sistema de gestión de documentos digitales siged …

1

Sistema de Gestión de Documentos Digitales- SIGED

Documento: Flujo del Proceso de Registro de Hidrocarburos Convencional OR - COR

Elaborado por: Oficina de Sistemas - COR

18 de marzo de 2013

Versión 3.0

2

HISTORIAL DE VERSIONES

Fecha Vers

ión

Descripción Autor

07/02/2013 1.2 Correcciones:

Pág. 25: Asignación del Supervisor Regional para

el ingreso de datos en la Cedula de Notificación.

Pág. 25: Inclusión de los archivos Ficha Registro

Hidrocarburos Y Cedula de Notificación en el tipo

Documento Resolución Registro Hidrocarburos.

Pág. 21; 26; 31: Inclusión del Informe Técnico

Denegatoria en el proceso de Registro de

Hidrocarburos.

Oficina de Sistemas

Coordinación de Oficinas Regionales

3

FLUJO DE REGISTRO DE HIDROCARBUROS CONVENCIONAL

A continuación se describe por cada usuario, el trabajo que debe realizar en SIGED y SFH

siguiendo el flujo de trabajo respectivo.

CLIENTE (USUARIO, ADMINISTRADO)

El Cliente debe acercarse a OSINERGMIN y presentar su Solicitud de RH con los requisitos TUPA que correspondan según la actividad de supervisión (Grifos, Consumidor Directo, Local de Venta de GLP, etc.).

ESPECIALISTA DE ATENCIÓN AL USUARIO (EAU)

1. Ingreso de Solicitud de RH

El EAU debe proceder a recepcionar y revisar la Solicitud de RH con toda la documentación

que ella comprende (Revisión de forma y legibilidad de los mismos) concluyendo en lo

siguiente

Casos de Registro:

1.1. Solicitud Incompleta

a. Registrar Solicitud en el SIGED

Ingresar al SIGED con el módulo de Mesa de Partes y seleccionar la opción “Nuevo

Documento MP “del Menú.

Después de haber seleccionado la opción “Nuevo Documento” del menú, se

muestra una pestaña donde se debe ingresar el Tipo de Proceso (Ejemplo:

Chicla-Registro de Hidrocarburos) y los datos de la Solicitud.

Chicla-Registro de Hidrocarburos

4

Los datos que deben ser ingresados se detallan a continuación:

i. PROCESO: Elegir el proceso RH de la OR a la que pertenece, por ejemplo:

Chicla-Registro de Hidrocarburos.

ii. AREA DESTINO: Por defecto corresponde a la Oficina Regional.

iii. DESTINATARIO: Por defecto corresponde el nombre del Supervisor

Regional, dado que es el responsable del proceso.

iv. TIPO DE DOCUMENTO: Seleccionar SOLICITUD INCOMPLETA

v. Nro. DOCUMENTO: Ingresar S/N.

vi. Nro. FOLIOS: Ingresar 1.

vii. ASUNTO: Ingresar una breve descripción de la Solicitud RH, por ejemplo:

Solicita Registro de Hidrocarburos.

viii. FECHA DE DOCUMENTO: Esta fecha corresponde a la fecha de creación

del la Solicitud.

ix. DESTINATARIOS (OPCIONAL): Siempre se debe enviar con copia al JOR.

x. OBSERVACIONES: Ingresar alguna observacion sobre la solicitud

incompleta, por ejemplo: El usuario presenta Solicitud Incompleta (Falta

plano de ubicación), tiene 48 horas para regularizar su trámite.

xi. CLIENTE: Se debe buscar el cliente asociado a la supervisión, ya sea por

RUC o por DNI.

i

ii

iii

iv v

vi vii

viii

ix

x

xi

Jefe Regional

INCOMPLETA

5

a. Si el cliente ya existe, el EAU debe corroborar todos los datos

como por ejemplo la dirección procesal (Dirección a donde se

debe notificar). Si los datos son diferentes a lo señalado en la

Solicitud de RH, el EAU debe corregir y/o modificar los datos que

corresponda, los mismos que quedaran grabados en el SIGED a

partir de dicha fecha.

b. Si el cliente no existe, el EAU debe dar clic en el botón NUEVO

CLIENTE e ingresar los datos respectivos de manera manual. Cabe

recalcar que la dirección que aparece como dato del cliente,

corresponde a la dirección oficial según la SUNAT.

