ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

Felicitas Castro Castro

CARRERA ROFESIONAL DE COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA

EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Dónde se realiza el análisis y diseño de sistemas?...En un entorno empresarial y organizacional de gestión y dentro de ellos con los sistemas de información informatizados o basados en computadoras electrónicas.

El análisis y diseño de sistemas es el proceso de estudiar su situación con la finalidad de observar como trabaja. El encargado de realizar esta actividad es el analista de sistemas.

Todas las organizaciones son sistemas que actúan recíprocamente con su medio ambiente, con sus entradas y salidas. Los sistemas están formados por otros sistemas más pequeños denominados subsistemas.

En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de información basados en computadoras son el corazón de las actividades cotidianas y objeto de gran consideración en la toma de decisiones.

EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

¿Qué es el análisis y diseño de sistemas?El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados. Panorama: El desarrollo de sistemas está formado por dos componentes: El Análisis de sistemas y el Diseño de sistemas.

Análisis de sistemas: Es el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras al sistema.

Diseño de sistemas: Es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema existente. Pero es necesario comprender el viejo. Utilizar las computadoras para hacer el trabajo más eficiente.

Estudio del sistema: Esta acumulación de información es la que precede a todas las demás actividades del análisis.

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Concepto de Sistemas de Información (SI)

“Conjunto de componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión en una institución”. (Lauren 2000, pag 8).

“Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes (decisiones) para desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio.” (Andreu et al. 91)

“ Conjunto de personas, datos y procedimientos que trabajan juntos para proveer información útil” . ( James Senn)

Concepto de Sistemas

Entrada Salida

Realimentación

Límites o contorno

Entorno

Sistema

Un sistema es un conjunto de componentes que interactúan para alcanzar algún objetivo (James Senn)Ejemplo: Una organización empresarial , el sistema solar, etc.

Componentes del Sistema de InformaciónEs esencial reconocer tres actividades de los sistemas de

información:

1. Entrada (insumo): La captura o recolección de datos primarios dentro de la institución o de su entorno para procesarlos en un sistema de información. Las entradas pueden ser puede ser manuales a automáticos.2. Procesamiento(proceso): El procesamiento produce la información necesaria para las instituciones. Entre los procesos comunes son: Calcular, ordenar, clasificar, etc. 3. Salida (Producto): Capacidad de sacar la información procesada La distribución de información procesada a las personas o en las actividades en donde será usada.

Retroalimentación: . La retroalimentación es el producto regresado a personas o actividades apropiadas en la institución para evaluar y alinear el insumo. Evalua o corrige las etapas de alimentación en el sistema de información

Componentes del Sistema de Información

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EntradasProblemas:DatosInformaciónInstruccionesOportunidades

ProcesamientoProgramasGenteEquipoAlmacenamiento

SalidasSolucionesReportesGráficasCálculosVocesTácticas

ControlPersonas quetoman decisiones

Autocontrol

Retroalimentación

MEDIO AMBIENTE

ORGANIZACIÓN

SISTEMA DE INFORMACIÓN

SUBSISTEMAS

ProveedoresClientes Entorno

Sistema de Información

ReportesRequeri-mientos

Almacenamientode Datos

ProcesamientoCla|sificarOrdenarCalcular

BD

Usuarios

Consultas

Otros SIDatos insumo

Entidades Supervisión y Control Competidores

Descripción del Sistema de Información

SISTEMAS DE INFORMACION TOTALAdemás los sistemas que integran todas las herramientas con que se genera o maneja información son:• Procesadores de texto (Word, Works, WordPad)• Planillas Electrónicas (Excel, Lotus, QuattroPro, Works, Multiplan)• Bases de Datos (Dbase, Access, FoxPro, Oracle, Visual FoxPro, SQL Server MySQL)• Correo Electrónico (Outlook, Eudora, Exchange)• Correo de Voz (Bitware, Web Phone)• Procesamiento de Imágenes (Page Maker, Corel Draw, Photo Shop, Photo Styler, Photo Editor)• Internet, Correo Electrónico, E-Bussines, E-Commerce.

