveedor acepto la

responsabilidad de abastecimiento.2. Proporcionar informes a la sección de contabilidad.3. Preparativos de recepción.4. Información para el departamento que controla la calidad

del producto.5. Aviso al departamento que realiza la requisición.

b) Requisitos de la orden de compra: el formato de orden e compra debe ser realizado de manera clara, correcta y descriptiva, para que el proveedor pueda interpretar fácilmente los datos:1. Identificar al solicitante, por medio del nombre de la persona

física o moral que solicita, reconocerlo por numero de folio.2. Especificar que departamento recibirá el pedido anotando las

iniciales de la persona encargada.3. Nombre y domicilio del proveedor.4. Lugar de la recepción de los artículos así como la descripción

para llegar a la dirección en la que se recibirá el pedido.5. Monto en efectivo, crédito, plazo tipo de transporte, cargo del

flete, etc.6. Fecha de transporte.7. Estipulaciones sobre las cantidades, descripción de artículos,

precios, reglas de facturación, embarque, precio y estipulación de cancelaciones.

8. Firma de la orden de compra por parte del comprador.

c) Aspectos a considerar en el pedido:1. Legales: al establecerse un contrato se genera

una responsabilidad entre el comprador y el vendedor, es recomendable que el contrato se realice por escrito y que cuente con todos los requisitos antes mencionados.

2. Administrativos: emitir lineamientos para que las compras se realicen de la mejor manera, revisando la orden ya aprobada, que contenga justificación, origen de compra y recepción de los artículos. La aceptación de la orden de compra la manda el proveedor al solicitante, con la firma del responsable..

5. Convenio de la compra o abastecimiento: acuerdo entre dos individuos llamados vendedor y comprador, referente a la compraventa de un bien o servicio, así como todas las condiciones de compra y pago; el convenio debe realizarse por escrito y por un tiempo determinado para asegurar la adquisición. El contrato tiene validez cuando es aceptado y autorizado por un funcionario competente, que en el convenio se estipulen responsabilidades para que el oferente y el demandante entregue el articulo en las condiciones acordadas y se pague el precio por el bien y por ultimo que se realice conforme a la ley.1. Estipulaciones: precisan la responsabilidad de las dos partes,

las sanciones que se harán los acreedores de cada una de las partes, transcribir las instrucciones previstas y transcribir las posibles anomalías que puedan surgir en el convenio cuando no se este de acuerdo con los bienes, perdida roturas, etc.

2) Tipos de convenio:a) Precio fijo: es el mas conocido para adquirir un bien o

servicio.b) Costo adicionable: el precio pactado puede variar durante

la entrega del un bien o la prestación de un servicio.c) Convenio abierto: se establece por cada bien o servicio a

un año corto u otro plazo.d) Convenio condicional: se hace una estipulación ya sea por

el comprador o para el vendedor (aseguramiento de la mercancía)

6. Seguimiento de ordenes de compra:Si el departamento de compras no termina con la expedición de la orden de compras se debe verificar que ha recibido el pedido y que le han quedado entendidos los aspectos de precio, calidad, etc., además de vigilar la secuencia del pedido hasta que el proveedor entregue la mercancía. Otro método para controlar las ordenes de compra es por medio de unas tarjetas llamadas de avance, controlan un grande numero de ordenes. El principal objetivo del seguimiento, es conseguir que la entrega se realice con conformidad con el plazo fijado en la orden de compra y las condiciones acordadas.a) Pasos para el seguimiento de la orden de compra.1. llevar el control de ordenes, que aun no han sido surtidas por parte de los

proveedores.2. Si la fecha de cumplimiento se realizara próximamente se debe de

confirmar a los oferentes, para ver si la mercancía ya ha sido enviada.3. En caso de que exista un problema de que el proveedor no pueda enviar

la mercancía se debe tomar la decisión de esperar o elegir otro proveedor.4. El encargado del almacén comunicara al departamento de compras que el

pedido se ha recibido.5. La sección de compras pedirá la colaboración de los demás

departamentos en caso de que surja algún problema como de precio, calidad, cantidad, etc.

b) Conclusión del seguimiento: el departamento de control de calidad, ha emitido o su dictamen o análisis correspondiente, en el caso de los materiales, también el departamento de ingeniería o mantenimiento, han dado su opinión, dictamen atreves de la forma correspondiente o de un memorando.

7. Terminación de la compra o abastecimiento:Sucede cuando:a) Se han recibido los bienes o servicios y se ha satisfecho las

necesidad de abastecimiento.b) Los bienes ya están siendo utilizados o el servicio se esta

prestando por parte de los proveedores.c) Se cumplieron las obligaciones contraídas en el convenio

pactado entre el comprador y el vendedor.

Persona o departamento

solicitante.

Requisición de compra.

Depto. Compras.

Recaba cotizaciones.

Elabora cuadro comparativo

Orden de compra.

Proveedor.

Surte pedido.

Entrega en el almacén del cliente.

Aseguramiento de calidad.

Aprobación.si no

Inventario.

Informe de entrada

Contabilidad.

Cheque o deposito.