Finalmente dar clic en el botón REGISTRAR DOCUMENTO para obtener un número de

Expediente SIGED.

Luego, EL EAU debe entregar el cargo generado al cliente. Asimismo, la solicitud

incompleta se debe mantener en custodia por un plazo de 48 horas, que es el plazo

máximo que tiene el Cliente para presentar los documentos faltantes. Cuando el

cliente presente los documentos faltantes, el EAU debe revisar los documentos y

proceder a ingresar y registrar en el SIGED la solicitud de RH en el mismo número de

Expediente SIGED que se generó como solicitud incompleta. Para ello el EAU debe

MODIFICAR el registro de solicitud incompleta por el tipo de documento SOLICITUD, y

debe cambiar el estado de la observación, ejemplo: Solicitud completa.

En caso pasen las 48 horas, el EAU debe anular el documento, consignar la observación

¿Por qué se está anulando? y coordinar la devolución del documento físico al cliente.

1.2. Solicitud Completa

b. Registrar Solicitud en el SIGED

Ingresar al SIGED con el módulo de Mesa de Partes y seleccionar la opción

“Nuevo Documento “del Menú.

Después de haber seleccionado la opción “Nuevo Documento” del menú, se

muestra una pestaña donde se debe ingresar el Tipo de Proceso (Ejemplo:

Chicla-Registro de Hidrocarburos) y los datos de la Solicitud.

Chicla-Registro de Hidrocarburos

6

Los datos que deben ser ingresados se detallan a continuación:

i. PROCESO: Elegir el proceso RH de la OR a la que pertenece, por ejemplo:

Chicla-Registro de Hidrocarburos.

ii. AREA DESTINO: Por defecto corresponde a la Oficina Regional.

iii. DESTINATARIO: Por defecto corresponde el nombre del Supervisor

Regional, dado que es el responsable del proceso.

iv. TIPO DE DOCUMENTO: Seleccionar SOLICITUD.

v. Nro. DOCUMENTO: Ingresar S/N.

vi. Nro. FOLIOS: Ingresar 1.

vii. ASUNTO: Ingresar una breve descripción de la Solicitud RH, por ejemplo:

Solicita Registro de Hidrocarburos.

viii. FECHA DE DOCUMENTO: Esta fecha corresponde a la fecha de creación

del la Solicitud.

ix. DESTINATARIOS (OPCIONAL): Siempre se debe enviar con copia al JOR.

x. OBSERVACIONES: Ingresar alguna observacion que presentala la solicitud,

por ejemplo: Adjunta 01 CD.

xi. CLIENTE: Se debe buscar el cliente asociado a la supervisión, ya sea por

RUC o por DNI. Si no se encuentra al cliente, el EAU debe crear el Nuevo

Cliente ingresando los datos respectivos de manera manual. Cabe recalcar

i ii

iii

iv

v vi

vii

viii

ix

x

xi

Jefe Regional

7

que la dirección que aparece como dato del cliente, es la dirección oficial

según la SUNAT.

Finalmente dar clic en el botón REGISTRAR DOCUMENTO para obtener un número de

expediente SIGED.

2. Registrar Solicitud de RH en el MSFH5 – Registro de Hidrocarburos Simplificado.

2.1. Ingresar al SFH y dar clic en la opción Solicitud de Registro de Hidrocarburos

Simplificado.

2.2. Registro de datos de la Unidad Operativa: A continuación se visualiza la siguiente

pantalla:

De ser una unidad operativa que no cuenta con Código OSINERGMIN asociado,

debe hacer clic en el botón Nuevo e ingresar toda la información referida a dicha

unidad. Incluyendo el número de Expediente SIGED.

8

Luego presionar en el botón Grabar para generar automáticamente un nuevo

Código OSINERGMIN.

2.3. De ser una Unidad Operativa que ya cuenta con Código OSINERGMIM, debe ingresar

dicho código y presionar el botón BUSCAR, con lo cual se nuestra la información

asociada a dicho código.

