sistema de informacion para el jardin de infancia municipal monagas

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO“SANTIAGO MARIÑO”.EXTENSIÓN MATURÍN.

ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS.SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE INFANCIA MUNICIPAL

“MONAGAS”.

Asesor: Autores:Lcdo. Oliver Pineda. Cedeño, Luis.

Zerpa, Franko.

Maturín, Agosto de 2011.

Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).






INDICE GENERAL

Contenido Págs.ÍNDICE GENERAL…………………………………………………………. 2INTRODUCCIÓN…………………………………………………………… 4

CAPITULOSI. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………. 6

Objetivo General………………………………………………….. 8Objetivos Específicos………………………………………......... 8Justificación e Importancia………………………………………. 9Limitación y Alcance………………………………………........... 10

II. MARCO TEÓRICO…………………………………………............ 11Antecedentes………………………………………………........... 11Bases Teóricas……………………………………………………. 12Bases Legales………………………………………………......... 21Definición de Términos Básicos…………………………........... 23

III. METODOLOGÍA Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN…………….. 28Tipo de Estudio……………………………………………............ 28Diseño de la Investigación…………………………………......... 29Población y Muestra………………………………………........... 29Técnica de Recolección de Datos………………………………. 30

IV. ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA PROPUESTO….............. 37MODULO I. Aspectos Generales del Área de Implantación…. 37

Reseña Histórica……………………………………………... 37Misión………………………………...................................... 39Visión………………………………...................................... 39Objetivos………………………………………………………. 40

MODULO II. Aspectos Generales del Departamento o

Subárea de Implantación………………………………………… 41Funciones……………………………………………………... 41Objetivos………………………………………………………. 42

MODULO III. ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA………….. 42Descripción del Sistema Actual…………………………….. 42DFD del Sistema Actual……………………………………... 43Determinación de los Requerimientos……………………... 46Descripción del Sistema Propuesto………………………... 46Objetivos del Sistema Propuesto…………………………… 47DFD del Sistema Propuesto…………................................ 48Diccionario de Datos…………………………………………. 52

CONCLUSIÓN……………………………………………………………… 79RECOMENDACIONES……………………………………………………. 80

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equipo_

BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………... 82ANEXOS…………………………………………………………………….. 83

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INTRODUCCIÓN

En el estado Monagas, Municipio Maturín se encuentra el Jardín de

Infancia Municipal Maturín, ubicado específicamente en la urbanización

Las Brisas, vereda cinco (05); el cual se encuentra laborando desde 1958

hasta la actualidad con una matrícula comprendida por niños (as) de tres

meses hasta la edad de siete años. Los centros de infancia son

instituciones donde se brinda a los niños los primeros pasos de

aprendizaje, representa en si la primera educación básica que reciben los

niños brindándole sus servicios educativos, médicos y nutricionales.

Todos estos centros de aprendizaje requieren procesar datos para

obtener información necesaria en la elaboración de sus procesos,

funciones y actividades. Los sistemas de información son la herramienta

eficaz y eficiente, la cual permite organizar de forma sistemática y

automatizada toda la información que son utilizadas en estas

instituciones. Este centro de enseñanza maneja un control de la

información de los alumnos, representantes, personal obrero,

administrativo y docente de forma manual, es decir cada uno de los datos

son ubicados en informes donde se registran las inscripciones,

reinscripciones, asistencia de los alumnos y de todo el personal del

mismo.

Realizándose un diagnóstico de las necesidades que presenta este

lugar, se obtuvo que una de las principales fallas es que no exista una

herramienta que administre y organice todos estos datos, es decir falta un

sistema de información que permita registrar, almacenar, buscar y

procesar toda la información de los representantes, alumnos y por ende

todo el personal que se desempeña en este jardín de infancia. Por todas

las razones mencionadas anteriormente nace la importancia del desarrollo

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de un sistema de información para optimizar los procesos y actividades

que se realizan en este lugar de aprendizaje.

Los sistemas de información en un jardín de infancia constituyen un

instrumento de fácil administración de los procesos, ya que a través de las

actividades que este realiza como son la entrada, almacenamiento,

procesamiento y salida de la información se garantiza que las funciones

sean más objetivas, practicas, eficaces y seguras, porque existe un mejor

control de los datos.

Mediante el desarrollo de este proyecto se desglosarán cada uno

de los procesos y funciones como lo son el registro de inscripción y

preinscripción, que requieren ser procesadas de forma sistemática y

almacenadas en una base de datos para que la consulta y el manejo de

la información sea eficaz, efectiva y eficiente lográndose así una forma

ordenada del tratamiento y procesamiento de los datos.

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CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para la sociedad en general, los jardines de infancia son de vital

importancia, debido a que estas instituciones son las encargadas de

iniciar a nuestros niños en el mundo de la educación, valiéndose de los

métodos más novedosos para hacer de esta nueva etapa de sus vidas un

conjunto de momentos agradables y productivos. Sin olvidar, que brindan

apoyo a las madres de menores recursos, las cuales pueden dejar a sus

niños, a partir de tres meses de edad en adelante, en manos calificadas,

mientras dichas progenitoras, pueden ejercer sus labores profesionales

para cubrir las necesidades económicas del núcleo familiar al que

pertenecen.

En Venezuela aproximadamente existen 3000 jardines de infancia,

en donde los cuales solo un 3% posee sistemas de información y el 97%

restante debe ejecutar sus labores de forma manual y rudimentaria,

apoyándose en el uso de archiveros convencionales para almacenar sus

registros; los cuales están conformados por planillas y documentos

tangibles únicos, en la mayoría de los casos, estos métodos representan

un evidente peligro, tanto para docentes como para los representantes y

alumnos, ya que de extraviarse o dañarse cualquiera de estas

colecciones de datos, se procedería a una nueva e innecesaria

recolección de los mismos.

Solo en el Estado Monagas, se ubican unos 550 jardines de infancia,

entre los cuales se encuentra el Jardín de Infancia Municipal “Monagas”,

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que presta sus servicios desde el 04 de agosto de 1958, ubicado en la

urbanización Las Brisas, vereda cinco (05) Maturín Edo. Monagas. Desde

sus inicios hasta la actualidad ha mantenido una jornada laboral que

empieza a partir de las 7:00 am y finaliza 4:00 pm, recibiendo niños(as)

desde tres (03) meses hasta la edad siete (07) años, los cuales no solo

reciben una buena educación básica, sino que también disfrutan de los

servicios nutricionales y médicos que dicha institución les brinda.

Para lograr pertenecer al grupo de alumnos de ese Jardín, se debe

realizar un proceso de inscripción, en el cual se requieren datos como

nombres y apellidos, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad y edad o

meses, del niño(a); es importante resaltar que se debe suministrar el

nombre de la persona que dota esta información y el parentesco que tiene

con el alumno. De igual forma se deben obtener ciertos datos de los

padres o representantes como el nombre y apellido, cedula de identidad,

ocupación, dirección de casa y trabajo y el teléfono.

El proceso de preinscripción es muy similar al anterior, este se

realiza mediante registros en una planilla, recolectando datos tales como

nombre y apellido, cédula de identidad, edad, sexo, estado civil, lugar de

trabajo, cargo que ocupa, teléfono, dirección y el parentesco con el niño

(a); todos estos datos en relación con el representante. Así como también

es necesaria toda la información del niño, motivo por el cual se debe

recolectar datos como nombre y apellido, edad, sexo, lugar y fecha de

nacimiento, exámenes médicos y la constancia de que el niño está sano.

Todo esto hecho manualmente para cada alumno que sea posible

aceptar en la institución, evidenciando un desorden, descontrol y difícil

localización de documentos previamente almacenados; desmejorando

así, el desempeño de los empleados, ya que deben invertir más tiempo en

la manipulación de la información que en las labores que deben realizar

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con estas. Teniendo en cuenta, las implicaciones, que ocasionan el

manejo de estos registros colmados de polvos, a la salud.

OBJETIVO GENERAL

• Desarrollar un Sistema de Información de Control de los procesos

administrativos del Jardín de Infancia Municipal “Monagas” en Maturín

Estado Monagas, con la finalidad de mejorar la atención a la comunidad

estudiantil y los procesos que esta realiza.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Analizar la situación actual del Jardín de Infancia Municipal

“Monagas”, en relación con los diferentes procesos administrativos que

se realizan en la pre-inscripción de la institución.