Recursos del Sistema de Información

Las organizaciones de negocios son sistemas dinámicos, que toman recursos económicos como insumos y los transforman a través de diversos procesos organizacionales para proveer de bienes y/o servicios como salidas

Bosquejo elemental del Análisis

Empresa o negocio

SISTEMA

ELEMENTOS

METAENTRADAS MECANISMOS DE

PROCESAMIENTOSALIDAS

Restaurante de comida rápida

Carne, papa, tomate, lechuga, pan, bebidas, trabajadores, administradores, etc.

Frito, asado despacho de bebidas, calentamiento

Hamburguesas, papas fritas, bebidas, postres

Preparación rápida de alimentos de bajo costo

Universidad EstudiantesProfesoresAdministradoresLibro de textoServicio

EnseñanzaInvestiganServicio

EstudiantesInstrumentosProfesionalesInvestigadoresServicio a la comunidad al Estado y Nación

Adquisición de conocimientos

Cine Actores, directores, personal técnico, escenarios, equipo

Filmación , edición , efectos especiales, distribución

Proyección de películas en salas cinematográficas

Filmes entretenimientoPremiosganancias

•PROCESADOR•COMPUTADOR

Movimiento Mouse Impulsos del teclado

Energía eléctrica

Dispositivos (Ej. Red)

Sonidos

Ventanas

E-mail

Sistema de Información Ejemplo

Procesos

Validación de entradas Cálculo de valor de stock Control de cajeras Cálculos estadísticos Impresión de informes Impresión de pagos Estudios de márketing Emisión de pedidos Informes varios

Datos de cajas

Datos de almacén

Ventas de perecederos

Caducidad

Fecha

Pedidos

Órdenes de almacén

Pagos

Datos para contabilidad

Estadística

Mejoras en la eficacia

SI de un hipermercado

Sistema de información automatizado

La aplicación del ordenador a los SI produce los sistemas de información basados en computadora (SIBC) o Sistemas de Información Automatizados (SIA).

Sistema informático de soporte

SIA

SI

Negocio/empresa

Porqué Automatizar?

La razón principal por la que una empresa debe emprender un proyecto de automatización es la de

AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD.

La productividad a que se refiere debe ser susceptible de medición para determinar si efectivamente hubo un incremento.

Ej. Tarea de emitir cheques de empleados.

TIPO DE SI GRUPO ATENDIDO

Nivel Directivos oadministradores

Estratégico Nivel Superior

Nivel Gerentes oadministradoresAdministración Nivel Medio

Nivel Profesionalesde Organización

Conocimiento y Sistemas

Jefes Operativos

NivelOperativo

Comercialización Manufactura Finanzas Logística PersonalContabilidad

Tipos de sistemas de Información

Tipos de sistemas de Información

1. Sistemas de Nivel Operativo: Sistemas de información que hacen el seguimiento de las actividades y las transacciones elementales y de rutina. Registro de número de horas trabajadas diariamente por el trabajador de la planta.2. Sistemas de Nivel de conocimientos: Sistemas de información en el que se apoyan los trabajadores del conocimiento y de la información. La finalidad de estos sistemas es ayudar a la empresa de negocios a integrar nuevos conocimientos. Ayuda a la productividad de los ingenieros diseñadores.

3.Sistemas de nivel gerencial: Son Sistemas de información en los que se apoya el seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de los administradores de nivel medio. Ejemplo sistema de control de los costos de los movimientos totales de las ventas. Sistemas de nivel Estratégico: Sistemas de información que apoyan a las actividades de planeación a largo plazo de los niveles de dirección de la institución. Cuáles son los productos que estaremos fabricando dentro de 5 años.

Dato es el recurso importante de la organización que luego será convertida en información y sus características deben ser de:

Los datos V/S Información

Aspectos relevantes Identificación Consistencia Coherencia Creación Actualización Eliminación

Propiedades que debe tener la Información

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1. Debe ser PRECISADebemos preguntarnos si la información de que disponemos representa la situación tal cual es.

2. Debe ser OPORTUNADebe estar disponible cuando se la necesita y no se ha desactualizado como consecuencia de retrasos 3. Debe ser COMPLETADebe proporcionar al usuario todo lo que necesita saber. Un objetivo importante al diseñar un sistema de información debe ser el integrar toda la información que pueda estar dispersa dentro de la organización de manera de brindar a los usuarios la información más global posible acerca de cada aspecto de la misma. 4. Debe ser RELEVANTELa información debe ser aplicable para decidir acerca de la situación que debemos enfrentar. Debemos tener en cuenta que un conjunto de información que fue importante en un determinado momento puede no serlo en el momento actual.