A continuación se muestra la siguiente ventana, con la información asociada a dicho

código. Incluir el número de Expediente SIGED.

9

NOTA: Verificar que los datos mostrados sean los correctos.

Al presionar el botón Grabar, se genera el cargo de ingreso (no es necesario

imprimir este cargo).

SUPERVISOR REGIONAL

1. Notificación SIGED

Recibe una notificación sobre el ingreso de Solicitud de RH (Nº de Expediente SIGED),

Nota: El Supervisor Regional debe ingresar siempre a su bandeja del SIGED, para ver si

tiene un Solicitudes por atender.

2. Asignar Expediente al Evaluador (Supervisor de Campo)

2.1. El Supervisor Regional, debe ingresar al MSFH5 – Registro de Hidrocarburos

Simplificado y dar clic en la opción Planificación de Registro de Hidrocarburos

Simplificado.

10

2.2. En la siguiente pantalla, debe ingresar el número de Expediente SIGED y dar clic en el

botón Buscar, el sistema muestra el Expediente en estado GENERADA.

2.3. Seleccionar el Expediente y hacer clic en el botón Modificar.

2.4. A continuación se muestra la siguiente pantalla. El Supervisor Regional debe verificar

la información registrada y seleccionar la Zona Fiscalizable y el Usuario Evaluador

asignado (Supervisor de Campo).

11

Finalmente dar clic en el botón Grabar.

2.5. Automáticamente se genera en el NSFH la Carta Línea respectiva. Verificar que el

expediente se encuentre en estado ASIGNADA y que se haya creado la Carta Línea

correspondiente en el NSFH. Para ello, ingresar el número de Expediente SIGED.

3. Reenviar Expediente por el SIGED

El Supervisor Regional debe ingresar al SIGED y reenviar el Expediente al Supervisor de

Campo, de la siguiente manera:

12

i. Presionar el botón REENVIAR de la pestaña General.

ii. Buscar, con la opción PARA, el nombre del Supervisor de Campo. Llenar los

datos de los campos según corresponda.

iii. Presionar el botón ENVIAR.

EVALUADOR (SUPERVISOR DE CAMPO)

1. Notificación SIGED y SFH

Recibe una notificación sobre el ingreso de Solicitud de RH (Nº de Expediente SIGED).

Nota: El Supervisor de Campo debe ingresar siempre a su bandeja del SIGED, para ver si


2. Revisar Expediente por el SIGED.

El Evaluador debe ingresar al SIGED, buscar el N° de Expediente en su bandeja y revisar

todo los documentos contenidos en el Expediente.

A continuación el sistema muestra todos los documentos contenidos en el Expediente.

(Requisitos Tupa, planos de instalación digital)

i

ii

iii

Supervisión Asignada

13

3. Generar Informe de Supervisión en el SFH.

3.1. Ingresar al NSFH - Documentos de Fiscalización, luego hacer clic en la opción Informe

de Fiscalización para generar el Informe de Supervisión y cerrar la Carta Línea.

3.2. Debe Ingresar y cerrar el Informe de Supervisión en el Sistema, automáticamente se

cierra la Carta Línea y se genera el Informe de Supervisión en formato PDF.

14

4. Generar Informe Técnico

4.1. Elaborar en base a la plantilla, el Informe Técnico respectivo en formato word. Las

Plantillas actualizadas debe ser descargadas de la pestaña de novedades del SIGED.

Para ellos debe hacer clic en el botón DESCARGAR.

Para generar el número de Informe Técnico ingresar al NSFH -

Calificación/Aprobación de Informes, y seleccionar la opción Informe Técnico de

Fiscalización.

4.2. A continuación se muestra la siguiente pantalla. dar clic en el botón NUEVO.

15

PARA INSCRIPCION Y PARA MODIFICACION

PARA LAS DENEGATORIAS

4.3. Se muestra la siguiente ventana, seleccionar la UNIDAD FISCALIZADORA y TIPO DE

INFORME.