• Determinar los diferentes requerimientos para llevar a cabo el

desarrollo del nuevo sistema.

• Escoger la mejor alternativa de lenguaje de programación

existente en el mercado, para así realizar el diseño y elaboración del

sistema de información adecuado, basado en los requerimientos

previamente analizados del nuevo sistema de información.

• Diseñar un nuevo sistema de información basado en los

diferentes requerimientos previamente analizados, con la finalidad de

cumplir con todas las funciones deseadas por los usuarios finales.

• Construir el modelo del sistema de información, para alcanzar la

integración de todos los diseños realizados previamente y cubrir con

todas las necesidades planteadas.

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• Depurar el sistema de información con la finalidad de revisar si se

cumplen con todas las funciones requeridas por los usuarios finales y

corregir cualquier error que se presente durante la prueba de este.

• Implementar el sistema de información en el Jardín de Infancia

Municipal “Monagas” con la finalidad de cubrir las necesidades y

funciones planteadas por esta.

IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN

El desarrollo de un sistema de información evidenciará el

mejoramiento del sistema de pre-inscripción de los alumnos de la

institución, permitiendo localizar toda la información de cualquier

estudiante de una manera más eficiente, esto brindará un control de todos

los niños(as) que serán inscritos en el siguiente año escolar y así poder

realizar todos los ajustes necesarios para ofrecer los mejores servicios

acordes con las condiciones de dichos estudiantes.

El hecho de llevar al proceso de inscripción a un sistema

computarizado otorgará nuevos beneficios al personal de la institución,

debido a que, en la información almacenada se relacionarán todas las

características de los estudiantes, incluyendo colaboración ofrecida y

problemas de salud, llevando un control total de la matrícula del Jardín de

Infancia Municipal “Monagas”.

A su vez se facilitará la realización de la estadísticas mensuales de

la institución que contendrán un informe completo con todo los datos de

los procesos nombrados anteriormente, el cual será enviado al servicio

autónomo municipal de atención de niños, niñas y adolescentes

(SAMANNA), para que estos puedan mantener un control de todas las

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actividades de dicha entidad educativa y que esto se lleve a cabo de la

mejor manera posible.

Es por ello que al sistematizar todo el proceso se podrán reducir

costos de horas trabajadas por los integrantes de esta institución, además

de facilitar a dicha entidad la comunicación con los entes que la rigen y

así llevar un control más eficiente de las tareas realizadas por éstos.

LIMITACIÓN Y ALCANCE

Al diseñar esta solución para el problema que presenta la institución

antes mencionada, se opusieron ciertos factores que dificultaron el

desempeño de la misma, formando limitaciones y acortando su alcance.

Una de ellas fue la disponibilidad de tiempo, ya que ambos integrantes del

grupo de investigación, poseían ocupaciones de índole económica; y la

otra fue, las pocas oportunidades que se concretaron reuniones con el

personal de la institución, ya que la misma debía hacerse por previa cita,

debido a las distintas actividades y ocupaciones del mismo.

Este sistema está limitado al departamento administrativo de la

institución, debido a que de ser implementado en otro departamento

tendrían que ser modificadas algunas variables, y tal vez el sentido de la

investigación, ya que se tendrían que estudiar a fondo las causas que

originaron el nuevo problema a solventar.

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CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

Al solventar una situación o problema, se debe estudiar a

profundidad el mismo, con el propósito de conocer las causas que lo

originaron y de esta manera obtener las posibles soluciones. A

continuación se presentan los antecedentes de la investigación, asimismo

los basamentos teóricos y legales que la sustentan, de esta manera el

lector tendrá los conocimientos previos a la propuesta señalada.

ANTECEDENTES

En el Jardín De Infancia Municipal “Monagas” no se ha realizado

ningún proyecto de sistema de información computarizado para procesos

administrativos anteriormente, actualmente los diferentes procesos

administrativos se llevan de manera manual, ocasionando que se pierda

la información y un tiempo valioso en la búsqueda de cualquier

documento que se necesite o requiera en un momento determinado. Por

lo que se propone el desarrollo de un sistema de información para el

control de procesos administrativos, con él se podrá optimizar los

diferentes procesos que se llevan a cabo en este Jardín De Infancia,

permitiendo que el control se realice desde una computadora, reduciendo

así el tiempo en la búsqueda de cualquier información que se requiera y

manteniendo el control de los materiales de información existente dentro

de la institución educativa.

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BASES TEÓRICAS

Sistema de Información:

Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y

administración de datos e información, organizados y listos para su

posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo).

Elementos de un sistema de información:

- Personas.

- Datos.

- Actividades o técnicas de trabajo.

- Recursos materiales en general (típicamente recursos

informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo

obligatoriamente).

Todos estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos

(incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a información

más elaborada y distribuyéndola de la manera más adecuada posible en

una determinada organización en función de sus objetivos.

Aplicación de los Sistemas de Información:

Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y

administración de la infraestructura de la tecnología de la información en

una organización.

En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las

compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la

orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy

en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El

énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el

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proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este

proceso.

El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su

información, representada en su personal, experiencia, conocimiento,

innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para

poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte

infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura

de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de

información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la

tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.

Objetivos de los Sistemas de Información:

Proporciona información para la toma de decisiones y solución de

problemas, actividades que son vitales y obligatorias en cualquier tipo de

organización y que permite controlar y dirigir su existencia, operación y

destino.

Sistema Automatizado:

Un sistema automatizado se define como el conjunto de elementos

relacionados entre sí, que minimizan el esfuerzo humano al momento de

realizar una tarea en especial.

Desde siempre, el hombre ha ingeniado formas de realizar sus

tareas invirtiendo el menor esfuerzo y tiempo posible y maximizando sus

beneficios; por lo que es de esperarse que en la actualidad sea esta, la

prioridad en cualquier empresa y/o institución, lo cual hace de los

sistemas automatizados la herramienta fundamental de cada proyecto.

Es por ello, que hoy en día, existen gran cantidad de empresas

dirigidas a la elaboración de soluciones adaptadas a cada problemática,

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sin perder de vista el enfoque general y estandarizado que les permite

ofrecer un mismo diseño a distintas instituciones.

Ventajas de los Sistemas Automatizados:

Dichos sistemas nos ofrecen ciertas ventajas que nos son atractivos

desde el punto de vista laboral y profesional, tales como:

• Se asegura una mejora en la calidad del trabajo del operador y en

el desarrollo del proceso, esta dependerá de la eficiencia del sistema

implementado.

• Se obtiene una reducción de costos, puesto que se racionaliza el

trabajo, se reduce el tiempo y dinero dedicado al mantenimiento.

• Existe una reducción en los tiempos de procesamiento de

información.

• Flexibilidad para adaptarse a nuevos productos y disminución de

la contaminación y daño ambiental.

• Racionalización y uso eficiente de la energía y la materia prima.

• Aumento en la seguridad de las instalaciones y la protección a los

trabajadores.

Desventajas de los Sistemas Automatizados:

Esta fabulosa herramienta no es del todo beneficiosa al momento de

realizar una tarea en especial, debido a que existen varios factores que

hacen de la misma una opción entre tantas que podrían perjudicar el buen

desempeño de una institución; entre otros, se pueden mencionar los

siguientes:

• Gran capital.

• Decremento severo en la flexibilidad.

• Incremento en la dependencia del mantenimiento y reparación.

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Es por ello, que se deben tener bien claros estos conceptos en todo

momento y, sopesarlos, sin perder de vista el objetivo y visión de la

empresa.

Otro factor que es de vital importancia al implementar un sistema

automatizado, es el nivel de conocimiento que posee el personal que

manejará dicho sistema, ya que de esto dependerá si éste se convierte en

la herramienta más poderosa y productiva dentro de la institución o, en

una vía rápida al caos y a la posible extinción de la empresa.