Conocimiento

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• Es una mezcla de varios elementos; es un flujo al mismo tiempo que tiene una estructura formalizada; es intuitivo y difícil de captar en palabras o de entender plenamente de forma lógica. El conocimiento existe dentro de las personas, como parte de la complejidad humana y de nuestra impredecibilidad. Es que ese conocimiento no es simple.

• Para Davenport y Prusak (1999) el conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, información y “saber hacer” que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también esta en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas.

Embudo del conocimiento

DATO INFORMACION CONOCIMIENTO

Son elementos brutos sin significado, desvinculados de la realidad

Son Observaciones simples. Datos sin calidad generan información y decisiones de la misma naturaleza

Son materia prima de la información

Los datos son Puramente descriptivas y no evaluativos

Son Datos dotados de relevancia

Requiere unidad de análisis Exige consenso en relación al

significado. Exige la mediación humana Es el dato trabajado,

contextualizado, dotado de relevancia y propósito.

La información es evaluativa

Información valiosa de la mente humana.

Incluye Reflexión, Síntesis y Contexto.

De difícil captación en máquina.

El conocimiento es información con valor agregado, con la pretensión de que tenga un valor universal, asimilado por el individuo o por la organización.

Es información puesta en uso.

DATOS, INFORMACION Y CONOCIMIENTO

División de los Sistemas

Sistemas on-line Sistemas de tiempo real Sistemas de soporte a las decisiones–

DSS Sistemas basados en el conocimiento

División de los Sistemas

Sistemas on-line

Aquel que registra sus entradas (inputs) directamente del área donde se crean.Una característica común de los sistemas on - line es que registran o leen los datos de entrada/salida en forma remota.

Procesamiento por Lotes u On Line

• Lotes o Batch : las operaciones se acumulan y almacenan hasta un momento determinado cuando es conveniente o necesario procesarlas conjuntamente.

• Línea : las operaciones entran directamente al sistema de cómputo y se procesan de inmediato.

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División de los Sistemas

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Sistemas en tiempo realAquel que controla un ambiente de registro de datos, proceso y respuesta de información, con la suficiente rapidez como para influir en el momento en dicho ambiente.Las características mas comunes entre estos sistemas son :‾ Procesan simultáneamente muchas actividades.‾ Se interrumpen tareas antes de concluirse para comenzar otra de

mayor prioridad.‾ Existe acceso simultáneo a datos comunes, tanto en memoria

como en almacenamiento secundario.

Sistemas basados en conocimiento

• Son sistemas basados en las reglas del negocio y que ayudan a mejorar el criterio de un trabajador en la ejecución de una tarea.Se les suele llamar sistemas expertos.

• Los sistemas expertos por lo general se construyen de tal manera que sean capaces de explicar las líneas de razonamiento que llevaron a las decisiones que tomaron.

Tecnologías de Información

Information Technology (IT)

Todas aquellas tecnologías que permiten y dan soporte a la construcción y operación de los sistemas de Información, las cuales pueden ser tecnologías de Hardware, Software, tecnologías de almacenamiento y tecnología de comunicaciones.

Todas estas tecnologías forman la infraestructura tecnológica de la empresa, la cual provee una plataforma desde donde la compañía puede construir y operar los sistemas de información

Porqué Sistemas de Información?

Es necesaria la información para sobrevivir y prosperar.

Los SI ayudan a las compañías a ampliar su alcance hasta lugares muy retirados, ofrecer productos y servicios nuevos, reformar empleos y flujos de trabajo y quizá cambiar profundamente la manera de conducir sus negocios.

Diagramas de Flujo de Procedimientos de Usuario

DIAGRAMA DE FLUJO(DF) El Diagrama de Flujo es una representación gráfica de la secuencia de pasos que se realizan para obtener un cierto resultado. Este puede ser un producto, un servicio, o bien una combinación de ambos.

Los DF son conjunto de símbolos o figuras o imáges estandarizados Características principales Capacidad de ComunicaciónPermite la puesta en común de conocimientos individuales sobre un proceso, y facilita la mejor comprensión global del mismo. ClaridadProporciona información sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa.