Para el Tipo de Informe, tener en cuenta:

a) Para Inscripción seleccionar la opción, Informe Técnico de Registro-

Funcionamiento-ITR.

b) Para Modificación seleccionar la opción, Informe Técnico de Registro-

Modificación-ITM.

c) Para Denegatoria seleccionar la opción, Denegatoria.

4.4. Ingresar el CODIGO OSINERGMIN y dar clic en el botón BUSCAR. Finalmente dar clic

en el botón GRABAR.

4.5 A continuación se genera el número del Informe Técnico, dicho número se debe incluirse

en el archivo word del Informe Técnico.

16

5. Registrar Datos y Resultados (MSFH5 – Registro de Hidrocarburos Simplificado)

5.1. Ingresar al MSFH5 - Registro de Hidrocarburos Simplificado y dar clic en la opción

Evaluación de Registro de Hidrocarburo Simplificado.

5.2. Ingresar la información sobre datos y resultados de la evaluación. Luego debe dar clic

en el botón Grabar.

17

6. Generar número de Ficha Registro Hidrocarburos y Proyecto de Resolución en el SFH.

6.1. Ingresará al MSFH5 - Registro de Hidrocarburo Simplificado y dar clic en la opción

Evaluación de Registro de Hidrocarburos Simplificado, luego seleccionar la opción

Evaluación de Registro de Hidrocarburo Simplificado para descargar la Ficha de

Registro Hidrocarburos y el Proyecto Resolución.

6.2. A continuación se muestra la siguiente pantalla donde debe ingresar el número de

Expediente SIGED y dar clic en el botón Buscar.

18

6.3. Seguidamente dar clic en el icono seleccionado para descargar la Ficha Registro

Hidrocarburos y el Proyecto de Resolución.

6.4. A continuación se visualiza los números de Ficha Registro Hidrocarburos y el Proyecto

de Resolución.

FICHA REGISTRO DE HIDROCARBUROS EN FORMATO WORD

19

PROYECTO DE RESOLUCIÓN EN FORMATO EN WORD

7. Debe elaborar en base a las plantillas SIGED, la Ficha Registro Hidrocarburos y el Proyecto

de Resolución en formato word e incluir en los mismos, los números generados en el

MSFH5 - Registro de Hidrocarburo Simplificado. Adjuntar, registrar y firmar documentos

por el SIGED

7.1. Ingresar al SIGED, buscar el Expediente de RH en la bandeja y adjuntar los

siguientes archivos al Expediente.

a. Informe de Supervisión RH

b. Informe Técnico

c. Ficha Registro Hidrocarburos

d. Proyecto de Resolución

a. Para ingresar el Informe de Supervisión RH debidamente redactado, seguir los

siguientes pasos:

Presionar el botón Adjuntar de la pestaña General.

En la ventana que aparece, debe registrar los siguientes datos:

i. ADJUNTAR el archivo .pdf del Informe de Supervisión que se ha sido

descargado del NSFH.

ii. Elegir el tipo de documento INFORME DE SUPERVISIÓN RH.

iii. Elegir como FIRMANTE al Supervisor de Campo (Este documento no se

firma).

iv. El AUTOR por defecto es la misma persona que adjunta el documento, esto

no debe ser modificado.

v. Ingresar un ASUNTO para el documento.

vi. Ingresar la FECHA DE DOCUMENTO, esta fecha corresponde a la fecha de

creación del documento, el cual debe ser ingresado por el Supervisor de

Campo al sistema (puede haber sido creado en una fecha pasada, pero

20

recién se está ingresando al SIGED). Por defecto el sistema señala la fecha

en la que se está ingresando el documento.

vii. Ingresar NÚMERO DEL DOCUMENTO, este número se obtiene del NSFH.