Tomando en cuenta esto, las empresas encargadas de diseñar

dichos sistemas, se esfuerzan cada vez más en plantear interfaces

amigables y sencillas que puedan ser manejadas en su totalidad con un

mínimo de conocimiento en el área en el que se basa la solución.

PHP (Hypertext Pre-processor):

Es un lenguaje de programación interpretado, diseñado

originalmente para la creación de páginas web dinámicas. Se usa

principalmente para la interpretación del lado del servidor (server-side

scripting) pero actualmente puede ser utilizado desde una interfaz de

línea de comandos o en la creación de otros tipos de programas

incluyendo aplicaciones con interfaz gráfica usando las bibliotecas Qt o

GTK+.

Ventajas de PHP:

oEs un lenguaje multiplataforma.

oOrientado al desarrollo de aplicaciones web dinámicas con acceso

a información almacenada en una base de datos.

oEl código fuente escrito en PHP es invisible al navegador web y al

cliente ya que es el servidor el que se encarga de ejecutar el código y

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enviar su resultado HTML al navegador. Esto hace que la programación

en PHP sea segura y confiable.

oCapacidad de conexión con la mayoría de los motores de base de

datos que se utilizan en la actualidad, destaca su conectividad con

MySQL y PostgreSQL.

oCapacidad de expandir su potencial utilizando módulos (llamados

ext's o extensiones).

oPosee una amplia documentación en su sitio web oficial, entre la

cual se destaca que todas las funciones del sistema están explicadas y

ejemplificadas en un único archivo de ayuda.

oEs libre, por lo que se presenta como una alternativa de fácil

acceso para todos.

oPermite aplicar técnicas de programación orientada a objetos.

oBiblioteca nativa de funciones sumamente amplia e incluida.

oNo requiere definición de tipos de variables aunque sus variables

se pueden evaluar también por el tipo que estén manejando en tiempo de

ejecución.

oTiene manejo de excepciones (desde PHP5).

oSi bien PHP no obliga a quien lo usa a seguir una determinada

metodología a la hora de programar (muchos otros lenguajes tampoco lo

hacen), aun haciéndolo, el programador puede aplicar en su trabajo

cualquier técnica de programación o de desarrollo que le permita escribir

código ordenado, estructurado y manejable. Un ejemplo de esto son los

desarrollos que en PHP se han hecho del patrón de diseño Modelo Vista

Controlador (MVC), que permiten separar el tratamiento y acceso a los

datos, la lógica de control y la interfaz de usuario en tres componentes

independientes.

Inconvenientes de PHP:

Como es un lenguaje que se interpreta en ejecución, para ciertos

usos puede resultar un inconveniente que el código fuente no pueda ser

ocultado. La ofuscación es una técnica que puede dificultar la lectura del

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código pero no la impide y, en ciertos casos, representa un costo en

tiempos de ejecución.

Base de Datos:

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos

pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente

para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse

una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos

impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y

debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la

electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital

(electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de

almacenar datos.

Existen programas denominados Sistemas Gestores de Base de

Datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente

acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de

estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro

del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e

instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos

científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos,

algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países.

Características de la Base de Datos:

Entre las principales características de los sistemas de base de

datos podemos mencionar:

• Independencia lógica y física de los datos.

• Redundancia mínima.

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• Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.

• Integridad de los datos.

• Consultas complejas optimizadas.

• Seguridad de acceso y auditoría.

• Respaldo y recuperación.

• Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

Ventajas de la Base de Datos:

Control sobre la redundancia de datos: Los sistemas de ficheros

almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Esto

hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, además de

provocar la falta de consistencia de datos.

En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros están

integrados, por lo que no se almacenan varias copias de los mismos

datos. Sin embargo, en una base de datos no se puede eliminar la

redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria para

modelar las relaciones entre los datos.

Consistencia de datos: Eliminando o controlando las

redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que haya

inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez, cualquier

actualización se debe realizar sólo una vez, y está disponible para todos

los usuarios inmediatamente. Si un dato está duplicado y el sistema

conoce esta redundancia, el propio sistema puede encargarse de

garantizar que todas las copias se mantienen consistentes.

Compartición de datos: En los sistemas de ficheros, los ficheros

pertenecen a las personas o a los departamentos que los utilizan. Pero en

los sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a la empresa

y puede ser compartida por todos los usuarios que estén autorizados.

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Mantenimiento de estándares: Gracias a la integración es más

fácil respetar los estándares necesarios, tanto los establecidos a nivel de

la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estándares

pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su

intercambio, pueden ser estándares de documentación, procedimientos

de actualización y también reglas de acceso.

Mejora en la integridad de datos: La integridad de la base de

datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados.

Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas

que no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los

datos, como a sus relaciones, y es el SGBD quien se debe encargar de

mantenerlas.

Mejora en la seguridad: La seguridad de la base de datos es la

protección de la base de datos frente a usuarios no autorizados. Sin unas

buenas medidas de seguridad, la integración de datos en los sistemas de

bases de datos hace que éstos sean más vulnerables que en los sistemas

de ficheros.

Mejora en la accesibilidad a los datos: Muchos SGBD

proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que

permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin

que sea necesario que un programador escriba una aplicación que realice

tal tarea.

Mejora en la productividad: El SGBD proporciona muchas de las

funciones estándar que el programador necesita escribir en un sistema de

ficheros. A nivel básico, el SGBD proporciona todas las rutinas de manejo

de ficheros típicas de los programas de aplicación.

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El hecho de disponer de estas funciones permite al programador

centrarse mejor en la función específica requerida por los usuarios, sin

tener que preocuparse de los detalles de implementación de bajo nivel.

Mejora en el mantenimiento: En los sistemas de ficheros, las

descripciones de los datos se encuentran inmersas en los programas de

aplicación que los manejan.

Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de

modo que un cambio en su estructura, o un cambio en el modo en que se

almacena en disco, requiere cambios importantes en los programas cuyos

datos se ven afectados.

Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de

las aplicaciones. Esto es lo que se conoce como independencia de datos,

gracias a la cual se simplifica el mantenimiento de las aplicaciones que

acceden a la base de datos.

Aumento de la concurrencia: En algunos sistemas de ficheros, si

hay varios usuarios que pueden acceder simultáneamente a un mismo

fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que se

pierda información o se pierda la integridad. La mayoría de los SGBD

gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no

ocurran problemas de este tipo.

Mejora en los servicios de copias de seguridad: Muchos sistemas

de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas

necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las

aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada

día, y si se produce algún fallo, utilizar estas copias para restaurarlos.

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En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se

hizo la última copia de seguridad se pierde y se tiene que volver a

realizar. Sin embargo, los SGBD actuales funcionan de modo que se

minimiza la cantidad de trabajo perdido cuando se produce un fallo

Desventajas de la Base de Datos:

Complejidad: Los SGBD son conjuntos de programas que pueden

llegar a ser complejos con una gran funcionalidad. Es preciso comprender

muy bien esta funcionalidad para poder realizar un buen uso de ellos.

Coste del equipamiento adicional: Tanto el SGBD, como la propia

base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir más espacio de

almacenamiento. Además, para alcanzar las prestaciones deseadas, es

posible que sea necesario adquirir una máquina más grande o una

máquina que se dedique solamente al SGBD. Todo esto hará que la

implantación de un sistema de bases de datos sea más cara.

Vulnerable a los fallos: El hecho de que todo esté centralizado en

el SGBD hace que el sistema sea más vulnerable ante los fallos que

puedan producirse. Es por ello que deben tenerse copias de seguridad

(Backup).

BASES LEGALES

Al diseñar e implementar una solución, se deben tener en cuenta

ciertas normativas legales que harán del sistema una opción aceptable

por parte del Estado o Nación a la que pertenezca la institución

demandante del servicio.

En el caso del Estado Venezolano, se deben respetar y cumplir las

siguientes normas, a nivel educativo:

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La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

Artículo 103: “Toda persona tiene derecho a una educación integral,

de calidad, permanente, en igualdad de condiciones y oportunidades, sin

más limitaciones que las derivas de sus aptitudes, vocación y

aspiraciones. La educación es obligatoria en todos sus niveles, desde el

maternal hasta el nivel medio diversificado…”

Ley Orgánica para la Protección del Niño y del Adolescente.