Símbolos para la construcción de un DF

Preparación de la Construcción del Diagrama

Paso 1: Establecer quiénes deben participar en su construcción.El grupo de trabajo, o la persona responsable del estudio identificará losorganismos implicados en el proceso, o parte del mismo, que debe seranalizado. Se invitará a un representante de dichos organismos a participar en laconstrucción del Diagrama de Flujo.

Paso 2: Preparar la logística de la sesión de trabajo.- Recabar la información necesaria sobre los Usuarios ( participantes) y el

asunto de su trámite de la misma y sobre este procedimiento.- Preparar superficies y material de escritura que permitan tener a la vistacontinuamente el trabajo desarrollado.

Paso 3: Definir claramente la utilización del Diagrama de Flujo y el resultado que se espera obtener de la sesión de trabajo. a) En primer lugar, es necesario clarificar el objetivo de la construcción del Diagrama de Flujo y escribirlo de forma que sea visible para los participantes durante su trámite b) Esta clarificación permitirá definir el grado de detalle y la estructura que se requieren en el diagrama para poder alcanzar dicho objetivo.

Preparación de la Construcción del Diagrama

Paso 4: Definir los límites del proceso en estudio La mejor forma de definir y clarificar dicha definición de los límites del proceso es decidir cuáles son el primer y último pasos del Diagrama de Flujo. El primer paso es la respuesta a la pregunta:¿Qué nos indica que empieza el proceso? El último paso debe contestar a la pregunta:¿Cómo sabemos que el proceso ha terminado? Escribir estos pasos expresándolos de forma clara y concisa . (El primer paso en el borde izquierdo o superior de la misma y el último paso en el borde derecho o inferior).

Preparación de la Construcción del Diagrama

Paso 5: Idntificar y Documentar los Pasos del ProcesoEsta actividad puede comenzar, por el primer paso del proceso Las preguntas a realizar para la identificación y documentación de los pasos del proceso son las siguientes:

- ¿Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales como materias primas, información, etc?.Señalar estas entradas, por medio de los símbolos apropiados, en el diagrama.- ¿Existen resultados significativos como consecuencia de este paso, tales como

información, etc?.Señalar estos resultados, por medio de los símbolos apropiados, en el diagrama.

- Una vez realizado este paso, ¿cuál son las actividades inmediatamente siguientes que debemos realizar?.Señalar estas actividades, mediante el símbolo apropiado, en el diagramaDibujar el proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre de arriba abajo o de izquierda a derecha.

Preparación de la Construcción del Diagrama

Paso 6: Realizar el trabajo adecuado para los puntos de decisión o bifurcación. Cuando se llega a un paso en el que existe un punto de decisión o de bifurcación: a) Escribir la decisión o alternativa de acuerdo con la simbología utilizada e identificar los posibles caminos a seguir mediante la notación adecuada.En general, cuando se trata de una toma de decisión, se incluye dentro del símbolo una pregunta y la notación de las dos ramas posibles correspondientesse identifican con la notación SI/NO. b) Escoger la rama más natural o frecuente de la bifurcación y desarrollarla, según lo dispuesto en el "Paso 6", hasta completarla. c) Retroceder hasta la bifurcación y desarrollar el resto de las ramas de igual modo. Paso 7: Revisar el diagrama completo. Comprobar que no se han omitido pasos, pequeños bucles, etc. y que el proceso tiene una secuencia lógica. En caso de que existan dudas sobre parte del proceso representado, realizar una observación directa del proceso o contactar con expertos de ese área para su aclaración. El resultado final de este paso es el Diagrama de Flujo del proceso en estudio.

Conclusiones y Preguntas

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Cuestionario

1. Qué es Sistema, y qué Sistema de Información?2. Representar los componentes elementos del SI3. Qué componente del SI produce la información? a) El productob) El insumoc) La salidad) El procesamientoFundamente su respuesta: _________________________________4. Qué constituye el Dato y la Información para el SI?5. Donde se encuentran los SI?6. Para qué se analiza un sistema de información?7. Qué es SIBC Y SIA ?8. Cuales son los Tipos de sistemas de Información?9. Enumere algunos tipos de información de su interés10. Describir el SI de la pregunta 9. con palabras