Finalmente presionar el botón REGISTRAR DOCUMENTO.

b. Para ingresar el Informe Técnico debidamente redactado, seguir los siguientes

pasos:



i. ADJUNTAR el archivo word del Informe Técnico (Con el uso de la plantilla y

debe asignarse como número, el número generado por el SFH).

ii. Elegir el tipo de documento INFORME TECNICO.

iii. Elegir como FIRMANTE al Supervisor de Campo (Este documento si se firma

automáticamente).



v. Ingresar un ASUNTO para el documento






vii. Ingresar manualmente el número del Informe Técnico que figura en el

documento word (N° correlativo-Cod. Actividad-Año/OR-Región)

Ejemplo:

218834-050-2012/OR-CUSCO


21

Una vez adjuntado el Informe Técnico, debe firmar dicho informe de manera

automática, para ello debe seguir los siguientes pasos:

i. Presionar el botón FIRMAR/ENUMERAR de la pestaña General.

ii. Marcar el CHECK firmar relacionado al INFORME TECNICO

iii. Presionar el botón ACEPTAR. El resultado es el documento firmado

electrónicamente.

NOTA: Para el caso de INFORME TECNICO DENEGATORIA se debe descargar la platilla

INFORME TECNICO DENEGATORIA.doc. Una vez redactado se debe adjuntar al

tipo de documento INFORME TECNICO y debe ser firmando electrónicamente.

c. Para ingresar la Ficha Registro Hidrocarburos debidamente redactado, seguir los

siguientes pasos:



i. ADJUNTAR el archivo word de la Ficha de Registro de Hidrocarburos (Con el

uso de la plantilla e incluir el número de ficha generado por el SFH).

ii. Elegir el tipo de documento FICHA REGISTRO HIDROCARBUROS.

iii. Elegir como FIRMANTE al Jefe Regional respectivo (Este documento se

firma digitalmente).



22







vii. Ingresar manualmente el número de la Ficha Registro Hidrocarburos que

figura en el documento word elaborado. (N° de Registro/OR-Región)


d. Para ingresar el Proyecto de Resolución debidamente redactado, seguir los siguientes

pasos:



i. ADJUNTAR el archivo word del Proyecto de Resolución (Con el uso de la

plantilla).

ii. Elegir el tipo de documento Proyecto de Resolución.

iii. El AUTOR por defecto es la misma persona que adjunta el documento, esto


i

ii iii iv v

vi vii

23

iv. Elegir como FIRMANTE al Jefe Regional respectivo (Este documento no

firma digitalmente).







vii. Ingresar manualmente el número del Proyecto Resolución que figura en el

documento word elaborado. (N° de Correlativo-año-OS/OR-Región)


NOTA: Ningún documento se imprime de forma física, todo es digital.

7.2. Finalmente REENVIAR el Expediente SIGED al Supervisor Regional para su

aprobación, el cual queda registrado en la trazabilidad del SIGED (Esto no incluye

un visto o firma explicita en el documento digital, pero si queda registrado en el

sistema). Para realizar esta actividad proceder de la siguiente manera:

a. Presionar el botón REENVIAR de la pestaña General.

i

ii iii iv

v vi

vii

24

b. En esta ventana de Reenviar:

i. Buscar, con la opción PARA, el Supervisor Regional.

ii. Marcar el CHECK PARA APROBAR, con esto se solicita la aprobación del

Supervisor Regional.

iii. Incluir un texto dirigido al Supervisor Regional indicando que se solicita su

aprobación.

iv. Presionar el botón ENVIAR.

En la imagen del reenvío se puede apreciar ciertos aspectos que explicamos a

continuación:

Los rótulos “PARA”, “CC RESPUESTA” y “CC CONOCIMIENTO” son botones que

sirven para habilitar un buscador de usuarios, se debe usar este buscador cuando

el usuario al que estamos reenviando no figure en nuestra lista desplegable. Cabe

recalcar que donde se mencione el texto Supervisor Regional debe ir los nombres

y apellidos de estas personas.

El plazo de vencimiento que figura en la parte superior es referencial y obedece a

la duración del trámite en general de la supervisión. Este plazo puede ser

cambiado utilizando el campo de plazos por días o fechas. Para efectos de la

supervisión estos valores son referenciales.

Al lado superior derecho hay un check “PARA APROBAR”, el cual se debe utilizar

sólo cuando se requiera del visto bueno de algún participante del procedimiento.