Título II. Derechos, garantías y deberes.

Capítulo I. Disposiciones Generales.

Articulo13: “Ejercicio Progresivo de los Derechos y Garantías. Se

reconoce a todos los niños y adolescentes el ejercicio personal de sus

derechos y garantías, de manera progresiva y conforme a su capacidad

evolutiva. De la misma forma, se le exigirá el cumplimiento de sus

deberes.

Parágrafo Primero: Los padres, representantes o responsables tienen

el deber y el derecho de orientar a los niños y adolescentes en el ejercicio

progresivo de sus derechos y garantías así como en el cumplimiento de

sus deberes, de forma que contribuya a su desarrollo integral y a su

incorporación a la ciudadanía activa”.

Capítulo II. Derechos, Garantías y Deberes:

Artículo 55: “Derecho a Participar en el Proceso de Educación. Todos

los niños y adolescentes tienen el derecho a ser informados y a participar

activamente en su proceso educativo. El mismo derecho tienen los

padres, representantes o responsables en relación al proceso educativo

de los niños y adolescentes que se encuentren bajo su patria protestad,

representación o responsabilidad.

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El estado debe promover el ejercicio de este derecho, entre otras

formas, brindando información y formación apropiada sobre la materia a

los niños y adolescentes, así como a sus padres, representantes o

responsables”.

El Jardín de Infancia Municipal “Monagas”, proporciona educación a

los niños de su comunidad, apoyándose en lo establecido en la

Constitución; además de brindar una educación confiable a las niños (as)

de madres estudiantes o trabajadoras, de forma gratuita y prestando otros

servicios como, comedor, medicina, entre otros.

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Para la mejor comprensión y aprovechamiento del sistema, se

definirán algunos términos elementales a continuación:

Administración: Es la ciencia social y técnica que se ocupa de

la planificación, organización, dirección y control de los recursos

(humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de

la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible.

Aplicación: Permite a un usuario utilizar una computadora con un fin

específico. Son parte del software de una computadora, y suelen

ejecutarse sobre el sistema operativo.

Bases de datos: Es un conjunto de integrado de datos

interrelacionados, junto con una serie de aplicaciones para su manejo

accesibles simultáneamente por diferentes usuarios y programas.

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Cargo: Es un conjunto de funciones, tareas, responsabilidades y

atributos previamente determinadas, que ocupan una posición formal

dentro de un organigrama.

Computador: Es todo aparato o maquina destinada a procesar

información.

Control: Es una etapa primordial en la administración, pues, aunque

una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional

adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es

la situación real de la organización, si no existe un mecanismo que se

cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Dato: Es una representación simbólica (numérica, alfabética, etc.),

atributo o característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico

(sentido) en sí mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se

puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones. Es de

empleo muy común en el ámbito informático.

Diseñar: Se refiere al proceso de creación y desarrollo para producir

un nuevo objeto o medio de comunicación (objeto, proceso, servicio,

conocimiento o entorno) para uso humano.

Educación Preescolar: Es el ciclo de estudios previos a la educación

primaria obligatoria establecida en muchas partes del mundo. En algunos

lugares es parte del sistema formal de educación y en otros como un

centro de cuidado o guardería.

Gestión Administrativa: Es un proceso muy particular consistente en

las actividades de planeación, organización, ejecución y control

desempeñados para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el

uso de seres humanos y otros recursos.

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Hardware: Corresponde a todas las partes físicas y tangibles de una

computadora, sus componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos

y mecánicos.

Información: Es un conjunto organizado de datos, que constituyen un

mensaje sobre un determinado ente o fenómeno.

Instituciones: Son mecanismos de orden social u cooperación que

procuran normalizar el comportamiento de un grupo de individuos.

Interfaz de usuario: Es el medio con que el usuario puede

comunicarse con una máquina, un equipo o una computadora, y

comprende todos los puntos de contacto entre el usuario y el equipo,

normalmente suelen ser fáciles de entender y fáciles de accionar.

Investigación: Constituye a la aplicación de conocimientos, creando

nuevas teorías o modificando las ya existentes e investigan leyes y

principios.

Lenguaje de programación: Es un idioma artificial diseñado para

expresar computaciones que pueden ser llevadas a cabo por máquinas

como las computadoras. Pueden usarse para crear programas que

controlen el comportamiento físico y lógico de una máquina, para

expresar algoritmos con precisión, o como modo de comunicación

humana.

Materiales: Se aplica a aquellos elementos que tienen que ver con

las actividades escolares. Materiales como lápices, papel, pegamento,

gomas, de borrar, carpetas y borradores son alguno de los elementos

más básicos con los que el alumno debe tratar para poder desarrollar las

tareas escolares de la mejor manera posible.

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Matricula: Inscripción en algún registro de una persona o cosa con el

número que se le atribuye para facilitar su identificación.

Objetivo: Es lo que se espera alcanzar en un futuro, y hacia ellos se

dirige todos los esfuerzos de la organización.

Proceso: Es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u

organizados) que se realizan o suceden con un fin determinado.

Proceso administrativo: Son las actividades que el administrador

debe llevar a cabo para aprovechar los recursos humanos, técnicos,

materiales, etc.

Programa: Conjunto ordenado de instrucciones que se dan

indicándole las operaciones o tarea que se debe realizar.

Programación: Es el proceso de diseñar, escribir, probar, depurar y

mantener el código fuente de programas computacionales.

Registro: Es un tipo de dato estructurado formado por la unión de

varios elementos bajo una misma estructura. Estos elementos pueden

ser, o bien datos elementales o bien otras estructura de datos.

Responsabilidad: Obligación que los subordinados le deben a sus

superiores para ejercer la autoridad.

Sistema: Es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados

entre sí, formando una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre

datos, energía y materia, para proveer información, energía y materia.

26







Sistema de Información: Es un conjunto de elementos orientados al

tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos

para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad.

Sistema Operativo: Es el software básico de una computadora que

provee una interfaz entre el resto de programas del ordenador, los

dispositivos hardware y el usuario.

Software: Es el conjunto de los programas de cómputo,

procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman

parte de las operaciones de un sistema de computación.

Tareas: Conjunto de actividades individuales que ejecuta el

ocupante del cargo, en general hace referencias a cargos simples y

rutinarios.

27







CAPITULO III

METODOLOGÍA Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

La finalidad de este capítulo es establecer el nivel de profundidad

que se busca mediante el conocimiento propuesto, así como la forma de

acceder a la información referente al estudio. Para cumplir con tal fin, el

primer aspecto a definir debe ser el tipo y diseño de la investigación, se

escoge la población y muestra, y se relacionan las técnicas o

instrumentos de recolección de datos.

TIPO DE ESTUDIO

El tipo de estudio realizado en este proyecto puede definirse como

mixto, debido a que puede ser contemplado de manera perfecta en dos

ramas de la investigación, tanto la descriptiva como la explicativa.

En parte, es considerado como investigación explicativa, ya que se

observó la situación existente en el Jardín de Infancia Municipal

“Monagas”, las variables involucradas y el comportamiento de las mismas

sin alterarlos en ningún momento para poder conocer el problema en su

estado natural o normal.

Por otra parte, este estudio también puede clasificarse como

investigación explicativa, debido a que, una vez planteado el problema en

su totalidad, se procedió a reconocer sus causas y el porqué de las

28







mismas para poder elaborar la solución más óptima y asegurarnos de que

una vez implantada cubra todas las necesidades, exigencias y

expectativas.

DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

De manera precisa y concisa se puede afirmar que este estudio

pertenece al diseño de campo; esto es, porque se estudiaron y se

recolectaron las muestras directamente de su origen sin alterar las

variables, para lograr un entendimiento completo y real de la situación

presentada en el Jardín de Infancia Municipal “Monagas”, para luego

elaborar una solución, que según nuestro criterio, podrá ser implementada

de forma exitosa, arrojando resultados favorables y corrigiendo el

problema actual.

POBLACIÓN Y MUESTRA

En cuanto a la población estudiada, esta investigación se basó en

los planteamientos realizados por los encargados del Departamento

Administrativo, para lograr comprender de qué manera afecta la situación

actual el desempeño de sus actividades cotidianas, y de esta manera

poder ubicarnos dentro de sus contextos laborales.

Por otra parte, la muestra tomada para realizar la aproximación más

acertada en esta situación fue de 3 personas, lo cual fue suficiente,

debido a que cada uno de los individuos aportaron la información

necesaria para generalizar el problema y, a su vez la solución del mismo.

Es por ello, que esta muestra queda catalogada como intencionada o

29







sesgada, ya que fue tomada a juicio de los investigadores porque

representaban, de forma fiel, a la masa afectada.

TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE DATOS

A continuación se presenta un análisis a las respuestas obtenidas,

mediante la aplicación del cuestionario a una muestra seleccionada de la

Institución.

1. ¿Existe en la Institución algún equipo computarizado?

De la muestra tomada, 3 personas, el 100% respondió, que dicha

Institución si posee equipos computarizados.

Si

2. ¿Cuántos equipos hay?

Mediante la aplicación de esta pregunta, 3 personas, el 100% dijo

que hay 3 equipos en dicha Institución.

3 Equipos

30







3. ¿Quién tiene acceso a ese equipo computarizado?

El resultado de esta pregunta fue, 2 personas dijeron que El

Personal del Departamento, y la otra dijo que la Directora.

El Personal delDepartamento

La Directora

4. ¿Poseen conexión a Internet?

Las 3 personas, es decir el 100% estuvo de acuerdo en que la

Institución no poseía conexión a Internet.

5. ¿Qué información manejan a través de esos equipos

computarizados?

De las 3 personas, 2 estuvieron de acuerdo en que se manejaban

solo, cartas, constancias e informes; mientras que la otra persona dijo que

se manejaba todo.

31







6. ¿Cómo guardan o almacenan toda la información correspondiente

a los alumnos y al personal de la institución?

Dos (2) de las 3 personas entrevistadas coincidieron en que

guardaban la información en carpetas, y la otra persona dijo que en

pendrive y la PC.

Carpetas

Pendrive y PC

7. ¿Utilizan algún programa para administrar dicha información?

De la muestra tomada, 3 personas, el 100% respondió, que no

utilizan ningún programa para administrar los documentos.

No

8. ¿Cuáles son los requisitos que se necesitan para inscribir al

alumno?

Todas las personas estuvieron de acuerdo, que el principal requisito

de la Institución para inscribir a un nuevo alumno es que haya preinscrito.

Preinscripción

32







9. ¿Cuáles son los requisitos de la pre-inscripción?

Todas las personas estuvieron de acuerdo, que el principal requisito

para la preinscripción es que la madre o representante del niño (a) sea

estudiante o trabaje.

10. ¿Qué capacidad tiene la Institución en cuanto al número de estudiantes?

El 100% de la muestra estuvo de acuerdo que la Institución tiene

una capacidad de hasta 150 niños.

11. ¿Cuántos alumnos reciben e inscriben por sección?

El 100% de la muestra estuvo de acuerdo que reciben hasta 30

niños por sección.

33







12. ¿Cuánto personal posee la Institución?

Las 3 personas dijeron que la Institución cuenta con 20 empleados.

13. ¿Cómo se divide dicho personal?

El 100% dijo que el personal estaba dividido en 1 directora, 2

secretarias, 12 docentes, 1 persona para mantenimiento, 2 para el

comedor y 1 vigilante.

14. ¿Cómo manejan o llevan el control de asistencia?

El 100% de la muestra estuvo de acuerdo, que el control de

asistencia se lleva manual.

34







15. ¿Cuál es el horario de trabajo de la Institución?

Las 3 personas dijeron que el horario de la Institución es de 7:00am

a 4:00pm.

16. ¿Tiene Usted algún conocimiento acerca de programación,

software o sistema de información?

El 100% de la muestra dijo que no tenían ningún conocimiento

acerca de programación, software o Sistema de Información.

17. ¿Estaría dispuesto a recibir instrucciones básicas en esta área?

Las 3 personas estuvieron de acuerdo en recibir instrucciones en el

área de programación, software y sistemas de información.

35







18. ¿Desearía implementar un nuevo sistema de control a las

labores administrativas?

El 100% de la muestra estuvo de acuerdo en implementar un

Sistema de Información en la Institución.

36







CAPITULO IV

ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA PROPUESTO

En este Capítulo se muestra un análisis del área seleccionada, para

la aplicación del Sistema, ya que mediante el estudio de la misma, se

podrá determinar las fallas y sus posibles soluciones.

MODULO I: ASPECTOS GENERALES DEL ÁREA DE IMPLANTACIÓN

A continuación se presentan los aspectos generales del área de

estudio, el Jardín de Infancia Municipal “Monagas”.

RESEÑA HISTÓRICA

El Jardín de Infancia “Monagas” dependencia del Consejo

Venezolano del Niño, que pasó a ser Instituto Nacional del Menor fue

fundado el 04 de Agosto de 1958, su nombre se debe a los hermanos

José Tadeo y José Gregorio Monagas próceres de nuestro Estado. Este

Instituto funcionó como “Unidad Monagas”, lo cual abarcaba Jardín de

Infancia y Casa Cuna, atendiendo niños de 3 meses de edad hasta 7

años, todos hijos de madres de escasos recursos económicos que

trabajaban fuera del hogar; estos menores eran recibidos desde las 7 de

la mañana hasta las 5 de la tarde. Allí recibían atención nutricional,

37







médica y educativa. La matrícula de ésta Unidad fue de 200 niños y tenía

su sede en la Av. Rojas.

La Unidad “Monagas” cambió a Jardín de Infancia “Monagas”

quedando eliminada la Casa Cuna. Este Jardín de Infancia estuvo

funcionando en la Avenida Juncal en el año 1978, se logra gracias a la

intervención de la Sra. Teresa Álvarez, presidente del Instituto nacional

del Menor del Estado Monagas en la persona del Gobernador Coronel (R)

Márquez Añez donada al INAM las instalaciones de las Brisas local donde

funciona actualmente dicho Jardín.

En el año 1995 se da un proceso de descentralización y el INAM

Monagas para ser Servicio Estadal de Atención al Menor (SEAM)

dependiendo de la Gobernación del Estado. A partir del 1 de Abril de 2001

se realiza una estructuración y el SEAM se convierte en el Servicio

Autónomo de Protección y Atención al Niño y al Adolescente del Estado

Monagas (SAPRANAM).

A un año después de creado SAPRANAM, en el año 2002 en fecha

18 de Julio del mismo año, se aprobó la Ley Orgánica para la protección

del niño, niña y adolescente del Estado Monagas, y se obliga a la

supresión y transferencia del Servicio a una Junta Liquidadora quien se

encargaría de entrenar el ente al Gobierno Municipal (Alcaldía de

Maturín). Ya para el 30 de Mayo de 2007 se hace efectiva dicha

transferencia y se le da el nombre de Jardín de Infancia Municipal

“Monagas”, Instituto adscrito a partir de entonces al Servicio Autónomo

Municipal de Atención al Niño, Niña y Adolescente (SAMANNA), el cual

en la actualidad funciona prestando atención integral.

Para esta fecha el Jardín de Infancia Monagas posee una matrícula

de 130 niños y niñas, con edades comprendidas entre 3 y 6 años.

Cumplen un horario de 7 AM a 4 PM. Ellos reciben asistencia pedagógica,

38







recreativa y nutricional (desayuno, almuerzo y merienda) consta de 5

aulas, 4 baños, cocina, comedor, sala múltiple, dirección, parque

recreacional, cuenta con una Directora, una Secretaria, 5 Docentes, 5

Auxiliares y 5 Guardianas de niños, una Cocinera, 2 Ayudantes de

Cocina, 2 Vigilantes, una Aseadora y un Auxiliar de Servicios Generales.

Los niños y niñas después del desayuno realizan actividades

pedagógicas (jornada diaria) luego las recreativas en el espacio exterior

se bañan, almuerzan y disfrutan la siesta; al despertar meriendan y son

retirados por sus padres y representantes. Este Jardín presta gran labor

social a las familias de escasos recursos económicos del sector de las

Brisas del Orinoco.