Tanto el asunto como el contenido se pueden modificar para dar alguna

indicación adicional a quien se está remitiendo, como se haría con un correo

electrónico.

i ii

iii

Para su Aprobación.

iii

i

ii

25

REVISOR (SUPERVISOR REGIONAL)





2. Revisar Expediente

Ingresar al SIGED, buscar y revisar el Expediente de RH en la bandeja y proceder de la

siguiente manera:

2.1. Si la Solicitud de RH es favorable, el Supervisor Regional debe descargar al

archivo PROYECTO RESOLUCION.doc del tipo documento PROYECTO

RESOLUCION, el archivo FICHA REGISTRO DE HIDROCARBUROS.doc del tipo

documento FICHA REGISTRO DE HIDROCARBUROS y debe proceder de la

siguiente manera:

a. El Supervisor Regional debe cambiar el nombre del archivo PROYECTO

RESOLUCION.doc a RESOLUCION REGISTRO HIDROCARBUROS.doc, la FICHA

REGISTRO DE HIDROCARBUROS.doc a FICHA DE REGISTRO DE

HIDROCARBUROS1.doc luego debe crear el tipo documento RESOLUCION

REGISTRO DE HIDROCARBUROS.

OBSERVACIÓN: ES IMPORTANTE SEÑALAR QUE EL NOMBRE DEL ARCHIVO

PROYECTO DE RESOLUCIÓN.doc Y FICHA REGISTRO DE HIDROCARBUROS.doc

DEBEN CAMBIARSE YA QUE SI NO ES ASI EL SISTEMA VERSIONARÁ LOS

ARCHIVOS.

Luego proceder a adjuntar los archivos de la siguiente manera:

b. En la ventana que aparece, se debe registrar los siguientes datos:

i. ADJUNTAR el archivo RESOLUCIÓN REGISTRO HIDROCARBUROS.doc (ya

no PROYECTO DE RESOLUCIÓN.doc)

ADJUNTAR el Anexo de la RESOLUCION REGISTRO HIDROCARBUROS

ADJUNTAR la FICHA REGISTRO DE HIDROCARBUROS1.doc (Ya no

REGISTRO DE HIDROCARBUROS.doc)

ADJUNTAR la CEDULA DE NOTIFICACION.doc, para ello debe descargar la

plantilla Cedula de Notificación.doc, los valores de los campos

<<Número>> y <<Expediente>> de la CEDULA DE NOTIFICACION deben

ser los mismos que la RESOLUCION REGISTRO DE HIDROCARBUROS.

ii. Elegir el tipo de documento RESOLUCIÓN REGISTRO HIDROCARBUROS.

iii. El FIRMANTE debe ser el Jefe de la Oficina Regional.

26

iv. El AUTOR por defecto es la misma persona que adjunta el documento,

esto no debe ser modificado.


vi. Ingresar la FECHA DE DOCUMENTO la cual corresponde a la fecha de

creación de la Resolución, el cual debe ser ingresado por el Supervisor

Regional al sistema (puede haber sido creado en una fecha pasada, pero


en que se está ingresando el documento. Finalmente presionar el botón

REGISTRAR DOCUMENTO.

vii. Ingresar manualmente el Nº de documento que incluye todas las siglas.

N° Correlativo-año-OS/OR-REGION.

2.2. Para el caso de Solicitudes de RH Denegadas, el Supervisor Regional debe crear el

tipo de documento RESOLUCION REGISTRO HIDROCARBUROS adjuntando los

archivos de RESOLUCION REGISTRO HIDROCARBUROS (DENEGADA) y EL

INFORME TECNICO (DENEGATORIA) firmado electrónicamente por el Supervisor

de Campoy se debe proceder ídem al punto anterior.

2.3. El Supervisor Regional debe reenviar al Jefe Regional a donde corresponde la

dirección operativa de la Unidad Operativa para su firma.

En esta ventana de Reenviar:

a. Buscar, con la opción PARA, el Jefe Regional.

b. Incluir un texto dirigido al Jefe Regional indicando que se solicita su firma y

luego presionar el botón ENVIAR.

i

ii

o iii

o iv v

vi vii

1.doc

27

APROBADOR (JEFE REGIONAL)



Nota: El Jefe Regional debe ingresar siempre a su bandeja del SIGED, para ver si tiene un

Solicitudes por atender.