MISIÓN

Formar niños y niñas en edades comprendidas de 3 a 6 años,

procedentes de madres trabajadoras, sujetos de derechos y protagonistas

activos de su propio aprendizaje, en un ambiente plenamente

democrático, participativo y respetando las características individuales,

para así brindarles una Atención y Educación Integral de calidad, con

enfoque humanista.

VISIÓN

Promover, organizar y participar en actividades culturales,

asistenciales, deportivas y recreativas que contribuyan al desarrollo y

consolidación del Proceso Educativo a través de la integración activa de

39







los niños, niñas, personal docente, administrativo, obrero, padres –

representantes y comunidad local como miembros de un colectivo.

OBJETIVOS

El Jardín de Infancia Municipal “Monagas” pretende alcanzar los

siguientes objetivos mediante su funcionamiento:

• Adquirir experiencias que permitan las bases con valores sociales

como la libertad, solidaridad, cooperación, justicia, equidad, integración,

bien común, participación protagónica, independencia, tolerancia y

convivencia.

• Facilitar el desarrollo físico cognitivo, socio – emocional,

psicomotor, del lenguaje y moral del niño y la niña dentro de una

concepción integradora del desarrollo de la personalidad.

• Propiciar en los niños el desarrollo Biopsicosocial, a través de la

interacción, cooperación y coordinación, por parte de los distintos actores

que concurren en el hecho educativo.

• Fomentar el pensamiento liberador, creador y transformador; así

como la reflexión crítica, la participación ciudadana y los sentimientos de

honor, probidad, amor a la Patria, a las Leyes y al trabajo.

• Reafirmar hábitos de higiene individual y colectiva en los niños y

las niñas, incluyendo aquellos que favorezcan su salud preventiva e

integral; así como una conciencia ambientalista, que les permita mejorar

su calidad de vida.

40







• Motivar la incorporación de la Familia – Escuela en el proceso

educativo de los niños(as) través de diversas actividades.

• Promover en el niño y la niña actividades para el amor, respeto y

valoración de la identidad nacional – regional con actividades que

permitan el fortalecimiento de una sociedad democrática y participativa.

• Fomentar en los niños y niñas una alta autoestima con la

valoración de sí mismo en el contexto social y cultural.

MODULO II: ASPECTOS GENERALES DEL DEPARTAMENTO O

SUBÁREA DE IMPLANTACIÓN

A continuación, se presenta un estudio destinado únicamente al área

que presenta las fallas y a la cual se le pretende buscar y aplicar una

posible solución, el Departamento de Dirección y Administración.

FUNCIONES

Cada área o departamento dentro de una institución está destinado a

realizar una serie de funciones; el Departamento de Dirección y

Administración no escapa de esto. A continuación se especifican las

funciones que cumple dicho Departamento:

Llevar un control de los procesos de Preinscripción e Inscripción.

Controlar los casos de indisciplina, por parte de los estudiantes,

dentro de la institución.

41







OBJETIVOS

El Departamento de Dirección y Administración, mediante la ejecución

de todas las funciones antes señaladas, desea alcanzar los siguientes

objetivos:

Mantener un control de disciplina dentro de la institución.

Establecer una constante relación con los Entes Gubernamentales

asociados a este, para mantener dicha Institución.

Poseer toda la información del alumno, necesaria para el control y

seguimiento de los mismos en el tiempo que se encuentran en la

Institución.

MODULO III: ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA

En el siguiente modulo se explicará el sistema empleado por la

Institución, así como el sistema propuesto, a fin que se determinen las

fallas y sus posibles soluciones.

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL

Actualmente, en el Jardín de Infancia Municipal “Monagas”,

preescolar ubicado en la urbanización Las Brisas, vereda cinco (05) de la

ciudad de Maturín, Estado Monagas, todos los procesos administrativos

que se ejecutan a diario, se realizan manualmente, apoyándose en

grandes cantidades de materiales de oficina, dentro de los que se

incluyen lápices, archivos, borradores, lapiceros, correctores, hojas de

42







papel, etc., cuyos costos son excesivamente altos y, debido a la tardanza

con la que los entes gubernamentales pertinentes envían los recursos y

toman cartas en el asunto, muy difíciles de obtener; por lo que los

docentes y todo el personal administrativo debe aportar constantemente,

de su capital personal, porciones de dinero para mantener en

funcionamiento la entidad educativa, en pro del bienestar estudiantil.

Todo esto, crea un ambiente propicio para el caos total de la

estructura organizativa presenciada en el Jardín de Infancia, ya que los

datos suelen sufrir daños por acción de ácaros, tiempo, manipulación

inadecuada, etc., sin mencionar las extenuantes horas invertidas en

realizar todas las tareas de recolección de estos datos y, posteriormente

las búsqueda de los mismos. Lamentablemente, a este problema

aparentemente infinito, se une el desdén por parte de la misma

comunidad a la que pertenece dicha institución, evidenciado en el

comportamiento destructivo que presenta la respectiva infraestructura y el

poco o nulo apoyo moral, académico, social y económico hacia la misma.

DFD DEL SISTEMA ACTUAL

A continuación se presenta el Diagrama de Flujo de Datos, del

sistema empleado actualmente por el Jardín de Infancia Municipal

“Monagas”.

43







Nivel 0:

Datos Personales Preinscripción

Inscripción

44

RepresentantesAlumnos

1.0

Control del Departamento de Dirección y Administración.







Nivel 1:

Datos Personales Datos Personales Expediente

Registro de Expediente

Inscripción Inscripción

45

Representantes

1.1

Solicitar Información

1.2

Realizar Preinscripción

1.3

Almacenar Expediente

1.4

Ejecutar Inscripción

Representantes

1.5

Almacenar Registro de Inscripción







DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS

Mediante el estudio que se realizó al Departamento de Dirección y

Administración, se pudo determinar, que el mismo requiere un sistema

automatizado que brinde velocidad, seguridad y control de la información.

Además requieren de un sistema que evite los casos de pérdida de

información, ahorro de búsqueda, de labor, de espacio y de bajos costos.

Permitiendo así un mayor desempeño en su área.

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO

Para la problemática que se presenta en el Jardín de Infancia

Municipal “Monagas”, proponemos la implementación de un sistema de

información de control de los procesos administrativos, que cambiará

radicalmente, las formas en que se realizan las tareas cotidianas de esa

institución, acortando los tiempos de trabajo y facilitando la ejecución de

sus procesos.

Este sistema de información estará encargado de administrar los

espacios de almacenamientos utilizados actualmente para los grandes

archiveros, ya que todo los documentos contenidos en ellos, se guardara

en una base de datos, de igual manera al mismo tiempo se creara un

respaldo en una unidad externa. Este podrá realizar todas las operaciones

necesarias para crear los registros de cada estudiante, representante y

del personal que labora en el jardín de infancia; imprescindibles para el

óptimo funcionamiento del plantel.

46







Una de las ventajas del sistema que se desea implementar es que

permite tener al alcance de la mano la información que contiene los

registros de los documentos deseados, sin tener la necesidad de buscar

los ficheros de manera manual, ya que solo con teclear el nombre del

fichero este automáticamente aparecerá en la pantalla, reduciendo así el

tiempo de búsqueda, dando la opción de imprimir si se requiere de

forma física.

Otra ventaja que posee, es que pueden ser enviados a través de los

distintos medios digitales de comunicación (internet, unidades de

almacenamiento portables, entre otros). No obstante, es necesario

manejar la aplicación desde el computador principal, ya que dicho

programa será instalado en un servidor remoto, que contará con las

medidas necesarias de seguridad, para proteger la información; teniendo

en cuenta y no perder el objetivo de que el sistema ofrezca un ambiente o

interfaz gráfica agradable al usuario final.

OBJETIVOS DEL SISTEMA PROPUESTO

Los objetivos que se pretenden alcanzar con el Sistema Propuesto,

son los siguientes:

• Seguridad, a la hora de accesar a la información.

• Mayor velocidad en cuanto a la búsqueda de información.

• Menor riesgo de pérdida de información.

• Menor agotamiento Físico.

• Ahorro de espacio, ya que toda la información quedará almacenada

en la base de datos de la Computadora.

47







DFD DEL SISTEMA PROPUESTO

A continuación se presenta el Diagrama de Flujo de Datos, del

sistema propuesto para el Jardín de Infancia Municipal “Monagas”.

48







Nivel 0:

Datos Personales Preinscripción

Inscripción

49

RepresentantesAlumnos

1.0

Control del Departamento de Dirección y Administración.







Nivel 1:

Datos Personales Datos Personales Expediente

Registro de Expediente

Inscripción Inscripción

50

Representantes

1.1


1.3

Almacenar Expediente en

Base de Datos

Alumnos

1.5Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos

1.2Cargar Datos al Sistema/ Procesar

Preinscripción

1.4Cargar

Nuevos Datos al Sistema/ Procesar

Inscripción







Nivel 2:

Datos Personales Datos Personales Datos Personales

Expediente Expediente Sanción

Expediente

Registro deInscripción Inscripción

51

Representantes

2.1


2.2

Verificar la Información

2.3

Cargar Datos al sistema/ Procesar

Preinscripción

2.4

Almacenar Expediente en

Bases de Datos

2.5Verificar la Información del Proceso

de Inscripción

Alumnos

2.7

Almacenar Registro de

Inscripción en la Base de

Datos

2.6Cargar los

Nuevos Datos al sistema/ Procesar

Inscripción







DICCIONARIO DE DATOS

A continuación se presenta una explicación detallada de cada uno de

los elementos que fueron utilizados en la representación del Diagrama de

Flujo del sistema propuesto.

Para cada elemento se explicará, a donde se dirige, de quien emerge,

su alias y su función.

52







SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE

INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”


INSIDE:Proceso: Control del Departamento de Dirección y Administración.

EMERGE:Representantes.

FUNCIÓN:Suministrar datos e información para el Departamento de

Dirección y Administración.

ALIAS:




Datos Personales



FUNCIÓN:Suministrar o recolectar datos e información para el Departamento

de Dirección y Administración.

ALIAS:

53

Representantes










Datos Personales



FUNCIÓN:Suministrar la Información a saber. Dicha información en un primer

rango y la de más relevancia será: Nombre, Apellido, Cedula, Edad, Teléfono, Grado, Sección, Nombre del Representante, Teléfono del Representante.

ALIAS:




INSIDE:Alumnos.

EMERGE:Proceso: Departamento de Dirección y Administración.

FUNCIÓN:Controlar los procesos de Preinscripción e Inscripción de la

Institución.

ALIAS:

54

1.0Control del

Departamento Dirección y

Administración










Preinscripción

Inscripción

INSIDE:Alumnos.

EMERGE:Proceso: Control del Departamento de Dirección y Administración.

FUNCIÓN:Realizar el Proceso de Preinscripción e Inscripción de la

Institución.

ALIAS:




Preinscripción

INSIDE:Alumnos.


FUNCIÓN:Aparta un cupo de los Estudiantes dentro de la Institución.

ALIAS:

55










Inscripción

INSIDE:Alumno.


FUNCIÓN:Asegurar la Educación del Niño dentro de la Institución.

ALIAS:




INSIDE:Alumnos.


FUNCIÓN:Asegurar el cupo de los Alumnos en la institución.

ALIAS:

56

Alumnos










INSIDE:Proceso: Solicitar Información.


FUNCIÓN:Recolectar toda la información necesaria para el proceso de

preinscripción de la Institución.

ALIAS:




Datos Personales





ALIAS:

57

Representantes










Datos Personales




rango y la de más relevancia será: Nombre, Apellido, Cedula, Edad, Teléfono, Grado, Sección, Nombre del Representante, Teléfono del Representante y Ocupación del mismo.

ALIAS:




INSIDE:Proceso: Cargar Datos al Sistema/ Procesar Preinscripción.




ALIAS:

58

1.1

Solicitar Información.










Datos Personales


EMERGE:Proceso: Solicitar Información.

FUNCIÓN:Procesar toda la información suministrada por el representante,

para la realización de la preinscripción del alumno.

ALIAS:




Datos Personales





ALIAS:

59










INSIDE:Proceso: Almacenar Expediente en Base de Datos.


FUNCIÓN:Procesar toda la Información suministrada por el representante y

realizar la Preinscripción del Alumno.

ALIAS:




Expediente


EMERGE:Proceso: Cargar Datos al Sistema/ Procesar Preinscripción.

FUNCIÓN:Crear un informe con todos los datos del Estudiante para luego ser

almacenado en la computadora.

ALIAS:

60


Preinscripción










Expediente



FUNCIÓN:Creación del informe que contiene la información del Alumno

preinscrito.

ALIAS:




INSIDE:Proceso: Cargar Nuevos Datos al Sistema/ Procesar Inscripción.


FUNCIÓN:Almacenar el informe o carpeta con los datos del estudiante en la

respectiva Base de Datos del Sistema.

ALIAS:

61

1.3Almacenar

Expediente en Base de Datos










Expediente


EMERGE:Proceso: Almacenar Expediente en Base de Datos.

FUNCIÓN:Cargar el expediente junto con los nuevos datos del estudiante en

el proceso de Inscripción.

ALIAS:




Expediente





ALIAS:

62










INSIDE:Proceso: Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos.


FUNCIÓN:Introducir al Sistema los nuevos datos, junto al expediente creado

en el proceso de Preinscripción, a fin de procesar la inscripción del alumno.

ALIAS:




Registro de Inscripción


EMERGE:Proceso: Cargar Nuevos Datos al Sistema/ Procesar Inscripción.

FUNCIÓN:Crear un registro de Inscripción, el cual será almacenado en la

Base de Datos del Sistema.

ALIAS:

63

1.4Cargar Nuevos

Datos al Sistema/ Procesar

Inscripción















ALIAS:




INSIDE:Alumno.


FUNCIÓN:Almacenar el registro de Inscripción en la Base de Datos del

Sistema.

ALIAS:

64

1.5Almacenar Registro de


Datos










Inscripción

INSIDE:Alumnos.

EMERGE:Proceso: Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos.

FUNCIÓN:Procesamiento de la Inscripción del Alumno en la Institución.

ALIAS:




Inscripción

INSIDE:Alumnos.



ALIAS:

65










INSIDE:Alumnos.



ALIAS:








ALIAS:

66

Alumnos

Representantes










Datos Personales





ALIAS:




Datos Personales




rango y la de más relevancia será: Nombre, Apellido, Cedula, Edad, Teléfono, Grado, Sección, Nombre del Representante, Teléfono del Representante y Ocupación del mismo.

ALIAS:

67










INSIDE:Proceso: Verificar la Información.




ALIAS:




Datos Personales




para la realización de la preinscripción del alumno.

ALIAS:

68

2.1

Solicitar Información.










Datos Personales





ALIAS:






FUNCIÓN:Verificar que la información proporcionada por el representante es

correcta.

ALIAS:

69

2.2

Verificar la Información.










Datos Personales


EMERGE:Proceso: Verificar la Información.


una vez verificada, para la realización de la preinscripción del alumno.

ALIAS:




Datos Personales




una vez verificada, para la realización de la preinscripción del alumno.

ALIAS:

70












FUNCIÓN:Procesar toda la Información suministrada por el representante y

realizar la Preinscripción del Alumno.

ALIAS:




Expediente



FUNCIÓN:Crear un informe con todos los datos del Estudiante para luego ser

almacenado en la computadora.

ALIAS:

71


Preinscripción










Expediente



FUNCIÓN:Creación del informe que contiene la información del Alumno

preinscrito.

ALIAS:




INSIDE:Proceso: Verificar la Información del Proceso de Inscripción.


FUNCIÓN:Almacenar el informe o carpeta con los datos del estudiante en la

respectiva Base de Datos del Sistema.

ALIAS:

72

2.4Almacenar

Expediente en Base de Datos










Expediente



FUNCIÓN:Enviar el expediente al proceso de Inscripción, luego de que se

verifique que los nuevos datos que serán cargados al sistema.

ALIAS:




Expediente



FUNCIÓN:Enviar el expediente al proceso de Inscripción, luego de que se

verifique que los nuevos datos que serán cargados al sistema.