2. Revisar Expediente en el SIGED

2.1. Cuando la Solicitud de RH es favorable, el Jefe Regional recibe la RESOLUCIÓN

REGISTRO HIDROCARBUROS, el ANEXO, FICHA REGISTRO HIDROCARBUROS y CEDULA

DE NOTIFICACION, y procede a firmar digitalmente los siguientes archivos: (Ver

manual de firma digital que se encuentra en la pestaña de novedades del SIGED).

i. LA RESOLUCION REGISTRO DE HIDROCARBUROS

ii. EL ANEXO DE LA RESOLUCION REGISTRO DE HIDROCARBUROS

iii. LA FICHA REGISTRO DE HIDROCARBUROS

iv. LA CEDULA DE NOTIFICACION

2.2. Para el caso de Solicitudes de RH Denegadas, el Jefe Regional debe firmar

digitalmente la RESOLUCION REGISTRO HIDROCARBUROS (DENEGADA), el

INFORME TECNICO DENOGATORIA Y LA CEDULA DE NOTIFICACION

Finalmente, el archivo la RESOLUCION REGISTRO HIDROCARBUROS, ANEXO, FICHA

REGISTRO HIDROCARBUROS Y CEDULA DE NOTIFICACIÓN se visualizan en formato PDF.

3. Seleccionar la opción Otros de la pestaña General y escoger la opción Mensajería e

ingresar los datos requeridos para notificar el documento.

Para su firma.

28

Proceder de la siguiente manera:

i. Indicar el documento a notificar, para ello debe seleccionar el documento y luego

el botón para ubicarlo en el recuadro derecho.

ii. Tipo de Envío: Normal, Urgente o Inmediato (Resoluciones)

iii. Oficina que Notificará: Oficina Regional que se encargará de realizar la

notificación del documento. Por ejemplo, si el administrado se encuentra en

Chiclayo, se debe seleccionar la Oficina Regional Chiclayo.

iv. Destinatario, seleccionar el nombre del administrado al que se notificará el

documento (puede ser uno o varios), asimismo deberá verificar que la dirección

que se visualice sea la que figura en el documento a notificar, de no ser así, debe

modificar la dirección. Si el destinatario no se encuentra registrado, se debe

seleccionar el botón NUEVO CLIENTE y registrarlo.

i

ii iii

iv

29

NOTA: Si los datos ingresados no corresponden a los datos que figuran en los

documentos a notificar, el usuario responsable del módulo de mensajería

procederá a la devolución del documento.

Finalizado el proceso de notificación, el Supervisor Regional (propietario del

expediente), recibe una notificación informándole que el documento fue

notificado. El cargo de notificación puede ser visualizado en el expediente.

30

RESPONSABLE DEL MÓDULO DE MENSAJERÍA

(ESPECIALISTA DE ATENCIÓN AL USUARIO o SERVICIO IN HOUSE)

1. Utilizando el módulo de mensajería, tramita los documentos que deben ser notificados en

su Oficina Regional, para ello debe proceder de la siguiente manera:

1.1. El responsable del módulo de mensajería recibe una notificación vía correo

electrónico informándole que le han derivado un documento para notificar.

1.2. Seleccionar el documento desde la bandeja de Documentos Recibidos y luego

imprimir los documentos a notificar desde la pestaña Documentos.

NOTA: El responsable del módulo de mensajería debe validar que la información

del destinatario (dirección, ubigeo, nombres o razón social) que se visualiza en el

SIGED debe ser la misma que figura en el nombre del archivo a notificar. En caso

esté incorrecta la información se deberá informar al usuario remitente para que

elimine el registro de envío a mensajería y nuevamente envíe el documento a

mensajería con los datos correctos.

El Especialista de Atención al Usuario debe realizar el fedateo del documento a

notificar (Oficio o Resolución). Las Cédulas de Notificación no se fedatean.

1.3. Ingresar la información en la pestaña Datos de Envío, previa coordinación del tipo

de notificación que se realizará.

a. Datos de Envío, ingresar alguna referencia, opcional, el tipo de notificación a

realizar: Presencial, OSINEGMIN, Valija o Motorizado, ámbito de envío,

empresa courier, si corresponde, número de guía. Luego ingresar la fecha y

hora de recepción del documento listo para notificar, en base a la fecha

ingresada el sistema calculará de manera automática los plazos máximos de

cumplimiento estándar.

1.pdf .pdf

31

Guardar la información ingresada y proceder a notificar el documento, de

acuerdo al tipo de notificación seleccionada.

b. Cuando retorne en Cargo de Notificación, este deberá ser escaneado (pdf) y

adjuntado en la pestaña Datos del Cargo, así mismo ingresar el estado de la

notificación (Entregado o Devuelto) y los datos que correspondan.

2.4. Cuando retorne en Cargo de Notificación, este deberá ser escaneado (pdf) y

adjuntado en la pestaña Datos del Cargo, así mismo ingresar el estado de la

notificación (Entregado, Devuelto o Robado/Extraviado) y los datos que

correspondan.

2.5. Al guardar la información en la pestaña Datos del Cargo, el documento se

visualizará en la bandeja de Documentos Cerrados, sin opción a modificar los

datos registrados.

32

SUPERVISOR REGIONAL

1. El Supervisor Regional recibe una notificación cuando el Cargo de la Notificación ha

sido ingresada por el responsable del módulo de mensajería (EAU’s o Servicio IN

HOUSE).



2. Procede a revisar el documento en el SIGED el archivo correspondiente al cargo de

notificación esta anexo con el documento notificado en la pestaña Documentos.

3. En caso de encontrar algún error en la notificación del documento, por ejemplo: datos

incompletos del receptor, DNI no figura en el cargo, u otra observación que podría dar

por invalida la notificación deberá ingresar a su bandeja de Mensajería y seleccionar el

documento enviado y seleccionar la opción DEVOLVER, en caso este conforme deberá

seleccionar el botón APROBAR.

En caso de Devolución, el usuario deberá enviar nuevamente el documento a

mensajería desde la opción OTROS/Mensajería de la bandeja de Expedientes.

4. Finalmente Archiva el expediente.

i. Ingresar el nombre de las personas a las que desea notificar que se está

procediendo a archivar el expediente.

ii. Ingresar el motivo del archivamiento, finalmente presionar el botón

ARCHIVAR.

34

JEFE REGIONAL

ACCESO DEL CLIENTE AL CODIGO SCOP

1. Ingresar al menú principal del SFH, dar clic en la opción REGISTRO DE HIDROCARBUROS

SIMPLIFICADO, MODIFICACION DE EVALUACION Y MODIFICACIÓN DE EVALUACIÓN, tal

como se muestra en la siguiente imagen:

2. A continuación se mostrará la siguiente pantalla, en la cual se debe ingresar el número

de Expediente que se desea FIRMAR,

Luego dar clic en el botón BUSCAR.

3. El sistema muestra la lista de resultados con los datos principales del Expediente.

35

4. Para poder FIRMAR el Expediente, el cliente debe dar clic sobre el texto REVISADA, el

sistema despliega una lista de estados a los que podría pasar el Expediente. En este

caso simplemente se selecciona FIRMADA, seguidamente dar clic en el botón

ACEPTAR.

Finalmente para actualizar la información dar clic en el botón CONFIRMAR.

36

DOCUMENTOS UTILIZADOS EN EL PROCESO

TIPO DE DOCUMENTO CONFIGURACIÓN DE NUMERACIÓN

Informe de Supervisión RH Manual (Se obtiene del NSFH)

Informe Técnico Manual (Se obtiene del NSFH)

Ficha Registro Hidrocarburos Manual (Se obtiene del MSFH5-Reg. Hid. Simplif.)

Proyecto de Resolución No se enumera

Resolución Registro Hidrocarburos Manual (Es el mismo número del Proyecto de Resolución)

Cedula de Notificación Se adjunta en el tipo documento Resolución Registro Hidrocarburos y mantiene el mismo número que este.

Cargo de Notificación Se adjunta con las Resoluciones en el Módulo de Mensajería

Oficio Automático

37

FLUJO DE PROCESO REGISTRO DE HIDROCARBUROS

sistema de gestión de documentos digitales siged …

Documents