ALIAS:

73










INSIDE:Proceso: Cargar los Nuevos Datos al Sistema/ Procesar

Inscripción.


FUNCIÓN:Verificar que la nueva información proporcionada por el

representante es correcta y concuerda con la suministrada en el proceso de Preinscripción.

ALIAS:




Expediente


EMERGE:Proceso: Verificar la Información del Proceso de Inscripción.



ALIAS:

74

2.5Verificar la

Información del Proceso de Inscripción










Expediente





ALIAS:






FUNCIÓN:Introducir al Sistema los nuevos datos, junto al expediente creado

en el proceso de Preinscripción, a fin de procesar la inscripción del alumno.

ALIAS:

75

2.6Cargar Nuevos

Datos al Sistema/ Procesar

Inscripción















ALIAS:









ALIAS:

76










INSIDE:Alumno.


FUNCIÓN:Almacenar el registro de Inscripción en la Base de Datos del

Sistema.

ALIAS:




Inscripción

INSIDE:Alumnos.



ALIAS:

77

2.7Almacenar Registro de


Datos










Inscripción

INSIDE:Alumnos.



ALIAS:




INSIDE:Alumnos.



ALIAS:

78

Alumnos







CONCLUSIÓN

Los sistemas de información son una herramienta eficaz y eficiente en

toda organización e institución ya que esta constituye un acceso rápido a

la información y por ende mejoras en la atención a los usuarios,

generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles

de detectar y controlar con un sistema manual, evitar pérdida de tiempo

recopilando información que ya está almacenada en bases de datos que

se pueden compartir.

El tema principal de este proyecto es apoyado a un sistema de

información para el Jardín de Infancia Municipal “Monagas”, ya que este

centro de aprendizaje maneja mucha información de forma desordenada

lo que trae como consecuencia un descontrol en el procesamiento de

datos tanto de los alumnos, representantes y todo el personal que labora

en este jardín de infancia. Todos los procesos de control y administración

de este jardín de infancia son llevados mediante anotaciones en informes;

estos procesos incluyen inscripciones, preinscripción, etc. De ahí nace la

importancia de un sistema de información para dicha Institución.

Es importante resaltar que un sistema de información está compuesto

por elementos que interactúan entre sí como son el equipo

computacional, el recurso humano, los datos o información fuente,

programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los

procedimientos de políticas y reglas de operación. Cada uno de estos

elementos ayudará a tener un control y mejor administración en los

procesos de inscripción y preinscripción. Todos los datos de los alumnos

y representantes, así como todo el personal que labora en esta institución

de aprendizaje serán almacenados en una base de datos que permita una

mejor manipulación de la información.

79







RECOMENDACIONES

En el desarrollo de este proyecto para el Jardín de infancia Municipal

“Monagas”, ubicado en la urbanización Las Brisas, vereda cinco (05)

Maturín Edo. Monagas, se puedo conocer con más detalles una serie de

descontrol en la parte administrativa para el manejo del procesamiento de

los datos. Motivos por los cual se enumeran las siguientes

recomendaciones:

1. Instalación de dispositivos de salida como impresoras y

fotocopiadoras; ya que se tienen muchos gastos en copias por no contar

con estos equipos.

2. Instalación de una red de tipo LAN; ya que el jardín de infancia

requiere una interconexión continua de las computadoras y dispositivos

de salida para que el conjunto de datos procesados sean almacenados en

una base de datos en un servidor.

3. Es necesario la implementación de este sistema, ya que con este,

se logrará una perfecta administración de todo el proceso que realizan,

para el control de los datos de los alumnos, representantes, personal

obrero, administrativo y de alimentación, entre otros.

4. Es recomendable que cada uno de los docentes y personal

administrativo, que realizan las tareas de la recolección de los datos,

tengan conocimientos de manejo de los equipos disponibles, ya que estos

representan un instrumento para obtener información confiable y precisa.

5. Se sugiere que después de realizar operaciones de importancia

como algún registro de un alumno, se realice un respaldo de forma digital

y externa de estas. Bien sean en otro computador o en alguna unidad de

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almacenamiento portable, debido a que si la base de datos o el equipo

principal presenta alguna falla externa o interna, no se pierda la

información, permitiendo que el resguardo realizado logre mantener la

continuidad de las operaciones que se llevan a cabo, sin interrumpir los

procesos del mismo.

81







BIBLIOGRAFÍA

SENN, James. A. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. 2da

Edición. México D.F. McGraw-Hill, 1996.

LONG, Larry. Introducción a las computadoras y al procesamiento de

información.4ta Edición. México D.F. Prentice-Hall Hispanoamericana,

1995.

ÁVILA Baray, Héctor L. Introducción a la Metodología de la

Investigación. Edición Electrónica (2006). Texto completo en

www.eumed.net/libros/2006c/203/

http://es.wikipedia.org/wiki/Jard%C3%ADn_de_infancia

http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n

http://www.Monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml

http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos

http://es.wikipedia.org/wiki/Lenguaje_de_programaci%C3%B3n

http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/ger/53/pr

ocesoadmin.htm

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ANEXOS

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Preguntas de la Entrevista realizada al Personal del Departamento de

Dirección y Administración del Jardín de Infancia Municipal

“Monagas”.

1. ¿Existe en la Institución algún equipo computarizado?

2. ¿Cuántos equipos hay?

3. ¿Quién tiene acceso a ese equipo computarizado?

4. ¿Poseen conexión a Internet?

5. ¿Qué información manejan a través de esos equipos

computarizados?

6. ¿Cómo guardan o almacenan toda la información correspondiente a

los alumnos y al personal de la institución?

7. ¿Utilizan algún programa para administrar dicha información?

8. ¿Cuáles son los requisitos que se necesitan para inscribir al alumno?

9. ¿Cuáles son los requisitos de la pre-inscripción?

10. ¿Qué capacidad tiene la Institución en cuanto al número de

estudiantes?

11. ¿Cuántos alumnos reciben e inscriben por sección?

12. ¿Cuánto personal posee la Institución?

13. ¿Cómo se divide dicho personal?

14. ¿Cómo manejan o llevan el control de asistencia?

15. ¿Cuál es el horario de trabajo de la Institución?

16. ¿Tiene Usted algún conocimiento acerca de programación, software o

sistema de información?

17. ¿Estaría dispuesto a recibir instrucciones básicas en esta área?

18. ¿Desearía implementar un nuevo sistema de control a las labores

administrativas?

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Imágenes del Jardín de Infancia Municipal “Monagas”

Imagen Nº 1. Entrada al Jardín de Infancia.

Imagen Nº 2. Fachada de la entrada al Jardín de Infancia.

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Imagen Nº 3. Comedor del Jardín de Infancia.

Imagen Nº 4. Entrada al Departamento de Dirección y Administración.

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Capturas de Pantalla del Sistema de Información

Imagen Nº 5. Vista Principal del Sistema.

Imagen Nº 6. Vista de la Misión de la Institución. Al igual que esta se

muestran Visión, Reseña, Objetivos e Imágenes de la Institución.

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Imagen Nº 7. Vista de la opción Datos de Contacto.

Imagen Nº 8. Vista del Panel de Opciones. Esta se presenta al Usuario

Autorizado para controlar los procesos de la Institución.

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Imagen Nº 9. Vista de uno de los Formularios empleados en el proceso

de Inscripción.

Imagen Nº 10. Vista de uno de los Formularios utilizados en el Proceso

de Preinscripción.

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Imagen Nº 11. Vista de la ventana de Búsqueda, de los alumnos

Preinscritos en la Institución.

Imagen Nº 11. Vista de la ventana de Búsqueda de Escolares, la cual

realiza una búsqueda general de todos los datos de los alumnos inscritos

en la Institución.

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Imagen Nº 12. Presentación en pantalla de una búsqueda generada por

el programa.

Imagen Nº 13. Vista del enlace que hace el Sistema a los Jardines de

Infancia Ubicados en Maturín.

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Imagen Nº 14. Vista del enlace que realiza el Sistema a la Información de

SAMANNA.

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sistema de informacion para el jardin de infancia municipal monagas

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